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Professionnels du bâtiment, vous êtes exigeants pour la gestion de votre entreprise ? Choisissez un logiciel adapté à votre métier et riche en fonctionnalités qui vous permet de gérer votre activité commerciale de A à Z : réalisation de devis et de factures spécifi ques au BTP, rédaction de contrats de maintenance, gestion des achats et des stocks en multi-dépôts, travail en réseau... Le tout dans un environnement de travail simple et ergonomique. POINTS CLES LES www.ebp.com Assistance Utilisateur INCLUS 60 jours 1Rédigez des devis et des factures professionnels prenant en compte toutes les spécifi cités du bâtiment. Et pour gagner toujours plus de temps, importez les tarifs de vos fournisseurs dans votre logiciel. 2 Gérez la maintenance et le S.A.V. de vos produits. Rédigez vos contrats de maintenance, créez vos fi ches d’interventions, facturez périodiquement vos clients et enregistrez les informations de garantie et les numéros de série de vos produits. 3Traitez l’ensemble des opérations liées à vos fournisseurs : demandes de prix, commandes, réception partielle ou totale, réapprovisionnement automatique et gérez vos achats et vos stocks en multi-dépôts. 4 Organisez-vous. Grâce au planning intégré vous saisissez et visualisez par jour ou par mois, la disponibilité de vos salariés, les réservations de matériel et les interventions prévues. 5Accédez au mode réseau*. Plusieurs personnes peuvent ainsi travailler simultanément sur le logiciel et vous pouvez même proposer des espaces de travail personnalisés et sécurisés. * en option, nous consulter Bâtiment PRO v9 La performance au service de votre gestion La mobilité vous intéresse ? Saisissez vos devis et vos factures directement sur vos chantiers avec le module MOBIBAT ! Nous consulter pour tous renseignements La gestion des achats Cette fonctionnalité disponible uniquement en version PRO vous permet de traiter l’ensemble des opérations liées à la gestion des fournisseurs. L’historique fournisseur Accessible depuis la liste des fournisseurs, il vous permet d’obtenir directement la liste de tous les documents réalisés pour le fournisseur sélectionné. Les commandes fournisseurs Vous avez le choix de passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par l’option de réapprovisionnement automatique ou bien en créant vous-même une commande. Vous pouvez insérer dans votre commande des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de vos tarifs fournisseurs. Vous pouvez également saisir des éléments non référencés dans votre base article. La réception de vos commandes Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout, ou une partie des éléments commandés et d’éditer le bon de réception correspondant. La facturation Une fois votre commande réceptionnée, vous pouvez générer votre facture fournisseur depuis votre commande ou votre bon de réception. Vous pouvez aussi créer directement une facture fournisseur. Pratique ! Vous pouvez regrouper pour un même fournisseur (et un même dépôt de stock) tous les bons de réception qui ont été effectués, en une seule facture. Réceptionnez vos commandes fournisseurs partiellement ou totalement. Saisissez la quantité reçue et le dépôt souhaité, le logiciel vous affi che automatiquement le reliquat de commande et vous génère le bon de livraison correspondant. La gestion des stocks EBP Bâtiment PRO met à votre disposition une gestion complète des stocks : du multi-dépôts à la saisie de l’inventaire. Les bons d’entrée et les bons de sortie En complément de la gestion automatique des stocks, vous pouvez enregistrer manuellement vos entrées ainsi que vos sorties (ou pertes) de stock. A la validation du bon, le stock est automatiquement mis à jour. Le multi-dépôts EBP Bâtiment PRO vous permet de gérer plusieurs dépôts de stocks. Vous pouvez visualiser ce que vous avez en stock dans chaque dépôt et réaliser des bons de transfert inter-stocks. Ces derniers vous permettent de dé-stocker des éléments d’un dépôt et de les transférer sur un autre dépôt (exemple : de l’atelier vers la camionnette). L’inventaire Vous pouvez saisir votre inventaire de stock sur chaque dépôt, par famille, groupe ou localisation. A la validation du document, vos stocks sont automatiquement mis à jour. Le réapprovisionnement automatique Vous avez la possibilité de lancer un réapprovisionnement de votre stock, qui va vous permettre de générer automatiquement les commandes fournisseurs. Vous pouvez effectuer un réapprovisionnement global, par dépôt ou par document. Gérez vos stocks en multi-dépôts. Vous pouvez déplacer vos éléments d’un stock à un autre par un simple bon de transfert. Il vous suffi t d’indiquer le dépôt souhaité. ZOOM sur des fonctions clés www.ebp.com La maintenance et le S.A.V. Cet aspect du logiciel vous permet de gérer entièrement votre activité de maintenance / S.A.V. Les contrats de maintenance Vous enregistrez vos contrats en renseignant toutes les informations nécessaires : périodicité de facturation, périodicité d’intervention, liste des éléments sous contrat avec leur numéro de série, type et durée de garantie. Grâce aux données saisies, le logiciel vous permet de générer automatiquement les factures périodiques liées à vos contrats. Vous pouvez ainsi facturer votre client tous les mois, tous les trimestres, deux fois par an… Intelligent, le logiciel vous fait gagner du temps en vous informant de la liste des contrats arrivant à échéance. Vous pouvez ainsi imprimer les lettres de reconduction tacite et les lettre de relances. Si vous le souhaitez, vous pouvez ensuite reconduire ou générer un nouveau contrat, en majorant ou non son montant. Enfi n, avec le suivi de chantier simplifi é vous visualisez rapidement si votre contrat est rentable. En récupérant les heures d’interventions de vos salariés et en saisissant les fournitures consommées, vous obtenez facilement un récapitulatif détaillé. Préparez rapidement vos contrats de maintenance détaillés, éditez un courrier rappelant à votre client la date de votre intervention, ainsi que vos lettres de reconduction. Le planning Il vous permet de saisir et de visualiser tous les rendez-vous de vos salariés, les réservations de votre matériel, et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V. Vous pouvez défi nir jusqu’à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur nom, et préciser vos heures d’ouverture, qui apparaîtront ensuite de couleur différente dans votre planning. Vous avez également la possibilité de gérer vos dates d’intervention. En effet, lors de la création d’une intervention, le logiciel vous offre la possibilité de créer directement cette intervention dans le planning, suivant les heures et la date que vous aurez préalablement renseignées dans la fi che. Vous pouvez aussi mettre à jour l’intervention à partir du planning. Grâce au planning, visualisez rapidement la disponibilité de vos salariés et de votre matériel pour vos chantiers. La gestion de vos interventions Le logiciel vous permet également de gérer vos interventions, de la préparation jusqu’à la saisie du rapport d’intervention. Pour gagner du temps, le logiciel vous génère automatiquement les fi ches d’interventions à préparer, à partir d’un contrat de maintenance. Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée prévue, les frais de déplacement, et imprimer les bons d’interventions pour vos salariés. Les rendez-vous sont ensuite automatiquement générés dans le planning si vous le souhaitez. De retour du chantier, vous pouvez facturer directement l’intervention et saisir tout le détail de votre prestation dans l’onglet «Rapport d’intervention». Vous gardez ainsi une traçabilité de ce qui a été fait. Découvrez les avantages du partenariat EBP / Microsoft® : • La capacité à gérer de gros volumes de données Le volume de vos données stockées dans votre logiciel double tous les 18 mois. Microsoft® SQL Server garantit cette montée en charge, gage de pérennité pour votre outil informatique. • La disponibilité totale de vos données commerciales Les performances sont souvent liées à la rapidité d’accès aux données. Que vous soyez 2, 5 ou 10 utilisateurs connectés en même temps au logiciel EBP, le temps d’accès à vos données commerciales est le même que si il n’y avait qu’un seul utilisateur. De plus, en cas de maintenance du moteur SQL Server, l’accès aux données de votre logiciel EBP Bâtiment PRO reste disponible. • La sécurité de vos données stratégiques Protégez vos données stratégiques grâce à Microsoft® SQL Server. Les données stockées sur votre serveur sont automatiquement cryptées, les échanges de données entre les postes utilisateurs et le serveur le sont également. • Une solution informatique évolutive Garantissez la pérennité de vos investissements informatiques. Si vous êtes amené à faire évoluer votre matériel informatique ou votre logiciel EBP Bâtiment PRO, Microsoft® SQL Server permet d’anticiper ces évolutions en s’adaptant aux futures technologies. N’hésitez pas à contacter votre revendeur EBP pour plus d’informations ! *La version réseau d’EBP Bâtiment PRO v9 est proposée avec le moteur Client/Serveur Microsoft® SQL Server 2005 à partir de 5 postes. La version réseau avec Microsoft® SQL Server* Avec EBP Bâtiment PRO vous accédez à la version réseau, vous permettant de travailler simultanément et à plusieurs personnes sur les mêmes dossiers. ZOOM sur des fonctions clés Fonctions principales Caractéristiques générales • Nombre de dossiers illimité • Tableau de bord en page d’accueil • Archivage du dossier Version réseau (en option) Création de champs personnalisés dans les fi ches et les documents Clients • Fiches clients, prospects et fournisseurs détaillées • Historique des documents de vente d’un client • Encours, plafond et détail des échéances échues et non échues • Edition automatique de courriers de relance Assistant de création de mailings avec Microsoft Word® 97 et sup. Bibliothèques et tarifs fournisseurs • Import de bibliothèques d’ouvrages(1) : Annuel des Prix, ArtiPrix (Bâtirama), Batiprix, Gible (Capeb) • Import de tarifs fournisseurs(1) : Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, Sofi p, Brossette (Canal Pro et Réseau Pro), Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric, Catelec, COVAP • Séparation entre chaque bibliothèque de tarifs et la bibliothèque interne Eléments - Articles • Création d’éléments de type fourniture, main d’œuvre, matériel, ouvrage, divers et texte • Création de fournitures avec temps de pose • Grille multi-tarifs • Gestion des promotions • Mise en sommeil des éléments obsolètes • Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main d’œuvre, le bénéfi ce, le prix de revient Saisie du conditionnement avec distinction entre les unités d’achat, de stock et de vente Métrés • Assistant métré avec fonctions spécifi ques • Métrés types avec variables, nombre illimité de lignes de calcul et commentaires Documents de vente • Création de l’ensemble des documents de la chaîne commerciale : devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs... • Possibilité d’associer un document Word® ou Excel®, une image ou un plan à un devis, une facture ou une fi che client • Gestion de l’éco-contribution (DEEE, Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques) • Modèles d’attestations de TVA à taux réduit (attestation normale et simplifi ée). • Différents modèles d’impression pré- paramétrés Création d’une commande fournisseur à partir d’un devis ou d’une commande client Import d’appels d’offres au format Excel® Devis • Réalisation de devis par tranche et soustranche de travaux • TVA neuf (19,6%) ou rénovation (5,5%) • Saisie de descriptions en couleur et choix du style de police • Logiciel compatible avec la solution de mobilité MOBIBAT • Date de validité et impression de relances de devis • Calcul de la retenue de garantie • Affi chage en rouge des éléments dont la marge est négative • Récapitulatif par taux de TVA Facturation • Génération automatique d’une facture à partir d’un devis • Saisie de factures d’acompte • Création de factures d’avancement de travaux en quantité, pourcentage ou montant • Gestion de l’avancement sur le global ou sur le détail de la facture • Edition d’un décompte défi nitif • Regroupement d’une sélection de bons de livraison sur une même facture Gestion des affaires Fiche affaire détaillée Association des documents de vente, d’achat, de règlement et de suivis de chantier liés à l’affaire Possibilité d’intégrer jusqu’à 5 documents de liaison dans une fi che affaire : plans, courriers, e-mails… Gestion des achats Demandes de prix, bons de réception, commandes et factures fournisseurs Réception partielle ou globale des commandes Saisie de différentes affaires dans les lignes d’un document d’achat Gestion du stock • Saisie de bons d’entrée et de sortie de stock • Calcul du PUMP • Historique des mouvements de stock Gestion du multi-dépôts Saisie de bons de transfert inter-stocks Saisie de l’inventaire par famille, groupe ou localisation Suivi de chantier • Suivi de chantier simplifi é ou détaillé • Saisie de la feuille des temps salariés • Analyse de la rentabilité de chaque chantier Maintenance / S.A.V. • Tableau de bord Maintenance en page d’accueil indiquant les contrats à reconduire, les contrats à facturer, les interventions à préparer… • Saisie des informations de garantie dans les fi ches éléments • Saisie du numéro de série et de la garantie dans les documents de vente • Historique maintenance / S.A.V. par client et/ou par numéro de série Contrats • Saisie et impression de contrats de maintenance • Possibilité de créer un nouveau contrat à partir d’une facture client • Facturation périodique des contrats • Reconduction des contrats • Impression de lettres de reconduction tacite • Analyse de la rentabilité du contrat à partir du suivi de chantier simplifi é Interventions • Génération de fi ches d’intervention • Impression de bons d’intervention • Facturation directe de l’intervention • Possibilité de créer une nouvelle commande ou une nouvelle facture à partir d’un rapport d’intervention et de générer une nouvelle intervention • Création directe d’une intervention ou à partir d’un devis, d’une commande ou d’une facture • Saisie des actions clients Lien entre le planning et les interventions Planning Saisie des rendez-vous salariés et des réservations du matériel Création et consultation des fi ches d’interventions pour le S.A.V. Règlements • Enregistrement des règlements clients • Edition des bordereaux de remise en banque Enregistrement des paiements fournisseurs Echéancier fournisseurs Modes de règlement multi-échéances Génération du fi chier bancaire ETEBAC 5 pour les virements et prélèvements. Importation - Exportation • Import/export paramétrable des fi chiers clients, prospects, fournisseurs, éléments… au format ASCII délimité ou fi xe • Récupération automatique des données d’EBP Devis et Facturation (versions 2004 à 2008) • Génération et transfert automatique des écritures comptables vers EBP Comptabilité 2008 ou au format : EBP, APISOFT, CEGID (PGI et SISCO), CCMX (Winner et AS400), SAGECOALA, SAGE LIGNE 100, GESTIMUM, CIEL, COTE-OUEST, AZUR, QUADRATUS, ISAGRI, CADOR-DORAC (1) les bibliothèques d’ouvrages et les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel Document non contractuel - 12/07 - Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs RCS - Versailles B 330838947 Confi gurations Minimales Requises Processeur : Intel Pentium 4 - 2 gHz ou équivalent Mémoire : 512 Mo de RAM (1 Go pour Vista) Ecran supportant une résolution de 1024x768 (24 bits) Système d’exploitation Windows® 2000 SP4, XP SP2 ou VistaTM Windows® 2000, XP et VistaTM sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. ce pictogramme vous indique la liste des fonctionnalités disponibles uniquement en version PRO EBP B‚timent Aide ii Table des matiËres FÈlicitations ! ........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................2 PrÈambule .........................................................................................................................................2 Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................2 …tendue des obligations de support díEBP ..............................................................................................2 Assistance de proximitÈ sur le site ........................................................................................................2 Sauvegarde des donnÈes .....................................................................................................................2 Limitation de garantie .........................................................................................................................3 Limitations de responsabilitÈ ................................................................................................................3 Dispositions finales .............................................................................................................................3 PrÈsentation de l'aide.............................................................................................................................4 L'arborescence ...................................................................................................................................4 Les pages ..........................................................................................................................................4 NouveautÈs par rapport ‡ B‚timent 1.x ....................................................................................................5 GÈnÈral .............................................................................................................................................5 Ergonomie .........................................................................................................................................5 ElÈments ...........................................................................................................................................5 BibliothËques .....................................................................................................................................5 Fiche client / fournisseur......................................................................................................................5 Devis ................................................................................................................................................6 Commandes et Bons de livraisons ........................................................................................................6 Factures d'avancement........................................................................................................................6 RËglements........................................................................................................................................6 Les fonctionnalitÈs des versions Maintenance et PRO..................................................................................7 Installation ...........................................................................................................................................8 Configuration minimale........................................................................................................................8 Installation du logiciel..........................................................................................................................9 Installation depuis le CD-ROM EBP .....................................................................................................9 Table des matiËres iii Lancement du logiciel........................................................................................................................10 Activation du logiciel .........................................................................................................................11 Comment obtenir le code d'activation ?.............................................................................................11 Introduction du code d'activation manuellement ................................................................................11 Guide d'utilisation................................................................................................................................12 Comment commencer ?.....................................................................................................................12 Interface.......................................................................................................................................12 Le dossier de dÈmonstration............................................................................................................13 CrÈation de dossier ........................................................................................................................14 Initialisation du dossier ...................................................................................................................17 Saisie des donnÈes.........................................................................................................................19 Tout est prÍt ! ...............................................................................................................................27 Les donnÈes.....................................................................................................................................28 Comment passer un ÈlÈment en sommeil ? .......................................................................................28 Le devis...........................................................................................................................................29 Comment rÈdiger le devis ?.............................................................................................................29 Impression du devis .......................................................................................................................31 Dupliquer un document de vente .....................................................................................................32 TransfÈrer un devis...en commande, bon de livraison ou facture ..........................................................33 Comment relancer les devis.. ..........................................................................................................34 Comment envoyer un devis par e-mail ? ...........................................................................................35 La facture d'acompte.........................................................................................................................36 Principe de fonctionnement .............................................................................................................36 La facture ........................................................................................................................................38 Comment crÈer une facture ? ..........................................................................................................38 Les factures de situation .................................................................................................................40 CrÈation d'une nouvelle facture d'avancement ...................................................................................41 Transfert de facture........................................................................................................................42 Impression de la facture .................................................................................................................43 Le suivi de chantier simplifiÈ ..............................................................................................................44 EBP B‚timent Aide iv Comment crÈer un suivi de chantier ?...............................................................................................44 L'analyse et la rentabilitÈ de chantier................................................................................................45 Les affaires ......................................................................................................................................46 Comment crÈer une affaire ? ...........................................................................................................46 Associer des documents ‡ une affaire ...............................................................................................47 Imprimer une affaire ......................................................................................................................48 Les achats .......................................................................................................................................49 Comment commander ?..................................................................................................................49 Comment rÈceptionner mes achats ? ................................................................................................50 Comment facturer mes achats ?.......................................................................................................51 Impression des documents d'achat...................................................................................................52 TransfÈrer un document d'achat.......................................................................................................53 La gestion du stock ...........................................................................................................................54 Comment gÈrer le stock ? ...............................................................................................................54 Saisie des bons d'entrÈes................................................................................................................55 Saisie des bons de sorties ...............................................................................................................56 Saisie des bons de transfert ............................................................................................................57 La saisie de l'inventaire...................................................................................................................58 Le calcul du PUMP ..........................................................................................................................59 Le rÈapprovisionnement automatique ...............................................................................................60 Les mouvements de stock ...............................................................................................................61 Maintenance / S.A.V..........................................................................................................................62 La gestion des contrats de maintenance............................................................................................62 Le suivi des actions et interventions .................................................................................................63 La gestion des rËglements clients .......................................................................................................64 Comment saisir un rËglement client ? ...............................................................................................64 La remise en banque ......................................................................................................................65 EchÈanciers et relances clients.........................................................................................................66 Les paiements et dÈcaissements fournisseurs.......................................................................................67 Comment saisir un acompte fournisseur ? .........................................................................................67 Table des matiËres v Comment saisir un paiement fournisseur ? ........................................................................................68 Les dÈcaissements fournisseurs .......................................................................................................69 L'ÈchÈancier fournisseur..................................................................................................................70 Les impressions ................................................................................................................................71 Personnaliser les documents............................................................................................................71 Ajouter un logo..............................................................................................................................72 Les principales impressions .............................................................................................................73 Le transfert en comptabilitÈ ...............................................................................................................74 Comment effectuer le transfert en comptabilitÈ ? ...............................................................................74 DonnÈes ‡ renseigner avant transfert...............................................................................................75 Importer ou exporter des donnÈes ......................................................................................................76 Comment importer un fichier ? ........................................................................................................76 Comment exporter un fichier ?.........................................................................................................77 Envoi et rÈception des donnÈes Mobibat............................................................................................78 La sauvegarde / restauration..............................................................................................................79 Comment sauvegarder ? .................................................................................................................79 Comment restaurer ?......................................................................................................................80 EBP sur le Web.................................................................................................................................81 Manuel de rÈfÈrence ............................................................................................................................82 CaractÈristiques gÈnÈrales, et ergonomie.............................................................................................82 La gestion des menus et barres d'affichage .......................................................................................82 La gestion des listes .......................................................................................................................84 Les masques de saisie ....................................................................................................................97 Fichier ........................................................................................................................................... 102 Nouveau ..................................................................................................................................... 103 Recopier/Dupliquer....................................................................................................................... 105 Supprimer................................................................................................................................... 106 DonnÈes ........................................................................................................................................ 107 ElÈments..................................................................................................................................... 108 Les Familles ÈlÈments................................................................................................................... 141 EBP B‚timent Aide vi Grille de promotions ..................................................................................................................... 143 Les dÈpÙts .................................................................................................................................. 145 Clients ........................................................................................................................................ 146 Les familles clients/prospects ........................................................................................................ 155 Historique clients/prospects........................................................................................................... 157 Prospects .................................................................................................................................... 158 Fournisseurs................................................................................................................................ 165 Les familles fournisseur ................................................................................................................ 172 Historique fournisseur................................................................................................................... 173 ReprÈsentants ............................................................................................................................. 174 Contacts tiers .............................................................................................................................. 175 SalariÈs / Personnel...................................................................................................................... 176 MatÈriels..................................................................................................................................... 177 Maintenance / S.A.V..................................................................................................................... 178 Divers......................................................................................................................................... 184 Traitements ................................................................................................................................... 207 Les documents de vente ............................................................................................................... 208 Affaires....................................................................................................................................... 233 Les documents d'achat ................................................................................................................. 242 RÈapprovisionnement automatique................................................................................................. 257 Les documents de stock................................................................................................................ 259 Suivi de chantier .......................................................................................................................... 267 Maintenance / S.A.V..................................................................................................................... 282 Liste des rËglements clients / paiements fournisseurs....................................................................... 293 Nouveau RËglement / Paiement..................................................................................................... 294 Planning...................................................................................................................................... 295 Mise ‡ jour ÈlÈments .................................................................................................................... 298 Mise ‡ jour des documents ............................................................................................................ 300 Transfert en comptabilitÈ .............................................................................................................. 301 Statistiques ................................................................................................................................. 302 Table des matiËres vii Tableau de bord........................................................................................................................... 303 Impressions ................................................................................................................................... 304 Les boites d'impression................................................................................................................. 304 L'aperÁu avant impression............................................................................................................. 305 Les propriÈtÈs des boites d'impression............................................................................................ 306 Comment imprimer des Ètiquettes ÈlÈments ? ................................................................................. 307 Outils ............................................................................................................................................ 308 Sauvegarde................................................................................................................................. 309 Restauration................................................................................................................................ 314 Import d'appel d'offre................................................................................................................... 321 Journal des ÈvÈnements................................................................................................................ 322 Archivage.................................................................................................................................... 323 Import/export de fichiers .............................................................................................................. 324 Mailing clients/prospects ............................................................................................................... 327 BibliothËques et Tarifs .................................................................................................................. 328 Migrations ................................................................................................................................... 349 Les champs personnalisÈs ............................................................................................................. 356 Epuration dossier ......................................................................................................................... 357 Maintenance................................................................................................................................ 358 Options....................................................................................................................................... 359 Nous contacter .................................................................................................................................. 390 EBP Informatique SA....................................................................................................................... 390 Assistance technique.......................................................................................................................... 391 Index ............................................................................................................................................... 393 1 FÈlicitations ! Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle prÈsente le logiciel EBP B‚timent et donne toutes les informations nÈcessaires ‡ son installation et ‡ sa dÈcouverte. Celle-ci est mise ‡ jour rÈguliËrement et doit rÈpondre ‡ la totalitÈ des questions que vous pourriez vous poser. Pour accÈder ‡ líaide en ligne, deux possibilitÈs sont ‡ votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un Ècran prÈcis, Le menu ? - Aide sur EBP B‚timent 2009 pour obtenir une aide gÈnÈrale est composÈe díun Sommaire, díun Index qui affiche líensemble des informations traitÈes dans líaide et díun onglet Recherche qui gÈnËre la totalitÈ des mots utilisÈs dans líaide pour une recherche trËs approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.Rtf qui sera proposÈ dans le menu ? - Lisez-moi. Toutes les modifications apportÈes au logiciel depuis la derniËre mise ‡ jour y seront consignÈes. 2 Convention d'utilisation d'EBP PrÈambule En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser transfÈrer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡ des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention expresse et spÈciale sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrÈs qui suivent la commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de tÈlÈchargement, les progiciels sont disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution de sa commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le territoire mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne peut pas exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du logiciel dans la mesure o˘ le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen du N° de licence du produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services est souscrit dont líexÈcution commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est fait de faÁon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le logiciel complet est tÈlÈchargÈ par Internet. …tendue des obligations de support díEBP Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site une difficultÈ technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes Le CLIENT reconnaÓt avoir Ítre informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la Convention d'utilisation d'EBP 3 rÈcupÈration des donnÈes, fichiers ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de perte de donnÈes. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude ‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡ líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat díassistance dÈpend de la disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner, interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des services de support, alors mÍme quíEBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡ raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention du service clients díEBP ou díun distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment ‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou díappel en garantie. Version 2.0: Janvier 2008 4 PrÈsentation de l'aide La fenÍtre d'aide se compose de deux parties. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accÈder. Les diffÈrents chapitres se reconnaissent gr‚ce au petit qui apparaÓt devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus ‡ l'aide de la souris, pour faire apparaÓtre son contenu. Remarque un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. L'aide est divisÈe en deux parties essentielles : le guide d'utilisation, et le manuel de rÈfÈrence. Le guide d'utilisation vous permet de connaÓtre les diffÈrentes Ètapes ‡ suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilitÈs offertes par EBP B‚timent Le manuel de rÈfÈrence contient des pages, qui se rÈfËrent ‡ des Ècrans prÈcis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. Les pages Les pages sont caractÈrisÈes par une petite icÙne avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, ‡ l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenÍtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez :  Des liens vers d'autres pages Les mots soulignÈs en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accÈder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite ‡ la page prÈcÈdente en utilisant le bouton PrÈcÈdent en haut de la fenÍtre d'aide.  Des remarques, astuces, exemples et avertissements. Vous pouvez les reconnaÓtre facilement car elles apparaissent toujours de la mÍme faÁon : Attention exemple d'avertissement Remarque exemple de remarque Astuce exemple d'astuce Exemples Exemple...d'exemples... Le fichier d'aide doit Èvoluer et s'Ètoffer au fur et ‡ mesure des versions du logiciel. Si des ÈlÈments vous manquent, n'hÈsitez pas ‡ nous le faire savoir ! 5 NouveautÈs par rapport ‡ B‚timent 1.x Attention Cette liste ne reprend que les diffÈrences constatÈes et non l'ensemble des fonctionnalitÈs du logiciel. GÈnÈral  Contre-valeur en Francs des principaux montants (Le logiciel manipule des Euros, il n'y a pas de bascule euro)  Nombre illimitÈ de dossiers  Choix du nombre de dÈcimales pour les montants, quantitÈs et prix  Gestion des utilisateurs, avec une gestion des droits par options*  Import-export de tous les fichiers de base  Export des listes sous fichier Microsoft Excel, Texte dÈlimitÈ, HTML et XML)  Utilise une base Microsoft Access ou Microsoft SQL Server  Version rÈseau*  Multi-dÈpÙt*  Conditionnement* (UnitÈs d'achat, de stockage et de vente)  Duplication des documents Ergonomie  Personnalisation de la barre d'outils et des menus  Look "Windows 95" ou "Windows XP"  Barre de raccourcis  Colonnage paramÈtrable (tous les champs sont disponibles)  Tri paramÈtrable sur plusieurs colonnes  Filtres paramÈtrables avec conditions multiples (Ex : Tous les ouvrages dont la dÈsignation contient le mot "baignoire" et dont le prix de vente est compris entre 150 et 400 Euros)  Regroupement dans les listes (Ex : Devis regroupÈs par Ètats)  Choix de l'emplacement des donnÈes, des modËles d'impression, etc. ElÈments  RÈfÈrences associÈes pour les ÈlÈments de la base  Multi-fournisseurs*  Temps de pose  RÈfÈrences de remplacement*  Feuilles de mÈtrÈ  Assistant mÈtrÈ avec fonctions spÈcifiques (Volume d'un cÙne, pÈrimËtre d'un cercle, etc.)  Niveau de sous-ouvrage illimitÈ avec affichage du dÈtail BibliothËques  Multi-bibliothËques (Batiprix, Catelec, Annuel des prix, Cedeo, Brossette etc.)  Fiches spÈcifiques par bibliothËque (Plus d'informations perdues lors de l'intÈgration des donnÈes) Fiche client / fournisseur  Site web, adresse e-mail  Distinction prospect/client EBP B‚timent Aide 6  Secteur gÈographique, commercial et groupes afin de faire des statistiques  Historique des documents par clients  Calcul du poids et du volume des matÈriaux et matÈriel (Ex : Permet de choisir tel vÈhicule pour la livraison plutÙt que tel autre) Devis  Calcul selon la mÈthode du dÈboursÈ ou du prix de vente  Plusieurs modËles de colonnages paramÈtrables (Ex : Affichage des dÈboursÈs, de la marge, etc.)  Style de tranches et sous-tranches (Couleur, police, etc.)  IntÈgration des ouvrages de bibliothËques directement dans le document  NumÈrotation automatique des tranches et sous-tranches (Chapitrage)  Insertion de lignes  Glisser-dÈplacer de lignes de devis  Couper-Copier-coller de lignes  Lignes non-imprimables ou non-inclues dans le calcul du devis  Lignes ‡ prix de vente fixe  Saisie d'ÈlÈments non rÈfÈrencÈs  RÈcapitulatif par Taux de TVA  Saisie de frais annexes (ou postes complÈmentaires) en pourcentage ou en montant, cumulÈs ou non.  Feuille de mÈtrÈ  Assistant mÈtrÈ avec fonctions spÈcifiques (Volume d'un cÙne, pÈrimËtre d'un cercle, etc.)  RÈcapitulatif de pieds de document (Ex : RÈpartition main d'oeuvre / matÈriaux, total dÈboursÈ / montant HT, etc.)  Etats des devis (En cours, acceptÈ, etc.) Commandes et Bons de livraisons  Livraison partielle ou totale des commandes  PossibilitÈ de solder une commande et facturer ou non les quantitÈs non livrÈes  PossibilitÈ de livrer des articles en plus de la commande et de les facturer ou non Factures d'avancement  Suivi qualitatif ou quantitatif de l'avancement  Affichage sur chaque ligne des montants HT prÈvus, quantitÈs prÈvues, % d'avancement, % cumulÈ, montant HT d'avancement, Montant HT cumulÈ etc.  Deux totalisations : une totalisation pour la facture d'avancement, et une totalisation pour la facture globale  Edition d'un dÈcompte dÈfinitif RËglements  CrÈation de modes de rËglements multi-ÈchÈances*  Affichage des ÈchÈances rÈglÈes, partiellement rÈglÈes, en cours...  Historique des remises en banque * disponibilitÈ : nous consulter. 7 Les fonctionnalitÈs des versions Maintenance et PRO EBP B‚timent se dÈcline en plusieurs versions :  EBP B‚timent (Version Standard) Toutes les fonctionnalitÈs dÈcrites dans l'aide en ligne concernent par dÈfaut la version standard. Celles qui ne concernent pas cette version sont clairement identifiÈes par un picto (comme indiquÈ ci- dessous)  EBP B‚timent & Maintenance : Vous retrouverez ce picto tout au long de l'aide en ligne, dans les pages o˘ des fonctionnalitÈs de la version Maintenance d'EBP B‚timent apparaissent. La version Maintenance vous permet de gÈrer vos contrats de maintenance, la facturation pÈriodique de ces contrats, la reconduction des contrats, les impressions de relance etc., ainsi que la gestion du SAV, avec la prÈparation des interventions, la saisie des rapports d'interventions, la saisie des actions clients (appels, courriers...), et l'Ètude de la rentabilitÈ des contrats via le suivi de chantier simplifiÈ.  EBP B‚timent Pro Vous retrouverez ce picto tout au long de l'aide en ligne, dans les pages o˘ des fonctionnalitÈs de la version Pro d'EBP B‚timent apparaissent. Remarque Les fonctionnalitÈs de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO. Vous disposez en plus des fonctionnalitÈs suivantes :  Gestion des droits utilisateurs (en version rÈseau)  Gestion des achats fournisseurs : Demandes de prix, commandes, factures fournisseurs ...  Commande d'achat ‡ partir de devis ou commandes clients  RÈapprovisionnement automatique des stocks  Saisie jusqu'‡ 10 fournisseurs par ÈlÈment (tarif, remise, dÈlais de livraison..)  ParamÈtrage de plusieurs ÈchÈances pour une facture  Ajustement global des temps de pose, main-d'oeuvre ou matÈriel dans un document  PossibilitÈ d'appliquer des modifications de prix, taux ou remise ‡ tous les ÈlÈments de mÍme code dans un document  Gestion des paiements et dÈcaissements fournisseurs  CrÈation de champs personnalisÈs  Les listes de donnÈes peuvent Ítre organisÈes en arborescence  PossibilitÈ d'afficher des calculs (somme, moyenne, maximum, minimum..) dans les listes  DiffÈrenciation des unitÈs díachat, de stockage et de vente  GÈnÈration de fichier au format ETEBAC ‡ partir d'une remise en banque (disponible pour les rËglements clients et fournisseurs)  Gestion de stock multi-dÈpÙts et localisations  Bons de transferts inter-stocks  Saisie díun inventaire par famille, par groupe ou localisation  Edition de statistiques en tableaux croisÈs  Gestion des affaires  Transfert comptable des achats et paiements fournisseurs  Import d'appels d'offres au format Microsoft Excel  Historique fournisseur  Suivi du matÈriel (et des rÈservations dans le planning)  Planning par mois, par ressources (salariÈ, matÈriel)  Mailings clients / Prospects 8 Installation Configuration minimale La configuration minimale conseillÈe pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante:  Processeur : P4 2 GHz ou Èquivalent  MÈmoire : 512 Mo de RAM (1 Go pour Windows Vista),  Ecran : rÈsolution 1024x768 en 16 bits,  Espace disque libre : 500 Mo  Ecran supportant une rÈsolution 1024*768 (24 bits)  Imprimante laser ou jet d'encre compatible avec Windows  Internet Explorer 6  Windows XP Sp2 ou Vista SP1 * Windows XP et Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition prÈalablement ‡ líinstallation du logiciel. * Windows Vista version 32 bits Installation 9 Installation du logiciel Attention Avant de lancer líinstallation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. Installation depuis le CD-ROM EBP  Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de líordinateur. LíÈcran díaccueil síaffiche automatiquement.  Cliquez sur PRODUITS pour accÈder ‡ la prÈsentation et ‡ líinstallation des produits.  Dans la partie B‚timent, sÈlectionnez Installation du produit.  Líassistant díinstallation du logiciel apparaÓt. Suivez les Ètapes une ‡ une, le texte affichÈ correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. Líinstallation et líutilisation du logiciel dÈpendent de son acceptation.  Cliquez sur Jíaccepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention díutilisation de ce produit, autrement, líinstallation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer ‡ líÈtape suivante.  Cliquez directement sur le type díinstallation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une premiËre installation de choisir le bouton Installation ComplËte.  Eventuellement, pour dÈfinir des rÈpertoires particuliers, cliquez sur Installation PersonnalisÈe.  Le rÈpertoire díinstallation par dÈfaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Batiment10.0. Pour Èventuellement modifier ce rÈpertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.  Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.  En fin díinstallation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer líassistant. EBP B‚timent Aide 10 Lancement du logiciel Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icÙne installÈ sur le bureau par dÈfaut. Le logiciel peut Ègalement Ítre lancÈ par le menu DÈmarrer + Programmes + EBP + EBP B‚timent 2009. Installation 11 Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP B‚timent. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP B‚timent. Tant que le code d'activation nía pas ÈtÈ saisi, le logiciel reste en version d'Èvaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au del‡, le logiciel passe en version limitÈe en nombre de donnÈes : 20 ÈlÈments, 20 documents et les impressions porteront la mention "DÈmonstration". AprËs cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code díactivation" (menu ? + Activez votre logiciel). Líactivation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion ‡ notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose díInternet. Vous níaurez ensuite quí‡ suivre les instructions ‡ líÈcran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas Internet sur votre ordinateur un message díinformation síaffichera automatiquement vous expliquant la procÈdure ‡ suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'Ècran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenÍtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accËs aux zones suivantes :  ClÈ PC Cette clÈ, calculÈe ‡ partir des informations matÈrielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandÈe lors de líactivation.  Le nom de líentreprise Vous devez impÈrativement saisir le mÍme nom que vous nous avez communiquÈe sur le courrier en respectant la mÍme syntaxe (points, majuscules).  La licence Saisir le numÈro de licence indiquÈ sur le courrier "Licence díUtilisation" joint avec la boÓte du logiciel.  ClÈ Web Elle vous sera demandÈe pour accÈder ‡ l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les derniËres nouveautÈs, de tÈlÈcharger les mises ‡ jour de votre logiciel.  Le code díactivation Saisir le code (composÈ de 4 sÈries de 4 caractËres) sans espaces ni point, quíEBP vous a communiquÈ. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaÓt :  Si le code a ÈtÈ correctement saisi, le message vous indique ‡ quelle version du logiciel correspond ce code.  Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activez votre logiciel. 12 Guide d'utilisation Comment commencer ? Interface EBP B‚timent Èvolue dans un environnement Windows XP ou supÈrieur. Aussi, les rËgles de fonctionnement ‡ líintÈrieur du logiciel restent les mÍmes que votre environnement de travail quotidien:  Des menus dÈroulants avec une liste de commandes ‡ exÈcuter.  Des barres d'outils et d'application (au dessous des menus du haut de l'Ècran) permettent líaccËs rapide aux commandes les plus utilisÈes par simple clic sur les icÙnes.  Une barre de navigation (sur le cÙtÈ droit de l'Ècran) permet de naviguer rapidement entre les donnÈes.  Une barre díÈtat (en bas de l'Ècran) rappelle le nom de la base ouverte.  Une gestion des listes associÈe ‡ de nombreuses possibilitÈs de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc..)  Des champs de saisies avec des caractÈristiques particuliËres dans les masques de saisie.  Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.) et les vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique.  Des boutons identiques dans chaque fenÍtre pour enregistrer vos saisies. Guide d'utilisation 13 Le dossier de dÈmonstration Le dossier DÈmonstration vous permet de dÈcouvrir líensemble des fonctionnalitÈs du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de líouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de crÈer votre propre dossier-sociÈtÈ. Pour cela, vous devez vous placer sur le menu Fichier-Ouvrir, sÈlectionner le fichier intitulÈ Societededemonstration.ebd, et cliquer sur le bouton Ouvrir. Remarque A l'ouverture du dossier de dÈmonstration, une page d'accueil apparaÓt affichant une synthËse de l'activitÈ. Cette page s'affichera Ègalement ‡ l'ouverture de votre dossier (hormis la premiËre fois que vous le crÈez, puisqu'aucune donnÈe n'a ÈtÈ encore saisie dans le dossier) EBP B‚timent Aide 14 CrÈation de dossier CrÈation d'un nouveau dossier Pour crÈer un nouveau dossier, vous devez vous placer dans le menu Fichier - Nouveau, ou bien sÈlectionner directement l'option Nouvelle base de donnÈe depuis l'Ècran d'accueil qui apparaÓt au dÈmarrage du logiciel. Vous devez ensuite suivre les diffÈrentes Ètapes proposÈes par l'assistant de crÈation de dossier. AprËs la crÈation de votre dossier, cliquez sur Fermer. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les options gÈnÈrales de votre dossier afin de les renseigner. Guide d'utilisation 15 Mot de passe et droits utilisateurs Mot de passe Vous avez la possibilitÈ de protÈger líouverture de votre dossier par la saisie díun mot de passe sur l'utilisateur ADM, crÈe par dÈfaut. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu DonnÈes - Divers - Utilisateurs. Saisissez le mot de passe que vous souhaitez dans la zone Mot de passe et retapez-le dans la zone Confirmation, puis validez la fiche de líadministrateur. Le logiciel vous demandera alors de saisir le mot de passe ‡ chaque ouverture de votre dossier. Gestion des droits utilisateurs EBP B‚timent permet de dÈfinir une gestion des droits utilisateurs par options. Et pour chaque option, vous pourrez choisir de donner le droit ‡ l'utilisateur de visualiser (lecture), d'ajouter (Ècriture), de supprimer, d'imprimer etc... DÈroulez les catÈgories dans la fiche utilisateurs, et cochez les droits correspondants. EBP B‚timent Aide 16 RÈcupÈration des donnÈes de B‚timent V1 ou Batigest PME 1.5 EBP B‚timent permet d'effectuer une rÈcupÈration partielle des donnÈes que vous aviez dans la version prÈcÈdente : EBP B‚timent V1 ou API Batigest PME 1.5. Avant de lancer la procÈdure de rÈcupÈration des donnÈes, vous devez crÈer un nouveau dossier. Vous devez ensuite vous placer dans le menu Outils - Migrations, et suivre une ‡ une les Ètapes de l'assistant d'import de B‚timent pour Windows ou bien celles de l'assistant d'import d'API Batigest PME 1.5 (en fonction de la version que vous possÈdiez auparavant). Tout est prÍt pour commencer ‡ travailler ! Guide d'utilisation 17 Initialisation du dossier Options importantes ‡ renseigner avant de dÈmarrer AprËs la crÈation d'un nouveau dossier, le logiciel ouvre automatiquement la fenÍtre des options. Un message vous incite d'ailleurs ‡ remplir ces options avec soin, car certaines d'entre elles vont dÈterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. Remarque Vous pouvez Ègalement retrouver ces options, ‡ partir du menu Outils - Options. La fenÍtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, ‡ saisir. Les options ‡ remplir dËs maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  NumÈrotation : pour dÈterminer vos numÈros de documents, factures, etc..ainsi que la codification de vos ÈlÈments: Lorsque vous crÈerez votre bibliothËque interne, si vous n'utilisez pas les compteurs, vous pourrez saisir les codes de tous vos ÈlÈments (ouvrages, fournitures, main d'oeuvre, etc). Dans le cas contraire, c'est un compteur qui s'incrÈmentera automatiquement et vous ne pourrez pas saisir vos codes ÈlÈments.  Ouvrages : Cette partie permet de dÈterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode de fonctionnement en cas de mise ‡ jour des prix.  Document : vous permet de choisir notamment comment gÈrer votre suivi de stock, et quel type d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos factures de situation. vous permet de dÈfinir l'onglet des ÈlÈments par dÈfaut, la durÈe de validitÈ des devis, les Ètats des devis...  Taux dÈcimales : dÈtermine vos dÈcimales pour l'ensemble des montants, quantitÈs et unitÈs et vos frais gÈnÈraux pour l'ensemble de vos fourniture, main d'oeuvre, matÈriel, divers et ouvrages.  ComptabilitÈ : Permet d'Ètablir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.  Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposÈ automatiquement ‡ la fermeture de votre dossier. EBP B‚timent Aide 18 Options d'affichage EBP B‚timent vous offre de grandes possibilitÈs pour personnaliser l'affichage du logiciel :  Dans les options gÈnÈrales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'Ècran des astuces ou l'Ècran d'accueil, autoriser ou non l'affichage de plusieurs fenÍtres de mÍme type en mÍme temps, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc..  Vous avez la possibilitÈ de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par dÈfaut que les menus les plus utilisÈs..  Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples., et en affichant des calculs  Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, gr‚ce aux catÈgories  Gr‚ce aux boites de regroupement, vous pourrez classer trËs facilement les donnÈes contenues dans vos listes.  Dans toutes les fiches (ÈlÈments,clients, fournisseurs, etc...), vous pourrez crÈer des champs personnalisÈs..  Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez crÈer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes ‡ afficher. Vous pourrez Ègalement changer les couleurs et styles de tous les ÈlÈments que vous insÈrerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, mÈtrÈs etc...) Guide d'utilisation 19 Saisie des donnÈes Les donnÈes de base Toutes les fiches de donnÈes sont gÈrÈes ‡ partir de listes accessibles par le menu DonnÈes. Un certain nombre de donnÈes peuvent Ítre crÈÈes au fur et ‡ mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisÈes notamment dans vos fiches clients :  Les modes de rËglements  Les banques  Les secteurs gÈographiques  Les familles  Les groupes D'autres, vous aideront dans la saisie de votre bibliothËque interne :  Les unitÈs  Le barËme Èco-contribution  Les familles  Les groupes Gr‚ce aux mÈtrÈs-types et aux lettres-types, la saisie de vos devis, sera plus rapide. Par ailleurs, certaines donnÈes peuvent Ítre crÈÈes dËs la crÈation du dossier, ou bien recopiÈes depuis le dossier de dÈmonstration :  Les codes postaux  Les pays. EBP B‚timent Aide 20 Clients / Prospects Pour accÈder ‡ la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilitÈs :  SÈlectionner Clients/Prospects depuis la barre de navigation  Par le menu DonnÈes - Clients /Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). DËs que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transfÈrÈ en client. Remarque Vous pourrez aussi transfÈrer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option TransfÈrer en client, disponible dans la partie Navigation, de la barre de navigation. Pour crÈer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier, ou bien cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la grille, et sÈlectionnez si vous souhaitez insÈrer un client ou prospect. Remplissez alors les principales informations concernant votre client contenues dans l'onglet DÈtail. L'onglet Contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associÈs ‡ votre client. Vous pourrez Ègalement en ajouter. Guide d'utilisation 21 Saisie des fournisseurs Pour accÈder ‡ la liste des fournisseurs, vous pouvez :  Depuis la barre de navigation, sÈlectionner Fournisseurs dans la partie Favoris  Ou bien, ouvrir le menu DonnÈes- Fournisseurs. Pour crÈer un fournisseur, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier, ou bien cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la grille. Remplissez alors les principales informations concernant le fournisseur, contenues dans les onglets CoordonnÈes, Gestion, Divers, et Notes. Dans l'onglet Documents, vous retrouverez la liste des derniers documents (par type) enregistrÈs pour ce fournisseur. Vous pourrez Ègalement obtenir l'historique complet des documents effectuÈs pour un fournisseur en cliquant sur le bouton Historique. EBP B‚timent Aide 22 La bibliothËque Les bibliothËques Vous pouvez accÈder ‡ la liste des bibliothËques depuis :  Le menu DonnÈes - ElÈments  L'option ElÈments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des ÈlÈments rÈpertorie l'ensemble des bibliothËques que vous possÈdez. Elle a l'avantage de dissocier les ÈlÈments issus de votre propre bibliothËque, et les ÈlÈments issus des bibliothËques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'ÈlÈments, vous devez donc crÈer votre bibliothËque interne et faire appel ‡ vos bibliothËques de prix. Guide d'utilisation 23 La bibliothËque interne Vous pouvez crÈer des ÈlÈments de type fourniture, main-d'oeuvre, matÈriel, divers, textes et ouvrage.  Les ouvrages sont composÈs des ÈlÈments (fournitures, main-díoeuvre, matÈriel, divers) nÈcessaires ‡ la rÈalisation díune prestation complËte.  Les fournitures sont des ÈlÈments physiques incluant parfois de la pose.  Les main-d'oeuvre correspondent au temps de travail nÈcessaire.  Les matÈriels correspondent gÈnÈralement ‡ ce que vous avez en location et dont vous facturez au client líutilisation.  Les divers correspondent Èventuellement au matÈriel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..)  Les textes types pourront Ítre insÈrÈes dans le corps de vos documents. Pour crÈer un ÈlÈment dans votre bibliothËque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'ÈlÈments. La fiche ÈlÈment se compose de deux parties. La partie du haut, qui constitue l'identification de l'ÈlÈment et la partie du bas, qui varie en fonction des diffÈrents onglets. Selon le type d'ÈlÈment, vous devrez remplir les onglets suivants : Astuce Pour sÈlectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignÈe sous le nom de l'onglet. DÈsignation : pour les informations commerciales (qui ressortiront sur vos devis) et les informations techniques des ÈlÈments. ComplÈment: Permet de dÈfinir le code barre, le fournisseur, le conditionnement pour les ÈlÈments de type fourniture et divers, et de rattacher tous les types d'ÈlÈments ‡ des groupes. Tarifs: Permet de saisir vos prix d'achat, de vente et de modifier vos pourcentages de frais gÈnÈraux pour les ÈlÈments de type fourniture, MO, matÈriel et divers. Pour les ouvrages, le tarif est automatiquement calculÈ. Tarifs / Promotions : Permet de saisir les tarifs exceptionnels de l'ÈlÈments accordÈs ‡ une famille client ou un client particulier et de voir les promotions qui concernent cet ÈlÈment ainsi que sa famille. Stock: Cet onglet vous permet de consulter l'Ètat de stock de vos ÈlÈments de type fourniture ou divers. Comptes: Permet de dÈfinir les comptes comptables qui seront utilisÈs pour le transfert en comptabilitÈ. Composition: Sert ‡ insÈrer les ÈlÈments qui entrent dans la composition de vos ouvrages. MÈtrÈ: Cet onglet se prÈsente sous la forme d'une feuille de calcul. Il permet d'associer des mÈtrÈs aux ÈlÈments qui composent vos ouvrages. Les mÈtrÈs servent ‡ calculer la quantitÈ d'un ou plusieurs ÈlÈments nÈcessaire pour la rÈalisation de l'ouvrage. RÈfÈrences associÈes: Permet d'insÈrer des ÈlÈments qui seront ajoutÈs et facturÈs en mÍme temps que l'ÈlÈment que Exemple Vous crÈez dans votre bibliothËque un ÈlÈment PORTE. A cet ÈlÈment, vous allez dÈfinir en rÈfÈrences associÈes, les petites fournitures telles que la serrure, les gonds, etc.. Fourn : Permet de saisir jusqu'‡ 10 fournisseurs diffÈrents pour un ÈlÈment, avec les prix d'achat, remises, multiples de rÈappro, dÈlai de livraison, frais, etc.. EBP B‚timent Aide 24 Images : Permet d'insÈrer une image de votre ÈlÈment, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des ÈlÈments, devis...) avec images Notes : Zone de commentaire, pour saisie libre. Guide d'utilisation 25 Les BibliothËques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothËque (s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les procÈdures d'importation et les fiches ÈlÈments sont spÈcifiques ‡ chaque bibliothËque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils- Options - BibliothËques, la (ou les) bibliothËque (s) ‡ afficher dans votre liste ÈlÈments. Vous trouverez donc, au dessus des onglets de votre liste d'ÈlÈments, un bouton pour chacune des bibliothËques de Prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs gÈnÈriques dans le menu Outils - BibliothËques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposÈe. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons ‡ nous consulter, pour savoir si nous pouvons dÈvelopper l'interface pour l'intÈgration de vos tarifs. * En fonction des ÈlÈments que vous nous fournirez, nous vous rÈpondrons rapidement quant ‡ la faisabilitÈ de la rÈcupÈration de vos fichiers. EBP B‚timent Aide 26 Comment importer une bibliothËque de prix ? Activez le menu Outils + BibliothËques et Tarifs et sÈlectionnez la bibliothËque que vous souhaitez importer. Un assistant s'ouvre alors pour Artiprix, Gible/ Capeb, Batiprix CD ROM ou disquette , Annuel des Prix, Catelec, CEDEO, Dupont, Canal Pro, Reseau Pro, Rexel, Coaxel Schneider, Semangle, La plateforme du B‚timent, Clim +, Covap, Legallais..... et vous permet de saisir les diffÈrentes informations indispensables ‡ líimportation. Ces informations vous ont ÈtÈ transmises par la sociÈtÈ auprËs de laquelle vous vous Ítes procurÈs les bibliothËques. Si vous avez des tarifs fournisseurs, vous pouvez les importer par l"option Outils - BibliothËques et Tarifs - Tarifs gÈnÈriques. Guide d'utilisation 27 Tout est prÍt ! Si vous avez suivi les diffÈrentes Ètapes dÈcrites depuis le dÈbut de ce guide d'utilisation, vous avez donc crÈÈ votre dossier avec les principales donnÈes nÈcessaires pour commencer ‡ travailler. Dans les Ètapes suivantes, vous allez donc dÈcouvrir comment crÈer vos devis, comment les transfÈrer en factures, comment gÈrer l'avancement de vos travaux, comment effectuer vos suivis de chantiers et suivis de stock, gÈrer vos rËglements clients et transfÈrer vos donnÈes vers la comptabilitÈ. EBP B‚timent Aide 28 Les donnÈes Comment passer un ÈlÈment en sommeil ? Lorsqu'un ÈlÈment n'est plus utilisÈ, l'utilisateur a la possibilitÈ de passer l'ÈlÈment en sommeil. Pour cela, l'utilisateur doit rÈaliser plusieurs manipulations :  Dans la fiche ÈlÈment, onglet "ComplÈment", il faut sÈlectionner la case ‡ cocher "ÈlÈment en sommeil"  Dans les options, catÈgorie "Ouvrage", il faut sÈlectionner la case ‡ cocher "ne pas afficher les ÈlÈments en sommeil". Ainsi, les ÈlÈments mis en sommeil n'apparaÓtront plus dans la liste de sÈlection des ÈlÈments dans leur type respectif, mais dans un onglet spÈcifique "ÈlÈments en sommeil". Remarque Il est toujours possible de saisir le code de l'ÈlÈment en sommeil dans les documents. Guide d'utilisation 29 Le devis Comment rÈdiger le devis ? Pour crÈer un nouveau devis, vous pouvez utiliser :  L'option Nouveau Devis dans la partie Favoris de la barre de navigation.  Le menu Traitements- Nouveau Devis.  ou encore, sÈlectionner le menu Traitements - Documents de vente, et utiliser les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton AJOUTER, en choisissant le type de document Devis. PrÈsentation du document Le devis se dÈcompose en trois parties essentielles: L'entÍte, le corps, et le pied du devis. Les principales informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute du devis et sont visibles quelle que soit l'onglet du devis affichÈ ‡ l'Ècran. (sauf en mode saisie plein Ècran) Vous pouvez indiquer l'Ètat, la date et, la date de livraison, et saisir un numÈro d'affaire pour le document. L'entÍte du devis ComposÈe de deux onglets, EntÍte et ComplÈment, vous pouvez saisir les coordonnÈes de votre client, le reprÈsentant, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par dÈfaut, etc.. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Le corps du devis Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Corps. C'est ‡ cet endroit que vous allez pouvoir construire votre devis :  En dÈfinissant votre masque de saisie du devis : Plus de 40 colonnes sont disponibles.  En vous aidant des icÙnes de la barre d'outils du document : Vous pourrez Èventuellement faire appel ‡ des tranches (jusqu'‡ 6 niveaux de tranches possibles) (seul 2 niveaux de tranches possibles) automatiquement numÈrotÈes (au choix)..  En insÈrant des ÈlÈments issus de votre bibliothËque interne ou issus de vos bibliothËques de prix. Vous pouvez Ègalement saisir des ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. La saisie de texte est illimitÈe, et peut faire appel ‡ des textes types..Vous pouvez insÈrer Ègalement des options ou variantes... et modifier vos prix comme vous le souhaitez. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. Au bas de la fenÍtre du corps du devis, vous avez accËs ‡ des donnÈes rÈcapitulatives : Un rÈcapitulatif par taux de TVA, un rÈcapitulatif de calcul pour chaque ligne du devis, et un rÈcapitulatif gÈnÈral par type d'ÈlÈment, faisant apparaÓtre les pourcentages de frais gÈnÈraux cumulÈs. Le pied du devis L'onglet Pied vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en appliquant Èventuellement une actualisation (majoration ou remise), et/ou en ajoutant des postes complÈmentaires (frais de chantier, ou frais annexes..). Vous pourrez Ègalement retrouver des informations sur le poids et le volume total, et le rÈcapitulatif global de votre dÈboursÈ et prix de vente. Le montant total de l'Èco-contribution de vos Èlements est Ègalement prÈsent. EBP B‚timent Aide 30 A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets MÈtrÈ, et lettres -types qui vous permettent respectivement d'effectuer des calculs pour Èvaluer les quantitÈs nÈcessaires d'ÈlÈments dans votre devis, et d'ajouter une lettre de prÈsentation et de fin de devis qui sera imprimÈe en mÍme temps que votre devis, Èventuellement sur des pages ‡ part, pour votre client. Guide d'utilisation 31 Impression du devis EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de choisir entre plusieurs modËles d'impressions du devis : le devis avec ou sans sous-dÈtail, le devis avec ou sans lettre d'entÍte et de pied, le dÈboursÈ, etc.. Les modËles de devis sont entiËrement paramÈtrables (police, insertion de logo etc...) L'impression du devis peut Ítre activÈe :  Depuis le bouton au bas de la fenÍtre du devis (‡ condition que vous ayez dÈj‡ enregistrÈ votre devis)  Par le menu Impressions - Documents de vente - Devis  Dans la fenÍtre des documents de vente (Traitements - documents de vente), en sÈlectionnant votre devis dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton au bas de la liste des documents. Vous accÈdez alors ‡ la boÓte d'impression dans laquelle vous pouvez sÈlectionner vos diffÈrents critËres d'impression. EBP B‚timent Aide 32 Dupliquer un document de vente Tous les documents de ventes (sauf les factures et avoirs d'acompte) peuvent Ítre dupliquÈs. C'est comme si vous recopiez l'intÈgralitÈ d'un de vos documents dans un autre, en changeant Èventuellement la date et le nom du client. Vous pourrez bien-entendu, ajouter, modifier ou supprimer des ÈlÈments dans chaque partie du nouveau document gÈnÈrÈ. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Documents de vente, sÈlectionner le document source, et cliquer sur le bouton au bas de la liste des documents. Dans la fenÍtre qui apparaÓt, sÈlectionnez le code du client, le type de document et la date du document ‡ crÈer. Cochez la zone Mise ‡ jour des coordonnÈes client dans le cas o˘ vous gardez le mÍme client que le document source, et vous avez actualisÈ ses coordonnÈes dans sa fiche. Astuce Si vous effectuez souvent les mÍmes types de document, ou le mÍme type de travaux, vous pouvez crÈer des "document -types" et les dupliquer ‡ chaque nouveau client. Le corps de votre nouveau document sera alors automatiquement saisi. Pour chaque type de document, vous pouvez choisir le document que vous souhaitez rÈaliser :  un Devis peut Ítre copiÈ en Devis, Commande, Facture,  une Commande peut Ítre copiÈe en Devis, Commande, Facture,  un Bon de livraison peut Ítre copiÈ en Bon de livraison,  un Bon de retour peut Ítre copiÈ en Bon de retour,  une Facture peut Ítre copiÈe en Devis, Commande, Facture,  un Avoir peut Ítre copiÈ en Devis, Commande, Facture, Avoir. Remarque Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas Ítre copiÈs. Guide d'utilisation 33 TransfÈrer un devis...en commande, bon de livraison ou facture Vous pouvez transfÈrer votre devis en commande, en bon de livraison ou en facture. Remarque Le devis transfÈrÈ ne sera plus modifiable et son Ètat sera marquÈ comme "acceptÈ". Pour cela, vous devez suivre les Ètapes du transfert de document. Le transfert de devis en bon de livraison Le bon de livraison est un document qui ne reprend que les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel et divers. Par consÈquent, si vous avez de la main d'oeuvre dans votre devis, vous devez d'abord transfÈrer votre devis en commande. (La commande permettra ‡ la fois d'effectuer des bl et d'Ítre transfÈrÈe pour facturer la main- d'oeuvre). Un commentaire en dÈbut de corps vous indique de quel document est issu le bon de livraison. Le bon de livraison pourra Ítre transfÈrÈ en bon de retour, ou en facture. Astuce Le bouton Regroupement ‡ droite de la liste des document de vente sert : - soit ‡ regrouper sur une pÈriode donnÈe pour un mÍme client (et un mÍme dÈpÙt de stock) tous les bons de livraisons qui ont ÈtÈ effectuÈs, en une seule facture. - soit ‡ regrouper les documents, sÈlectionnÈs dans la liste des documents, en une facture. Pour avoir plus d'informations sur le regroupement des bons de livraison, reportez vous au chapitre : Regroupement de bons.  La gestion du stock peut Ítre effectuÈe ‡ partir du bon de livraison. Le transfert de devis en commande et en facture La commande client et la facture se prÈsentent exactement comme le devis, avec un commentaire supplÈmentaire en dÈbut du corps, vous indiquant de quel devis est issu le document. Remarque Depuis la commande client, vous allez pouvoir effectuer des livraisons partielles (bouton Livrer), et gÈnÈrer un ou plusieurs bons de livraisons. La commande pourra ensuite Ítre transfÈrÈe en facture : Vous facturerez alors votre main d'oeuvre et choisirez si vous souhaitez facturer ou non les quantitÈs non livrÈes. La facture, quant ‡ elle, pourra Ítre transfÈrÈe en avoir. EBP B‚timent Aide 34 Comment relancer les devis.. Vos devis ont une date de validitÈ, calculÈe ‡ partir de la date de crÈation du document et de la durÈe de validitÈ indiquÈe dans les options du dossier. EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ d'imprimer la liste des devis dont la date de validitÈ arrive bientÙt ‡ ÈchÈance et vous propose un modËle de lettres ‡ envoyer ‡ votre client ou prospect. Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Impressions - Document - Relance devis. La boÓte d'impression s'ouvre. SÈlectionnez les critËres et le modËle que vous souhaitez. Guide d'utilisation 35 Comment envoyer un devis par e-mail ? Vous avez la possibilitÈ d'envoyer directement vos documents par e-mail ‡ vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilitÈs :  En sÈlectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont ‡ l'Ècran  En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boÓte d'impression. Une fenÍtre s'affiche ‡ l'Ècran. Vous pouvez choisir le modËle de document ‡ envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prÈpare et votre messagerie Èlectronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en piËce jointe. Remarque Si vous avez renseignÈ l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le devis, elle sera automatiquement reprise dans l'entÍte du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sÈlectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP B‚timent Aide 36 La facture d'acompte Principe de fonctionnement Une facture díacompte doit Ítre Èmise pour tout versement díacompte effectuÈ avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuÈe. Suivant líarticle 289 c du CGI, cette disposition entre en vigueur le 1er juillet 2003 et devient obligatoire ‡ compter du 1er janvier 2004. La gestion des factures díacomptes est disponible ‡ partir de la version 5.1.0 d'EBP B‚timent avec nouveau code de dÈbridage (Contactez notre service commercial pour de amples renseignements, au 01.34.94.80.20). Quelle solution vous propose EBP B‚timent ? CrÈation díune facture d'acompte La crÈation de la facture d'acompte doit s'effectuer dËs lors que vous recevez un acompte d'un client. Vous pouvez la crÈer directement depuis la liste des documents de vente (Menu Traitements) ou bien ‡ partir de votre commande ou BL (Onglet Acomptes). Dans cette facture d'acompte, vous avez la possibilitÈ d'indiquer les coordonnÈes de votre client, une description, et de saisir le montant HT ou TTC de l'acompte, en choisissant le code de TVA ‡ appliquer. A la validation de la facture, la fenÍtre d'ajout d'un nouveau rËglement s'affiche avec le montant de votre acompte. Si le mode de paiement indiquÈ (chËque par dÈfaut) vous convient, saisissez le code banque et validez. La facture d'acompte est modifiable (et peut Ítre supprimÈe) tant qu'elle n'a pas ÈtÈ transfÈrÈe en comptabilitÈ ou qu'elle n'est pas rattachÈe ‡ un document. Elle peut Ítre imprimÈe ‡ partir de la liste des documents de vente, comme tout autre document. Rattachement de l'acompte ‡ la facture finale Lorsque la prestation a ÈtÈ rÈalisÈe ou les biens ont ÈtÈ livrÈs, vous allez Ètablir la facture finale, et rattacher ‡ celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont ÈtÈ enregistrÈes. Dans le cas o˘ l'acompte versÈ est supÈrieur au montant de la facture, crÈez un avoir d'acompte (depuis la liste des documents de vente, en transfÈrant la facture d'acompte) et rattachez-le aussi ‡ la facture finale. Remarque Dans la saisie des rËglements, vous pouvez dÈsormais enregistrer un rËglement ‡ 0 pour pointer ensemble líÈchÈance nÈgative de líavoir díacompte avec líÈchÈance de la facture finale, ou díune autre facture. Si vous avez crÈÈ (ou rattachÈ) votre facture d'acompte ‡ une commande ou un BL, la facture d'acompte sera automatiquement reportÈe sur la facture finale lors du transfert de la commande en facture, ou du bon de livraison en facture. De mÍme, si Vous avez effectuÈ des livraisons partielles ‡ partir de votre commande, vous retrouvez sur le premier BL votre facture d'acompte et vous pouvez ensuite regrouper vos bons de livraisons en facture et retrouver la facture d'acompte sur votre facture finale. Remarque Dans le cas des factures d'avancement, vous pouvez rattacher des documents d'acomptes uniquement sur la premiËre situation. Impression de la facture finale Sur vos factures, vous retrouverez le rÈcapitulatif des montants d'acomptes versÈs avec les dates et numÈros de factures correspondants, ainsi que le dÈtail par taux: du montant total de TVA, la TVA payÈe, et le restant ‡ payer. Guide d'utilisation 37 *Les modifications ont ÈtÈ rÈalisÈes sur tous les modËles d'origine livrÈs avec EBP B‚timent. Transfert comptable de la facture d'acompte Dans les options du dossier, partie ComptabilitÈ - Tiers, de nouveaux comptes ont ÈtÈ ajoutÈs pour la comptabilisation des factures díacomptes. : Le compte de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes. Le transfert en comptabilitÈ de la facture d'acompte s'effectuera selon le modËle suivant :  La facture d'acompte 411x au dÈbit pour le solde TTC ‡ payer (x correspondant au nom ou au code client) 4458y au dÈbit pour le montant de la TVA (y correspondant au sous-compte employÈ pour le compte de TVA par taux pour le 4457 dans les options du dossier) 4457y au crÈdit pour le montant de la TVA (y correspondant au sous&endash;compte paramÈtrÈ dans les options du dossier, par taux de TVA) 4191x au crÈdit pour le montant TTC de l'acompte (x correspondant au nom ou au code client)  RËglement de l'acompte 512 Banque au dÈbit TTC 411x au crÈdit TTC (x correspondant au nom ou au code client)  Facture finale 411x au dÈbit pour le solde de la facture finale TTC (x correspondant au nom ou au code client) 4191x au dÈbit pour le montant de l'acompte TTC (x correspondant au nom ou au code client) 4458y au crÈdit pour solder la TVA en attente (y correspondant au sous-compte employÈ pour le compte de TVA par taux pour le 4457 dans les options du dossier) 4457y au crÈdit pour le solde de TVA (y correspondant au sous&endash;compte paramÈtrÈ dans les options du dossier, par taux de TVA) 70 au crÈdit HT du montant total des ventes.  RËglement de la facture 411x clients TTC au crÈdit du montant de la facture finale (x correspondant au nom ou au code client) 512 banque au dÈbit TTC Remarque Les factures díacomptes níapparaissent pas dans les Èditions de statistiques, ni les historiques clients. Par contre, vous trouverez une Èdition de la liste des factures díacomptes (menu Impression, Documents de Vente), et un journal des factures díacomptes. EBP B‚timent Aide 38 La facture Comment crÈer une facture ? Vous pouvez crÈer une facture depuis le transfert d'un devis, d'une commande, d'un bon de livraison, ou d'un regroupement de bon de livraison en facture. Vous pouvez Ègalement crÈer une facture directe. Pour cela, vous avez plusieurs possibilitÈs :  Cliquer l'option Nouvelle facture dans la partie Favoris de la barre de navigation,  SÈlectionner le menu Traitement - Nouvelle facture  Ou encore, sÈlectionner le menu Traitements - Liste des documents, et utiliser les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton AJOUTER, en choisissant le type de document facture. PrÈsentation de la facture La facture se dÈcompose en trois parties essentielles : L'entÍte, le corps, et le pied de la facture. Les principales informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute de la facture et sont visibles quelle que soit l'onglet de la facture affichÈ ‡ l'Ècran. (sauf en mode saisie plein Ècran) Vous pouvez indiquer la date, la date de livraison, et saisir un numÈro d'affaire pour le document. Une fois toutes les ÈchÈances rÈglÈes, vous avez la possibilitÈ de marquer la facture comme rÈglÈe. Pour cela, vous devez sÈlectionner la case ‡ cocher rÈglÈe disponible dans la partie de la facture (sauf en mode saisie plein Ècran). L'entÍte de la facture Comme pour un devis, vous avez accËs ‡ deux onglets : EntÍte et ComplÈment. Ces deux onglets sont les mÍmes que ceux du devis, hormis une zone supplÈmentaire, pour modifier Èventuellement le type d'avancement de la facture : La zone Avancement quantitatif est cochÈe ou dÈcochÈe par dÈfaut, en fonction de ce que vous avez choisi dans la partie Divers documents des Options. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Le corps de la facture Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Corps. C'est ‡ cet endroit que vous allez insÈrer les ÈlÈments qui composent votre facture :  En dÈfinissant votre propre masque de saisie de facture. Remarque Des colonnes supplÈmentaires sont ‡ votre disposition (par rapport au devis) pour la saisie de l'avancement des travaux.  En faisant Èventuellement appel ‡ des tranches (jusqu'‡ 6 niveaux de tranches possibles) automatiquement numÈrotÈes ..  En insÈrant des ÈlÈments issus de votre bibliothËque interne ou issus de vos bibliothËques de prix. Vous pouvez Ègalement saisir des ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. La saisie de texte est illimitÈe, et peut faire appel ‡ des textes types..Vous pouvez insÈrer Ègalement des options ou variantes... et modifier vos prix comme vous le souhaitez. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. Guide d'utilisation 39 Au bas de la fenÍtre du corps de la facture, vous avez accËs ‡ des donnÈes rÈcapitulatives: Un rÈcapitulatif global par taux de TVA, un rÈcapitulatif de TVA pour la facture d'avancement, un rÈcapitulatif de calcul pour chaque ligne de la facture, et un rÈcapitulatif gÈnÈral par type d'ÈlÈment, faisant apparaÓtre les pourcentages de frais gÈnÈraux cumulÈs. Le pied de facture Dans la facture, vous avez deux onglets de totalisation de la facture. Les onglets pied, pour la facture globale et l'onglet Avancement pour le pied de la facture de situation. Vous allez Ègalement pouvoir saisir un acompte prÈcÈdent et un nouvel acompte. Le montant total de l'Èco-contribution de vos Èlements est Ègalement prÈsent. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets MÈtrÈ, Lettres-types et ÈchÈances qui vous permettent respectivement d'effectuer des calculs pour Èvaluer les quantitÈs nÈcessaires d'ÈlÈments dans votre facture, d'ajouter une lettre de prÈsentation et de fin de facture, et de planifier les ÈchÈances de votre client pour le rËglement de votre facture (y compris la retenue de garantie si nÈcessaire). La gestion du stock peut Ítre effectuÈe ‡ partir de la facture. EBP B‚timent Aide 40 Les factures de situation Les factures díavancement, appelÈes aussi factures de situation, se crÈent :  A partir de factures directes.  Par transfert de devis. Saisie de líavancement des travaux La saisie de líavancement des travaux síeffectue depuis la premiËre facture díavancement que vous crÈez. Pour saisir líavancement des travaux, vous disposez de colonnes supplÈmentaires, dont : le % d'avancement cumulÈ, le % d'avancement cumulÈ quantitÈ et la quantitÈ cumulÈe. Remarque Le % d'avancement cumulÈ n'est saisissable que si vous effectuez un avancement de type qualitatif.(voir Divers PiËces dans les options) Ces trois colonnes permettent de calculer le montant Net HT de l'avancement, le montant Net HT de l'avancement cumulÈ, et le montant net HT prÈcÈdent. Vous indiquez donc dans ces colonnes la quantitÈ consommÈe par rapport ‡ l'avancement des travaux. Le logiciel re-calcule alors le montant ‡ facturer au client. Astuce Dans les deux cas, vous pouvez modifier le montant net HT de l'avancement sur chaque ligne de type tranche, sous-tranche ou ouvrage: Vous pouvez donc fixer ou forcer le montant HT que vous souhaitez facturer ‡ votre client sur la facture d'avancement. Remarque Si vous souhaitez rÈaliser un avancement globale de vos travaux, vous avez la possibilitÈ de saisir un % global d'avancement dans l'onglet avancement du document de situation. L'onglet Pied rÈcapitule le montant global prÈvu de la facture totale, et l'onglet avancement, qui sera imprimÈ avec votre facture d'avancement, affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps de cette facture. La gestion du stock peut Ítre effectuÈe ‡ partir de la facture de situation. Guide d'utilisation 41 CrÈation d'une nouvelle facture d'avancement Pour crÈer une nouvelle facture díavancement, ‡ partir de la facture prÈcÈdente, vous devez vous placer dans la liste des documents de vente (accessible depuis le menu Traitements - Document de vente), sÈlectionner votre premiËre facture d'avancement, et cliquer sur le bouton Avancement dans la partie Navigation de la barre de navigation. Votre facture de situation reprend automatiquement tout ce qui avait ÈtÈ saisi sur la facture d'avancement prÈcÈdente. Vous pouvez alors saisir les nouvelles quantitÈs consommÈes dans les colonnes rÈservÈes pour la saisie de l'avancement. Les quantitÈs ou pourcentages doivent Ítre saisis en cumulÈs. Remarque Dans la facture prÈcÈdente, vous pourrez uniquement modifier les pourcentages et quantitÈs d'avancement : - Si vous saisissez des quantitÈs ou pourcentages infÈrieurs ‡ ce qui avait ÈtÈ saisi, les pourcentages et quantitÈs de la facture suivante ne seront pas modifiÈs, mais le montant net HT de l'avancement en tiendra compte. - Si vous saisissez des quantitÈs ou pourcentages supÈrieurs ‡ ce qui avait ÈtÈ saisi, ils seront reportÈs sur la facture suivante. Exemple Vous avez rÈalisÈ une premiËre facture d'avancement, dans laquelle vous aviez un ouvrage rÈalisÈ ‡ 25%. Dans la nouvelle facture de situation, vous avez encore avancÈ les travaux, et avez effectuÈ 50% supplÈmentaires. Dans la saisie de la facture, vous indiquerez alors un % d'avancement cumulÈ quantitÈ Ègal ‡ 75% (par rapport ‡ ce qui avait ÈtÈ prÈvu initialement). L'onglet Pied ne variera pas, et reprendra les montant prÈvus de la facture totale. L'onglet Avancement affichera les montants ‡ facturer en fonction de ce que vous avez modifiÈ dans les colonnes de saisie de l'avancement. Vous retrouverez Ègalement :  Le % d'avancement global,  les montants des situations prÈcÈdentes,  le n° de situation : Il correspond au nombre d'avancements rÈalisÈs. Remarque Un message demande la confirmation d'appliquer le % d'avancement global ‡ toutes les lignes du document. - Si l'avancement est Qualitatif, les 2 colonnes "% avancement cumulÈ" et " % avancement cumulÈ quantitÈ" sont mises ‡ jour - Si l'avancement est Quantitatif, la colonne modifiable est mise ‡ jour et l'autre colonne sera reprise automatiquement. Pour effectuer une nouvelle facture de situation, suivez exactement les Ètapes dÈcrites ci-dessus en sÈlectionnant ‡ chaque fois dans la liste des documents de vente, la derniËre facture de situation que vous avez rÈalisÈe. EBP B‚timent Aide 42 Transfert de facture Vous pouvez, si besoin est, transfÈrer votre facture en document de type avoir. Pour cela, vous devez suivre les Ètapes du transfert de document. L' avoir se prÈsente exactement de la mÍme faÁon que la facture. Les quantitÈs restent en positif. (Le stock est incrÈmentÈ si vous gÈrez votre stock sur la facture). Les ÈchÈances ‡ rÈgler (onglet EchÈances) seront par contre en nÈgatif. Attention La facture de situation ne peut Ítre transfÈrÈe en avoir. Vous pouvez par contre, la supprimer, et la recrÈer. Guide d'utilisation 43 Impression de la facture EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de choisir entre plusieurs modËles d'impressions de facture : avec ou sans sous-dÈtail, avec ou sans lettre d'entÍte et de pied, etc.. Les modËles de facture sont entiËrement paramÈtrables (police, insertion de logo etc...) L'impression de la facture peut Ítre activÈe :  Depuis le bouton au bas de la fenÍtre de la facture (‡ condition que vous ayez dÈj‡ enregistrÈ votre facture)  Par le menu Impressions - Documents de vente - Factures  Dans la fenÍtre des documents de vente (Traitements - documents de vente), en sÈlectionnant votre facture dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton au bas de la liste des documents. Vous accÈdez alors ‡ la boÓte d'impression dans laquelle vous pouvez sÈlectionner vos diffÈrents critËres d'impression. EBP B‚timent Aide 44 Le suivi de chantier simplifiÈ Comment crÈer un suivi de chantier ? Le suivi de chantier est un document dans lequel vous allez pouvoir saisir les dÈpenses affÈrentes ‡ un chantier. Pour crÈer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Chantiers simplifiÈs. La liste des suivis apparaÓt. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Le suivi de chantier est constituÈ de trois parties essentielles : Le prÈvu, le rÈalisÈ, et le rÈcapitulatif Le prÈvu L'entÍte du suivi de chantier contient une zone Document, ‡ partir de laquelle vous pourrez sÈlectionner le document qui constitue votre dÈboursÈ prÈvu pour le chantier. Vous retrouvez Ègalement dans les parties EntÍte et ComplÈment, les coordonnÈes de votre client et les commentaires saisis. Le rÈalisÈ Le corps de suivi de chantier est constituÈ des onglets suivants : Fournitures/Divers, Main d'oeuvre/ MatÈriel et Frais complÈmentaires. Dans chacun de ces onglets, vous avez la possibilitÈ de saisir une ou plusieurs lignes, avec une date, un libellÈ et un montant de dÈpense (dÈboursÈ). Les montants saisis s'ajoutent au fur et ‡ mesure au dÈboursÈ rÈalisÈ, au bas de la fiche du suivi. RÈcapitulatif L'onglet RÈcapitulatif affiche le total de vos dÈpenses par catÈgorie. Vous retrouvez donc le total de vos fournitures, le total de votre main-d'oeuvre, le total des frais complÈmentaires, et le total global prÈvu et rÈalisÈ. A partir de ces rÈsultats, vous pourrez imprimer votre suivi et la rentabilitÈ de celui-ci. Guide d'utilisation 45 L'analyse et la rentabilitÈ de chantier Le suivi de chantier va vous permettre d'obtenir deux impressions trËs intÈressantes : L'analyse et la rentabilitÈ du chantier. Plus vous renseignerez prÈcisÈment votre suivi, plus l'analyse et la rentabilitÈ seront de rÈelles indications sur la rentabilitÈ de votre activitÈ, par type de travaux, ou par type d'ÈlÈments. L'analyse du chantier Pour l'obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - Chantiers simplifiÈs -Analyses. SÈlectionnez le numÈro de votre suivi et le modËle d'impression souhaitÈ. Pour chaque ligne, vous aurez le rÈcapitulatif de ce qui a ÈtÈ prÈvu, rÈalisÈ en montant et pourcentage. La rentabilitÈ de chantier Pour l'obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - Chantiers simplifiÈs- RentabilitÈs. SÈlectionnez le numÈro de votre suivi et le modËle d'impression souhaitÈ. Vous aurez un tableau par tranche, dans lequel vous pourrez apprÈcier par type d'ÈlÈment, les ratios entre les montants prÈvus et rÈalisÈs. Le rÈcapitulatif des heures salariÈes Pour l'obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - SalariÈs. SÈlectionnez les salariÈs et les suivis de chantier ‡ prendre en compte pour obtenir le rÈcapitulatif des heures comptabilisÈes sur les suivis de chantier. EBP B‚timent Aide 46 Les affaires Comment crÈer une affaire ? EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de crÈer des affaires client. Pour chaque affaire, vous pourrez enregistrer un commentaire, des notes, une date de dÈbut et de fin de travaux.. et associer des documents ou interventions de type devis, factures, suivis de chantiers, achats, rËglements, intervention etc... Vous pouvez ainsi obtenir vue synthÈtique sur l'avancement de vos dossiers clients. Remarque Les documents de vente, achat, et suivi de chantier liÈs ‡ une affaire ont un numÈro d'affaire commun. Toutefois, si vous supprimez une affaire, les documents liÈs ‡ celle-ci ne seront pas supprimÈs. Seul le numÈro de l'affaire sera effacÈ dans les documents correspondants. Pour crÈer une affaire, vous pouvez utiliser, au choix :  Le menu Traitement - Affaires  L'option Affaires dans la partie Favoris de la barre de Navigation La liste des affaires s'ouvre. Pour crÈer une nouvelle affaire, utilisez les touches [Ctrl]+[Inser] de votre clavier ou bien le bouton Ajouter au bas de la liste des affaires. L'affaire se prÈsente comme un devis, avec, dans le haut de la fenÍtre, l'affichage des principales informations liÈes ‡ l'affaire : le client, la date des travaux, l'Ètat etc.. et au dessous les onglets suivants :  L'onglet Client Permet de renseigner les coordonnÈes du client, et prÈciser un n° d'affaire...  L'onglet Informations Permet d'indiquer une description des travaux, un commentaire, prÈciser un secteur, un reprÈsentant etc...  L'onglet Ventes Affiche tous les documents de vente liÈs ‡ l'affaire et permet d'associer, crÈer, modifier ou transfÈrer des documents de vente.  L'onglet Achats Affiche tous les documents d'achat liÈs ‡ l'affaire et permet d'associer, crÈer, modifier ou transfÈrer des documents d'achat.  L'onglet Suivi de chantiers Affiche tous les suivis de chantiers liÈs ‡ l'affaire et permet d'associer, crÈer ou modifier un suivi de chantier et gÈnÈrer des bons de sortie de stock  L'onglet RËglements Affiche tous les rËglements clients liÈs ‡ l'affaire, et permet d'ajouter, modifier, imprimer des rËglements.  L'onglet Intervention Affiche toutes les interventions clients liÈes ‡ l'affaire, et permet d'ajouter, modifier, imprimer des Interventions.  L'onglet Notes Zone de saisie entiËrement libre pour ajouter des notes ou commentaires sur le suivi de l'affaire. Guide d'utilisation 47 Associer des documents ‡ une affaire Pour associer des documents ou une intervention ‡ une affaire, il suffit de leur attribuer un numÈro d'affaire. Pour cela, vous pouvez procÈder de deux faÁons :  CrÈer vos documents ou Interventions en passant par les menus standards de crÈation et, dans chaque document/intervention, une zone intitulÈe n° d'affaire est disponible en haut de la fenÍtre du document/intervention. Vous devez alors sÈlectionner lors de la crÈation de votre document/intervention, ‡ l'aide de l'icÙne le numÈro d'affaire correspondant. Remarque Dans les fiches rËglement, il n'existe pas de zone "numÈro d'affaire". Lorsque l'on pointe un rËglement dont l'ÈchÈance appartient ‡ une facture qui a un numÈro d'affaire, le rËglement est automatiquement associÈ ‡ l'affaire correspondante.  Ou bien ouvrir l'affaire, et utiliser le bouton Ajouter disponible dans les onglets Vente, Achat, Suivi de chantier, rËglement et intervention, pour crÈer les types de documents souhaitÈs. Automatiquement, les informations liÈes ‡ l'affaire (nom du client, numÈro d'affaire, date des travaux etc...) sont reprises dans les documents/interventions crÈÈs. EBP B‚timent Aide 48 Imprimer une affaire EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de choisir entre plusieurs modËles d'impressions d'affaires. Les modËles d'affaires sont entiËrement paramÈtrables (police, insertion de logo etc...) L'impression de l'affaire peut Ítre activÈe :  Depuis le bouton au bas de la fenÍtre de l'affaire (‡ condition que vous ayez dÈj‡ enregistrÈ votre affaire)  Par le menu Impressions - Affaires  Dans la fenÍtre des documents de vente (Traitements - Affaires), en sÈlectionnant votre affaire dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton au bas de la liste des documents. Vous accÈdez alors ‡ la boÓte d'impression dans laquelle vous pouvez sÈlectionner vos diffÈrents critËres d'impression. Guide d'utilisation 49 Les achats Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprËs de votre fournisseur, en passant par l'option de RÈapprovisionnement automatique, ou bien en crÈant une commande manuelle. Pour cela, vous pouvez passer par :  L'option Documents d'achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation  Le menu Traitements- Document d'achat. La liste des documents d'achats apparaÓt, et vous pouvez crÈer une commande en utilisant les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton Ajouter, en choisissant le type de document Commande. La commande se dÈcompose en trois parties essentielles: L'entÍte, le corps, et le pied de la commande. Les principales informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute de la commande et sont visibles quel que soit l'onglet de la commande affichÈ ‡ l'Ècran. (sauf en mode saisie plein Ècran) L'entÍte de la commande ComposÈe de deux onglets, EntÍte et ComplÈment, vous pouvez saisir les coordonnÈes de votre fournisseur, le dÈpÙt de stock, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par dÈfaut, etc.. Le corps de la commande Tout ce que vous souhaitez commander auprËs de votre fournisseur, doit Ítre saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez d'une barre d'outils avec des icÙnes. Par ailleurs, le masque de saisie proposÈ est entiËrement modulable (choix des colonnes ‡ afficher et emplacement de ces colonnes) Vous insÈrerez alors des ÈlÈments issus de votre bibliothËque interne ou issus de vos bibliothËques de prix. Les prix d'achats qui apparaÓtront correspondront automatiquement au tarif dÈfini dans la fiche ÈlÈment, pour le fournisseur indiquÈ en entÍte de commande. Vous pouvez Ègalement saisir des ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. La saisie de texte est illimitÈe, et peut faire appel ‡ des textes types.. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. Le pied de la commande L'onglet Pied vous permet d'obtenir le dÈboursÈ total de votre commande, ainsi que le montant global de votre remise, et le total HT. Et vous pouvez ajouter ‡ ce montant des frais de port. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets ÈchÈances et lettres -types qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, et d'ajouter une lettre de prÈsentation de dÈbut ou de fin de commande (qui sera imprimÈe sur une pages ‡ part) et des conditions gÈnÈrales qui apparaÓtront au bas de votre commande. EBP B‚timent Aide 50 Comment rÈceptionner mes achats ? AprËs avoir passÈ une commande auprËs de votre fournisseur, vous avez la possibilitÈ de rÈceptionner tout, ou une partie des ÈlÈments commandÈs. Pour cela, vous devez vous placer sur la liste des documents d'achats, en passant par exemple par le menu Traitements - Documents d'achats, sÈlectionner la commande fournisseur, puis au choix :  SÈlectionner l'option TransfÈrer dans la barre de navigation Permet de gÈnÈrer un bon de rÈception global pour toute la commande (sauf les ÈlÈments de type Main-d'oeuvre)  SÈlectionner l'option RÈceptionner dans la barre de navigation Permet de saisir, ligne ‡ ligne, les quantitÈs rÈceptionnÈes, et gÈnÈrer un bon de rÈception ou une facture pour chaque rÈception partielle. Les bons de rÈceptions reprennent les donnÈes saisies dans l'entÍte de la commande initiale. Le corps se compose des ÈlÈments rÈceptionnÈs et en pied, vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistrÈ dans les paiements fournisseurs. Guide d'utilisation 51 Comment facturer mes achats ? Vous pouvez gÈnÈrer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande, d'un bon de rÈception ou d' un regroupement de bons de rÈception. Vous pouvez aussi crÈer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Traitements - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sÈlectionner le type de document Facture. Les factures fournisseurs se composent en trois parties essentielles: l'entÍte, le corps et le pied de la facture. Les principales informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute de la facture et sont visibles quel que soit l'onglet de la facture affichÈ ‡ l'Ècran. (sauf en mode saisie plein Ècran) L'entÍte de facture fournisseur Cette partie, composÈe des onglets EntÍte et ComplÈment, vous permet de renseigner les coordonnÈes de votre fournisseur, le dÈlai de rÈception prÈvu, le dÈpÙt de stock, etc... Le corps de la facture fournisseur Saisissez dans l'onglet Corps tous les ÈlÈments rÈceptionnÈs, ‡ facturer. Pour vous y aider, vous disposez :  d'un masque de saisie modulable (les colonnes peuvent Ítre dÈplacÈes, modifiÈes au choix...)  D'une barre d'outils spÈcifique, permettant de faire des COPIER-COLLER, d'insÈrer des sauts de pages etc... Vous pouvez faire appel ‡ des ÈlÈments issus de la bibliothËque interne ou issus de bibliothËques externes. Les prix d'achat affichÈs correspondent au prix indiquÈ dans la fiche ÈlÈment pour le fournisseur correspondant (dans l'onglet Fourn.) Les prix et les quantitÈs indiquÈes sont modifiables. De mÍme, les frais liÈs aux achats. Le pied de la facture fournisseur L'onglet pied rÈcapitule le co˚t total de vos frais et affiche le dÈboursÈ, les remises et total HT de votre facture. A cela, vous pouvez ajouter des frais de port HT si nÈcessaire, et saisir un acompte, qui entrera automatiquement dans la saisie des paiements, au moment de la validation du document. Les stocks et le PUMP de chaque ÈlÈment seront aussi mis ‡ jour. EBP B‚timent Aide 52 Impression des documents d'achat EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ de choisir entre plusieurs modËles d'impressions de commandes, bons de rÈceptions, factures, etc... Les modËles sont entiËrement paramÈtrables (police, insertion de logo etc...) L'impression des documents d'achat peut Ítre activÈe :  Depuis le bouton au bas de la fenÍtre de chaque document (‡ condition que vous ayez dÈj‡ enregistrÈ le document)  Depuis le menu Impressions - Documents d'achat  Depuis la liste des documents d'achat (Traitements - documents d'achat), en sÈlectionnant votre document dans la liste et en cliquant sur le bouton au bas de la liste. Vous accÈdez alors ‡ la boÓte d'impression dans laquelle vous pouvez sÈlectionner vos diffÈrents critËres d'impression. Guide d'utilisation 53 TransfÈrer un document d'achat Le transfert de document sert ‡ transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable (sauf quelques champs, comme le modËle d'impression, le numÈro d'affaire). Pour transfÈrer un document d'achat dans un autre type de document, vous devez afficher la liste des documents d'achat, sÈlectionner le document ‡ transfÈrer, et cliquer sur le bouton TransfÈrer dans la partie Navigation de la barre de navigation. Seuls vous sont proposÈs, les diffÈrents types de transfert possibles selon le document sÈlectionnÈ : Exemple Une commande peut Ítre transfÈrÈe en bon de rÈception partiel ou global ou en facture; Un bon de rÈception peut Ítre transfÈrÈ en bon de retour, facture, ou avoir; Une facture peut Ítre transfÈrÈe en avoir. Remarque Lorsque vous transfÈrez un document dans un autre type de document, le document initial est conservÈ, mais ne peut plus Ítre modifiÈ. Dans le corps du nouveau document gÈnÈrÈ, vous retrouvez un commentaire indiquant de quel document il est issu.Astuce Le bouton Regroupement BR ‡ droite de la liste des document d'achat sert : - soit ‡ regrouper sur une pÈriode donnÈe pour un mÍme fournisseur (et un mÍme dÈpÙt de stock) tous les bons de rÈceptions qui ont ÈtÈ effectuÈs, en une seule facture. - soit ‡ regrouper les documents, sÈlectionnÈs dans la liste des document, en une facture. Voir avoir plus d'informations sur le regroupement des bons de rÈception, reportez vous au chapitre : Regroupement de bons. EBP B‚timent Aide 54 La gestion du stock Comment gÈrer le stock ? EBP B‚timent vous propose deux modes de gestion du stock :  La gestion du suivi de stock depuis les Bons de livraisons ou facture  La gestion du suivi de stock depuis le suivi de chantier Ce choix se dÈfinit par dÈfaut, depuis la partie Document- Ventes/divers des Options. Vous pouvez ensuite dÈfinir dans vos familles ÈlÈments et dans votre fiche ÈlÈment, sur l'onglet stock, si vous voulez gÈrer votre stock. Remarque Si vous ne gÈrez pas le stock d'une famille d'ÈlÈments, mais que vous souhaitez quand mÍme gÈrer le stock d'un des ÈlÈments appartenant ‡ cette famille, il suffit de cocher le suivi de stock dans la fiche de l'ÈlÈment. Enfin, dans vos entÍtes de devis et suivis de chantier, vous pourrez choisir si vous voulez gÈrer ou non votre stock. Remarque Les devis ne dÈcrÈmentent pas le stock. Mais si vous cochez l'option "mouvemente le stock" dans vos devis, alors les documents de type bon de livraison ou facture qui seront gÈnÈrÈs ‡ partir de ces devis, dÈcrÈmenteront le stock. Vous retrouvez dans la liste des mouvements de stock, tous les documents qui ont modifiÈ les quantitÈs en stock de chacun de vos ÈlÈments. Guide d'utilisation 55 Saisie des bons d'entrÈes Les bons d'entrÈes sont des documents qui vous permettent d'enregistrer vos entrÈes de stock. Pour crÈer un bon d'entrÈe, vous devez :  Afficher la liste des documents de stock, via le menu Traitement - Document de stock  Cliquer le bouton Ajouter au bas de la liste des documents, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier  SÈlectionner le type de document Bon d'entrÈe. Les bons d'entrÈes se dÈcomposent en deux parties : Une entÍte et un corps. L'entÍte du bon d'entrÈe L'entÍte est composÈe de deux onglets, entÍte et complÈment, qui vous permettent de modifier le numÈro du bon (si vous n'utilisez pas les compteurs), de dÈfinir le dÈpÙt de stock et un commentaire. Le corps du bon d'entrÈe Les ÈlÈments ‡ rentrer en stock se saisissent dans l'onglet CORPS. Vous pouvez saisir autant d'ÈlÈments que vous souhaitez. Pour chaque ÈlÈment, vous saisirez la quantitÈ reÁue et le prix auquel vous l'avez achetÈ. Comme pour les documents de vente, vous avez possibilitÈ de modifier le masque de saisie, en supprimant les colonnes qui ne vous intÈressent pas. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. A la validation du bon d'entrÈe, le stock est mis ‡ jour et le PUMP (Prix Unitaire Moyen PondÈrÈ) de vos ÈlÈments est recalculÈ. Astuce Si vous souhaitez remettre ‡ jour votre stock ou initialiser vos quantitÈs en stock avant de commencer ‡ travailler dans le logiciel, crÈez un bon d'entrÈe global avec toutes les quantitÈs et prix d'achat de chacun de vos ÈlÈments, ou bien enregistrez un inventaire . EBP B‚timent Aide 56 Saisie des bons de sorties Les bons de sorties sont des documents qui vous permettent d'enregistrer vos sorties (ou pertes) de stock. Pour crÈer un bon de sortie, vous devez :  Afficher la liste des documents de stock, via le menu Traitement - Document de stock  Cliquer le bouton Ajouter au bas de la liste des documents, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier  SÈlectionner le type de document Bon de sortie. Les bons de sorties se dÈcomposent en deux parties : Une entÍte et un corps. L'entÍte du bon de sortie L'entÍte est composÈe de deux onglets, entÍte et complÈment, qui permettent de modifier le numÈro du bon (si vous n'utilisez pas les compteurs), de dÈfinir le dÈpÙt de stock et un commentaire. Le corps du bon de sortie Les ÈlÈments ‡ sortir du stock se saisissent dans l'onglet CORPS. Vous pouvez saisir autant d'ÈlÈments que vous souhaitez. Pour chaque ÈlÈment, vous saisirez la quantitÈ sortie et l'unitÈ de vente. Le bon de sortie n'est pas valorisÈ, mais la valeur du stock sortie sera calculÈe par rapport au PUMP de chaque ÈlÈment dans la liste des mouvements de stock. Comme pour les documents de vente, vous avez possibilitÈ de modifier le masque de saisie, en supprimant les colonnes qui ne vous intÈressent pas. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. A la validation du bon de sortie, le stock est mis ‡ jour. Guide d'utilisation 57 Saisie des bons de transfert Les bons de transfert permettent de dÈ-stocker des ÈlÈments d'un dÈpÙt et de les transfÈrer sur un autre dÈpÙt. Pour crÈer un bon de transfert, vous devez :  Afficher la liste des documents de stock, via le menu Traitement - Document de stock  Cliquer le bouton Ajouter au bas de la liste des documents, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier  SÈlectionner le type de document Bon de transfert. Les bons d'entrÈes se dÈcomposent en deux parties : Une entÍte et un corps. L'entÍte du bon de transfert L'entÍte est composÈe de deux onglets, entÍte et complÈment, qui vous permettent de modifier le numÈro du bon (si vous n'utilisez pas les compteurs), de dÈfinir les dÈpÙts de stock ‡ mouvementer et d'inscrire un commentaire. Le corps du bon de transfert Les ÈlÈments ‡ transfÈrer d'un dÈpÙt ‡ un autre se saisissent dans l'onglet CORPS. Vous pouvez saisir autant d'ÈlÈments que vous souhaitez. Comme pour les documents de vente, vous avez possibilitÈ de modifier le masque de saisie, en supprimant les colonnes qui ne vous intÈressent pas. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. A la validation du bon de transfert, le stock des deux dÈpÙts est mis ‡ jour. Remarque L'entrÈe des ÈlÈments dans le nouveau dÈpÙt est valorisÈe ‡ la valeur du PUMP de l'ÈlÈment dans le dÈpÙt initial. EBP B‚timent Aide 58 La saisie de l'inventaire EBP B‚timent permet de saisir l'inventaire de stock sur chaque dÈpÙt, par famille, groupe ou localisations. Pour crÈer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de stocks (menu Traitements - documents de stock), cliquer le bouton Ajouter, et choisir Inventaire en type de document. Choisissez le type de regroupement souhaitÈ (Famille, groupe ou localisations), le dÈpÙt concernÈ, et si vous souhaitez que les lignes crÈÈes dans l'inventaire soient initialisÈes avec une quantitÈ d'inventaire ‡ zÈro ou Ègale ‡ la quantitÈ actuelle. Le document d'inventaire apparaÓt. Il se divise en deux parties, une entÍte et un corps. L'entÍte du document d'inventaire ComposÈ des onglets EntÍte et ComplÈment, vous y retrouvez notamment le regroupement appliquÈ et le dÈpÙt de stock choisi. Le corps du document d'inventaire C'est dans l'onglet Corps que vous allez renseigner vos nouvelles quantitÈs en stock. Remarque pour les ÈlÈments en sommeil Si lors du premier inventaire, depuis la mise en sommeil de l'ÈlÈment, le stock de l'ÈlÈment est diffÈrent de zÈro, alors l'ÈlÈment apparaÓtra dans l'inventaire afin que vous puissiez saisir le stock ‡ zÈro. Lors de l'inventaire suivant, l'ÈlÈment en sommeil n'apparaÓtra plus (sons stock Ètant ‡ zÈro). Remarque Vous disposez de deux colonnes pour saisir les nouvelles quantitÈs de stock : la quantitÈ en unitÈ de stock, et la quantitÈ en unitÈ de vente. Ainsi, si vous gÈrez des unitÈs diffÈrentes pour le stockage et la vente, vous pourrez indiquer facilement vos nouvelles quantitÈs. Exemple Vous achetez des palettes de cartons de colle. Vous les stockez en cartons, et dans chaque carton, vous avez 10 sachets de colle. Vous vendez les sachets ‡ l'unitÈs. Au moment de l'inventaire, vous pourrez saisir qu'il vous reste 3 cartons et 10 sachets dans votre stock. A la validation du document, les stocks sont mis ‡ jour. Guide d'utilisation 59 Le calcul du PUMP EBP B‚timent utilise le PUMP (Prix unitaire moyen pondÈrÈ) pour calculer la valeur du stock. Le PUMP est affichÈ dans l'onglet Stock de la fiche ÈlÈment. Il est Ègal au total des entrÈes (valeur du stock) divisÈ par le total des quantitÈs en stock. : le PUMP varie aussi en fonction des prix d'achat saisis dans les commandes fournisseurs. Exemple Vous possÈdez en stock 6 pots de peinture blanche achetÈs au prix de 10Ä chacun. La valeur du stock est donc de 60Ä. Par la suite, vous achetez 4 autres pots de peinture blanche au prix de 8Ä l'unitÈ, soit 32Ä au total. Vous possÈdez donc 10 pots de peinture, pour une valeur de 32 + 60 = 92 Ä. Le PUMP de votre pot de peinture est donc Ègal ‡ 92/10, soit 9,2 Ä. EBP B‚timent Aide 60 Le rÈapprovisionnement automatique Vous avez la possibilitÈ de lancer un rÈapprovisionnement de votre stock, qui va permettre de gÈnÈrer automatiquement les commandes fournisseurs. Vous pouvez effectuer un rÈapprovisionnement global ou par dÈpÙt. Le rÈapprovisionnement se base sur les ÈlÈments gÈrÈs en stock, et pour lesquels la quantitÈ rÈelle ou virtuelle (au choix) est infÈrieure ‡ la quantitÈ minimum que vous avez dÈfinie dans l'onglet Stock de vos fiches ÈlÈments. Si vous avez dÈfini plusieurs fournisseurs par ÈlÈments, vous aurez le choix entre plusieurs critËres : au meilleur prix, au meilleur dÈlai, ou le fournisseur principal. Pour lancer l'option de RÈapprovisionnement automatique des stocks, placez-vous dans le menu Traitements - rÈapprovisionnement automatique, et suivez les Ètapes de l'assistant de rÈapprovisionnement automatique des stocks. Guide d'utilisation 61 Les mouvements de stock Quel que soit le mode de gestion du stock que vous avez choisi, vous pouvez consulter tout l'historique des mouvements de stock depuis le menu DonnÈes - Mouvements de stock. Astuce Vous pouvez trËs facilement classer vos mouvements de stock, gr‚ce aux boÓtes de regroupement: SÈlectionnez la (ou les) colonne(s) de votre choix, et faites-l‡ (les) glisser ‡ l'aide de la souris dans la bande grise. Vous pouvez ainsi obtenir pour chaque ÈlÈment ‡ une date donnÈe, la quantitÈ dÈ-stockÈe, la quantitÈ d'origine, le PUMP et la valeur du stock. Remarque Les ÈlÈments en sommeil n'apparaissent pas dans les mouvements de stock. EBP B‚timent Aide 62 Maintenance / S.A.V. La gestion des contrats de maintenance La gestion des contrats de maintenance consiste en :  La saisie et l'impression des contrats Les contrats sont Ètablis entre la sociÈtÈ de maintenance et un client. Le contrat contient la pÈriodicitÈ de facturation, la pÈriodicitÈ d'intervention et la liste des ÈlÈments sous contrats avec leur numÈro de sÈrie, leur type et durÈe de garantie.  La facturation pÈriodique de ces contrats Gr‚ce aux donnÈes saisies dans le contrat, le logiciel vous permet de gÈnÈrer automatiquement les factures pÈriodiques liÈes ‡ vos contrats.  La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des lettres de relances ou reconductions tacites... Gr‚ce ‡ la fenÍtre de Maintenance / SAV, qui s'affiche au dÈmarrage de l'application, vous obtenez la liste des contrats arrivant ‡ ÈchÈance : vous pouvez ainsi imprimer les lettres de reconduction tacite et les lettre de relances. Vous pouvez ensuite choisir de reconduire ou gÈnÈrer un nouveau contrat, en majorant si besoin son montant.  L'Ètude de la rentabilitÈ d'un contrat Pour connaÓtre la rentabilitÈ d'un contrat, nous vous proposons de crÈer un suivi de chantier simplifiÈ. Vous pourrez prÈciser le numÈro du contrat, rÈcupÈrer les heures d'interventions de vos salariÈs, et obtenir un rÈcapitulatif dÈtaillÈ. Pour crÈer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements - Maintenance / S.A.V. - Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier , pour ajouter un nouveau contrat. Guide d'utilisation 63 Le suivi des actions et interventions La gestion du S.A.V. (Service aprËs vente) vous permet de gÈrer vos interventions, de la prÈparation jusqu'‡ la saisie du rapport d'intervention. A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions ‡ prÈparer sont automatiquement gÈnÈrÈes. Lorsque vous prÈparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariÈs qui vont intervenir, le matÈriel ‡ prÈvoir, la durÈe totale prÈvue, les frais de dÈplacement, et imprimer les bons d'interventions pour vos salariÈs. Les rendez-vous sont automatiquement gÈnÈrÈs dans le planning , ou ‡ l'inverse, vous pouvez consulter ou crÈer, ‡ partir du planning, une nouvelle intervention. Vous pouvez crÈer vos interventions ‡ partir du menu Traitements - Maintenance / SAV - Interventions. Pour complÈter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..) vous est proposÈ, ‡ partir du menu Traitements - Maintenance / S.A.V - Actions. EBP B‚timent Aide 64 La gestion des rËglements clients Comment saisir un rËglement client ? Pour saisir un rËglement client, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Clients - RËglements. La liste des rËglements dÈj‡ effectuÈs apparaÓt, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] pour ajouter un nouveau rËglement. Vous renseignerez alors les informations concernant votre client et le montant du rËglement reÁu et pourrez affecter le montant de ce rËglement ‡ une ou plusieurs ÈchÈances d˚es. Remarque Vous pouvez Ègalement enregistrer un rËglement sans le rattacher ‡ une ÈchÈance. Il pourra Ítre remis en banque, transfÈrÈ en comptabilitÈ et vous pourrez par la suite l'affecter ‡ une ou plusieurs ÈchÈances si nÈcessaire. Astuce Suite ‡ la saisie d'un rËglement, vous avez la possibilitÈ de marquer la facture comme rÈglÈe (case ‡ cocher dans l'entÍte du document), ainsi suite ‡ la rÈalisation d'un filtre sur le champ "rÈglÈ", vous pouvez visualiser uniquement les factures rÈglÈes ou uniquement les factures non rÈglÈes dans la liste des documents. Guide d'utilisation 65 La remise en banque EBP B‚timent vous permet de remettre en banque vos rËglements clients en Èditant le bordereau de remise en banque. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitement - Clients - Remise en banque, et utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] ou bien cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste des remises en banque dÈj‡ enregistrÈes. Par dÈfaut, votre banque principale est affichÈe. SÈlectionnez la pÈriode et les types de paiement, puis cliquez sur le bouton [Rechercher] pour afficher la liste des rËglements correspondants. SÈlectionnez, en les cochant, les rËglements que vous souhaitez remettre en banque. Au moment de la validation de la remise, vous pouvez imprimer le bordereau ‡ remettre ‡ votre banque : AprËs validation, vous pouvez gÈnÈrer le fichier ETEBAC pour votre banque. Attention Toutes les coordonnÈes bancaires doivent avoir ÈtÈ saisies au prÈalable, ainsi que celles du client ou fournisseur EBP B‚timent Aide 66 EchÈanciers et relances clients L'enregistrement de vos ÈchÈances (depuis ECHEANCES des commandes clients, bon de livraison ou factures) et de vos rËglements clients vous permet d'obtenir deux Ètats trËs intÈressants pour le suivi de votre activitÈ financiËre : les ÈchÈanciers et les relances clients. Les ÈchÈanciers clients Il s'agit d'une liste, accessible par le menu Traitements - Clients - EchÈanciers, qui rÈcapitule toutes les ÈchÈances enregistrÈes pour vos clients (y compris les acomptes et retenues de garanties). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaÓtre votre situation ‡ une date donnÈe. Vous pouvez Ègalement imprimer l'ÈchÈancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Impressions - EchÈances - Clients. Les relances clients Il s'agit de lettres de rÈclamation, imprimÈes en fonction des ÈchÈances clients arrivÈes ‡ terme ‡ une date donnÈe. Remarque Vous pouvez personnaliser le texte de la lettre de relance et fixer la date ‡ laquelle vous souhaitez l'imprimer : Par exemple, 5 jours avant que l'ÈchÈance d˚e arrive ‡ terme. Pour les obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - RËglements - Relance et saisir les paramËtres souhaitÈs. Guide d'utilisation 67 Les paiements et dÈcaissements fournisseurs Comment saisir un acompte fournisseur ? Dans les documents de type commande, bon de rÈception et facture, vous avez la possibilitÈ d'enregistrer deux types d'acompte :  Un acompte prÈcËdent, montant que vous avez dÈj‡ rÈglÈ, peut Ítre lors d'une autre transaction,  Un acompte Montant ‡ payer au fournisseur ‡ l'Ètablissement du document Pour saisir ces donnÈes, vous devez vous placer dans l'onglet PIED de votre document, et inscrire les montants correspondants dans les zones Acompte prÈcÈdent et/ou Acompte. Les deux montants que vous saisissez se dÈduisent du net ‡ payer du document. Attention Seul le montant inscrit dans la zone ACOMPTE va gÈnÈrer un paiement fournisseur DËs que vous validez votre document, la fenÍtre de saisie des rËglements clients s'affiche et il suffit que vous validiez par OK pour enregistrer le paiement de votre fournisseur. EBP B‚timent Aide 68 Comment saisir un paiement fournisseur ? Pour saisir un paiement fournisseur, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Fournisseurs - Paiements. La liste des paiements dÈj‡ effectuÈs apparaÓt, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] pour ajouter un nouveau paiement. Vous renseignerez alors les informations concernant votre fournisseur, le mode de paiement et le montant du paiement payÈ, et pourrez affecter le montant de ce paiement ‡ une ou plusieurs ÈchÈances d˚es. Remarque Vous pouvez Ègalement enregistrer un paiement sans le rattacher ‡ une ÈchÈance. Il pourra Ítre remis en banque, transfÈrÈ en comptabilitÈ et vous pourrez par la suite l'affecter ‡ une ou plusieurs ÈchÈances si nÈcessaire. Guide d'utilisation 69 Les dÈcaissements fournisseurs Pour enregistrer la remise en banque de vos paiements fournisseurs Traitement - Fournisseurs - DÈcaissements, et utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] ou bien cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste des dÈcaissements dÈj‡ enregistrÈes. Par dÈfaut, votre banque principale est affichÈe. SÈlectionnez la pÈriode et les types de paiement, puis cliquez sur le bouton [Rechercher] pour afficher la liste des paiements correspondants. SÈlectionnez, en les cochant, les paiements que vous souhaitez remettre en banque. Au moment de la validation des dÈcaissements, vous pouvez imprimer le bordereau ‡ remettre ‡ votre banque AprËs validation, vous pouvez gÈnÈrer le fichier ETEBAC pour votre banque. Attention Toutes les coordonnÈes bancaires doivent avoir ÈtÈ saisies au prÈalable, ainsi que celles du fournisseur EBP B‚timent Aide 70 L'ÈchÈancier fournisseur L'enregistrement de vos ÈchÈances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes fournisseurs, bon de rÈception ou facture) et de vos paiements fournisseurs vous permet d'obtenir la liste complËte de vos ÈchÈances, soldÈes ou non soldÈes. Les ÈchÈanciers fournisseurs Il s'agit d'une liste, accessible par le menu Traitements - Fournisseurs - EchÈanciers, qui rÈcapitule toutes les ÈchÈances enregistrÈes pour vos fournisseurs (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres fournisseurs et les filtres de date pour connaÓtre votre situation ‡ une date donnÈe. Vous pouvez Ègalement imprimer l'ÈchÈancier, en cliquant sur le bouton de la liste, ou bien en passant par le menu Impressions - EchÈances - Fournisseurs. Guide d'utilisation 71 Les impressions Personnaliser les documents EBP B‚timent est livrÈ avec un puissant gÈnÈrateur d'Ètat. Gr‚ce ‡ cet outil, vous pourrez personnaliser tous les modËles d'impressions que nous vous proposons dans le logiciel, et en crÈer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Vous pouvez accÈder au gÈnÈrateur d'Ètat en cliquant sur le bouton Modifier le modËle dans toutes les boÓtes d'impressions. Vous arriverez alors automatiquement sur le paramÈtrage du modËle sÈlectionnÈ dans la boite d'impression. Etant donnÈ que les possibilitÈs offertes par cet outil sont trËs importantes, le niveau de complexitÈ peut varier en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut crÈer vos modËles. Nous vous invitons ‡ contacter notre service commercial pour connaÓtre les tarifs de cette prestation. EBP B‚timent Aide 72 Ajouter un logo Les modËles d'impressions des documents sont prÈvus pour afficher le logo de votre sociÈtÈ. Pour insÈrer votre logo, vous n'avez donc pas besoin de modifier vos modËles via le gÈnÈrateur d'Ètat. Vous devez importez votre logo dans les options du dossier depuis le menu Outils- Options- Logo. Guide d'utilisation 73 Les principales impressions Un grand nombre de modËles d'impressions sont disponibles dans le logiciel. Tous les documents et donnÈes de bases peuvent Ítre imprimÈes depuis le menu Impressions. Vous disposez de plusieurs modËles d'impression pour les documents : Depuis le devis, vous pouvez imprimer le dÈboursÈ, le devis avec ou sans sous-dÈtail...Vous avez accËs ‡ des impressions annexes au devis comme les lettres d'entÍte et de pied, les mÈtrÈs, les variantes ... De ces documents, vous obtiendrez la liste des consommations ‡ prÈvoir, la liste de vos besoins de stock.. ..et des statistiques sur vos affaires en consultant vos rentabilitÈs et analyses de chantier. vous pourrez imprimer des statistiques croisÈes... Enfin, vous pouvez connaÓtre ‡ tout moment l'Ètat de votre activitÈ financiËre, en consultant vos ÈchÈances, rËglements, remises en banque et transferts vers la comptabilitÈ. EBP B‚timent Aide 74 Le transfert en comptabilitÈ Comment effectuer le transfert en comptabilitÈ ? EBP B‚timent est interfacÈ avec le logiciel EBP ComptabilitÈ (MillÈsime, Pro, Flash..). Vous pouvez transfÈrer en comptabilitÈ vos Ècritures comptables de ventes et de rËglements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de donnÈes. Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperÁu avant impression qui vous donne la liste des Ècritures qui vont Ítre transfÈrÈes en comptabilitÈ. Pour effectuer le transfert en comptabilitÈ, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Transfert en comptabilitÈ, saisir les paramËtres de transfert (pour la date et le(s) type(s) de piËces ‡ transfÈrer) et lancer la procÈdure. Remarque Le logiciel prend par dÈfaut, les comptes comptables indiquÈs dans les fiches des ÈlÈments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront pris pour le transfert des Ècritures. Pour la retenue de garantie, le compte utilisÈ par dÈfaut est celui indiquÈ dans les options. La procÈdure de transfert crÈe un fichier de type texte. Ce fichier sera repris dans "EBP Communication Entreprise-expert". Pour plus díinformations sur ce produit, lancez le logiciel et appuyez sur la touche F1. Guide d'utilisation 75 DonnÈes ‡ renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilitÈ, EBP B‚timent a besoin de plusieurs renseignements :  Dans les options gÈnÈrales, les coordonnÈes du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transfÈrer vos Ècritures, ainsi que les journaux comptables, les libellÈs de transfert et les comptes de TVA.  Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, ‡ renseigner dans les fiches ÈlÈments.  Les comptes comptables d'achats ‡ renseigner dans les fiche ÈlÈments .  Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.  Les comptes comptable de vos fournisseurs, dans les fiches fournisseurs .  Le compte comptable de votre banque, (pour l'Ècriture de rËglement) dans la fiche Banque, le mode de rËglement, et le journal comptable (s'il est diffÈrent de celui des options). EBP B‚timent Aide 76 Importer ou exporter des donnÈes Comment importer un fichier ? La plupart des donnÈes de base du logiciel peuvent Ítre importÈes sous forme de fichier texte : Clients, prospects, fournisseurs, ÈlÈments, familles, dÈpÙts, dÈpartements, codes postaux, etc... Remarque L'importation de fichier ajoute des donnÈes dans votre fichier existant et n'Ècrase pas celles qui existent dÈj‡. Par contre, en cas de mise ‡ jour de fichiers (ex : si vous importez le fichier ÈlÈments avec de nouveaux tarifs), les donnÈes ayant le mÍme identifiant (ou code) seront remplacÈes par celles du nouveau fichier. Vous devez dÈfinir pour chaque fichier, sa forme (dÈlimitÈe ou non), son sÈparateur, et les colonnes que vous souhaitez importer. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Outils - Import et suivre une ‡ une les Ètapes de l'assistant d'importation de donnÈes. Guide d'utilisation 77 Comment exporter un fichier ? La plupart des donnÈes de base du logiciel peuvent Ítre exportÈes sous forme de fichier texte : Clients, prospects, fournisseurs, ÈlÈments, familles, dÈpÙt, dÈpartements, codes postaux, etc...pour Ítre rÈcupÈrÈes Èventuellement dans un tableur de type Excel. Vous devez dÈfinir pour chaque fichier, sa forme (dÈlimitÈe ou non), son sÈparateur, et les colonnes que vous souhaitez exporter. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Outils - Export et suivre une ‡ une les Ètapes de l'assistant d'exportation de donnÈes. EBP B‚timent Aide 78 Envoi et rÈception des donnÈes Mobibat EBP B‚timent vous offre une solution de mobilitÈ ‡ travers le serveur Mobibat. Remarque Vous devez impÈrativement renseigner votre identifiant de connection et votre mot de passe depuis le menu Outils /Options/Connection Internet/Votre site Mobibat pour pouvoir envoyer ou rÈceptionner les donnÈes. Pour cela, vous avez la possibilitÈ :  d'utiliser líoption disponible dans le menu Internet /envoi des donnÈes vers Mobibat pour envoyer vos clients/prospects et vos ouvrages sur le serveur Mobibat. L'envoi de vos ouvrages ou client s'effectue suivant une sÈlection : o soit tous (tous les articles/clients de votre dossier B‚timent sont envoyÈs sur Mobibat) Attention Ce type d'envoi rÈ-initialise le site cela signifie que les donnÈes du site seront supprimÈes et remplacÈes par ce nouvel envoi o Soit les Articles modifiÈs / Client modifiÈs : on entend par articles/clients modifiÈs, les nouvelles fiches et les fiches existantes modifiÈes. o Soit une sÈlection d'Articles, Familles Articles, Fournisseurs ou Clients, Familles Clients.  de les rÈcupÈrer ensuite sur votre PDA, afin díÈtablir des devis chez vos clients.  d'envoyer depuis votre PDA les devis ou factures rÈalisÈs sur le serveur Mobibat,  d'utiliser líoption de rÈcupÈration des documents disponible dans le menu Internet/rÈcupÈration des ÈlÈments du site Mobibat díEBP B‚timent pour les rÈintÈgrer dans votre logiciel. pour cela, il vous suffit de dÈfinir la pÈriode des devis et factures ‡ tÈlÈcharger. Guide d'utilisation 79 La sauvegarde / restauration Comment sauvegarder ? Il est trËs important díeffectuer rÈguliËrement une sauvegarde des donnÈes, et de tourner sur deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de donnÈes, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a ÈtÈ malencontreusement supprimÈe ou endommagÈe. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accÈdez ‡ l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sÈlectionner les options de sauvegardes et lancer la procÈdure. La sauvegarde peut Ítre allÈgÈe, en fonction des options sÈlectionnÈes. Par dÈfaut, tout est sauvegardÈ (DonnÈes, modËles et formats d'affichage). Astuce Avec l'achat du logiciel, vous bÈnÈficiez de 90 jours d'EBP Sauvegarde en ligne * La sauvegarde s'effectue en dehors du logiciel. Vous devez possÈder un CD-ROM vierge, un graveur et un utilitaire permettant de graver vos donnÈes. Sauvegardez le fichier correspondant ‡ votre dossier (Par dÈfaut, il se situe dans Documents and Settings\All Users\Application Data\EBP\Batiment\Data sur votre disque dur). EBP B‚timent Aide 80 Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de rÈcupÈrer les donnÈes sauvegardÈes sur un support externe ou sur votre disque dur.Attention Toutes les donnÈes qui auront ÈtÈ saisies aprËs que vous ayez enregistrÈ votre sauvegarde seront effacÈes. Par le menu Outils - Restauration, vous accÈdez ‡ l'assistant de restauration qui vous permet de sÈlectionner le dossier ‡ restaurer et lancer la procÈdure. Remarque Si vous avez effectuÈ vos sauvegardes en ligne, vous pouvez rÈcupÈrer vos fichiers en passant par le menu Internet - Administrer vos sauvegardes en ligne Guide d'utilisation 81 EBP sur le Web Le menu Internet vous offre la possibilitÈ de mettre ‡ jour la version d'EBP B‚timent, d'accÈder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuÈes, de dÈbrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accËs ‡ Internet depuis votre poste. SÈlectionnez ensuite l'option dÈsirÈe, et laissez-vous guider ! 82 Manuel de rÈfÈrence CaractÈristiques gÈnÈrales, et ergonomie La gestion des menus et barres d'affichage Modification des menus Vous pouvez modifier le contenu de vos menus, mais aussi choisir d'afficher ou non les menus les plus souvent utilisÈs (pour Èviter d'avoir ‡ l'Ècran une longue liste de donnÈes) Modification du contenu des menus Pour cela, placez-vous dans le menu Affichage - Barre d'outils- Personnaliser. Dans l'onglet commande, vous avez deux fenÍtres : ‡ gauche, vos menus principaux et ‡ droite , vos sous menus. Pour dÈplacer un sous- menu, d'un menu ‡ l'autre, il suffit de le sÈlectionner et de le glisser-dÈplacer, ‡ l'aide de la souris, vers le menu souhaitÈ, en haut de l'Ècran du logiciel. Vous pouvez aussi ajouter une option directement dans la barre d'application. Affichage des sous-menus rÈcemment utilisÈs Vous pouvez choisir d'afficher tous vos sous-menus, ou seulement une partie, c'est-‡-dire ceux utilisÈs rÈcemment. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Affichage - Barre d'outils - Personnaliser et dans l'onglet Options, cocher ou dÈcocher la zone Afficher en haut des menus les commandes les plus utilisÈes. Si vous cochez cette option, vous aurez alors dans la liste dÈroulante des menus, une double flËche (orientÈe vers le bas) en fin de menu. Il suffira de la sÈlectionner pour faire apparaÓtre les autres sous-menus. Manuel de rÈfÈrence 83 Les barres d'affichage Vous pouvez activer ou dÈsactiver l'affichage des barres d'outils, barre de navigation, et barre d'Ètat. Pour cela, il suffit de cliquer sur le sous menu correspondant du menu Affichage. Si la barre Ètait dÈj‡ cochÈe, la coche disparaÓt et la barre sÈlectionnÈe s'efface. Et inversement si la barre n'Ètait pas cochÈe. Remarque Le menu Affichage vous permet de modifier ponctuellement votre Ècran de travail. Si vous souhaitez dÈfinir un type d'affichage par dÈfaut, vous devez le paramÈtrer dans les options gÈnÈrales (menu Outils - Options) EBP B‚timent Aide 84 La gestion des listes La gestion des listes Une liste se prÈsente comme un tableau composÈ de lignes et de colonnes. Chaque colonne contient le mÍme type de donnÈe et chaque ligne correspond ‡ un enregistrement diffÈrent. Toutes les listes ont un comportement commun que nous dÈtaillons ci-dessous. SÈlection d'une donnÈe dans une liste Pour sÈlectionner un ÈlÈment dans une liste, vous devez cliquer dessus ‡ l'aide de la souris, ou bien vous dÈplacer ‡ l' aide des flËches haut et bas de votre clavier. Devant la donnÈe sÈlectionnÈe, apparaÓt une petite flËche dans la premiËre colonne. Si vous avez cochÈ l'option de Multi-sÈlection dans les options gÈnÈrales, vous pouvez sÈlectionner simultanÈment plusieurs donnÈes dans une liste. (notamment pour les supprimer ou les intÈgrer dans un document) Recherche dans la liste Il existe plusieurs mÈthodes pour rechercher une information.  Recherche sur une des colonnes de la liste [Ctrl] + [F] ouvre une boite de dialogue permettant de saisir la condition ‡ laquelle doivent rÈpondre les enregistrements que vous recherchez. Dans la colonne Champs, vous avez accËs ‡ toutes les colonnes de votre liste. Saisissez la valeur souhaitÈe dans les colonnes OpÈrateur et Valeur, puis utilisez les boutons PrÈcÈdent et Suivant pour faire dÈfiler les ÈlÈments rÈpondant ‡ la condition.  Le mode Boite de regroupement (menu Affichage) permet de classer votre liste suivant les colonnes de votre choix.  En utilisant le Tri simple Le menu contextuel Pour toute liste/grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit dans la grille. Il propose les principales fonctions utiles avec entre autres, líaccËs aux propriÈtÈs et ‡ la gestion des fiches de donnÈes. PropriÈtÈs des listes Le menu contextuel + PropriÈtÈs donne accËs ‡ plusieurs onglets, GÈnÈral , Colonnes, Filtres et Tris qui permettent respectivement, d'organiser vos listes en arborescence , de modifier líaffichage et le choix des colonnes, et díappliquer des filtres et des tris dans vos listes. Calculs de colonnes Dans le paramÈtrage de colonnes, vous pouvez choisir la (ou les) colonnes de votre liste ‡ totaliser. Ces totaux peuvent apparaÓtre au pied de la liste et ‡ la fin de chaque groupe (si vous regroupez vos donnÈes selon un ou plusieurs groupes) Largeur de colonnes Pour modifier manuellement la largeur de vos colonnes, placez votre souris sur le trait de sÈparation des deux colonnes, et dÈplacez votre souris vers la gauche ou la droite afin d'Ètirer ou diminuer la largeur de la colonne souhaitÈe. Manuel de rÈfÈrence 85 Pour donner ‡ la colonne sa largeur minimale afin que son contenu ne soit pas tronquÈ, double-cliquez sur le bord du titre de la colonne. Remarque Vous pourrez Ègalement fixer la largeur des colonnes dans les paramÈtrages de colonnes. Ajout, modification et suppression d'ÈlÈments dans une liste Les boutons situÈs ‡ droite de la liste et le menu contextuel servent ‡ gÈrer les donnÈes (crÈation, modification, suppression, duplication) et ‡ lancer des opÈrations spÈcifiques au fichier de donnÈes courant.  Ouvre une nouvelle fiche. Raccourci clavier : [Ctrl] + [Inser]  Ouvre la fiche de la donnÈe sÈlectionnÈe dans la liste. Raccourci souris Double clic. Raccourci clavier : [EntrÈe]  CrÈe une nouvelle fiche avec les mÍmes donnÈes que la fiche sÈlectionnÈe.  Supprime líenregistrement de la donnÈes courante si celle-ci níest pas en cours díutilisation. Raccourci clavier [Ctrl] + [Suppr] Remarque Certaines listes comportent plusieurs onglets. Par exemple, pour les ÈlÈments, il y a les onglets Tous, Ouvrages, Fournitures, MatÈriels, Main d'oeuvre, etc.. Lorsque vous vous placez sur l'onglet Tous et que vous demandez ‡ ajouter un ÈlÈment, une fenÍtre apparaÓt pour sÈlectionner le type d'ÈlÈment ‡ ajouter. Par contre, si vous Ítes placÈs sur l'onglet ouvrages, vous ajoutez automatiquement un ÈlÈment de type ouvrage. Export Excel des donnÈes courantes Les donnÈes affichÈes peuvent Ítre exportÈes au format Excel. Pour cela, il suffit de sÈlectionner la commande Enregistrer sous des PropriÈtÈs de la grille, puis de donner un nom au fichier Excel ‡ gÈnÈrer. Le fichier sera gÈnÈrÈ par dÈfaut sur votre bureau mais vous pouvez prÈciser un rÈpertoire prÈcis. RafraÓchir une grille Lorsqu'une donnÈe dans une grille n'est pas accessible, la touche [F5] (ou menu Affichage + RafraÓchir) permet de rÈactualiser le contenu de la grille. Le bouton Premier permet de revenir en haut de la grille sur le premier enregistrement recherchÈ. EBP B‚timent Aide 86 General L'onglet GÈnÈral Vous pouvez personnaliser et classer rapidement vos listes en activant par dÈfaut les boÓtes de regroupement et en organisant vos listes en arborescence gr‚ce aux catÈgories  Afficher la boÓte de regroupement Cochez cette zone si vous souhaitez que la boÓte de regroupement soit affichÈe par dÈfaut ‡ chaque fois que vous ouvrez la liste  Afficher les catÈgories A cocher, si vous souhaitez que les catÈgories soient affichÈes ‡ chaque ouverture de la liste, ‡ gauche de celle-ci, sous forme d'arborescence.  Afficher le contenu des sous-catÈgories Cochez cette zone, si vous souhaitez afficher, au niveau des catÈgories, la liste de toutes les donnÈes rattachÈes aux sous-catÈgories.  Afficher la description Permet d'afficher, au bas du cadre des catÈgories, la description de la catÈgorie sÈlectionnÈe  Largeur de la liste Permet de dÈfinir la largeur de la fenÍtre o˘ est affichÈe la liste des catÈgories Manuel de rÈfÈrence 87 Les catÈgories Les catÈgories permettent de classer vos donnÈes selon vos propres critËres. Elles s'affichent ‡ gauche de votre liste, sous forme d'arborescence. Pour activer les catÈgories, vous devez utiliser le menu contextuel +PropriÈtÈs, et cocher, dans l'onglet GÈnÈral, la zone Afficher les catÈgories et cliquez sur Valider. CrÈer une catÈgorie Le dossier intitulÈ Toutes les catÈgories s'affiche en haut de la fenÍtre des catÈgories. Pour crÈer une catÈgorie, sÈlectionnez ce dossier et utilisez le menu contextuel, accessible ‡ l'aide du clic droit de la souris, + Ajouter une catÈgorie. Saisissez le nom et la description de la catÈgorie, et cliquez sur Valider. La nouvelle catÈgorie s'affiche dans la fenÍtre. CrÈer une sous catÈgorie Pour crÈer une sous-catÈgorie, sÈlectionnez la catÈgorie principale et suivez la procÈdure d'ajout d'une catÈgorie, c'est-‡-dire, appelez le menu contextuel + Ajouter une catÈgorie. Remarque Vous pouvez crÈer jusqu'‡ 5 niveaux de catÈgories InsÈrer des donnÈes dans une catÈgorie Pour insÈrer des donnÈes dans une catÈgorie ou une sous-catÈgorie, vous devez les sÈlectionner dans la liste, ‡ l'aide de la Multi-sÈlection, et les faire glisser- dÈplacer, ‡ l'aide de la souris, vers la catÈgorie, ou sous- catÈgorie souhaitÈe. Remarque Pour afficher l'ensemble des donnÈes contenues dans les sous-catÈgories, au niveau de la catÈgorie principale, vous devez cocher la zone intitulÈe Afficher le contenu des catÈgories dans l'onglet GÈnÈral. Modifier, ou supprimer une catÈgorie Utilisez le menu contextuel pour modifier ou supprimer une catÈgorie. Remarque Lorsque vous supprimez une catÈgorie, les donnÈes qu'elle contient sont automatiquement transfÈrÈes dans la catÈgorie de niveau supÈrieur. EBP B‚timent Aide 88 Les boites de regroupement Les boÓtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes, selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir ‡ l'Ècran, la liste que vous souhaitez classer, et vous placer dans le menu Affichage - Boite de regroupement. Une bande grisÈe apparaÓt alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, ‡ l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement ‡ appliquer. Manuel de rÈfÈrence 89 Colonnes L'onglet Colonnes Cet onglet affiche la liste des paramÈtrages de colonnes existants. Vous disposez de 5 boutons pour gÈrer vos paramÈtrages de colonnes  Ajouter Cliquez sur ce bouton pour crÈer un nouveau paramÈtrage de colonnes.  Modifier Permet de modifier les ÈlÈments sÈlectionnÈs dans le paramÈtrage de colonnes et d'accÈder aux onglets Colonnes et Options .  Supprimer Permet de supprimer un paramÈtrage de colonnes. SÈlectionnez le paramÈtrage ‡ supprimer et cliquez sur ce bouton.  Dupliquer Permet de dupliquer un paramÈtrage de colonnes. SÈlectionnez le paramÈtrage ‡ dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Les onglets Colonnes et Options s'affichent, paramÈtrÈs comme le paramÈtrage d'origine. Vous pouvez les modifier, et valider en donnant ‡ votre paramÈtrage un nouveau nom.  Renommer Permet de changer le nom du paramÈtrage de colonnes. Remarque A cotÈ de chacun des paramÈtrages de colonnes existant, apparaÓt la colonne DÈfaut, avec une petite case ‡ cocher. Cochez-la en fonction du paramÈtrage de colonnes que vous souhaitez appliquer sur votre liste. Pour retrouver le paramÈtrage d'origine, dÈcochez tous les paramÈtrages. EBP B‚timent Aide 90 L'onglet Colonnes, dans les paramÈtrages de colonnes Liste des champs Cette liste prÈsente tous les champs rattachÈs ‡ vos donnÈes. Tous peuvent Ítre affichÈs. Pour sÈlectionner un champ, double-cliquez dessus ‡ l'aide de la souris, ou bien sÈlectionnez-le et cliquez sur le bouton Ajouter. Champs sÈlectionnÈs Affiche la liste de toutes les colonnes qui seront affichÈes dans votre liste. Astuce Le bouton Standard permet d'ajouter automatiquement toutes les colonnes affichÈes par dÈfaut dans la liste, et vous pouvez ensuite ajouter ou supprimer celles que vous souhaitez. Les boutons Supprimer et Tout Supprimer permettent respectivement de supprimer une ou toutes les colonnes sÈlectionnÈes. PropriÈtÈs Les propriÈtÈs permettent de modifier l'affichage, le tri, l'aperÁu et les calculs de chaque colonne.  Italique SÈlectionnez le champ voulu et cochez cette zone pour la faire apparaÓtre en italique dans votre liste.  Gras SÈlectionnez le champ voulu et cochez cette zone pour la faire apparaÓtre en gras dans votre liste.  Largeur permet de fixer la largeur de la colonne : SÈlectionnez la colonne dans la partie champs sÈlectionnÈs et saisissez la valeur (en pixels) dans la zone.  Tri Choisissez le tri ‡ appliquer ‡ la colonne sÈlectionnÈe (aucun, ascendant ou descendant) Remarque Cette fonctionnalitÈ rejoint celle dÈcrite dans l'onglet Tri des propriÈtÈs. Nous vous conseillons de choisir l'une ou l'autre des mÈthodes mais de ne pas combiner les deux pour retrouver plus facilement les tris choisis.  Calcul Si la colonne sÈlectionnÈe est de type montant, vous pouvez afficher des calculs liÈs ‡ cette colonne. Choisissez entre la somme, min, max, moyenne etc...SÈlectionnez dans l'onglet options, o˘ les calculs doivent s'afficher  Groupe Vous pouvez choisir la (ou les) colonne(s) de regroupement des donnÈes de votre liste, et indiquer ici leur niveau de groupe (1 et plus).. Exemple Vous souhaitez classer votre liste ÈlÈments par famille. SÈlectionnez le champ Famille dans la partie "champs sÈlectionnÈs" et dans la zone Groupe, indiquez le niveau de regroupement souhaitÈ. Si c'est le seul groupe, indiquez 1... si vous ajoutez un autre groupe, indiquez 2, et ainsi de suite...  AperÁu Cochez cette zone si vous souhaitez que la colonne sÈlectionnÈe soit affichÈe, pour chaque donnÈe de Manuel de rÈfÈrence 91 la liste, sur une deuxiËme ligne. Passez dans l'onglet Options pour paramÈtrer l'affichage de cette colonne. Remarque Une seule colonne peut Ítre affichÈe en aperÁu. Astuce Cette option est trËs pratique lorsque vous souhaitez afficher par exemple dans la liste des ÈlÈments, la description complËte de l'ÈlÈment. Ou encore, pour les affaires, voir un rÈsumÈ du descriptif de l'affaire directement dans la liste.  FixÈe Permet de figer une colonne ‡ gauche ou ‡ droite dans la liste afin qu'elle soit toujours affichÈe ‡ l'Ècran, mÍme si vous dÈplacez le curseur pour visualiser les colonnes qui ne sont pas visibles ‡ l'Ècran. EBP B‚timent Aide 92 L'onglet options des paramÈtrages de colonnes Cet onglet permet de choisir comment seront prÈsentÈes les colonnes dans la liste  Nombre de ligne de l'aperÁu si vous avez cochÈ la zone AperÁu pour une des colonnes sÈlectionnÈes dans l'onglet Colonnes, indiquez ici le nombre de lignes pour afficher cette zone.  Hauteur d'une ligne Vous pouvez modifier l'Ècart entre chaque ligne dans une liste. Cette hauteur doit Ítre prÈcisÈe en pixels.  Afficher les calculs en pied Si vous avez demandÈ ‡ effectuer des calculs sur une ou plusieurs colonnes dans l'onglet Colonnes, cochez cette zone pour voir apparaÓtre le rÈsultat en pied de liste.  Afficher les calculs dans les groupes Si vous avez demandÈ a effectuer des calculs sur une ou plusieurs colonnes dans l'onglet Colonnes, cochez cette zone pour vois apparaÓtre le rÈsultat ‡ la fin de chaque groupe (si un groupe a ÈtÈ dÈfini dans la zone Groupe de l 'onglet Colonnes). Manuel de rÈfÈrence 93 Filtres L'onglet filtres des propriÈtÈs de listes Cet onglet affiche la liste des paramÈtrages de filtres existants. Vous disposez de 5 boutons pour gÈrer vos filtres Ajouter Cliquez sur ce bouton pour crÈer un nouveau filtre.  Modifier Permet de modifier le filtre sÈlectionnÈ.  Supprimer Permet de supprimer un filtre. SÈlectionnez le filtre ‡ supprimer et cliquez sur ce bouton.  Dupliquer Permet de dupliquer un filtre. SÈlectionnez le filtre ‡ dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le filtre d'origine s'affiche. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant ‡ votre filtre un nouveau nom.  Renommer Permet de changer le nom du filtre crÈÈ. Astuce A cÙtÈ du nom des filtres crÈÈs apparaissent deux cases ‡ cocher : Actif et DÈfaut. Vous pouvez activer autant de filtres que vous souhaitez..ils apparaÓtront sous forme d'onglets supplÈmentaires dans votre liste. Si vous souhaitez que votre liste s'ouvre directement sur l'un ou l'autre des filtres crÈÈs, cochez la zone DÈfaut. EBP B‚timent Aide 94 Ajout, modification ou duplication d'un Filtre Choisissez dans la liste des champs disponibles, le champ sur lequel vous souhaitez appliquer un filtre et cliquez sur le bouton Ajouter. Celui-ci apparaÓt dans la partie Condition, au dessous. Utilisez les boutons Supprimer et Tout Supprimer pour enlever un champ ou tous les champs sÈlectionnÈs de la partie Condition. Puis sÈlectionnez dans la partie DÈtail de la condition, pour chaque champ de la partie Condition, l'opÈrateur et la (ou les) condition(s) souhaitÈes. Cliquez sur Valider. Manuel de rÈfÈrence 95 Tri L'onglet tri des propriÈtÈs de listes Cet onglet affiche la liste des paramÈtrages de tris existants. Vous disposez de 5 boutons pour gÈrer vos tris.  Ajouter Cliquez sur ce bouton pour crÈer un nouveau tri.  Modifier Permet de modifier le tri sÈlectionnÈ.  Supprimer Permet de supprimer un tri. SÈlectionnez le tri ‡ supprimer et cliquez sur ce bouton.  Dupliquer Permet de dupliquer un tri. SÈlectionnez le tri ‡ dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le tri d'origine s'ouvre. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant ‡ votre tri un nouveau nom.  Renommer Permet de changer le nom du tri crÈÈ. Remarque A cÙtÈ des noms de tris crÈÈs apparaÓt une case ‡ cocher : DÈfaut. Pour activer un Tri, cochez cette zone. Les tris appliquÈs se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant ‡ cÙtÈ de l'intitulÈ de la colonne triÈe dans votre liste. EBP B‚timent Aide 96 Ajout, modification ou duplication d'un Tri Dans la liste des champs, sÈlectionnez le champs ‡ trier et cliquer sur le bouton Ajouter. Le champ sÈlectionnÈ apparaÓt alors dans la partie Champs sÈlectionnÈs. Puis choisissez dans la partie propriÈtÈs ‡ droite de la fenÍtre, le tri que vous souhaitez appliquer (ascendant ou descendant) sur chacun des champs sÈlectionnÈs. Cliquer sur Valider. Saisissez alors le nom de ce nouveau tri et cliquez sur OK. Le nom du nouveau paramÈtrage apparaÓt dans líonglet Tri. Manuel de rÈfÈrence 97 Les masques de saisie Les boutons de validation Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accËs ‡ des boutons spÈcifiques pour faciliter l'enregistrement de vos donnÈes. Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenÍtre ouverte (Dans le corps du devis, il est intÈressant de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de donnÈes) Permet d'enregistrer la saisie effectuÈe et de sortir de la fenÍtre ouverte pour revenir ‡ l'Ècran prÈcËdent. Permet de fermer la fenÍtre de saisie sans enregistrer. Permet d'imprimer la donnÈe affichÈe. Permet de dupliquer une fiche. EBP B‚timent Aide 98 Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie avec des caractÈristiques particuliËres sont proposÈs :  Ouvre la fiche de la donnÈe sÈlectionnÈe dans la zone.  Ouvre la liste des donnÈes. Raccourci clavier [F4]  Ouvre une liste dÈroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [FlËche basse]  Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone DÈsignation díune fiche ElÈment). Pour une zone multi-lignes, utilisez les touches suivantes : [Ctrl]+[EntrÈe] pour passer ‡ la ligne suivante. [Ctrl] + [flËche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accÈder au dÈbut et ‡ la fin du texte saisi. [flËche biais] et [Fin] pour accÈder au dÈbut et ‡ la fin de la ligne.  Les champs inaccessibles sont grisÈs. Manuel de rÈfÈrence 99 Modification des colonnes dans un document Dans tous les documents de vente, d'achat ou de stock, vous pouvez moduler votre masque de saisie en ajoutant ou en supprimant les colonnes proposÈes par dÈfaut. Ajout ou suppression de colonnes Dans le corps du document, appelez le menu contextuel (accessible par le clic droit de la souris) + Colonnes. Une fenÍtre appelÈe gestion des colonnes apparaÓt avec la liste de toutes les colonnes disponibles pour votre document. Utilisez l'ascenceur pour faire dÈfiler toute la liste.  Pour ajouter une colonne, sÈlectionnez la colonne dÈsirÈe avec le clic gauche de la souris, et effectuez un glisser-dÈplacer, ‡ l'aide de la souris, jusqu'‡ l'entÍte des colonnes de votre document. Placez votre curseur au milieu des deux colonnes o˘ vous voulez rajouter celle sÈlectionnÈe (deux petites flËches vertes apparaissent).  Pour supprimer une colonne, sÈlectionnez l‡ et effectuer un glisser-dÈplacer ‡ l'aide de la souris, vers la fenÍtre de gestion des colonnes. Enregistrement d'un paramÈtrage de colonne AprËs avoir ajoutÈ ou supprimÈ les colonnes que vous souhaitiez, vous pouvez enregistrer le paramÈtrage. Pour cela, utilisez le menu contextuel +Sauver sous, et saisissez le nom de votre paramÈtrage. Remarque Si vous effectuez d'autres modifications de colonnes sur le mÍme paramÈtrage, enregistrez les avec le menu contextuel + Sauver. Les noms que vous donnez ‡ vos paramÈtrages sont ajoutÈs en fin du menu contextuel. Activation d'un paramÈtrage de colonne Pour activer un paramËtrage de colonne utilisez le menu contextuel + nom du paramËtrage choisi. Vous pouvez activer un paramÈtrage de colonne par dÈfaut. Pour cela, sÈlectionnez dans le menu contextuel, le nom de votre paramÈtrage, puis sÈlectionnez le menu contextuel + Vue par dÈfaut. Pour retrouver le paramËtrage d'origine, choisissez l'option du menu contextuel + Vue standard. EBP B‚timent Aide 100 L'onglet Champ perso Cet onglet affiche les champs personnalisÈs que vous avez paramÈtrÈ dans le menu Outils - Champs personnalisÈs. Vous pouvez donc remplir les diffÈrentes zones en fonction des critËres que vous avez dÈfinis. Ces champs personnalisÈs peuvent Ègalement Ítre ajoutÈs sur tous vos modËles via le gÈnÈrateur d'Ètat. Manuel de rÈfÈrence 101 La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichis (dans les descriptions ÈlÈments, dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...) vous avez la possibilitÈ d'appliquer ‡ votre texte diffÈrents attributs :  Couper Permet de couper la partie de texte sÈlectionnÈe  Copier Permet de copier la partie de texte sÈlectionnÈe  Coller Permet de coller ‡ l'endroit sÈlectionnÈ la partie de texte prÈcÈdemment copiÈe (dans le logiciel ou dans une autre application)  Couleur Cliquez sur cette icÙne pour choisir la couleur ‡ appliquer au texte sÈlectionnÈ  Italique Cliquez sur cette icÙne pour mettre en italique le texte sÈlectionnÈ  SoulignÈ Cliquez sur cette icÙne pour souligner le texte sÈlectionnÈ  Gras Cliquez sur cette icÙne pour mettre en gras le texte sÈlectionnÈ  Police Cliquez sur cette icÙne pour choisir la police ‡ appliquer sur le texte sÈlectionnÈ  BarrÈ Cliquez sur cette icÙne pour barrer le texte sÈlectionnÈ  Orthographe Cliquez sur cette icÙne pour vÈrifier l'orthographe dans votre texte. Remarque Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignÈs en rouge. Un dictionnaire est livrÈ avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes ‡ ceux saisis vous seront proposÈs pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont ÈtÈ saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposÈs, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot ‡ votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus soulignÈ lors de la prochaine saisie). EBP B‚timent Aide 102 Fichier Manuel de rÈfÈrence 103 Nouveau L' Assistant de crÈation de dossier Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans la crÈation du dossier. Format du fichier Choisissez le mode Access pour les versions mono-utilisateur et le mode SQL pour les versions RÈseau ou multi-utilisateurs. En mode SQL, vous devez confirmer les informations suivantes (elles sont normalement proposÈes automatiquement) :  Nom du serveur SQL,  Type de rÈseau,  Canal, Port ou ParamËtres en fonction du type de rÈseau,  Nom de connexion utilisateur et le mot de passe (uniquement si vous ne souhaitez pas utiliser le nom de connexion du rÈseau). RÈpertoire des donnÈes du nouveau dossier Par dÈfaut, le logiciel propose de crÈer le nouveau rÈpertoire dans un sous-rÈpertoire DATA du rÈpertoire díinstallation du logiciel. Remarque Si vous travaillez en monoposte, nous vous conseillons de laisser le chemin indiquÈ par dÈfaut pour la crÈation de votre dossier. Nom du dossier Cette Ètape permet díindiquer la raison sociale de la sociÈtÈ ou de recrÈer le raccourci díun dossier existant dÈj‡. DonnÈes par dÈfaut Nous vous proposons d'intÈgrer par dÈfaut une liste de pays, dÈpartements des codes postaux et du barËme eco-contribution dans EBP B‚timent. Vous pouvez les dÈcocher si vous ne souhaitez pas les intÈgrer. Attention Cette opÈration peut Ítre un peu longue car la liste des codes postaux contient plus de 30 000 enregistrements. Remarque Lors de la crÈation de dossier, la liste des UnitÈs sera renseignÈe par dÈfaut. CoordonnÈes du dossier Les coordonnÈes ‡ saisir sont celles de votre dossier-sociÈtÈ. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certains de vos documents (devis, factures, etc..). Attention EBP B‚timent Aide 104 Vous devez obligatoirement saisir la 1ere ligne d'adresse, le code postal, la ville et le pays. Identification de la sociÈtÈ Saisissez les codes Siret, R.C.S et N.A.F, N.I.I et montant du Capital de votre dossier-sociÈtÈ. Cochez la zone Afficher les contre valeurs si vous souhaitez que les contre valeurs soient affichÈes dans vos documents et fiches articles. Logo Vous pouvez insÈrer ici le logo de votre sociÈtÈ, qui sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture ou avoirs), sur les modËles de document avec logo. Pour cela, vous avez accËs ‡ deux fonctions :  Ajouter/ Modifier Ouvre une fenÍtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icÙne pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Les principaux formats acceptÈs sont : JPG, JPEG, TIF, BMP, etc...Votre logo apparaÓt. Le fichier est recopiÈ sur votre disque dur, dans le rÈpertoire indiquÈ dans la partie rÈpertoire des options. Si votre logo a une taille supÈrieure ‡ celle de la fenÍtre proposÈe, un message apparaÓtra pour vous demander si vous souhaitez la redimensionner. De mÍme, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez Ègalement d"une barre d'outils pour zoomer, redimensionner ou effectuer des traitements sur l'image.  Supprimer Permet de supprimer le logo affichÈ. Vous pourrez alors en insÈrer un autre ‡ l'aide de l'icÙne Ajouter / Modifier. Raccourci pour le nouveau dossier sociÈtÈ Cette Ètape permet de crÈer une icÙne donnant directement accËs au dossier que vous venez de crÈer. Astuce L'option de crÈation d'un raccourci sur le bureau est cochÈe par dÈfaut. Vous pourrez ainsi dÈmarrer et ouvrir directement votre programme et votre dossier, par un simple double-clic sur cet icÙne depuis votre bureau. Manuel de rÈfÈrence 105 Recopier/Dupliquer Assistant de recopie de dossiers Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de recopie de dossier. Type de recopie Cette Ètape permet de choisir le type de recopie que vous souhaitez effectuer.  Recopie Simple Cette recopie permet de sÈlectionner les ÈlÈments de base que vous souhaitez recopier d'un dossier ‡ un autre.  Duplication Permet de copier l'intÈgralitÈ des donnÈes d'un dossier, dans un autre dossier. Le dossier cible sera strictement identique au dossier source Choix du dossier Attention Avant d'effectuer cette opÈration, il est fortement conseillÈ d'effectuer une sauvegarde de vos donnÈes. Cliquez sur le bouton Lancer l'assistant de sauvegarde SÈlectionnez le dossier source, ‡ l'aide de l'icÙne . Les donnÈes contenues dans ce dossier seront recopiÈes dans le dossier ouvert (dont le nom figure dans la barre de titre du logiciel). SÈlection des tables pour la recopie La liste des tables qui peuvent Ítre importÈes s'affiche. Dans le cas d'une recopie simple, cochez celles que vous souhaitez rÈcupÈrer, ou bien cliquez sur le bouton Tout sÈlectionner. Attention Dans le cadre d'une recopie simple, seules les donnÈes qui n'ont pas le mÍme code seront recopiÈes et seuls les documents de type devis peuvent Ítre recopiÈs. Attention En cas de duplication d'un dossier ‡ un autre, si le dossier cible contient des donnÈes, elles seront ÈcrasÈes par celles du dossier source. Remarque Si vous recopiez des bibliothËques externes, cette opÈration peut Ítre longue. Cliquez sur le bouton Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration. EBP B‚timent Aide 106 Supprimer Assistant de suppression de dossier Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression de dossier. Choix du dossier Attention Cette opÈration est irrÈversible ! Effectuez une sauvegarde de vos donnÈes en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant ! SÈlectionnez le dossier d'EBP B‚timent ‡ supprimer ‡ l'aide de l'icÙne , cliquez sur le bouton Suivant puis sur le bouton Terminer. Un message de confirmation vous demande si vous Ítes s˚rs de vouloir effectuer cette opÈration. Cliquez sur Oui, si vous voulez vraiment supprimer de votre disque dur le dossier sÈlectionnÈ. Manuel de rÈfÈrence 107 DonnÈes EBP B‚timent Aide 108 ElÈments Liste des ÈlÈments La liste des ÈlÈments a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que les autres listes, (se rÈfÈrer ‡ la gestion des listes), et prÈsente, en plus, des boutons supplÈmentaires :  Pour les bibliothËques externes  Pour activer des fonctionnalitÈs spÈcifiques Boutons d'accËs aux bibliothËques externes Pour accÈder aux bibliothËques de tarifs que vous avez importÈes, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant ‡ la bibliothËque externe : la liste de la bibliothËque apparaÓt et vous pouvez alors consulter les fiches ouvrages ou articles. Remarque Une bibliothËque est comme un livre que vous consultez, vous ne pouvez pas modifier son contenu. Par contre, vous pouvez transfÈrer un ÈlÈment dans votre bibliothËque interne, et il pourra alors Ítre modifiÈ. De mÍme, lorsque vous insÈrerez un ÈlÈment de cette bibliothËque dans un document, vous pourrez changer les prix, rÈfÈrences et quantitÈs, comme vous le souhaitez. Remarque Les fiches sont spÈcifiques par bibliothËque, car le logiciel rÈcupËre l'intÈgralitÈ des donnÈes fournies par votre fournisseur. Astuce Si votre bibliothËque externe contient plusieurs corps d'Ètat, vous pouvez crÈer des filtres par corps d'Ètat, afin de faciliter la recherche d'ÈlÈments. Boutons activant des fonctionnalitÈs spÈcifiques Deux boutons supplÈmentaires sont ‡ votre disposition :  le bouton Mettre ‡ jour Permet de recalculer tous les ouvrages utilisant l'ÈlÈment sÈlectionnÈ dans la liste. (en cas de mise ‡ jour de prix par exemple)  le bouton Tout recalculer Permet de recalculer tous les ouvrages de votre bibliothËque interne, en tenant compte des modifications de prix intervenues sur les ÈlÈments.  le bouton Recoder Permet de changer la codification d'un ÈlÈment. SÈlÈctionnez dans la liste, l'ÈlÈment ‡ recoder, cliquez sur le bouton Recoder, saisissez le nouveau numÈro et cliquez sur Valider. Remarque Le code ÈlÈment changera partout o˘ il a ÈtÈ appelÈ dans le logiciel (documents de vente, documents de stock, suivis de chantier, etc...). Les statistiques seront donc rattachÈs au nouveau code ÈlÈment.  le bouton Biblio -> Interne Ce bouton est actif lorsque vous consultez une bibliothËque externe. Il permet de transfÈrer un ÈlÈment de la bibliothËque externe vers votre propre bibliothËque. SÈlectionnez dans la liste de la bibliothËque, l'ÈlÈment ‡ transfÈrer et cliquez sur le bouton Biblio -> interne.  le bouton Mouvement de stock Ce bouton permet ‡ l'utilisateur d'accÈder au mouvement de stock de l'ÈlÈment sÈlectionnÈ. Manuel de rÈfÈrence 109 Identification de l'ÈlÈment La fiche ÈlÈment se compose d'une entÍte et d'onglets dont le contenu varie en fonction du type d'ÈlÈment sÈlectionnÈ. Dans la partie entÍte, vous devez renseigner les champs suivants:  Code Le code peut Ítre saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activÈ líoption Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.  Famille SÈlectionnez la famille ‡ laquelle appartient l'ÈlÈment ‡ l'aide de l'icÙne . Un message vous propose de rÈcupÈrer les comptes comptables et les taux paramÈtrÈs dans la famille.  RÈsumÈ Saisissez un libellÈ "court" pour votre ÈlÈment. Le rÈsumÈ correspond au libellÈ de líÈlÈment qui apparaÓtra dans les listes. Remarque Le libellÈ court sera automatiquement repris au dÈbut de la zone dÈsignation commerciale.  UnitÈ de vente SÈlectionnez l'unitÈ de vente de l'ÈlÈment ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque Pour les ÈlÈments de type Main d'oeuvre ou MatÈriel, vous avez le choix entre deux unitÈs : Heure ou Jour  Type SÈlectionnez le type de líÈlÈment ‡ crÈer : Fournitures, Ouvrages, Main díúuvre, MatÈriel, Divers, Texte. Du type choisi ici dÈcoule líaccËs ‡ certains onglets et zones de la fiche. EBP B‚timent Aide 110 L'onglet dÈsignation L'onglet DÈsignation est accessible pour tous les types d'ÈlÈments. Il se compose de deux zones (sauf pour les textes, une seule zone) de saisie libre, et une barre d'outils pour personnaliser vos textes :  La description commerciale Permet de saisir sur plusieurs lignes un descriptif dÈtaillÈ de votre ÈlÈment qui apparaÓtra sur vos documents, pour votre client  La description technique Permet de saisir sur plusieurs lignes Ègalement, une description un peu plus pointue de votre ÈlÈment, qui n'est pas, par dÈfaut, destinÈe ‡ ressortir sur vos documents (cela sera toutefois possible en personnalisant vos documents). La description technique sera automatique reprise dans les lignes de vos documents de ventes et achats. Manuel de rÈfÈrence 111 L'onglet complÈment L'onglet ComplÈment est accessible pour tous types d'ÈlÈments (sauf les textes types). Il se compose de deux parties : Le conditionnement et les groupes. Le conditionnement PrÈcisez dans ce cadre l'unitÈ de vente de votre ÈlÈment : par dÈfaut, s'affiche l'unitÈ de vente que vous avez sÈlectionnÈe en entÍte de votre fiche ÈlÈment. Si vous la modifiez, elle se modifiera donc aussi dans l'entÍte. Renseignez Ègalement le poids et le volume de votre ÈlÈment, afin de retrouver ces informations sur vos documents. (vous pourrez obtenir le poids et volume total de vos fournitures en pied de document) Vous pouvez gÈrer une unitÈ de conditionnement diffÈrente pour les documents de ventes, díachat et de stockage. Pour cela, sÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne les unitÈs d'achat, unitÈs de stock et unitÈs de vente, et prÈcisez, si besoin est, les coefficients ‡ appliquer entre chaque unitÈ. Le X signifie contient. Exemple Vous achetez des tuiles conditionnÈes en palettes, qui contiennent chacune 50 cartons. Vous gÈrez le nombre de cartons dans votre dÈpÙt. Chaque carton contient 250 tuiles, que vous vendez ‡ l'unitÈ. Vous saisissez alors : Les groupes Le groupe permet de classifier líÈlÈment lors des certaines impressions. Vous pouvez sÈlectionner deux groupes par ÈlÈments, en vous aidant de l'icÙne pour accÈder ‡ la liste des groupes existants. Autres Au dessous des groupes, vous disposez de la zone Code Barre. Les modËles d'Ètiquettes ÈlÈments proposÈs dans le menu Impressions - ElÈments - Etiquettes, reprendront le code indiquÈ ici. Astuce Vous pourrez scanner l'Ètiquette code barres pour insÈrer l'article dans votre document de vente Si votre ÈlÈment est issu d'une bibliothËque externe ou d'un tarif fournisseur, le code de la bibliothËque d'origne, ainsi que son nom est indiquÈ ici. Si vous souhaitez indiquer un Fournisseur par dÈfaut sans tenir compte des informations tarifaires du fournisseur (onglet Fourn de la fiche ÈlÈment), vous pouvez l'indiquer ici. C'est aussi cette zone qui sera renseignÈe lorsque vous rÈaliserez un import d'ÈlÈment avec un fournisseur associÈ. Cette zone est accessible pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel, Main d'oeuvre et divers. Si vous souhaitez mettre l'ÈlÈment en sommeil car il n'est plus utilisÈ, vous devez sÈlectionner la case ‡ cocher "ElÈment en sommeil". Garantie EBP B‚timent Aide 112 Vous disposez Ègalement des champs suivants :  Type de garantie SÈlectionnez, ‡ l'aide de la liste dÈ-roulante, le type de garantie auquel cet ÈlÈment est soumis  DurÈe de garantie Elle s'affiche en fonction du type de garantie sÈlectionnÈe. Vous pouvez la modifier si nÈcessaire. Manuel de rÈfÈrence 113 L'onglet Tarif C'est dans cette partie que vous pouvez dÈfinir le prix de vos ÈlÈments de type fourniture, main-d'oeuvre, matÈriel ou divers. L'Ècran se prÈsente comme un tableau divisÈ en trois parties : Total, DÈtail matÈriau et dÈtail main-d'oeuvre. Dans chaque partie, vous avez une premiËre colonne avec les montants en Euros, et une deuxiËme colonne avec les contreparties Francs. Vous pouvez saisir vos montant en francs ou en euros. Les lignes DÈboursÈ sec, Frais gÈnÈraux, Prix de revient, BÈnÈfice, et Prix de vente HT concernent toutes les parties. Remarque Pour les ÈlÈments de type ouvrages, l'onglet tarif ouvrage se prÈsente diffÈremment. Partie total Elle est accessible pour tous les ÈlÈments de type fourniture, main d'oeuvre, matÈriel et divers. Les montants sont calculÈs automatiquement si vous saisissez au prÈalable dans les parties DÈtail matÈriau ou DÈtail main- d'oeuvre. Remarque Si vous ne souhaitez pas dÈtailler le tarif de votre ÈlÈment, vous pouvez saisir directement vos montants dans la partie total.  Total du dÈboursÈ sec C'est le rÈsultat du calcul du dÈboursÈ sec de la partie DÈtail MatÈriau + (le dÈboursÈ sec de la partie Main díoeuvre multipliÈ par le temps de pose).  Frais gÈnÈraux C'est le pourcentage moyen des frais gÈnÈraux de la partie matÈriau et la partie main d'oeuvre.  Prix de revient Il est Ègal au prix de revient de la partie dÈtail matÈriau + prix de revient de la main d'oeuvre unitaire multipliÈ par le temps de pose.  BÈnÈfice C'est le pourcentage moyen de bÈnÈfice de la partie matÈriau et main d'oeuvre.  Prix de vente HT C'est le total du prix de vente HT du matÈriau + le prix de vente HT de la main d'oeuvre multipliÈ par le temps de pose.  Marge nette HT Elle correspond au prix de vente HT - Prix de revient.  Marge nette % Elle correspond au rapport entre (la marge nette HT multipliÈe par 100) et le prix de vente HT.  Taux de TVA Le pourcentage de TVA dÈfini par dÈfaut dans les options apparaÓt. Vous pouvez le modifier si nÈcessaire, en cliquant sur la petite flËche.  Prix de vente TTC C'est le rÈsultat du prix de vente HT multipliÈ par le taux de TVA. C'est le prix auquel sera vendu votre ÈlÈment. Remarque Tous les montants calculÈs peuvent Ítre modifiÈs.  Eco-contribution SÈlectionnez le code du barËme que vous souhaitez appliquer ‡ l'ÈlÈment. Suite ‡ la sÈlection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellÈ du barËme sont automatiquement affichÈs. Ils ne sont pas modifiables. Si le barËme, que vous souhaitez, n'existe pas dans la liste des barËmes, vous pouvez le crÈer. EBP B‚timent Aide 114 Lors de l'appel de l'ÈlÈment dans un document de vente, le barËme sera automatiquement repris dans le document. Remarque Les informations de l'Èco-contribution sont accessible uniquement pour les ÈlÈments de type Fourniture, MatÈriel et Divers. DÈtail matÈriau Cette partie s'affiche pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel et divers. Saisissez le dÈboursÈ sec (=prix d'achat) de votre ÈlÈment. Le prix de revient et le prix HT sont calculÈs automatiquement en fonction des pourcentages de frais gÈnÈraux et bÈnÈfices. Vous pouvez nÈanmoins les modifier si vous le souhaitez. Les contreparties (Francs ou Euros) sont calculÈes automatiquement. DÈtail Main d'oeuvre Cette partie s'affiche pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel et divers, auxquels on peut inclure de la main-d'oeuvre (= fourniture vendue pose comprise). Pour renseigner cette partie, vous pouvez sÈlectionner un ÈlÈment de type Main díoeuvre dans la zone Code MO, soit saisir manuellement un montant dans la zone dÈboursÈ sec (= co˚t horaire de la MO). Dans la zone Temps de pose, saisissez le temps nÈcessaire ‡ la pose de votre ÈlÈment : Le prix HT unitaire de la main-d'oeuvre sera multipliÈ par ce coefficient pour calculer le prix HT de la partie TOTAL. L'onglet tarif ouvrage Le tarif díun ouvrage dÈpend des composantes intÈgrÈes dans líonglet Composition. L'onglet tarif est donc le rÈsultat calculÈ d'aprËs les composantes d'ouvrages, en fonction du mode de calcul sÈlectionnÈ dans les options du dossier. Si le mode de calcul choisi est dÈboursÈ total, vous pouvez Èventuellement modifier les pourcentages de frais gÈnÈraux et bÈnÈfices. Vous avez par ailleurs, la possibilitÈ d'imposer un prix pour la vente de votre ouvrage. Il s'agit du prix de vente marchÈ. Lorsque vous insÈrerez l'ouvrage dans votre document, vous pourrez au choix, appeler le prix calculÈ ou le PV MarchÈ. Manuel de rÈfÈrence 115 L'onglet Tarifs / Promotions Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions ÈlÈments. Attention Pour les ÈlÈments de type Texte, il n'est pas possible de renseigner cet onglet. Gestion des tarifs/promotions Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes :  pour insÈrer une nouvelle ligne,  pour ajouter une ligne en fin de grille,  pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents. Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif ÈlÈment particulier pour un client prÈcis ou pour une famille prÈcise de clients. Remarque Lors de la rÈalisation d'un tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle sera appliquÈ le prix ou la remise . Elle est facultative. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions. Enfin, il faut dÈfinir le tarif exceptionnel (prix de vente) ou le % de remise. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le prix ou le % de remise. Remarque Si une famille de clients est saisie, le code client ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiquÈ sur la ligne, il ne sera pas possible de saisir de % remise (et inversement). Le prix de vente n'est saisissable uniquement avec le code client. Astuces La colonne "Remise/prix issu d'une ..." permet de visualiser l'origine du tarif ou de la promotion ("famille", "promotion" ou "rien"). La donnÈe "famille" correspond ‡ la famille de la fiche sur laquelle vous Ítes. EBP B‚timent Aide 116 La donnÈe "Promotion" correspond ‡ une ligne rÈalisÈe dans la fiche promotion. La donnÈe "rien" correspond ‡ une ligne crÈÈe dans la fiche ÈlÈment. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Attention Pour supprimer une ligne de tarif provenant d'une famille, vous devez aller sur la famille ÈlÈments. Pour supprimer une ligne de promotion, vous devez aller sur la fiche promotion. Manuel de rÈfÈrence 117 L'onglet Stock L'onglet Stock concerne les ÈlÈments de type fourniture et divers. Pour tous les ÈlÈments pour lesquels vous souhaitez suivre les quantitÈs en stock, activez líoption Suivi de stock. Ce choix peut Ítre dÈterminÈ dans la famille de líÈlÈment. La valeur du stock se calcule en fonction du Prix Unitaire Moyen PondÈrÈ (PUMP). Vous pouvez alors consulter :  Le Stock rÈel Cíest la quantitÈ de líÈlÈment physiquement en stock.  Les Commandes clients C'est les quantitÈ totales commandÈes par les clients  Les Commandes fournisseurs C'est les quantitÈs totales commandÈes auprËs des fournisseurs  Le Stock virtuel Il est Ègal au stock rÈel &endash; les commandes clients + les commandes fournisseurs.  Le PUMP Il est Ègal au total des entrÈes ou achats de stocks divisÈ par les quantitÈs en stock.  La Valeur du stock Elle est Ègale au stock rÈel multipliÈ par le PUMP.  Stock mini C'est la quantitÈ minimum que vous souhaitez avoir un stock aprËs un rÈapprovisionnement.  Le Stock díalerte C'est le seuil au dessous duquel vous souhaitez que le rÈapprovisionnement automatique de stock se dÈclenche. Si vous avez crÈÈ plusieurs dÈpÙts de stock, ceux-ci apparaissent automatiquement dans le tableau, et vous pouvez ainsi consulter le stock dÈpÙt par dÈpÙt. Vous pouvez Ègalement prÈciser, dans la derniËre colonne du tableau, la localisation (ou emplacement) de votre ÈlÈment. Placez-vous sur la ligne souhaitÈe, cliquez dans la colonne Localisations et utilisez l'icÙne pour la sÈlectionner. Astuce Vous pourrez demander ‡ regrouper automatiquement vos ÈlÈments par localisations pour la saisie de l'inventaire. EBP B‚timent Aide 118 L'onglet compte Dans cet onglet, sont indiquÈs par dÈfaut les comptes de vente par taux de TVA paramÈtrÈs dans les options du dossier ou dans la famille de l'ÈlÈment (si vous les avez rÈcupÈrÈs en sÈlectionnant la famille d'ÈlÈment). Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. Manuel de rÈfÈrence 119 L'onglet composition Líonglet Composition permet díintÈgrer les ÈlÈments constituant líouvrage. Vous disposez de quatre icÙnes, qui servent respectivement ‡ :  ajouter une nouvelle ligne dans la grille des composants,  insÈrer une ligne,  supprimer une ligne,  recalculer l'ouvrage. (en cas de mise ‡ jour du tarif d'un composant) La grille de composition affiche soit le prix de vente HT, soit le dÈboursÈ sec en fonction du mode de calcul du prix de líouvrage choisi dans les options. Pour ajouter un ÈlÈment, ajoutez une ligne et cliquez dans la zone Code ÈlÈment, saisissez le code de líÈlÈment ou cliquez sur líicÙne pour le choisir dans la liste des ÈlÈments. Remarque Vous pouvez ajouter tous les types díÈlÈments que vous souhaitez, y compris un autre ouvrage (qui lui-mÍme peut Ítre composÈ d'un autre ouvrage...). Il n'y a pas de limite d'imbrication. Vous ne pouvez pas saisir le mÍme ÈlÈment 2 fois sous la mÍme racine. Par dÈfaut, la quantitÈ apparaÓt ‡ 1. Vous pouvez la modifier si vous avez besoin de plus de quantitÈs d'ÈlÈments pour rÈaliser l'ouvrage. Remarque Pour chaque composant, vous avez ‡ votre disposition les informations concernant l'Èco-contribution associÈe. Cette Èco-contribution sera automatiquement reprise dans les lignes des documents avec pour l'ouvrage le montant total que cela reprÈsente. EBP B‚timent Aide 120 L'onglet mÈtrÈ Líonglet MÈtrÈ permet de rattacher un mÈtrÈ ‡ líÈlÈment courant ou ‡ chacune des composantes díun ouvrage. Les icÙnes servent ‡ :  insÈrer une nouvelle ligne  Ajouter une ligne en fin de grille  supprimer une ligne  Recalculer les mÈtrÈs  Appeler líassistant de formule de calcul  Appeler un mÈtrÈ-type. L'ÈlÈment courant ou les composantes de líouvrage sont automatiquement reprises dans la colonne code ÈlÈment. Pour rattacher un mÈtrÈ ‡ l'ÈlÈment, cliquez dans la colonne MÈtrÈ, en face de l'ÈlÈment souhaitÈ. Vous pouvez insÈrer autant de lignes que vous souhaitez, et au choix :  Saisir un commentaire en utilisant ' en dÈbut et fin de commentaire. Ex : 'Calcul de la surface'  Faire appel ‡ l'assistant de calcul du mÈtrÈ  Faire appel ‡ des mÈtrÈs type  Saisir directement la ligne de calcul souhaitÈe. La colonne quantitÈ rÈcupËre automatiquement le total de la colonne TOTAL de chaque ligne du mÈtrÈ. Pour un ouvrage, la quantitÈ calculÈe est automatiquement reportÈe dans l'onglet composition. Manuel de rÈfÈrence 121 L'onglet rÈfÈrences associÈes L'onglet RÈfÈrences associÈes est accessible pour les ÈlÈments de type fourniture, main-d'oeuvre, matÈriel et divers. Les rÈfÈrences associÈes seront automatiquement intÈgrÈes dans le document de vente quand vous ferez appel ‡ votre ÈlÈment de base. Exemple Vous crÈez un Èvier, et vous souhaitez le vendre avec tout le nÈcessaire. L'ÈlÈment est l'Èvier et les rÈfÈrences associÈes peuvent Ítre la robinetterie, le siphon, etc.. Remarque Les rÈfÈrences associÈes seront facturÈes au client en plus du prix de l'ÈlÈment de base Pour insÈrer les rÈfÈrences associÈes, vous disposez de trois icÙnes :  pour insÈrer une nouvelle ligne,  pour ajouter une ligne en fin de grille,  pour supprimer une ligne. EBP B‚timent Aide 122 L'onglet Fourn. L'onglet Fournisseur est accessible pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel et divers. Vous pouvez dÈfinir jusqu'‡ 10 fournisseurs pour un ÈlÈment. Saisie d'un ou plusieurs fournisseurs Remplissez le tableau, en commenÁant par cliquer dans la premiËre ligne de la colonne Fournisseur. SÈlectionnez le premier fournisseur ‡ l'aide de l'icÙne . Vous pouvez ensuite remplir les informations liÈes ‡ celui-ci, comme la rÈfÈrence de l'ÈlÈment chez le fournisseur, le prix public, la remise, le prix net, le multiple de rÈappro, la quantitÈ minimum etc.. Remarque Le dÈlai de livraison affichÈ correspond ‡ celui indiquÈ dans la fiche fournisseur. Vous pouvez le modifier si besoin est. Le dÈlai initial sera alors toujours affichÈ, mais entre parenthËses, par exemple 3(5). Ajoutez de la mÍme faÁon d'autres fournisseurs sur les lignes suivantes, puis cochez le fournisseur correspondant au tarif par dÈfaut. Remarque Le prix net HT du fournisseur dÈfini en tant que tarif par dÈfaut est automatiquement reportÈ dans la zone DÈboursÈ sec de l'onglet Tarif de l'ÈlÈment, et divisÈ par l'unitÈ d'achat et de stock indiquÈe dans l'onglet complÈment de la fiche ÈlÈment. Saisissez, le cas ÈchÈant, les frais liÈs ‡ la commande, qui seront imputÈs sur le co˚t de revient. Manuel de rÈfÈrence 123 L'onglet image Vous pouvez insÈrer une image de votre ÈlÈment, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des ÈlÈments, fiche ÈlÈment ou devis) avec images. Pour insÈrer une image, vous avez accËs ‡ deux fonctions :  Ajouter/ Modifier Ouvre une fenÍtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icÙne pour rechercher le fichier qui contient votre image. Les principaux formats acceptÈs sont : JPG, JPEG, TIF, et BMP. Votre image apparaÓt. Le fichier est recopiÈ sur votre disque dur, dans le rÈpertoire indiquÈ dans la partie rÈpertoire des options. Si votre image a une taille supÈrieure ‡ celle de la fenÍtre proposÈe, un message apparaÓtra pour vous demander si vous souhaitez la re-dimensionner. De mÍme, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez Ègalement d"une barre d'outils pour zoomer, re-dimensionner ou effectuer des traitements sur l'image.  Supprimer Permet de supprimer l'image affichÈe. Vous pourrez alors en insÈrer une autre ‡ l'aide de l'icÙne Ajouter / Modifier. EBP B‚timent Aide 124 Onglet notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre ÈlÈment. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle de l'ÈlÈment. Manuel de rÈfÈrence 125 Elements bib externes Liste des ÈlÈments (BibliothËques ou Tarifs externes) La liste des ÈlÈments de votre bibliothËque a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que les autres listes, (se rÈfÈrer ‡ la gestion des listes). Astuce Si votre bibliothËque externe contient plusieurs corps d'Ètat ou familles, vous pouvez crÈer des filtres par corps d'Ètat ou familles, afin de faciliter la recherche d'ÈlÈments. La liste prÈsente des caractÈristiques supplÈmentaires :  Elle peut comporter (en fonction de la bibliothËque) des Chapitres ou Sommaires, dans lesquels sont intÈgrÈs des ouvrages ou fournitures. Afin que vous puissiez facilement les distinguer, des couleurs diffÈrentes apparaissent sur les lignes de type Chapitres et Sommaires.  Les catÈgories sont automatiquement crÈÈes lors de l'import de votre bibliothËque. Vous pouvez les afficher dans votre liste.  La liste comporte un bouton supplÈmentaire: le bouton Biblio -> Interne. Le bouton Biblio -> Interne Ce bouton permet de transfÈrer un ÈlÈment de la bibliothËque externe vers votre propre bibliothËque. SÈlectionnez dans la liste, un ou plusieurs ÈlÈments de la bibliothËque ‡ transfÈrer, et cliquez sur le bouton Biblio -> interne. Une fois le traitement terminÈ, une fenÍtre d'information s'ouvre et vous indique les codes ÈlÈments crÈÈs dans votre bibliothËque interne. Remarque Si vous avez choisi la numÈrotation automatique des ÈlÈments, dans les Options de numÈrotation, les codes ÈlÈments crÈÈs suivent ceux de votre bibliothËque interne. Le code et le nom de la bibliothËque d'origine seront indiquÈs dans l'onglet ComplÈment de la fiche ÈlÈment. Si vous n'avez pas activÈ la numÈrotation automatique des ÈlÈments, les ÈlÈments transfÈrÈs de votre bibliothËque externe vers votre bibliothËque interne garderont leur code d'origine. Astuce Une fois transfÈrÈs dans votre bibliothËque interne, vous pourrez modifier, ou recoder les ÈlÈments comme vous le souhaitez. EBP B‚timent Aide 126 Fiche ADP L'onglet GÈnÈral L'onglet GÈnÈral affiche les principales caractÈristiques de l'ouvrage sÈlectionnÈ : le descriptif complet de l'ouvrage, son unitÈ de vente, son type d'ouvrage, sa famille et le dÈtail des prix.  DÈboursÈ Total Affiche le total des dÈboursÈs fourniture et main-d'oeuvre (fabrication ou pose) de l'ouvrage.  Prix de vente HT de l'ouvrage Affiche le prix global de l'ouvrage, rÈsultat du total des prix de vente de la fourniture, du temps de pose ou de la fabrication. DÈtail Fourniture Affiche le dÈboursÈ total des fournitures, les coefficients de frais gÈnÈraux et bÈnÈfices saisis lors de l'importation de la bibliothËque, pour calculer le prix de revient et le prix de vente. Les montants sont affichÈs en Euros et en contre-valeur, si vous avez cochÈ l'option Afficher les contre- valeurs dans les options du dossier, avant importation de votre bibliothËque. Remarque Si vous modifiez les tarifs ou coefficients de votre bibliothËque les valeurs initiales de celles-ci seront conservÈes dans les champs de la colonne Valeurs d'origine DÈtail pose Affiche le dÈtail du calcul du temps de pose de l'ouvrage : Le taux horaire, le temps de pose, et le dÈboursÈ donnÈ par l'Annuel des Prix, et les prix de revient et prix de vente calculÈs en fonction des coefficients de main d'oeuvre que vous avez saisis lors de l'importation de la bibliothËque. DÈtail Fabrication Affiche le dÈtail du calcul du temps de fabrication de l'ouvrage : Le taux horaire, le temps de pose, et le dÈboursÈ donnÈ par l'Annuel des Prix, et les prix de revient et prix de vente calculÈs en fonction des coefficients de main d'oeuvre que vous avez saisis lors de l'importation de la bibliothËque. Manuel de rÈfÈrence 127 L'onglet DÈtail L'onglet DÈtail se divise en deux parties : une partie Composition et une partie DÈtail. La partie Composition Affiche la liste des matÈriaux qui composent l'ouvrage, avec leur DÈboursÈ et quantitÈ. La partie DÈtail Pour chaque matÈriau sÈlectionnÈ dans la partie Composition, on affiche l'unitÈ de vente, le conditionnement, le type et la famille qui lui correspond. EBP B‚timent Aide 128 Fiche B‚tiprix Onglet GÈnÈral L'onglet GÈnÈral affiche les principales caractÈristiques de l'ouvrage sÈlectionnÈ : le descriptif complet de l'ouvrage, ainsi que le tarif ouvrage, tarif Main-d'oeuvre et divers. Tarif Ouvrage Affiche le calcul global du tarif de l'ouvrage, avec le dÈboursÈ sec total, les coefficients de frais gÈnÈraux pour calculer le prix de revient et le coefficient de bÈnÈfice pour calculer le prix de vente. Les montants sont affichÈs en Euros et en contre-valeur, si vous avez cochÈ l'option Afficher les contre- valeurs dans les options du dossier, avant importation de votre bibliothËque. Tarif Main-d'oeuvre Affiche le dÈtail du calcul de la main-d'oeuvre dans l'ouvrage : Le dÈboursÈ (prix d'achat), le prix de vente, la quantitÈ, le dÈboursÈ total (multipliÈ par la quantitÈ de main-d'oeuvre) et le prix de vente total (multipliÈ par la quantitÈ de main-d'oeuvre) Remarque Si vous modifiez les tarifs ou coefficients de votre bibliothËque (dans la partie Tarif ouvrage ou Tarif main- d'oeuvre), les valeurs initiales de celles-ci seront conservÈes dans les champs de la colonne Valeurs d'origine Divers Affiche l'unitÈ de vente de l'ouvrage, et le type de l'ouvrage (simple ou composÈ d'autres ouvrages). Manuel de rÈfÈrence 129 Onglet DÈtail L'onglet DÈtail se divise en trois parties principales : l'entÍte, la composition et le dÈtail La partie EntÍte Les ouvrages de la bibliothËque Batiprix sont classÈs par Corps d'Ètats, chapitres et famille. Cette arborescence s'affiche dans la colonne Groupe, et les libellÈs correspondants sont affichÈs dans la colonne libellÈ Exemple L'ouvrage 01020300003, Implantation de b‚timent 4 axes... appartient au corps d'Ètat MaÁonnerie, dans le chapitre Installation de chantier dispositifs d'exÈcution, et la famille Implantation. La partie Composition Affiche la liste des matÈriaux qui composent l'ouvrage, avec leur Prix de vente, Prix de vente en contre-valeur (si cochÈ dans les options), et la quantitÈ. La partie DÈtail Pour chaque matÈriau sÈlectionnÈ dans la partie Composition, on a le groupe, la section et chapitre auquel il appartient, son unitÈ de vente et le mot-clÈ. EBP B‚timent Aide 130 Fiche Gible/Capeb Onglet GÈnÈral L'onglet GÈnÈral affiche les principales caractÈristiques de l'ouvrage sÈlectionnÈ : le descriptif complet de l'ouvrage, ainsi que le tarif ouvrage, tarif Main-d'oeuvre et divers. Tarif Ouvrage Affiche le calcul global du tarif de l'ouvrage, avec le dÈboursÈ sec total, les coefficients de frais gÈnÈraux pour calculer le prix de revient et le coefficient de bÈnÈfice pour calculer le prix de vente. Les montants sont affichÈs en Euros et en contre-valeur, si vous avez cochÈ l'option Afficher les contre- valeurs dans les options du dossier, avant importation de votre bibliothËque. Tarif Main-d'oeuvre Affiche le dÈtail du calcul de la main-d'oeuvre dans l'ouvrage : Le dÈboursÈ (prix d'achat), le prix de vente, la quantitÈ, le dÈboursÈ total (multipliÈ par la quantitÈ de main-d'oeuvre) et le prix de vente total (multipliÈ par la quantitÈ de main-d'oeuvre) Remarque Si vous modifiez les tarifs ou coefficients de votre bibliothËque (dans la partie Tarif ouvrage ou Tarif main- d'oeuvre), les valeurs initiales de celles-ci seront conservÈes dans les champs de la colonne Valeurs d'origine Divers Affiche l'unitÈ de vente de l'ouvrage, et le type de l'ouvrage (simple ou composÈ d'autres ouvrages). Manuel de rÈfÈrence 131 Onglet DÈtail L'onglet DÈtail se divise en trois parties principales : l'entÍte, la composition et le dÈtail La partie EntÍte Les ouvrages de la bibliothËque Gible sont classÈs par Corps d'Ètats, familles et sous-familles. Cette arborescence s'affiche dans la colonne Groupe, et les libellÈs correspondants sont affichÈs dans la colonne libellÈ Exemple L'ouvrage F0415050005, Grillage avertisseur rouge 0.4... appartient au corps d'Ètat ELECTRICITE, dans la famille TRANCHE - PERCEMENT - SAIGNE, et la sous-famille Grillage Avertisseur. La partie Composition Affiche la liste des matÈriaux qui composent l'ouvrage, avec leur code libellÈ, quantitÈ,Prix de vente, Prix de vente en contre-valeur (si cochÈ dans les options), unitÈ de vente, famille, sous-famille, fournisseur et rÈfÈrence fournisseur. EBP B‚timent Aide 132 Artiprix Les tarifs Artiprix sont composÈs des champs suivants :  RÈfÈrence RÈfÈrence de l'ouvrage  UnitÈ UnitÈ de l'ouvrage  Base Nom de la base  Chapitre Nom de la catÈgorie  Sous-chapitre Nom de la sous catÈgorie  DÈsignation Description de l'ouvrage GÈnÈral Cet onglet rÈfÈrence le montant total des ÈlÈments qui composent l'ouvrage, les frais gÈnÈraux et taux de marge appliquÈs ‡ l'ouvrage ainsi que la TVA. On obtient ainsi le prix de vente TTC de l'ouvrage. DÈtail Cet onglet contient le dÈtail des prix des ÈlÈments composants l'ouvrage. Ces ÈlÈments peuvent Ítre une main d'oeuvre, des matÈriaux (fournitures) ou divers ÈlÈments. Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre client. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Manuel de rÈfÈrence 133 Fiche Canal Pro / RÈseau Pro La fiche Canal Pro / RÈseau Pro affiche les donnÈes suivantes :  Le code RÈfÈrence de l'article  Le libellÈ LibellÈ de l'article  L'unitÈ de facturation  UnitÈ de tarification  Conditions particuliËres Remise supplÈmentaire accordÈe sur l'article  RÈfÈrence fabricant Code de l'article chez le fabricant  Prix public HT Prix de vente HT  Remise professionnelle Remise professionnelle qui vous a ÈtÈ accordÈe  Prix net HT Prix achat HT Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier gÈnÈrÈ par l'exportation de donnÈes depuis votre logiciel Tarif RÈseau Pro Partner, ou Canal Pro. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. EBP B‚timent Aide 134 Fiche Catelec La fiche Catelec affiche le code et le libellÈ de l'article et se divise en deux grandes parties : Article et Fabricant Article Affiche Le type article, l'unitÈ de vente, le code TVA, la date de Maj (derniËre mise ‡ jour du tarif), le statut, le libellÈ de la famille CATELEC Fabricant Affiche le code Catelec, les coordonnÈes complËtes du Fabricant, la quantitÈ fournisseur (nb ÈlÈments/fournisseur), la famille, le code Lidic (pour l'ÈlectricitÈ), le Type, le Support, le code EAN 13 (pour codes barres) etc.... Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier Catelec. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. Manuel de rÈfÈrence 135 Fiche Cedeo Les fiches Dupont, Semangle, Clim+ et La Plateforme du B‚timent sont identiques ‡ celle de CÈdÈo. La fiche Cedeo affiche les onglets suivants : DÈtail et Prix Onglet DÈtail L'onglet DÈtail affiche les donnÈes suivantes : Le code, le libellÈ nomenclature, la description, la marque, l'unitÈ, la date de mise ‡ jour (du tarif), Le code famille, le code EAN13, le code CEDEO, et la rÈfÈrence de l'article chez le Fabricant. Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier Cedeo. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. Onglet Tarif L'onglet Tarif affiche les champs suivants :  Prix Public HT C'est le prix public de vente de l'article. Il est donnÈ par CEDEO.  Prix Professionnel C'est le prix d'achat de votre article, qui dÈpend des remises qui vous sont accordÈes. Attention Lorsque vous intÈgrez votre tarif fournisseur tÈlÈchargÈ depuis le site CEDEO, le prix professionnel ne tient pas compte des remises dont vous bÈnÈficiez. Vous devez les saisir dans EBP B‚timent 2004, par famille d'article ou par article (cf ci-dessous)  Prix net article Saisissez le prix net d'achat que vous accorde CEDEO. Ce prix est reportÈ dans le prix professionnel et la remise article, au dessous est alors recalculÈe.  Article % Saisissez la remise en % que vous accorde CEDEO. Cette remise se dÈduit du prix public HT de l'article et calcule le prix professionnel dont vous bÈnÈficiez. Le prix net de l'article est aussi calculÈ.  Famille % Le pourcentage de remise de la famille est ‡ renseigner ‡ partir du menu DonnÈes - Divers - Famille de remise sur tarif. EBP B‚timent Aide 136 Fiche Covap La fiche Covap affiche les donnÈes suivantes :  Le code RÈfÈrence de l'article  Le libellÈ LibellÈ de l'article  RÈfÈrence produit RÈfÈrence de l'article chez Covap  DÈsignation ComplÈmentaire LibellÈ long de l'article  ActivitÈ ActivitÈ concernÈe par l'article  L'unitÈ  Prix Net HT Prix de vente HT  Remise Remise qui vous a ÈtÈ accordÈe  Prix public HT Prix HT Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier Covap. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. Manuel de rÈfÈrence 137 Fiche Legallais La fiche Legallais affiche les donnÈes suivantes :  Le code RÈfÈrence de l'article  Le libellÈ LibellÈ de l'article Onglet DÈtail  Prix public HT Prix de vente HT.  Prix remisÈ Remise professionnelle qui vous a ÈtÈ accordÈe.  Fournisseur Nom du fournisseur pour ce produit.  UnitÈ UnitÈ de vente de l'article.  Page Page du catalogue ou est prÈsent cet article. Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier gÈnÈrÈ par l'exportation de donnÈes depuis votre CD Rom Legallais. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. EBP B‚timent Aide 138 Fiche Rexel / Coaxel Information Les bibliothËques Rexel et Coaxel remplacent les bibliothËques Windstar et Baselec Les fiches Rexel ou Coaxel affichent la rÈfÈrence de l'ÈlÈment et son libellÈ ainsi que des informations complÈmentaires :  Le prix net HT en francs et en euros, correspondant au prix de vente  La famille ‡ laquelle appartient l'ÈlÈment  La sous-famille  le groupe de vente  le nom du fournisseur Suite ‡ l'import du fichier Rexel au format "EBP BATIMENT V3 + DEEE", une zone eco-contribution est visible. Elle contient les informations suivantes :  Code  Montant HT  LibellÈ Remarque Les eco-contributions associÈs aux articles sont automatiquement crÈÈs dans le fichier "BarËme eco- contribution". Remarque Tous les champs affichÈs correspondent aux donnÈes fournies dans le fichier Rexel ou Coaxel. Ils ne peuvent Ítre modifiÈs. Manuel de rÈfÈrence 139 Fiche Sofip Les tarifs Sofip sont composÈs des champs suivants :  Code de l'ÈlÈment RÈfÈrence de l'ÈlÈment  LibellÈ dÈsignation de l'ÈlÈment Infos  Prix de vente 1 affiche le prix en euros et en francs du tarif par dÈfaut de l'ÈlÈment  Prix de vente 2 affiche le prix en euros et en francs du tarif 2 de l'ÈlÈment appliquÈ pour la quantitÈ commandÈe indiquÈe.  Prix de vente 3 affiche le prix en euros et en francs du tarif 3 de l'ÈlÈment appliquÈ pour la quantitÈ commandÈe indiquÈe.  Prix de vente 4 affiche le prix en euros et en francs du tarif 4 de l'ÈlÈment appliquÈ pour la quantitÈ commandÈe indiquÈe.  Contenance affiche la contenance de l'ÈlÈment.  Conditionnement Emballage de l'article exprimÈ en quantitÈ  Famille Famille de l'ÈlÈment  Sous famille Sous-famille de l'ÈlÈment  Code fournisseur Code du fournisseur de l'ÈlÈment EBP B‚timent Aide 140 Fiche Tarifs gÈnÈriques La fiche des Tarifs gÈnÈriques inclut un code, un libellÈ commercial de l'article et se divise en deux parties essentielles : Article et Divers Article Dans cette partie, vous retrouvez le libellÈ technique, le dÈboursÈ (=prix d'achat) et le prix de vente de votre article. Divers Permet d'afficher le nom du fournisseur, la famille, la date de derniËre mise ‡ jour du tarif, et la rÈfÈrence de l'article chez le fournisseur. Remarque La fiche tarif gÈnÈrique contient des champs fixes, qui ne varient pas en fonction du tarif importÈ. Seuls les champs existants dans votre fichier et correspondants ‡ ceux de la fiche Tarif gÈnÈriques sont renseignÈs. Si un champ essentiel de votre fichier tarif n'apparaÓt pas, contactez notre service technique pour voir si nous pouvons Èventuellement l'ajouter. Manuel de rÈfÈrence 141 Les Familles ÈlÈments La fiche famille se compose des parties suivantes : L'entÍte Le haut de la fiche permet de dÈfinir le code, le libellÈ et le suivi de stock. Remplissez le nom et le libellÈ de votre famille et cochez la zone Suivi de stock si vous souhaitez que cette famille d'ÈlÈment soit gÈrÈe en stock. L'onglet Taux Les taux indiquÈs par dÈfaut sont ceux qui correspondent ‡ ce que vous avez saisi dans la partie Taux/dÈcimales des options (menu Outils). Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. L'onglet Comptes Vous pouvez dÈfinir vos comptes de vente par type d'ÈlÈment et par taux de TVA, pour une famille. Les comptes affichÈs par dÈfaut sont ceux qui ont ÈtÈ saisis dans la partie TVA des options (menu Outils). Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Astuce Les taux et comptes saisis dans la fiche famille d'ÈlÈments peuvent Ítre rÈcupÈrÈs dans la fiche ÈlÈment. Lorsque vous sÈlectionnerez la famille auquel il est rattachÈ, un message de confirmation apparaÓtra. L'onglet Tarifs et Promotions Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions des familles ÈlÈments. Gestion des tarifs/promotions Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes :  pour insÈrer une nouvelle ligne,  pour ajouter une ligne en fin de grille,  pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents. Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif famille ÈlÈment pour un client prÈcis ou pour une famille prÈcise de clients. Remarque Lors de la rÈalisation d'un tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. EBP B‚timent Aide 142 La quantitÈ minimum et le prix de vente ne sont pas saisissables. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions. Enfin, il faut dÈfinir le % de remise pour le client ou la famille de client sÈlectionnÈ. Il est obligatoire pour valider le tarif. Remarque Si une famille clients est saisie, le code client ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Astuces La colonne "Remise/prix issu d'une ..." permet de visualiser l'origine du tarif ou de la promotion ("promotion" ou "rien"). La donnÈe "Promotion" correspond ‡ une ligne rÈalisÈe dans la fiche promotion. La donnÈe "rien" correspond ‡ une ligne crÈÈe dans la fiche famille ÈlÈment. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Attention Pour supprimer une ligne de promotion, vous devez aller sur la fiche promotion. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur famille ÈlÈments. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre famille d'ÈlÈments. Manuel de rÈfÈrence 143 Grille de promotions A partir du menu DonnÈes + Grille de promotions, vous avez la possibilitÈ de crÈer des grilles de promotions. La grille de promotion est composÈe d'une entÍte et de 2 onglets. EntÍte de fiche Une grille de promotion est dÈfinie par :  un code Ce code est incrÈmentÈ automatiquement.  une description Indiquez le nom de la promotion.  une date de dÈbut Cette date dÈfinie la dÈbut de la promotion. Elle n'est pas obligatoire.  une date de fin Cette date dÈfinie la fin de la promotion. Elle n'est pas obligatoire. Remarque Vous devez saisir au minimum une date de dÈbut ou une date de fin. Exemple - Si vous saisissez une date de dÈbut et une date de fin, la promotion sera effective uniquement entre ces pÈriodes, dates saisies incluses. - Si vous saisissez une date de dÈbut uniquement, la promotion sera effective ‡ partir de cette date pour une durÈe indÈterminÈe. - Si vous saisissez une date de fin uniquement, la promotion sera effective pour toute la pÈriode qui prÈcËde cette date de fin de promotion.  une case ‡ cocher "Promotion terminÈe" Cette case ‡ cocher est ‡ sÈlectionner uniquement lorsque vous jugez que la promotion est finie. Astuce Si vous souhaitez suspendre ou arrÍter la promotion avant la date de fin, vous pouvez cliquer sur la case ‡ cocher "Promotion terminÈe". Onglet Tarifs / Promotions Cet onglet permet de saisir les promotions sur ÈlÈments, famille ÈlÈments ou famille clients. Gestion des promotions Pour gÈrer les promotions, vous disposez de trois icÙnes :  pour insÈrer une nouvelle ligne,  pour ajouter une ligne en fin de grille,  pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des promotions n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarif pris en compte dans les documents. EBP B‚timent Aide 144 Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir une promotion pour un ÈlÈment particulier, pour une famille ÈlÈments ou pour une famille clients. Remarque Lors de la rÈalisation d'une promotion, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de promotion, cette ligne sera prise en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. Si une famille d'ÈlÈments est saisie, le code ÈlÈment ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Il n'est pas possible d'affecter un ÈlÈment de type texte dans une promotion. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle sera appliquÈ la remise. Elle est facultative. Enfin, il faut dÈfinir le % de remise. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le % de remise. Astuce Si une promotion est renseignÈe avec uniquement un % de remise, cette remise s'appliquera sur tous les ÈlÈments, tous clients confondus pour la pÈriode de promotion. Pour rÈaliser un promotion d'offre d'un article (article gratuit), vous devez mettre le % de remise ‡ 100 %. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre promotion. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle de la fiche Promotion. Autres Lors de la duplication (bouton ) d'une fiche Promotion, toutes les donnÈes sont reprises ‡ l'exception des ÈlÈments suivants :  Date de dÈbut,  Date de fin,  case ‡ cocher "Promotion terminÈe". Manuel de rÈfÈrence 145 Les dÈpÙts Vous pouvez modifier le libellÈ du dÈpÙt crÈÈ par dÈfaut, et cliquer sur Valider. La fiche dÈpÙt se compose de deux zones ‡ remplir : le code dÈpÙt et le libellÈ dÈpÙt. Vous n' Ítes pas limitÈs en nombre de dÈpÙts et pouvez gÈrer ainsi le dÈpÙt de votre magasin, votre camionnette, annexe etc... EBP B‚timent Aide 146 Clients PrÈsentation fiche La fiche client est dÈfinie par trois champs principaux : le code client (gÈnÈrÈ automatiquement ou non, en fonction de ce qui a ÈtÈ dÈfini dans les options de numÈrotation), le nom ou la raison sociale du client, sa civilitÈ, et sa famille. La fiche se prÈsente ensuite sous forme d'onglets, ‡ remplir avec soin :  L'onglet CoordonnÈes Permet de saisir les adresses de facturation et livraison. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect.  L'onglet Gestion Permet de saisir toutes les coordonnÈes bancaires et visualiser la situation financiËre du client.  L'onglet Tarifs / Promotions Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions client.  L'onglet Documents Permet de visualiser la liste des derniers documents facturÈs.  L'onglet Divers Renseignements divers.  L'onglet Contact Permet de renseigner les contacts liÈs au client.  L'onglet Notes Zone libre pour la saisie de notes. Les raccourcis disponibles dans la barre de Navigation, permettent de crÈer rapidement un nouveau devis, une nouvelle facture, un nouveau rËglement, d'imprimer une relance, de consulter l'historique, de consulter les statistiques ou de saisir des actions . Manuel de rÈfÈrence 147 Onglet coordonnÈes Saisissez les coordonnÈes de facturation et livraison du client, ainsi que son n° de TVA et NAF. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Si les coordonnÈes livraison et facturation sont identiques, vous pouvez recopier le contenu de l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison, d'un simple clic de la souris, sur l'icÙne Remarque A la validation de la fiche, si le code postal, la ville et le pays ne sont pas renseignÈs, vous aurez un message d'avertissement. Ce message se transformera en obligation de saisie lors de la rÈalisation d'un document. Il vous est donc fortement conseiller de renseigner ces informations lors de la crÈation ou modification de la fiche. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche client en saisissant son adresse e-mail dans le champs correspondant et en cliquant sur l'icÙne . EBP B‚timent Aide 148 Onglet gestion Cette partie est importante car elle vous permet de paramÈtrer les informations financiËres et comptables concernant votre client et de connaÓtre sa situation actuelle par rapport aux factures effectuÈes ou en cours.  Mode de rËglement SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne le mode de rËglement de votre client. Lorsque vous enregistrerez une facture, le montant, la date d'ÈchÈance, et le mode de paiement seront automatiquement calculÈs.  Le Cette zone correspond au jour de rËglement de votre client. Ne le renseigner que s'il est diffÈrent de celui indiquÈ dans la fiche mode de rËglement sÈlectionnÈe ci-dessus. Remarque Le jour de rËglement sera pris en compte pour le calcul de l'ÈchÈance dans le cas o˘ le mode de rËglement sÈlectionnÈ contient un rËglement du type Fin de mois Le ou bien Net Le  Banque Vous pouvez saisir jusqu'‡ 5 banques pour votre client. Cliquez sur les onglets banque1, banque2, banque 3, etc.. pour les enregistrer. Cochez la zone banque principale.  ComptabilitÈ Le compte comptable client peut s'afficher automatiquement en fonction de ce que vous avez sÈlectionnÈ dans la partie ComptabilitÈ - Tiers des options. Choisissez le type de votre client. Attention Les clients de type CEE ou EXPORT seront exonÈrÈs de TVA par dÈfaut dans tous les documents.  Statut Si vous cochez la zone Client bloquÈ, un message d'avertissement apparaÓtra lorsque vous sÈlectionnerez le client dans vos documents de vente.  Message Suite ‡ la sÈlection du champ "Client bloquÈ", la zone "Message" est accessible. Elle vous permet de saisir le message d'avertissement qui apparaÓtra lorsque vous sÈlectionnerez le client dans vos documents de vente.  Solde initial Si votre client vous doit de l'argent, indiquez le montant dans cette zone. Le montant de l'encours sera calculÈ en fonction du solde initial et des factures que vous saisirez pour ce client. Remarque AprËs Èpuration, si vous avez supprimÈ des factures et rËglements, vous pouvez remettre ‡ jour le solde initial de votre client.  Encours Saisissez le montant du plafond (encours maximum) accordÈ ‡ votre client. Au del‡ de cette limite, un message d'avertissement apparaÓtra lorsque vous facturerez le client. L'encours Actuel s'affiche, ainsi que le montant du dÈpassement s'il y a lieu. Remarque Si vous ne souhaitez pas fixer d'encours maximum ‡ votre client, laissez le montant du plafond ‡ 0.00.  Totaux ÈchÈances Affiche le montant des ÈchÈances Èchues et non Èchues. Manuel de rÈfÈrence 149 L'onglet Tarifs et Promotions Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions client. Gestion des tarifs/promotions Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes :  pour insÈrer une nouvelle ligne,  pour ajouter une ligne en fin de grille,  pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents. Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif client pour un code ÈlÈment prÈcis ou pour une famille prÈcise d'ÈlÈments. Attention Il ne sera pas possible de sÈlectionner un code ÈlÈment dont le type est Texte. Remarque Lors de la rÈalisation d'un tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle sera appliquÈ le prix ou la remise . Elle est facultative. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions. Enfin, il faut dÈfinir le tarif exceptionnel de l'ÈlÈment (prix de vente) ou le % de remise de l'ÈlÈment ou la famille ÈlÈments. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le prix ou le % de remise. Remarque Si une famille d'ÈlÈment est saisie, le code Èlement ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiquÈ sur la ligne, il ne sera pas possible de saisir de % remise (et inversement). Le prix de vente n'est saisissable uniquement avec le code ÈlÈment. Astuces Vous trouverez en italique les tarifs de la famille clients. Ils pourront Ítre modifiÈs ou supprimÈs uniquement sur la fiche familles clients. EBP B‚timent Aide 150 Vous trouverez en caractËres gras italique les promotions de la famille clients. Elles pourront Ítre modifiÈs ou supprimÈs uniquement au niveau de la grille de promotions. Astuces La colonne "Remise/prix issu d'une ..." permet de visualiser l'origine du tarif ou de la promotion ("famille", "promotion" ou "rien"). La donnÈe "famille" correspond ‡ la famille de la fiche sur laquelle vous Ítes. La donnÈe "Promotion" correspond ‡ une ligne rÈalisÈe dans la fiche promotion. La donnÈe "rien" correspond ‡ une ligne crÈÈe dans la fiche client. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Attention Pour supprimer une ligne de tarif provenant d'une famille, vous devez aller sur la famille clients. Pour supprimer une ligne de promotion, vous devez aller sur la fiche promotion. Manuel de rÈfÈrence 151 Onglet document Retrouvez dans cette fenÍtre les derniers documents rÈalisÈs pour ce client, par type : le dernier devis, la derniËre facture, le dernier bon de livraison, etc... Vous pouvez facilement les consulter en double-cliquant ‡ l'aide de la souris, sur le document sÈlectionnÈ, ou en sÈlectionnant le document dans la liste et en cliquant sur le bouton Ouvrir ce document. Vous pouvez Ègalement accÈder ‡ la liste complËte de tous les documents rÈalisÈs pour ce client, en cliquant sur le bouton Historique. EBP B‚timent Aide 152 Onglet divers Vous pouvez renseigner le secteur gÈographique auquel appartient votre client, et le rattacher Èventuellement ‡ deux groupes, en les sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Vous pouvez Ègalement associer , ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre fiche client, et l'ouvrir facilement en cliquant sur . Remarque Les groupes serviront notamment pour classer ou sÈlectionner vos clients dans les impressions. Vous pouvez Ègalement rattacher un reprÈsentant si nÈcessaire. Astuce Si vous possÈdez une connexion ‡ Internet, saisissez l'adresse d'accËs au site WEB de votre client et accÈdez-y directement ‡ l'aide de l'icÙne . Manuel de rÈfÈrence 153 L'onglet Contacts Cet onglet vous permet de saisir ou de sÈlectionner les contacts rattachÈs ‡ votre client. Pour cela, vous disposez de plusieurs icÙnes :  Nouveau Permet de crÈer une nouvelle fiche contact. Remarque Pour accÈder ‡ cette fonction, vous devez enregistrer (bouton Enregistrer au bas de la fenÍtre) votre fiche client. Affecter Permet d'accÈder ‡ la liste des contacts et de sÈlectionner par double-clic de la souris, celui qui doit Ítre rattachÈ ‡ votre client.  DÈsaffecter Permet d'enlever le contact sÈlectionnÈ de la liste des contacts rattachÈs ‡ ce client.  Contact principal / Contact simple Pour dÈfinir le contact principal de votre client, sÈlectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaÓtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Remarque Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir un contact principal pour l'adresse de facturation client, et un contact principal pour l'adresse de livraison.  Supprimer Supprime directement la fiche contact sÈlectionnÈe.  Actualiser Permet de rafraÓchir (mettre ‡ jour) la liste des contacts rattachÈs ‡ ce client. EBP B‚timent Aide 154 Onglet notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre client. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle du client. Manuel de rÈfÈrence 155 Les familles clients/prospects Vous pouvez sÈlectionner la famille client/prospect dans l'entÍte de la fiche client et la fiche prospect. Les familles de client/prospect se composent des onglets : Onglet dÈtail Cet onglet contient deux champs, ‡ saisir :  Le code famille Il peut comporter jusqu'‡ 8 caractËres alpha-numÈriques.  Le libellÈ famille Indiquez le nom de la famille client/prospect. Onglet Tarifs et Promotions Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions des familles clients. Gestion des tarifs/promotions Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes :  pour insÈrer une nouvelle ligne,  pour ajouter une ligne en fin de grille,  pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents. Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif famille client pour un code ÈlÈment prÈcis ou pour une famille prÈcise d'ÈlÈments. Attention Il ne sera pas possible de sÈlectionner un code ÈlÈment dont le type est Texte. Remarque Lors de la rÈalisation d'un tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantitÈ minimum et le prix de vente ne sont pas saisissables. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions. EBP B‚timent Aide 156 Enfin, il faut dÈfinir le % de remise de l'ÈlÈment ou la famille ÈlÈments. Il est obligatoire pour valider le tarif.Remarque Si une famille d'ÈlÈment est saisie, le code Èlement ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Astuces La colonne "Remise/prix issu d'une ..." permet de visualiser l'origine du tarif ou de la promotion ("promotion" ou "rien"). La donnÈe "Promotion" correspond ‡ une ligne rÈalisÈe dans la fiche promotion. La donnÈe "rien" correspond ‡ une ligne crÈÈe dans la fiche famille clients. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. Attention Pour supprimer une ligne de promotion, vous devez aller sur la fiche promotion. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur la famille. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Manuel de rÈfÈrence 157 Historique clients/prospects L'historique clients/prospects vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de client, les documents qui ont ÈtÈ rÈalisÈs. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un (ou plusieurs ÈlÈments) qui ont ÈtÈ vendus ‡ un (ou plusieurs) clients. L'historique apparaÓt de faÁon dÈtaillÈe en affichant toutes les lignes des documents o˘ l'ÈlÈment a ÈtÈ vendu, ou bien, de faÁon non dÈtaillÈe, en affichant la liste des documents o˘ l'(ou les) ÈlÈments(s) ont ÈtÈ vendus. Pour cela, vous disposez des options suivantes :  PÈriode.. du.. au Indiquez la pÈriode ou un intervalle de date ‡ prendre en compte.  Famille client SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , la famille du client (ou du prospect) ‡ afficher.  Client SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le client (ou le prospect) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.  Famille ÈlÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , la famille ÈlÈment sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.  ElÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , l'ÈlÈment sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Remarque Vous pouvez indiquer l'un ou l'autre des critËres, en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Ex : Si vous souhaitez un historique sur la famille d'Èlements X, ne sÈlectionnez que la famille et les documents, et cliquez sur le bouton Actualiser.  Documents Cochez les diffÈrents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.  Historique dÈtaillÈ Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ, affichant toutes les lignes de documents correspondantes aux critËres sÈlectionnÈs. Si vous dÈ-cochez cette zone, vous obtiendrez la liste des documents correspondants aux critËres sÈlectionnÈs.  Avec dÈtail ouvrages Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ avec le dÈtail des fournitures, main d'oeuvre, matÈriels et divers composants vos ouvrages. Si vous dÈ-cochez la zone, vous obtiendrez la liste des ouvrages correspondants aux critËres sÈlectionnÈs. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critËre(s) de sÈlection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser. Pour chaque ligne, vous obtenez le montant Net HT, la marge HT, ainsi que les totaux au bas du tableau. Vous pouvez aussi visualiser la fiche ÈlÈment, la fiche client ou le document, en sÈlectionnant une ligne et en cliquant sur les raccourcis ElÈments, Clients ou Documents dans la partie Navigation de la barre de Navigation. EBP B‚timent Aide 158 Prospects PrÈsentation fiche La fiche prospect est dÈfinie par trois champs principaux : le code prospect (gÈnÈrÈ automatiquement ou non, en fonction de ce qui a ÈtÈ dÈfini dans les options de numÈrotation), le nom ou la raison sociale du prospect, sa civilitÈ, et sa famille. La fiche se prÈsente ensuite sous forme d'onglets, ‡ remplir avec soin :  L'onglet CoordonnÈes Permet de saisir les adresses de facturation et livraison. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect.  Ajout bloc attention pour saisie obligatoire des champs cp/ville/code pays/pays  L'onglet Gestion Permet de paramÈtrer les informations financiËres et comptables concernant votre prospect.  L'onglet Tarifs / Promotions Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions de votre prospect.  L'onglet Divers Renseignements divers.  L'onglet Contact Permet de renseigner les contacts liÈs au prospect.  L'onglet Notes Zone libre pour la saisie de notes. Les raccourcis disponibles dans la barre de Navigation, permettent de crÈer rapidement un nouveau devis, de transfÈrer en client le prospect, ou de saisir des actions . Manuel de rÈfÈrence 159 Onglet CoordonnÈes Saisissez les coordonnÈes de facturation et livraison du prospect, ainsi que son n° de TVA et NAF. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Si les coordonnÈes livraison et facturation sont identiques, vous pouvez recopier le contenu de l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison, d'un simple clic de la souris, sur l'icÙne Remarque A la validation de la fiche, si le code postal, la ville et le pays ne sont pas renseignÈs, vous aurez un message d'avertissement. Ce message se transformera en obligation de saisie lors de la rÈalisation d'un document. Il vous est donc fortement conseiller de renseigner ces informations lors de la crÈation ou modification de la fiche. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche prospect en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icÙne . EBP B‚timent Aide 160 Onglet Gestion Cette partie est importante car elle vous permet de paramÈtrer les informations financiËres et comptables concernant votre prospect.  Mode de rËglement SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne le mode de rËglement de votre prospect. Lorsque vous enregistrerez un document, le montant, la date d'ÈchÈance, et le mode de paiement seront automatiquement calculÈs.  Le Cette zone correspond au jour de rËglement de votre prospect. Ne le renseigner que s'il est diffÈrent de celui indiquÈ dans la fiche mode de rËglement sÈlectionnÈe ci-dessus. Remarque Le jour de rËglement sera pris en compte pour le calcul de l'ÈchÈance dans le cas o˘ le mode de rËglement sÈlectionnÈ contient un rËglement du type Fin de mois Le ou bien Net Le  ComptabilitÈ Le compte comptable prospect peut s'afficher automatiquement en fonction de ce que vous avez sÈlectionnÈ dans la partie ComptabilitÈ - Tiers des options. Choisissez le type de votre prospect. Attention Les prospects de type CEE ou EXPORT seront exonÈrÈs de TVA par dÈfaut dans tous les documents. Manuel de rÈfÈrence 161 L'onglet Tarifs et Promotions Cet onglet permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions de votre prospect. Gestion des tarifs/promotions Pour gÈrer les tarifs/promotions, vous disposez de trois icÙnes :  pour insÈrer une nouvelle ligne,  pour ajouter une ligne en fin de grille,  pour supprimer une ligne. Remarque L'ordre des tarifs n'indique pas l'ordre de prioritÈ tarifs pris en compte dans les documents. Vous pourrez supprimer uniquement les lignes dÈfinies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilitÈ de dÈfinir un tarif client pour un code ÈlÈment prÈcis ou pour une famille prÈcise d'ÈlÈments. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle le prix ou la remise sera appliquÈ. Elle est facultative. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiables, car elles sont dÈfinies uniquement au niveau des promotions. Enfin, il faut dÈfinir le tarif exceptionnel de l'ÈlÈment (prix de vente) ou le % de remise de l'ÈlÈment ou la famille ÈlÈments. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le prix ou le % de remise. Remarque Si une famille d'ÈlÈment est saisie, le code Èlement ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiquÈ sur la ligne, il ne sera pas possible de saisir de % remise (et inversement). Astuces Vous trouverez en italique les tarifs de la famille clients/prospects. Ils pourront Ítre modifiÈs ou supprimÈs uniquement sur la fiche familles clients/prospects. Vous trouverez en caractËres gras italique les promotions de la famille clients/prospects. Elles pourront Ítre modifiÈs ou supprimÈs uniquement au niveau de la grille de promotions. EBP B‚timent Aide 162 Onglet Divers Vous pouvez renseigner le secteur gÈographique auquel appartient votre prospect, et le rattacher Èventuellement ‡ deux groupes, en les sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Vous pouvez Ègalement associer , ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre fiche prospect, et l'ouvrir facilement en cliquant sur . Remarque Les groupes serviront notamment pour classer ou sÈlectionner vos prospects dans les impressions. Vous pouvez Ègalement rattacher un reprÈsentant si nÈcessaire. Astuce Si vous possÈdez une connexion ‡ Internet, saisissez l'adresse d'accËs au site WEB de votre prospect et accÈdez-y directement ‡ l'aide de l'icÙne . Manuel de rÈfÈrence 163 L'onglet Contacts Cet onglet vous permet de saisir ou de sÈlectionner les contacts rattachÈs ‡ votre prospect. Pour cela, vous disposez de plusieurs icÙnes :  Nouveau Permet de crÈer une nouvelle fiche contact. Remarque Pour accÈder ‡ cette fonction, vous devez enregistrer (bouton Enregistrer au bas de la fenÍtre) votre fiche prospect.  Affecter Permet d'accÈder ‡ la liste des contacts et de sÈlectionner par double-clic de la souris, celui qui doit Ítre rattachÈ ‡ votre prospect.  DÈsaffecter Permet d'enlever le contact sÈlectionnÈ de la liste des contacts rattachÈs ‡ ce prospect.  Contact principal / Contact simple Pour dÈfinir le contact principal de votre prospect, sÈlectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaÓtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Remarque Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir un contact principal pour l'adresse de facturation prospect, et un contact principal pour l'adresse de livraison.  Supprimer Supprime directement la fiche contact sÈlectionnÈe.  Actualiser Permet de rafraÓchir (mettre ‡ jour) la liste des contacts rattachÈs ‡ ce prospect. EBP B‚timent Aide 164 Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre prospect. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle du prospect. Manuel de rÈfÈrence 165 Fournisseurs La fiche fournisseur - PrÈsentation La fiche fournisseur est dÈfinie par trois champs principaux : le code fournisseur (gÈnÈrÈ automatiquement ou non, en fonction de ce qui a ÈtÈ dÈfini dans les options de numÈrotation), le nom ou la raison sociale du fournisseur, sa civilitÈ, et sa famille. La fiche se prÈsente ensuite sous forme d'onglets, ‡ remplir avec soin :  L'onglet CoordonnÈes Permet de saisir les adresses de commande et d'enlËvement.  L'onglet Gestion Permet de saisir toutes les coordonnÈes bancaires et de visualiser notre situation financiËre chez le fournisseur.  L'onglet Documents Permet de visualiser la liste des derniers documents facturÈs.  L'onglet Divers Renseignements divers.  L'onglet Contact Permet de renseigner les contacts liÈs au fournisseur.  L'onglet Notes Zone libre pour la saisie de notes. EBP B‚timent Aide 166 L'onglet coordonnÈes de la fiche fournisseur Saisissez les coordonnÈes de commande et enlËvement du fournisseur. Si les coordonnÈes sont identiques, vous pouvez recopier le contenu de l'adresse de commande dans l'adresse d'enlËvement, d'un simple clic de la souris, sur l'icÙne Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche fournisseur en saisissant son adresse e-mail dans le champs correspondant et en cliquant sur l'icÙne . Manuel de rÈfÈrence 167 L'onglet Gestion de la fiche fournisseur Cette partie est importante car elle vous permet de paramÈtrer les informations financiËres et comptables concernant votre fournisseur et de connaÓtre sa situation actuelle par rapport aux factures effectuÈes ou en cours. Mode de rËglement SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne le mode de rËglement de votre fournisseur. Lorsque vous enregistrerez une facture, le montant, la date d'ÈchÈance, et le mode de paiement seront automatiquement calculÈs.  Banque Vous pouvez saisir jusqu'‡ 5 banques pour votre fournisseur. Cliquez sur les onglets banque1, banque2, banque 3, etc.. pour les enregistrer. Cochez la zone banque principale.  ComptabilitÈ Le compte comptable fournisseur peut s'afficher automatiquement en fonction de ce que vous avez sÈlectionnÈ dans la partie ComptabilitÈ - Tiers des options. Choisissez le type de votre fournisseur. Attention Les fournisseurs de type UE ou EXPORT seront exonÈrÈs de TVA par dÈfaut dans tous les documents.  DÈlai de livraison Saisissez en nombre de jours, le dÈlai moyen de livraison du fournisseur Remarque Le dÈlai saisi apparaÓtra automatiquement dans vos fiches ÈlÈments, lorsque vous ferez appel ‡ ce fournisseur. Vous pourrez le modifier si nÈcessaire.  Encours Affiche le montant de l'encours actuel du fournisseur  Totaux ÈchÈances Affiche le montant des ÈchÈances Èchues et non Èchues. EBP B‚timent Aide 168 L'onglet Documents de la fiche fournisseur Retrouvez dans cette fenÍtre les derniers documents rÈalisÈs pour ce client, par type : la derniËre commande, la derniËre facture, le dernier bon de rÈception, etc... Vous pouvez facilement les consulter en double-cliquant ‡ l'aide de la souris, sur le document sÈlectionnÈ, ou en sÈlectionnant le document dans la liste et en cliquant sur le bouton Ouvrir ce document. Vous pouvez Ègalement accÈder ‡ la liste complËte de tous les documents rÈalisÈs pour ce fournisseur, en cliquant sur le bouton Historique. Manuel de rÈfÈrence 169 L'onglet Divers de la fiche fournisseur Vous pouvez renseigner le secteur gÈographique auquel appartient votre fournisseur, et le rattacher Èventuellement ‡ deux groupes, en les sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque Les groupes serviront notamment pour classer ou sÈlectionner vos fournisseurs dans les impressions. Vous pouvez Ègalement rattacher un reprÈsentant, et associer , ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre fiche client, et l'ouvrir facilement en cliquant sur . Astuce Si vous possÈdez une connexion ‡ Internet, saisissez l'adresse d'accËs au site WEB de votre fournisseur et accÈdez-y directement ‡ l'aide de l'icÙne EBP B‚timent Aide 170 L'onglet Contacts Cet onglet vous permet de saisir ou de sÈlectionner les contacts rattachÈs ‡ votre fournisseur. Pour cela, vous disposez de plusieurs icÙnes :  Nouveau Permet de crÈer une nouvelle fiche contact. Remarque Pour accÈder ‡ cette fonction, vous devez enregistrer (bouton Enregistrer au bas de la fenÍtre) votre fiche fournisseur.  Affecter Permet d'accÈder ‡ la liste des contacts et de sÈlectionner par double-clic de la souris, celui qui doit Ítre rattachÈ ‡ votre fournisseur.  DÈsaffecter Permet d'enlever le contact sÈlectionnÈ de la liste des contacts rattachÈs ‡ ce fournisseur.  Contact principal / Contact simple Pour dÈfinir le contact principal de votre fournisseur, sÈlectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaÓtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Remarque Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir un contact principal pour l'adresse de commande, et un contact principal pour l'adresse d'enlËvement.  Supprimer Supprime directement la fiche contact sÈlectionnÈe.  Actualiser Permet de rafraÓchir (mettre ‡ jour) la liste des contacts rattachÈs ‡ ce fournisseur. Manuel de rÈfÈrence 171 L'onglet Notes de la fiche fournisseur Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre fournisseur. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Remarque Les notes pourront Ítre imprimÈes sur la fiche individuelle du fournisseur. EBP B‚timent Aide 172 Les familles fournisseur Vous pouvez sÈlectionner la famille fournisseur dans l'entÍte de la fiche fournisseur. Les familles de fournisseur se composent des onglets : Onglet dÈtail Cet onglet contient deux champs, ‡ saisir :  Le code famille Il peut comporter jusqu'‡ 8 caractËres alpha-numÈriques.  Le libellÈ famille Indiquez le nom de la famille fournisseur. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur la famille. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Manuel de rÈfÈrence 173 Historique fournisseur L'historique fournisseur vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs, les documents qui ont ÈtÈ rÈalisÈs. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un (ou plusieurs ÈlÈments) qui ont ÈtÈ achetÈs chez un (ou plusieurs) fournisseurs. L'historique apparaÓt de faÁon dÈtaillÈe en affichant toutes les lignes des documents o˘ l'ÈlÈment a ÈtÈ achetÈ, ou bien, de faÁon non dÈtaillÈe, en affichant la liste des documents o˘ l'(ou les) ÈlÈments(s) ont ÈtÈ achetÈs. Pour cela, vous disposez des options suivantes :  PÈriode.. du.. au Indiquez la pÈriode ou un intervalle de date ‡ prendre en compte.  Famille fournisseur SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , la famille du fournisseur ‡ afficher.  Code fournisseur SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.  Code affaire SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , l'affaire sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.  Famille ÈlÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , la famille ÈlÈment sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.  ElÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , l'ÈlÈment sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Remarque Vous pouvez indiquer l'un ou l'autre des critËres, en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Ex : Si vous souhaitez un historique sur la famille d'Èlements X, ne sÈlectionnez que la famille et les documents, et cliquez sur le bouton Actualiser.  Documents Cochez les diffÈrents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.  Historique dÈtaillÈ Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ, affichant toutes les lignes de documents (= ÈlÈments) correspondantes aux critËres sÈlectionnÈs. Si vous dÈ-cochez cette zone, vous obtiendrez la liste des documents correspondants aux critËres sÈlectionnÈs. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critËre(s) de sÈlection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser. Pour chaque ligne, vous obtenez la quantitÈ et le montant Net HT, ainsi que les totaux au bas du tableau. Vous pouvez aussi visualiser la fiche ÈlÈment, la fiche fournisseur ou le document, en sÈlectionnant une ligne et en cliquant sur les raccourcis ElÈments, Fournisseurs ou Documents disponibles dan la partie Navigation de la barre de Navigation. EBP B‚timent Aide 174 ReprÈsentants La fiche reprÈsentant est dÈfinie par deux champs principaux: le code reprÈsentant (gÈnÈrÈ automatiquement ou non, en fonction de ce qui a ÈtÈ dÈfini dans les options de numÈrotation), et le nom ou la raison sociale du reprÈsentant. Saisissez les coordonnÈes du reprÈsentant. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche client en saisissant son adresse e-mail dans le champs correspondant et en cliquant sur l'icÙne . Vous pouvez Ègalement renseigner le secteur gÈographique auquel appartient votre reprÈsentant, et le rattacher Èventuellement ‡ deux groupes, en les sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque Les groupes serviront notamment pour classer ou sÈlectionner vos reprÈsentants dans les impressions. Vous pourrez saisir sur un document, ou sur une fiche client, le reprÈsentant qui lui est rattachÈ et imprimer le CA par reprÈsentant. Manuel de rÈfÈrence 175 Contacts tiers Un contact est dÈfini par quatre champs principaux : son code (il s'agit d'un compteur gÈnÈrÈ automatiquement), son nom, sa civilitÈ, sa fonction et son lieu. Vous pouvez sÈlectionner sa civilitÈ en la sÈlectionnant dans la liste accessible par l'icÙne . Vous disposez ensuite de deux onglets ‡ remplir avec soin : DÈtail et Notes. DÈtail Saisissez les coordonnÈes du contact, correspondantes gÈnÈralement au lieu de Facturation ou Livraison du tiers auquel il est rattachÈ. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche contact en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icÙne La zone Tiers vous permet de rattacher votre contact ‡ un tiers, en le sÈlectionnant ‡ l'aide de l'icÙne . Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complÈmentaires sur votre fiche. Vous disposez d'une barre d'outils pour apporter des attributs (gras, italique, soulignÈ, couleur, police...) ‡ votre texte. EBP B‚timent Aide 176 SalariÈs / Personnel La fiche du salariÈ (ou du personnel) se compose de trois champs :  Le code salariÈ cette zone est calculÈe automatiquement en fonction d'un compteur.  Le nom Saisissez le nom du salariÈ.  Le prÈnom Saisissez le prÈnom du salariÈ.  Taux horaire Saisissez, en euros, le co˚t horaire de votre salariÈ.  SalariÈs inactifs SÈlectionnez cette case, si vous souhaitez ne plus voir le salariÈ dans les listes. Retrouvez vos salariÈs dans le planning, accessible depuis les Favoris de votre barre de navigation. Manuel de rÈfÈrence 177 MatÈriels Les matÈriels sont les ressources physiques de votre entreprise, et dont vous souhaitez gÈrer la disponibilitÈ ‡ travers le planning. La fiche matÈriel se compose de 8 champs :  Code Saisissez le code de votre matÈriel (son immatriculation ou son numÈro de sÈrie par exemple...)  LibellÈ Saisissez sa description  Km Si votre matÈriel est un vÈhicule, indiquez le nombre de KM parcourus  Nombre d'heures Indiquez le nombre d'heures d'utilisation de votre matÈriel  Dates de mise en service, de derniËre rÈvision et de prochaine rÈvision Indiquez les diffÈrentes dates correspondantes ‡ votre matÈriel  Co˚t horaire matÈriel PrÈcisez le co˚t horaire de votre matÈriel. Celui-ci sera notamment repris dans le suivi de chantier simplifiÈ.  MatÈriels inactifs SÈlectionnez cette case, si vous souhaitez ne plus voir le matÈriel dans les listes. EBP B‚timent Aide 178 Maintenance / S.A.V. Types de garantie La fiche Type de garantie se compose de champs ‡ saisir :  Code Saisissez le code du type de garantie.  LibellÈ Indiquez le libellÈ du type de garantie  DurÈe Saisissez la durÈe de garantie en nombre de mois. Vous pouvez prÈciser le type de garantie dans les fiches fournitures et divers. Manuel de rÈfÈrence 179 Contrats types Les contrats-types vous permettent de crÈer des contrats "modËles" et de prÈ-remplir les informations qui vous seront demandÈes lors de l'Ètablissement d'un nouveau contrat.  Code Saisissez le code du contrat type  Famille Vous pouvez classer votre contrat par famille. Pour crÈer une nouvelle famille de contrat, sÈlectionnez le choix Nouveau dans la liste dÈ-roulante. La fiche Contrat-type se compose d'onglets contenant les donnÈes suivantes : L'onglet ComplÈment  LibellÈ Indiquez un libellÈ concis pour votre contrat-type  Description Saisissez la description dÈtaillÈe de votre contrat-type  DurÈe du contrat Indiquez, en nombre de mois, la durÈe du contrat.  Tacite reconduction O / N Si votre contrat est soumis ‡ tacite reconduction, cochez cette zone. Vous pourrez, en fonction du nombre de jours dÈfinis dans les options du dossier, Ítre avertis des contrats arrivant ‡ ÈchÈance et imprimer une lettre de reconduction tacite pour le client.  Nouveau contrat en cas de renouvellement ? O/N Cochez cette zone si vous souhaitez crÈer un nouveau contrat, plutÙt que de prolonger le contrat initial, en cas de renouvellement. L'onglet Intervention  Aucune intervention ‡ prÈvoir SÈlectionnez cette case si vous souhaitez ne pas dÈfinir d'intervention ‡ prÈvoir pour le contrat type.  Code intervention-type SÈlectionnez l'intervention-type liÈe ‡ ce contrat. La pÈriodicitÈ d'intervention saisie dans celle-ci sera recopiÈe ici.  PÈriodicitÈ díintervention SÈlectionnez la frÈquence d'intervention, l'heure de dÈbut et la (ou les) date(s) díintervention(s). Remarque Les pÈriodicitÈs d'intervention ne tiennent pas compte des "options / Planning / Horaires". Il est possible de rÈaliser une intervention de 32 heures. L'onglet Facturation  Informations de facturation SÈlectionnez l'ÈlÈment qui apparaÓtra dans la facture, et le code TVA ‡ appliquer. Au niveau du montant, vous avez deux choix possibles :  Vous choisissez d'utiliser le prix de vente indiquÈ dans l'ÈlÈment que vous avez sÈlectionnÈ. A chaque ÈchÈance, c'est ce montant qui sera facturÈ ‡ votre client  Vous connaissez le montant total HT de votre contrat. Ce montant sera divisÈ par le nombre d'annuitÈs que vous allez paramÈtrer dans le cadre pÈriodicitÈ de facturation.  PÈriodicitÈ de facturation SÈlectionnez la frÈquence et la pÈriodicitÈ de facturation du contrat ‡ l'aide des listes dÈ-roulantes proposÈes. EBP B‚timent Aide 180 Attention Dans le cas d'une frÈquence Bimestrielle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle, vous pouvez sÈlectionner le jour de la semaine ainsi que le mois (1er mois, 10eme mois...) le mois est toujours calculÈ en fonction de l'annÈe civile. Manuel de rÈfÈrence 181 Familles de contrat La fiche Famille de contrat comporte 2 champs ‡ saisir :  Code Saisissez le code de la famille de contrat  LibellÈ Indiquez le libellÈ de la famille La famille de contrat sera saisie dans le contrat-type ou le contrat, et vous permettra ainsi de les classer. EBP B‚timent Aide 182 Interventions types Les interventions que vous rÈalisez sont souvent les mÍmes. Vous pouvez crÈer des interventions modËles, vous permettant de prÈciser la durÈe d'intervention, les salariÈs et le matÈriel ‡ prÈvoir. Ainsi, lors de la saisie d'une nouvelle interventions, ces donnÈes seront automatiquement reprises. La fiche intervention-type se compose des donnÈes suivantes :  Code Saisissez le code de l'intervention-type  LibellÈ Indiquez une description succinte  DurÈe de l'intervention PrÈcisez, en nombre de mois, la durÈe de l'intervention. Vous pouvez Ègalement dÈfinir la pÈriode Du... au... ainsi que l'heure de dÈbut et de fin de l'intervention.  L'onglet SalariÈ Cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils, pour crÈer une nouvelle ligne et sÈlectionner, ‡ l'aide de l'icÙne , le code salariÈ qui interviendra sur ce type d'intervention. Vous pouvez en sÈlectionner plusieurs si nÈcessaire.  L'onglet MatÈriel Cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils, pour crÈer une nouvelle ligne et sÈlectionner, ‡ l'aide de l'icÙne , le code matÈriel dont vous aurez besoin pour ce type d'intervention. Vous pouvez en sÈlectionner plusieurs si nÈcessaire. Remarque Il s'agit des matÈriels crÈÈs dans le menu DonnÈes - MatÈriels, qui reprÈsentent les ressources dont vous disposez dans votre entreprise. Ainsi, dËs la crÈation d'une intervention, le matÈriel sera rÈservÈ dans le planning . Manuel de rÈfÈrence 183 Historique Maintenance / S.A.V L'historique Maintenance / S.A.V vous permet de retrouver pour un numÈro de sÈrie, un ÈlÈment, un contrat, etc., les document liÈs ‡ la maintenance qui ont ÈtÈ enregistrÈs (contrats, factures, interventions, actions...) L'historique apparaÓt de faÁon dÈtaillÈe en affichant toutes les lignes des documents o˘ le filtre choisi est prÈsent, ou bien, de faÁon non dÈtaillÈe, en affichant la liste des documents o˘ le filtre sÈlectionnÈ apparaÓt. Pour cela, vous disposez des options suivantes :  PÈriode.. du.. au Indiquez la pÈriode ou un intervalle de date ‡ prendre en compte.  Client SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le client (ou le prospect) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.  NumÈro de sÈrie Saisissez le numÈro de sÈrie du matÈriel sur lequel vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ.  Code ÈlÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le code ÈlÈment sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.  Sous garantie Cochez cette zone si vous souhaitez afficher uniquement les ÈlÈments encore sous garantie  Code Contrat SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le code contrat sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.  Documents Cochez les diffÈrents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue.  Historique dÈtaillÈ Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique dÈtaillÈ, affichant toutes les lignes de documents correspondantes aux critËres sÈlectionnÈs. Si vous dÈ-cochez cette zone, vous obtiendrez la liste des documents correspondants aux critËres sÈlectionnÈs. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critËre(s) de sÈlection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser. Pour chaque ligne, vous obtenez la quantitÈ et le montant Net HT, ainsi que les totaux au bas du tableau. Vous pouvez aussi visualiser la fiche ÈlÈment, la fiche client ou le document, en sÈlectionnant une ligne et en cliquant sur les raccourcis ElÈments, Clients ou Documents disponibles dan la partie Navigation de la barre de Navigation. EBP B‚timent Aide 184 Divers Les pays La fiche Pays se compose de deux zones ‡ remplir :  Le code pays.  Le nom du pays. Cliquez sur Valider pour enregistrer la fiche. Manuel de rÈfÈrence 185 Les dÈpartements La fiche dÈpartement est caractÈrisÈe par 4 champs :  Le code dÈpartement Saisissez le code du dÈpartement  Le dÈpartement Saisissez le nom ou libellÈ du dÈpartement  L'indicatif Saisissez l'indicatif tÈlÈphonique du dÈpartement (00 ‡ 05)  Le pays SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le pays. EBP B‚timent Aide 186 Les Codes postaux La fiche des codes postaux de compose de trois zones ‡ remplir :  Le code postal  Le nom de la ville  Le pays (que vous pouvez sÈlectionner avec l'icÙne ) Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la fiche. Manuel de rÈfÈrence 187 Les secteurs gÈographiques Si vous exercez votre activitÈ dans plusieurs rÈgions, il peut Ítre intÈressant de crÈer des secteurs gÈographiques. Vous pourrez classer vos clients et reprÈsentants et effectuer des statistiques, par secteurs gÈographiques. La fiche du secteur gÈographique se compose de quatre zones:  Le code secteur cela peut Ítre un numÈro de dÈpartement, mais aussi un compteur ou un nom de secteur.  Le libellÈ LibellÈ complet du secteur gÈographique  Export Cochez cette zone si le secteur se trouve dans une rÈgion o˘ vous exportez.  Code reprÈsentant Vous pouvez d'ores et dÈj‡ attribuer un secteur gÈographique ‡ un reprÈsentant. SÈlectionnez le ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque Si vous avez plusieurs reprÈsentants sur un mÍme secteur gÈographique, vous pourrez rattacher dans chacune de ces fiches reprÈsentant, le mÍme secteur gÈographique. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre fiche secteur gÈographique. EBP B‚timent Aide 188 Les Groupes Vous pouvez crÈer divers types de groupes : des groupes de clients, prospects, ÈlÈments, etc.. Ces groupes serviront ‡ classer vos donnÈes de base et Èventuellement ‡ imprimer des statistiques par groupes. Exemple groupe de clients : Clients privilÈgiÈs ou clients rÈguliers..bons ou mauvais payeurs, etc.. groupe d'ÈlÈments: pour tous les ÈlÈments de type fenÍtre, un groupe double-vitrage, un groupe simple vitrage, etc.. Saisissez dans la fiche Groupe, son code, son libellÈ, et enregistrez la fiche en cliquant sur le bouton Valider. Vous pouvez crÈer des groupes pour vos fournisseurs et les classer selon les critËres de votre choix..Respect de dÈlais, niveau de qualitÈ des fournitures etc... Manuel de rÈfÈrence 189 Les unitÈs Remarque Les unitÈs sont renseignÈes par dÈfaut lors de la crÈation du dossier. Saisissez le code unitÈ (ex : M3), le libellÈ (ex : mËtres cube) et le nombre de dÈcimales pour cette unitÈ (ex: 3). Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la fiche unitÈ. EBP B‚timent Aide 190 La localisation La localisation permet d'indiquer l' emplacement d'un ÈlÈment dans votre dÈpÙt de stock. Exemple: Rayon A1, Rayon B3, etc...Cette localisation sera saisie dans l'onglet STOCK de la fiche ÈlÈment. La fiche localisation se compose de deux zones, ‡ remplir :  Le code Saisissez un code unique pour dÈsigner l'emplacement (ex : A1)  La description indiquez le libellÈ complet de cet emplacement (ex : Rayon Tolerie, allÈe A1...) Manuel de rÈfÈrence 191 Les CivilitÈs Saisissez le libellÈ de la civilitÈ. Les civilitÈs seront utilisÈes notamment dans les fiches tiers (clients, fournisseurs, ...). EBP B‚timent Aide 192 Les lettres types Les lettres-types sont des modËles de lettres que vous pourrez appeler dans vos documents de vente (onglet Lettres-types), et qui seront imprimÈes en mÍme temps que vos documents de vente. La lettre type se compose d'un libellÈ (= titre de lettre), et d'une zone de saisie libre. Remarque Pour effectuer un retour ‡ la ligne dans une zone de saisie, utilisez les touches [Ctrl] +[EntrÈe] de votre clavier. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la lettre-type. Manuel de rÈfÈrence 193 Les mÈtrÈs types Le mÈtrÈ est une feuille de calcul qui permet de saisir des formules plus ou moins complexes qui serviront ‡ quantifier les ÈlÈments nÈcessaires ‡ la rÈalisation de travaux. Un mÈtrÈ-type est une formule de calcul type qui pourra Ítre utilisÈe autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront ‡ saisir. Vous pouvez saisir vos propres formules, ou bien faire appel ‡ líassistant mÈtrÈ, qui contient de nombreuses fonctions. Un mÈtrÈ-type peut Ítre appelÈ sur un ÈlÈment en cours de rÈalisation díun document mais vous pouvez aussi le rattacher directement ‡ la fiche díun ÈlÈment (ouvrage, matÈriel, fournitures..) ‡ partir de líonglet MÈtrÈ. La valeur calculÈe dans le mÈtrÈ est automatiquement reprise comme QuantitÈ sur la ligne de líouvrage. Saisissez le code et le libellÈ de votre nouveau mÈtrÈ-type. Au dessous du libellÈ, vous trouvez 6 icÙnes. Les icÙnes servent ‡ :  insÈrer une nouvelle ligne  ajouter une ligne en fin de grille  supprimer une ligne  recalculer les mÈtrÈs  appeler líassistant de formule de calcul  appeler un mÈtrÈ-type Vous pouvez alors saisir vos formules dans la feuille de calcul : La colonne MÈtrÈ Permet de dÈfinir les variables, les constantes, saisir une formule, une opÈration. Astuce Vous pouvez aussi insÈrer des commentaires pour expliquer les calculs, en commenÁant votre ligne par une apostrophe. Ex : 'Calcul de la surface. La colonne Valeurs Permet díintroduire la valeur díune variable. La colonne Total Dans cette colonne apparaÓtra le rÈsultat de votre mÈtrÈ. Vos mÈtrÈs-type peuvent faire appel ‡ des variables et ‡ l'assistant de calcul du mÈtrÈ (qui contient de nombreuses fonctions, pour vous aider). Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre mÈtrÈ-type. Astuce Des exemples de mÈtrÈs-type sont ‡ votre disposition dans le dossier de dÈmonstration. EBP B‚timent Aide 194 L'assistant de calcul du mÈtrÈ L' assistant de calcul met ‡ votre disposition les fonctions, les variables dÈfinies dans la grille du mÈtrÈ et les opÈrateurs afin de vous permettre de dÈfinir simplement votre formule. Pour faire appel ‡ l'assistant dans la fiche du mÈtrÈ, vous pouvez cliquer sur l'icÙne ou utiliser le raccourci Clavier [Ctrl]+[T] UtilitÈ des fonctions Les fonctions permettent díeffectuer un calcul prÈ-dÈfini : calcul de surfaces, de volumes, de pÈrimËtres, fonctions arithmÈtiques, logiques, statistiques, trigonomÈtriques. La fenÍtre de l'assistant de dÈcompose de la faÁon suivante :  La zone de saisie de la formule : insertion des fonctions, des variables, des opÈrateurs, des chiffres.  La partie Fonctions, o˘ vous pouvez consulter la liste des fonctions disponibles et sÈlectionner celle qui vous intÈresse.  La partie Variables, qui liste les variables crÈÈes dans vos premiËres lignes de mÈtrÈs, et que vous pouvez utiliser dans la zone de saisie.  La partie Conseils, qui vous donne quelques informations et la syntaxe ‡ respecter pour utiliser la fonction courante. Manuel de rÈfÈrence 195 Les variables du mÈtrÈ Quíest-ce quíune variable ? Une variable est une information (gÈnÈralement une dimension) qui níest pas constante. Exemple Pour dÈterminer la surface díun mur ‡ peindre, vous avez besoin de connaÓtre les dimensions suivantes : Hauteur, Largeur (et si nous affinons, vous avez aussi besoin de connaÓtre les dimensions des ouvertures). Ces dimensions varient ‡ chaque travail : ce sont donc des variables. Comment crÈer une variable ? Les variables sont gÈnÈralement ‡ dÈfinir en dÈbut de mÈtrÈ. Chaque variable doit Ítre crÈÈe sur une ligne distincte, pour plus de lisibilitÈ. Suivez les Ètapes une ‡ une :  Choisissez un nom de variable ni trop court, ni trop long, il doit Ítre suffisamment ´ parlant ª sans toutefois Ítre fastidieux ‡ saisir.  Faites suivre le nom par le signe =,  Faites suivre le signe = díun point díinterrogation: ?  Le point díinterrogation permettra de saisir la valeur de la variable dans la colonne Valeurs. Remarque Une variable peut aussi Ítre crÈÈe pour contenir une valeur constante (et oui !) afin de pouvoir líappeler dans une formule, par son nom plutÙt que par sa valeur. Dans ce cas, il suffit de remplacer le point díinterrogation par la valeur elle- mÍme. EBP B‚timent Aide 196 Les postes complÈmentaires Les postes complÈmentaires permettent d'ajouter des frais annexes ou divers dans le pied de vos documents. Saisissez le libellÈ du poste complÈmentaire que vous souhaitez crÈer, et renseignez les comptes comptables si vous souhaitez que les postes complÈmentaires apparaissent sur une ligne d'Ècriture ‡ part lors du transfert comptable. L'option doit Ítre au prÈalable cochÈe dans les options pour la comptabilitÈ. Manuel de rÈfÈrence 197 Les frais de port Dans cette fiche, vous pouvez choisir entre 3 modes de calcul des frais de port : au forfait, au pourcentage ou par paliers.  Montant Cochez cette zone si vous souhaitez que vos frais de port correspondent ‡ un montant forfaitaire, et indiquez sa valeur dans la zone de saisie.  Pourcentage du total HT Cochez cette zone si vous souhaitez que vos frais de port soient calculÈs en fonction d'un pourcentage du total HT de votre document. Saisissez la valeur du pourcentage ‡ appliquer.  Paliers en HT Cochez cette zone, si vous souhaitez que le montant de vos frais de port dÈpende du total HT facturÈ. Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir 5 seuils, et 5 montants de frais de port correspondants. Remarque Le tableau peut se lire de la faÁon suivante "A partir de tel total HT (seuil), appliquer tel montant de forfait EBP B‚timent Aide 198 La fiche mode de rËglement Les modes de rËglement sous EBP B‚timent incluent ‡ la fois le moyen de paiement utilisÈ et l'ÈchÈance ‡ gÈnÈrer. DÈfinition du mode de rËglement Pour crÈer un mode de rËglement, vous devez lui attribuer un nom dans la zone CODE et un libellÈ (dans la zone LibellÈ). Nous vous conseillons de saisir un libellÈ suffisamment clair afin que vous sachiez ‡ quel type d'ÈchÈance il correspond. Exemple Code ESP , libellÈ ESPECES Saisie de l'ÈchÈance Pour ajouter une ligne dans le tableau, cliquez sur l'icÙne . A une ligne correspond une ÈchÈance. Vous devez remplir toutes les colonnes du tableau :  % : Sert ‡ calculer le montant de l'ÈchÈance par rapport au montant TTC de la facture multipliÈe par le pourcentage dÈfini. Par dÈfaut, elle est Ègale ‡ 100% et non modifiable.  Mois comptable Cochez cette zone si vous souhaitez fonctionner en mois comptable pour le calcul de votre date d'ÈchÈance (sert pour considÈrer un nombre de jours en nombre de mois. 30 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois, etc &ldots;)  Nbre de jours Saisissez le nombre de jours ‡ comptabiliser avant d'appliquer le rËglement. Remarque la zone nombre de jours n'est pas accessible pour un rËglement de type Comptant.  RËglement Choisissez dans la liste proposÈe, le mode de calcul de votre ÈchÈance que vous souhaitez appliquer (fin de dÈcade, comptant, fin de mois, etc...).  Jour Cette zone accessible uniquement pour les rËglement de type : fin de mois Le, ou net le..  Paiement par Indiquez ici le mode de rËglement de votre client (espËces, chËque, LCR, etc..) Vous pouvez modifier crÈer plusieurs lignes d'ÈchÈances pour un mode de rËglement. Cliquez sur l'icÙne pour ajouter une ligne et saisissez ses diffÈrents critËres. Attention La somme des % des lignes crÈÈes doit Ítre Ègale ‡ 100% Exemple Vous pouvez crÈer un mode de rËglement incluant trois ÈchÈances, dont une au comptant et deux avec des ÈchÈances : - saisie d'une premiËre ligne d'ÈchÈance avec 20% Comptant - saisie d'une deuxiËme ligne avec 40% dans 30j fin de mois - saisie d'une troisiËme ligne, avec 40%, ‡ 60jours fin de mois. Vous pourrez sÈlectionner le mode de rËglement dans la fiche client, et les ÈchÈances seront automatiquement calculÈes dans la facture du client. Manuel de rÈfÈrence 199 Test Pour tester votre ligne díÈchÈance, indiquez un montant dans la zone Test, modifiez Èventuellement la date (par dÈfaut la date du jour). Le logiciel calcule alors dans le tableau de droite, la date de l'ÈchÈance et son montant, et gÈnËre Èventuellement une ligne díÈchÈance ‡ 1 an pour la retenue de garantie. (Le pourcentage de la retenue de garantie qui apparaÓt, est celui qui a ÈtÈ dÈfini dans les options) Si les dates et les montants vous conviennent, cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre mode de rËglement. EBP B‚timent Aide 200 Conditions de rËglement Les conditions de rËglement sont utilisÈes dans l'onglet "ComplÈment" du document. DÈtail L'onglet DÈtail se compose de 2 zones ‡ renseigner : Le code Pour crÈer une condition de rËglements, vous devez lui attribuer un nom dans la zone CODE. LibellÈ de conditions de rËglement Indiquez le libellÈ des conditions de rËglement. Nous vous conseillons de saisir un libellÈ suffisamment clair afin que vous sachiez ‡ quelle condition de rËglement il correspond. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complÈmentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliquÈs seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Manuel de rÈfÈrence 201 La fiche Banque Les banques sont celles sur lesquelles vous allez effectuer vos remises en banque. La fiche banque est composÈe d'un code (ex: 01) et d'un libellÈ (Ex: banque xxxxx) , une coche pour indiquer s'il s'agit de votre banque principale, et de 4 onglets.  L'onglet CoordonnÈes Saisissez les coordonnÈes de votre banque.  L'onglet ComptabilitÈ / RIB / ETEBAC Attention Cette partie est trËs importante Dans la partie comptabilitÈ, saisissez le journal comptable et le compte sur lesquels seront transfÈrÈes vos Ècritures de rËglement dans le logiciel EBP Compta. La saisie de votre numÈro de compte est importante car le logiciel imprimera ces informations sur votre bordereau de remise en banque. Remarque Le logiciel contrÙle si votre numÈro de compte est correct. Si cela n'est pas le cas, vous aurez un message d'avertissement du type "clÈ de RIB incorrecte". Dans la partie ETEBAC, Saisissez vos numÈros d'Èmetteur et donneur d'ordre (les demander ‡ votre banque) et cochez ou non la zone "formater le fichier" (dÈpend du format de fichier souhaitÈ par votre banque), afin de pouvoir gÈnÈrer le fichier ETEBAC destinÈ ‡ votre banque depuis l'Ècran des remises en banque ou dÈcaissements.  L'onglet contact vous permet de saisir les coordonnÈes de la personne ‡ contacter (votre banquier)  L'onglet Notes vous donne accËs ‡ un champs libre pour saisir Èventuellement des notes au sujet de votre banque. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre fiche banque. EBP B‚timent Aide 202 Les familles de remise sur tarifs Les familles de remise sur tarif permettent : - d'appliquer des taux de remise par famille sur les prix indiquÈs ‡ l'importation de la bibliothËque Catelec et d'appliquer des taux de remise par famille sur le tarif Cedeo. - de sÈlectionner une ou plusieurs famille ‡ importer, plutÙt que l'ensemble des donnÈes fournies dans la bibliothËque Catelec. Les familles de remise se composent de 4 zones, ‡ remplir :  Code Saisissez un code numÈrique, sur deux caractËres, pour identifier votre famille de remise  Code famille Code de la famille Catelec ou Cedeo  Taux de remise Taux de remise ‡ appliquer sur le prix d'achat HT.  Grossiste SÈlectionnez Catelec ou Cedeo (Les fichiers ‡ importer des autres fournisseurs de tarifs, comme RÈseau Pro , Canal Pro sont dÈj‡ remisÈs) Manuel de rÈfÈrence 203 BarËme Eco-contribution Le barËme d'Èco-contribution est utilisÈ dans la fiche ÈlÈment et les documents de ventes. La liste des barËmes d'Èco-contribution peut Ítre renseignÈe automatiquement lors de la crÈation du dossier ou lors d'un import du barËme eco-contribution. DÈtail L'onglet DÈtail se compose de 3 zones ‡ renseigner : Le code eco-contribution Le code d'Èco-contribution est gÈnÈrÈ automatiquement. Il n'est pas saisissable, ni modifiable. La famille SÈlectionner la famille ‡ laquelle appartient le barËme ‡ l'aide de l'icÙne . LibellÈ eco-contribution Indiquez le libellÈ du barËme. Montant U Èco-contribution TTC Indiquez le montant unitaire TTC de l'Èco-contribution Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complÈmentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliquÈs seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Remarque Suite ‡ la crÈation de la table lors de la crÈation de dossier ou lors de l'import de la table, une description dÈtaillÈe du barËme est affectÈe par dÈfaut dans cette zone. EBP B‚timent Aide 204 Les familles Èco-contribution Vous pouvez sÈlectionner la famille Èco-contribution dans l'entÍte de la fiche barËme Èco-contribution. Les familles se composent des onglets : Onglet dÈtail Cet onglet contient deux champs, ‡ saisir :  Le code famille Il peut comporter jusqu'‡ 8 caractËres alpha-numÈriques.  Le libellÈ famille Indiquez le nom de la famille Èco-contribution. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur la famille. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Manuel de rÈfÈrence 205 Les Utilisateurs La fiche Utilisateurs se prÈsente diffÈremment en fonction de la version du logiciel que vous possÈdez. En version monoposte, l'utilisateur ADM est crÈÈ par dÈfaut. Vous avez accËs aux zones suivantes :  Nom Vous pouvez changer le nom de l'administrateur  Mot de passe Saisissez un mot de passe pour protÈger l'ouverture de votre dossier (Il sera demandÈ ‡ chaque ouverture du logiciel)  Confirmation Retapez le mÍme mot de passe pour confirmation  Groupe d'utilisateurs SÈlectionnez le groupe auquel appartient l'utilisateur Attention Si vous sÈlectionnez un groupe, les droits de l'utilisateur correspondront ‡ ceux du groupe et ne pourront Ítre modifiÈs. En version rÈseau (multi-utilisateurs), vous pouvez crÈer de nouvelles fiches utilisateurs et leur attribuer un Code sur 3 caractËres. Lorsque vous ouvrirez le dossier, vous pourrez vous connecter avec des noms d'utilisateurs diffÈrents et serez limitÈs ‡ 4 utilisateurs connectÈs en mÍme temps si vous possÈdez une version 2 ‡ 4 utilisateurs. Vous pouvez dÈfinir une gestion des droits par utilisateurs. Dans la liste des catÈgories, apparaissent les menus principaux du logiciel, que vous pouvez dÈrouler, en cliquant sur le petit + qui apparaÓt devant chaque menu. La liste des droits accordÈs pour chaque sous-catÈgorie sont affichÈs dans la colonne de droite. Par dÈfaut, ‡ la crÈation de la fiche utilisateur, tous les droits sont activÈs. Vous pouvez cocher/ dÈ-cocher ceux que vous souhaitez accorder ‡ l'utilisateur affichÈ. Remarque Une coche apparaÓt aussi devant les catÈgories pour lesquelles tous les droits ont ÈtÈ accordÈs. Lorsqu'une partie des droits a ÈtÈ accordÈe, la coche apparaÓt, mais est grisÈe. EBP B‚timent Aide 206 Les Groupes d'utilisateurs Vous pouvez crÈer des groupes d'utilisateurs, dÈfinir une gestion des droits par groupe d'utilisateurs, et rattacher ensuite un utilisateur ‡ un groupe. Remarque Les droits que vous dÈfinissez pour un groupe d'utilisateur prÈvalent sur les droits dÈfinis pour un utilisateur. Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. On pourrait imaginer qu'un groupe corresponde ‡ un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Saisissez un code groupe, un nom de groupe (ex :nom d'un service) et dÈfinissez les droits pour ce groupe. Manuel de rÈfÈrence 207 Traitements EBP B‚timent Aide 208 Les documents de vente Liste des documents de vente La liste des documents de vente a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes), et prÈsente, en plus, des fonctionnalitÈs supplÈmentaires :  Une recherche avancÈe  Des boutons supplÈmentaires pour le transfert des documents La recherche avancÈe La recherche avancÈe contient des champs supplÈmentaires afin de vous permettre de retrouver rapidement les documents que vous souhaitez.  PÈriode SÈlectionnez la pÈriode dÈsirÈe. Plusieurs pÈriodes sont disponibles par dÈfaut : mois prÈcÈdent, mois courant, hier, aujourd'hui, etc...  Du ...A.. Si vous souhaitez retrouver les documents correspondant ‡ une pÈriode prÈcise, indiquez l'intervalle de date souhaitÈ.  Client SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne , le client correspondant aux documents que vous recherchez. Astuce L'historique client, accessible depuis la liste des clients, permet d'obtenir directement tous les documents rÈalisÈs pour le client sÈlectionnÈ.  ReprÈsentant SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne , le reprÈsentant recherchÈ. Tous les documents sur lesquels il est intervenu seront affichÈs. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche avancÈe. Remarque Vous pouvez remplir, un ou plusieurs de ces champs disponibles. Si vous souhaitez effectuer une seconde recherche, modifiez un ou plusieurs champs, et n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Rechercher. Les boutons supplÈmentaires Vous disposez de boutons supplÈmentaires pour effectuer les transferts de document  le bouton Dupliquer Permet de dupliquer tous les types de documents, en changeant la date, le type de document et le nom du client si nÈcessaire. Astuce Vous pouvez ainsi crÈer des "devis-type" ou modËles de devis. Remarque Lors de la duplication d'un document afin que les promotions et tarifs exceptionnels soient mis ‡ jour, le message "Voulez-vous appliquer les promotions, remises ou tarifs Èventuels sur les ÈlÈments ?" apparaÓt. Manuel de rÈfÈrence 209 - Si vous rÈpondez OUI, les remises, tarifs et promotions seront vÈrifiÈs, calculÈs et appliquÈs s'il y a lieu. - Si vous rÈpondez NON, les remises, tarifs et promotions ne seront pas vÈrifiÈs et le document sera dupliquÈ tel qu'il est. Si une remise ou un prix diffÈrent de la fiche ÈlÈment sont sur le document d'origine, ce sont ces donnÈes qui seront reprises sur le document final.  le bouton TransfÈrer, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation Permet de transfÈrer un document. Les possibilitÈs de transfert changent en fonction du type de document. Exemple : un devis peut Ítre transfÈrÈ en commande, bon de livraison ou facture. Un Bon de livraison peut Ítre transfÈrÈ en Bon de retour, facture ou avoir.. Remarque Si vous avez effectuÈ une livraison partielle d'une commande et utilisez le bouton TransfÈrer pour facturer le restant de votre commande, vous pourrez choisir si vous souhaitez transfÈrer le restant de votre commande ou toutes les lignes, et si vous souhaitez Solder la commande (et facturer ou non les quantitÈs non livrÈes) et facturer les quantitÈs supplÈmentaires.  le bouton Livrer, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation Le bouton Livrer est actif pour les documents de type commande. Cela permet de saisir les quantitÈs reÁues ‡ la livraison de la commande, et d'effectuer des livraisons partielles. Dans ce dernier cas, le bouton Livrer est accessible jusqu'‡ ce que la commande soit soldÈe ou totalement livrÈe.  le bouton Regroupement BL, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation Il sert aux documents de type bon de livraison (BL). Le regroupement de plusieurs bons de livraisons peut Ítre rÈalisÈ sur une seule et mÍme facture pour un client uniquement si les conditions ci-aprËs sont respectÈes : le taux de TVA, le dÈpÙt, les frais de port et le numÈro d'affaires doivent Ítre identiques. Pour avoir plus d'explications sur le regroupement des bons de livraison, reportez vous au chapitre : Regroupement Bons de livraisons.  le bouton Avancement, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation Il est actif pour les factures directes, les factures issues d'un devis ou d'une commande. Vous devez l'utiliser pour gÈnÈrer une nouvelle facture d'avancement (faisant suite ‡ une premiËre facture d'avancement). EBP B‚timent Aide 210 L'onglet EntÍte des documents de vente L'onglet EntÍte permet d'insÈrer les informations relatives au client et ‡ la numÈrotation du document. Le numÈro de document se gÈnËre automatiquement ‡ la validation de votre document, selon le type de numÈrotation fixÈe dans les options. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez toujours imposer un numÈro pour un document donnÈ. Saisissez ce numÈro dans la zone NumÈro de document de l'entÍte. Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. Les adresses de facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Astuce Vous avez la possibilitÈ de sÈlectionnez un prospect en entÍte d'une facture. Suite ‡ cette sÈlection, un message vous demandera de confirmer le passage du prospect en client afin de continuer la facturation de celui-ci. Astuce Suite ‡ la saisie d'un contact client, et ‡ la demande de "MAJ Contact" c'est l'adresse de celui-ci qui sera rÈcupÈrÈe et non pas celle du client. Remarque Le code et nom client sont repris en haut de la fenÍtre du document. Vous pourrez Ègalement saisir la date et mettre ‡ jour l'Ètat du document si nÈcessaire Vous pouvez saisir les conditions de rËglement du rËglement dans cette entÍte. La zone Document associÈ vous permet d'associer un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou un plan (*.gif, *.jpg, *.bmp) ‡ votre devis, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Astuce Le modËle d'impression avec doc associÈ permet d'imprimer le devis avec l'image associÈe. Indiquez Ègalement le taux de TVA par dÈfaut. Ce taux de TVA pourra Ítre modifiÈ sur chacune des lignes de votre document si besoin. Manuel de rÈfÈrence 211 L'onglet ComplÈment L'onglet complÈment contient des paramËtres d'initialisation de vos documents de vente ‡ remplir avec soin. Vous avez accËs ‡ deux zones de saisie libre :  Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur l'affaire.  Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimÈ en entÍte de votre document. La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document ( *.xls, *.pdf, *.doc, *. htm...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) ‡ votre document, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . La zone rÈfÈrence permet de saisir l'origine du document. Astuce Le modËle d'impression avec doc associÈ permet d'imprimer le document avec l'image associÈe sur une page ‡ part. Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide des icÙnes , le reprÈsentant (sauf pour le suivi de chantier), le dÈpÙt de stock, la TVA par dÈfaut, le modËle d'impression (sauf pour le suivi de chantier), la date de validitÈ dans les devis (calculÈe en fonction de la durÈe de validitÈ indiquÈe dans les options du dossier), ainsi que les conditions de rËglement.. L'information "Remise sur tranche mÍme si prix fixe" vous permet de vÈrifier l'option que vous avez sÈlectionnÈe dans les Options du dossier. Si vous souhaitez modifier celle-ci, vous devez aller dans les Options du dossier/Documents/Ventes... La zone Mouvemente le stock est cochÈe ou dÈcochÈe par dÈfaut, en fonction du suivi de stock que vous avez choisi d'appliquer dans les options gÈnÈrales. Si vous Ítes dans un document de type devis, vous pouvez nÈanmoins modifier ce paramËtre, qui s'appliquera aux documents qui seront gÈnÈrÈs ‡ partir du devis. Dans les factures, la zone Retenue de garantie calculÈe sur la derniËre facture d'avancement, vous permet de changer le mode de calcul sÈlectionnÈ par dÈfaut (voir les options du dossiers). EBP B‚timent Aide 212 L'onglet Corps L'onglet Corps se compose :  D'une barre d'outils avec des icÙnes, permettant d'accÈder ‡ de nombreuses fonctions,  D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document,  D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris,  De boutons rÈcapitulatifs. La grille de saisie Les colonnes qui apparaissent dans la grille de saisie peuvent Ítre modifiÈes. Plus de 40 colonnes sont ‡ votre disposition. La grille de saisie est libre, c'est-‡-dire que vous pouvez insÈrer et saisir des ÈlÈments l‡ o˘ vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches comme vous le voulez.  Pour insÈrer un ÈlÈment, placez-vous dans la colonne Code ÈlÈment et cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touches de raccourci [F4]. Vous accÈdez alors ‡ la liste des ÈlÈments et pouvez sÈlectionner un ÈlÈment de votre bibliothËque interne ou d'une de vos bibliothËques de prix, en cliquant sur le bouton correspondant ‡ cette bibliothËque.  Pour insÈrer un ÈlÈment non rÈfÈrencÈ, utilisez le menu contextuel + InsÈrer - Nouvel ouvrage (ou bien Nouvelle fourniture, Mo, etc...), ou l'icÙne Nouvel ouvrage (ou bien les icÙnes correspondants ‡ chaque type d'ÈlÈment ‡ insÈrer), ou bien saisissez directement sur la ligne, le code, libellÈ, prix, etc.. de votre ÈlÈment (dans ce cas, il sera par dÈfaut de type divers). Remarque Si vous insÈrez une "Nouvelle Fourniture", "Nouvelle Main d'oeuvre"...., le terme "Fourniture", "Main d'oeuvre"... sera notÈ par dÈfaut dans la colonne "Description".  Pour insÈrer un texte, saisissez-le directement dans la colonne DÈsignation, et utilisez la barre d'outils pour mettre en gras, italique, soulignÈ, couleur, tout ou une partie de votre texte. Les diffÈrents types d'ÈlÈments insÈrÈs dans votre document se distinguent facilement gr‚ce aux icÙnes qui apparaissent devant chaque ligne :  pour les ouvrages lorsqu'ils sont pliÈs, et lorsqu'ils sont dÈpliÈs. Dans la colonne DÈsignation, un crochet s'ouvre sur le libellÈ de l'ouvrage et se termine ‡ la fin de l'ouvrage.  pour Les fournitures  pour les matÈriels  pour les divers  pour les textes types Lorsque vous insÈrez un ouvrage dans un autre ouvrage, vous avez ‡ chaque fois de nouveaux crochets qui apparaissent en dÈbut et fin d'ouvrage pour mieux les distinguer. Les prix affichÈs dans votre document sont modifiables. Remarque Suite ‡ la sÈlection d'un ÈlÈment, il se peut que le prix ou la remise soit diffÈrent de ceux de l'onglet Tarif de l'ÈlÈment. Dans ce cas, vous devez vÈrifier si cela n'est pas du ‡ une grille de remise active. Pour cela, il vous suffit de vous positionner sur la ligne de l'ÈlÈment et de cliquer sur le bouton DÈtail et l'onglet Tarifs/Promotions. Le menu contextuel Manuel de rÈfÈrence 213 Par le clic droit de la souris, vous pouvez accÈder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mÍmes fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icÙnes, mais aussi de pouvoir modifier vos colonnes, enregistrer vos paramÈtrages de colonnes et activer le paramÈtrage souhaitÈ. Un colonnage spÈcifique existe dans les bons de livraisons, livraisons partielles et factures. Ce colonnage affiche par dÈfaut les colonnes liÈes ‡ la maintenance et au S.A.V : NumÈro de SÈrie, Type de garantie, date de dÈbut et fin de garantie. Pour activer ce colonnage, il suffit de le cocher dans le menu contextuel. Vous pouvez cocher ensuite, dans le menu contextuel, l'option Vue par dÈfaut si vous souhaitez que ce colonnage s'affiche par dÈfaut dans tous vos bons de livraisons et factures. Vous pouvez Ègalement modifier la taille de l'entÍte de vos colonnes dans la grille de saisie gr‚ce ‡ l'option Menu contextuel + Nb lignes en-tÍte + 1,2 etc.. Les boutons rÈcapitulatifs Au bas de la fenÍtre,vous disposez de trois boutons : TVA, TVA Avanc, VÈrif stock, RÈcapitulatif et DÈtail.  TVA affiche le rÈcapitulatif des montants HT par taux de TVA  TVA Avanc accessible uniquement dans les factures. Affiche le rÈcapitulatif des montants HT net Avancement soumis ‡ TVA.  VÈrif Stock accessible uniquement dans les commandes, bl et factures. Permet de connaÓtre les ÈlÈments pour lesquels les quantitÈs indiquÈes sont supÈrieures ‡ celles en stock.  RÈcapitulatif prÈsente les temps totaux de main-d'oeuvre et de pose en heures et l'Èquivalence en jours, les dÈboursÈs, prix de revient et prix de vente HT par type d'ÈlÈments. Pour les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel ou divers non rÈfÈrencÈs qui ont ÈtÈ saisi dans le document, vous pouvez ajouter automatiquement de la main-d'oeuvre (pour la "pose comprise" en la sÈlectionnant dans la zone Code MO. Un message de confirmation sera affichÈ au moment de la fermeture du rÈcapitulatif.  DÈtail Pour la ligne sÈlectionnÈe dans la grille de saisie, toutes les colonnes et calculs effectuÈs sur cette ligne sont affichÈs. Dans ce bouton, un onglet Tarifs et Promotions permet de voir, lors de la rÈalisation du document, les tarifs/promotions possibles par ordre de prioritÈs en fonction des critËres Tarifs/Promotions dÈfinis dans le menu "Outils puis Options" partie "Tarifs/Promotions". Attention L'onglet Tarifs/Promotions du bouton DÈtail n'est pas historisÈ sur la ligne de document. L'affichage de l'onglet peut changer entre la crÈation et la consultation du document quelques temps plus tard, en fonction de la fin ou non d'une promotion, d'un changement de tarif ... Au dessus, vous pouvez consulter le total HT et total TTC de votre document. La zone Ne pas recalculer les postes compl/Total sert pour les documents avec un nombre de pages important. Si des postes complÈmentaires ont ÈtÈ saisis en pied, et que vous effectuez des modifications dans le corps du document, il est prÈfÈrable de la cocher. EBP B‚timent Aide 214 La barre d'outils du corps des documents Dans l'onglet Corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils, vous permettant d'activer ou dÈsactiver de nombreuses fonctions :  Permet de supprimer la ligne sÈlectionnÈe dans le corps.  Permet de couper une ligne  Permet de copier une ligne  Permet de coller une ligne  Permet de rechercher une ligne dans le corps du document en fonction de multiples critËres (code, description, prix etc..)  Cliquez sur cette icÙne pour que l'ÈlÈment sÈlectionnÈ soit intÈgrÈ ‡ votre bibliothËque interne. Cela concerne donc les ÈlÈments non rÈfÈrencÈs saisis directement dans votre document, ou bien les ÈlÈments issus d'une bibliothËque externe, auxquels vous avez fait appel dans votre document.  Cliquez sur cette icÙne pour appliquer des modifications sur l'ensemble d'un devis, comme remplacer le code d'un ÈlÈment par un autre, actualiser des % de Frais gÈnÈraux et/ou bÈnÈfices sur un ÈlÈment etc.. Cette icÙne n'est disponible qu'en version .  Cliquez sur cette icÙne pour que la ligne sÈlectionnÈe ne soit pas inclue dans le montant du document (pour les variantes)  Cliquez sur cette icÙne pour figer le prix d'un ÈlÈment. La ligne apparaÓtra alors en italique et soulignÈ. Si vous effectuez des remises/majorations sur une partie ou l'ensemble de votre document, ces remises/majorations ne seront pas imputÈes sur le prix de votre ÈlÈment.  Cliquez sur cette icÙne afin que la ligne sÈlectionnÈe ne soit pas imprimÈe.  Cliquez sur cette icÙne avant d'insÈrer un ÈlÈment de type ouvrage, si vous souhaitez que le prix marchÈ de l'ouvrage (onglet Tarif) soit rÈcupÈrÈ.  Cliquez sur cette icÙne pour masquer automatiquement le sous-dÈtail des ouvrages.  Cliquez sur cette icÙne pour plier la ligne sÈlectionnÈe (de type Tranche, sous-tranche ou ouvrage).  Cliquez sur cette icÙne pour dÈplier la ligne sÈlectionnÈe (Tranche, sous-tranche ou ouvrages).  Calculatrice.  active le mode de saisie en plein Ècran.  Permet d'insÈrer une ligne au dessus de celle sÈlectionnÈe.  Permet d'insÈrer une ligne dans un ÈlÈment de type ouvrage, au dessus de celle sÈlectionnÈe.  Permet de crÈer un nouvel ouvrage (non rÈfÈrencÈ).  Permet d'insÈrer une nouvelle fourniture (non rÈfÈrencÈe).  Permet d'insÈrer une ligne de type Main-d'oeuvre.  Permet d'insÈrer une ligne de type matÈriel.  Permet d'insÈrer une ligne d'ÈlÈments de type divers.  Permet d'insÈrer une tranche de niveau 1.  Permet d'insÈrer une tranche de niveau 2.  Permet d'insÈrer une tranche de niveau 3.  Permet d'insÈrer une tranche de niveau 4.  Permet d'insÈrer une tranche de niveau 5.  Permet d'insÈrer une tranche de niveau 6.  Permet d'insÈrer un sous-total.  Permet d'insÈrer un saut de page pour l'impression du document. Chaque icÙne peut Ítre appelÈe par des touches ou fonctions de raccourcis clavier. Les touches correspondantes sont indiquÈes dans les info-bulles des icÙnes (activÈes dans les options). Manuel de rÈfÈrence 215 Remarque Lorsque le curseur se trouve dans le champ Description, vous avez accËs ‡ la barre d'outils des textes enrichis, qui vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. EBP B‚timent Aide 216 Les colonnes des documents de vente Liste des colonnes disponibles Explication NumÈrotation NumÈrotation des lignes dans les documents. Remarque Elle s'affiche automatiquement, mais peut Ítre modifiÈe pour les lignes de type tranche ou soustranche en double-cliquant dans la zone. Code ÈlÈment Zone de saisie ou de recherche des ÈlÈments, ‡ l'aide de l'icÙne , ou la touche [F4]. L'icÙne permet d'ouvrir la fiche ÈlÈment. Description LibellÈ de l'ÈlÈment. Zone de saisie aussi pour les textes libres et ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. Description Technique LibellÈ technique de l'ÈlÈment. Zone de saisie libre. NumÈro de sÈrie Zone accessible dans les bons de livraisons, bons de retour, factures et avoirs et pour les ÈlÈments de type Fourniture ou Divers. Saisissez le numÈro de sÈrie de l'ÈlÈment. Type de Garantie Si le type de garantie a ÈtÈ prÈcisÈ dans la fiche ÈlÈment, il apparaÓt automatiquement. Vous pouvez le modifier ‡ l'aide de la dÈ-roulante. Date dÈbut de garantie La date de dÈbut de garantie est initialisÈe par dÈfaut en fonction de la date du document. Vous pouvez la modifier Date fin de garantie La date de fin de garantie est calculÈe en fonction de la date de dÈbut de garantie et la durÈe de garantie renseignÈe dans la fiche Type de garantie (ou la fiche ÈlÈment). Vous pouvez la modifier. Remarque Dans le cadre d"un ÈlÈment vendu avec une extension de garantie, saisissez l'extension de garantie sur une ligne au dessous de l'ÈlÈment, et n'oubliez pas de re-prÈciser le numÈro de sÈrie de celui-ci ainsi que les dates de garantie. DurÈe de garantie La durÈe de garantie s'affiche si le type de garantie est saisi. Il est possible de la modifier, ce qui entraÓnera le re-calcul de la date de fin de garantie. DÈboursÈ fourniture DÈboursÈ indiquÈ dans l'onglet tarif de la fiche fourniture. % FG fourniture % FG indiquÈ dans l'onglet fourniture de la fiche tarif. Prix de revient fourniture dÈboursÈ sec + % FG fourniture % bÈnÈfice fourniture (% Bn) % bÈnÈfice fourniture indiquÈ dans la fiche fourniture PV fourniture Prix de revient + % BÈnÈfice Code MO Code main d'oeuvre pouvant Ítre insÈrÈ sur les lignes de type fourniture, matÈriel ou divers, ou articles non rÈfÈrencÈs (pour la notion "pose comprise") DÈboursÈ MO DÈboursÈ main-d'oeuvre de l'onglet Tarif de la fiche MO % FG MO % de FG de la fiche main-d'oeuvre. Prix de revient MO DÈboursÈ sec MO + % FG % bÈnÈfice MO % bÈnÈfice indiquÈ dans l"onglet tarif de la fiche MO PV MO Prix de revient MO + % bÈnÈfice ) Cadence durÈe Zone rÈservÈe pour les ÈlÈments de main- d'oeuvre inclus dans un ouvrage, ou pour les main-d'oeuvre Manuel de rÈfÈrence 217 inclues dans un ÈlÈment de type fourniture, matÈriel ou divers. Saisir la base horaire pour le calcul du prix de la main-d'oeuvre. Cadence quantitÈ Pour les mÍmes articles ci-dessus, saisir la quantitÈ de travaux rÈalisÈs pour la Cadence durÈe. Temps pose Temps de pose pour les articles de type fourniture, matÈriel, et divers. Remarque Pour la main-d'oeuvre, temps de pose = quantitÈ. DÈboursÈ Prix total des dÈboursÈs MO + fourniture. % FG % de FG total (MO + fourniture) Prix revient Total dÈboursÈ + % FG % BÈnÈfice % bÈnÈfice total (Mo + fourniture) PV HT Prix de revient total + % Bn total) Remarque Pour les lignes de type tranches, sous-tranches ou ouvrages, le PV HT correspond au total des montants net HT du sous-dÈtail PV HT (Francs) Prix de vente HT exprimÈ en Francs PV ActualisÈ Prix de vente HT - montant actualisation % Remise % de remise appliquÈ sur la ligne courante % Remise cumulÈe % de toutes les remises confondues sur la ligne (si remise sur niveau supÈrieur, sous-tranche, tranche, etc..) + les postes complÈmentaires calculÈs en pied de document. PV net PVHT - % Remise PV net (Francs) Prix de vente net exprimÈ en Francs. PV net remisÈ Prix de vente net - % Remise cumulÈe Marge nette % (Marge nette HT * 100) / Prix net remisÈ Marge nette HT PV net remisÈ - Prix de revient QuantitÈ brute QuantitÈ ‡ rÈaliser Attention Si vous avez rattachÈ un mÈtrÈ ‡ un ÈlÈment, la colonne QuantitÈ brute n'est plus modifiable. % de perte Coefficient de perte (ex : pour du carrelage, en fonction de la pose..) QuantitÈ QuantitÈ brute + (quantitÈ brute * % de perte) QuantitÈ rÈelle QuantitÈ multipliÈe par les quantitÈs prÈvues sur les ouvrages, sous-tranches ou tranches de niveau supÈrieur. UnitÈ vente UnitÈ de vente ‡ sÈlectionner ‡ l'aide de l'icÙne Temps Mo Total Temps de Mo multipliÈ par la quantitÈ. Peut Ítre modifiÈ (les temps de Mo seront rÈpartis Èquitablement sur les lignes concernÈes) Temps Pose Total Temps de pose multipliÈ par la quantitÈ. Peut Ítre modifiÈ (les temps de pose seront rÈpartis Èquitablement sur les lignes concernÈes) Temps MatÈriel Total Temps de matÈriel multipliÈ par la quantitÈ. Peut Ítre modifiÈ (les temps de MatÈriel seront rÈpartis Èquitablement sur les lignes concernÈes) Temps Pose / Mo Total Temps MO total + temps de pose Total. Poids unitaire Poids indiquÈ dans la fiche ÈlÈment. Poids total Poids multipliÈ par la quantitÈ. Poids total Kg Poids total ÈvaluÈ en kilos. Volume unitaire Volume indiquÈ dans la fiche ÈlÈment. UnitÈ volume UnitÈ de volume (de la fiche ÈlÈment). Volume total Volume * QuantitÈ. Volume total m3 Volume total ÈvaluÈ en m3 Montant net HT PV net * QuantitÈ EBP B‚timent Aide 218 Montant net HT (Francs) Montant net HT exprimÈ en Francs Montant net HT remisÈ Montant net HT - % remise sur les ouvrages, soustranches ou tranches supÈrieures. Code Èco-contribution Code Èco-contibution ‡ sÈlectionner ‡ l'aide de l'icÙne. Montant U eco-contrib. TTC Il correspond au montant unitaire saisi dans le barËme. Montant total Èco-contrib. TTC Il correspond au montant U TTC multipliÈ par la quantitÈ ‡ facturer. Code TVA Taux de TVA de la ligne. Peut Ítre modifiÈ sur les ouvrages, tranches et sous-tranches. Montant net TTC Montant net HT + montant de TVA Montant net TTC remisÈ Montant net TTC - remises cumulÈes des ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supÈrieur. DÈpÙt DÈpÙt de stock de l'ÈlÈment. le dÈpÙt peut Ítre modifiÈ. Liste des colonnes des factures pour la saisie de l'avancement Explication % Avancement cumulÈ Zone saisissable dans le cas d'un avancement qualitatif (voir Divers document). Saisir le pourcentage cumulÈ d'avancement pour facturer le client. % Avancement cumulÈ quantitÈ Zone de saisie du pourcentage d'avancement des quantitÈs en cumulÈ. QuantitÈ Avancement QuantitÈ consommÈe pour cette facture d'avancement QuantitÈ prÈcÈdente cumulÈe QuantitÈ dÈj‡ consommÈe (regroupe les quantitÈs consommÈes sur les factures prÈcÈdentes) QuantitÈ cumulÈe QuantitÈ Avancement + quantitÈ prÈcÈdente cumulÈe QuantitÈ rÈelle QuantitÈ rÈelle prÈvue, multipliÈe par la quantitÈ des ouvrages, tranches ou sous-tranches de niveau supÈrieur. QuantitÈ BL RÈelle QuantitÈ prÈvue dans le bon de livraison QuantitÈ rÈelle cumulÈe QuantitÈ cumulÈe multipliÈe par les quantitÈs des ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supÈrieur QuantitÈ rÈelle prÈcÈdent cumulÈe QuantitÈ rÈelle cumulÈe des factures prÈcÈdentes QuantitÈ rÈelle d'avancement QuantitÈ Avancement multipliÈe par les quantitÈs des ouvrages, tranches et sous -tranches de niveau supÈrieur. Montant net HT prÈcÈdent cumulÈ Somme des montants net HT d'avancement des situations prÈcÈdentes Montant net HT Avancement QuantitÈ Avancement * Montant net HT Montant net HT Avancement (Francs) Montant net HT Avancement exprimÈ en Francs Montant net HT remisÈ cumulÈ rÈel Montant net HT prÈcÈdent cumulÈ + Montant net HT avancement, - les remises et multipliÈ par les quantitÈs des ouvrages,tranches ou sous-tranches de niveau supÈrieur. Montant net HT remisÈ avancement rÈel Montant net Ht Avancement - les remises, multipliÈ par les quantitÈs prÈvues sur les ouvrages, tranches et sous-tranches de niveau supÈrieur. Montant net HT remisÈ prÈcÈdent cumulÈ rÈel Montant net HT prÈcÈdent cumulÈ - les remises et multipliÈ par les quantitÈs des ouvrages, tranches et sous-tranches de niveau supÈrieur. Montant net HT remisÈ prÈcÈdent cumulÈ Montant net HT prÈcÈdent cumulÈ moins les remises. Montant net HT remisÈ Avancement Montant net Ht Avancement - les remises Manuel de rÈfÈrence 219 L'onglet MÈtrÈ Líonglet MÈtrÈ permet de rattacher un mÈtrÈ ‡ un ÈlÈment courant ou ‡ chacune des composantes díun ouvrage. Les icÙnes servent ‡ :  insÈrer une nouvelle ligne  ajouter une ligne en fin de grille  supprimer une ligne  recalculer les mÈtrÈs  appeler líassistant de formule de calcul  appeler un mÈtrÈ-type. Tous les ÈlÈments du document sont automatiquement repris dans la colonne code ÈlÈment et Description. Pour rattacher un mÈtrÈ ‡ l'ÈlÈment, cliquez dans la colonne MÈtrÈ, en face de l'ÈlÈment souhaitÈ. Vous pouvez insÈrer autant de lignes que vous souhaitez, et au choix :  Saisir un commentaire en utilisant ' en dÈbut et fin de commentaire. Ex : 'Calcul de la surface'  Faire appel ‡ l'assistant de calcul du mÈtrÈ  Faire appel ‡ des mÈtrÈs type  Saisir directement la ligne de calcul souhaitÈe. La colonne quantitÈ rÈcupËre automatiquement le total de la colonne TOTAL de chaque ligne du mÈtrÈ. Et la quantitÈ calculÈe pour l'ÈlÈment ou l'ouvrage, est automatiquement reportÈe dans la colonne quantitÈ du corps du document. EBP B‚timent Aide 220 L'onglet pied L'onglet pied reprÈsente la partie de totalisation de votre document. La partie gauche vous rÈcapitule le total global dÈboursÈ, les % FG, prix de revient et % BÈnÈfice, ainsi que les informations de poids et de volume total. Vous pouvez Ègalement consulter les contre-valeurs francs. Dans la partie de droite, Vous retrouvez le prix de vente HT, le montant total de TVA, le montant TTC et pouvez saisir les zones suivantes :  Actualisation permet de saisir une remise (avec le signe - devant le montant ou le %) ou une majoration en montant ou pourcentage, qui sera automatiquement ventilÈe sur toutes les lignes du document, sauf sur les lignes non-inclues et les lignes en prix de vente fixe.  Postes complÈmentaires Cliquez sur l'icÙne pour saisir de 1 ‡ 5 postes complÈmentaires. Vous pouvez les saisir en montant ou en pourcentage (la zone saisie sera affichÈe en gras). Si vous avez plusieurs postes complÈmentaires, vous pouvez effectuer un calcul en cascade (Dans ce cas, le montant se calcule d'aprËs le rÈsultat du Total HT - le montant au dessus)  Port HT Cliquez sur l'icÙne pour sÈlectionner le type de frais de port ‡ appliquer (crÈÈs dans le menu DonnÈes - Divers - Frais de port). Le montant calculÈ (ou forfaitaire) s'affiche. Vous pouvez modifier sa valeur si vous le souhaitez.  Taux de TVA sur Port Lorsque vous sÈlectionnez le type de frais de port ‡ appliquer sur votre document, le taux de TVA associÈ s'affiche.  Acompte prÈcËdent Saisissez le montant d'un acompte perÁu lors d'une autre transaction : il ne gÈnËrera pas de rËglement, mais sera dÈduit du net ‡ payer.  Acompte Saisissez le montant de l'acompte versÈ par votre client, ‡ dÈduire du net ‡ payer.  Dont Èco-contribution Somme de la colonne "Montant total Èco-contribution TTC" du corps du document. Remarque L'acompte saisi sur un document de type commande, bon de livraison ou facture gÈnËre automatiquement la saisie du rËglement, ‡ confirmer, au moment de la validation du document. Le raccourci Nouveau Contrat, disponible dans la barre de navigation pour les factures, permet de crÈer un contrat de maintenance pour le client. Les ÈlÈments notÈs avec un n° de sÈrie et des dates de dÈbut et fin de garantie seront automatiquement copiÈs dans le contrat. Manuel de rÈfÈrence 221 L'onglet Avancement des factures L'onglet Avancement reprÈsente le pied de la facture d'avancement ou de situation. Le total HT est la somme des montant net HT Avancement du corps de la facture. Le cadre Avancement vous permet d'obtenir le rÈcapitulatif des situations prÈcÈdentes, et de cocher la zone DerniËre facture d'avancement (si tel est le cas) pour calculer la retenue de garantie sur la derniËre facture (voir onglet ComplÈment). Vous retrouverez Ègalement le % d'avancement global et le n° de situation (Il correspond au nombre d'avancements rÈalisÈs). Remarque Un message demande la confirmation d'appliquer le % d'avancement global ‡ toutes les lignes du document. - Si l'avancement est Qualitatif, les 2 colonnes "% avancement cumulÈ" et " % avancement cumulÈ quantitÈ" sont mises ‡ jour - Si l'avancement est Quantitatif, la colonne modifiable est mise ‡ jour et l'autre colonne sera reprise automatiquement. Vous retrouvez les informations relatives au poids et volume pour la facture d'avancement, ainsi que les contre- valeurs francs. Dans la partie Totalisation, vous pouvez saisir les zones suivantes :  Postes complÈmentaires Cliquez sur l'icÙne pour saisir de 1 ‡ 4 postes complÈmentaires. Vous pouvez les saisir en montant ou en pourcentage (la zone saisie sera affichÈe en gras). Si vous avez plusieurs postes complÈmentaires, vous pouvez effectuer un calcul en cascade (Dans ce cas, le montant d'un poste se calcule d'aprËs le rÈsultat du Total HT - le montant du poste au dessus)  Acompte prÈcËdent Saisissez le montant d'un acompte perÁu lors d'une autre transaction : il ne gÈnËrera pas de rËglement, mais sera dÈduit du net ‡ payer.  Acompte Saisissez le montant de l'acompte versÈ par votre client, ‡ dÈduire du net ‡ payer. Remarque Dans l'avancement, il n'est pas possible de saisir d'actualisation. Si vous devez en appliquer une, il faut l'enregistrer sur votre premiËre facture d'avancement, dans l'onglet PIED. EBP B‚timent Aide 222 L'onglet EchÈances L'onglet ÈchÈances est disponible pour tous les documents de vente de type facture ou avoir. Remarque Dans les documents de type commande ou bon de livraison, il est possible d'enregistrer un acompte, qui s'affichera dans cet onglet. Le montant ‡ rÈpartir et le reste ‡ rÈpartir (montant ‡ rÈpartir moins les lignes d'ÈchÈances) s'affichent sur la partie droite.  SÈlectionnez le mode de rËglement de votre client, ‡ l'aide de l'icÙne . Si vous l'aviez paramÈtrÈ par dÈfaut dans la fiche client, il apparaÓt automatiquement. Vous pouvez nÈanmoins le modifier si nÈcessaire.  Saisissez le % de retenue de garantie si nÈcessaire. La ligne d'ÈchÈance pour la retenue de garantie se calculera alors automatiquement. L'ÈchÈance sera datÈe ‡ la date du document + 1 an et le montant, Ègal au montant total du document * % de retenue de garantie.  Les ÈchÈances correspondant au mode de rËglement sÈlectionnÈ sont automatiquement calculÈes et s'affichent dans la grille. Vous pouvez les modifier (date, mode de rËglement, ou montant) si nÈcessaire et Èventuellement ‡ l'aide des 3 icÙnes ‡ votre disposition :  pour insÈrer une nouvelle ligne d'ÈchÈance,  pour supprimer une ligne d'ÈchÈance  l'icÙne Solder pour rÈpartir automatiquement et Èquitablement le montant Reste ‡ rÈpartir sur les lignes d'ÈchÈances prÈsentes. Manuel de rÈfÈrence 223 L'onglet Lettre-type Cet onglet se compose d'une zone de saisie libre. Vous pouvez cliquer sur les diffÈrents boutons au dessus de la zone , pour insÈrer, au choix :  les conditions gÈnÈrales Saisissez dans ce cadre les conditions gÈnÈrales de vente, livraison ou paiement qui apparaÓtront aprËs le corps du document ‡ l'impression.  une lettre d'en-tÍte Saisissez le texte que vous voulez imprimer sur une lettre d'en-tÍte qui sera imprimÈe sur une page ‡ part, en mÍme temps que le document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez rappeler une lettre dÈj‡ crÈÈe.  une lettre de pied Saisissez le texte que vous souhaitez imprimer sur une page ‡ part, pour clore votre dossier. Elle sera imprimÈe en mÍme temps que votre document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez rappeler une lettre dÈj‡ crÈÈe. Remarque Pour effectuer un retour ‡ la ligne dans une zone de saisie libre, utilisez les touches [Ctrl] + EntrÈe EBP B‚timent Aide 224 L'onglet Acomptes* *Cette option est disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP B‚timent, avec un nouveau code de dÈbridage (Contactez notre service commercial au 0134948020 pour de plus amples renseignements) Nous vous invitons ‡ consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. L'onglet Acompte permet de crÈer ou de rattacher des factures (ou avoirs) d'acomptes liÈs ‡ votre client. Pour cela, vous disposez des icÙnes suivantes :  CrÈer une nouvelle facture d'acompte Cliquez sur cette icÙne pour crÈer une nouvelle facture d'acompte. Saisissez vos donnÈes, et validez votre rËglement. A la validation de la facture d'acompte, celle-ci est automatiquement affichÈe dans la grille avec son numÈro, sa date et son montant. Le montant est ajoutÈ dans la zone Acompte du pied de facture, et le solde de TVA est calculÈ dans le rÈcapitulatif de TVA, accessible par le bouton TVA disponible en pied de facture Ègalement.  CrÈer un nouvel avoir d'acompte Cliquez sur cette icÙne pour crÈer un nouvel avoir d'acompte. Saisissez vos donnÈes. A la validation de l'avoir d'acompte, celui-ci est automatiquement affichÈ dans la grille avec son numÈro, sa date et son montant. Le montant est dÈduit dans la zone Acompte du pied de facture, et le solde de TVA est calculÈ dans le rÈcapitulatif de TVA, accessible par le bouton TVA disponible en pied de facture Ègalement.  Affecter Cliquez sur cette icÙne pour accÈder ‡ la liste de vos factures d'acompte et sÈlectionner celle que vous souhaitez rattacher, en double-cliquant dessus dans la liste, ou bien en la sÈlectionnant et en cliquant sur le bouton SÈlectionner au bas de la liste. La facture d'acompte apparaÓt alors dans la liste et son montant est ajoutÈ au montant d'acompte en pied de facture.  DÈsaffecter Cliquez sur cette icÙne pour dÈtacher le document d'acompte sÈlectionnÈ de votre facture. Le montant d'acompte indiquÈ dans le pied de la facture est mis ‡ jour.  Visualiser SÈlectionnez un document d'acompte dans la liste et cliquez sur cette icÙne pour visualiser son contenu. Remarque Le document d'acompte sera grisÈ car il devient non modifiable dËs qu'il est rattachÈ ‡ une facture. Manuel de rÈfÈrence 225 Documents d'acompte Facture d'acompte* *Cette option est disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP B‚timent, avec un nouveau code de dÈbridage (Contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20 pour de plus amples renseignements) Nous vous invitons ‡ consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La facture d'acompte se compose des ÈlÈments suivants :  NumÈro Le numÈro du document s'incrÈmente automatiquement ‡ la validation de la facture (les prÈfixes des compteurs sont indiquÈs dans les options du dossier, dans la partie NumÈrotation). Vous pouvez toutefois le fixer si vous le souhaitez, en l'indiquant dans l'onglet EntÍte.  Date de la facture La date de la facture d'acompte est initialisÈe ‡ la date du document d'origine. Vous avez la possibilitÈ de modifier cette date tant que celle-ci est infÈrieure ou Ègale ‡ la date de la facture. Dans le cas contraire, un message vous avertira que vous avez crÈÈ ou affectÈ une facture d'acompte avec une date supÈrieure ‡ la date du document d'origine.  N° Affaire Vous avez la possibilitÈ d'associer votre facture d'acompte ‡ une affaire. SÈlectionnez l'affaire ‡ l'aide de l'icÙne .  Les coordonnÈes clients SÈlectionnez le code client ‡ l'aide de l'icÙne . Ses coordonnÈes complËtes s'affichent alors dans l'onglet EntÍte. Vous pouvez les modifier sur la facture si nÈcessaire.  Commentaires La zone Commentaires vous permet de saisir librement du texte, en enrichissant votre texte avec les attributs disponibles dans la barre d'outils (gras, soulignÈ, police, couleur etc...)  ModËle d'impression Vous pouvez sÈlectionner un modËle d'impression et le rattacher ‡ votre facture d'acompte. A l'impression, vous pourrez imprimer plusieurs factures en choisissant de les imprimer avec le modËle sÈlectionnÈ dans le document.  La description de l'acompte Dans l'onglet Corps, vous disposez d'une zone de saisie libre pour indiquer des commentaires sur votre acompte. Ex : "Acompte reÁu au titre de ......".Vous avez aussi la possibilitÈ d'enrichir tout ou une partie de votre texte en appliquant les attributs disponibles dans la barre d'outils (Italique, gras, soulignÈ, barrÈ, police, couleur etc..).  Les montants Au bas du document, vous pouvez saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou Montant TTC, et sÈlectionner le code TVA ‡ appliquer Attention A la validation de la facture, l'Ècran de saisie d"un nouveau rËglement apparaÓt. Le type de paiement ChËque est indiquÈ par dÈfaut. Indiquez le code banque associÈ ‡ votre acompte et validez par OK Remarque La facture d'acompte est modifiable tant qu'elle n'est pas rattachÈe ‡ une facture ou qu'elle n'est pas remise en banque et transfÈrÈe en comptabilitÈ. EBP B‚timent Aide 226 Avoir d'acompte* *Cette option est disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP B‚timent, avec un nouveau code de dÈbridage (Contactez notre service commercial au 0134948020 pour de plus amples renseignements) L'avoir d'acompte est un document qui fait suite ‡ la facture d'acompte (Vous pouvez consulter ici le principe de fonctionnement des factures d'acomptes). Vous pouvez le crÈer directement ‡ partir de la liste des documents de vente, par le bouton Ajouter, ou bien en sÈlectionnant dans la liste des documents de vente, la facture d'acompte d'origine et en sÈlectionnant le raccourci TransfÈrer disponible dans la barre de navigation. L'avoir d'acompte se compose des ÈlÈments suivants :  NumÈro Le numÈro du document s'incrÈmente automatiquement ‡ la validation de l'avoir (les prÈfixes des compteurs sont indiquÈs dans les options du dossier, dans la partie NumÈrotation). Vous pouvez toutefois le fixer si vous le souhaitez, en l'indiquant dans l'onglet EntÍte.  Date d'avoir La date d'avoir d'acompte est initialisÈe ‡ la date du document d'origine. Vous avez la possibilitÈ de modifier cette date tant que celle-ci est infÈrieure ou Ègale ‡ la date d'avoir. Dans le cas contraire, un message vous avertira que vous avez crÈÈ ou affectÈ un avoir d'acompte avec une date supÈrieure ‡ la date du document d'origine.  N° Affaire Vous avez la possibilitÈ d'associer votre facture d'acompte ‡ une affaire. SÈlectionnez l'affaire ‡ l'aide de l'icÙne .  Les coordonnÈes clients SÈlectionnez le code client ‡ l'aide de l'icÙne . Ses coordonnÈes complËtes s'affichent alors dans l'onglet EntÍte. Vous pouvez les modifier sur l'avoir si nÈcessaire.  Commentaires La zone Commentaires vous permet de saisir librement du texte, en enrichissant votre texte avec les attributs disponibles dans la barre d'outils (gras, soulignÈ, police, couleur etc...)  ModËle d'impression Vous pouvez sÈlectionner un modËle d'impression et le rattacher ‡ votre avoir d'acompte. A l'impression, vous pourrez imprimer plusieurs avoirs en choisissant de les imprimer avec le modËle sÈlectionnÈ dans le document.  La description de l'acompte Dans l'onglet Corps, vous disposez d'une zone de saisie libre pour indiquer des commentaires sur votre avoir d'acompte. Ex : "Acompte remboursÈ au titre de ......".Vous avez aussi la possibilitÈ d'enrichir tout ou une partie de votre texte en appliquant les attributs disponibles dans la barre d'outils (Italique, gras, soulignÈ, barrÈ, police, couleur etc..).  Les montants Au bas du document, vous pouvez saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou Montant TTC, et sÈlectionner le code TVA ‡ appliquer. Remarque A la validation du document, une ÈchÈance nÈgative est gÈnÈrÈe. Vous pourrez la pointer et la solder avec la facture d'acompte, ou la pointer avec une autre facture, depuis la saisie des rËglements (en enregistrant un rËglement ‡ 0). Remarque L'avoir d'acompte est modifiable tant qu'il n'est pas rattachÈ ‡ une facture et qu'il n'est pas transfÈrÈ en comptabilitÈ. Manuel de rÈfÈrence 227 Transfert de documents Transfert des documents de vente Le transfert de document sert ‡ transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus Ítre modifiÈ, ni supprimÈ. Remarque Un document ne peut Ítre transfÈrÈ qu'une seule fois. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitement - Document de vente (ou encore depuis le bouton de votre barre d'outils) SÈlectionnez le document initial et cliquez le bouton TransfÈrer ‡ droite de la liste des documents. Choisissez le type de document que vous voulez gÈnÈrer, la date, et validez par OK. Un message d'avertissement apparaÓt pour vous indiquer le type et le numÈro du document gÈnÈrÈ. Vous pouvez donc vous placer sur l'onglet correspondant au document gÈnÈrÈ (Commande, bon de livraison, bon de retour, facture ou avoir), double-cliquer dessus pour l'ouvrir, et le modifier si nÈcessaire. EBP B‚timent Aide 228 Transfert de document Cette opÈration vous permet de transfÈrer le document affichÈ au dessous de la zone "Transfert de document", dans un autre type de document.  Type de document SÈlectionnez le type de document ‡ gÈnÈrer. Remarque Les documents proposÈs varient en fonction du document sÈlectionnÈ, et en fonction des transferts prÈcÈdents: -Le devis peut Ítre transfÈrÈ en commande, bon de livraison ou facture. -La commande peut Ítre transfÈrÈe en bon de livraison (bon de rÈception) ou facture. Si la commande est transfÈrÈe une premiËre fois en bon de livraison (bon de rÈception), elle peut Ítre transfÈrÈe une seconde fois en facture. -Le bon de livraison (ou bon de rÈception) peut Ítre transfÈrÈ en bon de retour, facture ou avoir -Plusieurs bons de livraisons peuvent Ítre regroupÈs sur une facture -La facture peut Ítre transfÈrÈe en avoir. Astuce Lors du transfert d'une Commande en Bon de livraison, vous avez la possibilitÈ de reprendre les elements de type texte et les lignes de texte ainsi que les ÈlÈments de type main d'oeuvre. Pour cela vous devez avoir sÈlectionnÈ dans les Options/Documents/Ventes... les cases ‡ cocher : "Garder les Èlements de type texte lors du transfert d'une commande en BL" et ."Autoriser les lignes de Main d'oeuvre dans les BL" Attention Un document transfÈrÈ ne peut plus Ítre modifiÈ, ni supprimÈ.  Date Indiquez la date du document ‡ gÈnÈrer.  Regrouper les lignes Cette option est disponible lorsque vous choisissez de transfÈrer le document initial en Bon de livraison ou bon de RÈception. Elle permet de regrouper les lignes ayant les mÍmes critËres : - Pour les documents de vente, il s'agit du code, libellÈ, unitÈ de vente, unitÈ de poids, unitÈ de volume, remise rÈelle, TVA, dÈpÙt et temps de pose=0. - Pour les documents d'achat , il s'agit du code, libellÈ, TVA, prix de revient, prix d'achat, dÈpÙt, dÈlai de livraison, frais unitaires, frais sur le global et remise rÈelle. Manuel de rÈfÈrence 229 Transfert de commande en facture La commande sÈlectionnÈe a ÈtÈ livrÈe partiellement. Vous avez plusieurs choix qui s'offrent ‡ vous pour le transfert en facture de cette commande :  Lignes ‡ transfÈrer Permet de choisir si vous souhaitez que votre facture reprenne toutes les lignes de votre commande ou bien le restant ‡ livrer. Dans ce dernier cas, la facture tiendra compte des documents intermÈdiaires (bons de livraisons, bons de rÈception) gÈnÈrÈs et ne reprendra que les quantitÈs qui n'ont pas ÈtÈ livrÈes.  Solder la commande Si vous cochez cette zone, la commande initiale sera considÈrÈe comme soldÈe et les quantitÈs qui n'ont pas ÈtÈ livrÈes ne le seront plus. Elles ne seront donc pas dÈ-stockÈes.  Facturer les quantitÈs supplÈmentaires Cette option est disponible dans le cas o˘ vous transfÈrez toutes les lignes de votre commande. Si vous avez effectuÈ des livraisons partielles et livrÈ des quantitÈs supÈrieures ‡ la commande, vous pouvez les ajouter directement sur la facture. Elles apparaÓtront dans le bas du corps de la facture dans une tranche ‡ part.  Facturer les quantitÈs non livrÈes Cette option est disponible dans le cas o˘ vous avez sÈlectionnÈ de transfÈrer toutes les lignes et cochÈ l'option Solder la commande. Dans ce cas, la facture contiendra les mÍmes ÈlÈments que la commande initiale. Exemple Vous avez une commande client qui contient un ouvrage avec une fourniture en quantitÈ 2 et de la main- d'oeuvre. Vous trouverez ci-dessous le shÈma des transferts possibles et le rÈsultat gÈnÈrÈ pour chaque type de transfert : EBP B‚timent Aide 230 Livraison d'une commande Vous pouvez saisir les quantitÈs reÁues pour une commande, et gÈnÈrer au fur et ‡ mesure des bons de livraisons ou factures.  TransfÈrer en SÈlectionnez le type de document ‡ gÈnÈrer suite ‡ la livraison de la commande.  Regrouper les lignes cochez cette zone, si vous souhaitez que le document gÈnÈrÈ aprËs la livraison regroupe les ÈlÈments ayant les mÍmes critËres (code, libellÈ, unitÈ de vente, unitÈ de poids, unitÈ de volume, remise rÈelle, TVA, dÈpÙt et temps de pose.), et totalise les quantitÈs livrÈes sur une mÍme ligne. Saisie de la livraison Tous les ÈlÈments de type fourniture, matÈriel ou divers apparaissent dans la liste des ÈlÈments ‡ livrer. Astuce Vous avez la possibilitÈ de reprendre les elements de type texte et les lignes de texte ainsi que les ÈlÈments de type main d'oeuvre. Pour cela vous devez avoir sÈlectionnÈ dans les Options/Documents/Ventes... les cases ‡ cocher : "Garder les Èlements de type texte lors du transfert d'une commande en BL" et ."Autoriser les lignes de Main d'oeuvre dans les BL" Vous disposez des colonnes suivantes:  QuantitÈ livrÈe QuantitÈ dÈj‡ livrÈe  QuantitÈ ‡ Livrer Nouvelle quantitÈ reÁue ‡ saisir  QuantitÈ Reliquat QuantitÈ restant ‡ livrer Vous pouvez Ègalement livrer la totalitÈ des ÈlÈments restants, en cliquant sur le bouton Tout Livrer ou solder votre commande, ‡ l'aide du bouton Solder (c'est-‡-dire considÈrer que cette livraison est la derniËre, et que les quantitÈs restantes ne seront plus livrÈes). Astuce Afin de pouvoir prÈ-remplir la quantitÈ ‡ livrÈe sur les lignes composants l'ouvrage, vous pouvez saisir la quantitÈ ‡ livrer pour l'ouvrage gr‚ce au du bouton Ouvrage situÈ dans la barre de navigation, partie navigation. Remarque Suite ‡ la validation de la saisie, la quantitÈ ‡ livrer demandÈe pour l'ÈlÈment est vÈrifiÈe dans le stock. Si le stock est insuffisant, un message d'avertissement s'affiche. A la validation, un message de confirmation apparaÓt pour vous indiquer le numÈro du document gÈnÈrÈ. Les mouvements de stocks sont alors mis ‡ jour. Manuel de rÈfÈrence 231 Regroupement de Bons de livraisons Le regroupement de Bons de livraisons s'effectue ‡ partir de la liste des documents de vente et du bouton Regroupement BL disponible dans la barre de navigation (‡ droite de la liste des documents de vente). Le regroupement de BL peut s'effectuer suivant 2 possibilitÈs :  regrouper les documents sÈlectionnÈs dans l'onglet Bons de livraison, en une facture  regrouper sur une pÈriode donnÈe pour un mÍme client (et un mÍme dÈpÙt de stock) tous les bons de livraisons qui ont ÈtÈ effectuÈs, en une seule facture. Attention Le regroupement de plusieurs bons de livraisons peut Ítre rÈalisÈ sur une seule et mÍme facture pour un client uniquement si les conditions ci-aprËs sont respectÈes : le taux de TVA, le dÈpÙt, les frais de port et le numÈro d'affaires doivent Ítre identiques. Regroupement de BL suivant les documents sÈlectionnÈs Pour regrouper uniquement les bons de livraisons que vous souhaitez, vous devez dans un premier temps sÈlectionner dans la liste des documents de vente/Onglet Bons de livraisons, les bons que vous souhaitez regrouper. Remarque Cette sÈlection peut s'effectuer tous clients confondus, lors du traitement du regroupement, le logiciel triera les BL en fonction des clients. Suite ‡ la sÈlection des bons, vous devez cliquer sur le bouton "Regroupement de BL". L'option "Regrouper les documents sÈlectionnÈs" est automatiquement sÈlectionnÈe. Il ne reste qu'‡ saisir la date de facturation et l'ajout Èventuel d'un sous total par BL que vous souhaitez puis Valider le regroupement. En cours de traitement, vous aurez l'information du n° de piËce pour chaque facture crÈÈe et vous pourrez les visualiser en fin de traitement. Regroupement de BL sur une pÈriode prÈcise pour des clients prÈcis Pour regrouper un lot de Bons de livraison sur une pÈriode prÈcise, vous devez (‡ partir de la liste des documents de vente) cliquer sur le bouton "Regroupement de BL". La fenÍtre de "regroupement de bons de livraisons en factures" s'ouvre automatiquement sur l'option "Regrouper selon les critËres". Ensuite, vous devez sÈlectionner la pÈriode ‡ prendre en compte, les clients souhaitÈs, la date de facturation et Èventuellement cocher la case "Ajouter un sous-total par BL". Attention Tous les codes clients prÈsents entre le code dÈbut et le code de fin sÈlectionnÈs seront pris en compte. Enfin, vous devez valider le regroupement en cliquant sur le bouton Valider. EBP B‚timent Aide 232 Dupliquer un document de vente Tous les documents de ventes (sauf les factures et avoirs d'acompte) peuvent Ítre dupliquÈs. C'est comme si vous recopiez l'intÈgralitÈ d'un de vos documents dans un autre, en changeant Èventuellement la date et le nom du client. Vous pourrez bien-entendu, ajouter, modifier ou supprimer des ÈlÈments dans chaque partie du nouveau document gÈnÈrÈ. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Documents de vente, sÈlectionner le document source, et cliquer sur le bouton au bas de la liste des documents. Dans la fenÍtre qui apparaÓt, sÈlectionnez le code du client, le type de document et la date du document ‡ crÈer. Cochez la zone Mise ‡ jour des coordonnÈes client dans le cas o˘ vous gardez le mÍme client que le document source, et vous avez actualisÈ ses coordonnÈes dans sa fiche. Astuce Si vous effectuez souvent les mÍmes types de document, ou le mÍme type de travaux, vous pouvez crÈer des "document -types" et les dupliquer ‡ chaque nouveau client. Le corps de votre nouveau document sera alors automatiquement saisi. Pour chaque type de document, vous pouvez choisir le document que vous souhaitez rÈaliser :  un Devis peut Ítre copiÈ en Devis, Commande, Facture,  une Commande peut Ítre copiÈe en Devis, Commande, Facture,  un Bon de livraison peut Ítre copiÈ en Bon de livraison,  un Bon de retour peut Ítre copiÈ en Bon de retour,  une Facture peut Ítre copiÈe en Devis, Commande, Facture,  un Avoir peut Ítre copiÈ en Devis, Commande, Facture, Avoir. Remarque Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas Ítre copiÈs. Manuel de rÈfÈrence 233 Affaires Onglet client L'onglet Client permet d'insÈrer les informations relatives au client et ‡ la numÈrotation de l'affaire. Le numÈro de l'affaire se gÈnËre automatiquement ‡ la validation du document, selon le type de numÈrotation fixÈe dans les options. Toutefois, vous pouvez saisir un numÈro d'affaire spÈcifique dans la zone de saisie NumÈro de document. Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. L'adresse de facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Remarque Le code et nom client sont repris en haut de la fenÍtre du document. Vous pourrez Ègalement saisir la date et mettre ‡ jour l'Ètat du document si nÈcessaire. EBP B‚timent Aide 234 Onglet informations Cet onglet permet de saisir les informations principales relative ‡ l'affaire Vous avez accËs ‡ deux zones de saisie libre  Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur l'affaire.  Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimÈ par dÈfaut en entÍte de votre document. La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document ( *.xls, *.pdf, *.doc, *. htm...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) ‡ votre affaire, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Astuce Le modËle d'impression Fiche avec image associÈe permet d'imprimer l'affaire avec l'image associÈe sur une page ‡ part. Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide des icÙnes , le reprÈsentant, le secteur, la distance qui vous sÈpare du chantier, la date de dÈbut des travaux, la date de fin prÈvue, et l'Ètat de l'affaire. Manuel de rÈfÈrence 235 Onglet Ventes L'onglet Ventes a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des documents de vente, hormis la recherche avancÈe, puisque seuls les documents de ventes qui concernent l'affaire et le client sont affichÈs. Vous disposez d'une fonction supplÈmentaire :  Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet d'accÈder ‡ la liste des documents de vente, et d'associer un ou plusieurs documents de vente ‡ l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque Vous pouvez dÈ-associer un document ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans le document concernÈ (le numÈro d'affaire est toujours accessible, mÍme si le document a ÈtÈ transfÈrÈ). Astuce L'ajout d'un document de vente depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement les informations liÈes ‡ l'affaire (nom clients, commentaires, numÈro d'affaires...). EBP B‚timent Aide 236 Onglet Achat L'onglet Achats a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des documents d'achat, hormis la recherche avancÈe, puisque seuls les documents d'achat qui concernent l'affaire sont affichÈs. Remarque Dans les document d'achat, il est possible de sÈlectionner des affaires diffÈrents pour chaque ligne du document. Dans l'onglet Achat d'une fiche affaire, les documents possÈdant au moins une ligne liÈe ‡ l'affaire sont affichÈs. Vous disposez d'une fonction supplÈmentaire :  Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet d'accÈder ‡ la liste des documents d'achat, et d'associer un ou plusieurs documents d'achat ‡ l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque Vous pouvez dÈ-associer un document ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans le document concernÈ (le numÈro d'affaire est toujours accessible, mÍme si le document a ÈtÈ transfÈrÈ). Astuce L'ajout d'un document d'achat depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement le numÈro d'affaire. Manuel de rÈfÈrence 237 Onglet Suivi de chantier L'onglet Suivi de chantiers a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des suivis de chantiers, hormis la recherche, puisque seuls les suivis de chantiers liÈs ‡ l'affaire sont affichÈs. Vous disposez d'une fonction supplÈmentaire :  Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet d'accÈder ‡ la liste des suivis de chantier, et d'associer un ou plusieurs suivis ‡ l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque Vous pouvez dÈ-associer un suivi ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans l'entÍte du suivi de chantier. Astuce L'ajout d'un document suivi de chantier depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement le numÈro d'affaire. EBP B‚timent Aide 238 Onglet Suivi de chantier simplifiÈ L'onglet Suivi de chantiers simplifiÈ a les mÍmes propriÈtÈs que la gestion des listes, hormis la recherche, puisque seuls les suivis de chantiers liÈs ‡ l'affaire sont affichÈs. Vous disposez d'une fonction supplÈmentaire :  Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet d'accÈder ‡ la liste des suivis de chantiers simplifiÈs, et d'associer un ou plusieurs suivis ‡ l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque Vous pouvez dÈ-associer un suivi ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans l'entÍte du suivi de chantier. Astuce L'ajout d'un document suivi de chantier depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement le numÈro d'affaire. Manuel de rÈfÈrence 239 L'onglet RËglement des affaires Cette liste affiche tous les rËglements liÈs ‡ l'affaire et au client. Vous avez la possibilitÈ d'ajouter, modifier, dupliquer, supprimer des rËglements depuis cette liste. Remarque Seuls les rËglements liÈs ‡ une ÈchÈance, correspondante ‡ une facture liÈe ‡ l'affaire, apparaÓtront dans la liste. EBP B‚timent Aide 240 L'onglet Interventions des affaires L'onglet intervention affiche toutes les interventions clients liÈes ‡ l'affaire, et permet d'ajouter, modifier, imprimer des Interventions. Cet onglet a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des interventions, hormis la recherche avancÈe, puisque seuls les interventions qui concernent l'affaire sont affichÈs. Astuce L'ajout d'une intervention depuis cet onglet permet de rÈcupÈrer automatiquement le numÈro d'affaire. Vous disposez des fonctions supplÈmentaires :  Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet d'accÈder ‡ la liste des interventions, et d'associer une ou plusieurs interventions ‡ l'affaire, en les sÈlectionnant ou double-cliquant dessus, ‡ l'aide de la souris. Remarque Vous pouvez dÈ-associer une intervention ‡ une affaire, en supprimant le numÈro de l'affaire dans le document concernÈ.  Le bouton Facturer l'intervention dans la partie Navigation de la barre de Navigation Permet de crÈer une nouvelle facture pour le client et l'afffaire avec les ÈlÈments de l'intervention. Manuel de rÈfÈrence 241 Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre affaire. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. EBP B‚timent Aide 242 Les documents d'achat Liste des documents d'achat La liste des documents d'achat a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes), et prÈsente, en plus, des fonctionnalitÈs supplÈmentaires :  Une recherche avancÈe  Des boutons supplÈmentaires pour le transfert des documents La recherche avancÈe La recherche avancÈe contient des champs supplÈmentaires afin de vous permettre de retrouver rapidement les documents que vous souhaitez.  PÈriode SÈlectionnez la pÈriode dÈsirÈe. Plusieurs pÈriodes sont disponibles par dÈfaut : mois prÈcÈdent, mois courant, hier, aujourd'hui, etc...  Du ...A.. Si vous souhaitez retrouver les documents correspondant ‡ une pÈriode prÈcise, indiquez l'intervalle de date souhaitÈ.  Fournisseur SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne , le fournisseur correspondant aux documents que vous recherchez. Astuce L'historique fournisseur, accessible depuis la liste des fournisseurs, permet d'obtenir directement tous les documents rÈalisÈs pour le fournisseur sÈlectionnÈ. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche avancÈe. Remarque Vous pouvez remplir, un ou plusieurs de ces champs disponibles. Si vous souhaitez effectuer une seconde recherche, modifiez un ou plusieurs champs, et n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Rechercher. Les boutons supplÈmentaires Vous disposez de 5 boutons supplÈmentaires pour effectuer les transferts de document  le bouton Dupliquer Permet de dupliquer tous les types de documents, en changeant la date, le type de document et le nom du fournisseur si nÈcessaire. Astuce Vous pouvez ainsi crÈer des "commandes-type" ou modËles de commande.  le bouton TransfÈrer Permet de transfÈrer un document. Les possibilitÈs de transfert changent en fonction du type de document. Exemple : une commande peut Ítre transfÈrÈe en bon de rÈception, ou facture. Un Bon de rÈception peut Ítre transfÈrÈ en bon de retour, facture ou avoir.. Remarque Si vous avez effectuÈ une rÈception partielle d'une commande et utilisez le bouton TransfÈrer pour facturer le restant de votre commande, vous pourrez choisir si vous souhaitez transfÈrer le restant de votre commande ou toutes les lignes, et si vous souhaitez Solder la commande (et facturer ou non les quantitÈs non rÈceptionnÈes) et facturer les quantitÈs supplÈmentaires. Manuel de rÈfÈrence 243  le bouton RÈceptionner Le bouton rÈceptionner est actif pour les documents de type Commande. Cela permet de saisir les quantitÈs reÁues ‡ la rÈception de la commande, et de saisir des rÈceptions partielles. Dans ce dernier cas, le bouton RÈceptionner est accessible jusqu'‡ ce que la commande soit soldÈe ou totalement rÈceptionnÈe.  le bouton Regroupement Il sert aux documents de type bon de rÈception (BR). Le regroupement de plusieurs bons de rÈception peut Ítre rÈalisÈ sur une seule et mÍme facture pour un fournisseur uniquement si les conditions ci- aprËs sont respectÈes : le taux de TVA, le dÈpÙt, les frais de port et le numÈro d'affaire sont identiques. Pour avoir plus d'explications sur le regroupement des bons de rÈception, reportez vous au chapitre : Regroupement Bons de rÈceptions. EBP B‚timent Aide 244 L'onglet entÍte des documents d'achat L'onglet EntÍte permet d'insÈrer les informations relatives au fournisseur et ‡ la numÈrotation du document. Le numÈro de document se gÈnËre automatiquement ‡ la validation du document, selon le type de numÈrotation fixÈe dans les options. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez toujours imposer un numÈro pour un document donnÈ. Saisissez ce numÈro dans la zone NumÈro de document de l'entÍte. Pour sÈlectionner un fournisseur, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. L'adresse de facturation et enlËvement apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Astuce Suite ‡ la saisie d'un contact fournisseur et ‡ la sÈlection du bouton "MAJ Contact", c'est l'adresse du contact qui sera rÈcupÈrÈe et non pas celle du fournisseur. Remarque Le code et nom du fournisseur sont repris en haut de la fenÍtre du document. Vous pourrez Ègalement saisir la date, date de livraison, et mettre ‡ jour l'Ètat du document si nÈcessaire. Manuel de rÈfÈrence 245 L'onglet ComplÈment des documents d'achat L'onglet complÈment contient des paramËtres d'initialisation de vos documents d'achat ‡ remplir avec soin. Vous avez accËs ‡ deux zones de saisie libre  Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur l'affaire.  Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimÈ en entÍte de votre document. La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre document d'achat, et de l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide des icÙnes , le dÈpÙt de stock par dÈfaut, la TVA par dÈfaut, et le modËle d'impression. EBP B‚timent Aide 246 L'onglet corps des documents d'achat L'onglet Corps se compose :  D'une barre d'outils avec des icÙnes, permettant d'accÈder ‡ des nombreuses fonctions,  D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document,  D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris,  De boutons rÈcapitulatifs. La grille de saisie Les colonnes qui apparaissent dans la grille de saisie peuvent Ítre modifiÈes. Plus de 20 colonnes sont ‡ votre disposition. La grille de saisie est libre, c'est-‡-dire que vous pouvez insÈrer et saisir des ÈlÈments l‡ o˘ vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches si vous le voulez.  Pour insÈrer un ÈlÈment, placez-vous dans la colonne Code ÈlÈment et cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. Vous accÈdez alors ‡ la liste des ÈlÈments et pouvez sÈlectionner un ÈlÈment de votre bibliothËque interne ou d'une de vos bibliothËques de prix, en cliquant sur le bouton correspondant ‡ cette bibliothËque.  Pour insÈrer un ÈlÈment non rÈfÈrencÈ, utilisez le menu contextuel + InsÈrer - Nouvelle fourniture, ou l'icÙne de la barre d'outils, ou encore, saisissez directement sur la ligne, le code, libellÈ, prix, etc.. de votre ÈlÈment (dans ce cas, il sera par dÈfaut de type divers).  Pour insÈrer un texte, saisissez- le directement dans la colonne dÈsignation. Les diffÈrents types d'ÈlÈments insÈrÈs dans votre document se distinguent facilement gr‚ce aux icÙnes qui apparaissent devant chaque ligne :  pour Les fournitures  pour les matÈriels  pour les divers  pour les textes types Les prix affichÈs dans votre document sont modifiables. Le menu contextuel Par le clic droit de la souris, vous pouvez accÈder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mÍmes fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icÙnes, mais aussi de pouvoir modifier vos colonnes, enregistrer vos paramÈtrages de colonnes et activer le paramÈtrage souhaitÈ. Vous pouvez Ègalement modifier la taille de l'entÍte de vos colonnes dans la grille de saisie gr‚ce ‡ l'option Menu contextuel + Nb lignes en-tÍte + 1,2 etc.. Les boutons rÈcapitulatifs Au bas de la fenÍtre,vous disposez de deux boutons : TVA, et DÈtail.  TVA affiche le rÈcapitulatif des montants HT par taux de TVA  DÈtail Pour la ligne sÈlectionnÈe dans la grille de saisie, toutes les colonnes et calculs effectuÈs sur cette ligne sont affichÈs. Manuel de rÈfÈrence 247 La zone Ne pas recalculer les postes compl/Total sert pour les documents avec un nombre de pages important. Si des postes complÈmentaires ont ÈtÈ saisis en pied, et que vous effectuez des modifications dans le corps du document, il est prÈfÈrable de la cocher. EBP B‚timent Aide 248 La barre d'outils du corps des documents d'achat Dans l'onglet Corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils, vous permettant d'activer ou dÈsactiver de nombreuses fonctions :  Permet de supprimer la ligne sÈlectionnÈe dans le corps.  Permet de couper une ligne  Permet de copier une ligne  Permet de coller une ligne  Cliquez sur cet icÙne pour que l'ÈlÈment sÈlectionnÈ soit intÈgrÈ ‡ votre bibliothËque interne. Cela concerne donc les ÈlÈments non rÈfÈrencÈs saisis directement dans votre document, ou bien les ÈlÈments issus d'une bibliothËque externe, auxquels vous avez fait appel dans votre document.  Cliquez sur cet icÙne afin que la ligne sÈlectionnÈe ne soit pas imprimÈe.  Calculatrice.  active le mode de saisie en plein Ècran.  Permet d'insÈrer une ligne au dessus de celle sÈlectionnÈe.  Permet d'insÈrer une nouvelle fourniture (non rÈfÈrencÈe).  Permet d'insÈrer une ligne de type Main-d'oeuvre.  Permet d'insÈrer une ligne de type matÈriel.  Permet d'insÈrer une ligne d'ÈlÈments de type divers.  Permet d'insÈrer un sous-total.  Permet d'insÈrer un saut de page pour l'impression du devis. Chaque icÙne peut Ítre appelÈe par des touches ou fonctions de raccourcis clavier. Les touches correspondantes sont indiquÈes dans les info-bulles des icÙnes (activÈes dans les options). Remarque Lorsque le curseur se trouve dans le champ Description, vous avez accËs ‡ la barre d'outils des textes enrichis, qui vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Manuel de rÈfÈrence 249 Liste des colonnes dans les documents d'achat Liste des colonnes disponibles Explication RÈfÈrence fournisseur RÈfÈrence de l'ÈlÈment chez le fournisseur, indiquÈe dans l'onglet Fourn de la fiche ÈlÈment, ou ‡ saisir directement ici. Code ÈlÈment Zone de saisie ou de recherche des ÈlÈments, ‡ l'aide de l'icÙne , ou la touche [F4]. L'icÙne permet d'ouvrir la fiche ÈlÈment. Description LibellÈ de l'ÈlÈment. Zone de saisie aussi pour les textes libres et ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. Description technique LibellÈ technique de l'ÈlÈment. Zone de saisie libre. QuantitÈ QuantitÈ ‡ commander UnitÈ d'achat UnitÈ d'achat ‡ sÈlectionner ‡ l'aide de l'icÙne . Prix d'achat Prix d'achat auprËs du fournisseur, prÈcisÈ dans l'onglet Fourn de la fiche ÈlÈment (si elle existe) Prix d'achat (Contre-valeur) Prix d'achat auprËs du fournisseur, exprimÈ en contre-valeur % Remise % de remise ‡ appliquer sur le prix d'achat de la ligne sÈlectionnÈe Prix achat Net Prix d'achat - % remise Prix achat Net (Contre-valeur) Prix d'achat Net exprimÈ en contre-valeur QuantitÈ mini ‡ commander QuantitÈ minimale ‡ commander auprËs du fournisseur, saisie dans l'onglet Fourn de la fiche ÈlÈment (si elle existe) QuantitÈ rÈceptionnÈe Total des quantitÈs rÈceptionnÈes, dans un document de type commande, qui sera mise ‡ jour quand la commande sera transfÈrÈe en bon de rÈception (total ou partiel), ou facture... QuantitÈ reliquat QuantitÈ restant ‡ rÈceptionner (mise ‡ jour au f˚r et ‡ mesure des saisies de bons de rÈceptions ou factures) dans les documents de type commande. QuantitÈ BR RÈelle Total des quantitÈs rÈceptionnÈes dans le bons de rÈception. Remarque colonne disponible uniquement dans les documents de type facture. Multiple de rÈapprovisionnement Multiple de rÈapprovisionnement imposÈ par le fournisseur et saisi dans l'onglet Fourn de la fiche ÈlÈment (si elle existe). DÈlai de livraison DÈlai de livraison (en nombre de jours), ‡ compter pour la ligne sÈlectionnÈe. Date de rÈception prÈvue Date prÈvue, en fonction du dÈlai saisi Total Total HT de la ligne sÈlectionnÈe Total (Contre-valeur) Total exprimÈ en contre-valeur TVA Taux de TVA appliquÈ sur la ligne % Frais unitaires % de frais ‡ appliquer par unitÈ pour calculer le co˚t de revient Frais unitaires montant des frais unitaires ‡ ajouter pour calculer le co˚t de revient de l'ÈlÈment % Frais global % de frais calculÈs sur le prix d'achat total Frais sur le global Montant des frais calculÈs sur le prix d'achat total Co˚t de revient (Prix d'achat + total des frais) / quantitÈ ‡ commander. C'est le co˚t de revient unitaire. % de remise cumulÈe % remise total (= % de remise en ligne + les postes complÈmentaires, en pied de document) Montant net Ht remisÈ Prix d'achat total - % de remise cumulÈ Co˚t de revient total Co˚t de revient unitaire * quantitÈs commandÈes DÈpÙt DÈpÙt de stock par dÈfaut du document. Peut Ítre EBP B‚timent Aide 250 modifiÈ pour la ligne sÈlectionnÈe? Code affaire L'utilisateur ‡ la possibilitÈ de saisir sur chaque ligne un code affaire diffÈrent de l'entÍte du document Manuel de rÈfÈrence 251 L'onglet pied des documents d'achat L'onglet pied reprÈsente la partie de totalisation de votre document. La partie gauche vous rÈcapitule le co˚t total, incluant le Total HT Net, le Total frais, et le co˚t total HT Vous pouvez Ègalement consulter les contre-valeurs francs si vous avez cochÈ l'option d'affichage des contre- valeurs dans les options Dans la partie de droite, vous retrouvez le prix de vente HT, le montant total de TVA, le montant TTC et pouvez saisir les zones suivantes :  Postes complÈmentaires Cliquez sur l'icÙne pour saisir de 1 ‡ 4 postes complÈmentaires. Vous pouvez les saisir en montant ou en pourcentage (la zone saisie sera affichÈe en gras). Si vous avez plusieurs postes complÈmentaires, vous pouvez effectuer un calcul en cascade (Dans ce cas, le montant d'un poste se calcule d'aprËs le rÈsultat du Total HT - le montant du poste au dessus)  Port HT Cliquez sur l'icÙne pour sÈlectionner le type de frais de port ‡ appliquer (crÈÈs dans le menu DonnÈes - Divers - Frais de port). Le montant calculÈ (ou forfaitaire) s'affiche. Vous pouvez modifier sa valeur si vous le souhaitez.  Taux de TVA sur Port Lorsque vous sÈlectionnez le type de frais de port ‡ appliquer sur votre document, le taux de TVA associÈ s'affiche.  Acompte prÈcËdent Saisissez le montant d'un acompte perÁu lors d'une autre transaction : il ne gÈnËrera pas de rËglement, mais sera dÈduit du net ‡ payer.  Acompte Saisissez le montant de l'acompte versÈ par votre client, ‡ dÈduire du net ‡ payer. Remarque L'acompte saisi sur un document de type commande, bon de rÈception ou facture gÈnËre automatiquement la saisie du rËglement, ‡ confirmer, au moment de la validation du document. EBP B‚timent Aide 252 L'onglet ÈchÈances des documents d'achat L'onglet ÈchÈances est disponible pour tous les documents d'achat de type facture ou avoir. Remarque Dans les documents de type commande ou bon de rÈception, il est possible d'enregistrer un acompte, qui s'affichera dans cet onglet. Seul le mode de paiement et la date seront modifiables. Le montant ‡ rÈpartir et le reste ‡ rÈpartir (montant ‡ rÈpartir moins les lignes d'ÈchÈances) s'affichent sur la partie droite.  SÈlectionnez le mode de rËglement fournisseur, ‡ l'aide de l'icÙne . Si vous l'avez paramÈtrÈ dans la fiche fournisseur, il apparaÓt automatiquement. Vous pouvez nÈanmoins le modifier si nÈcessaire.  Les ÈchÈances correspondant au mode de rËglement sÈlectionnÈ sont automatiquement calculÈes et s'affichent dans la grille. Vous pouvez les modifier (date, mode de rËglement, ou montant) ‡ l'aide des 3 icÙnes ‡ votre disposition :  pour insÈrer une nouvelle ligne d'ÈchÈance,  pour supprimer une ligne d'ÈchÈance,  l'icÙne Solder pour rÈpartir automatiquement et Èquitablement le montant Reste ‡ rÈpartir sur les lignes d'ÈchÈances prÈsentes. Remarque si un acompte a ÈtÈ saisi dans l'onglet Pied, il apparaÓt Ègalement dans la grille des ÈchÈances, et la colonne acompte est cochÈe, afin de pouvoir facilement le distinguer des autres ÈchÈances. Manuel de rÈfÈrence 253 L'onglet Lettre-types des documents d'achat Cet onglet se compose d'une zone de saisie libre. Vous pouvez cliquer sur les diffÈrents boutons au dessus de la zone, pour insÈrer, au choix :  les conditions gÈnÈrales Saisissez dans ce cadre les conditions gÈnÈrales de vente, livraison ou paiement qui apparaÓtront aprËs le corps du document ‡ l'impression.  une lettre d'en-tÍte Saisissez le texte que vous voulez imprimer sur une lettre d'en-tÍte qui sera imprimÈe sur une page ‡ part, en mÍme temps que le document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez rappeler une lettre dÈj‡ crÈÈe.  une lettre de pied Saisissez le texte que vous souhaitez imprimer sur une page ‡ part, pour clore votre dossier. Elle sera imprimÈe en mÍme temps que votre document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez rappeler une lettre dÈj‡ crÈÈe. Remarque Pour effectuer un retour ‡ la ligne dans une zone de saisie libre, utilisez les touches [Ctrl] + EntrÈe. EBP B‚timent Aide 254 Transfert des documents d'achat Le transfert de document sert ‡ transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus Ítre modifiÈ (sauf quelques champs, comme le modËle d'impression, le numÈro d'affaire) ni supprimÈ Remarque Un document ne peut Ítre transfÈrÈ qu'une seule fois. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achat, depuis le menu Traitement - Document d'achat (ou encore depuis le bouton de votre barre d'outils) SÈlectionnez le document initial et cliquez sur le bouton TRANSFERER ‡ droite de la liste des documents. Choisissez le type de document que vous voulez gÈnÈrer, la date, et validez par OK. Un message d'avertissement apparaÓt pour vous indiquer le type et le numÈro du document gÈnÈrÈ: Vous pouvez donc vous placer sur l'onglet correspondant au document gÈnÈrÈ (Commande, bon de rÈception, bon de retour, facture ou avoir), double-cliquer pour l'ouvrir, et le modifier si nÈcessaire. Manuel de rÈfÈrence 255 Regroupement de Bons de rÈception Le regroupement de Bons de rÈceptions s'effectue ‡ partir de la liste des documents d'achat et du bouton Regroupement BR disponible dans la barre de navigation (‡ droite de la liste des documents d'achat). Le regroupement de BR peut s'effectuer suivant 2 possibilitÈs :  regrouper les documents sÈlectionnÈs dans l'onglet Bons de rÈception, en une facture  regrouper sur une pÈriode donnÈe pour un mÍme fournisseur (et un mÍme dÈpÙt de stock) tous les bons de rÈceptions qui ont ÈtÈ effectuÈs, en une seule facture. Attention Le regroupement de plusieurs bons de rÈceptions peut Ítre rÈalisÈ sur une seule et mÍme facture pour un fournisseur uniquement si les conditions ci-aprËs sont respectÈes : le taux de TVA, le dÈpÙt, les frais de port et le numÈro d'affaires doivent Ítre identiques. Regroupement de BR suivant les documents sÈlectionnÈs Pour regrouper uniquement les bons de rÈceptions que vous souhaitez, vous devez dans un premier temps sÈlectionner dans la liste des documents d'achat/Onglet Bons de rÈceptions, les bons que vous souhaitez regrouper. Remarque Cette sÈlection peut s'effectuer tous fournisseurs confondus, lors du traitement du regroupement, le logiciel triera les BR en fonction des fournisseurs. Suite ‡ la sÈlection des bons, vous devez cliquer sur le bouton "Regroupement de BR". L'option "Regrouper les documents sÈlectionnÈs" est automatiquement sÈlectionnÈe. Il ne reste qu'‡ saisir la date de facturation et l'ajout Èventuel d'un sous total par BR que vous souhaitez puis Valider le regroupement. En cours de traitement, vous aurez l'information du n° de piËce pour chaque facture crÈÈe et vous pourrez les visualiser en fin de traitement. Regroupement de BR sur une pÈriode prÈcise pour des fournisseurs prÈcis Pour regrouper un lot de Bons de rÈception sur une pÈriode prÈcise, vous devez (‡ partir de la liste des documents d'achat) cliquer sur le bouton "Regroupement de BR". La fenÍtre de "regroupement de bons de rÈceptions en factures" s'ouvre automatiquement sur l'option "Regrouper selon les critËres". Ensuite, vous devez sÈlectionner la pÈriode ‡ prendre en compte, les fournisseurs souhaitÈs, la date de facturation et Èventuellement cocher la case "Ajouter un sous-total par BR". Attention Tous les codes fournisseurs prÈsents entre le code dÈbut et le code de fin sÈlectionnÈs seront pris en compte. Enfin, vous devez valider le regroupement en cliquant sur le bouton Valider. EBP B‚timent Aide 256 Dupliquer un document d'achat Tous les documents d'achat peuvent Ítre dupliquÈs. C'est comme si vous recopiez l'intÈgralitÈ d'un de vos documents dans un autre, en changeant Èventuellement la date et le nom du fournisseur. Vous pourrez bien-entendu, ajouter, modifier ou supprimer des ÈlÈments dans chaque partie du nouveau document gÈnÈrÈ. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Documents d'achat, sÈlectionner le document source, et cliquer sur le bouton au bas de la liste des documents. Dans la fenÍtre qui apparaÓt, sÈlectionnez le code du fournisseur, le type de document, la date du document ‡ crÈer, ainsi que le dÈpÙt dans lequel vous souhaitez Ítre livrer. Cochez la zone Mise ‡ jour des coordonnÈes fournisseur dans le cas o˘ vous gardez le mÍme fournisseur que le document source, et vous avez actualisÈ ses coordonnÈes dans sa fiche. Astuce Si vous effectuez souvent les mÍmes types de document, ou le mÍme type de travaux, vous pouvez crÈer des "document -types" et les dupliquer ‡ chaque nouveau fournisseur. Le corps de votre nouveau document sera alors automatiquement saisi. Pour chaque type de document, vous pouvez choisir le document que vous souhaitez rÈaliser :  une Demande de prix peut Ítre copiÈe en Demande de prix, Commande, Facture,  une Commande peut Ítre copiÈe en Demande de prix, Commande, Facture,  un Bon de rÈception peut Ítre copiÈ en Bon de rÈception,  un Bon de retour peut Ítre copiÈ en Bon de retour,  une Facture peut Ítre copiÈe en Demande de prix, Commande, Facture,  un Avoir peut Ítre copiÈ en Demande de prix, Commande, Facture, Avoir. Manuel de rÈfÈrence 257 RÈapprovisionnement automatique Assistant de rÈapprovisionnement automatique des stocks Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de rÈapprovisionnement automatique des stocks. Informations sur le rÈapprovisionnement Type de rÈapprovisionnement Vous avez le choix entre deux type de rÈapprovisionnement :  du dÈpÙt ... ‡ Si vous choisissez ce mode, le rÈapprovisionnement des stocks se basera sur les quantitÈs dans vos dÈpÙts de stocks. SÈlectionnez le dÈpÙt de stock ‡ rÈapprovisionner. Si vous n'en choisissez aucun, tous les dÈpÙts seront pris en compte. Dans votre commande fournisseur, vous obtiendrez une ligne d'achats par dÈpÙt de stock sur lesquels il faut commander.  Du Code Doc au Code Doc Si vous choisissez ce mode, le rÈapprovisionnement des stocks se lancera uniquement sur les quantitÈs saisies dans vos devis ou commandes, en tenant compte ou non -dÈpend de votre choix dans la zone Se Baser sur - des quantitÈs dÈj‡ en stocks. Choisissez les documents de type Devis ou de type Commande ‡ partir desquels vous souhaitez lancer un rÈapprovisionnement automatique des stocks Remarque si un multiple de rÈapprovisionnement >1 a ÈtÈ saisi dans l'onglet Fourn. de l'ÈlÈment ‡ rÈapprovisionner, alors les quantitÈs commandÈes seront fonction de ce multiple de rÈapprovisionnement. CritËres  Se baser sur Vous avez le choix entre la quantitÈ rÈelle, la quantitÈ en stock ou les quantitÈs des documents (dans le cas o˘ vous avez sÈlectionnÈ des documents dans la zone au-dessus).  Fournisseurs Choisissez de gÈnÈrer vos commandes auprËs des fournisseurs qui vous proposent les meilleurs prix, les meilleurs dÈlais ou vos fournisseurs principaux  Dates des commandes Indiquez la date qui sera affichÈe sur les commandes gÈnÈrÈes. Choisissez les ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour Remarque Les zones ci-dessous ne sont pas ‡ remplir obligatoirement. Elles vous permettent de sÈlectionner une partie de vos ÈlÈments ‡ rÈapprovisionner en choisissant des critËres comme le code, la famille ou les groupes. Si vous n'indiquez rien, tous les ÈlÈments suivis en stocks seront rÈapprovisionnÈs si nÈcessaires (en fonction de la quantitÈ en stock).  de l'ÈlÈment.. ‡ SÈlectionnez l'ÈlÈment de dÈbut et de fin ‡ rÈapprovisionner  du groupe 1 .. ‡ SÈlectionnez les groupe 1 (correspondants au groupes 1 dans l'onglet ComplÈment de la fiche ÈlÈment) d'ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour  du groupe 2 .. ‡ SÈlectionnez les groupe 2 (indiquÈs dans l'onglet complÈment de la fiche ÈlÈment) ‡ rÈapprovisionner EBP B‚timent Aide 258  de la famille.. ‡ SÈlectionnez les familles d'ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour Cliquez sur le bouton Suivant puis Terminer pour lancer l'opÈration. Attention Si le message "des ÈlÈments en stocks n'ont pas pu Ítre rÈapprovisionnÈs" apparaÓt, cela signifie que certains ÈlÈments qui devraient Ítre rÈapprovisionnÈs par rapport aux quantitÈs en stocks n'ont pas pu l'Ítre car aucun fournisseur n'est dÈfini dans l'onglet Ref fourn de l'ÈlÈment. Manuel de rÈfÈrence 259 Les documents de stock EBP B‚timent Aide 260 Inventaire L'onglet corps de l'inventaire La saisie de l'inventaire s'effectue dans l'onglet corps. Pour cela, vous disposez :  D'une barre d'outils avec des icÙnes, permettant d'accÈder ‡ plusieurs fonctions,  D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document,  D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris,  D'un bouton pour recharger l'inventaire. La grille de saisie La grille de saisie de l'inventaire est prÈ-remplie. Tous les ÈlÈments suivis en stock s'affichent, classÈs en fonction du regroupement choisi au moment de la crÈation de l'inventaire, avec leur quantitÈ actuelle, l'unitÈ de stock, l'unitÈ de vente, le PUMP actuel et le nouveau PUMP, et la valeur de stock actuelle. Pour saisir votre inventaire de stock, vous pouvez utiliser les colonnes suivantes :  Nouvelle QuantitÈ (unitÈ stock) Saisissez la nouvelle quantitÈ d'ÈlÈments, exprimÈe en unitÈ de stock.  Nouvelle QuantitÈ (unitÈ de vente) Saisissez la nouvelle quantitÈ d'ÈlÈments en unitÈ de vente. Attention Les deux quantitÈs, saisies en unitÈ de vente et en unitÈ de stock se cumulent dans la colonne Nouvelle quantitÈ totale. - Si vous gÈrez votre stock et vos ventes dans la mÍme unitÈ, saisissez votre nouvelle quantitÈ d'inventaire dans l'une ou l'autre des colonnes, au choix. - Si vous gÈrez deux unitÈs diffÈrentes, vous pourrez saisir dans l'une ou/et dans l'autre des colonnes. Exemple Vous vendez de la colle, que vous stockez en cartons et que vous vendez en sachet. Vous saisirez alors dans votre inventaire, qu'il vous reste X cartons en stock et Y sachets en vente, soit un total de Z quantitÈs en stock (dÈpend du nombre de sachets dans un carton, saisi dans l'onglet ComplÈment de la fiche ÈlÈment)  Nouveau PUMP Par dÈfaut, la valeur du PUMP est Ègale au PUMP actuel. Vous pouvez la modifier si nÈcessaire.  Nouvelle QuantitÈ totale Affiche le total des nouvelles quantitÈs de stock (Nouvelle quantitÈ en unitÈ de stock + Nouvelle quantitÈ en unitÈ de vente), en unitÈ de stock. Vous pouvez saisir directement dans cette zone si vous le souhaitez (cf la mention Attention ci-dessus). Le total des quantitÈs et PUMP saisis permettent de calculer la Nouvelle valeur du stock, Ègale au PUMP * Nouvelle quantitÈ totale. Le menu contextuel Par le clic droit de la souris, vous pouvez accÈder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mÍmes fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icÙnes, mais aussi de pouvoir modifier vos colonnes, enregistrer vos paramÈtrages de colonnes et activer le paramÈtrage souhaitÈ. Vous pouvez Ègalement modifier la taille de l'entÍte de vos colonnes dans la grille de saisie gr‚ce ‡ l'option Menu contextuel + Nb lignes en-tÍte + 1,2 etc.. Le bouton Recharger Si vous avez dÈj‡ commencÈ ‡ saisir votre inventaire, et entre-temps, ajoutÈ des nouveaux ÈlÈments en stock ou bien modifiÈ vos mouvements de stocks (achats, ventes etc...) , vous pouvez cliquer sur le bouton Recharger pour ajouter les nouvelles lignes et remettre ‡ jour les ÈlÈments modifiÈs. Manuel de rÈfÈrence 261 La mÍme question qu'en crÈation d'inventaire apparaÓtra et vous demandera si vous souhaitez que les nouvelles lignes qui seront ajoutÈes aient par dÈfaut une nouvelle quantitÈ d'inventaire ‡ zÈro ou Ègale ‡ la quantitÈ actuelle. RÈpondez ‡ la question afin de lancer le traitement. Le bouton Ajout d'un Èlement en sommeil Ce bouton est actif uniquement si l'option "ne pas afficher les ÈlÈments en sommeil" est sÈlectionnÈe. Rappel Les ÈlÈments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'apparaissent pas dans le corps d'un inventaire. Si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans votre inventaire un ÈlÈment mis en sommeil, vous devez cliquer sur ce bouton et sÈlectionner l'ÈlÈment que vous souhaitez. EBP B‚timent Aide 262 L'onglet ComplÈment dans l'inventaire Il se compose de trois zones :  Commentaires C'est une zone de saisie libre, dans laquelle vous pouvez saisir des commentaires sur l'inventaire.  DÈpÙt de stock Affiche le dÈpÙt de stock sÈlectionnÈ ‡ la crÈation de l'inventaire.  Regroupement Vous pouvez choisir entre le code famille, la localisation, les groupes 1 ou 2, ou le code ÈlÈment Attention Si vous modifiez le dÈpÙt de stock ou le regroupement, les lignes dÈj‡ saisies dans l'onglet Corps du document seront perdues. Manuel de rÈfÈrence 263 La barre d'outils dans l'inventaire  Permet de supprimer une ligne de saut de page  Cliquez sur cette icÙne pour plier la ligne de regroupement sÈlectionnÈe  Cliquez sur cette icÙne pour dÈplier la ligne de regroupement sÈlectionnÈe  Calculatrice  active le mode de saisie en plein Ècran  Permet d'insÈrer un saut de page pour l'impression de l'inventaire. Chaque icÙne peut Ítre appelÈe par des touches ou fonctions de raccourcis clavier. Les touches correspondantes sont indiquÈes dans les info-bulles des icÙnes (activÈes dans les options). EBP B‚timent Aide 264 Documents de stock - Onglet entÍte L'onglet entÍte vous permet de modifier le numÈro du document si vous souhaitez (autrement, il sera gÈnÈrÈ automatiquement en fonction des compteurs initialisÈs dans les options de numÈrotations des documents) Saisissez le nouveau numÈro dans la zone NumÈro de document. Manuel de rÈfÈrence 265 Documents de stock - Onglet complÈment L'onglet complÈment contient les paramËtres d'initialisation de bons d'entrÈes et bons de sorties. Vous avez accËs ‡ une zone de saisie libre :  Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur les bons. La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre document de stock, et de l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide de l'icÙne , le dÈpÙt de stock sur lequel les mouvements seront gÈnÈrÈs. EBP B‚timent Aide 266 Documents de stock - Onglet corps L'onglet Corps se compose :  D'une barre d'outils avec des icÙnes, permettant d'accÈder ‡ de nombreuses fonctions,  D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document,  D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris, La barre d'outils Sur la barre d'outils, vous disposez des icÙnes suivantes :  Permet de supprimer la ligne sÈlectionnÈe dans le corps.  Permet de couper une ligne  Permet de copier une ligne  Permet de coller une ligne  Cliquez sur cet icÙne pour que l'ÈlÈment sÈlectionnÈ soit intÈgrÈ ‡ votre bibliothËque interne. Cela concerne donc les ÈlÈments non rÈfÈrencÈs saisis directement dans votre document, ou bien les ÈlÈments issus d'une bibliothËque externe, auxquels vous avez fait appel dans votre document.  Calculatrice.  active le mode de saisie en plein Ècran.  Permet d'insÈrer une ligne au dessus de celle sÈlectionnÈe.  Permet d'insÈrer un saut de page pour l'impression du devis. La grille de saisie La grille de saisie est libre, c'est-‡-dire que vous pouvez insÈrer et saisir des ÈlÈments l‡ o˘ vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches comme vous le voulez.  Pour insÈrer un ÈlÈment, placez-vous dans la colonne Code ÈlÈment et cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touches de raccourci [F4]. Vous accÈdez alors ‡ la liste des ÈlÈments et pouvez sÈlectionner les ÈlÈments gÈrÈs en stock (de type fourniture, ou divers). La valeur unitaire correspond au dÈboursÈ sec de l'ÈlÈment dans le bon d'entrÈe. Pour les bons d'entrÈes et bons de transferts : - Si un fournisseur est indiquÈ dans la fiche ÈlÈment, la valeur unitaire de l'ÈlÈment sera Ègale au prix d'achat fournisseur divisÈ par le coefficient d'unitÈ d'achat indiquÈ dans l'onglet complÈment de la fiche ÈlÈment. - Si aucun fournisseur n'a ÈtÈ prÈcisÈ, la valeur unitaire sera Ègale au dÈboursÈ de l'ÈlÈment multipliÈ par le coefficient de conversion en unitÈ de stock. Le menu contextuel Par le clic droit de la souris, vous pouvez accÈder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mÍmes fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icÙnes, mais aussi de pouvoir supprimer des colonnes, enregistrer vos paramÈtrages de colonnes et activer le paramÈtrage souhaitÈ. Vous pouvez Ègalement modifier la taille de l'entÍte de vos colonnes dans la grille de saisie gr‚ce ‡ l'option Menu contextuel + Nb lignes en-tÍte + 1,2 etc.. Remarque Les bons d'entrÈes/sorties incrÈmentent/dÈcrÈmentent le stock dËs validation du bon. Manuel de rÈfÈrence 267 Suivi de chantier EBP B‚timent Aide 268 SimplifiÈ EntÍte du suivi de chantier simplifiÈ L'onglet EntÍte permet d'insÈrer les informations relatives au client et de sÈlectionner le document ‡ partir duquel vous souhaitez faire le suivi du chantier. Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. L'adresse de facturation et livraison apparaissent dans l'onglet EntÍte. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. En haut de la fenÍtre du suivi, vous disposez de la zone Document, pour sÈlectionner le document source de votre suivi (de type devis, commande ou facture). Le total dÈboursÈ de celui-ci s'affiche alors au bas de la fenÍtre, et les montants prÈvus par poste s'affichent dans l'onglet RÈcapitulatif. Pour effectuer un suivi de chantier ‡ partir d'un contrat de maintenance, sÈlectionnez le code contrat ‡ associer, ‡ l'aide de l'icÙne , dans la zone Contrat en haut de la fenÍtre du suivi de chantier simplifiÈ. Un message d'avertissement apparaÓtra pour vous demander si vous souhaitez rÈcupÈrer les donnÈes (codes salariÈs, nombre d'heures, codes matÈriel...) liÈes aux interventions passÈes pour ce contrat. Vous pourrez ensuite les ajuster dans le suivi. Remarque Les codes salariÈs, codes matÈriels et durÈe d'intervention rÈalisÈes seront automatiquement ajoutÈs dans les onglets MatÈriel et MO. Vous n'aurez plus qu'‡ les ajuster. Les heures et le total prÈvu seront indiquÈs dans l'onglet RÈcapitulatif. Dans le cas o˘ vous n'Ítes pas intervenu dans le cadre d'un contrat de maintenance, vous pouvez sÈlectionner, ‡ partir du raccourci Interventions disponible dans la barre de navigation, les interventions rÈalisÈes. Vous rÈcupÈrerez dans votre suivi de chantier, les heures salariÈes et matÈriels effectuÈes. Manuel de rÈfÈrence 269 Onglet complÈment Dans cet onglet, vous avez la possibilitÈ de saisir une description de votre chantier et des commentaires sur les travaux rÈalisÈs. Vous disposez d'une barre d'outils complËte pour choisir la police et la couleur du texte, ou mettre en gras, italique, barrÈ, une partie de votre texte. Les zones DÈbut de chantier et Fin de chantier vous permettent de saisir la pÈriode de rÈalisation du chantier. La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre suivi, et de l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Remarque Utilisez la touche [CTRL] + [EntrÈe] pour effectuer un retour ‡ la ligne dans les zones de saisie. EBP B‚timent Aide 270 Onglet fourniture / divers Cet onglet vous permet d'enregistrer vos dÈpenses de type fourniture ou divers. Pour cela, vous disposez d'une barre d'outils avec les trois fonctions suivantes :  Ajouter Permet d'ajouter une ligne blanche au bas de la grille  InsÈrer InsËre une ligne blanche au dessus de celle sÈlectionnÈe dans la grille de saisie.  Supprimer Supprime la ligne sÈlectionnÈe. Indiquez, sur chaque ligne, la date de l'achat, le libellÈ de celui-ci et le montant total payÈ. A chaque validation de ligne, le montant s'ajoute au total dÈboursÈ rÈalisÈ disponible au bas de la fenÍtre. Cliquez sur le bouton Ajouter pour insÈrer des nouvelles lignes si nÈcessaire. Manuel de rÈfÈrence 271 Onglet Main d'oeuvre Cet onglet vous permet d'enregistrer vos dÈpenses de type main-d'oeuvre. Pour cela, vous disposez d'une barre d'outils avec les trois fonctions suivantes :  Ajouter Permet d'ajouter une ligne blanche au bas de la grille  InsÈrer InsËre une ligne blanche au dessus de celle sÈlectionnÈe dans la grille de saisie.  Supprimer Supprime la ligne sÈlectionnÈe. Indiquez, sur chaque ligne, la date des travaux et le libellÈ de la main-d'oeuvre. Vous pouvez sÈlectionner le code et le nom du salariÈ ‡ l'aide de l'icÙne . Saisissez le nombre d'heures travaillÈes et le co˚t horaire (sil n'est pas dÈj‡ renseignÈ dans la fiche salariÈ). Le total dÈboursÈ est calculÈ et s'ajoute au dÈboursÈ total rÈalisÈ au bas de la grille. Cliquez sur le bouton Ajouter pour insÈrer des nouvelles lignes si nÈcessaire. EBP B‚timent Aide 272 Onglet MatÈriel Cet onglet vous permet d'enregistrer vos dÈpenses liÈes ‡ l'utilisation du matÈriel de votre sociÈtÈ. Pour cela, vous disposez d'une barre d'outils avec les trois fonctions suivantes :  Ajouter Permet d'ajouter une ligne blanche au bas de la grille  InsÈrer InsËre une ligne blanche au dessus de celle sÈlectionnÈe dans la grille de saisie.  Supprimer Supprime la ligne sÈlectionnÈe. Indiquez, sur chaque ligne, la date des travaux et leur description. Vous pouvez sÈlectionner le code du matÈriel ‡ l'aide de l'icÙne . Saisissez Ègalement le nombre d'heures d'utilisation et le co˚t horaire (sil n'est pas dÈj‡ renseignÈ dans la fiche matÈriel). Le total dÈboursÈ est calculÈ et s'ajoute au dÈboursÈ total rÈalisÈ au bas de la grille. Cliquez sur le bouton Ajouter pour insÈrer des nouvelles lignes si nÈcessaire. Manuel de rÈfÈrence 273 Onglet frais complÈmentaires Cet onglet vous permet d'enregistrer vos frais complÈmentaires liÈs au suivi du chantier (ex: transports...). Pour cela, vous disposez d'une barre d'outils avec les trois fonctions suivantes :  Ajouter Permet d'ajouter une ligne blanche au bas de la grille  InsÈrer InsËre une ligne blanche au dessus de celle sÈlectionnÈe dans la grille de saisie.  Supprimer Supprime la ligne sÈlectionnÈe. Indiquez, sur chaque ligne, la date de la dÈpense, le libellÈ de celle-ci, le montant total dÈboursÈ, et des observations si vous le souhaitez.. A chaque validation de ligne, le montant s'ajoute au total dÈboursÈ rÈalisÈ disponible au bas de la fenÍtre. Cliquez sur le bouton Ajouter pour insÈrer des nouvelles lignes si nÈcessaire. EBP B‚timent Aide 274 Onglet rÈcapitulatif L'onglet rÈcapitulatif permet d'obtenir une vue synthÈtique de toutes vos dÈpenses liÈes au chantier, classÈes par catÈgorie : Le total des fournitures/ divers, le total des Mo/matÈriel, le total des heures et le total des frais complÈmentaires saisis dans les onglets correspondant ‡ chaque catÈgorie de dÈpenses. Le total global s'affiche dans la zone Total dÈboursÈ rÈalisÈ, en comparaison avec le Total dÈboursÈ prÈvu, issu du document source (indiquÈ en entÍte du suivi de chantier). A partir de ce tableau, imprimez votre suivi de chantier et votre rentabilitÈ de chantier ‡ partir du menu Impressions - Chantier simplifiÈ. Manuel de rÈfÈrence 275 DÈtaillÈ L'onglet EntÍte du suivi de chantier L'onglet EntÍte permet d'insÈrer les informations relatives au client et ‡ la numÈrotation du document. Le numÈro de document se gÈnËre automatiquement ‡ la validation de votre document, selon le type de numÈrotation fixÈe dans les options. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez toujours imposer un numÈro pour un document donnÈ. Saisissez ce numÈro dans la zone NumÈro de document de l'entÍte. Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. L'adresse de facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Remarque Le code et nom client sont repris en haut de la fenÍtre du document. Vous pourrez Ègalement saisir la date et mettre ‡ jour l'Ètat du document si nÈcessaire. EBP B‚timent Aide 276 L'onglet complÈment du suivi de chantier L'onglet complÈment contient les paramËtres d'initialisation de votre suivi de chantier ‡ remplir avec soin. Vous avez accËs ‡ deux zones de saisie libre  Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur le suivi.  Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimÈ en entÍte de votre document. La zone Document AssociÈ permet de lier, ‡ l'aide de l'icÙne , un document Microsoft Excel, Acrobat, Microsoft Word ou HTML ‡ votre suivi, et de l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icÙne . Vous pouvez sÈlectionner ensuite, ‡ l'aide de l' icÙne le dÈpÙt de stock. La zone "Mouvemente le stock" est cochÈe ou dÈcochÈe par dÈfaut, en fonction du suivi de stock que vous avez choisi d'appliquer dans les options gÈnÈrales. Vous pouvez nÈanmoins modifier ce paramËtre si vous le souhaitez : si l'option est cochÈe, un message apparaÓtra ‡ la validation du suivi, pour vous demander si vous souhaitez gÈnÈrer un bon de sortie de stock en fonction des quantitÈs consommÈes sur chaque fourniture. Manuel de rÈfÈrence 277 L'onglet corps du suivi de chantier L'onglet Corps se compose :  d'une barre d'outils avec des icÙnes, permettant d'accÈder ‡ de nombreuses fonctions  D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris.  D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document Le menu contextuel Par le clic droit de la souris, vous pouvez accÈder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mÍmes fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icÙnes, mais aussi de pouvoir modifier vos colonnes, enregistrer vos paramÈtrages de colonnes et activer le paramÈtrage souhaitÈ. Vous pouvez Ègalement modifier la taille de l'entÍte de vos colonnes dans la grille de saisie gr‚ce ‡ l'option Menu contextuel + Nb lignes en-tÍte + 1,2 etc.. La grille de saisie Les colonnes qui apparaissent dans la grille de saisie peuvent Ítre modifiÈes, supprimÈes ou dÈplacÈes. La grille de saisie se compose de plus de 12 colonnes La grille de saisie est libre, c'est-‡-dire que vous pouvez insÈrer et saisir des ÈlÈments l‡ o˘ vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches comme vous le voulez. Vous pouvez Ègalement crÈer un suivi de chantier depuis un devis, une facture ou une commande. Vous rÈcupÈrez alors tout le contenu du document source, et pourrez le modifier si nÈcessaire. Insertion d'ÈlÈments  Pour insÈrer un ÈlÈment, placez-vous dans la colonne Code ÈlÈment et cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touches de raccourci [F4]. Vous accÈdez alors ‡ la liste des ÈlÈments et pouvez sÈlectionner un ÈlÈment de votre bibliothËque interne ou d'une de vos bibliothËques de prix, en cliquant sur le bouton correspondant ‡ cette bibliothËque.  Pour insÈrer un ÈlÈment non rÈfÈrencÈ, utilisez le menu contextuel + nouvel ouvrage, ou l'icÙne Nouvel ouvrage , ou bien saisissez directement dans la colonne dÈsignation, le libellÈ de votre ÈlÈment simple.  Pour insÈrer un texte, saisissez- le directement dans la colonne dÈsignation. Les diffÈrents types d'ÈlÈments insÈrÈs dans votre document se distinguent facilement gr‚ce aux icÙnes qui apparaissent devant chaque ligne :  pour les ouvrages lorsqu'ils sont pliÈs, et lorsqu'ils sont dÈpliÈs. Dans la colonne dÈsignation, un crochet s'ouvre sur le libellÈ de l'ouvrage et se termine ‡ la fin de l'ouvrage. Remarque Lorsque vous insÈrez un ouvrage dans un autre ouvrage, vous avez ‡ chaque fois de nouveaux crochets qui apparaissent en dÈbut et fin d'ouvrage pour mieux les distinguer. Astuce Afin de pouvoir prÈ-remplir la quantitÈ rÈelle consommÈe sur les lignes composants l'ouvrage, vous pouvez saisir la quantitÈ rÈelle consommÈe de l'ouvrage gr‚ce au du bouton Ouvrage situÈ dans la barre de navigation, partie navigation.  pour Les fournitures  pour les matÈriels  pour les divers EBP B‚timent Aide 278  pour les textes types GÈnÈration d'un suivi depuis un devis, facture ou d'une commande Pour rÈcupÈrer le contenu du corps d'un devis, d'une commande ou d'une facture : Pour cela, cliquez sur l'icÙne de la zone DOCUMENT en haut de la fenÍtre du suivi et sÈlectionnez dans la liste des documents, le document dont vous voulez rÈcupÈrer le corps. Attention AprËs validation du suivi, le numÈro du document source qui apparaÓt dans la zone DOCUMENT n'est plus modifiable. Vous pourrez alors ajuster les quantitÈs et dÈboursÈs prÈvus sur votre chantier, et saisir les quantitÈs consommÈes sur les fournitures, main-d'oeuvre, matÈriels ou divers au fur et ‡ mesure de l'avancement des travaux. Les derniËres dates de mises ‡ jour de vos donnÈes seront conservÈes, les quantitÈs rÈalisÈes totales et les dÈboursÈs rÈalisÈs seront automatiquement calculÈs. Vous pourrez ainsi ‡ tout moment connaÓtre l'Ètat d'avancement de votre chantier. Remarque A la validation du suivi, si vous gÈrez votre stock depuis le suivi, un message apparaÓt, vous proposant de gÈnÈrer un bon de sortie d'aprËs les derniËres quantitÈs consommÈes saisies. Manuel de rÈfÈrence 279 Les colonnes dans le suivi de chantier Si vous faites appel ‡ un document existant pour crÈer le suivi de chantier, les colonnes NumÈrotation, code ÈlÈment, description, dÈboursÈ prÈvu, quantitÈ prÈvue, quantitÈ prÈvue rÈelle, unitÈ de vente et date sont automatiquement affichÈes. Elles correspondent aux donnÈes saisies dans le document source. Liste des colonnes disponibles Explication NumÈrotation NumÈrotation des lignes dans les documents. Remarque Elle s'affiche automatiquement, mais peut Ítre modifiÈe pour les lignes de type tranche ou sous-tranche en double-cliquant dans la zone. Code ÈlÈment Zone de saisie ou de recherche des ÈlÈments, ‡ l'aide de l'icÙne , ou la touche [F4]. L'icÙne permet d'ouvrir la fiche ÈlÈment. Description LibellÈ de l'ÈlÈment. Zone de saisie aussi pour les textes libres et ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. DÈboursÈ prÈvu DÈboursÈ saisi dans le document initial ou issu de la fiche ÈlÈment. Il peut Ítre modifiÈ dans le suivi pour les ÈlÈments de type fourniture, MO, matÈriel ou divers. QuantitÈ prÈvue QuantitÈ ‡ prÈvoir (saisie dans le document initial). QuantitÈ prÈvue rÈelle QuantitÈ prÈvue totale (multipliÈe par les coefficients des ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supÈrieur). UnitÈ vente UnitÈ de vente prÈvue dans le document initial, ou ‡ sÈlectionner ‡ l'aide de l'icÙne . Date Date de derniËre mise ‡ jour pour les fournitures, main-d'oeuvres, matÈriels ou divers dans le suivi de chantier. QuantitÈ rÈelle consommÈe Nouvelle quantitÈ consommÈe ‡ saisir sur les lignes de type fourniture, MO, matÈriel ou divers. Remarque Ce champ est "remis ‡ blanc" aprËs validation du suivi de chantier, afin de saisir les nouvelles quantitÈs consommÈes au fur et ‡ mesure de l'avancement des travaux. QuantitÈ rÈelle rÈalisÈe Nouvelle quantitÈ consommÈe totale (multipliÈe par les coefficients des ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supÈrieur). DÈboursÈ unitaire rÈalisÈ Ègal au dÈboursÈ prÈvu (par dÈfaut), le dÈboursÈ rÈalisÈ peut Ítre modifiÈ sur les lignes de type fourniture, MO, matÈriel et divers, si les co˚ts unitaires prÈvus ont ÈtÈ modifiÈs. DÈboursÈ rÈalisÈ rÈel DÈboursÈ unitaire rÈalisÈ multipliÈ par la quantitÈ rÈelle rÈalisÈe. DÈboursÈ total prÈvu rÈel DÈboursÈ prÈvu * quantitÈ prÈvue rÈelle. EBP B‚timent Aide 280 La liste des suivis de chantiers La liste des suivis de chantiers a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes). Vous disposez d'un bouton supplÈmentaire dans la barre de navigation :  Le bouton Bon de sortie Permet de gÈnÈrer un bon de sortie de stock ‡ partir du suivi de chantier sÈlectionnÈ dans la liste. Remarque Le bon de sortie est gÈnÈrÈ dans le cas o˘, dans le suivi de chantier, la zone mouvemente le stock est cochÈe, et des nouvelles quantitÈs ont ÈtÈ saisies dans le suivi. Manuel de rÈfÈrence 281 Saisie des temps salariÈs Cette option permet de saisir les heures rÈalisÈes par les salariÈs sur les diffÈrents suivis de chantiers simplifiÈs. Saisie des heures Pour saisir les heures rÈalisÈes par un salariÈ, sÈlectionnez votre salariÈ ‡ l'aide de l'icÙne : les heures dÈj‡ saisies pour ce salariÈ dans la pÈriode indiquÈe s'affichent dans la grille. Cliquez sur le bouton Ajouter pour crÈer une nouvelle ligne dans la grille et saisir les champs suivants :  Suivi Indiquez le numÈro de suivi de chantier simplifiÈ sur lequel le salariÈ a travaillÈ, ou sÈlectionnez-le dans la liste ‡ l'aide de l'icÙne .  Date Indiquez la date ‡ laquelle les heures ont ÈtÈ effectuÈes  LibellÈ Le libellÈ est un champ de saisie libre, pour prÈciser par exemple, la nature des heures rÈalisÈes.  Heure Saisissez le nombre d'heures effectuÈes par le salariÈ  Taux horaire Par dÈfaut, le taux horaire indiquÈ dans la fiche du salariÈ s'affiche. Vous pouvez le modifier si nÈcessaire.  DÈboursÈ total Ce champ est non saisissable. Il correspond au nombre d'heures rÈalisÈes multipliÈes par le taux horaire du salariÈ. Remarque Vous devez enregistrer votre saisie avant de sÈlectionner un autre salariÈ. La recherche avancÈe La recherche avancÈe, disponible dans cette fenÍtre, vous permet de rechercher les heures saisies pour un salariÈ, sur une pÈriode prÈcise et sur un (ou plusieurs) suivi de chantier simplifiÈ. Lien avec les suivis de chantiers simplifiÈs A la validation de votre saisie, les diffÈrents suivis de chantiers simplifiÈs sur lesquels vos salariÈs ont travaillÈ seront automatiquement mis ‡ jour. EBP B‚timent Aide 282 Maintenance / S.A.V T‚ches ‡ rÈaliser Les t‚ches ‡ rÈaliser pour la gestion des contrats de maintenance et du SAV s'affichent dËs que vous ouvrez votre dossier. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les contrats arrivant ‡ ÈchÈance Affiche la liste de tous les contrats dont la date de fin arrive ‡ bientÙt ‡ ÈchÈance. Le nombre de jours pour l'alerte doit Ítre prÈcisÈe dans les options du dossier. On distingue les contrats en tacite reconduction pour lesquels vous pouvez imprimer un courrier de tacite reconduction ‡ votre client, et les contrats qui ne sont pas en tacite reconduction, pour lesquels vous pouvez imprimer une lettre de relance ‡ votre client. Pour imprimer vos relances, vous pouvez cliquer sur le Raccourci Lettre de recond. tacite et Lettre de renouvellement disponible dans la barre de navigation  Les contrats ‡ reconduire Affiche la liste des contrats dont la date de fin est proche (le nombre de jours dÈpend de ce que vous avez indiquÈ pour l'alerte des contrats ‡ reconduire dans les options du dossier) et qui doivent Ítre reconduits. Pour lancer l'opÈration , vous pouvez cliquer sur le raccourci Reconduction contrats disponible dans la barre de navigation  Les contrats ‡ facturer Affiche la liste des contrats pour lesquels une nouvelle facture doit Ítre Èmise. L'alerte est affichÈe en fonction du nombre de jours indiquÈs dans les options du dossier. Vous pouvez gÈnÈrer les nouvelles factures en cliquant sur le raccourci Facturer les contrats, disponible dans la barre de navigation.  Courriers avant intervention Affiche les interventions issues de contrats, dans lesquels vous avez cochÈ la zone Courrier avant intervention. Dans les options du dossier, vous pouvez indiquez le nombre de jours avant intervention pour l'affichage dans le tableau de bord. Pour imprimer les courriers, sÈlectionnez l'option Courrier av. Intervention disponible dans la partie contextuelle de la barre de navigation. AprËs impression, vous validerez l'envoi du courrier, afin que l'intervention n'apparaisse plus dans le tableau de bord.  Interventions ‡ prÈparer Les fiches d'interventions dont l'Ètat est "A rÈviser" arrivant bientÙt ‡ ÈchÈance sont affichÈes ici. Le nombre de jours pour l'alerte des interventions ‡ prÈparer est indiquÈ dans les options du dossier. Manuel de rÈfÈrence 283 Contrats Liste des contrats La liste des suivis des contrats a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes). Vous disposez aussi d'une recherche avancÈe, pour filtrer les contrats suivant les critËres ci-dessous :  PÈriode, avec une date de dÈbut et de fin  Client Indiquez vos critËres, et cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche. La liste des contrats vous affiche une grille composÈe de deux onglets : L'onglet Tous et L'onglet Contrats ‡ reconduire. Dans ce dernier, sont affichÈs les contrats arrivant bientÙt ‡ ÈchÈance (le dÈlai de prÈvenance Ètant fixÈ dans les options du dossier). De plus, la barre de navigation vous propose les raccourcis suivants :  Facturer les contrats Vous indiquerez les clients concernÈs par la facturation de contrats, la date jusqu'‡ laquelle vous souhaitez facturer les contrats et l'opÈration se lancera. Tous les contrats pour lesquels une facture doit Ítre Èmise dans la pÈriode indiquÈe, seront facturÈs. Vous avez Ègalement la possibilitÈ de dÈfinir la date de facturation ‡ la date du jour et de mettre ‡ jour les informations client (mise ‡ jour de l'adresse, contacts...)  Reconduction Contrat SÈlectionnez, ‡ l'aide la touche [CTRL] + Clic gauche de la souris, dans l'onglet Contrats ‡ Reconduire, les contrats ‡ reconduire. Une fenÍtre de confirmation s'affichera avec une option pour majorer le montant HT du contrat si vous le souhaitez. Remarque En cas de majoration des contrats, c'est uniquement le montant HT du contrat qui sera majorÈ. Si dans la facturation des contrats, vous avez choisi d'utiliser le prix de l'ÈlÈment de rÈfÈrence au lieu des annuitÈs paramÈtrÈes, vous devrez modifier le tarif dans la fiche de l'ÈlÈment de rÈfÈrence ou utiliser l'option de Mise ‡ jour des ÈlÈments.  Interventions sur Contrat SÈlectionnez un contrat dans la liste et cliquez sur ce raccourci pour obtenir l'historique des interventions rÈalisÈes sur ce contrat. EBP B‚timent Aide 284 Contrats Pour ajouter un nouveau contrat de maintenance, vous devez renseigner les informations suivantes :  Code Par dÈfaut, le code est non saisissable et auto-incrÈmentÈ. Vous pouvez paramÈtrer le prÈfixe dans les options du dossier.  Code Famille SÈlectionnez, ‡ l'aide de la liste dÈ-roulante, la famille du contrat.  N° contrat-type SÈlectionnez le code contrat-type : toutes les donnÈes saisies dans celui-ci sont automatiquement rÈcupÈrÈes dans le contrat  Code client SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le client qui souscrit le contrat.  Nom Suite ‡ la sÈlection du code client, le nom du client s'affiche ici. La fiche contrat se compose de 7 onglets : EntÍte, ComplÈment, ElÈments sous contrats, Intervention, Facturation, …chÈancier prÈvisionnel et Notes. L'onglet EntÍte  Adresse facturation et adresse de chantier du client Les adresses du client s'affiche. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire. Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour líenregistrement díun client ou d'un prospect. Líonglet ComplÈment  LibellÈ Indiquez le libellÈ court du contrat  Description du contrat Saisissez la description dÈtaillÈe du contrat , les clauses etc...  Tacite reconduction O / N Si votre contrat est soumis ‡ tacite reconduction, cochez cette zone. Vous pourrez, en fonction du nombre de jours dÈfinis dans les options du dossier, Ítre avertis des contrats arrivant ‡ ÈchÈance et imprimer une lettre de reconduction tacite pour le client.  Nouveau contrat en cas de renouvellement ? O/N Cochez cette zone si vous souhaitez crÈer un nouveau contrat, plutÙt que de prolonger le contrat initial, en cas de renouvellement.  RÈsiliÈ Cochez cette zone si vous souhaitez rÈsilier le contrat.  Lettre de relance envoyÈe Il est possible d'envoyer des lettres de relance de souscription de contrat uniquement si le contrat n'est pas en tacite reconduction. Cette zone sera cochÈe automatiquement suite ‡ l'Èdition des lettres de relance si vous avez rÈpondu "Oui" ‡ la question "Notez les lettres de relance ci-dessous comme envoyÈes"  Lettre de reconduction tacite envoyÈe Cette zone est cochÈe automatiquement suite ‡ l'Èdition des lettres de reconduction tacite si vous avez rÈpondu "Oui" ‡ la question "Notez les courriers de reconduction tacite ci-dessous comme envoyÈs".  Date de souscription Par dÈfaut la date du jour est indiquÈe, vous pouvez la modifier.  DurÈe du contrat Indiquez, en nombre de mois, la durÈe du contrat. Manuel de rÈfÈrence 285  Date de dÈbut de contrat Indiquez la date de dÈbut effective du contrat  Date de fin de contrat Saisissez la date de fin, calculÈe par dÈfaut, en fonction de la durÈe du contrat L'onglet ElÈments sous contrat Cet onglet affiche une grille, vous permettant de saisir les ÈlÈments sous contrats. Cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils, pour crÈer une nouvelle ligne.  Code ÈlÈment SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , l'ÈlÈment sous contrat. Remarque Le raccourci N° sÈrie facturÈs, disponible dans la barre de navigation vous permet de retrouver et rÈcupÈrer facilement, les numÈros de sÈrie facturÈs ‡ ce client  NumÈro de sÈrie Saisissez le n° de sÈrie de la fourniture sous contrat.  LibellÈ ÈlÈment Saisissez le libellÈ de l'ÈlÈment PrÈcisez Ègalement la localisation, le type de garantie, la durÈe de garantie, les dates de dÈbut et de fin de garantie des ÈlÈments sous contrats, L'onglet Interventions Aucune intervention ‡ prÈvoir SÈlectionnez cette case si vous souhaitez ne pas dÈfinir d'intervention ‡ prÈvoir pour le contrat type.  Code Intervention-type SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , le code intervention-type. Les pÈriodicitÈs d'intervention saisies dans cette intervention-type seront automatiquement rÈcupÈrÈes. La durÈe d'intervention ainsi que les matÈriels et salariÈs seront repris automatiquement dans les interventions qui seront crÈÈs ‡ la validation du contrat. Attention Si vous ne saisissez pas d'intervention-type, une durÈe d'une heure sera comptabilisÈe dans les interventions qui seront gÈnÈrÈes ‡ la validation du contrat. : les rendez-vous ne pourront Ítre notÈs dans le planning car aucun salariÈ ni matÈriel n'aura ÈtÈ dÈfini dans le contrat.  Courrier avant intervention O/N Cochez cette zone si vous souhaitez imprimer une lettre au client pour l'informer de la date d'intervention.  PÈriodicitÈ díintervention SÈlectionnez la frÈquence et l'heure de dÈbut et la (ou les) date(s) díintervention(s). Remarque Les pÈriodicitÈs d'intervention ne tiennent pas compte des "options / Planning / Horaires". Il est possible de rÈaliser une intervention de 32 heures. L'onglet Facturation L'onglet Facturation se compose de deux cadres : Informations de facturation et PÈriodicitÈ de facturation. EBP B‚timent Aide 286 Informations de facturation SÈlectionnez l'ÈlÈment qui apparaÓtra dans la facture, et le code TVA ‡ appliquer. Au niveau du montant, vous avez deux choix possibles :  Vous choisissez d'utiliser le prix de vente indiquÈ dans l'ÈlÈment que vous avez sÈlectionnÈ. A chaque ÈchÈance, c'est ce montant qui sera facturÈ ‡ votre client  Vous connaissez le montant total HT de votre contrat. Ce montant sera divisÈ par le nombre d'annuitÈs que vous allez paramÈtrer dans le cadre pÈriodicitÈ de facturation. PÈriodicitÈ de facturation SÈlectionnez la frÈquence et la pÈriodicitÈ de facturation du contrat ‡ l'aide des listes dÈ-roulantes proposÈes. Dans tous les cas, nous vous conseillons de vÈrifier, dans l'onglet EchÈancier prÈvisionnel, le montant des annuitÈs calculÈes. A la validation du contrat, les fiches díinterventions seront automatiquement crÈÈes dans l'Ètat A rÈviser. Les RDV seront Ègalement notÈs dans le planning et mis ‡ jour lorsque les fiches intervention passeront dans l'Ètat A rÈaliser (lorsqu'elles auront ÈtÈ prÈparÈes). Remarque Les donnÈes liÈes ‡ la facturation du contrat ne pourront plus Ítre modifiÈes dËs lors que le contrat aura ÈtÈ facturÈ. L'onglet …chÈancier prÈvisionnel Cet onglet contient les lignes d'annuitÈs du contrat calculÈes en fonction du montant de la facturation et de la pÈriodicitÈ de facturation dÈfinie dans l'onglet Facturation ci-dessus. L'onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur votre contrat. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Fonctions associÈes La barre de navigation, ‡ droite de la fiche Contrats, vous propose les raccourcis suivants :  NumÈro de sÈrie facturÈs Cette fonction vous permet d'accËder ‡ la fenÍtre de l'historique Maintenance / SAV.  Facturer les contrats Vous indiquerez les clients concernÈs par la facturation de contrats, la date jusqu'‡ laquelle vous souhaitez facturer les contrats et l'opÈration se lancera. Tous les contrats pour lesquels une facture doit Ítre Èmise dans la pÈriode indiquÈe, seront facturÈs. Vous avez Ègalement la possibilitÈ de dÈfinir la date de facturation ‡ la date du jour et de mettre ‡ jour les informations client (mise ‡ jour de l'adresse, contacts...).  Reconduction Contrat SÈlectionnez, ‡ l'aide la touche [CTRL] + Clic gauche de la souris, dans l'onglet Contrats ‡ Reconduire, les contrats ‡ reconduire. Une fenÍtre de confirmation s'affichera avec une option pour majorer le montant HT du contrat si vous le souhaitez. Remarque En cas de majoration des contrats, c'est uniquement le montant HT du contrat qui sera majorÈ. Si dans la facturation des contrats, vous avez choisi d'utiliser le prix de l'ÈlÈment de rÈfÈrence au lieu des annuitÈs paramÈtrÈes, vous devrez modifier le tarif dans la fiche de l'ÈlÈment de rÈfÈrence ou utiliser l'option de Mise ‡ jour des ÈlÈments. Manuel de rÈfÈrence 287  Interventions sur Contrat SÈlectionnez un contrat dans la liste et cliquez sur ce raccourci pour obtenir l'historique des interventions rÈalisÈes sur ce contrat. EBP B‚timent Aide 288 Interventions Liste des interventions La liste des interventions a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes). Vous disposez aussi d'une recherche avancÈe, pour filtrer les interventions suivant les critËres ci-dessous :  PÈriode, avec une date de dÈbut et de fin  Client Indiquez le code client  N° contrat ou N° facture SÈlectionnez le numÈro de contrat ou numÈro de facture sur lequel vous souhaitez effectuer une recherche. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche sur les critËres sÈlectionnÈs. Les interventions sont classÈes en 4 onglets : Tous, A rÈviser (= A prÈparer), A rÈaliser, RÈalisÈes. De plus, la barre de navigation vous propose les raccourcis suivants :  Facturer l'intervention Cliquez sur ce raccourci pour rÈaliser la facture de la fiche intervention sÈlectionnÈe. Le n° de l'intervention et le libellÈ de celle-ci seront reportÈs sur la premiËre ligne de la facture dans la colonne "Description". Manuel de rÈfÈrence 289 Interventions La fiche Intervention prÈsente les informations suivantes :  Code Saisissez le code de l'intervention  LibellÈ Indiquez un libellÈ succinct  Intervention-type SÈlectionnez le code Intervention-type. Toutes les informations (description, salariÈs , matÈriels etc...) saisies dans la fiche seront recopiÈes  Etat L'intervention a 4 Ètats diffÈrents : - A rÈviser : Lorsque l'intervention a ÈtÈ crÈÈe mais n'est pas complËte, elle est marquÈe comme A rÈviser (= A prÈparer). C'est notamment l'Ètat dans lequel sont par dÈfaut les interventions crÈes en automatique par les contrats de maintenance. - A RÈaliser : Une fois prÈparÈe, vous devez passer l'intervention dans l'Ètat ‡ RÈaliser. Le planning est alors mis ‡ jour - RÈalisÈe : Une fois l'intervention rÈalisÈe, saisissez le rapport d'intervention et passez son Ètat ‡ RÈalisÈe - AnnulÈe : lorsque vous annulez une intervention, un message apparaÓtra pour vous demander si vous souhaitez supprimer les RDV notÈs dans le planning .  Affaire Vous pouvez saisir un numÈro d'affaire pour l'intervention. A la validation de la fiche intervention, celle-ci sera automatiquement reportÈe dans l'onglet Intervention de la fiche Affaire.  Code client Pour rechercher un client, cliquez sur l'icÙne ou utilisez la touche de raccourci [F4]. Les adresses de facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nÈcessaire.  Nom client Suite ‡ la sÈlection du code client, le nom de celui-ci est automatiquement repris. vous avez la possibilitÈ de complÈter ponctuellement le nom du client. L'onglet DÈtail Vous pouvez saisir les informations suivantes :  Description de líintervention Saisissez la description en dÈtail de l'intervention  PrioritÈ Indiquez la prioritÈ de l'intervention : Haute, moyenne ou basse.  N° de contrat ou N° document associÈ Indiquez le numÈro du document ‡ l'origine de l'intervention : soit un contrat, soit un document de vente (devis, commande ou facture client). Dans l'onglet …lÈment, vous retrouverez alors les ÈlÈments avec un n° de sÈrie dans le document de vente ou les ÈlÈments sous contrat dans le contrat.  Date de líintervention (dÈbut et fin en jour et heure), DurÈe prÈvue de líintervention, Temps de dÈplacement ‡ prÈvoir... Saisissez toutes les donnÈes relatives ‡ la date de l'intervention, la durÈe, le temps de dÈplacement....L'heure de dÈbut et de fin seront calculÈes et prendront en compte le temps de dÈplacement. C'est cet intervalle de temps qui sera pris en compte pour gÈnÈrer le RDV dans le planning L'onglet …lÈments Cet onglet affiche la liste des ÈlÈments sur lesquels l'intervention est ‡ rÈaliser. Pour ajouter un nouvel ÈlÈment, cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils, et sÈlectionnez le code ÈlÈment ‡ l'aide de l'icÙne . Dans la grille, sont affichÈs le code, le numÈro de sÈrie, le libellÈ, la quantitÈ, la localisation, le code type de garantie, la durÈe de garantie, les dates de dÈbut et fin de garantie, l'option de Non facturation et l'option Facturer ‡ zÈro. EBP B‚timent Aide 290 En fonction des sÈlections rÈalisÈes, les ÈlÈments seront automatique facturÈs ou non avec le montant de vente HT ou ‡ zÈro. L'onglet SalariÈs Cet onglet affiche la liste des salariÈs qui rÈalisent l'intervention. Pour ajouter un salariÈ, cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils pour crÈer une nouvelle ligne, puis sÈlectionnez le code salariÈ, ‡ l'aide de l'icÙne . L'onglet MatÈriels Cet onglet affiche la liste des salariÈs qui rÈalisent l'intervention. Pour ajouter un salariÈ, cliquez sur l'icÙne Ajouter de la barre d'outils pour crÈer une nouvelle ligne, puis sÈlectionnez le code salariÈ, ‡ l'aide de l'icÙne .Le code MatÈriel (issu du menu DonnÈes&endash;MatÈriels) L'onglet Rapport díintervention Une fois l'intervention rÈalisÈe, vous pouvez saisir le rapport d'intervention ‡ cet emplacement. Pour cela, vous disposez d'une zone Commentaires. Vous pouvez Ègalement saisir la durÈe d'intervention rÈalisÈe, et dans la zone Document, associer ‡ votre rapport une nouvelle commande ou une facture. Astuce Utilisez le raccourci Nouvelle Facture disponible dans la barre de navigation, pour facturer l'intervention ‡ votre client. Si vous devez ‡ nouveau intervenir chez le client, cochez la zone "Nouvelle intervention ‡ prÈvoir pour le mÍme problËme". A la validation, une nouvelle fiche sera automatiquement crÈÈe. L'onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, o˘ vous pouvez saisir des notes ou renseignements complÈmentaires sur vos interventions. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vÈrifier gr‚ce au correcteur orthographique. Fonctions associÈes  Facturer l'intervention Cliquez sur ce raccourci pour rÈaliser la facture de la fiche intervention sÈlectionnÈe. Le n° de l'intervention et le libellÈ de celle-ci seront reportÈs sur la premiËre ligne de la facture dans la colonne "Description". Remarque En fonction des sÈlections rÈalisÈes dans l'onglet ÈlÈments de la fiche Intervention, les ÈlÈments ‡ changer seront automatique facturÈs ou non avec le montant de vente HT ou ‡ zÈro. Manuel de rÈfÈrence 291 Actions Liste des actions La liste des actions a les mÍmes propriÈtÈs, possibilitÈs de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur rÈfÈrer ‡ la gestion des listes). Vous disposez aussi d'une recherche avancÈe, pour filtrer les actions suivant les critËres ci-dessous :  PÈriode, avec une date de dÈbut et de fin  Client Indiquez le code client  Document SÈlectionnez le N° de contrat sur lequel vous souhaitez effectuer une recherche. Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche sur les critËres sÈlectionnÈs. De plus, la barre de navigation vous propose les raccourcis suivants :  Intervention Cliquez sur ce raccourci pour accÈder ‡ l'Intervention associer ‡ l'action.  Nouvelle Intervention Cliquez sur ce raccourci pour crÈer une Nouvelle intervention ‡ partir de l'action sÈlectionnÈe dans la liste. EBP B‚timent Aide 292 Actions Pour ajouter une nouvelle action, vous devez renseigner les champs suivants :  Code Indiquez le code de l'action  LibellÈ Saisissez un libellÈ court  Type Indiquez son type : Courrier reÁu, courrier envoyÈ, Appel reÁu, Appel Èmis, ou Intervention. Vous disposez ensuite d'une zone Description pour dÈtailler votre action (motif de l'appel ou du courrier...). Vous pouvez Ègalement saisir la date et l'heure de votre action, son importance, et indiquer le client concernÈ. Si vous devez rappeler le client, cochez la zone A rappeler et prÈcisez si besoin, la date et l'intervalle horaire. Remarque Pour les actions de type courrier, vous pouvez indiquer, dans la zone Document, la rÈfÈrence du document et sa date. Astuce A chaque intervention, une action de type intervention est gÈnÈrÈe automatiquement. Celle-ci est non modifiable. Cela vous permet, depuis la liste des actions, de consulter facilement, pour un client, toutes les actions et interventions qui ont ÈtÈ effectuÈes. De plus, la barre de navigation vous propose les raccourcis suivants :  Intervention Cliquez sur ce raccourci pour accÈder ‡ l'Intervention associer ‡ l'action.  Nouvelle Intervention Cliquez sur ce raccourci pour crÈer une Nouvelle intervention ‡ partir de la fiche action. Manuel de rÈfÈrence 293 Liste des rËglements clients / paiements fournisseurs Cette fenÍtre correspond ‡ la liste des rËglements clients et des paiements fournisseurs . Elle a les mÍmes propriÈtÈs de recherches, de filtre et de tris que celles dÈcrites dans la gestion des listes. Vous disposez en plus d'un filtre sur le client (ou le fournisseur), et d'onglets qui permettent de classer vos rËglements (partiellement affectÈes, totalement affectÈs, tous) A partir de cette fenÍtre, vous pouvez Ajouter, Modifier, Dupliquer, Imprimer, TransfÈrer (via la barre de navigation) et Supprimer des rËglements. Remarque Une fois remis en banque, vous pourrez consulter le rËglement, mais vous ne pourrez plus modifier son montant. EBP B‚timent Aide 294 Nouveau RËglement / Paiement Pour enregistrer un rËglement client (ou un paiement fournisseur ), vous devez remplir les zones suivantes :  Tiers SÈlectionnez le tiers ‡ l'aide de l'icÙne  Date Indiquez la date du rËglement ou sÈlectionnez-l‡ ‡ partir du calendrier disponible en cliquant sur l'icÙne .  Paiement Par SÈlectionnez le mode de paiement dans la liste dÈ-roulante.  Montant Saisissez le montant du rËglement client (ou fournisseur).  Banque Dans le cas o˘ vous ne souhaitez pas passer par l'Ètape de remise en banque pour ce rËglement, vous pouvez directement indiquer ici le code banque. Lors du transfert comptable, ce rËglement sera transfÈrÈ sur la banque sÈlectionnÈe. Dans la grille apparaissent les ÈchÈances de votre client. Pour affecter le montant du rËglement reÁu ‡ une (ou plusieurs) ÈchÈance(s), vous disposez des icÙnes suivantes :  Solder Permet de solder une ÈchÈance. Elle n'apparaÓtra plus dans vos relances clients.  Annuler Solde ÈchÈance Annule la fonction prÈcÈdente.  Affecter Permet d'affecter le montant du rËglement ‡ la ligne sÈlectionnÈe. Le montant affectÈ sera Ègal au Reste ‡ affecter ou Ègal au Solde d˚ de la ligne (si celui-ci est infÈrieur au Reste ‡ affecter).  DÈsaffecter Permet de dÈsaffecter le montant du rËglement affectÈ sur la ligne d'ÈchÈance sÈlectionnÈe. Astuce Si vous avez saisi une facture et un avoir de mÍme montant, vous pouvez sÈlectionner les deux ÈchÈances (positive et nÈgative) afin de les solder, et enregistrer un montant de rËglement ‡ 0.00. Remarque Vous pouvez aussi : - utiliser le double-clic de la souris pour affecter une ÈchÈance ‡ un montant - saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) ‡ affecter sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant AffectÈ. Remarque Vous pouvez enregistrer un rËglement sans l'affecter ‡ une ÈchÈance. Vous pourrez aussi le transfÈrer en comptabilitÈ et l'affecter plus tard ‡ une ÈchÈance si vous le souhaitez. Au bas de la fenÍtre, vous retrouvez le Total ÈchÈances, le Total des ÈchÈances d˚es et le Reste ‡ affecter. Manuel de rÈfÈrence 295 Planning Planning Le planning permet de saisir et visualiser tous les rendez-vous de vos salariÈs, les rÈservations de vos matÈriels, et les interventions liÈes ‡ la maintenance et au S.A.V Remarque Avant de planifier des rendez-vous, vous devez crÈer vos salariÈs, ‡ partir du menu DonnÈes - SalariÈs, et crÈer vos ressources matÈrielles ‡ partir du menu DonnÈes - MatÈriels PrÈsentation du planning Vous avez la possibilitÈ de visualiser le planning sous diffÈrentes formes. Pour cela, vous disposez des filtres suivants :  Vue Vous pouvez choisir entre la vue journaliËre groupÈe par ressources, par jour ou une vue mensuelle. - La vue journaliËre groupÈe par type de ressource affiche le planning journalier des salariÈs et matÈriels. - La vue journaliËre groupÈe par jour affiche les journÈes et pour chaque journÈe, la liste des salariÈs et matÈriels avec leur planning. - La vue mensuelle affiche pour chaque salariÈ et matÈriel, tous les jours du mois avec les RDV prÈvus.  Type de ressource Permet de choisir entre l'affichage des rendez-vous salariÈs ou les rÈservations matÈrielles dans le planning.  Ressource Permet d'afficher les rendez-vous d'un salariÈ ou les rÈservations d'un matÈriel  Date Indiquez la date de dÈbut du planning ‡ afficher  Hauteur d'une ligne Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning. Vous pouvez les augmenter ou diminuer gr‚ce aux petites flËches disponibles dans la zone de saisie.  Nombre de jours Saisissez le nombre de jours ‡ afficher dans le planning.  Intervalles Indiquez les intervalles ‡ afficher dans le planning. Remarque Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponible pour la vue mensuelle du planning. Ajout, modification et suppression de rendez-vous Vous pouvez dÈfinir jusqu'‡ 10 types de rendez-vous diffÈrents en indiquant leur nom et couleur. Vous pouvez aussi prÈciser vos heures d'ouverture, de pause et de dÈjeuner, qui apparaÓtront de couleur diffÈrente dans votre planning. Ces paramËtres se dÈfinissent dans les options du dossier partie Planning, ‡ partir du menu Outils. Ajout d'un rendez-vous Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez :  Cliquer directement sur l'icÙne Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche.  vous placer sur le planning et utiliser l'icÙne Ajouter ou le menu contextuel puis Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche avec les dates de dÈbut et date de fin prÈ-remplies.  vous placer sur le planning et utiliser le menu contextuel (accessible par le clic droit de la souris) et choisir l'option Ajouter par type + type de rendez-vous souhaitÈ. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de dÈbut et de fin prÈ-remplie et le type de rendez-vous sÈlectionnÈ. Ajout d'une intervention EBP B‚timent Aide 296 Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilitÈ de crÈer, ‡ partir du planning, une nouvelle intervention. Pour cela, SÈlectionnez, dans le menu contextuel accessible ‡ partir du clic droit de la souris, l'option Nouvelle Intervention. A la validation de celle-ci, le RDV apparaÓt dans le planning, pour tous les salariÈs et matÈriels qui doivent intervenir. Dans la fiche RDV, le code intervention est affichÈ. Pour visualiser le dÈtail d'une intervention depuis le planning, sÈlectionnez le RDV et cliquez sur le raccourci Intervention disponible dans la barre de navigation. Modifier un rendez-vous Pour modifier un rendez-vous , sÈlectionnez-le dans le planning en cliquant dessus ‡ l'aide de la souris, puis utilisez l'icÙne Modifier disponible dans la barre d'outils au dessus du planning, ou bien utilisez l'option Modifier disponible dans le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez. Remarque Lorsque le RDV correspond ‡ une intervention, les modifications que vous rÈaliserez seront automatiquement reportÈes dans la fiche de l'intervention. Supprimer un rendez-vous Pour supprimer un rendez-vous, sÈlectionnez-le dans votre planning en cliquant dessus ‡ l'aide de la souris, puis cochez l'option Supprimer disponible dans la barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la souris). Manuel de rÈfÈrence 297 Fiche rendez-vous Dans la fiche rendez-vous, vous disposez des champs suivants :  Objet Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractËres pour indiquer l'objet de votre rendez-vous. C'est ce libellÈ qui sera affichÈ dans votre planning au dessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le permet). DÈtail Vous pouvez sÈlectionner les ÈlÈments suivants :  Dates de dÈbut et fin de rendez-vous SÈlectionnez les jours et heures de dÈbut et fin de rendez, ‡ l'aide des flËches disponibles dans les zones de saisie.  Clignotant Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre planning.  Notes Vous disposez d'une zone de saisie libre pour complÈter l'objet de votre rendez-vous si vous le souhaitez. Vous disposez de tous les attributs (gras, couleur, police, soulignÈ, etc...) pour mettre en valeur tout ou une partie de votre texte. Affectation Vous avez la possibilitÈ d'affecter automatiquement le rendez-vous ‡ plusieurs salariÈs et/ou matÈriels. Pour cela, cochez les cases en face de chacun des noms salariÈs ou matÈriels concernÈs, ou bien cochez la zone en face du libellÈ SalariÈs ou MatÈriels pour les sÈlectionner tous d'un seul clic de la souris. A la validation, les rendez-vous seront automatiquement ajoutÈs dans le planning des salariÈs et/ou matÈriels correspondants. EBP B‚timent Aide 298 Mise ‡ jour ÈlÈments Assistant de mise ‡ jour des ÈlÈments Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise ‡ jour des Èlements. Attention Avant d'effectuer cette opÈration, il est fortement conseillÈ d'effectuer une sauvegarde de vos donnÈes. Cliquez sur le bouton Sauvegardez mon dossier maintenant ! Choix des ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour  De l'ÈlÈment... ‡ Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , dans la liste des ÈlÈments, ceux-sur lesquels vous souhaitez effectuer une mise ‡ jour.  Du groupe 1 ... au Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , les groupes 1 d'ÈlÈments concernÈs par cette mise ‡ jour.  Du groupe 2 ... au Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , les groupes 2 des ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour.  De la famille ...‡ SÈlectionnez, ‡ l'aide de l'icÙne , les familles d'ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour. Puis, cochez les diffÈrents types d'articles que vous souhaitez mettre ‡ jour. Choix du type de mise ‡ jour ‡ effectuer Remarque La liste des types de mises ‡ jour possibles varie en fonction des types d'articles sÈlectionnÈs. SÈlectionnez le type de mise ‡ jour ‡ effectuer : La description de chacune des mises ‡ jour possibles s'affiche au bas de la fenÍtre. Saisie des informations nÈcessaires  Rappel de la modification choisie Affiche le libellÈ de la mise ‡ jour sÈlectionnÈe dans l'Ècran prÈcÈdent  Valeur Saisissez la nouvelle valeur que vous souhaitez appliquer, en montant ou pourcentage en fonction de ce que vous avez choisi. Cliquez sur Suivant, puis sur le bouton Terminer pour lancer l'opÈration de mise ‡ jour. Manuel de rÈfÈrence 299 Assistant de mise ‡ jour de la bibliothËque Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise ‡ jour de la bibliothËque. Attention Avant d'effectuer cette opÈration, il est fortement conseillÈ d'effectuer une sauvegarde de vos donnÈes. Cliquez sur le bouton Sauvegardez mon dossier maintenant ! Choix des ÈlÈments ‡ mettre ‡ jour  Du code ÈlÈment... au code ... Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , dans la liste des ÈlÈments Artiprix, le code de ceux-sur lesquels vous souhaitez effectuer une mise ‡ jour.  De la rÈfÈrence... ‡ la rÈfÈrence ... Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , dans la liste des ÈlÈments Artiprix, la rÈfÈrence de ceux-sur lesquels vous souhaitez effectuer une mise ‡ jour.  Base Choisissez, dans la zone , la base pour laquelle vous souhaitez effectuer la mise ‡ jour des ÈlÈments.  Choix de mise ‡ jour sur l'ÈlÈment Cochez les diffÈrents types d'ÈlÈments que vous souhaitez mettre ‡ jour. Remarque Lorsque vous choisissez le type d'ÈlÈment Ouvrage, vous ne pouvez pas choisir un autre type en mÍme temps car la modification de l'ouvrage entraÓne un re-calcul au niveau de sa composition. Choix du type de mise ‡ jour ‡ effectuer SÈlectionnez le type de mise ‡ jour ‡ effectuer : La description de chacune des mises ‡ jour possibles s'affiche au bas de la fenÍtre. Saisie des informations nÈcessaires  Rappel de la modification choisie Affiche le libellÈ de la mise ‡ jour sÈlectionnÈe dans l'Ècran prÈcÈdent  Valeur Saisissez la nouvelle valeur que vous souhaitez appliquer en fonction de ce que vous avez choisi. Cliquez sur Suivant, puis sur le bouton Terminer pour lancer l'opÈration de mise ‡ jour. EBP B‚timent Aide 300 Mise ‡ jour des documents Assistant de mise ‡ jour des devis Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import de donnÈes au format texte. Attention Avant d'effectuer cette opÈration, il est fortement conseillÈ d'effectuer une sauvegarde de vos donnÈes. Cliquez sur le bouton Sauvegardez mon dossier maintenant ! Choix des devis ‡ mettre ‡ jour  Du devis ...au.. Choisissez, ‡ l'aide de l'icÙne , le premier et dernier devis de la liste que vous souhaitez actualiser  Etat PrÈcisez quels types de devis vous souhaitez mettre ‡ jour (En cours, acceptÈs, A rÈviser etc...) Choix de la mise ‡ jour ‡ effectuer SÈlectionnez le type de mise ‡ jour ‡ effectuer. La description de la mise ‡ jour sÈlectionnÈe s'affiche au bas de la fenÍtre. Saisie des informations nÈcessaires Le rappel de la modification affiche le type de mise ‡ jour sÈlectionnÈe dans l'Ècran prÈcÈdent. Cochez ensuite les diffÈrents paramËtres ‡ mettre ‡ jour : quels types d'articles, si vous souhaitez ou non conserver les prix de vente en cas de variation des dÈboursÈs, etc.. Cliquez sur le bouton Suivant, puis Terminer pour lancer la mise ‡ jour des devis. Manuel de rÈfÈrence 301 Transfert en comptabilitÈ La fenÍtre de transfert en comptabilitÈ se prÈsente comme une boÓte d'impression. Vous disposez d'un onglet PropriÈtÈs pour sÈlectionner les donnÈes ‡ transfÈrer et un onglet AperÁu pour contrÙler les donnÈes qui vont Ítre transfÈrÈes en comptabilitÈ. Vous devez sÈlectionner les paramËtres suivants: Date  PÈriode SÈlectionnez la pÈriode des ÈlÈments ‡ transfÈrer  Du ..Au... PrÈcisez, le cas ÈchÈant, les dates exactes de dÈbut et de fin des ÈlÈments ‡ transfÈrer PiËces ‡ comptabiliser  Ventes Cochez cette zone si vous souhaitez transfÈrer les Ècritures de ventes (factures) en comptabilitÈ  RËglements clients Cochez cette zone pour transfÈrer en comptabilitÈ les remises en banque clients et les rËglements sur lesquels un code banque a ÈtÈ saisi.  Achats Cochez cette zone si vous souhaitez transfÈrer les factures d'achat en comptabilitÈ  RËglements fournisseurs Cochez cette zone pour transfÈrer en comptabilitÈ les dÈcaissements fournisseurs et les paiements sur lesquels un code banque a ÈtÈ saisi. Inclure les documents dÈj‡ comptabilisÈs  Oui Par dÈfaut, les ÈlÈments qui ont ÈtÈ transfÈrÈs en comptabilitÈ sont marquÈs comme tels et ne sont pas transfÈrÈs une deuxiËme fois. NÈanmoins, si vous modifiez des ÈlÈments dans votre facturation ou avez besoin de re-transfÈrer les Ècritures, il suffit de cocher cette zone. Attention Cette option est ‡ utiliser avec prÈcaution, puisque vous pourrez avoir des doublons dans votre logiciel de comptabilitÈ. Cliquez sur le bouton AperÁu pour contrÙler, avant transfert, les Ècritures qui seront gÈnÈrÈes dans votre comptabilitÈ. Cliquez ensuite sur le bouton LANCER LE TRANSFERT afin de gÈnÈrer le fichier sur votre disque dur. Le logiciel EBP Communication entreprise expert prendra ensuite le relais afin de dÈterminer le fichier que vous souhaitez exporter. EBP B‚timent Aide 302 Statistiques Les statistiques proposÈs portent sur vos clients, fournisseurs, ÈlÈments, documents et finances. Pour chacune de ces catÈgories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de tableau ou de graphique. Choisissez la statistique souhaitÈe en cliquant dessus... Remarque un descriptif de la statistique sÈlectionnÈe s'affiche au dessous du cadre de sÈlection. ..puis renseignez les zones suivantes :  CatÈgorie SÈlectionnez la catÈgorie souhaitÈe.  PÈriode du..au Indiquez la pÈriode ou l'intervalle de date ‡ prendre en compte.  Les ... premiers uniquement Cette zone s'affiche si vous sÈlectionnez la catÈgorie Documents ou Finances. Indiquez si vous souhaitez restreindre le nombre de donnÈes ‡ afficher dans le rÈsultat des statistiques demandÈes.  Code SÈlectionnez les codes ÈlÈments sur lesquels effectuer les statistiques. Remarque pour les ÈlÈments en sommeil Les ÈlÈments en sommeil n'apparaissent pas dans les statistiques.  Famille Vous pouvez sÈlectionner une famille d'ÈlÈments. Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet Graphique et DonnÈe pour consulter les rÈsultats obtenus. L'onglet Graphique Vous disposez d'icÙnes pour changer les caractÈristiques du graphique. Les infos-bulles s'affichant au dessous de chaque icÙne vous indiquent ‡ quelles fonctions elles correspondent : Normal, Tourner, DÈplacer, Zoom, Profondeur, 3D, Editer, Imprimer, Copier ou Sauver. L'onglet DonnÈe Affiche le tableau des donnÈes obtenues sur les critËres sÈlectionnÈs. Vous disposez des icÙnes Export Excel, Export HTML, Export XML et Export texte pour gÈnÈrer un fichier avec les donnÈes dans l'un des 4 formats proposÈs. Manuel de rÈfÈrence 303 Tableau de bord Le tableau de bord apparaÓt dËs que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthËse de votre activitÈ. Remarque Les donnÈes affichÈes sont mises ‡ jour ‡ chaque ouverture du tableau de bord. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Derniers documents de vente Affiche les 10 derniers documents de vente que vous avez crÈÈs dans votre dossier d'EBP B‚timent.  Devis ‡ relancer Affiche les devis (10 maximum) dont la date de validitÈ arrive bientÙt ‡ ÈchÈance, ou les devis dont la date de validitÈ est dÈpassÈe. Le nombre de jours pour l'alerte doit Ítre indiquÈ dans les options du dossier.  EchÈances Èchues Affiche la liste des factures (10 maximum) dont l'ÈchÈance arrive bientÙt ‡ terme ou dont l'ÈchÈance est dÈpassÈe. Le nombre de jours pour l'alerte doit Ítre indiquÈ dans les options du dossier.  Derniers documents d'achat Affiche les 10 derniers documents d'achat que vous avez crÈÈs dans votre dossier d'EBP B‚timent. Astuce Lorsque vous placez le curseur de votre souris sur les documents affichÈs dans la liste des derniers documents, la liste des devis ‡ relancer et la liste des ÈchÈances Èchues, une ligne horizontale apparaÓt pour souligner la ligne en cours de sÈlection, et vous pouvez double-cliquer, ‡ l'aide de la souris, pour visualiser le document sÈlectionnÈ.  Statistiques Affiche les statistiques sur le nombre de devis, facture, avoirs etc...  Statistiques d'achat Affiche les statistiques sur le nombre de demandes de prix, factures, avoirs etc...  Chiffre d'affaires HT Vous permet de visualiser sous forme de graphique, l'Èvolution de votre chiffre d'affaires sur les douze derniers mois saisis dans le logiciel. Dans la barre de navigation, vous avez la possibilitÈ d'appeler les fonctions suivantes :  …chÈanciers clients,  Documents de vente,  Relances Devis,  Relances Clients. EBP B‚timent Aide 304 Impressions Les boites d'impression A chaque lancement díune impression, une boÓte díimpression síouvre et vous permet díaccÈder aux fonctions suivantes : Un onglet PropriÈtÈs pour choisir les paramËtres de l'impression. Un onglet AperÁu avant impression. Manuel de rÈfÈrence 305 L'aperÁu avant impression Lorsque vous lancez un aperÁu Ècran, une barre de navigation síaffiche : Permet d'imprimer le document affichÈ Permet d"afficher toute la page ‡ l'Ècran (correspond ‡ un zoom d'environ 50%) Permet d'afficher l'aperÁu en plein Ècran (correspond ‡ un zoom d'environ 130%) Permet d'afficher l'aperÁu du document ‡ la taille rÈelle, c'est-‡-dire en 100% Permet d'afficher la premiËre page Affiche la page prÈcÈdente Affiche la page suivante Permet d'afficher la derniËre page. Le bouton Fermer permet de fermer la fenÍtre d'aperÁu et le bouton Annuler, annule la gÈnÈration de l'aperÁu avant impression. PrÈsentation des fenÍtres d'aperÁu La gestion d'une fenÍtre d'aperÁu s'effectue comme pour une fenÍtre normale. Lorsque plusieurs aperÁus d'impression sont demandÈs en mÍme temps, chaque aperÁu apparaÓt dans une fenÍtre. Le menu FenÍtre, vous permet de gÈrer leur disposition et d'activer celle que vous souhaitez. Imprimer un aperÁu Pour imprimer directement un aperÁu, cliquez sur l'icÙne de la barre d'outils standard ou utilisez le menu Dossier + Imprimer. C'est la fenÍtre active qui sera imprimÈe. Fermer un aperÁu Valable pour toutes les fenÍtres Windows. Cliquez sur la croix situÈe en haut ‡ droite de la fenÍtre de l'aperÁu ‡ fermer. Menu contextuel Par simple clic droit sur une fenÍtre d'aperÁu, vous obtenez un menu contextuel qui vous propose des commandes comme copier le contenu de la page en cours, imprimer le document complet ainsi que des commandes de zoom sur la fenÍtre du menu Edition. EBP B‚timent Aide 306 Les propriÈtÈs des boites d'impression L'onglet propriÈtÈs vous permet de choisir vos diffÈrents critËres d'impressions, de sÈlectionner, trier et classer les donnÈes que vous souhaitez imprimer. Plusieurs modËles peuvent Ítre rattachÈs ‡ un mÍme type d'impression. Chaque modËle propose ainsi pour un mÍme type d'impression une mise en forme et un contenu diffÈrent. Ces modËles sont paramÈtrables via le gÈnÈrateur d'Ètat intÈgrÈ. Vous avez accËs aux boutons suivants:  Imprimer Permet d'imprimer le document sur l'imprimante sÈlectionnÈe  AperÁu Permet de visualiser ‡ l'Ècran l'impression demandÈe et de vÈrifier son contenu.  Enregistrer sous Permet d'exporter votre impression sous diffÈrents formats, type Excel, Acrobat Reader, Html, Rtf, Quattro Pro etc..  Modifier le modËle Permet d'accÈder au gÈnÈrateur d'Ètat pour personnaliser le modËle d'impression sÈlectionnÈ. Choisissez ensuite le modËle dans la liste proposÈe, et l'imprimante que vous souhaitez. L'imprimante affichÈe par dÈfaut, est celle qui a ÈtÈ marquÈe par dÈfaut dans Windows. Manuel de rÈfÈrence 307 Comment imprimer des Ètiquettes ÈlÈments ? L'impression des Ètiquettes ÈlÈments est disponible depuis le menu Impressions - Elements - Etiquettes. La boÓte d'Impression des Ètiquettes ÈlÈments ‡ un fonctionnement commun ‡ toutes les boites d'impression. Dans l'onglet PropriÈtÈ, vous avez ‡ votre disposition la possibilitÈ de sÈlectionner le nombre d'exemplaires souhaitÈ pour chaque ÈlÈment. EBP B‚timent Aide 308 Outils Manuel de rÈfÈrence 309 Sauvegarde Bienvenue.. ...dans l'assistant de sauvegarde des donnÈes. Remarque L'assistant de sauvegarde apparaÓt automatiquement lorsque vous clÙturez votre dossier, si vous avez cochÈ, dans les options du dossier, les jours o˘ vous travaillez dans le logiciel. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des donnÈes. EBP B‚timent Aide 310 Choisissez les informations ‡ inclure dans la sauvegarde L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez Èventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et vous souhaitez en sauvegarder un autre. Aidez- vous de l'icÙne pour sÈlectionner un autre dossier. Par dÈfaut, toutes les informations sont cochÈes. Nous vous conseillons de conserver vos modËles si vous avez personnalisÈ vos documents. De mÍme, si vous avez dÈfini un affichage spÈcifique sur votre poste de travail, sauvegardez les informations de configuration. Astuce Vous pouvez effectuer une sauvegarde ne comprenant que vos modËles et vos informations de configuration (en dÈcochant la zone inclure le dossier). Gardez cette sauvegarde de cÙtÈ, et ne sauvegardez plus ces informations avec vos sauvegardes du dossier. La sauvegarde quotidienne sera plus rapide. Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de sauvegarde. Manuel de rÈfÈrence 311 Informations nÈcessaires ‡ la sauvegarde Le nom du serveur SQL sur lequel vous Ítes connectÈ apparaÓt dans une zone grisÈe. Sur le serveur SQL, un rÈpertoire doit Ítre crÈÈ et partagÈ pour la sauvegarde. Ce rÈpertoire est alors automatiquement dÈtectÈ dans la zone intitulÈe Ressources rÈseaux dÈtectÈes. Indiquez, dans la zone Nom du rÈpertoire correspondant sur le serveur, le chemin physique pour accÈder au rÈpertoire partagÈ depuis le poste serveur Exemple Sur le serveur, j'ai crÈÈ ‡ partir du disque C, un rÈpertoire Sauvegarde. Le chemin qui apparaÓt dans les ressources rÈseaux dÈtectÈes correspond ‡ \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde et dans le nom du rÈpertoire correspondant sur le serveur, j'indique : C:\Sauvegarde. Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de sauvegarde. EBP B‚timent Aide 312 Information optionnelle de connexion au serveur SQL PrÈcisez, si nÈcessaire, le nom de connexion et le mot de passe pour accÈder au serveur SQL. Remarque Si vous avez installÈ EBP B‚timent en rÈseau avec MSDE, vous ne pouvez pas gÈrer de mots de passe et utilisateurs pour accÈder au serveur SQL. Dans ce cas, laissez les paramËtres inscrits par dÈfaut et cliquez sur Suivant. Manuel de rÈfÈrence 313 SÈlectionnez le type de sauvegarde que vous souhaitez effectuer SÈlectionnez le support sur lequel vous souhaitez sauvegarder. Vous avez le choix entre les disquettes, le disque dur ou la sauvegarde sur Internet. Par dÈfaut, le support externe A: pour les disquettes, est sÈlectionnÈ. Si vous possÈdez un lecteur ZIP, indiquez l'unitÈ amovible correspondant ‡ votre lecteur ZIP. Si vous souhaitez sauvegarder sur votre disque dur, vous pouvez choisir l'emplacement (le rÈpertoire) sur lequel vous souhaitez sauvegarder. La sauvegarde sur Internet est un service auquel vous devez souscrire auprËs de notre service commercial. 90 jours sont offerts avec l'achat du logiciel. Attention L'option est accessible seulement si vous avez renseignÈ les paramËtres de connexion ‡ Internet dans les options du dossier, et dÈbridÈ votre logiciel EBP B‚timent. Remarque Nous vous conseillons d'effectuer rÈguliËrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matÈriel est dÈfectueux, vous aurez toujours possibilitÈ de rÈcupÈrer vos donnÈes sur un autre ordinateur. Assurez-vous que votre disquette, ou votre disque ZIP soit insÈrÈ et cliquez sur le bouton Terminer pour lancer la procÈdure. EBP B‚timent Aide 314 Restauration Bienvenue.. ...dans l'assistant de restauration des donnÈes. Attention Cette opÈration est ‡ effectuer uniquement en cas de nÈcessitÈ absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et Ècraser toutes vos donnÈes. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des donnÈes. Manuel de rÈfÈrence 315 Choisissez les informations ‡ inclure dans la restauration Attention Lisez bien le paragraphe Rappel Important, qui vous indique de quand date la sauvegarde que vous avez sÈlectionnÈe pour Ítre restaurÈe. Cochez les ÈlÈments que vous souhaitez restaurer (dossier, modËles ou informations de configuration). Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de restauration. EBP B‚timent Aide 316 SÈlectionnez la sauvegarde que vous souhaitez restaurer Si vous avez effectuÈ une sauvegarde sur votre disque dur, l'assistant de restauration vous propose par dÈfaut de restaurer cette sauvegarde. Si vous souhaitez rÈcupÈrer des donnÈes stockÈes sur un support externe, saisissez dans la zone Nom du fichier, l'unitÈ amovible correspondant ‡ ce support, et utilisez l'icÙne pour sÈlectionner votre dossier. Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de restauration. Manuel de rÈfÈrence 317 Veuillez indiquer le nom de votre serveur SQL PrÈcisez-le dans la zone Nom du serveur. En principe, celui-ci s'affiche par dÈfaut. Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de restauration. EBP B‚timent Aide 318 SÈlectionnez le rÈpertoire dans lequel vos fichiers de donnÈes seront restaurÈs SÈlectionnez le rÈpertoire dans lequel vous souhaitez restaurer votre dossier. Par dÈfaut, le rÈpertoire d'origine est cochÈ. Remarque La zone Autre rÈpertoire est ‡ sÈlectionner, par exemple, dans le cas o˘ vous avez changÈ d'ordinateur, et le dossier que vous aviez avant sur un disque D, se trouve dÈsormais sur le disque C. Cliquez le bouton Suivant pour accÈder ‡ l'Ècran suivant de l'assistant de restauration. Manuel de rÈfÈrence 319 Informations nÈcessaires ‡ la restauration La restauration d'une base en SQL nÈcessite la crÈation d'un fichier temporaire. Celui-ci doit Ítre crÈÈ dans un rÈpertoire partagÈ, sur le serveur. Vous devez indiquer le chemin complet d'accËs ‡ ce rÈpertoire dans la zone Ressources rÈseaux partagÈes, et indiquer le chemin d'accËs ‡ ce rÈpertoire depuis le poste Serveur, dans la zone Nom du rÈpertoire correspondant sur le serveur. Exemple Sur le serveur, j'ai crÈÈ ‡ partir du disque C, un rÈpertoire Sauvegarde. Le chemin qui apparaÓt dans les ressources rÈseaux dÈtectÈes correspond ‡ \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde et dans le nom du rÈpertoire correspondant sur le serveur, j'indique : C:\Sauvegarde. EBP B‚timent Aide 320 ParamËtres de connexion au serveur SQL Indiquez, le type de rÈseau et les informations supplÈmentaires concernant le serveur SQL. Remarque Ces informations doivent Ítre les mÍmes que vous avez saisies lors de la crÈation du dossier. Cliquez sur Terminer pour lancer l'opÈration de restauration. Attention Vous devez Ítre le seul connectÈ ‡ la base pour effectuer l'opÈration Manuel de rÈfÈrence 321 Import d'appel d'offre EBP B‚timent vous permet de rÈcupÈrer vos appels d'offre au format Microsoft Excel. Pour cela, vous disposez des zones suivantes :  Fichier Utilisez l'icÙne pour rechercher votre appel d'offre au format Microsoft Excel, sur votre disque dur. Le chemin complet pour accÈder au fichier s'inscrit alors dans la zone.  Actualiser Cliquez sur ce bouton pour afficher votre appel d'offre dans la fenÍtre principale.  Type de colonne SÈlectionnez une ‡ une les colonnes de votre appel d'offre et indiquez ‡ quel type de colonne elle correspond. Vous pouvez dÈfinir jusqu'‡ 7 colonnes : InutilisÈ (l'import de cette colonne ne s'effectuera pas), Code (code ÈlÈment), NumÈrotation de la ligne, LibellÈ (ou dÈsignation), Prix HT, UnitÈ de vente et QuantitÈ.  GÈnÈrer devis SÈlectionnez ce raccourci, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation, pour crÈer un nouveau devis avec les lignes de votre appel d'offre. Vous n'aurez plus qu'‡ complÈter le nom du client, la chiffrer et l'enregistrer. Remarque La numÈrotation de l'appel d'offre est reprise dans le Devis EBP B‚timent Aide 322 Journal des ÈvÈnements Journal des ÈvÈnements Le journal des ÈvÈnements affiche la liste de tous les documents crÈÈs ou modifiÈs avec un numÈro ou une date infÈrieurs au dernier document enregistrÈ dans votre dossier. Nous vous rappelons, díaprËs líart. 121 du B.O des impÙts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numÈro unique basÈ sur une sÈquence chronologique et continue. Manuel de rÈfÈrence 323 Archivage Assistant d'archivage du dossier Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage du dossier. Remarque Nous vous rappelons, díaprËs les art 95 et 98 du bulletin officiel des impÙts du 24/01/2006, que líarchivage des donnÈes est une opÈration prÈconisÈe pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer ‡ cette opÈration. Selon líart 99 du B.O. des impÙts du 24/01/2006, cíest lors de la clÙture de líexercice ou la pÈriode comptable que la procÈdure díarchivage doit intervenir. Choix du dossier SÈlectionnez le dossier ‡ archiver ‡ l'aide de l'icÙne . Par dÈfaut, le dernier dossier ouvert s'affiche. Indiquez l'emplacement du fichier archive ‡ gÈnÈrer. Par dÈfaut, Le logiciel vous propose d'archiver vos donnÈes sur le disque dur, dans le rÈpertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icÙne pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, puis Terminer, pour lancer l'opÈration. Attention L'archivage de donnÈes est une opÈration qui peut Ítre longue. Format du fichier d'archive Toutes les donnÈes de votre dossier sont archivÈes dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressÈs dans un fichier du type Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive. EBP B‚timent Aide 324 Import/export de fichiers Assistant d'importation Attention L'importation de donnÈes est une opÈration qui peut Ítre longue, si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ importer. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import de donnÈes au format texte. Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez dÈj‡ saisi des donnÈes dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nÈcessaire. SÈlection du fichier ‡ importer Dans l'Ètape suivante, vous devez sÈlectionner dans la liste proposÈe, la table (ou le fichier) que vous souhaitez importer, et dÈfinir le chemin o˘ il se trouve sur votre disque, en vous aidant de l'icÙne pour le rechercher. Remarque Dans la table ÈlÈments, vous pouvez importer les ÈlÈments de type fourniture, main-d'oeuvre, matÈriel, et divers. DÈfinition du format de fichier Astuce Si vous avez dÈj‡ effectuÈ une importation de cette table, et enregistrÈ un nom de format, vous pouvez le rappeler : Vous n'aurez pas besoin de redÈfinir le format de votre fichier, et arriverez directement ‡ l'Ètape de sÈlection des champs ‡ importer. Les premiËres lignes de votre fichier apparaissent ‡ l'Ècran, et vous pouvez indiquer, la sÈparation des champs (DÈlimitÈ ou largeur fixe) et le type de format de votre fichier. Si votre fichier est en dÈlimitÈ, il contient s˚rement des sÈparateurs de champs. Vous devez donc choisir celui correspondant ‡ votre fichier, en cochant la zone correspondante. Remarque Si votre fichier a un format standard, EBP B‚timent le dÈtecte automatiquement et coche par dÈfaut les sÈparateurs et dÈlimiteurs correspondants. Vous pouvez choisir d'importer ou non la premiËre ligne de votre fichier (au cas o˘ elle ne comporte pas de donnÈes, ou un titre...) et le nombre de lignes d'exemple ‡ afficher dans l'assistant d'import (En principe, les 10 premiËres lignes suffisent). SÈlection des champs ‡ importer Les premiËres lignes de votre fichier ‡ importer apparaissent. Vous pouvez alors affecter, par colonne, les diffÈrents champs que vous souhaitez importer. Pour cela, cliquez sur l'intitulÈ d'une colonne et sÈlectionnez le champ correspondant de la table dans la liste dÈroulante en haut de la fenÍtre. Le nom du champ est alors automatiquement affectÈ ‡ la colonne. ProcÈdez de la mÍme faÁon pour toutes les colonnes que vous voulez importer. Remarque Si un champ de votre fichier n'existe pas dans la table d'EBP B‚timent, laissez la colonne avec l'intitulÈ "ignorÈ". Le bouton Recommencer vous permet d'effacer toutes les entÍtes de colonnes et les remettre en IGNORE, afin de pouvoir les redÈfinir si vous vous Ítes trompÈ. Manuel de rÈfÈrence 325 Dans l'Ècran suivant, vous pouvez enregistrer le nom de format que vous avez indiquÈ. Cela est utile si vous devez faire des importations rÈguliËres du fichier. Cliquer sur Terminer pour lancer la procÈdure. EBP B‚timent Aide 326 Assistant d'exportation Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export de donnÈes au format texte. SÈlection du fichier ‡ exporter Vous devez sÈlectionner dans la liste proposÈe, la table (ou le fichier) que vous souhaitez exporter Astuce Si vous avez dÈj‡ effectuÈ une exportation de cette table, et dÈfini un format d'exportation, vous pouvez le rappeler : Vous n'aurez pas besoin de sÈlectionner les champs ‡ exporter et arriverez directement ‡ l'Ètape de dÈfinition du format de fichier ‡ exporter. SÈlection des champs ‡ exporter Dans l'Ètape suivante, vous pouvez choisir les diffÈrents champs de la table que vous souhaitez exporter. Si vous voulez tout exporter, cliquez sur le bouton TOUT AJOUTER. Dans le cas contraire, sÈlectionnez dans la liste un champ et cliquez sur le bouton AJOUTER. Et procÈdez de la mÍme faÁon pour chaque champ. Un extrait des donnÈes sÈlectionnÈes apparaÓt au fur et ‡ mesure dans le tableau des donnÈes ‡ exporter. Remarque Si vous vous Ítes trompÈ, vous pouvez cliquer sur le bouton Recommencer : toutes les donnÈes ‡ exporter, sÈlectionnÈes dans le tableau, s'effaceront. Si vous vous Ítes trompÈ sur une seule colonne, sÈlectionnez-l‡ en cliquant sur son entÍte et cliquez sur le bouton RETIRER. SÈlection du format de fichier Vous devez ensuite dÈfinir le format de votre fichier d'export, en cochant la zone du sÈparateur de champs souhaitÈ, et en sÈlectionnant Èventuellement des caractËres entourant les champs, et un caractËre de fin de ligne. Remarque Le caractËre CR correspond ‡ la touche entrÈe et LF au retour ‡ la ligne suivante. L'assistant vous propose de sauvegarder vos sÈlections dans un format d'exportation. Nous vous conseillons de le laisser, si vous avez besoin d'exporter ‡ nouveau la mÍme table. Par dÈfaut, le fichier d'export a pour nom, le nom de la table choisie avec l'extension CSV, dans le sousrÈpertoire EXPORT, d'EBP B‚timent. Exemple Si vous exportez la table clients, le fichier d'export s'appellera par dÈfaut clients.csv Vous pouvez modifier ce nom si vous le souhaitez, et modifier l'emplacement du fichier sur votre disque en cliquant sur l'icÙne (Par dÈfaut, le fichier sera gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire \Documents and settings\All Users\Application Data\EBP\batiment\EXPORT\) Cliquez sur Terminer pour lancer la procÈdure d'exportation du fichier. Manuel de rÈfÈrence 327 Mailing clients/prospects Assistant de crÈation de mailing Cette fonctionnalitÈ vous permet de sÈlectionner tout ou une partie de votre fichier clients et/ou prospects et d'effectuer une fusion avec un fichier Microsoft Word. Pour utiliser cette fonctionnalitÈ, vous devez donc possÈder le logiciel Microsoft Word, en version 97 ou supÈrieure. Attention Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1, Adresse2, CodePost, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb. Vous devez les insÈrer dans votre fichier Word Avant d'appeler l'assistant mailing, afin que la fusion s'effectue automatiquement ‡ la fin de l'assistant. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mailing clients/prospects. CritËres de sÈlection  Type SÈlectionnez les tiers pour lesquels vous souhaitez effectuer un mailing. Vous pouvez cocher uniquement les clients, uniquement les prospects ou les deux.  Code SÈlectionnez l'intervalle des codes clients/prospects pour le mailing.  Famille SÈlectionnez le code famille clients/prospects dÈbut et fin pour le mailing.  Groupe 1 Indiquez les groupes 1 pour filtrer la liste des clients/prospects pour le mailing.  Groupe 2 Indiquez les groupes 2 pour filtrer la liste des clients/prospects pour le mailing.  Code postal SÈlectionnez les codes postaux des clients/prospects ‡ qui vous souhaitez envoyer un mailing. CritËres financiers  Sur CA, sur marge SÈlectionnez le critËre financier du client que vous souhaitez fixer pour l'envoi du mailing.  Compris entre Indiquez l'intervalle de la marge ou du CA rÈalisÈ par vos clients pour dÈterminer de l'envoi du mailing.  PÈriode, Du .. au Indiquez la pÈriode ou les dates de dÈbut et de fin pour la comptabilisation du CA ou de la marge rÈalisÈe par vos clients. PrÈvisualisation Cet Ècran affiche la liste des donnÈes trouvÈes, correspondantes ‡ tous les critËres que vous avez sÈlectionnÈ dans les pages prÈcÈdentes de l'assistant. Terminer Cet Ècran vous permet de valider votre mailing et sÈlectionner le fichier Microsoft Word ‡ associer ‡ celui-ci. La fusion s'effectue automatiquement. EBP B‚timent Aide 328 BibliothËques et Tarifs Manuel de rÈfÈrence 329 Annuel des Prix L' assistant d'import de l'Annuel des prix Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import des donnÈes de l'Annuel de Prix. Informations nÈcessaires pour importer l'Annuel des Prix Afin d'importer votre bibliothËque, vous devez renseigner les donnÈes suivantes :  Supprimer les donnÈes existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ l'Annuel des Prix et souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celle que vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments. Par dÈfaut, le bouton correspondant ‡ la bibliothËque que vous importez, est automatiquement ajoutÈ ‡ la liste des ÈlÈments.  Format bibliothËque Cochez le format EBP si vous importez les fichiers livrÈs avec le CD-ROM EBP ou bien cochez Format Annuel des Prix si vous importez des fichiers que l'Annuel des Prix vous a fourni directement.  Dossier contenant les fichiers ‡ exporter Indiquez le chemin o˘ se trouvent les fichiers ‡ importer. Vous pouvez les sÈlectionner ‡ l'aide de l'icÙne . Remarque Si vos fichiers sont sur le CD-ROM EBP, insÈrez ce dernier dans votre lecteur et laissez le chemin indiquÈ par dÈfaut ici.  AnnÈe SÈlectionnez l'annÈe des fichiers ‡ importer.  Raison Sociale Indiquez la raison sociale que vous avez indiquÈ ‡ EBP pour dÈbrider votre logiciel. Par dÈfaut, le nom de votre dossier est indiquÈ. Saisie des codes Indiquez les codes de dÈbridages pour chacun des lots de l'Annuel des Prix que vous avez achetÈ. Ces codes vous sont fournis par EBP. Coefficients gÈnÈraux Les coefficients de frais gÈnÈraux, bÈnÈfices de votre dossier s'affichent. Vous pouvez les modifier si vous souhaitez que vos prix d'ouvrages ADP soient calculÈs avec des coefficients diffÈrents. Saisissez Ègalement vos Taux horaires de MO et de pose pour le calcul du prix des ouvrages de l'Annuel des Prix. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration. EBP B‚timent Aide 330 Batiprix Commander Si vous souhaitez commander une ou plusieurs disquettes de la bibliothËque Batiprix, vous devez imprimer le bon de commande Batiprix, et nous le retourner par courrier avec votre rËglement TTC. Informations Batiprix Cochez les disquettes que vous souhaitez commander, et cliquez sur OK. Impression du bon de commande Batiprix Cliquez sur le bouton Imprimer pour Èditer votre bon de commande. Manuel de rÈfÈrence 331 L'assistant d'import de Batiprix Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import de la bibliothËque Batiprix. Attention Si vous importez toutes les disquettes, cette opÈration peut Ítre longue. Informations nÈcessaires pour importer Batiprix  Chemin contenant les fichiers Batiprix ‡ importer SÈlectionnez, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement des fichiers ‡ importer (A: si vous importez les fichiers depuis les disquettes fournies par Batiprix)  Supprimer les donnÈes existantes pour cette annÈe Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les disquettes Batiprix et souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celles que vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments. Par dÈfaut, le bouton correspondant ‡ la bibliothËque que vous importez, est automatiquement ajoutÈ ‡ la liste des ÈlÈments. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration. Remarque La procÈdure d'import vous demandera au fur et ‡ mesure d'insÈrer les disquettes que vous avez commandÈes. EBP B‚timent Aide 332 B‚tiprix CD ROM La bibliothËque B‚tiprix est dÈsormais distribuÈe sur CD-ROM Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import des donnÈes de B‚tiprix CD ROM. L'intÈgration s'effectue en deux Ètapes : l'Ètape de commande , et l'Ètape d'intÈgration GÈnÈrer une commande Choisissez l'option GÈnÈrer une commande, puis indiquez l'unitÈ sur laquelle le CD ROM B‚tiprix est accessible. Saisissez vos coordonnÈes complËtes. Attention Cette partie est trËs importante : Elle doit Ítre correctement remplie car ces donnÈes servent au calcul de votre clÈ d'activation. Les coordonnÈes saisies doivent Ítre rigoureusement identiques ‡ celles saisies dans les options de votre dossier d'EBP B‚timent. Les conditions gÈnÈrales de vente s'affichent et vous prÈsentent les diffÈrents lots proposÈs, leur contenu et tarif. SÈlectionnez ceux que vous souhaitez acheter, puis imprimez votre bon de commande et envoyez le chez B‚tiprix. Importer une commande Une fois que B‚tiprix vous a renvoyÈ la clÈ d'activation correspondante ‡ votre commande, vous allez pouvoir intÈgrer votre bibliothËque. Dans l'assistant d'Import de B‚tiprix CD ROM, choisissez l'option Importer une commande. Les coordonnÈes saisies lors de la commande sont alors affichÈes. Cliquez sur Suivant, pour saisir la clÈ d'activation fournie par B‚tiprix. Les lots achetÈs s'affichent, il ne vous reste qu'‡ cliquer sur le bouton Installer pour les intÈgrer. Manuel de rÈfÈrence 333 Gible Assistant d'importation de la bibliothËque Gible/Capeb Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des disquettes Gible. Informations nÈcessaires pour importer Gible  Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les disquettes et souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celle que vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments. Par dÈfaut, le bouton correspondant ‡ la bibliothËque que vous importez, est automatiquement ajoutÈ ‡ la liste des ÈlÈments.  Raison sociale Les disquettes Gible sont cryptÈes sur votre raison sociale. Vous devez donc indiquer rigoureusement celle que vous avez prÈcisÈ ‡ la CAPEB lors de l'achat de votre bibliothËque.  RÈpertoire contenant les fichiers Gible ‡ importer SÈlectionnez ‡ l'aide de l'icÙne , l'emplacement de vos fichiers. (A: si vous importez les fichiers depuis les disquettes Gible)  Corps d'Ètat ‡ importer La bibliothËque Gible est classÈe par corps d'Ètats. Vous avez peut Ítre achetÈ plusieurs corps d'Ètats. Vous avez ici la possibilitÈ de sÈlectionner le corps d'Ètat que vous souhaitez intÈgrer dans le logiciel EBP B‚timent. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration. EBP B‚timent Aide 334 Tarifs gÈnÈriques L'assistant d'importation de Tarifs gÈnÈriques Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs gÈnÈriques Bienvenue.... L'assistant d'importation de tarifs gÈnÈriques contient une liste de tarifs constructeurs que vous pouvez importer. Si votre fichier constructeur ou fournisseur n'apparaÓt pas dans cette liste...Nous vous invitons ‡ nous contacter pour savoir si nous pouvons l'ajouter. Pour cela, nous avons besoin d'un extrait du fichier, et de sa structure. Tarif ‡ importer SÈlectionnez dans la liste, le nom du tarif ‡ importer, puis cochez la devise dans laquelle le fichier vous a ÈtÈ fourni (euros ou francs), et enfin, indiquez l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Vous pouvez le rechercher en cliquant sur l'icÙne . CritËres de sÈlection Vous avez la possibilitÈ de sÈlectionner tout, ou une partie du fichier ‡ importer en fonction de diffÈrents critËres. Pour cela, prÈcisez pour les articles et/ou les familles et/ou les fournisseurs, les codes de dÈbut et de fin d'importation. Si vous ne saisissez rien dans ces zones, le fichier sera importÈ dans son intÈgralitÈ. Cliquez sur Suivant pour lancer l'opÈration d'importation. Manuel de rÈfÈrence 335 Cedeo L'assistant d'importation de CEDEO Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs CEDEO. Attention Si vous importez toutes les donnÈes du CEDEOROM, cette opÈration peut Ítre longue. Informations nÈcessaires ‡ l'importation  Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs CEDEO et souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines sont communes, les prix seront mis ‡ jour).  RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Dans le CEDEOROM fourni par la sociÈtÈ CEDEO, vous devez exporter le fichier article CDO01.txt depuis le module d'EXPORTATION. Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier CDO01.txt sur votre disque dur. SÈlection des donnÈes ‡ importer  N'intÈgrer que les ÈlÈments de ces familles Cochez cette zone si vous souhaitez que seules les familles pour lesquelles vous allez saisir des remises soient importÈes dans EBP B‚timent  Liste des familles de remise Permet d'ajouter, de modifier et supprimer les familles de remises ‡ importer. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. EBP B‚timent Aide 336 Dupont L'assistant d'importation des tarifs Dupont Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs Dupont. Informations nÈcessaires ‡ l'importation  Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs Dupont et souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines sont communes, les prix seront mis ‡ jour).  RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Dans le CD-ROM fourni par la sociÈtÈ Dupont, vous devez exporter le fichier article depuis le module d'EXPORTATION. Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier article sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. Manuel de rÈfÈrence 337 Semangle Assistant d'importation des tarifs Semangle Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs Semangle. Informations nÈcessaires ‡ l'importation  Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs Semangle et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines sont communes, les prix seront mis ‡ jour).  RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Dans le CD-ROM fourni par la sociÈtÈ Semangle, vous devez exporter le fichier article depuis le module d'EXPORTATION. Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier article sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. EBP B‚timent Aide 338 Clim + Assistant d'importation des tarifs Clim + Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs Clim+. Informations nÈcessaires ‡ l'importation  Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines sont communes, les prix seront mis ‡ jour).  RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Si les tarifs vous sont fournis sur CD ROM, vous devez exporter le fichier article depuis le module d'EXPORTATION. Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier article sur votre disque dur. Si vous rÈcupÈrez les tarifs sur Internet, indiquez simplement l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. Manuel de rÈfÈrence 339 Schneider Assistant d'importation des tarifs Schneider Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs Schneider. Informations nÈcessaires ‡ l'importation  Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs Schneider et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines sont communes, les prix seront mis ‡ jour).  RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Indiquez, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement de votre disque dur o˘ se situent les fichiers Schneider. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. EBP B‚timent Aide 340 La Plateforme du B‚timent Assistant d'importation des tarifs de la Plateforme du B‚timent Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs de la Plateforme du B‚timent. Informations nÈcessaires ‡ l'importation  Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la Plateforme du B‚timent et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines sont communes, les prix seront mis ‡ jour).  RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Indiquez, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement de votre disque dur o˘ se situent les fichiers de la Plateforme du B‚timent. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. Manuel de rÈfÈrence 341 Canal Pro Club PrivilËge L'assistant d'importation de Canal PRO Club PrivilËge Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs Canal PRO Club PrivilËge. Indiquez les informations nÈcessaires ‡ l'importation  Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque Canal PRO et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celle que vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments.  Nom du fichier Brossette ‡ importer Depuis votre logiciel de tarif tÈlÈchargÈ sur Internet, vous devez exporter votre fichier au format Tableur (le premier format proposÈ par dÈfaut dans la liste). Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier *.txt sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. EBP B‚timent Aide 342 RÈseau Pro L'assistant d'importation de RÈseau Pro Partner Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs RÈseau Pro Partner. Indiquez les informations nÈcessaires ‡ l'importation  Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque RÈseau Pro et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celle que vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments.  Nom du fichier RÈseau Pro ‡ importer Depuis votre logiciel de tarif tÈlÈchargÈ sur Internet, vous devez exporter votre fichier au format Tableur (le premier format proposÈ par dÈfaut dans la liste). Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier *.txt sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. Manuel de rÈfÈrence 343 Catelec L'assistant d'importation de Catelec Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs Catelec. Attention Si vous importez Catelec pour la premiËre fois, cette opÈration peut Ítre longue. (la bibliothËque complËte contient plus de 250 000 tarifs). Informations nÈcessaires ‡ l'importation  Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs Catelec et souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs. Dans le cas contraire, vous conserverez les deux bibliothËques de tarifs et pourrez sÈlectionner, dans les options, celle que vous souhaitez afficher dans votre liste d'ÈlÈments.  RÈpertoire contenant les fichiers Catelec ‡ importer SÈlectionnez, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement des fichiers ‡ importer (A: si vous importez les fichiers depuis les disquettes fournies par Catelec). Remises accordÈes Cet Ècran vous permet d'indiquer les remises qui vous ont ÈtÈ accordÈes par les fabricants en fonction des codes familles.  N'intÈgrer que les ÈlÈments de ces familles cochez cette zone si vous souhaitez que seules les familles pour lesquelles vous allez saisir des remises soient importÈes dans EBP B‚timent  Liste des familles de remise Permet d'ajouter, de modifier et supprimer les familles de remises  Remise sur autre ÈlÈments Indiquez le pourcentage de remise dont vous bÈnÈficiez sur les ÈlÈments qui ne font pas partie des familles de remises mentionnÈes ci-dessus. Remarque Si vos taux de remises accordÈes par les fabricants changent aprËs intÈgration du fichier Catelec, vous devez revenir dans cet Ècran pour modifier vos taux et relancer l'importation de vos tarifs. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. EBP B‚timent Aide 344 Rexel / Coaxel L'assistant d'importation de Rexel /Coaxel Information Les bibliothËques Rexel et Coaxel remplacent les bibliothËques Windstar et Baselec Entre chaque Ètape de l'importation, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation de la bibliothËque. Informations nÈcessaires pour importer Rexel/Coaxel Avant d'importer les tarifs Rexel ou Coaxel, vous devez exporter les fichiers depuis le CD-ROM Rexel ou Coaxel, en choisissant l'exportation au format EBP BATIMENT ....  Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque Rexel ou Coaxel et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs.  Nom du fichier Rexel ou Coaxel ‡ importer Indiquez l'emplacement des fichiers tarifs sur votre disque dur ou bien utilisez l'icÙne pour les rechercher. SÈlectionnez le fichier article, du type *.txt.  Format SÈlectionnez le format d'import du fichier exportÈ depuis le CD Rexel/Coaxel. Par dÈfaut le format EBP BATIMENT V3 est sÈlectionnÈ. Le format "EBP BATIMENT V3 + DEEE" correspond aux articles Rexel/Coaxel avec les Èco-contribution associÈes. Lors de l'import Rexel / Coaxel au format "EBP BATIMENT V3 + DEEE", les codes des Èco- contributions associÈes aux articles sont automatiquement crÈÈs dans le fichier BarËme Èco- contribution. Cliquez sur Suivant puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation. Manuel de rÈfÈrence 345 Bas'Elec L'assistant d'importation de Rexel /Coaxel Information Les bibliothËques Rexel et Coaxel remplacent les bibliothËques Windstar et Baselec Entre chaque Ètape de l'importation, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation de la bibliothËque. Informations nÈcessaires pour importer Rexel/Coaxel Avant d'importer les tarifs Rexel ou Coaxel, vous devez exporter les fichiers depuis le CD-ROM Rexel ou Coaxel, en choisissant l'exportation au format EBP BATIMENT ....  Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque Rexel ou Coaxel et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs.  Nom du fichier Rexel ou Coaxel ‡ importer Indiquez l'emplacement des fichiers tarifs sur votre disque dur ou bien utilisez l'icÙne pour les rechercher. SÈlectionnez le fichier article, du type *.txt.  Format SÈlectionnez le format d'import du fichier exportÈ depuis le CD Rexel/Coaxel. Par dÈfaut le format EBP BATIMENT V3 est sÈlectionnÈ. Le format "EBP BATIMENT V3 + DEEE" correspond aux articles Rexel/Coaxel avec les Èco-contribution associÈes. Lors de l'import Rexel / Coaxel au format "EBP BATIMENT V3 + DEEE", les codes des Èco- contributions associÈes aux articles sont automatiquement crÈÈs dans le fichier BarËme Èco- contribution. Cliquez sur Suivant puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation. EBP B‚timent Aide 346 Sofip Assistant d'importation de Sofip Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs Sofip. Informations nÈcessaires pour importer les tarifs Sofip  Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque Sofip et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs.  Nom du fichier Sofip ‡ importer Indiquez l'emplacement des fichiers tarifs sur votre disque dur ou bien utilisez l'icÙne pour les rechercher. SÈlectionnez le fichier article, du type *.txt. Cliquez sur Suivant puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation. Manuel de rÈfÈrence 347 Covap Assistant d'importation Covap Entre chaque Ètape de l'importation, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation de la bibliothËque. Informations nÈcessaires pour importer Covap Avant d'importer les tarifs Covap, vous devez exporter les fichiers depuis le CD-ROM Covap, en choisissant l'exportation au format EBP BATIMENT ....  Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs de la bibliothËque Covap et si vous souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs.  Nom du fichier Covap ‡ importer Indiquez l'emplacement des fichiers tarifs sur votre disque dur ou bien utilisez l'icÙne pour les rechercher. SÈlectionnez le fichier article, du type *.txt.  Emplacement du fichier Famille Si le fichier Famille est prÈsent dans le mÍme rÈpertoire que le fichier de la bibliothËque, cette zone sera automatiquement renseignÈe. Dans le cas contraire, vous devez indiquer l'emplacement du fichier Famille sur votre disque dur ou bien utilisez l'icÙne pour les rechercher. Cliquez sur Suivant puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation. EBP B‚timent Aide 348 LeGallais L'assistant d'importation des tarifs Legallais Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'importation des tarifs Legallais. Informations nÈcessaires ‡ l'importation  Supprimer les informations existantes Cochez cette zone, si vous avez dÈj‡ importÈ les tarifs Legallais et souhaitez les supprimer et les remplacer par l'importation de nouveaux tarifs (ce que nous vous conseillons). Dans le cas contraire, vous conserverez les rÈfÈrences des deux bibliothËques de tarifs (si certaines sont communes, les prix seront mis ‡ jour).  RÈpertoire contenant les fichiers ‡ importer Dans le CD-ROM fourni par la sociÈtÈ Legallais, vous devez exporter le fichier article depuis le module d'EXPORTATION. Puis, vous devez sÈlectionner, ‡ l' aide de l'icÙne , l'emplacement o˘ vous avez exportÈ le fichier article sur votre disque dur. Cliquez sur Suivant, puis Terminer pour lancer l'opÈration d'importation des fichiers. Manuel de rÈfÈrence 349 Migrations EBP B‚timent Aide 350 Depuis EBP Devis et Facturation Assistant de rÈcupÈration des donnÈes d'EBP Devis et Facturation Attention Avant de lancer cette procÈdure, vÈrifiez que votre ancienne version soit fermÈe sur votre poste de travail. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'import des donnÈes du logiciel EBP Devis et Facturation (ou Devis Flash, Devis et Factures, Devis & Facturation Flash). Choix des dossiers d'import Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez dÈj‡ saisi des donnÈes dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Remarque La procÈdure d'import vide entiËrement le dossier courant de toute donnÈe pour rÈcupÈrer uniquement celles contenues dans le dossier d'EBP Devis Flash  SÈlectionnez le dossier d'EBP Devis et Facturation ‡ importer (*.emd).  Cliquez sur líicÙne pour sÈlectionner le dossier dans lequel vous souhaitez importer vos donnÈes. Si un dossier est ouvert, c'est celui-ci qui vous est proposÈ par dÈfaut. Options du nouveau dossier Frais gÈnÈraux Saisissez, pour chaque type d'ÈlÈment, les pourcentages de frais gÈnÈraux ‡ appliquer sur vos ÈlÈments. Remarque Les articles issus de votre dossier d'EBP Devis et Facturation ont un prix de vente HT et un prix de revient. Le prix dÈboursÈ (= prix d'achat) de ces articles sera calculÈ en fonction des pourcentages de frais gÈnÈraux indiquÈs ici. BÈnÈfices Saisissez, pour chaque type d'ÈlÈment, les pourcentages de bÈnÈfices ‡ appliquer par dÈfaut sur les nouveaux ÈlÈments que vous crÈerez dans EBP B‚timent. Taux de TVA L'Ècran suivant ne s'affiche que si la procÈdure d'importation a besoin de modifier vos codes de TVA. L'assistant d'importation vous indique quels sont les nouveaux codes de TVA qui vont Ítre crÈÈs dans EBP B‚timent Remarque Les documents de vente issus d'EBP Devis et Facturation reprendront aussi ces nouveaux codes de TVA. Attention Si vous avez utilisÈ plus de 5 Taux de TVA dans vos documents issus d'EBP Devis et Facturation, la migration des donnÈes ne pourra s'effectuer. La procÈdure d'importation vous affichera un message et s'arrÍtera. Terminer Cliquez sur Terminer pour lancer l'opÈration. Consultez la liste des donnÈes rÈcupÈrÈes. Manuel de rÈfÈrence 351 Liste des donnÈes rÈcupÈrÈes d'EBP Devis et Facturation Pratic La liste ci-dessous vous mentionne l'ensemble des donnÈes rÈcupÈrÈes de votre ancienne version. Toutes celles qui ne sont pas indiquÈes, ne sont donc pas rÈcupÈrÈes.  CoordonnÈes du dossier  ParamËtres gÈnÈraux du dossier (NumÈrotation des documents, TVA, avertissements sur encours et stock dÈpassÈs, etc.)  Articles (rÈcupÈrÈs en tant que fournitures) Remarque La zone Suivi de Stock sera cochÈe par dÈfaut dans l'onglet Stock. Les mouvements de stock correspondants aux documents de vente importÈs seront gÈnÈrÈs. Toutes les fournitures facturÈes auront donc un stock nÈgatif. Pensez ‡ saisir depuis le menu Traitements - Documents de stock, un bon d'entrÈe global ou un inventaire pour remettre ‡ jour votre stock.  Familles articles  Banques  Modes de rËglements (sous rÈserve de vÈrifier le type du mode de rËglement ex : type LCR)  Les clients / prospects  Les fournisseurs  Les civilitÈs  Contacts  Pays  DÈpartements  Codes postaux  Documents de vente (devis, factures, avoirs, documents d'acompte)  RËglements Remarque EBP B‚timent permet d'effectuer une remise en banque des rËglements. Comme cette fonctionnalitÈ n'existait pas dans votre ancien logiciel, une remise en banque globale sera crÈÈe lors de la migration, pour tous vos rËglements qui ont dÈj‡ ÈtÈ transfÈrÈs en comptabilitÈ depuis votre ancien logiciel. Vous pouvez consulter la remise en banque ‡ partir du menu Traitements - Clients - Remise en banque.  EchÈancier client EBP B‚timent Aide 352 Depuis API Batigest 1.5 Assistant d'import de Batigest Attention Avant de lancer cette procÈdure, fermez votre logiciel Batigest. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'import des donnÈes du logiciel B‚tigest. Choix des dossiers pour l'import Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez dÈj‡ saisi des donnÈes dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nÈcessaire.  Cliquez sur líicÙne pour sÈlectionner le dossier dans lequel vous souhaitez importer vos donnÈes. Si un dossier est ouvert, c'est celui-ci qui vous est proposÈ par dÈfaut.  SÈlectionnez le dossier B‚tigest ‡ importer (*.mdb). CaractÈristiques du dossier ‡ importer Le nom du dossier ‡ importer s'affiche. Attention Le basculement ‡ l'euro doit impÈrativement avoir ÈtÈ rÈalisÈ dans votre logiciel B‚tigest avant importation. Cochez l'option de gÈnÈration automatique d'un bon d'entrÈe pour rÈcupÈrer toutes les quantitÈs en stock que vous aviez dans la version prÈcÈdente. Liste des donnÈes ‡ rÈcupÈrer L'Ècran suivant vous prÈsente la liste des donnÈes qui peuvent Ítre importÈes dans votre nouveau logiciel. Remarque Si vous ne souhaitez pas rÈcupÈrer l'intÈgralitÈ des donnÈes, cliquez sur le bouton Tout dÈsÈlectionner et cochez les chapitres qui vous intÈressent (Dossier et options, clients et rattachÈs etc...). Toutes les donnÈes sÈlectionnÈes (cochÈes) sont alors importÈes dans votre nouveau logiciel. Nous vous invitons ‡ vÈrifier les donnÈes importÈes et consulter la liste des donnÈes rÈcupÈrÈes. Manuel de rÈfÈrence 353 Liste des donnÈes rÈcupÈrÈes depuis Batigest 1.5 La liste ci-dessous vous mentionne l'ensemble des donnÈes rÈcupÈrÈes. Toutes celles qui ne sont pas indiquÈes, ne sont donc pas rÈcupÈrÈes (ex : devis, factures, etc...)  CoordonnÈes du dossier  ParamËtres gÈnÈraux du dossier (% de frais gÈnÈraux, retenue de garantie, numÈrotation des documents, TVA, avertissements sur encours et stock dÈpassÈs)  Familles articles et familles ouvrages  Secteurs gÈographiques  Banques  Modes de rËglements (sous rÈserve de vÈrifier le type du mode de rËglement ex : type LCR)  Les clients  Les fournisseurs  Les civilitÈs  Les mÈtrÈs-types  Les reprÈsentants  Les ouvrages, composants, fournitures, mains-d'oeuvres, matÈriels.  Les codes postaux (ceux des fiches clients et fournisseurs)  Un bon d'entrÈe global est crÈÈ pour tous les ÈlÈments de type fourniture et divers. Les quantitÈs en stock sont indiquÈes et il vous suffit de renseigner le PUMP si nÈcessaire. EBP B‚timent Aide 354 Depuis B‚timent V1 Assistant d'import de B‚timent pour Windows Attention Avant de lancer cette procÈdure, vÈrifiez que votre ancienne version soit fermÈe sur votre poste de travail. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'import des donnÈes du logiciel B‚timent V1 pour Windows. Choix des dossiers d'import Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez dÈj‡ saisi des donnÈes dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nÈcessaire.  Cliquez sur líicÙne pour sÈlectionner le dossier dans lequel vous souhaitez importer vos donnÈes. Si un dossier est ouvert, c'est celui-ci qui vous est proposÈ par dÈfaut.  SÈlectionnez le dossier de B‚timent V1 ‡ importer (*.dbd). CaractÈristiques du dossier Le nom du dossier de B‚timent V1 ‡ importer s'affiche. Indiquez si vous avez effectuÈ ou non la conversion en Euros et la devise utilisÈe dans le dossier. Attention Ces informations sont importantes car les prix de vos fournitures, mains d'oeuvres, matÈriels et ouvrages seront automatiquement divisÈs par le taux de l'euro, si vous n'aviez pas encore effectuÈ votre conversion en euro dans l'ancien logiciel. Cochez l'option de gÈnÈration automatique d'un bon d'entrÈe pour rÈcupÈrer toutes les quantitÈs en stock que vous aviez dans la version prÈcÈdente. Liste des donnÈes ‡ rÈcupÈrer L'Ècran suivant vous prÈsente la liste des donnÈes qui peuvent Ítre importÈes dans votre nouveau logiciel. Remarque Si vous ne souhaitez pas rÈcupÈrer l'intÈgralitÈ des donnÈes, cliquez sur le bouton Tout dÈsÈlectionner et cochez les chapitres qui vous intÈressent (Dossier et options, clients et rattachÈs etc...). Toutes les donnÈes sÈlectionnÈes (cochÈes) sont alors importÈes dans votre nouveau logiciel. Nous vous invitons ‡ vÈrifier les donnÈes importÈes et consulter la liste des donnÈes rÈcupÈrÈes. Manuel de rÈfÈrence 355 Liste des donnÈes rÈcupÈrÈes depuis B‚timent V1 La liste ci-dessous vous mentionne l'ensemble des donnÈes rÈcupÈrÈes de votre ancienne version. Toutes celles qui ne sont pas indiquÈes, ne sont donc pas recupÈrÈes (ex : documents, stocks, etc...)  CoordonnÈes du dossier  ParamËtres gÈnÈraux du dossier (% de frais gÈnÈraux, retenue de garantie, numÈrotation des documents, TVA, avertissements sur encours et stock dÈpassÈs)  Familles articles et familles ouvrages  Secteurs gÈographiques  Banques  Modes de rËglements (sous rÈserve de vÈrifier le type du mode de rËglement ex : type LCR)  Les clients  Les fournisseurs  Les civilitÈs  Les mÈtrÈs-types  Les reprÈsentants  Les ouvrages, composants, fournitures, mains-d'oeuvres, matÈriels.  Les codes postaux (ceux des fiches clients et fournisseurs)  Un bon d'entrÈe global est crÈÈ pour tous les ÈlÈments de type fourniture et divers. Les quantitÈs en stock sont indiquÈes et il vous suffit de renseigner le PUMP si nÈcessaire. EBP B‚timent Aide 356 Les champs personnalisÈs Dans toutes les tables affichÈes ci-dessous, vous avez la possibilitÈ de paramÈtrer des champs personnalisÈs. Ces champs apparaÓtront dans vos fiches, dans un onglet supplÈmentaire intitulÈ Champs perso. Ajout d'un champ personnalisÈ Vous disposez de deux icÙnes en haut de la fenÍtre pour supprimer ou ajouter un champ personnalisÈ. pour ajouter un champ. pour supprimer un champ SÈlectionnez dans la liste, la table souhaitÈe, et cliquez sur l' icÙne . A droite, vous pouvez alors spÈcifier les propriÈtÈs du champ personnalisÈ. Vous avez accËs aux champs suivants :  Nom Donnez un nom ‡ votre champ personnalisÈ (ex : Chef de chantier)  Description indiquez un libellÈ (Ex : nom du chef de chantier)  Type Vous avez le choix entre de type texte, mÈmo (pour une zone de type texte, comportant plusieurs lignes), entier (de 0 ‡ ...), montant (peut etre nÈgatif, et avec des dÈcimales), date, boolÈen (= case ‡ cocher). En fonction du type choisi, les paramËtres ci- dessous peuvent Ítre ou non saisissables  Taille Permet d'indiquer le nombre de caractËres maximum qui pourront Ítre saisis dans la zone de type texte.  Casse DÈfinit le style du texte qui sera saisi : en minuscule, en majuscules ou bien normal (= tel qu'il a ÈtÈ saisi)  Minimum Permet de dÈfinir, pour un champ personnalisÈ de type entier, la valeur minimum que celui-ci doit avoir.  Maximum Permet de dÈfinir, pour un champ personnalisÈ de type entier, la valeur minimum que celui-ci doit avoir.  DÈcimales Permet d'indiquer le nombre de dÈcimales possibles pour un champ de type montant.  Tableau de valeurs Les champs de type texte vous permettent de renseigner un tableau de valeurs. Ainsi, le champ se prÈsentera sous forme d'une liste dÈroulante dans laquelle vous pourrez choisir entre les diffÈrents libellÈs que vous aurez indiquÈs dans le tableau de valeurs. Pour chaque valeur, saisissez dans le tableau, un code et un libellÈ (ex : code 0, SalariÈ 1, code 1, SalariÈ 2, code 3, SalariÈ 3 etc...). Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre saisie. Remarque A la validation de votre saisie, votre dossier est rÈinitialisÈ. Si vous avez paramÈtrÈ des utilisateurs sur votre dossier, la fenÍtre des utilisateurs s'ouvrira, comme ‡ l'ouverture du dossier. Vous devrez donc saisir votre mot de passe. Manuel de rÈfÈrence 357 Epuration dossier Assistant d'Èpuration du dossier Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'Èpuration du dossier. Avec la gestion des utilisateurs, vous avez la possibilitÈ d'autoriser ou pas l'accËs ‡ cette fonction. Dossier ‡ Èpurer Attention Cette opÈration est irrÈversible ! Effectuez une sauvegarde de vos donnÈes en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant ! Attention En cas de contrÙle, vous devrez produire le fichier d'archive complet aux services fiscaux. Nous vous conseillons fortement d'effectuer un archivage de votre dossier avant toute Èpuration! Cliquez sur le bouton Archiver mon dossier maintenant ! SÈlectionnez le dossier d'EBP B‚timent ‡ l'aide de l'icÙne et cliquez sur le bouton Suivant. DonnÈes ‡ Èpurer SÈlectionnez les diffÈrents types de documents ‡ Èpurer, en prÈcisant si besoin :  Pour les devis : l'Ètat. Seuls les devis correspondant ‡ l'Ètat sÈlectionnÈ seront supprimÈs,  Pour les factures, avoir, factures d'acompte, avoirs d'acompte et rËglements : s'il faut supprimer uniquement les documents comptabilisÈs ou non (dans le dernier cas, dÈ-cocher la zone) Remarque Les rËgles d'Èpuration des donnÈes sont les mÍmes que celles de suppression des donnÈes directement ‡ partir des listes ÈlÈments, listes clients, ou liste des documents. Par exemple: - un bon de livraison ne pourra Ítre supprimÈ s'il a ÈtÈ transfÈrÈ en facture. Il faudra d'abord supprimer la facture. - une facture d'acompte ne pourra Ítre supprimÈe si elle est rattachÈe ‡ un document de vente. Il faudra d'abord supprimer le document - Les clients qui ont ÈtÈ facturÈs ne pourront Ítre supprimÈs. Vous devrez d'abord supprimer les factures les concernant - Seuls les ÈlÈments non facturÈs et ne faisant pas partie d'un ouvrage pourront Ítre supprimÈs. Cliquez sur le bouton Suivant, contrÙlez la liste des donnÈes sÈlectionnÈes, puis cliquez sur le bouton Terminer pour lancer l'opÈration. EBP B‚timent Aide 358 Maintenance Assistant de maintenance des donnÈes Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des donnÈes. Choix du dossier Attention Cette opÈration peut modifier le contenu de vos donnÈes ! Effectuez une sauvegarde de vos donnÈes en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant ! SÈlectionnez le dossier d'EBP B‚timent ‡ supprimer ‡ l'aide de l'icÙne et cliquez sur le bouton Suivant. OpÈrations de maintenance ‡ effectuer Cochez les diffÈrentes opÈrations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier.  Base de donnÈe Permet de vÈrifier/rÈparer votre base en cas de problËmes et l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle.  Verrous Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quittÈ anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus ‡ accÈder ‡ votre dossier (message : utilisateur dÈj‡ connectÈ..)  Recalculer Permet de recalculer tous les ouvrages, et montants d'encours clients, et compteurs par rapport aux documents de vente saisis.  RegÈnÈrer permet de supprimer tous les mouvements de stocks et les regÈnÈrer par rapport aux bons d'entrÈes, bons de sorties et documents de vente. Attention Cette opÈration peut Ítre longue. Manuel de rÈfÈrence 359 Options Options gÈnÈrales Remarque Ces options síappliquent ‡ tous les dossiers.  Ouvrir la derniËre base Le logiciel garde en mÈmoire le dernier dossier-sociÈtÈ ouvert afin de le proposer au prochain lancement du logiciel. Remarque Toutes les barres peuvent ou non Ítre affichÈes, ceci afin de moduler votre Ècran de travail. Cochez celles que vous souhaitez.  La barre de statut Il s'agit de la barre au bas de la fenÍtre, sur laquelle apparaÓt le nom de votre dossier.  Barre de navigation C'est la barre qui se situe par dÈfaut ‡ droite de votre Ècran de travail. Vous pouvez l'afficher ‡ droite, ‡ gauche, ou la supprimer de votre Ècran. Elle vous permet d'accÈder rapidement aux options du logiciel. Vous pouvez, par un glisser-dÈplacer, ‡ l'aide de la souris, organiser vos raccourcis et les placer dans les groupes que vous souhaitez. Astuce Le groupe Navigation est une partie dynamique qui affiche des raccourcis diffÈrents en fonction de la fenÍtre affichÈe ‡ l'Ècran. Les raccourcis affichÈs sont ceux les plus pertinents et vous permettent de prÈ-remplir certaines zones. Exemple Lorsqu'une fiche client est affichÈe, j'ai, dans la partie Navigation, le raccourci Nouveau rËglement, qui me permet d'accÈder ‡ la saisie d'un nouveau rËglement, et le code client sera dÈj‡ saisi dans la nouvelle fenÍtre.  Barre de titre C'est la barre juste au dessous de vos menus en haut de l'Ècran.  Style plat Modifie líapparence des boutons de la barre d'outils et menus de votre logiciel.  Enregistrer líenvironnement Les choix concernant la taille et la position de vos fenÍtres sont conservÈes.  Infos bulles Les info-bulles qui apparaissent sur vos icÙnes ou dans certaines zones particuliËres peuvent ou non Ítre affichÈes.  Ecran d'accueil LíÈcran díaccueil propose la gestion des dossiers au dÈmarrage du logiciel.  Ecran d'introduction LíÈcran díintroduction est simplement une image qui apparaÓt au lancement du logiciel.  Astuces du jour Chaque jour, au dÈmarrage de votre logiciel, une petite astuce apparaÓt si vous cochez cette zone.  Multi-sÈlection Si vous cochez cette zone, vous pourrez sÈlectionner plusieurs ÈlÈments contenus dans une liste :  En utilisant la touche [Ctrl] de votre clavier et le clic gauche de la souris, pour des ÈlÈments qui ne suivent pas dans une liste.  Ou en utilisant les touches [shift]+[flËche basse] de votre clavier pour sÈlectionner plusieurs ÈlÈments qui se suivent dans une liste. C'est utile lorsque vous souhaitez insÈrer plusieurs ÈlÈments dans votre devis en mÍme temps, ou bien quand vous souhaitez supprimer plusieurs ÈlÈments dans une liste en mÍme temps. EBP B‚timent Aide 360  FenÍtres maximisÈes Permet d'afficher toutes les fenÍtres en plein Ècran.  Image de fond d'Ècran A l'aide de l'icÙne , vous pouvez sÈlectionner une image au format BMP, JPG, ou TIF qui apparaÓtra en fond d'Ècran du logiciel. Pour retrouver celle par dÈfaut, supprimez le chemin indiquÈ dans cette zone.  Police des textes enrichis Vous pouvez sÈlectionner une police par dÈfaut pour tous les textes enrichis, comme la dÈsignation des ÈlÈments dans les fiches et dans les documents de vente, et les champs notes. SÈlectionnez la police dans la liste dÈroulante et indiquez sa taille au dessous. Remarque Cette police par dÈfaut sera automatiquement reprise ‡ l'impression de vos documents et fiches ÈlÈments. Manuel de rÈfÈrence 361 Options - CoordonnÈes Les coordonnÈes ‡ saisir sont celles de votre dossier-sociÈtÈ. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certains de vos documents (devis, factures, etc..). EBP B‚timent Aide 362 Options - Informations Saisissez les codes Siret, R.C.S et A.P.E de votre dossier-sociÈtÈ. Ces informations seront imprimÈes en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...) Manuel de rÈfÈrence 363 Expert Comptable Vous pouvez saisir ici les coordonnÈes de votre expert comptable. Il est intÈressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinÈs (Impressions - Dossier Expert Comptable). EBP B‚timent Aide 364 Options - Devises Devises  Devise du dossier Saisissez le libellÈ complet de la devise dans laquelle votre dossier est gÈrÈ. Par dÈfaut, il est indiquÈ Euros.  AbrÈviation Saisissez le signe ou l'abrÈviation de la devise dans laquelle votre dossier est gÈrÈ.  Devise de contre-valeur Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur, saisissez ici le libellÈ complet de cette devise.  AbrÈviation Saisissez le signe ou l'abrÈviation de la devise de contre-valeur de votre dossier.  Nombre de dÈcimales Indiquez le nombre de dÈcimales ‡ afficher pour la devise de contre-valeur.  Taux de conversion Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur. Afficher les contre-valeurs Francs/Euros Si vous cochez cette zone, les contre-valeurs en francs seront affichÈes : - dans l'onglet tarif de la fiche ÈlÈment, - dans chaque fiche ÈlÈment de votre (vos) bibliothËque(s) externe(s), - dans le colonnage standard du corps de vos documents de vente, - et dans le pied des documents. Manuel de rÈfÈrence 365 Logo Vous pouvez insÈrer ici le logo de votre sociÈtÈ, qui sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture ou avoirs), sur les modËles de document avec logo. Pour cela, vous avez accËs ‡ deux fonctions :  Ajouter/ Modifier Ouvre une fenÍtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icÙne pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Les principaux formats acceptÈs sont : JPG, JPEG, TIF, BMP, etc... Votre logo apparaÓt. Le fichier est recopiÈ sur votre disque dur, dans le rÈpertoire indiquÈ dans la partie rÈpertoire des options. Si votre logo a une taille supÈrieure ‡ celle de la fenÍtre proposÈe, un message apparaÓtra pour vous demander si vous souhaitez la redimensionner. De mÍme, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez Ègalement d"une barre d'outils pour zoomer, redimensionner ou effectuer des traitements sur l'image.  Supprimer Permet de supprimer le logo affichÈ. Vous pourrez alors en insÈrer un autre ‡ l'aide de l'icÙne Ajouter / Modifier. Remarque Si le lien que vous avez enregistrÈ ne fonctionne plus car l'image n'existe plus sur votre disque dur, une petite croix rouge apparaÓt ‡ la place de l'image. Utilisez le bouton Supprimer pour dÈsactiver le lien puis cliquez sur l'option Ajouter / Modifier pour rechercher une autre image. EBP B‚timent Aide 366 Sauvegarde Planning de sauvegarde L'assistant de sauvegarde peut vous Ítre proposÈ automatiquement ‡ la fermeture de votre dossier. Pour cela, il suffit de cocher les jours o˘ vous travaillez dans le logiciel. Manuel de rÈfÈrence 367 Sauvegarde en ligne EBP B‚timent permet de sauvegarder en ligne, gr‚ce au service EBP Sauvegarde accessible depuis l'assistant de sauvegarde des donnÈes. EBP Sauvegarde est un service Èconomique, offrant un hÈbergement sÈcurisÈ de vos donnÈes, la possibilitÈ d'y accÈder ‡ tout instant et en tout lieu et la simplicitÈ d'un support toujours disponible. Pratique et s˚re, la notification de sauvegarde confirme le bon dÈroulement des opÈrations. Attention EBP sauvegarde est un service payant. Avec l'achat du logiciel, 90 jours de sauvegarde vous sont offerts.  ClÈ Internet PrÈcisez le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter ‡ Internet.  Mot de passe licence Indiquez le mot de passe que vous souhaitez associer ‡ votre licence.  E-mail de confirmation Indiquez l'e-mail sur laquelle vous souhaitez recevoir un message de confirmation pour la sauvegarde. EBP B‚timent Aide 368 Ftp / HTTP Les parties FTP et HTTP servent ‡ renseigner vos paramËtres de connexion ‡ Internet (pour la sauvegarde en ligne, pour accÈder aux options du menu Internet, s'enregistrer en ligne,etc.), notamment dans le cas o˘ vous utilisez un proxy. Nous vous invitons ‡ contacter votre installateur rÈseau pour insÈrer les paramËtres correspondants ‡ votre installation. Manuel de rÈfÈrence 369 Options - NumÈrotation Pour chaque type de document de stock, díachat et de vente, vous pouvez prÈciser la syntaxe du numÈro ‡ attribuer au document. Le logiciel incrÈmentera automatiquement de 1, le numÈro situÈ en fin de prÈfixe. Exemple : S070101 pour les bons de sortie de líannÈe 2007 au mois de janvier : le numÈro suivant sera le S070102. F0703001 pour les factures de líannÈe 2007 au mois de mars :le numÈro suivant sera le F0703002. Remarque Si vos compteurs sont dÈsorganisÈs, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance des donnÈes du menu Outils. EBP B‚timent Aide 370 Options - NumÈrotation - Autres Pour chacun des fichiers de donnÈes suivants : ElÈments, Clients, Fournisseurs, ReprÈsentants, Sous-traitants, Groupes, Chantiers simplifiÈs, Remise en banque, et DÈcaissements, vous pouvez choisir de crÈer vos fiches avec une numÈrotation automatique ou non, en cochant ou non la zone Utiliser le compteur. : Vous pouvez Ègalement paramÈtrer la numÈrotation des contrats et des interventions. Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-mÍme le code ‡ attribuer ‡ chaque fois que vous crÈerez une fiche. Remarque Si vos compteurs sont dÈsorganisÈs, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance des donnÈes du menu Outils. Manuel de rÈfÈrence 371 Options - Ouvrages Mode de calcul Cíest le mode de calcul du prix díun ouvrage. La base de calcul est soit la somme des prix de vente des composants, soit la somme des dÈboursÈs multipliÈe par les pourcentages de frais gÈnÈraux et bÈnÈfices, dÈfinis par types d'ÈlÈments. Mise ‡ jour Cette mise ‡ jour síapplique lorsque vous modifiez le prix díun ÈlÈment.  Automatique Le logiciel recalcule automatiquement le prix des ouvrages composÈs de cet ÈlÈment  Manuelle Aucune mise ‡ jour des ouvrages sera effectuÈe. Remarque Le bouton Recharger de l'onglet composition d'un ouvrage vous permet nÈanmoins d'effectuer la mise ‡ jour quand vous le souhaitez.  Confirmation A la validation du changement de tarif de votre ÈlÈment, un message de confirmation vous proposera de recalculer tous les ouvrages utilisant cet ÈlÈment. Mode dÈpliÈ Ce mode permet d'afficher les ouvrages en mode dÈpliÈ ou pas par dÈfaut dans les documents de ventes.  Affichage des ouvrages en mode dÈpliÈ Pour afficher l'ouvrage en mode dÈpliÈ par dÈfaut dans le document, vous devez cocher cette case. …lÈment en sommeil L'ÈlÈment en sommeil permet de cacher les ÈlÈments non utilisÈs dans les listes de sÈlection des ÈlÈments.  Ne pas afficher les ÈlÈments en sommeil Pour ne pas afficher les ÈlÈments en sommeil dans la liste de sÈlection des ÈlÈments, vous devez cocher cette case. EBP B‚timent Aide 372 Options - BibliothËques Afficher les bibliothËques Cochez les bibliothËques que vous souhaitez pouvoir consulter dans la fenÍtre des ÈlÈments. Seules les bibliothËques importÈes sont concernÈes. Remarque Depuis la version 9.0.0, les bibliothËque Bas'elec et Wind'star ne peuvent plus Ítre importÈes (elles ne sont plus commercialisÈes). Toutefois, les options de ces bibliothËques sont toujours accessibles afin de vous permettre de continuer ‡ consulter vos bibliothËques importÈes dans une version prÈcÈdente de b‚timent. Manuel de rÈfÈrence 373 Options - Documents Ventes/ divers  Avertissement sur les ÈlÈments en rupture de stock Cochez cette zone si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse en cas de rupture de stock, lorsque vous enregistrez (ou transfÈrez) un document qui mouvemente les stocks.  Avertissement sur encours client dÈpassÈ Cochez cette zone si vous souhaitez suivre líencours de vos clients : un message d'avertissement apparaÓtra lorsque vous crÈerez un document de type bon de livraison, commande ou facture pour un client dont l'encours est dÈpassÈ.  Onglet des ÈlÈments par dÈfaut (Documents de vente) Choisissez l'onglet qui sera affichÈ par dÈfaut lorsque vous ferez appel ‡ la liste des ÈlÈments de votre bibliothËque interne, depuis un document de vente.  Retenue de garantie Saisissez le pourcentage de retenue de garantie ‡ appliquer par dÈfaut dans vos factures. La retenue de garantie est une ÈchÈance qui sera rÈclamÈe au client, un an aprËs la date de crÈation de la facture. Son montant sera Ègal au montant total TTC de la facture multipliÈ par le pourcentage de retenue de garantie indiquÈ ici.  Avancement des factures Les factures díavancement permettent de facturer le client au fur et ‡ mesure de líavancement des travaux. Deux modes de facturation sont possibles : 1. le mode quantitatif Vous saisissez le pourcentage díavancement ou les quantitÈs rÈalisÈes et vous facturez votre client díaprËs ces donnÈes. 2. Le mode qualitatif Vous saisissez les quantitÈs rÈalisÈes ou le pourcentage díavancement des travaux díune part, et díautre part, vous saisissez le pourcentage que vous souhaitez facturer ‡ votre client. Exemple Vous devez poser 6 fenÍtres. A l'Ètablissement de votre premiËre facture d'avancement, vous avez dÈj‡ posÈ 3 fenÍtres. Vous saisissez donc 3 dans les quantitÈs. En mode quantitatif, le pourcentage d'avancement cumulÈ est automatiquement calculÈ ‡ 50%. Votre client doit donc vous rÈgler 50% du montant total prÈvu pour la pose des 6 fenÍtres. En mode qualitatif, vous pouvez saisir le pourcentage que vous souhaitez facturer. Sur les 6 fenÍtres prÈvues, les trois premiËres Ètaient les plus difficiles ‡ poser&ldots;vous saisissez alors 75 % díavancement et votre client doit vous rÈgler 75% du montant total prÈvu. Cette option pourra toutefois Ítre dÈsactivÈe/activÈe ponctuellement pour un document donnÈ.  Les mouvements de stock clients sont gÈnÈrÈs par: Vous pouvez choisir entre un suivi de stock depuis les bons de livraisons et facture, ou depuis le suivi de chantier. La zone Mouvement du stock de líonglet ComplÈment du document de vente sera activÈe (mode BL/Facture) ou dÈsactivÈe (mode Suivi de chantier) par dÈfaut. Cette option pourra toutefois Ítre dÈsactivÈe/activÈe ponctuellement pour un document donnÈ.*  DurÈe de validitÈ des devis Indiquez, en nombre de jours, la durÈe de validitÈ de vos devis. La date de validitÈ des devis sera alors automatiquement calculÈe, dans l'Onglet ComplÈment du devis.  Retenue de garantie calculÈe sur la derniËre facture d'avancement Cochez cette zone si vous souhaitez, par dÈfaut, que la retenue de garantie soit uniquement calculÈe sur la derniËre facture d'avancement. Cette option est Ègalement affichÈe dans l'onglet ComplÈment des factures : vous pourrez donc modifier votre choix pour un document donnÈ. Remarque Si vous choisissez de calculer la retenue de garantie sur la derniËre facture d'avancement, vous devrez cocher, sur la derniËre facture d'avancement, dans l'onglet Avancement, la zone DerniËre facture d'avancement. EBP B‚timent Aide 374  Garder les ÈlÈments de type texte lors du transfert d'une commande en BL Cochez cette zone si vous souhaitez que les ÈlÈments de type texte d'une commande soient transfÈrÈs dans tous les cas sur le bon de livraison gÈnÈrÈ.  Saisie d'une remise sur tranche mÍme si prix fixe Par dÈfaut cette case n'est pas cochÈe. SÈlectionnez cette option, si vous souhaitez mettre une remise sur une tranche alors qu'un article, dont le prix est fixe, est prÈsent dans cette tranche. Dans ce cas, vous devez contrÙler les Ècritures comptable qui dÈcouleront de la comptabilisation de la piËce.  Inclure le montant de l'Èco-contribution au montant TTC Par dÈfaut, cette option n'est pas cochÈe. Elle signifie que le montant de l'Èco-contribution est inclus dans le montant TTC de l'ÈlÈment. Si la case est cochÈe, le montant de l'Èco-contribution est ajoutÈ au montant TTC de l'ÈlÈment. Exemple ElÈment : EL0001, Prix de vente TTC 15.00 Eco-contribution : D3E00008, ELECTROMENAGER, Montant Eco-contribution TTC : 0.10 1. L'option "Inclure le montant de l'Èco-contrubution au montant TTC" est cochÈe Le montant total de la ligne de facture pour cet ÈlÈment : Montant ÈlÈment 15.00 + Montant Eco- contribution 0.10 soit 15.10. 2. L'option "Inclure le montant de l'Èco-contrubution au montant TTC" est dÈ-cochÈe Le montant total de la ligne de facture pour cet ÈlÈment : Montant ÈlÈment 15.00 dont Montant Eco-contribution 0.10  Autoriser les lignes de main d'oeuvre dans les BL Cochez cette zone si vous souhaitez saisir des ÈlÈments de type main d'oeuvre dans un Bon de livraison.  Avertissement si le code ÈlÈment n'existe pas Cochez cette zone si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse dans vos documents, lorsque vous saisissez dans la colonne Code ÈlÈment, une rÈfÈrence qui n'existe pas dans votre bibliothËque interne.  Saisie du numÈro du document Par dÈfaut, le numÈro des documents est non saisissable. Il est attribuÈ automatiquement au document lors de sa validation, en fonction des compteurs. Si vous souhaitez pouvoir saisir le numÈro de vos documents, cochez cette zone. Remarque Le numÈro de document sera saisissable mais non obligatoire. Si vous ne saisissez rien dans la zone, le numÈro attribuÈ au document sera fonction des compteurs.  Inclure le montant de l'Èco-contribution au montant TTC Par dÈfaut, cette option n'est pas cochÈe. Elle signifie que le montant de l'Èco-contribution est inclus dans le montant TTC de l'ÈlÈment. Si la case est cochÈe, le montant de l'Èco-contribution est ajoutÈ au montant TTC de l'ÈlÈment. Exemple ElÈment : EL0001, Prix de vente TTC 15.00 Eco-contribution : D3E00008, ELECTROMENAGER, Montant Eco-contribution TTC : 0.10 1. L'option "Inclure le montant de l'Èco-contrubution au montant TTC" est cochÈe Le montant total de la ligne de facture pour cet ÈlÈment : Montant ÈlÈment 15.00 + Montant Eco- contribution 0.10 soit 15.10. 2. L'option "Inclure le montant de l'Èco-contrubution au montant TTC" est dÈ-cochÈe Le montant total de la ligne de facture pour cet ÈlÈment : Montant ÈlÈment 15.00 dont Montant Eco-contribution 0.10  Bloquer la saisie des acomptes et des acomptes prÈcÈdents sur les devis Cochez cette zone si vous souhaitez empÍcher la saisie díacomptes dans les devis. Les zones apparaÓtront en grisÈ dans votre pied de document. Manuel de rÈfÈrence 375 Achats  Avertissement si quantitÈ ne correspond pas ‡ la quantitÈ minimum ou au multiple de rÈapprovisionnement Cochez cette zone si vous souhaitez quíun message díavertissement apparaisse lorsque sur un document díachat, vous saisissez, pour un ÈlÈment, une quantitÈ infÈrieure ‡ la quantitÈ minimum ou diffÈrente du multiple de rÈapprovisionnement, indiquÈs dans sa fiche.  Onglet des ÈlÈments par dÈfaut Choisissez l'onglet qui sera affichÈ par dÈfaut lorsque vous ferez appel ‡ la liste des ÈlÈments de votre bibliothËque interne, depuis un document díachat. EBP B‚timent Aide 376 Mentions Vos devis et factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue lÈgal. Nous vous donnons ici la possibilitÈ d'indiquer ces mentions. Elles apparaÓtront automatiquement dans tous les modËles de devis et factures fournis avec le logiciel. Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures, vous avez notamment les conditions pour l'escompte et les taux de pÈnalitÈ en cas de retard de paiement. Par dÈfaut, nous vous proposons deux mentions, que vous pouvez bien entendu modifier. Manuel de rÈfÈrence 377 Options - Documents - Etat des devis Vous disposez de 10 zones pour dÈfinir l'Ètat de vos devis. Par dÈfaut, ces Ètats sont renseignÈs de la faÁon suivante : En cours, A terminer, A rÈviser, AcceptÈ, etc. Vous pouvez modifier ces libellÈs ‡ votre convenance. L'Ètat pourra Ítre choisi en entÍte du devis et permettra díeffectuer des tris suivant ce critËre (dans la liste des documents ou les impressions, par exemple). Remarque Le libellÈ indiquÈ dans la zone Etat 4 sera automatiquement attribuÈ au devis lorsqu'il sera transfÈrÈ en bon de livraison, commande ou facture. EBP B‚timent Aide 378 Options - ComptabilitÈ Cette partie vous permet de dÈfinir le lien avec votre dossier comptable et de paramÈtrer vos principaux journaux et comptes. EBP Compta Vous devez renseigner les zones suivantes:  Dossier de comptabilitÈ Cliquez sur l'icÙne pour aller chercher le fichier *.ECP correspondant ‡ votre dossier comptable.  Journaux A l'aide de l'icÙne , sÈlectionnez directement dans votre dossier comptable, les journaux de vente, achat, banque, valeurs ‡ l'encaissement et dÈcaissement sur lesquels vous souhaitez transfÈrer vos Ècritures comptables. Remarque Les journaux comptables doivent Ítre dÈfinis en euros dans votre dossier comptable..  Indiquer le code de la devise Euro (EUR) lors du transfert Cette option est cochÈe par dÈfaut. La devise EUR est indiquÈe dans le fichier des Ècritures gÈnÈrÈes lors du transfert comptable vers EBP Compta. Si vous dÈcochez cette option, la devise ne sera plus prÈcisÈe, et par consÈquent, c'est la devise du dossier de comptabilitÈ qui sera prise en compte. Cela permet ainsi de considÈrer que la devise du dossier d'EBP B‚timent est par exemple en francs suisse et de gÈnÈrer le transfert des Ècritures en francs suisses. Achats/Ventes  Recettes/ Produits Saisissez les comptes de vente par dÈfaut, pour chaque type d'ÈlÈment.  Comptabiliser les postes complÈmentaires Permet de choisir si l'Ècriture comptable dÈtaillera les postes complÈmentaires sur les comptes spÈcifiÈs sur chaque poste dans le menu DonnÈes - Divers - Postes complÈmentaires.  ComplÈter les comptes ‡ droite par des zÈros La sÈlection de cette case permet de complÈter les comptes afin díavoir le mÍme nombre de caractËres pour chaque compte. Ces comptes seront complÈtÈs ‡ la hauteur de la limite dÈfinie dans la longueur des comptes [ Menu ComptabilitÈ / transfert - Champ : ´ Longueur min/max]. Tiers Saisissez les racines de comptes clients et fournisseurs et le paramÈtrage pour la crÈation des comptes clients, ainsi que les comptes par dÈfaut pour la retenue de garantie. Remarque Si vous cochez la zone "utiliser le compte de retenue de garantie comme racine", le compte de retenue de garantie sera complÈtÈ lors du transfert, avec le mÍme suffixe que le compte de TVA Exemple Si le compte de TVA est 445715, le compte de retenue de garantie sera le 445815 Comptes d'Acomptes* * Option disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP B‚timent avec un nouveau code de dÈbridage (contactez notre service commercial pour de plus amples renseignements au 01.34.94.80.20) Manuel de rÈfÈrence 379  Acompte Indiquez le compte Tiers pour le transfert de vos acomptes. Par dÈfaut, le 4191 est indiquÈ.  TVA en attente indiquez le compte de TVA en attente qui sera utilisÈ pour le transfert en comptabilitÈ de vos documents d'acomptes, selon le schÈma de transfert indiquÈ dans le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. NumÈrotation comptes Tiers Racine + code tiers Cette option permet la crÈation automatique du compte comptable du tiers par concatÈnation de la racine du tiers saisie dans ´ racines comptes tiers ª et du code tiers. Remarque Dans le cas o˘ líassociation "racine + code tiers" est supÈrieure ‡ la longueur maximum saisie dans la partie ´ Transfert ª, il est possible de tronquer le compte par la gauche ou par la droite. Exemple ParamËtrage des comptes sur 8 caractËres avec Association "racine + code tiers" soit 411CL00001, de 10 caractËres, on obtiendra 411CL000 si on tronque depuis la droite et 41100001 si on tronque depuis la gauche. F Racine + nom tiers Cette option permet la crÈation automatique du compte comptable du tiers par concatÈnation de la racine du tiers saisie dans ´ racines comptes tiers ª et du nom du tiers. F Saisie libre Le compte comptable sera ‡ saisir dans la fiche du tiers. La sÈlection de la case ‡ cocher "ComplÈter les comptes ‡ droite par des zÈros" permet de complÈter les comptes afin díavoir le mÍme nombre de caractËres pour chaque compte. Ces comptes seront complÈtÈs ‡ la hauteur de la limite dÈfinie dans la longueur des comptes [ Menu ComptabilitÈ / transfert - Champ : ´ Longueur min/max]. Banques Saisissez les comptes de banques par dÈfaut. La sÈlection de la case ‡ cocher "ComplÈter les comptes ‡ droite par des zÈros" permet de complÈter les comptes afin díavoir le mÍme nombre de caractËres pour chaque compte. Ces comptes seront complÈtÈs ‡ la hauteur de la limite dÈfinie dans la longueur des comptes [ Menu ComptabilitÈ / transfert - Champ : ´ Longueur min/max]. Transfert TransfÈrer pour les factures de vente Vous pouvez choisir entre trois possibilitÈs pour le transfert de vos factures :  Le dÈtail L'Ècriture comptable dÈtaillera tous les comptes de ventes paramÈtrÈs sur les fiches fourniture, main- d'oeuvre, matÈriel et divers. Si plusieurs ÈlÈments ont le mÍme compte comptable, les montants seront regroupÈs par compte.  Les ouvrages Un compte de vente sera gÈnÈrÈ par ouvrage, dans l'Ècriture comptable. Si plusieurs ouvrages ont le mÍme compte, les montants seront regroupÈs sur une seule ligne.  Le global Un compte de vente sera gÈnÈrÈ pour une facture. Le compte de vente pour le transfert sera celui indiquÈ par dÈfaut dans les options. EBP B‚timent Aide 380 Date utilisÈe lors du transfert des rËglements  Date du rËglement Cochez cette zone si vous souhaitez que la date de l'Ècriture comptable pour le transfert des rËglements corresponde ‡ la date du (ou des) rËglement(s) client(s).  Date de la remise en banque Cochez cette zone si vous souhaitez que la date de l'Ècriture comptable pour le transfert des rËglements corresponde ‡ la date de la remise en banque. Longueur des comptes / Longueur (Min/max) La valeur saisie dÈtermine la longueur maximale des comptes de tiers, de vente/achats et de banque. Remarque Si modification du champ de la longueur des comptes, un message díavertissement apparaÓt dËs sÈlection de la zone de saisie (avant toutes modifications). ´ Attention, la modification de la longueur des comptes peut entraÓner des doublons de compte dans la comptabilitÈ. ª Attention La longueur des comptes clients ne doit pas Ítre supÈrieure ‡ celle dÈfinie dans votre dossier comptable. Manuel de rÈfÈrence 381 LibellÈs Transfert EBP B‚timent vous permet de choisir les libellÈs de vos Ècritures comptables. Vous devez donc indiquer les macros ‡ appliquer pour chaque type d'Ècriture comptable: dans la partie Ventes, pour les factures et les documents d'acompte, et dans la partie RËglement, pour les tiers et la banque. Pour cela, vous disposez des constantes de {0} ‡ {4} pour les documents et des constantes {6} et {7} pour les rËglements :  {0} = Type du document de vente (ex : Facture, Avoir..)  {1} = NumÈro du document  {2} = Type de document acompte (Documents d'acompte)  {3} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...)  {4} = CivilitÈ du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....)  {5} = Nom tiers  {6} = Terme 'Banque'  {7} = Code banque Vos macros pourront alors avoir les formes suivantes : En saisissant : {0} N° {1} dans le champ 'Documents' du cadre 'Ventes', vous obtiendrez : Facture N° FA0001. En saisissant : {2} N° {1} dans le champ Acomptes', vous obtiendrez : Document d'acompte N° FD0001. En saisissant : {3} {4} {5} dans le champ 'Tiers' du cadre 'RËglement', vous obtiendrez : Client Monsieur Dupont. En saisissant : {6} {7} dans le champ Banque, vous obtiendrez : Banque xxxx. Remarque Par dÈfaut, des macros sont proposÈes pour vos Ècritures comptables. Si vous les avez supprimÈes ou remplacÈes, vous pouvez les rÈcupÈrer en cliquant sur le bouton RÈinitialiser au bas de la fenÍtre. EBP B‚timent Aide 382 Options - TVA / Comptes Le taux 0 traite les exonÈrations. Vous ne pouvez pas le modifier. Vous pouvez dÈterminer jusquí‡ 5 taux de TVA diffÈrents, ainsi que les comptes de vente et díachat, ‡ associer. Cochez líoption Taux par dÈfaut, pour le taux le plus utilisÈ. Cochez líoption Dom-Tom, lorsque la TVA est calculÈe, bien que non perÁue et non inclue dans le TTC. Vous pourrez dÈfinir des comptes de ventes diffÈrents dans la fiche des familles díÈlÈments et des ÈlÈments. Manuel de rÈfÈrence 383 Options - Taux dÈcimales Nombre de dÈcimales Ce nombre peut Ítre compris entre 0 et 4. Choisissez le nombre de dÈcimales qui s'afficheront dans les zones de type montants, quantitÈs et prix. Frais GÈnÈraux (FG) Le logiciel utilise ces pourcentages pour calculer ‡ partir du dÈboursÈ sec, le prix de revient des fournitures, main díúuvre, matÈriel et les ÈlÈments divers. Vous pourrez dÈfinir des FG diffÈrents dans les fiches des familles díÈlÈments et des ÈlÈments. BÈnÈfices Le logiciel utilise ces pourcentages pour calculer ‡ partir du prix de revient, le prix de vente HT des fournitures, main díúuvre, matÈriel et les ÈlÈments divers. Vous pourrez dÈfinir des pourcentages de bÈnÈfice diffÈrents dans les fiches des familles díÈlÈments et des ÈlÈments. Nombre d'heures par jour Dans les fiches ÈlÈments, vous pouvez choisir l'unitÈ de vente en Jour ou en Heure pour vos matÈriels et vos main-d'oeuvres. Indiquez ici le nombre d'heures Èquivalentes ‡ une journÈe pour ces deux types d'ÈlÈments. Dans vos documents de vente et suivis de chantiers, vous pourrez ainsi obtenir le total des jours saisis et l'Èquivalent en heures. EBP B‚timent Aide 384 Options - Styles DÈtermine les propriÈtÈs díaffichage dans les documents des lignes suivantes : Tranches, Fournitures, Main díúuvre, Ouvrages, MatÈriel, Textes, …lÈments divers, MÈtrÈs-type, Sous-totaux, Composition de líouvrage. Cochez ou dÈcochez les styles de police que vous souhaitez appliquer ‡ chaque type de ligne, et changez la couleur en utilisant les icÙnes ..., et augmentez ou diminuez la taille de la police avec les petites flËches. Remarque Ces styles ne síappliquent pas en impression. Pour imprimer vos lignes de documents avec certaines propriÈtÈs, vous devrez personnaliser vos modËles d'impressions. Manuel de rÈfÈrence 385 Options - RÈpertoires Les rÈpertoires d'installation standards du logiciel sont affichÈs. Si vous souhaitez les modifier, notamment dans le cadre d'une utilisation en rÈseau du logiciel, vous devez cliquer dans la zone RÈpertoires personnalisÈs et sÈlectionner, ‡ l'aide de l'icÙne les nouveaux rÈpertoires de travail. Remarque D'une faÁon gÈnÈrale, nous vous conseillons de conserver les rÈpertoires standards. EBP B‚timent Aide 386 Options - Licence Affiche les informations relatives ‡ l'achat du logiciel : Le numÈro de licence, la raison sociale, le nom du logiciel, et la version en cours. Vous pouvez les modifier, en cliquant sur le bouton MODIFIER. Suivez la procÈdure de saisie du code d'activation. Manuel de rÈfÈrence 387 Tableau de bord A líouverture du dossier, le tableau de bord de votre sociÈtÈ s'ouvre. Vous pouvez fixer quelques paramËtres sur les donnÈes ‡ afficher  Afficher le tableau de bord ‡ l'ouverture du dossier Par dÈfaut, la zone est cochÈe. Si vous ne souhaitez plus que le tableau de bord s'affiche ‡ l'ouverture de votre dossier, dÈ-cochez-l‡.  Nombre de jours pour líalerte des ÈchÈances Les factures dont líÈchÈance arrive bientÙt ‡ terme sont affichÈes dans la partie EchÈances Èchues. PrÈcisez le nombre de jours avant la date díÈchÈance pour afficher líalerte (30 jours maximum).  Nombre de jours pour líalerte de validitÈ des devis Indiquez le nombre de jours avant la fin de validitÈ des devis, pour afficher une alerte dans la partie Devis ‡ relancer (30 jours maximum).  Etat des devis ‡ relancer SÈlectionnez líÈtat des devis ‡ prendre en compte pour afficher la liste des devis ‡ relancer.  Nombre de mois pour le graphe du chiffre d'affaires Indiquez le nombre de mois (prÈcÈdents) ‡ afficher sur le graphique du CA apparaissant sur le tableau de bord. EBP B‚timent Aide 388 Maintenance / SAV A líouverture du dossier, la liste des t‚ches ‡ rÈaliser relatives aux contrats de maintenance et au SAV s'affichent. Vous pouvez fixer quelques paramËtres sur les donnÈes ‡ afficher.  Afficher les t‚ches ‡ rÈaliser ‡ l'ouverture du dossier Par dÈfaut, la zone est cochÈe. Si vous ne souhaitez plus que la fenÍtre s'affiche ‡ l'ouverture de votre dossier, dÈ-cochez-l‡.  Nombre de jours pour l'alerte des contrats arrivant ‡ ÈchÈance Indiquez, en nombre de jours, le dÈlai de prÈvenance pour les contrats arrivant ‡ ÈchÈance, et pour lesquels vous souhaitez imprimer une lettre de relance ou une lettre de reconduction tacite.  ModËle ‡ imprimer par dÈfaut SÈlectionnez le modËle de lettre ‡ imprimer pour les contrats ‡ renouveler  Nombre de jours pour líalerte des contrats ‡ facturer Indiquez, en nombre de jours, le dÈlai de prÈvenance pour les contrats ‡ facturer.  ModËle ‡ imprimer par dÈfaut SÈlectionnez le modËle de lettre ‡ imprimer pour les contrats en reconduction tacite  Nombre de jours pour les contrats ‡ reconduire Indiquez, en nombre de jours, le dÈlai de prÈvenance pour les contrats ‡ reconduire.  Nombre de jours pour l'alerte de prÈparation des interventions Les fiches d'interventions sont gÈnÈrÈes automatiquement ‡ la crÈation d'un nouveau contrat. Elles sont dans l'Ètat A rÈviser. Indiquez, en nombre de jours, le dÈlai de prÈvenance pour les prÈparer, avant qu'elles soient ‡ rÈaliser.. Manuel de rÈfÈrence 389 Planning Type de RDV Vous avez la possibilitÈ de crÈer jusqu'‡ 10 types de RDV diffÈrents, et de dÈfinir pour chacun d'eux un libellÈ, et une couleur d'affichage dans le planning. Cliquez dans le libellÈ pour le modifier, puis utilisez l'icÙne dans le champ couleur pour accÈder ‡ la palette. Horaires Horaires d'ouverture SÈlectionnez les heures d'ouverture de votre sociÈtÈ dans une journÈe. Les heures d'ouverture apparaÓtront en blanc dans votre planning. Les heures de fermeture apparaÓtront en grisÈ, mais vous pourrez nÈanmoins planifier un rendez-vous si vous le souhaitez. Heures de pause ou de dÈjeuner Indiquez les heures de pause ou de dÈjeuner. L'intervalle indiquÈ sera reprÈsentÈ par une bande rouge dans votre planning. Vous pourrez toutefois prÈvoir un rendez-vous pendant l'horaire de dÈjeuner si nÈcessaire. Jours ouverts Cochez les jours de la semaine pendant lesquels votre sociÈtÈ est ouverte. 390 Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Et retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, tÈlÈcharger les derniËres mises ‡ jour, nous laisser un message, consulter les derniËres promotions, etc... 391 Assistance technique L'achat du logiciel en version complËte donne droit ‡ l'usage de notre service technique*. Pour y accÈder, munissez vous de votre numÈro de licence, puis, au choix:  Par tÈlÈphone, au 0811 65 20 00 "Co˚t d'un appel local" : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous Ítes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h ‡ 19h et de 8h ‡ 18h le vendredi.  Par e-mail, ‡ l'adresse suivante : batiment.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons ‡ vous rÈpondre dans les 48h. *Ce droit ‡ l'assistance technique dÈpend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetÈe et du contrat souscrit. Nous vous invitons ‡ contacter notre service commercial pour connaÓtre les diffÈrents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. 393 Index A acomptes.................... 36, 67, 220, 224, 225, 226 Actions.................................................291, 292 actualisation ................................................ 220 affaires.. 46, 47, 48, 233, 234, 235, 236, 237, 238, 239, 240, 241, 289 affichage ..... 82, 83, 84, 88, 97, 98, 359, 372, 384 aide ................................................................4 Alerte.......................................................... 282 analyse .........................................................45 Annuel des Prix ..............................126, 127, 329 aperÁu ........................................................ 305 Api bat.................................................352, 353 appel d'offre ................................................ 321 Archivage .................................................... 323 Artiprix........................................................ 132 assistance.................................................... 391 assistant...................................................... 194 Avancement...............................40, 41, 221, 377 B banques .................................................19, 201 barre d'outils.......................... 101, 214, 248, 263 barres d'affichage ............................ 83, 101, 359 Bas'Elec.........................................138, 344, 345 B‚timent V1.................................... 16, 354, 355 Batiprix ..........................128, 129, 330, 331, 332 bÈnÈfice ...................................................... 383 BibliothËque................................................. 340 bibliothËques .. 22, 23, 25, 26, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 138, 139, 329, 330, 331, 333, 335, 336, 337, 338, 339, 341, 342, 343, 344, 345, 346, 347, 372 boites de regroupement ..................................88 Bons de livraison .......................................... 231 Bons de receptions ....................................... 255 bons de transfert............................................57 boutons.........................................................97 Brossette..............................................133, 341 C Canal Pro..............................................133, 341 Capeb ...........................................130, 131, 333 catÈgories................................................ 86, 87 Catelec..........................................134, 202, 343 Cedeo ..................................................135, 202 CÈdÈo ......................................................... 335 champs .........................................................98 champs personnalisÈs ............................100, 356 civilitÈs........................................................ 191 clients . 20, 34, 146, 147, 148, 149, 151, 152, 153, 154, 155, 157, 175, 233, 302, 327 Clim............................................................ 338 Clim+ ......................................................... 338 Coaxel..................................................344, 345 Code d'activation............................................11 codes postaux .........................................19, 186 colonnes................. 89, 90, 92, 99, 216, 249, 279 commande.................................49, 60, 229, 230 complÈment....................111, 211, 245, 265, 276 composition ................................................. 119 EBP B‚timent Aide 394 comptabilitÈ........................... 301, 363, 378, 381 comptes .................................. 75, 118, 378, 382 compteurs ................................................... 369 conditionnement........................................... 111 Conditions de rËglement................................ 200 configuration....................................................8 contacter ..................................................... 390 contacts ........................................153, 170, 175 Contacts prospects ....................................... 163 Contrat..................... 62, 179, 181, 282, 283, 284 convention.......................................................2 CoordonnÈes..................................147, 166, 390 CoordonnÈes Prospects ..........................159, 160 corps .............................214, 246, 248, 266, 277 Covap ..................................................136, 347 D dÈcaissements ...............................................69 dÈcimales .................................................... 383 dÈmonstration................................................13 dÈpartements............................................... 185 dÈpÙts..................................................145, 211 dÈsignation.................................................. 110 DÈtail.......................................................... 212 devis........... 29, 31, 32, 33, 34, 35, 232, 300, 377 Devis et Facturation...............................350, 351 Devis Flash ...........................................350, 351 devises........................................................ 364 divers............................................152, 169, 373 documents.... 46, 47, 99, 151, 168, 210, 212, 219, 222, 223, 264, 265, 266, 277, 369, 373 documents d'achat.... 49, 50, 51, 52, 53, 236, 242, 244, 245, 246, 248, 249, 251, 252, 253, 254 documents de stock .................................. 57, 58 documents de vente........................208, 214, 235 dossier .................................. 103, 105, 106, 357 droits utilisateurs.......................................... 205 duplication................................................... 105 dupliquer ........................................ 32, 105, 232 Dupont.................................................135, 336 E ebp.............................................2, 81, 390, 391 ÈchÈances ............................... 66, 198, 222, 252 ÈchÈancier .....................................................70 eco-contribution .............................113, 119, 220 ÈlÈments .....23, 28, 108, 109, 110, 111, 113, 115, 117, 118, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 141, 212, 298 e-mail ...........................................................35 En sommeil.............................................28, 260 encours ....................................................... 377 entÍte ...........................................211, 244, 275 entrÈes de stock.............................................55 …puration..................................................... 357 Ètat devis .................................................... 377 Etiquettes .................................................... 307 Etiquettes Èlements ...................................... 307 exemplaires ................................................. 307 Expert......................................................... 363 exporter .................................................77, 326 F facture ....36, 38, 40, 41, 42, 43, 51, 52, 216, 224, 225, 229 Index 395 Facture rÈglÈe................................................38 Famille ..........................................155, 172, 181 Famille eco-contribution ................................ 204 Familles ÈlÈments....................................19, 141 fiche ........................................................... 146 Fiche prospects ............................................ 158 filtres ...................................................... 93, 94 fonctionnalitÈs..................................................7 fournisseurs 21, 51, 67, 68, 69, 70, 122, 165, 166, 167, 168, 169, 170, 171, 172, 173, 175, 302 frais de port................................................. 197 frais gÈnÈraux.............................................. 383 FTP............................................................. 368 G garantie ...................................................... 178 gÈnÈrales .................................................... 359 gÈnÈriques................................................... 334 gestion.................................................148, 167 Gible....................................................130, 131 groupes................................... 19, 111, 188, 206 H historiques.....................................157, 173, 183 I image ......................................................... 123 importer ....................................26, 76, 324, 346 impressions 31, 43, 71, 72, 73, 304, 305, 306, 365 informations ................................................ 234 Installation ......................................................9 interface........................................................12 internet..................................................81, 368 Intervention... 46, 47, 63, 182, 240, 282, 288, 289 introduction .....................................................1 inventaire ................................ 58, 260, 262, 263 J journaux...................................................... 378 L lancement .....................................................10 Legallais ...................................................... 348 lettres ..................................... 19, 192, 223, 253 licence ........................................................ 386 listes.....84, 86, 88, 90, 94, 95, 96, 108, 125, 208, 242, 249, 280 livraison ...................................................... 230 localisations ................................................. 190 logo .......................................................72, 365 M mailing........................................................ 327 maintenance ........62, 63, 183, 283, 284, 358, 388 Majoration ................................................... 196 MatÈriel................................................177, 272 mentions obligatoires .................................... 376 menus...........................................................82 mÈtrÈs ..................... 19, 120, 193, 194, 195, 219 mise ‡ jour ...........................................298, 300 Mise ‡ jour de la bibliothËque......................... 299 modes de rËglement .......................................19 mot de passe .................................................15 mouvements..................................................61 N notes .................................... 124, 154, 171, 241 EBP B‚timent Aide 396 nouveau dossier .............................................14 nouveautÈs......................................................5 numÈrotation ........................................369, 370 O Options 17, 18, 361, 362, 364, 365, 366, 370, 373, 385, 386, 387, 389 ouvrages .......................................113, 119, 371 P paiements .....................................................68 pays ......................................................19, 184 Pied ..............................................220, 221, 251 planning ........................................295, 297, 389 Plateforme................................................... 340 Postes ......................................................... 196 postes complÈmentaires ................................ 220 Promotion.................................................... 161 Promotions ............................ 115, 143, 149, 212 propriÈtÈs......................................... 84, 95, 306 prospects. 157, 158, 159, 160, 161, 162, 163, 164, 175, 302, 327 pump ............................................................59 R rÈapprovisionnement ...............................60, 257 rÈception.......................................................50 recopie........................................................ 105 rÈcupÈration donnÈes...............................16, 354 rÈfÈrences associÈes ..................................... 121 rËglements ............64, 65, 66, 198, 239, 293, 294 Regroupement ............................................. 231 Regroupement de BR .................................... 255 relances .................................................. 34, 66 remise..................................................196, 202 remise en banque...........................................65 rendez-vous................................................. 297 rÈpertoires................................................... 385 reprÈsentant................................................ 211 reprÈsentants............................................... 174 RÈseau Pro ...........................................133, 342 restauration 80, 314, 315, 316, 317, 318, 319, 320 retenue de garantie ...............................198, 377 Rexel ...................................................344, 345 rupture de stock........................................... 377 S salariÈs ................................. 176, 281, 295, 389 sauvegarde.79, 309, 310, 311, 312, 313, 366, 367 SAV .................. 63, 182, 288, 289, 291, 292, 388 Schneider .................................................... 339 secteurs gÈographiques................................. 187 Semangle .................................................... 337 situations ......................................................40 sociÈtÈ .................................................361, 362 Sofip....................................................139, 346 sorties de stock ..............................................56 statistiques .................................................. 302 stock... 54, 55, 56, 59, 60, 61, 117, 190, 211, 257, 262, 264, 265, 266 styles.......................................................... 384 suivi de chantier ...44, 45, 237, 275, 276, 279, 280 suivi de chantier simplifiÈ 238, 268, 269, 270, 271, 273, 274, 281 suivi de stock..........................................54, 377 suppression ................................................. 106 Index 397 T tableau de bord.....................................303, 387 Taches ........................................................ 282 tarifs........................ 25, 113, 115, 149, 161, 212 tarifs fournisseurs..... 25, 125, 133, 134, 135, 140, 334, 336, 337, 341, 342 taux............................................................ 382 transfert.....33, 42, 53, 74, 75, 227, 228, 229, 254 tris ......................................................... 95, 96 TVA .....................................................211, 382 U unitÈs ....................................................19, 189 utilisateurs............................................205, 206 V variables ..................................................... 195 version Pro ......................................................7 W web ..............................................................81 Wind'star..................................................... 138 Edité par EBP Informatique Rue de Cutesson BP 95 Ŕ 78513 Rambouillet Cedex Tél. : 0811 65 80 80 (prix d’un appel local depuis un poste fixe) - Fax : 01 34 85 62 07 - Site web http://www.ebp.com © Copyright 2010 EBP Informatique, édition Décembre 2010 Solution Automobile Auto Start Automobile Pour Windows® XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Automobile 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 4 Automobile Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part Automobile 5 ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 6 Automobile Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Automobile 7 Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un nonrespect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du 8 Automobile service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 Automobile 9 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle présente votre logiciel et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. - Pour une aide directe sur un écran précis, utilisez la touche F1, - Pour une aide générale, lancez la commande Rubriques d'aide du menu ?. Les onglets Index et Recherche vous permettent de retrouver l’aide souhaitée très rapidement et de manière approfondie. Le code d’activation Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités, selon la version choisie, pendant 40 jours. Au delà de ces 40 jours, la saisie sera limitée en nombre de documents de vente et il y aura la mention « Version de démonstration » sur toutes les impressions. Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées. La sauvegarde La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données correctes. Remarque: Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées. 10 Automobile Automobile 11 TABLE DES MATIERES AVANT DE COMMENCER 15 1. ASSISTANCE TECHNIQUE............................................................................15 1.1. Accès.....................................................................................................15 1.2. Comment contacter le service technique ?............................................15 2. CONFIGURATION RECOMMANDEE .............................................................16 2.1. Configuration requise.............................................................................16 2.2. Liste des réseaux...................................................................................16 2.3. Protocole validé .....................................................................................16 2.4. Matériel conseillé...................................................................................16 3. INSTALLATION EN RESEAU..........................................................................17 3.1. Installation et configuration réseau poste à poste (jusqu’à 4 postes) ....17 3.2. Installation et configuration client/serveur..............................................18 4. LANCEMENT DU LOGICIEL...........................................................................19 4.1. Par le menu Démarrer ...........................................................................19 4.2. A partir du bureau..................................................................................19 5. CODE D'ACTIVATION.....................................................................................19 5.1. Comment saisir le code d’activation ? ...................................................19 5.2. Activer manuellement ............................................................................19 6. ECRAN D'ACCUEIL ........................................................................................19 6.1. Ecran d'Accueil (logiciel non activé) ......................................................19 6.2. Ecran d'Accueil (liste des dossiers) .......................................................20 7. DESINSTALLATION DU PROGRAMME.........................................................21 PRESENTATION ET UTILISATION DU LOGICIEL 23 1. MENUS ET BARRES D'ICONES.....................................................................23 1.1. Les Commandes....................................................................................23 1.2. Les barres d’outils..................................................................................23 1.3. Personnalisation des barres d’outils ......................................................24 1.4. Les fenêtres...........................................................................................24 2. PROPRIETES GENERALES DES LISTES / GRILLES...................................24 2.1. Présentation générale............................................................................24 3. GESTION DES FICHIERS DE DONNEES......................................................25 3.1. Liste.......................................................................................................25 3.2. Fiche......................................................................................................26 4. CHAMPS DE SAISIE.......................................................................................27 4.1. Saisie d’une date ...................................................................................27 4.2. Champ avec choix prédéfinis.................................................................27 4.3. Saisie d’un montant ...............................................................................28 4.4. Champ Texte .........................................................................................28 4.5. Champ avec appel de liste ....................................................................28 12 Automobile CREATION ET PARAMETRAGE D'UNE SOCIETE 29 1. CREATION D'UNE NOUVELLE SOCIETE......................................................29 1.1. Récupération de données......................................................................29 2. PREFERENCES DE LA SOCIETE..................................................................29 3. RECUPERATION DES DOSSIERS CREES SOUS EBP GARAGE................30 3.1. EBP Garage/Carrosserie V6..................................................................30 3.2. EBP Garage V5 .....................................................................................30 4. RECUPERATION DES DOSSIERS CREES SOUS UN AUTRE LOGICIEL ...30 5. SOCIETE DE DEMONSTRATION...................................................................31 DONNEES 33 1. ARTICLES .......................................................................................................33 1.1. Articles...................................................................................................33 1.2. Pièces....................................................................................................33 1.3. Main d'œuvre.........................................................................................37 1.4. Ingrédient...............................................................................................38 1.5. Forfaits...................................................................................................38 1.6. Groupes de pièces.................................................................................39 1.7. Familles d'articles ..................................................................................39 1.8. Remises.................................................................................................40 2. VEHICULES ....................................................................................................41 2.1. Véhicules ...............................................................................................41 2.2. Options ..................................................................................................44 2.3. Marques, modèles et types de véhicules...............................................44 2.4. Couleurs ................................................................................................44 3. TIERS ..............................................................................................................45 3.1. Compagnons .........................................................................................45 3.2. Fournisseurs..........................................................................................46 3.3. Assurances, intermédiaires, experts et sociétés d'entretien ..................46 3.4. Clients....................................................................................................46 4. AUTRES ..........................................................................................................49 4.1. Ateliers...................................................................................................49 4.2. Tarifs......................................................................................................49 4.3. Activités .................................................................................................50 4.4. Modes de règlements ............................................................................50 4.5. Dépôts de stock.....................................................................................50 4.6. Emplacements.......................................................................................50 4.7. Villes, départements et pays..................................................................51 4.8. Mémos...................................................................................................51 4.9. Banques ................................................................................................51 VENTES 53 1. RECHERCHE DES VENTES ..........................................................................53 1.1. Les modes de recherche des documents de Vente...............................53 1.2. Les options de la fenêtre de recherche..................................................53 Automobile 13 2. GESTION DES GARANTIES...........................................................................54 2.1. Création du tarif et de l’atelier Garantie .................................................54 3. GESTION DES TEMPS BAREMES ................................................................55 3.1. Temps passé par défaut........................................................................55 3.2. Temps barêmés.....................................................................................55 4. GESTION DE LA MAIN D’ŒUVRE PEINTURE ..............................................55 4.1. Ingrédient...............................................................................................55 4.2. Saisie d’une heure de main-d’œuvre Peinture.......................................56 5. DOCUMENTS DE VENTE...............................................................................56 5.1. Facture ..................................................................................................56 5.2. Autres types de documents de Vente....................................................61 TRAITEMENTS 63 1. SAISIE DES REGLEMENTS ...........................................................................63 1.1. Consultation des règlements .................................................................63 1.2. Assistant de saisie des règlements........................................................63 2. REMISE EN BANQUE.....................................................................................65 3. TRANSFERT COMPTABLE ............................................................................65 3.1. Paramétrage du transfert.......................................................................65 3.2. Lancement du transfert..........................................................................66 3.3. Réexportation comptable.......................................................................66 4. GESTION DES HEURES ................................................................................66 4.1. Saisie des heures compagnons.............................................................66 4.2. Historique des heures* ..........................................................................66 4.3. Calendrier..............................................................................................67 4.4. Statistique* ............................................................................................67 4.5. Re-calcul Rendement Compagnon........................................................67 5. TRAITEMENTS DEPUIS LES DOCUMENTS DE VENTE...............................67 5.1. Impression du document .......................................................................67 5.2. Transfert d’un document * .....................................................................68 5.3. Génération des commandes fournisseurs à partir de l’OR ....................68 5.4. Travaux des compagnons pour le document.........................................68 5.5. Tableau de bord.....................................................................................68 ACHATS 69 1. COMMANDE FOURNISSEUR ........................................................................69 1.1. Création d’une commande fournisseur..................................................69 1.2. Réception de commande fournisseurs ..................................................69 1.3. Regroupement des bons de réception...................................................70 2. APPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE......................................................70 3. ENTREES ET SORTIES DE STOCK ..............................................................70 INVENTAIRE 71 1. VALIDATION DE L'INVENTAIRE ....................................................................71 14 Automobile 2. VISUALISATION DE L'INVENTAIRE...............................................................71 IMPRESSIONS 73 1. FONCTIONS COMMUNES AUX IMPRESSIONS ...........................................73 1.1. Les imprimantes utilisateurs ..................................................................73 1.2. Le menu Impressions ............................................................................74 2. LISTE DES IMPRESSIONS.............................................................................75 2.1. Factures.................................................................................................75 2.2. Données ................................................................................................75 2.3. Stock......................................................................................................75 2.4. Résultats................................................................................................76 2.5. Compagnons .........................................................................................76 3. APERÇU A L'ECRAN ......................................................................................77 3.1. Présentation des fenêtres d'aperçu .......................................................77 OUTILS 79 1. SAUVEGARDE ET RESTAURATION .............................................................79 1.1. Options de sauvegarde et de restauration.............................................79 1.2. Sauvegarde ...........................................................................................80 1.3. Sauvegarde et restauration des modèles et des formats.......................81 1.4. Lancer une restauration.........................................................................81 2. IMPORTATION ET EXPORTATION DES DONNEES.....................................83 2.1. Importation des bibliothèques constructeurs .........................................83 2.2. Importation/Exportation personnalisée ..................................................83 3. SYSTEME D’IMMATRICULATION DE VEHICULE .........................................83 MODULES 85 1. MODULE COMPTOIR .....................................................................................85 1.1. Les bons de livraison.............................................................................85 1.2. La facture Comptoir ...............................................................................85 2. MODULE VN/VO .............................................................................................86 2.1. Le parc de véhicule VN/VO ...................................................................86 2.2. Les réparations sur véhicule VN/VO......................................................87 2.3. Facturation VN/VO.................................................................................87 2.4. Les impressions.....................................................................................87 3. MODULE POINTEUSE....................................................................................88 4. MODULE DEPANNAGE..................................................................................88 5. D'ARVA DIRECT .............................................................................................88 INDEX 89 Automobile 15 AVANT DE COMMENCER 1. ASSISTANCE TECHNIQUE 1.1. Accès EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions. Avant de nous contacter, notez:  Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous -répondre sans ce numéro.  La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur, fonctionnement réseau ou monoposte...)  Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support téléphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00 Le vendredi : 8H00 à 18H00 Remarque: *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente). - Composez le 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local). - Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail à vwin.support@ebp.com en précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit. 16 Automobile 2. CONFIGURATION RECOMMANDEE 2.1. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : - OS : Windows® XP SP3, Windows® Vista SP2, Windows® Seven - Processeur : Intel P4 2 GHz ou equivalent - Mémoire : 1 Go - Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits - Espace disque libre : 2 Go 2.2. Liste des réseaux 2.2.1. Poste à poste (jusqu’à 4 postes) Les systèmes d’exploitation validés dans cette configuration sont : - Windows® XP - Windows® Vista 2.2.2. Serveur dédié Les systèmes d’exploitation validés dans cette configuration sont : - Windows® Server 2000 - Windows® Server 2003 - Windows® Server 2008 2.3. Protocole validé Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur les stations et le serveur. 2.4. Matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil (Wifi) et du courant porteur en ligne (CPL, technologie visant à faire passer de l'information à bas ou haut débit sur les lignes électriques). Ces types de réseau présentent un manque de fiabilité et ne présentent pas une vitesse de réseau suffisante. Nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Automobile 17 3. INSTALLATION EN RESEAU (Non géré par la version Auto Start.) 3.1. Installation et configuration réseau poste à poste (jusqu’à 4 postes) 3.1.1. Installation sur le serveur de données (serveur dédié ou non). Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation du logiciel de type personnalisé en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel: C:\PROGRAM FILES\EBP Répertoire des dossiers de démonstration: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS Répertoires données: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Attention Dans le cas d’une installation sur un serveur dédié, il est impératif de débrider le produit EBP sur le serveur. Partagez C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP en accès complet via l’Explorateur Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire et choisissez Partage et sécurité). Attention Vérifiez dans l’onglet Sécurité que l’utilisateur du produit EBP a un contrôle total sur le répertoire C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP 3.1.2. Installation sur les postes clients. Sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP de la station. Pour cela ouvrez le voisinage réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionner Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau". 18 Automobile Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionner Propriétés). Puis faîtes une installation du logiciel de type personnalisée sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel: C:\PROGRAM FILES\EBP Répertoire des dossiers de démonstration: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS Répertoires données: X:\PARTAGE Attention Vérifiez que l’utilisateur du poste client a un contrôle total sur le répertoire C:\PROGRAM FILES 3.2. Installation et configuration client/serveur 3.2.1. Installation sur le serveur L'installation de l’application sur le serveur est identique à celle poste à poste, sauf que le logiciel n'est pas installé sur le serveur. Par conséquent, vous devez créer sur le serveur un répertoire EBP puis le partager en accès complet pour les utilisateurs pouvant utiliser le logiciel (vous devez pour cela disposer du droit d'administrateur). Dans ce répertoire, créez le sousrépertoires PARTAGE. 3.2.2. Installation sur les postes clients. L'installation sur les postes clients est identique à celle poste à poste. Automobile 19 4. LANCEMENT DU LOGICIEL 4.1. Par le menu Démarrer Après installation du logiciel, un icône Automobile est créée dans le groupe EBP, accessible par le menu Démarrer / Programmes / EBP / Automobile. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. 4.2. A partir du bureau Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant sur l'icône EBP Automobile créée lors de l'installation. 5. CODE D'ACTIVATION 5.1. Comment saisir le code d’activation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à- dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. 5.2. Activer manuellement Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs (Pour obtenir ces informations composez le 0811 65 80 61). Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique d'EBP pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit. 6. ECRAN D'ACCUEIL 6.1. Ecran d'Accueil (logiciel non activé) Le programme vous est livré en version d’évaluation du produit. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limitée. 6.1.1. Evaluez Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation. 20 Automobile Attention Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilité RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. 6.1.2. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. 6.1.3. Activez Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 6.2. Ecran d'Accueil (liste des dossiers) A partir de cette fenêtre, vous pouvez : 6.2.1. Ouvrir Un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice. - Le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration. - Un dossier non listé : cliquez sur Parcourir. - Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice. 6.2.2. Créer un dossier Cliquez sur Créer un nouveau dossier. 6.2.3. Sauvegarder un dossier En cliquant sur l’icône « disquette » sur la ligne du dossier. 6.2.4. Supprimer un dossier En cliquant sur l’icône « croix » sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est définitive. Remarque Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier. Automobile 21 7. DESINSTALLATION DU PROGRAMME Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue, problème fichier programme...), allez dans Démarrer + Paramètres + Panneau de configuration et lancez l’Ajout / Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés par l’utilisateur. 22 Automobile Automobile 23 PRESENTATION ET UTILISATION DU LOGICIEL 1. MENUS ET BARRES D'ICONES Les différentes commandes du logiciel sont accessibles par l’intermédiaire de menus déroulants. Chacun d’eux regroupe des commandes ayant trait à un même sujet. 1.1. Les Commandes 1.1.1. Accès aux menus et à leurs commandes En utilisation courante de votre logiciel, vous allez travailler à la fois avec le clavier et la souris en fonction de l’opération à effectuer. Pour accéder aux menus, nous vous conseillons d’utiliser la souris. 1.1.2. Touches/clics utiles pour choisir une commande : Alt + lettre soulignée dans le nom du menu Permet d’accéder à un menu précis. Clic sur le menu  et  + (Entrée) Sélectionne la commande, et lance la commande. Clic sur la commande ou sur l’icone correspondante dans la barre d’outils Echap Ferme un menu sans sélectionner de commande Clic à l’extérieur de la barre des menus 1.2. Les barres d’outils Les icônes des barres d’outils permettent d’accéder rapidement à une fonction standard sans passer par les menus. Si tous les icônes décrits ici ne sont pas affichés sur votre écran, vous pouvez personnaliser votre barre (voir plus bas) pour les ajouter. Important: Lorsque vous passez la souris sur les icônes de la barre d’outils une bulle d’aide vous est proposée. 24 Automobile 1.3. Personnalisation des barres d’outils Lancez la commande Barre d’outils du menu Affichage pour personnaliser vos barres d’outils. Cliquez sur l’onglet Commandes pour accéder aux différentes icônes à ajouter/enlever. 1.4. Les fenêtres Dans une fenêtre, vous pouvez saisir des informations particulières à un fichier de données, saisir les renseignements concernant une donnée, ou un document à réaliser. La principale propriété des fenêtres est que vous pouvez ouvrir et travailler sur plusieurs fenêtres simultanément. Vous serez donc amenés à les manipuler, à passer de l’une à l’autre. Reportez-vous à votre manuel d’utilisation Windows, Section Fenêtre pour obtenir des explications détaillées concernant l’utilisation générale des fenêtres (déplacement, modification de taille, mise en icône, fermeture, ouverture, passage de l’une à l’autre...). Vous rencontrerez 4 types de fenêtres : - Les documents (estimation de travaux, OR, facture...). - Les Listes de données (articles, véhicules, clients, assurance, ateliers..) dites aussi grilles. - Les fiches : qui permettent de définir toutes les informations concernant un article, un véhicule, un client… La fiche est accessible uniquement à partir d’une liste. - Les aperçus écrans. 2. PROPRIETES GENERALES DES LISTES / GRILLES Une grille est composée de lignes et de colonnes. Chaque colonne contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enregistrement différent. 2.1. Présentation générale La ligne courante est repérée par la flèche située sur le bord grisé et une couleur précise. - Pour effectuer une multi sélections, utilisez la touche Ctrl + clic sur le carré gris situé en début de ligne. - Clic gauche sélectionne l'ensemble des lignes de la grille. - Clic droit dans une liste (sur le bord des lignes d’articles dans un corps de document) donne accès au menu contextuel qui propose : - les commandes spécifiques à la grille en cours, Automobile 25 - la commande Propriétés commune à toutes les grilles permettant de modifier les colonnes de la grille et son apparence (couleur, motif), - la commande Filtres permet de définir des filtres de sélection permettant de n’afficher que certaines données répondant à des critères précis (voir plus loin, la création d’un filtre). 3. GESTION DES FICHIERS DE DONNEES La gestion (création, modification, duplication, suppression, recherche) de vos données (articles, clients, véhicules, tarifs, assurances, ateliers, activités, compagnons ...) s’effectue à partir d’une liste dont vous devez maîtriser le fonctionnement. Important: Nous allons ici décrire le fonctionnement de la gestion des données sur un fichier de pièces sachant que le fonctionnement est identique pour tous les fichiers de données. Lancez la commande Articles + Pièces du menu Données, la liste des pièces existantes s’affiche. C’est à partir de la liste que vous allez pouvoir : - Trier ou filtrer la liste suivant des critères précis et rechercher une donnée précise, - Créer de nouvelles données, - Modifier et consulter plusieurs informations en simultanée et très rapidement, - Dupliquer une fiche, - Imprimer les états associés. 3.1. Liste 3.1.1. Tri de la liste Si vous souhaitez avoir un autre tri par défaut, il faut aller le changer dans les propriétés de la grille. 3.1.2. Rechercher une donnée précise Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de la donnée à rechercher. Si vous validez la saisie par la touche Entrée, elle sera enregistrée dans le menu déroulant et pourra être utilisée pour d’autres recherches. Le champ Recherche vous permet de saisir les caractères de recherche (suivant le critère de tri courant). Si vous saisissez les premiers caractères de la référence de l’article à rechercher, le logiciel affiche la liste des articles dont la référence commence par ces caractères. 26 Automobile 3.2. Fiche 3.2.1. Ouverture automatique de la fiche Pour que la fiche s’ouvre automatiquement à l’ouverture d’une liste, il suffit : - de punaiser la fiche (via l’icône en haut à gauche de la fiche), - de positionner la fiche à l’écran de manière à pouvoir consulter fiche et liste simultanément, - de fermer la liste (ce qui fermera la fiche en même temps). A la prochaine ouverture de la liste, la fiche sera automatiquement ouverte. Pour désactiver ce mode, il suffit de dépunaiser la fiche ou de fermer la fiche avant la liste. Rappel: Lorsque vous vous déplacez dans la liste et qu’une fiche est ouverte et punaisée, les informations de la fiche sont automatiquement mises à jour pour correspondre à la donnée courante dans la liste. 3.2.2. Suppression d’une fiche Pour supprimer une pièce dans la liste, sélectionnez la ligne correspondante et appuyez au choix sur : - la touche Suppr de votre clavier, - l’icône de suppression de la barre de navigation « Fiches », - l‘entrée « Supprimer » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. 3.2.3. Création d’une fiche Pour créer une nouvelle fiche (pièce) dans votre fichier, utilisez au choix : - la touche Inser de votre clavier (Ctrl + Inser en mode Edition) - l’icône de création de la barre de navigation « Fiches » - l‘entrée « Nouveau » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Saisie des informations Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant la pièce. - Saisissez obligatoirement la référence et le libellé pour avoir accès à la saisie des onglets. - Saisissez toutes les informations concernant la pièce à créer. Remarque: Pour passer de champ en champ, utilisez la touche  (Entrée) et les touches de direction. Enregistrement de la fiche Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez au choix : - la touche F2, - l’icône « Enregistrer et nouveau » de la barre de navigation « Fiches », Automobile 27 - l‘entrée « Enregistrer et nouveau » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Sortie de fiche La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées : un message de confirmation s’affiche, répondez NON pour fermer sans enregistrer les modifications. 3.2.4. Duplication de fiche Pour dupliquer une fiche existante, sélectionnez-la dans la liste et cliquez au choix sur : - l’icône « Dupliquer » de la barre de navigation « Fiches » - l‘entrée « Dupliquer» du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Le logiciel affiche une nouvelle fiche reprenant les informations de la fiche d’origine et propose un numéro dans la zone Référence. Saisissez la référence de la nouvelle fiche et enregistrez-la. 3.2.5. Modification d’une fiche Pour modifier le contenu d’une fiche, activez dans la liste la donnée à consulter/modifier et validez la ligne avec la touche « Entrée » ou avec le menu contextuel + Modifier. La fiche apparaît. Faites les modifications souhaitées. 3.2.6. Les impressions liées aux données courantes Cliquez sur, au choix sur : - l’icône « Imprimer » de la barre de navigation « Fiches » - l‘entrée « Impression» du sous-menu Action de la barre des tâches courantes - clic droit + Imprimer. 4. CHAMPS DE SAISIE 4.1. Saisie d’une date La saisie d'une date complète est très simple. Vous saisissez les deux premiers chiffres du jour, du mois et les deux derniers chiffres de l'année (05). Vous pouvez aussi appeler le calendrier en cliquant sur la flèche à droite du champ, et sélectionne votre date. 4.2. Champ avec choix prédéfinis Ce type de champ correspond à une liste déroulante qui apparaît quand vous cliquez sur la flèche. 28 Automobile Sélectionnez l’une des informations proposées. Sur un champ Date, un calendrier est ouvert, c’est un jour que vous sélectionnez. 4.3. Saisie d’un montant La seule caractéristique d'une saisie de montant réside dans les caractères que vous êtes autorisés à taper. En effet, la vérification du format du montant est effectuée au fur et à mesure de la frappe. Une fois le montant validé, le logiciel met le nombre au format par défaut défini dans l'onglet Format (Commande Préférences). La saisie accepte le point et la virgule comme séparateur décimal. Le résultat imprimé dépend du format par défaut associé à ce type de variable ou du format choisi dans le modèle d'impression pour cette variable précise. 4.4. Champ Texte Dans un champ Texte de plusieurs lignes (adresse, commentaire…), utilisez la touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. 4.5. Champ avec appel de liste Pour ce type de champs, vous pouvez accéder à la liste des données existantes avec F4 ou en cliquant sur l’icône située sur la droite du champ. Automobile 29 CREATION ET PARAMETRAGE D'UNE SOCIETE 1. CREATION D'UNE NOUVELLE SOCIETE Activez la commande Nouveau du menu Société. Vous entrez alors dans un assistant qui détaille une à une les étapes à renseigner. 1- Cette première étape vous permet de créer un dossier. Saisissez les informations concernant votre société (raison sociale, adresse, téléphone). La combinaison de touches Ctrl + Entrée permet de passer à la ligne suivante dans les zones de type Adresse. 2 - Utilisez le bouton Suivant pour passer d’étape en étape et cliquez sur le bouton Terminer en fin d’assistant. Vous pouvez revenir sur une étape avec le bouton Précédent. Remarque: Ces informations sont consultables par la commande Préférences du menu Société (onglet Société). 1.1. Récupération de données Si vous importez un dossier venant d’un autre logiciel (EBP Garage 5, EBP Garage sous Dos, AssLog, SolyCar, Vulcain, API, IDS/Vega) de nombreux fichiers sont récupérés automatiquement. En version Standard, une procédure d’import personnalisé vous permet également de récupérer d’éventuels fichiers ASCII provenant d’autres logiciels afin de les intégrer dans les tables d’Automobile 2. PREFERENCES DE LA SOCIETE Après création du dossier société et avant de définir vos fichiers de travail (dépôts, fournisseurs, familles de pièces, pièces, mains-d’œuvre, tarifs, ateliers, véhicules, clients,...). Il est indispensable de définir les différents paramètres de fonctionnement propres à votre société. 30 Automobile Pour cela, lancez la commande Préférences du menu Société et renseignez tous les onglets proposés. 3. RECUPERATION DES DOSSIERS CREES SOUS EBP GARAGE 3.1. EBP Garage/Carrosserie V6 Lors d’une mise à jour de EBP Garage/Carrosserie V6 en Automobile, les dossiers sont automatiquement convertis pour fonctionner avec ce logiciel. 3.2. EBP Garage V5 Vous avez la possibilité de récupérer les données créées sous EBP Garage 5. Pour cela, dans le logiciel Garage V5, il faut faire une sauvegarde de votre dossier, ainsi que le transfert en comptabilité pour les personnes qui utilisent cette fonctionnalité. Puis, depuis le logiciel Automobile: 1. Il faut fermer le dossier qui est en cours d’utilisation en passant par la commande « Fermer » du menu « Société », 2. Lancer la commande « Récupération Garage V5 » du menu « Outils » pour activer l’assistant de récupération et cliquez sur le bouton « Suivant », 4. RECUPERATION DES DOSSIERS CREES SOUS UN AUTRE LOGICIEL Vous avez la possibilité de récupérer les données créées sous EBP Garage sous DOS, API Garage, ASSLOG (Assutor), Solycar, Vulcain, IDS/Vega). Automobile 31 5. SOCIETE DE DEMONSTRATION Pour ouvrir la société de démonstration : - Lancez le logiciel et activez la commande Ouvrir du menu Société. Vous obtenez alors la boîte d’ouverture et de création d’un dossier société. La liste des dossiers reconnus par EBP s’affiche. - Choisissez le dossier à ouvrir et cliquez sur OK. Important: Avant de créer votre propre société, nous vous conseillons de travailler dans la société de démonstration pour découvrir et maîtriser votre logiciel. Une fois à l’aise, créez votre société. 32 Automobile Automobile 33 DONNEES 1. ARTICLES 1.1. Articles Depuis Automobile, vous avez la possibilité d’intégrer des bibliothèques de pièces et de temps barêmés ce qui crée automatiquement les fiches de vos articles de type Pièce et Main-d’œuvre. Important: • L'intégration de bibliothèques n'est pas disponible dans Auto Start. • Une fois vos pièces enregistrées, vous devez ensuite effectuer une saisie d’inventaire pour toutes les pièces que vous souhaitez suivre en stock (case Gestion de Stock cochée dans l’onglet Stock). 1.2. Pièces Pour accéder à une fiche pièce, à partir de la liste des pièces : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle pièce. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient la pièce. 1.2.1. Onglet Tarification Prix de revient Le calcul du prix de revient dépend des paramètres que vous avez renseignés dans l’onglet Stock des Préférences de votre dossier. Majoration Permet de définir un coefficient (ou un pourcentage) de majoration du prix de revient de la pièce afin de définir le prix de vente HT. 34 Automobile Prix de vente HT Si vous avez coché la case Mise à jour du prix de vente lors de la réception, dans l’onglet Stock des préférences de votre société, une fois le prix de revient mis à jour, le logiciel recalcule le prix de vente à partir du nouveau prix de revient sans modifier le coefficient de la fiche. Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. Quantité La quantité indiquée est automatiquement proposée à la facturation. Si rien n’est saisi l’article est facturé à l’unité. Code remise Le code de remise de la pièce est généralement intégré à l’import d’un panier de pièces constructeur, mais peut-être défini par l’utilisateur. Emballage Permet de définir le type d’emballage de la pièce (en bidon, en carton ou en vrac). Chaînage Cette zone permet de lier automatiquement un autre article à la pièce définie ici. Pièce constructeur Cochez cette case pour intégrer une pièce que vous avez manuellement créée à votre panier de pièce constructeur. Pièce à ne pas commander sur OR Cochez cette case si vous ne désirez pas que l’article apparaisse dans les commandes fournisseurs générées à partir de l’OR. TVA sur huile Cette case permet d’effectuer une distinction entre la TVA standard et la TVA sur huile à l’édition de la facture et dans le journal de vente. Calculer la quantité à partit du TTC Cette option permet de modifier la quantité de facturation, et non le prix unitaire de vente de la pièce, lors de la modification du prix TTC en facturation. Lubrifiant / pneumatique Permet de définir la nature de la pièce. Automobile 35 Important: Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Temps, Chiffre, Marge, Temps passé et Productivité sur le mois courant et l’année courante. 1.2.2. Onglet Stock (Non géré par la version Auto Start.) Gestion du stock Cochez la case Gestion du stock si vous désirez gérer le stock de cette pièce. Dépôt Permet de visualiser le stock ainsi que les mouvements de la pièce dans le dépôt sélectionné. Emplacement Permet d’indiquer la position de la pièce dans le stock. Un état par emplacement pourra être édité. Minimum L’état de réapprovisionnement signalera cet article si sa quantité en stock est inférieure à la quantité indiquée ici. Important: Les zones Cmdes Frs (commandes Fournisseurs), Entrées, Sorties et En Stock sont inaccessibles à la saisie. 1.2.3. Onglet Fournisseur (Non géré par la version Auto Start.) Pour pouvoir générer automatiquement des commandes fournisseurs à partir d’un OR ou de l’opération de Réapprovisionnement automatique. Remarque: Si des colonnes n’apparaissent pas, ajoutez-les avec les propriétés de la grille. Fournisseur Saisissez ici le nom du ou des différents fournisseurs de la pièce. Référence fournisseur Saisissez ici la référence de la pièce chez le fournisseur. Prix d'achat Saisissez le prix d’achat de la pièce ou du conditionnement si la pièce est achetée avec un conditionnement particulier. 36 Automobile Conditionnement Saisissez ici la quantité de pièces contenues dans le conditionnement minimum de votre fournisseur. Quantité minimum Saisissez ici la quantité minimale de pièces ou de conditionnement à commander chez ce fournisseur. Code Barre Saisissez ici le code barre correspondant à votre pièce. Lorsque vous allez scanner votre article avec une douchette, le logiciel va, dans un premier temps, vérifier si la référence de l'article existe. Si la référence n'existe pas, le logiciel vérifie ensuite si le code barre est présent et va sélectionner la référence correspondante. 1.2.4. Onglet Remplacement Cet onglet permet de renseigner les pièces qui seront proposés en remplacement de la référence saisie lors de la facturation si la quantité de celle-ci est épuisée. 1.2.5. Onglet Statistique Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document contenant cette pièce. 1.2.6. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir la quantité vendue, le chiffre d’affaire, le prix de revient et la marge réalisée pour une année. Automobile 37 1.3. Main d'œuvre Pour accéder à une fiche main d’œuvre, à partir de la liste des mains d’œuvres : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle main d’œuvre. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient la M.O. 1.3.1. Onglet Tarification Prix de revient Il vous est possible de saisir, dans cette zone, le prix de revient de votre main d’œuvre. Tarif M.O. Choisissez dans la liste déroulante le type de M.O. à appliquer sur l’opération de main-d’œuvre à créer. Prix de vente HT Le calcul du prix de vente de votre main d’œuvre dépend du tarif renseigné dans vos grilles de Tarifs (voir la rubrique Les Tarifs). Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. Temps Saisissez ici le temps à facturer correspondant au temps nécessaire pour réaliser cette opération de main-d’œuvre. Remarque: Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Temps, Chiffre, Marge, Temps passé et Productivité sur le mois courant et l’année courante. 1.3.2. Onglet Temps barêmés Cet onglet permet de consulter ou de définir des temps particuliers à certains types de véhicules. 1.3.3. Onglet Statistique Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document de Vente contenant cette pièce. 38 Automobile 1.3.4. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir la quantité vendue, le chiffre d’affaire, le prix de revient et la marge réalisée pour une année. 1.4. Ingrédient (Non géré par la version Auto Start.) Lors de la facturation des opérations de main-d’œuvre, le logiciel recherche l’ingrédient associé au véhicule pour appliquer le tarif correspondant. 1.5. Forfaits Un forfait est une prestation composée de plusieurs articles, généralement M.O. + pièces, facturée à un prix forfaitaire. Pour accéder à une fiche forfait , à partir de la liste des forfaits : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle main d’œuvre. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie de la composition du forfait. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le forfait. Type Vous pouvez créer quatre sortes de forfaits pré modélisés : les forfaits Génériques, les forfaits Par Marque, les forfaits Par Modèle et les forfaits Par Type Véhicule. Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. Prix de vente Cette information est obligatoire pour pouvoir valider la création du forfait. Valider Ce bouton valide la création/modification du forfait. 1.5.1. Onglet Détail Pour les forfaits de type Générique, saisissez les différents articles composant le forfait.. Automobile 39 Remarque: Pour les trois autres types de forfait saisissez seulement les libellés des articles, vous composerez votre forfait au moment de la facturation. Tarif et ingrédient L’onglet Détail fait apparaître les zones Tarif et Ingrédient. Choisissez ici le tarif sur lequel la base de calcul du forfait s’effectuera. Important: Pour un forfait comportant de la main-d’œuvre Peinture, saisissez l’ingrédient utilisé. 1.5.2. Onglet Liste des références de forfaits Cet onglet est utile uniquement pour les forfaits de type par Marque, par Modèle et par Type Véhicule. Il vous permet de consulter les forfaits particuliers à : - une marque si le forfait est de type Par Marque, - un modèle de voitures dans une marque précise si le forfait est de type Par Modèle, - un type mine de voitures, dans un modèle et une marque précise si le forfait est de type Par Type mine. Remarque: Cet onglet est automatiquement alimenté par les facturations successives. 1.6. Groupes de pièces Un groupe est un ensemble de pièces et d’opérations qui s’intégreront automatiquement dans le document en une seule opération. 1.7. Familles d'articles Une famille d’articles permet de regrouper les articles selon leur type. La liste des familles (menu Données/Articles) vous permet de créer, modifier vos familles d’articles. 40 Automobile Important: Lors du transfert en comptabilité, si vous ne saisissez pas de comptes comptables dans vos fiches famille, le logiciel prendra alors en considération les comptes comptables saisis dans l’Atelier, ou dans l’onglet Comptes des Préférences s’il n’y en a pas de renseignés dans l’Atelier. 1.8. Remises 1.8.1. Codes remises Les codes remises (menu Données / Articles) fournies par le constructeur doivent être importés ou créés pour être associées aux fournisseurs ou aux clients. 1.8.2. Grilles de remises Les grilles de remises vous permettent d’appliquer un taux de remise aux articles ayant le même code remise. Important: Après avoir rempli la grille de remises il faut faire à nouveau un import du panier de pièces pour que le logiciel puisse calculer le prix de revient des articles en fonction du code remise. Après chaque modification de la grille de remise fournisseur, il est impératif de refaire un import du panier de pièces. 1.8.3. Modèles de grille de remises La création de modèle La création de modèle de remises vous permettra d’associer les mêmes remises à différents clients sans avoir à le faire pour chaque client. Affectation d’un modèle de remise Les modèles de remises créés et remplis, il ne vous reste plus qu’à les associer à des clients et/ou des fournisseurs. La suppression d’un modèle de remise Pour supprimer un modèle de remises dans une fiche client ou fournisseur, il faut sélectionner dans la zone « Grille modèle » le modèle à supprimer et de cliquer sur le bouton « Annuler Modèle ». Remarque: Si vous répondez par la positive le modèle de remises et ses lignes seront supprimées. Si vous répondez par la négative seul le modèle de remise sera supprimé et ses lignes seront conservées. Automobile 41 Affectation multiple de modèle de remises Vous avez la possibilité d’affecter plusieurs modèles de remises dans une fiche client ou fournisseur. 2. VEHICULES 2.1. Véhicules Pour accéder à une fiche véhicule, à partir de la liste (menu Données/Véhicules) : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle pièce. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Important: Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu’EBP) et que vous souhaitez récupérer les véhicules déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancer la procédure d’import dans Automobile. Immatriculation Cette zone doit obligatoirement être renseignée pour accéder à la saisie des onglets. Propriétaire Le nom ou la raison sociale sélectionnée dans cette zone sera automatiquement proposé lors de la réalisation d’un document sur ce véhicule si l’option affichage du propriétaire après le véhicule est cochée dans les préférences du dossier. Type de véhicule – Utilitaires – Achat soumis à TVA Pointez ici le type de véhicule ainsi que la TVA souhaitée. 2.1.1. Onglet Carte grise Cet onglet permet la saisie de divers informations concernant le véhicule. Marque Renseignez ici la marque véhicule. Remarque: A la saisie des opérations de main-d’œuvre, la marque saisie sera automatiquement recherchée dans l’onglet Temps barêmés de la fiche de l’article. Modèle Renseignez ici le modèle du véhicule 42 Automobile Remarque: En facturation d’un forfait de type Par Modèle, le logiciel recherchera le modèle du véhicule traité pour retrouver le forfait associé. N° de série - Type mine Renseignez ici le numéro de série et le type mine du véhicule. Type véhicule Renseignez ici le type véhicule. Remarque: A la saisie des opérations de main-d’œuvre, le type véhicule saisie sera automatiquement recherchée dans l’onglet Temps barêmés dans la fiche de l’article. En facturation d’un forfait de type Par Type véhicule, le logiciel recherchera le modèle du véhicule traité pour retrouver le forfait associé. Numéro pièce Renseignez ici le numéro de pièce du véhicule. Date 1ère MEC Renseignez ici la date de première mise en circulation du véhicule. Important: En cas de changement d’immatriculation, il vous faudra activer la fiche du véhicule et lancer la commande Véhicules\Changement d’immatriculation du menu Données. 2.1.2. Onglet Informations Autres Informations / Informations mécaniques Renseignez ici le numéro DRIR, le numéro clé, le code alarme, le code autoradio, le numéro et le type de boîte, le numéro de châssis et le numéro de moteur. Assurance Renseignez les informations concernant l’assurance du véhicule. Contrat d’entretien Si le véhicule possède un contrat d’entretien, renseignez-le dans cette zone. Garantie Cette zone permet de définir le contrat de Garantie du véhicule. Consommation de carburant et émission de CO² Automobile 43 Saisissez ici la consommation en carburant dans les différents cycles (ville, route et mixte) ainsi que l'émission de CO² et obtenez automatiquement sa classification. 2.1.3. Onglet Mémos/Autres Saisissez ici les informations concernant la dernière vidange et la prochaine vidange ainsi le contrôle technique. Vidange Pour la vidange, vous pouvez indiquer un kilométrage pour la prochaine vidange et un intervalle de kilomètres pour l’espacement des vidanges suivantes. Contrôle technique Si vous souhaitez être averti avant la date prévue pour le contrôle technique, cochez l’option dans les préférences de la société (onglet Facturation). 2.1.4. Onglet Historique Cet onglet affiche la liste des documents réalisés sur ce véhicule. 2.1.5. Onglet Historique Détaillé Cet onglet permet d’obtenir la liste détaillée des interventions effectuées sur le véhicule. 2.1.6. Onglet Statistique Cet onglet permet d’obtenir des statistiques mensuelles. 2.1.7. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur ce véhicule pour une année sous forme de tableau ou de graphique. 2.1.8. Onglet VN/VO* *accessible uniquement avec le module Vn/Vo Informations marchandes Cette zone permet d’obtenir les informations sur le coût total, le montant des cessions et la marge. Immobilisation Saisissez ici la date d’entrée et de sortie d’immobilisation et le coût journalier de l’immobilisation. Stockage Saisissez ici les numéros de stockage, de lot et le lieu de stockage. Ancien propriétaire Renseignez ici les informations concernant l’ancien propriétaire du véhicule. 2.1.9. Onglet Photo Cet onglet permet d’insérer des photos du véhicule. 44 Automobile 2.1.10. Onglet Clients Cet onglet permet d’ajouter des clients au véhicule en indiquant leur fonction. 2.1.11. Onglet Codes Types Cet onglet permet de lister les codes types du véhicule. 2.1.12. Onglet Options* *accessible uniquement avec le module Vn/Vo Cet onglet permet de saisir les options du véhicule destiné à la vente. 2.2. Options *La liste des options n’est utilisable qu’avec le module Vn/Vo. Cette liste permet de créer les options des véhicules destinés à la vente. 2.3. Marques, modèles et types de véhicules La marque, le modèle et le type de véhicule doivent être renseignés dans la fiche des véhicules. Important: Pour que la gestion des temps barêmés fonctionne il faut obligatoirement préciser dans la fiche du véhicule, le type de véhicule. 2.4. Couleurs Les codes couleurs se créent directement depuis la fiche du véhicule (Onglet Carte Grise) Automobile 45 3. TIERS 3.1. Compagnons (Non géré par la version Auto Start.) Si vous souhaitez suivre le détail des heures travaillées de votre personnel créez pour chacun d’entre eux une fiche compagnon et définissez les différentes activités. 3.1.1. Onglet adresse Renseignez ici les informations concernant l’identité du compagnon. 3.1.2. Onglet infos Saisie journalière* *Disponible uniquement avec le module Pointeuse Pour chaque compagnon, vous devez indiquer s’il est chef d’atelier ou non et s’il saisit ses heures en mode Automatique ou en mode Saisie Journalière. Chef d'atelier* *Disponible uniquement avec le module Pointeuse Le chef d’atelier pourra enregistrer les heures de tous les compagnons et cela sans avoir à saisir leur mot de passe 3.1.3. Onglet coût Définissez dans cet onglet , les coûts de revient du compagnon. 3.1.4. Onglet infos dépannage* *Disponible uniquement avec le module Dépannage Permet de définir les taux de commissions du compagnon, concernant le dépannage. 3.1.5. Onglet évolution du rendement Statistiques sur le rendement du compagnon. 46 Automobile 3.2. Fournisseurs (Non géré par la version Auto Start.) La gestion des fournisseurs (menu Données) permet de gérer les achats Important: Vous pouvez importer un panier de pièces constructeur. Dans ce cas, la création des fournisseurs est obligatoire (Le constructeur est alors fournisseur). De plus, le compte comptable défini dans la fiche fournisseur est automatiquement repris lors du transfert comptable des achats. 3.3. Assurances, intermédiaires, experts et sociétés d'entretien (Non géré par la version Auto Start.) La réparation collision fait intervenir les tiers suivants : Assurances, intermédiaires (assureurs, courtiers, …) et experts. 3.4. Clients 3.4.1. Clients Le logiciel propose une gestion des clients approfondie. Important: Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu’EBP) et que vous souhaitez récupérer les clients déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancez la procédure d’import dans Automobile. Onglet Adresse Adresse Vous avez la possibilité de saisir 4 adresses. Contact Saisissez ici le nom, le numéro de téléphone et de portable du contact. Contact Avancé Saisissez ici le numéro de fax, l’adresse mail et URL du contact. Onglet Conditions de facturation Zone informations diverses Famille Client Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le client. Commercial Indiquez le compagnon auquel est rattaché le client. Secteur Indiquez le Secteur auquel est rattaché le client. N°TVA Automobile 47 Saisissez ici le numéro de TVA intra-communautaire. Zone remises Si le client à une remise particulière, celle-ci sera prise automatiquement à la facturation. Zone Options Mode de Règlement Le mode de règlement indiqué sera automatiquement proposé en saisie d’un règlement en pied de document. Si le mode de règlement est de type Lettre de change ou Prélèvements, vous pourrez générer un fichier bancaire à l’attention de votre banque. Relevé de Factures Cochez cette case pour pouvoir imprimer un état comprenant les factures du client pour une période précise. Nombre de Factures Saisissez ici le nombre d’exemplaires souhaité à l’impression. Tarif Saisissez ici le tarif qui sera utilisé en facturation pour ce client. Onglet Comptabilité Cette zone permet de connaître l’encours client et assurance, les montants réglés par le client et l’assurance. Vous pouvez également déterminer un plafond de facturation ainsi qu'un seuil d'encours. Vous serez dans ce cas averti lors de la génération d'un document de vente si vous êtes au-dessus du plafond ou de l'encours. Onglet Infos Banques Cette zone permet de saisir le nom de la banque du client, son adresse ainsi que le N° de compte international IBAN ou BIC. Si vous saisissez l'IBAN, les éléments seront renseignées automatiquement dans la zone du RIB. Onglet Véhicules Cet onglet affiche la liste des véhicules appartenant au client. Onglet Historique Cet onglet affiche la liste des documents facturés à ce client. Onglet Statistiques Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur ce client pour une année. 48 Automobile Onglet Remises Cet onglet permet de visualiser le pourcentage de remise qui sera appliqué aux articles. 3.4.2. Familles clients Si vous souhaitez obtenir des états statistiques par famille, créez des familles de clients et associez à chaque fiche client un code famille. Automobile 49 4. AUTRES 4.1. Ateliers A toute réalisation de documents (devis, ordre de réparation, facture) est associée un atelier. Sa saisie est obligatoire et très importante. 4.1.1. Onglet Description Type Facturation Le choix du type de facturation permet de générer des documents avec des options particulières et dans certains cas un traitement comptable particulier. Tarif par défaut Le tarif indiqué ici sera automatiquement appliqué aux articles du document rattaché à cet atelier. Dépôt Si vous gérez plusieurs dépôts de stock, indiquez le dépôt à mouvementer lors de la réalisation des documents sur cet atelier. 4.1.2. Onglet Comptabilité Par défaut, le logiciel traite les ventes suivant le paramétrage effectué dans les préférences du dossier mais vous pouvez définir un journal et des comptes de ventes particuliers à chaque atelier ou à un atelier particulier. 4.1.3. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur cet atelier pour une année sous forme de tableau ou de graphique. 4.2. Tarifs Lorsque vous facturez un article, le logiciel calcule automatiquement son prix à partir du tarif appliqué sur le document. Sa saisie est obligatoire et très importante. Un tarif est un tableau qui permet de : - définir les taux de chaque type de main-d’œuvre, - d’appliquer des remises pour des mains-d’œuvre précises. 4.2.1. Onglet Général Tarif MO La partie Tarif M.O vous permet de définir les différents taux de main-d’œuvre.. Tarif Ingrédient La partie Tarif Ingrédient permet de définir les différents montants à ajouter à l’heure de peinture qui varient selon l’ingrédient peinture utilisé. 50 Automobile Petites Fournitures Dans la partie Petites Fournitures vous pouvez appliquer un pourcentage supplémentaire sur le montant total des pièces, de la MO et/ou des ingrédients. Remises Dans la partie Remises, vous pouvez définir des taux de remise par types d’articles. 4.2.2. Onglet Détail L’onglet Détail vous permet de préciser une remise globale sur une main-d’œuvre. Important: Des remises particulières peuvent être directement définies dans la fiche des clients, si vous ne souhaitez pas créer un tarif particulier. 4.3. Activités (Non géré par la version Auto Start.) Si vous souhaitez suivre le détail des heures travaillées de votre personnel, créez pour chacun d’entre eux une fiche compagnon et définissez les différentes activités. Pour chaque activité, vous devez indiquer : - Son regroupement : Heures productives, Heures non productives, Absences, Congés, Maladie, Autres. (Pour le regroupement Heures productives, indiquez le type d’activité productive : Autres, Peinture, Mécanique, Tôlerie.) - Le montant des charges fixes mensuelles ou annuelles et le nombre d’heures réalisées qui permettra de calculer un coût horaire. 4.4. Modes de règlements Pour chaque fiche client et fournisseur, indiquez le mode de règlement par défaut. 4.5. Dépôts de stock (Non géré par la version Auto Start.) Le dépôt MAGASIN est créé par défaut mais vous avez la possibilité de gérer plusieurs dépôts. Dans les préférences de la société (onglet Stock/MO), indiquez le dépôt qui sera proposé par défaut en gestion de Stock. 4.6. Emplacements (Non géré par la version Auto Start.) Un emplacement permet d’indiquer la position de la pièce dans le stock. Automobile 51 4.7. Villes, départements et pays Le fichier des départements contient la totalité des départements Français. 4.8. Mémos Par la commande Autres \ Mémos du menu Données, vous pourrez créer des textes qui seront insérables dans vos documents de ventes. 4.9. Banques Tous les règlements de vos clients, assureurs, intermédiaires et les paiements aux fournisseurs doivent être remis en banque pour générer les écritures comptables correspondantes. 52 Automobile Automobile 53 VENTES 1. RECHERCHE DES VENTES La gestion complète des pièces de vente est regroupée dans une fenêtre unique. Pour y accéder, passez par la commande Recherche du menu Ventes ou par l’icône Recherche Ventes de la barre de navigation Standard, ou bien encore par l’entrée Recherche du sous menu ventes de la barre des tâches courantes. 1.1. Les modes de recherche des documents de Vente 1.1.1. La recherche Rapide Cet onglet permet de faire une recherche rapide des documents de vente par numéro, client, véhicule et par la date. 1.1.2. La recherche Multicritères Cet onglet permet de filtrer les documents de vente par type de document. 1.1.3. La personnalisation Cet onglet permet de personnaliser la fenêtre de recherche. 1.2. Les options de la fenêtre de recherche Remarque: Options accessibles par le menu contextuel (clic droit) dans la fenêtre de recherche, ou par le sous menu Action de la barre des tâches courantes. 1.2.1. Nouvelle Pièce Pour créer une nouvelle pièce, cliquez sur le bouton Nouveau et choisissez le type de document que vous souhaitez créer. 1.2.2. Modification d'une pièce existante Pour modifier une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Modification. 1.2.3. Visualisation d'une pièce existante Pour visualiser une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Visualisation. 54 Automobile 1.2.4. Suppression d'une pièce Pour supprimer une pièce existante, sélectionnez le document en cliquant sur le carré gris en début de ligne concernant la pièce et cliquez sur le bouton Suppression. 1.2.5. Impression d'une pièce Pour imprimer une pièce, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Impression. 1.2.6. Transfert d’un document* * non valable pour les factures Cette manipulation permet de transférer un type de document (Devis, OR) en un autre (OR, Facture).. 1.2.7. Duplication Pour dupliquer une pièce existante, sélectionnez le document en cliquant sur le carré gris en début de ligne concernant la pièce et cliquez sur le bouton Dupliquer, sélectionnez le client, le véhicule et le type de copie. 2. GESTION DES GARANTIES 2.1. Création du tarif et de l’atelier Garantie 2.1.1. Création du tarif Avant tout, vous devez créer un tarif GARANTIE et un atelier de type facturation Garantie. Remarque: Vous devez impérativement mettre GARANTIE en code puis saisissez vos taux de main-d’œuvre applicables pour les garanties. 2.1.2. Création de l’atelier Pour créer l’atelier Garantie, passez par la commande Ateliers du menu Données. Automobile 55 3. GESTION DES TEMPS BAREMES Remarque: • Depuis Automobile, vous avez la possibilité d’importer des bibliothèques de temps barêmés. • Import non disponible en version Auto Start. 3.1. Temps passé par défaut Une opération de main-d’œuvre prend un certain temps qui est généralement le même pour la plupart des véhicules. Celui-ci est indiqué dans l’onglet Tarification de a fiche Main-d’œuvre. Lorsque vous facturez ce code Main-d’œuvre, le logiciel indique automatiquement le temps dans la colonne Qté/Temps. 3.2. Temps barêmés L’onglet Temps Barêmés permet de définir des temps de travail différents pour le même travail lorsqu’il s’agit d’un type de véhicule particulier nécessitant plus (ou moins) de temps de travail. En facturation de MO, le logiciel recherche automatiquement dans la fiche MO le temps indiqué. 4. GESTION DE LA MAIN D’ŒUVRE PEINTURE (Non géré par la version Auto Start.) Le prix de la main-d’œuvre Peinture correspond au total : - du taux horaire peinture augmenté et/ou diminué respectivement d’un pourcentage correspondant aux petites fournitures et à une remise sur MO. - du montant d’ingrédient (correspondant à la peinture utilisée) augmenté et/ou diminué respectivement d’un pourcentage correspondant aux petites fournitures et à une remise sur Ingrédient. Remarque: Le taux horaire Peinture est unique pour un tarif alors que quatre tarifs Ingrédient sont possibles pour un même tarif. 4.1. Ingrédient Lorsque vous définissez un ingrédient, vous définissez un tarif Ingrédient associé. 56 Automobile 4.1.1. Ingrédient par défaut Lorsque vous réalisez un document, le logiciel propose automatiquement l’ingrédient paramétré dans Préférences. 4.1.2. Ingrédient du véhicule Lorsque vous réparez un véhicule, à la saisie de l’immatriculation du véhicule à traiter, le logiciel recherche l’ingrédient associé à la fiche du véhicule. Remarque: L’ingrédient peut être modifié pour une ligne précise lorsque vous utilisez deux types d’ingrédients différents pour un même véhicule. Pour cela, accédez aux options de la ligne avec F7 et indiquez l’ingrédient (Par exemple : un bouclier en opaque alors que le véhicule est en vernis). 4.2. Saisie d’une heure de main-d’œuvre Peinture La saisie d’un code article Main-d’œuvre avec un tarif de type Peinture ou, la saisie directe d’un P dans la colonne MO permet de facturer automatiquement de la maind’œuvre Peinture au prix indiqué dans la fiche Tarif. 5. DOCUMENTS DE VENTE 5.1. Facture 5.1.1. Saisie d'une facture Pour réaliser un document de vente, vous pouvez : - Utiliser la commande Nouveau du menu Ventes, et choisir le type de document : devis réparation, facture réparation ou Ordre de Réparation… - Choisir un type de document dans le sous-menu Ventes de la barre des tâches courantes. Remarque: • Dans ce chapitre, nous allons prendre l’exemple d’une Facture réparation. Le fonctionnement d’un devis réparation ou d’un Ordre de réparation est identique à quelques points près qui seront signalés par un astérisque (*). 5.1.2. Entête de facture Onglet Général Date Saisissez ici la date de la facture. Atelier Saisissez ici l’atelier de facturation. Réceptionnaire Saisissez ici le nom du compagnon qui prend en charge le véhicule. Automobile 57 Véhicule Saisissez ici l’immatriculation du véhicule. Kilométrage Saisissez ici le kilométrage du véhicule. Client Saisissez ici le code du client. Avec TVA La case Avec TVA permet d’appliquer ou de ne pas appliquer de TVA pour le document. Détail Forfait La case Détail Forfait permet d’afficher ou de ne pas afficher les lignes composant le forfait. Onglet Véhicule Cet onglet permet de renseigner l’immatriculation, le kilométrage, l’horométrage, la marque, le modèle et le type véhicule. Onglet Client Cet onglet permet de renseigner le code, le nom, l’adresse, le complément d’adresse, le numéro de téléphone, le code postal, la ville, le pays de facturation du client, mais aussi si le client est soumis ou pas à la TVA. Onglet Tarif Cet onglet permet de renseigner le tarif utilisé avec les taux de main-d’œuvre ainsi que l’ingrédient avec son taux et sa remise.. Onglet mémos Cet onglet permet de saisir ou d’appeler un commentaire ou une note pour l’associer à ce document. Onglet Assurance* *Accessible uniquement avec la version carrosserie Cet onglet permet de renseigner les informations sur l’assurance. Assurance Saisissez le nom de l’assurance. Intermédiaire Saisissez le nom de l’intermédiaire. Sinistre Renseignez le numéro de dossier du sinistre et sa date. Règlement direct accordé par l’Assurance Si le règlement direct est accordé par l’assurance, cochez la case correspondante. Franchise Le pourcentage de franchise se calcule sur le montant total de la facture après déduction des montants à la charge du client. Complément Cliquez sur le bouton Complément pour définir des prises en charge particulières. 58 Automobile Tableau de complément de Franchise Le tableau Complément Franchise permet de définir des franchises particulières pour certains types d’articles. Le bouton permet d’accéder à la définition graphique des chocs. Onglet Expert* * Accessible uniquement avec la version carrosserie Cet onglet permet de renseigner le nom de l’expert, le numéro de mission et la date de l’expertise. 5.1.3. Corps de facture Le corps d’une facture est une grille permettant de saisir, appeler, modifier des lignes d’articles et appliquer des paramètres particuliers à certains articles. Si l’option a été cochée dans les préférences, la quantité en stock de l’article courant apparaîtra dans la barre d’état. Remarque: Un menu contextuel est accessible par clic droit dans l’entête ou le pied du document (hors de la grille) et permet d’accéder à la plupart des fonctions utiles au document (enregistrement, création, impression, transfert, saisie des travaux,...). Le choix d'un article Dans la colonne Article, saisissez la référence de l’article ou appelez la liste des articles avec F4. La totalité des articles est proposée. Remarque: Utilisez la touche Tabulation pour vous déplacer de champ en champ dans l’entête et pour passer à la liste. Sélectionnez l’article à facturer et validez le avec la touche Entrée du clavier. La ligne d’article est automatiquement insérée dans le document. Elle est facturée par défaut à l’unité. Validation d'une ligne d'article - Lorsque vous facturez un article, le logiciel récupère automatiquement les informations saisies dans sa fiche. - Lorsque vous facturez de la main-d’œuvre Peinture, le logiciel ajoute au taux M.O. le montant d’ingrédient défini également dans le tarif en cours. - Lorsque vous facturez un forfait, le logiciel le considère comme un article simple d’une seule ligne.. Automobile 59 Important: Il se peut que vous tentiez d’intégrer, en création de facture, un forfait en « Vente à perte ». C’est à dire que le prix de vente Hors Taxes du forfait est inférieur à l’ensemble des prix de revient des composants. Dans ce cas le bouton Valider reste grisé et vous ne pourrez pas facturer ce forfait. De plus, un message vous signalera cet état : « Attention, risque de vente à perte des composants du forfait. - Lorsque vous facturez un groupe, le logiciel récupère tous les articles du groupe un à un. Il les traite alors comme des articles indépendants. - Pour insérer un commentaire dans le corps du document, cliquez droit sur le bord gauche grisé de la ligne et sélectionnez Commentaire. Saisie « à la volée » Vous pouvez également facturer un article non référencé en stock. Saisissez alors simplement la quantité, le libellé et le prix. Spécificité de la facturation Carrosserie La vétusté En atelier Carrosserie, vous pouvez définir un pourcentage de vétusté sur une ligne d’article. Prise en charge particulière Certains articles ont des prises en charges particulières définies dans le tableau des franchises complémentaires. Récapitulatif Cette zone en fin de document vous donne le montant de la franchise et de la vétusté. 5.1.4. Pied de facture Détails - Les champs non grisés (Remise, Port, ..) vous permettent de saisir des montants et remises de pied de facture. - Les champs grisés sont automatiquement calculés à partir de la saisie des articles, du tarif et des options de franchise et ne peuvent être modifiés manuellement. Statistiques Vous pouvez obtenir des statistiques sur le document en cours. Règlements Vous pouvez enregistrer un règlement client directement en pied de facture à partir du bouton Règlements. 60 Automobile Important: La saisie des règlements clients, assurances et intermédiaires peut s’effectuer de façon globale à partir de la commande Saisie des Règlements du menu Traitements. Echéances Si vous avez renseigné un mode de règlement dans la fiche du client, celui ci est automatiquement proposé en première échéance du montant total de la facture. Si non, vous pouvez en générer manuellement. Automobile 61 5.2. Autres types de documents de Vente 5.2.1. Estimation de Travaux La réalisation d’une estimation de travaux suit le même principe que la réalisation d’une facture. L’estimation de travaux peut être transférée en ordre de réparation ou en facture. 5.2.2. Devis La réalisation d’un devis suit le même principe que la réalisation d’une facture. Trouvez ci-dessous, les points spécifiques à la gestion des devis : - Un devis peut être transféré en ordre de réparation ou en facture. - La réalisation d’un devis n’a aucune incidence sur votre stock ou votre chiffre d’affaires. 5.2.3. Ordre de réparation La réalisation d’un ordre de réparation suit le même principe que la réalisation d’une facture. Trouvez ci-dessous, les points spécifiques à la gestion des ordres de réparation : - Un ordre de réparation peut être transféré en facture. - Il est possible de générer une commande fournisseur à partir de cet ordre de réparation. Important: La génération d’un ordre de réparation met à jour le stock. 5.2.4. Document de Garantie Pour effectuer une facture de garantie, il faut demander la création d’un nouveau document de Garantie. Important: La saisie d’un document de garantie s’effectue de la même façon qu’un autre type de document de vente. 62 Automobile Automobile 63 TRAITEMENTS 1. SAISIE DES REGLEMENTS 1.1. Consultation des règlements On accède à la consultation des règlements par le menu Traitements / Saisie des Règlements Cette fenêtre affiche les règlements passés, une ligne représentant un paiement. 1.1.1. Filtres On peut filtrer ces règlements grâce à différents critères. 1.1.2. Détail du paiement Ce bouton permet, pour un paiement donné, de visualiser les différents pointages effectués. 1.1.3. Saisie règlement Ce bouton permet de rentrer dans l’assistant de saisie des règlements. 1.2. Assistant de saisie des règlements L’assistant de règlement comporte 3 étapes : - Sélection du tiers et du montant à pointer - Affectation du montant pointé aux factures souhaitées - Validation du règlement. 1.2.1. Sélection du tiers et du montant à pointer Dans cette première étape de l’interface, vous devez sélectionner un tiers et un montant à pointer (facultatif). Important: Les champs en jaune sont obligatoires avant de passer à l’étape 2. Le tiers L’utilisateur doit d’abord indiquer sur quel type de tiers le règlement s’effectue. Remarque: Le champ Gérer permet de filtrer la sélection du tiers. Le montant à pointer 64 Automobile Il suffit de renseigner le champ Mode de règlement.. Important: Si vous ne renseignez pas le champs Montant à pointer, vous ne pourrez lors de l’étape 2 qu’associé des avoirs à des factures. 1.2.2. Affectation des factures Cette étape consiste à choisir les factures qui feront partie du règlement. Les boutons Tout Pointer et Tout Dépointer Remarque: C’est l’option la plus facile pour régler vos factures. Tout Pointer Il suffit de cliquer sur ce bouton pour que l’assistant affecte aux factures le règlement. Il procèdera dans l’ordre de haut en bas de la première liste. Tout Dépointer Ce bouton permet d’annuler toutes les manipulations faites sur cette page. Affectation manuelle des règlements Cas sans avoir Il suffit de sélectionner les factures à régler dans la première grille, soit en double cliquant dessus ou en les sélectionnant puis en cliquant sur le bouton >>. Cas avec avoir On peut comme dans le précédent cas affecter une facture mais l’annulation devient impossible à partir du moment qu’un avoir intervient dans le règlement. Vous pouvez tout de même tout annuler grâce au bouton Tout Dépointer. 1.2.3. Validation du règlement Après l’affectation des factures au paiement, on arrive sur la dernière étape qui est la validation du règlement. Une grille reprend la liste des factures prêtes à passer en règlement (les avoirs n’apparaissent pas). Attention: Plusieurs messages peuvent cependant apparaître. Automobile 65 2. REMISE EN BANQUE L’interface de remise en banque s’effectue par l’entrée Remise en banque du menu traitements Important: Cette opération est obligatoire pour générer les écritures comptables correspondant aux règlements. La remise en banque permet également de générer un fichier ETEBAC à l’attention de votre banque pour les règlements de type LCR ou Prélèvements. 2.1.1. Sélection des règlements Sélectionnez le mode des règlements (onglet Recherche rapide) que vous souhaitez déposer et la banque à laquelle vous allez les déposer (onglet Infos). 2.1.2. Pointage des règlements Pour pointer les règlements que vous souhaitez déposer, cochez la case de la colonne Pointage. 2.1.3. Validation de la remise Lorsque vous validez la remise avec le menu contextuel, le logiciel vous propose lors d’éditer un bordereau de remise en banque. 3. TRANSFERT COMPTABLE Important: Le transfert comptable des ventes et des achats est possible à partir du moment où la facture de vente et/ou d’achat est créée. Le transfert des règlements n’est, quant à lui, possible qu’à partir du moment où les valeurs ont été remises en banque. 3.1. Paramétrage du transfert Pour que le transfert comptable fonctionne correctement, vous devez tout d’abord indiquer la comptabilité que vous possédez et les différents comptes et codes des journaux comptables à utiliser pour les écritures comptables dans les onglets Comptabilité et Comptes des Préférences. 66 Automobile Remarque: • Des comptes comptables spécifiques (Ventes/Achat Pièces ou MO) dans la fiche famille d’articles, ateliers et (Tiers) dans la fiche des clients et des fournisseurs peuvent être définis. 3.2. Lancement du transfert Pour lancer l’assistant du transfert comptable, sélectionnez la commande Transfert en comptabilité du menu Traitements. Remarque: Dans cet aperçu vous pouvez visualiser les écritures du journal des ventes, achats et règlements. Vous avez aussi la possibilité de supprimer certaines lignes. Pour réintégrer les lignes en cas d’erreur cliquez sur le bouton Annuler Modification. 3.3. Réexportation comptable La commande Export de données+Export vers comptabilité du menu Outils permet de réexporter des écritures déjà transférées pour un journal et une période donnée. 4. GESTION DES HEURES (Non géré par la version Auto Start.) 4.1. Saisie des heures compagnons Pour saisir les heures passées de vos compagnons pour un document de vente, lancez la commande Gestion des heures+Saisie des heures compagnons du menu Traitements. Important: Vous pouvez aussi saisir les heures directement depuis un document de vente, en effectuant un clic droit dans le corps du document et en sélectionnant « Saisie des travaux » après avoir validé le document. 4.2. Historique des heures* *Disponible uniquement avec le module pointeuse L’historique des heures est un récapitulatif de toutes les heures passées par vos compagnons. Automobile 67 4.3. Calendrier Avec le calendrier vous connaîtrez pour un compagnon et un mois précis le nombre de jours ouvrables, le nombre d’heures mensuelles que votre compagnon est censé travaillé, le nombre d’heures travaillées, productives et non productives. Remarque: Le nombre d’heures mensuelles dépend du nombre d’heures dues par jour renseigné dans l’onglet coût de la fiche du compagnon. 4.4. Statistique* *Disponible uniquement avec le module pointeuse Avec le module pointeuse vous pourrez imprimer des statistiques sur vos compagnons ainsi que le tableau de marche. 4.5. Re-calcul Rendement Compagnon Cette commande de l’entrée Gestion des heures+Saisie des heures compagnons du menu Traitements, permet de recalculer le rendement de vos compagnons. 5. TRAITEMENTS DEPUIS LES DOCUMENTS DE VENTE 5.1. Impression du document Utilisez la commande Imprimer du menu Société, l’icône de la barre d’outils Fichiers ou encore l’entrée du sous-menu Action de la barre des tâches courantes pour imprimer le document. Remarque: • Le choix des modèles dépend du document à imprimer. • Le numéro d’une facture peut être attribué uniquement à l’impression si vous le demandez dans l’onglet Facturation des Préférences, sinon celle-ci est numérotée à la réalisation. • A partir du moment où la facture est numérotée, elle peut être transférée en comptabilité. • Si vous souhaitez imprimer une traite (lorsque le mode de règlement est de type Impression Traite), passez par la commande Traites du menu Impressions. 68 Automobile 5.2. Transfert d’un document * * non valable pour une facture Utilisez la commande Transfert du menu Ventes ou le menu contextuel général pour transférer un document d’un certain type vers un autre. 5.3. Génération des commandes fournisseurs à partir de l’OR (Non géré par la version Auto Start.) Pour générer les commandes fournisseurs à partir de l’ordre de réparation, utilisez le menu contextuel général et choisissez Génération commande fournisseur. 5.4. Travaux des compagnons pour le document (Non géré par la version Auto Start.) Pour enregistrer le détail des heures travaillées sur ce document pour chacun de vos compagnons, utilisez la commande Saisie des Travaux du menu contextuel. Remarque: Pour obtenir les heures travaillées par un compagnon sur l’ensemble des documents, utilisez la commande Gestion des heures+Saisie des heures compagnon du menu Traitements. 5.5. Tableau de bord Le tableau de bord permet la visualisation des informations de votre dossier. Vous pouvez paramétrer ce tableau de bord en sélectionnant le nombre ainsi que les informations visualisables. Vous pouvez également définir le nombre de mois de calcul er le nombre d'éléments dans les listes. Automobile 69 ACHATS 1. COMMANDE FOURNISSEUR (Non géré par la version Auto Start.) 1.1. Création d’une commande fournisseur 1.1.1. Commande à partir d'un OR La réalisation des commandes de pièces peut s’effectuer directement à partir d’un document. Remarque: La case « Pièce à ne pas commander sur OR » de la fiche des pièces ne doit pas être cochée pour que la pièce soit prise en compte. 1.1.2. Commande fournisseur manuelle Vous avez également la possibilité de réaliser des commandes fournisseurs d’articles ou de véhicules (disponibles uniquement avec le module Vn/Vo) manuellement à partir de la commande Commande du menu Achats. 1.2. Réception de commande fournisseurs Le suivi des commandes fournisseurs passe par la commande Recherche du menu Achat. Le logiciel vous affiche la liste des documents d’achats. 1.2.1. Enregistrement des articles reçus Lorsque vous recevez une livraison de pièces, sélectionnez la commande fournisseur correspondante par numéro ou par nom et cliquez sur le bouton Réception du menu Action de la barre des tâches courantes. Important: • Si la réception est partielle, un bon de réception est créé et la commande passe en commande de type Réception partielle. • Si la réception est totale, le logiciel génère une facture fournisseur. 70 Automobile 1.2.2. Mise à jour du prix d’achat / de vente des articles reçus Lors de la réception des pièces, le logiciel effectue automatiquement des mises à jours en fonction des paramètres de fonctionnement que vous avez définis dans l’onglet Stock des préférences de votre dossier (voir la rubrique Préférences). 1.3. Regroupement des bons de réception Les bons de réception créés à partir d’une réception partielle pourront être regroupés pour générer une facture unique. 2. APPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE (Non géré par la version Auto Start.) Pour lancer l’assistant approvisionnement utilisez la commande Approvisionnement du menu Achats. Important: Le réapprovisionnement automatique s’applique uniquement aux articles pour lesquels vous avez coché la case Gestion de Stock. 3. ENTREES ET SORTIES DE STOCK (Non géré par la version Auto Start.) Vous avez aussi la possibilité de gérer votre stock sans effectuer de commandes ou de factures fournisseurs mais en faisant des entrées ou des sorties manuelles en passant par la commande Mouvements de stock du menu Achats. Important: Le logiciel effectuera automatiquement les mises à jours de votre stock et de votre fiche article en fonction des paramètres de fonctionnement que vous avez définis dans l’onglet stock de vos préférences. Automobile 71 INVENTAIRE 1. VALIDATION DE L'INVENTAIRE (Non géré par la version Auto Start.) A la première utilisation du logiciel, utilisez la commande Inventaire de stock du menu Achats pour enregistrer les quantités en stock de vos articles dans chacun de vos dépôts. - Cochez la case « pointer » et saisissez la quantité des articles que vous souhaitez inventorier. - Après vérification saisissez un intitulé (par défaut vous aurez l’intitulé « Inventaire datant du … »), choisissez la date de l’inventaire puis cliquez sur le bouton Valider. - La mise à jour des quantités dans l’onglet Stock de vos articles s’effectue alors. Attention: Avant de faire l’inventaire, cochez la case gestion du stock qui se trouve dans l’onglet stock des fiches pièces que vous souhaitez gérer dans votre stock. Les articles n’ayant pas la case cochée n’apparaîtront pas dans l’inventaire. 2. VISUALISATION DE L'INVENTAIRE (Non géré par la version Auto Start.) Une fois l’inventaire validé vous pouvez le visualiser en passant par la commande Mouvements de stock+Inventaires du menu Achats. Dans cette fenêtre vous pourrez faire une recherche par date, dépôt, emplacement et fourchette d’articles. (Non géré par la version Auto Start.) Une fois l’inventaire validé vous pouvez le visualiser en passant par la commande Mouvements de stock+Inventaires du menu Achats. 72 Automobile Automobile 73 IMPRESSIONS 1. FONCTIONS COMMUNES AUX IMPRESSIONS Important: • L'impression est une des plus importantes fonctions de votre logiciel. Pour que ces impressions soient correctes, vous devez indiquer au logiciel le type d'imprimante utilisée. • Lorsqu'il imprime, le logiciel fait appel à un modèle d'impression (que vous pouvez paramétrer dans la plupart des cas), et construit son état à partir des variables introduites dans le modèle et des données enregistrées dans le logiciel.. 1.1. Les imprimantes utilisateurs Les imprimantes sont gérées directement par Windows. Celui-ci doit connaître le type d'imprimante que vous utilisez pour que les impressions lancées sous Automobile soient correctes. Le menu Démarrer + Paramétrer + Imprimantes permet d’accéder à la liste des imprimantes que Windows peut actuellement piloter. Pour rendre active votre imprimante, cliquez sur la commande Impressions + Configuration de l'impression du menu Société dans Automobile. Remarque: Si votre imprimante n'apparaît pas, ajoutez-la. En cas de problème, consultez votre revendeur EBP ou Windows. 1.1.1. L’assistant des imprimantes Le logiciel Automobile permet l’utilisation de plusieurs imprimantes. Pour configurer vos différentes imprimantes, cliquez sur la commande Impressions+Assistant des imprimantes du menu Société dans Automobile. Il est aussi possible de désigner une imprimante pour un modèle d’impression précis, cliquez sur la commande Impressions+Paramétrage des modèles du menu Société. Sélectionnez l’imprimante, le modèle en cliquant sur le carré gris qui se situe à gauche de la famille du modèle et cliquez sur le bouton Affecter pour associer le modèle et l’imprimante. 74 Automobile 1.1.2. Impression à partir d’une liste ou d’un document La commande impression du menu Action de la barre des tâches courantes (ou le raccourci clavier Ctrl+P) permet d’accéder à la boîte d’impression de la fenêtre courante. Les modèles d’impression proposés dépendent donc du type de la fenêtre active. 1.2. Le menu Impressions Le menu Impressions vous permet d’imprimer différents états très intéressants et parfois indispensables à la bonne gestion de votre facturation (traite, relevé de facture, journal de vente, quantités en stock, résultat, productivité et coût moyen…). 1.2.1. Fonctions disponibles à l’impression - Filtrer les données qui seront prises en compte. - Définir le mode de tri de votre état grâce à l’imbrication de différents tris successifs. - Choisir un modèle d'impression parmi une liste. Vous pouvez ensuite : - Paramétrer les modèles existants grâce à l'éditeur intégré EBP Win Générateur accessible par le bouton Paramétrer et en créer de nouveaux. Pour des explications concernant l'utilisation de cet éditeur, consultez son guide d'utilisation. - Lancer un aperçu écran. En effet, avant d'imprimer définitivement un document, il est intéressant de vérifier son aspect. - Configurer l’impression avec le bouton Configurer pour, par exemple, définir un autre format de papier.. - Imprimer l'état sur support papier en cliquant sur OK. Remarque: Pendant l'impression d'un document, le logiciel vous indique dans la barre d’état la progression de l’impression (Préparation, Impression...). Les commandes Configuration de l’impression et Arrêt des impressions sont disponibles à partir du menu Société. Automobile 75 2. LISTE DES IMPRESSIONS 2.1. Factures 2.1.1. Traites (Non géré par la version Auto Start.) Le logiciel considère comme traite imprimable, toutes les échéances avec un mode de règlement de type LCR et dont la case Impression Traite est cochée. 2.1.2. Relevé de factures - L’impression des relevés de facture permet d’obtenir la liste des factures pour une période donnée, pour la totalité des clients ou un client précis. 2.1.3. Echéancier (Non géré par la version Auto Start.) L’impression de l’échéancier permet d’obtenir la liste des échéances en cours jusqu’à une certaine date. 2.1.4. Etats comptables L’impression Etats comptables permet d’obtenir pour une période donnée : - Un journal de Ventes, d’Achats, de Cessions ou de garantie. - La liste des écritures comptables transférées pour chacun des journaux. 2.2. Données 2.2.1. Articles L’impression des articles permet d’imprimer au choix la liste détaillée ou non des articles ainsi que des étiquettes articles. 2.2.2. Client L’impression des clients permet d’imprimer au choix, la fiche courante client, la liste détaillée ou non des clients ainsi que des étiquettes clients (choix à définir par la sélection du modèle adéquat). 2.2.3. Véhicule L’impression des véhicules permet d’imprimer au choix, la liste des véhicules ou une fiche détaillée (choix à définir par la sélection du modèle adéquat). 2.3. Stock (Non géré par la version Auto Start.) 2.3.1. Stock L’impression Stock permet d’imprimer au choix les informations sur le stock de vos pièces ou la valorisation de votre stock par sélection du modèle correspondant. 76 Automobile 2.3.2. Mouvement de stock L’impression Mouvement de stock permet d’imprimer au choix : les mouvements de stock (entrées, sorties, inventaire ou tous les mouvements) avec une ou deux ruptures (sous total par jour) et les écarts d'inventaire (par sélection du modèle correspondant). 2.3.3. Liste Inventaire L’impression Liste Inventaire permet d’imprimer la liste de vos articles cochés gestion du stock. Cette impression peut être imprimée avant ou après l’inventaire. 2.4. Résultats 2.4.1. Résultat des ventes L’impression Résultat des ventes permet d’obtenir le chiffre d’affaire réalisé selon 3 critères successifs à sélectionner parmi la liste déroulante : par année + mois, par atelier, par marque, par modèle, par client et par assurance. 2.4.2. Résultat par articles L’impression du Résultat par articles permet d'imprimer le chiffre d'affaires réalisé. Cet état peut être imprimé selon 3 critères successifs à sélectionner parmi la liste déroulante : par année + mois, par type d'article, par famille d'article et par référence. 2.4.3. Résultat par forfaits L’impression du Résultat par forfaits permet d’imprimer les statistiques sur les forfaits. 2.5. Compagnons (Non géré par la version Auto Start.) 2.5.1. Travaux L’impression Travaux permet d'obtenir les temps passés (par mois, année, compagnon, activité, ..). 2.5.2. Productivité L’impression Productivité permet d'obtenir le rapport entre temps passé et temps facturé pour les opérations Peinture et Main-d’œuvre. 2.5.3. Coûts moyens L’impression Coûts moyens permet d'éditer le coût moyen, le détail CA Maind’œuvre, CA Peinture, CA Pièce, CA Ingrédient pour trois tranches à définir, pour toutes les assurances ou une assurance précise sur une période donnée. Automobile 77 3. APERÇU A L'ECRAN Important: Le bouton Aperçu proposé sur toutes les boîtes de dialogue d'impression ouvre une fenêtre contenant une visualisation de l’état tel qu'il sera imprimé sur papier, ce qui permet ainsi de vérifier son contenu et sa présentation. 3.1. Présentation des fenêtres d'aperçu La gestion d'une fenêtre d'aperçu s'effectue comme pour une fenêtre normale. Lorsque plusieurs aperçus d'impression sont demandés en même temps, chaque aperçu apparaît dans une fenêtre distincte. Le menu Fenêtre vous permet de gérer leurs dispositions et d'activer celle que vous souhaitez. 3.1.1. Fermer un aperçu Cliquez sur la croix située en haut à droite de la fenêtre de l'aperçu à fermer ou utilisez les touches Ctrl + F4. Remarque: Cette manipulation est valable pour toutes les fenêtres Windows. 3.1.2. Rafraîchir un aperçu La touche F5 permet de réactualiser le contenu de l’aperçu afin de prendre en compte les données les plus récentes (par exemple, si des modifications ont été apportées sur un autre poste après son lancement, en mode réseau). 3.1.3. Les boutons de l’aperçu - permet d’afficher la première/dernière page de l’édition. - permet d’afficher la page précédente/suivante. 3.1.4. Options disponibles sur un aperçu Pensez à utiliser le menu contextuel disponible dans toutes les fenêtres. Un clic droit sur un aperçu affiche les commandes les plus courantes (lancement de l’impression, zoom …). 78 Automobile Automobile 79 OUTILS 1. SAUVEGARDE ET RESTAURATION Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Cela arrive très rarement mais vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Grâce à cette sauvegarde, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde. La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un unique fichier dit fichier d'archive qui peut être conservé sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde et/ou sur un support amovible (disquette, lecteur amovible (ZIP), CD-ROM). Attention: • Le support physique disquette n'est pas complètement fiable. Nous vous conseillons fortement de réaliser également des sauvegardes sur disque fixe ou sur bande, en plus des sauvegardes sur disquette. • Conservez des sauvegardes d'archives (que vous ne réutilisez pas), dans un répertoire précis ET sur disquettes. • Les sauvegardes doivent être effectuées régulièrement (jour, semaine, mois) et doivent être soigneusement commentées : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données avant inventaire, semaine 10, mois 07/01...).- Ne conservez pas vos jeux de sauvegardes au même endroit. Avant de lancer la sauvegarde de vos données, vous pouvez modifier les paramètres par défaut : préciser un nombre de jeux de sauvegarde, indiquer un répertoire par défaut dans lequel vous souhaitez créer vos fichiers de sauvegarde. 1.1. Options de sauvegarde et de restauration Par défaut, la sauvegarde s’effectue sur disque dans le répertoire EBP\BACKUP et le nombre de jeu de sauvegarde disquette est unique. Si vous souhaitez modifier ces options par défaut, lancez la commande Sauvegarde ou Restauration du menu Outils, cliquez sur le bouton Précédent, pointez ensuite Modifier la configuration de la sauvegarde/restauration et cliquez sur le bouton Suivant. 80 Automobile Attention: Ces options sont à modifier avec prudence. Nous vous conseillons fortement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique. Ces options sont à modifier avec prudence. Nous vous conseillons fortement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique. 1.1.1. Répertoire par défaut pour la sauvegarde dans un fichier ZIP Vous pouvez ici modifier le répertoire par défaut de la sauvegarde sur disque : EBP\BACKUP. 1.1.2. Nombre de jeux de sauvegarde à effectuer Indiquez le nombre de jeux à réaliser pour une sauvegarde sur disque amovible. Le logiciel vous demandera d'introduire autant de disquettes que nécessaire pour réaliser le nombre de jeux souhaité. 1.1.3. Vérifier l'archive pendant la sauvegarde C’est une vérification automatique : cette opération ne peut toutefois pas garantir la qualité du support physique (faîtes parallèlement une sauvegarde sur disque dur). 1.1.4. Lancer l'outil de mise à jour après la restauration des modèles d'impression Cette case doit rester cochée. Elle pourra être désactivée dans certains cas très spécifiques, sous la conduite du service technique EBP. 1.2. Sauvegarde Lancer la commande Sauvegarde ou Restauration du menu Outils. 1.2.1. Choix des dossiers à sauvegarder Sélectionnez le dossier ou les dossiers à sauvegarder. Par défaut, le logiciel positionne le curseur automatiquement sur le dossier courant. Remarque: Vous pouvez toutefois choisir de sauvegarder la totalité des dossiers. Tous les dossiers ci-dessous ou un autre dossier. Pour passer à l’étape suivante, double-cliquez sur votre choix ou cliquez sur le bouton OK. 1.2.2. Support de sauvegarde Par défaut, le logiciel propose de faire une sauvegarde Dans un fichier, c’est-à-dire sur votre disque dur. Vous pouvez toutefois pointer Sur un disque amovible, c’est à dire sur disquette ou sur tout autre lecteur amovible connecté à votre poste. Automobile 81 Remarque: Pour une sauvegarde dans un fichier ZIP, indiquez le nom du répertoire dans lequel vous souhaitez générer le fichier de sauvegarde. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de préciser. Important: Si la sauvegarde s’effectue sur un disque amovible, vous devez introduire le premier disque (ou la première disquette) de sauvegarde. Un message vous le signale. 1.3. Sauvegarde et restauration des modèles et des formats Si vous avez défini des modèles ou des formats supplémentaires, il est important de les sauvegarder car ceux-ci ne sont pas pris en compte dans la sauvegarde du dossier. Si pour une raison ou une autre, vous installez le produit sur un autre poste, il faudra restaurer dans un premier temps la sauvegarde de votre dossier puis la sauvegarde des informations de configuration. La sauvegarde/la restauration s’effectue comme celle du dossier mais il faut choisir ‘Informations de configuration’. Généralement la sauvegarde s’effectue après création/modification de modèles et/ou de formats spécifiques. La restauration des modèles et des formats sert uniquement lorsque vous êtes amené à installer de nouveau complètement votre logiciel. 1.4. Lancer une restauration Attention: • La restauration d’une sauvegarde doit être effectuée avec prudence, et ne doit être lancée que si toutes les opérations de vérification et de contrôle de données n’ont pu résoudre le problème rencontré. Contactez donc votre revendeur EBP ou le service technique EBP. • Toutes les données enregistrées entre la date de sauvegarde et le jour de la restauration seront perdues. La restauration de données s’effectue à partir du menu Outils. Vous entrez alors dans un assistant qui détaille les étapes une à une. 82 Automobile 1.4.1. Emplacement de la sauvegarde à restaurer Par défaut, le logiciel vous propose le fichier de la dernière sauvegarde réalisée. - Pointez Disque Amovible si la sauvegarde à restaurer est sur une disquette ou sur un lecteur externe à votre ordinateur, sélectionnez alors le nom du lecteur. - Pointez Dans un fichier, si la sauvegarde à restaurer est dans un fichier Zip. Saisissez le chemin d’accès et le nom du fichier à restaurer ou sélectionnez le directement dans les répertoires à partir du bouton. 1.4.2. Contenu de la sauvegarde à restaurer Le logiciel affiche ici le contenu de la sauvegarde. Cochez le dossier à restaurer et cliquez sur le bouton Suivant. 1.4.3. Choisir de restaurer le dossier complet ou une sélection Choisissez ici de restaurer le dossier complet (option recommandée) ou une sélection de fichiers (nous vous conseillons vivement de consulter le service technique d’EBP avant de restaurer uniquement une partie d'un dossier) et cliquez sur le bouton Suivant. 1.4.4. Répertoire de restauration des données Le logiciel propose automatiquement de restaurer les données du dossier dans le même répertoire que lors de la sauvegarde. Vous pouvez toutefois indiquer un autre nom de répertoire. Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, le logiciel verrouille les fichiers. Si certains sont en cours d'utilisation, le logiciel vous en avertit. 1.4.5. Contrôle et avertissement Le logiciel effectue un contrôle entre les fichiers à restaurer et les fichiers existants dans le répertoire du dossier et le répertoire commun à toutes les applications EBP. Une main rouge signale les risques encourus par cette restauration (contactez votre revendeur ou notre service technique avant de lancer cette restauration). - La restauration va remplacer des données existantes dans le répertoire actuel. Ce message est tout à fait normal puisque vous restaurez des données. Comme toute restauration, les données courantes seront écrasées par les données de la sauvegarde. Tout travail effectué entre la date de sauvegarde et la date de la restauration sera perdu. - La restauration va remplacer des données communes à plusieurs applications. Ce message est important puisque si vous continuez la restauration vous allez affecter des données d’autres applications. Dans ce cas, contactez notre service technique. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration. Automobile 83 2. IMPORTATION ET EXPORTATION DES DONNEES 2.1. Importation des bibliothèques constructeurs (Non géré par la version Auto Start.) 2.1.1. Bibliothèques disponibles Vous avez la possibilité de vous procurer les bibliothèques PEUGEOT, CITROËN et FIAT auprès de notre service commercial (01 34 90 80 00). 2.1.2. Bibliothèque intégrables Entre autre nous proposons l’intégration des disquettes constructeurs PEUGEOT, CITROËN, RENAULT, FIAT, LANCIA, ALFA ROMEO, VOLSKWAGEN, AUDI, SEAT, SKODA et LADA. 2.2. Importation/Exportation personnalisée L’import paramétrable (commande Import paramétrable+import de données du menu Outils) vous permet de récupérer des fichiers ASCII provenant d’autres logiciels. Vous pouvez ainsi récupérer de nombreuses informations : clients, fournisseurs, véhicules, pièces, main-d’œuvre, activité, assurance, … Cette opération s’effectue dans un assistant qui détaille étape par étape la procédure à suivre. Attention: • L’opération d’import de données est une opération délicate. Nous vous recommandons vivement d’effectuer une sauvegarde avant de la lancer. 3. SYSTEME D’IMMATRICULATION DE VEHICULE Le logiciel permet maintenant d’immatriculer des véhicules neufs (VN) et d’occasions (VO) avec le nouveau système d’immatriculation de véhicule (SIV) par l’intermédiaire du logiciel MiSiv de TMS. A partir de cette liaison vous allez pouvoir faire une demande d’opération d’immatriculation d’un VN, d’opération d’immatriculation d’un VO, récupérer les informations dans votre logiciel sur les véhicules résultants des opérations d’immatriculation. 84 Automobile Automobile 85 MODULES Important: Les modules sont disponibles en option (Non géré par la version Auto Start). 1. MODULE COMPTOIR Le module Comptoir vous permet de réaliser : - une facturation comptoir, - des bons de livraison avec regroupement possible vers la facturation. 1.1. Les bons de livraison Le bon de livraison est un document de vente qui se traite comme tel à partir de la commande Création ou Recherche du menu Ventes. Un bon de livraison peut uniquement être transféré en facture Comptoir par le menu contextuel (clic droit) sur le bon de livraison lui-même. 1.1.1. Regroupement des bons de livraison L’option de Regroupement de bons de livraison (commande Regroupement des B.L. du menu Traitements) permet de générer une facture client pour une sélection de bons de livraison réalisés sur une période donnée. Remarque: Dans ce regroupement vous pouvez copier les lignes textes, générer une ligne libellé pour chaque B.L. et de supprimer la pièce d’origine après le regroupement. 1.2. La facture Comptoir La facturation comptoir consiste à facturer des pièces sans passer par une réparation et donc sans l’associer obligatoirement à un véhicule. Pour créer une facture comptoir, utilisez la commande Création du menu Ventes et sélectionnez Facture Comptoir. 1.2.1. Points particuliers à la facture Comptoir - La saisie du client est obligatoire. - Si le client est en compte et que vous avez renseigné un mode de règlement par défaut, celui-ci s’affiche automatiquement lors de la saisie du règlement dans le document. - En saisie d’articles, la liste des articles fait apparaître uniquement les pièces. 86 Automobile 1.2.2. Suivi des ventes Comptoir En éditions Statistiques, le montant des ventes Comptoir est automatiquement attribué à l’atelier COMPTOIR créé par défaut dont le type de facturation est Comptoir. 2. MODULE VN/VO Le module VN/VO vous permet de gérer un parc de véhicules neufs ou d’occasion, utilitaires ou de société, d’enregistrer des réparations sur ces véhicules et de les facturer en prenant en compte les réparations effectuées. 2.1. Le parc de véhicule VN/VO Les véhicules du parc Le logiciel vous propose une gestion approfondie d’un parc de véhicules neufs ou d’occasions, de véhicules utilitaires et de sociétés. Tous les véhicules destinés à la vente sont stockés dans la liste des véhicules du parc. Pour y accéder cliquez sur la commande Véhicule du parc du menu Vn/Vo. Entrée dans le parc Pour entrer un véhicule dans le parc, il faut ouvrir la liste des véhicules du parc en passant par la commande Véhicule du parc du menu Vn/Vo puis cliquez sur la commande Entrée dans le parc du menu Vn/Vo ou en passant par le menu contextuel. Une fois dans le parc, le véhicule peut-être facturé. Transfert dans le parc Vous avez la possibilité de transférer un véhicule de la liste des véhicules (menu Données) dans le parc en sélectionnant le véhicule et en cliquant sur Transfert dans le parc du menu contextuel (clic droit sur la ligne du véhicule que vous souhaitez transférer). Sortie du parc Pour sortir manuellement un véhicule du parc, il faut ouvrir la liste des véhicules du parc puis cliquez sur la commande Sortie du parc du menu Vn/Vo ou en passant par le menu contextuel. Un véhicule sorti du parc se retrouvera dans la liste des véhicules (menu Données). Automobile 87 2.2. Les réparations sur véhicule VN/VO Pour enregistrer des réparations sur un véhicule VN ou VO, vous devez passer par la facturation Cession (commande Création+Facture Cession du menu Ventes). Important: Cette facture est automatiquement attribuée à l’atelier Cession défini dans les préférences de la société. 2.2.1. Factures de cession Les factures Cessions permettent d’enregistrer les réparations internes dans lesquelles la saisie d’un tiers n’est pas obligatoire et la TVA bien entendue n’apparaît pas. Toutes les réparations enregistrées pour un véhicule VO, sur un même document, pourront ensuite être intégrées à la vente du véhicule. 2.3. Facturation VN/VO La facturation VN/VO consiste à facturer des véhicules neufs ou d’occasion, utilitaires ou de société. Pour créer une facture VN/VO, utilisez la commande Nouveau du menu Documents et sélectionnez Facture VN/VO. 2.4. Les impressions 2.4.1. Documents administratifs La commande Vn/Vo+documents administratifs du menu impression permet d’obtenir des documents administratifs (exemple : Demande d’immatriculation, Déclaration de cession …). 2.4.2. Ventes VN/VO La commande VN/VO+Ventes VN/VO du menu Impressions propose un état des ventes de vos véhicules VN/VO pour la totalité des véhicules vendus sur la période ou pour un type donné : Véhicules Neufs, Véhicules d’Occasions et /ou Véhicules Utilitaires, Véhicule de sociétés. Vous obtenez ainsi les renseignements suivants : La date de la vente, le modèle du véhicule, la date de première mise en circulation, le montant de la réparation cession, le prix de vente, la marge réalisée. 88 Automobile 2.4.3. Parc VN/VO La commande VN/VO+Parc VN/VO du menu Impressions permet d’obtenir un état des véhicules entrés ou sortis sur une période donnée pour la totalité des types de véhicules ou un type donné : Véhicules Neufs, Véhicules d’Occasions et /ou Véhicules Utilitaires, Véhicule de Sociétés. 3. MODULE POINTEUSE La pointeuse permet d’enregistrer le détail des heures achetées à vos compagnons grâce à une saisie automatique ou journalière. La gestion des heures permet de transformer les heures achetées en heures vendues par rattachement à un OR ou une facture et plus encore à une ou plusieurs opération(s) de Main-d’œuvre. Pour utiliser ce module, l’administrateur doit : - Créer les fiches activités - Créer les fiches compagnons - Paramétrer l’onglet Pointeuse dans le Société + Préférences + Onglet Pointeuse - Paramétrer dans les options de la pointeuse à partir du menu Outils. 4. MODULE DEPANNAGE Le module Dépannage permet de gérer les interventions de dépannage (du bon d’intervention à la facturation) et les véhicules d’intervention. 5. D'ARVA DIRECT Le module d'Arva direct permet de réceptionner les avis de sinistres, les suivis de dossier et les avis de paiement mais aussi de transmettre vos factures de carrosserie, bris de glace et suivis de dossier à d'Arva. Automobile 89 INDEX A Achat ..................................................................................................................44, 48, 64, 71 Achat soumis a TVA ......................................................................................................39, 86 Activité ...............................................................................................................23, 43, 48, 65 Adresse .................................................................................................................................44 Alarme ..................................................................................................................................28 Aperçu à l écran....................................................................................................................77 Archive .................................................................................................................................28 Article................................................................................... 23, 31, 34, 35, 37, 47, 58, 71, 75 Assistance technique.............................................................................................................15 Assistant ...............................................................................................................................61 Assurance .................................................................................................................23, 44, 56 Atelier..................................................................................................... 23, 28, 37, 47, 53, 56 Avec TVA ............................................................................................................................56 B Banque............................................................................................................................49, 63 Barre .....................................................................................................................................21 Bibliothèque .............................................................................................................31, 54, 83 Bon de livraison....................................................................................................................85 C Calcul....................................................................................................................................69 Carrosserie......................................................................................................................47, 58 Carte grise.............................................................................................................................39 Cession ...........................................................................................................................47, 86 Chaînage...............................................................................................................................31 Champs de saisie ..................................................................................................................26 Chef d'atelier.........................................................................................................................43 Chiffrage...............................................................................................................................28 Choc......................................................................................................................................56 Client ................................................................................................ 23, 37, 44, 46, 48, 56, 75 Code chiffrage ......................................................................................................................42 Codes remises.......................................................................................................................37 Colonne ................................................................................................................................22 Commande......................................................................................................................44, 71 90 Automobile Commande à partir d un OR.................................................................................................69 Commande fournisseur...................................................................................................66, 69 Commentaire ........................................................................................................................58 Compagnon....................................................................................... 23, 43, 48, 65, 66, 75, 88 Complément .........................................................................................................................56 Comptabilité ...................................................................................................................28, 64 Comptable.............................................................................................................................64 Compte .....................................................................................................................28, 37, 64 Compteur..............................................................................................................................28 Comptoir.........................................................................................................................47, 85 Conditionnement ..................................................................................................................31 Conditions de facturation......................................................................................................44 Configuration recomandée....................................................................................................16 Constructeur .........................................................................................................................31 Contact..................................................................................................................................44 Contrat d entretien ................................................................................................................39 Corps de facture....................................................................................................................58 Couleurs................................................................................................................................42 Coût horaire..........................................................................................................................48 Coût moyen ..........................................................................................................................75 Création ..........................................................................................................................23, 27 Création d'une nouvelle société ............................................................................................27 D Date ................................................................................................................................26, 56 Département .........................................................................................................................48 Dépôt ..............................................................................................................................28, 31 Dépôts de stock.....................................................................................................................48 Désinstallation du programme ..............................................................................................19 Détail ..............................................................................................................................47, 59 Détail forfait .........................................................................................................................56 Devis.........................................................................................................................47, 56, 60 Document ................................................................. 47, 49, 51, 53, 56, 59, 60, 64, 66, 69, 86 Document de Garantie ..........................................................................................................60 Donnée.................................................................................................... 23, 31, 34, 39, 44, 75 Duplication .....................................................................................................................23, 51 E Echéance...............................................................................................................................59 Echéancier ............................................................................................................................75 Ecriture .................................................................................................................................64 Emballage .............................................................................................................................31 Emplacements.......................................................................................................................48 Emprunt................................................................................................................................86 Enregistrement......................................................................................................................22 Entête....................................................................................................................................56 Automobile 91 Entête de facture ...................................................................................................................56 Entrée..............................................................................................................................71, 86 Entrées et sorties de Stock ....................................................................................................71 Estimation de Travaux..........................................................................................................60 Etats comptables...................................................................................................................75 Etebac ...................................................................................................................................48 Euro ......................................................................................................................................28 Expert ...................................................................................................................................44 Exportation ...........................................................................................................................83 F Facturation................................................................................................................28, 58, 86 Facture ...................................................................... 47, 51, 53, 56, 58, 60, 64, 65, 75, 85, 86 Famille................................................................................................................31, 34, 37, 46 Familles clients.....................................................................................................................46 Familles d articles.................................................................................................................37 Famillle.................................................................................................................................35 Filtre .........................................................................................................................22, 23, 61 Fonctions communes aux impressions..................................................................................73 forfait....................................................................................................................................58 Forfait .............................................................................................................................35, 47 Format ..................................................................................................................................28 Fournisseur.........................................................................................................31, 42, 44, 48 Franchise ..............................................................................................................................56 G Garage ..................................................................................................................................58 Garantie ..............................................................................................................39, 47, 53, 60 Génération ............................................................................................................................69 Générique .............................................................................................................................35 Gestion de stock....................................................................................................................31 Gestion des fichiers de données............................................................................................23 Gestion des garanties............................................................................................................53 Gestion des heures................................................................................................................65 Gestion des temps barêmés...................................................................................................54 Gestion le main d oeuvre peinture ........................................................................................55 Grille.........................................................................................................................22, 37, 58 Grilles de remises .................................................................................................................37 Groupe ..................................................................................................................................47 Groupe de pièces ..................................................................................................................37 H Heure ....................................................................................................................................88 Heures non productives ........................................................................................................48 92 Automobile Heures productives...............................................................................................................48 Historique .................................................................................................................39, 44, 65 Historique détaillé.................................................................................................................39 Huile .....................................................................................................................................31 I Icône .....................................................................................................................................21 Immatriculation ....................................................................................................................39 Importation ...........................................................................................................................83 Importation et exportation des données................................................................................83 Impression ................................................................................................................51, 66, 73 Imprimante .....................................................................................................................73, 75 Ingrédient..................................................................................................................28, 35, 55 Installation du produit...........................................................................................................17 Intermédiaire...................................................................................................................44, 56 Inventaire........................................................................................................................71, 75 K Kilométrage ..........................................................................................................................56 L Lancement du logiciel...........................................................................................................18 Lettre de change....................................................................................................................48 Lignes...................................................................................................................................58 Lisezmoi.txt......................................................................................................................9, 15 Liste ......................................................................................................................................26 Liste des impressions............................................................................................................75 Lot ........................................................................................................................................86 Lubrifiant..............................................................................................................................31 M Main d oeuvre............................................................................. 31, 34, 35, 47, 54, 55, 58, 88 Majoration ............................................................................................................................31 Marque......................................................................................................................35, 39, 42 Mécanique ............................................................................................................................47 Mémo..............................................................................................................................28, 49 Menu.....................................................................................................................................21 Menus et barres d icônes.......................................................................................................21 Minimum..............................................................................................................................31 Mode de règlement .........................................................................................................44, 63 Modèle......................................................................................................................35, 37, 39 Modèles................................................................................................................................42 Modéles de grille de remises ................................................................................................37 Automobile 93 Modes de règlements............................................................................................................48 Modification ...................................................................................................................23, 51 Module............................................................................................................................85, 88 Module comptoir ..................................................................................................................85 Module de liaison d Arva .....................................................................................................88 Module Pointeuse .................................................................................................................88 Module VN/VO....................................................................................................................86 Montant ..........................................................................................................................26, 61 Mouvement...........................................................................................................................75 N Nacré ....................................................................................................................................35 Nouveau................................................................................................................................51 O Opaque..................................................................................................................................35 Opération ........................................................................................................................54, 88 Option.......................................................................................................................28, 42, 85 Ordre de réparation.............................................................................................47, 56, 60, 65 Outil......................................................................................................................................79 Ouverture..............................................................................................................................23 P Paiement .........................................................................................................................48, 61 Paramétrage ..........................................................................................................................28 Parc.......................................................................................................................................86 Pays ......................................................................................................................................48 Peinture...........................................................................................................................35, 55 Petite fourniture ....................................................................................................................47 Pièce ...................................................................................................................31, 35, 47, 69 Pied de facture ......................................................................................................................59 Pointer ......................................................................................................................61, 63, 71 Pointeuse ............................................................................................................28, 43, 65, 88 Préférence .............................................................................................................................28 Préférences de la Société ......................................................................................................28 Prélèvement ....................................................................................................................48, 63 Prix d achat...........................................................................................................................69 Prix de revient.......................................................................................................................31 Productivité...........................................................................................................................75 Propriété ...............................................................................................................................22 Propriétés générales des listes / grilles..................................................................................22 94 Automobile R Réapprovisionnement ...........................................................................................................44 Réception..............................................................................................................................69 Réceptionné par....................................................................................................................56 Recherche .......................................................................................................................23, 51 Recherche des ventes............................................................................................................51 Récupération.........................................................................................................................27 Récupération des dossiers crées sous EBP Garage ...............................................................28 Récupération des dossiers crées sous un autre logiciel .........................................................29 Référence..............................................................................................................................31 Règlement.................................................................................................................59, 61, 63 Regroupement.................................................................................................................69, 85 Relance .................................................................................................................................44 Relevé de factures.................................................................................................................75 Remise ................................................................................................................31, 37, 47, 63 Remise en banque.................................................................................................................63 Rendement......................................................................................................................43, 65 Réparation.............................................................................................................................86 Réseau ..................................................................................................................................16 Restaurer...............................................................................................................................79 S Saisie ........................................................................................................................56, 58, 61 Saisie à la volée ....................................................................................................................58 Saisie d une facture...............................................................................................................56 Saisie des heures.............................................................................................................65, 66 Saisie des règlements clients.................................................................................................61 Saisie journalière des heures.................................................................................................43 Sauvegarde et restauration....................................................................................................79 Sauvegarder..........................................................................................................................79 Sélection ...............................................................................................................................22 Sinistre..................................................................................................................................56 Société ............................................................................................................................27, 28 Société d enretien..................................................................................................................44 Solde.....................................................................................................................................63 Sortie ..............................................................................................................................71, 86 Soumis à TVA ......................................................................................................................44 Statistique .............................................................................................................................59 Stock............................................................................................................. 28, 31, 44, 71, 75 Suppression.....................................................................................................................23, 51 T Tableau de bord ....................................................................................................................67 Tarif................................................................................................................................23, 47 Taux horaire..........................................................................................................................55 Automobile 95 Temps...................................................................................................................................54 Temps barêmé ................................................................................................................31, 34 Texte.....................................................................................................................................26 Tiers..........................................................................................................................28, 48, 61 Traite ..............................................................................................................................48, 75 Traitement.......................................................................................................................63, 65 Traitements depuis les documents de vente ..........................................................................66 Transfert ...................................................................................................................51, 66, 86 Transfert comptable ..............................................................................................................64 Travaux.....................................................................................................................65, 66, 75 Tri.........................................................................................................................................23 TVA................................................................................................................................28, 31 Type................................................................................................................................35, 39 Type de facturation...............................................................................................................47 Types de véhicule .................................................................................................................42 U Utilitaire................................................................................................................................39 V Validation .............................................................................................................................58 Validation de l inventaire......................................................................................................71 Valider..................................................................................................................................71 Véhicule.................................................................................................. 23, 35, 39, 56, 75, 86 Vente ................................................................................................ 31, 51, 56, 60, 64, 66, 75 Vernis...................................................................................................................................35 Ville......................................................................................................................................48 Villes départements et pays .................................................................................................48 Visualisation.........................................................................................................................51 Vn/vo..............................................................................................................................28, 47 96 Automobile NOTES EBP Automobile V10 Pour Windows 2000, XP et Vista Manuel Utilisateur 1 AVANT DE COMMENCER ................................................................................................................................................................................. 1 1.1 A LIRE .................................................................................................................................................................................................................. 1 1.1.1 Le code d’activation ................................................................................................................................................................................... 1 1.1.2 Le fichier LISEZMOI .................................................................................................................................................................................. 1 1.1.3 La sauvegarde ............................................................................................................................................................................................ 1 1.2 ASSISTANCE TECHNIQUE .......................................................................................................................................................................................... 1 1.2.1 Comment contacter le service technique ? ................................................................................................................................................. 1 1.3 CONFIGURATION RECOMMANDÉE ............................................................................................................................................................................... 1 1.3.1 Liste des réseaux ........................................................................................................................................................................................ 1 1.3.2 Protocole validé ......................................................................................................................................................................................... 2 1.3.3 Matériel conseillé ....................................................................................................................................................................................... 2 2 INSTALLATION .................................................................................................................................................................................................... 3 2.1 INSTALLATION EN RÉSEAU ........................................................................................................................................................................................ 3 2.1.1 Installation et configuration réseau poste à poste (jusqu’à 4 postes) ........................................................................................................ 3 2.1.2 Installation et configuration client/serveur ................................................................................................................................................ 4 2.2 LANCEMENT DU LOGICIEL ........................................................................................................................................................................................ 4 2.2.1 Par le menu Démarrer ............................................................................................................................................................................... 4 2.2.2 A partir du bureau ...................................................................................................................................................................................... 4 2.3 CODE D'ACTIVATION ................................................................................................................................................................................................ 4 2.3.1 Comment saisir le code d’activation ? ....................................................................................................................................................... 4 2.4 DÉSINSTALLATION DU PROGRAMME ............................................................................................................................................................................ 4 3 PRÉSENTATION ET UTILISATION DU LOGICIEL ..................................................................................................................................... 5 3.1 PROPRIÉTÉS GÉNÉRALES DES LISTES / GRILLES ............................................................................................................................................................. 5 3.1.1 Présentation générale ................................................................................................................................................................................. 5 3.2 GESTION DES FICHIERS DE DONNÉES ........................................................................................................................................................................... 5 3.2.1 Liste ........................................................................................................................................................................................................... 5 3.2.2 Fiche ........................................................................................................................................................................................................... 6 3.3 CHAMPS DE SAISIE .................................................................................................................................................................................................. 7 3.3.1 Saisie d’une date ....................................................................................................................................................................................... 7 3.3.2 Champ avec choix prédéfinis .................................................................................................................................................................... 7 3.3.3 Saisie d’un montant .................................................................................................................................................................................... 7 3.3.4 Champ Texte ............................................................................................................................................................................................... 8 3.3.5 Champ avec appel de liste ......................................................................................................................................................................... 8 4 CRÉATION ET PARAMÉTRAGE D'UNE SOCIÉTÉ ...................................................................................................................................... 9 4.1 CRÉATION D'UNE NOUVELLE SOCIÉTÉ ......................................................................................................................................................................... 9 4.2 PRÉFÉRENCES DE LA SOCIÉTÉ ................................................................................................................................................................................... 9 4.3 RÉCUPÉRATION DES DOSSIERS CRÉES SOUS UNE ANCIENNE VERSION ................................................................................................................................. 9 4.3.1 Solution EBP Automobile V8 et EBP Garage/Carrosserie V6 .................................................................................................................. 9 4.3.2 EBP Garage V5 .......................................................................................................................................................................................... 9 4.4 RÉCUPÉRATION DES DOSSIERS CRÉES SOUS UN AUTRE LOGICIEL ....................................................................................................................................... 9 4.4.1 EBP Garage sous DOS ............................................................................................................................................................................... 9 4.4.2 API Garage sous Dos ............................................................................................................................................................................... 10 4.4.3 API sous Windows .................................................................................................................................................................................... 10 4.4.4 AssLog ...................................................................................................................................................................................................... 10 4.4.5 Solycar ...................................................................................................................................................................................................... 10 4.4.6 Vulcain ...................................................................................................................................................................................................... 10 4.4.7 IDS/VEGA ................................................................................................................................................................................................ 10 5 DONNÉES ............................................................................................................................................................................................................. 11 5.1 ARTICLES ............................................................................................................................................................................................................ 11 5.1.1 Articles ...................................................................................................................................................................................................... 11 5.1.2 Pièces ........................................................................................................................................................................................................ 11 5.1.3 Main d'œuvre ............................................................................................................................................................................................ 14 5.1.4 Ingrédient ................................................................................................................................................................................................. 16 5.1.5 Forfaits ..................................................................................................................................................................................................... 16 5.1.6 Groupes de pièces .................................................................................................................................................................................... 17 5.1.7 Familles d'articles .................................................................................................................................................................................... 17 5.1.8 Remises ..................................................................................................................................................................................................... 18 5.2 VÉHICULES .......................................................................................................................................................................................................... 19 5.2.1 Véhicules .................................................................................................................................................................................................. 19 5.2.2 Options ..................................................................................................................................................................................................... 22 5.2.3 Marques, modèles et types de véhicules ................................................................................................................................................... 22 5.2.4 Couleurs ................................................................................................................................................................................................... 22 5.3 TIERS ................................................................................................................................................................................................................. 22 5.3.1 Compagnons ............................................................................................................................................................................................. 22 Table des matières 5.3.2 Fournisseurs ............................................................................................................................................................................................. 23 5.3.3 Assurances, intermédiaires, experts et sociétés d'entretien ..................................................................................................................... 23 5.3.4 Clients ....................................................................................................................................................................................................... 23 5.4 AUTRES .............................................................................................................................................................................................................. 25 5.4.1 Ateliers ...................................................................................................................................................................................................... 25 5.4.2 Tarifs ........................................................................................................................................................................................................ 26 5.4.3 Activités .................................................................................................................................................................................................... 27 5.4.4 Modes de règlements ................................................................................................................................................................................ 27 5.4.5 Dépôts de stock ......................................................................................................................................................................................... 27 5.4.6 Emplacements ........................................................................................................................................................................................... 28 5.4.7 Villes, départements et pays ..................................................................................................................................................................... 28 5.4.8 Mémos ...................................................................................................................................................................................................... 28 5.4.9 Banques .................................................................................................................................................................................................... 28 6 VENTES ................................................................................................................................................................................................................ 29 6.1 RECHERCHE DES VENTES ........................................................................................................................................................................................ 29 6.1.1 Les modes de recherche des documents de Vente .................................................................................................................................... 29 6.1.2 Les options de la fenêtre de recherche ..................................................................................................................................................... 29 6.2 GESTION DES GARANTIES ....................................................................................................................................................................................... 30 6.2.1 Création du tarif et de l’atelier Garantie ................................................................................................................................................. 30 6.3 GESTION DES TEMPS BARÊMÉS ................................................................................................................................................................................ 30 6.3.1 Temps passé par défaut ............................................................................................................................................................................ 30 6.3.2 Temps barêmés ......................................................................................................................................................................................... 30 6.4 GESTION DE LA MAIN D’ŒUVRE PEINTURE ................................................................................................................................................................. 31 6.4.1 Ingrédient ................................................................................................................................................................................................. 31 6.4.2 Saisie d’une heure de main-d’œuvre Peinture ......................................................................................................................................... 31 6.5 DOCUMENTS DE VENTE .......................................................................................................................................................................................... 31 6.5.1 Facture ..................................................................................................................................................................................................... 32 6.5.2 Autres types de documents de Vente ......................................................................................................................................................... 37 7 TRAITEMENTS ................................................................................................................................................................................................... 39 7.1 SAISIE DES RÈGLEMENTS ........................................................................................................................................................................................ 39 7.1.1 Consultation des règlements .................................................................................................................................................................... 39 7.1.2 Assistant de saisie des règlements ............................................................................................................................................................ 39 7.1.3 Affectation manuelle des règlements ........................................................................................................................................................ 40 7.1.4 Validation du règlement ........................................................................................................................................................................... 41 7.2 REMISE EN BANQUE .............................................................................................................................................................................................. 41 7.2.1 Remise en banque ..................................................................................................................................................................................... 41 7.2.2 Remise de règlements de type lettre de change ........................................................................................................................................ 41 7.2.3 Remise de règlement de type prélèvement ................................................................................................................................................ 42 7.3 TRANSFERT COMPTABLE ......................................................................................................................................................................................... 42 7.3.1 Paramétrage du transfert ......................................................................................................................................................................... 42 7.3.2 Lancement du transfert ............................................................................................................................................................................. 42 7.3.3 Réexportation comptable .......................................................................................................................................................................... 43 7.4 GESTION DES HEURES ............................................................................................................................................................................................ 43 7.4.1 Saisie des heures compagnons ................................................................................................................................................................. 43 7.4.2 Historique des heures ............................................................................................................................................................................... 43 7.4.3 Calendrier ................................................................................................................................................................................................ 43 7.4.4 Statistique ................................................................................................................................................................................................. 43 7.4.5 Re-calcul Rendement Compagnon ........................................................................................................................................................... 44 7.5 TRAITEMENTS DEPUIS LES DOCUMENTS DE VENTE ....................................................................................................................................................... 44 7.5.1 Impression du document ........................................................................................................................................................................... 44 7.5.2 Transfert d’un document .......................................................................................................................................................................... 44 7.5.3 Génération des commandes fournisseurs à partir de l’OR ..................................................................................................................... 44 7.5.4 Travaux des compagnons pour le document ............................................................................................................................................ 44 8 ACHATS ................................................................................................................................................................................................................ 45 8.1 COMMANDE FOURNISSEUR ...................................................................................................................................................................................... 45 8.1.1 Création d’une commande fournisseur .................................................................................................................................................... 45 8.2 APPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE ........................................................................................................................................................................ 45 8.2.1 Procédure ................................................................................................................................................................................................. 45 9 INVENTAIRE ....................................................................................................................................................................................................... 48 9.1 VALIDATION DE L'INVENTAIRE ................................................................................................................................................................................ 48 9.2 VISUALISATION DE L'INVENTAIRE ............................................................................................................................................................................. 48 10 IMPRESSIONS ................................................................................................................................................................................................... 49 10.1 FONCTIONS COMMUNES AUX IMPRESSIONS ............................................................................................................................................................... 49 10.1.1 Les imprimante utilisateurs .................................................................................................................................................................... 49 Table des matières 10.1.2 Le menu Impressions .............................................................................................................................................................................. 49 10.2 APERÇU À L'ÉCRAN ............................................................................................................................................................................................. 50 10.2.1 Présentation des fenêtres d'aperçu ......................................................................................................................................................... 50 11 OUTILS ............................................................................................................................................................................................................... 52 11.1 SAUVEGARDE ET RESTAURATION ............................................................................................................................................................................ 52 11.1.1 Options de sauvegarde et de restauration .............................................................................................................................................. 52 11.1.2 Sauvegarde ............................................................................................................................................................................................. 52 11.1.3 Sauvegarde et restauration des modèles et des formats ......................................................................................................................... 53 11.1.4 Lancer une restauration ......................................................................................................................................................................... 53 11.2 IMPORTATION ET EXPORTATION DES DONNÉES .......................................................................................................................................................... 54 11.2.1 Importation des bibliothèques constructeurs ......................................................................................................................................... 54 11.2.2 Importation/Exportation personnalisée ................................................................................................................................................. 54 12.1 MODULE COMPTOIR ........................................................................................................................................................................................... 57 12.1.1 Les bons de livraison .............................................................................................................................................................................. 57 12.1.2 La facture Comptoir ............................................................................................................................................................................... 57 12.2 MODULE VN/VO ............................................................................................................................................................................................. 57 12.2.1 Le parc de véhicule VN/VO .................................................................................................................................................................... 58 12.2.2 Les réparations sur véhicule VN/VO ...................................................................................................................................................... 58 12.2.3 Facturation VN/VO ................................................................................................................................................................................ 59 12.2.4 Les impressions ...................................................................................................................................................................................... 59 12.3 MODULE POINTEUSE ........................................................................................................................................................................................... 60 12.3.1 Spécificité du module .............................................................................................................................................................................. 60 13 INDEX .................................................................................................................................................................................................................. 61 Avant de commencer 1 Avant de commencer 1.1 A lire Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle présente votre logiciel et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. - Pour une aide directe sur un écran précis, utilisez la touche F1, - Pour une aide générale, lancez la commande Rubriques d'aide du menu ?. Les onglets Index et Recherche vous permettent de retrouver l’aide souhaitée très rapidement et de manière approfondie. 1.1.1 Le code d’activation Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités, selon la version choisie, pendant 40 jours. Au delà de ces 40 jours, la saisie sera limitée en nombre de documents de vente. 1.1.2 Le fichier LISEZMOI Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées. 1.1.3 La sauvegarde La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données correctes. 1.2 Assistance technique EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions. Avant de nous contacter, notez: − Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous -répondre sans ce numéro. − La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur, fonctionnement réseau ou monoposte...) − Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support téléphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00 Le vendredi : 8H00 à 18H00 1.2.1 Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente). - Composez le 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local). - Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail à vwin.support@ebp.com en précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit. 1.3 Configuration recommandée 1.3.1 Liste des réseaux 1.3.1.1 Poste à poste (jusqu’à 4 postes) Les systèmes d’exploitation validés dans cette configuration sont : - Windows 2000 (Service Pack 4) - Windows XP - Windows Vista Attention 1 Le processeur et la mémoire vive du poste doivent être adaptés au système d’exploitation. La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : Un processeur Intel Pentium 4 (2 ghz) et 512 Mo de RAM. 1.3.1.2 Serveur dédié Les systèmes d’exploitation validés dans cette configuration sont : - Windows 2000 Serveur - Windows 2003 Serveur 1.3.2 Protocole validé Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur les stations et le serveur. 1.3.3 Matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil (Wifi) et du courant porteur en ligne (CPL, technologie visant à faire passer de l'information à bas ou haut débit sur les lignes électriques). Ces types de réseau présentent un manque de fiabilité et ne présentent pas une vitesse de réseau suffisante. Nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. 2 2 Installation 2.1 Installation en réseau 2.1.1 Installation et configuration réseau poste à poste (jusqu’à 4 postes) 2.1.1.1 Installation sur le serveur de données (serveur dédié ou non). Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation du logiciel de type personnalisé en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel: C:\PROGRAM FILES\EBP Répertoire des dossiers de démonstration: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS Répertoires données: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Attention Dans le cas d’une installation sur un serveur dédié, il est impératif de débrider le produit EBP sur le serveur. Partagez C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP en accès complet via l’Explorateur Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire et choisissez Partage et sécurité). Attention Vérifiez dans l’onglet Sécurité que l’utilisateur du produit EBP a un contrôle total sur le répertoire C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP 2.1.1.2 Installation sur les postes clients. Sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP de la station. Pour cela ouvrez le voisinage réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionner Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionner Propriétés). Puis faîtes une installation du logiciel de type personnalisée sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel: C:\PROGRAM FILES\EBP Répertoire des dossiers de démonstration: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS Répertoires données: X:\PARTAGE Attention Vérifiez que l’utilisateur du poste client a un contrôle total sur le répertoire C:\PROGRAM FILES 2.1.2 Installation et configuration client/serveur 2.1.2.1 Installation sur le serveur L'installation de l’application sur le serveur est identique à celle poste à poste, sauf que le logiciel n'est pas installé sur le serveur. Par conséquent, vous devez créer sur le serveur un répertoire EBP puis le partager en accès complet pour les utilisateurs pouvant utiliser le logiciel (vous devez pour cela disposer du droit d'administrateur). Dans ce répertoire, créez le sous-répertoires PARTAGE. 2.1.2.2 Installation sur les postes clients. L'installation sur les postes clients est identique à celle poste à poste. 2.2 Lancement du Logiciel 2.2.1 Par le menu Démarrer Après installation du logiciel, un icône EBP Automobile V10 est créée dans le groupe EBP, accessible par le menu Démarrer / Programmes / EBP / Automobile V10. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. 2.2.2 A partir du bureau Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône EBP Automobile V10 sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. 2.3 Code d'activation 2.3.1 Comment saisir le code d’activation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. 2.3.1.1 Activer manuellement Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs (Pour obtenir ces informations composez le 0811 65 80 61). Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique d'EBP pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit. 2.4 Désinstallation du programme Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue, problème fichier programme...), allez dans Démarrer + Paramètres + Panneau de configuration et lancez l’Ajout / Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés par l’utilisateur. 4 3 Présentation et utilisation du logiciel 3.1 Propriétés générales des listes / grilles Une grille est composée de lignes et de colonnes. Chaque colonne contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enregistrement différent. Exemple Le corps d’une facture et d’une commande fournisseur, la liste des articles et des véhicules sont des grilles. Comme telles, elles ont des propriétés générales communes. Pour toute grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit dans la grille (sur le bord grisé des lignes dans le corps d’un document). Ce menu propose les principales commandes utiles dans la grille en cours et spécifiques à celle-ci. Il donne également accès aux propriétés de la grille. 3.1.1 Présentation générale La ligne courante est repérée par la flèche située sur le bord grisé et une couleur précise. - Pour effectuer une multi sélections, utilisez la touche Ctrl + clic sur le carré gris situé en début de ligne. - Clic gauche sélectionne l'ensemble des lignes de la grille. - Clic droit dans une liste (sur le bord des lignes d’articles dans un corps de document) donne accès au menu contextuel qui propose : - les commandes spécifiques à la grille en cours, - la commande Propriétés commune à toutes les grilles permettant de modifier les colonnes de la grille et son apparence (couleur, motif), - la commande Filtres permet de définir des filtres de sélection permettant de n’afficher que certaines données répondant à des critères précis (voir plus loin, la création d’un filtre). 3.2 Gestion des fichiers de données La gestion (création, modification, duplication, suppression, recherche) de vos données (articles, clients, véhicules, tarifs, assurances, ateliers, activités, compagnons ...) s’effectue à partir d’une liste dont vous devez maîtriser le fonctionnement. Remarque Nous allons ici décrire le fonctionnement de la gestion des données sur un fichier de pièces sachant que le fonctionnement est identique pour tous les fichiers de données. Lancez la commande Articles + Pièces du menu Données, la liste des pièces existantes s’affiche. C’est à partir de la liste que vous allez pouvoir : - Trier ou filtrer la liste suivant des critères précis et rechercher une donnée précise, - Créer de nouvelles données, - Modifier et consulter plusieurs informations en simultanée et très rapidement, - Dupliquer une fiche, - Imprimer les états associés. 3.2.1 Liste 3.2.1.1 Tri de la liste Si vous souhaitez avoir un autre tri par défaut, il faut aller le changer dans les propriétés de la grille décrites dans le chapitre suivant « Propriétés Générales des listes/grilles » . 3.2.1.2 Rechercher une donnée précise Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (voir paragraphe précédent) sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de la donnée à rechercher. Si vous validez la saisie par la touche Entrée, elle sera enregistrée dans le menu déroulant et pourra être utilisée pour d’autres recherches. Le champ Recherche vous permet de saisir les caractères de recherche (suivant le critère de tri courant). Si vous saisissez les premiers caractères de la référence de l’article à rechercher, le logiciel affiche la liste des articles dont la référence commence par ces caractères. 3.2.2 Fiche 3.2.2.1 Ouverture automatique de la fiche Pour que la fiche s’ouvre automatiquement à l’ouverture d’une liste, il suffit : - de punaiser la fiche (via l’icône en haut à gauche de la fiche), - de positionner la fiche à l’écran de manière à pouvoir consulter fiche et liste simultanément, - de fermer la liste (ce qui fermera la fiche en même temps). A la prochaine ouverture de la liste, la fiche sera automatiquement ouverte. Pour désactiver ce mode, il suffit de dépunaiser la fiche ou de fermer la fiche avant la liste. Rappel Lorsque vous vous déplacez dans la liste et qu’une fiche est ouverte et punaisée, les informations de la fiche sont automatiquement mises à jour pour correspondre à la donnée courante dans la liste. 3.2.2.2 Suppression d’une fiche Pour supprimer une pièce dans la liste, sélectionnez la ligne correspondante et appuyez au choix sur : - la touche Suppr de votre clavier, - l’icône de suppression de la barre de navigation « Fiches », - l‘entrée « Supprimer » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. 3.2.2.3 Création d’une fiche Pour créer une nouvelle fiche (pièce) dans votre fichier, utilisez au choix : - la touche Inser de votre clavier (Ctrl + Inser en mode Edition) - l’icône de création de la barre de navigation « Fiches » - l‘entrée « Nouveau » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Saisie des informations Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant la pièce. Saisissez obligatoirement la référence et le libellé pour avoir accès à la saisie des onglets. Saisissez toutes les informations concernant la pièce à créer. Remarque Pour passer de champ en champ, utilisez la touche 8 (Entrée) et les touches de direction. Enregistrement de la fiche Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez au choix : - la touche F2, - l’icône « Enregistrer et nouveau » de la barre de navigation « Fiches », - l‘entrée « Enregistrer et nouveau » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Sortie de fiche La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées : un message de confirmation s’affiche, répondez NON pour fermer sans enregistrer les modifications. 3.2.2.4 Duplication de fiche Pour dupliquer une fiche existante, sélectionnez-la dans la liste et cliquez au choix sur : - l’icône « Dupliquer » de la barre de navigation « Fiches » 6 Création et paramétrage d'une société - l‘entrée « Dupliquer» du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Le logiciel affiche une nouvelle fiche reprenant les informations de la fiche d’origine et propose un numéro dans la zone Référence. Saisissez la référence de la nouvelle fiche et enregistrez-la. 3.2.2.5 Modification d’une fiche Pour modifier le contenu d’une fiche, activez dans la liste la donnée à consulter/modifier et validez la ligne avec la touche « Entrée » ou avec le menu contextuel + Modifier. La fiche apparaît. Faites les modifications souhaitées. 3.2.2.6 Les impressions liées aux données courantes Cliquez sur, au choix sur : - l’icône « Imprimer » de la barre de navigation « Fiches » - l‘entrée « Impression» du sous-menu Action de la barre des tâches courantes - clic droit + Imprimer. 3.3 Champs de saisie 3.3.1 Saisie d’une date La saisie d'une date complète est très simple. Vous saisissez les deux premiers chiffres du jour, du mois et les deux derniers chiffres de l'année (05). Vous pouvez aussi appeler le calendrier en cliquant sur la flèche à droite du champs, et sélectionne votre date. Exemple Date de 1ère mise en circulation (fiche Véhicule / onglet Carte grise) 3.3.2 Champ avec choix prédéfinis Ce type de champ correspond à une liste déroutante qui apparaît quand vous cliquez sur la flèche. Sélectionnez l’une des informations proposées. Sur un champ Date, un calendrier est ouvert, c’est un jour que vous sélectionnez. Exemple Emballage (fiche Article / onglet tarification) 3.3.3 Saisie d’un montant La seule caractéristique d'une saisie de montant réside dans les caractères que vous êtes autorisés à taper. En effet, la vérification du format du montant est effectuée au fur et à mesure de la frappe. Une fois le montant validé, le logiciel met le nombre au format par défaut défini dans l'onglet Format (Commande Préférences). 7 La saisie accepte le point et la virgule comme séparateur décimal. Le résultat imprimé dépend du format par défaut associé à ce type de variable ou du format choisi dans le modèle d'impression pour cette variable précise. Exemple Prix de revient (fiche Article / onglet tarification) 3.3.4 Champ Texte Dans un champ Texte de plusieurs lignes (adresse, commentaire…), utilisez la touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Exemple Libellé (fiche Article / onglet tarification) 3.3.5 Champ avec appel de liste Pour ce type de champs, vous pouvez accéder à la liste des données existantes avec F4 ou en cliquant sur l’icône située sur la droite du champ. Exemple Carrosserie (fiche Véhicule / onglet Carte grise) 8 4 Création et paramétrage d'une société 4.1 Création d'une nouvelle société Activez la commande Nouvelle Société du menu Société. Vous entrez alors dans un assistant qui détaille une à une les étapes à renseigner. 1- Cette première étape vous permet de créer un dossier. Saisissez les informations concernant votre société (raison sociale, adresse, téléphone). La combinaison de touches Ctrl + Entrée permet de passer à la ligne suivante dans les zones de type Adresse. 2 - Utilisez le bouton Suivant pour passer d’étape en étape et cliquez sur le bouton Terminer en fin d’assistant. Vous pouvez revenir sur une étape avec le bouton Précédent. Remarque Ces informations sont consultables par la commande Préférences du menu Société (onglet Société). 4.2 Préférences de la Société Après création du dossier société et avant de définir vos fichiers de travail (dépôts, fournisseurs, familles de pièces, pièces, mains-d’œuvre, tarifs, ateliers, véhicules, clients,...), il est indispensable de définir les différents paramètres de fonctionnement propres à votre société. Pour cela, lancez la commande Préférences du menu Société et renseignez tous les onglets proposés. 4.3 Récupération des dossiers crées sous une ancienne version 4.3.1 Solution EBP Automobile V8 et EBP Garage/Carrosserie V6 Lors d’une mise à jour de EBP Garage/Carrosserie V6 ou EBP Automobile V8 en EBP Automobile V10, les dossiers sont automatiquement convertis pour fonctionner avec ce logiciel. 4.3.2 EBP Garage V5 Pour connaître les modalités de migration de EBP Garage V5 en EBP Automobile V10, merci de contacter notre support client. 4.4 Récupération des dossiers crées sous un autre logiciel Vous avez la possibilité de récupérer les données créées sous EBP Garage sous DOS, API Garage, ASSLOG (Assutor), Solycar, Vulcain, IDS/Vega). Pour cela, 1. Lancez la commande Import de données + Fichiers issus d’un autre logiciel du menu Outils, 2. Sélectionnez le logiciel dans lequel vous travailliez précédemment. 3. Si le dossier à importer est en euro, cochez l’option Les données importées sont en euros. 4. Sélectionnez avec le bouton le répertoire du dossier à récupérer. 5. Lancez l’import en cliquant sur le bouton OK. 4.4.1 EBP Garage sous DOS Avant de lancer l’importation d’un dossier, vous devez impérativement renseigner un dépôt de stock par défaut, définir les codes de TVA et créer les codes couleur (voir plus haut les chapitres Initialisation des fichiers de paramétrage et Préférences de la société). Important Toutes les informations concernant votre ancien dossier seront récupérées. - Articles : Pièces, Main-d'œuvre, Forfaits, Familles, Import des articles de remplacement, Import de l'emplacement, des quantités en stock et quantité minimum, Import de la liaison fournisseurs/articles - Clients : Clients, Familles, Modes de règlement, Récupération de la remise facture. - Véhicules : Véhicules, Récupération des champs Conducteur, Réf. Peinture, Info1 et Info2, Création du code Carrosserie s'il n'existe pas, Association avec la table des couleurs, Récupération des modèles - Documents : Ordres de réparation, Factures non imprimées deviennent des Ordres de réparation dans Garage, Factures imprimées deviennent des Factures dans Garage. - Divers : Import des compteurs, des fournisseurs principaux, des salariés. 4.4.2 API Garage sous Dos La récupération d’un dossier venant d’API Dos permet d’intégrer les mêmes fichiers que de Garage Dos. 4.4.3 API sous Windows Remarque La récupération d’un dossier venant d’API Windows permet d’intégrer les fichiers suivants : clients, véhicules, fournisseurs, salariés, assureurs, familles clients, secteurs géographiques, marques, modèles, modes de règlements, banques de remise et départements. 4.4.4 AssLog La récupération d’un dossier venant d’AssLog permet d’intégrer uniquement les clients, les véhicules et les intermédiaires. Avant de lancer l’importation de ces données, vous devez paramétrer la société et initialiser vos fichiers de paramétrage. 4.4.5 Solycar L’exportation à partir de Solycar permet la création des 9 fichiers suivants : Article, Cartegrise, client, fournisseu, histveh, param-cate, param-fami, param-sect, véhicule qui sont récupérable dans EBP Garage. 4.4.6 Vulcain EBP Automobile V10 permet de récupérer les fichiers d’une base Vulcain. Les fichiers récupérés sont les suivants : clients, véhicules, fournisseurs, salariés, experts, secteurs géographiques, marques, modèles. 4.4.7 IDS/VEGA EBP Garage permet la récupération des fichiers clients, véhicules et historiques issus d’IDS6 V5 et VEGA. Pour plus d’information, contactez notre service commercial au 01.34.94.80.00. 10 5 Données 5.1 Articles 5.1.1 Articles Vous avez la possibilité d’intégrer des bibliothèques de pièces et de temps barêmés (voir la partie Import de bibliothèques) ce qui crée automatiquement les fiches de vos articles de type Pièce et Main-d’œuvre. Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel autre qu’EBP et que vous souhaitez récupérer les articles déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancez la procédure d’import dans EBP Garage (voir la partie Import Personnalisé). Important Une fois vos pièces enregistrées, vous devez ensuite effectuer une saisie d’inventaire pour toutes les pièces que vous souhaitez suivre en stock (case Gestion de Stock cochée dans l’onglet Stock). 5.1.2 Pièces Pour accéder à une fiche pièce, à partir de la liste des pièces : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle pièce. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient la pièce. Ce choix est indispensable si vous avez défini des tarifications particulières ou des comptes comptables propres aux familles ou simplement pour obtenir des états et des statistiques divers classés par famille. 5.1.2.1 Onglet Tarification Prix de revient Le calcul du prix de revient dépend des paramètres que vous avez renseignés dans l’onglet Stock des Préférences de votre dossier. - Si vous avez coché Calcul du Prix Moyen Pondéré, le prix de revient est recalculé à chaque réception ou entrée de stock dont le prix d’achat est différent de celui de la fiche. Exemple Une entrée en stock de 10 lots de bougies à 4,50 €, suivie d’une entrée de stock de 5 lots de bougies à 4,90 € donnera un prix de revient pondéré à : [(4,50 * 10) + (4,90 * 5) ] / 15 soit : 4,63 (où 15 est la quantité totale). - Si vous n’avez pas coché Calcul du Prix Moyen Pondéré, le prix de revient est celui du dernier prix entré ou réceptionné (soit dans l’exemple ci-dessus, 4,90 €) Majoration Permet de définir un coefficient (ou un pourcentage) de majoration du prix de revient de la pièce afin de définir le prix de vente HT. Prix de vente HT - Si vous avez coché la case Mise à jour du prix de vente lors de la réception, dans l’onglet Stock des préférences de votre société, une fois le prix de revient mis à jour, le logiciel recalcule le prix de vente à partir du nouveau prix de revient sans modifier le coefficient de la fiche. Exemple Dans le cas d’un lot de bougies. : Prix de revient : 4,50 Coef : 1,5 et Prix HT : 6,75. Après entrée de 5 lots à 4,90 Euros, le prix de vente passe à : 6,95 lorsque le calcul est effectué à partir du prix moyen pondéré (4,63 * 1.5) 7,35 lorsque le calcul est effectué à partir du dernier prix d’achat/de revient (4,90*1.5) - Si vous ne cochez pas cette case, le prix de vente reste inchangé : 6,75 mais le coefficient est recalculé. Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. Prix de vente TTC Le prix de vente TTC est calculé automatiquement. Quantité La quantité indiquée est automatiquement proposée à la facturation. Si rien n’est saisi l’article est facturé à l’unité. Code remise Le code de remise de la pièce est généralement intégré à l’import d’un panier de pièces constructeur, mais peut- être défini par l’utilisateur. CORT (Option disponible en version Renault) Emballage Permet de définir le type d’emballage de la pièce (en bidon, en carton ou en vrac). Chaînage Cette zone permet de lier automatiquement un autre article à la pièce définie ici. A la facturation, ce deuxième article sera automatiquement appelé à l’appel de la pièce d’origine. Pièce constructeur Cochez cette case pour intégrer une pièce que vous avez manuellement créée à votre panier de pièce constructeur. Pièce à ne pas commander sur OR Cochez cette case si vous ne désirez pas que l’article apparaisse dans les commandes fournisseurs générées à partir de l’OR (voir les parties La réparation collision et Les achats, ainsi que Génération des commandes à partir de l’OR). TVA sur huile Cette case permet d’effectuer une distinction entre la TVA standard et la TVA sur huile à l’édition de la facture et dans le journal de vente. Cette option peut être définie au niveau de la famille de l’article. Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Quantité, Chiffre et Marge sur le mois courant et l’année courante. 12 Données Calculer la quantité à partit du TTC Cette option permet de modifier la quantité de facturation, et non le prix unitaire de vente de la pièce, lors de la modification du prix TTC en facturation. Lubrifiant / pneumatique Permet de définir la nature de la pièce. Remarque Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Temps, Chiffre, Marge, Temps passé et Productivité sur le mois courant et l’année courante. Code Divers Permet de rensigner un code divers constructeur. Petite fourniture (Option du module de liaison avec D’Arva direct). Permet de définir les petites fournitures appliquée à la pièce. 5.1.2.2 Onglet Stock Gestion du stock Cochez la case Gestion du stock si vous désirez gérer le stock de cette pièce et pouvoir également effectuer un réapprovisionnement automatique (voir la partie Le suivi de stock + Le réapprovisionnement automatique). Dépôt Permet de visualiser le stock ainsi que les mouvements de la pièce dans le dépôt sélectionné. Emplacement Permet d’indiquer la position de la pièce dans le stock. Un état par emplacement pourra être édité. Minimum L’état de réapprovisionnement signalera cet article si sa quantité en stock est inférieure à la quantité indiquée ici. Remarque Les zones Cmdes Frs (commandes Fournisseurs), Entrées, Sorties et En Stock sont inaccessibles à la saisie. Elles sont automatiquement mises à jour à partir des commandes et des réceptions de commandes fournisseurs, des saisies d’inventaire, d’entrées et de sorties de stock et bien entendu de la facturation. La grille affiche un historique de tous les mouvements de stock (entrées/sorties/inventaire/facture..) pour tous les articles à partir du moment où la case Mouvementer le stock est cochée dans l’onglet Stock des préférences de la société et suivant le dépôt sélectionné. 5.1.2.3 Onglet fournisseur Pour pouvoir générer automatiquement des commandes fournisseurs à partir d’un OR ou de l’opération de Réapprovisionnement automatique (voir la partie Les achats), vous devez indiquer au moins un fournisseur. Remarque Si des colonnes n’apparaissent pas, ajoutez-les avec les propriétés de la grille. Fournisseur 13 Saisissez ici le nom du ou des différents fournisseurs de la pièce. Repérez le fournisseur habituel en cochant la case Fournisseur principal. Vous pourrez en effet réaliser un réapprovisionnement automatique en tenant compte du fournisseur principal ou du fournisseur proposant le meilleur prix d’achat. La liste des fournisseurs peut être automatiquement mise à jour si vous cochez l’option « Alimentation du fichier Article / Fournisseur automatique » de l’onglet Stock des préférences. A chaque réception de pièces venant d’un nouveau fournisseur ou avec un nouveau prix d’achat, le nouveau fournisseur et/ou le nouveau prix seront pris en compte. Référence fournisseur Saisissez ici la référence de la pièce chez le fournisseur. A l’impression de la commande, vous pourrez ainsi obtenir la référence de la pièce chez vous et chez le fournisseur. Cette référence pourra ou non être imprimée sur la facture fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi. Prix d'achat Saisissez le prix d’achat de la pièce ou du conditionnement si la pièce est achetée avec un conditionnement particulier. Conditionnement Saisissez ici la quantité de pièces contenues dans le conditionnement minimum de votre fournisseur. Quantité minimum Saisissez ici la quantité minimale de pièces ou de conditionnement à commander chez ce fournisseur. Le logiciel tiendra compte de ces renseignements pour calculer la quantité à commander. 5.1.2.4 Onglet Remplacement Cet onglet permet de renseigner les pièces qui seront proposés en remplacement de la référence saisie lors de la facturation si la quantité de celle-ci est épuisée. Il permet aussi de visualiser le dépôt dans lequel est stockée la pièce de remplacement ainsi que sa quantité en stock. Exemple 1 - Si la quantité en stock de la référence saisie est épuisée on proposera de facturer la référence remplaçante avec la quantité saisie dans la facture. 2 - Si la quantité en stock de la référence saisie n'est pas épuisée mais que la quantité facturée est supérieure à celle du stock. Alors on facturera en premier lieu la référence saisie avec une quantité correspondant à son stock et on proposera de facturer la référence remplaçante pour le reste. Par exemple nous avons un référence A avec un stock de 5 qui a pour référence remplaçante B. Nous faisons une facture en saisissant la référence A et une quantité de 7. A ce moment on facturera la référence A avec une quantité de 5 et la référence B avec une quantité de 2. Important Dans tous les cas si on refuse d'utiliser la référence remplaçante, c'est la référence saisie qui sera facturée. 5.1.2.5 Onglet Statistique Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document (Facture, Ordre de réparation, Devis) contenant cette pièce. Il est aussi possible d’avoir les statistiques des documents archivés. 5.1.2.6 Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir la quantité vendue, le chiffre d’affaire, le prix de revient et la marge réalisée pour une année sous forme de tableau ou l’évolution du CA sous forme de graphique. 5.1.2.7 Onglet Commentaire Cet onglet permet de saisir un commentaire. 5.1.3 Main d'œuvre 14 Données Pour accéder à une fiche main d’œuvre, à partir de la liste des mains d’œuvres : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle main d’œuvre. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient la M.O.. Cette saisie est indispensable si vous appliquez des tarifications ou des comptes comptables spécifiques à certaines familles d’articles ou simplement pour obtenir des états et des statistiques divers classés par famille. 5.1.3.1 Onglet Tarification Prix de revient Il vous est possible de saisir, dans cette zone, le prix de revient de votre main d’œuvre. Tarif M.O. Choisissez dans la liste déroulante le type de M.O. à appliquer sur l’opération de main-d’œuvre à créer. A la facturation, le logiciel ira rechercher dans le tarif actif, le taux horaire correspondant au type de main-d’œuvre de cette fiche. Pour définir un montant MO forfaitaire, sélectionnez Forfait. Vous avez alors accès aux zones Prix de Vente. Prix de vente HT Le calcul du prix de vente de votre main d’œuvre dépend du tarif renseigné dans vos grilles de Tarifs (voir la rubrique Les Tarifs). Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. Prix de vente TTC Le calcul du prix de vente TTC est automatiquement calculé. Temps Saisissez ici le temps à facturer correspondant au temps nécessaire pour réaliser cette opération de maind’œuvre. Remarque Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Temps, Chiffre, Marge, Temps passé et Productivité sur le mois courant et l’année courante. 5.1.3.2 Onglet Temps barêmés Cet onglet permet de consulter ou de définir des temps particuliers à certains types de véhicules. Cet onglet est généralement mis à jour automatiquement après import d’une bibliothèque des temps barêmés (voir les parties Import d’une bibliothèque et Gestion des temps barêmés). 5.1.3.3 Onglet Statistique Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document (Facture, Ordre de réparation, Devis) contenant cette pièce. Il est aussi possible d’avoir les statistiques des documents archivés. 5.1.3.4 Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir la quantité vendue, le chiffre d’affaire, le prix de revient et la marge réalisée pour une année sous forme de tableau ou l’évolution du CA sous forme de graphique. 15 5.1.4 Ingrédient (Option du module Collision / Pack Carrosserie) Lors de la facturation des opérations de main-d’œuvre Peinture (voir la partie Main-d’œuvre Peinture), le logiciel recherche l’ingrédient associé au véhicule pour appliquer le tarif correspondant (Opaque, Vernis, Nacré ou Autres). Des ingrédients par défaut sont proposés (menu Données \ Articles). Complétez le fichier afin de pouvoir rapidement renseigner les fiches véhicules. 5.1.5 Forfaits Un forfait est une prestation composée de plusieurs articles, généralement M.O. + pièces, facturée à un prix forfaitaire. Pour accéder à une fiche forfait , à partir de la liste des forfaits : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle main d’œuvre. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie de la composition du forfait. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le forfait. Cette saisie est indispensable pour appliquer les tarifications et/ou les comptes comptables particuliers définis éventuellement dans les familles d’articles ou simplement pour obtenir des états et des statistiques divers classés par famille. Type Vous pouvez créer quatre sortes de forfaits pré modélisés : les forfaits Génériques, les forfaits Par Marque, les forfaits Par Modèle et les forfaits Par Type Véhicule. - Un forfait Générique est un forfait dont le contenu de base (onglet Détail) s’applique pour tous les véhicules. - Un forfait de type « Par Marque » est un forfait dont le pré-modèle (onglet Détail) sert pour définir des forfaits spécifiques à chaque marque. Les forfaits associés (onglet Liste des références) sont alimentés directement à partir de la facturation. Exemple Vous facturez un forfait VIDANGE de type Par marque pour un véhicule de marque Renault, le logiciel ouvre automatiquement une fenêtre contenant le pré modèle du forfait ce qui vous permet de définir le forfait spécifique à cette marque. Après validation, la fiche du forfait (onglet Liste des références) est automatiquement mise à jour et vous voyez apparaître la marque Renault et son forfait spécifique. A la prochaine vidange sur un véhicule de marque Renault, le logiciel ira automatiquement chercher dans l’onglet Liste des références du forfait, le forfait spécifique à la marque Renault. - Un forfait de type « Par Modèle » fonctionne comme un forfait de type « Par Marque » si ce n’est que les forfaits spécifiques sont associés à une gamme de véhicule dans un modèle et une marque particulière. - Un forfait de type « Par Type Véhicule » fonctionne comme un forfait de type « Par Marque » si ce n’est que les forfaits spécifiques sont associés à un type de véhicule dans un modèle et une marque précise. Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. 16 Données Prix de vente Cette information est obligatoire pour pouvoir valider la création/modification du forfait. Valider Ce bouton valide la création/modification du forfait. 5.1.5.1 Onglet Détail Pour les forfaits de type Générique, saisissez les différents articles composant le forfait. Les montants HT et TTC affichés en bas à droite de l’écran correspondent à l’addition des différents articles. Le logiciel affiche automatiquement la plus-value réalisée sur les pièces et la M.O. Remarque Pour les trois autres types de forfait saisissez seulement les libellés des articles, vous composerez votre forfait au moment de la facturation. Tarif et ingrédient L’onglet Détail fait apparaître les zones Tarif et Ingrédient. Choisissez ici le tarif sur lequel la base de calcul du forfait s’effectuera. Important Pour un forfait comportant de la main-d’œuvre Peinture, saisissez l’ingrédient utilisé. 5.1.5.2 Onglet Liste des références de forfaits Cet onglet est utile uniquement pour les forfaits de type par Marque, par Modèle et par Type Véhicule (voir plus haut, onglet Détail). Il vous permet de consulter les forfaits particuliers à : - une marque si le forfait est de type Par Marque, - un modèle de voitures dans une marque précise si le forfait est de type Par Modèle, - un type mine de voitures, dans un modèle et une marque précise si le forfait est de type Par Type mine. Double-cliquez sur la ligne du forfait pour consulter/modifier son détail. Remarque Cet onglet est automatiquement alimenté par les facturations successives. 5.1.6 Groupes de pièces Un groupe est un ensemble de pièces et d’opérations qui s’intégreront automatiquement dans le document en une seule opération. 5.1.7 Familles d'articles Une famille d’articles permet de regrouper les articles selon leur type. Vous pourrez obtenir des statistiques par famille d’articles, générer des écritures comptables distinctes pour chaque famille d’articles, éditer divers états classés par famille et gérer une tarification spécifique à une famille (voir la partie La tarification). La liste des familles (menu Données/Articles) vous permet de créer, modifier vos familles d’articles. Lors du transfert en comptabilité, si vous ne saisissez pas de comptes comptables dans vos fiches famille, le logiciel prendra alors en considération les comptes comptables saisis dans l’Atelier, ou dans l’onglet Comptes des Préférences s’il n’y en a pas de renseignés dans l’Atelier. Important La création des familles est automatique si vous vous procurez un panier de pièces constructeur (voir la partie Import d’ un panier de pièces). Il vous restera simplement à modifier leur fiche si vous souhaitez effectuer un traitement comptable particulier sur certaines d’entre elles. 17 5.1.8 Remises 5.1.8.1 Codes remises Les codes remises (menu Données / Articles) fournies par le constructeur doivent être importés ou créés pour être associées aux fournisseurs ou aux clients. Pour intégrer la liste des codes remises, il faut effectuer l’import d’un panier de pièces constructeur (voir la partie Import d’une bibliothèque). 5.1.8.2 Grilles de remises Les grilles de remises vous permettent d’appliquer un taux de remise aux articles ayant le même code remise. Cette remise pourra être appliquée aux clients comme aux fournisseurs. - Pour les fournisseurs, le prix de revient sera calculé à partir de la remise appliquée au prix d’achat. - Pour les clients ce sera à partir de la remise appliquée que le prix de vente sera calculé. Une fois l’import du panier de pièces effectué, vous pouvez visualiser et compléter la grille de remises en passant par la commande « Articles/Grille de remises » du menu Données. Pour saisir les taux de remise il suffit de faire un double clic sur le code remise et de renseigner le pourcentage ou de sélectionner la ligne et de cliquer sur le bouton « modifier ». Important Après avoir rempli la grille de remises il faut faire à nouveau un import du panier de pièces pour que le logiciel puisse calculer le prix de revient des articles en fonction du code remise. De plus, après chaque modification de la grille de remise fournisseur, il est impératif de refaire un import du panier de pièces. Si vous ne le faîtes pas, les modifications ne seront pas prises en compte. 5.1.8.3 Modèles de grille de remises La création de modèle La création de modèle de remises vous permettra d’associer les mêmes remises à différents clients sans avoir à le faire pour chaque client. Pour cela il faut tout d’abord créer un modèle en passant par la commande « Articles/ Grille modèle » du menu données. Une fois le modèle de grille de remises créé, il faut y saisir le code remise et le pourcentage de remise. Pour cela il faut ouvrir la grille de remises en passant par la commande « Articles/Grille de remises », sélectionner le bouton modèle qui se trouve dans le cadre remise en haut à gauche de la fenêtre et cliquer sur le bouton nouveau. Renseignez les divers champs de la fenêtre qui apparaît. Affectation d’un modèle de remise Les modèles de remises créés et remplis, il ne vous reste plus qu’à les associer à des clients et/ou des fournisseurs. Pour cela il faut aller dans l’onglet remise de la fiche client ou fournisseur, sélectionner un modèle et cliquer sur le bouton « Affecter modèle». La suppression d’un modèle de remise Pour supprimer un modèle de remises dans une fiche client ou fournisseur, il faut sélectionner dans la zone « Grille modèle » le modèle à supprimer et de cliquer sur le bouton « Annuler Modèle » pour obtenir le message suivant : Voulez-vous supprimer les remises associées au modèle ? Remarque - Si vous répondez par la positive le modèle de remises et ses lignes seront supprimées. - Si vous répondez par la négative seul le modèle de remise sera supprimé et ses lignes seront conservées Affectation multiple de modèle de remises Vous avez la possibilité d’affecter plusieurs modèles de remises dans une fiche client ou fournisseur. Pour ce faire sélectionnez le modèle de remises et cliquez sur le bouton « Affecter Modèle ». Il faut répéter autant de fois cette opération qu’il y a de modèle de remises à affecter. 18 Données 5.2 Véhicules 5.2.1 Véhicules Pour accéder à une fiche véhicule, à partir de la liste des véhicules (menu Données/Véhicules) : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle pièce. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Important Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu’EBP) et que vous souhaitez récupérer les véhicules déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancer la procédure d’import dans EBP Garage (voir la partie Import Personnalisé). Immatriculation Cette zone doit obligatoirement être renseignée pour accéder à la saisie des onglets. Propriétaire Le nom ou la raison sociale sélectionnée dans cette zone sera automatiquement proposé lors de la réalisation d’un document sur ce véhicule si l’option affichage du propriétaire après le véhicule est cochée dans les préférences du dossier. Type de véhicule – Utilitaires – Achat soumis à TVA Pointez ici le type de véhicule ainsi que la TVA souhaitée. (voir la partie Le module VN/VO). 5.2.1.1 Onglet Carte grise Cet onglet permet la saisie de divers informations concernant le véhicule. Marque Renseignez ici la marque véhicule. Remarque - A la saisie des opérations de main-d’œuvre, la marque saisie sera automatiquement recherchée dans l’onglet Temps barêmés de la fiche de l’article (voir la partie La gestion des temps barêmés). - A la génération des commandes fournisseurs à partir d’un OR, si la marque du véhicule a un fournisseur associé, ce dernier sera automatiquement proposé pour l’ensemble des pièces à commander (n’ayant pas de fournisseur principal dans leur fiche). - En facturation d’un forfait de type Par Marque, le logiciel recherchera la marque du véhicule traité pour retrouver le forfait associé (voir rubrique Les Forfait, onglet Détail). Modèle Renseignez ici le modèle du véhicule Remarque En facturation d’un forfait de type Par Modèle, le logiciel recherchera le modèle du véhicule traité pour retrouver le forfait associé. N° de série - Type mine Renseignez ici le numéro de série et le type mine du véhicule. Type véhicule 19 Renseignez ici le type véhicule. Remarque - A la saisie des opérations de main-d’œuvre, le type véhicule saisie sera automatiquement recherchée dans l’onglet Temps barêmés dans la fiche de l’article (voir la partie La gestion des temps barêmés). - En facturation d’un forfait de type Par Type véhicule, le logiciel recherchera le modèle du véhicule traité pour retrouver le forfait associé. Code identification Renseignez ici le code national d’identification du type (en cas de réception CE). Numéro pièce Renseignez ici le numéro de pièce du véhicule. Date 1ère MEC Renseignez ici la date de première mise en circulation du véhicule, qui permettra de calculer le millésime et la date du prochain contrôle technique (onglet informations). Dans cet onglet vous pouvez aussi renseigner d’autres informations du véhicule (carrosserie, genre …) Vous pouvez de plus connaître précédente immatriculation. Important En cas de changement d’immatriculation, il vous faudra activer la fiche du véhicule et lancer la commande Véhicules\Changement d’immatriculation du menu Données. 5.2.1.2 Onglet Informations Autres Informations / Informations mécaniques Renseigner ici le numéro DRIR, le numéro clé, le code alarme, le code autoradio, le numéro et le type de boîte, le numéro de châssis et le numéro de moteur. Assurance Renseignez les informations concernant l’assurance du véhicule. Contrat d’entretien Si le véhicule possède un contrat d’entretien, renseignez-le dans cette zone. Garantie Cette zone permet de définir le contrat de Garantie du véhicule. 5.2.1.3 Onglet Mémos/Autres Saisissez ici les informations concernant la dernière vidange et la prochaine vidange ainsi le contrôle technique. Vidange Pour la vidange, vous pouvez indiquer un kilométrage pour la prochaine vidange et un intervalle de kilomètres pour l’espacement des vidanges suivantes. Contrôle technique Si vous souhaitez être averti, 2 mois avant la date prévue pour le contrôle technique (si la date du prochain contrôle technique est prévu le 26/09/2001, vous serez averti le 01/07/2001) ou 1000 kilomètres avant le kilométrage prévu de la vidange cochez l’option dans les préférences de la société (onglet Facturation). Dans cet onglet, vous pourrez aussi : 20 Données - visualiser les informations concernant la dernière facture effectuée pour ce véhicule, - renseigner le numéro de flotte du véhicule, - assigner une alerte technique au véhicule (voir la partie Les Alertes Techniques). 5.2.1.4 Onglet Historique Cet onglet affiche la liste des documents réalisés sur ce véhicule. - Si vous double-cliquez sur l’une des lignes, vous ouvrez le document correspondant. - Si vous cochez la case archive, il n’y aura dans la liste que les documents archivés. L’icône permet d’imprimer ces informations. 5.2.1.5 Onglet Historique Détaillé Cet onglet permet d’obtenir la liste détaillée des interventions effectuées sur le véhicule avec, entre autre, des tris sur les mémos, les pièces et la main-d’œuvre. Il est aussi possible d’obtenir la liste détaillée des interventions archivées. 5.2.1.6 Onglet Statistique Cet onglet permet d’obtenir des statistiques mensuelles : Marge, temps total facturé/prévu, chiffre d’affaires, par type de document. Il est aussi possible d’obtenir les statistiques des documents archivés. 5.2.1.7 Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur ce véhicule pour une année sous forme de tableau ou de graphique. 5.2.1.8 Onglet VN/VO (Option du module VN/VO) Informations marchandes Cette zone permet d’obtenir les informations sur le coût total, le montant des cessions et la marge. Saisissez ici le prix de d’achat, de vente et la valeur Argus du véhicule. Immobilisation Saisissez ici la date d’entrée et de sortie d’immobilisation et le coût journalier de l’immobilisation si vous ne l’avez pas renseigné dans l’onglet Vn/Vo des préférences. Stockage Saisissez ici les numéros de stockage, de lot et le lieu de stockage. Vous pourrez aussi préciser si le véhicule est une première main ou s’il est en dépôt. Le numéro de livre de police s’incrémentera automatiquement à chaque entrée de véhicule dans le parc. La zone ancien propriétaire est à remplir si le véhicule est déjà vendu sinon il se remplira automatiquement lors de la vente du véhicule. Ancien propriétaire Renseignez ici les informations concernant l’ancien propriétaire du véhicule. 5.2.1.9 Onglet Photo Cet onglet permet d’insérer des photos du véhicule. Il faut auparavant avoir paramétré le chemin où vous stockerez les photos dans l’onglet Vn/Vo des préférences de votre société. 5.2.1.10 Onglet Clients Cet onglet permet d’ajouter des clients au véhicule en indiquant leur fonction (Loueur, Conducteur, Assurance). Si l’option Affichage du propriétaire après le véhicule n’est pas cochée dans les préférences de votre dossier, à l’insertion du véhicule une fenêtre comprenant les clients associés s’ouvrira pour faire le choix du client à facturer. 5.2.1.11 Onglet Codes Types Cet onglet permet de lister les codes types du véhicule. 5.2.1.12 Onglet Options 21 (Option du module VN/VO) Cet onglet permet de saisir les options du véhicule destiné à la vente. 5.2.2 Options (Option du module VN/VO) Cette liste permet de créer les options des véhicules destinés à la vente. 5.2.3 Marques, modèles et types de véhicules La marque, le modèle et le type de véhicule doivent être renseignés dans la fiche des véhicules. Ces informations servent pour la gestion des temps barêmés, pour les forfaits non génériques et l’ouverture automatique des outils de chiffrage en fonction de la marque et du modèle. En création d’une société, un fichier de marques et un fichier de modèles vous sont fournis. En import d’une bibliothèque de temps barêmés (voir la partie Import d’une bibliothèque), les types de véhicule sont automatiquement créés. Important Pour que la gestion des temps barêmés fonctionne (voir la partie Gestion des temps barêmés) il faut obligatoirement préciser dans la fiche du véhicule, le type de véhicule. 5.2.4 Couleurs Les codes couleurs se créent directement depuis la fiche du véhicule (Onglet Carte Grise) 5.3 Tiers 5.3.1 Compagnons Si vous souhaitez suivre le détail des heures travaillées de votre personnel (employés et compagnons), créez pour chacun d’entre eux une fiche compagnon et définissez les différentes activités. 5.3.1.1 Onglet adresse Renseignez ici les informations concernant l’identité du compagnon. 5.3.1.2 Onglet infos (Option du module Pointeuse) Saisie journalière Pour chaque compagnon, vous devez indiquer s’il est chef d’atelier ou non et s’il saisit ses heures en mode Automatique ou en mode Saisie Journalière. En mode Automatique, le compagnon vient pointer à chaque début et fin de travail et ne gère ni la date de saisie, ni la date de début et de fin. - En mode Saisie journalière, le compagnon enregistre généralement ses heures en fin de journée, il peut agir sur la date de saisie (dans un écart paramétrable dans l’onglet pointeuse des préférences du dossier). Chaque devis, OR, facture réparation pourra être associé à un compagnon (Réceptionnaire en entête du document) et vous pourrez accéder à la commande Saisie des Travaux par le menu contextuel (ou le menu Ventes). En Saisie des Heures Compagnon (Commande gestion des heures+saisie des heures compagnons du menu traitement), vous pourrez enregistrer les temps passés compagnon par compagnon. Chef d'atelier Le chef d’atelier pourra enregistrer les heures de tous les compagnons et cela sans avoir à saisir leur mot de passe. 5.3.1.3 Onglet coût 22 Données Définissez dans cet onglet , les coûts de revient du compagnon. 5.3.1.4 Onglet infos dépannage (Option du module Dépannage) Permet de définir les taux de commissions du compagnon, concernant le dépannage. 5.3.1.5 Onglet évolution du rendement Statistiques sur le rendement du compagnon. 5.3.2 Fournisseurs La gestion des fournisseurs (menu Données) permet de gérer les achats (réapprovisionnement, commande fournisseur, réception de marchandise, facture fournisseur, règlement fournisseur). Pour chaque pièce (voir la partie Les Articles), vous pouvez renseigner le ou les noms des différents fournisseurs de l’article (dont le fournisseur principal). Une option permet d’alimenter automatiquement le nom et le prix d’achat fournisseur d’un article suite à la validation d’une facture fournisseur (voir l’onglet Stock des préférences de la société). Remarque Vous pouvez importer un panier de pièces constructeur (voir la partie Import d’une bibliothèque). Dans ce cas, la création des fournisseurs est obligatoire (Le constructeur est alors fournisseur). De plus, le compte comptable défini dans la fiche du fournisseur est automatiquement repris lors du transfert comptable des achats. 5.3.3 Assurances, intermédiaires, experts et sociétés d'entretien (Option du module Collision / Pack Carrosserie) La réparation collision fait intervenir les tiers suivants : Assurances, intermédiaires (assureurs, courtiers, …) et experts. De plus, vous pourrez enregistrer pour un même document les règlements clients, assurances, intermédiaires. En création d’une société, un fichier d’assurances vous est fourni avec les codes GTA/Abonné vous permettant d’exploiter la liaison ArcAuto. 5.3.4 Clients 5.3.4.1 Clients Le logiciel propose une gestion des clients approfondie qui permet d’obtenir la liste des véhicules appartenant au client et un historique des documents, de suivre les échéances et les règlements clients et d’effectuer des relances clients. A partir de la liste des clients (menu Données), utilisez la touche Inser pour créer la fiche d’un nouveau client ou la touche Entrée pour modifier la fiche du client courant. Les zones Code et Nom doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. La case avec TVA doit être cochée si le client est soumis à TVA. Pour accéder à une fiche client , à partir de la liste des clients (menu Données/Clients) : - utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle pièce, - appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Important Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu’EBP) et que vous souhaitez récupérer les clients déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancez la procédure d’import dans EBP Garage (voir la partie Import Personnalisé). Onglet Adresse 23 Adresse Vous avez la possibilité de saisir 4 adresses: - 2 adresses de facturation, dont une principale qui sera automatiquement proposée lors de la réalisation d’un document sur ce client. - 2 adresses de livraison qui pourront être insérées dans un modèle d’impression. Contact Saisissez ici le nom, le numéro de téléphone et de portable du contact. Contact Avancé Saisissez ici le numéro de fax, l’adresse mail et URL du contact. Onglet Conditions de facturation Zone informations diverses Famille Client Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le client pour obtenir des états et des statistiques divers classés par famille. Commercial Indiquez le compagnon auquel est rattaché le client. Secteur Indiquez le Secteur auquel est rattaché le client. N°TVA Saisissez ici le numéro de TVA intra-communautaire. Zone remises Si le client à une remise particulière, celle-ci sera prise automatiquement à la facturation. Ces remises seront calculées dans le pied du document, c’est à dire que si vous saisissez 10 dans pièce, le logiciel appliquera 10% de remise sur le montant total des pièces. Zone Options Mode de Règlement Le mode de règlement indiqué sera automatiquement proposé en saisie d’un règlement en pied de document. Si le mode de règlement est de type Lettre de change ou Prélèvements, vous pourrez générer un fichier bancaire à l’attention de votre banque. Relevé de Factures Cochez cette case pour pouvoir imprimer un état comprenant les factures du client pour une période précise. Nombre de Factures Saisissez ici le nombre d’exemplaires souhaité à l’impression. Tarif Saisissez ici le tarif qui sera utilisé en facturation pour ce client. Il est possible par la suite de modifier le tarif dans le document de vente. Onglet Comptabilité 24 Données Cette zone permet de connaître l’encours client et assurance, les montants réglés par le client et l’assurance. On ne peut rien saisir dans ces zones. Elle permet aussi de connaître le numéro de la dernière facture, la date à laquelle elle a été établie et son montant. Onglet historique Cet onglet affiche la liste des documents facturés à ce client et qui ne sont pas archivés. Si vous cochez la case archive, il n’y aura dans la liste que les documents archivés. Si vous faîtes un double clic sur l’une des lignes, vous ouvrez le document correspondant. Onglet statistiques Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document (Facture, Ordre de réparation, Devis) concernant ce client. Il est aussi possible d’avoir les statistiques des documents archivés. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur ce client pour une année sous forme de tableau ou de graphique. Onglet Remises Cet onglet permet de visualiser le pourcentage de remise qui sera appliqué aux articles lors de la facturation par rapport au code remise renseigné dans la fiche article. Onglet Véhicules Cet onglet affiche la liste des véhicules appartenant au client. Si vous faîtes un double clic sur l’une des lignes, vous ouvrez la fiche du véhicule correspondant. 5.3.4.2 Familles clients Si vous souhaitez obtenir des états statistiques par famille de clients (particuliers, concessionnaires,…), créez des familles de clients (commande Clients / Familles du menu Données) et associez à chaque fiche client un code famille. 5.4 Autres 5.4.1 Ateliers A toute réalisation de documents (devis, ordre de réparation, facture) est associée un atelier. Sa saisie est obligatoire et très importante. L’atelier intervient dans la facturation et permet d’appliquer automatiquement sur le document des paramètres par défaut (voir la partie La Réparation Collision). Enfin, vous pourrez imprimer différents états et statistiques sur chacun des ateliers. Une fiche Atelier (menu Données) se présente ainsi : 5.4.1.1 Onglet Description Type Facturation Le choix du type de facturation permet de générer des documents avec des options particulières et dans certains cas un traitement comptable particulier. Mécanique C’est le mode de facturation standard. Carrosserie (Option du module Collision / Pack Carrosserie) Permet d’accéder aux options liées à l’assurance (franchise, prise en charge, ArcAuto...), 25 Comptoir Le véhicule n’intervient pas et la facturation s’effectue uniquement pour des pièces, Cession Permet de distinguer les documents internes (Factures Cessions). Une facture de type Cession pourra être intégrée dans une Facture VN/VO, VN/VO (Option du module VN/VO) Permet de distinguer les ateliers traitant du VN/VO. Garantie Permet de distinguer les ateliers traitant des garanties. Dépannage (Option du module Dépannage) Permet de distinguer les ateliers traitant du Dépannage. Remorquage (Option du module Dépannage) Permet de distinguer les ateliers traitant du Remorquage. Tarif par défaut Le tarif indiqué ici sera automatiquement appliqué aux articles du document rattaché à cet atelier. Le tarif sera toutefois modifiable ponctuellement dans le document à partir de l’onglet tarif dans l’entête du document. Dépôt Si vous gérez plusieurs dépôts de stock, indiquez le dépôt à mouvementer lors de la réalisation des documents sur cet atelier. 5.4.1.2 Onglet Comptabilité Par défaut, le logiciel traite les ventes suivant le paramétrage effectué dans les préférences du dossier (onglet Comptabilité et Comptes) mais vous pouvez définir un journal et des comptes de ventes particuliers à chaque atelier ou à un atelier particulier. Ces comptes seront prioritaires par rapport aux comptes des préférences. 5.4.1.3 Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur cet atelier pour une année sous forme de tableau ou de graphique. 5.4.2 Tarifs Lorsque vous facturez un article (pièces, mains-d’œuvre, forfaits et groupes), le logiciel calcule automatiquement son prix à partir du tarif appliqué sur le document et des renseignements saisis dans la fiche Article (prix, tarif MO, famille). Sa saisie est obligatoire et très importante. Un tarif est un tableau qui permet de : - définir les taux de chaque type de main-d’œuvre, - d’appliquer des remises pour des mains-d’œuvre précises. Une fiche Tarif (menu Données) se présente ainsi : 5.4.2.1 Onglet Général 26 Données Tarif MO La partie Tarif M.O vous permet de définir les différents taux de main-d’œuvre. Les colonnes Remises permettent de saisir des remises à appliquer sur les tarifs main-d’œuvre de base. Tarif Ingrédient La partie Tarif Ingrédient permet de définir les différents montants à ajouter à l’heure de peinture qui varient selon l’ingrédient peinture utilisé. Les ingrédients sont définis dans le menu Données par la commande Articles + Ingrédients. A chaque fiche ingrédient est associé l’un des 4 tarifs Ingrédient du tarif. Petites Fournitures Dans la partie Petites Fournitures [calcul possible malgré le changement de législation qui ne l’autorise plus], vous pouvez appliquer un pourcentage supplémentaire sur le montant total des pièces, de la MO et/ou des ingrédients. La zone Plafond permet de saisir soit un plafond, soit un forfait de petites fournitures. La valeur saisie correspondra à un plafond lorsqu’un pourcentage a été indiqué dans les zones précédentes. Remises Dans la partie Remises, vous pouvez définir des taux de remise par types d’articles (Pièces,MO…), pris en compte automatiquement en facturation. 5.4.2.2 Onglet Détail L’onglet Détail vous permet de préciser une remise globale sur une main-d’œuvre. Pour que la tarification s’applique, un tarif par défaut devra être associé à chaque atelier (tout document étant associé obligatoirement à un atelier). Important Des remises particulières peuvent être directement définies dans la fiche des clients, si vous ne souhaitez pas créer un tarif particulier. 5.4.3 Activités Si vous souhaitez suivre le détail des heures travaillées de votre personnel (employés et compagnons), créez pour chacun d’entre eux une fiche compagnon et définissez les différentes activités. Pour chaque activité, vous devez indiquer : - Son regroupement : Heures productives, Heures non productives, Absences, Congés, Maladie, Autres. (Pour le regroupement Heures productives, indiquez le type d’activité productive : Autres, Peinture, Mécanique, Tôlerie.) - Le montant des charges fixes mensuelles ou annuelles et le nombre d’heures réalisées qui permettra de calculer un coût horaire. 5.4.4 Modes de règlements Les modes de règlement (menu Données) permettent : - de distinguer le type de paiements de vos tiers (clients et fournisseurs), - d’automatiser le calcul des échéances (fin de mois, net, 30 jours,..), - d’éditer des traites, - de générer les écritures comptables sur des comptes spécifiques à chaque mode de règlement, - d’envoyer un fichier au format Etebac à votre banque (pour les règlements de type Lettre de change et Prélèvements), Pour chaque fiche client et fournisseur, indiquez le mode de règlement par défaut. 5.4.5 Dépôts de stock Le dépôt MAGASIN est créé par défaut mais vous avez la possibilité de gérer plusieurs dépôts (menu Données/Articles). Un dépôt particulier peut ainsi être associé à certains ateliers (voir la partie Les ateliers). 27 Dans les préférences de la société (onglet Stock/MO), indiquez le dépôt qui sera proposé par défaut en gestion de Stock. 5.4.6 Emplacements Un emplacement permet d’indiquer la position de la pièce dans le stock. Une fois cette liste créée, vous pourrez renseigner l’emplacement de la pièce dans l’onglet stock de la fiche article si la case gestion du stock est cochée. 5.4.7 Villes, départements et pays Le fichier des départements contient la totalité des départements Français. Les fichiers des codes postaux et des pays contiennent quelques codes par défaut. Ces fichiers sont modifiables à partir de la commande Autres du menu Données. 5.4.8 Mémos Par la commande Autres \ Mémos du menu Données, vous pourrez créer des textes qui seront insérables dans vos documents de ventes. 5.4.9 Banques Tous les règlements de vos clients, assureurs, intermédiaires et les paiements aux fournisseurs doivent être remis en banque pour générer les écritures comptables correspondantes. L’onglet RIB doit être renseigné si vous souhaitez générer un fichier au format ETEBAC au moment de la remise en banque. 28 6 Ventes 6.1 Recherche des ventes La gestion complète des pièces de vente est regroupée dans une fenêtre unique. Pour y accéder, passez par la commande Recherche du menu Ventes ou par l’icône Recherche Ventes de la barre de navigation Standard, ou bien encore par l’entrée Recherche du sous menu ventes de la barre des tâches courantes. 6.1.1 Les modes de recherche des documents de Vente 6.1.1.1 La recherche Rapide Cet onglet permet de faire une recherche rapide des documents de vente par numéro, client, véhicule et par la date. 6.1.1.2 La recherche Multicritères Cet onglet permet de filtrer les documents de vente par type de document (devis, O.R., estimation, facture, avoir, B.L.), par type de facturation (mécanique, garantie, carrosserie, Dialogys, comptoir, Vn/Vo, log’pro, cession), le niveau du règlement (non réglé, en cours, totalement) ainsi que son état (comptabilisé, imprimé). Exemple - Si vous cochez la case devis, vous n’aurez dans la fenêtre de recherche que les documents de type devis. - Si vous cochez deux fois la case devis, vous n’aurez dans la fenêtre de recherche tous les documents qui ne sont pas de type devis. Vous avez la possibilité de rechercher des documents en cochant un type de document et un type de facturation. Exemple Cochez facture et mécanique pour obtenir les factures mécaniques. Vous pouvez aussi faire un tri directement dans la fenêtre de recherche en double cliquant sur le titre de la colonne que vous souhaitez trier. 6.1.1.3 La personnalisation Cet onglet permet de personnaliser la fenêtre de recherche en changeant la couleur des lignes par catégorie. Cette option facilitera la recherche des documents. 6.1.2 Les options de la fenêtre de recherche Remarque Options accessibles par le menu contextuel (clic droit) dans la fenêtre de recherche, ou par le sous menu Action de la barre des tâches courantes. 6.1.2.1 Nouvelle Pièce Pour créer une nouvelle pièce, cliquez sur le bouton Nouveau et choisissez le type de document que vous souhaitez créer. 6.1.2.2 Modification d'une pièce existante Pour modifier une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Modification. 6.1.2.3 Visualisation d'une pièce existante Pour visualiser une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Visualisation. 6.1.2.4 Suppression d'une pièce Pour supprimer une pièce existante, sélectionnez le document en cliquant sur le carré gris en début de ligne concernant la pièce et cliquez sur le bouton Suppression. 6.1.2.5 Impression d'une pièce Pour imprimer une pièce, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Impression. 6.1.2.6 Transfert d’un document (Option non valable pour les factures) Cette manipulation permet de transférer un type de document (Devis, OR) en un autre (OR, Facture). Pour transférer une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Transfert. 6.1.2.7 Duplication Pour dupliquer une pièce existante, sélectionnez le document en cliquant sur le carré gris en début de ligne concernant la pièce et cliquez sur le bouton Dupliquer, sélectionnez le client, le véhicule et le type de copie. Il y a quatre types de copie possible : - Dupliquer tous les éléments - Dupliquer tous les éléments mais en négatif (Avoir) - Dupliquer tous les éléments sans les prises en charges - Dupliquer tous les éléments sans les prises en charges et les lignes 6.2 Gestion des garanties 6.2.1 Création du tarif et de l’atelier Garantie 6.2.1.1 Création du tarif Avant tout, vous devez créer un tarif GARANTIE et un atelier de type facturation Garantie. Pour créer le tarif Garantie, passez par la commande Tarifs du menu données. Important Vous devez impérativement mettre GARANTIE en code puis saisissez vos taux de main-d’œuvre applicables pour les garanties. 6.2.1.2 Création de l’atelier Pour créer l’atelier Garantie, passez par la commande Ateliers du menu Données. Dans la fiche de l’atelier le type de facturation doit être de type Garantie, le tarif par défaut doit reprendre le tarif GARANTIE précédemment créé. Il faut aussi renseigner le dépôt de stock qui sera utilisé pour ce type de facturation. Une fois l’atelier crée, allez le renseigner dans l’onglet Facturation des préférences de votre dossier. 6.3 Gestion des temps barêmés Remarque Vous avez la possibilité d’importer des bibliothèques de temps barêmés, voir la partie Import de bibliothèques. 6.3.1 Temps passé par défaut Une opération de main-d’œuvre prend un certain temps qui est généralement le même pour la plupart des véhicules. Celui-ci est indiqué dans l’onglet Tarification de a fiche Main-d’œuvre. Lorsque vous facturez ce code Main-d’œuvre, le logiciel indique automatiquement le temps dans la colonne Qté/Temps. 6.3.2 Temps barêmés L’onglet Temps Barêmés permet de définir des temps de travail différents pour le même travail lorsqu’il s’agit d’un type de véhicule particulier nécessitant plus (ou moins) de temps de travail. En facturation de MO, le logiciel recherche automatiquement dans la fiche MO le temps indiqué. Il contrôle également dans l’onglet Temps barêmés si un temps particulier a été précisé pour la marque et le type du véhicule à réparer. Si oui, ce temps particulier est alors pris en compte. Exemple 30 Ventes Pour cette opération de main-d’œuvre, sur les véhicules de type JP08 Renault, 0.40 heures seront nécessaires pour effectuer la pose contre 0.30 pour les autres véhicules. 6.4 Gestion de la main d’œuvre peinture (Option du module Collision / Pack Carrosserie) Le prix de la main-d’œuvre Peinture correspond au total : - du taux horaire peinture augmenté et/ou diminué respectivement d’un pourcentage correspondant aux petites fournitures et à une remise sur MO. - du montant d’ingrédient (correspondant à la peinture utilisée) augmenté et/ou diminué respectivement d’un pourcentage correspondant aux petites fournitures et à une remise sur Ingrédient. Remarque Le taux horaire Peinture est unique pour un tarif alors que quatre tarifs Ingrédient sont possibles pour un même tarif. 6.4.1 Ingrédient La fiche Ingrédient est accessible via le menu Données + Articles. Lorsque vous définissez un ingrédient, vous définissez un tarif Ingrédient associé: - Lorsque cet ingrédient sera utilisé sur un véhicule, le logiciel ira donc chercher le montant correspondant au Tarif Ingrédient inscrit ici. Ingrédient par défaut: - Lorsque vous réalisez un document, le logiciel propose automatiquement l’ingrédient paramétré dans Préférences. 6.4.1.1 Ingrédient du véhicule Lorsque vous réparez un véhicule, à la saisie de l’immatriculation du véhicule à traiter, le logiciel recherche l’ingrédient associé à la fiche du véhicule. Si celui-ci a été renseigné, le logiciel prend alors en compte l’ingrédient du véhicule. Remarque L’ingrédient peut être modifié pour une ligne précise lorsque vous utilisez deux types d’ingrédients différents pour un même véhicule. Pour cela, accédez aux options de la ligne avec F7 et indiquez l’ingrédient (Par exemple : un bouclier en opaque alors que le véhicule est en vernis). 6.4.2 Saisie d’une heure de main-d’œuvre Peinture La saisie d’un code article Main-d’œuvre avec un tarif de type Peinture ou, la saisie directe d’un P dans la colonne MO permet de facturer automatiquement de la main-d’œuvre Peinture au prix indiqué dans la fiche Tarif. 6.5 Documents de vente 31 6.5.1 Facture 6.5.1.1 Saisie d'une facture Pour réaliser un document de vente, vous pouvez : - Utiliser la commande Nouveau du menu Ventes, et choisir le type de document : devis réparation, facture réparation ou Ordre de Réparation… - Choisir un type de document dans le sous-menu Ventes de la barre des tâches courantes. Important Dans ce chapitre, nous allons prendre l’exemple d’une Facture réparation. Le fonctionnement d’un devis réparation ou d’un Ordre de réparation est identique à quelques points près qui seront signalés par un astérisque (*). 6.5.1.2 Entête de facture Onglet Général Date Saisissez ici la date de la facture. Atelier Saisissez ici l’atelier de facturation. Ce champ est obligatoire pour pouvoir accéder au corps du document. Réceptionnaire Saisissez ici le nom du compagnon qui prend en charge le véhicule. Véhicule Saisissez ici l’immatriculation du véhicule. Ce champ est obligatoire pour pouvoir accéder au corps du document. Kilométrage Saisissez ici le kilométrage du véhicule. Ce champ est obligatoire pour pouvoir accéder au corps du document si vous avez coché l’option dans les préférences (Onglet facturation). Client Saisissez ici le code du client. Ce champ est obligatoire pour pouvoir accéder au corps du document. Avec TVA La case Avec TVA permet d’appliquer ou de ne pas appliquer de TVA pour le document. Détail Forfait La case Détail Forfait permet d’afficher ou de ne pas afficher les lignes composant le forfait. Onglet Véhicule Cet onglet permet de renseigner l’immatriculation, le kilométrage, l’horométrage (pour les véhicules utilisant un horodateur), la marque, le modèle et le type véhicule (nécessaire pour les temps barêmés et les forfaits). Onglet Client Cet onglet permet de renseigner le code, le nom, l’adresse, le complément d’adresse, le numéro de téléphone, le code postal, la ville, le pays de facturation du client mais aussi si le client est soumis ou pas à la TVA. 32 Ventes Onglet Tarif Cet onglet permet de renseigner le tarif utilisé avec les taux de main-d’œuvre ainsi que l’ingrédient avec son taux et sa remise. Les taux sont modifiables. Le tarif et l’ingrédient sont obligatoires pour pouvoir accéder au corps du document. Onglet mémos Cet onglet permet de saisir ou d’appeler un commentaire ou une note pour l’associer à ce document. Si vous le souhaitez (option Alarme : mémo, dans les préférences de votre dossier), ce mémo s’affichera à la prochaine ouverture de ce document. Onglet Assurance (Option du module Collision / Pack Carrosserie) Cet onglet permet de renseigner les informations sur l’assurance qui traite le sinistre. Assurance Saisissez le nom de l’assurance. Intermédiaire Saisissez le nom de l’intermédiaire. Sinistre Renseignez le numéro de dossier du sinistre et sa date. Règlement direct accordé par l’Assurance Si le règlement direct est accordé par l’assurance, cochez la case correspondante, le montant A Charge pourra être enregistré en saisie des règlements. Franchise Le pourcentage de franchise se calcule sur le montant total de la facture après déduction des montants à la charge du client. Si un montant est saisi dans minimum/maximum, la franchise ne pourra être inférieure/supérieure à ce montant. Complément Cliquez sur le bouton Complément pour définir des prises en charge particulières. Tableau de complément de Franchise Le tableau Complément Franchise permet de définir des franchises particulières pour certains types d’articles. - La ligne Totalité correspond à la prise en charge de la totalité du véhicule mise à jour à partir de l’écran précédent. - Les lignes suivantes vous permettent de définir des prises en charge particulières (pneus, véhicules, optiques, options..). Pour les définir, cliquez droit sur le bord grisé de la ligne et choisissez le type de prise en charge puis définissez le montant, le pourcentage et /ou la borne de cette franchise. - Colonne V (Vétusté) : à cocher si vous souhaitez prendre en compte la vétusté. - Colonne C (Calcule de la franchise) : à cocher si vous souhaitez inclure le montant de franchise de la ligne dans le montant total de franchise. - Colonne T (TVA récupérable) : doit être cochée si vous facturez un véhicule dont la TVA est récupérable, elle sera ajoutée au Dû Client. Chocs 33 Le bouton permet d’accéder à la définition graphique des chocs. Définissez pour chaque choc, l’intensité, l’angle et le point d’impact. - Pour définir l’intensité du choc, cliquez autant de fois que nécessaire sur la voiture à l’emplacement du choc, pour obtenir la couleur correspondant à l’intensité à indiquer. - Pour déterminer l’angle de choc, cliquez sur les degrés proposés en haut à droite de la boîte. Cliquez sur le point d’interrogation lorsque l’angle d’impact est indéterminé. - Pour indiquer le point d’impact, cliquez sur INTERIEUR, DESSOUS, ENSEMBLE ou INDETERMINE. Recliquez dessus pour désactiver un point d’impact. Ces choix mettent automatiquement à jour les champs situés en bas de l’écran. Cliquez sur le bouton Valider pour valider vos indications. Onglet Expert (Option du module Collision / Pack Carrosserie) Cet onglet permet de renseigner le nom de l’expert, le numéro de mission et la date de l’expertise. 6.5.1.3 Corps de facture Le corps d’une facture est une grille permettant de saisir, appeler, modifier des lignes d’articles et appliquer des paramètres particuliers à certains articles. - La ligne d’article courante est repérée par sa couleur particulière. - Ctrl + Inser permet d’insérer un nouvel article au-dessus de la ligne d’article courante. - La touche Tab permet de passer de colonne en colonne sur une même ligne. - Utilisez les flèches de direction Haut/Bas/Gauche/Droite pour aller au champ situé au-dessus/en dessous/ A gauche/ A droite du champ en cours. - Ctrl + Entrée permet de valider la ligne et de passer à la ligne suivante ou de créer une nouvelle ligne. Si l’option a été cochée dans les préférences, la quantité en stock de l’article courant apparaîtra dans la barre d’état. Remarque Un menu contextuel est accessible par clic droit dans l’entête ou le pied du document (hors de la grille) et permet d’accéder à la plupart des fonctions utiles au document (enregistrement, création, impression, transfert, saisie des travaux,...). Le choix d'un article Dans la colonne Article, saisissez la référence de l’article ou appelez la liste des articles avec F4. La totalité des articles (pièces, groupe, forfait et MO) est proposée. Remarque Utilisez la touche Tabulation pour vous déplacer de champ en champ dans l’entête et pour passer à la liste. Sélectionnez l’article à facturer et validez le avec la touche Entrée du clavier . La ligne d’article est automatiquement insérée dans le document. Elle est facturée par défaut à l’unité. Vous pouvez également sélectionner plusieurs articles (touches Ctrl) et les incorporer en une seule fois. Validation d'une ligne d'article Pièce Lorsque vous facturez une pièce, le logiciel récupère automatiquement les informations saisies dans sa fiche : prix, quantité à facturer (par défaut 1), article chaîné,..... Si l’article facturé ou la famille de l’article est associé à un prix ou à une remise particulière définie dans l’onglet Détail du tarif en cours, le logiciel applique automatiquement ce tarif. 34 Ventes Main-d'œuvre Lorsque vous facturez une main-d’œuvre, le logiciel récupère automatiquement les informations saisies dans sa fiche (prix, tarif MO, temps passé, ... ). Temps passé Le temps passé indiqué dans la fiche est facturé par défaut. Si la marque et le type du véhicule réparé sont définis dans l’onglet Temps barêmés, le logiciel facture le temps correspondant (voir la partie Gestion des Temps barêmés). Calcul du prix Dans la colonne M.O., le logiciel affiche le code main-d’œuvre (les codes 1,2 et 3 pour la Mécanique T1,T2 et T3, les codes 4,5 et 6 pour la Tôlerie T1,T2 et T3, le code P pour la peinture) correspondant à la main-d’œuvre facturée. Le logiciel prend en compte le code M.O. de la fiche Main-d’œuvre et recherche, dans le tarif en cours, le tarif M.O. à facturer. Pour une main-d’œuvre forfaitaire, le tarif n’intervient pas. Le taux horaire est fixe et il est indiqué dans la fiche. Peinture (Option du module Collision / Pack Carrosserie) Lorsque vous facturez de la main-d’œuvre Peinture, le logiciel ajoute au taux M.O. le montant d’ingrédient défini également dans le tarif en cours. L’ingrédient pris en compte est celui défini dans la fiche du véhicule s’il est indiqué ou sinon celui indiqué dans les Préférences. Pour que l’ingrédient apparaisse comme un article à l’impression d’un document, cochez cette option dans l’onglet Facturation des Préférences du dossier. Forfait Remarque Lorsque vous facturez un forfait, le logiciel le considère comme un article simple d’une seule ligne. En gestion de stock, les articles le composant seront bien entendus mis à jour. MO Dans l’onglet Stock/MO des préférences de votre dossier, sont affichés les coefficients de MO applicables par taux. Ils seront par défaut de 50% pour la T1, de 45% pour la T2 et la T3. Ces taux sont modifiables et seront utilisés lors de la facturation de vos forfaits afin de déterminer les plus ou moins values réalisées. Type Un forfait peut être de type Générique (pour tous les véhicules), Par Marque (pour tous les véhicules ayant la même marque), Par Modèle (pour les véhicules ayant le même modèle) et Par Type Véhicule (pour tous les véhicules ayant le même type véhicule). Pour les forfaits de type Par Marque, Par Modèle, Par Type Véhicule, une fenêtre s’ouvre automatiquement si le forfait n’a pas encore été défini pour. Si vous facturez un forfait déjà défini pour une marque, un modèle ou un type véhicule, la fenêtre de création de forfait ne s’ouvrira plus pour les véhicules d’une même marque, modèle ou type véhicule sauf si vous cochez l’option visualiser le détail du forfait, lors de la facturation dans l’onglet facturation des préférences de votre dossier. Tous les forfaits définis sont stockés dans l’onglet Liste des références de forfaits de la fiche du forfait source. Important Il se peut que vous tentiez d’intégrer, en facturation, un forfait en « Vente à perte ». C’est à dire que le prix de vente Hors Taxes du forfait est inférieur à l’ensemble des prix de revient des composants. Dans ce cas le bouton Valider reste grisé et vous ne pourrez pas facturer ce forfait. De plus, un message vous signalera cet état : « Attention, risque de vente à perte des composants du forfait. Groupe 35 Lorsque vous facturez un groupe, le logiciel récupère tous les articles du groupe un à un. Il les traite alors comme des articles indépendants. Commentaire Pour insérer un commentaire dans le corps du document, cliquez droit sur le bord gauche grisé de la ligne et sélectionnez Commentaire. Indiquez ou sélectionnez dans la liste, le code d’un des mémos (définis par le menu Données + Autres). Rappel Pour valider la ligne et saisir un autre article, appuyez sur la touche Ü. Si vous ne validez pas, la ligne n’est pas prise en compte. Saisie « à la volée » Vous pouvez également facturer un article non référencé en stock. Saisissez alors simplement la quantité, le libellé et le prix. Lorsque vous désirez facturer de la main-d’œuvre, saisissez dans la colonne MO, le code correspondant à l’opération à réaliser. Le logiciel récupère automatiquement le prix correspondant dans le tarif en cours. - Mécanique T1 / T2 / T3, saisissez le code 1 / 2 / 3 - Tôlerie T1 / T2 / T3, saisissez le code 4 / 5 / 6 - Peinture, saisissez le code P - Pour une main-d’œuvre forfaitaire, saisissez le code F. Le code F permet uniquement de considérer l’article comme tel, et d’obtenir ainsi des statistiques de ventes par type d’opérations (MO, Peinture, Pièce, Forfait). Spécificité de la facturation Carrosserie (Option du module Collision / Pack Carrosserie) La vétusté En atelier Carrosserie, vous pouvez définir un pourcentage de vétusté sur une ligne d’article. Activez la ligne sur laquelle vous désirez appliquer cette vétusté et appuyez sur la touche F7 (ou utilisez le menu contextuel en cliquant sur le bord grisé de la ligne et choisissez Options). Dans l’écran qui apparaît saisissez le pourcentage de vétusté à appliquer sur le prix de la réparation. Exemple Si vous saisissez 10, un coefficient de 10% de vétusté sera appliqué. La vétusté sera calculée sur 10% du montant. Remarque Pour faire apparaître la vétusté d’une ligne d’article, vous avez la possibilité d’ajouter la colonne «Vétusté» dans la grille par les propriétés (voir la partie Propriétés générales des listes/grilles + Colonnes et ordre des colonnes d’une grille). Prise en charge particulière Certains articles ont des prises en charges particulières définies dans le tableau des franchises complémentaires (Voir plus haut la partie Franchise) Activez la ligne sur laquelle vous désirez appliquer la prise en charge particulière. - Appuyez sur la touche F7 (ou utilisez le menu contextuel en cliquant sur le bord grisé de la ligne et choisissez Options). Sélectionnez dans la liste déroulante de la zone Prise en charge, le type à lui associer et le Selon Garantie Contractuelle. - Sélectionnez par exemple Pneus défini dans le tableau des prises en charge particulières. 36 Ventes Récapitulatif Cette zone en fin de document vous donne le montant de la franchise et de la vétusté (accessible uniquement avec la version Carrosserie), le temps de peinture et de main-d’œuvre facturé, le total hors taxe, le montant de TVA ainsi que le net à payer. Il est possible de filtrer ce récapitulatif par main-d’œuvre ou par pièce. 6.5.1.4 Pied de facture Détails - Les champs non grisés (Remise, Port, ..) vous permettent de saisir des montants et remises de pied de facture. - Les champs grisés sont automatiquement calculés à partir de la saisie des articles, du tarif et des options de franchise et ne peuvent être modifiés manuellement. Statistiques Vous pouvez obtenir des statistiques sur le document en cours. Le tableau vous affiche alors la marge réalisée par type d’articles (Pièce, MO, ingrédient...). Ce calcul est possible uniquement si le logiciel a connaissance du prix de revient des articles facturés. Lorsque pour certains articles de votre document, le prix d’achat (prix de revient) n’est pas renseigné dans leur fiche, vous pouvez toutefois saisir manuellement (et pour le document courant) un prix d’achat. Cette possibilité vous est offerte par la touche F7. Saisissez alors prix d’achat, temps prévu, ingrédient... Règlements Vous pouvez enregistrer un règlement client directement en pied de facture à partir du bouton Règlements. Règlement direct accordé par l’Assurance Un montant A charge pour l’assurance peut être enregistré si une convention existe entre le garagiste et l’assurance et que vous avez coché la case Règlement direct accordé par l’assurance (voir plus haut le paragraphe Assurance/Franchise). L’onglet Assurance apparaît alors. Remarque La saisie des règlements clients, assurances et intermédiaires peut s’effectuer de façon globale à partir de la commande Saisie des Règlements du menu Traitements. Echéances Si vous avez renseigné un mode de règlement dans la fiche du client, celui ci est automatiquement proposé en première échéance du montant total de la facture. Si non, vous pouvez en générer manuellement. 6.5.2 Autres types de documents de Vente 6.5.2.1 Estimation de Travaux La réalisation d’une estimation de travaux suit le même principe que la réalisation d’une facture, consultez donc la partie Les factures pour une explication détaillée. L’estimation de travaux peut être transférée en ordre de réparation ou en facture. 6.5.2.2 Devis La réalisation d’un devis suit le même principe que la réalisation d’une facture, consultez donc la partie Les factures pour une explication détaillée. Trouvez ci-dessous, les points spécifiques à la gestion des devis : - Un devis peut être transféré en ordre de réparation ou en facture. - La réalisation d’un devis n’a aucune incidence sur votre stock ou votre chiffre d’affaires. 6.5.2.3 Ordre de réparation 37 La réalisation d’un ordre de réparation suit le même principe que la réalisation d’une facture, consultez donc la partie Les factures pour une explication détaillée. Trouvez ci-dessous, les points spécifiques à la gestion des ordres de réparation : - Un ordre de réparation peut être transféré en facture. - Il est possible de générer une commande fournisseur à partir de cet ordre de réparation. Important La génération d’un ordre de réparation met à jour le stock. 6.5.2.4 Document de Garantie Pour effectuer une facture de garantie, il faut demander la création d’un nouveau document de Garantie. Remarque La saisie d’un document de garantie s’effectue de la même façon qu’un autre type de document de vente. 38 7 Traitements 7.1 Saisie des règlements 7.1.1 Consultation des règlements On accède à la consultation des règlements par le menu Traitements / Saisie des Règlements Cette fenêtre affiche les règlements passés, une ligne représentant un paiement. 7.1.1.1 Filtres On peut filtrer ces règlements grâce à différents critères : - Le type de tiers (client, assurance…) - Le mode de règlement (chèque, CB…) - La banque - La date du règlement - Le numéro de facture sur laquelle a été fait le règlement - Si c’est un règlement remis en banque ou pas. Par sélection des paiements, vous pouvez décider de les supprimer et donc d’annuler le règlement passé antérieurement, à la condition que ces derniers ne soient pas déjà remis en banque. 7.1.1.2 Détail du paiement Ce bouton permet, pour un paiement donné, de visualiser les différents pointages effectués. Autrement dit, on peut savoir quelles factures ont été réglées pour chaque paiement. 7.1.1.3 Saisie règlement Ce bouton permet de rentrer dans l’assistant de saisie des règlements. 7.1.2 Assistant de saisie des règlements L’assistant de règlement comporte 3 étapes : - Sélection du tiers et du montant à pointer - Affectation du montant pointé aux factures souhaitées - Validation du règlement. 7.1.2.1 Sélection du tiers et du montant à pointer Dans cette première étape de l’interface, vous devez sélectionner un tiers et un montant à pointer (facultatif). Important Les champs en jaune sont obligatoires avant de passer à l’étape 2. Le tiers L’utilisateur doit d’abord indiquer sur quel type de tiers le règlement s’effectue : - Client - Intermédiaire - Assurance - Fournisseur Remarque Le champ Gérer permet de filtrer la sélection du tiers : - Tiers ayant des règlements en attente : on filtre sur les tiers ayant un encours positif donc des règlements en attente. - Tous les tiers. Il suffit ensuite de renseigner le champ Code Tiers. Le montant à pointer Il suffit de renseigner le champ Mode de règlement (prend par défaut celui du tiers précédemment sélectionné). Important Si vous ne renseignez pas le champs Montant à pointer, vous ne pourrez lors de l’étape 2 qu’associé des avoirs à des factures. Remarque - Les autres champs sont facultatifs. - Le champ Commission n’est disponible que pour un tiers de type Assurance ou Intermédiaire. - Le champ Reste à payer vous renseigne sur le montant que le tiers doit encore régler. Une fois tous les champs renseignés, cliquez sur le bouton Suivant. 7.1.2.2 Affectation des factures Cette étape consiste à choisir les factures qui feront partie du règlement. Tout d’abord dans l’entête de l’assistant des règlements est rappelé sur quel tiers est effectué le règlement et quel en est le montant à pointer. Ensuite apparaissent 2 listes : - La première (à gauche) représente toutes les factures et avoirs ayant encore un montant à régler différent de 0. Les avoirs sont en rouge et sont placés en tête de la liste. - La deuxième liste (à droite) représente les affectations effectuées sur les factures et avoirs. Autrement dit, les factures et avoirs qui vont être soldés par le règlement courant. - Une information en bas de l’écran rappelle le montant que le tiers doit encore payer. - Une autre information indique le montant que le tiers peut encore pointer. - Deux boutons également se distinguent Tout Pointer et Tout Dépointer. - Le bouton Suivant reste grisé tant qu’aucun règlement n’est effectué. 7.1.2.3 Les boutons Tout Pointer et Tout Dépointer Remarque C’est l’option la plus facile pour régler vos factures. Tout Pointer Il suffit de cliquer sur ce bouton pour que l’assistant affecte aux factures le règlement. Il procèdera dans l’ordre de haut en bas de la première liste. Tout Dépointer Ce bouton permet d’annuler toutes les manipulations faites sur cette page. Autrement dit, on revient à la situation du début. 7.1.3 Affectation manuelle des règlements 7.1.3.1 Cas sans avoir Il suffit de sélectionner les factures à régler dans la première grille, soit en double cliquant dessus ou en les sélectionnant puis en cliquant sur le bouton >>. On peut effectuer cette opération tant que le champ Reste à pointer est différent de 0. Remarque On peut annuler l’opération d’affectation en double cliquant dans la deuxième grille sur la facture voulue ou en cliquant sur le bouton <<. Les boutons >> et << permettent de faire passer les documents dans un sens ou dans l’autre. 7.1.3.2 Cas avec avoir 40 Traitements On peut comme dans le précédent cas affecter une facture mais l’annulation devient impossible à partir du moment qu’un avoir intervient dans le règlement. Vous pouvez tout de même tout annuler grâce au bouton Tout Dépointer. Pour affecter un avoir à une facture, il suffit de double cliquer sur l’avoir (il bascule alors dans la deuxième grille) puis de double cliquer sur la facture sur laquelle on veut affecter l’avoir. 7.1.4 Validation du règlement Après l’affectation des factures au paiement, on arrive sur la dernière étape qui est la validation du règlement. Une grille reprend la liste des factures prêtes à passer en règlement (les avoirs n’apparaissent pas). Il vous suffit de cliquer sur le bouton Terminer. Attention Plusieurs messages peuvent cependant apparaître. 7.1.4.1 Message sur la commission - Dans le cas d’un règlement Intermédiaire ou Assurance si l’utilisateur saisit un montant de commission, cette commission ne pourra être affectée que si le règlement s’effectue sur une facture. - Dans le cas où cette condition n’est pas respectée alors un message d’avertissement apparaît et propose de continuer le règlement sans tenir compte de la commission ou d’annuler le règlement. 7.1.4.2 Message spécifique au client sur le rendu monnaie Si vous avez pointé une somme plus grande que la totalité à payer. Dans le cas d’un règlement Client un message vous demande si vous avez rendu la monnaie. 7.1.4.3 Message d’OD Si vous n’avez pas payé la somme exacte. Un message vous demande si vous voulez passer la différence en montant d’OD. 7.1.4.4 Message de validation Une fois le règlement bien effectué, un message vous demande si vous voulez continuer la saisie des règlements. Si oui, vous retournez à l’étape 1 (sélection du tiers et du montant à pointer). 7.2 Remise en banque L’interface de remise en banque s’effectue par l’entrée Remise en banque du menu traitements. Elle permet de pointer les factures soldées que vous allez remettre en banque. Important Cette opération est obligatoire pour générer les écritures comptables correspondant aux règlements. La remise en banque permet également de générer un fichier ETEBAC à l’attention de votre banque pour les règlements de type LCR ou Prélèvements. 7.2.1 Remise en banque 7.2.1.1 Sélection des règlements Sélectionnez le mode des règlements (onglet Recherche rapide) que vous souhaitez déposer et la banque à laquelle vous allez les déposer (onglet Infos). Définissez ensuite la période, le type de règlement (client, assurance, assureur, fournisseur). Vous pouvez également saisir un code tiers pour obtenir uniquement les règlements de ce tiers. 7.2.1.2 Pointage des règlements Pour pointer les règlements que vous souhaitez déposer, cochez la case de la colonne Pointage. Vous pouvez également tout pointer à partir du menu contextuel. 7.2.1.3 Validation de la remise Lorsque vous validez la remise avec le menu contextuel. Le logiciel vous propose alors d’éditer un bordereau de remise en banque. Une fois validés, ces règlements pourront être transférés en comptabilité. 7.2.2 Remise de règlements de type lettre de change 41 Pour les règlements de type Lettre de change ou Prélèvement, la remise en banque permet de générer un fichier au format ETEBAC à transmettre à votre banque. Important Le mode de règlement choisi en entête doit être Lettre de change ou Prélèvement. - Les informations bancaires concernant la banque à laquelle vous allez remettre ce fichier sont reprises automatiquement à partir de la fiche de la banque (commande Autres+Banques du menu Données). - Les informations bancaires du client sont automatiquement reprises à partir de la fiche du client. Si vous souhaitez compléter le RIB du tiers, cliquez droit pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Modifiez le R.I.B. - Les informations bancaires définies dans la fiche du tiers apparaissent. Après pointage des lignes et validation (clic droit + Valider), effectuez les manipulations ci-dessous, à l’écran suivant : - Le code Entrée et le code Acceptation par défaut sont punaisées. Double-cliquez pour modifier le mode d’encaissement et le type de LCR. - Validez ou modifiez la date de remise. Lorsque vous cliquez sur OK, la boite suivante vous est proposée afin de générer le fichier des LCR au format ETEBAC. Vous pouvez bien entendu générer ce fichier dans un autre répertoire ou directement sur une disquette. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour générer le fichier. La boîte d’impression du bordereau de remise vous est alors proposée. 7.2.3 Remise de règlement de type prélèvement La remise en banque des règlements de type Prélèvements s’effectue de manière identique à la remise des règlements de type LCR et permet de générer un fichier de prélèvements à l’attention de votre banque. 7.3 Transfert comptable Important Le transfert comptable des ventes et des achats est possible à partir du moment où la facture de vente et/ou d’achat est créée. Le transfert des règlements n’est, quant à lui, possible qu’à partir du moment où les valeurs ont été remises en banque (voir le chapitre Remise en banque). 7.3.1 Paramétrage du transfert Pour que le transfert comptable fonctionne correctement, vous devez tout d’abord indiquer la comptabilité que vous possédez et les différents comptes et codes des journaux comptables à utiliser pour les écritures comptables. Pour cela, renseignez les comptes et les racines de comptes à utiliser par défaut, dans les onglets Comptabilité et Comptes des Préférences et précisez si vous souhaitez que le compte de tiers soit généré automatiquement et dans ce cas sur combien de caractères. Remarque Des comptes comptables spécifiques (Ventes/Achat Pièces ou MO) dans la fiche famille d’articles, ateliers et (Tiers) dans la fiche des clients et des fournisseurs peuvent être définis. 7.3.2 Lancement du transfert Pour lancer l’assistant du transfert comptable, sélectionnez la commande Transfert en comptabilité du menu Traitements. Puis effectuez les manipulations suivantes : - Cliquez sur le bouton suivant pour sélectionner le type journal ainsi que la période que vous souhaitez générer. - Cliquez sur le bouton suivant pour visualiser les lignes de transfert. 42 Traitements Remarque Dans cet aperçu vous pouvez visualiser les écritures du journal des ventes, achats et règlements. Vous avez aussi la possibilité de supprimer certaines lignes. Pour réintégrer les lignes en cas d’erreur cliquez sur le bouton Annuler Modification. Si les lignes sont correctes, cliquez sur le bouton suivant pour afficher le rapport sur le transfert effectué. Les documents ayant des erreurs y seront répertoriés. - Si le rapport de transfert est vierge cliquez sur le bouton Terminer pour achever le transfert comptable des écritures. - Si le rapport de transfert constate des erreurs sur certains documents cliquez sur le bouton Annuler pour aller les corriger et relancez le transfert. Pour visualiser/imprimer les écritures comptables générées, lancez la commande Etats comptables du menu Impressions. Puis cochez la case Edition sous forme Comptable pour consulter/imprimer les écritures comptables. 7.3.3 Réexportation comptable La commande Export de données+Export vers comptabilité du menu Outils permet de réexporter des écritures déjà transférées pour un journal et une période donnée. La réexportation comptable des documents utilise le même assistant que celui du transfert comptable expliqué précédemment. 7.4 Gestion des heures 7.4.1 Saisie des heures compagnons Pour saisir les heures passées de vos compagnons pour un document de vente, lancez la commande Gestion des heures+Saisie des heures compagnons du menu Traitements Sélectionnez le compagnon, la date des travaux, l’activité, la facture ou l’ordre de réparation ainsi que le rendement et le temps passé. Important Vous pouvez aussi saisir les heures directement depuis un document de vente, en effectuant un clic droit dans le corps du document et en sélectionnant « Saisie des travaux » après avoir validé le document. 7.4.2 Historique des heures (Option du module Pointeuse) L’historique des heures est un récapitulatif de toutes les heures passées par vos compagnons. Vous aurez aussi la possibilité de rechercher les heures passées. 7.4.3 Calendrier Avec le calendrier vous connaîtrez pour un compagnon et un mois précis le nombre de jours ouvrables, le nombre d’heures mensuelles que votre compagnon est censé travaillé, le nombre d’heures travaillées, productives et non productives. Remarque Le nombre d’heures mensuelles dépend du nombre d’heures dues par jour renseigné dans l’onglet coût de la fiche du compagnon. 7.4.4 Statistique (Option du module Pointeuse) Avec le module pointeuse vous pourrez imprimer des statistiques sur vos compagnons ainsi que le tableau de marche. 43 7.4.5 Re-calcul Rendement Compagnon Cette commande de l’entrée Gestion des heures+Saisie des heures compagnons du menu Traitements, permet de recalculer le rendement de vos compagnons. 7.5 Traitements depuis les documents de vente 7.5.1 Impression du document Utilisez la commande Imprimer du menu Société, l’icône de la barre d’outils Fichiers ou encore l’entrée du sousmenu Action de la barre des tâches courantes pour imprimer le document. Une boîte d’impression s’ouvre qui affiche la liste des modèles possibles pour ce document. Remarque - Le choix des modèles dépend du document à imprimer. - Le numéro d’une facture peut être attribué uniquement à l’impression si vous le demandez dans l’onglet Facturation des Préférences, sinon celle-ci est numérotée à la réalisation. - A partir du moment où la facture est numérotée, elle peut être transférée en comptabilité. - Si vous souhaitez imprimer une traite (lorsque le mode de règlement est de type Impression Traite), passez par la commande Traites du menu Impressions. 7.5.2 Transfert d’un document (Option non valable pour une facture) Utilisez la commande Transfert du menu Ventes ou le menu contextuel général pour transférer un document d’un certain type vers un autre. 7.5.3 Génération des commandes fournisseurs à partir de l’OR Pour générer les commandes fournisseurs à partir de l’ordre de réparation, utilisez le menu contextuel général et choisissez Génération commande fournisseur. Le logiciel génère automatiquement la commande des pièces facturées pour lesquelles la case Pièce à ne pas commander à partir de l’OR n’est pas cochée dans la fiche. 7.5.4 Travaux des compagnons pour le document Pour enregistrer le détail des heures travaillées sur ce document pour chacun de vos compagnons, utilisez la commande Saisie des Travaux du menu contextuel. - Le tableau propose les activités qui ont un lien avec les mains-d’œuvre de la facture, par exemple si vous n’insérez qu’une main-d’œuvre de type mécanique, le tableau ne sera composé que de l’onglet mécanique et des activités de type mécanique. - Saisissez l’activité, le compagnon, le rendement et le temps passé. Remarque Pour obtenir les heures travaillées par un compagnon sur l’ensemble des documents, utilisez la commande Gestion des heures+Saisie des heures compagnon du menu Traitements. 44 8 Achats 8.1 Commande fournisseur 8.1.1 Création d’une commande fournisseur 8.1.1.1 Commande à partir d'un OR La réalisation des commandes de pièces peut s’effectuer directement à partir d’un document, ce qui permet de commander directement une pièce qui vient de sortir. Remarque La case « Pièce à ne pas commander sur OR » de la fiche des pièces ne doit pas être cochée pour que la pièce soit prise en compte. Procédure - A partir du menu contextuel général (clic droit dans le document de vente), choisissez la commande « Génération Commandes Fournisseurs » - Cliquez sur le bouton « Calcul » pour que le logiciel recherche les articles à commander et le fournisseur correspondant (Vous pouvez choisir Fournisseur Principal ou Meilleur prix d’achat (si plusieurs fournisseurs ont été définis dans les fiches article)). La commande générée peut alors être retrouvée par la fenêtre de recherche des documents d’achat. (menu Achat s/ Recherche). Remarque Le calcul des quantités à commander est similaire au réapprovisionnement automatique. 8.1.1.2 Commande fournisseur manuelle Vous avez également la possibilité de réaliser des commandes fournisseurs d’articles ou de véhicules (Option du module VN/VO) manuellement à partir de la commande Commande du menu Achats. La saisie d’un document d’Achat s’effectue de la même façon que pour un document de Vente (voir la rubrique Documents de Vente). Remarque La colonne Réf Fournisseur peut être affichée ou non dans la grille de saisie (voir la partie Fonctionnement Général + Propriétés des listes). Impression de la commande Les modèles de commande peuvent être paramétré avec l’éditeur Win générateur. Vous pouvez, par exemple, modifier le modèle pour inscrire automatiquement la référence de l’article chez le fournisseur. 8.2 Approvisionnement automatique Pour lancer l’assistant approvisionnement utilisez la commande Approvisionnement du menu Achats. Important Le réapprovisionnement automatique s’applique uniquement aux articles pour lesquels vous avez coché la case Gestion de Stock. 8.2.1 Procédure 1. Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous désirez commander les pièces en rupture. Remarque Pour lancer un réapprovisionnement sur la totalité des articles gérés en stock, laissez la zone Fournisseur vide. 2. Le champ Mode est uniquement actif lorsque le champ précédent est vide. - Sélectionnez Fournisseurs principaux pour générer les lignes des pièces et la quantité à commander au fournisseur principal. - Sélectionnez Meilleurs Prix d’achat pour générer les lignes des pièces et la quantité à commander au fournisseur dont le prix d’achat est le meilleur. 3. Saisissez le nom du dépôt à approvisionner. Puis cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la rechercher des pièces à réapprovisionner. 4. Les pièces à approvisionner sont alors listées. Remarque Le logiciel tient compte uniquement des pièces dont la quantité en stock est inférieure au seuil minimum introduit dans la fiche article. Cliquez ensuite sur le bouton Terminer pour générer les commandes. 8.2.1.1 Comment le logiciel calcul les quantités à commander ? 1. Le réapprovisionnement intervient pour tous les articles dont la quantité en stock est inférieure à la quantité minimum. Exemple La quantité à commander est d’au moins 6 filtres pour atteindre le seuil minimum. 2. En fonction du type de réapprovisionnement (fournisseurs principaux ou les fournisseurs proposant le meilleur prix d’achat), le nom du fournisseur et les quantités calculées diffèrent : Exemple - Si vous choisissez un réapprovisionnement au meilleur prix d’achat, le logiciel vous proposera de commander 6 filtres chez le fournisseur 2. - Si vous choisissez un réapprovisionnement par Fournisseurs Principaux, le logiciel vous proposera de commander 6 filtres chez le fournisseur 1 puisque la case Fournisseur Principal est cochée. 46 Achats 47 9 Inventaire 9.1 Validation de l'inventaire A la première utilisation du logiciel, utilisez la commande Inventaire de stock du menu Achats pour enregistrer les quantités en stock de vos articles dans chacun de vos dépôts. - Cochez la case « pointer » et saisissez la quantité des articles que vous souhaitez inventorier. - Après vérification saisissez un intitulé (par défaut vous aurez l’intitulé « Inventaire datant du … »), choisissez la date de l’inventaire puis cliquez sur le bouton Valider. - La mise à jour des quantités dans l’onglet Stock de vos articles s’effectue alors. Attention Avant de faire l’inventaire, cochez la case gestion du stock qui se trouve dans l’onglet stock des fiches pièces que vous souhaitez gérer dans votre stock. Les articles n’ayant pas la case cochée n’apparaîtront pas dans l’inventaire. 9.2 Visualisation de l'inventaire Une fois l’inventaire validé vous pouvez le visualiser en passant par la commande Mouvements de stock+Inventaires du menu Achats. Dans cette fenêtre vous pourrez faire une recherche par date, dépôt, emplacement et fourchette d’articles. 10Impressions 10.1Fonctions communes aux impressions Important L'impression est une des plus importantes fonctions de votre logiciel. Pour que ces impressions soient correctes, vous devez indiquer au logiciel le type d'imprimante utilisée. Lorsqu'il imprime, le logiciel fait appel à un modèle d'impression (que vous pouvez paramétrer dans la plupart des cas), et construit son état à partir des variables introduites dans le modèle et des données enregistrées dans le logiciel. 10.1.1Les imprimante utilisateurs Les imprimantes sont gérées directement par Windows. Celui-ci doit connaître le type d'imprimante que vous utilisez pour que les impressions lancées sous EBP Automobile soient correctes. Le menu Démarrer + Paramétrer + Imprimantes permet d’accéder à la liste des imprimantes que Windows peut actuellement piloter. Pour rendre active votre imprimante, cliquez sur la commande Impressions+Configuration de l'impression du menu Société dans EBP Automobile. Remarque Si votre imprimante n'apparaît pas, ajoutez-la. En cas de problème, consultez votre revendeur EBP ou Windows. 10.1.1.1 L’assistant des imprimantes Le logiciel EBP Garage permet l’utilisation de plusieurs imprimantes. Pour configurer vos différentes imprimantes, cliquez sur la commande Impressions+Assistant des imprimantes du menu Société dans EBP Automobile. Il est aussi possible de désigner une imprimante pour un modèle d’impression précis, cliquez sur la commande Impressions+Paramétrage des modèles du menu Société. Sélectionnez l’imprimante, le modèle en cliquant sur le carré gris qui se situe à gauche de la famille du modèle et cliquez sur le bouton Affecter pour associer le modèle et l’imprimante. 10.1.1.2 Impression à partir d’une liste ou d’un document La commande impression du menu Action de la barre des tâches courantes (ou le raccourci clavier Ctrl+P) permet d’accéder à la boîte d’impression de la fenêtre courante. Les modèles d’impression proposés dépendent donc du type de la fenêtre active. 10.1.2Le menu Impressions Le menu Impressions vous permet d’imprimer différents états très intéressants et parfois indispensables à la bonne gestion de votre facturation (traite, relevé de facture, journal de vente, quantités en stock, résultat, productivité et coût moyen, …). 10.1.2.1 Fonctions disponibles à l’impression Filtrer les données qui seront prises en compte. Exemple Définir le mode de tri de votre état grâce à l’imbrication de différents tris successifs. Exemple Ici, vous obtiendrez le résultat par mois pour toute l’année, atelier par atelier et pour chaque marque. Choisir un modèle d'impression parmi une liste. Exemple Vous pouvez ensuite : - Paramétrer les modèles existants grâce à l'éditeur intégré EBP Win Générateur accessible par le bouton Paramétrer et en créer de nouveaux. Pour des explications concernant l'utilisation de cet éditeur, consultez son guide d'utilisation. - Lancer un aperçu écran. En effet, avant d'imprimer définitivement un document, il est intéressant de vérifier son aspect. - Configurer l’impression avec le bouton Configurer pour, par exemple, définir un autre format de papier.. - Imprimer l'état sur support papier en cliquant sur OK. Remarque Pendant l'impression d'un document, le logiciel vous indique dans la barre d’état la progression de l’impression (Préparation, Impression...). Les commandes Configuration de l’impression et Arrêt des impressions sont disponibles à partir du menu Société. 10.2Aperçu à l'écran Important Le bouton Aperçu proposé sur toutes les boîtes de dialogue d'impression ouvre une fenêtre contenant une visualisation de l’état tel qu'il sera imprimé sur papier, ce qui permet ainsi de vérifier son contenu et sa présentation. 10.2.1Présentation des fenêtres d'aperçu La gestion d'une fenêtre d'aperçu s'effectue comme pour une fenêtre normale. Lorsque plusieurs aperçus d'impression sont demandés en même temps, chaque aperçu apparaît dans une fenêtre distincte. Le menu Fenêtre vous permet de gérer leurs dispositions et d'activer celle que vous souhaitez. 10.2.1.1 Fermer un aperçu Cliquez sur la croix située en haut à droite de la fenêtre de l'aperçu à fermer ou utilisez les touches Ctrl + F4. Remarque Cette manipulation est valable pour toutes les fenêtres Windows. 10.2.1.2 Rafraîchir un aperçu 50 Impressions La touche F5 permet de réactualiser le contenu de l’aperçu afin de prendre en compte les données les plus récentes (par exemple, si des modifications ont été apportées sur un autre poste après son lancement, en mode réseau). 10.2.1.3 Les boutons de l’aperçu - permet d’afficher la première/dernière page de l’édition - permet d’afficher la page précédente/suivante. 10.2.1.4 Options disponibles sur un aperçu Pensez à utiliser le menu contextuel disponible dans toutes les fenêtres. Un clic droit sur un aperçu affiche les commandes les plus courantes (lancement de l’impression, zoom …). 51 11Outils 11.1Sauvegarde et restauration Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Cela arrive très rarement mais vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Grâce à cette sauvegarde, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde. La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un unique fichier dit fichier d'archive qui peut être conservé sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde et/ou sur un support amovible (disquette, lecteur amovible (ZIP), CD-ROM). Attention - Le support physique disquette n'est pas complètement fiable. Nous vous conseillons fortement de réaliser également des sauvegardes sur disque fixe ou sur bande, en plus des sauvegardes sur disquette. - Conservez des sauvegardes d'archives (que vous ne réutilisez pas), dans un répertoire précis ET sur disquettes. - Les sauvegardes doivent être effectuées régulièrement (jour, semaine, mois) et doivent être soigneusement commentées : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données avant inventaire, semaine 10, mois 07/01...). - Ne conservez pas vos jeux de sauvegardes au même endroit. Avant de lancer la sauvegarde de vos données, vous pouvez modifier les paramètres par défaut : préciser un nombre de jeux de sauvegarde, indiquer un répertoire par défaut dans lequel vous souhaitez créer vos fichiers de sauvegarde, … 11.1.1Options de sauvegarde et de restauration Par défaut, la sauvegarde s’effectue sur disque dans le répertoire EBP\BACKUP et le nombre de jeu de sauvegarde disquette est unique. Si vous souhaitez modifier ces options par défaut, lancez la commande Sauvegarde ou Restauration du menu Outils, cliquez sur le bouton Précédent, pointez ensuite Modifier la configuration de la sauvegarde/restauration et cliquez sur le bouton Suivant. Attention Ces options sont à modifier avec prudence. Nous vous conseillons fortement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique. 11.1.1.1 Répertoire par défaut pour la sauvegarde dans un fichier ZIP Vous pouvez ici modifier le répertoire par défaut de la sauvegarde sur disque : C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Sauvegardes\. 11.1.1.2 Nombre de jeux de sauvegarde à effectuer Indiquez le nombre de jeux à réaliser pour une sauvegarde sur disque amovible. Le logiciel vous demandera d'introduire autant de disquettes que nécessaire pour réaliser le nombre de jeux souhaité. 11.1.1.3 Vérifier l'archive pendant la sauvegarde C’est une vérification automatique : cette opération ne peut toutefois pas garantir la qualité du support physique (faîtes parallèlement une sauvegarde sur disque dur). 11.1.1.4 Lancer l'outil de mise à jour après la restauration des modèles d'impression Cette case doit rester cochée. Elle pourra être désactivée dans certains cas très spécifiques, sous la conduite du service technique EBP. 11.1.2Sauvegarde Lancer la commande Sauvegarde ou Restauration du menu Outils. 11.1.2.1 Choix des dossiers à sauvegarder Sélectionnez le dossier ou les dossiers à sauvegarder. Par défaut, le logiciel positionne le curseur automatiquement sur le dossier courant. Modules Remarque Vous pouvez toutefois choisir de sauvegarder la totalité des dossiers. Tous les dossiers ci-dessous ou un autre dossier. Pour passer à l’étape suivante, double-cliquez sur votre choix ou cliquez sur le bouton OK. 11.1.2.2 Support de sauvegarde Par défaut, le logiciel propose de faire une sauvegarde Dans un fichier, c’est-à-dire sur votre disque dur. Vous pouvez toutefois pointer Sur un disque amovible, c’est à dire sur disquette ou sur tout autre lecteur amovible connecté à votre poste. Remarque Pour une sauvegarde dans un fichier ZIP, indiquez le nom du répertoire dans lequel vous souhaitez générer le fichier de sauvegarde. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de préciser. Important Si la sauvegarde s’effectue sur un disque amovible, vous devez introduire le premier disque (ou la première disquette) de sauvegarde. Un message vous le signale. 11.1.3Sauvegarde et restauration des modèles et des formats Si vous avez défini des modèles ou des formats supplémentaires, il est important de les sauvegarder car ceux-ci ne sont pas pris en compte dans la sauvegarde du dossier. Si pour une raison ou une autre, vous installez le produit sur un autre poste, il faudra restaurer dans un premier temps la sauvegarde de votre dossier puis la sauvegarde des informations de configuration. La sauvegarde/la restauration s’effectue comme celle du dossier mais il faut choisir ‘Informations de configuration’. Généralement la sauvegarde s’effectue après création/modification de modèles et/ou de formats spécifiques. La restauration des modèles et des formats sert uniquement lorsque vous êtes amené à installer de nouveau complètement votre logiciel. 11.1.4Lancer une restauration Attention - La restauration d’une sauvegarde doit être effectuée avec prudence, et ne doit être lancée que si toutes les opérations de vérification et de contrôle de données n’ont pu résoudre le problème rencontré. Contactez donc votre revendeur EBP ou le service technique EBP. - Toutes les données enregistrées entre la date de sauvegarde et le jour de la restauration seront perdues. La restauration de données s’effectue à partir du menu Outils. Vous entrez alors dans un assistant qui détaille les étapes une à une. 11.1.4.1 Emplacement de la sauvegarde à restaurer Par défaut, le logiciel vous propose le fichier de la dernière sauvegarde réalisée. - Pointez Disque Amovible si la sauvegarde à restaurer est sur une disquette ou sur un lecteur externe à votre ordinateur, sélectionnez alors le nom du lecteur. - Pointez Dans un fichier, si la sauvegarde à restaurer est dans un fichier Zip. Saisissez le chemin d’accès et le nom du fichier à restaurer ou sélectionnez le directement dans les répertoires à partir du bouton. 11.1.4.2 Contenu de la sauvegarde à restaurer Le logiciel affiche ici le contenu de la sauvegarde. Cochez le dossier à restaurer et cliquez sur le bouton Suivant. 11.1.4.3 Choisir de restaurer le dossier complet ou une sélection 53 Choisissez ici de restaurer le dossier complet (option recommandée) ou une sélection de fichiers (nous vous conseillons vivement de consulter le service technique d’EBP avant de restaurer uniquement une partie d'un dossier) et cliquez sur le bouton Suivant. 11.1.4.4 Répertoire de restauration des données Le logiciel propose automatiquement de restaurer les données du dossier dans le même répertoire que lors de la sauvegarde. Vous pouvez toutefois indiquer un autre nom de répertoire. Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, le logiciel verrouille les fichiers. Si certains sont en cours d'utilisation, le logiciel vous en avertit. 11.1.4.5 Contrôle et avertissement Le logiciel effectue un contrôle entre les fichiers à restaurer et les fichiers existants dans le répertoire du dossier et le répertoire commun à toutes les applications EBP. Une main rouge signale les risques encourus par cette restauration (contactez votre revendeur ou notre service technique avant de lancer cette restauration). - La restauration va remplacer des données existantes dans le répertoire actuel. Ce message est tout à fait normal puisque vous restaurez des données. Comme toute restauration, les données courantes seront écrasées par les données de la sauvegarde. Tout travail effectué entre la date de sauvegarde et la date de la restauration sera perdu. - La restauration va remplacer des données communes à plusieurs applications. Ce message est important puisque si vous continuez la restauration vous allez affecter des données d’autres applications. Dans ce cas, contactez notre service technique. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration. 11.2Importation et exportation des données 11.2.1Importation des bibliothèques constructeurs 11.2.1.1 Procédure 1 - Avant de lancer l’importation d’un panier de pièces, vous devez créer vos fiches fournisseur et vos grilles de remise. Les grilles de remise sont des informations fournies par le constructeur. 2 - L’importation d’un panier de pièces ou de temps barêmés s’effectue à partir de la commande Import de données+Panier de pièces/Temps barêmés du menu outils, choisissez le type de panier ou de temps barêmés, 3 - Indiquez alors manuellement le chemin du fichier à importer, ou bien recherchez le en cliquant sur l’icône de l’explorateur disponible dans la fenêtre d’importation. Remarque Le répertoire dans lequel se trouve le fichier sera conservé pour la prochaine importation, 4 - Choisissez le nom du fournisseur. 11.2.2Importation/Exportation personnalisée L’import paramétrable (commande Import paramétrable+import de données du menu Outils) vous permet de récupérer des fichiers ASCII provenant d’autres logiciels. Vous pouvez ainsi récupérer de nombreuses informations : clients, fournisseurs, véhicules, pièces, maind’œuvre, activité, assurance, … Cette opération s’effectue dans un assistant qui détaille étape par étape la procédure à suivre. Attention L’opération d’import de données est une opération délicate. Nous vous recommandons vivement d’effectuer une sauvegarde avant de la lancer. 11.2.2.1 Procédure Etape 1 Choisissez tout d’abord la table que vous souhaitez importer puis cliquez sur OK. 54 Modules Attention Si vous souhaitez importer un fichier d’articles ! Il est possible d'intégrer un panier de pièces à partir de l'import paramétrable. Il va de soit qu'il ne s'agit pas du même traitement et ne peut pas être comparé à un import de paniers de pièces constructeurs via le menu Outils\Import de données\Paniers de pièces. Pour faire l'import paramétrable de la table article, les champs obligatoires sont : - La référence, - Le libellé, - Le type article (qui doit être à 1 pour les pièces, 2 pour la MO et 3 pour les forfaits. Ce champ sera associé au champ Type de l’article dans la table). - Le prix de revient, - Le coefficient, - Le pourcentage de majoration, - Le prix de vente Ht, - Le prix de vente Ttc, - Le code Tva. Attention à bien vérifier avant de faire l'import qu'il n'y ai pas de MO, Forfait ou Groupe de pièces ayant un code identique à une pièce du fichier que la personne souhaites importer. Cette méthode d'import paramétrable correspond et réagit dans garage comme une création manuelle de pièces. Etape 2 - Type de la source L’import permet d’importer une source en mode Fichier ou en mode ODBC. En mode ODBC, vous pouvez directement pointer la base en cliquant sur le bouton Modifier. - Fichier à importer Sélectionnez le fichier à importer en cliquant sur l’icône. - Format - Utilisation du format Si vous avez déjà importé un fichier de même structure et qu'un nom de format a été enregistré dans le logiciel, sélectionnez le dans la liste des formats. Etape 3 Le logiciel reconnaît automatiquement le format du fichier mais vous devez toutefois valider, compléter ou confirmer ici le type du fichier à importer. - Fichier au format DOS Cochez cette case si le fichier à importer est au format Txt sous DOS. - Séparation des champs Le logiciel reconnaît automatiquement le type de fichier que vous souhaitez importer, lorsqu’il rencontre des séparateurs de champs (point-virgule, virgule, tabulation..), il pointe alors automatiquement Délimité. Autrement, le logiciel pointe Fixe. - Début des données Dans certains fichiers, des informations textes sont inscrites avant la table d’enregistrements elle-même. Dans ce cas, précisez au logiciel le nombre des lignes qu’il ne doit pas prendre en compte. Cliquez sur le bouton Suivant pour mettre en forme le fichier suivant le type précisé. Etape 4: Pour un fichier de type Délimité Le logiciel dispose le fichier en séparant les champs les uns des autres. Si le séparateur reconnu ne correspond pas aux séparateurs du fichier, précisez le en pointant Autre. Si les champs de type Texte (chaîne de caractères) sont entourés par un délimiteur : guillemets ou apostrophes, sélectionnez le délimiteur dans la liste déroulante. Sinon, laissez Rien. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer l’import et associer à chaque colonne de votre fichier, la variable correspondante dans la table du logiciel. 55 Etape 4bis: Pour un fichier de type Fixe Si le logiciel reconnaît certains champs, il dispose le fichier en séparant en colonnes chacun des champs. Les limites des colonnes sont représentées par un trait vertical et par un triangle noir sur la règle. La règle donne la position de chaque caractère. Pour modifier la structure du fichier proposé par défaut par le logiciel, cliquez sur le triangle noir du trait à déplacer et tirez-glissez le jusqu'à la position désirée. Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à-dire la largeur de chaque colonne. Remarque Utilisation du clavier : - Le triangle blanc est votre curseur, que vous pouvez déplacer avec les touches de direction. - Pour ajouter une limite de colonne, appuyez sur la BARRE ESPACE. - Pour supprimer une limite, appuyez sur la touche Suppr. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer l’import et associer à chaque colonne de votre fichier, la variable correspondante dans la table du logiciel. Etape 5 Vous devez maintenant associer chaque champ (colonne) de votre fichier (liste de droite) à un champ de la table du logiciel (liste de gauche). Une fois l’association terminée, cliquez sur le bouton Suivant pour valider la structure d’importation. Un message vous prévient si toutes les colonnes du fichier n’ont pas été associées. Confirmez cette structure d’importation ou refusez si vous souhaitez vérifier votre importation. Etape 6 Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier que vous allez récupérer. Cliquez sur le bouton Enregistrer le format si vous souhaitez conserver le format d’importation défini pour ce fichier (cela est intéressant si vous pensez lancer régulièrement ce même type d’importation pour, par exemple, mettre à jour votre fichier de données. Indiquez un nom de format et cliquez sur le bouton Sauver.) Remarque A la prochaine importation d’un fichier de même structure, vous pourrez, dès la première étape, utiliser ce nom de format pour que le logiciel applique lui-même les paramètres (largeur de colonnes, association de colonnes) que vous venez de définir. Pour lancer l’importation, cliquez sur le bouton Importer. La procédure est lancée. 56 Modules 12 Modules 12.1Module Comptoir Le module Comptoir vous permet de réaliser : - une facturation comptoir, - des bons de livraison avec regroupement possible vers la facturation. Important Le module Comptoir est disponible en option. Si vous souhaitez vous le procurer, contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20 ou votre revendeur habituel. Introduisez ensuite le code d’accès du module par la commande Licence du menu ?. 12.1.1Les bons de livraison Le bon de livraison est un document de vente qui se traite comme tel à partir de la commande Création ou Recherche du menu Ventes ( Voir les parties Les ventes pour la réalisation d’un document et son traitement). Un bon de livraison peut uniquement être transféré en facture Comptoir par le menu contextuel (clic droit) sur le bon de livraison lui-même. 12.1.1.1 Regroupement des bons de livraison L’option de Regroupement de bons de livraison (commande Regroupement des B.L. du menu Traitements) permet de générer une facture client pour une sélection de bons de livraison réalisés sur une période donnée. Remarque Dans ce regroupement vous pouvez copier les lignes textes, générer une ligne libellé pour chaque B.L. et de supprimer la pièce d’origine après le regroupement. 12.1.2La facture Comptoir La facturation comptoir consiste à facturer des pièces sans passer par une réparation et donc sans l’associer obligatoirement à un véhicule. Pour créer une facture comptoir, utilisez la commande Création du menu Ventes et sélectionnez Facture Comptoir (Voir la partie La réparation collision pour le fonctionnement général d’une facture). 12.1.2.1 Points particuliers à la facture Comptoir - La saisie du client est obligatoire. - Si le client est en compte et que vous avez renseigné un mode de règlement par défaut, celui-ci s’affiche automatiquement lors de la saisie du règlement dans le document. - En saisie d’articles, la liste des articles fait apparaître uniquement les pièces. 12.1.2.2 Suivi des ventes Comptoir En éditions Statistiques, le montant des ventes Comptoir est automatiquement attribué à l’atelier COMPTOIR créé par défaut dont le type de facturation est Comptoir. 12.2Module VN/VO Le module VN/VO vous permet de gérer un parc de véhicules neufs ou d’occasion, utilitaires ou de société, d’enregistrer des réparations sur ces véhicules et de les facturer en prenant en compte les réparations effectuées. Remarque Le module VN/VO est disponible en option. Si vous souhaitez vous le procurer, contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20 ou votre revendeur habituel. 57 Introduisez ensuite le code d’accès du module par la commande Licence du menu ?. 12.2.1Le parc de véhicule VN/VO Les véhicules du parc Le logiciel vous propose une gestion approfondie d’un parc de véhicules neufs ou d’occasions, de véhicules utilitaires et de sociétés. Tous les véhicules destinés à la vente sont stockés dans la liste des véhicules du parc. Pour y accéder cliquez sur la commande Véhicule du parc du menu Vn/Vo. Entrée dans le parc Pour entrer un véhicule dans le parc, il faut ouvrir la liste des véhicules du parc en passant par la commande Véhicule du parc du menu Vn/Vo puis cliquez sur la commande Entrée dans le parc du menu Vn/Vo ou en passant par le menu contextuel. Une fois dans le parc, le véhicule peut-être facturé. Transfert dans le parc Vous avez la possibilité de transférer un véhicule de la liste des véhicules (menu Données) dans le parc en sélectionnant le véhicule et en cliquant sur Transfert dans le parc du menu contextuel (clic droit sur la ligne du véhicule que vous souhaitez transférer). Sortie du parc Pour sortir manuellement un véhicule du parc, il faut ouvrir la liste des véhicules du parc puis cliquez sur la commande Sortie du parc du menu Vn/Vo ou en passant par le menu contextuel. Un véhicule sorti du parc se retrouvera dans la liste des véhicules (menu Données). 12.2.1.1 Estimation du prix Vous avez la possibilité de calculer un prix de vente pour vos véhicules en fonction de la marge désirée. Pour accéder à l’Assistant Estimation Prix Vente, il faut tout d’abord ouvrir la liste des véhicules du parc et de cliquez sur la commande Estimation Prix du menu Vn/Vo ou en passant par le menu contextuel. 12.2.1.2 Numérotation, gestion et facturation des lots Avant toute création de lots, vous devez créer un numéro de lot en passant par la commande Numéro de lots du menu Vn/Vo. Vous avez la possibilité de créer et de gérer des lots de véhicules qui seront destinés à la vente en passant par la commande Gestion des lots du menu Vn/Vo. La gestion des lots vous permettra de créer, ajouter, transférer ou sortir un véhicule d’un lot. La facturation d’un lot se fait à l’aide d’un assistant en passant par la commande Facturation d’un lot du menu Vn/Vo. Cet assistant créera une facture par véhicule du lot, avant de générer les factures vous avez encore la possibilité d’enlever ou d’ajouter un véhicule du lot. 12.2.1.3 Calcul de l’emprunt Vous avez la possibilité de calculer l’emprunt et l’amortissement pour un véhicule en passant par la commande Calcul de l’emprunt du menu Vn/Vo. Pour cela il vous suffit de renseigner le capital, le taux annuel et la durée en nombre de mois. Important Ce calcul n’a pas de valeur contractuelle, il s’agit d’une simulation de calcul d’un emprunt. 12.2.1.4 Statistiques Par la commande statistiques du menu Vn/Vo, vous pourrez visualiser sous forme de tableau ou de graphique des statistiques sur les compagnons, la progression de ventes, la durée d’immobilisation, les entrées et sorties du parc ainsi que les lots. Des filtres sont applicables pour le calcul des statistiques. 12.2.2Les réparations sur véhicule VN/VO Pour enregistrer des réparations sur un véhicule VN ou VO, vous devez passer par la facturation Cession (commande Création+Facture Cession du menu Ventes). 58 Modules Remarque Cette facture est automatiquement attribuée à l’atelier Cession défini dans les préférences de la société. 12.2.2.1 Factures de cession Les factures Cessions permettent d’enregistrer les réparations internes dans lesquelles la saisie d’un tiers n’est pas obligatoire et la TVA bien entendue n’apparaît pas. Toutes les réparations enregistrées pour un véhicule VO, sur un même document, pourront ensuite être intégrées à la vente du véhicule. 12.2.3Facturation VN/VO La facturation VN/VO consiste à facturer des véhicules neufs ou d’occasion, utilitaires ou de société. Pour créer une facture VN/VO, utilisez la commande Nouveau du menu Documents et sélectionnez Facture VN/VO. 12.2.3.1 L’entête - Possibilité de saisir le nom du vendeur, l’immatriculation du véhicule vendu, le nom de l’acheteur, le tarif à appliquer et des mémos, - Atelier : La vente d’un véhicule est automatiquement associée à l’atelier par défaut indiqué dans l’onglet Facturation des Préférences. - Numéro de police obligatoire : l’appel du véhicule intègre automatiquement le numéro de police saisi dans la fiche du véhicule. 12.2.3.2 Le corps de la facture Cette zone permet de saisir diverses informations concernant la vente (délai de livraison, garantie, ..) ou encore d’ajouter des options (pare-chocs métallisé, plaque d’immatriculation, essence…). Remarque Saisie conforme à la procédure de saisie du corps des autres types de documents de Vente de EBP Automobile V10 12.2.3.3 Le pied de facture Le pied de facture est automatiquement renseigné à partir des renseignements saisis dans la fiche du véhicule qui peuvent bien entendu être saisis directement ou modifiés. La zone Cession Cette zone permet d’appeler une facture de type Cession dans laquelle vous avez enregistré les opérations effectuées pour la remise en état du véhicule avant la vente. En pied de la facture, le montant Cession/Garantie est alors mis à jour. Le montant de cette facture peut soit être ajouté au montant de vente du véhicule, soit être ajouté au prix d’achat (ce qui diminue votre marge). C’est un choix à déterminer dans les préférences de la société (onglet Vn/Vo + Imputer le montant des cessions au prix de vente de véhicule). TVA - Pour un véhicule neuf, la TVA sera calculée sur le montant total hors taxe du véhicule. - Pour un véhicule d’occasion : - Si la case « Achat soumis a TVA » est cochée dans sa fiche, la TVA sera calculée sur la marge. - Si la case « Achat soumis a TVA » est décochée dans sa fiche, la TVA sera calculée sur le montant total hors taxe du véhicule. Remarque : Le logiciel applique automatiquement le taux de TVA du code 1. Le prix de vente HT du véhicule est soit le prix de vente, soit le prix de vente augmenté du montant de la facture de Cession associée (choix à déterminer dans les préférences de la société). 12.2.4Les impressions 12.2.4.1 Documents administratifs La commande Vn/Vo+documents administratifs du menu impression permet d’obtenir des documents administratifs (exemple : Demande d’immatriculation, Déclaration de cession …). 59 12.2.4.2 Ventes VN/VO La commande VN/VO+Ventes VN/VO du menu Impressions propose un état des ventes de vos véhicules VN/VO pour la totalité des véhicules vendus sur la période ou pour un type donné : Véhicules Neufs, Véhicules d’Occasions et /ou Véhicules Utilitaires, Véhicule de sociétés. Vous obtenez ainsi les renseignements suivants : la date de la vente, le modèle du véhicule, la date de première mise en circulation, le montant de la réparation cession, le prix de vente, la marge réalisée. 12.2.4.3 Parc VN/VO La commande VN/VO+Parc VN/VO du menu Impressions permet d’obtenir un état des véhicules entrés ou sortis sur une période donnée pour la totalité des types de véhicules ou un type donné : Véhicules Neufs, Véhicules d’Occasions et /ou Véhicules Utilitaires, Véhicule de Sociétés. 12.3Module Pointeuse Le module Pointeuse est une option du logiciel EBP Automobile V10. Pour vous le procurer, consultez notre service commercial au : 01 34 94 80 20. Une fois en possession du code d’accès, activez le menu ? + Licence + 1er bouton Changer puis cochez la case Modules, et introduisez-le dans la zone pointeuse. Puis validez. 12.3.1Spécificité du module La pointeuse permet d’enregistrer le détail des heures achetées à vos compagnons grâce à une saisie automatique ou journalière. La gestion des heures permet de transformer les heures achetées en heures vendues par rattachement à un OR ou une facture et plus encore à une ou plusieurs opération(s) de Main-d’œuvre. Pour utiliser ce module, l’administrateur doit : - Créer les fiches activités - Créer les fiches compagnons - Paramétrer l’onglet Pointeuse dans le Société + Préférences + Onglet Pointeuse - Paramétrer dans les options de la pointeuse à partir du menu Outils. 60 13Index A Achat 42 Aide 1 Aperçu à l écran 50 Article 11, 14, 16, 17, 18, 26, 48 Assistance technique 1 B Banque 28 C Code de débridage 4 Codes remises 18 Compagnon 5, 27, 43, 44, 60 Corps de facture 34 Couleurs 22 D Dépôts de stock 27 Désinstallation du programme 4 Document 28 E Echéance 37 Emplacements 28 Enregistrement 5 F Facture 37, 38 Famille 25 Franchise 32 G Gestion des garanties 30 H Historique 23 I Immatriculation 19 Importation 54 Imprimante 49 Installation du produit........................................3 Intermédiaire..................................................23 L Lancement du logiciel........................................4 Lettre de change.............................................27 Liste................................................................7 M Modèles..........................................................22 O Opération.......................................................30 Option............................................................22 Ordre de réparation.........................................37 P Pays..............................................................28 Peinture.........................................................31 Pointer......................................................39, 41 Pointeuse.......................................................22 R Récupération des dossiers crées sous EBP Garage. 9 Récupération des dossiers crées sous un autre logiciel..........................................................9 Regroupement...........................................45, 57 Réparation......................................................57 Réseau............................................................1 S Saisie.............................................................32 Sauvegarde et restauration...............................52 Société............................................................9 Stock.............................................11, 23, 45, 48 T Transfert........................................................29 Type de facturation..........................................25 V Vernis............................................................16 Pour les MRA, réparateurs agréés et Agents Automobile v10 Que vous soyez MRA, réparateur agréé, agent de marque ou carrossier, EBP Automobile vous permet de gérer toute votre activité commerciale : devis, O.R., factures, interfaces avec les outils de chiffrage, règlements, suivi de votre activité et transfert en comptabilité. Facturez rapidement Réalisez rapidement vos O.R ou devis et transférez-les en un clic en facture. Et pour gagner toujours plus de temps le logiciel propose des interfaces avec de nombreux outils de chiffrage mécanique et carrosserie. Importez vos tarifs Importez de nombreux tarifs constructeurs* dans le logiciel. Vous disposez ainsi de prix toujours à jour et pouvez les utiliser immédiatement pour rédiger vos devis. Gérez les forfaits Pour facturer plus rapidement vos prestations vous pouvez appliquer des forfaits génériques ou pour un type particulier de véhicule. Suivez vos clients Fidélisez vos clients en pensant à leur rappeler les interventions obligatoires sur leurs véhicules. Vous pouvez créer dans le logiciel autant d’alertes techniques que vous le souhaitez (vidange, plaquette de freins…). Analysez votre activité Combien d’O.R. sont en cours ? Sur quels modèles de voitures intervenez-vous le plus souvent ? Quel est votre C.A. du mois ? Analysez rapidement votre activité à l’aide des statistiques détaillées. LES 5 POINTS CLES * nous consulter pour obtenir la liste et les tarifs Les outils de chiffrage et catalogues électroniques La récupération des données Vous pouvez coupler l’utilisation de votre logiciel de gestion EBP avec celle de votre outil de chiffrage. Une fois les paramétrages effectués vous pouvez lancer votre outil de chiffrage directement depuis EBP Automobile, effectuer votre devis et récupérer les données directement dans l’O.R. ou la facture de votre logiciel. Cette utilisation vous évite de ressaisir les informations issues de votre outil de chiffrage et vous gagnez en effi cacité et en rapidité ! Nos principaux partenaires EBP propose des interfaces avec plusieurs partenaires du chiffrage automobile mais aussi plusieurs catalogues électroniques constructeurs (Bosch, AD…). Vous disposez de la liste complète de nos interfaces dans les fonctions principales au dos de cette fi che. Les tarifs constructeurs Vous pouvez importer la plupart des tarifs* constructeurs dans le logiciel ainsi que certains temps barèmés. * nous consulter pour connaître la liste et les conditions ZOOM sur des fonctions clés La création d’une pièce de vente Une fois votre client sélectionné, vous récupérez toutes ses informations dans l’entête de votre document et pouvez accéder en un clic à l’historique des réparations de son véhicule. Vous élaborez ensuite votre devis ou votre estimation en utilisant votre fi chier articles ou bien à partir d’outils de chiffrage. Le transfert des pièces de vente Gagnez du temps au quotidien ! Le transfert d’une estimation en O.R ou en facture se fait en un clic, sans aucune ressaisie. Bien entendu, vous pouvez toujours à chaque étape modifi er vos documents de vente si besoin (ajout ou suppression d’un article, modifi cation du prix...) sans être bloqué. Transférez votre devis en facture en un clic et sans aucune ressaisie. Les documents de vente Gérez l’ensemble de la chaîne commerciale dans votre logiciel : devis, estimation, ordre de réparation, facture… Le métier de la réparation automobile nécessite d’utiliser un logiciel de gestion capable d’échanger et de communiquer avec d’autres outils et solutions. C’est pour cela qu’EBP Automobile dispose d’interfaces avec plusieurs outils de chiffrage et catalogues électroniques et permet d’importer de nombreux tarifs constructeurs.... Optez pour une solution métier 100% ouverte sur l’extérieur ! Utilisez les interfaces avec les outils de chiffrage pour réaliser rapidement vos devis et vos factures Créez jusqu’à 4 types de forfaits différents Vous pouvez créer quatre sortes de forfaits pré-modélisés : • les forfaits génériques, dont le contenu de base s’applique pour tous les véhicules. • les forfaits par marque, permettant de défi nir des forfaits spécifi ques à chaque marque de véhicule. • les forfaits par modèles, associés à une gamme de véhicule dans un modèle et une marque particulière. • les forfaits par type de véhicule, associés à un type de véhicule dans un modèle et une marque précise. Les forfaits La gestion des forfaits permet de défi nir des prestations composées de plusieurs articles (pièces et main-d’œuvre) facturées à un prix forfaitaire. Par exemple un forfait vidange ou un forfait amortisseurs. Transférez votre devis en facture La communication avec les outils extérieurs Créez jusqu’à 4 types de forfaits différents Utilisez les interfaces avec les outils de chiffrage L’historique des réparations Cet historique est disponible dans chaque fi che véhicule et vous permet de visualiser immédiatement l’ensemble des réparations effectuées. En cliquant sur une ligne vous accédez directement au document de vente correspondant. Les alertes techniques Pour chaque véhicule vous pouvez défi nir des alertes techniques afi n de rappeler à vos clients les interventions obligatoires sur leur voiture. Vous pouvez créer autant d’alertes que vous le souhaitez : usure des pneus, changement des plaquettes de freins, vidange... Un moyen rapide de fi déliser vos clients sur des opérations courantes ! Grâce à l’historique détaillé et aux alertes techniques vous pouvez suivre effi cacement vos clients et les fi déliser sur les interventions les plus courantes. Module Collision Conçu pour les carrossiers il permet de traiter effi cacement la facturation carrosserie : multi-chocs, prise en charge assurance, franchise, vétustés, SGC, interfaces avec les outils de chiffrage spécialisés carrosserie (Sidexa, Lacour...), liaison directe DARVA via le module DARVA. Module DARVA Direct (uniquement avec le Pack Carrosserie ou le module Collision) Grâce à l’interface directe avec DARVA, vous échangez facilement avec les assurances et mutuelles : vous récupérez automatiquement les avis de sinistre dans votre logiciel EBP et vous envoyez vos factures et suivis de dossier. Module Dépannage Ce module permet la gestion des interventions de dépannage et de remorquage de A à Z. Il prend également en compte la création de différents tarifs (jour / nuit / km...) et la gestion des véhicules d’interventions. Module Vn/Vo Spécifi que à la vente de véhicules il permet la gestion de véhicules neufs, utilitaires ou d’occasion, la gestion du parc de vente et l’élaboration de factures spécifi ques à l’activité. Module Ventes Comptoir Conçu pour la vente de pièces détachées et accessoires il permet de réaliser des factures spécifi ques à l’activité, de gérer le multi-ateliers et le multi-dépôts. Module Pointeuse (uniquement avec le Pack Carrosserie ou le module Collision) Il permet de saisir les heures journalières des compagnons, en automatique avec utilisation ou non d’une douchette. Le module permet aussi de rapprocher les activités de l’atelier avec les heures facturées et d’éditer des statistiques. * Tout les modules sont à acquérir séparément du logiciel EBP Automobile EBP Automobile est conçu pour s’adapter à votre activité. Que vous soyez carrossier, mécanicien, dépanneur ou que vous ayez une activité de vente de véhicules ou de pièces détachées, nous avons la solution de gestion qui répond à vos besoins. Choisissez les modules* qui vous conviennent ! Les modules La gestion de vos clients Accédez rapidement aux fi ches sur les réparations antérieures d’un véhicule. Document non contractuel - octobre 2008 - Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 Fonctions Principales Caractéristiques générales • Menu contextuel et volet de navigation • Aide en ligne • Version réseau (en option) Sécurité des dossiers • Dossier protégé par un mot de passe • Gestion des utilisateurs avec défi nition de droits • Archivage des données et visualisation de l’archivage en temps réel Fichier clients • Possibilité de soumettre ou non un client à la TVA • Liste des véhicules associés à un client • Historique des documents de vente Fichier véhicules • Renseignements des informations de la carte grise • Gestion des informations vidange et contrôle technique (dates, alertes…) • Association de plusieurs clients à un même véhicule en indiquant leur fonction • Création illimité d’alertes techniques (par dates, par kilométrage…) Pièces et main d’œuvre • Création de groupes de pièces avec possibilité de chaîner des articles • Création de forfaits : génériques, par marque, par modèle ou par type de véhicule • Choix du tarif main d’œuvre (Mécanique, Tôlerie, Peinture, Forfaitaire) • Gestion des temps barèmés Tarifs et remises • Affectation d’une grille de remise à un client, un fournisseur ou une assurance • 7 taux et 7 remises de main-d’œuvre paramétrable et 4 taux et 4 remises d’ingrédient • 6 taux de remise applicables en pied de document (pièce, peinture, ingrédient, mécanique, tôlerie, facture) Ateliers • Type de facturation par atelier • Association d’un tarif et d’un dépôt Devis - Facturation • Recherche multicritères intelligente par type de document et personnalisation de la grille de recherche par des couleurs • Création des différents documents de vente : estimation de travaux, devis de réparation, ordre de réparation, facture de réparation… • Transfert d’un devis ou O.R. en facture sans ressaisie • Création de facture de garantie • Duplication des factures en avoirs • Saisie du port et du divers TTC en pied de document • Génération d’une échéance Outils de chiffrage mécanique et carrosserie • Interfaces disponibles avec les outils suivants : Cromauto II (ETAI), AutoPass (ETAI), XCat II (ETAI), Atelio (ETAI), CatTronic (ETAI), Sidexa, Diva (Lacour), SilverDAT, Interfacio (ETAI), Atelio Chiffrage, Motelio (réseau MOTRIO), Motorcraft (agents Ford), Atelion (agents Peugeot), Gefi sio (réseau Gef’Auto), Precisio (réseau Precisium), Atelio AfterMarket Catalogues électroniques • Interfaces disponibles avec les outils suivants : Dialogys (Renault), Autossimo (réseau Autodistribution), EsiTronic (réseau Bosch) Données constructeurs • Import de plupart des tarifs constructeurs et de certains temps barèmés* Règlements • Saisie des règlements à partir du document de vente • Lettre de change et de prélèvement Achats • Approvisionnement automatique des articles • Génération d’une commande à partir d’un O.R. • Recherche multicritères par fournisseur, commande, facture, date… • Suivi des stocks (en commande et à commander) • Réception partielle ou complète des commandes • Regroupement des bons de réception • Inventaires simples et rétroactifs Statistiques • Statistiques et évolution du CA par fi ches (clients, véhicules, ventes…) Traitements • Gestion des écarts de règlement • Remise en banque avec génération du fi chier ETEBAC • Agenda (RDV client, fournisseur, experts…) et alertes Impressions • Impression de traites, de relevés de factures, d’échéanciers, d’états comptables… • Impression des mouvements de stock, des listes clients, véhicules, articles… Importation - Exportation • Import des fi chiers API, Vulcain 4.5 et 4.02, IDS6 prologue (nous consulter), Vega (nous consulter), Solycar, AssLog et autres (nous consulter) • Transfert des écritures vers EBP Compta Classic 2009 ou PRO v13 * nous consulter pour obtenir la liste et les tarifs Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP ® SP2 • Windows Vista ® SP1* *Windows Vista ® version 32 bits Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Confi gurations Minimales Requises : • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista ® ) • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 500 Mo 30 jours d’Assistance offerts pour bien démarrer ! Gagnez du temps Grâce à la recherche multicritères « intelligente » du logiciel vous trouvez instantanément le document dont vous avez besoin : O.R en cours, factures à payer, factures réglées… Facturez simplement Rédigez vos estimations ou vos O.R. et par un simple clic transférezles directement en factures sans avoir à ressaisir vos données. Suivez vos clients Grâce à l’historique des réparations, vous pouvez visualiser en un coup d’oeil la liste des interventions effectuées par véhicule. Vous savez toujours où vous en êtes lorsqu’un client revient vous voir. Gérez les règlements Enregistrez facilement les règlements de vos clients grâce à l’assistant de saisie. Il suffi t de suivre le guide ! Vous savez ainsi en temps réel si un client vous doit encore de l’argent ou non. Communiquez facilement Transformez vos factures et vos règlements en écritures comptables et, sans aucune ressaisie, transférez-les dans EBP Compta 2009. LES 5 POINTS CLES Fonctions Principales Caractéristiques générales • Menu contextuel et Volet de Navigation intelligent • Ergonomie paramétrable (formats d’affi chage des données, personnalisation des listes) Sécurité des dossiers • Dossier protégé par un mot de passe • Archivage des données et visualisation de l’archivage en temps réel Pièces et main d’œuvre • Création de forfaits génériques, par marque, par modèle ou par type de véhicule • Choix du tarif main d’œuvre (Mécanique, Tôlerie, Peinture, Forfaitaire) • TVA sur huile • Famille d’articles avec choix des comptes comptables Tarifs et remises • Affectation d’une grille de remise à un client • 7 taux et 7 remises de main-d’œuvre paramétrable et 4 taux et 4 remises d’ingrédient • 6 taux de remise applicables en pied de document (pièce, peinture, ingrédient, mécanique, tôlerie, facture) Fichier clients • Possibilité de soumettre ou non un client à la TVA • Liste des véhicules associés à un client • Paramétrage d’un mode de règlement, d’un tarif • Possibilité d’imprimer un relevé de factures • Possibilité de bloquer le compte client et de mettre un plafond • Historique des documents de vente Fichier véhicules • Renseignements des informations de la carte grise • Gestion des informations vidange et contrôle technique (dates, alertes…) • Association de plusieurs clients à un même véhicule en indiquant leur fonction • Insertion de photos • Changement d’immatriculation Ateliers • Type de facturation par atelier (Mécanique, Cession, Garantie) • Association d’un tarif et d’un dépôt Devis - Facturation • Création des différents documents de vente : estimation de travaux, devis de réparation, ordre de réparation, facture de réparation… • Recherche multicritères intelligente par type de documents et personnalisation de la grille de recherche par des couleurs • Reprise automatique des remises clients • Saisie du port et du divers TTC en pied de document • Duplication des factures en avoirs Règlements • Saisie des règlements à partir du document de vente Un logiciel simple d’utilisation, idéal pour les MRA et réparateurs agréés pour une première informatisation. Il vous permet de suivre vos fi chiers clients et véhicules, de facturer vos prestations (devis, O.R., factures) et d’enregistrer vos règlements. Pour les MRA et réparateurs agréés Auto Start v10 Quel logiciel choisir ? EBP Auto Start v10 EBP Automobile v10 Gestion des clients et des véhicules   Création de documents de vente (devis, O.R., factures) et de forfaits   Saisie des règlements et transfert en comptabilité   Interfaces avec les outils de chiffrage (Atelio, Cromauto, Autopass…)  Gestion des heures compagnons  Version réseau (en option)  Confi gurations Minimales Requises : • Processeur : Intel Pentium 4 - 2 gHz ou équivalent • Mémoire : 512 Mo de RAM (1 Go pour Vista) • Ecran supportant une résolution de 1024x768 (24 bits) Systèmes d’exploitation supportés : • Windows® 2000 SP4, XP SP2 ou Vista® Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Document non contractuel - octobre 2008 - Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 Statistiques • Statistiques et évolution du CA par fi ches (pièces et main d’œuvre, clients, véhicules, ateliers, ventes) Traitements • Remise en banque Impressions • Impression de relevés de factures, d’états comptables… • Impression des listes clients, véhicules, articles • Impression du résultat des ventes, du résultat par articles Importation - Exportation • Import/export paramétrable des fi chiers clients, véhicules et pièces • Import des fi chiers API, Vulcain 4.5 et 4.02, IDS6 prologue (nous consulter), Vega (nous consulter), Solycar, AssLog et autres (nous consulter) • Transfert des écritures vers EBP Compta Classic 2009 ou PRO v13 Défi nissez des couleurs pour identifi er rapidement vos documents (factures, devis…) ZOOM sur la recherche multicritères Cette fonction du logiciel vous permet d’obtenir une vue rapide de tous vos documents de vente et de les retrouver facilement. Grâce à la recherche multicritères d’Auto Start vous pouvez retrouver rapidement le document dont vous avez besoin. Il vous suffi t de choisir les critères du document souhaité et la liste apparaît automatiquement en dessous. Vous pouvez par exemple faire une recherche pour obtenir toutes les factures non réglées : un moyen rapide de savoir quels clients vous doivent de l’argent ! Vous pouvez aussi rechercher tous les O.R. en cours afi n d’évaluer la charge de travail de l’atelier... Pratique ! Vous pouvez paramétrer votre grille de recherche en attribuant des couleurs à chaque document de vente : bleu pour les O.R., orange pour les factures… Un moyen facile de s’y retrouver plus rapidement. 30 jours d’Assistance offerts pour bien démarrer ! EBP Assistants juridiques 2010 Aide ii Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation EBP....................................................................................................................2 Préambule .........................................................................................................................................2 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................2 Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................2 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................2 Sauvegarde des données .....................................................................................................................2 Limitation de garantie .........................................................................................................................3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................3 Dispositions finales .............................................................................................................................3 Présentation de l'aide.............................................................................................................................4 L'arborescence ...................................................................................................................................4 Les pages ..........................................................................................................................................4 Présentation du logiciel ..........................................................................................................................5 Comment ouvrir un assistant juridique ?...................................................................................................6 Affichage du contenu de l'assistant ..........................................................................................................7 Impression du contenu de l'assistant........................................................................................................8 Les éditeurs de texte..............................................................................................................................9 Choix de l’éditeur................................................................................................................................9 Ouverture de l’éditeur .........................................................................................................................9 Fermeture de l’éditeur .........................................................................................................................9 Les barres ..........................................................................................................................................10 Les barres d’outils.............................................................................................................................10 La barre Format.............................................................................................................................10 La barre Standard ..........................................................................................................................10 La barre de raccourcis .......................................................................................................................11 La barre de statut.............................................................................................................................11 Affichage des barres d’outils...............................................................................................................11 La bibliothèque juridique ......................................................................................................................12 Le sommaire ....................................................................................................................................12 Déplacement dans le sommaire .......................................................................................................12 Développement du sommaire ..........................................................................................................12 Ajout dans le sommaire ..................................................................................................................12 Supprimer dans le sommaire ...........................................................................................................12 Modifier dans le sommaire...............................................................................................................12 Disposition des zones d'affichage ........................................................................................................14 Recherche dans la bibliothèque...........................................................................................................15 Signet .............................................................................................................................................16 Création d’un signet .......................................................................................................................16 Accès à un signet...........................................................................................................................16 L'acte-type.......................................................................................................................................17 Contenu d’un Acte-type ..................................................................................................................17 Utilisation d’un acte-type ................................................................................................................17 Les guides ..........................................................................................................................................18 La lettre .............................................................................................................................................19 Comment créer sa propre lettre ? .......................................................................................................19 Réalisation d’une lettre à partir d’un Acte-type ..................................................................................19 Créer une lettre vierge....................................................................................................................19 Mise en forme du texte......................................................................................................................20 Déplacement dans le texte ..............................................................................................................20 Sélection de texte ..........................................................................................................................20 Saisie de texte...............................................................................................................................20 Déplacement /Copie de paragraphe..................................................................................................21 Attributs .......................................................................................................................................21 Bordure et trame ...........................................................................................................................21 Insertion dans le texte....................................................................................................................22 Correcteur orthographique ..............................................................................................................22 Annulation ou répétition d’une fonction.............................................................................................22 Travail sur la lettre............................................................................................................................23 Les pages de la lettre .....................................................................................................................23 Enregistrement de la lettre..............................................................................................................23 Aperçu écran de la lettre.................................................................................................................23 Impression de la lettre....................................................................................................................23 Ouvrir une lettre ............................................................................................................................24 L'éditeur interne ...............................................................................................................................25 Entête et Pied de page....................................................................................................................25 Corps de la page............................................................................................................................25 Le contenu de la lettre....................................................................................................................25 Table des matières iii Mise en forme de la page...................................................................................................................26 Le contenu de la lettre.......................................................................................................................27 Recherche/Remplace d'un mot.........................................................................................................27 Visitez le site EBP ................................................................................................................................28 Nous contacter ....................................................................................................................................29 Index .................................................................................................................................................31 1 Félicitations ! Vous venez d'acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Assistants juridiques et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l'aide en ligne, trois possibilités sont à votre disposition : - La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. - Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale composée d'un index qui affiche l'ensemble des informations traitées dans l'aide et du détail de l'élément que vous avez demandé à consulter. 2 Convention d'utilisation EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la Convention d'utilisation EBP 3 récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1: Mai 2009 4 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages : Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton précédent en haut de la fenêtre d'aide. Des avertissements, remarques, astuces et exemples : Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Attention exemple d'avertissement Remarque exemple de remarque Astuce exemple d'astuce Exemples Exemple...d'exemples... Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 5 Présentation du logiciel La gamme des Assistants Juridiques est composée de véritables bibliothèques d’actes juridiques qui vous aident dans la réalisation, la modification et l’impression de lettres répondant à une situation juridique particulière. Destinée aux particuliers comme aux sociétés, leur utilisation est immédiate et ne requiert pas de connaissances techniques préalables. La gamme des Assistants en Droit d'EBP vous propose les bibliothèques suivantes : Assistants en Droits du Particulier Pratic, Assistants en Droit des Sociétés Pratic, Assistants en Droit du Travail Pratic, Assistants en Droit des Affaires Pratic, Assistants en Droit Immobilier Pratic. 6 Comment ouvrir un assistant juridique ? La barre de raccourcis (vue EBP) affiche un icône par assistant juridique (bibliothèque) installé. Cliquez dessus pour ouvrir la vue de la bibliothèque correspondante. Vous pouvez également ouvrir un assistant juridique à partir du menu Fichier + Ouvrir base de données. Sélectionnez alors le fichier d’extension KMD correspondant à l’assistant. 7 Affichage du contenu de l'assistant Le contenu de l'assistant peut être afficher dans un document à partir du menu Outils + Afficher le contenu complet. Il contient le guide de chaque catégorie ou sous-catégorie du sommaire. Il peut être imprimé à l'aide du raccourci clavier CTRL + P ou du menu Fichier + Imprimer. 8 Impression du contenu de l'assistant L'impression du contenu de l'assistant (Guides de chaque catégorie ou sous catégorie du sommaire) est possible à partir du moment ou vous avez sélectionné "afficher le contenu complet de l'assistant". 9 Les éditeurs de texte Pour réaliser votre lettre, le logiciel peut lancer deux éditeurs de texte : un éditeur interne, Microsoft Word ™ (si vous le possédez). Pour l’utilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons à votre manuel d’utilisation ou à l’aide en ligne Microsoft. Choix de l’éditeur Pour choisir l’éditeur, activez les options du logiciel, puis : Cochez l’option Utiliser Microsoft Word pour activer cet éditeur si vous le possédez (il permet d’effectuer des mises en forme plus poussées) Ou décochez l’option si vous ne possédez pas Microsoft Word (ou si vous souhaitez simplement utiliser l’éditeur interne). Ouverture de l’éditeur L’éditeur s’ouvre automatiquement lorsque : vous créez une lettre vierge (commande Nouveau du menu Fichier ou icône ou raccourci clavier Ctrl + N), vous créez une lettre à partir d’un modèle d'acte-type (commande Nouveau depuis modèle du menu Fichier ou icône ), vous ouvrez un document existant (commande Ouvrir du menu Fichier ou icône ou raccourci clavier Ctrl + O). Fermeture de l’éditeur L’éditeur s’ouvre dans une fenêtre. Pour fermer l’éditeur, il suffit de fermer la fenêtre avec la croix ou avec le menu Fenêtre ou le raccourci clavier Ctrl + F4. 10 Les barres Les barres d’outils La barre Format Permet de choisir la police de caractères. Permet de choisir la taille des caractères Met en gras Met en italique Souligne le texte Barre le texte Couleur du texte / Couleur du fond de paragraphe Alignement de texte dans le paragraphe (gauche, centré, droit, justifié) La barre Standard Ouvre l’éditeur par défaut et crée une lettre vierge. Ouvre l’éditeur par défaut et crée une lettre vierge à partir de l'acte-type courant. Ouvre une lettre Enregistre la lettre courante. Annuler les dernières manipulations Répète la dernière manipulation Lance l’aperçu de la lettre. Lance l’impression de la lettre ou de l'acte-type courant Lance le correcteur orthographique Copie la sélection dans le presse-papiers Coupe la sélection dans le presse-papiers Colle le contenu du presse-papiers à la position du curseur Ouvre la boite de dialogue de recherche d’un mot dans la lettre Recherche le mot suivant Ouvre la boite de dialogue de remplacement Zoom ou réduit la page Ouvre l’aide en ligne Active Internet Explorer Les barres 11 La barre de raccourcis La barre de raccourcis est composée de plusieurs vues : Vue EBP Chaque icône correspond à une bibliothèque de la gamme des assistants en droit d’EBP. Leur nombre dépend du nombre d’assistant que vous possédez. Vue Outils Elle donne accès aux options du logiciel, à l’explorer, à Internet Explorer. Vue MS Office Elle donne accès aux logiciels du pack MS Office. La barre de statut Cette barre affiche des messages d’aide et d’état (numéro de la page courante, ...) Affichage des barres d’outils Toutes les barres peuvent être affichées ou masquées ponctuellement avec le menu Affichage. Dans les options du logiciel, vous déterminez si les barres de raccourcis et de statut doivent ou non s’afficher par défaut. 12 La bibliothèque juridique Le sommaire Le sommaire d’une bibliothèque est un plan composé de deux sortes d’éléments : les dossiers, sous-dossiers représentés par l'icône Livre, les documents représentés par l’icône Feuille. Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes remplis de chemises contenant des sous-chemises avec des documents. Les dossiers de même niveau sont représentés par un même icône. Déplacement dans le sommaire Ctrl + déplace le curseur sur le premier dossier Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier Développement du sommaire Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre sélectionné : + affiche les dossiers et documents du niveau inférieur - cache tous les niveaux inférieurs * affiche tous les niveaux inférieurs Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre pour respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier. Ajout dans le sommaire A partir du sommaire, vous avez la possibilité d'ajouter un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + Ajouter. Vous devez saisir votre titre puis choisir l'image : - Les livres représentent les dossiers ou sous-dossiers. - Les feuilles sont les documents. Ensuite, vous devez définir la position (l'ordre) du dossier, sous-dossier ou du document à l'intérieur du chapitre. Remarque ! Seule la sélection d'une feuille, vous permet d'avoir la possibilité de saisir un guide et un acte type associé au document. Supprimer dans le sommaire A partir du sommaire, vous avez la possibilité de supprimer un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + supprimer. Un message, vous demande de confirmer la suppression. Attention ! La suppression est irréversible. Modifier dans le sommaire La bibliothèque juridique 13 A partir du sommaire, vous avez la possibilité de supprimer un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + modifier. Le titre et l'image de votre sélection s'affichent automatiquement. Vous pouvez ensuite réaliser les modifications que vous souhaitez (modification du titre, changement de l'image, de l'ordre dans le chapitre...). Rappel ! Les livres représentent les dossiers ou sous-dossiers. Les feuilles sont les documents. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 14 Disposition des zones d'affichage Il est possible de modifier la disposition des zones d'affichage (sommaire, signet, recherche, guide, acte) par le menu Affichage + Disposition. Par défaut, vous visualisez la disposition du modèle 2. Différentes possibilités d'affichage sont disponibles : Modèle 1 Vous disposez de 2 zones verticales d'affichage : une zone contenant les 3 onglets (Sommaire, Signets et Recherche) une zone contentant les 2 onglets (Guide et acte type) Modèle 2 Vous disposez de 3 zones d'affichage : une zone à gauche contenant les 3 onglets : Sommaire, Signets et Recherche une zone contentant les Guides une zone contenant les actes types Les 2 dernières zones sont affichées l'une en dessus de l'autre. Personnalisée Vous disposez des zones d'affichage de base et vous avez la possibilité de changer la disposition, modifier la taille de celles-ci, ... La bibliothèque juridique 15 Recherche dans la bibliothèque Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez l’onglet Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher. La recherche s’effectue sur l’ensemble des textes. Tous les documents dont le texte contient le mot ou les mots recherché(s) seront affichés. Sélectionnez le document et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Afficher. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 16 Signet Pour vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et accéder directement à un document, vous avez la possibilité de créer un signet rattaché à un élément du sommaire.(Elément que vous pensez consulter régulièrement). Création d’un signet Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet Signets et cliquez sur le bouton Ajouter. Dès qu’un 1er signet est créé, les boutons Supprimer et Aller à s’activent. Accès à un signet Activez l’onglet Signet, placez-vous sur le signet et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Aller à. Les onglets Guide et Acte-type sont automatiquement mis à jour. La bibliothèque juridique 17 L'acte-type L’onglet Acte-type contient le texte type que vous pouvez consulter/imprimer et qui servira de modèle à votre lettre. Les Actes-types et les guides sont modifiables. Contenu d’un Acte-type L'acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait, il est composé de quatre types de données différents : Le texte constant C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel Exemple de phrase Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par votre conjoint ou par un associé. Les zones réservées Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir. Exemple (dénomination sociale) (nom de l'associé) (adresse) Les parties à compléter Elles sont représentées par 3 petits points : … . Exemple de phrase Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ... (lieu). Choix de phrases ou remarques en cours de texte Ils apparaissent également entre parenthèses. Exemple de phrase A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien faire parvenir au gérant avant le ...... (ou confier à votre mandataire), est joint à la présente. Utilisation d’un acte-type Pour créer une lettre à partir d’un acte-type, vous avez 2 possibilités : modifier l'acte type définitivement avec vos informations (saisi des modifications dans l'acte type) activez le menu Fichier + Nouveau depuis modèle. L'éditeur par défaut est alors lancé avec une nouvelle lettre contenant le texte-type. 18 Les guides L’onglet Guide contient un commentaire, des références juridiques, des explications et des conseils qui permettent de vérifier la concordance entre la démarche que vous entreprenez et le contenu de l'acte-type. Vous avez la possibilité de compléter ces guides. Pour cela, il vous suffit de saisir directement dans la zone guide vos informations. Les guides de l'assistant peuvent également être éditer. 19 La lettre Comment créer sa propre lettre ? Le logiciel vous permet de créer une lettre à partir d’un éditeur de texte. Généralement, vous réalisez une lettre en prenant comme modèle l'acte-type d’un document de votre bibliothèque mais vous pouvez aussi créer une lettre vierge. Réalisation d’une lettre à partir d’un Acte-type Les étapes à suivre pour réaliser une lettre à partir d'un acte type sont de : Sélectionner dans le sommaire, l'acte-type qui doit vous servir de modèle, Cliquer sur l’icône de la barre Standard : la fenêtre de l'éditeur de texte par défaut s’ouvre avec une copie de l'acte-type, Faire les modifications de texte souhaitées, Faire la mise en page de la lettre, Lancer un aperçu pour visualiser l’apparence finale de votre lettre, Sauvegarder la lettre pour pouvoir la modifier, Lancer l'impression. Créer une lettre vierge Vous avez la possibilité de créer une lettre de A à Z sans prendre en compte un acte-type comme modèle. Pour cela, activez le menu Fichier + Nouveau ou le raccourci clavier Ctrl + N. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 20 Mise en forme du texte Vous trouverez ci-dessous toutes les fonctions disponibles dans l’éditeur interne pour mettre en forme votre lettre. Déplacement dans le texte Sélection de texte Saisie de texte Déplacement/Copie de texte Attributs de texte, de paragraphe Insertion de données (image, fichier, symbole, tableau) Correcteur orthographique Annulation/Répétition d'une fonction Encadrement et trame de paragraphe Déplacement dans le texte pour aller en début de ligne Fin pour aller en fin de ligne. Ctrl + pour aller en début de texte Ctrl + Fin pour aller en fin de texte. Ctrl+ Flèche D ou G pour aller de mot en mot Sélection de texte Sélection du mot Double-clic sur un mot. Sélection de "tout le texte" Réalisez le raccourci clavier Ctrl + A Sélection de tableau Cliquez dans le tableau, activez le menu Edition + Sélectionner le tableau. Sélection d’une partie de texte Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en restant appuyé, tirer la souris jusqu’en fin de texte. Saisie de texte Mode insertion/Refrappe Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractères tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en décalant les mots suivants sans les écraser. La touche Inser permet de passer en mode Refrappe. Suppression de caractère La lettre 21 Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la touche Retour Arrière ou à sa gauche et appuyez sur Suppr Retour à la ligne Retour à la ligne / Fin de paragraphe La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de paragraphe. Retour à la ligne simple La combinaison de touches  + Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne sans fin de paragraphe. Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe (encadrement, fond, alignement,..). Ligne vierge La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne d'espace (séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de ligne et faites un ou deux retours à la ligne. Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne vierge et appuyez sur Suppr. Déplacement /Copie de paragraphe Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller : Sélectionnez le texte, Couper le texte avec le menu Edition + Couper… ou le raccourci clavier Ctrl + X. Placez le curseur à l’endroit désiré, Coller le texte avec le menu Edition + Coller…. ou le raccourci clavier Ctrl + V. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste à tirer la sélection à déplacer à l’emplacement souhaité. La copie de texte correspond à Copie/Coller : Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite voir plus haut. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche Ctrl activée, à tirer la sélection à copier à l’emplacement souhaité. Attributs Attributs de texte Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de fond) sont applicables à partir du menu Format + Police ou avec la barre Format. Attributs de paragraphe Les attributs de paragraphe (Bordure, retrait, espacement, tabulation, numérotation, alignement…) sont applicables à partir du menu Format + Bordure de paragraphe, Paragraphe, Puces, Tabulation. La barre d'outil Format propose quelques raccourcis icônes. Bordure et trame Encadrement La zone Style permet de déterminer l’apparence de la bordure. Le bouton encadre chacun des paragraphes sélectionnés (voir Retour à la ligne). EBP Assistants juridiques 2010 Aide 22 L’icône encadre le contour de la sélection. Trame La zone Trame permet d’appliquer une couleur de fond sur le paragraphe. Le pourcentage permet de rendre plus ou moins opaque la couleur choisie. Utilisez le bouton Appliquer pour visualiser votre encadrement ou votre trame, avant de valider avec OK. Insertion dans le texte Le menu Insertion permet d’insérer à l’emplacement du curseur : un fichier, une image, un symbole, un tableau. Le fichier inséré peut être aux formats RTF, Texte ou HTML. L’image insérée doit être au format BMP. Correcteur orthographique Pour corriger d’éventuelles erreurs, vous pouvez lancer le correcteur orthographique à partir du menu Outils + Orthographe ou le raccourci clavier F7. Lorsque le correcteur orthographique trouve un mot qu’il ne reconnaît pas, celui-ci peut être incorrect dans ce cas, choisissez le bon mot ou saisissez-le ; mais il peut aussi ne pas exister dans le dictionnaire. Dans ce dernier cas, vous avez le choix entre : 1. Ajouter le mot au dictionnaire. Pour inclure le mot dans le dictionnaire, cliquez sur le bouton Ajouter et au prochain lancement du correcteur ce mot sera accepté. 2. Ignorer le mot et continuer la recherche d’autres mots, Pour passer au mot suivant, cliquez sur le bouton Ignoré ou Ignorer tout (si vous ne souhaitez plus être arrêté sur ce mot). Annulation ou répétition d’une fonction Pour annuler/répéter une fonction que vous venez d’appliquer, utilisez le menu Edition + Annuler /Refaire ou le raccourci clavier Ctrl + Z ou Ctrl + Shift + Z. La lettre 23 Travail sur la lettre Cette partie permet de voir les points suivants : - Les pages de la lettre - L'enregistrement de la lettre - L'aperçu de la lettre - L'impression de la lettre - La fermeture de la lettre - L'ouverture d'une lettre Les pages de la lettre Lorsque la lettre fait plusieurs pages, il peut être intéressant de demander un certain type d’affichage à partir du menu Affichage. Le mode Normal Le mode Normal affiche la lettre en continu. Avec saut de page, des lignes de pointillés apparaissent pour signaler les coupures à l’impression. Le mode Page Le mode Page affiche la lettre sous forme de feuille de papier ce qui permet de visualiser sa présentation ; avec la commande Page avec Entête et Pied vous visualisez également les entêtes et les pieds dans votre lettre. Dans ce mode, la fonction de zoom vous permet de choisir la taille écran de la page. Déplacement de page en page Pour passer d’une page à une autre, activez le menu Affichage + Page suivante /Page précédente ou les raccourcis clavier Ctrl + et Ctrl + . Enregistrement de la lettre Une fois la lettre terminée, il est nécessaire de l’enregistrer afin de pouvoir la conserver pour une éventuelle consultation ou utilisation ultérieure. L’enregistrement s’effectue à partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccourci clavier Ctrl + S. Le logiciel vous propose automatiquement d’enregistrer votre lettre au format RTF dans le répertoire d’installation du logiciel (par défaut PROGRAM FILES\EBP\ASSISTANTS) mais vous pouvez bien entendu déterminer un autre répertoire (par exemple MES DOCUMENTS). Dans la zone Nom du fichier, saisissez le nom que vous souhaitez donner à la lettre puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Aperçu écran de la lettre Avant de lancer l’impression de votre lettre, il est intéressant de visualiser à l’écran la disposition qu’aura votre texte dans la page. Pour cela, activez le menu Fichier + Aperçu. Impression de la lettre EBP Assistants juridiques 2010 Aide 24 Une fois la lettre active, il suffit d’activer le menu Fichier + Imprimer ou le raccourci clavier Ctrl + P pour lancer l’impression. Ouvrir une lettre Pour ouvrir une lettre enregistrée, activez le menu Fichier + Ouvrir ou le raccourci clavier Ctrl + O et choisissez la lettre de votre choix. La lettre 25 L'éditeur interne La fenêtre de l’éditeur interne est composée de trois onglets : Corps, Entête et Pied. Entête et Pied de page Les onglets Entête et Pied servent à introduire un contenu (texte, logo, …) qui se répétera sur toutes les pages de votre lettre. Corps de la page L’onglet Corps reçoit la copie de l'acte-type et permet de définir la lettre elle même. Astuce Pour visualiser dans l’onglet Corps, la lettre avec son entête et son pied, activez le menu Affichage + Page avec Entête et Pied. L’entête et le pied apparaissent alors en grisé. Le contenu de la lettre Le contenu de votre lettre peut être personnalisé comme vous le souhaitez, en renseignant obligatoirement les zones en attente par l’information correspondante, en mettant en forme le texte (déplacement, copie, attribut), la page, en recherchant un mot, en le remplaçant par un autre, ... EBP Assistants juridiques 2010 Aide 26 Mise en forme de la page Le menu Fichier + Propriétés de page permet de modifier : le format de la page, les marges d’impression l’orientation du papier (Portrait ou Paysage). La lettre 27 Le contenu de la lettre Recherche/Remplace d'un mot Recherche d'un mot La fonction de Recherche de l’éditeur permet de retrouver un mot dans l’onglet courant. Elle est accessible à partir du menu Edition + Rechercher ou le raccourci clavier Ctrl + F. Remplacement d'un mot La fonction de Remplacement permet de remplacer un mot recherché par un autre. Elle est accessible à partir du menu Edition + Remplacer ou le raccourci clavier Ctrl + R. Astuce Une fois la fonction Recherche ou Remplace activée, utilisez ensuite le menu Edition + Rechercher suivant ou le raccourci clavier Crtl + F3 pour passer de mot en mot recherché. Remarque La fonction de Recherche peut être très utile pour retrouver tous les emplacements à renseigner comme les … (trois petits points) ou les parenthèses. 28 Visitez le site EBP Cette fenêtre est accessible par le menu Internet. Pour avoir la possibilité d'accéder au site EBP, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! 29 Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 31 Index A Acte-type ......................................................17 Affichage du contenu de l'assistant .....................7 Aide................................................................4 Ajouter dans le sommaire................................12 Alignement ....................................................20 Annuler une fonction.......................................20 Aperçu de la lettre ..........................................23 Assistant juridique ........................................5, 6 B Barre de raccourcis .........................................10 Barre de statut...............................................10 Barre d'état ...................................................10 Barre d'outils .................................................10 Barre Format .................................................10 Barre Standard...............................................10 Base de donnée Ouvrir ..........................................................6 Bibliothèque Ouvrir ..........................................................6 C Comment créer sa propre lettre ? .....................19 Comment ouvrir un assistant juridique ?..............6 Contenu de l'assistant.......................................8 Convention d'utilisation EBP...............................2 Correcteur orthographique...............................20 Couleur de fond de paragraphes .......................20 Création de lettre ...........................................19 D Déplacement dans la lettre ..............................20 Déplacement de texte .....................................20 Développement du plan...................................12 Disposition des zones d'affichage......................14 Document......................................................12 Dossier..........................................................12 E Editeur de texte.......................................... 9, 25 Editeur interne ........................................... 9, 25 Encadrement de paragraphes...........................20 Encadrement de tableaux ................................20 F Félicitation.......................................................1 Fermeture de l'éditeur.......................................9 Fichier (insertion) ...........................................20 Fin de paragraphe...........................................20 G Gras .............................................................20 Guide............................................................18 I Image (insertion) ...........................................20 Impression de la lettre ....................................23 Impression du contenu de l'assistant...................8 Insérer un fichier HTML ...................................20 Insérer un tableau ..........................................20 L Le sommaire..................................................12 Les barres .....................................................10 Les signets ....................................................16 Lettre............................................................19 Ligne de pointillés...........................................23 M Marges de la page ..........................................26 Microsoft Word.................................................9 Mise en forme de la page.................................26 Mise en forme du texte....................................20 Mode Insertion...............................................20 Mode Normal .................................................23 Mode Page.....................................................23 Mode Refrappe ...............................................20 Modification dans le sommaire..........................12 N Nous contacter ...............................................29 Nouvelle lettre................................................19 O Onglet Acte-type ............................................17 Onglet Guide..................................................18 Orientation de la page.....................................26 Ouverture de l'éditeur .......................................9 Ouverture d'une lettre.....................................23 Ouvrir un assistant ...........................................6 Ouvrir une bibliothèque .....................................6 P Page mise en forme .............................................26 Page d'une lettre ............................................23 Paysage ........................................................26 Plan ..............................................................12 Portrait..........................................................26 Présentation de l'aide........................................4 Présentation du logiciel .....................................5 R Recherche dans la bibliothèque ........................15 Recherche d'un mot........................................27 Rechercher un document.................................15 Remplacement d'un mot..................................27 Répéter une fonction.......................................20 Retour à la ligne.............................................20 Retrait...........................................................20 S Saisie de texte ...............................................20 Saut de page .................................................23 Sauvegarde de la lettre ...................................23 Sélection de toute la lettre..........................................20 d'un mot.....................................................20 Signets..........................................................16 Site EBP ........................................................28 Sommaire......................................................12 Souligné........................................................20 Suppression dans le sommaire .........................12 T Tableau (insertion) .........................................20 Texte attributs .....................................................20 Travail sur la lettre .........................................23 Trouver rapidement un document.....................16 Z Zones à renseigner .........................................17 Zoom............................................................23 Ce PGI intègre la comptabilité et la gestion commerciale. Il permet de maîtriser parfaitement la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stocks, nomenclatures, gestion des relances…), la comptabilité générale (Bilan, Compte de Résultat, déclaration de TVA...) et analytique dans un environnement de travail puissant et ergonomique. Des modules peuvent s’interfacer et communiquer avec le PGI en temps réel pour répondre aux besoins spécifiques des PME : modules CRM, N° de Série/Lot et Immobilisations. PGI La Fiche Produit Progiciel de Gestion Intégré Ligne PME Le pilotage de l’entreprise Pilotez votre entreprise grâce à des statistiques personnalisées ou prêtes à l’emploi. Paramétrez vos propres éléments d’analyse pour suivre les résultats de votre entreprise. Les tableaux de bord personnalisables Créez vos propres tableaux de bord pour suivre, en temps réel, les indicateurs clés de votre activité commerciale. Comptabilité analytique Affinez la gestion de votre entreprise selon divers axes d’analyses (filiales, usines, services…) pour une évaluation précise et approfondie de vos secteurs d’activité. Ligne PME Le PGI Ligne PME Open LineTM est un logiciel de gestion qui allie richesse fonctionnelle, simplicité, puissance et performance pour répondre aux besoins les plus pointus des PME. Ligne PME Decisionnel PERSONNALISABLE INTEGRE Le PGI Ce logiciel est un intégré, cela signifie qu’il permet de gérer son activité commerciale (achats, ventes, stocks…) et de tenir sa comptabilité, de la saisie à l’élaboration du Bilan et du Compte de Résultat. La synchronisation Pour une totale cohérence et une homogénéité des informations, les données se synchronisent. La modification d’une fiche client en gestion commerciale a un impact immédiat en comptabilité et inversement. Ce PGI permet aussi de transférer en comptabilité les factures émises depuis la gestion commerciale. La souplesse de ce logiciel vous offre la possibilité de choisir le mode d’enregistrement : automatique ou manuel. La richesse fonctionnelle Ce PGI offre des fonctionnalités très pointues qui répondent aux besoins les plus exigeants telles que le multi-dépôt, les statistiques avancées, les champs personnalisés, la gestion des commissionnements des commerciaux, la gestion des relances clients, les différents niveaux de saisie comptable, la déclaration de TVA, le bilan, la comptabilité analytique, la gestion budgétaire... Les tableaux de bord personnalisables Disposez de tableaux de bord pré-paramétrés ou créez vos propres tableaux de bord pour visualiser de manière synthétique les indicateurs clés de performances de votre activité commerciale ou de votre comptabilité (meilleurs clients, évolution de CA, trésorerie, budget réalisé...). Vous pouvez insérer toutes les informations disponibles dans votre logiciel mais aussi avoir des liens directs vers des pages internet, des flux RSS… Les statistiques paramétrables Créez vos propres tableaux d’analyse et suivez vos résultats au jour le jour pour anticiper et piloter votre entreprise efficacement : CA par client, par article, évolution de CA par fournisseur, par article… Vous avez ainsi toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions. L’analyse des résultats et OLAP Allez plus loin dans l’exploitation de vos données grâce à l’analyse multi-dimensionnelle. Le PGI met à disposition un cube de données OLAP* pour élaborer des statistiques encore plus poussées. L’analyse via ce cube de données permet d’obtenir une réponse immédiate dans le traitement de la statistique. Il permet aussi de pouvoir interroger en temps réel ses données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... La personnalisation Personnalisez votre logiciel de gestion en fonction de vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Créez vos propres listes de consultation de documents, de présentation des éléments comme par exemple en triant les champs de vos listes par date, par nom de client mais aussi en effectuant des regroupements d’informations par de simple glisser-déplacer…. Quel que soit votre manière de travailler, d’organiser, de manager... Le paramétrage des éditions Open Report Designer est un outil puissant de paramétrage des impressions. Il permet de soigner l’image de votre entreprise auprès de vos clients grâce à des documents professionnels. Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes sont disponibles. Il est également possible de concevoir ses propres modèles d’impression, des plus simples aux plus complexes. Le réseau et le paramétrage des droits d’accès (en option) Installez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès. Affectez des droits par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs, indépendamment pour la comptabilité et la gestion commerciale, tout en ayant la possibilité de gérer des exceptions au sein d’un groupe. Les spécificités des utilisateurs peuvent être prises en compte grâce à la puissance et à la finesse de la gestion des droits. Ainsi, chacun bénéficie de son propre univers de travail. *OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD Fonctions Principales Caractéristiques générales • Création jusqu’à 10 sociétés • Aide en ligne • Barre de tâches et de navigation • Plan Comptable Entreprise • Plan Comptable Syndicat • Champs personnalisés • Tableau de bord personnalisable • Recherche multi-critères • Tri, regroupement avancé • Sauvegarde et restauration • Sauvegarde en ligne* Suivi des tiers • Fichiers clients, prospects et fournisseurs • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Tableau de gestion des relances clients et prospects : choix du mode de relance (courrier, email, téléphone), modification de la date d’échéance, du niveau de relance... • Consultation des écritures comptables en temps réel depuis la fiche tiers • Multi-adresses de facturation et de livraison • Publipostage • Clients/fournisseurs en sommeil/bloquésc/partiellement bloqués Gestion des articles • Articles/Famille articles • Code article type bien ou service • Image associée à l’article • Etiquettes avec code-barres • Gestion et historique des Eco-Contributions (Ecotaxe) • Articles liés et de remplacement • Articles en sommeil/bloqués/partiellement bloqués • Articles non facturable Gestion des stocks • Gestion de stock en multi-dépôts dont dépôt de transit • Ordres et bons de transfert (traitement total ou partiel) • Bons d’entrée et de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Transfert comptable de l’inventaire • Réapprovisionnement automatique • Possibilité de compléter une commande fournisseur existante • Contremarque pour une gestion des stocks en flux tendus Gestion des ventes et des achats • Devis, Commandes, BL, BR • Frais de port • Factures d’acompte, Avoirs d’acompte • Regroupement de documents (devis, commandes, BL…) • Livraison/réception totale ou partielle • Demandes de prix, commandes fournisseurs, bons de réception/retour • Factures d’achat et avoirs • Envoi des documents par e-mails • Facturation HT ou TTC • Facturation d’articles non référencés • Escompte inconditionnel • Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels • Gestion des écarts de règlement • Préparation à la remise en banque • Génération de fichier SEPA : virement SEPA, prélèvement SEPA, virement international • Historique simple ou détaillé de toutes les pièces d’un client, d’un fournisseur • Historique d’un document • Historique des lignes de chaque document (pièce) • Transfert de documents • Journal des évènements • Gestion du multi-devises (règlements, écarts, téléchargement des cours) • Gestion des affaires : rentabilité avec analyse synthétique et détaillée Gestion des commerciaux/ collaborateurs • Fichier commerciaux/collaborateurs • Barème de commissionnement • Liste avec détail du calcul des commissionnements • Commerciaux/collaborateurs en sommeil/bloqués/partiellement bloqués Gestion des nomenclatures • Nomenclature de type fabrication • Nomenclature de type commercial avec prise en compte de la TVA sur les composants • Multi-niveaux • Gestion de la somme des prix d’achat ou des prix de vente HT, TTC ou prix de revient • Ordres de fabrication/Bons de fabrication (traitement total ou partiel) • Ordres d’assemblage/Bons de désassemblage (traitement total ou partiel) Transfert comptable • Comptabilisation des documents de ventes, d’achats et des règlements • Historique des transferts comptables • Echange des échéances et des pointages Traitements comptables • Saisie par journal et au kilomètre • Saisie pratique et guidée • Association de comptes pour automatiser la saisie journal • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Automatisation de la comptabilisation des lignes de relevés • Import paramétrable des relevés bancaires • Import des relevés au format ETEBAC • Télédéclaration de TVA multi-destinataires: DGFiP et OGA • Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexe 3310A • Déclaration 3519 • Formulaire d’acompte de TVA 3514 • Télédéclaration de TVA au format EDI* • Génération d’un fichier de virement pour le règlement de la TVA • Grand-Livre/Balance interactifs • Règlements des Tiers • Validation des écritures • Prévisions de trésorerie illimitées • Gestion des chéquiers • Justificatif de TVA • Clôtures mensuelles et annuelles • Gestion des écritures de régularisation • Gestion automatique de l’OD de TVA • Génération de fichier SEPA : virement SEPA, prélèvement SEPA, virement international • Echéancier interactif Document non contractuel • Avril 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 837 Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits & 64 bits • Windows® 7 32 bits & 64 bits Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Ligne PME Analytique et budgétaire • Sur N plans et 12 niveaux de postes • Assistant à la création de plans • Ventilations analytiques • Solde par poste de détail • Consultation interactive • Grilles analytiques • Réaffectation analytique • Gestion des budgets analytiques et généraux • Statistiques budgétaires Editions • Personnalisation des modèles • Journaux, Grand-Livre, Balance • Balance âgée par échéance ou par lettrage • Echéancier par pointage ou lettrage • Situation des comptes clients et fournisseurs avec saisie du texte du courrier • Balance mensuelle, trimestrielle • Créances clients/ dettes fournisseurs • Règlements • Comparatif N/N-1 • Rapprochement bancaire • Déclaration DEB/DES (Déclaration d’Echange de Biens et de Services) • Bilan et Compte de Résultat • Bilan et Compte de Résultat analytiques • Balance et Grand Livre analytiques • Grilles analytiques • Planning des livraisons • Budgets et écarts budgétaires N/N-1 Importation/Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, INFORCE, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et HELIAST (import) • Import-Export des bases clients, articles, unités, localisations, fournisseurs, familles, barème des éco-contibution au format CSV • Import paramétrable des clients, prospects, articles, fournisseurs, commerciaux, familles, sous familles d’articles, secteurs géographiques, RIB, groupes, barème des éco-contribution, des comptes, des journaux, des écritures • Export Interface Expert • Exportation des impressions au format PDF, Word®, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Import de pièces (Devis, commande, facture de vente) • Import de règlements Client Statistiques • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients… • Statistiques fournisseurs et financières (répartitions des règlements et des échéances) • Statistiques paramétrables • SQL Server Analysis Services (nécessite Microsoft® SQL Standard) • Groupes statistiques par famille • Statistiques analytiques sous forme de données et graphiques personnalisables Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur • Gestion des droits par groupe • Gestion des droits par colonne *Nécessite la souscription à un contrat de Services. Le module de gestion des Numéros de Série/Lot de la ligne PME permet de retrouver et de tracer simplement un article par son numéro de série ou son n° de lot, de le visualiser sur les commandes, livraisons, factures… La recherche multi-critères permet d’accéder instantanément à l’information recherchée par la saisie du numéro. Totalement interfacé avec la Gestion Commerciale et le PGI Ligne PME Open LineTM, ce module s’adapte aux entreprises souhaitant identifier les entrées et les sorties de stocks d’articles sérialisés ou gérés en lots qui ont été fabriqués, achetés, livrés et vendus. Module N° de Série/Lot Ligne PME La Fiche Module La traçabilité Cette recherche permet de bénéficier d’un historique inversé en affichant tout type de document, soit en partant du plus récent, soit en partant du plus ancien. La création d’une nomenclature de fabrication Une nomenclature de fabrication peut être créée à partir d’articles composés et de composants gérés en numéro de série ou en n° de lot. Une grande souplesse dans la création des numéros de série/lot Dans vos documents de stock, mentionnez vos numéros de série ou lot de manière efficace : immédiatement grâce à l’incrémentation automatique des numéros ou manuellement, selon votre propre numérotation ou celle de vos fournisseurs. PERSONNALISATION TRACABILITE PRODUCTIVITE Le concept modulaire EBP propose des modules pour répondre à des besoins spécifiques et apporter aux PME une solution globale en matière de gestion d’entreprise. Le module N° de Série/Lot s’interface et communique en temps réel avec la Gestion Commerciale et le PGI de la Ligne PME. L’ergonomie et le mode de fonctionnement de ce module sont identiques à ceux des logiciels de la Ligne PME, facilitant ainsi la prise en main et la maîtrise de cet outil de gestion. Ligne PME La gestion des n° de série et des n° de lot L’attribution d’un numéro de série ou d’un n° de lot à un article est complètement personnalisable et peut se composer de caractères alphanumériques. Ainsi, la saisie des numéros est rapide et adaptée aux exigences de votre entreprise. Une création rapide Dans le cas de la création d’un nombre important d’articles, le logiciel peut générer automatiquement, à partir du premier numéro saisi, les numéros suivants. Un gain de temps considérable dans la création de ces articles. A chaque impression, son numéro Les numéros de série ou n° de lot peuvent apparaître sur les impressions des documents de type achat, vente, stock… Une recherche efficace Grâce à un outil de recherche spécialement créé, il est possible d’afficher instantanément tous les documents (achat, ventes, stocks...) dans lesquels un n° se série ou un n° de lot à été utilisé, vendu, acheté, assemblé... Cette recherche permet de bénéficier d’un historique inversé permettant d’afficher tout type de document soit en partant du plus récent, soit en partant du plus ancien. Un suivi précis Le logiciel EBP Gestion Commerciale et le PGI Ligne PME gèrent la traçabilité de chaque numéro de série ou n° de lot. Tout comme la gestion des articles dits « classiques », il est possible de suivre précisément tous les mouvements de stock : date d’entrée et de sortie du stock, type de document généré… Tout événement le concernant sera répertorié dans le logiciel EBP Gestion Commerciale ou PGI que vous possédez. Une utilisation optimale Un document (facture, BL, document de stock…) peut contenir des articles avec et sans numéro (série ou lot). Lors de l’utilisation d’articles avec numéro de série ou lot, le logiciel va générer automatiquement le nombre de ligne article correspondant à chaque unité demandée. Il suffit alors de renseigner manuellement ou en scannant un numéro de série ou lot par article ou de le choisir dans une liste de numéros de série ou lot en stock. Une gestion des numéros de série ou lot à tous niveaux Il est tout à fait possible d’utiliser un numéro de série ou lot dans une nomenclature de fabrication. Un article composé tout comme un composant peut être géré en numéro de série ou en lot. Module N° de Série/Lot Document non contractuel • Mai 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 835 Ligne PME Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP ® SP3 • Windows Vista ® SP1 32 bits & 64 bits • Windows ® 7 32 bits & 64 bits Windows XP ®, Vista ® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. La gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée vous permet de suivre très précisément la situation actuelle de vos immobilisations. Totalement interfacé avec la Comptabilité et le PGI Ligne PME Open LineTM, le Module Immobilisations vous permet d’accéder à toutes les informations né- cessaires à l’analyse et à la prise de décision quant au renouvellement de vos immobilisations. Module Immobilisations Ligne PME La Fiche Module Le plan d’amortissement Obtenez un plan d’amortissement clair et détaillé pour suivre en temps réel vos immobilisations. Le calcul de votre taxe Etablissez en toute simplicité votre Taxe sur les véhicules de Société (TVS). Vos déclarations fiscales obligatoires Calculez vos déclarations fiscales : déclaration 2054 et 2055 directement depuis le logiciel. Vous gagnez ainsi un temps précieux. Ligne PME Optimisation Analyses La gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée vous permet de suivre très précisément la situation actuelle de vos immobilisations. Grâce à ce module, vous accédez à toutes les informations nécessaires à l’analyse et à la prise de décision quant au renouvellement de vos immobilisations. Le concept modulaire EBP propose des modules pour répondre à des besoins spécifiques et apporter aux PME une solution globale en matière de gestion d’entreprise. Le module Immobilisations s’interface et communique en temps réel avec la Comptabilité et le PGI de la Ligne PME. L’ergonomie et le mode de fonctionnement de ce module sont identiques à ceux des logiciels de la Ligne PME, facilitant ainsi la prise en main et la maîtrise de cet outil de gestion. Ligne PME La notion d’héritage Créez vos fiches d’immobilisations en toute simplicité grâce à la notion de famille. Vous paramé- trez un ensemble de règles communes aux immobilisations appartenant à la même famille. Les déclarations fiscales Calculez en toute simplicité vos déclarations fiscales obligatoires 2054 et 2055 et établissez votre Taxe sur les Véhicules de Société (TVS). Le transfert en comptabilité Le module Immobilisations est intégré à la Comptabilité ou au PGI ce qui réduit considérablement le risque d’erreur lié à la ressaisie. Les écritures de dotation et d’acquisition sont ainsi directement transférées en comptabilité. Calcul du plan d’amortissement Définissez le type de calcul de votre amortissement (économique et fiscal) et obtenez en quelques clics le plan d’amortissement détaillé de vos immobilisations. La prévision des dotations Le module Immobilisations vous permet d’établir un état prévisionnel de vos dotations sur 5 ans pour une gestion plus précise du budget de votre entreprise. Personnalisation des résultats Grâce à un plan détaillé, vous avez toutes les cartes en main pour contrôler en temps réel la valeur nette comptable, vos amortissements cumulés... Personnalisez la visualisation de vos plans d’amortissement et modifiez à votre guise le résultat calculé par le logiciel. Module Immobilisations • Gestion des mutations • Gestion des composants • Gestion des dépréciations • Gestion de la valeur de revente dans les calculs d’amortissements (avec ou sans dérogatoire) • Inventaire interactif • Fiche et liste des barèmes • Reprise économique par étalement ou par ajustement • Reprise fiscale par étalement ou par ajustement • Réintégration par ajout • Historique des cessions • Historique des révisions • Historique des transferts des écritures • Gestion du crédit-bail • Gestion des locations • Gestion des emprunts Génération des écritures • Génération des écritures de dotation annuelle, choix de la période • Génération des écritures d’achat • Génération des écritures de cession • Centralisation Editions • Liste des immobilisations - Données économiques et fiscales • Liste des immobilisations - Entrées de l’exercice • Liste des immobilisations - Existant en fin d’exercice • Liste des immobilisations par compte • Liste des immobilisations par lieu • Liste des immobilisations par poste analytique • Liste des immobilisations non inventoriées • Liste des codes barres • Liste des dotations par type • Liste des dotations par mode • Liste des dépréciations • Liste du dérogatoire • Liste des entrées • Liste des sorties • Statistiques annuelles par compte • Statistiques annuelles par famille • Statistiques annuelles par lieu • Statistiques annuelles par poste analytique • Fiche des immobilisations • Fiche famille • Liste des mutations • Plan d’amortissement économique • Plan d’amortissement fiscal Document non contractuel • Mai 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 834 Ligne PME Fonctions Principales Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 10 • Aide en ligne • Barre de tâche • Barre de navigation • Notion d’exercice courant • Clôture Sécurité des dossiers et outils de maintenance • Sauvegarde des données • Restauration des données Gestion des immobilisations • Codification automatique en Alpha-numérique des codes immobilisations • Paramétrage des comptes comptables des fiches d’immobilisations • Plan d’amortissement calculé sur 360 jours • Plan d’amortissement calculé sur 365 jours • Personnalisation des plans d’amortissement • Gestion de la localisation (code barre, libellé,...) • Compte fournisseur • Notion de famille (héritage des paramètres de la famille) • Proratisation de la 1ère annuité selon la date de mise en service du bien • Consultation du plan d’amortissement • Mode d’amortissement linéaire • Mode d’amortissement dégressif • Mode d’amortissement dégressif personnalisé • Gestion des immobilisations non amortissables • Gestion comptable • Gestion fiscale • Simulation d’achat d’une immobilisation • Gestion des cessions d’immobilisations • Gestion de la mise au rebut • Gestion des véhicules de la société • Gestion des véhicules de location • Gestion des véhicules salariés • Gestion des amortissements non déductibles • Gestion des éclatements (fractionnement d’immobilisations en plusieurs immobilisations) Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits & 64 bits • Windows® 7 32 bits & 64 bits Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. • Etat des amortissements dérogatoires avec base • Etat des amortissements dérogatoires sans base • Etat des amortissements dérogatoires regroupés par compte • Suivi des dotations mensuelles à une date d’arrêté • Réintégration fiscale • Suivi des amortissements non déductibles • Historique de transferts des écritures • Liste des éclatements • Liste des écritures à générer • Inventaire • Plus ou moins values • TVA à reverser • Liste des véhicules • Cumul des dotations par compte et par exercice • Fiche barème • Liste des barèmes • Etat prévisionnel des dotations Editions des états préparatoires • Cerfa 2054 • Cerfa 2055 : situations et mouvements des dotations de l’exercice et ventilation des amortissements dérogatoires • Déclaration TVS : Taxe sur les Véhicules des Sociétés (et les véhicules loués et salariés) Importation-Exportation • Transfert comptable des écritures d’amortissements vers EBP PGI ou Comptabilité Ligne PME Open LineTM • Exportation des éditions au format PDF, Excel, txt • Import paramétrable Le module Immobilisations est également disponible en version autonome. Grâce à ce module, développez le chiffre d’affaires de votre entreprise avec une gestion poussée de votre relation client. Il regroupe les phases fondamentales d’un CRM pour transformer vos opportunités en vente : recueil d’informations, identification de besoins, appui marketing ciblé. Avec le PGI ou la Gestion Commerciale de la Ligne PME, vous bénéficiez ainsi d’une solution globale, de la détection de leads jusqu’à la vente. Module CRM La Fiche Module Ligne PME Le cube OLAP* Grâce à cet outil, réalisez des statistiques croisées de façon intuitive et rapide sur l’ensemble des données du logiciel : opportunités, collaborateurs, pistes, contacts, comptes... Le phoning Réalisez des listes de campagnes d’appels ciblées en fonction de filtres répondant à des critères précis. Très utile, par exemple pour mener une opération de phoning sur un département (filtre sur le téléphone et tri par code postal). Une fiche de détection de prospects / clients Enregistrez une multitude d’informations précises afin de qualifier vos contacts. Ligne PME Recueil d’informations Enregistrez une multitude d’informations sur vos clients et prospects : coordonnées, société, CA, effectif, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, historique… Archivez tous les échanges commerciaux (appels, RDV, emails…) dans le but d’affiner la connaissance de chacun. Centralisez toutes ces informations au sein du logiciel pour disposer ainsi d’une vision exhaustive de chaque contact. Classification Classez vos clients/prospects selon leur statut (pistes, contacts ou comptes) pour obtenir une base de données qualitative. Les « pistes » regroupent les prospects peu qualifiés dans le but de les identifier et de les qualifier ultérieurement. Tout ceci pour les faire évoluer en contact (personne physique) ou en compte (personne morale) lorsque la piste sera suffisamment renseignée pour envisager une action commerciale. Identification des besoins Grâce à cette connaissance accrue sur votre client ou prospect et par effet d’entonnoir, vous pourrez identifier ou anticiper des besoins précis et in fine concevoir une proposition commerciale personnalisée. Opportunités de ventes Créez des opportunités de ventes en indiquant l’offre concernée, l’état d’avancement, le montant des ventes estimées, réelles… pour un suivi minutieux. Afin de favoriser l’impact de votre offre, rédigez et imprimez un devis avec les produits/services concernés. Vous disposez ainsi de tous les outils pour transformer votre opportunité en vente. Opérations marketing Exploitez à 100% votre base de données en réalisant des campagnes de fidélisation ou de prospection avec une offre commerciale répondant aux attentes des clients ou prospects ciblés. Réalisez des actions de marketing direct à l’aide de courriers, d’emails ou de SMS. Puis grâce à un assistant, profitez de modèles pré-établis pour vos supports marketing ou personnalisez-les avec votre propre charte graphique. Segmentation A chaque action, une cible ! Segmentez vos contacts sur des critères précis : typologie de client avec un profil commun, opportunité de vente additionnelle ou croisée, données géographiques et autres. Cette distinction vous permettra d’adopter un marketing one to one (personnalisé) : « un message orienté client sera toujours mieux perçu ». QUALIFICATION ACTIONS Ce module regroupe toutes les caractéristiques propres d’un CRM alliant à la fois performance et personnalisation pour répondre aux exigences des PME. C’est le complément idéal à la Gestion Commerciale pour instaurer une relation étroite avec vos clients et ainsi développer votre business. *OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD Le concept modulaire EBP propose des modules pour répondre à des besoins spécifiques et apporter aux PME une solution globale en matière de gestion d’entreprise. Le module CRM s’interface et communique en temps réel avec le PGI et la Gestion Commerciale de la Ligne PME (Gestion des tiers, coordonnées, contacts). L’ergonomie et le mode de fonctionnement de ce module sont identiques à ceux des logiciels de la Ligne PME, facilitant ainsi la prise en main et la maîtrise de cet outil de gestion. Ligne PME Module CRM Ligne PMEDocument non contractuel • Avril 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 833 Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits & 64 bits • Windows® 7 32 bits & 64 bits Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. • Onglet « Activités » dans chaque fiche piste, contact et compte pour visualiser tous les échanges enregistrés avec le Tiers • Alerte de rappel sur les tâches à effectuer Gestion des collaborateurs • Gestion d’agenda par collaborateur (journalier, hebdomadaire…) • Affectation d’un collaborateur unique par tiers • Objectifs de vente • Famille collaborateurs pour les classer par secteur géographique, par service ou autres Opportunité de vente • Création d’une fiche « opportunité » lorsqu’un besoin est identifié • Informations sur l’offre commerciale concernée, la date de création, motif de gain/perte, montant estimé pondéré… • Etat d’avancement de l’opportunité : découverte, analyse des besoins, négociation… • Pourcentage de réussite par défaut • Ventes estimées et réelles • Suivi des opportunités (affaires en cours) • Historique de tous les échanges par opportunité pour un suivi minutieux • Edition d’un devis • Fichier articles (liste des produits/services) : libellé, descriptif, taux de TVA, montant HT ou TTC • Analyse des résultats : cube de données OLAP(1) pour élaborer des statistiques croisées sur toutes les données du logiciel Opérations marketing • Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) • Envoi ciblé de courriers ou d’emails grâce à l’assistant de publipostage (courriers) et d’emailing • Segmentation des contacts sur des critères précis pour les regrouper selon un profil ou un besoin commun (Code Postal, classification, évaluation, origine, statut…) • Duplication et impression automatique des courriers grâce à l’assistant de publipostage • Envoi automatique d’emails en nombre • Modèles de lettres pré-établies : lettres types de courriers (charte graphique + visuels) pour une utilisation immédiate • Extraction de liste de Tiers selon des critères précis pour réaliser des actions marketing (phoning, emailing...), grâce à la personnalisation des vues • Campagne de SMS via des partenaires(2) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b Personnalisation • Champs personnalisés : possibilité d’ajouter des champs supplémentaires (texte, date/heure, champ booléen, menu déroulant) dans les fiches Tiers , fiches articles et devis • Personnalisation des modèles d’impression : activité de la journée, entreprise à fort potentiel, opportunités à venir… • Personnalisation des vues dans tous les fichiers/listes (contacts, appels, opportunités…) : choix des colonnes, filtres sur critères précis… • Personnalisation des devis • Création ou modification des courriers existants Agenda • Un agenda par collaborateur • Présentation paramétrable par jour, semaine, mois • Création et modification des tâ- ches directement depuis l’agenda • Synchronisation des événements avec le calendrier Outlook® • Import/Export des événements au Format iCalendar (.ics) et vCalendar (.vcs) Tableau de bord • Tableau de bord paramétrable et dynamique (accès aux fiches) • Futures tâches à traiter classées par priorité (ex : appel à effectuer à tel client) • Opportunités en cours à traiter • Graphique de l’évolution du chiffre d’affaires • Evolution de la qualification des tiers • Pipeline : statistiques sur l’ensemble des étapes du CRM pour évaluer l’efficacité commerciale Lien vers un logiciel de Gestion Commerciale • Lien avec EBP Gestion Commerciale Ligne PME Open LineTM (à acquérir séparément) pour synchroniser ses données sur les tiers (client, prospect, fournisseur) et facturer les ventes (1) OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD. (2) Nécessite la souscription à un contrat d’Assistance EBP, hors coût de SMS. Le module CRM est également disponible en version autonome. Fonctions Principales Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 10 • Aide en ligne • Barre de tâche et de navigation • Archivage des fiches • Sauvegarde et restauration • Recherche multi-critères sur des mots clés • Mode réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur Gestion de clients/prospects • Recueil d’informations clients/ prospects : coordonnées, société, CA, effectif, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, multi-adresses… • Classification des Tiers selon leur statut : pistes, contacts, comptes • Sous catégorie des contacts et comptes : classification des prospects, clients et fournisseurs • Gestion des pistes : tiers peu qualifiés • Conversion sans ressaisie de piste en compte (entreprise) et/ ou contact lorsque la piste est qualifiée • Multiples contacts par compte (entreprise) • Classification des comptes (clients/prospects et fournisseurs) par famille (association par type) • Respect de l’Opt-In (réglementation sur l’envoi d’informations et offres commerciales) • Localisation des Tiers et calcul d’itinéraires avec Mappy, Yahoo France, Bing • Informations sur la solvabilité des clients avec société.com, manageo, bilansgratuits.fr • Import/Export des contacts Outlook® et de Google Contacts • Import paramétrable de tiers à partir de fichiers csv ou txt issus d’Excel®, d’Outlook® ou d’une base de données achetée • Export vers Excel® Echange avec un Tiers • Fichiers e-mails, appels, courriers, fax, tâches, événements • Création de fiche appel, email… pour archiver les informations liées à un échange avec un Tiers : motif, date, heure, durée, compte rendu • Affectation de cette fiche au Tiers • Historique complet de tous les échanges (e-mails, appels, courriers, fax…) PGI 2015 www.ebp.com Ce PGI intègre la comptabilité et la gestion commerciale. Il permet de maîtriser parfaitement la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stocks, nomenclatures, gestion des relances, etc.), la comptabilité générale (Bilan, Compte de Résultat, déclaration de TVA, etc.) et analytique dans un environnement de travail puissant et ergonomique. Des modules peuvent s’interfacer et communiquer avec le PGI en temps réel pour répondre aux besoins spécifiques des PME  : modules CRM, N° de Série/Lot et Immobilisations. Il est également possible d’associer le logiciel EBP Etats Financiers Ligne PME pour l’établissement des liasses fiscales ainsi que le logiciel de paye pour la gestion de vos salariés. Fonctions Principales 837 Caractéristiques générales • Création jusqu’à 10 sociétés • Plans Comptables Entreprise, Syndicat, Association • Champs personnalisés (dont calculés) • Tableau de bord personnalisable • Recherche multi-critères • Sauvegarde et restauration • Gestion des favoris • Gestion du multi-devises • Gestion des alertes • Champs obligatoires (personnalisables) Suivi des tiers • Fichiers clients, prospects et fournisseurs, famille, sous-famille • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Tableau de gestion des relances clients • Consultation des écritures comptables en temps réel depuis la fiche tiers • Multi-adresses facturation/livraison • Clients/fournisseurs en sommeil/bloqués/ partiellement bloqués Gestion des articles • Articles / Famille articles/sous famille • Article type bien ou service • Gestion multi-tarifs et promotion client/ fournisseur • Gestion et historique des Eco-Contributions (Ecotaxe) • Articles liés et de remplacement • Articles en sommeil/bloqués/partiellement bloqués Gestion des stocks • Gestion des stocks en multi-dépôts • Gestion de stock en multi-emplacements • Gestion des douchettes pour import des données • Gestion du multi-emplacement par dépôt • Ordres et bons de transfert • Bons d’entrée et de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Transfert comptable de l’inventaire • Réapprovisionnement automatique • Contremarque pour une gestion des stocks en flux tendus Gestion des ventes et achats • Devis/Commandes/BL/BR/Factures/Avoirs • Factures d’acompte, Avoirs d’acompte • Regroupement de documents (devis, commandes, BL, facture…) • Livraison/réception totale ou partielle • Demandes de prix, commandes fournisseurs, bons de réception/retour • Factures d’achat et avoirs • Gestion du tiers payeur • Envoi des documents par e-mails • Facturation HT ou TTC • Escompte inconditionnel • Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels • Gestion des écarts de règlement • Préparation à la remise en banque • Génération fichier SEPA, LCR : virement/ prélèvement SEPA/virement international • Transfert de documents • Gestion des affaires : rentabilité avec analyse synthétique et détaillée • Gestion de la DEEE sur les achats et les ventes Gestion des commerciaux / collaborateurs • Barème de commissionnement • Calcul des commissions Gestion des nomenclatures • Nomenclature commerciale et de fabrication • Multi-niveaux • Ordres de fabrication/Bons de fabrication • Ordres et bons de désassemblage Transfert comptable • Comptabilisation des documents de ventes, d’achats et des règlements • Historique des transferts comptables • Echange des échéances, pointages • Gestion de l’analytique Traitements comptables • Saisie par journal et par mois, au kilomètre, guidée • Abonnements • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal, période à période et de groupe à groupe • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Pointage au lettrage • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Génération d’écritures comptables depuis le relevé bancaire • Import paramétrable des relevés bancaires • Télédéclaration de TVA multi-destinataires : DGFiP, OGA et Cabinet d’expertise comptable • Télédéclaration EDI* : CA3, CA12, annexe 3310A, acompte de TVA 3514 et demande de remboursement 3519 • Télépaiement EDI* : CA3, CA12, acompte de TVA 3514 • Génération d’un fichier de virement pour le règlement de la TVA • Génération de l’OD de TVA depuis la déclaration • Consultation des comptes • Prévisions de trésorerie (illimitées en nombre) • Gestion des chéquiers • Balance inter-exercice • Clôtures mensuelles et annuelles • Gestion des écritures de régularisation • Echéancier interactif • Acompte sur les IS: formulaire 2571 (acomptes), 2572 (paiement du solde) et 2572A (annexe) • Génération de l’OD de liquidation (à partir de la déclaration 2572) • Gestion des LCR/BOR Analytique et budgétaire • Sur N plans et 12 niveaux de postes • Ventilations analytiques • Solde par poste de détail • Grilles analytiques • Gestion des budgets analytiques et généraux • OD Analytiques Editions • Personnalisation des modèles • Journaux, Grand Livre, Balance • Balance âgée par échéance/lettrage • Echéancier par pointage ou lettrage • Situation comptes clients/fournisseurs • Balance mensuelle, trimestrielle • Créances clients/dettes fournisseurs • Règlements • Comparatif N/N-1 • Rapprochement bancaire • Déclaration DEB/DES (Déclaration d’Echange de Biens et de Services) • Bilan et Compte de Résultat • Bilan et Compte de Résultat analytiques • Balance et Grand Livre analytiques • Planning des livraisons • Budgets et écarts budgétaires N/N-1 Importation / Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, INFORCE, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et HELIAST (import) • Import-Export des bases clients, articles, unités, localisations, fournisseurs, familles, barème des éco-contibution au format CSV • Import/Export paramétrable des clients, prospects, pièces (Devis, commande, facture de vente), règlements Client, articles, fournisseurs, commerciaux, familles, sous familles d’articles, secteurs géographiques, RIB, groupes, des inventaires, des documents d’achat, des règlements d’achat, des comptes, des journaux, des écritures • Export Interface Expert • Exportation des impressions au format PDF, Word®, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Import de pièces (Devis, commande, bon de livraison, facture de vente), de documents de stocks et des nomenclatures • Import de règlements Client • Export des Liasses Fiscales • Envoi / Réception d’un dossier ExpertComptable / clients • Export Comptabilités informatisées L. 47 A • Export Article L215-3 Statistiques • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients… • Statistiques fournisseurs, financières (répartitions des règlements, échéances) • Statistiques paramétrables • SQL Server Analysis Services (nécessite Microsoft® SQL Standard) • Groupes statistiques par famille • Statistiques analytiques sous forme de données et graphiques personnalisables Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur, groupe, colonne, valeur Open LineTM Mobility • EBP Reports On Line** : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Windows Phone 7 et 8, iPhone, iPad et Androïd et échange des données avec EBP Comptabilité Ligne PME *En savoir plus sur www.ebp.com **Ce service est inclus dans les offres de services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter. • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 49 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Mai 2014. ZOOM sur les fonctions clés L’amélioration des processus de gestion Ce logiciel est un intégré. Cela signifie qu’il permet de gérer son activité commerciale (achats, ventes, stocks, etc.) et de tenir sa comptabilité, de la saisie à l’élaboration du Bilan et du Compte de Résultat. La synchronisation des données : de la gestion commerciale à la comptabilité, en toute simplicité Pour une totale cohérence et une homogénéité des informations, les données se synchronisent. La modification d’une fiche client en gestion commerciale a un impact immédiat en comptabilité et inversement. Ce PGI permet aussi de transférer en comptabilité les factures émises depuis la gestion commerciale. La souplesse de ce logiciel vous offre la possibilité de choisir le mode d’enregistrement : automatique ou manuel. Un large périmètre fonctionnel Ce PGI offre des fonctionnalités très pointues qui répondent aux besoins les plus exigeants telles que le multi-dépôts, les statistiques avancées, les champs personnalisés, la gestion des commissionnements des commerciaux, la gestion fine des relances clients, les différents niveaux de saisie comptable, la déclaration de TVA, le bilan, etc. INTégré Décisionnel Les tableaux de bord : du contrôle de l’activité à la prise de décision Disposez de tableaux de bord pré-paramétrés ou créez vos propres tableaux de bord pour visualiser de manière synthétique les indicateurs clés de performance de votre activité commerciale (meilleurs clients, évolution de CA, etc.). Vous pouvez insérer toutes les informations disponibles dans votre logiciel mais aussi avoir des liens directs vers des pages internet, des flux RSS, etc. Créez des tableaux de bord par utilisateur pour les adapter à leurs besoins. Des statistiques paramétrables pour encore plus de précision dans le pilotage de l’entreprise Créez vos propres tableaux d’analyse et suivez vos résultats au jour le jour pour anticiper et piloter votre entreprise efficacement : CA par client, par article, évolution de CA par fournisseur, par article, etc. Vous avez ainsi toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions. Une nouvelle dimension analytique grâce au cube OLAP* Allez plus loin dans l’exploitation de vos données grâce à l’analyse multi-dimensionnelle. Le PGI met à disposition un cube de données OLAP* pour élaborer des statistiques encore plus poussées. L’analyse via ce cube de données permet d’obtenir une réponse immédiate dans le traitement de la statistique. Il permet aussi de pouvoir interroger en temps réel ses données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®, etc. *OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD Les tableaux de bord personnalisables Créez vos propres tableaux de bord pour suivre, en temps réel, les indicateurs clés de votre activité commerciale. personnalisation Une personnalisation sans limites Personnalisez votre logiciel de gestion en fonction de vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Créez vos propres listes de consultation de documents, de présentation des éléments comme par exemple en triant les champs de vos listes par date, par nom de client mais aussi en effectuant des regroupements d’informations par de simple glisser-déplacer, etc. Quel que soit votre manière de travailler, d’organiser, de manager. L’outil Report Designer : un paramétrage complet de toutes les éditions Open Report Designer est un outil puissant de paramétrage des impressions. Il permet de soigner l’image de votre entreprise auprès de vos clients grâce à des documents professionnels. Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes sont disponibles. Il est également possible de concevoir ses propres modèles d’impression, des plus simples aux plus complexes. Un mode réseau ultra performant Installez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès. Affectez des droits par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs, indépendamment pour la comptabilité et la gestion commerciale, tout en ayant la possibilité de gérer des exceptions au sein d’un groupe. Les spécificités des utilisateurs peuvent être prises en compte grâce à la puissance et à la finesse de la gestion des droits. Ainsi, chacun bénéficie de son propre univers de travail. Le pilotage de l’entreprise Pilotez votre entreprise grâce à des statistiques personnalisées ou prêtes à l’emploi. Paramétrez vos propres éléments d’analyse pour suivre les résultats de votre entreprise. Comptabilité analytique Affinez la gestion de votre entreprise selon divers axes d’analyses (filiales, usines, services, etc.) pour une évaluation précise et approfondie de vos secteurs d’activité. EBP Comptabilité Ligne PME Open LineTM permet de tenir efficacement votre comptabilité. Outre la réalisation des états comptables, le logiciel offre une véritable aide à la décision grâce à diverses fonctionnalités telles que la comptabilité analytique. L’échange de données entre votre logiciel EBP et la solution de votre Expert-Comptable est intégré via l’outil de communication Entreprise-Expert. La Gestion Commerciale et le module Immobilisations Ligne PME Open LineTM peuvent s’interfacer et communiquer en temps réel avec la Comptabilité afin de répondre plus précisément aux besoins spécifiques des PME. La Fiche Produit Comptabilité Ligne PME Comptabilité analytique Affinez la gestion de votre entreprise selon divers axes d’analyses (filiales, usines, services…) pour une évaluation précise et approfondie de vos secteurs d’activité. Rapprochement bancaire Importez ou saisissez vos relevés pour effectuer vos rapprochements bancaires automatiquement ou manuellement. Prévision de trésorerie Visualisez de manière synthétique la santé financière de votre entreprise afin de mieux anticiper l’impact sur votre solde bancaire. EBP Compta Ligne PME Open LineTM est un logiciel de gestion comptable intuitif, personnalisable et performant qui permet de répondre aux besoins les plus pointus des PME. Ligne PME Communicant Decisionnel La comptabilité générale Saisissez les écritures comptables (ventes, achats, emprunts…) selon différents modes et consultez rapidement les indicateurs indispensables au pilotage de votre entreprise (créances, trésorerie, chiffre d’affaires réalisé, ….) La comptabilité analytique Réalisez votre comptabilité analytique sur un nombre de plans (axes) illimité et 12 niveaux de postes pour affiner la gestion de votre entreprise à travers divers axes d’analyses. Les niveaux de postes sont présentés sous forme d’arborescence permettant ainsi une simplicité de création, de modification, de consultation et de compréhension. Réalisez également votre Bilan et Compte de résultat analytiques. Les prévisions de trésorerie Consultez tous les mouvements effectués sur les comptes bancaires et toutes les échéances dues afin de prévoir votre situation de trésorerie. Complétez également ces données par les encaissements et les décaissements à venir pour une meilleure anticipation. La saisie des écritures Choisissez le type de saisie le plus adapté à vos besoins. La saisie par journal permet une saisie par type de journal (achat, vente,…). La saisie au km permet de renseigner les écritures comptables tous journaux et toutes périodes confondus pour gagner en productivité. La personnalisation Créez votre propre liste de consultation en triant par date, par libellé mais aussi en effectuant des regroupements d’informations par de simples glisser-déplacer. Personnalisez l’édition de vos états comptables en sélectionnant les renseignements que vous souhaitez faire apparaître (période, nature de compte, …). Définissez également vos propres éditions des plus simples aux plus complexes grâce au générateur d’états Open Report Designer. Le réseau et le paramétrage des droits d’accès (en option) Installez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès. Affectez des droits par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs, tout en ayant la possibilité de gérer des exceptions au sein d’un groupe. Consultation des informations commerciales (si le logiciel est interfacé avec EBP Gestion Commerciale ligne PME Open LineTM) Visualisez les documents commerciaux (factures, fiches clients,…) à partir du logiciel de comptabilité. Les différents éléments sont synchronisés dans les deux applications: les modifications faites dans une application seront immédiatement prises en compte dans l’autre. Rapprochement bancaire Importez vos relevés bancaires au format ETEBAC ou tout autre format (import paramétrable, Qif)) et pointez manuellement ou automatiquement vos relevés avec le compte ou le journal de votre logiciel EBP. Les relevés sont conservés dans un historique permettant de rechercher plus rapidement et plus précisément une écriture pointée sur un ancien relevé par exemple. Communication Entreprise-Expert Facilitez vos relations avec votre Expert Comptable en important ou en exportant vos écritures comptables. L’outil de communication Entreprise-Expert convertit les données comptables en provenance ou à destination d’un autre logiciel pour une meilleure gestion de votre comptabilité. PERSONNALISABLE Document non contractuel • Avril 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 917 Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP ® SP3 • Windows Vista ® SP1 32 bits & 64 bits • Windows ® 7 32 bits & 64 bits Windows XP ®, Vista ® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Ligne PME Fonctions Principales Caractéristiques générales • Création jusqu’à 10 sociétés • Aide en ligne • Barre de tâches et de navigation • Recherche d’écritures multi-critères • Tri, regroupement avancé • Sauvegarde et restauration • Sauvegarde en ligne* • Tableau de bord paramétrable • Ecran de démarrage des tâches principales • Tâches contextuelles • Notes dans les fiches • Envoi de SMS via des partenaires* (hors coût sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b • Champs personnalisés Comptes • 3 plans comptables généraux • Plan Comptable Entreprise • Plan Compta syndicat • Nombreuses vues pré-définies pour filtrer les comptes • Transfert de comptes depuis le PCG • Cumuls et graphes dans la fiche compte • Tiers Transfert comptable • Historique des transferts comptables • Import du transfert comptable (écritu - res, échéances, pointages) Traitements comptables • Saisie par journal et par mois • Saisie au kilomètre • Saisie guidée • Saisie pratique et ventes comptoir • Saisie par écriture • Abonnements • Association de comptes pour automati - ser la saisie journal • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période • Consultation des comptes • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, approché, automati - que, simplifié • Lettrage automatique au pointage • Délettrage automatique • Rapprochement par compte • Rapprochement par journal • Génération d’écritures comptables depuis le relevé bancaire • Echéance sur la ligne d’écriture • Echéancier détaillé • Pointage des échéances • Modes de règlement • Moyens de paiement • Génération des règlements par lot • TVA sur les débits, sur les encaissements • Calcul automatique de la TVA • Justificatif de TVA • Modification des informations de TVA • Liste des informations de TVA • Mise à jour des informations de TVA selon le paramétrage des comptes • Déclarations de TVA agréées Direction Générale des Finances Publiques : CA3, CA12 et annexe 3310A • Formulaire d’acompte de TVA 3514 • Gestion automatique de l’OD de TVA • Télédéclaration de TVA multi-destinatai - res: DGFiP et OGA • Télédéclaration au format EDI* • Télépaiement au format EDI* • Demande de remboursement au format EDI* • Déclaration 3519 • Génération d’un fichier de virement pour le règlement de la TVA • Gestion des doublons des numéros de pièces • Documents associés aux lignes d’écriture • Libellés types • Libellés enrichis • Recalcul des soldes • Tri par date • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Import paramétrable des relevés bancaires • Import des lignes de relevés au format ETEBAC et Qif • Pointage, dépointage par code • Automatisation de la comptabilisation des lignes de relevés • Ecritures de régularisation : charges et produits constatés d’avance • Ecritures de régularisation : charges à payer et produits à recevoir • Suppression des écritures • Grand-Livre et Balance interactifs • Echéancier interactif clients et four - nisseurs • Règlements des Tiers • Validation des écritures • Clôtures mensuelles et annuelles • Prévisions de trésorerie illimitées • Gestion des chéquiers • Virements internationaux • Virements/prélèvements SEPA • Purge du plan comptable • Reformatage des comptes • Purge des relevés bancaires • Journal des événements • Archivage des données • Déclôture mensuelle Analytique et budgétaire • Création sur N plans (axes) et 12 niveaux de postes • Assistant à la création de plans • Ventilations analytiques sur la ligne d’écriture • Ventilations analytiques multi-postes et multi-plans • Cumuls et graphes par plan et par poste • Consultation interactive • Outil d’application de grilles analytiques • Grilles analytiques • Statistiques analytiques sous forme de tableaux personnalisables • Statistiques analytiques sous forme de graphiques personnalisables • Outil de réaffectation analytique • Gestion des budgets généraux et analytiques • Statistiques budgétaires Editions • Personnalisation des modèles d’im - pression • Journaux, Grand-Livre, Balance • Balance âgée par échéance ou par lettrage • Echéancier par pointage ou par lettrage • Balance mensuelle, trimestrielle • Rapprochement bancaire • Bilan • Compte de Résultat • Situations des comptes • Encours clients • Créances clients /Dettes fournisseurs • Comparatif N /N-1 • Impressions annuelles • Journal centralisateur • Avancement de saisie • Suivi des écritures • Chéquiers et lettres-chèques • Bilan analytique • Compte de Résultat analytique • Balance analytique • Grand-Livre analytique • Grilles analytiques • Budgets et écarts budgétaires N/N-1 Importation /Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRA - TUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et en import uniquement HELIAST • Import paramétrable des écritures, des comptes et des journaux • Exportation des impressions au format PDF, Word ®, Excel ® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel ®, HTML • Export des liasses fiscales • Import texte des écritures et des comptes au format EBP • Import texte automatique à l’ouverture du dossier • Export Interface Expert Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur • Gestion des droits par groupe d’utili - sateurs *Nécessite la souscription à un contrat d’Assis - tance EBP. Immobilisations PRO Open Line pour Windows XP, Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2010 EBP Informatique, édition Juin 2012 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : 6 Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. 7 Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; 9 Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 11 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Immobilisations PRO Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 13 Table des matières FELICITATIONS !.............................................................................................. 11 TABLE DES MATIERES.................................................................................... 13 INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options du dossier................................................................................. 21 1.2. La gestion des fenêtres ............................................................................... 21 2. COMMENT CREER UNE FAMILLE ? ............................................................ 22 3. COMMENT CREER UNE IMMOBILISATION ? .............................................. 22 3.1. Onglet Amortissement ................................................................................. 23 3.2. Onglet Général............................................................................................ 23 3.3. Onglet Historique......................................................................................... 23 4. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ?.......................... 24 4.1. L’entête ....................................................................................................... 24 4.2. Les plans d’amortissements périodiques ..................................................... 24 5. COMMENT ECLATER UNE IMMOBILISATION ? .......................................... 24 6. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ? ............................................. 26 7. COMMENT EFFECTUER UNE DECLARATION 2054 ? ................................ 26 14 8. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?........................ 27 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 29 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 29 2. LA MISE EN COMPOSANT ........................................................................... 29 3. LA REVISION................................................................................................. 30 4. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT.......................... 30 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?............................................ 31 6. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE ? ............................. 31 7. LE ROL .......................................................................................................... 32 7.1. Comment créer et gérer ROL ? ................................................................... 32 8. LES FONCTIONS PRO.................................................................................. 34 8.1. Les contrats................................................................................................. 34 8.2. Les plans d’amortissements périodiques ..................................................... 34 INDEX................................................................................................................ 35 NOTES .............................................................................................................. 37 NOTES .............................................................................................................. 38 Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. INSTALLATION 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Immobilisations PRO Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 8. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FR30. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». Comment Activer Mon logiciel ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40 jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité en nombre de données : 30 immobilisations, les déclarations 2054 et 2055 ne sont pas disponibles et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. INSTALLATION 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? + Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Comment créer mon dossier ? 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur l’option Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou sur le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite :  Saisir le nom de la base de données,  Saisir l'identification et les coordonnées de la société,  Saisir les dates d'exercice, choisir la méthode de calcul et le régime fiscal. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. INSTALLATION 20 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Les menus De raccourcis. Comment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la préparation des déclarations 2054 et 2055 ainsi que dans la réalisation du transfert comptable. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les options du dossier Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification : Ces informations sont reprises sur les différents états proposés.  Immobilisation : Permet de définir la méthode de calcul pour les plans d’amortissement, le régime fiscal pour les plus ou moins-values ainsi que la codification automatique pour les immobilisations, les familles et les lieux.  Options comptables : Permet de définir les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.2. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. PRISE EN MAIN 22 Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UNE FAMILLE ? Pour créer une famille, vous devez accéder à la liste des familles par le menu Paramètres + Familles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche et si vous avez choisi la numérotation automatique des familles dans les paramètres du dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les options du dossier, page 21), vous devez saisir un libellé et renseignez le mode d’amortissement économique ainsi que la durée. Si vous souhaitez également amortir fiscalement les immobilisations de cette famille, précisez le mode d’amortissement fiscal et la durée. Renseignez les comptes comptables pour la génération des écritures comptables ainsi que le type de l’immobilisation. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 3. COMMENT CREER UNE IMMOBILISATION ? Pour créer une immobilisation, vous devez accéder à la liste des immobilisations par le menu Immobilisations+ Immobilisations + Toutes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Si vous avez choisi la numérotation automatique des immobilisations, le code est alors grisé et vous devez renseigner le libellé. Indiquez la date d’acquisition de votre immobilisation. Automatiquement, la saisie est reportée dans le champ Date de mise en service. Cependant, le champ reste modifiable. Ce champ est important puisqu’il va déterminer la date de début du calcul du plan d’amortissement économique. Sélectionnez la famille que vous souhaitez rattacher à l’immobilisation. Si vous avez défini des paramètres dans la famille, ils seront alors appliqués à l’immobilisation. Indiquez le prix d’acquisition de votre bien. La TVA et le montant TTC sont automatiquement calculés sur une base de TVA à 19,60%. Dans la zone Comptabilité, vous devez renseigner tous les comptes nécessaires à la génération des écritures comptables. Ces comptes sont automatiquement renseignés si vous avez sélectionné une famille dans laquelle ils étaient indiqués. Comment créer une immobilisation ? 23 3.1. Onglet Amortissement Dans cet onglet, vous devez renseigner les paramètres nécessaires au calcul du plan d’amortissement économique :  Le mode d’amortissement. Vous avez le choix entre Non amortissable, Linéaire, Dégressif et Dégressif Personnalisé.  La durée en mois. Indiquez la durée en mois sur laquelle le bien doit être amorti,  La base amortissable. Par défaut, elle correspond au prix d’acquisition HT saisi,  La valeur de revente. Ce champ permet d’indiquer la valeur à laquelle votre bien sera revendu. Dans ce cas, le plan d’amortissement sera calculé à partir de la base amortissable – la valeur de revente. Si vous souhaitez également calculer un plan d’amortissement fiscal, renseignez alors les champs Mode, Durée en mois et Base amortissable. 3.2. Onglet Général Cet onglet permet de renseigner différentes informations concernant l’immobilisation :  Le lieu. Ce champ est nécessaire pour l’inventaire. Par défaut, il est indiqué Non défini.  Le numéro de série,  Le numéro de pièce comptable. Ce champ peut être utilisé dans le cas d’un transfert comptable avec l’outil Communication Entreprise Expert,  Le mode simulation. Cette option permet de créer des immobilisations qui ne seront pas prises en compte dans les déclarations et dans le transfert comptable,  Le nombre de pièces. Ce champ peut être utile lors d’un éclatement ou d’une mise en composant. Par défaut, le logiciel proposera d’éclater ou de mettre en composant en fonction de la valeur indiquée dans ce champ,  La date de sortie. Si vous avez sorti votre bien, la date apparaîtra alors dans ce champ. 3.3. Onglet Historique Dans cet onglet, apparaissent toutes les actions effectuées sur l’immobilisation :  La création,  L’éclatement,  La mise en composant,  La révision. Pour chaque action, sont indiqués la date à laquelle l’opération a été effectuée et le libellé de l’action. Ainsi, cet onglet permet d’avoir un suivi des opérations enregistrées sur l’immobilisation. PRISE EN MAIN 24 Dans le cas de la révision, si vous avez lors de l’opération demandé à archiver vos données, la colonne Données associées est cochée et cet archivage sera alors visible en cliquant sur le bouton Afficher les données. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 4. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ? Dès que vous avez enregistré votre immobilisation, vous pouvez alors visualiser le plan d’amortissement en cliquant sur le bouton Voir le plan d’amortissement dans la fiche immobilisation ou sur l’option Voir le plan d’amortissement dans le volet des tâches accessible depuis la liste des immobilisations. 4.1. L’entête Dans l’entête de la fenêtre, sont rappelées les caractéristiques de l’immobilisation utilisées pour le calcul du plan d’amortissement :  La date d’acquisition et de mise en service,  Les paramètres de l’amortissement économique,  Les paramètres de l’amortissement fiscal. 4.2. Les plans d’amortissements périodiques Par défaut, est affiché le plan d’amortissement annuel économique. Pour visualiser le plan d’amortissement fiscal ou toute autre information relative au plan d’amortissement, il suffit de changer la vue dans le champ Vues puisqu’un certain nombre de vues est par défaut proposé. Il est également possible de visualiser les plans d’amortissements selon une périodicité mensuelle, trimestrielle et annuelle en sélectionnant le ou les type(s) de plan souhaité(s) dans les Paramètres Sociétés + Immobilisations. 5. COMMENT ECLATER UNE IMMOBILISATION ? Pour éclater une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Eclater dans la fiche immobilisation ou cliquer sur l’option Eclater dans le volet de tâches accessible depuis la liste des immobilisations. L’assistant d’éclatement d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Comment éclater une immobilisation ? 25 Vous devez alors :  Sélectionner la méthode d’éclatement. Vous avez le choix entre Pourcentage, Montant et Nombre,  Saisir la valeur,  Choisir l’exercice d’éclatement sachant que la date sera au premier jour de l’exercice choisi. Dès que vous avez renseigné tous ces paramètres, dans l’étape suivante, une répartition est appliquée en fonction des critères sélectionnés. Vous pouvez alors conserver cette répartition ou la modifier à l’aide des boutons Ajouter et Supprimer. Dès que la répartition est effectuée, vous pouvez alors effectuer l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. L’éclatement a pour conséquence de griser la fiche de l’immobilisation mère. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation mère apparaît barrée et les immobilisations filles en italique. Le code immobilisation des filles correspond au code immobilisation de la mère + _+ un incrément. Exemple : IM000001_001. PRISE EN MAIN 26 6. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ? Pour sortir une immobilisation, cliquez sur le bouton Sortir dans la fiche immobilisation ou sur l’option Sortir dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. L’assistant de sortie d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Vous devez alors :  Renseigner la date de sortie. Par défaut, est indiquée la date du jour,  Le type de sortie. Vous avez le choix entre Mise au rebut et Cession,  Si c’est une cession, indiquez le prix de cession ainsi que la TVA,  Dans le cas d’un bien de type Immeuble, vous pouvez renseigner la TVA à reverser. Dès que vous avez renseigné ces informations, l’étape suivante permet de visualiser la plus ou moins value à court ou long terme. Validez la sortie par le bouton Lancer. La sortie a pour conséquence de griser la fiche immobilisation. Elle n’est alors plus modifiable. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation apparaît en gras. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 7. COMMENT EFFECTUER UNE DECLARATION 2054 ? Pour créer une déclaration 2054, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu Immobilisations+ Déclarations + Déclarations 2054. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Indiquez la période de déclaration qui doit correspondre à votre exercice comptable et validez. La déclaration est pré remplie avec toutes les informations présentes dans le dossier. Le paramétrage des comptes de la déclaration est accessible depuis le menu Paramètres + Plan de regroupement. Pour chaque ligne de la déclaration, sont indiqués les comptes repris. Vous pouvez si vous le souhaitez modifier ce paramétrage. Toutes les colonnes qui apparaissent en gras sont des colonnes pour lesquelles la valeur doit être saisie. Toutes les autres colonnes sont calculées. Le bouton Recalculer permet de recalculer la déclaration et le bouton Clôturer permet de rendre intangible la déclaration. Comment transférer les éléménts en compta ? 27 La déclaration 2055 fonctionne de manière identique. Pour créer une déclaration 2055, vous devez accéder à la liste des déclarations 2055 par le menu Immobilisations+ Déclarations + Déclarations 2055. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter 8. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces écritures concernent :  Les acquisitions,  les dotations,  les cessions. Pour transférer des éléments via un fichier, vous devez définir au préalable dans les options du menu Paramètres les journaux et les comptes ainsi que le répertoire pour générer le fichier. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable depuis le menu Opérations + Transfert comptable. L’assistant du transfert comptable s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Vous devez ensuite :  Sélectionner l’exercice comptable à partir duquel vous souhaitez transférer les écritures comptables. Par défaut, est proposé l’exercice courant,  Choisir le type de transfert. Par défaut, est indiqué OpenLine et ce format permet de transférer les écritures comptables dans le logiciel de comptabilité Open Line. Le format ComExpert permet de transférer les écritures comptables par l’outil Communication Entreprise Expert,  Indiquer si besoin un intervalle d’immobilisations,  Si vous avez créé des immobilisations en mode Simulation, vous pouvez demander à les transférer ou non,  Paramétrer les journaux. Par défaut, les journaux paramétrés dans les paramètres société sont indiqués. Mais vous pouvez les modifier,  Indiquer si vous souhaitez activer la centralisation par compte. Cette option permet, pour les écritures de dotation uniquement, de générer une seule écriture par compte comptable,  Préciser si les écritures d’acquisition doivent être générées. Si vous n’avez pas paramétré dans toutes vos fiches d’immobilisations le compte de TVA sur les ventes, le compte de TVA sur les achats et le compte fournisseur, l’étape suivante qui s’affiche vous permet de les renseigner. Si vous avez tout renseigné, cette étape ne s’affichera alors pas. Cliquez sur le bouton Lancer pour effectuer le transfert comptable. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 28 Le tableau de bord 29 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Immobilisations PRO Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Vous pouvez visualiser le tableau de bord par le menu Affichage. Les informations suivantes apparaissent :  Le suivi des dotations. Ce graphique correspond à l’évolution du cumul des dotations par exercice,  La répartition des immobilisations. Ce graphique correspond au cumul du montant d’acquisition HT par racine de compte. La répartition des comptes est la même que dans la déclaration 2054,  Les immobilisations qui seront finies d’amortir dans les 6 mois à venir,  Les immobilisations qui sont complètement amorties dans les 6 mois précédant la date du jour. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA MISE EN COMPOSANT Pour mettre en composant une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Mettre en composants dans la fiche immobilisation ou cliquer sur l’option Mettre en composants dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. Vous devez ensuite :  Ajouter autant de lignes que vous souhaitez créer de composants,  Répartir le montant de l’immobilisation mère entre les composants,  Sélectionner l’exercice de mise en composant. Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La mise en composants a pour conséquence de griser la fiche immobilisation mère ; elle n’est alors plus modifiable. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation mère est barrée et les immobilisations filles sont en italique. LES FONCTIONS AVANCEES 30 3. LA REVISION Pour effectuer la révision d’une immobilisation, cliquez sur le bouton Réviser dans la fiche immobilisation ou cliquez sur l’option Réviser dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. Trois types de révision sont possibles :  La valeur actuelle?. Si en cours d’amortissement, le bien a perdu de la valeur, cette option va permettre de diminuer la valeur nette comptable du bien sur un exercice donné,  La valeur d’acquisition. Ce choix va permettre de modifier la valeur d’acquisition du bien,  La durée en mois. Cette option permet de modifier la durée d’amortissement et de l’augmenter. Dès que vous avez choisi la donnée à réviser, vous devez sélectionner l’exercice de révision puis indiquer la nouvelle valeur. Vous pouvez également historiser la fiche immobilisation avant révision ce qui permet de conserver l’immobilisation avant modification. Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La révision a pour conséquence de griser la fiche immobilisation, elle n’est alors plus modifiable. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 4. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Comment sauvegarder mon dossier ? 31 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 6. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE ? Par le menu Outils + Import paramétrable, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable des immobilisations. Indiquez le fichier que vous souhaitez importer. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de  Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». Pour rappel les codes de correspondances pour les différents modes d’amortissement sont : 0 : Non amortissable 1 : Linéaire 2 : Dégressif et Dégressif personnalisé LES FONCTIONS AVANCEES 32 7. LE ROL Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 7.1. Comment créer et gérer ROL ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 7.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web). 7.1.2. La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents  La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes  La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 7.1.3. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Le ROL 33 Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 7.1.4. La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. 7.1.5. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). LES FONCTIONS AVANCEES 34 Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL :  Voir tous les documents diffusés  Voir les comptes  Supprimer les publications  Supprimer des documents  Mise à jour des publications sur le site ROL Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le ROL. 8. LES FONCTIONS PRO 8.1. Les contrats Par le menu Contrats + Ajouter, vous pouvez créer une fiche Crédit-bail. Vous devez renseigner un code si vous n’êtes pas en numérotation manuelle et un libellé. Vous pouvez ensuite choisir la périodicité du contrat, le nombre d’échéances, indiquez le montant du bien financé, le montant de l’assurance ainsi que le montant des redevances et les frais de dossiers éventuels. L’onglet Tableau des échéances calcule automatiquement le montant de vos échéances individuelles et cumulées. Il en sera de même pour la location et les emprunts. Vous pourrez ainsi transférer vos écritures liées à vos contrats en Compta par l’assistant de transfert comptable disponible dans le menu Opérations. 8.2. Les plans d’amortissements périodiques Dans le menu Paramètres sociétés + Immobilisations, vous pouvez sélectionner la périodicité des plans d’amortissements, que vous souhaitez. Chaque choix n’est pas exclusif. Le choix de cette option entraine un re-calcul de vos plans d’amortissements, ainsi vos disposerez des plans d’amortissements périodiques dans la fiche Immobilisation par l’intermédiaire du bouton Voir le plan d’amortissement. La ou les périodicité(s) choisie(s) seront également disponibles dans certains filtres d’éditions ainsi que dans l’assistant de transfert comptable. Ainsi vous pourrez transférer vos dotations mensuelles, trimestrielles, ou semestrielles. 35 Index A Accès au service technique..................................................................................20 Aide sur EBP Immobilisations Classic Open Line .................................................16 Amortissements périodiques ................................................................................47 C Cession................................................................................................................35 Code d'activation..................................................................................................22 Composant...........................................................................................................39 Configuration minimale.........................................................................................20 Contrats ...............................................................................................................46 Création de dossier..............................................................................................26 Création de modèle..............................................................................................41 D Déclaration 2054..................................................................................................36 E Eclatement...........................................................................................................33 Eclater..................................................................................................................33 Ecran de travail ....................................................................................................27 F Famille .................................................................................................................29 Fonctions avancées .............................................................................................39 G Gestion des fenêtres ............................................................................................29 H Historique.............................................................................................................31 Index 36 I Import paramétrable.............................................................................................42 Initialisation du dossier.........................................................................................28 Installation............................................................................................................21 L Lancement du logiciel...........................................................................................22 M Mise au rebut .......................................................................................................35 Mise en composant ..............................................................................................39 Modèle .................................................................................................................41 R Reports On Line...................................................................................................43 Révision ...............................................................................................................40 ROL .....................................................................................................................43 S Sauvegarde..........................................................................................................42 Sortie ...................................................................................................................35 T Tableau de bord...................................................................................................39 Transfert comptable .............................................................................................36 V Valeur actuelle .....................................................................................................40 37 Notes 38 Notes 39 Notes 40 Notes Compta 2015 EBP Comptabilité Ligne PME vous permet d’obtenir tous les outils performants qui permettent de tenir une comptabilité générale et analytique des plus pointues. Plus qu’un traitement comptable, ce logiciel est un véritable outil d’aide à la décision. Profitez d’une gestion de votre comptabilité ajustée à votre activité, personnalisée et adaptée à vos besoins quel que soit votre secteur d’activité. L’échange des données entre votre logiciel EBP et la solution de votre ExpertComptable est intégré grâce à l’outil de Communication Entreprise-Expert. Pour obtenir une solution de finance complète, vous pouvez associer votre comptabilité au logiciel d’immobilisations, d’Etats Financiers et au module de Reporting (OLAP). www.ebp.com ZOOM sur les fonctions clés L’analyse de la rentabilité de l’entreprise Saisissez vos écritures comptables (ventes, achats, emprunts, etc.) selon différents modes et consultez immédiatement les indicateurs indispensables au bon déroulement de votre activité. Réalisez efficacement votre comptabilité analytique sur un nombre de plans (axes) illimité et 12 niveaux de postes. Cela vous permettra ainsi d’affiner la gestion de votre entreprise en facilitant la création, la modification, la consultation et la compréhension de vos données. Vous pouvez également réaliser vos Bilan et Compte de résultat analytiques. La maitrise de ses budgets Etablissez des prévisions financières et comparez vos dépenses estimées à vos dépenses réelles. Cet indicateur est une aide dans les prises de décision stratégique. Bénéficiez d’une vision globale de votre activité grâce aux budgets généraux (contrôle des subventions, et autres allocations). Mais profitez également d’une vision plus pointue grâce aux budgets analytiques proposés par nos solutions. La gestion des budgets prend en compte l’estimé ou le réalisé de l’année précédente avec l’outil de report budgétaire, ce qui offre un gain de temps dans l’établissement des nouveaux budgets. De nombreux reportings complets et détaillés Réalisez des statistiques précises et toujours plus pointues grâce au cube OLAP. Cet outil prend en compte et met en relation de nombreuses données de votre comptabilité pour en sortir des statistiques. Cela en utilisant un nombre important de règles de calcul qui vous aideront dans les prises de décisions stratégiques. Décisionnel personnalisable Une saisie adaptée, un gage de simplicité Saisissez vos écritures sur un écran ergonomique selon différents niveaux de saisie en fonction de vos connaissances en gestion comptable. Adaptez le type de saisie en fonction de vos besoins avec la saisie guidée ou par journal. Gagnez en productivité avec la saisie au kilomètre qui permet de renseigner les écritures comptables tous journaux et toutes périodes confondus. Une personnalisation sans limites Créez votre propre liste de consultation en triant et regroupant, par date, par libellé. Adaptez l’édition de vos états comptables selon vos besoins en sélectionnant les renseignements que vous souhaitez faire apparaître (période, nature de compte,etc.). Grâce au générateur d’états Open Report Designer, définissez vos propres éditions des plus simples aux plus complexes. Personnalisez la consultation des données en fonction de vos besoins grâce à la notion de « vues » paramétrables par utilisateur pour les logiciels installés en réseau. La gestion de favoris, une optimisation de l’espace de travail La gestion des favoris permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme souhaité les fonctionnalités du volet de navigation que vous utilisez au quotidien. Ajoutez vos fonctions favorites dans un menu, par exemple lle type de saisie que vous utilisez au quotidien, la fonction de lettrage... Prévision de trésorerie Visualisez de manière synthétique la santé financière de votre entreprise afin de mieux anticiper l’impact sur votre solde bancaire. Un mode réseau performant Utilisez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès soit par utilisateur soit par groupe d’utilisateurs en fonction de leurs actions. Les spécificités des utilisateurs peuvent être prises en compte grâce à la puissance et à la finesse de la gestion des droits. Ainsi, chacun bénéficie de son propre univers de travail. Communiquant La tracabilité des informations commerciales, pour une analyse précise de l’activité (si le logiciel est interfacé avec EBP Gestion Commerciale Ligne PME) Récupérez vos documents commerciaux dans votre logiciel de comptabilité. La synchronisation permet d’enregistrer automatiquement une facture en comptabilité sans aucune ressaisie. Lors de la validation de vos écritures vous pouvez donc facilement retrouver l’origine de certaines écritures en visualisant les factures correspondantes. Une communication efficace avec son Expert-Comptable Echangez vos écritures avec votre Expert-Comptable en toute facilité avec l’outil de Communication Entreprise-Expert qui convertit les données comptables en provenance ou à destination d’un autre logiciel pour une meilleure gestion de votre comptabilité. Le service de télédéclaration : efficacité, gain de temps et rapidité Déclarez votre TVA sans perdre de temps grâce au logiciel qui calcule automatiquement le montant de votre déclaration à payer et optez pour la télédéclaration EDI. En effet, afin de répondre à l’obligation de télédéclaration, EBP a mis en place un service, pour aider les entreprises à télédéclarer leur TVA directement depuis le logiciel. Tableau de bord Personnalisez vos propres tableaux de bord pour visualiser synthétiquement les indicateurs clés de performance de votre choix. Centre des impôts Envoi simultané aux différentes administrations Accusé de réception et de validation Télétransmission sécurisée des données en EDI Service EBP Télédéclaration Sécurité Suivi Gain de temps Simplicité Télédéclaration et télépaiement directement depuis le logiciel EBP EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 49 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Mai 2014. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : 917 Caractéristiques générales • Création jusqu’à 10 sociétés • Aide en ligne • Barre de tâches et de navigation • Tris, regroupements avancés • Sauvegarde et restauration • Sauvegarde en ligne(1) • Tableau de bord paramétrable • Ecran de démarrage des tâches principales • Tâches contextuelles • Notes dans les fiches • Envoi de SMS via des partenaires(1) (hors coût sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b • Champs personnalisés (dont calculés) • Gestion des favoris • Gestion du multi-devises • Alertes paramétrables • Champs obligatoires personnalisables Comptes • Plans comptables (abrégé, de base, développé, association, syndicat) • Nombreuses vues pré-définies pour filtrer les comptes • Transfert de comptes depuis le PCG • Cumuls et graphes dans la fiche compte • Tiers • Reformatage des comptes Transfert comptable • Historique des transferts comptables • Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointages) • Transfert comptable avec champs personnalisés Traitements comptables • Saisie par journal, par mois, au kilomètre, guidée et par écriture • Saisie pratique et ventes comptoir • Abonnements • Association de comptes pour automatiser la saisie • Recherche d’écritures multi-critères • Groupes d’écriture • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte par exercice, de journal à journal, de période à période et de groupe à groupe • Réimputation en consultation • Consultation des comptes par exercice • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Lettrage partiel • Lettrage automatique au pointage d’échéances • Pointage automatique au lettrage des lignes d’écriture • Délettrage automatique • Rapprochement par compte, journal • Génération d’écritures comptables depuis le relevé bancaire • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Import paramétrable des relevés bancaires • Import des lignes de relevés au format CFONB, qif • Pointage, dépointage par code • Echéance sur la ligne d’écriture • Echéancier détaillé • Pointage des échéances • Modes de règlement • Moyens de paiement • Génération des règlements par lot • TVA sur les débits, sur les encaissements • Calcul automatique de la TVA • Justificatif de TVA • Génération automatique de l’OD de TVA depuis la déclaration • Modification des informations de TVA • Liste des informations de TVA • Télédéclaration de TVA multi-destinataires : DGFiP, OGA et cabinet d’expertise comptable • Télédéclaration EDI(2) : CA3, CA12, annexe 3310A, acompte de TVA 3514 et demande de remboursement 3519 • Télépaiement EDI(2) : CA3, CA12, acompte de TVA 3514 • Génération d’un fichier de virement pour le règlement de la TVA • Report automatique du crédit TVA • Gestion des devises, OD de réévaluation • Documents associés aux lignes d’écriture • Libellés types/enrichis • Recalcul des soldes • Tri par date • Ecritures de régularisation périodique • Ecritures de régularisation : charges et produits constatés d’avance • Ecritures de régularisation : charges à payer et produits à recevoir • Grand Livre et Balance interactifs • Echéancier interactif clients et fournisseurs • Règlements des Tiers • Gestion des relances : sélection du type de relance (téléphone, e-mail, courrier), génération des écritures de pénalités de retard ou de frais d’impayés, consultation de la liste des relances, gestion des niveaux de sévérité, calcul du nombre de jours de retard • Validation des écritures • Clôtures mensuelles et annuelles • Prévisions de trésorerie (illimitées en nombre) • Gestion des chéquiers • Balance inter-exercices • Gestion des LCR/BOR • Virements internationaux • Virements/prélèvements • Journal des événements • Archivage des données • Gestion des notes de frais • Paiement de l’impôt sur les sociétés : déclaration 2571 (acompte trimestriel), déclaration 2572 (solde de l’impôt), et annexe 2572A • Génération de l’OD de liquidation de l’IS • Télépaiement de l’IS Analytique et budgétaire • Création sur N plans (axes) et 12 niveaux de postes • Assistant à la création de plans • Ventilations analytiques sur la ligne d’écriture, multi-postes et multi-plans • Cumuls et graphes par plan et par poste • Consultation interactive • Grilles analytiques • Outil d’application de grilles analytiques • Statistiques analytiques sous forme de graphiques personnalisables • Outil de réaffectation analytique • Gestion des budgets généraux et analytiques • OD analytiques Editions • Personnalisation des impressions • Journaux, Grand Livre, Balance • Balance âgée par échéance ou par lettrage • Echéancier par pointage ou par lettrage • Balance mensuelle, trimestrielle • Compte de Résultat et Bilan • Solde Intermédiaire de Gestion (SIG) • Situations des comptes • Encours clients • Créances clients /Dettes fournisseurs • Comparatif N/N-1 • Impressions annuelles • Journal centralisateur • Avancement de saisie • Suivi des écritures • Chéquiers et lettres-chèques • Compte de Résultat analytique • Balance, Bilan, Grand Livre analytique • Budgets et écarts budgétaires N/N-1 • Rémunération des comptes courants et associés Importation / Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST • Import et export paramétrable des écritures, des comptes et des journaux • Exportation des impressions au format PDF, Word®, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Export des liasses fiscales • Import texte des écritures et des comptes au format EBP • Import texte automatique à l’ouverture du dossier • Export Interface Expert • Envoi / réception d’un dossier expertcomptable / client • Export Comptabilités informatisées L. 47 A  • Export Article L215-3  Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur • Gestion des droits par groupe d’utilisateurs • Droit par valeurs (gestion des journaux interdits en saisie par utilisateur) Cube OLAP(3) • Analyse multidimensionnelle Compatible • EBP Reports On Line(4) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Windows Phone 7 et 8, iPhone, iPad et Androïd et échange des données avec EBP Comptabilité Ligne PME (1) En option, nous consulter pour plus de détails (2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. (3) OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD (4) Ce service est inclus dans les offres de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter. Immobilisations PRO Open Line pour Windows XP, Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2010 EBP Informatique, édition Juin 2012 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : 6 Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. 7 Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; 9 Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 11 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Immobilisations PRO Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 13 Table des matières FELICITATIONS !.............................................................................................. 11 TABLE DES MATIERES.................................................................................... 13 INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options du dossier................................................................................. 21 1.2. La gestion des fenêtres ............................................................................... 21 2. COMMENT CREER UNE FAMILLE ? ............................................................ 22 3. COMMENT CREER UNE IMMOBILISATION ? .............................................. 22 3.1. Onglet Amortissement ................................................................................. 23 3.2. Onglet Général............................................................................................ 23 3.3. Onglet Historique......................................................................................... 23 4. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ?.......................... 24 4.1. L’entête ....................................................................................................... 24 4.2. Les plans d’amortissements périodiques ..................................................... 24 5. COMMENT ECLATER UNE IMMOBILISATION ? .......................................... 24 6. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ? ............................................. 26 7. COMMENT EFFECTUER UNE DECLARATION 2054 ? ................................ 26 14 8. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?........................ 27 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 29 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 29 2. LA MISE EN COMPOSANT ........................................................................... 29 3. LA REVISION................................................................................................. 30 4. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT.......................... 30 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?............................................ 31 6. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE ? ............................. 31 7. LE ROL .......................................................................................................... 32 7.1. Comment créer et gérer ROL ? ................................................................... 32 8. LES FONCTIONS PRO.................................................................................. 34 8.1. Les contrats................................................................................................. 34 8.2. Les plans d’amortissements périodiques ..................................................... 34 INDEX................................................................................................................ 35 NOTES .............................................................................................................. 37 NOTES .............................................................................................................. 38 Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. INSTALLATION 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Immobilisations PRO Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 8. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FR30. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». Comment Activer Mon logiciel ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40 jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité en nombre de données : 30 immobilisations, les déclarations 2054 et 2055 ne sont pas disponibles et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. INSTALLATION 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? + Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Comment créer mon dossier ? 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur l’option Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou sur le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite :  Saisir le nom de la base de données,  Saisir l'identification et les coordonnées de la société,  Saisir les dates d'exercice, choisir la méthode de calcul et le régime fiscal. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. INSTALLATION 20 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Les menus De raccourcis. Comment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la préparation des déclarations 2054 et 2055 ainsi que dans la réalisation du transfert comptable. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les options du dossier Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification : Ces informations sont reprises sur les différents états proposés.  Immobilisation : Permet de définir la méthode de calcul pour les plans d’amortissement, le régime fiscal pour les plus ou moins-values ainsi que la codification automatique pour les immobilisations, les familles et les lieux.  Options comptables : Permet de définir les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.2. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. PRISE EN MAIN 22 Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UNE FAMILLE ? Pour créer une famille, vous devez accéder à la liste des familles par le menu Paramètres + Familles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche et si vous avez choisi la numérotation automatique des familles dans les paramètres du dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les options du dossier, page 21), vous devez saisir un libellé et renseignez le mode d’amortissement économique ainsi que la durée. Si vous souhaitez également amortir fiscalement les immobilisations de cette famille, précisez le mode d’amortissement fiscal et la durée. Renseignez les comptes comptables pour la génération des écritures comptables ainsi que le type de l’immobilisation. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 3. COMMENT CREER UNE IMMOBILISATION ? Pour créer une immobilisation, vous devez accéder à la liste des immobilisations par le menu Immobilisations+ Immobilisations + Toutes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Si vous avez choisi la numérotation automatique des immobilisations, le code est alors grisé et vous devez renseigner le libellé. Indiquez la date d’acquisition de votre immobilisation. Automatiquement, la saisie est reportée dans le champ Date de mise en service. Cependant, le champ reste modifiable. Ce champ est important puisqu’il va déterminer la date de début du calcul du plan d’amortissement économique. Sélectionnez la famille que vous souhaitez rattacher à l’immobilisation. Si vous avez défini des paramètres dans la famille, ils seront alors appliqués à l’immobilisation. Indiquez le prix d’acquisition de votre bien. La TVA et le montant TTC sont automatiquement calculés sur une base de TVA à 19,60%. Dans la zone Comptabilité, vous devez renseigner tous les comptes nécessaires à la génération des écritures comptables. Ces comptes sont automatiquement renseignés si vous avez sélectionné une famille dans laquelle ils étaient indiqués. Comment créer une immobilisation ? 23 3.1. Onglet Amortissement Dans cet onglet, vous devez renseigner les paramètres nécessaires au calcul du plan d’amortissement économique :  Le mode d’amortissement. Vous avez le choix entre Non amortissable, Linéaire, Dégressif et Dégressif Personnalisé.  La durée en mois. Indiquez la durée en mois sur laquelle le bien doit être amorti,  La base amortissable. Par défaut, elle correspond au prix d’acquisition HT saisi,  La valeur de revente. Ce champ permet d’indiquer la valeur à laquelle votre bien sera revendu. Dans ce cas, le plan d’amortissement sera calculé à partir de la base amortissable – la valeur de revente. Si vous souhaitez également calculer un plan d’amortissement fiscal, renseignez alors les champs Mode, Durée en mois et Base amortissable. 3.2. Onglet Général Cet onglet permet de renseigner différentes informations concernant l’immobilisation :  Le lieu. Ce champ est nécessaire pour l’inventaire. Par défaut, il est indiqué Non défini.  Le numéro de série,  Le numéro de pièce comptable. Ce champ peut être utilisé dans le cas d’un transfert comptable avec l’outil Communication Entreprise Expert,  Le mode simulation. Cette option permet de créer des immobilisations qui ne seront pas prises en compte dans les déclarations et dans le transfert comptable,  Le nombre de pièces. Ce champ peut être utile lors d’un éclatement ou d’une mise en composant. Par défaut, le logiciel proposera d’éclater ou de mettre en composant en fonction de la valeur indiquée dans ce champ,  La date de sortie. Si vous avez sorti votre bien, la date apparaîtra alors dans ce champ. 3.3. Onglet Historique Dans cet onglet, apparaissent toutes les actions effectuées sur l’immobilisation :  La création,  L’éclatement,  La mise en composant,  La révision. Pour chaque action, sont indiqués la date à laquelle l’opération a été effectuée et le libellé de l’action. Ainsi, cet onglet permet d’avoir un suivi des opérations enregistrées sur l’immobilisation. PRISE EN MAIN 24 Dans le cas de la révision, si vous avez lors de l’opération demandé à archiver vos données, la colonne Données associées est cochée et cet archivage sera alors visible en cliquant sur le bouton Afficher les données. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 4. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ? Dès que vous avez enregistré votre immobilisation, vous pouvez alors visualiser le plan d’amortissement en cliquant sur le bouton Voir le plan d’amortissement dans la fiche immobilisation ou sur l’option Voir le plan d’amortissement dans le volet des tâches accessible depuis la liste des immobilisations. 4.1. L’entête Dans l’entête de la fenêtre, sont rappelées les caractéristiques de l’immobilisation utilisées pour le calcul du plan d’amortissement :  La date d’acquisition et de mise en service,  Les paramètres de l’amortissement économique,  Les paramètres de l’amortissement fiscal. 4.2. Les plans d’amortissements périodiques Par défaut, est affiché le plan d’amortissement annuel économique. Pour visualiser le plan d’amortissement fiscal ou toute autre information relative au plan d’amortissement, il suffit de changer la vue dans le champ Vues puisqu’un certain nombre de vues est par défaut proposé. Il est également possible de visualiser les plans d’amortissements selon une périodicité mensuelle, trimestrielle et annuelle en sélectionnant le ou les type(s) de plan souhaité(s) dans les Paramètres Sociétés + Immobilisations. 5. COMMENT ECLATER UNE IMMOBILISATION ? Pour éclater une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Eclater dans la fiche immobilisation ou cliquer sur l’option Eclater dans le volet de tâches accessible depuis la liste des immobilisations. L’assistant d’éclatement d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Comment éclater une immobilisation ? 25 Vous devez alors :  Sélectionner la méthode d’éclatement. Vous avez le choix entre Pourcentage, Montant et Nombre,  Saisir la valeur,  Choisir l’exercice d’éclatement sachant que la date sera au premier jour de l’exercice choisi. Dès que vous avez renseigné tous ces paramètres, dans l’étape suivante, une répartition est appliquée en fonction des critères sélectionnés. Vous pouvez alors conserver cette répartition ou la modifier à l’aide des boutons Ajouter et Supprimer. Dès que la répartition est effectuée, vous pouvez alors effectuer l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. L’éclatement a pour conséquence de griser la fiche de l’immobilisation mère. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation mère apparaît barrée et les immobilisations filles en italique. Le code immobilisation des filles correspond au code immobilisation de la mère + _+ un incrément. Exemple : IM000001_001. PRISE EN MAIN 26 6. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ? Pour sortir une immobilisation, cliquez sur le bouton Sortir dans la fiche immobilisation ou sur l’option Sortir dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. L’assistant de sortie d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Vous devez alors :  Renseigner la date de sortie. Par défaut, est indiquée la date du jour,  Le type de sortie. Vous avez le choix entre Mise au rebut et Cession,  Si c’est une cession, indiquez le prix de cession ainsi que la TVA,  Dans le cas d’un bien de type Immeuble, vous pouvez renseigner la TVA à reverser. Dès que vous avez renseigné ces informations, l’étape suivante permet de visualiser la plus ou moins value à court ou long terme. Validez la sortie par le bouton Lancer. La sortie a pour conséquence de griser la fiche immobilisation. Elle n’est alors plus modifiable. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation apparaît en gras. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 7. COMMENT EFFECTUER UNE DECLARATION 2054 ? Pour créer une déclaration 2054, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu Immobilisations+ Déclarations + Déclarations 2054. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Indiquez la période de déclaration qui doit correspondre à votre exercice comptable et validez. La déclaration est pré remplie avec toutes les informations présentes dans le dossier. Le paramétrage des comptes de la déclaration est accessible depuis le menu Paramètres + Plan de regroupement. Pour chaque ligne de la déclaration, sont indiqués les comptes repris. Vous pouvez si vous le souhaitez modifier ce paramétrage. Toutes les colonnes qui apparaissent en gras sont des colonnes pour lesquelles la valeur doit être saisie. Toutes les autres colonnes sont calculées. Le bouton Recalculer permet de recalculer la déclaration et le bouton Clôturer permet de rendre intangible la déclaration. Comment transférer les éléménts en compta ? 27 La déclaration 2055 fonctionne de manière identique. Pour créer une déclaration 2055, vous devez accéder à la liste des déclarations 2055 par le menu Immobilisations+ Déclarations + Déclarations 2055. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter 8. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces écritures concernent :  Les acquisitions,  les dotations,  les cessions. Pour transférer des éléments via un fichier, vous devez définir au préalable dans les options du menu Paramètres les journaux et les comptes ainsi que le répertoire pour générer le fichier. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable depuis le menu Opérations + Transfert comptable. L’assistant du transfert comptable s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Vous devez ensuite :  Sélectionner l’exercice comptable à partir duquel vous souhaitez transférer les écritures comptables. Par défaut, est proposé l’exercice courant,  Choisir le type de transfert. Par défaut, est indiqué OpenLine et ce format permet de transférer les écritures comptables dans le logiciel de comptabilité Open Line. Le format ComExpert permet de transférer les écritures comptables par l’outil Communication Entreprise Expert,  Indiquer si besoin un intervalle d’immobilisations,  Si vous avez créé des immobilisations en mode Simulation, vous pouvez demander à les transférer ou non,  Paramétrer les journaux. Par défaut, les journaux paramétrés dans les paramètres société sont indiqués. Mais vous pouvez les modifier,  Indiquer si vous souhaitez activer la centralisation par compte. Cette option permet, pour les écritures de dotation uniquement, de générer une seule écriture par compte comptable,  Préciser si les écritures d’acquisition doivent être générées. Si vous n’avez pas paramétré dans toutes vos fiches d’immobilisations le compte de TVA sur les ventes, le compte de TVA sur les achats et le compte fournisseur, l’étape suivante qui s’affiche vous permet de les renseigner. Si vous avez tout renseigné, cette étape ne s’affichera alors pas. Cliquez sur le bouton Lancer pour effectuer le transfert comptable. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 28 Le tableau de bord 29 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Immobilisations PRO Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Vous pouvez visualiser le tableau de bord par le menu Affichage. Les informations suivantes apparaissent :  Le suivi des dotations. Ce graphique correspond à l’évolution du cumul des dotations par exercice,  La répartition des immobilisations. Ce graphique correspond au cumul du montant d’acquisition HT par racine de compte. La répartition des comptes est la même que dans la déclaration 2054,  Les immobilisations qui seront finies d’amortir dans les 6 mois à venir,  Les immobilisations qui sont complètement amorties dans les 6 mois précédant la date du jour. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA MISE EN COMPOSANT Pour mettre en composant une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Mettre en composants dans la fiche immobilisation ou cliquer sur l’option Mettre en composants dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. Vous devez ensuite :  Ajouter autant de lignes que vous souhaitez créer de composants,  Répartir le montant de l’immobilisation mère entre les composants,  Sélectionner l’exercice de mise en composant. Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La mise en composants a pour conséquence de griser la fiche immobilisation mère ; elle n’est alors plus modifiable. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation mère est barrée et les immobilisations filles sont en italique. LES FONCTIONS AVANCEES 30 3. LA REVISION Pour effectuer la révision d’une immobilisation, cliquez sur le bouton Réviser dans la fiche immobilisation ou cliquez sur l’option Réviser dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. Trois types de révision sont possibles :  La valeur actuelle?. Si en cours d’amortissement, le bien a perdu de la valeur, cette option va permettre de diminuer la valeur nette comptable du bien sur un exercice donné,  La valeur d’acquisition. Ce choix va permettre de modifier la valeur d’acquisition du bien,  La durée en mois. Cette option permet de modifier la durée d’amortissement et de l’augmenter. Dès que vous avez choisi la donnée à réviser, vous devez sélectionner l’exercice de révision puis indiquer la nouvelle valeur. Vous pouvez également historiser la fiche immobilisation avant révision ce qui permet de conserver l’immobilisation avant modification. Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La révision a pour conséquence de griser la fiche immobilisation, elle n’est alors plus modifiable. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 4. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Comment sauvegarder mon dossier ? 31 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 6. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE ? Par le menu Outils + Import paramétrable, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable des immobilisations. Indiquez le fichier que vous souhaitez importer. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de  Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». Pour rappel les codes de correspondances pour les différents modes d’amortissement sont : 0 : Non amortissable 1 : Linéaire 2 : Dégressif et Dégressif personnalisé LES FONCTIONS AVANCEES 32 7. LE ROL Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 7.1. Comment créer et gérer ROL ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 7.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web). 7.1.2. La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents  La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes  La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 7.1.3. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Le ROL 33 Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 7.1.4. La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. 7.1.5. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). LES FONCTIONS AVANCEES 34 Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL :  Voir tous les documents diffusés  Voir les comptes  Supprimer les publications  Supprimer des documents  Mise à jour des publications sur le site ROL Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le ROL. 8. LES FONCTIONS PRO 8.1. Les contrats Par le menu Contrats + Ajouter, vous pouvez créer une fiche Crédit-bail. Vous devez renseigner un code si vous n’êtes pas en numérotation manuelle et un libellé. Vous pouvez ensuite choisir la périodicité du contrat, le nombre d’échéances, indiquez le montant du bien financé, le montant de l’assurance ainsi que le montant des redevances et les frais de dossiers éventuels. L’onglet Tableau des échéances calcule automatiquement le montant de vos échéances individuelles et cumulées. Il en sera de même pour la location et les emprunts. Vous pourrez ainsi transférer vos écritures liées à vos contrats en Compta par l’assistant de transfert comptable disponible dans le menu Opérations. 8.2. Les plans d’amortissements périodiques Dans le menu Paramètres sociétés + Immobilisations, vous pouvez sélectionner la périodicité des plans d’amortissements, que vous souhaitez. Chaque choix n’est pas exclusif. Le choix de cette option entraine un re-calcul de vos plans d’amortissements, ainsi vos disposerez des plans d’amortissements périodiques dans la fiche Immobilisation par l’intermédiaire du bouton Voir le plan d’amortissement. La ou les périodicité(s) choisie(s) seront également disponibles dans certains filtres d’éditions ainsi que dans l’assistant de transfert comptable. Ainsi vous pourrez transférer vos dotations mensuelles, trimestrielles, ou semestrielles. 35 Index A Accès au service technique..................................................................................20 Aide sur EBP Immobilisations Classic Open Line .................................................16 Amortissements périodiques ................................................................................47 C Cession................................................................................................................35 Code d'activation..................................................................................................22 Composant...........................................................................................................39 Configuration minimale.........................................................................................20 Contrats ...............................................................................................................46 Création de dossier..............................................................................................26 Création de modèle..............................................................................................41 D Déclaration 2054..................................................................................................36 E Eclatement...........................................................................................................33 Eclater..................................................................................................................33 Ecran de travail ....................................................................................................27 F Famille .................................................................................................................29 Fonctions avancées .............................................................................................39 G Gestion des fenêtres ............................................................................................29 H Historique.............................................................................................................31 Index 36 I Import paramétrable.............................................................................................42 Initialisation du dossier.........................................................................................28 Installation............................................................................................................21 L Lancement du logiciel...........................................................................................22 M Mise au rebut .......................................................................................................35 Mise en composant ..............................................................................................39 Modèle .................................................................................................................41 R Reports On Line...................................................................................................43 Révision ...............................................................................................................40 ROL .....................................................................................................................43 S Sauvegarde..........................................................................................................42 Sortie ...................................................................................................................35 T Tableau de bord...................................................................................................39 Transfert comptable .............................................................................................36 V Valeur actuelle .....................................................................................................40 37 Notes 38 Notes 39 Notes 40 Notes EBP Business Plan Pour Windows XP, Vista et Seven Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2012 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 11 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour un accès direct à l’aide.  Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 12 13 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 16 1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 18 4.1. Version non activée............................................................................... 18 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?............................................. 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation ?......................................... 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Accès aux Préférences ......................................................................... 21 1.2. Saisie des Préférences ......................................................................... 21 1.3. Les options............................................................................................ 22 1.4. L’aide dynamique.................................................................................. 22 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? ......................................... 22 2.1. Créer une fiche...................................................................................... 22 2.2. Modifier une fiche.................................................................................. 23 2.3. Annuler une modification sur une fiche.................................................. 23 2.4. Supprimer une fiche .............................................................................. 23 2.5. Les Notes perso.................................................................................... 23 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? ....................................................... 24 3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................ 24 3.2. Généralité sur les Prévisions................................................................. 24 3.3. Spécificités............................................................................................ 25 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?.............................................. 27 4.1. Les tableaux de résultats....................................................................... 28 4.2. Les graphiques et les ratios................................................................... 28 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?........................................... 29 14 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?........................................................ 29 6.1. Elaboration du rapport........................................................................... 29 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?............................................ 30 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 33 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS........................................... 34 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS ............................................. 34 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 34 3.2. L’impression du rapport......................................................................... 34 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 35 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES........................................................ 35 4.1. Dossier économique EDEN................................................................... 35 4.2. Formulaire ACCRE................................................................................ 35 INDEX................................................................................................................ 37 NOTES .............................................................................................................. 40 Avant de commencer 15 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 16 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  OS : Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64 bit  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go  Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows.  Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Business Plan. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur INSTALLATION 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan 2013. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :  En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Activation en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de activation instantanément.  En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. Comment créer mon dossier ? 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones :  Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes :  Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel,  Passez par le menu Fichier + Nouveau,  Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum (Version Expert). INSTALLATION 20 Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier de Business Plan (au minimum 10). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossier Comment initialiser mon dossier ? 21 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de :  Définir les Préférences du dossier,  Etablir le paramétrage des Données de base,  Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contactez-nous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combolistes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME). Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. Les Préférences de prévisions PRISE EN MAIN 22 Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-mêmes. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel (La création d’autres profils n’est disponible qu’en Version EBP Business Plan Edition PME). Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? 23 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :  Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page.  Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note :  Un correcteur d’orthographe,  Un outils d’insertion de champs variables,  Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 24 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes :  Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ;  Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ;  Les Ventes (Négoce, Produits & services);  Les Achats (Négoce, Produits & services);  Les Charges Externes ;  Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ;  Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ;  Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société) [Version EBP Business Plan Edition PME] ;  Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat) [Version EBP Business Plan Edition PME]. 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de trois onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. L’onglet Activités permet de ventiler vos prévisions par activité selon un pourcentage que vous aurez défini. Pour cela vous devez au préalable avoir définit vos différentes activités dans les Préférences Dossiers + Dossier Permanent. Comment saisir les prévisions ? 25 Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.4. Les achats PRISE EN MAIN 26 Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges :  les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.  les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Comment consulter les résultats ? 27 Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. PRISE EN MAIN 28 Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont :  Le compte de résultat,  Le tableau de trésorerie,  Le seuil de rentabilité,  Le bilan,  Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés.  Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :  le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;  le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. Comment reprendre une entreprise ? 29 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes :  les stocks,  les encaissements et les décaissements,  la TVA,  les amortissements,  les comptes courants d’associés,  les emprunts,  les crédits-bails,  l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages. PRISE EN MAIN 30 Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé :  Les tableaux sont indiqués par l'icône ,  Les graphiques sont indiqués par l'icône ,  Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Comment sauvegarder les donnees ? 31 Remarque Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne. 32 Le tableau de bord 33 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ;  La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ;  La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business Plan créé ;  La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ;  Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 34 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Vous pouvez également consulter votre compte de résultat par activité. Pour cela vous devez au préalable avoir créer vos différentes activités dans les préférences dossiers et ventiler vos prévisions dans l’onglet Activités. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition PME) structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Les démarches administratives 35 Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan Edition PME). Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifié grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les versions 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES 4.1. Dossier économique EDEN Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business Plan Edition PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de cette aide. Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies réalisées vous seront demandées. Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN, reportez-vous à l’aide en ligne. 4.2. Formulaire ACCRE Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business Plan Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE. Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en ligne. 36 Index 37 INDEX A Accès au service technique....................................................................................9 ACCRE ................................................................................................................28 Achats..................................................................................................................19 Aide dynamique ...................................................................................................16 Aide sur Business Plan ..........................................................................................6 B Balance................................................................................................................23 C Charges ...............................................................................................................20 Créer le dossier....................................................................................................13 D Débridage ............................................................................................................12 Débrider le logiciel................................................................................................13 Dossier final Généralités.......................................................................................................23 Impression .......................................................................................................27 E Ecran de travail ....................................................................................................14 Elements antérieurs .............................................................................................14 Exportation des grilles ..........................................................................................27 F Fiches Annulation........................................................................................................17 Création ...........................................................................................................16 Modification......................................................................................................17 Suppression .....................................................................................................17 Financements.......................................................................................................19 38 G Graphiques ..........................................................................................................22 I Impôt Société .......................................................................................................21 Impôts et taxes.....................................................................................................20 Impressions Des grilles ........................................................................................................27 Dossier.............................................................................................................27 Exportations .....................................................................................................27 Installation............................................................................................................11 L Lancer le logiciel ..................................................................................................12 O Options ................................................................................................................16 P Personnels ...........................................................................................................20 Place disque nécessaire.......................................................................................10 Préférences Accéder............................................................................................................15 de Prévisions....................................................................................................15 Données de base .............................................................................................15 du Dossier........................................................................................................15 Saisir................................................................................................................15 Prévisions Accéder............................................................................................................18 Achats..............................................................................................................19 Charges ...........................................................................................................20 Financements...................................................................................................19 Généralités.......................................................................................................18 Impôt société....................................................................................................21 Impôts et taxes.................................................................................................20 Personnels .......................................................................................................20 Subventions d'exploitation................................................................................19 Subventions d'investissements.........................................................................19 Ventes..............................................................................................................19 R Ratios...................................................................................................................22 Reprise de societe................................................................................................23 Index 39 Reprise de société................................................................................................14 Résultats Consultation .....................................................................................................21 Exportation.......................................................................................................27 Graphiques ......................................................................................................22 Impression .......................................................................................................27 Ratios...............................................................................................................22 Tableaux ..........................................................................................................22 Types de consultation ......................................................................................27 S Sauvegarde des données.....................................................................................24 Subventions d'exploitation....................................................................................19 Subventions d'investissements.............................................................................19 T Tableau de bord...................................................................................................26 TVA......................................................................................................................22 V Ventes..................................................................................................................19 Version bridée......................................................................................................12 40 NOTES EBP Business Plan Pour Windows 2000 et XP Guide díinstallation et díinitiation EditÈ par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 ñ 78513 Rambouillet Cedex TÈl : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2005 EBP Informatique, Èdition Juin 2006 CONVENTION DíUTILISATION DíEBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transfÈrer le programme vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut Ítre copiÈ qu'‡ des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installÈ doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit quíaux seules licences d'utilisation indiquÈes selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences rÈseau x postes. L'ensemble des programmes est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡ des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. …tendue des obligations de support díEBP Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur le site une difficultÈ technique dont la cause níaurait pas pu Ítre dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, il reconnaÓt avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes Le CLIENT reconnaÓt avoir ÈtÈ informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de perte de donnÈes. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡ líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre du contrat díassistance dÈpend de la disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsable ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner, interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des services de support, alors mÍme que EBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡ raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat díassistance. Le programme est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude ‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance de ce programme sont assumÈs par l'acheteur. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou díappel en garantie. FELICITATIONS ! Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide prÈsente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nÈcessaires ‡ son installation et ‡ sa dÈcouverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particuliËres non traitÈs dans le guide, consultez líaide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise ‡ jour rÈguliËrement et doit rÈpondre ‡ la totalitÈ des questions que vous pourriez vous poser. Pour accÈder ‡ líaide en ligne, deux possibilitÈs sont ‡ votre disposition :  La touche F1 pour un accËs direct ‡ líaide.  Le menu ? + Aide pour obtenir une aide gÈnÈrale. SÈlectionnez líicÙne de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de líaide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposÈ ‡ líinstallation du logiciel. Toutes les modifications apportÈes au logiciel depuis líimpression de ce manuel y seront consignÈes. EBP Business Plan 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 9 1. Avant de commencer............................................................................................9 1.1. AccËs au service technique .....................................................................9 1.2. Configuration minimale conseillÈe .........................................................10 1.3. La place disque nÈcessaire ...................................................................10 2. Comment installer mon logiciel ?........................................................................11 3. Comment lancer mon logiciel ?...........................................................................12 4. Comment dÈbrider mon logiciel ? .......................................................................12 4.1. Version bridÈe........................................................................................12 4.2. Comment obtenir mon code de dÈbridage ?..........................................12 4.3. Comment introduire mon code de dÈbridage ?......................................13 5. Comment crÈer mon dossier ?............................................................................13 6. Ecran de travail ..................................................................................................14 PRISE EN MAIN 15 1. Comment initialiser mon dossier ?......................................................................15 1.1. AccËs aux PrÈfÈrences..........................................................................15 1.2. Saisie des PrÈfÈrences..........................................................................15 1.3. Les options ............................................................................................16 1.4. Líaide dynamique...................................................................................16 2. Comment utiliser les fiches de saisie ?...............................................................16 2.1. CrÈer une fiche ......................................................................................16 2.2. Modifier une fiche ..................................................................................17 2.3. Annuler une modification sur une fiche..................................................17 2.4. Supprimer une fiche...............................................................................17 3. Comment saisir les prÈvisions ? .........................................................................18 3.1. AccËs aux PrÈvisions.............................................................................18 3.2. GÈnÈralitÈ sur les PrÈvisions .................................................................18 3.3. SpÈcificitÈs.............................................................................................19 4. Comment consulter les rÈsultats ?......................................................................22 4.1. Les tableaux de rÈsultats.......................................................................22 4.2. Les graphiques et les ratios...................................................................22 8 EBP Business Plan 5. Comment reprendre une entreprise ?.................................................................23 6. Comment accÈder au Rapport ?.........................................................................23 6.1. Elaboration du rapport ...........................................................................24 7. Comment sauvegarder les donnees ? ................................................................25 LES FONCTIONS AVANCEES 27 1. Le tableau de bord..............................................................................................27 2. Types de consultation des rÈsultats....................................................................28 3. Les impressions et les exportations....................................................................28 3.1. Líimpression et líexportation des grilles .................................................28 3.2. Líimpression du rapport .........................................................................28 4. Le dossier ACCRE..............................................................................................29 INDEX 30 Avant de commencer EBP Business Plan 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. AccËs au service technique L'achat du logiciel en version complËte donne droit ‡ l'usage de notre service technique*. Pour y accÈder, munissez vous de votre numÈro de licence puis au choix : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous Ítes sur une file d'attente. 01 34 94 20 00  Exposez votre problËme par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 ‡ 19h00 Le vendredi 8h00 ‡ 18h00 *Ce droit ‡ l'assistance technique dÈpend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetÈe et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 EBP Business Plan 1.2. Configuration minimale conseillÈe La configuration minimale conseillÈe pour líutilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur Pentium III - 256 Mo,  Ecran supportant une rÈsolution de 1024*768 (24 bits),  Imprimante jet d'encre ou laser supportÈe par WindowsÆ,  20 Mo d'espace disque disponible pour l'installation,  Internet Explorer 5.5 SP2,  SystËme Windows 2000 ou XP. Remarque WindowsÆ 2000 et XP sont des logiciels MicrosoftÆ dont vous devez faire l'acquisition prÈalablement ‡ líinstallation du logiciel. Autres versions de Windows, nous consulter. 1.3. La place disque nÈcessaire Líinstallation complËte du logiciel nÈcessite 20 Mo díespace disque disponible. Líinstallation du dossier de dÈmonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de dÈmonstration), cliquez sur le bouton Installation PersonnalisÈe et cochez uniquement les composants dÈsirÈs. Comment installer mon logiciel ? EBP Business Plan 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer líinstallation du logiciel, fermez toutes les applications en cours díexÈcution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de líordinateur. LíÈcran díaccueil síaffiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu DÈmarrer et sÈlectionnez ExÈcuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe o˘ X est la lettre reprÈsentant líunitÈ de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. LíÈcran díaccueil apparaÓt. Cliquez sur le bouton Produits pour accÈder ‡ la prÈsentation et ‡ líinstallation díEBP Business Plan. 3. SÈlectionnez líinstallation du logiciel. 4. Líassistant díinstallation du logiciel apparaÓt. Suivez les Ètapes une ‡ une, cliquez sur le bouton Suivant pour dÈmarrer la procÈdure. 5. Le texte affichÈ correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. Líinstallation et líutilisation du logiciel dÈpendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention díutilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, líinstallation síarrÍtera. 7. Cliquez directement sur le type díinstallation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une premiËre installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou dÈfinir des rÈpertoires particuliers, cliquez sur PersonnalisÈe. 9. Le rÈpertoire díinstallation par dÈfaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour Èventuellement modifier ce rÈpertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin díinstallation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer líordinateur INSTALLATION 12 EBP Business Plan 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si ‡ líinstallation du produit, vous avez demandÈ la crÈation díun icÙne sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut Ègalement Ítre lancÈ par DÈmarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan 2007. 4. COMMENT DEBRIDER MON LOGICIEL ? 4.1. Version bridÈe Tant que le code de dÈbridage nía pas ÈtÈ saisi, le logiciel reste en version bridÈe. Cela signifie quíil est limitÈ dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours díÈvaluation pour dÈcouvrir toutes les fonctionnalitÈs du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de DÈmonstration, qui vous permet de dÈcouvrir líensemble des fonctionnalitÈs du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement díouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de crÈer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code de dÈbridage ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code de dÈbridage qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code de dÈbridage soit :  En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + DÈbridage en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de dÈbridage instantanÈment.  En nous envoyant par voie postale le coupon dÈtachable de la carte d'enregistrement, complÈtÈ avec soin. AprËs rÈception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code de dÈbridage. Comment crÈer mon dossier ? EBP Business Plan 13 4.3. Comment introduire mon code de dÈbridage ? Au lancement du logiciel, líÈcran díintroduction apparaÓt. Choisissez líoption DÈverrouillez votre logiciel, afin díouvrir la fenÍtre ´ DÈbridage ª. Vous avez alors accËs ‡ quatre zones :  Raison sociale Vous devez impÈrativement saisir la mÍme raison sociale que vous nous avez communiquÈe sur le COUPON A RETOURNER en respectant la mÍme syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Code de dÈbridage Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiquÈ.  NumÈro de licence Saisissez le numÈro de licence indiquÈ sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boÓte du logiciel.  ClÈ web Votre clÈ web vous sera demandÈe lors de l'accËs ‡ l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les derniËres nouveautÈs, de tÈlÈcharger les derniËres mises ‡ jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton DÈbrider. Si toutefois le bouton níest pas accessible, cíest quíune information níest pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera o˘ est líerreur. Remarque Par mesure de sÈcuritÈ et une fois validÈ, votre code de dÈbridage ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour crÈer un nouveau dossier, trois possibilitÈs vous sont offertes :  SÈlectionnez directement l'option CrÈer un nouveau projet depuis l'Ècran d'accueil qui apparaÓt au dÈmarrage du logiciel,  Passez par le menu Fichier + Nouveau,  Passez par l'icÙne Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposÈ afin de crÈer votre business plan. Vous avez la possibilitÈ de crÈer un Business Plan sur 20 ans au maximum (Version Expert). INSTALLATION 14 EBP Business Plan Reprise díÈlÈments antÈrieurs Si vous rÈalisez une reprise de sociÈtÈ, vous devez sÈlectionner les options ´ Bilan & ÈlÈments associÈs ª et ´ Compte de rÈsultat ª puis les cases ‡ cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complÈment díinformations dans líaide en ligne, accessible par le bouton situÈ en bas ‡ droite du formulaire de crÈation. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilitÈ de crÈer un nombre limitÈ de dossier de Business Plan (au minimum 10). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichÈe. Grille de saisie des donnÈes. Navigation dans les diffÈrentes catÈgories. Arborescence contenant les donnÈes du dossier Comment initialiser mon dossier ? EBP Business Plan 15 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez dÈcouvrir les principales fonctionnalitÈs du produit notamment comment initialiser votre dossier, comment crÈer vos principales prÈvisions, comment consulter les rÈsultats et rÈaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. AccËs aux PrÈfÈrences Pour accÈder ‡ la saisie des prÈfÈrences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accÈder aux prÈfÈrences par l'intermÈdiaire du menu Affichage + PrÈfÈrences. Cette partie permet de :  DÈfinir les PrÈfÈrences du dossier,  Etablir le paramÈtrage des DonnÈes de base,  ParamÈtrer par dÈfaut la crÈation des fiches de prÈvisions. Cette fonction est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contactez- nous. 1.2. Saisie des PrÈfÈrences Les prÈfÈrences du dossier Les prÈfÈrences du Dossier/Partie ´ GÈnÈral ª seront saisies directement lors de la crÈation du dossier. Pour saisir les autres PrÈfÈrences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitÈe dans líarborescence et de saisir les informations souhaitÈes. Les donnÈes de base Les diffÈrentes informations ‡ saisir dans cette partie permettent de prÈ-paramÈtrer les combo-listes des options des prÈvisions. Vous trouverez les donnÈes de base concernant les taux de TVA, les saisonnalitÈs, les ÈchÈanciers et les profils de personnel (Les profils sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME). Pour avoir plus de dÈtail sur la saisie, reportez-vous ‡ líaide en ligne. PRISE EN MAIN 16 EBP Business Plan Les PrÈfÈrences de prÈvisions Les diffÈrentes informations ‡ saisir dans cette partie, permettent de prÈ-paramÈtrer la majoritÈ des options de saisie des PrÈvisions elles-mÍme. La crÈation de prÈvisions devient alors plus rapide puisquíil níy a quí‡ intervenir sur les montants. 1.3. Les options AprËs la crÈation d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenÍtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont dÈterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. Líaide dynamique Vous disposez díune aide dynamique que vous pouvez ou non afficher gr‚ce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenÍtre díaide vous disposez de diffÈrents raccourcis. Des informations complÈmentaires sont proposÈes par líintermÈdiaire du raccourci ´ Voir aussi ª. 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. CrÈer une fiche Toutes les fiches peuvent Ítre crÈÈes au fur et ‡ mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont dÈj‡ proposÈes telles que les TVA, les SaisonnalitÈs et les Profils de personnel (La crÈation díautres profils níest disponible quíen Version EBP Business Plan Edition PME). Si vous crÈez votre dossier depuis le squelette ´ EBP.Standard ª existant, vous aurez Ègalement des fiches díInvestissements, de Charges externes et díImpÙts & taxes de proposÈes. Pour crÈer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez crÈer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, ‡ droite de l'Ècran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche crÈÈe puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? EBP Business Plan 17 2.2. Modifier une fiche L'accËs ‡ la modification d'une fiche peut se rÈaliser de deux faÁons :  Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau rÈcapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page.  Soit en dÈveloppant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche ‡ modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitÈe. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitÈes. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification rÈalisÈe, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectuÈ. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportÈes seront alors supprimÈes et la fiche retrouvera son Ètat initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermÈdiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernÈe dans le tableau rÈcapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenÍtre. Remarque La crÈation et la suppression díune fiche peuvent Ítre rÈalisÈes ‡ partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus díinformations, reportez-vous ‡ líaide en ligne. PRISE EN MAIN 18 EBP Business Plan 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. AccËs aux PrÈvisions Pour accÈder ‡ la saisie des prÈvisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accÈder aux prÈvisions par l'intermÈdiaire du menu Affichage + PrÈvisions. Cette partie permet de paramÈtrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prÈvisions suivantes :  Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions díimmobilisations ;  Les Financements (Apports en capital, Comptes courants díassociÈ, Emprunts, CrÈdits bails, Subventions) ;  Les Ventes (NÈgoce, Produits & services);  Les Achats (NÈgoce, Produits & services);  Les Charges Externes ;  Le Personnel (SalariÈ et GÈrant non salariÈ) et les Autres charges de personnel ;  Les ImpÙts & Taxes (autre que IS et IFA) ;  Les Autres prÈvisions (Production immobilisÈ, Autres produits et autres charges, Charges ‡ rÈpartir, Produits et Charges financiËres, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatÈes díavance, et ImpÙt SociÈtÈ) [Version EBP Business Plan Edition PME] ;  Les ElÈments antÈrieurs (Bilan & ÈlÈments antÈrieurs et Compte de RÈsultat) [Version EBP Business Plan Edition PME]. 3.2. GÈnÈralitÈ sur les PrÈvisions Chaque type de prÈvisions possËde une liste rÈcapitulative des diffÈrentes fiches crÈÈes. Cette liste synthÈtise les principales informations pour vous aider dans líanalyse des rÈsultats. Pour crÈer une nouvelle fiche de prÈvision, vous devez vous placer sur le type de prÈvision souhaitÈ (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, ‡ droite de l'Ècran. Toutes les fiches se dÈcomposent en deux parties : líentÍte et le corps. L'entÍte permet d'identifier la prÈvision (Ex : Nom de la prÈvision) et le corps se compose de deux onglets nÈcessaires ‡ la saisie des donnÈes. Líonglet Option permet de paramÈtrer au mieux la fiche que vous crÈez. Pour líensemble des combos listes, un choix sera fait par dÈfaut. Toutefois, il vous sera possible díadapter ces zones aux diffÈrents cas que vous voudrez traiter. Comment saisir les prÈvisions ? EBP Business Plan 19 Une fois la saisie des options rÈalisÈes, il ne vous restera plus quí‡ saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par líintermÈdiaire díun onglet prÈvu ‡ cet effet. 3.3. SpÈcificitÈs Pour líensemble des prÈvisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options rÈalisÈes, il ne vous restera plus quí‡ saisir le ou les montants nÈcessaires aux diffÈrents tableaux de rÈsultats. 3.3.1. Les investissements Trois types díinvestissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions díimmobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catÈgories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composÈes díun onglet DÈfinition et díun onglet EchÈancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la mÍme. Toutefois pour les Emprunts et les CrÈdits-Bails toutes les informations devront Ítre saisies dans líonglet DÈfinition. Líonglet EchÈancier permettra de mettre en avant le calcul des diffÈrentes ÈchÈances. La subvention díexploitation est une aide financiËre non remboursable accordÈe le plus souvent par l'Etat ou une CollectivitÈ locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise ‡ acquÈrir certains Èquipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetÈs puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services rÈalisÈs par líentreprise). Remarque A partir de la colonne % Èvol., vous avez la possibilitÈ de saisir un % d'Èvolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les annÈes supÈrieures au premier exercice. PRISE EN MAIN 20 EBP Business Plan 3.3.4. Les achats Chaque prÈvision díachat sera liÈe ‡ une vente lors de la crÈation de celle-ci. Le montant des prÈvisions díachats sera calculÈ en fonction díun Taux de Marge/Marque ou díun Coefficient appliquÈ aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % Èvol., vous avez la possibilitÈ de saisir un % d'Èvolution annuel ou mensuel de vos achats pour les annÈes supÈrieures au premier exercice. Pour avoir plus de dÈtail sur les prÈvisions díachats, reportez-vous ‡ líaide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront Ítre prises en compte dans le plan díaffaires mais qui ne sont pas liÈes directement aux ventes. On distingue deux types de charges :  les charges Fixes : Elles sont des frais rÈguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activitÈ.  les charges Variables : Egalement appelÈes "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activitÈ de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % Èvol., vous avez la possibilitÈ de saisir un % d'Èvolution annuel ou mensuel de vos charges pour les annÈes supÈrieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant líensemble des co˚ts qui sont liÈs aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les SalariÈs et les GÈrants non salariÈs. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gÈrer le personnel Èquivalent sur un mÍme poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le mÍme profil, vous níavez pas besoin de crÈer 2 fiches. Suite ‡ la crÈation de la fiche pour le 1 er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. Comment saisir les prÈvisions ? EBP Business Plan 21 3.3.7. Les impÙts et taxes Le principe de crÈation de fiche reste le mÍme que pour les autres prÈvisions. Dans líonglet Montant, vous devez saisir le montant díimpÙt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation díimpÙt, reportez-vous ‡ líaide en ligne. 3.3.8. Les autres prÈvisions Les prÈvisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous. Les PrÈvisions díExploitation Cette catÈgorie de prÈvisions regroupe líensemble des prÈvisions qui sont moins ´ courantes ª telles que : la Production immobilisÈe, les Autres produits, les Charges ‡ rÈpartir et les Autres charges. Les PrÈvisions FinanciËres Cette catÈgorie de prÈvisions regroupe líintÈgralitÈ des prÈvisions financiËres. On retrouvera donc les prÈvisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financiËres et les Dividendes. Les PrÈvisions Exceptionnelles Les prÈvisions dites ´ Exceptionnelles ª regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les PrÈvisions Diverses Cette catÈgorie regroupe le reste des prÈvisions nÈcessaires pour Ètablir les tableaux de rÈsultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatÈs díavance et les Charges constatÈes díavance. LíImpÙt SociÈtÈ Le rÈcapitulatif proposÈ, a pour objectifs de fournir une liste prÈcise des montants d'IS ‡ payer. De plus, il met en avant líIFA et les Èventuels remboursements de crÈdit d'impÙt. PRISE EN MAIN 22 EBP Business Plan 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les rÈsultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accÈder aux rÈsultats par l'intermÈdiaire du menu Affichage + RÈsultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus gr‚ce aux diffÈrentes saisies effectuÈes pour líÈlaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de rÈsultats Les tableaux de rÈsultats disponibles sont :  Le compte de rÈsultat,  Le tableau de trÈsorerie,  Le seuil de rentabilitÈ,  Le bilan,  Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les rÈcapitulatifs de TVA : ils permettent díexpliquer, exactement, comment la TVA due ou le crÈdit de TVA sont calculÈs.  Les autres rÈcapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de dÈtail sur le contenu des tableaux, reportez-vous ‡ líaide en ligne. Vous retrouverez ces diffÈrents rÈsultats dans le Rapport (Partie Rapport situÈe en bas ‡ gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des rÈsultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprÈtation des tableaux prÈcÈdents. Chaque graphique ou ratio est dÈfini par son nom. L'onglet DÈfinition permet de voir les paramËtres qui constituent :  le graphique : ElÈments, Couleur du graphique, Plafond ;  le ratio : le NumÈrateur, le DÈnominateur, líUnitÈ (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Comment reprendre une entreprise ? EBP Business Plan 23 Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez crÈer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de dÈtail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la crÈation de ceux-ci, reportez-vous ‡ líaide en ligne. 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les donnÈes de la reprise dans le Bilan et le Compte de rÈsultat pour, au maximum, 3 annÈes. Pour cela, vous devez paramÈtrer les prÈfÈrences en consÈquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antÈrieur auront un impact sur les rÈsultats prÈvisionnels. Le Compte de rÈsultat antÈrieur est lui facultatif. La saisie du bilan antÈrieur ayant un impact sur diffÈrents calcul, et notamment sur la trÈsorerie prÈvisionnelle, les fiches, suivantes :  les stocks,  les encaissements et les dÈcaissements,  la TVA,  les amortissements,  les comptes courants díassociÈs,  les emprunts,  les crÈdits-bails,  líimpÙt sur les sociÈtÈs. Pour reprendre une entreprise, deux possibilitÈs síoffrent ‡ vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de rÈsultat antÈrieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de rÈsultat antÈrieur. Pour avoir plus de dÈtail sur líimport de la balance, reportez-vous ‡ líaide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accÈder ‡ la rÈdaction et ‡ l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il PRISE EN MAIN 24 EBP Business Plan est toutefois possible d'accÈder au dossier par l'intermÈdiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez ‡ vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan vous propose la structure complËte du dossier prÈsentant votre projet. Cette structure Ètant non modifiable, vous avez la possibilitÈ de ne pas imprimer l'intÈgralitÈ des parties ou des pages. Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez díune case ‡ cocher permettant díinclure ou non la page sÈlectionnÈe lors de líimpression du rapport. Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus ou moins dÈtaillÈes sont proposÈes. Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de crÈer vos propres rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez. Pour avoir plus de dÈtail sur la crÈation de rapport, reportez-vous ‡ líaide en ligne. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposÈe par EBP Business Plan sera alimentÈe par certaines donnÈes saisies dans les prÈvisions ainsi que par les rÈsultats qui en dÈcoulent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces donnÈes par l'intermÈdiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de donnÈes sont repris, vous pouvez les reconnaÓtre gr‚ce ‡ líicÙne associÈ :  Les tableaux sont indiquÈs par l'icÙne ,  Les graphiques sont indiquÈs par l'icÙne ,  Les ratios sont indiquÈs par l'icÙne . Remarque Vous pourrez agrÈmenter chacune des pages rÈcupÈrÈe de votre prÈvisionnel par un texte aussi bien avant, quíaprËs la donnÈe. Comment sauvegarder les donnees ? EBP Business Plan 25 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de rÈcupÈrer líensemble des modifications rÈalisÈes dans líapplication, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez díun icÙne Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Pour plus díinformations sur la sauvegarde des donnÈes, reportez-vous ‡ líaide en ligne. Le tableau de bord EBP Business Plan 27 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthËse de votre Business Plan. Remarque Les donnÈes affichÈes sont mises ‡ jour en temps rÈel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La liste des principales prÈvisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prÈvisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont ÈtÈ saisies ;  La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner des informations sur la date de crÈation du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de derniËre impression du dossier final ;  La liste des diffÈrentes alertes et anomalies rencontrÈes : Cette zone permet de rÈcapituler les diffÈrentes incohÈrences rencontrÈes dans le Business Plan crÈÈ ;  La rentabilitÈ du dossier : Ce tableau est la version synthÈtique du seuil de rentabilitÈ. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et ‡ quel moment ;  Une prÈsentation des donnÈes importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'Èvolution du chiffre d'affaires, du co˚t total des charges et du rÈsultat net sur les diffÈrentes pÈriodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de dÈtail sur le tableau de bord, reportez-vous ‡ líaide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Business Plan 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des rÈsultats est possible sous diffÈrentes formes. En fonction des paramËtres, il est possible de visualiser certains rÈsultats mensuellement, cumulÈe ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulÈes, des boutons pour les diffÈrents exercices sont disponibles. Si vous rÈalisez une reprise díÈlÈments antÈrieurs, suivant le nombre d'annÈes de reprise, vous disposerez des ÈlÈments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sÈlectionnÈs, plusieurs niveaux díaffichage des donnÈes sont possibles. Vous pourrez affiche diffÈrents niveau de DÈtail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et PrÈvisions), pour des lignes Non valorisÈes et pour diffÈrents parties. Pour avoir plus de dÈtail sur la consultation des rÈsultats, reportez-vous ‡ líaide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. Líimpression et líexportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les PrÈvisions comme dans les RÈsultats, peuvent Ítre imprimÈs ou exportÈs. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaitÈ, puis d'actionner líicÙne Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les donnÈes, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. Líimpression du rapport EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition PME) structures complËtes du rapport prÈsentant votre projet. Ces structures Ètant non modifiables, vous avez la possibilitÈ de ne pas imprimer l'intÈgralitÈ des parties gr‚ce ‡ la coche Inclus que vous trouverez ‡ gauche de líÈcran. Le dossier ACCRE EBP Business Plan 29 Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposÈe par EBP Business Plan sera alimentÈe par certaines donnÈes saisies dans les prÈvisions ainsi que par les rÈsultats qui en dÈcoulent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces donnÈes par líintermÈdiaire de líonglet Commentaires. 4. LE DOSSIER ACCRE Si vous remplissez les conditions pour bÈnÈficier de l'aide ACCRE, EBP Business Plan Edition PME vous permet de gÈnÈrer le formulaire nÈcessaire ‡ l'obtention de cette aide. Une fois votre business plan ÈlaborÈ, certaines informations seront reprises pour composer le formulaire ACCRE. Cependant, quelques prÈcisions sur les saisies rÈalisÈes vous seront demandÈes. L'Èlaboration du formulaire se fera en 3 Ètapes : 1. le paramÈtrage des prÈvisions nÈcessaire ‡ l'Èlaboration des tableaux, 2. la rÈdaction des rÈponses aux diffÈrentes questions du formulaire, 3. la gÈnÈration et l'impression du formulaire. Pour avoir plus de dÈtail sur líÈlaboration du dossier ACCRE, reportez-vous ‡ líaide en ligne. INDEX 30 EBP Business Plan INDEX A AccËs au service technique.....................................................................................................9 ACCRE.................................................................................................................................28 Achats...................................................................................................................................20 Aide dynamique....................................................................................................................16 Aide sur Business Plan ...........................................................................................................5 B Balance .................................................................................................................................23 C Charges.................................................................................................................................20 Configuration minimale........................................................................................................10 CrÈer le dossier.....................................................................................................................13 D DÈbridage .............................................................................................................................12 DÈbrider le logiciel ...............................................................................................................13 Dossier final GÈnÈralitÈs........................................................................................................................23 Impression ........................................................................................................................27 E Ecran de travail.....................................................................................................................14 Elements antÈrieurs...............................................................................................................14 Exportation des grilles..........................................................................................................27 F Fiches Annulation ........................................................................................................................17 CrÈation ............................................................................................................................16 Modification .....................................................................................................................17 Suppression.......................................................................................................................17 Financements........................................................................................................................19 G Graphiques............................................................................................................................22 Index EBP Business Plan 31 I ImpÙt SociÈtÈ........................................................................................................................21 ImpÙts et taxes......................................................................................................................21 Impressions Des grilles.........................................................................................................................27 Dossier..............................................................................................................................27 Exportations......................................................................................................................27 Installation ............................................................................................................................11 L Lancer le logiciel ..................................................................................................................12 O Options .................................................................................................................................16 P Personnels.............................................................................................................................20 Place disque nÈcessaire.........................................................................................................10 PrÈfÈrences AccÈder.............................................................................................................................15 de PrÈvisions.....................................................................................................................15 DonnÈes de base ...............................................................................................................15 du Dossier.........................................................................................................................15 Saisir.................................................................................................................................15 PrÈvisions AccÈder.............................................................................................................................18 Achats...............................................................................................................................20 Charges.............................................................................................................................20 Financements....................................................................................................................19 GÈnÈralitÈs........................................................................................................................18 ImpÙt sociÈtÈ.....................................................................................................................21 ImpÙts et taxes..................................................................................................................21 Personnels.........................................................................................................................20 Subventions d'exploitation................................................................................................19 Subventions d'investissements..........................................................................................19 Ventes...............................................................................................................................19 R Ratios....................................................................................................................................22 Reprise de societe .................................................................................................................23 Reprise de sociÈtÈ .................................................................................................................14 RÈsultats Consultation......................................................................................................................22 Exportation .......................................................................................................................27 Graphiques........................................................................................................................22 Impression ........................................................................................................................27 Ratios................................................................................................................................22 INDEX 32 EBP Business Plan Tableaux ...........................................................................................................................22 Types de consultation .......................................................................................................27 S Sauvegarde des donnÈes.......................................................................................................25 Subventions d'exploitation....................................................................................................19 Subventions d'investissements..............................................................................................19 T Tableau de bord ....................................................................................................................26 TVA......................................................................................................................................22 V Ventes...................................................................................................................................19 Version bridÈe ......................................................................................................................12 EBP Business Plan Pour Windows XP, Vista et Seven Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2012 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 11 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour un accès direct à l’aide.  Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 12 13 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 16 1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 18 4.1. Version non activée............................................................................... 18 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?............................................. 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation ?......................................... 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Accès aux Préférences ......................................................................... 21 1.2. Saisie des Préférences ......................................................................... 21 1.3. Les options............................................................................................ 22 1.4. L’aide dynamique.................................................................................. 22 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? ......................................... 22 2.1. Créer une fiche...................................................................................... 22 2.2. Modifier une fiche.................................................................................. 23 2.3. Annuler une modification sur une fiche.................................................. 23 2.4. Supprimer une fiche .............................................................................. 23 2.5. Les Notes perso.................................................................................... 23 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? ....................................................... 24 3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................ 24 3.2. Généralité sur les Prévisions................................................................. 24 3.3. Spécificités............................................................................................ 25 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?.............................................. 27 4.1. Les tableaux de résultats....................................................................... 28 4.2. Les graphiques et les ratios................................................................... 28 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?........................................... 29 14 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?........................................................ 29 6.1. Elaboration du rapport........................................................................... 29 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?............................................ 30 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 33 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS........................................... 34 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS ............................................. 34 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 34 3.2. L’impression du rapport......................................................................... 34 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 35 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES........................................................ 35 4.1. Dossier économique EDEN................................................................... 35 4.2. Formulaire ACCRE................................................................................ 35 INDEX................................................................................................................ 37 NOTES .............................................................................................................. 40 Avant de commencer 15 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 16 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  OS : Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64 bit  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go  Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows.  Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Business Plan. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur INSTALLATION 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan 2013. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :  En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Activation en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de activation instantanément.  En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. Comment créer mon dossier ? 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones :  Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes :  Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel,  Passez par le menu Fichier + Nouveau,  Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum (Version Expert). INSTALLATION 20 Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier de Business Plan (au minimum 10). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossier Comment initialiser mon dossier ? 21 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de :  Définir les Préférences du dossier,  Etablir le paramétrage des Données de base,  Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contactez-nous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combolistes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME). Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. Les Préférences de prévisions PRISE EN MAIN 22 Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-mêmes. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel (La création d’autres profils n’est disponible qu’en Version EBP Business Plan Edition PME). Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? 23 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :  Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page.  Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note :  Un correcteur d’orthographe,  Un outils d’insertion de champs variables,  Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 24 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes :  Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ;  Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ;  Les Ventes (Négoce, Produits & services);  Les Achats (Négoce, Produits & services);  Les Charges Externes ;  Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ;  Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ;  Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société) [Version EBP Business Plan Edition PME] ;  Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat) [Version EBP Business Plan Edition PME]. 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de trois onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. L’onglet Activités permet de ventiler vos prévisions par activité selon un pourcentage que vous aurez défini. Pour cela vous devez au préalable avoir définit vos différentes activités dans les Préférences Dossiers + Dossier Permanent. Comment saisir les prévisions ? 25 Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.4. Les achats PRISE EN MAIN 26 Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges :  les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.  les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Comment consulter les résultats ? 27 Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. PRISE EN MAIN 28 Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont :  Le compte de résultat,  Le tableau de trésorerie,  Le seuil de rentabilité,  Le bilan,  Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés.  Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :  le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;  le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. Comment reprendre une entreprise ? 29 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes :  les stocks,  les encaissements et les décaissements,  la TVA,  les amortissements,  les comptes courants d’associés,  les emprunts,  les crédits-bails,  l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages. PRISE EN MAIN 30 Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé :  Les tableaux sont indiqués par l'icône ,  Les graphiques sont indiqués par l'icône ,  Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Comment sauvegarder les donnees ? 31 Remarque Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne. 32 Le tableau de bord 33 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ;  La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ;  La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business Plan créé ;  La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ;  Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 34 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Vous pouvez également consulter votre compte de résultat par activité. Pour cela vous devez au préalable avoir créer vos différentes activités dans les préférences dossiers et ventiler vos prévisions dans l’onglet Activités. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition PME) structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Les démarches administratives 35 Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan Edition PME). Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifié grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les versions 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES 4.1. Dossier économique EDEN Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business Plan Edition PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de cette aide. Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies réalisées vous seront demandées. Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN, reportez-vous à l’aide en ligne. 4.2. Formulaire ACCRE Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business Plan Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE. Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en ligne. 36 Index 37 INDEX A Accès au service technique....................................................................................9 ACCRE ................................................................................................................28 Achats..................................................................................................................19 Aide dynamique ...................................................................................................16 Aide sur Business Plan ..........................................................................................6 B Balance................................................................................................................23 C Charges ...............................................................................................................20 Créer le dossier....................................................................................................13 D Débridage ............................................................................................................12 Débrider le logiciel................................................................................................13 Dossier final Généralités.......................................................................................................23 Impression .......................................................................................................27 E Ecran de travail ....................................................................................................14 Elements antérieurs .............................................................................................14 Exportation des grilles ..........................................................................................27 F Fiches Annulation........................................................................................................17 Création ...........................................................................................................16 Modification......................................................................................................17 Suppression .....................................................................................................17 Financements.......................................................................................................19 38 G Graphiques ..........................................................................................................22 I Impôt Société .......................................................................................................21 Impôts et taxes.....................................................................................................20 Impressions Des grilles ........................................................................................................27 Dossier.............................................................................................................27 Exportations .....................................................................................................27 Installation............................................................................................................11 L Lancer le logiciel ..................................................................................................12 O Options ................................................................................................................16 P Personnels ...........................................................................................................20 Place disque nécessaire.......................................................................................10 Préférences Accéder............................................................................................................15 de Prévisions....................................................................................................15 Données de base .............................................................................................15 du Dossier........................................................................................................15 Saisir................................................................................................................15 Prévisions Accéder............................................................................................................18 Achats..............................................................................................................19 Charges ...........................................................................................................20 Financements...................................................................................................19 Généralités.......................................................................................................18 Impôt société....................................................................................................21 Impôts et taxes.................................................................................................20 Personnels .......................................................................................................20 Subventions d'exploitation................................................................................19 Subventions d'investissements.........................................................................19 Ventes..............................................................................................................19 R Ratios...................................................................................................................22 Reprise de societe................................................................................................23 Index 39 Reprise de société................................................................................................14 Résultats Consultation .....................................................................................................21 Exportation.......................................................................................................27 Graphiques ......................................................................................................22 Impression .......................................................................................................27 Ratios...............................................................................................................22 Tableaux ..........................................................................................................22 Types de consultation ......................................................................................27 S Sauvegarde des données.....................................................................................24 Subventions d'exploitation....................................................................................19 Subventions d'investissements.............................................................................19 T Tableau de bord...................................................................................................26 TVA......................................................................................................................22 V Ventes..................................................................................................................19 Version bridée......................................................................................................12 40 NOTES web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 Essential Guide for Business Plan Creation Basic 12 step guide for executing a successful Business Plan EBP Business Plan Designer Written by Matthew Parfitt EBP International Sales Executive web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 The Essential Guide for Business Plan Creation was written by EBP, the leader in providing small and medium sized business software solutions in Europe. EBP Business Plan Designer is software available in 5 languages. For more information: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44(0)1189 657 850 web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 Introduction This book is intended to be a quick guide to help you design a business plan for you company. The sections in this guide are the essential aspects of any business plan and are also the main points that a potential investor or bank will look for when considering investing in your project. It is best not to make the document more than 25 pages long, but anywhere between 20 and 50 pages is acceptable, so long as the content is relevant. As well as the basic information we have also included a number of tips in each chapter that should help you to complete each section appropriately. Finally, do not forget that the business plan is the most important document you will create for your company. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 Contents 1. Objectives 2. Executive review 3. Market analysis 4. Demand analysis 5. Environmental analysis 6. Company analysis 7. Analysis of the competition 8. Marketing strategy 9. Success factors 10. Economic analysis 11. Finance 12. Conclusion web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 1. OBJECTIVES This section explains why you are creating this business plan and what it is, in brief, that you intend to do. It could be for different reasons: To look for investors for a new project, to launch a new line of products, to market the company, or to create a new business unit. TIPS • Do not elaborate at all, get to the point and be brief, each sentence is important. If a sentence does not hold important information, delete it. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 2. EXEUCTIVE SUMMARY Here you will give a review of the whole plan, you will define the market, the product or service, your competitive advantage over the competition, the investment required and the predicted results over a given period of time. This section is very important if you require investment to execute the plan. It allows both your executives and any potential external investors to understand the entire plan in a few paragraphs; more importantly it also permits the executive or investor to quickly see if the project demands more attention without having to read the entire plan. The summary should be simple and well written with only the essential information included. It should be clear to the reader in the proposal what the possibilities of success are. TIPS • Write with a positive and authoritative tone, do not use if's, do not write ‘we could’, write ‘we will’. • The reader should have a clear idea of your business plan just by reading this page. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 3. MARKET ANALYSIS In this chapter you will define: 3.1The market 3.2Geographical area 3.3Consumer behavior 3.4Market segmentation 3.1 The market is the people or organizations that will participate in the buying and selling processes of the products or services or use these products or services. 3.2 The geographical area refers to a type or range of products in a defined geographical zone, for example, the automobile market in the USA or the cosmetic market in the UK. 3.3 Once you have defined the market and the geographical area you need to summarize the needs and behaviors of the consumers. Who are they? Why do they need the product or service? 3.4 Different groups of customers will have different requirements. The market for any product can be split into individual segments, where each segment describes customers with similar web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 requirements, tastes, characteristics, interests, or lifestyles. Segmentation indicates gaps in the market and highlights requirements of different types of users, enabling products to be positioned to meet those needs. TIPS • If you do not know your market, you can not create a viable plan, so do your homework. • Think about the behaviors and habits of each of the segments. • Identify consumer needs that the competition does not cater for, and make sure that these are highlighted clearly in the customer requirements. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 4. DEMAND ANALYSIS In this section you are going to make a numerical evaluation of the market and the segments of the market that you have defined in the following areas: 4.1 Potential demand 4.2 Actual demand 4.3 Future demand 4.4 Evolution of demand 4.1 The potential demand is the maximum the consumers could buy in a determined period of time. 4.2 Actual demand is the demand for the product or service this year or the previous year if the data is not available. It is possible to obtain sales data on a national or regional level from many different sources. If there is no data available you need to make estimates using other methods. 4.3 To establish future demand, estimate the increase in demand for the next year as a percentage of actual demand. For example the market for video games will go up by 10% in the next year. You can also make estimate for the medium and long term, 3-5 years would give you web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 information to provide for and create future strategies. 4.4 To see the potential evolution of demand make a graph of historical sales in your sector, using this you can see the market trends and define the phases of the product life cycle. Using the actual, potential and future demand figures and applying them to the market segments previously identified by geographical region, objectives can be created as detailed later. TIPS • Do not commit the error of being over optimistic with demand forecasts. • Define the life cycle of your product or service, apply this to future demand. • The launch phase of many products is slow; sometimes it is better to enter a market after others when the demand has already been created. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 5. ENVIRONMENTAL ANALYSIS There are a number of environmental factors that can influence the behaviors of the market place affecting the consumers or the competition just as much as you. To introduce the variables you consider important you can see how they will influence the decisions you have to make or the decisions the consumers make. Environmental conditions to consider: • Economic • Cultural • Social • Technical • Legal • Demographic • Political • Religious TIPS • Think about unemployment, average income, interest rate changes and technological advances in your field. • Analyze the socio-cultural changes in society. • Compile relevant information using newspapers, magazines, TV and the internet. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 6. COMPANY ANALYSIS This section is like a brief presentation of your company and its capabilities. The history, philosophy, installations, personnel and the financial situation and resources. The main points to be highlighted are: • Management team • Company history • Technical capability • Products • Strengths and weaknesses • Strategic objectives • Infrastructure, offices, transport Include some information on the capabilities of the company, how it is expected to work and the volumes it can handle. TIPS • Be optimistic but realistic. • Emphasize the major strengths. • Highlight the management team remembering that the potential investors are trusting them just as much as you with their investment. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 7. ANALYSIS OF THE COMPETITION Describe your competitors, their history, their resources, their products and services and how they operate in the competitive market place. In the same way as you have analyzed your company do the same for the competition, what are their capabilities, how do they operate and what volumes can they handle. TIPS • It is very important that you understand your competitors in order to attack their market place, to defend against their moves to increase their share of the market or even to avoid them all together if appropriate. • Do not be worried about including information on the competition; there is room in the market place for everyone. • Include the differences between your business and the competition. • Be thorough. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 8. MARKETING STRATEGY Once you have established the market, the competition and the factors that affect it you need to detail the strategy of how you will enter the market place. The four principle strategies are: • Penetrate in new markets • To increase your share of the existing market • To entrench yourself in the market • To withdraw from the market place Possible strategic objectives: • Sales objectives • Number of clients won • Profit or margin objectives • Share of the market • Penetrate into new areas • Penetrate into new market segments • Positioning objectives • Launching new products • Withdrawing products from the market place web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 Now the objectives of the business are identified you need to look at the marketing mix, these are the four elements that are at the heart of marketing: product, price, distribution, and promotion. 1. Product There are three types of product decisions that can be made: • Create a new product • Modify a current product • Withdraw a product These decisions need to based on gaps in the current market, gaps in other markets and short fallings of the competition. 2. Price The most common pricing objectives are as follows: • To obtain profit on the capital invested • To obtain profit on sales • To gain a share of the market web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 There are basically three price strategies: • Pricing low for penetration • Price to match the competition • High pricing These pricing strategies can be applied: • Generically across all products • With each line of products having a different pricing structure • With each product priced independently • By geographical area 3. Distribution Distribution is the movement of merchandise from the place of production to the end consumer and all the processes in between. All products that you sell can be sold in the same way or can be split by product or line of products, different market segments may be better served in different ways or different geographical regions may be better covered through different channels. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 The distribution channel allows the business access to a market, to transport and sell products to the consumer; there are two routs to reach the customer: • Direct sales. From manufacturer direct to the end consumer. • Via resellers. Through agents, wholesale or retail. Direct sales Direct sales can be executed via the telephone, through your web page, via sales people visiting customers, by mail or through your high-street outlet or office. Agents Agents organize distribution to the end consumer through wholesale and retail. They will normally offer further services to aid this process including: • Transport • Sales promotion • A sales team • Accounts facilities web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 • Giving credit to clients • Giving advise on the sector Distributors Distributors are companies that are authorized to distribute products in a determined graphical area. They will then sell direct to large clients or use wholesale or retail as appropriate. Wholesale They buy the product and sell it onto other wholesalers or direct to retailers. Retail Retail sell the product direct to the end consumer. They can acquire the product via any or through all of the above channels depending on their activity, their location or product type. Retail takes two forms, independent stores that have one or a few outlets and retail multiples which may have many outlets over a large geographical area. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 Franchises Franchising is the process of a set formula being applied by the franchisee that has been set up, tried, tested and proven by the franchisor. The franchisee is responsible for following the set plan and the franchisor is responsible for supporting the franchisee, providing operational advice and often advertising or promotional material. The franchisee has to pay the franchisor regular royalties or a management fee from the operation and there is often an initial buy in fee. 4. Promotion There are four basic forms of promotion • Personal sales • Sales promotion • Advertising • Public relations TIPS • Be direct. Define the essential characteristics of your products and how they satisfy the needs of the market. • Do not be excessively technical. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 • It is very important to define the distribution strategy. Many products have failed because they have not organized distribution correctly or not supplied the necessary resources. • Be realistic with the promotional budget, remembering that the products or services are as yet unknown in the market place. • Be very careful when deciding on pricing strategy and all its variants. • This section is right at the heart of the business plan along with the figures, so be thorough. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 9. SUCCESS FACTORS This section is very important as it provides a summary explaining why the plan will succeed. You could have a good marketing plan, an excellent management team, sufficient capital and a strong product, but what makes all the things you have to offer different. You need a unique selling point or points for your plan. What do you have that will make it succeed? These factors could be very different, for example: • Strong initial advertising • The ability to offer low prices • Quality of service • A product or products with their own unique selling points • Pre-agreed channels and volumes • Capacity to innovate or modify products quickly • Exclusive distribution channels All businesses, from fruit shops to car manufacturers, cafes to banks have their own success factors and in many cases there is only one factor that creates this success. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 For a hairdresser it could be the quality and price, or just the quality; for easyJet it is the price; for Rolls Royce the quality and status; for a builder a specialist area of expertise. The secret is to identify these points and then to highlight them. TIPS • Write only the important points. • Get to the point and be brief, each sentence is important. If a sentence does not hold important information, delete it. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 10. FINANCIAL ANALYSIS This should include the following information: 10.1 Profit and Loss statement for previous X years 10.2 Balance Sheet for previous X years 10.3 Fixed and variable cost projections 10.4 Sales projections for the next 3-5 years 10.5 Projected Cash Flow analysis for the next 3-5 years 10.6 Projected Profit and Loss statements for the next 3-5 years 10.7 Projected Balance Sheets for the next 3-5 years 10.1 If you have been trading previously, company history is imperative when projecting future success. The Profit and Loss accounts give a picture of a company’s trading performance over a period of time in terms of income, sales and expenditure. 10.2 As with the Balance Sheet a historical perspective will provide a sound basis for future projections. A Balance Sheet is a snapshot of a company’s assets (what is owned) and liabilities (what is owed). web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 Total assets should always equal total liabilities, hence the ‘balance’. For example the money value of what you invest in the business (an asset) is owed to you by the business (a liability). 10.3 Establishing the fixed cost and the variable costs, when put together with the sales figures will establish the break even point of the business, the point at which the business start to make a profit. 10.4 Using historical information, your knowledge of the market place and your product or service, you will be able to project future sales. 10.5 A Cash Flow statement, usually constructed over the course of a year, compares your cash position at the end of the year to the position at the start, and the constant flow of money into and out of the business over the course of that year. A Cash Flow statement deals only with the money circulating in the business. Projecting Cash Flow for a 3-5 year period will provide a useful tool in establishing whether your business is eating up cash or generating cash. 10.6 Using the projected sales and expenditures you will be able to put together a projected Profit and Loss statement. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 10.7 Projecting a Balance Sheet allows you to see the funds that will be required as the business matures. TIPS • Make sure all graphs and charts are clear and well laid out. • Prepare all information by year for a period of 3 to 5 years. • Display at least the first year of Cash Flow information by month. • Use accounting terms where appropriate, and always be clear when expressing a point. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 PROFIT AND LOSS STATEMENT Turnover £600,000 Less Costs of goods sold Opening stock/work in progress £60,000 Raw materials £100,000 Employee wages £200,000 Totals £360,000 Less closing stock £40,000 £320,000 Gross Profit £280,000 Less indirect costs eg Rent £10,000 eg Rates £8,000 eg Depreciation £5,000 Totals £23,000 Operating Profit £257,000 BALANCE SHEET Assets Fixed assets Property, plant and equipment £1,430,000.00 Available-for-sales investments £43,000.00 Long-term loans receivable £75,000.00 £1,548,000.00 Current assets Inventories £40,000.00 Prepaid expenses and accrued income £7,500.00 Short-term loans receivable £8,900.00 Available for sales investments, cash equivalents £15,400.00 Bank and cash £64,500.00 £136,300.00 Total assets £1,684,300.00 web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 11. FINANCE Here you need to lay out the capital you require to start the business. Don’t just think about what you need in the start up phase, but also think about any further investment needed at a later date, which if requested at the time when required will be seen as a failure to plan properly or a failure to execute your plan effectively. These are the basic ways of obtaining the finance you will require: • Business associates • External investors • Finance companies • Public grants TIPS • Be brief and to the point, the financial information already supplied will support this section. • Do not elaborate at all, get to the point and be brief, each sentence is important. If a sentence does not hold important information, delete it. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 12. CONCLUSION Congratulations, you have completed your business plan. Conclude by highlighting the main items that point to success of your plan and why your organization is in a position to execute it. Finally add any appendices that are relevant and will support the plan. TIPS • Be brief. • This is the best section to transmit your optimism without exaggerating. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 iii Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................3 Préambule .........................................................................................................................................3 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................3 Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................3 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................3 Sauvegarde des données .....................................................................................................................3 Limitation de garantie .........................................................................................................................3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................4 Dispositions finales .............................................................................................................................4 Présentation de l'aide.............................................................................................................................5 L'arborescence ...................................................................................................................................5 Les pages ..........................................................................................................................................5 MISE EN ROUTE ....................................................................................................................................7 Configuration minimale requise ...............................................................................................................7 Installation ...........................................................................................................................................8 Le dossier de démonstration ...................................................................................................................9 Activation du logiciel ............................................................................................................................10 Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................10 Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................10 INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................11 Interface ............................................................................................................................................11 Présentation du volet de navigation .......................................................................................................12 Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................12 Les Actions .........................................................................................................................................13 LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14 Les champs de saisie ...........................................................................................................................14 Liste déroulante...................................................................................................................................15 Ouverture de la liste..........................................................................................................................15 Sélection des données .......................................................................................................................15 Fonctions de la liste ..........................................................................................................................15 La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................16 Barres d'outils du corps des documents ..................................................................................................17 FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION..............................................................................................19 La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................19 Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................20 Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................21 Les filtres ...........................................................................................................................................22 Filtre automatique.............................................................................................................................22 Effacer le filtre..................................................................................................................................22 Les vues.............................................................................................................................................23 GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................24 Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................24 Création d'une fiche ..........................................................................................................................24 Sauvegarde d'une fiche .....................................................................................................................24 Autres .............................................................................................................................................24 Gestion des données .........................................................................................................................24 Navigation .......................................................................................................................................24 Aide ................................................................................................................................................25 Notes .................................................................................................................................................26 GUIDE................................................................................................................................................27 COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................27 Interface ............................................................................................................................................27 Comment commencer ?........................................................................................................................28 Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................29 Les données de base............................................................................................................................30 Comment créer les données principales ? ...............................................................................................31 Création d'un article..........................................................................................................................31 Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................31 Tout est prêt !.....................................................................................................................................32 COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................33 Comment créer un devis ? ....................................................................................................................33 Comment accepter un devis ? ...............................................................................................................34 Transférer un document .......................................................................................................................35 Préparation du transfert.....................................................................................................................35 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................35 Conséquences du transfert.................................................................................................................35 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................36 EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 iv Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................36 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................36 Regrouper les documents .....................................................................................................................37 Préparation au regroupement de documents ........................................................................................37 Depuis la liste des documents..........................................................................................................37 Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................37 Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................37 1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................37 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................37 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................38 4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................38 Lancement du regroupement...........................................................................................................39 Conséquences du regroupement.........................................................................................................39 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................39 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................39 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................39 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................40 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................41 Comment relancer un devis ?................................................................................................................42 Transfert d'un prospect en client............................................................................................................43 Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................43 Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................43 Transfert d'un document....................................................................................................................43 COMMENT GERER UNE COMMANDE ? ..................................................................................................44 Comment créer une commande ? ..........................................................................................................44 Comment livrer une commande ? ..........................................................................................................45 Comment solder une commande ? .........................................................................................................46 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................47 Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?..................................................................................48 Saisir un acompte sur un devis ...........................................................................................................48 Saisir une facture d'acompte ..............................................................................................................48 Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture .............................48 COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? .......................................................................49 Comment créer un bon de livraison ? .....................................................................................................49 Comment créer un bon de retour ? ........................................................................................................50 Transférer un document .......................................................................................................................51 Préparation du transfert.....................................................................................................................51 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................51 Conséquences du transfert.................................................................................................................51 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................52 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................52 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................52 Regrouper les documents .....................................................................................................................53 Préparation au regroupement de documents ........................................................................................53 Depuis la liste des documents..........................................................................................................53 Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................53 Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................53 1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................53 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................53 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................54 4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................54 Lancement du regroupement...........................................................................................................54 Conséquences du regroupement.........................................................................................................55 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................55 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................55 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................55 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................56 COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................57 Comment créer une facture ?................................................................................................................57 Transférer un document .......................................................................................................................58 Préparation du transfert.....................................................................................................................58 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................58 Conséquences du transfert.................................................................................................................58 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................59 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................59 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................59 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................60 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................61 COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................62 Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................62 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................63 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................64 Table des matières v Historique de la ligne ...........................................................................................................................65 Présentation de l'historique ................................................................................................................65 Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................65 Exemples.........................................................................................................................................66 Historique du document .......................................................................................................................67 Présentation de l'historique ................................................................................................................67 Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................67 Exemples.........................................................................................................................................67 Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................69 Création du barème ..........................................................................................................................69 Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................69 Historique Clients/Articles.....................................................................................................................70 Historique par documents ..................................................................................................................70 Filtres...........................................................................................................................................70 Lignes de document .......................................................................................................................70 Historique par Articles .......................................................................................................................70 Filtres...........................................................................................................................................71 Lignes articles ...............................................................................................................................71 Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?................................................................................72 Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ?.........................................................73 Consultation de l'échéancier ...............................................................................................................73 Relances clients ................................................................................................................................73 Comment gérer le stock d'un article ? ....................................................................................................74 Comment visualiser le stock d'un article ?...............................................................................................75 Comment réaliser un publipostage ? ......................................................................................................76 Comment gérer les champs personnalisés ? ............................................................................................77 Le Transfert Comptable ........................................................................................................................78 Comment sauvegarder ?.......................................................................................................................79 Comment restaurer ? ...........................................................................................................................80 Comment consulter le journal des événements ? .....................................................................................81 MANUEL .............................................................................................................................................83 FICHIER ..........................................................................................................................................83 Nouveau dossier..................................................................................................................................83 Créer un nouveau raccourci ..................................................................................................................84 Ouvrir un dossier.................................................................................................................................85 Fermer un dossier................................................................................................................................86 Quitter l'application..............................................................................................................................87 VENTES ...........................................................................................................................................88 Ventes - Démarrer une tâche ................................................................................................................88 DOCUMENTS DE VENTE ..................................................................................................................89 Documents de vente - Fenêtre principale de navigation............................................................................89 Actions spécifiques............................................................................................................................90 Devis .................................................................................................................................................91 L'entête ........................................................................................................................................91 Le corps........................................................................................................................................91 Le pied .........................................................................................................................................91 Les autres onglets..........................................................................................................................91 Les actions d'un devis.....................................................................................................................92 Commandes de vente...........................................................................................................................93 L'entête de la commande ................................................................................................................93 Le corps de la commande................................................................................................................93 Le pied de la commande .................................................................................................................93 Les autres onglets..........................................................................................................................93 Les actions d'une commande...........................................................................................................93 Bons de livraison .................................................................................................................................95 L'entête du bon de livraison.............................................................................................................95 Le corps du bon de livraison ............................................................................................................95 Le pied du bon de livraison..............................................................................................................95 Les autres onglets..........................................................................................................................95 Les actions d'un bon de livraison......................................................................................................95 Bons de retour ....................................................................................................................................97 L'entête du bon de retour................................................................................................................97 Le corps du bon de retour ...............................................................................................................97 Le pied du bon de retour.................................................................................................................97 Les autres onglets..........................................................................................................................97 Les actions d'un bon de retour .........................................................................................................97 Factures .............................................................................................................................................99 L'entête de la facture......................................................................................................................99 Le corps de la facture .....................................................................................................................99 Le pied de la facture.......................................................................................................................99 Les autres onglets..........................................................................................................................99 Les actions d'une facture.................................................................................................................99 EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 vi Avoirs .............................................................................................................................................. 101 L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 101 Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 101 Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 101 Les autres onglets........................................................................................................................ 101 Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 101 Factures d'acompte............................................................................................................................ 103 L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 103 Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 103 Les autres onglets........................................................................................................................ 103 Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 103 Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 105 L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 105 Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 105 Les autres onglets........................................................................................................................ 105 Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 105 TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 107 Dupliquer un document ...................................................................................................................... 107 Préparation à la copie de document................................................................................................... 107 Traitement de la duplication............................................................................................................. 107 Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 107 Regrouper les documents ................................................................................................................... 108 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 108 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 108 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 108 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 108 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 108 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 108 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 109 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 109 Lancement du regroupement......................................................................................................... 110 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 110 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 110 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 110 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 110 Supprimer un document..................................................................................................................... 111 Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 111 Transférer un document ..................................................................................................................... 112 Préparation du transfert................................................................................................................... 112 Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 112 Conséquences du transfert............................................................................................................... 112 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 113 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 113 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 113 CLIENTS ..................................................................................................................................... 114 Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation............................................................................. 114 Clients / Prospects ............................................................................................................................. 115 Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 117 Contacts........................................................................................................................................... 118 Entête ........................................................................................................................................... 118 Contact....................................................................................................................................... 118 Tiers........................................................................................................................................... 118 Onglets.......................................................................................................................................... 119 Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 119 Notes ......................................................................................................................................... 120 Familles de tiers ................................................................................................................................ 121 Historique Clients/Articles................................................................................................................... 122 Historique par documents ................................................................................................................ 122 Filtres......................................................................................................................................... 122 Lignes de document ..................................................................................................................... 122 Historique par Articles ..................................................................................................................... 122 Filtres......................................................................................................................................... 123 Lignes articles ............................................................................................................................. 123 Statistiques....................................................................................................................................... 124 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 124 L'onglet Données ............................................................................................................................ 125 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 125 Facturation périodique........................................................................................................................ 126 Entête ........................................................................................................................................... 126 Onglets.......................................................................................................................................... 126 Paramètres ................................................................................................................................. 126 Clients ........................................................................................................................................ 126 Table des matières vii Famille clients.............................................................................................................................. 127 Notes ......................................................................................................................................... 127 Actions .......................................................................................................................................... 127 RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 128 Échéancier ........................................................................................................................................ 128 Les onglets .................................................................................................................................... 128 Les filtres....................................................................................................................................... 128 Les actions..................................................................................................................................... 129 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 130 Les onglets .................................................................................................................................... 130 Les filtres....................................................................................................................................... 130 Les actions..................................................................................................................................... 130 Lettres de relance.............................................................................................................................. 132 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 133 Filtres............................................................................................................................................ 133 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 133 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 134 COMMERCIAUX............................................................................................................................ 135 Commercial ...................................................................................................................................... 135 Onglet Coordonnées........................................................................................................................ 135 Adresse ...................................................................................................................................... 135 Contact....................................................................................................................................... 136 Onglet Barèmes.............................................................................................................................. 136 Onglet Notes .................................................................................................................................. 136 Familles commerciaux........................................................................................................................ 137 Barèmes........................................................................................................................................... 138 Entête ........................................................................................................................................... 138 Onglets.......................................................................................................................................... 138 Commissions..................................................................................................................................... 140 Les filtres....................................................................................................................................... 140 Liste des commissions ..................................................................................................................... 140 Les actions..................................................................................................................................... 140 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 141 Catégories ..................................................................................................................................... 141 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 141 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 141 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 141 RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 142 Règlements - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 142 CLIENTS ..................................................................................................................................... 143 Échéancier ........................................................................................................................................ 143 Les onglets .................................................................................................................................... 143 Les filtres....................................................................................................................................... 143 Les actions..................................................................................................................................... 144 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 145 Les onglets .................................................................................................................................... 145 Les filtres....................................................................................................................................... 145 Les actions..................................................................................................................................... 145 Lettres de relance.............................................................................................................................. 147 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 148 Filtres............................................................................................................................................ 148 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 148 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 149 FOURNISSEURS........................................................................................................................... 150 Échéancier ........................................................................................................................................ 150 Les onglets .................................................................................................................................... 150 Les filtres....................................................................................................................................... 150 Les actions..................................................................................................................................... 151 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 152 Les onglets .................................................................................................................................... 152 Les filtres....................................................................................................................................... 152 Les actions..................................................................................................................................... 152 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 154 Filtres............................................................................................................................................ 154 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 154 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 155 DONNÉES.................................................................................................................................... 156 Banque ............................................................................................................................................ 156 Onglet Adresse ............................................................................................................................... 156 Adresse ...................................................................................................................................... 156 Contact....................................................................................................................................... 157 Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 157 EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 viii Onglet Coordonnées bancaires ......................................................................................................... 157 Onglet Notes .................................................................................................................................. 158 Moyens de paiement.......................................................................................................................... 159 Modes de règlement........................................................................................................................... 160 Onglet détail .................................................................................................................................. 160 Création des lignes....................................................................................................................... 160 Test des lignes créées................................................................................................................... 160 Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 161 Onglet Notes .................................................................................................................................. 161 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 162 Catégories ..................................................................................................................................... 162 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 162 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 162 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 162 ACHATS......................................................................................................................................... 163 Achats - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 163 DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 164 Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation............................................................................ 164 Actions spécifiques.......................................................................................................................... 165 Demandes de prix.............................................................................................................................. 166 Le corps...................................................................................................................................... 166 Le pied ....................................................................................................................................... 166 Les autres onglets........................................................................................................................ 166 Les actions d'une demande de prix................................................................................................. 166 Commande d'achat............................................................................................................................ 168 L'entête de la commande .............................................................................................................. 168 Le corps de la commande.............................................................................................................. 168 Le pied de la commande ............................................................................................................... 168 Les autres onglets........................................................................................................................ 168 Les actions d'une commande......................................................................................................... 168 Bon de réception ............................................................................................................................... 170 L'entête du bon de réception ......................................................................................................... 170 Le corps du bon de réception......................................................................................................... 170 Le pied du bon de réception .......................................................................................................... 170 Les autres onglets........................................................................................................................ 170 Les actions d'un bon de réception .................................................................................................. 170 Bon de retour d'achat......................................................................................................................... 172 L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 172 Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 172 Le pied du bon de retour............................................................................................................... 172 Les autres onglets........................................................................................................................ 172 Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 172 Facture d'achat ................................................................................................................................. 174 L'entête de la facture.................................................................................................................... 174 Le corps de la facture ................................................................................................................... 174 Le pied de la facture..................................................................................................................... 174 Les autres onglets........................................................................................................................ 174 Les actions d'une facture............................................................................................................... 174 Avoir d'achat..................................................................................................................................... 176 L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 176 Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 176 Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 176 Les autres onglets........................................................................................................................ 176 Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 176 Factures d'acompte............................................................................................................................ 178 L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 178 Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 178 Les autres onglets........................................................................................................................ 178 Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 178 Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 180 L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 180 Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 180 Les autres onglets........................................................................................................................ 180 Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 180 TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 182 Dupliquer un document ...................................................................................................................... 182 Préparation à la copie de document................................................................................................... 182 Traitement de la duplication............................................................................................................. 182 Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 182 Regrouper les documents ................................................................................................................... 183 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 183 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 183 Table des matières ix Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 183 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 183 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 183 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 183 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 184 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 184 Lancement du regroupement......................................................................................................... 185 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 185 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 185 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 185 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 185 Supprimer un document..................................................................................................................... 186 Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 186 Transférer un document ..................................................................................................................... 187 Préparation du transfert................................................................................................................... 187 Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 187 Conséquences du transfert............................................................................................................... 187 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 188 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 188 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 188 FOURNISSEURS........................................................................................................................... 189 Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation ..................................................................................... 189 Fournisseurs ..................................................................................................................................... 190 Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 192 Contacts........................................................................................................................................... 193 Entête ........................................................................................................................................... 193 Contact....................................................................................................................................... 193 Tiers........................................................................................................................................... 193 Onglets.......................................................................................................................................... 194 Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 194 Notes ......................................................................................................................................... 195 Familles de tiers ................................................................................................................................ 196 Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 197 Historique par documents ................................................................................................................ 197 Filtres......................................................................................................................................... 197 Lignes de document ..................................................................................................................... 197 Historique par Articles ..................................................................................................................... 197 Filtres......................................................................................................................................... 198 Lignes articles ............................................................................................................................. 198 Statistiques....................................................................................................................................... 199 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 199 L'onglet Données ............................................................................................................................ 200 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 200 RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 201 Échéancier ........................................................................................................................................ 201 Les onglets .................................................................................................................................... 201 Les filtres....................................................................................................................................... 201 Les actions..................................................................................................................................... 202 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 203 Les onglets .................................................................................................................................... 203 Les filtres....................................................................................................................................... 203 Les actions..................................................................................................................................... 203 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 205 Filtres............................................................................................................................................ 205 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 205 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 206 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 207 Catégories ..................................................................................................................................... 207 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 207 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 207 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 207 STOCK / ARTICLES ......................................................................................................................... 208 Articles - Démarrer une tâche ............................................................................................................. 208 STOCK........................................................................................................................................ 209 Bons de stock ................................................................................................................................... 209 Bons de stock ................................................................................................................................... 210 Assistant d'inventaires ....................................................................................................................... 211 Bienvenue...................................................................................................................................... 211 Préparation des données d'inventaire ................................................................................................ 211 Classement des données préparées................................................................................................... 212 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 212 Feuille d'inventaire............................................................................................................................. 213 EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 x Entête ........................................................................................................................................... 213 Onglets.......................................................................................................................................... 213 Actions .......................................................................................................................................... 214 Ordre de fabrication ou désassemblage ................................................................................................ 215 Entête ........................................................................................................................................ 215 Onglets....................................................................................................................................... 215 Enregistrement du document......................................................................................................... 216 Les actions d'un ordre de fabrication ou désassemblage.................................................................... 216 Bon de fabrication ou désassemblage................................................................................................... 217 Entête ........................................................................................................................................ 217 Onglets....................................................................................................................................... 217 Enregistrement du document......................................................................................................... 218 Les actions d'un bon de fabrication ou désassemblage ...................................................................... 218 Ordre de fabrication ou désassemblage ................................................................................................ 219 Entête ........................................................................................................................................ 219 Onglets....................................................................................................................................... 219 Enregistrement du document......................................................................................................... 220 Les actions d'un ordre de fabrication ou désassemblage.................................................................... 220 Bon de fabrication ou désassemblage................................................................................................... 221 Entête ........................................................................................................................................ 221 Onglets....................................................................................................................................... 221 Enregistrement du document......................................................................................................... 222 Les actions d'un bon de fabrication ou désassemblage ...................................................................... 222 Ordre de transfert.............................................................................................................................. 223 Entête ........................................................................................................................................ 223 Onglets....................................................................................................................................... 223 Enregistrement du document......................................................................................................... 224 Les actions d'un ordre de transfert ................................................................................................. 224 Bon de transfert ................................................................................................................................ 225 Entête ........................................................................................................................................ 225 Onglets....................................................................................................................................... 225 Enregistrement du document......................................................................................................... 226 Les actions d'un bon de transfert ................................................................................................... 226 Stock - Fenêtre principale de navigation ............................................................................................... 227 Mouvements de stock......................................................................................................................... 228 Filtres............................................................................................................................................ 228 Lignes de mouvement ..................................................................................................................... 228 ARTICLES.................................................................................................................................... 230 Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 230 Article .............................................................................................................................................. 231 Familles articles................................................................................................................................. 233 Sous familles articles ......................................................................................................................... 234 Statistiques....................................................................................................................................... 235 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 235 L'onglet Données ............................................................................................................................ 236 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 236 Historique Clients/Articles................................................................................................................... 237 Historique par documents ................................................................................................................ 237 Filtres......................................................................................................................................... 237 Lignes de document ..................................................................................................................... 237 Historique par Articles ..................................................................................................................... 237 Filtres......................................................................................................................................... 238 Lignes articles ............................................................................................................................. 238 Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 239 Historique par documents ................................................................................................................ 239 Filtres......................................................................................................................................... 239 Lignes de document ..................................................................................................................... 239 Historique par Articles ..................................................................................................................... 239 Filtres......................................................................................................................................... 240 Lignes articles ............................................................................................................................. 240 TARIFS ....................................................................................................................................... 241 Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 241 Entête ........................................................................................................................................... 241 Onglets.......................................................................................................................................... 241 Détail ......................................................................................................................................... 241 Notes ......................................................................................................................................... 242 Fiche Promotion................................................................................................................................. 243 Entête ........................................................................................................................................... 243 Onglets.......................................................................................................................................... 243 Détail ......................................................................................................................................... 243 Notes ......................................................................................................................................... 244 Catégories tarifaires........................................................................................................................... 245 Table des matières xi Entête ........................................................................................................................................... 245 Onglets.......................................................................................................................................... 245 Simulation de tarif ............................................................................................................................. 246 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 247 Catégories ..................................................................................................................................... 247 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 247 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 247 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 247 OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 248 Opérations - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 248 DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 249 Regrouper les documents ................................................................................................................... 249 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 249 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 249 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 249 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 249 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 249 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 249 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 250 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 250 Lancement du regroupement......................................................................................................... 251 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 251 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 251 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 251 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 251 Livraison de commandes .................................................................................................................... 252 Les filtres....................................................................................................................................... 252 Pièce à générer............................................................................................................................... 252 Commandes................................................................................................................................... 253 Conséquences de la livraison............................................................................................................ 253 Lettres de relance.............................................................................................................................. 255 Générer les factures........................................................................................................................... 256 Les filtres....................................................................................................................................... 256 Factures à générer .......................................................................................................................... 256 Conséquences de la facturation ........................................................................................................ 257 DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 258 Regrouper les documents ................................................................................................................... 258 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 258 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 258 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 258 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 258 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 258 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 258 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 259 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 259 Lancement du regroupement......................................................................................................... 260 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 260 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 260 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 260 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 260 Réception de commandes ................................................................................................................... 261 Les filtres....................................................................................................................................... 261 Pièce à générer............................................................................................................................... 261 Commandes................................................................................................................................... 261 Conséquences de la réception .......................................................................................................... 262 Réapprovisionnement......................................................................................................................... 263 Bienvenue...................................................................................................................................... 263 Préparation des articles à réapprovisionner ........................................................................................ 263 Traitement à réaliser ....................................................................................................................... 263 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 264 Traitements du réapprovisionnement ................................................................................................ 264 DOCUMENTS DE STOCK................................................................................................................ 265 Réapprovisionnement......................................................................................................................... 265 Bienvenue...................................................................................................................................... 265 Préparation des articles à réapprovisionner ........................................................................................ 265 Traitement à réaliser ....................................................................................................................... 265 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 266 Traitements du réapprovisionnement ................................................................................................ 266 TRANSFERT EN COMPTABILITE ...................................................................................................... 267 Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 267 Historique des transferts comptables.................................................................................................... 268 Entête ........................................................................................................................................... 268 EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 xii Pièces transférées........................................................................................................................... 268 Détail des traitements ..................................................................................................................... 268 Actions .......................................................................................................................................... 268 Assistant de publipostage ................................................................................................................... 269 Bienvenue...................................................................................................................................... 269 Action de publipostage .................................................................................................................... 269 Choix des destinataires.................................................................................................................... 269 Modèle et document........................................................................................................................ 269 Publipostage avec un nouveau modèle............................................................................................ 269 Publipostage avec un modèle existant............................................................................................. 270 Destination .................................................................................................................................... 270 Document destination................................................................................................................... 270 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 270 Réalisation du publipostage.............................................................................................................. 270 Statistiques OLAP .............................................................................................................................. 272 Définition des critères et visualisation des résultats............................................................................. 272 Modèle de statistiques ..................................................................................................................... 272 Map Point ......................................................................................................................................... 273 Choix des filtres (onglet Sélection).................................................................................................... 273 Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données)............................................................................... 273 Carte (Onglet Carte) ....................................................................................................................... 273 Recherche des adresses................................................................................................................... 274 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 275 Catégories ..................................................................................................................................... 275 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 275 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 275 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 275 PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 276 Paramètres - Démarrer une tâche........................................................................................................ 276 TAXES ........................................................................................................................................ 277 Taux de TVA ..................................................................................................................................... 277 Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 277 Onglet Notes .................................................................................................................................. 278 Types de TVA.................................................................................................................................... 279 Territorialités .................................................................................................................................... 280 Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 281 DIVERS....................................................................................................................................... 282 Civilités ............................................................................................................................................ 282 Contacts........................................................................................................................................... 283 Entête ........................................................................................................................................... 283 Contact....................................................................................................................................... 283 Tiers........................................................................................................................................... 283 Onglets.......................................................................................................................................... 284 Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 284 Notes ......................................................................................................................................... 285 Codes postaux .................................................................................................................................. 286 Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 286 Départements ................................................................................................................................... 287 Pays................................................................................................................................................. 288 Codes NAF........................................................................................................................................ 289 Remises complémentaires .................................................................................................................. 290 Frais de port ..................................................................................................................................... 291 Onglet Calcul.................................................................................................................................. 291 Onglet Coordonnées transporteur ..................................................................................................... 291 Adresse ...................................................................................................................................... 292 Contact....................................................................................................................................... 292 Onglet comptabilité......................................................................................................................... 293 Onglet Notes .................................................................................................................................. 293 Secteurs géographiques ..................................................................................................................... 294 Unités .............................................................................................................................................. 295 STOCK........................................................................................................................................ 296 Localisation....................................................................................................................................... 296 Dépôts ............................................................................................................................................. 297 Entête ........................................................................................................................................ 297 Onglets....................................................................................................................................... 297 SOCIETE..................................................................................................................................... 298 Options - Coordonnées....................................................................................................................... 298 Identification.................................................................................................................................. 298 Adresse de la société....................................................................................................................... 298 Autres informations......................................................................................................................... 299 Options - Identification....................................................................................................................... 300 Informations administratives............................................................................................................ 300 Table des matières xiii Informations TVA............................................................................................................................ 300 Options - Logo .................................................................................................................................. 302 Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 303 Cabinet.......................................................................................................................................... 303 Identification ............................................................................................................................... 303 Adresse du cabinet....................................................................................................................... 303 Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 305 Contacts ........................................................................................................................................ 305 Expert Comptable ........................................................................................................................ 305 Collaborateur............................................................................................................................... 305 Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation .................................................................. 306 Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 307 Clients........................................................................................................................................... 307 Fournisseurs .................................................................................................................................. 307 Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 308 Macro............................................................................................................................................ 308 Ventes et achats............................................................................................................................. 308 Règlements.................................................................................................................................... 308 Stock ............................................................................................................................................ 308 Options - Options comptables - Stock................................................................................................... 310 Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 311 Journaux ....................................................................................................................................... 311 Tiers ............................................................................................................................................. 311 Règlements.................................................................................................................................... 311 Remises / Escomptes ...................................................................................................................... 311 Options - Numérotation...................................................................................................................... 313 Ventes........................................................................................................................................... 313 Achats........................................................................................................................................... 314 Stocks ........................................................................................................................................... 314 Autres ........................................................................................................................................... 315 Options - Articles............................................................................................................................... 317 Options - Tarifs et promotions............................................................................................................. 318 Utiliser le tarif le plus avantageux pour le client.................................................................................. 318 Application des............................................................................................................................... 318 Ordre d'application des tarifs et promotions ....................................................................................... 318 Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 319 Gestion des messages ..................................................................................................................... 319 Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 320 Etat Accepté................................................................................................................................... 320 États des devis ............................................................................................................................... 320 Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 321 Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 322 Options - Règlements......................................................................................................................... 323 Lettres de relance ........................................................................................................................... 323 Options - Documents de stock - Options générales ................................................................................ 324 Options - Multi-dépôts........................................................................................................................ 325 Options - Paramétrages...................................................................................................................... 326 Décimales...................................................................................................................................... 326 Devise........................................................................................................................................... 326 Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 326 Transfert de documents................................................................................................................... 327 Statistiques OLAP .............................................................................................................................. 328 Import d'un cube ............................................................................................................................ 328 Options - Général .............................................................................................................................. 329 Police par défaut............................................................................................................................. 329 UTILISATEURS............................................................................................................................. 330 Les Utilisateurs.................................................................................................................................. 330 Création d'un utilisateur................................................................................................................... 330 Groupes associés ............................................................................................................................ 330 Gestion des droits........................................................................................................................... 330 Les Groupes d'utilisateurs................................................................................................................... 332 Création d'un groupe....................................................................................................................... 332 Utilisateurs associés ........................................................................................................................ 332 Gestion des droits........................................................................................................................... 332 Les Droits utilisateurs......................................................................................................................... 333 Types de droits............................................................................................................................... 333 Application des droits ...................................................................................................................... 333 Gestion commerciale .................................................................................................................... 333 Comptabilité................................................................................................................................ 333 Champs personnalisés........................................................................................................................ 335 Création des champs personnalisés ................................................................................................... 335 Modification des champs personnalisés .............................................................................................. 336 EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 xiv Suppression des champs personnalisés............................................................................................. 336 Validation de la création de champs personnalisés .............................................................................. 336 Visualisation des champs personnalisés ............................................................................................. 336 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 337 Catégories ..................................................................................................................................... 337 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 337 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 337 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 337 OUTILS.......................................................................................................................................... 338 Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 338 Sauvegarde ...................................................................................................................................... 339 Bienvenue...................................................................................................................................... 339 Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 339 Informations nécessaires à la sauvegarde .......................................................................................... 339 Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 339 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 340 Restauration ..................................................................................................................................... 341 Bienvenue...................................................................................................................................... 341 Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 341 Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 341 Choix du type d'installation .............................................................................................................. 341 Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 341 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 342 Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 343 Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 344 Export du schéma de la base de données ............................................................................................. 345 Bienvenue...................................................................................................................................... 345 Sélection des paramètres d'export du schéma .................................................................................... 345 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 345 Opération terminée ......................................................................................................................... 345 Imports paramétrables....................................................................................................................... 346 Destination source de l'import .......................................................................................................... 346 Codage du fichier............................................................................................................................ 346 Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 346 Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 347 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 347 Traitement de l'import..................................................................................................................... 347 Import de données ............................................................................................................................ 348 Format des fichiers ......................................................................................................................... 348 Sélection du fichier à importer.......................................................................................................... 348 Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 349 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 349 Traitement de l'import..................................................................................................................... 349 Export de données............................................................................................................................. 350 Format des fichiers ......................................................................................................................... 350 Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 350 Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 350 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 350 Traitement de l'export..................................................................................................................... 350 Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 352 Type de données ............................................................................................................................ 352 Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 352 Sélection du type de données........................................................................................................... 352 Editeur de requêtes......................................................................................................................... 352 Aperçu des données ........................................................................................................................ 352 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 352 Traitement de l'export..................................................................................................................... 352 Assistant de maintenance des données................................................................................................. 353 Bienvenue...................................................................................................................................... 353 Choix du dossier ............................................................................................................................. 353 Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 353 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 353 Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 354 Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 355 Bienvenue...................................................................................................................................... 355 Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 355 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 355 Editeur de modèles ............................................................................................................................ 356 Import/Export de la configuration........................................................................................................ 357 Bienvenue...................................................................................................................................... 357 Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 357 Emplacement du fichier ................................................................................................................... 357 Table des matières xv Eléments à traiter ........................................................................................................................... 357 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 357 Archivage ......................................................................................................................................... 358 Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 358 Bienvenue................................................................................................................................... 358 Choix du dossier .......................................................................................................................... 358 Résumé des paramètres ............................................................................................................... 358 Format du fichier d'archive............................................................................................................... 358 Journal des événements ..................................................................................................................... 359 Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 359 Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 359 Onglet Suppression......................................................................................................................... 359 Onglet Dévalidation d'inventaire ....................................................................................................... 360 Onglet Changement de code ............................................................................................................ 360 Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat .......................................................... 360 OPTIONS .................................................................................................................................... 361 Options - Services Internet................................................................................................................. 361 Proxy HTTP / FTP............................................................................................................................ 361 Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 361 INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 363 Assistance technique.......................................................................................................................... 363 Nous contacter .................................................................................................................................. 364 Glossaire .......................................................................................................................................... 365 Index ............................................................................................................................................... 367 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 3 Convention d'utilisation d'EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 4 y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 Mai 2009 5 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Gestion commerciale Open Line TM Pro. L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes, Règlements, Articles, Opérations, Paramètres). Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés dans le logiciel. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Champs obligatoires Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière le champ. Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu contextuel. Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de ce terme. Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire. Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Exemple... Remarque Exemple...Astuce Exemple...Exemples... Exemple...Règles de calcul Exemple...Avertissement EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 6 Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 7 MISE EN ROUTE Configuration minimale requise La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP2 o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 8 Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 3.1 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 2.0 SP1 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp". L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. MISE EN ROUTE 9 Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 10 Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : x La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. x Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). x La licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. x Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. 11 INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'utilisateur connecté : Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur, Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 12 Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : 5 menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, édition, affichage...) Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des menus et fonctions associées Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille, Historique), Commerciaux (Fiche, Famille, Barèmes, Commissions), Règlements, Échéancier, Lettres de relance, Impressions ; Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, Lettres de relance), Fournisseurs (Règlements, Échéancier), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de règlement) , Impressions ; Articles : Démarrer une tâche, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Ordres de fabrication ou de désassemblage, Bons de fabrication ou de désassemblage, Ordres et bons de transfert, Mouvements de stock), Articles (Fiche, Famille, Statistiques, Historique clients, Historique fournisseurs), Tarifs (Tarifs et promotions, Catégories tarifaire), Impressions ; Opérations : Démarrer une tâche, Documents de vente (Regrouper les documents, Livraison de commandes, Lettres de relances), Documents d'achat (Regrouper les documents, Réception de commandes), Transfert en comptabilité, Assistant de publipostage, Impressions; Paramètres : Démarrer une tâche, Taxes (TVA, Territorialité, barèmes eco-contribution), Divers (Civilités, Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Remises complémentaires, Frais de port, Secteurs géographiques, Unités, ), , DépôtImpressions. Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icone >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grace à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. INFORMATIONS GÉNÉRALES 13 Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 14 LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. x Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). x Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. x Les champs inaccessibles sont grisés. INFORMATIONS GÉNÉRALES 15 Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Code Client" en entête de document - Champ "Pays" dans les parties Adresses - Champ "Article" dans le corps du document ... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être : mono : sélection d'une seule donnée choix d'un code client en entête de document ou multi : sélection de plusieurs données choix de plusieurs articles dans le corps d'un document Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification. Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 16 La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Souligné Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de sur-lignage Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). INFORMATIONS GÉNÉRALES 17 Barres d'outils du corps des documents Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions : Insérer Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné. Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer : o une ligne article de type Bien o une ligne article de type Service o une ligne article de type Nomenclature Commerciale o un texte o un texte standard o un Saut de page Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un imprimé sur 2 pages. o un Sous total Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne. Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente. Supprimer Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée. Editer les Vues Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. Monter/Descendre Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. Couper/Copier/Coller Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas. Générer l'article Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles. L'article généré contiendra les informations suivantes : o Code Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur. Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente. o Libellé Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document. o Type Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document. Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien". Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service". o Description commerciale La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document. o Prix de revient Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document. o Quantité par défaut La quantité par défaut sera 1. Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1. o Unité L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document. Détail Ce bouton permet d'accéder à : EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 18 o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs) et d'achat (demandes de prix, commande, bons de réception, bons de retours, factures, avoirs). o au détail du tarif appliqué. o au bouton "Recalculer" qui permet le recalcul des nomenclatures de type de calcul "Libre" Voir la fiche article pour le détail des types de calcul. INFORMATIONS GÉNÉRALES 19 FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste. Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter. Fenêtre principale de navigation Client/Prospect, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez entre créer un Client ou créer un Prospect. Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer :  la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,  la liste ouverte : Imprimer la liste. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. Sauvegarde rapide Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur". EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 20 Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : o Trier par ordre croissant o Trier par ordre décroissant o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent) Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée. Regrouper o Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci. o Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit). Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes o Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. o Ajustement automatique de toutes les colonnes La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition. INFORMATIONS GÉNÉRALES 21 Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation sélectionnées. x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou pas dans la vue. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 22 Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". INFORMATIONS GÉNÉRALES 23 Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des Listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut". Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; d'importer ou exporter une requête (fichier qry). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition Ajouter une requête de détail Ajouter une somme EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 24 GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document…). Sauvegarde d'une fiche Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Sauvegarder et Nouveau Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Sauvegarder et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. Fichier - Imprimer ou Ctrl + P Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation INFORMATIONS GÉNÉRALES 25 Actions -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier... Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture... Vues - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vues - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 26 Notes La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. 27 GUIDE COMMENT COMMENCER ? Interface EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'utilisateur connecté : Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur, Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 28 Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'Ouvrir le dernier dossier, de Créer un nouveau dossier, d'Ouvrir le dossier de démonstration, d'Ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. GUIDE 29 Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Options. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes : Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), numéros de documents d'achat (demandes de prix, factures, etc..), numéros de stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...). Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 30 Les données de base Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches clients : x Les familles clients, x Les modes de règlements, x Les banques. D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles : x Les unités, x Les familles articles, x Les localisations, x Les barèmes éco-contribution, x Les fournisseurs, x Les tarifs. Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier : x Les civilités, x Les codes postaux, x Les départements, x Les pays, x Les codes NAF. GUIDE 31 Comment créer les données principales ? Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients. Création d'un article Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles. La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services. Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service ou nomenclature de fabrication ou commerciale. Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail et l'onglet Nomenclatures pour les article de type nomenclature de fabrication ou commercial. Création d'un Client / Prospect Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients. La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects. Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 32 Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : Comment rédiger un devis ? Comment relancer un devis ? Comment transférer un devis en facture ? Comment rédiger une facture ? Comment saisir un acompte ? Comment saisir un règlement client ? Comment transférer vos données vers la comptabilité ? Comment imprimer vos données ? Comment gérer l'eco-contribution ? Comment consulter le journal des événements ? Comment sauvegarder un dossier ? Comment restaurer un dossier ? ... GUIDE 33 COMMENT GÉRER UN DEVIS ? Comment créer un devis ? Pour créer un devis, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis. Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches. . Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 34 Comment accepter un devis ? Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités : changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ; transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé) Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis. GUIDE 35 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 36 Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. GUIDE 37 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 38 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. GUIDE 39 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 40 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 41 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 42 Comment relancer un devis ? Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de validité indiquée dans les options du dossier. Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect. Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions. La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. GUIDE 43 Transfert d'un prospect en client Le transfert d'un prospect en client permet de considérer un client potentiel en client acheteur occasionnel ou régulier. Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en document supérieur. Transfert depuis la fenêtre principale de navigation A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client". Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de navigation. Transfert depuis la fiche A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action". La fiche Prospect passe alors automatiquement en fiche client. Transfert d'un document Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes. Dès lors qu'un prospect est affecté à une commande, un bon de livraison, un bon de retour, une facture ou un avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client. De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche Client. Il en va de même pour le regroupement de documents. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 44 COMMENT GERER UNE COMMANDE ? Comment créer une commande ? Pour créer une commande, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Commandes. Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. GUIDE 45 Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Cette fonction est accessible depuis : la barre de navigation/Opération la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente l'action "livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture ou par un regroupement de commandes en BL ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties : x les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer x La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles …) x La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas (croix rouge). EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 46 Comment solder une commande ? Pour solder une commande, il faut se positionner sur une commande non livrée ou livrée partiellement. La commande est accessible depuis : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - Commande Le menu Ventes - Documents de vente - Commande Suite à la sélection d'une commande dans la liste des commandes ou l'ouverture d'une commande, vous devez cliquez sur le bouton Solder. Ce bouton permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Ce reliquat permet en cas de désolde d'une commande de pouvoir livrer le reste à livrer (reliquat) de celleci. GUIDE 47 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 48 Comment saisir un acompte client ou fournisseur ? La saisie d'un acompte est possible depuis : un devis, une commande, un bon de livraison, une facture d'acompte, une facture. Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document. Saisir un acompte sur un devis Pour saisir un acompte sur un devis, vous devez vous placer dans le PIED de votre document, et saisir le montant souhaité dans la zone Acompte. Ce montant ne génère pas de règlement. Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis a été réalisé, vous devez réaliser une facture d'acompte qui elle génèrera un règlement. Saisir une facture d'acompte La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client. Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte. La liste des factures d'acompte déjà effectuées apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle facture d'acompte. Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant de l'acompte. A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et validez. Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture Lors de la confirmation de la vente par une commande ou la livraison de la commande, il vous est possible de rattacher une/des facture/s d'acompte qui ont été enregistrées précédemment. De même, lorsque la vente a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Pour rattacher une factures d'acompte à un document vous devez : ouvrir le document, aller sur l'onglet Acompte, cliquer sur le bouton Affecter, sélectionner la facture d'acompte à associer. GUIDE 49 COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? Comment créer un bon de livraison ? Pour créer un Bon de livraison, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de livraison. Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches. Le bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de livraison. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 50 Comment créer un bon de retour ? Pour créer un Bon de retour, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de retour. Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de retour puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches. Le bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de retour. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. GUIDE 51 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 52 Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. GUIDE 53 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 54 x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. GUIDE 55 Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 56 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 57 COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? Comment créer une facture ? Pour créer une Facture, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures. Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. . La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 58 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. GUIDE 59 Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 60 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 61 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 62 COMMENT GÉRER UN AVOIR ? Comment créer un avoir ? Pour créer un Avoir, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs. Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. . L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. GUIDE 63 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 64 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 65 Historique de la ligne L'historique de la ligne d'un document permet de visualiser le parcours d'un article dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente ou achat. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. L'historique de la ligne ne concerne pas les documents d'acompte. Présentation de l'historique L'historique est composé de 2 zones "Lignes précédentes" et "Lignes suivantes". Chaque zone contient les champs : N° de document Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents. Date du document Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents. Quantité Ce champ contient la quantité saisie sur le document d'origine et les suivants ou précédents. Quantité livrée (vente) ou réceptionnée (achat) Ce champ contient les quantités livrées/réceptionnées, il est renseigné uniquement à partir de la livraison/réception ou, transfert d'une commande en document supérieur. Reliquat Ce champ contient les quantités en attente de livraison/réception (non livrées/réceptionnées), il est renseigné uniquement à partir de la livraison/réception ou transfert d'une commande en document supérieur. La colonne "Reliquat" est renseignée uniquement sur les documents qui suivent la commande : Exemple : - Sur une ligne de Bon de livraison/réception s'il est créé à la suite d'un transfert d'une Commande. - Sur une ligne de Facture si elle est créée à la suite d'un transfert d'une Commande. La colonne "Reliquat" ne sera pas renseignée sur la ligne Facture si celle-ci est créée à partir d'un transfert de Bon de livraison/réception. En fonction du statut de document, les champs sont plus ou moins renseignés. Vous pouvez augmenter ou diminuer une quantité sur un bon de livraison ou sur un facture. De ce fait, la commande sera mise à jour (quantité livrée). Si vous décidez d'augmenter la quantité, vous avez le choix de : - tous répartir, la commande (quantité livrée) et le bon de livraison seront mis à jour. - mettre cette quantité en supplémentaire (cocher la cas) sur le bon de livraison, dans ce cas la quantité livrée sur la commande ne sera pas mise à jour. Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée. Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document. Fonctionnement de l'historique L'historique d'une ligne article (référencé ou pas dans la base Articles) de type bien ou service est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre type de document. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document en cours, vous obtiendrez : EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 66 Pour le document d'origine : la zone "Lignes suivantes" contiendra une ligne avec les renseignements du nouveau document, Pour le nouveau document : la zone "Lignes précédentes" contiendra une ligne avec les renseignements du document d'origine. Dans le cas d'une livraison/réception partielle d'une commande, les champs "Quantité livrée/réceptionnée" et "Reliquat" seront renseignés. Exemples Exemples de consultation de l'historique d'une ligne article à différentes étapes de réalisation de documents de vente : Création d'un Devis, Transfert d'un Devis en Commande, Réalisation d'un BL par la Livraison partielle d'une Commande, Réalisation d'un BL en 2ème Livraison partielle d'une Commande, Regroupement de Bons de livraison en Facture. GUIDE 67 Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente ou achat. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des documents de type Commande, BL, Facture. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. (voir exemple) Présentation de l'historique L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Chaque zone contient les champs : N° de document Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents. Date du document Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents. Type de document Ce champ contient le type de document d'origine et les suivants ou précédents. Code du client ou Code du fournisseur Ce champ contient le code du client/fournisseur affecté sur le document d'origine et les suivants ou précédents. Nom du client ou Nom du fournisseur Ce champ contient le nom du client/fournisseur présent sur du document d'origine et les suivants ou précédents. Net à payer Ce champ contient le montant net à payer du document d'origine et les suivants ou précédents. Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée. Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document. Fonctionnement de l'historique L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document, vous obtiendrez : Pour le document d'origine : la zone "Documents suivants" contiendra une ligne avec les renseignements du nouveau document, Pour le nouveau document : la zone "Documents précédents" contiendra une ligne avec les renseignements du document d'origine. Exemples Exemples de consultation de l'historique du document à différentes étapes de réalisation de documents de vente : Création d'un Devis, Transfert d'un Devis en Commande, Réalisation d'un Bon de livraison par la Livraison partielle d'une Commande, Réalisation d'un Bon de livraison en 2ème Livraison partielle d'une Commande, Regroupement de Bons de livraison en Facture, Création d'un Bon de retour puis transfert en Avoir Création d'une Facture puis transfert en Avoir, Création d'une Facture d'acompte puis transfert en Avoir d'acompte, EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 68 GUIDE 69 Comment gérer l'éco contribution ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. Création du barème Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de : saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution, d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC". Depuis la fiche article vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total écocontribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, en pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de ventes - Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 70 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Dépôt (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT, le Solde dû, le dépôt et la notion de Multi dépôts (plusieurs dépôts dans les lignes du document). Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles GUIDE 71 L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous famille article Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Types d'articles Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Dépôt (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT, la Marge nette HT et le Dépôt. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 72 Comment saisir un règlement client ou fournisseur ? Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements ou Règlements - Fournisseurs - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant du règlement reçu. Ensuite, vous pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes. Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement. Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. GUIDE 73 Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ? L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes clients/fournisseurs, bon de livraison/réception ou factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les relances clients. Consultation de l'échéancier La consultation des échéances s'effectue à partir : de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients ou Achats - Fournisseurs- Fournisseurs, de la fiche clientou fournisseur, du menu Règlements - Clients - Échéanciers ou Règlements - Fournisseurs - Échéanciers du menu Ventes - Règlements - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client ou Règlements fournisseurs- Echéancier. Relances clients Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date donnée. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Relances Clients. Si vous souhaitez gérer les lettres de relance en fonction d'un niveau et historiser ces lettres, vous devez vous placer dans le menu Règlement - Clients puis lettres de relance. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 74 Comment gérer le stock d'un article ? Pour qu'un article puisse être géré en stock, il faut qu'il soit de type bien ou nomenclature de fabrication. Ensuite, à partir de l'onglet stock de la fiche article, vous devez cocher la case "Géré en stock". Pour entrer des articles en stock, vous avez plusieurs possibilités : - créer un bon d'entrée, - réaliser un inventaire, - réceptionner une commande fournisseur (bon de réception), - réaliser un bon de retour et/ou un avoir client, - réaliser un bon et/ou un ordre de fabrication (entrée d'un article fabriqué et sortie de ses composants). Pour sortir des articles du stock, vous avez plusieurs possibilités : - créer un bon de sortie, - livrer une commande ou réaliser une facture de vente, - réaliser un bon de retour et/ou un avoir Fournisseur, - réaliser un bon et/ou un ordre de désassemblage (sortie d'un article fabriqué et entrée de ses composants). La page mouvements de stock permet de vérifier les différentes variations de stock d'un article. GUIDE 75 Comment visualiser le stock d'un article ? La visualisation du stock virtuel et réel d'un article peut s'effectuer à partir : x La liste des articles (menu Articles/Articles), x La fiche article / onglet Stock, x Les mouvements de stock (Menu Articles/Documents de stock). A chaque sélection d'un article par la liste déroulante, vous avez également accès à ces informations si la vue est de type "Défaut (Système)". EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 76 Comment réaliser un publipostage ? Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-remplis. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Le publipostage est possible avec Word 2003 et Word 2007 uniquement. Le publipostage depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects est une version simplifiée. L'assistant de publipostage vous permet de réaliser étape par étape le paramétrage du publipostage jusqu'au document final "fusionné". GUIDE 77 Comment gérer les champs personnalisés ? Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables : o Clients, o Fournisseurs, o Articles, o Documents (stock, vente, achat), o Lignes de document (stock, vente, achat). Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables Clients, Fournisseurs, Articles, Documents (stock, vente, achat), un onglet "Champs personnalisés" contenant les nouveaux champs sera créé sur les fiches. Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables de lignes de document, il faudra réaliser une nouvelle vue pour insérer les champs personnalisés dans la grille de saisie. Les types de champs personnalisés disponibles sont : o Mémo : Permet de définir une zone de texte. o Texte enrichi : Permet de définir une zone de texte avec possibilité de paramétrer la police de caractères, alignement, couleurs... o Texte : Permet de définir un champ qui autorise la saisie de tous les caractères. Les caractères saisis sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul. o Entier : Permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres sans décimales. o Décimal : Permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres avec un nombre défini de décimales. o Date : Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date ou la sélection d'une date depuis un calendrier. o Date/heure : Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date et une heure ou la sélection depuis un calendrier. o Booléen : Permet de définir un état soit Oui ou Non. Ce champ se matérialise par une case à cocher. Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de valeurs autorisées. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 78 Le Transfert Comptable Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité. Ces écritures concernent : Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), Les échéances, Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées, Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), les inventaires. Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable : Les libellés des écritures, Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA, L'option de comptabilisation des stocks (inventaire), Les comptes de stock, La méthode de comptabilisation. Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à définir dans les options comptables. En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à comptabiliser". Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser" est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts". GUIDE 79 Comment sauvegarder ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 80 Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. GUIDE 81 Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements Il stocke chaque information concernant : la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation le manque d'un n° TVA intracommunautaire la suppression de documents la dévalidation d'inventaire le changement de code, la dévalidation de document. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des événements. 83 MANUEL FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant. Ces étapes consistent à : Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : Saisir le nom du dossier, Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir d'autres informations et les informations de TVA, La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application comme par exemple les taux de TVA pour le dossier. Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris). Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables par défaut. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les autres options. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 84 Créer un nouveau raccourci Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application. La création d'un raccourci de la base passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci. x La 1ère étape vous présente l'assistant de création ; vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : x L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ; x Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour créer le raccourci. x Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données. Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler. MANUEL 85 Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche. Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir. Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 86 Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. MANUEL 87 Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 88 VENTES Ventes - Démarrer une tâche Accès : Ventes - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Clients Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Client. Nouveau devis Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis. Nouvelle facture Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures. Saisir un règlement Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Transfert en comptabilité Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable. MANUEL 89 DOCUMENTS DE VENTE Documents de vente - Fenêtre principale de navigation Accès : Ventes - Documents de vente - Tous La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation). La liste des documents de vente contient différents onglets. A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Devis, Commandes, Bons de livraison, Bons de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte. Pour chaque onglet, des filtres suivants sont disponibles : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Clients (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez voir les documents En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Familles clients Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez voir les documents. Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible : Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou : - le document n'a pas déjà été transféré - le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte). Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la date et les options souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés. Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 90 Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Actions spécifiques Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique : Commandes Livrer Permet de livrer globalement ou partiellement la/les commandes. Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de type commande est sélectionné. Factures Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. MANUEL 91 Devis Accès : Ventes - Documents de vente - Devis La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches. Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Vous pouvez également indiquer : o L'état du devis Sélectionnez ici l'état du devis. Les état sont définis dans les options du dossier. Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut. Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en bon de livraison, commande ou facture. o La date de validité Indiquez ici la date de validité du devis. Cette date vous permettra de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du dossier. Date du document : 15/02/2008 Durée de validité des devis (jours) : 10 Date de validité : 25/02/2008 Si le client est de type PROSPECT, il reste en prospect lors de la validation du DEVIS. Son changement de statut intervient dès la création de la commande (par ajout ou par transfert/regroupement) Le corps Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre devis : En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 92 Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 93 Commandes de vente Accès : Ventes - Documents de vente - Commandes La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la commande Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue : Livraison le : Indiquez ici la date de livraison de la commande. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La modification de la date de livraison en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du document. Pour cela, vous devez confirmer le message. Le corps de la commande Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre commande : En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la commande Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Pour les commandes, vous avez également la possibilité de définir une priorité (Haute, Normal, Faible). Cette priorité permet de réaliser un tri supplémentaire lors de la livraison des commandes. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'une commande A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 94 Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle la/les commandes. Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 95 Bons de livraison Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de livraison La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches. Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de livraison. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de livraison Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Le corps du bon de livraison Vous retrouvez le corps du bon de livraison dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de livraison : En définissant votre masque de saisie du Bon de livraison: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de livraison Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de livraison et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un bon de livraison A partir d'un bon de livraison, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 96 Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 97 Bons de retour Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de retour La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches. Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de retour Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps du bon de retour Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de retour : En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de retour Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un bon de retour A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 98 L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 99 Factures Accès : Ventes - Documents de vente - Factures La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Le corps de la facture Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre facture : En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la facture Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Echéances Cet onglet permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'une facture A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 100 Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. MANUEL 101 Avoirs Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps de l'avoir Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Avoir : En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de l'avoir Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative. Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un avoir A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 102 L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. MANUEL 103 Factures d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire. Le corps de la facture d'acompte Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant de votre facture d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'une facture d'acompte A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 104 Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité. MANUEL 105 Avoirs d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes. L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante. Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Le corps de l'avoir d'acompte Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les montants de votre avoir d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un avoir d'acompte A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 106 Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité. MANUEL 107 TRAITEMENTS... Dupliquer un document Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués. Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre. Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé. Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués. Préparation à la copie de document Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Traitement de la duplication Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou fournisseur. Ces informations sont : x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur, x son mode de règlement, x ses conditions commerciales (remise accordée). Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué. Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau document. Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur. Conséquences de la duplication Le nouveau document est à la date du jour. Elle contient toutes les informations du document d'origine. Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez : x modifier la date, x changer de client ou fournisseur, x ajouter, modifier ou supprimer des articles x ... Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas repris dans le document final. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 108 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. MANUEL 109 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 110 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. MANUEL 111 Supprimer un document Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier : n’est pas validé, n’est pas transféré ou regroupé, n’est pas comptabilisé. Pour supprimer un document, vous devez : soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit + supprimer ou touche "suppr" au clavier soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D. Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert ou regroupement est supprimé auparavant. Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la suppression du devis ou demande de prix est impossible. Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible. Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message : « Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ? Cette suppression sera définitive. » Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message : Pour un document déjà transféré ou regroupé : « Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer d’abord ce document ». Pour un document transféré en comptabilité : « Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ». Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI d'avertissement s'affichera. La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements. Conséquences de la suppression d'un document Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat, l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques... Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état. Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous souhaitez ne plus avoir ce règlement. Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé sont également supprimées. Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 112 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert MANUEL 113 Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 114 CLIENTS Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects La gestion de la liste des clients / prospects est commune à toutes les listes. La liste des clients/prospects contient les onglets : Tous : Les tiers de type client et prospect sont affichés, Clients, Prospects. Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Transférer en client Permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type "Client". Cliquer ici pour avoir plus de renseignements. Action disponible uniquement pour une fiche prospect. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du client ou prospect" sélectionné. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du client" sélectionné. Les 2 dernières actions sont disponibles uniquement sur la fiche client. Créer un document de vente Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer. Sur la fiche document créée, les informations concernant le client/prospect (coordonnées, mode de règlement, n° de TVA...) seront automatiquement renseignées. Changer un code client Permet de recodifier le code d'un client (fiches, documents, échéances, règlements...). Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ... pour chaque Clients. Simulation du tarif La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date donnée. Publipostage Permet de définir le modèle d'envoi de publipostage pour le/les client/s sélectionné/s, puis visualiser le publipostage généré dans word. Changer le statut Permet de modifier le statut d'un ensemble de fiches. Générer les factures Permet de générer les factures périodiques d'un ensemble de fiches. MANUEL 115 Clients / Prospects Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects La gestion de la fiche "Client/Prospects" est commune à toutes les fiches. La fiche client et la fiche prospect se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Famille client / prospects Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client ou prospect. Si cette famille a une territorialité et/ou une remise, ces informations seront automatiquement reprises sur la fiche clients/prospect Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille client en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale (décochée). Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre client/prospect (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom * Ce champ permet de saisir le nom de votre client/prospect (au maximum 60 caractères alphanumériques). La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Facturation Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du client. Livraison Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du client. Si l'adresse de livraison du client est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation". Il en va de même pour le contact. Adresses Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses. Contacts Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts. Gestion Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas. Tarifs Cet onglet permet de visualiser les tarifs en cours associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur). EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 116 Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de vente, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer". Divers Permet de renseigner le mode de règlement du client et les informations administratives. Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du client. Options de facturation Cet onglet permet : o de visualiser la liste des facturations périodiques affectées à ce client ainsi que d’en créer d’autres. o de visualiser et renseigner les modèles de documents qui seront pris en compte en impression d’un type de document précis ainsi que le nombre d’exemplaires. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des clients/prospects. MANUEL 117 Contacts - Fenêtre principale de navigation Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La gestion de la liste des Contacts est commune à toutes les listes. La liste des contacts contient les onglets : Tous : Tous les contacts sont affichés, Contacts autonomes : Contient la liste des contacts sans tiers associé. Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Créer le tiers Permet de créer le tiers (client/prospect ou fournisseur) associé au contact. Suite à la sélection de cette action, une boite s'affiche et vous permet de sélectionner le tiers à créer. Afficher le tiers Permet d'afficher la fiche du client/prospect ou fournisseur associé à la fiche contact. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 118 Contacts Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches. La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets. A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des contacts. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale (exemple : SARL La tour). Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir l'e-mail du contact. Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé) Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing. Tiers Cette partie permet de sélectionner le tiers (Client/Prospect, Fournisseur) associé à ce contact. Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Aucun". Type Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact autonome). Client / Fournisseur MANUEL 119 Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact. Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur. Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce champ sont automatiquement renseignés. De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement reprises sur la fiche tiers. Onglets Adresse et Autre adresse Ces 2 onglets contiennent les adresses associés à ce contact. Les champs présents dans ces 2 onglet sont identiques : Sélectionner l'adresse Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de modifier cette adresse. NPAI Champ saisissable de type case à cocher. Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 120 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. MANUEL 121 Familles de tiers Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches. La fiche "Famille" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques). un onglet Général Cet onglet permet de définir la territorialité et le ou les % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois que cette famille lui sera affectée. Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée. un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients) Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur).$ un onglet Options de facturation Cet onglet permet de visualiser la liste des Facturations périodiques (uniquement pour les familles clients) et des modèles de documents. Sur les fiche famille client, vous pouvez définir de nouvelles factures périodiques en cliquant sur le bouton "Ajouter", ainsi que de nouveaux modèles. Suite à l’affectation d’une famille clients à une facturation périodique, tous les clients associés à cette famille seront automatiquement associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients de la fiche facturation périodique. un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 122 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Dépôt (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT, le Solde dû, le dépôt et la notion de Multi dépôts (plusieurs dépôts dans les lignes du document). Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles MANUEL 123 L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous famille article Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Types d'articles Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Dépôt (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT, la Marge nette HT et le Dépôt. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 124 Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de Graphique. Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis une statistique... Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ... puis renseignez les zones de filtre suivantes : Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. Date : Période du... au ... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories". Client Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Client Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Fournisseur Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Famille fournisseur Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Article Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services, Nomenclatures. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Nomenclatures Sélectionnez la case à cocher "Tenir compte des composants" si vous souhaitez en plus de l'article composé voir apparaître les composants. Si cette case est cochée, vous avez la possibilité de déterminer le niveau maximal du détail des composants à afficher. Famille Article Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles". Sous famille article Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Documents Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents". Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus. Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied de l'onglet Sélection. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres" MANUEL 125 L'onglet Données Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment. En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée. En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants : Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données. Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données. Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF. Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes. Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale. L'onglet Graphique Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment. Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....). Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez. En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants : Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique. Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 126 Facturation périodique Accès : Ventes - Clients – Facturation périodique La gestion de la fiche "Facturation périodique" est commune à toutes les fiches. La fiche Facturation périodique se compose d’une entête et d’onglets permettant de définir les paramètres (fréquence de génération) ainsi que les clients et les familles associées à la facturation. Entête L’entête se compose : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la facturation périodique (au maximum 30 caractères alphanumériques). Onglets Paramètres Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation. Document de référence* Sélectionnez le document de vente (devis, commande, bon de livraison, facture) que vous souhaitez utiliser pour réaliser la facturation périodique. Période Cette partie permet de définir la période de facturation (Du … Au …) ainsi que la périodicité pré-définie (Hebdomadaire, mensuel, …) ou définie par l’utilisateur (toutes les n semaines ou n mois …). En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour du mois le X du mois , le 3ème lundi du mois, X semaines … Options de génération de facture Cette partie permet de définir : o L’actualisation des prix de la pièce/document Case à cocher, non sélectionnée par défaut Cette option permet de mettre à jour le document qui sera généré avec les prix des fiches article et pas ceux du document de référence. o Appliquer les tarifs et promotions Case à cocher, non sélectionnée par défaut Cette option permet d’appliquer dans le document généré les tarifs et promotions en cours pour les articles. o Récupérer les données de la fiche client Case à cocher, sélectionnée par défaut Cette option est grisée si plus d’un client est sélectionné dans l’onglet client ou famille client. Si cette case est cochée, les données récupérées sur le document généré sont les coordonnées clients, le frais de port, le commercial, le mode de règlement et la territorialité. o Appliquer les remises et escompte du client Case à cocher, non sélectionnée par défaut. Si cette case est cochée, les 2 remises ainsi que l’escompte présents sont repris dans le pied du document généré. Simulation des dates de facturation Cette partie permet de visualiser dates des prochains documents générés. Ces dates sont définies en fonction d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates). Clients Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. MANUEL 127 La gestion des données de cette partie est commune à toutes les fiches. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante. Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client, onglet Options de facturation. Un client bloqué ou partiellement bloqué ne peut pas être défini comme client pour une facturation périodique. Suite à la génération d’une facturation périodique pour un/des client/s, la date de dernière facture et la date de prochaine facture seront mises à jour sur chaque ligne client. Famille clients Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. La gestion des données de cette partie est commune à toutes les fiches. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante. Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche famille client, onglet Options de facturation. Suite à l’affectation d’une famille client, tous les clients associés à cette famille seront automatiquement associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients. Lorsque une famille client est modifiée ou supprimée, un message vous permettra de choisir la suppression des clients (tous, ceux non facturés, aucun) Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Actions A partir de la fiche facturation périodique, vous avez à votre disposition l’action « Générer les factures » définie également dans la fenêtre principale de navigation des Facturation périodique. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 128 RÈGLEMENTS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées. Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client ou Fournisseur, Nom Client ou Fournisseur, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". MANUEL 129 Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 130 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client ou fournisseur, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement. MANUEL 131 Liste des modes de règlement Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 132 Lettres de relance Accès : Opération -Lettres de relance ou Règlements - Clients - Lettres de relance ou Ventes - Règlements - Lettres de relance La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de relances. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances". MANUEL 133 Remise en banque / Décaissement Accès : Règlements - Clients – Remises en banque Ou Ventes - Règlements - Remises en banque La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches. Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes : Le numéro de remise en banque * IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Banque * Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque. Etat Champ non saisissable En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié. Date * Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible. Moyen de paiement * Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante. Filtres Tiers Du… au Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Date de règlement Du…au Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Règlement pour cette banque uniquement Case à cocher Sélectionnée par défaut La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. Uniquement les règlements devant être remise en banque Case à cocher La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini « Remettre en banque ». A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets: Détail Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque. Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ». Chaque ligne règlement contient le code tiers la date du règlement, la référence du règlement (si renseignée sur la fiche règlement) et le montant du règlement. Notes La gestion d'une note est commune à toutes les fiches. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez : EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 134 Sauvegarder la remise la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié. Remettre en banque la remise la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque » Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Générer le fichier ETEBAC La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements, virements, LCR. Visualisation d’une remise en banque Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres. MANUEL 135 COMMERCIAUX Commercial Accès : Ventes - Commerciaux - Commerciaux La gestion de la fiche "Commercial" est commune à toutes les fiches. La fiche commercial se compose d'une entête et d'onglets. Le commercial peut être rattaché soit, à la fiche des clients soit, à un document de ventes (onglet Compléments) ou encore, à une ligne d’article dans le document. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Famille commercial Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le commercial. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille commercial en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Secteur géographique Ce champ permet de saisir ou sélectionner le secteur géographique de votre commercial (au maximum 10 caractères alphanumériques). Si le secteur géographique que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des secteurs géographiques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche secteur géographique en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre commercial (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom * Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial (au maximum 60 caractères alphanumériques). Prénom Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial (au maximum 60 caractères alphanumériques). Statut Champ permettant la sélection du statut du commercial. Les statuts possibles sont actif, en sommeil et bloqué. Par défaut, le statut est actif. Si le commercial est affecté à un/des client/s et que le statut est changé en "Bloqué", vous avez la possibilité de remplacer automatiquement le commercial sur la/les fiche/s client/s. La fiche du commercial se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Onglet Coordonnées Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées du commercial. Adresse Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 136 Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Contact Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du commercial. Onglet Barèmes La sélection d'un barème permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial. L'affectation d'un "Barème" à une fiche "Commercial", affecte automatiquement le "Commercial" à la fiche "Barème". Onglet Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. MANUEL 137 Familles commerciaux Accès : Ventes - Commerciaux - Familles commerciaux La gestion de la fiche "Famille Commerciaux" est commune à toutes les fiches. L'entête de la fiche famille se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques). La fiche famille commerciaux se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Barème La sélection d'un barème permet de définir un barème de calcul de commissions pour un ensemble de commerciaux dont cette famille est affectée. Règles sur la modification ou suppression d'un barème - Si changement du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial. - Si suppression du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial - Si suppression du barème dans la famille (sans suppression du barème lui même), laquelle est attachée au commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 138 Barèmes Accès : Ventes - Commerciaux - Barèmes La gestion de la fiche "Barème" est commune à toutes les fiches. Le barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d'articles, de tiers, de familles articles ou tiers. La fiche barème permet de couvrir un maximum de cas possible, et facilite le paramétrage des éléments constituants le calcul des commissions. Le/les barèmes sont associés aux commerciaux ou familles commerciaux depuis la fiche commercial ou famille de commerciaux ou le commercial ou la famille de commerciaux sont affectés à la ou les fiches barèmes depuis la fiche barème. La fiche barème se compose d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Indiquez un code barème. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Libellé * Saisissez le libellé du barème (au maximum 40 caractères). Objectif basé sur Il permet d’indiquer à partir de quelle donnée des lignes de document la commission doit être calculée. Les types d'objectif possibles sont Chiffre d'affaires, Chiffre d'affaires encaissé, Quantité et Marge. Champ d'application Il permet d’indiquer à partir de quel type de documents les lignes doivent être récupérées. Les types de document disponibles sont Commande, Bon de livraison et Facture. Mode de calcul Il permet d’indiquer si la valeur extraite des lignes de documents (en fonction de l’objectif) doit correspondre strictement à un intervalle (Calcul global), ou entrer dans plusieurs intervalles (Tranche). Les modes de calcul disponibles sont donc Tranche ou Global. Type d'objectif Il permet de regrouper les commissions par date. Les regroupements disponibles sont Vide, Année, Trimestre, Mois, Semaine, Jour. Valide du... Au... Ces 2 champs permettent de définir une période de validité de la commission et notamment de gérer des opérations ponctuelles. Onglets La fiche barème se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Définition des paliers La définition des paliers s'effectue suivant les critères suivants : - Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle. La saisie de 3 dans ce champ signifie de 0 à 3. - Formule : Permet de sélectionner l'un des critères suivants pour déterminer le calcul de la commission : o % sur CA, o Montant, o Montant * Qté, o % marge, o Montant + %CA , o % montant. Règles entre le type d’objectifs et les formules Si le type d’objectif est "Quantité", seules les formules "Montant", "Montant * Qté" sont acceptées. MANUEL 139 - Montant : Permet de saisir une valeur en fonction de la formule sélectionnée. - % : Permet de saisir un pourcentage en fonction de la formule sélectionnée. Règles entre les formules et les champs de saisie 'Montant" et "%" - Si formule "Montant" ou "Montant*Qté", le champ "%" n'est pas accessible, - Si formule "% sur CA" ou "%marge", le champ 'Montant" n'est pas accessible, - Si formule "Montant + %CA", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles, - Si formule "% montant", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles. Sélection La sélection permet de déterminer les critères à prendre en compte sur les lignes des documents : les documents de tels familles clients ou des tels clients, avec tels ou tels articles ou familles articles, pour tels ou tels commerciaux. La sélection s'effectue en fonction des champs suivants : o Type: Cette liste permet de déterminer la sélection. Les types disponibles sont Familles articles, articles, familles clients, clients, familles commerciaux, commercial ; o Du : liste déroulante permettant de sélectionner la première donnée, correspondante au type, à prendre en compte ; o Au : liste déroulante permettant de sélectionner la dernière donnée, correspondante au type, à prendre en compte. o Exclusion de la sélection : Cette case permet de considérer les éléments indiqués dans les champs DU / AU comme à exclure du calcul de la commission ; Commerciaux Cet onglet permet d’affecter les commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer. Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche commercial. L'affectation d'un "commercial" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la fiche "Commercial". Familles commerciaux Cet onglet permet d’affecter les familles commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer. Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche Famille commerciaux. L'affectation d'une "famille commerciaux" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la fiche "Commercial". Si vous souhaitez qu'une famille de commerciaux soit prise en compte pour un barème sauf un commercial précis, vous devez : - bouton Famille commerciaux, sélectionner le code de la famille, - bouton "Sélection", saisir le code du commercial à exclure puis cliquer dans la case à cocher de la colonne "Exclusion de la sélection". Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 140 Commissions Accès : Ventes - Commerciaux - Commissions La page Commissions vous permet d'obtenir le montant des commissions de chaque commercial. La gestion de la page est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents ventes. Le calcul des commissions varie en fonction de différents données (Commercial, Barèmes, Clients, onglet compléments des documents de ventes, lignes des documents de ventes...). Les filtres Avant de Lancer le calcul des commissions (bouton Actualiser la liste), vous devez définir dans votre entête le ou l’intervalle : Famille commerciaux Sélectionnez la famille commerciaux pour laquelle vous souhaitez obtenir le montant des commissions de chaque commercial. Commerciaux (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de commerciaux sur lequel vous souhaitez obtenir le commissionnement. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte pour le calcul du commissionnement. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Sur chaque document rattaché à un commercial, le logiciel calcule une commission. Liste des commissions Le contenu qui s’affiche est le résultat fidèle du paramétrage effectué dans les fiches des barèmes, des Commerciaux et des lignes d’articles. Vous obtenez pour chaque commercial, le détail des documents entrant dans le domaine d’application de chaque barème. La liste des commissions contient les éléments suivants : o une ligne pour chaque commercial de la base qu'ils aient ou non un barème affecté. Cette ligne contient le chiffre d'affaires et le montant total de la commission du commercial ; o une ligne comportant les caractéristiques du barème et notamment le code du barème et le montant de commission provenant de ce barème ; o une ou plusieurs ligne contenant le détail des lignes de document prises en compte dans le calcul de la commission. Vous avez la possibilité de voir ou pas de détail du calcul des commissions, en cliquant sur les boutons "Déplier tout", "Replier tout" disponibles dans la barre de menus. Les actions A partir des commissions, vous avez accès aux actions suivantes : Affiche le commercial Permet d'afficher la fiche du commercial. Afficher le barème Permet d'afficher la fiche du barème affectée au commercial sélectionné. Afficher le règlement Permet d'afficher le règlement concerné par cette commission. Afficher le document Permet d'afficher le document de vente concerné par cette commission. MANUEL 141 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 142 RÈGLEMENTS Règlements - Démarrer une tâche Accès : Règlements - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Clients Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Client. Consulter l'échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Saisir un règlement Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Transfert en comptabilité Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable. MANUEL 143 CLIENTS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées. Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client ou Fournisseur, Nom Client ou Fournisseur, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 144 Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". MANUEL 145 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client ou fournisseur, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 146 Liste des modes de règlement Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. MANUEL 147 Lettres de relance Accès : Opération -Lettres de relance ou Règlements - Clients - Lettres de relance ou Ventes - Règlements - Lettres de relance La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de relances. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances". EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 148 Remise en banque / Décaissement Accès : Règlements - Clients – Remises en banque Ou Ventes - Règlements - Remises en banque La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches. Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes : Le numéro de remise en banque * IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Banque * Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque. Etat Champ non saisissable En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié. Date * Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible. Moyen de paiement * Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante. Filtres Tiers Du… au Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Date de règlement Du…au Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Règlement pour cette banque uniquement Case à cocher Sélectionnée par défaut La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. Uniquement les règlements devant être remise en banque Case à cocher La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini « Remettre en banque ». A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets: Détail Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque. Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ». Chaque ligne règlement contient le code tiers la date du règlement, la référence du règlement (si renseignée sur la fiche règlement) et le montant du règlement. Notes La gestion d'une note est commune à toutes les fiches. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez : MANUEL 149 Sauvegarder la remise la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié. Remettre en banque la remise la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque » Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Générer le fichier ETEBAC La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements, virements, LCR. Visualisation d’une remise en banque Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 150 FOURNISSEURS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées. Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client ou Fournisseur, Nom Client ou Fournisseur, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". MANUEL 151 Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 152 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client ou fournisseur, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement. MANUEL 153 Liste des modes de règlement Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 154 Remise en banque / Décaissement Accès : Règlements - Clients – Remises en banque Ou Ventes - Règlements - Remises en banque La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches. Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes : Le numéro de remise en banque * IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Banque * Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque. Etat Champ non saisissable En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié. Date * Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible. Moyen de paiement * Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante. Filtres Tiers Du… au Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Date de règlement Du…au Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Règlement pour cette banque uniquement Case à cocher Sélectionnée par défaut La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. Uniquement les règlements devant être remise en banque Case à cocher La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini « Remettre en banque ». A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets: Détail Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque. Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ». Chaque ligne règlement contient le code tiers la date du règlement, la référence du règlement (si renseignée sur la fiche règlement) et le montant du règlement. Notes La gestion d'une note est commune à toutes les fiches. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez : MANUEL 155 Sauvegarder la remise la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié. Remettre en banque la remise la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque » Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Générer le fichier ETEBAC La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements, virements, LCR. Visualisation d’une remise en banque Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 156 DONNÉES Banque Accès : Règlements - Données - Banques La gestion de la fiche "Banque" est commune à toutes les fiches. Une banque s'identifie par les éléments suivants : Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 6 caractères alphanumériques. Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques). Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. MANUEL 157 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : Le compte de banque * Le journal de banque * Onglet Coordonnées bancaires Cet onglet affiche les coordonnées bancaires de la banque RIB / BBAN Champ saisissable de 46 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur le RIB/BBAN IBAN Champ saisissable de 50 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur l'IBAN BIC Champ saisissable de 11 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), un contrôle de cohérence est réalisée sur le RIB/BBAN et l'IBAN EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 158 ETEBAC Le numéro national d'emetteur (NNE) est obligatoire pour pouvoir générer le, fiche ETEBAC. Formater le ficher ETEBAC Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier ETEBAC Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 159 Moyens de paiement Accès : Règlements - Données - Moyens de paiement La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants : un code * Indiquez un code moyen de paiement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques). une nature * Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. une banque Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement pour ce moyen de paiement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement. La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement. Remettre en banque Case à cocher permettant de définir si ce moyen de paiement permet d'effectuer une remise en banque des règlements. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 160 Modes de règlement Accès : Règlements - Données - Modes de règlement La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants : Le code * Indiquez un code pour votre mode de règlement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. Le libellé * Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques). Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance. La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement. Onglet détail Cet onglet est divisé en 2 parties : Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement Test des lignes créées Création des lignes Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne. Une ligne contient les renseignement suivants : % Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%. Nbre de jours Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365). La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant. Type de Règlement Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer. Jour de règlement Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31). Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le. Mois comptable Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance. Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois, etc...). Moyen de paiement Indiquez ici le moyen de paiement de votre client. Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement. Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez. La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Test des lignes créées Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer : une date qui correspond à la date du document un montant qui correspond au montant du document MANUEL 161 Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance, Montant et Moyen de paiement) L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture. Exemple 1 Mode de règlement : CH30 Paramétrage d'une ligne échéance : % NB jours Type règlement Jour règlement Mois comptable Moyen de paiement 100 30 Net Chèque Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 Votre date d'échéance sera calculée ainsi : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100. Exemple 2 Mode de règlement :Prel4 Paramétrage de 4 lignes d'échéances: % NB jours Type règlement Jour règlement Mois comptable Moyen de paiement 25 Comptant Prélèvement 25 30 Net le 15 Prélèvement 25 60 Net le 15 Prélèvement 25 90 Net le 15 Prélèvement Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 € Les dates d'échéance seront calculées ainsi : 1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). Les actions possibles dans la liste x Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste. x Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes. x Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante. x Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de les supprimer et de les recréer. x Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents. Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 162 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. MANUEL 163 ACHATS Achats - Démarrer une tâche Accès : Achats - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Fournisseurs Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des fournisseurs. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Fournisseur. Demande de prix Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Demande de prix". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Demande de prix. Factures Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Factures". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Facture. Règlements Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Transfert en comptabilité Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 164 DOCUMENTS D'ACHAT Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation Accès : Achats - Documents d'achat - Tous La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation). La liste des documents de vente contient différents onglets. A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Demande de prix, Commande, Bon de réception, Bon de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte. Pour chaque onglet, des filtres suivants sont disponibles : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Fournisseurs (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de Fournisseurs sur lequel vous souhaitez voir les documents En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Familles fournisseurs Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez voir les documents. Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible : Afficher le fournisseur Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné. Historique Fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre client renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou : - le document n'a pas déjà été transféré - le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte). Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la date et les options souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés. Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte. MANUEL 165 Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Actions spécifiques Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique : Commandes Réceptionner Permet de réceptionner globalement ou partiellement la/les commandes. Solder Permet de passer la "Commande réceptionnée partiellement" en "Commande réceptionnée totalement" (sans générer de bon de réception). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande réceptionnée totalement" en "Commande non réceptionnée" ou "Partiellement réceptionnée". Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de type commande est sélectionné. Factures Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 166 Demandes de prix Accès : Achats - Documents d'achat - Demandes de prix La demande de prix propose des articles à un prix donné. Aucune action n'est effectuée sur le stock. La gestion de la fiche "Demande de prix" est commune à toutes les fiches. La demande de prix se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la demande de prix. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. Le corps Vous retrouvez le corps de la demande de prix dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre demande de prix : En définissant votre masque de saisie du demande de prix : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'une demande de prix A partir d'une demande de prix, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document MANUEL 167 L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 168 Commande d'achat Accès : Achats - Documents d'achat - Commandes La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la commande Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat. Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue : Réception le : Indiquez ici la date de réception de la commande. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La modification de la date de réception en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du document. Pour cela, vous devez confirmer le message. Le corps de la commande Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre commande : En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la commande Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'une commande A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles MANUEL 169 Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Réceptionner Permet d'ouvrir l'assistant de réception globale ou partielle la/les commandes. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 170 Bon de réception Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de réception La gestion de la fiche "Bon de réception" est commune à toutes les fiches. Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de livraison. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de réception Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat. Le corps du bon de réception Vous retrouvez le corps du bon de réception dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de réception : En définissant votre masque de saisie du Bon de réception : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de réception Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de réception et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un bon de réception A partir d'un bon de réception, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper MANUEL 171 Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 172 Bon de retour d'achat Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de retour La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches. Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de retour Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps du bon de retour Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de retour : En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de retour Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un bon de retour A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document MANUEL 173 L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 174 Facture d'achat Accès : Achats - Documents d'achat - Factures La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat. Le corps de la facture Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre facture : En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la facture Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Echéances Cet onglet permet de planifier les échéances de votre fournisseur pour le règlement de la facture. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'une facture A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. MANUEL 175 Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 176 Avoir d'achat Accès : Achats - Documents d'achat - Avoirs La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps de l'avoir Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Avoir : En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de l'avoir Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative. Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un avoir A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail MANUEL 177 L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 178 Factures d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire. Le corps de la facture d'acompte Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant de votre facture d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'une facture d'acompte A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider MANUEL 179 Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 180 Avoirs d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes. L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante. Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Le corps de l'avoir d'acompte Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les montants de votre avoir d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un avoir d'acompte A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 181 Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 182 TRAITEMENTS... Dupliquer un document Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués. Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre. Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé. Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués. Préparation à la copie de document Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Traitement de la duplication Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou fournisseur. Ces informations sont : x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur, x son mode de règlement, x ses conditions commerciales (remise accordée). Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué. Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau document. Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur. Conséquences de la duplication Le nouveau document est à la date du jour. Elle contient toutes les informations du document d'origine. Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez : x modifier la date, x changer de client ou fournisseur, x ajouter, modifier ou supprimer des articles x ... Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas repris dans le document final. MANUEL 183 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 184 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. MANUEL 185 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 186 Supprimer un document Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier : n’est pas validé, n’est pas transféré ou regroupé, n’est pas comptabilisé. Pour supprimer un document, vous devez : soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit + supprimer ou touche "suppr" au clavier soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D. Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert ou regroupement est supprimé auparavant. Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la suppression du devis ou demande de prix est impossible. Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible. Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message : « Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ? Cette suppression sera définitive. » Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message : Pour un document déjà transféré ou regroupé : « Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer d’abord ce document ». Pour un document transféré en comptabilité : « Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ». Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI d'avertissement s'affichera. La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements. Conséquences de la suppression d'un document Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat, l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques... Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état. Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous souhaitez ne plus avoir ce règlement. Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé sont également supprimées. Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé. MANUEL 187 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 188 Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. MANUEL 189 FOURNISSEURS Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs La gestion de la liste des fournisseurs est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Historique Fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique Fournisseurs/articles avec le filtre Fournisseur renseigné par le "code du Fournisseur" sélectionné. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre Fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Créer un document d'achat Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer. Sur la fiche document créée, les informations concernant le fournisseur (coordonnées, mode de règlement, n° de TVA...) seront automatiquement renseignées. Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ... pour chaque Fournisseur. Changer le statut Permet de modifier le statut d'un ensemble de fiches. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 190 Fournisseurs Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs La gestion de la fiche "Fournisseurs" est commune à toutes les fiches. La fiche fournisseur se compose d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Famille fournisseur Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le fournisseur. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille fournisseur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale (décochée). Nom * Ce champ permet de saisir le nom de votre fournisseur (au maximum 60 caractères alphanumériques). Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre fournisseur (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La fiche du fournisseur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Facturation Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du fournisseur. Livraison Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du fournisseur. Si l'adresse de livraison du fournisseur est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation". Il en va de même pour le contact. Adresses Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses. Contacts Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts. Gestion Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas. Divers Permet de renseigner le mode de règlement du fournisseur, les documents associés et les informations administratives. Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du fournisseur. Articles Permet de visualiser et d'affecter des articles à ce fournisseur. Options de facturation MANUEL 191 Cet onglet permet de visualiser et renseigner les modèles de documents qui seront pris en compte en impression d’un type de document précis ainsi que le nombre d’exemplaires. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. A partir de la fiche Fournisseur, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des fournisseurs. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 192 Contacts - Fenêtre principale de navigation Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La gestion de la liste des Contacts est commune à toutes les listes. La liste des contacts contient les onglets : Tous : Tous les contacts sont affichés, Contacts autonomes : Contient la liste des contacts sans tiers associé. Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Créer le tiers Permet de créer le tiers (client/prospect ou fournisseur) associé au contact. Suite à la sélection de cette action, une boite s'affiche et vous permet de sélectionner le tiers à créer. Afficher le tiers Permet d'afficher la fiche du client/prospect ou fournisseur associé à la fiche contact. MANUEL 193 Contacts Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches. La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets. A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des contacts. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale (exemple : SARL La tour). Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir l'e-mail du contact. Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé) Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing. Tiers Cette partie permet de sélectionner le tiers (Client/Prospect, Fournisseur) associé à ce contact. Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Aucun". Type Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact autonome). Client / Fournisseur EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 194 Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact. Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur. Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce champ sont automatiquement renseignés. De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement reprises sur la fiche tiers. Onglets Adresse et Autre adresse Ces 2 onglets contiennent les adresses associés à ce contact. Les champs présents dans ces 2 onglet sont identiques : Sélectionner l'adresse Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de modifier cette adresse. NPAI Champ saisissable de type case à cocher. Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. MANUEL 195 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 196 Familles de tiers Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches. La fiche "Famille" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques). un onglet Général Cet onglet permet de définir la territorialité et le ou les % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois que cette famille lui sera affectée. Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée. un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients) Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur).$ un onglet Options de facturation Cet onglet permet de visualiser la liste des Facturations périodiques (uniquement pour les familles clients) et des modèles de documents. Sur les fiche famille client, vous pouvez définir de nouvelles factures périodiques en cliquant sur le bouton "Ajouter", ainsi que de nouveaux modèles. Suite à l’affectation d’une famille clients à une facturation périodique, tous les clients associés à cette famille seront automatiquement associés à la facturation périodique. Ils sont référencés dans l’onglet Clients de la fiche facturation périodique. un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 197 Historique Fournisseurs/Articles Accès : Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles ou Articles - Historique Fournisseurs/Articles L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents d'achat. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs fournisseur(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Fournisseurs (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille fournisseurs Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Dépôt (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer , le Solde dû, le dépôt et la notion de Multi dépôts (plusieurs dépôts dans les lignes du document). Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le fournisseur Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille fournisseurs Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 198 L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté. Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Fournisseur (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille fournisseur Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous famille article Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Types d'articles Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Dépôt (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et le Dépôt. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le fournisseur Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille fournisseur Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. MANUEL 199 Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de Graphique. Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis une statistique... Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ... puis renseignez les zones de filtre suivantes : Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. Date : Période du... au ... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories". Client Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Client Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Fournisseur Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Famille fournisseur Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Article Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services, Nomenclatures. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Nomenclatures Sélectionnez la case à cocher "Tenir compte des composants" si vous souhaitez en plus de l'article composé voir apparaître les composants. Si cette case est cochée, vous avez la possibilité de déterminer le niveau maximal du détail des composants à afficher. Famille Article Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles". Sous famille article Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Documents Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents". Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus. Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied de l'onglet Sélection. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres" EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 200 L'onglet Données Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment. En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée. En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants : Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données. Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données. Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF. Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes. Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale. L'onglet Graphique Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment. Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....). Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez. En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants : Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique. Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes. MANUEL 201 RÈGLEMENTS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées. Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client ou Fournisseur, Nom Client ou Fournisseur, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 202 Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Si vous sélectionnez des échéances pour au moins 2 tiers différents, la fenêtre de génération des règlements s’affichera. Elle permet de réaliser automatiquement les règlements des tiers. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". MANUEL 203 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client ou fournisseur, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 204 Liste des modes de règlement Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. MANUEL 205 Remise en banque / Décaissement Accès : Règlements - Clients – Remises en banque Ou Ventes - Règlements - Remises en banque La gestion d'un décaissement des règlement fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. La gestion de la fiche "Remise en Banque" est commune à toutes les fiches. Une remise banque s'identifie par les informations de la remise suivantes : Le numéro de remise en banque * IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Banque * Sélectionnez la banque pour laquelle vous souhaitez réaliser la remise en banque. Etat Champ non saisissable En fonction de la méthode de transfert comptable et de la gestion ou pas de la validation des données à comptabiliser, l'état de la remise en banque sera modifié. Date * Indiquez la date de la remise ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible. Moyen de paiement * Sélectionnez le moyen de paiement dans la liste dé-roulante. Filtres Tiers Du… au Sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Date de règlement Du…au Sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Règlement pour cette banque uniquement Case à cocher Sélectionnée par défaut La sélection de cette case permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. Uniquement les règlements devant être remise en banque Case à cocher La sélection de cette case permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini « Remettre en banque ». A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". La fiche remise en banque se présente ensuite sous forme d'onglets: Détail Cet onglet contient la liste des règlements à remettre en banque. Par défaut, toutes les lignes règlements sont sélectionnées « A remettre ». Chaque ligne règlement contient le code tiers la date du règlement, la référence du règlement (si renseignée sur la fiche règlement) et le montant du règlement. Notes La gestion d'une note est commune à toutes les fiches. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez : EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 206 Sauvegarder la remise la remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié. Remettre en banque la remise la remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque » Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. Générer le fichier ETEBAC La génération de fichier ETEBAC est disponible uniquement pour les moyens de paiement de type prélèvements, virements, LCR. Visualisation d’une remise en banque Une fiche remise en banque sauvegardée et remis ne contient pas les informations de filtres. MANUEL 207 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 208 STOCK / ARTICLES Articles - Démarrer une tâche Accès : Articles - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des articles. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche article.he article Nouveau bon d'entrée Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons d'entrée. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir un bon d'entrée. Nouveau bon de sortie Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons de sorties. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir un bon de sortie. Mouvements de stock Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Mouvements de stock. Statistiques Permet d'ouvrir la page des statistiques. MANUEL 209 STOCK Bons de stock Accès : Articles - Documents de stock - Bons... La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Dépôt * Indiquez le dépôt de stockage de l'entrée ou de la sortie du stock. Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options. Si le dépôt que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement). Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 210 Bons de stock Accès : Articles - Documents de stock - Bons... La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Dépôt * Indiquez le dépôt de stockage de l'entrée ou de la sortie du stock. Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options. Si le dépôt que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement). Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock. MANUEL 211 INVENTAIRES Assistant d'inventaires Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires La création d'un inventaire passe par un assistant. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Un article de type Service ne peut pas être inventorié. Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents. Bienvenue... ... dans l'assistant de l'inventaire. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir le contenu de l'inventaire. Préparation des données d'inventaire Cette première étape permet de définir le contenu de l'inventaire : Date du jour de l'inventaire La date de l'inventaire est importante notamment lors de la validation de l'inventaire car elle détermine la prise en compte au pas des mouvements de stock pour le calcul du stock actuel. Dépôt * Indiquez le dépôt de stockage de l'inventaire. Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options. Si le dépôt que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Contenu Cette partie permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire. Celui-ci s'établi à l'aide d'une pré-sélection. o Vide Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire vide. La gestion des douchettes portatives sera donc possible car elles pourront déverser leur contenu dans la grille. Sinon, parce que le logiciel ne permet pas d’insérer le même article plusieurs fois, elles seraient obligées de supprimer les lignes avant le déversement. o Sur la totalité des articles Cette pré-sélection (sélectionné par défaut) permet de générer une feuille d'inventaire avec tous les articles de type bien ou "Nomenclature de fabrication" gérés en stock. o Sur une sélection d'articles Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire en fonction d'une sélection d'articles, familles articles, localisations ou fournisseurs. Les 3 derniers points signifient que seuls les articles appartenant à tel ou tels type seront pris en compte dans l'inventaire Soit 3 articles A, B, C et une famille articles FAM La famille articles FAM est affectée sur les fiches articles B et C => Lors de la sélection du contenu de l'inventaire pour la famille articles FAM, seuls les articles B et C seront pré-renseignés dans la feuille d'inventaire. o Type d'article Cette liste déroulante permet de définir si vous souhaitez une sélection d'article en fonction d'un type d'article précis (Tous les articles, les articles de type Biens ou uniquement ceux de type Nomenclature de fabrication) Reprendre les quantités en stock des articles Cette option, si elle est cochée, permet la reprise de la quantité en "Stock actuel" dans le champ "Quantité'. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 212 Doit être transféré en comptabilité Cette option permet d'indiquer que l'inventaire, une fois validé, pourra être transféré en comptabilité. Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer la définition du contenu de l'inventaire. Classement des données préparées Cette étape permet de définir le regroupement et le tri des données qui seront présentes dans la feuille d'inventaire. Vous n'avez pas l'obligation de choisir un regroupement ou un tri, pour cela sélectionner "Aucun" pour chaque zone Regroupement Le type de regroupement peut-être "Aucun", "Famille articles", "Localisation" ou "Fournisseurs". Le regroupement "aucun" est sélectionné par défaut. Tri Les tris possibles varient en fonction du regroupement choisis. Ils peuvent être sur le "code famille articles", le "code article", le "code de localisation", le "code du fournisseur". Le tri par "code article" est sélectionné par défaut. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés. Résumé des paramètres Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération, puis Fermer afin d'ouvrir la feuille d'inventaire. MANUEL 213 Feuille d'inventaire Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires Suite au traitement de l'assistant d'inventaire une feuille d'inventaire est ouverte. Celle-ci peut ensuite être ouverte à tout moment à partir du menu Articles - Stock - Inventaires. La gestion de la feuille d'inventaire est commune à toutes les fiches. Il est impossible de dupliquer un inventaire. Une feuille d'inventaire est composée d'une entête et des onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date de l'inventaire. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Etat de validation L'état de validation n'est pas saisissable. A la création de la feuille d'inventaire, l'état de validation est "En cours". A la validation de la feuille d'inventaire, l'état est "Validé" (voir le chapitre : "Validation d'un inventaire"). Suite au transfert comptable, l'état sera "Transféré" (voir le chapitre : "Comptabilisation d'un inventaire"). Suite à la dé-validation de la feuille d'inventaire comptabilisé ou pas, l'état de validation est "En cours" (voir le chapitre : "Validation d'un inventaire"). Dépôt * Le champ dépôt n'est pas saisissable. Il contient le dépôt sélectionné lors de la création de l'inventaire. Doit être transféré en comptabilité Dès la validation de l'inventaire, la sélection de cette option permet de transférer automatiquement en comptabilité les écritures d'inventaire. L'information de la coche ou non est reprise automatiquement lors de la génération de l'inventaire. Vous pouvez à tout moment cocher ou décocher la case. Onglets La fiche d'inventaire se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles en stock. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. L'enregistrement de la feuille d'inventaire permet de sauvegarder les lignes saisies. En état "En-cours", l'inventaire reste modifiable mais ne peut être transféré en comptabilité. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous devez le "valider" puis le "transférer en comptabilité". Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents. Tant que l'inventaire est en cours : - les documents réalisés à une date avant la date de l'inventaire agissent sur l'inventaire. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 214 - les modifications sur la fiche article (localisation, unité) agissent sur l"inventaire. Un message à l'ouverture de l'inventaire indique le changement sur l'inventaire. De même, si une famille articles est affectée ou modifiée sur une fiche article et que l'inventaire "en cours" contient un regroupement par famille articles, l'inventaire sera mis à jour pour cet article avec la nouvelle famille affectée. Voir Exemple de mise à jour du stock suivant validation.... Actions A partir de la feuille d'inventaire, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Valider Permet de confirmer l'inventaire et de le préparer à la comptabilisation. Dévalider Cette action est disponible uniquement si l'inventaire n'est pas comptabilisé. Elle permet de modifier l'inventaire. Lancer l'assistant Permet de lancer l'assistant de création d'une fiche inventaire. Si l'utilisateur appelle l'assistant depuis une fiche inventaire en cours, cette fiche sera remplacée par la génération de lignes effectuée par l'assistant. MANUEL 215 Ordre de fabrication ou désassemblage Accès : Articles - Documents de stock - Ordres... La gestion de la fiche Ordre de fabrication ou de désassemblage est commune à toutes les fiches. Un ordre de fabrication ou désassemblage permet de préparer l'entrée en stock d'un article composé (ordre de fabrication) ou préparer la sortie du stock un article composé (ordre de désassemblage). Les fiches Ordre de fabrication ou de désassemblage se composent d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date de l'ordre. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Etat Ce champ n'est pas saisissable. Lors de la création d'un ordre de fabrication ou désassemblage, il est en état "En attente". Suite au transfert de l'ordre de fabrication ou désassemblage en bon de fabrication ou désassemblage, il est en état "Traité". Dépôt d'origine et Dépôt de destination * Indiquez le dépôt de stockage d'origine pour les composants (fabrication) / Composé (désassemblage). Indiquez le dépôt de stockage de destination pour le composé (fabrication) / Composant (désassemblage).Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options. Si le dépôt de type "Stockage" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dépôt de transit Ce champ est saisissable. Lors de la création d'un ordre de fabrication/désassemblage, aucun dépôt de transit n'est sélectionné. Le dépôt de transit n'est pas obligatoire. Indiquez le dépôt de transit pour les composants (Ordre de fabrication), pour le/s composé/s (Ordre de désassemblage). Ce dépôt permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le "dépôt de destination". C'est un dépôt intermédiaire. Si le dépôt de type "Transit" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Durée de transit *si dépôt de transit sélectionné Ce champ numérique est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné. La durée permettra de définir la date du mouvement de stock lors de la validation du bon de fabrication/désassemblage. Onglets La fiche d'un ordre se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles à fabriquer ou désassembler ainsi que la quantité et la valeur de l'article. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 216 Permet de saisir les données des champs personnalisés. Enregistrement du document A la validation (enregistrement) d'un ordre de fabrication, le stock virtuel des articles composés est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans l'ordre de fabrication, de même le PUMP est re-calculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) d'un ordre de désassemblage, le stock virtuel des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article composé diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de désassemblage. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. Les actions d'un ordre de fabrication ou désassemblage A partir d'un ordre de fabrication ou de désassemblage, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Traiter Permet d'ouvrir l'assistant de traitement des ordres de fabrication/désassemblage. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. MANUEL 217 Bon de fabrication ou désassemblage Accès : Articles - Documents de stock - Bons... La gestion de la fiche Bon de fabrication ou de désassemblage est commune à toutes les fiches. Un bon de fabrication ou désassemblage permet d'entrée en stock d'un article composé (bon de fabrication) ou de sortir du stock un article composé (bon de désassemblage). Un bon de fabrication ou désassemblage peut être créé à partir d'un ajout de bon de fabrication/ désassemblage ou à partir d'un transfert d'un ordre de fabrication ou désassemblage. Les fiches bon de fabrication ou de désassemblage se composent d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date du bon. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Etat Champ non saisissable. Il peut être en état "Traité Partiellement" ou "Traité". Ces états sont définis en fonction du passage ou pas par un dépôt de transit ou un traitement partielle de l'ordre de fabrication/désassemblage. Lorsque le bon de fabrication/désassemblage passe par un dépôt de transit, vous devez faire appel à l'action Terminer pour valider la fabrication/le désassemblage des articles. Dépôt d'origine et Dépôt de destination * Indiquez le dépôt de stockage d'origine pour les composants (fabrication) / Composé (désassemblage). Indiquez le dépôt de stockage de destination pour le composé (fabrication) / Composant (désassemblage). Les dépôts par défaut sont renseignés par le dépôt sélectionné dans les options. Si le dépôt de type "Stockage" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dépôt de transit Ce champ est saisissable. Lors de la création d'un bon de fabrication/désassemblage, aucun dépôt de transit n'est sélectionné. Le dépôt de transit n'est pas obligatoire. Indiquez le dépôt de transit pour les composants (Ordre de fabrication), pour le/s composé/s (Ordre de désassemblage). Ce dépôt permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le "dépôt de destination". C'est un dépôt intermédiaire. Si le dépôt de type "Transit" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Date de fin de transit *si dépôt de transit sélectionné Ce champ est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné. Il permet de définir la date du mouvement de stock. Le calcul de la date du mouvement de chaque article est : |Date du document + X jour(s) de transit]. Onglets La fiche d'un bon se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles à fabriquer ou désassembler ainsi que la quantité et la valeur de l'article. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 218 Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Enregistrement du document A la validation (enregistrement) d'un bon de fabrication, le stock réel des articles composés est incrémenté. C'est à dire que le stock réel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon de fabrication, de même le PUMP est re-calculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) d'un bon de désassemblage, le stock réel des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock réel de chaque article composé diminue pour la quantité saisie dans le bon de désassemblage. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock. Les actions d'un bon de fabrication ou désassemblage A partir d'un bon de fabrication ou de désassemblage, vous avez la possibilité d'appeler l'action : Traiter Partiellement/complètement Ces actions permettent de valider la fabrication ou désassemblage. Cette validation permet de générer les mouvements de stock. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. MANUEL 219 Ordre de fabrication ou désassemblage Accès : Articles - Documents de stock - Ordres... La gestion de la fiche Ordre de fabrication ou de désassemblage est commune à toutes les fiches. Un ordre de fabrication ou désassemblage permet de préparer l'entrée en stock d'un article composé (ordre de fabrication) ou préparer la sortie du stock un article composé (ordre de désassemblage). Les fiches Ordre de fabrication ou de désassemblage se composent d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date de l'ordre. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Etat Ce champ n'est pas saisissable. Lors de la création d'un ordre de fabrication ou désassemblage, il est en état "En attente". Suite au transfert de l'ordre de fabrication ou désassemblage en bon de fabrication ou désassemblage, il est en état "Traité". Dépôt d'origine et Dépôt de destination * Indiquez le dépôt de stockage d'origine pour les composants (fabrication) / Composé (désassemblage). Indiquez le dépôt de stockage de destination pour le composé (fabrication) / Composant (désassemblage).Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options. Si le dépôt de type "Stockage" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dépôt de transit Ce champ est saisissable. Lors de la création d'un ordre de fabrication/désassemblage, aucun dépôt de transit n'est sélectionné. Le dépôt de transit n'est pas obligatoire. Indiquez le dépôt de transit pour les composants (Ordre de fabrication), pour le/s composé/s (Ordre de désassemblage). Ce dépôt permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le "dépôt de destination". C'est un dépôt intermédiaire. Si le dépôt de type "Transit" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Durée de transit *si dépôt de transit sélectionné Ce champ numérique est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné. La durée permettra de définir la date du mouvement de stock lors de la validation du bon de fabrication/désassemblage. Onglets La fiche d'un ordre se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles à fabriquer ou désassembler ainsi que la quantité et la valeur de l'article. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 220 Permet de saisir les données des champs personnalisés. Enregistrement du document A la validation (enregistrement) d'un ordre de fabrication, le stock virtuel des articles composés est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans l'ordre de fabrication, de même le PUMP est re-calculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) d'un ordre de désassemblage, le stock virtuel des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article composé diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de désassemblage. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. Les actions d'un ordre de fabrication ou désassemblage A partir d'un ordre de fabrication ou de désassemblage, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Traiter Permet d'ouvrir l'assistant de traitement des ordres de fabrication/désassemblage. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. MANUEL 221 Bon de fabrication ou désassemblage Accès : Articles - Documents de stock - Bons... La gestion de la fiche Bon de fabrication ou de désassemblage est commune à toutes les fiches. Un bon de fabrication ou désassemblage permet d'entrée en stock d'un article composé (bon de fabrication) ou de sortir du stock un article composé (bon de désassemblage). Un bon de fabrication ou désassemblage peut être créé à partir d'un ajout de bon de fabrication/ désassemblage ou à partir d'un transfert d'un ordre de fabrication ou désassemblage. Les fiches bon de fabrication ou de désassemblage se composent d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date du bon. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Etat Champ non saisissable. Il peut être en état "Traité Partiellement" ou "Traité". Ces états sont définis en fonction du passage ou pas par un dépôt de transit ou un traitement partielle de l'ordre de fabrication/désassemblage. Lorsque le bon de fabrication/désassemblage passe par un dépôt de transit, vous devez faire appel à l'action Terminer pour valider la fabrication/le désassemblage des articles. Dépôt d'origine et Dépôt de destination * Indiquez le dépôt de stockage d'origine pour les composants (fabrication) / Composé (désassemblage). Indiquez le dépôt de stockage de destination pour le composé (fabrication) / Composant (désassemblage). Les dépôts par défaut sont renseignés par le dépôt sélectionné dans les options. Si le dépôt de type "Stockage" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dépôt de transit Ce champ est saisissable. Lors de la création d'un bon de fabrication/désassemblage, aucun dépôt de transit n'est sélectionné. Le dépôt de transit n'est pas obligatoire. Indiquez le dépôt de transit pour les composants (Ordre de fabrication), pour le/s composé/s (Ordre de désassemblage). Ce dépôt permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le "dépôt de destination". C'est un dépôt intermédiaire. Si le dépôt de type "Transit" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Date de fin de transit *si dépôt de transit sélectionné Ce champ est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné. Il permet de définir la date du mouvement de stock. Le calcul de la date du mouvement de chaque article est : |Date du document + X jour(s) de transit]. Onglets La fiche d'un bon se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles à fabriquer ou désassembler ainsi que la quantité et la valeur de l'article. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 222 Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Enregistrement du document A la validation (enregistrement) d'un bon de fabrication, le stock réel des articles composés est incrémenté. C'est à dire que le stock réel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon de fabrication, de même le PUMP est re-calculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) d'un bon de désassemblage, le stock réel des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock réel de chaque article composé diminue pour la quantité saisie dans le bon de désassemblage. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock. Les actions d'un bon de fabrication ou désassemblage A partir d'un bon de fabrication ou de désassemblage, vous avez la possibilité d'appeler l'action : Traiter Partiellement/complètement Ces actions permettent de valider la fabrication ou désassemblage. Cette validation permet de générer les mouvements de stock. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. MANUEL 223 Ordre de transfert Accès : Articles - Documents de stock - Ordres de transfert La gestion de la fiche Ordre de transfert est commune à toutes les fiches. Un ordre de transfert permet de préparer l'entrée en stock et la sortie du stock d'un article d'un dépôt vers un autre. La fiche Ordre de transfert se compose d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date de l'ordre. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Etat Ce champ n'est pas saisissable. Lors de la création d'un ordre de transfert, il est en état "En attente". Suite au traitement partiel de l'ordre de transfert en bon de transfert, il est en état "Traité partiellement". Suite au transfert complet de l'ordre de transfert en bon de transfert, il est en état "Traité". Dépôt d'origine * Ce champ est saisissable. Lors de la création d'un ordre de transfert, le dépôt principal est sélectionné par défaut comme dépôt d'origine. Vous pouvez changer de dépôt si vous le souhaitez. Si le dépôt que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dépôt de destination * Ce champ est saisissable. Lors de la création d'un ordre de transfert, aucun dépôt de destination n'est sélectionné. Si le dépôt que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dépôt de transit Ce champ est saisissable. Lors de la création d'un ordre de transfert, aucun dépôt de transit n'est sélectionné. Le dépôt de transit n'est pas obligatoire. Il permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le "dépôt de destination". C'est un dépôt intermédiaire. Si le dépôt que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Durée de transit *si dépôt de transit sélectionné Ce champ numérique est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné. La durée permettra de définir la date du mouvement de stock lors de la validation du bon de transfert. Onglets La fiche d'un ordre de transfert se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles à transférer ainsi que la quantité et le dépôt d'origine vers le dépôt de destination. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 224 Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Enregistrement du document A la validation (enregistrement) d'un ordre de transfert, le stock virtuel des articles est incrémenté dans le dépôt de destination. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans l'ordre de transfert. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. Pour le dépôt d'origine, le stock virtuel des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de transfert. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. Les actions d'un ordre de transfert A partir d'un ordre de transfert, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Traiter Permet d'ouvrir l'assistant de traitement des ordres de transfert. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. MANUEL 225 Bon de transfert Accès : Articles - Documents de stock - Bons... La gestion de la fiche Bon de transfert est commune à toutes les fiches. Un bon de transfert permet de réaliser l'entrée en stock et la sortie du stock d'un article d'un dépôt vers un autre. Un bon de transfert peut être créé à partir d'un ajout de bon de transfert ou à partir d'un transfert d'un ordre de transfert. La fiche bon de transfert se compose d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date du bon. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Etat Champ non saisissable. Il peut être en état "Traité Partiellement" ou "Traité". Ces états sont définis en fonction : o du passage ou pas par un dépôt de transit o d'un traitement partielle de l'ordre de transfert. Lorsque le bon de transfert passe par un dépôt de transit, vous devez faire appel à l'action Terminer pour valider le transfert des articles. Dépôt d'origine et Dépôt de destination * Indiquez le dépôt de stockage d'origine. Indiquez le dépôt de stockage de destination. Le dépôt d'origine par défaut est celui sélectionné dans les options. Si le dépôt de type "Stockage" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dépôt de transit Ce champ est saisissable. Lors de la création d'un bon de transfert, aucun dépôt de transit n'est sélectionné. Le dépôt de transit n'est pas obligatoire. Ce dépôt permet de sortir du "dépôt d'origine" sans entrée les articles dans le "dépôt de destination". C'est un dépôt intermédiaire. Si le dépôt de type "Transit" que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche dépôt sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Date de fin de transit *si dépôt de transit sélectionné Ce champ est disponible uniquement si un dépôt de transit est renseigné. Il permet de définir la date du mouvement de stock. Le calcul de la date du mouvement de chaque article est : |Date du document + X jour(s) de transit]. Onglets La fiche d'un bon de transfert se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles à transférer ainsi que la quantité reçu et les écarts. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 226 Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Enregistrement du document A la validation (enregistrement) d'un bon de transfert, le stock réel des articles est incrémenté dans le dépôt de destination. C'est à dire que le stock réel de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon de transfert. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. Pour le dépôt d'origine, le stock réel des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock réel de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de transfert. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. Lorsqu'un écart est constaté, un mouvement de stock de type "écart" sera généré sur le dépôt de destination (écart positif) ou le dépôt d'origine (écart négatif). Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock. Les actions d'un bon de transfert A partir d'un bon de transfert, vous avez la possibilité d'appeler l'action : Traiter Partiellement/complètement Ces actions permettent de valider le transfert. Cette validation permet de générer les mouvements de stock. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. MANUEL 227 Stock - Fenêtre principale de navigation Accès : Articles - Documents de stock - Tous Cette fenêtre correspond à la liste des documents de stock. La gestion de la liste des documents de stock est commune à toutes les listes. La liste des documents de stock contient les onglets Tous, Bons d'entrée, Bons de sortie, Inventaires, Ordres de fabrication, bons de fabrication, ordres de désassemblage, bons de désassemblage, ordres de transfert et bons de transfert. Pour chaque onglet, le filtre suivant est disponible : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Pour l'onglet Tous et l'onglet Inventaire, une liste d'actions est disponible : Valider : Permet de valider les inventaires sélectionnés et en état "En cours" Dévalider : Permet de dé-valider les inventaires sélectionnés en état "validé" ou "Transféré en comptabilité". Pour l'onglet Tous et les onglets Ordres/Bons de fabrication, Ordres/Bons de désassemblage, Ordres/Bons de transfert, une liste d'actions complémentaires est disponible : Transférer : Permet de valider un ordres de fabrication, désassemblage ou de transfert en bon de fabrication, désassemblage ou transfert, c'est à dire de constater le stock réel. Historique du document : Permet de visualiser le parcours des documents. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 228 Mouvements de stock Accès : Articles - Documents de stock - Mouvements de stock L'affichage des mouvements de stock se présente sous la forme d'une fenêtre principale de navigation. La gestion de la liste des mouvements de stock est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout et de la duplication de mouvements qui s'effectue en fait en ajout de documents de stock ou ventes. Chaque ligne article (sauf pour les devis et les documents d’acomptes) présente dans un document génère un mouvement de stock à la condition que l’article gère le stock. Filtres L'affichage de la liste des mouvements de stock varie en fonction des critères suivants : Période Du ... Au ... Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. La liste déroulante des articles est limitée aux articles de type Biens et Nomenclatures de fabrication. Si saisie manuel d’un code article de type service, le message suivant apparaît : « L’article "code article" est un article de type service, il ne peut être ajouté dans une pièce de stock » Famille article Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette famille. Sous famille article Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette sous famille. Documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche des mouvements de stock s'effectue. Dépôt (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. Type de mouvement Cochez les différents types de mouvement sur lesquels vous souhaitez que la recherche des mouvements de stock s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de mouvement Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut : Date de mouvement Date du document dont est issu le mouvement. Code et libellé article Éléments de l'article figurant sur la ligne du document créé pour lequel le mouvement est généré. Numéro de document Numéro du document dont est issu le mouvement. Type de document Le type sera : o soit Stock, o soit Achat, o soit Vente. Le type dépendra du document qui génère le mouvement. Sous-type de document Le sous type sera : MANUEL 229 o pour les documents de stock : entrée, sortie... o pour les documents d'achat : bon de réception, bon de retour, facture... o pour les documents de vente : bon de livraison, bon de retour, facture... Quantité La quantité saisie dans le document va générer le mouvement. o Les quantités d’entrée en stock, les quantités des facture d'achat et les quantités des avoirs de ventes sont inscrites en positif dans le mouvement. o Les quantités de sortie de stock, les quantités des avoirs d'achat et les quantités des factures de vente sont inscrites en négatif dans le mouvement. Il est possible de saisir des quantités négatives donc en fonction du document le mouvement sera inversé (Ex : -1 dans une facture, le mouvement sera ajouté et non enlevé). Prix unitaire du mouvement Pour les documents d’entrée en stock, le prix unitaire est le prix figurant sur le document. Pour les documents de sortie de stock ainsi que pour les documents de ventes (factures et avoirs), le prix unitaire correspond au PUMP calculé sur le mouvement précédent. Valeur du mouvement La valeur du mouvement est le montant total du mouvement Valeur du mouvement = Quantité du mouvement * prix unitaire du mouvement Stock réel Le stock réel correspond au stock physiquement présent dans le dépôt. Stock réel = Stock réel du mouvement précédent + la quantité du mouvement encours PUMP Le PUMP est recalculé après chaque mouvement d’entrée. (Valeur totale du stock + Valeur du mouvement de l’entrée) / (Stock total + Quantité du mouvement) Valeur du stock C'est le montant total de l'article en stock. Valeur du stock = Stock réel * PUMP Dépôt C'est le dépôt référencé sur la ligne de document pour cet article. Type de mouvement Le type de mouvement peut être "Physique" ou "Ecart". Le type de mouvement "Physique" est présent pour tous les mouvements des types et sous-types de document. Le type de mouvement "Ecart" est présent le type de document Stock et sous-types de document Bon de transfert. Il correspond à la différence entre la quantité prévue et la quantité reçue sur un bon de transfert traité complètement. A partir des mouvements de stock, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le document : Permet d'afficher le/les documents associés aux mouvements de stock sélectionnés. Afficher l'article : Permet d'afficher le/les fiche/s articles associées aux mouvements de stock sélectionnés. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 230 ARTICLES Articles - Fenêtre principale de navigation Accès : Articles - Articles La gestion de la liste des articles est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre article renseigné par le "code de l'article" sélectionné. Changer un code article Permet de recodifier le code d'un article (fiches, documents, mouvements...). Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes pour chaque article. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre article renseigné par le "code de l'article" sélectionné. Liste des mouvements de stock Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de la Liste des mouvements de stock avec le filtre article renseigné par le "code de l'article" sélectionné. Créer un bon d'entrée Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon d'entrée à la date du jour (date système) avec la colonne "code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article. Pour chaque ligne, la valeur de l'article correspond au prix de revient de la fiche article. Créer un bon de sortie Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon de sortie à la date du jour (date système) avec la colonne "code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article. Simulation du tarif La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date donnée. MANUEL 231 Article Accès : Articles - Articles La gestion de la fiche "Article" est commune à toutes les fiches. La fiche article se compose d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Type * Le type article peut être Bien, Service, Nomenclature de fabrication ou Nomenclature commerciale. Le type d'article défini dans les options du dossier sera proposé par défaut. Du type choisi ici découle l’accès à certaines zones de la fiche. Famille article Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient l'article. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Libellé * Zone de saisie du libellé "court" pour l'article (au maximum 80 caractères alpha-numérique). Le libellé correspond au libellé de l’article qui apparaîtra dans les listes. En création de la fiche, le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation commerciale. La fiche article se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Permet de définir la description complète de l'article, le tarif, codes barres... Stock Permet de suivre le stock pour tous les articles de type Bien ou Nomenclatures de fabrication. Permet de définir un article de remplacement en le cas d'une rupture de stock. Taxes Permet de visualiser les taxes associées à cet article. Lors de la réalisation d'un document de ventes ou achats avec l'article, les taxes seront automatiquement insérées. Comptabilité Permet de visualiser les comptes comptables affectés à la fiche article (comptes de ventes, achats, stock...). Image Permet d'insérer une image de l'article, qui sera automatiquement reprise sur les impressions de documents avec images. Nomenclatures Permet de définir les composants de l'article de type 'Nomenclature de fabrication' ou 'Nomenclature commerciale'. Articles liés Permet de visualiser les articles associés à cet article. Lors de la réalisation d'un document avec l'article, les articles liés seront automatiquement insérés. Fournisseurs Permet de visualiser la liste des fournisseurs associés à la fiche article (ref fournisseur, prix achat...) Tarifs Permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur). EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 232 Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. A partir de la fiche article, vous avez la possibilité d'appeler les actions disponibles également sur la fenêtre principale de navigation des articles. MANUEL 233 Familles articles Accès : Articles - Familles articles La gestion de la fiche "Famille d'articles" est commune à toutes les fiches. La fiche "Famille articles" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques). un onglet Général Cet onglet permet de définir la localisation, le fournisseur, l'éco-contribution, le non imprimable, le non inclus, la fixation d'un prix, marge..., la gestion de stock, le % de marge, le % de frais et les comptes comptables de chaque territorialité à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui sera affectée. un onglet Taxes Cet onglet permet de définir la/les taxes à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui sera affectée. un onglet Tarifs Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur).. un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 234 Sous familles articles Accès : Articles - Sous familles articles La gestion de la fiche "Sous famille articles" est commune à toutes les fiches. La fiche "Sous famille articles" peut être affectée à une fiche article onglet Détail, dans la partie Description générale. La fiche "Sous Famille articles" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la sous-famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques). une famille articles * Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle est associée la sous famille article. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . une Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 235 Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de Graphique. Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis une statistique... Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ... puis renseignez les zones de filtre suivantes : Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. Date : Période du... au ... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories". Client Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Client Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Fournisseur Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Famille fournisseur Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Article Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services, Nomenclatures. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Nomenclatures Sélectionnez la case à cocher "Tenir compte des composants" si vous souhaitez en plus de l'article composé voir apparaître les composants. Si cette case est cochée, vous avez la possibilité de déterminer le niveau maximal du détail des composants à afficher. Famille Article Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles". Sous famille article Sélectionnez le/les codes sous famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Documents Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents". Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus. Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied de l'onglet Sélection. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres" EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 236 L'onglet Données Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment. En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée. En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants : Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données. Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données. Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF. Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes. Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale. L'onglet Graphique Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment. Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....). Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez. En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants : Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique. Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes. MANUEL 237 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Dépôt (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT, le Solde dû, le dépôt et la notion de Multi dépôts (plusieurs dépôts dans les lignes du document). Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 238 L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous famille article Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Types d'articles Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Dépôt (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT, la Marge nette HT et le Dépôt. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. MANUEL 239 Historique Fournisseurs/Articles Accès : Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles ou Articles - Historique Fournisseurs/Articles L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents d'achat. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs fournisseur(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Fournisseurs (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille fournisseurs Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Dépôt (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer , le Solde dû, le dépôt et la notion de Multi dépôts (plusieurs dépôts dans les lignes du document). Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le fournisseur Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille fournisseurs Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 240 L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté. Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Fournisseur (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille fournisseur Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous famille article Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Types d'articles Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Dépôt (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et le Dépôt. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le fournisseur Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille fournisseur Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. MANUEL 241 TARIFS Fiche Tarif Accès : Articles - Tarifs - Tarif et promotions La gestion de la fiche "Tarif" est commune à toutes les fiches. La fiche Tarif se compose d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Indiquez un code Tarif Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Description * Saisissez la description du tarif (au maximum 40 caractères). Date de validité (Du... au...) Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité du tarif. En dehors de cette date, le tarif ne sera pas appliqué. Tarif Sélectionnez la base sur laquelle le calcul du tarif va s'appliquer (Quantité ou CA). Lors de la création d'un tarif depuis une fiche client, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de calcul du tarif est par défaut "Quantité" Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches tarifs à la sélection d'articles établit pour ce tarif : o Cumuler avec les promotions : Permet de regrouper les fiches "Promotions" notées "Cumuler avec les tarifs" avec cette fiche tarif ; o Dernier tarif cumulable : Permet de définir le tarif comme le dernier d'une chaîne de tarifs notés "Cumuler sur d'autres tarifs" ; o Cumuler sur d'autres tarifs : Permet d'associer le tarif avec les tarifs précédents. Pour avoir un exemple d'application de tarifs dans les documents, cliquez ici. Onglets La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes". Détail Cet onglet est composé de 3 parties : Clients, Articles, Tarifs à appliquer. Les 2 premières parties "Pour les clients" et "Pour les articles" permettent de définir le champ d'application du tarif. Vous pouvez appliquer un tarif sur tous les clients/articles, familles clients/articles, catégories tarifaires ou sur une partie des clients/articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte. La colonne exclure permet d'ignorer un "code client ou article" présent dans une intervalle ou "tous" défini dans le tarif. La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer. Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de tarif et d'une prix et/ou remise. Les types de tarif possibles sont : o PV HT : Prix de vente de l'article HT, o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC, o % remise : % de remise accordée pour l'article, o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article, o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article, o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée, o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée, o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée, o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 242 Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et inversement. Création d'un tarif avec exclusion d'un client et d'un article Création d'un tarif accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en pré- saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client "CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE". Sur la fiche "Tarif", vous devez saisir les informations suivantes : Entête : o Code : PSH0002 o Description : Pré-saison Hiver o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09 o Basé sur "Quantité" Détail : Pour les clients Type d'élément Début Fin Exclure Famille clients/prospects CR0001 CR0001 Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X Pour les articles Type d'élément Début Fin Exclure Famille articles CONS0001 CONS0001 Article LE0C0003 LE0C0003 X Tarifs à appliquer Jusqu'à Type de tarif Prix Remise 5.00 % remise 8 10.00 % remise 15 Plus de 10.00 % remise 30 Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. MANUEL 243 Fiche Promotion Accès : Articles - Tarifs - Tarif et promotions La gestion de la fiche "Promotion" est commune à toutes les fiches. La fiche Promotion se compose d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Indiquez un code Promotion. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Description * Saisissez la description de la promotion (au maximum 40 caractères). Date de validité (Du... au...) Cet intervalle de dates permet de définir la période de validité de la promotion. En dehors de cette date, la promotion ne sera pas appliquée. Tarif Sélectionnez la base sur laquelle le calcul de la promotion va s'appliquer (Quantité ou CA). Lors de la création d'une promotion depuis une fiche client, ou article ou catégorie tarifaire..., la base de calcul de la promotion est par défaut "Quantité" Vous disposez également de 3 cases à cocher. Elles permettent d'associer plusieurs fiches promotions à la sélection d'articles établit pour cette promotion : o Cumuler avec les tarifs : Permet de regrouper les fiches "tarifs" notées "Cumuler avec les promotions" avec cette fiche promotion ; o Dernière promotion cumulable : Permet de définir la promotion comme la dernière d'une chaîne de promotions notées "Cumuler sur d'autres promotions" ; o Cumuler sur d'autres promotions : Permet d'associer la promotion avec les promotions précédentes. Pour avoir un exemple d'application de promotions dans les documents, cliquez ici. Onglets La ligne de détail est composée d'un onglet "Détail" et d'un onglet "Notes". Détail Cet onglet est composé de 3 parties : Clients, Articles, Tarifs à appliquer. Les 2 premières parties "Pour les clients" et "Pour les articles" permettent de définir le champ d'application de la promotion. Vous pouvez appliquer une promotion sur tous les clients/articles, familles clients/articles, catégories tarifaires ou sur une partie des clients/articles. Pour cela, vous devez définir l'intervalle (Début...Fin...) qui sera prise en compte dans la promotion. La dernière partie "Tarifs à appliquer" permet de définir les prix et/ou remises à appliquer. Ces prix/remises sont à renseigner en fonction d'une valeur palier, d'un type de tarif et d'une prix et/ou remise. Les types de tarif possibles sont : o PV HT : Prix de vente de l'article HT, o PV TTC :Prix de vente de l'article TTC, o % remise : % de remise accordée pour l'article, o Montant de remise HT : Montant de remise HT accordé pour l'article, o Montant de remise TTC : Montant de remise TTC accordé pour l'article, o PV HT + % remise : Prix de vente HT de l'article et % remise accordée, o PV HT + remise HT : Prix de vente HT de l'article et montant de remise HT accordée, o PV TTC + % remise : Prix de vente TTC de l'article et % remise accordée, o PV TTC + remise TTC : Prix de vente TTC de l'article et Montant de remise TTC accordée. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 244 Un type de tarif "PV..." permet de saisir dans la colonne "Prix" mais pas dans la colonne "Remise" et inversement. Création d'une promotion avec exclusion d'un client et d'un article Création d'une promotion accordant des remises progressives en fonction du nombre d'articles commandés en pré-saison [du 01/06/09 au 31/08/09] pour les clients de la famille "CR0001, Crèche privée" sauf le client "CRE0002,CRECHE BOUT'CHOU" pour tous les articles de la famille "CONS0001, Jeux de construction" sauf l'article "LE0C0003, LE CHATEAU A CONSTRUIRE". Sur la fiche "Promotion", vous devez saisir les informations suivantes : Entête : o Code : PSH0002 o Description : Pré-saison Hiver o Date de validité : Du 01/06/09 Au 31/08/09 o Basé sur "Quantité" Détail : Pour les clients Type d'élément Début Fin Exclure Famille clients/prospects CR0001 CR0001 Client/Prospect CRE0002 CRE0002 X Pour les articles Type d'élément Début Fin Exclure Famille articles CONS0001 CONS0001 Article LE0C0003 LE0C0003 X Tarifs à appliquer Jusqu'à Type de tarif Prix Remise 5.00 % remise 8 10.00 % remise 15 Plus de 10.00 % remise 30 Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. MANUEL 245 Catégories tarifaires Accès : Articles - Tarifs - Catégories tarifaires La gestion de la fiche "Catégories tarifaires" est commune à toutes les fiches. A partir de la liste des catégories tarifaires, vous avez la possibilité d'effectuer une simulation de tarif. La fiche "Catégories tarifaires" permet de définir un regroupement supplémentaire de clients. Elle est à définir dans l'onglet Gestion, partie Facturation de la fiche client. La fiche Catégorie tarifaire se compose d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Indiquez un code catégorie tarifaire. Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Description * Saisissez la description de la Catégories tarifaires (au maximum 40 caractères). Onglets Tarifs Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur). Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 246 Simulation de tarif Accès : Articles - Tarifs - Catégories tarifaires La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une date donnée. La fenêtre est composée des éléments : Date Ce champ permet de saisir la date pour laquelle vous souhaitez avoir le tarif de l'article. Sélection client Cette partie permet de sélectionner le client, la famille client et la catégorie tarifaire pour lequel/laquelle vous souhaitez consulter le tarif. Sélection article Cette partie permet de sélectionner l'article et la quantité pour lequel/laquelle vous souhaitez consulter le tarif. Prix et remise Cette partie est non saisissable. Elle correspond aux informations du tarif : o PV HT / PV TTC o % remise / soit (montant de la remise) o PV Net HT / PV Net TTC o Montant Net HT / Montant Net TTC A partir de la fenêtre de "Simulation de tarif", vous avez la possibilité d'Afficher le détail des tarifs appliqués. MANUEL 247 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 248 OPÉRATIONS Opérations - Démarrer une tâche Accès : Opérations - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. MANUEL 249 DOCUMENTS DE VENTE Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 250 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. MANUEL 251 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 252 Livraison de commandes Accès : Opérations - Documents de vente - Livraison de commandes La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Cette fonction est accessible depuis : la barre de navigation/Opération la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente l'action "livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture ou par un regroupement de commandes en BL ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties : Filtres, Pièce à générer, Commandes. Les filtres Pour livrer une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un client et une commande précise. Période Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Tiers Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à livrer. Commande Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la livraison. Priorité Sélectionnez la priorité des commandes pour lesquelles vous souhaitez réaliser la livraison. Si aucune priorité n'est sélectionnée, l'application du filtre sélectionnera toutes les commandes quelque soit la priorité (Haute, Normal, Faible). Afficher les commandes dont le stock est disponible pour au moins une ligne Cocher cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes ayant au moins une ligne article qui peut être livrée. Afficher les commandes qu'il est possible de livrer en fonction du stock disponible Cocher cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes qui peuvent être livrées. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". Pièce à générer Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré. Date Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document. Nature Sélectionnez le type de document à générer suite à la livraison de la commande (Bon de livraison ou Facture). Regrouper les commandes Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les commandes sélectionnées dans la zone "Commandes". Regrouper les articles Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les lignes d'articles identiques. MANUEL 253 Recopier les lignes articles déjà livrées Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles ayant déjà fait l'objet d'une livraison précédemment. Recopier les lignes articles non livrées Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles non livrées : la "Quantité à livrer" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes". Commandes Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment. Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande non livrée totalement ). Une case à cochée "Afficher les lignes déjà livrées" permet de visualiser les lignes totalement livrées d'une commande en plus de celles non livrées ou partiellement livrées. Les bouton "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes (lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes" Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut : Disponible ? : icône permettant de voir si la commande peut être totalement livrée (coche verte) ou pas (croix rouge) Livrer, Numéro du document, Date, Code client, Nom du client. Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" de la ligne "Commande" vous permet de livrer totalement la commande. Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à livrer". Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes : Disponible ? : icône permettant de voir si la ligne de commande peut être livrée (coche verte) ou pas (croix rouge) Livrer, Code article, Description, Quantité, Quantité livrée, Quantité à Livrer, Reliquat, Stock réel. Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à livrer" le nombre d'articles que vous souhaitez livrer. La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée. Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" d'une ligne article vous permet de livrer totalement la ligne. La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à livrer". Pour valider la livraison, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par : Ctrl + S un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer" le menu Fichier + "Sauvegarder" le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer" Conséquences de la livraison A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la livraison de la commande. La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré. Les mouvements de stocks sont alors mis à jour. Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer". Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes". EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 254 L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de "quantité livrée/réceptionnée" et "reliquat". Pour avoir un exemple d'historique de lignes d'une commande ayant 2 bons de livraison associés, cliquez ici. MANUEL 255 Lettres de relance Accès : Opération -Lettres de relance ou Règlements - Clients - Lettres de relance ou Ventes - Règlements - Lettres de relance La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. L’automatisation de cette opération nécessite donc qu'au minimum les coordonnées du client soient saisies dans sa fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. La visualisation d'une lettre de relance envoyée est toujours disponible à partir de la liste des lettres de relances. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances". EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 256 Générer les factures Accès : Opérations – Documents de ventes - Générer les factures La génération de factures permet de réaliser des factures automatiquement. Cette fonction est accessible depuis : la barre de navigation/Opération la barre de tache "Générer les factures" de la fenêtre principale des facturations périodiques l'action « Générer les factures" de la fiche facturation périodique. La fenêtre de « génération des factures périodiques » est divisée en 2 parties : Filtres, Liste des factures à générer Les filtres Pour générer les factures, vous avez la possibilité de déterminer des clients, une date et la facturation périodique à prendre en compte. Générer les factures jusqu’au Saisir la date jusqu’à laquelle vous souhaitez générer les factures. Facturation périodique Sélectionnez la facturation périodique grâce à laquelle vous souhaitez réaliser les factures. Clients Sélectionnez le/s clients sur lequel/lesquels vous souhaitez obtenir la liste des factures à générer. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". Factures à générer Cette partie affiche les factures qui correspondent aux filtres définis précédemment. Elle est composée des lignes de factures. Les boutons "Désélectionner tout", "Générer tout" et "Passer tout" vous permettent d’affecter rapidement la génération ou le report de date. Pour la ligne "factures", vous disposez des colonnes suivantes par défaut : Générer Case à cocher permettant de définir qu’il faut générer cette facture. Sélectionner par défaut. Passer la date Case à cocher permettant de définir qu’il ne faut pas générer cette facture Non sélectionner par défaut Date de facture Date modifiable Date de la facture qui sera générée. Code facturation périodique Non modifiable Il représente le code de la facturation périodique sélectionné dans les filtres Libellé de la facturation périodique Non modifiable Il représente le libellé de la facturation périodique sélectionné dans les filtres Code client Non modifiable Nom du client Non modifiable N° de document de référence MANUEL 257 Non modifiable Si les cases « Générer » et « Passer la date » ne sont pas cochées, lors de la génération, la facture n’est pas générée et la date de la prochaine facture n’est pas modifiée dans la fiche facturation périodique, client… Si la case « Générer » n’est pas cochée, et que la case « Passer la date » est cochée, lors de la génération, la facture n’est pas générée et la date de la prochaine facture est mise à jour dans la fiche facturation périodique, client… Pour valider la génération de factures, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par : x Ctrl + S x un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer" x le menu Fichier + "Sauvegarder" x le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer" Conséquences de la facturation A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la facturation. La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré. La date de la facture générée est égale à la prochaine date de facture calculée dans la fiche facturation périodique. Les champs des fiches facturation périodique, client et famille client sont mis à jour : x Date de dernière facture (date de la facture qui vient d’être générée) x Date de prochaine facture qui est calculée automatiquement en fonction de la périodicité. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 258 DOCUMENTS D'ACHAT Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. MANUEL 259 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 260 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. MANUEL 261 Réception de commandes Accès : Opérations - Documents d'achats - Réception de commandes La réception d'une commande permet de réaliser des réceptions partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de réception ou factures. Cette fonction est accessible depuis : la barre de navigation/Opération la barre de tache "réceptionner" de la fenêtre principale de navigation des documents d'achat l'action "réceptionner" de la fiche Commande d'achat. La réception d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de réception ou facture ou par un regroupement de commandes en bon de réception ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement réceptionnée en 1 fois. La fenêtre de réception d'une commande est divisée en 3 parties : Filtres, Pièce à générer, Commandes. Les filtres Pour réceptionner une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un fournisseur et une commande précise. Période Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Fournisseur Sélectionnez le fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à réceptionner. Commande Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la réception (achat). A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". Pièce à générer Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré. Date Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document. Nature Sélectionnez le type de document à générer suite à la réception de la commande (Bon de livraison ou bon de réception ou Facture). Regrouper les commandes Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les commandes sélectionnées dans la zone "Commandes". Regrouper les articles Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les lignes d'articles identiques. Recopier les lignes articles déjà réceptionnées Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles ayant déjà fait l'objet d'une réception précédemment. Recopier les lignes articles non réceptionnées Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles non réceptionnées : la "Quantité à réceptionner" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes". Commandes Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 262 Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande non réceptionnée totalement). Une case à cochée "Afficher les lignes déjà réceptionnées" permet de visualiser les lignes totalement réceptionnées d'une commande en plus de celles non réceptionnées ou partiellement réceptionnées. Les bouton "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes (lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes". Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut : Réceptionner, Numéro du document, Date, Code fournisseur, Nom du fournisseur. Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" de la ligne "Commande" vous permet de réceptionner totalement la commande. Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à réceptionner". Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes : Réceptionner, Code article, Description, Quantité, Quantité réceptionnée, Quantité à réceptionner, Reliquat, Stock réel. Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à réceptionner" le nombre d'articles que vous souhaitez réceptionner. La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée. Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" d'une ligne article vous permet de réceptionner totalement la ligne. La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à réceptionner". Pour valider la réception, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par : Ctrl + S un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer" le menu Fichier + "Sauvegarder" le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer" Conséquences de la réception A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la réception de la commande. La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré. Les mouvements de stocks sont alors mis à jour. Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer". Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes". L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de "quantité réceptionnée" et "reliquat". MANUEL 263 Réapprovisionnement Accès : Opération – Documents d’achat - Réapprovisionnement Opération – Documents de stock - Réapprovisionnement La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant. Cet assistant vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types « biens ». Un article de type Service ne peut pas être réapprovisionné. Bienvenue... ... dans l'assistant de réapprovisionnement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir les filtres. Préparation des articles à réapprovisionner Cette première étape permet de définir les critères de sélection des articles à réapprovisionner : Dépôt * Indiquez le dépôt de stockage dont les quantités article sont à prendre en compte. Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options. Le réapprovisionnement s’effectue sur un seul dépôt à la fois. Articles Sélectionnez l’intervalle d’articles pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement. Famille article Sélectionnez l’intervalle de famille article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement. Sous-famille Sélectionnez l’intervalle de sous famille article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement. Fournisseur Sélectionnez l’intervalle de fournisseurs pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement. Famille Fournisseur Sélectionnez l’intervalle de famille fournisseur pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement. Autres Les options de cette partie permettent d’affiner la sélection d’article pour le réapprovisionnement. o Inclure les articles en sommeil o Inclure les articles non facturables en ventes Par défaut, seul les articles avec le statut Actif sont pris en compte. Si la case à cocher « Inclure les article en sommeil » est sélectionnée, les articles « en sommeil » seront pris en compte. Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer. Traitement à réaliser Cette étape permet de définir les paramètres de calcul des quantités à réapprovisionner. Stock de référence Le stock de référence est le stock à prendre en compte pour le calcul de la quantité à réapprovisionner. Le stock de référence peut être : o Virtuel : le stock de référence est le stock virtuel de la fiche article o Réel : le stock de référence est le stock réel de la fiche article o Virtuel personnalisé : le stock de référence est le stock virtuel que vous avez défini Le stock virtuel personnalisé représente le détail des quantités à associer au stock réel. Ce détail est à définir par le choix des documents à prendre en compte : EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 264 o Commande client : Quantité à livrer o Commande fournisseur : Quantité à réceptionner o Ordre de fabrication : Quantité nécessaire à la fabrication o Ordre de désassemblage : Quantité provenant de désassemblages o Ordre de transfert : Quantité à sortie ou à entrer de transferts Les quantités sélectionnées seront ajoutées ou retranchées au stock réel selon leur nature et la nature de l’article. Quantité à atteindre Les quantités sur les commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de la quantité à atteindre. o Stock minimum o Stock maximum o Consommation sur la période : lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez définir une période de consommation et une tendance en pourcentage. La consommation est calculée par la somme des quantités vendues sur cette période, en prenant en compte les lignes des factures et avoirs. La tendance est appliquée à la quantité vendue sur la période. Ce pourcentage permettra d’augmenter ou de diminuer virtuellement la quantité vendue. Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés. Résumé des paramètres Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération des commandes fournisseurs, puis Fermer. Traitements du réapprovisionnement Les articles sont pris en compte si le stock de référence est inférieur ou égal au seuil de réapprovisionnement de la fiche article. Quantité à réapprovisionner = [Quantité à atteindre] – [Stock de référence] Si la « quantité à atteindre » se base sur la consommation sur la période, la quantité à réapprovisionner sera réajustée pour se trouver dans l’intervalle [Quantité minimum – Quantité maximum] Copyright 2010 EBP-Informatique MANUEL 265 DOCUMENTS DE STOCK Réapprovisionnement Accès : Opération – Documents d’achat - Réapprovisionnement Opération – Documents de stock - Réapprovisionnement La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant. Cet assistant vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types « biens ». Un article de type Service ne peut pas être réapprovisionné. Bienvenue... ... dans l'assistant de réapprovisionnement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir les filtres. Préparation des articles à réapprovisionner Cette première étape permet de définir les critères de sélection des articles à réapprovisionner : Dépôt * Indiquez le dépôt de stockage dont les quantités article sont à prendre en compte. Le dépôt par défaut est celui sélectionné dans les options. Le réapprovisionnement s’effectue sur un seul dépôt à la fois. Articles Sélectionnez l’intervalle d’articles pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement. Famille article Sélectionnez l’intervalle de famille article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement. Sous-famille Sélectionnez l’intervalle de sous famille article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement. Fournisseur Sélectionnez l’intervalle de fournisseurs pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement. Famille Fournisseur Sélectionnez l’intervalle de famille fournisseur pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement. Autres Les options de cette partie permettent d’affiner la sélection d’article pour le réapprovisionnement. o Inclure les articles en sommeil o Inclure les articles non facturables en ventes Par défaut, seul les articles avec le statut Actif sont pris en compte. Si la case à cocher « Inclure les article en sommeil » est sélectionnée, les articles « en sommeil » seront pris en compte. Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer. Traitement à réaliser Cette étape permet de définir les paramètres de calcul des quantités à réapprovisionner. Stock de référence Le stock de référence est le stock à prendre en compte pour le calcul de la quantité à réapprovisionner. Le stock de référence peut être : o Virtuel : le stock de référence est le stock virtuel de la fiche article o Réel : le stock de référence est le stock réel de la fiche article o Virtuel personnalisé : le stock de référence est le stock virtuel que vous avez défini Le stock virtuel personnalisé représente le détail des quantités à associer au stock réel. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 266 Ce détail est à définir par le choix des documents à prendre en compte : o Commande client : Quantité à livrer o Commande fournisseur : Quantité à réceptionner o Ordre de fabrication : Quantité nécessaire à la fabrication o Ordre de désassemblage : Quantité provenant de désassemblages o Ordre de transfert : Quantité à sortie ou à entrer de transferts Les quantités sélectionnées seront ajoutées ou retranchées au stock réel selon leur nature et la nature de l’article. Quantité à atteindre Les quantités sur les commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de la quantité à atteindre. o Stock minimum o Stock maximum o Consommation sur la période : lorsque cette option est sélectionnée, vous pouvez définir une période de consommation et une tendance en pourcentage. La consommation est calculée par la somme des quantités vendues sur cette période, en prenant en compte les lignes des factures et avoirs. La tendance est appliquée à la quantité vendue sur la période. Ce pourcentage permettra d’augmenter ou de diminuer virtuellement la quantité vendue. Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés. Résumé des paramètres Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération des commandes fournisseurs, puis Fermer. Traitements du réapprovisionnement Les articles sont pris en compte si le stock de référence est inférieur ou égal au seuil de réapprovisionnement de la fiche article. Quantité à réapprovisionner = [Quantité à atteindre] – [Stock de référence] Si la « quantité à atteindre » se base sur la consommation sur la période, la quantité à réapprovisionner sera réajustée pour se trouver dans l’intervalle [Quantité minimum – Quantité maximum] Copyright 2010 EBP-Informatique MANUEL 267 TRANSFERT EN COMPTABILITE Le Transfert Comptable Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité. Ces écritures concernent : Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), Les échéances, Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées, Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), les inventaires. Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable : Les libellés des écritures, Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA, L'option de comptabilisation des stocks (inventaire), Les comptes de stock, La méthode de comptabilisation. Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à définir dans les options comptables. En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à comptabiliser". Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser" est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts". EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 268 Historique des transferts comptables Accès : Opérations - Transfert en comptabilité - Historique des transferts comptables L'historique des transferts comptables contient la liste des transferts effectués et aboutis en comptabilité. La liste des transferts comptables a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation). La fiche "Historique" se compose des zones N° de lot, date de création et des onglets Pièces transférées, Notes. Lorsque le transfert comptable n'abouti pas car il y a un pb de compte, journal, verrou... ; un n° de lot sera créé avec la date de la demande du transfert mais au niveau des pièces transférées, aucune information sera présente. Entête Cette partie contient : N° de lot Ce numéro est unique. Il est auto-incrémenté par les différents transferts réalisés. Date de création Cette date est la date de réalisation du transfert en comptabilité. Re-transfert Cette case n'est pas saisissable, elle est renseigné lorsque qu'un lot est re-transféré en comptabilité. Pièces transférées Cet onglet contient une numéro document, le tiers et la date. En fonction du transfert réalisé (échéances, ventes, achats, règlements) les données de ces champs seront différentes. Exemples d'historiques : Vente : FA00001 ; Dupond ; 02/06/08 Echéances : FA00001 ; Dupond ; 15/07/08 Règlements : "Rien" ; Dupond ; 15/06/08 Détail des traitements Cet onglet contient la liste des traitements réalisé (création du lot, envoyé pour traitement..., pièces marquées transférées, ...). Actions A partir de la fiche "Lot comptable", vous avez la possibilité d'appeler l'action "Annuler". Cette action permet de supprimer un lot comptable lorsque celui-ci n'a pas abouti (Par exemple : Pièce envoyée dans une autre application mais pas de réponse de cette application). MANUEL 269 Assistant de publipostage Accès : Opérations - Assistant de publipostage Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-remplis. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Le publipostage est possible avec Word 2003 et Word 2007 uniquement. Le publipostage depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects est une version simplifiée. L'assistant de publipostage vous permet de réaliser par étape le paramétrage du publipostage. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de publipostage Bienvenue... ...dans l'assistant de publipostage avec Microsoft Word. Cette page vous présente les différentes étapes à réaliser pour le publipostage, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Action de publipostage Cette étape vous permet de définir la fusion du publipostage, c'est à dire de définir si à la validation de l'assistant, vous souhaitez : x traiter et envoyer vos courrier client "Publipostage courrier" x traiter et envoyer vos information par E-mailing "Réaliser un E-mailing" Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des destinataires Cette étape vous permet de définir les clients/prospects pour lesquels vous souhaitez envoyer un publipostage. Le publipostage vous propose 3 pré-sélections de "destinataires" : x Tous les clients et/ou les prospects x Meilleurs clients (Chiffre d'affaires) x Clients par date de document (devis, factures) En fonction du destinataire choisi, les filtres suivants seront disponibles : x l'adresse (e-mail du contact principale de facturation et/ou adresse postale de facturation principale) de la fiche client/prospect à prendre en compte pour ce publipostage ; x si les clients et/ou les prospects sont concernés ; x un intervalle de client/prospect ; x un intervalle de famille client ; x si l'envoi d'e-mailing est autorisé par le client/contact ; x si le client/contact est une personne physique ou morale x Nombre de client à prendre en compte ; x un intervalle de famille article ; x un intervalle d'article ; x le type d'article concerné (bien et/ou service et/ou nomenclature et le niveau) ; x le type de document à prendre en compte (facture ou devis) ; x un intervalle de dates du premier et du dernier document à prendre en compte. Suite à la sélection des filtres, vous pouvez voir la liste des destinataires. Pour cela cliquer sur le bouton "Aperçu de la liste des destinataire". La pré-visualisation contient des informations différentes en fonction du destinataire sélectionné. Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape de sélection du modèle. Modèle et document Cette étape permet de sélectionner le modèle à prendre en compte pour le publipostage. En fonction de l'action sélectionnée, des champs spécifiques seront à renseigner. Publipostage avec un nouveau modèle EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 270 Le publipostage avec un nouveau modèle permet de réaliser un envoi exceptionnel pour un/des client/s dont les coordonnées sont repris automatiquement. Pour réaliser un publipostage avec un nouveau modèle, vous devez sélectionner le bouton "Créer un nouveau modèle à partir d'un document vierge". Publipostage avec un modèle existant Le publipostage avec un modèle existant permet de réaliser un envoi d'un courrier régulier pour un/des client/s dont les coordonnées sont repris automatiquement. Pour réaliser un publipostage avec un modèle existant, vous devez sélectionner le bouton "Utiliser un modèle existant". De ce fait la partie "Fusion des données et du modèle" est dégrisée. Vous devez ensuite sélectionner le modèle que vous souhaitez avoir pour le publipostage. Nous vous proposons une dizaine de modèles par défaut. Les boutons vous permettent de gérer cette liste de modèles : x Ajouter : ce bouton permet d'insérer dans la liste des modèles un modèle créé dans Word. x Ouvrir : suite à la sélection d'un modèle, la sélection de ce bouton permet de visualiser celui-ci dans word. Les pièces jointes "ajoutées" sont copiées dans le dossier. Les modifications qui seront effectuées sur la pièce d'origine ne seront pas prises en compte dans la pièce du dossier. Il faudra supprimer la pièce puis de nouveau associer la pièce. x Modifier : suite à la sélection d'un modèle, la sélection de ce bouton permet de modifier et enregistrer celui-ci dans Word. x Supprimer : suite à la sélection d'un modèle, la sélection de ce bouton permet de supprimer définitivement ce modèle de la liste. Destination Cet écran permet de sélectionner le mode d'envoi du publipostage : x Envoyer l'e-mailing ou Imprimer les courriers Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, l'e-mail sera envoyé ou le mailing s'éditera. Le choix de ce mode d'envoi vous permet de saisie le "Sujet de l'émail". Vous devez le renseigné pour passer à l'étape suivante. x Afficher les documents (une page par destinataire) Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, Word s'ouvre avec autant de page que de clients sélectionnés. x Vérifier et modifier mes documents sous Word avant de les envoyer Cette action est sélectionnée obligatoirement si vous avez choisi la création d'un nouveau modèle. Suite à la validation de la fenêtre de publipostage, une page Word s'ouvre sur l'onglet "Publipostage". Elle contient aucune donnée (création de document) ou les informations du modèle sélectionné. Ensuite, vous devez réaliser la fusion avec le "Blocadresse" et saisir/modifier le texte que vous souhaitez. Pour envoyer le publipostage à vos clients, vous devez accéder à la fonction "Terminer & fusionner". Document destination Dans le champ "Document destination", vous devez sélectionner le document qui réceptionnera les informations de publipostage (coordonnées des clients). La saisie de ce champ n'est pas obligatoire lorsque vous réalisez une "Impression des courriers" ou un "Envoi d'e-mailing" (courrier ou e-mail). Ensuite, cliquer sur Suivant. Résumé des paramètres Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour réaliser le publipostage. Réalisation du publipostage En fonction du choix de l'action, vous aurez les résultats suivants : MANUEL 271 Vérifier et modifier mes documents sous Word avant de les envoyer... Suite au lancement du publipostage, une page word s'ouvre sur onglet "Publipostage". Elle contient soit aucune donnée (nouveau modèle), soit le texte du modèle existant et les coordonnées du client. Vous pouvez si nécessaire réaliser des modifications. Ensuite, vous devez définir la fin de fusion pour réaliser l'envoi du publipostage à vos clients (fonction "Terminer & fusionner"). Envoyer l'e-mailing directement ou Imprimer directement les courriers Suite au lancement du publipostage, un nouveau message est envoyé avec l'adresse e-mail du client, le sujet saisie précédemment et le PDF du modèle sélectionné et ceci pour tous les clients/prospects filtrés précédemment. ou Suite au lancement du publipostage, l'édition du publipostage est automatiquement réalisé sur l'imprimante par défaut et ceci pour tous les clients/prospects filtrés précédemment. Si vous avez saisi le champ "Document destination", en plus de l'impression ou l'envoi d'e-mail, une page word s'ouvre sur l'onglet Publipostage avec les informations de fusions. Ainsi, vous aurez la possibilité de sauvegarder le document imprimé/envoyé au client/contact. Afficher les documents... Suite au lancement du publipostage, une page word s'ouvre sur onglet "Publipostage" sur une page contenant soit aucune donnée (nouveau modèle), soit le texte du modèle existant et les coordonnées du client. Vous pouvez si nécessaire réaliser des modifications. Ensuite, vous devez définir la fin de fusion pour réaliser l'envoi du publipostage à vos clients (fonction "Terminer & fusionner"). EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 272 Statistiques OLAP Accès : Opérations - Statistiques OLAP Le cube de données OLAP (*On-Line Analytical Processing nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD ou ENTREPRISE.) est destiné à des analyses multi-dimensionnelles complexes sur des données. L’utilisation de ce cube vise à permettre aux utilisateurs de traiter d’importants volumes de données de façon intuitive et rapide. Pour interroger le cube, vous devez au préalable avoir défini les paramètres du cube. L’interrogation des statistiques ne se fait pas dans la base de données mais via un intermédiaire, le cube de données OLAP. Ce cube de données contient par avance les différents critères statistiques qu’il est possible d’interroger (notion de temps, de famille, articles, clients...). L’avantage de ce système est le suivant : • la création de son propre cube de données ou la modification du cube existant • un temps de restitution immédiat • l’interrogation des données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... Définition des critères et visualisation des résultats L'utilisation du Cube Olap dans Open Line® consiste à définir les critères du cube et à visualiser immédiatement les résultats correspondants. En plus de la notion de temps (Jours, mois, années) et de localisation (Ville, Département, Pays), les tables suivantes sont disponibles : o Articles, familles articles, type d’articles, o Clients, Familles clients, o Commercial, familles commerciaux, o Documents de vente, o Lignes de documents de vente. Un indicateur de tendance (trend) est également disponible sur les champs de type "valeur" (CA, marge...). Le résultat obtenu peut être exporté vers Excel® afin de retravailler les statistiques en exploitant toute la puissance du tableur. Modèle de statistiques Des modèles de statistiques sont définis : o Historique du CA net HT par commercial o Historique du CA net HT par département o Historique du CA net par mois o Historique du volume des ventes par article A partir de ces modèles, vous pouvez définir vos propres modèles. Pour cela, sélectionnez un modèles puis réalisez les modifications que vous souhaitez et sauvegardez à partir du bouton « Enregistrer ». Une fenêtre vous propose alors d’indiquer un nom de modèle et une description. Cliquez sur OK pour enregistrer votre modèle. Au prochain appel de la statistique par la liste déroulante des modèles, cliquer sur « Actualiser les données » pour que les dernières modifications réalisées sur les documents, clients, articles… soient prises en compte. MANUEL 273 Map Point Accès : Opérations - Map point La géolocalisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts. La barre d’outils située au-dessus des onglets permet d’exécuter une action de géolocalisation. Trois actions sont possibles : - Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante. - Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Carte’ et de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. L’ordonnancement des étapes n’est pas disponible pour le moment. L’itinéraire est donc calculé dans l’ordre des adresses présentes dans le tableau de l’onglet ‘Données’. - Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. Choix des filtres (onglet Sélection) Pour effectuer une des trois actions de géolocalisation, vous devez sélectionner/renseigner les zones de filtre suivantes : Trois types de sélection s’offrent à vous pour chaque catégorie : o Aucun : ne sélectionne aucun élément de cette catégorie, o Tous : Sélectionne tous les éléments de cette catégorie, o Personnalisé : Sélectionne les éléments de la catégorie selon les critères définis dans les filtres. Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. o Client : Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Famille Client :Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Fournisseur : Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Famille fournisseur : Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Commercial : Sélectionnez le/les codes commerciaux sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Famille Commercial : Sélectionnez le/les codes famille commercial sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Contact : Sélectionnez le/les codes contacts sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Ville : Sélectionnez le/les villes sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Code postal : Sélectionnez le/les codes postaux sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Département : Sélectionnez le/les départements sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. o Pays : Sélectionnez le/les pays sur lesquels vous souhaitez effectuer les actions. Vous pouvez combiner les filtres de plusieurs catégories. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton « Réinitialiser les filtres ». Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données) Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés dans l’onglet Sélection. Sous ce tableau, vous pouvez choisir le type d’itinéraire que vous préférez si vous souhaitez effectuer le calcul d’un itinéraire. Carte (Onglet Carte) Cet onglet affiche la carte obtenue suite à l’exécution d’une action de géolocalisation. La liste située à gauche de la carte permet de sélectionner les données localisées sur la carte et ainsi de zoomer sur celles-ci. En en-tête de la carte, vous disposez des boutons suivants : - Sauvegarder la carte : Ce bouton permet de sauvegarder la carte sous un format de fichier MapPoint (*.ptm) - Imprimer la carte : Ce bouton permet d’imprimer la carte : o Si l’action en cours est une localisation, seule la carte sera imprimée o Si l’action en cours est un calcul d’itinéraire, les différents segments de la route seront imprimés sous forme de vignettes EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 274 Recherche des adresses Cette fenêtre vous permet de préciser une adresse au cas où MapPoint serait dans l’impossibilité de trouver une adresse strictement identique sur la carte. Le champ Nom vous rappelle le propriétaire de l’adresse. Si aucune des adresses que MapPoint a trouvé ne correspond à celle recherchée, vous pouvez préciser les informations dans les champs Adresse, Code Postal, Ville, Pays. Afin de vérifier si une adresse correspond bien à vos à ceux que vous recherchez, sélectionnez-là dans la liste. La carte située en arrière-plan zoomera sur celle-ci. Le bouton ‘OK’ validera l’adresse sélectionnera dans la liste alors que le bouton ‘Annuler’ abandonnera l’action de géolocalisation pour cette adresse. MANUEL 275 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 276 PARAMÈTRES Paramètres - Démarrer une tâche Accès : Paramètres - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Taux de TVA Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des taux de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche taux de TVA. Type de TVA Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des types de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche type de TVA. Civilités Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des civilités. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche civilités. Codes postaux Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des codes postaux. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche codes postaux. Informations société Permet d'ouvrir la fenêtre des options contenant les coordonnées de la société, les compteurs... MANUEL 277 TAXES Taux de TVA Accès : Paramètres - Taxes - Taux de TVA La gestion de la fiche "TVA" est commune à toutes les fiches. A la création du dossier, le fichier des taux de TVA est automatiquement généré. Une fiche TVA se compose des éléments suivants : un Type * Sélectionnez un type de TVA dans la liste déroulante. une Territorialité * Sélectionnez une territorialité dans la liste déroulante. un Taux Champ numérique permettant de définir le taux de TVA pour cette fiche. Le taux et la territorialité ne sont plus modifiables dès lors que la fiche Taux de TVA est sauvegardée. ainsi que des cases à cocher : Par défaut pour la territorialité Cliquez dans cette case afin que ce taux soit proposé par défaut lors de l'appel de la territorialité dans un document. Il est obligatoire de déclarer un taux et un seul par défaut par territorialité TVA non perçue récupérable (DOM)(loi) Cliquez dans cette case lorsque vous souhaitez que la TVA soit calculée, bien que non perçue et non incluse dans le TTC. Cette option est disponible uniquement pour les taux associés à la territorialité DOM, possibilité de cocher l’option sur plusieurs taux, pour une même territorialité DOM. Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce taux de TVA dans les vues standard, listes déroulante.... Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondantes à la territorialité sélectionnée dans le dossier. Il est interdit de créer deux taux de même valeur, pour la même territorialité, peu importe le type. Interdiction de créer deux taux à 19.6, l’un en tant que Normal France, l’autre en tant que Réduit France. Par conséquent les taux livrés par défaut par l'application ne peuvent être ré-utilisés. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir les comptes de TVA et de gestion des ventes/achats par défaut pour toutes les fiches articles. Comptes de TVA Les 2 zones permettent de saisir le compte de TVA sur débits et le compte de TVA sur encaissement pour ce taux de TVA. Comptes de gestion Les zones de cette partie permettent de saisir les comptes de produit. o Les champs Biens et Services concernent les comptes comptables pour les articles. o Le champ Port concerne le compte comptable des frais de port affecté en pied de document. o Le champ Eco-contribution concerne le compte comptable des barèmes éco-contribution affectés sur les lignes articles (uniquement pour les ventes). Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection des comptes s'effectuera dans le plan comptable de la comptabilité. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 278 Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 279 Types de TVA Accès : Paramètres - Taxes - Types de TVA La gestion de la fiche "Type de TVA" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Type de TVA" contient : un champ Libellé *, un champ Nature *, une zone de Note. Cette notion de type de TVA sera reprise dans les fiches TVA. Les natures de TVA disponibles sont : Normal Réduit Super réduit Exonéré Ancien Autre La liste des natures de TVA est fixe, il n'est pas possible d'ajouter ou supprimer une nature de TVA. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. A la création du dossier, le fichier des types de TVA est automatiquement créé. Il est possible de créer des types de TVA mais uniquement avec une nature Ancien ou Autre. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 280 Territorialités Accès : Paramètres - Taxes - Territorialité La gestion de la fiche "Territorialité" est commune à toutes les fiches. La territorialité définit une appartenance à un espace territorial mais surtout à régime fiscal particulier. A la création du dossier, le fichier des territorialités est automatiquement créé. Une fiche Territorialité contient le champ Libellé et une zone de Note. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Il est impossible d'ajouter, de modifier ou supprimer le libellé de la fiche territorialité. Toutefois, vous pouvez Ajouter, Modifier ou Supprimer la note de la territorialité et enregistrer la fiche avec les nouvelles informations. Cette notion de territorialité est importante car elle sera reprise dans les options du dossier, les fiches tiers, les fiches TVA et les documents de ventes. MANUEL 281 Barème Eco-contribution Accès : Paramètres - Taxes - Barèmes éco-contribution La gestion de la fiche "Barème éco-contribution" est commune à toutes les fiches. Le barème d'éco-contribution est utilisé dans la fiche article et les documents de ventes. La création du dossier propose par défaut une liste des barèmes d'éco-contribution. Une description détaillée du barème est affectée par défaut dans la zone "Note". La fiche "Barème éco-contribution" se compose des zones : Code eco-contrib. * Il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Indiquez le libellé du barème. Montant TTC Indiquez le montant unitaire TTC de l'éco-contribution. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 282 DIVERS Civilités Accès : Paramètres - Divers - Civilités La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques). La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles des personnes morales. La création du dossier propose par défaut une liste de civilités. Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / prospects / fournisseurs …) et aux documents de vente (entête de documents). La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 283 Contacts Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches. La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets. A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des contacts. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale (exemple : SARL La tour). Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir l'e-mail du contact. Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé) Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing. Tiers Cette partie permet de sélectionner le tiers (Client/Prospect, Fournisseur) associé à ce contact. Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Aucun". Type Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact autonome). Client / Fournisseur EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 284 Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact. Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur. Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce champ sont automatiquement renseignés. De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement reprises sur la fiche tiers. Onglets Adresse et Autre adresse Ces 2 onglets contiennent les adresses associés à ce contact. Les champs présents dans ces 2 onglet sont identiques : Sélectionner l'adresse Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de modifier cette adresse. NPAI Champ saisissable de type case à cocher. Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. MANUEL 285 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 286 Codes postaux Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir : Le code postal * Saisissez le code postal. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés. La ville * Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques). Le pays * Sélectionnez le pays associé au Code postal. Le département Sélectionnez le département associé au Code postal. Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche. La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Les actions des codes postaux A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux". Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux. MANUEL 287 Départements Accès : Paramètres - Divers - Départements La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches. La fiche "Département" se compose des champs suivants : Le Numéro * Saisissez le code du département. Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques. Le Nom * Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques). Le Pays * Sélectionnez le pays associé au département. La création du dossier propose par défaut une liste de départements. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 288 Pays Accès : Paramètres - Divers - Pays La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches. La fiche "Pays" se compose des éléments suivants : Le code ISO * Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères. Le nom * Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de pays. Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1. Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides : Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes... UE Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 289 Codes NAF Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches. Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives, la fiche Client et la fiche fournisseur. La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF. La fiche "Code NAF" se compose des zones : Code NAF * Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Indiquez le libellé du code NAF. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 290 Remises complémentaires Accès : Paramètres - Divers - Remises complémentaires La gestion de la fiche "Remise complémentaire" est commune à toutes les fiches. Les remises complémentaires pourront être sélectionnées dans les documents ventes et achats. La fiche Remises complémentaires se compose des éléments suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Libellé * Saisissez le libellé de la remise complémentaire (au maximum 30 caractères alphanumériques). Comptabilité Cet onglet permet de définir : o les comptes comptables des remises accordées et obtenues, o si le transfert comptable tient compte ou non des remises. Ces champs sont renseignés automatiquement par les informations présentes dans les options du dossier. Si une modification est réalisée dans les options, elle ne sera pas reportée dans les fiches "remises complémentaires" créées précédemment. Elle sera valable pour les nouvelles fiches. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 291 Frais de port Accès : Paramètres - Divers - Frais de port La gestion de la fiche "frais de port" est commune à toutes les fiches. Les frais de port pourront être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par les éléments suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Saisissez le libellé du frais (au maximum 30 caractères alphanumériques). Onglet Calcul Cet onglet permet de définir le calcul des frais de port. Ce calcul s'effectue en fonction de mode de calcul sélectionné. Mode de calcul Sélectionner le mode de calcul souhaité : o Montant fixe : ce mode permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document. o % du total HT : ce mode permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage. La saisie d'un palier n'est pas possible pour ces deux modes de calcul. o Palier sur Montant HT facturé : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le champ total net HT du document. o Palier sur Poids total Brut : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le poids total brut présent dans l'onglet complément du document. o Palier sur Nombre total de colis : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le nombre de colis présent dans l'onglet complément du document. o Palier sur Quantité totale facturée : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec la quantité total des lignes article de types "Biens". o Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier (voir plus bas). Lors de la réalisation d'un document avec ce frais, le palier sera comparé avec le volume total présent dans l'onglet complément du document. Valeur Ce champ permet de saisir la valeur du frais de port lorsque le mode de calcul est "Montant fixe" ou "% du total HT". Taux de TVA Le taux de TVA affiché par défaut correspond au taux saisi dans les options du dossier. Vous pouvez le changer et sélectionner un autre taux. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance. Calcul des paliers La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller" suivant les critères suivants : - Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle. La saisie de 3 sur la première ligne dans ce champ signifie de 0 à 3. - Valeur : Permet de saisir une valeur pour ce palier. Onglet Coordonnées transporteur Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées du transporteur. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 292 Adresse Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. MANUEL 293 Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet comptabilité Cette partie permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. Les comptes renseignés sont ceux saisis sur les fiches Taux de TVA. Si la fiche frais de port demande une comptabilisation particulière, vous pouvez saisir un autre compte comptable à cet endroit. Le bouton "Visualiser la fiche de TVA" permet d'ouvrir la fiche Taux de TVA qui est sélectionnée. Le bouton "Voir toutes les TVA" permet de visualiser pour chaque territorialité, tous les taux de TVA disponibles avec les comptes comptables associés. Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 294 Secteurs géographiques Accès : Paramètres - Divers - Secteurs géographiques La gestion de la fiche "Secteur géographique" est commune à toutes les fiches. La fiche secteur géographique se compose des éléments suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Nom * Saisissez le nom du secteur (au maximum 30 caractères alphanumériques). Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Les secteurs pourront être sélectionnés dans la fiche Commercial. MANUEL 295 Unités Accès : Paramètres - Divers - Unités La gestion de la fiche "Unité" est commune à toutes les fiches. Une unité est la quantité physique élémentaire qui sert de référence à la mesure des choses vendues. La fiche unité se compose des éléments suivants : Un Code * Indiquez le code de l'unité, sur 4 caractères. Un libellé * Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques). Un type * Sélectionnez un type d'unité dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. Une décimale Saisissez le nombre de décimales que vous souhaitez (de 0 à 5). Un coefficient Saisissez le coefficient que vous souhaitez (au maximum 8 décimales). En fonction du type d'unité, le coefficient permet de rapprocher l'unité à ce type de référence. Pour une unité "Gramme", de type Poids, coefficient saisi : 0.001 Dans la fiche article, indiquer l’unité Gramme et saisir dans la valeur du poids brut 125g, son équivalence en kilogramme est donc de 125*0.001 soit 0.125 kilo. La création du dossier propose par défaut une liste d'unités. Les unités pourront être saisies dans la fiche article, les documents de ventes ou les documents de stock. Si une unité est définie dans un article, dans une pièce de vente ou de stock, la quantité sera exprimée avec le nombre de décimale défini dans la fiche unité. La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches. Exemple 1 Code unité : M3 Libellé : Mètre cube Type : Volume Décimale : 3 Coefficient de conversion : 1 Exemple 2 Code unité : HEUR Libellé : Heure Type : Temps Décimale : 2 Coefficient de conversion : 1 Exemple 3 Code unité : KG Libellé : Kilo Gramme Type : Poids Décimale : 3 Coefficient de conversion : 1 EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 296 STOCK Localisation Accès : Paramètres - Stock - Localisation La gestion de la fiche "Localisation" est commune à toutes les fiches. Une localisation est l'emplacement physique de l'article. La fiche localisation se compose des éléments suivants : Un Code * Indiquez le code de l'unité, sur 8 caractères. Un libellé * Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 50 caractères alphanumériques). Un dépôt * Sélectionnez le dépôt associé à cette localisation. La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches. Les localisations pourront être saisies dans la fiche article et l'inventaire. MANUEL 297 Dépôts Accès : Paramètres - Stock - Dépôt La gestion de la fiche "Dépôt" est commune à toutes les fiches. Un Dépôt est l'endroit de stockage ou transit de l'article. Une fiche dépôt compose d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Nom* Champ saisissable. Permet de saisir le nom du dépôt de stockage ou transit. Type Permet de sélectionner le type de stockage dans le dépôt. o Stockage : les articles sont entreposés et en attente de livraison o Transit : les articles sont sortie d'un dépôt et en attente d'affectation dans un autre dépôt. Dépôt principal Case à cocher. Cette case vous permet de définir le dépôt par défaut lors de la réalisation d'un document. Pour dé-sélectionner un dépôt principal, vous devez définir un autre dépôt comme principal. Date de dernier inventaire Champ non saisissable Il contient la date du dernier inventaire réalisé sur ce dépôt. Onglets La fiche dépôt se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Permet de saisir les coordonnées et le contact du dépôt. Articles Permet de visualiser la liste des articles gérés en stock sur ce dépôt. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 298 SOCIETE Options - Coordonnées Accès : Paramètres - Société Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (devis, factures, etc..). Identification Forme juridique ou civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom – Raison sociale Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Qualité de la personne Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse de la société Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. MANUEL 299 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Autres informations Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Télécopie/Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 300 IDENTIFICATION Options - Identification Accès : Paramètres - Société Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...) Informations administratives SIRET Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères. Code NAF/APE Ce champ permet la saisie d'un code NAF. Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé. Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . MSA Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques. N° Identification RCS Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ; il autorise 13 caractères alphanumériques. N° Identification RM Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères alphanumériques. Capital Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales. Informations TVA N° de TVA intracommunautaire Ce champ permet de saisir 14 caractères alphanumériques. Territorialité de TVA Ce champ permet la sélection d’une fiche dans la liste des Territorialités. Cette territorialité sera reprise par défaut dans les documents. Elle détermine l'affichage des taux de TVA par défaut. Taux de TVA Ce champ permet la sélection d’une fiche Taux de TVA et l'affichage du Taux. Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondant à la territorialité du dossier (sélectionnée ci-dessus). L'onglet "Liste des TVA" contient les taux de TVA des autres territorialités. Si vous sélectionnez un taux de TVA qui ne correspond pas à la territorialité du dossier (sélectionnée cidessus), la territorialité est alors remplacée par celle correspondante au taux de TVA sélectionné. Option de calcul de la TVA Ce champ permet de visualiser le type de gestion de la TVA : o Sur les débits, o Sur les encaissements, o Mixte. Il n'est pas possible de modifier cette option dansGestion commerciale, vous devez passer par les Options du module de Compta. Les changements d'option sont historisés. Cet historique contient le type de gestion de TVA précédent avec la date de changement. MANUEL 301 Le changement de mode de calcul n’intervient pas sur les documents déjà émis, qu’ils soient validés ou non. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 302 Options - Logo Accès : Paramètres - Société Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société. Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture...), sur les modèles de document avec logo. Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger. Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... MANUEL 303 EXPERT Options - Expert- Cabinet Accès : Paramètres - Société Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Cabinet Identification Forme Juridique ou Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom - Raison sociale Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. SIRET Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques. Adresse du cabinet Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 304 Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. MANUEL 305 Options - Expert - Contacts Accès : Paramètres - Société Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Contacts Expert Comptable Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Collaborateur Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 306 OPTIONS COMPTABLES Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation Accès : Paramètres - Société Méthode de transfert 2 méthodes de transfert sont possibles : o Manuelle (Transfert sur commande vers la comptabilité), o Automatique (A chaque validation de document ou règlement). La première méthode "Manuelle" est la méthode "classique". C'est la méthode par défaut à la création du dossier. Suite à la réalisation de vos documents (ventes/achats/inventaires) et de vos règlements, vous pouvez demander le transfert comptable (Opérations-Transfert en comptabilité). La deuxième méthode "Automatique" consiste à comptabiliser automatiquement les documents (ventes/achats/inventaire) et les règlements dès lors que ceux-ci sont validés. Pour plus d'explications sur le transfert comptable en fonction de chaque méthode, nous vous conseillons de vous reporter au chapitre "Transfert comptable". Activer la validation des données à comptabiliser Cette option permet à l’utilisateur d'imposer une validation des documents (factures, avoirs, factures d'acompte, avoirs d'acompte) et règlements. Si l'option est active, tous document ou règlement créé est en mode provisoire (mention imprimée sur le document) et reste donc modifiable. L'utilisateur doit alors volontairement valider le document de vente ou achat, règlement pour le transformer en définitif et dans ce cas, le document n'est plus modifiable. Cette option ne concerne pas l'inventaire. Celui-ci doit dans tous les cas être validé pour que les informations saisies soient prises en compte dans les mouvements de stock. Afficher le message d'information de validation Cette option permet de ré-activer les messages dont vous avez sélectionné à un moment "Ne plus afficher". Vérifier à la sauvegarde, si l'exercice comptable est ouvert Cette option permet de contrôler lors de la sauvegarde d'un document de vente (facture, avoir, facture d'acompte, avoir d'acompte) si la date du document est comprise dans l'exercice comptable ouvert (Module de Comptabilité). Si la date du document n'est pas comprise dans les dates d'exercice, la sauvegarde du document ne s'effectue pas. MANUEL 307 Options - Options comptables - Tiers Accès : Paramètres - Société Cette option permet de saisir la racine de comptes clients, fournisseurs et le paramétrage pour la création des comptes clients et fournisseurs. Clients Racine de compte client Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches client Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité. Générer un compte client Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte client : o Racine ou o Racine + code tiers ou o Racine + nom tiers Pour le client Durand avec le code client DUR0001, vous aurez le compte comptable : Si "Racine + Code tiers" : 411DUR0001 Si "Racine + Nom tiers" : 411DURAND Fournisseurs Racine de compte fournisseur Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches fournisseur Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité. Générer un compte fournisseur Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte fournisseur : o Racine + code tiers ou o Racine + nom tiers Pour le fournisseur Dubois avec le code fournisseur DUB0001, vous aurez le compte comptable : Si "Racine + Code tiers" : 401DUB0001 EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 308 Options - Options comptables - Libellé des écritures Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de définir les libellés des écritures générées par le transfert comptable. Pour certain libellé (ventes et règlement), vous avez la possibilité de saisir des "macro". Macro EBP Gestion commerciale vous permet de choisir les libellés de vos écritures comptables. Pour cela, vous pouvez indiquer les macros à appliquer pour chaque type d'écriture comptable : dans la partie Ventes, pour les factures et les documents d'acompte, et dans la partie Règlement, pour les tiers et la banque. Pour cela, vous disposez des constantes de {0} à {4} et {6} pour les documents et de la constante {5} pour les règlements. Les macros disponibles sont : {0} = Type du document de vente ( ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document Macro pour afficher le type de document "Avoir" et son numéro "AV001111" La macro à saisir est : {0} N° {1} du {6} Le résultat est : Avoir N° AV001111 du 06/12/2008 Macro pour afficher le type de tiers "Client", la civilité du tiers "Monsieur" et le nom du tiers "Dupont" La macro à saisir est : {2} {3} {4} Le résultat est : Client Monsieur Dupont Ventes et achats La zone Document permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des documents (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte). Règlements La zone Tiers permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des règlements. La case à cocher « Utiliser la référence en tant que libellé » permet une variante dans le libellé du tiers qui a effectué un règlement. Si la case est cochée et si le règlement saisi comporte une référence, le libellé de l’écriture sur le compte de Tiers est la REFERENCE Si la case est cochée et si le règlement saisi ne comporte pas de référence, le libellé de l’écriture sur le compte de TIERS est la macro Si la case n'est pas cochée et que le règlement saisi comporte ou non une référence, le libellé de l’écriture sur le compte de TIERS est la macro La zone Banque permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des règlements. Vous avez la possibilité de sélectionner une macro pour la fiche banque. Cette macro permet de référencé le code de la banque sur laquelle le règlement a été éffectué. Banque {5} Stock MANUEL 309 La comptabilisation du stock (Inventaire) peut être simplifiée ou détaillée. Cette comptabilisation est définie dans l'onglet Stock des Options - Options Comptables Cela signifie que vous comptabilisez : uniquement les variations de stock (différences entre le stock précédent et le nouveau stock constaté), c'est la méthode simplifiée : une zone de saisie de libellé pour la variation ; ou l'annulation du stock précédent et la constatation du nouveau stock, c'est la méthode détaillée : une zone de saisie de libellé pour l'annulation, une zone de saisie de libellé pour la constatation. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 310 Options - Options comptables - Stock Accès : Paramètres - Société Cette option permet de définir la méthode de comptabilisation du stock, ainsi que les comptes de stock... Méthode de comptabilisation du stock Vous disposez de 2 méthodes : o Simplifiée : comptabilisation des variations de stock uniquement (différences entre le stock précédent et le nouveau stock constaté). o Détaillée : comptabilisation de l'annulation du stock précédent et de la constatation du nouveau stock. Pour avoir un exemple de comptabilisation en fonction de la méthode sélectionnée cliquez ici. Compte de stock La comptabilisation du stock s'effectue en fonction de la destination de l'article. Cette destination est définie sur la fiche Article onglet Comptabilité. Vous devez renseigner les comptes de "variation" et de "stock et encours" pour les différents types de variation afin de pouvoir comptabiliser l'inventaire validé. Les libellés de cette comptabilisation sont définis dans la partie stock de la page Libellé des écritures des Options - Options Comptables Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner les comptes créés dans le plan comptable de la partie Comptabilité. MANUEL 311 Options - Options comptables - Journaux et comptes divers Accès : Paramètres - Société Cette option permet de définir le paramétrage nécessaire au transfert comptable des données. Journaux Vous devez saisir dans cette partie les journaux de ventes, trésorerie et opérations diverses nécessaire pour le transfert comptable. Le journal de vente contient les écritures qui correspondent à vos documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte, avoirs d'acompte). Le journal de trésorerie contient les écritures qui correspondent aux règlements, écarts de règlement... Le journal des Opérations diverses dites OD, contient les écritures qui correspondent à l'inventaire (méthode de comptabilisation simplifiée ou détaillée) Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner les journaux créés dans la partie Comptabilité. Tiers Ces zones correspondent à la comptabilisation des documents d'acompte. Le compte d'acompte correspond au compte tiers pour le transfert de vos acomptes. Par défaut, le compte 419 est indiqué. Le compte de TVA en attente est utilisé pour le transfert en comptabilité de vos documents d'acomptes, selon le schéma de transfert. Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité. Règlements Les 2 zones ci-dessous correspondent à la comptabilisation des écarts de règlements constatés lors de la saisie d'un règlement. Le compte d'écart de règlement : Perte correspond à une échéance soldée manuellement. Le compte d'écart de règlement : Profit correspond à un règlement supérieur à l'échéance L'écart de règlement correspond au reste à affecter présent dans la fiche règlement. Facture de 101.90 euros, règlement de 102 euros, écart de 0.10 euro. Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité. Remises / Escomptes En règle générale, les remises accordées (ventes) et obtenues (achats) sont comprises dans les comptes de produits (ventes) ou charges (achats), on comptabilise la vente ou achat HT remisée et pas la vente HT avant remise. Dans le cas ou vous souhaitez distinguer la vente HT de la remise, il est possible de comptabiliser la remise : Le compte de remises accordées permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des remises accordées sur les documents. La case à cocher "Comptabiliser la remise" permet de définir si le transfert comptable des ventes tient compte ou non des remises. Ces informations seront automatiquement reportées lors de la création d'une nouvelle fiche remise complémentaire. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 312 Lors de la modification des informations de "remises", il n'y aura pas de modification automatique sur les fiches "remises complémentaires" existantes. Elle sera reprise sur les nouvelles fiches. Les 2 zones d'escompte correspondent à la comptabilisation des escomptes accordés (Ventes) et des escompte obtenus (Achat). Le compte d'escompte accordé permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des escomptes accordés sur les documents de vente. Le compte d'escompte obtenue permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des escomptes obtenues sur les documents d'achat. MANUEL 313 NUMÉROTATION Options - Numérotation Accès : Paramètres - Société Pour chaque type de documents de vente, d'achat et de stock, vous pouvez préciser la syntaxe du numéro à attribuer au document. Vous pouvez choisir de créer vos documents avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur". Le logiciel incrémente automatiquement de 1, le numéro situé en fin de préfixe. Pour les documents de vente : FA 0803001 pour les factures de l’année 2008 au mois de mars, le numéro suivant sera le FA 0803002. Pour les documents d'achat : FF 0801001 pour les facture de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le FF 0801002. Pour les documents de stock : BS 080101 pour les bons de sortie de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le BS 080102. Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous allez créer un document ou une fiche. Si vos compteurs sont désorganisés, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance des données du menu Outils. Ventes Devis Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par DE 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Commande Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par CM 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de livraison Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BL 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de retour Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BR 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Facture Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FA 000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Avoir Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par AV 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Facture d’acompte Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FD 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Avoir d’acompte Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par AD 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 314 Achats Demande de prix Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par DEM 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Commande Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par CF 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de réception Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BRF 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de retour Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BRA 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Facture Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FF 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Avoir Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par AF 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Facture d’acompte Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FFD 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Avoir d’acompte Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FAD 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Stocks Bon d'entrée Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BE 000000011 Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de sortie Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BS 00000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Inventaire Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par INV 00000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Ordre de transfert Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par OT 00000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de transfert Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BT 00000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Ordre de fabrication Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par OA 00000001 MANUEL 315 Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de fabrication Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BA 00000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Ordre de désassemblage Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par OD 00000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de désassemblage Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BD 00000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Autres Pour chacun des fichiers de données suivants, vous pouvez choisir de créer vos fiches avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur". Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous créerez une fiche. Familles clients Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FCL00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Clients Champ de type chaîne de 20 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par CL000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Familles Fournisseurs Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FFR00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Fournisseurs Champ de type chaîne de 20 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FR000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Familles articles Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FAR00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Sous famille articles Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par SFAR00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Articles Champ de type chaîne de 20 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par AR000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Eco-contribution Champ de type chaîne de 8 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par D3E00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Commerciaux Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par CO00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Familles commerciaux Champ de type chaîne de 10 caractères maximum EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 316 En création de dossier, le compteur commence par FCO00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Secteurs géographiques Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par SG00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Barèmes Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par CC00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Tarif Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par TF00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Remises complémentaires Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par RC00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Texte standards Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par TXT00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Facturation périodique Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FP00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Remise en banque Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par RE00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Décaissement Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par DEC00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » MANUEL 317 Options - Articles Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de paramétrer par défaut la création d'une fiche article. Type d’article par défaut Liste déroulante permettant la sélection du type de l'article : Biens, Services, Nomenclature de fabrication, Nomenclature commerciale. En création du dossier, le type par défaut est Biens. Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un document de vente, le type d'article par défaut sera celui défini ici. Taux de marge par défaut Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999. En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut. Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un document de vente, le taux de marge par défaut de la ligne sera celui des options Taux de marque par défaut Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999. En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut. % de frais généraux bien Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999. En création de la fiche article de type bien, cette valeur est reprise par défaut. % de frais généraux Service Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999. En création de la fiche article de type service, cette valeur est reprise par défaut. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 318 Options - Tarifs et promotions Accès : Paramètres - Société Cet onglet permet de déterminer la politique tarifaire du dossier pour les documents de ventes. Vous disposez de différentes politiques d'application de tarifs : x le plus avantageux pour le client, x les tarifs sont prioritaires (même s'il y a des promotions), x les promotions sont prioritaires (même s'il y a des tarifs), x Les tarifs et les promotions sont cumulables (cumuls de plusieurs tarifs, cumuls de plusieurs promotions, cumuls de tarifs et promotions...). Utiliser le tarif le plus avantageux pour le client Si cette option est sélectionnée, quelques soit le tarif ou la promotion, c'est le prix/remise le/la plus intéressant/e pour le client qui sera pris/e en compte dans le document de vente. Pour cela, lors de la réalisation d'un document de vente, tous les tarifs et promotions possibles sont calculés et le plus avantageux sera pris en compte. Cet avantage est matérialisé par les caractères "gras" sur cette ligne. Application des.... Cette liste déroulante permet de définir si : x les promotions sont appliquées en priorité "Appliquer les promotions avants les tarifs" x les tarifs sont prioritaires sur les promotions "Appliquer les tarifs avant les promotions" Ordre d'application des tarifs et promotions Pour ce point, vous devez déterminer l'ordre des priorités à prendre en compte lors du calcul du tarif ou de la promotion dans le document de vente. Vous disposez des priorités : Clients, Famille Clients, Catégories tarifaires, Articles et Familles articles. L'ordre des priorités est important pour la détermination du tarif ou de la remise dans les documents de vente. Pour avoir un exemple d'application de tarifs/promotions dans les documents, cliquez ici. MANUEL 319 DOCUMENTS DE VENTE Options - Documents de vente - Options générales Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de définir les avertissements, le paramétrage de taux, montants... des documents de ventes. Avertissement si le code article n’existe pas Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse dans vos documents, lorsque vous saisissez dans la colonne "Code article" une référence qui n'existe pas dans votre fichier article. Utiliser la TVA de l’article Cocher cette case si vous souhaitez que la TVA de l'article soit toujours reprise dans les documents. Dans le cas contraire, c'est la TVA de l'entête du document qui est affectée à toutes les lignes articles. Avertissement sur les articles en insuffisance de stock Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse en cas d'insuffisance de stock, lorsque vous validez la ligne de l'article ou lorsque vous enregistrez (ou transférez) un document qui mouvemente les stocks (commande (stock virtuel), Bon de livraison et Facture). Durée de validité des devis (jours) Indiquez, en nombre de jours, la durée de validité de vos devis. La date de validité des devis sera alors automatiquement calculée, dans l'entête du devis.. Par défaut, le nombre de jours est 30. Afficher le paiement pour les factures d'acompte Cette option si elle est décochée permet de ne pas afficher la fiche "Nouveau règlement" lors de la génération d’une facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte. Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC Cette option, si elle est sélectionnée, permet d'ajouter au Total TTC du document le montant des écocontributions des lignes article. Dans le cas contraire, le Total TTC ne varie pas en fonction des éco-contributions sélectionnées sur les lignes article : Le total TTC comprend les montants éco-contributions. Gestion des messages Cette partie permet d'activer ou désactiver des messages d'information : Afficher le message d'avertissement des avoirs d'acompte Ce message apparaît lorsque vous réalisez un nouvel avoir d'acompte sans passer par une facture existante. Il indique que la création d'un avoir d'acompte va généré automatiquement un règlement négatif au titre d'un remboursement d'acompte versé par le client... Afficher le message d'ouverture du règlement créé Ce message apparaît suite à la validation d'une facture d'acompte ou un avoir d'acompte pour visualiser le règlement généré automatiquement. Si vous ne souhaitez plus voir apparaître ces message, vous pouvez cliquer sur "ne plus afficher" dans la boite du message ou décocher la case à cet endroit. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 320 Options - Documents de vente - Devis Accès : Paramètres - Société Cette option permet de définir les états des devis encours, transféré, refusé par le client... Etat Accepté Le libellé indiqué dans ce champ sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en commande, bon de livraison, ou facture. La liste des états proposés correspond aux états définis dans les champs ci-dessous. États des devis Vous disposez de 10 zones (champ de type Alpha de 20 caractères) pour définir l'état de vos devis. Par défaut, ces états sont renseignés de la façon suivante : En cours, A terminer, A réviser, Accepté, etc. Vous pouvez modifier ces libellés à votre convenance. L'état pourra être choisi en entête du devis et permettra d’effectuer des tris suivants ce critère (dans la liste des documents ou les impressions, par exemple). Lors de la création d'un devis, l'état par défaut est " l'état 1 " (En cours). MANUEL 321 Options - Documents de vente - Mentions légales des devis Accès : Paramètres - Société Les devis doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal. Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les modèles de devis fournis avec le logiciel. Par défaut, nous vous proposons des mentions, que vous pouvez bien entendu modifier. La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 322 Options - Documents de vente - Mentions légales des factures Accès : Paramètres - Société Les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal. Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les modèles de factures fournis avec le logiciel. Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures, vous avez notamment les conditions pour l'escompte et les taux de pénalité en cas de retard de paiement. Par défaut, nous vous proposons deux mentions, que vous pouvez bien entendu modifier. La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis. MANUEL 323 Options - Règlements Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de définir le paramétrage par défaut d'un moyen de paiement, d'une banque pour la saisie d'un nouveau règlement et des jours pour déclencher l'édition des relances clients. Moyen de paiement par défaut Ce champ correspond au moyen de paiement par défaut lorsque vous créer une échéance. Par exemple, création d'une facture sans "Mode de règlement", l'échéance de la facture contiendra le moyen de paiement défini ici. La liste des moyens de paiement est disponible par le menu Règlements - Données -Moyen de paiement. Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Banque par défaut Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement si elle n'est pas défini dans le moyen de paiement sélectionné sur la fiche règlement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques. Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . "Afficher le message d'avertissement en cas de banque non renseignée" L'option permet d'être averti lorsque la banque n'est pas renseignée sur une facture d'acompte ou un avoir d'acompte ou un règlement et que vous souhaitez valider l'un de ces éléments. En effet, la validation d'un document d'acompte ou d'un règlement permet de transférer les échéances en comptabilité et pour cela, il faut obligatoirement associé une banque. Lettres de relance Cette partie permet de définir par défaut les modèles et jour de déclenchement des relances : - Modèles de relance par courrier, e-mail ou relance téléphonique. - Nombre de jours après lesquels une relance est déclenchée : o Le lancement de la première relance est réalisé X jours après la date d'échéance o Le lancement de la deuxième relance est réalisé X jours après la première relance (relance de niveau 1) o Le lancement de la première relance est réalisé X jours après la deuxième relance (relance de niveau 2) Par défaut le nombre de jours est de 5 pour toutes les relances. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 324 Options - Documents de stock - Options générales Accès : Paramètres - Société Cette option permet de justifier les écarts de stock dans un Bon de sortie ou un inventaire. Vous avez à votre disposition 5 libellés d'écart possibles. Les libellés par défaut sont : Libellé 1 : Démarque inconnue, Libellé 2 : Détérioriés, Libellé 3 : Périmés, Libellé 4 : Vols, Libellé 5 : Autres. MANUEL 325 Options - Multi-dépôts Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de paramétrer de définir le dépôt par défaut. Dépôt par défaut Liste déroulante permettant la sélection du dépôt. En création du dossier, le dépôt par défaut n'est pas renseigné. Le dépôt par défaut sera utilisé lors de la création de document. C'est ce dépôt qui sera automatiquement renseigné. Activer la vue détaillée par dépôt sur la fiche article Case à cocher permettant de définir si vous souhaitez voir par défaut dans l'onglet stock de l'article le détail des quantités par type (Quantité commandées, Quantité à réceptionner, ...) EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 326 Options - Paramétrages Accès : Paramètres - Société Décimales Choisissez le nombre de décimales qui s'affichera dans les zones de type prix, quantités et montants. Prix unitaire Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5. Quantités Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5. Montants Par défaut, le nombre de décimales est de 2. Cette zone n'est pas modifiable. Devise L’option Devise est présente pour permettre d’imprimer, la contre valeur en pied de facture (au moins), et cela sans devoir paramétrer en dur dans le modèle. Devise du dossier Champ alphabétique de 50 caractères. Saisissez le libellé complet de la devise dans laquelle votre dossier est géré. En création de dossier, Euros est indiqué par défaut. Abréviation Champ alphabétique de 5 caractères. Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise dans laquelle votre dossier est géré. En création de dossier, € est indiqué par défaut. Devise de contre valeur Champ alphabétique de 50 caractères. Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur, saisissez ici le libellé complet de cette devise. En création de dossier, Francs est indiqué par défaut. Abréviation Champ alphabétique de 5 caractères. Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise de contre-valeur de votre dossier. En création de dossier, F est indiqué par défaut. Taux de conversion Champ numérique de 15 caractères dont 6 décimales. Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur. En création de dossier, 6.55957 est indiqué par défaut. Codes alpha-numériques Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications Cette option permet de saisir des caractères différent de A...Z 0...9. En fonction de la fiche, ces caractères peuvent être : [Espace] - \ / ( ) _ Les fiches concernées sont : x Codes postaux - Code postal x Secteur Géographique - Code secteur géographique x NAF - Code NAF x Frais de port - Code x Article - Code article x Familles Articles - Code Famille Articles x Unité - Code unité x Eco-contribution - Code éco-contribution x Localisation - Code de localisation x Tarif - Code x Barème - Code barème MANUEL 327 x Banque - Code x Modes de Règlement - Code x Moyens de Paiement - Code x Client - Code (tiers) x Familles Clients - Code Famille x Fournisseur - Code (tiers) x Familles Fournisseurs - Code Famille x Commercial - Code Commercial x Famille Commerciaux - Code Famille Mais également les champs : x TVA intracommunautaire x Siren Les points suivants ne sont pas concerné par les caractères supplémentaires : - Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement. - Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . - Transfert de documents Ouvrir les documents générés après transfert La sélection de cette option permet de définir par défaut l'ouverture automatique du document généré par un transfert. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 328 Statistiques OLAP Accès : Paramètres - Société Le cube de données OLAP est destiné à des analyses multi-dimensionnelles complexes sur des données. L’utilisation de ce cube vise à permettre aux utilisateurs de traiter d’importants volumes de données de façon intuitive et rapide. Il est indispensable de posséder un serveur Olap de Microsoft (soit SQL Server Analysis Services). Cette page permet d'indiquer les paramètres de connexion à ce serveur : x Adresse du serveur OLAP : C'est le chemin pour accéder à l’instance du serveur Olap x Authentification : Le type d’authentification utilisé est : o soit Windows : connexion en local ou en réseau par TCP/IP o Si le serveur est situé sur un poste distant, il faut autoriser ce compte à se connecter au serveur Olap. o soit Autre : Connexion en réseau par HTTP ou HTTPS x Utilisateur, x Mot de passe, x Domaine, x Base(s) de données OLAP, x Cube(s). Si les paramètres de connexion sont corrects, vous avez accès aux bases de données de son serveur Olap puis au(x) cube(s) respectifs de chaque base de données. Si vous ne possédez pas de cube Olap, vous pouvez importer le "cube exemple" via le bouton Importer. Import d'un cube Sur la fenêtre d’import, vous devez indiquer une base de données sur laquelle il faut importer le cube. Si vous choisissez une base de données existante, elle sera entièrement supprimée ainsi que tous ses cubes, et une nouvelle base de données vierge avec le même nom sera recréé. Si vous ne souhaitez pas utiliser une base existante, vous pouvez indiquer un nouveau nom de base de données à créer. Ensuite, il faut choisir le cube à importer. Enfin, vous devez définir la chaîne de connexion que le serveur Olap utilisera pour joindre le serveur de bases de données pour récupérer les données à analyser. Une chaîne de connexion est une chaîne texte composée des informations de connexion telles que l’adresse du serveur, le nom de la base de donnée à utiliser, le protocole réseau à utiliser, les identifiants utilisateur, etc... Vous pouvez donc : o utiliser la chaîne de connexion par défaut : à utiliser si le serveur Olap, le serveur de base de données et la gestion commerciale sont sur le même poste, o définir la chaîne de connexion vous-même : à utiliser si le serveur Olap, le serveur de base de données ou la gestion commerciale sont sur des postes différents. MANUEL 329 Options - Général Accès : Paramètres - Société Police par défaut Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) : Police par défaut Taille par défaut EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 330 UTILISATEURS Les Utilisateurs Accès : Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs Vous pouvez créer des utilisateurs, attacher ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Création d'un utilisateur Pour définir un utilisateur, vous avez accès aux zones suivantes : Code * Saisissez un identifiant unique pour votre utilisateur. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9). Nom * Saisissez le nom de l'utilisateur (au maximum 100 caractères alphanumériques). Mot de passe Saisissez un mot de passe pour ouvrir le dossier avec cet utilisateur. Il sera demandé à chaque ouverture du logiciel. Confirmation Retapez le même mot de passe pour confirmation. Bloqué Si cette case est cochée, cet utilisateur ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité. Cette sélection est reportée dans les bases des applications de Gestion commerciale et de Comptabilité. Connexion interdite dans cette application Si cette case est cochée, l'utilisateur ne pourra pas se connecter à l'application dans laquelle la case est cochée. Si la case est cochée sur la fiche utilisateur en Gestion, l'utilisateur pourra se connecter à la Comptabilité mais pas à la Gestion. Un message avertira l'utilisateur de ce fait. Groupes associés Cette partie vous permet de gérer les groupes d'utilisateurs rattachés à cet utilisateur à l'aide des boutons : o Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne groupe utilisateurs. o Insérer : Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne groupe utilisateurs au dessus de celle sélectionnée. o Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne groupe utilisateurs. o Vues : Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. Vous disposez également des fonctions : o Monter/Descendre : Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. o Couper/Copier/Coller : Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. Si vous sélectionnez un groupe, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en sélectionnant ou en dé-sélectionnant les autorisations. Gestion des droits Cette partie permet de définir la gestion des droits par utilisateur. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. MANUEL 331 La colonne Libellé contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits. Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu. La colonne Tous permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné. En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différentes : Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés. Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus. Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus. La partie Autorisation permet de personnaliser les droits de chaque menu. La partie Autorisations héritées permet de visualiser les droits de chaque menu provenant du/des groupe/s associé/s à cet utilisateur. Vous pouvez cocher/ dé-cocher les autorisations que vous souhaitez accorder à l'utilisateur affiché. Dès changement d'une autorisation sur un droit, l'autorisation héritée sera automatiquement dé- sélectionnée. Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 332 Les Groupes d'utilisateurs Accès : Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs Vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs, définir une gestion de droits par groupe d'utilisateurs, et attacher ensuite un utilisateur à un groupe. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. On pourrait imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... La gestion de la fiche "Groupe d'utilisateurs" est commune à toutes les fiches. Création d'un groupe En entête de la fiche groupe, vous devez saisir les informations suivantes : Code * Saisissez un identifiant unique pour votre groupe d'utilisateurs. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9). Nom * Saisissez le nom du groupe (au maximum 100 caractères alphanumériques). Nom d'un service de votre société Utilisateurs associés Cette partie vous permet de gérer les utilisateurs rattachés à ce groupe à l'aide des boutons : o Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne utilisateur. o Insérer : Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne utilisateur au dessus de celle sélectionnée. o Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne utilisateur. o Vues : Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. Vous disposez également des fonctions : o Monter/Descendre : Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. o Couper/Copier/Coller : Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. Gestion des droits Cette partie permet de définir les droits pour ce groupe. A la création d'une fiche, les droits sont tous autorisés par défaut. La colonne Libellé contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits. Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu. La colonne Tous permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné. En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différente : Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés. Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus. Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus. La partie Autorisation permet de personnaliser les droits de chaque menu. Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits. MANUEL 333 Les Droits utilisateurs Accès : Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs ou Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Types de droits Il existe 3 types de droit : Visualisation et Modification Si le droit de modifier est sélectionné, la visualisation est automatiquement cochée. Il est possible d'autoriser uniquement la visualisation. Ces droits concernent les fonctions : Général / Options Exécution Ce droit est présent essentiellement pour les assistants. Sauvegarde, Maintenance, Editions des modèles d’impression... Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour ces droits, si on autorise : o la création, la visualisation est automatiquement cochée. o la création, la visualisation est automatiquement cochée. o la modification, la visualisation est automatiquement cochée. o la suppression, la visualisation est automatiquement cochée. o l’impression, la visualisation est automatiquement cochée. La "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Application des droits Quelques exemples d'application des droits : Gestion commerciale 1. Visualisation d'un type de document non autorisée. Dans l'onglet "Tous" de la liste des documents de ventes, ce type de document ne sera pas visible. 2. Création d'un document de type X non autorisée. Regroupement ou Transfert d'un document vers ce type de document, message d'information "Le regroupement est impossible car la création d’un document de "type X" n’est pas autorisé". Le document d'origine reste dans l'état initial. 3. Visualisation des clients non autorisée. Liste des documents de ventes, sélection d'une ligne et clic droit "Afficher le client". Message d'information : "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Clients (Visualisation).". 4. Réalisation d'une sauvegarde non autorisée. Appel de l'assistant de sauvegarde, message d'information : "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Sauvegarde (Exécution).". Pour certaine fonction, si vous n'autorisez pas les droits le nombre d'onglets dans les fiches associées peut changer. Par exemple, pas de droit sur les tarifs, la fonction "Tarifs" ne sera pas accessible. De plus l'onglet "Tarifs" ne sera pas visible dans les fiches Articles, Clients, Catégories tarifaires... Comptabilité 1. Création d'une saisie par classeur. La création d'un nouveau classeur de saisie est impossible. Message d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : saisie par classeur (Création)". 2. Suppression des modèles de libellés. La suppression d'un modèle de libellé est impossible. Message d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : modèle de libellé (Suppression)". EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 334 3. Autorisation de consultation/lettrage/lettrage automatique. L'utilisateur n'est pas autorisé à consulter les comptes, à les lettrer ou à procéder à des lettrages automatiques. Message d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Consultation/Lettrage/Lettrage automatique (autorisation)". MANUEL 335 Champs personnalisés Accès : Paramètres - Champs personnalisés. Cet assistant permet de créer des champs personnalisés pour les tables : o Clients, o Fournisseurs, o Articles, o Documents (stock, vente, achat), o Lignes de document (stock, vente, achat). Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la fiche ou le document ou ligne de document. L'ajout de champs personnalisés est limité à 10 champs par table. La création et le renseignement par une "valeur par défaut" des champs personnalisés ne sont pas rétroactifs. Nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos documents ainsi que les autres fichiers. Création des champs personnalisés Pour créer un champ personnalisé, vous devez sélectionner la table ou vous souhaitez un nouveau champ puis cliquer sur le bouton "Ajouter un champ" pour sélectionner un type et un nom de champ. En fonction du type de champ créé, différentes options complémentaires sont à définir : Mémo Texte enrichi Texte Entier Décimal Date Date/Heure Toujours éditable Valeur facultative Valeur par défaut Valeurs autorisées Longueur maximale Valeur minimale Valeur maximale Nombre de décimales stockées Nombre de décimales affichées Par défaut, quelque soit le type un nouveau champ est : o toujours éditable o la saisie d'une valeur est toujours facultative Pour le type de champ "date", la date du jour "système" est toujours en "valeur par défaut". Pour les champs de type "texte", saisissez une longueur maximale au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres champs. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1. Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé de la fiche client soient recopiées dans un document de vente, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables. Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de valeurs autorisées. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 336 Si des valeurs sont autorisées : - la valeur par défaut doit être présente dans la liste des valeurs autorisés, - les valeurs autorisées doivent être comprises dans l'intervalle des valeurs minimales et maximales. Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé d'une fiche soient recopiées dans un document, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables (voir avoir un exemple cliquez ici). Modification des champs personnalisés Si vous souhaitez modifier un champ personnalisé, vous devrez sélectionner le champ à modifier puis effectuer les modifications souhaitées. Le nom du champ dans la base et le type de données ne sont pas modifiables. Vous pouvez à tous moment ajouter, modifier ou supprimer des valeurs autorisées. Suppression des champs personnalisés Si vous ne souhaitez plus/pas d'un champ personnalisé créé précédemment, vous devez sélectionner le champ puis cliquer sur "Supprimer un champ". La suppression du champ sera définitive à la validation de la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton OK. Donc si vous annulez les modifications/suppression sur la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton "Annuler", le champ sera toujours présent. Validation de la création de champs personnalisés Suite à la validation par le bouton OK de la fenêtre des champs personnalisés, vous pouvez renseigner ceux-ci dans les fiches et lignes. Visualisation des champs personnalisés Suite à la création d'un champ personnalisé pour au moins l'une des tables Clients, Fournisseurs, Articles, Documents (stock, vente, achat), un onglet "champs personnalisés" est créé sur chaque fiche concernée. Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables de lignes de document (stock, vente, achat), il faudra réaliser une nouvelle vue pour insérer les champs personnalisés dans la grille de saisie. MANUEL 337 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 338 OUTILS Sauvegarde rapide Accès : Outils - Sauvegarde rapide La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée. La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde "classique" effectuée précédemment. Une seule étape "résumé des éléments" est affichée. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide. MANUEL 339 Sauvegarde Accès : Outils - Sauvegarde La sauvegarde passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde. Choix des informations à inclure dans la sauvegarde L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier. Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire. Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier. L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Informations nécessaires à la sauvegarde Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire doit être saisi dans la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur". Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde. Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde. Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de la destination de la sauvegarde Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez. Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Sauvegarde en ligne Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Mot de passe Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec un partenaire. Commentaire Le renseignement de ce champ est facultatif. Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde. Envoi d’une sauvegarde à un partenaire EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 340 Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de sauvegarde. Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur “Vous souhaitez accéder à une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client effectuées avec ce mot de passe. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde. MANUEL 341 Restauration Accès : Outils - Restauration La restauration de dossier passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci. Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Sélection de la sauvegarde à restaurer Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez restaurer. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des informations à inclure dans la restauration Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration). Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. Choix du type d'installation Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes : - Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la restauration du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la destination de la restauration (voir paragraphe suivant). La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix de la destination de la restauration Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données. Nom du dossier Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier d'origine". Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 342 Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données. MANUEL 343 Historique de sauvegarde Accès : Outils - Historique de sauvegarde L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant : - la date de la sauvegarde, - le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde, - le nom de l'ordinateur (poste), - la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 344 Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. EBP sauvegarde est un service payant. La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge ses sauvegardes si il a besoin de faire une restauration. La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration. o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne. o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la place de votre disque local. o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web. MANUEL 345 Export du schéma de la base de données Accès : Outils - Exporter le schéma de l'application L'export du schéma de l'application passe par un assistant. Cet assistant permet de réaliser l'export de la liste de toutes les tables et champs de l'application. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export du schéma de la base de données. Bienvenue... ...dans l'assistant d'export du/des schéma/s de base/s de données. Cet écran vous indique, entre autre, la structure du nom du fichier sauvegardé. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre l'export. Sélection des paramètres d'export du schéma Cet écran permet de : définir le chemin du fichier généré, le mode d'export. Deux modes d'export sont disponibles : o Simple Le fichier contient les tables avec pour chacune le nom des champs, la traduction du champ, le type de données, la taille et si une valeur nulle est autorisée. La liste des tables associées est également présente. o Détaillé Le fichier contient les tables avec pour chacune les options de la tables et un descriptif détaillé des champs (exemple : champ système ou pas). La liste des tables associées est également présente. Le fichier généré sera au format XML. Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Opération terminée Cet écran contient la liste des fichiers générés avec leurs emplacements. Cliquez sur Fermer pour terminer le traitement. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 346 Imports paramétrables Accès : Outils - Imports paramétrables L'importation paramétrable de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à importer. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import paramétrabe de données. Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options Options/Société / Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier importé. Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nécessaire. Destination source de l'import Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez importer. Vous pouvez importer les données suivantes : x Articles x Familles articles x Clients x Famille clients x Fournisseurs x Famille fournisseurs x Contacts x Commerciaux x Familles commerciaux x Barèmes des éco-contributions. Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, en vous aidant de l'icône "..." pour le rechercher. Si lors du précédent import pour le même type de données, vous avez sauvegardé les paramètres d'import ; pour cet import, vous avez la possibilité de sélectionner le Nom du paramétrage. Vous avez également la possibilité de supprimer les paramétrages inutiles. Cette suppression est définitive. Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Codage du fichier Cette étape permet de définir le paramétrage de codage du fichier texte. C'est à dire de rendre le fichier importé lisible pour le logiciel. Après avoir défini le type de séparation des champs, vous devez indiquer le type de Codage du fichier. La case à cocher "Ligne d'entête : La première ligne contient le nom des champs" permet de distinguer les données de la ligne contenant le nom des colonnes. En dessous, vous visualisez l'aperçu du fichier à importer (15 premières lignes). Suite à la définition du codage du fichier, cliquez sur Suivant. Délimités : Champs séparés par des caractères Cette étape permet de définir le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. En dessous, vous visualisez l'aperçu des données suivant le séparateur et l'identificateur sélectionnés. Cliquez sur Suivant pour définir les liens entre les champs de la table (clients ou articles) et les champs du fichier à importer. MANUEL 347 Association des champs de la table avec les champs du fichier Cette étape permet de lier les champs à importer à ceux de la table du type de données sélectionné précédemment. Pour cela, dans le tableau des associations, en face de chaque "champ destination", vous devez sélectionner la "colonne source" correspondante. Chaque colonne source correspond à une donnée du fichier à importer. Ces données sont affichées en dessous du tableau des associations. Au fur est à mesure de l'association des champs destinations aux colonnes sources, la visualisation des données à importer est modifiée. Les colonnes associées sont renommées avec le "nom du champ destination". Les colonnes sources non associées sont nommées "(Colonne X) Ignoré". Vous avez la possibilité de sauvegarder les paramètres. Ces paramètres correspondent aux associations des champs de la table avec ceux du fichier à importer. Pour cela, vous devez indiquer un Nom de paramétrage. Suite à la réalisation de l'import, les informations de paramétrage seront stockées dans la base de données. Si un nom de paramétrage est déjà indiqué, il correspond à ce que vous avez sélectionné lors du choix du fichier à importer. Si vous gardez ce nom, le fichier de paramétrage sera modifié en fonction des modifications que vous venez d'effectuer. Si vous changez de nom, le fichier de paramétrage initial sera inchangé et un nouveau ficher de paramétrage sera inséré. Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné précédemment : o Type de données à importer, o Chemin et nom du fichier à importer o Format du fichier importé et délimiteur Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de l'import En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 348 Import de données Accès : Outils - Import de données L'importation de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à importer. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import de données au format texte. Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options du dossier / Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier importé. Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nécessaire. Format des fichiers Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)". Si une chaîne de caractères contient [;] cette chaîne doit être encadrée de guillemets ["]["]. Pour un fichier donné, le séparateur décimal doit être le même [.] ou [,] Si le fichier contient des informations (codes) provenant d'autres fiches, ces fiches doivent exister dans le dossier et être saisie en Majuscules. Import fiche article : le code de la famille article présent dans le fichier d'import de l'article doit être présent dans la liste des "familles article" du dossier Le fichier d'import devra contenir les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de données et en terme d’ordre des champs). Le type de donné doit correspondre avec le type du champ importé valeur numérique, chaîne de caractères, montant... Si parmi les champs d’une table de l'application, certains n’existent pas dans le fichier à importer, l’emplacement de ce champ dans le fichier à importer est matérialisé par 2 points virgules consécutifs [;;], ce qui permet l’import du fichier même si le champ n'existe pas. Exemple : Fichier avec 4 champs : Code;Nom;Prénom;Ville Si vous ne souhaitez pas importer le prénom. Le fichier sera donc : Code;Nom;;Ville Si le code importé existe déjà dans la base, l’enregistrement est modifié par l’import (et non ignoré). Sélection du fichier à importer Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez importer. Vous pouvez importer les données suivantes : x Familles articles, x Unités, x Localisation, x Barème éco-contribution, x Articles, x Familles clients, x Clients,. x Familles fournisseurs, (version classic et pro) MANUEL 349 x Fournisseurs. (version classic et pro) Pour voir le format de chaque fichier, cliquez sur le type de données souhaité. Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône "..." pour le rechercher. Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Aperçu du fichier L'étape suivante vous permet d’avoir un aperçu avant l'importation du fichier. Il contient les 10 premières lignes du fichier à importer avec une répartition de ces données dans chaque champ de la table de la base de données. Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné précédemment : o Chemin et nom du fichier à importer, o Type de fichier, o Remplacement ou pas des données existantes Cliquez sur Lancer pour executer le traitement. Traitement de l'import En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 350 Export de données Accès : Outils - Export de données L'export de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à exporter. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export de données au format texte. Pour exporter que quelques données et colonnes du fichier, vous devez passer par la liste des données / Export. Format des fichiers Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)". Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de données et en terme d’ordre des champs). Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table, l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs. Structure des fichiers exportés Cliquez sur les noms de fichier pour voir les données exportées : Les familles fournisseurs Les fournisseurs Les familles articles Les unités Les localisations Les barèmes eco-contribution Les articles Les familles clients Les clients Sélection du fichier à exporter Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter. Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône pour le rechercher. Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment : Chemin et nom du fichier à exporter, Type de fichier. Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données. Traitement de l'export En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. MANUEL 351 Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 352 Export art L 215-3 Accès : Outils - Export art L 215-3 Cet assistant permet de réaliser un export de toutes les données de chaque table du logiciel suivant l'article L215-3. L'export art L 215-3 est une opération qui peut être assez longue, si vous avez un nombre important d'éléments à exporter. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export de données au format texte. Type de données Les types de données disponibles sont toutes les tables de l'application. Emplacement du fichier d'export et Format du fichier L'emplacement du fichier d'export est par défaut le répertoire "Mes documents" sous Xp ou "Documents" sous Vista. Les formats des fichiers sont de type csv et xls, avec séparateur de champ "point virgule (;)". Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en termes de données et en termes d’ordre des champs). Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table, l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs. Sélection du type de données Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter. Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône pour le rechercher. Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant. Editeur de requêtes L'éditeur de requête fonctionne comme la réalisation d'une vue depuis une liste. Il permet d'ajouter les colonnes souhaitées pour l'export de la table sélectionnée précédemment. Pour cela, sélectionnez le mot Colonnes puis Clic droit, la fenêtre "Choix des colonnes à ajouter" s'affiche. Le choix s'effectue en sélectionnant la case devant chaque colonne souhaitée. Une fois le choix effectué, cliquer sur Ok pour poursuivre l'export. Aperçu des données Cet écran permet de visualiser les 10 premières lignes de la table et des colonnes sélectionnées précédemment. Cliquez une dernière fois sur Suivant pour visualiser les paramètres de l'export. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment : x Format du fichier, x Chemin et nom du fichier à exporter, x Type de données. Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données. Traitement de l'export En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". MANUEL 353 Assistant de maintenance des données Accès : Outils - Maintenance de données Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Bienvenue... Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de donnée Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle (Défragmenter les index, compacter). Verrous Permet de supprimer les verrous d'un ou de tous les utilisateurs, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Utilisateurs Permet de supprimer les connections d'un ou de tous les utilisateurs. Recalculer Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis. Configuration Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la position des fenêtres et les tableaux de bord personnalisés. Base de démonstration L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une maintenance sur la base de démonstration. Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente à une restauration du dossier de démonstration. Clients Permet de recalculer les soldes clients (fiche client/onglet Gestion). Fournisseurs Permet de recalculer les soldes fournisseurs (fiche fournisseur/onglet Gestion). Stock Permet de supprimer tous les mouvements de stocks et les regénérer par rapport aux bons d'entrées, bons de sorties, inventaires, ... et documents de vente. Modèles d'impression Permet de réparer les modèles personnalisés et éventuellement les images (miniatures) avec l'assistant des modèles de documents vente. Cette opération peut être longue. Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 354 Traitement de la maintenance En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée. Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". MANUEL 355 Supprimer un dossier Accès : Outils - Supprimer un dossier Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier. Bienvenue... ...dans l'assistant suppression de dossier. Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage. Choix du raccourci vers le dossier à supprimer Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer. Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné. Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier raccourci. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 356 Editeur de modèles Accès : Outils - Éditeur de modèles Ou A partir d'un modèle et l'icône "Modifier le modèle" EBP Compta et Gestion Commerciale et EBP Compta et Gestion Commerciale Open lineTM PRO est livré avec un puissant générateur d'état. Grâce à cet outil, vous pourrez personnaliser tous les modèles d'impression que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez au générateur d'état en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur le paramétrage de ce modèle. Etant donné que les possibilités offertes par cet outil sont très importantes, le niveau de complexité peut varier en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut créer vos modèles. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les tarifs de cette prestation. MANUEL 357 Import/Export de la configuration Accès : Outils - Import/Export de la configuration Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et des vues personnalisées. Bienvenue... Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix de l'opération à effectuer L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée (import ou export). Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. Emplacement du fichier Cette étape vous permet d'indiquer : en import, l'emplacement du fichier à importer, en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter. Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant. Eléments à traiter Les éléments à traiter sont les modèles d'impression et les vues personnalisées. Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 358 Archivage Accès : Outils - Archivage L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi. Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Traitement de l'archivage L'archivage passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage des données. Bienvenue... Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser.... Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage. x Sélectionnez le dossier à archiver Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...". Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche. x Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur. Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer. Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. L'archivage de données est une opération qui peut être longue. Format du fichier d'archive Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv). Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive. Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes) apparaissent en clair. Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé. MANUEL 359 Journal des événements Accès : Outils - Journal des événements Le journal des événements stocke chaque information concernant : - la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation ; - le manque d'un n° TVA intracommunautaire ; - la suppression de documents ; - la dévalidation d'inventaire ; - le changement de code, - la dévalidation de document. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Le journal des événements se présente sous forme de liste composée d'onglets : o Rupture, o TVA intracommunautaire, o Suppression, o Dévalidation d'inventaire, o Changement de code (article ou client), o Dévalidation de document. Chaque onglet est composé des colonnes suivantes : o un type d'événement, o une description, o une date : Elle représente la date de génération de l'événement. Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs. Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente A la validation de la facture, dans le cas où la date de la facture est inférieure à la date de la dernière facture et/ou le n° de facture est inférieur au dernier numéro de facture, un message d'avertissement s'affiche. Le message est : « La date de la facture est inférieure à la dernière facture enregistrée dans votre dossier et/ou le numéro de facture est inférieur au dernier numéro de facture enregistré dans votre dossier. Nous vous rappelons, d’après l’art. 121 du B.O des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Voulez vous valider cette facture ? » La validation de ce message entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Erreur de continuité : Document « N°doc » du « Date du document » /Document précédent « N° du dernier doc » du « date du dernier doc »" Onglet TVA intracommunautaire Si vous avez sélectionné un tiers intracommunautaire n’ayant pas de N° de TVA intracommunautaire et si vous acceptez l'enregistrement du document, un événement sera créé dans le journal des événements. La description contient le message suivant : "Le document « N° de doc » du « date du doc » a pour territorialité Intracommunautaire alors que le N° de TVA intracommunautaire est absent de la fiche client." Onglet Suppression Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message d'avertissement s'affiche. Le message est : "Vous supprimez une pièce de vente, ce qui déclenche une rupture dans la numérotation de vos documents, pour justifier cette rupture, un événement va être créé dans le journal des événements." La validation de ce message entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Le document « N° de doc » du « date du doc » a été supprimé le « date de suppression »." EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 360 Onglet Dévalidation d'inventaire Si vous demandez la dévalidation d'un inventaire, cela entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Dévalidation de l'inventaire n° « N° de l'inventaire » du « date du doc » " Onglet Changement de code Si vous demandez la recodification d'un code article ou la recodification d'un code client, cela entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "L'article X est devenu l'article Y " ou "Le client n° X est devenu le client n° Y ". Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat Si vous demandez la dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat, cela entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Le document n° « N° de facture ou avoir » du « date du doc » pour le tiers « code du tiers » a été dévalidé (Total HT = xxx €, total TVA = XXX €)" MANUEL 361 OPTIONS Options - Services Internet Accès : Outils- Options Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne. Proxy HTTP / FTP Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy. Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre installation. Sauvegarde en ligne Cette partie permet de définir : Mot de passe : mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde. Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier. E-Mail de notification : adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde 363 INFORMATIONS SOCIÉTÉ Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix: x Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi. x Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 364 Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 365 Glossaire Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale. Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z A Acompte Articles Avoirs B BBAN BIC Bons de livraison Bons de retour Bons de stock C Clients Commandes Créditeurs D Débiteurs Devis E Échéances Échéancier F Factures Factures d'acompte Familles Fournisseurs I IBAN INSEE Inventaire ISO M Macro Modes de règlement EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 366 Mouvements de stock N N° TVA intracommunautaire NAF P Prospect R Règlements RIB RSS S SIREN SIRET Solde Stock T Tarif TVA 367 Index A Achats......................................................... 164 Aide................................................................5 Archivage .................................................... 358 Articles........................................... 69, 231, 233 Avoir.............................................................62 Avoir d'achat................................................ 176 Avoirs ......................................................... 101 B Banques ...................................................... 156 Barème ....................................................... 138 Barème éco-contribution ............................... 281 Barres d'outils ................................................16 Bon de livraison..............................................49 Bon de réception .......................................... 170 Bon de retour..........................................50, 172 Bon de transfert ........................................... 225 Bons de désassemblage..........................217, 221 Bons de fabrication ................................217, 221 Bons de livraison ............................................95 Bons de retour ...............................................97 Bons d'entrée........................................209, 210 C Catégories tarifaires...................................... 245 Champs personnalisés..............................77, 335 Civilités ....................................................... 282 Clients.... 43, 70, 72, 115, 121, 122, 126, 196, 237 Code activation ..............................................10 Code NAF .................................................... 289 Code postal.................................................. 286 Codes Postaux.............................................. 286 Commande ....................................................44 Commandes............................................93, 168 Commercial ................................................. 135 Commerciaux........................................135, 138 Configuration requise ........................................7 Contacts......................... 117, 118, 192, 193, 283 Convention utilisation EBP .................................3 Création de dossier ................................... 28, 83 D Décaissement......................... 133, 148, 154, 205 Demandes de prix......................................... 166 Démonstration .................................................9 Départements .............................................. 287 Dépôts ........................................................ 297 Devis ................33, 34, 40, 42, 47, 56, 60, 64, 91 Dossier..........................................................83 Droits utilisateurs ......................................... 333 Dupliquer un document ..........................107, 182 E Échéances .....................................................73 Échéancier ........................73, 128, 143, 150, 201 Eco-contribution .............................................69 Editeur de filtres.............................................22 Editeur de modèles ....................................... 356 E-mail ................................................41, 61, 63 Export art L 215-3 ........................................ 352 Export du schema de la base de données ........ 345 F Facturations périodiques................................ 126 Facture..........................................................57 Facture d'achat ............................................ 174 Factures ............................ 40, 47, 56, 60, 64, 99 Famille commerciaux .................................... 138 Familles articles............................................ 233 Familles clients...............................121, 126, 196 Familles prospects .................................121, 196 Filtre automatique ..........................................22 Filtres ...........................................................22 Fournisseurs ..................................190, 197, 239 G Générer les factures...................................... 256 Géolocaliser ................................................. 273 Glossaire ..................................................... 365 Groupes ...................................................... 332 H Historique.................................................... 268 Historique Clients/Articles................. 70, 122, 237 Historique Clients/Prospects.............. 70, 122, 237 Historique du document ..................................67 Historique fournisseurs/articles ...............197, 239 I Import de données ....................................... 348 Import paramétrable..................................... 346 Impression ..............141, 162, 207, 247, 275, 337 Impressions .............................40, 47, 56, 60, 64 Installation ......................................................8 Introduction.....................................................1 Inventaire.................................................... 211 J Journal des événements ...........................81, 359 L Lettres de relance...........................132, 147, 255 Liste déroulante..............................................15 Liste des documents d'achat .......................... 164 Liste des documents de ventes.........................89 Livrer une commande ................................... 252 Localisation.................................................. 296 M MapPoint ..................................................... 273 Modes de règlement...................................... 160 Mouvements de stock.................................... 228 Moyens de paiement..............................159, 160 N Notes ............................................................26 Nous contacter ............................................. 364 O Objectifs...................................................... 138 OLAP........................................................... 272 Options .........................................................29 Ordre de transfert......................................... 223 Ordres de désassemblage.......................215, 219 Ordres de fabrication .............................215, 219 P Paliers......................................................... 138 Pays............................................................ 288 Présentation ....................................................5 Promotion.............................................243, 318 Prospects................................. 43, 115, 121, 196 Proxy FTP .................................................... 361 Proxy HTTP.................................................. 361 Publipostage (assistant) ................................ 269 R Réapprovisionnement................................263, 265 Règlement.....................................................72 Règlements............................ 133, 148, 154, 205 Règlements clients..........................................72 Regrouper des documents ...37, 53, 108, 183, 249, 258 Relancer .................................................. 42, 73 Relances.................................................. 42, 73 Remise Complémentaire................................ 290 Remise en banque .................. 133, 148, 154, 205 Restauration de dossier ............................80, 341 S Sauvegarde .................................... 79, 338, 339 Sauvegarde en ligne ..............................344, 361 Sauvegarde rapide...................................79, 338 EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 368 Secteurs géographiques ................................ 294 Simulation de tarif ........................................ 246 Sous famille article ....................................... 234 Statistiques....................................124, 199, 235 Stock ...................................................209, 210 Supprimer .....................................111, 186, 355 Supprimer un document.........................111, 186 Supprimer un dossier .................................... 355 T Tarif............................................................ 241 Tarifs .......................................................... 245 Taux de TVA ................................................ 277 Territorialité................................................. 280 Textes enrichis ...............................................16 Transférer un document ........ 35, 51, 58, 112, 187 Transfert comptable......................... 78, 267, 268 Types de TVA............................................... 279 U Unités ......................................................... 295 Utilisateurs .................................................. 330 V Ventes ..........................................................89 Vues .............................................................23 EBP Gestion Commerciale 2010 iii Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................3 Préambule .........................................................................................................................................3 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................3 Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................3 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................3 Sauvegarde des données .....................................................................................................................3 Limitation de garantie .........................................................................................................................3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................4 Dispositions finales .............................................................................................................................4 Présentation de l'aide.............................................................................................................................5 L'arborescence ...................................................................................................................................5 Les pages ..........................................................................................................................................5 MISE EN ROUTE ....................................................................................................................................7 Configuration minimale requise ...............................................................................................................7 Installation ...........................................................................................................................................8 Le dossier de démonstration ...................................................................................................................9 Activation du logiciel ............................................................................................................................10 Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................10 Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................10 INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................11 Interface ............................................................................................................................................11 Présentation du volet de navigation .......................................................................................................12 Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................12 Les Actions .........................................................................................................................................13 LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14 Les champs de saisie ...........................................................................................................................14 Liste déroulante...................................................................................................................................15 Ouverture de la liste..........................................................................................................................15 Sélection des données .......................................................................................................................15 Fonctions de la liste ..........................................................................................................................15 La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................16 Barres d'outils du corps des documents ..................................................................................................17 FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION..............................................................................................19 La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................19 Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................20 Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................21 Les filtres ...........................................................................................................................................22 Filtre automatique.............................................................................................................................22 Effacer le filtre..................................................................................................................................22 Les vues.............................................................................................................................................23 GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................24 Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................24 Création d'une fiche ..........................................................................................................................24 Sauvegarde d'une fiche .....................................................................................................................24 Autres .............................................................................................................................................24 Gestion des données .........................................................................................................................24 Navigation .......................................................................................................................................24 Aide ................................................................................................................................................25 Notes .................................................................................................................................................26 GUIDE................................................................................................................................................27 COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................27 Interface ............................................................................................................................................27 Comment commencer ?........................................................................................................................28 Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................29 Les données de base............................................................................................................................30 Comment créer les données principales ? ...............................................................................................31 Création d'un article..........................................................................................................................31 Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................31 Tout est prêt !.....................................................................................................................................32 COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................33 Comment créer un devis ? ....................................................................................................................33 Comment accepter un devis ? ...............................................................................................................34 Transférer un document .......................................................................................................................35 Préparation du transfert.....................................................................................................................35 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................35 Conséquences du transfert.................................................................................................................35 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................36 EBP Gestion Commerciale 2010 iv Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................36 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................36 Regrouper les documents .....................................................................................................................37 Préparation au regroupement de documents ........................................................................................37 Depuis la liste des documents..........................................................................................................37 Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................37 Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................37 1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................37 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................37 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................38 4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................38 Lancement du regroupement...........................................................................................................39 Conséquences du regroupement.........................................................................................................39 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................39 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................39 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................39 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................40 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................41 Comment relancer un devis ?................................................................................................................42 Transfert d'un prospect en client............................................................................................................43 Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................43 Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................43 Transfert d'un document....................................................................................................................43 COMMENT GERER UNE COMMANDE ? ..................................................................................................44 Comment créer une commande ? ..........................................................................................................44 Comment livrer une commande ? ..........................................................................................................45 Comment solder une commande ? .........................................................................................................46 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................47 Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?..................................................................................48 Saisir un acompte sur un devis ...........................................................................................................48 Saisir une facture d'acompte ..............................................................................................................48 Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture .............................48 COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? .......................................................................49 Comment créer un bon de livraison ? .....................................................................................................49 Comment créer un bon de retour ? ........................................................................................................50 Transférer un document .......................................................................................................................51 Préparation du transfert.....................................................................................................................51 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................51 Conséquences du transfert.................................................................................................................51 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................52 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................52 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................52 Regrouper les documents .....................................................................................................................53 Préparation au regroupement de documents ........................................................................................53 Depuis la liste des documents..........................................................................................................53 Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................53 Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................53 1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................53 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................53 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................54 4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................54 Lancement du regroupement...........................................................................................................54 Conséquences du regroupement.........................................................................................................55 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................55 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................55 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................55 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................56 COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................57 Comment créer une facture ?................................................................................................................57 Transférer un document .......................................................................................................................58 Préparation du transfert.....................................................................................................................58 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................58 Conséquences du transfert.................................................................................................................58 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................59 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................59 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................59 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................60 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................61 COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................62 Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................62 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................63 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................64 Table des matières v Historique de la ligne ...........................................................................................................................65 Présentation de l'historique ................................................................................................................65 Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................65 Exemples.........................................................................................................................................66 Historique du document .......................................................................................................................67 Présentation de l'historique ................................................................................................................67 Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................67 Exemples.........................................................................................................................................67 Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................69 Création du barème ..........................................................................................................................69 Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................69 Historique Clients/Articles.....................................................................................................................70 Historique par documents ..................................................................................................................70 Filtres...........................................................................................................................................70 Lignes de document .......................................................................................................................70 Historique par Articles .......................................................................................................................70 Filtres...........................................................................................................................................71 Lignes articles ...............................................................................................................................71 Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?................................................................................72 Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ?.........................................................73 Consultation de l'échéancier ...............................................................................................................73 Relances clients ................................................................................................................................73 Comment gérer le stock d'un article ? ....................................................................................................74 Comment visualiser le stock d'un article ?...............................................................................................75 Le Transfert Comptable ........................................................................................................................76 Comment sauvegarder ?.......................................................................................................................77 Comment restaurer ? ...........................................................................................................................78 Comment consulter le journal des événements ? .....................................................................................79 MANUEL .............................................................................................................................................81 FICHIER ..........................................................................................................................................81 Nouveau dossier..................................................................................................................................81 Créer un nouveau raccourci ..................................................................................................................82 Ouvrir un dossier.................................................................................................................................83 Fermer un dossier................................................................................................................................84 Quitter l'application..............................................................................................................................85 VENTES ...........................................................................................................................................86 Ventes - Démarrer une tâche ................................................................................................................86 DOCUMENTS DE VENTE ..................................................................................................................87 Documents de vente - Fenêtre principale de navigation............................................................................87 Actions spécifiques............................................................................................................................87 Devis .................................................................................................................................................89 L'entête ........................................................................................................................................89 Le corps........................................................................................................................................89 Le pied .........................................................................................................................................89 Les autres onglets..........................................................................................................................89 Les actions d'un devis.....................................................................................................................90 Commandes de vente...........................................................................................................................91 L'entête de la commande ................................................................................................................91 Le corps de la commande................................................................................................................91 Le pied de la commande .................................................................................................................91 Les autres onglets..........................................................................................................................91 Les actions d'une commande...........................................................................................................91 Bons de livraison .................................................................................................................................93 L'entête du bon de livraison.............................................................................................................93 Le corps du bon de livraison ............................................................................................................93 Le pied du bon de livraison..............................................................................................................93 Les autres onglets..........................................................................................................................93 Les actions d'un bon de livraison......................................................................................................93 Bons de retour ....................................................................................................................................95 L'entête du bon de retour................................................................................................................95 Le corps du bon de retour ...............................................................................................................95 Le pied du bon de retour.................................................................................................................95 Les autres onglets..........................................................................................................................95 Les actions d'un bon de retour .........................................................................................................95 Factures .............................................................................................................................................97 L'entête de la facture......................................................................................................................97 Le corps de la facture .....................................................................................................................97 Le pied de la facture.......................................................................................................................97 Les autres onglets..........................................................................................................................97 Les actions d'une facture.................................................................................................................97 Avoirs ................................................................................................................................................99 L'entête de l'avoir ..........................................................................................................................99 EBP Gestion Commerciale 2010 vi Le corps de l'avoir ..........................................................................................................................99 Le pied de l'avoir............................................................................................................................99 Les autres onglets..........................................................................................................................99 Les actions d'un avoir .....................................................................................................................99 Factures d'acompte............................................................................................................................ 101 L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 101 Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 101 Les autres onglets........................................................................................................................ 101 Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 101 Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 102 L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 102 Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 102 Les autres onglets........................................................................................................................ 102 Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 102 TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 104 Dupliquer un document ...................................................................................................................... 104 Préparation à la copie de document................................................................................................... 104 Traitement de la duplication............................................................................................................. 104 Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 104 Regrouper les documents ................................................................................................................... 105 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 105 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 105 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 105 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 105 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 105 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 105 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 106 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 106 Lancement du regroupement......................................................................................................... 107 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 107 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 107 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 107 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 107 Supprimer un document..................................................................................................................... 108 Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 108 Transférer un document ..................................................................................................................... 109 Préparation du transfert................................................................................................................... 109 Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 109 Conséquences du transfert............................................................................................................... 109 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 110 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 110 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 110 CLIENTS ..................................................................................................................................... 111 Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation............................................................................. 111 Clients / Prospects ............................................................................................................................. 112 Statistiques....................................................................................................................................... 114 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 114 L'onglet Données ............................................................................................................................ 114 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 115 Familles de tiers ................................................................................................................................ 116 Historique Clients/Articles................................................................................................................... 117 Historique par documents ................................................................................................................ 117 Filtres......................................................................................................................................... 117 Lignes de document ..................................................................................................................... 117 Historique par Articles ..................................................................................................................... 117 Filtres......................................................................................................................................... 118 Lignes articles ............................................................................................................................. 118 COMMERCIAUX............................................................................................................................ 119 Commercial ...................................................................................................................................... 119 Onglet Coordonnées........................................................................................................................ 119 Adresse ...................................................................................................................................... 119 Contact....................................................................................................................................... 120 Onglet Barèmes.............................................................................................................................. 120 Onglet Notes .................................................................................................................................. 120 Familles commerciaux........................................................................................................................ 121 Barèmes........................................................................................................................................... 122 Entête ........................................................................................................................................... 122 Onglets.......................................................................................................................................... 122 Commissions..................................................................................................................................... 124 Les filtres....................................................................................................................................... 124 Liste des commissions ..................................................................................................................... 124 Les actions..................................................................................................................................... 124 Table des matières vii RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 125 Échéancier ........................................................................................................................................ 125 Les onglets .................................................................................................................................... 125 Les filtres....................................................................................................................................... 125 Les actions..................................................................................................................................... 126 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 127 Les onglets .................................................................................................................................... 127 Les filtres....................................................................................................................................... 127 Les actions..................................................................................................................................... 127 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 129 Catégories ..................................................................................................................................... 129 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 129 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 129 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 129 RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 130 Règlements - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 130 CLIENTS ..................................................................................................................................... 131 Échéancier ........................................................................................................................................ 131 Les onglets .................................................................................................................................... 131 Les filtres....................................................................................................................................... 131 Les actions..................................................................................................................................... 132 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 133 Les onglets .................................................................................................................................... 133 Les filtres....................................................................................................................................... 133 Les actions..................................................................................................................................... 133 FOURNISSEURS........................................................................................................................... 135 Échéancier ........................................................................................................................................ 135 Les onglets .................................................................................................................................... 135 Les filtres....................................................................................................................................... 135 Les actions..................................................................................................................................... 136 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 137 Les onglets .................................................................................................................................... 137 Les filtres....................................................................................................................................... 137 Les actions..................................................................................................................................... 137 DONNÉES.................................................................................................................................... 139 Banque ............................................................................................................................................ 139 Onglet Adresse ............................................................................................................................... 139 Adresse ...................................................................................................................................... 139 Contact....................................................................................................................................... 140 Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 140 Onglet Notes .................................................................................................................................. 140 Moyens de paiement.......................................................................................................................... 141 Modes de règlement........................................................................................................................... 142 Onglet détail .................................................................................................................................. 142 Création des lignes....................................................................................................................... 142 Test des lignes créées................................................................................................................... 142 Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 143 Onglet Notes .................................................................................................................................. 143 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 144 Catégories ..................................................................................................................................... 144 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 144 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 144 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 144 ACHATS......................................................................................................................................... 145 Achats - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 145 DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 146 Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation............................................................................ 146 Actions spécifiques.......................................................................................................................... 146 Demandes de prix.............................................................................................................................. 148 Le corps...................................................................................................................................... 148 Le pied ....................................................................................................................................... 148 Les autres onglets........................................................................................................................ 148 Les actions d'une demande de prix................................................................................................. 148 Commande d'achat............................................................................................................................ 150 L'entête de la commande .............................................................................................................. 150 Le corps de la commande.............................................................................................................. 150 Le pied de la commande ............................................................................................................... 150 Les autres onglets........................................................................................................................ 150 Les actions d'une commande......................................................................................................... 150 Bon de réception ............................................................................................................................... 152 L'entête du bon de réception ......................................................................................................... 152 Le corps du bon de réception......................................................................................................... 152 EBP Gestion Commerciale 2010 viii Le pied du bon de réception .......................................................................................................... 152 Les autres onglets........................................................................................................................ 152 Les actions d'un bon de réception .................................................................................................. 152 Bon de retour d'achat......................................................................................................................... 154 L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 154 Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 154 Le pied du bon de retour............................................................................................................... 154 Les autres onglets........................................................................................................................ 154 Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 154 Facture d'achat ................................................................................................................................. 156 L'entête de la facture.................................................................................................................... 156 Le corps de la facture ................................................................................................................... 156 Le pied de la facture..................................................................................................................... 156 Les autres onglets........................................................................................................................ 156 Les actions d'une facture............................................................................................................... 156 Avoir d'achat..................................................................................................................................... 158 L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 158 Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 158 Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 158 Les autres onglets........................................................................................................................ 158 Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 158 Factures d'acompte............................................................................................................................ 160 L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 160 Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 160 Les autres onglets........................................................................................................................ 160 Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 160 Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 161 L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 161 Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 161 Les autres onglets........................................................................................................................ 161 Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 161 TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 163 Dupliquer un document ...................................................................................................................... 163 Préparation à la copie de document................................................................................................... 163 Traitement de la duplication............................................................................................................. 163 Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 163 Regrouper les documents ................................................................................................................... 164 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 164 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 164 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 164 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 164 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 164 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 164 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 165 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 165 Lancement du regroupement......................................................................................................... 166 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 166 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 166 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 166 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 166 Supprimer un document..................................................................................................................... 167 Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 167 Transférer un document ..................................................................................................................... 168 Préparation du transfert................................................................................................................... 168 Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 168 Conséquences du transfert............................................................................................................... 168 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 169 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 169 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 169 FOURNISSEURS........................................................................................................................... 170 Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation ..................................................................................... 170 Fournisseurs ..................................................................................................................................... 171 Statistiques....................................................................................................................................... 173 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 173 L'onglet Données ............................................................................................................................ 173 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 174 Familles de tiers ................................................................................................................................ 175 Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 176 Historique par documents ................................................................................................................ 176 Filtres......................................................................................................................................... 176 Lignes de document ..................................................................................................................... 176 Historique par Articles ..................................................................................................................... 176 Table des matières ix Filtres......................................................................................................................................... 176 Lignes articles ............................................................................................................................. 177 RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 178 Échéancier ........................................................................................................................................ 178 Les onglets .................................................................................................................................... 178 Les filtres....................................................................................................................................... 178 Les actions..................................................................................................................................... 179 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 180 Les onglets .................................................................................................................................... 180 Les filtres....................................................................................................................................... 180 Les actions..................................................................................................................................... 180 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 182 Catégories ..................................................................................................................................... 182 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 182 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 182 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 182 ARTICLES ...................................................................................................................................... 183 Articles - Démarrer une tâche ............................................................................................................. 183 ARTICLES.................................................................................................................................... 184 Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 184 Article .............................................................................................................................................. 185 Familles articles................................................................................................................................. 186 Historique Clients/Articles................................................................................................................... 187 Historique par documents ................................................................................................................ 187 Filtres......................................................................................................................................... 187 Lignes de document ..................................................................................................................... 187 Historique par Articles ..................................................................................................................... 187 Filtres......................................................................................................................................... 188 Lignes articles ............................................................................................................................. 188 Statistiques....................................................................................................................................... 189 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 189 L'onglet Données ............................................................................................................................ 189 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 190 STOCK........................................................................................................................................ 191 Bons de stock ................................................................................................................................... 191 Bons de stock ................................................................................................................................... 192 Assistant d'inventaires ....................................................................................................................... 193 Bienvenue...................................................................................................................................... 193 Préparation des données d'inventaire ................................................................................................ 193 Classement des données préparées................................................................................................... 193 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 194 Feuille d'inventaire............................................................................................................................. 195 Entête ........................................................................................................................................... 195 Onglets.......................................................................................................................................... 195 Actions .......................................................................................................................................... 196 Stock - Fenêtre principale de navigation ............................................................................................... 197 Mouvements de stock......................................................................................................................... 198 Filtres............................................................................................................................................ 198 Lignes de mouvement ..................................................................................................................... 198 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 200 Catégories ..................................................................................................................................... 200 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 200 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 200 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 200 OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 201 Opérations - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 201 Documents de vente..................................................................................................................... 202 Regrouper les documents ................................................................................................................... 202 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 202 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 202 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 202 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 202 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 202 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 202 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 203 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 203 Lancement du regroupement......................................................................................................... 204 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 204 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 204 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 204 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 204 Livraison de commandes .................................................................................................................... 205 EBP Gestion Commerciale 2010 x Les filtres....................................................................................................................................... 205 Pièce à générer............................................................................................................................... 205 Commandes................................................................................................................................... 206 Conséquences de la livraison............................................................................................................ 206 Documents d'achat....................................................................................................................... 208 Regrouper les documents ................................................................................................................... 208 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 208 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 208 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 208 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 208 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 208 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 208 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 209 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 209 Lancement du regroupement......................................................................................................... 210 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 210 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 210 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 210 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 210 Réception de commandes ................................................................................................................... 211 Les filtres....................................................................................................................................... 211 Pièce à générer............................................................................................................................... 211 Commandes................................................................................................................................... 211 Conséquences de la réception .......................................................................................................... 212 Transfert en comptabilité .............................................................................................................. 213 Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 213 Historique des transferts comptables.................................................................................................... 214 Entête ........................................................................................................................................... 214 Pièces transférées........................................................................................................................... 214 Détail des traitements ..................................................................................................................... 214 Actions .......................................................................................................................................... 214 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 215 Catégories ..................................................................................................................................... 215 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 215 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 215 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 215 PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 216 Paramètres - Démarrer une tâche........................................................................................................ 216 TAXES ........................................................................................................................................ 217 Taux de TVA ..................................................................................................................................... 217 Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 217 Onglet Notes .................................................................................................................................. 218 Types de TVA.................................................................................................................................... 219 Territorialités .................................................................................................................................... 220 Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 221 DIVERS....................................................................................................................................... 222 Civilités ............................................................................................................................................ 222 Contacts........................................................................................................................................... 223 Entête ........................................................................................................................................... 223 Contact....................................................................................................................................... 223 Tiers........................................................................................................................................... 223 Onglets.......................................................................................................................................... 224 Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 224 Notes ......................................................................................................................................... 225 Codes postaux .................................................................................................................................. 226 Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 226 Départements ................................................................................................................................... 227 Pays................................................................................................................................................. 228 Codes NAF........................................................................................................................................ 229 Secteurs géographiques ..................................................................................................................... 230 Localisation....................................................................................................................................... 231 Unités .............................................................................................................................................. 232 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 233 Catégories ..................................................................................................................................... 233 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 233 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 233 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 233 SOCIETE..................................................................................................................................... 234 Options - Coordonnées....................................................................................................................... 234 Identification.................................................................................................................................. 234 Adresse de la société....................................................................................................................... 234 Autres informations......................................................................................................................... 235 Table des matières xi Options - Identification....................................................................................................................... 236 Informations administratives............................................................................................................ 236 Informations TVA............................................................................................................................ 236 Options - Logo .................................................................................................................................. 238 Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 239 Cabinet.......................................................................................................................................... 239 Identification ............................................................................................................................... 239 Adresse du cabinet....................................................................................................................... 239 Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 241 Contacts ........................................................................................................................................ 241 Expert Comptable ........................................................................................................................ 241 Collaborateur............................................................................................................................... 241 Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation .................................................................. 242 Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 243 Clients........................................................................................................................................... 243 Fournisseurs .................................................................................................................................. 243 Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 244 Macro............................................................................................................................................ 244 Ventes et achats............................................................................................................................. 244 Règlements.................................................................................................................................... 244 Stock ............................................................................................................................................ 244 Options - Options comptables - Stock................................................................................................... 246 Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 247 Journaux ....................................................................................................................................... 247 Tiers ............................................................................................................................................. 247 Règlements.................................................................................................................................... 247 Remises......................................................................................................................................... 247 Options - Numérotation...................................................................................................................... 249 Ventes........................................................................................................................................... 249 Achats........................................................................................................................................... 250 Stocks ........................................................................................................................................... 250 Autres ........................................................................................................................................... 250 Options - Articles............................................................................................................................... 252 Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 253 Gestion des messages ..................................................................................................................... 253 Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 254 Etat Accepté................................................................................................................................... 254 États des devis ............................................................................................................................... 254 Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 255 Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 256 Options - Règlements......................................................................................................................... 257 Options - Documents de stock - Options générales ................................................................................ 258 Options - Paramétrages...................................................................................................................... 259 Décimales...................................................................................................................................... 259 Devise........................................................................................................................................... 259 Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 259 Transfert de documents................................................................................................................... 260 Options - Général .............................................................................................................................. 261 Police par défaut............................................................................................................................. 261 Options - Mot de passe utilisateur........................................................................................................ 262 Création du mot de passe ................................................................................................................ 262 Changer un mot de passe ................................................................................................................ 262 Suppression du mot de passe........................................................................................................... 262 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 263 Catégories ..................................................................................................................................... 263 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 263 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 263 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 263 OUTILS.......................................................................................................................................... 264 Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 264 Sauvegarde ...................................................................................................................................... 265 Bienvenue...................................................................................................................................... 265 Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 265 Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 265 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 265 Restauration ..................................................................................................................................... 266 Bienvenue...................................................................................................................................... 266 Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 266 Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 266 Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 266 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 266 Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 267 EBP Gestion Commerciale 2010 xii Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 268 Imports paramétrables....................................................................................................................... 269 Destination source de l'import .......................................................................................................... 269 Codage du fichier............................................................................................................................ 269 Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 269 Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 269 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 270 Traitement de l'import..................................................................................................................... 270 Import de données ............................................................................................................................ 271 Format des fichiers ......................................................................................................................... 271 Sélection du fichier à importer.......................................................................................................... 271 Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 272 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 272 Traitement de l'import..................................................................................................................... 272 Export de données............................................................................................................................. 273 Format des fichiers ......................................................................................................................... 273 Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 273 Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 273 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 273 Traitement de l'export..................................................................................................................... 273 Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 275 Type de données ............................................................................................................................ 275 Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 275 Sélection du type de données........................................................................................................... 275 Editeur de requêtes......................................................................................................................... 275 Aperçu des données ........................................................................................................................ 275 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 275 Traitement de l'export..................................................................................................................... 275 Assistant de maintenance des données................................................................................................. 276 Bienvenue...................................................................................................................................... 276 Choix du dossier ............................................................................................................................. 276 Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 276 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 276 Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 277 Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 278 Bienvenue...................................................................................................................................... 278 Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 278 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 278 Import/Export de la configuration........................................................................................................ 279 Bienvenue...................................................................................................................................... 279 Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 279 Emplacement du fichier ................................................................................................................... 279 Eléments à traiter ........................................................................................................................... 279 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 279 Archivage ......................................................................................................................................... 280 Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 280 Bienvenue................................................................................................................................... 280 Choix du dossier .......................................................................................................................... 280 Résumé des paramètres ............................................................................................................... 280 Format du fichier d'archive............................................................................................................... 280 Journal des événements ..................................................................................................................... 281 Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 281 Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 281 Onglet Suppression......................................................................................................................... 281 Onglet Dévalidation d'inventaire ....................................................................................................... 282 Onglet Changement de code ............................................................................................................ 282 Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat .......................................................... 282 OPTIONS .................................................................................................................................... 283 Options - Services Internet................................................................................................................. 283 Proxy HTTP / FTP............................................................................................................................ 283 Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 283 INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 285 Assistance technique.......................................................................................................................... 285 Nous contacter .................................................................................................................................. 286 Glossaire .......................................................................................................................................... 287 Index ............................................................................................................................................... 289 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Classic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 3 Convention d'utilisation d'EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite EBP Gestion Commerciale 2010 4 y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 Mai 2009 5 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Gestion Commerciale Open Line TM . L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes, Règlements, Articles, Opérations, Paramètres). Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés dans le logiciel. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Champs obligatoires Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière le champ. Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu contextuel. Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de ce terme. Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire. Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Exemple... Remarque Exemple...Astuce Exemple...Exemples... Exemple...Règles de calcul Exemple...Avertissement EBP Gestion Commerciale 2010 6 Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 7 MISE EN ROUTE Configuration minimale requise La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP2 o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. EBP Gestion Commerciale 2010 8 Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 3.1 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 2.0 SP1 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp". L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. MISE EN ROUTE 9 Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). EBP Gestion Commerciale 2010 10 Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Classic . Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : x La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. x Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). x La licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. x Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. 11 INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Compta & Gestion Commerciale Classic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). EBP Gestion Commerciale 2010 12 Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : 5 menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, édition, affichage...) Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des menus et fonctions associées Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille, Historique), Commerciaux (Fiche, Famille, Barèmes, Commissions), Règlements, Échéancier, , Impressions ; Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, ), Fournisseurs (Règlements, Échéancier), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de règlement) , Impressions ; Achats : Démarrer une tâche, Documents d'achat, Fournisseurs (Fiche, Contact, Statistiques, Famille, Historique), Règlements, Échéancier, Impressions ; Articles : Démarrer une tâche, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Mouvements de stock), Articles (Fiche, Famille, Statistiques, Historique clients, Historique fournisseursTarifs (Tarifs et promotions, Catégories tarifaire), Impressions ; Opérations : Démarrer une tâche, Documents de vente (Regrouper les documents, Livraison de commandes), Documents d'achat (Regrouper les documents, Réception de commandes), Transfert en comptabilité, Impressions; Paramètres : Démarrer une tâche, Taxes (TVA, Territorialité, barèmes eco-contribution), Divers (Civilités, Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Frais de port, Secteurs géographiques, Unités, ), Stock (Localisation, Dépôt), Impressions. Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icone >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grace à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. INFORMATIONS GÉNÉRALES 13 Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. EBP Gestion Commerciale 2010 14 LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. x Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). x Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. x Les champs inaccessibles sont grisés. INFORMATIONS GÉNÉRALES 15 Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Code Client" en entête de document - Champ "Pays" dans les parties Adresses - Champ "Article" dans le corps du document ... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être : mono : sélection d'une seule donnée choix d'un code client en entête de document ou multi : sélection de plusieurs données choix de plusieurs articles dans le corps d'un document Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification. Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. EBP Gestion Commerciale 2010 16 La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Souligné Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de sur-lignage Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). INFORMATIONS GÉNÉRALES 17 Barres d'outils du corps des documents Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions : Insérer Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné. Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer : o une ligne article de type Bien o une ligne article de type Service o un texte o un Saut de page Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un imprimé sur 2 pages. o un Sous total Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne. Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente. Supprimer Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée. Editer les Vues Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. Monter/Descendre Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. Couper/Copier/Coller Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas. Générer l'article Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles. L'article généré contiendra les informations suivantes : o Code Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur. Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente. o Libellé Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document. o Type Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document. Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien". Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service". o Description commerciale La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document. o Prix de revient Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document. o Quantité par défaut La quantité par défaut sera 1. Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1. o Unité L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document. Détail Ce bouton permet d'accéder à : o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs) et d'achat (demandes de prix, commande, bons de réception, bons de retours, factures, avoirs). EBP Gestion Commerciale 2010 18 o au détail du tarif appliqué. INFORMATIONS GÉNÉRALES 19 FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste. Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter. Fenêtre principale de navigation Client/Prospect, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez entre créer un Client ou créer un Prospect. Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer :  la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,  la liste ouverte : Imprimer la liste. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. Sauvegarde rapide Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur". EBP Gestion Commerciale 2010 20 Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : o Trier par ordre croissant o Trier par ordre décroissant o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent) Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée. Regrouper o Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci. o Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit). Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes o Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. o Ajustement automatique de toutes les colonnes La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition. INFORMATIONS GÉNÉRALES 21 Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation sélectionnées. x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou pas dans la vue. EBP Gestion Commerciale 2010 22 Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". INFORMATIONS GÉNÉRALES 23 Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des Listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut". Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; d'importer ou exporter une requête (fichier qry). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition Ajouter une requête de détail Ajouter une somme EBP Gestion Commerciale 2010 24 GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document…). Sauvegarde d'une fiche Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Sauvegarder et Nouveau Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Sauvegarder et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. Fichier - Imprimer ou Ctrl + P Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation INFORMATIONS GÉNÉRALES 25 Actions -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier... Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture... Vues - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vues - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. EBP Gestion Commerciale 2010 26 Notes La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. 27 GUIDE COMMENT COMMENCER ? Interface EBP Compta & Gestion Commerciale Classic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). EBP Gestion Commerciale 2010 28 Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'Ouvrir le dernier dossier, de Créer un nouveau dossier, d'Ouvrir le dossier de démonstration, d'Ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. GUIDE 29 Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Options. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes : Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), numéros de documents d'achat (demandes de prix, factures, etc..), numéros de stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...). Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. EBP Gestion Commerciale 2010 30 Les données de base Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches clients : x Les familles clients, x Les modes de règlements, x Les banques. D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles : x Les unités, x Les familles articles, x Les localisations, x Les barèmes éco-contribution, x Les fournisseurs, x Les tarifs. Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier : x Les civilités, x Les codes postaux, x Les départements, x Les pays, x Les codes NAF. GUIDE 31 Comment créer les données principales ? Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients. Création d'un article Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles. La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services. Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service . Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail. Création d'un Client / Prospect Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients. La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects. Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. EBP Gestion Commerciale 2010 32 Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : Comment rédiger un devis ? Comment relancer un devis ? Comment transférer un devis en facture ? Comment rédiger une facture ? Comment saisir un acompte ? Comment saisir un règlement client ? Comment transférer vos données vers la comptabilité ? Comment imprimer vos données ? Comment gérer l'eco-contribution ? Comment consulter le journal des événements ? Comment sauvegarder un dossier ? Comment restaurer un dossier ? ... GUIDE 33 COMMENT GÉRER UN DEVIS ? Comment créer un devis ? Pour créer un devis, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis. Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches. . Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. EBP Gestion Commerciale 2010 34 Comment accepter un devis ? Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités : changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ; transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé) Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis. GUIDE 35 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. EBP Gestion Commerciale 2010 36 Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. GUIDE 37 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. EBP Gestion Commerciale 2010 38 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. GUIDE 39 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale 2010 40 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 41 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Gestion Commerciale 2010 42 Comment relancer un devis ? Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de validité indiquée dans les options du dossier. Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect. Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions. La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. GUIDE 43 Transfert d'un prospect en client Le transfert d'un prospect en client permet de considérer un client potentiel en client acheteur occasionnel ou régulier. Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en document supérieur. Transfert depuis la fenêtre principale de navigation A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client". Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de navigation. Transfert depuis la fiche A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action". La fiche Prospect passe alors automatiquement en fiche client. Transfert d'un document Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes. Dès lors qu'un prospect est affecté à une commande, un bon de livraison, un bon de retour, une facture ou un avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client. De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche Client. Il en va de même pour le regroupement de documents. EBP Gestion Commerciale 2010 44 COMMENT GERER UNE COMMANDE ? Comment créer une commande ? Pour créer une commande, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Commandes. Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. GUIDE 45 Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Cette fonction est accessible depuis : la barre de navigation/Opération la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente l'action "livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture ou par un regroupement de commandes en BL ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties : x les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer x La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles …) x La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas (croix rouge). EBP Gestion Commerciale 2010 46 Comment solder une commande ? Pour solder une commande, il faut se positionner sur une commande non livrée ou livrée partiellement. La commande est accessible depuis : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - Commande Le menu Ventes - Documents de vente - Commande Suite à la sélection d'une commande dans la liste des commandes ou l'ouverture d'une commande, vous devez cliquez sur le bouton Solder. Ce bouton permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Ce reliquat permet en cas de désolde d'une commande de pouvoir livrer le reste à livrer (reliquat) de celleci. GUIDE 47 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. EBP Gestion Commerciale 2010 48 Comment saisir un acompte client ou fournisseur ? La saisie d'un acompte est possible depuis : un devis, une commande, un bon de livraison, une facture d'acompte, une facture. Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document. Saisir un acompte sur un devis Pour saisir un acompte sur un devis, vous devez vous placer dans le PIED de votre document, et saisir le montant souhaité dans la zone Acompte. Ce montant ne génère pas de règlement. Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis a été réalisé, vous devez réaliser une facture d'acompte qui elle génèrera un règlement. Saisir une facture d'acompte La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client. Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte. La liste des factures d'acompte déjà effectuées apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle facture d'acompte. Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant de l'acompte. A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et validez. Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture Lors de la confirmation de la vente par une commande ou la livraison de la commande, il vous est possible de rattacher une/des facture/s d'acompte qui ont été enregistrées précédemment. De même, lorsque la vente a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Pour rattacher une factures d'acompte à un document vous devez : ouvrir le document, aller sur l'onglet Acompte, cliquer sur le bouton Affecter, sélectionner la facture d'acompte à associer. GUIDE 49 COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? Comment créer un bon de livraison ? Pour créer un Bon de livraison, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de livraison. Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches. Le bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de livraison. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. EBP Gestion Commerciale 2010 50 Comment créer un bon de retour ? Pour créer un Bon de retour, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de retour. Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de retour puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches. Le bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de retour. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. GUIDE 51 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. EBP Gestion Commerciale 2010 52 Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. GUIDE 53 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), EBP Gestion Commerciale 2010 54 x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. GUIDE 55 Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale 2010 56 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 57 COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? Comment créer une facture ? Pour créer une Facture, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures. Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. . La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. EBP Gestion Commerciale 2010 58 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. GUIDE 59 Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale 2010 60 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 61 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Gestion Commerciale 2010 62 COMMENT GÉRER UN AVOIR ? Comment créer un avoir ? Pour créer un Avoir, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs. Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. . L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. GUIDE 63 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Gestion Commerciale 2010 64 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 65 Historique de la ligne L'historique de la ligne d'un document permet de visualiser le parcours d'un article dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente ou achat. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. L'historique de la ligne ne concerne pas les documents d'acompte. Présentation de l'historique L'historique est composé de 2 zones "Lignes précédentes" et "Lignes suivantes". Chaque zone contient les champs : N° de document Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents. Date du document Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents. Quantité Ce champ contient la quantité saisie sur le document d'origine et les suivants ou précédents. Quantité livrée (vente) ou réceptionnée (achat) Ce champ contient les quantités livrées/réceptionnées, il est renseigné uniquement à partir de la livraison/réception ou, transfert d'une commande en document supérieur. Reliquat Ce champ contient les quantités en attente de livraison/réception (non livrées/réceptionnées), il est renseigné uniquement à partir de la livraison/réception ou transfert d'une commande en document supérieur. La colonne "Reliquat" est renseignée uniquement sur les documents qui suivent la commande : Exemple : - Sur une ligne de Bon de livraison/réception s'il est créé à la suite d'un transfert d'une Commande. - Sur une ligne de Facture si elle est créée à la suite d'un transfert d'une Commande. La colonne "Reliquat" ne sera pas renseignée sur la ligne Facture si celle-ci est créée à partir d'un transfert de Bon de livraison/réception. En fonction du statut de document, les champs sont plus ou moins renseignés. Vous pouvez augmenter ou diminuer une quantité sur un bon de livraison ou sur un facture. De ce fait, la commande sera mise à jour (quantité livrée). Si vous décidez d'augmenter la quantité, vous avez le choix de : - tous répartir, la commande (quantité livrée) et le bon de livraison seront mis à jour. - mettre cette quantité en supplémentaire (cocher la cas) sur le bon de livraison, dans ce cas la quantité livrée sur la commande ne sera pas mise à jour. Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée. Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document. Fonctionnement de l'historique L'historique d'une ligne article (référencé ou pas dans la base Articles) de type bien ou service est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre type de document. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document en cours, vous obtiendrez : EBP Gestion Commerciale 2010 66 Pour le document d'origine : la zone "Lignes suivantes" contiendra une ligne avec les renseignements du nouveau document, Pour le nouveau document : la zone "Lignes précédentes" contiendra une ligne avec les renseignements du document d'origine. Dans le cas d'une livraison/réception partielle d'une commande, les champs "Quantité livrée/réceptionnée" et "Reliquat" seront renseignés. Exemples Exemples de consultation de l'historique d'une ligne article à différentes étapes de réalisation de documents de vente : Création d'un Devis, Transfert d'un Devis en Commande, Réalisation d'un BL par la Livraison partielle d'une Commande, Réalisation d'un BL en 2ème Livraison partielle d'une Commande, Regroupement de Bons de livraison en Facture. GUIDE 67 Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente ou achat. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des documents de type Commande, BL, Facture. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. (voir exemple) Présentation de l'historique L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Chaque zone contient les champs : N° de document Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents. Date du document Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents. Type de document Ce champ contient le type de document d'origine et les suivants ou précédents. Code du client ou Code du fournisseur Ce champ contient le code du client/fournisseur affecté sur le document d'origine et les suivants ou précédents. Nom du client ou Nom du fournisseur Ce champ contient le nom du client/fournisseur présent sur du document d'origine et les suivants ou précédents. Net à payer Ce champ contient le montant net à payer du document d'origine et les suivants ou précédents. Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée. Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document. Fonctionnement de l'historique L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document, vous obtiendrez : Pour le document d'origine : la zone "Documents suivants" contiendra une ligne avec les renseignements du nouveau document, Pour le nouveau document : la zone "Documents précédents" contiendra une ligne avec les renseignements du document d'origine. Exemples Exemples de consultation de l'historique du document à différentes étapes de réalisation de documents de vente : Création d'un Devis, Transfert d'un Devis en Commande, Réalisation d'un Bon de livraison par la Livraison partielle d'une Commande, Réalisation d'un Bon de livraison en 2ème Livraison partielle d'une Commande, Regroupement de Bons de livraison en Facture, Création d'un Bon de retour puis transfert en Avoir Création d'une Facture puis transfert en Avoir, Création d'une Facture d'acompte puis transfert en Avoir d'acompte, EBP Gestion Commerciale 2010 68 GUIDE 69 Comment gérer l'éco contribution ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. Création du barème Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de : saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution, d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC". Depuis la fiche article vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total écocontribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, en pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de ventes - Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. EBP Gestion Commerciale 2010 70 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. GUIDE 71 Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. EBP Gestion Commerciale 2010 72 Comment saisir un règlement client ou fournisseur ? Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements ou Règlements - Fournisseurs - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant du règlement reçu. Ensuite, vous pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes. Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement. Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. GUIDE 73 Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ? L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes clients/fournisseurs, bon de livraison/réception ou factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les relances clients. Consultation de l'échéancier La consultation des échéances s'effectue à partir : de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients ou Achats - Fournisseurs- Fournisseurs, de la fiche client ou fournisseur, du menu Règlements - Clients - Échéanciers ou Règlements - Fournisseurs - Échéanciers du menu Ventes - Règlements - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client ou Règlements fournisseurs- Echéancier. Relances clients Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date donnée. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Relances Clients. EBP Gestion Commerciale 2010 74 Comment gérer le stock d'un article ? Pour qu'un article puisse être géré en stock, il faut qu'il soit de type bien. Ensuite, à partir de l'onglet stock de la fiche article, vous devez cocher la case "Géré en stock". Pour entrer des articles en stock, vous avez plusieurs possibilités : - créer un bon d'entrée, - réaliser un inventaire, - réceptionner une commande fournisseur (bon de réception), - réaliser un bon de retour et/ou un avoir client . Pour sortir des articles du stock, vous avez plusieurs possibilités : - créer un bon de sortie, - livrer une commande ou réaliser une facture de vente, - réaliser un bon de retour et/ou un avoir Fournisseur . La page mouvements de stock permet de vérifier les différentes variations de stock d'un article. GUIDE 75 Comment visualiser le stock d'un article ? La visualisation du stock virtuel et réel d'un article peut s'effectuer à partir : x La liste des articles (menu Articles/Articles), x La fiche article / onglet Stock, x Les mouvements de stock (Menu Articles/Documents de stock). A chaque sélection d'un article par la liste déroulante, vous avez également accès à ces informations si la vue est de type "Défaut (Système)". EBP Gestion Commerciale 2010 76 Le Transfert Comptable Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité. Ces écritures concernent : Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), Les échéances, Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées, Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), les inventaires. Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable : Les libellés des écritures, Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA, L'option de comptabilisation des stocks (inventaire), Les comptes de stock, La méthode de comptabilisation. Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à définir dans les options comptables. En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à comptabiliser". Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser" est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts". GUIDE 77 Comment sauvegarder ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide. EBP Gestion Commerciale 2010 78 Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. GUIDE 79 Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements Il stocke chaque information concernant : la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation le manque d'un n° TVA intracommunautaire la suppression de documents la dévalidation d'inventaire le changement de code, la dévalidation de document. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des événements. 81 MANUEL FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant. Ces étapes consistent à : Saisir le nom du dossier, Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir d'autres informations et les informations de TVA, La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application comme par exemple les taux de TVA pour le dossier. Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris). Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables par défaut. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les autres options. EBP Gestion Commerciale 2010 82 Créer un nouveau raccourci Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application. La création d'un raccourci de la base passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci. x La 1ère étape vous présente l'assistant de création ; x L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ; x Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour créer le raccourci. x Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données. Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler. MANUEL 83 Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche. Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir. Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier. EBP Gestion Commerciale 2010 84 Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. MANUEL 85 Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. EBP Gestion Commerciale 2010 86 VENTES Ventes - Démarrer une tâche Accès : Ventes - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Clients Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Client. Nouveau devis Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis. Nouvelle facture Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures. Saisir un règlement Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Transfert en comptabilité Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable. MANUEL 87 DOCUMENTS DE VENTE Documents de vente - Fenêtre principale de navigation Accès : Ventes - Documents de vente - Tous La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation). La liste des documents de vente contient différents onglets. A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Devis, Commandes, Bons de livraison, Bons de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte. Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible : Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou : - le document n'a pas déjà été transféré - le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte). Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la date et les options souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés. Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Actions spécifiques Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique : Commandes Livrer EBP Gestion Commerciale 2010 88 Permet de livrer globalement ou partiellement la/les commandes. Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de type commande est sélectionné. Factures Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. MANUEL 89 Devis Accès : Ventes - Documents de vente - Devis La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches. Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Vous pouvez également indiquer : o L'état du devis Sélectionnez ici l'état du devis. Les état sont définis dans les options du dossier. Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut. Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en bon de livraison, commande ou facture. o La date de validité Indiquez ici la date de validité du devis. Cette date vous permettra de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du dossier. Date du document : 15/02/2008 Durée de validité des devis (jours) : 10 Date de validité : 25/02/2008 Si le client est de type PROSPECT, il reste en prospect lors de la validation du DEVIS. Son changement de statut intervient dès la création de la commande (par ajout ou par transfert/regroupement) Le corps Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre devis : En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. EBP Gestion Commerciale 2010 90 Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 91 Commandes de vente Accès : Ventes - Documents de vente - Commandes La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la commande Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue : Livraison le : Indiquez ici la date de livraison de la commande. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La modification de la date de livraison en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du document. Pour cela, vous devez confirmer le message. Le corps de la commande Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre commande : En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la commande Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Pour les commandes, vous avez également la possibilité de définir une priorité (Haute, Normal, Faible). Cette priorité permet de réaliser un tri supplémentaire lors de la livraison des commandes. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'une commande A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. EBP Gestion Commerciale 2010 92 Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle la/les commandes. Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 93 Bons de livraison Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de livraison La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches. Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de livraison. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de livraison Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Le corps du bon de livraison Vous retrouvez le corps du bon de livraison dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de livraison : En définissant votre masque de saisie du Bon de livraison: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de livraison Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de livraison et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'un bon de livraison A partir d'un bon de livraison, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document EBP Gestion Commerciale 2010 94 L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 95 Bons de retour Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de retour La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches. Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de retour Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps du bon de retour Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de retour : En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de retour Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'un bon de retour A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. EBP Gestion Commerciale 2010 96 Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 97 Factures Accès : Ventes - Documents de vente - Factures La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Le corps de la facture Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre facture : En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la facture Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Echéances Cet onglet permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'une facture A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. EBP Gestion Commerciale 2010 98 En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. MANUEL 99 Avoirs Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps de l'avoir Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Avoir : En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de l'avoir Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative. Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'un avoir A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider EBP Gestion Commerciale 2010 100 Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. MANUEL 101 Factures d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire. Le corps de la facture d'acompte Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant de votre facture d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Les actions d'une facture d'acompte A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité. EBP Gestion Commerciale 2010 102 Avoirs d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes. L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante. Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Le corps de l'avoir d'acompte Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les montants de votre avoir d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Les actions d'un avoir d'acompte A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables MANUEL 103 Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité. EBP Gestion Commerciale 2010 104 TRAITEMENTS... Dupliquer un document Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués. Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre. Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé. Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués. Préparation à la copie de document Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Traitement de la duplication Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou fournisseur. Ces informations sont : x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur, x son mode de règlement, x ses conditions commerciales (remise accordée). Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué. Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau document. Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur. Conséquences de la duplication Le nouveau document est à la date du jour. Elle contient toutes les informations du document d'origine. Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez : x modifier la date, x changer de client ou fournisseur, x ajouter, modifier ou supprimer des articles x ... Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas repris dans le document final. MANUEL 105 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. EBP Gestion Commerciale 2010 106 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. MANUEL 107 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale 2010 108 Supprimer un document Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier : n’est pas validé, n’est pas transféré ou regroupé, n’est pas comptabilisé. Pour supprimer un document, vous devez : soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit + supprimer ou touche "suppr" au clavier soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D. Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert ou regroupement est supprimé auparavant. Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la suppression du devis ou demande de prix est impossible. Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible. Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message : « Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ? Cette suppression sera définitive. » Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message : Pour un document déjà transféré ou regroupé : « Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer d’abord ce document ». Pour un document transféré en comptabilité : « Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ». Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI d'avertissement s'affichera. La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements. Conséquences de la suppression d'un document Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat, l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques... Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état. Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous souhaitez ne plus avoir ce règlement. Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé. MANUEL 109 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. EBP Gestion Commerciale 2010 110 Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. MANUEL 111 CLIENTS Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects La gestion de la liste des clients / prospects est commune à toutes les listes. La liste des clients/prospects contient les onglets : Tous : Les tiers de type client et prospect sont affichés, Clients, Prospects. Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Transférer en client Permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type "Client". Cliquer ici pour avoir plus de renseignements. Action disponible uniquement pour une fiche prospect. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du client ou prospect" sélectionné. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du client" sélectionné. Les 2 dernières actions sont disponibles uniquement sur la fiche client. Créer un document de vente Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer. Sur la fiche document créée, les informations concernant le client/prospect (coordonnées, mode de règlement, n° de TVA...) seront automatiquement renseignées. Changer un code client Permet de recodifier le code d'un client (fiches, documents, échéances, règlements...). Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ... pour chaque Clients. Simulation du tarif La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date donnée. EBP Gestion Commerciale 2010 112 Clients / Prospects Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects La gestion de la fiche "Client/Prospects" est commune à toutes les fiches. La fiche client et la fiche prospect se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Famille client / prospects Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client ou prospect. Si cette famille a une territorialité et/ou une remise, ces informations seront automatiquement reprises sur la fiche clients/prospect Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille client en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale (décochée). Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre client/prospect (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom * Ce champ permet de saisir le nom de votre client/prospect (au maximum 60 caractères alphanumériques). La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Facturation Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du client. Livraison Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du client. Si l'adresse de livraison du client est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation". Il en va de même pour le contact. Adresses Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses. Contacts Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts. Gestion Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas. Tarifs Cet onglet permet de visualiser les tarifs en cours associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Pour voir les tarifs en cours (la date du jour est comprise dans la période du tarif) ainsi sur les précédents ou suivants, vous devez cliquer sur le bouton "Voir tous les tarifs". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur). MANUEL 113 Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de vente, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer". Divers Permet de renseigner le mode de règlement du client et les informations administratives. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des clients/prospects. EBP Gestion Commerciale 2010 114 Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de Graphique. Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis une statistique... Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ... puis renseignez les zones de filtre suivantes : Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. Date : Période du... au ... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories". Client Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Client Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Fournisseur Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Famille fournisseur Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Article Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Famille Article Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles". Documents Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents". Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus. Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied de l'onglet Sélection. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres" L'onglet Données Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment. En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée. En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants : Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données. Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données. MANUEL 115 Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF. Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes. Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale. L'onglet Graphique Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment. Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....). Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez. En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants : Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique. Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes. EBP Gestion Commerciale 2010 116 Familles de tiers Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches. La fiche "Famille" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques). un onglet Général Cet onglet permet de définir la territorialité et le % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois que cette famille lui sera affectée. Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée. un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients) Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur).$ un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 117 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. EBP Gestion Commerciale 2010 118 Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. MANUEL 119 COMMERCIAUX Commercial Accès : Ventes - Commerciaux - Commerciaux La gestion de la fiche "Commercial" est commune à toutes les fiches. La fiche commercial se compose d'une entête et d'onglets. Le commercial peut être rattaché soit, à la fiche des clients soit, à un document de ventes (onglet Compléments) ou encore, à une ligne d’article dans le document. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Famille commercial Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le commercial. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille commercial en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Secteur géographique Ce champ permet de saisir ou sélectionner le secteur géographique de votre commercial (au maximum 10 caractères alphanumériques). Si le secteur géographique que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des secteurs géographiques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche secteur géographique en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre commercial (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom * Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial (au maximum 60 caractères alphanumériques). Prénom Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial (au maximum 60 caractères alphanumériques). La fiche du commercial se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Onglet Coordonnées Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées du commercial. Adresse Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, EBP Gestion Commerciale 2010 120 ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Contact Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du commercial. Onglet Barèmes La sélection d'un barème permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial. L'affectation d'un "Barème" à une fiche "Commercial", affecte automatiquement le "Commercial" à la fiche "Barème". Onglet Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. MANUEL 121 Familles commerciaux Accès : Ventes - Commerciaux - Familles commerciaux La gestion de la fiche "Famille Commerciaux" est commune à toutes les fiches. L'entête de la fiche famille se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques). La fiche famille commerciaux se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Barème La sélection d'un barème permet de définir un barème de calcul de commissions pour un ensemble de commerciaux dont cette famille est affectée. Règles sur la modification ou suppression d'un barème - Si changement du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial. - Si suppression du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial - Si suppression du barème dans la famille (sans suppression du barème lui même), laquelle est attachée au commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 122 Barèmes Accès : Ventes - Commerciaux - Barèmes La gestion de la fiche "Barème" est commune à toutes les fiches. Le barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d'articles, de tiers, de familles articles ou tiers. La fiche barème permet de couvrir un maximum de cas possible, et facilite le paramétrage des éléments constituants le calcul des commissions. Le/les barèmes sont associés aux commerciaux ou familles commerciaux depuis la fiche commercial ou famille de commerciaux ou le commercial ou la famille de commerciaux sont affectés à la ou les fiches barèmes depuis la fiche barème. La fiche barème se compose d'une entête et d'onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Indiquez un code barème. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Libellé * Saisissez le libellé du barème (au maximum 40 caractères). Objectif basé sur Il permet d’indiquer à partir de quelle donnée des lignes de document la commission doit être calculée. Les types d'objectif possibles sont Chiffre d'affaires, Chiffre d'affaires encaissé, Quantité et Marge. Champ d'application Il permet d’indiquer à partir de quel type de documents les lignes doivent être récupérées. Les types de document disponibles sont Commande, Bon de livraison et Facture. Mode de calcul Il permet d’indiquer si la valeur extraite des lignes de documents (en fonction de l’objectif) doit correspondre strictement à un intervalle (Calcul global), ou entrer dans plusieurs intervalles (Tranche). Les modes de calcul disponibles sont donc Tranche ou Global. Type d'objectif Il permet de regrouper les commissions par date. Les regroupements disponibles sont Vide, Année, Trimestre, Mois, Semaine, Jour. Valide du... Au... Ces 2 champs permettent de définir une période de validité de la commission et notamment de gérer des opérations ponctuelles. Onglets La fiche barème se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Définition des paliers La définition des paliers s'effectue suivant les critères suivants : - Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle. La saisie de 3 dans ce champ signifie de 0 à 3. - Formule : Permet de sélectionner l'un des critères suivants pour déterminer le calcul de la commission : o % sur CA, o Montant, o Montant * Qté, o % marge, o Montant + %CA , o % montant. Règles entre le type d’objectifs et les formules Si le type d’objectif est "Quantité", seules les formules "Montant", "Montant * Qté" sont acceptées. MANUEL 123 - Montant : Permet de saisir une valeur en fonction de la formule sélectionnée. - % : Permet de saisir un pourcentage en fonction de la formule sélectionnée. Règles entre les formules et les champs de saisie 'Montant" et "%" - Si formule "Montant" ou "Montant*Qté", le champ "%" n'est pas accessible, - Si formule "% sur CA" ou "%marge", le champ 'Montant" n'est pas accessible, - Si formule "Montant + %CA", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles, - Si formule "% montant", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles. Sélection La sélection permet de déterminer les critères à prendre en compte sur les lignes des documents : les documents de tels familles clients ou des tels clients, avec tels ou tels articles ou familles articles, pour tels ou tels commerciaux. La sélection s'effectue en fonction des champs suivants : o Type: Cette liste permet de déterminer la sélection. Les types disponibles sont Familles articles, articles, familles clients, clients, familles commerciaux, commercial ; o Du : liste déroulante permettant de sélectionner la première donnée, correspondante au type, à prendre en compte ; o Au : liste déroulante permettant de sélectionner la dernière donnée, correspondante au type, à prendre en compte. o Exclusion de la sélection : Cette case permet de considérer les éléments indiqués dans les champs DU / AU comme à exclure du calcul de la commission ; Commerciaux Cet onglet permet d’affecter les commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer. Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche commercial. L'affectation d'un "commercial" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la fiche "Commercial". Familles commerciaux Cet onglet permet d’affecter les familles commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer. Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche Famille commerciaux. L'affectation d'une "famille commerciaux" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la fiche "Commercial". Si vous souhaitez qu'une famille de commerciaux soit prise en compte pour un barème sauf un commercial précis, vous devez : - bouton Famille commerciaux, sélectionner le code de la famille, - bouton "Sélection", saisir le code du commercial à exclure puis cliquer dans la case à cocher de la colonne "Exclusion de la sélection". Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 124 Commissions Accès : Ventes - Commerciaux - Commissions La page Commissions vous permet d'obtenir le montant des commissions de chaque commercial. La gestion de la page est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents ventes. Le calcul des commissions varie en fonction de différents données (Commercial, Barèmes, Clients, onglet compléments des documents de ventes, lignes des documents de ventes...). Les filtres Avant de Lancer le calcul des commissions (bouton Actualiser la liste), vous devez définir dans votre entête le ou l’intervalle : Famille commerciaux Sélectionnez la famille commerciaux pour laquelle vous souhaitez obtenir le montant des commissions de chaque commercial. Commerciaux (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de commerciaux sur lequel vous souhaitez obtenir le commissionnement. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte pour le calcul du commissionnement. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Sur chaque document rattaché à un commercial, le logiciel calcule une commission. Liste des commissions Le contenu qui s’affiche est le résultat fidèle du paramétrage effectué dans les fiches des barèmes, des Commerciaux et des lignes d’articles. Vous obtenez pour chaque commercial, le détail des documents entrant dans le domaine d’application de chaque barème. La liste des commissions contient les éléments suivants : o une ligne pour chaque commercial de la base qu'ils aient ou non un barème affecté. Cette ligne contient le chiffre d'affaires et le montant total de la commission du commercial ; o une ligne comportant les caractéristiques du barème et notamment le code du barème et le montant de commission provenant de ce barème ; o une ou plusieurs ligne contenant le détail des lignes de document prises en compte dans le calcul de la commission. Vous avez la possibilité de voir ou pas de détail du calcul des commissions, en cliquant sur les boutons "Déplier tout", "Replier tout" disponibles dans la barre de menus. Les actions A partir des commissions, vous avez accès aux actions suivantes : Affiche le commercial Permet d'afficher la fiche du commercial. Afficher le barème Permet d'afficher la fiche du barème affectée au commercial sélectionné. Afficher le règlement Permet d'afficher le règlement concerné par cette commission. Afficher le document Permet d'afficher le document de vente concerné par cette commission. MANUEL 125 RÈGLEMENTS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées. Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client ou Fournisseur, Nom Client ou Fournisseur, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". EBP Gestion Commerciale 2010 126 Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". MANUEL 127 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client ou fournisseur, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement. EBP Gestion Commerciale 2010 128 Liste des modes de règlement Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. MANUEL 129 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EBP Gestion Commerciale 2010 130 RÈGLEMENTS Règlements - Démarrer une tâche Accès : Règlements - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Clients Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Client. Consulter l'échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Saisir un règlement Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Transfert en comptabilité Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable. MANUEL 131 CLIENTS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées. Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client ou Fournisseur, Nom Client ou Fournisseur, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". EBP Gestion Commerciale 2010 132 Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". MANUEL 133 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client ou fournisseur, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement. EBP Gestion Commerciale 2010 134 Liste des modes de règlement Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. MANUEL 135 FOURNISSEURS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées. Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client ou Fournisseur, Nom Client ou Fournisseur, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". EBP Gestion Commerciale 2010 136 Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". MANUEL 137 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client ou fournisseur, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement. EBP Gestion Commerciale 2010 138 Liste des modes de règlement Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. MANUEL 139 DONNÉES Banque Accès : Règlements - Données - Banques La gestion de la fiche "Banque" est commune à toutes les fiches. Une banque s'identifie par les éléments suivants : Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 6 caractères alphanumériques. Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques). Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. EBP Gestion Commerciale 2010 140 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : Le compte de banque * Le journal de banque * Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 141 Moyens de paiement Accès : Règlements - Données - Moyens de paiement La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants : un code * Indiquez un code moyen de paiement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques). une nature * Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. une banque Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement pour ce moyen de paiement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement. La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 142 Modes de règlement Accès : Règlements - Données - Modes de règlement La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants : Le code * Indiquez un code pour votre mode de règlement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. Le libellé * Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques). Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance. La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement. Onglet détail Cet onglet est divisé en 2 parties : Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement Test des lignes créées Création des lignes Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne. Une ligne contient les renseignement suivants : % Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%. Nbre de jours Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365). La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant. Type de Règlement Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer. Jour de règlement Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31). Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le. Mois comptable Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance. Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois, etc...). Moyen de paiement Indiquez ici le moyen de paiement de votre client. Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement. Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez. La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Test des lignes créées Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer : une date qui correspond à la date du document un montant qui correspond au montant du document MANUEL 143 Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance, Montant et Moyen de paiement) L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture. Exemple 1 Mode de règlement : CH30 Paramétrage d'une ligne échéance : % NB jours Type règlement Jour règlement Mois comptable Moyen de paiement 100 30 Net Chèque Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 Votre date d'échéance sera calculée ainsi : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100. Exemple 2 Mode de règlement :Prel4 Paramétrage de 4 lignes d'échéances: % NB jours Type règlement Jour règlement Mois comptable Moyen de paiement 25 Comptant Prélèvement 25 30 Net le 15 Prélèvement 25 60 Net le 15 Prélèvement 25 90 Net le 15 Prélèvement Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 € Les dates d'échéance seront calculées ainsi : 1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). Les actions possibles dans la liste x Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste. x Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes. x Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante. x Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de les supprimer et de les recréer. x Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents. Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 144 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. MANUEL 145 ACHATS Achats - Démarrer une tâche Accès : Achats - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Fournisseurs Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des fournisseurs. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Fournisseur. Demande de prix Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Demande de prix". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Demande de prix. Factures Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Factures". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Facture. Règlements Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Transfert en comptabilité Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable. EBP Gestion Commerciale 2010 146 DOCUMENTS D'ACHAT Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation Accès : Achats - Documents d'achat - Tous La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation). La liste des documents de vente contient différents onglets. A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Demande de prix, Commande, Bon de réception, Bon de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte. Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible : Afficher le fournisseur Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné. Historique Fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre client renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou : - le document n'a pas déjà été transféré - le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte). Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la date et les options souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés. Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Actions spécifiques Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique : Commandes Réceptionner MANUEL 147 Permet de réceptionner globalement ou partiellement la/les commandes. Solder Permet de passer la "Commande réceptionnée partiellement" en "Commande réceptionnée totalement" (sans générer de bon de réception). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande réceptionnée totalement" en "Commande non réceptionnée" ou "Partiellement réceptionnée". Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de type commande est sélectionné. Factures Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. EBP Gestion Commerciale 2010 148 Demandes de prix Accès : Achats - Documents d'achat - Demandes de prix La demande de prix propose des articles à un prix donné. Aucune action n'est effectuée sur le stock. La gestion de la fiche "Demande de prix" est commune à toutes les fiches. La demande de prix se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la demande de prix. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. Le corps Vous retrouvez le corps de la demande de prix dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre demande de prix : En définissant votre masque de saisie du demande de prix : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'une demande de prix A partir d'une demande de prix, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. MANUEL 149 Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. EBP Gestion Commerciale 2010 150 Commande d'achat Accès : Achats - Documents d'achat - Commandes La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la commande Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat. Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue : Réception le : Indiquez ici la date de réception de la commande. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La modification de la date de réception en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du document. Pour cela, vous devez confirmer le message. Le corps de la commande Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre commande : En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la commande Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'une commande A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. MANUEL 151 Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Réceptionner Permet d'ouvrir l'assistant de réception globale ou partielle la/les commandes. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. EBP Gestion Commerciale 2010 152 Bon de réception Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de réception La gestion de la fiche "Bon de réception" est commune à toutes les fiches. Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de livraison. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de réception Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat. Le corps du bon de réception Vous retrouvez le corps du bon de réception dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de réception : En définissant votre masque de saisie du Bon de réception : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de réception Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de réception et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'un bon de réception A partir d'un bon de réception, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. MANUEL 153 Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. EBP Gestion Commerciale 2010 154 Bon de retour d'achat Accès : Achats - Documents d'achat - Bons de retour La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches. Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de retour Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps du bon de retour Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de retour : En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de retour Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'un bon de retour A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. MANUEL 155 Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. EBP Gestion Commerciale 2010 156 Facture d'achat Accès : Achats - Documents d'achat - Factures La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat. Le corps de la facture Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre facture : En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la facture Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Echéances Cet onglet permet de planifier les échéances de votre fournisseur pour le règlement de la facture. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'une facture A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. MANUEL 157 En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. EBP Gestion Commerciale 2010 158 Avoir d'achat Accès : Achats - Documents d'achat - Avoirs La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents d'achat à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps de l'avoir Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Avoir : En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de l'avoir Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative. Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Les actions d'un avoir A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le Fournisseur Permet d'afficher la fiche fournisseur affectée au document sélectionné. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider MANUEL 159 Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. EBP Gestion Commerciale 2010 160 Factures d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire. Le corps de la facture d'acompte Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant de votre facture d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Les actions d'une facture d'acompte A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité. MANUEL 161 Avoirs d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes. L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante. Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Le corps de l'avoir d'acompte Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les montants de votre avoir d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Les actions d'un avoir d'acompte A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables EBP Gestion Commerciale 2010 162 Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité. MANUEL 163 TRAITEMENTS... Dupliquer un document Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués. Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre. Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé. Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués. Préparation à la copie de document Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Traitement de la duplication Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou fournisseur. Ces informations sont : x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur, x son mode de règlement, x ses conditions commerciales (remise accordée). Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué. Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau document. Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur. Conséquences de la duplication Le nouveau document est à la date du jour. Elle contient toutes les informations du document d'origine. Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez : x modifier la date, x changer de client ou fournisseur, x ajouter, modifier ou supprimer des articles x ... Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas repris dans le document final. EBP Gestion Commerciale 2010 164 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. MANUEL 165 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. EBP Gestion Commerciale 2010 166 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. MANUEL 167 Supprimer un document Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier : n’est pas validé, n’est pas transféré ou regroupé, n’est pas comptabilisé. Pour supprimer un document, vous devez : soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit + supprimer ou touche "suppr" au clavier soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D. Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert ou regroupement est supprimé auparavant. Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la suppression du devis ou demande de prix est impossible. Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible. Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message : « Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ? Cette suppression sera définitive. » Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message : Pour un document déjà transféré ou regroupé : « Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer d’abord ce document ». Pour un document transféré en comptabilité : « Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ». Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI d'avertissement s'affichera. La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements. Conséquences de la suppression d'un document Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat, l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques... Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état. Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous souhaitez ne plus avoir ce règlement. Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé. EBP Gestion Commerciale 2010 168 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. MANUEL 169 Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale 2010 170 FOURNISSEURS Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs La gestion de la liste des fournisseurs est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Historique Fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique Fournisseurs/articles avec le filtre Fournisseur renseigné par le "code du Fournisseur" sélectionné. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre Fournisseur renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné. Créer un document d'achat Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer. Sur la fiche document créée, les informations concernant le fournisseur (coordonnées, mode de règlement, n° de TVA...) seront automatiquement renseignées. Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ... pour chaque Fournisseur. MANUEL 171 Fournisseurs Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs La gestion de la fiche "Fournisseurs" est commune à toutes les fiches. La fiche fournisseur se compose d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Famille fournisseur Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le fournisseur. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille fournisseur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale (décochée). Nom * Ce champ permet de saisir le nom de votre fournisseur (au maximum 60 caractères alphanumériques). Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre fournisseur (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La fiche du fournisseur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Facturation Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du fournisseur. Livraison Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du fournisseur. Si l'adresse de livraison du fournisseur est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation". Il en va de même pour le contact. Adresses Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses. Contacts Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts. Gestion Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas. Divers Permet de renseigner le mode de règlement du fournisseur, les documents associés et les informations administratives. Articles Permet de visualiser et d'affecter des articles à ce fournisseur. Notes EBP Gestion Commerciale 2010 172 Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. A partir de la fiche Fournisseur, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des fournisseurs. MANUEL 173 Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de Graphique. Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis une statistique... Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ... puis renseignez les zones de filtre suivantes : Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. Date : Période du... au ... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories". Client Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Client Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Fournisseur Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Famille fournisseur Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Article Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Famille Article Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles". Documents Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents". Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus. Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied de l'onglet Sélection. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres" L'onglet Données Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment. En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée. En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants : Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données. Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données. EBP Gestion Commerciale 2010 174 Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF. Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes. Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale. L'onglet Graphique Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment. Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....). Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez. En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants : Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique. Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes. MANUEL 175 Familles de tiers Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches. La fiche "Famille" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques). un onglet Général Cet onglet permet de définir la territorialité et le % de remise à affecter par défaut au tiers à chaque fois que cette famille lui sera affectée. Dès la validation de la modification de la famille, si elle est rattachée à un tiers, un message permettra de sélectionner les paramètres à appliquer automatiquement ou pas à la fiche tiers associée. un onglet Tarifs (uniquement pour les familles clients) Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur).$ un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 176 Historique Fournisseurs/Articles Accès : Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles ou Articles - Historique Fournisseurs/Articles L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents d'achat. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs fournisseur(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Fournisseurs (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille fournisseurs Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer et le Solde dû. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le fournisseur Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille fournisseurs Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté. Filtres MANUEL 177 L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Fournisseur (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille fournisseur Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne et le PV Net HT.. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le fournisseur Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille fournisseur Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. EBP Gestion Commerciale 2010 178 RÈGLEMENTS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées. Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client ou Fournisseur, Nom Client ou Fournisseur, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". MANUEL 179 Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche clientou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". EBP Gestion Commerciale 2010 180 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients/fournisseurs. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client ou fournisseur, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du clientou fournisseur affectée au règlement. MANUEL 181 Liste des modes de règlement Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client ou fournisseur sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité. Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est sélectionnée dans les options du dossier. EBP Gestion Commerciale 2010 182 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. MANUEL 183 ARTICLES Articles - Démarrer une tâche Accès : Articles - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des articles. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche article.he article Nouveau bon d'entrée Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons d'entrée. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir un bon d'entrée. Nouveau bon de sortie Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons de sorties. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir un bon de sortie. Mouvements de stock Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Mouvements de stock. Statistiques Permet d'ouvrir la page des statistiques. EBP Gestion Commerciale 2010 184 ARTICLES Articles - Fenêtre principale de navigation Accès : Articles - Articles La gestion de la liste des articles est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre article renseigné par le "code de l'article" sélectionné. Changer un code article Permet de recodifier le code d'un article (fiches, documents, mouvements...). Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes pour chaque article. Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre article renseigné par le "code de l'article" sélectionné. Liste des mouvements de stock Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de la Liste des mouvements de stock avec le filtre article renseigné par le "code de l'article" sélectionné. Créer un bon d'entrée Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon d'entrée à la date du jour (date système) avec la colonne "code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article. Pour chaque ligne, la valeur de l'article correspond au prix de revient de la fiche article. Créer un bon de sortie Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon de sortie à la date du jour (date système) avec la colonne "code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article. Simulation du tarif La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date donnée. MANUEL 185 Article Accès : Articles - Articles La gestion de la fiche "Article" est commune à toutes les fiches. La fiche article se compose d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Type * Le type article peut être Bien, Service. Le type d'article défini dans les options du dossier sera proposé par défaut. Du type choisi ici découle l’accès à certaines zones de la fiche. Famille article Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient l'article. Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Libellé * Zone de saisie du libellé "court" pour l'article (au maximum 80 caractères alpha-numérique). Le libellé correspond au libellé de l’article qui apparaîtra dans les listes. En création de la fiche, le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation commerciale. La fiche article se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Permet de définir la description complète de l'article, le tarif, codes barres... Stock Permet de suivre le stock pour tous les articles de type Bien. Comptabilité Permet de visualiser les comptes comptables affectés à la fiche article (comptes de ventes, achats, stock...). Image Permet d'insérer une image de l'article, qui sera automatiquement reprise sur les impressions de documents avec images. Fournisseurs Permet de visualiser la liste des fournisseurs associés à la fiche article (ref fournisseur, prix achat...) Tarifs Permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur). Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. A partir de la fiche article, vous avez la possibilité d'appeler les actions disponibles également sur la fenêtre principale de navigation des articles. EBP Gestion Commerciale 2010 186 Familles articles Accès : Articles - Familles articles La gestion de la fiche "Famille d'articles" est commune à toutes les fiches. La fiche "Famille articles" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques). un onglet Général Cet onglet permet de définir la localisation, le fournisseur, l'éco-contribution, la gestion de stock, le % de marge, le % de frais et les comptes comptables de chaque territorialité à affecter par défaut à la fiche article à chaque fois que cette famille lui sera affectée. un onglet Tarifs Cet onglet permet de visualiser les tarifs associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de ventes, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer" Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur).. un onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 187 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. EBP Gestion Commerciale 2010 188 Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. MANUEL 189 Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de Graphique. Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis une statistique... Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ... puis renseignez les zones de filtre suivantes : Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. Date : Période du... au ... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories". Client Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Client Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Fournisseur Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Famille fournisseur Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles". Article Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "Fournisseurs" et "Articles". Famille Article Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients", "fournisseurs" et "Articles". Documents Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents". Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus. Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied de l'onglet Sélection. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres" L'onglet Données Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment. En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée. En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants : Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données. Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données. EBP Gestion Commerciale 2010 190 Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF. Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes. Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale. L'onglet Graphique Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment. Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....). Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez. En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants : Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique. Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes. MANUEL 191 STOCK Bons de stock Accès : Articles - Documents de stock - Bons... La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement). Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock. EBP Gestion Commerciale 2010 192 Bons de stock Accès : Articles - Documents de stock - Bons... La gestion de la fiche Bon de stock est commune à toutes les fiches. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement). Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock. MANUEL 193 INVENTAIRES Assistant d'inventaires Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires La création d'un inventaire passe par un assistant. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Un article de type Service ne peut pas être inventorié. Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents. Bienvenue... ... dans l'assistant de l'inventaire. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir le contenu de l'inventaire. Préparation des données d'inventaire Cette première étape permet de définir le contenu de l'inventaire : Date du jour de l'inventaire La date de l'inventaire est importante notamment lors de la validation de l'inventaire car elle détermine la prise en compte au pas des mouvements de stock pour le calcul du stock actuel. Contenu Cette partie permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire. Celui-ci s'établi à l'aide d'une pré-sélection. o Vide Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire vide. La gestion des douchettes portatives sera donc possible car elles pourront déverser leur contenu dans la grille. Sinon, parce que le logiciel ne permet pas d’insérer le même article plusieurs fois, elles seraient obligées de supprimer les lignes avant le déversement. o Sur la totalité des articles Cette pré-sélection (sélectionné par défaut) permet de générer une feuille d'inventaire avec tous les articles de type bien gérés en stock. o Sur une sélection d'articles Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire en fonction d'une sélection d'articles, familles articles, localisations ou fournisseurs. Les 3 derniers points signifient que seuls les articles appartenant à tel ou tels type seront pris en compte dans l'inventaire Soit 3 articles A, B, C et une famille articles FAM La famille articles FAM est affectée sur les fiches articles B et C => Lors de la sélection du contenu de l'inventaire pour la famille articles FAM, seuls les articles B et C seront pré-renseignés dans la feuille d'inventaire. Reprendre les quantités en stock des articles Cette option, si elle est cochée, permet la reprise de la quantité en "Stock actuel" dans le champ "Quantité'. Doit être transféré en comptabilité Cette option permet d'indiquer que l'inventaire, une fois validé, pourra être transféré en comptabilité. Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer la définition du contenu de l'inventaire. Classement des données préparées Cette étape permet de définir le regroupement et le tri des données qui seront présentes dans la feuille d'inventaire. EBP Gestion Commerciale 2010 194 Vous n'avez pas l'obligation de choisir un regroupement ou un tri, pour cela sélectionner "Aucun" pour chaque zone Regroupement Le type de regroupement peut-être "Aucun", "Famille articles", "Localisation" ou "Fournisseurs". Le regroupement "aucun" est sélectionné par défaut. Tri Les tris possibles varient en fonction du regroupement choisis. Ils peuvent être sur le "code famille articles", le "code article", le "code de localisation", le "code du fournisseur". Le tri par "code article" est sélectionné par défaut. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés. Résumé des paramètres Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération, puis Fermer afin d'ouvrir la feuille d'inventaire. MANUEL 195 Feuille d'inventaire Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires Suite au traitement de l'assistant d'inventaire une feuille d'inventaire est ouverte. Celle-ci peut ensuite être ouverte à tout moment à partir du menu Articles - Stock - Inventaires. La gestion de la feuille d'inventaire est commune à toutes les fiches. Il est impossible de dupliquer un inventaire. Une feuille d'inventaire est composée d'une entête et des onglets. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Numéro * Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur. Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible. Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe). Date * Indiquez la date de l'inventaire. La date par défaut est la date système. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Etat de validation L'état de validation n'est pas saisissable. A la création de la feuille d'inventaire, l'état de validation est "En cours". A la validation de la feuille d'inventaire, l'état est "Validé" (voir le chapitre : "Validation d'un inventaire"). Suite au transfert comptable, l'état sera "Transféré" (voir le chapitre : "Comptabilisation d'un inventaire"). Suite à la dé-validation de la feuille d'inventaire comptabilisé ou pas, l'état de validation est "En cours" (voir le chapitre : "Validation d'un inventaire"). Doit être transféré en comptabilité Dès la validation de l'inventaire, la sélection de cette option permet de transférer automatiquement en comptabilité les écritures d'inventaire. L'information de la coche ou non est reprise automatiquement lors de la génération de l'inventaire. Vous pouvez à tout moment cocher ou décocher la case. Onglets La fiche d'inventaire se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Cet onglet permet de saisir les articles en stock. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. L'enregistrement de la feuille d'inventaire permet de sauvegarder les lignes saisies. En état "En-cours", l'inventaire reste modifiable mais ne peut être transféré en comptabilité. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous devez le "valider" puis le "transférer en comptabilité". Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents. Tant que l'inventaire est en cours : - les documents réalisés à une date avant la date de l'inventaire agissent sur l'inventaire. - les modifications sur la fiche article (localisation, unité) agissent sur l"inventaire. Un message à l'ouverture de l'inventaire indique le changement sur l'inventaire. De même, si une famille articles est affectée ou modifiée sur une fiche article et que l'inventaire "en cours" contient un regroupement par famille articles, l'inventaire sera mis à jour pour cet article avec la nouvelle famille affectée. EBP Gestion Commerciale 2010 196 Voir Exemple de mise à jour du stock suivant validation.... Actions A partir de la feuille d'inventaire, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Valider Permet de confirmer l'inventaire et de le préparer à la comptabilisation. Dévalider Cette action est disponible uniquement si l'inventaire n'est pas comptabilisé. Elle permet de modifier l'inventaire. Lancer l'assistant Permet de lancer l'assistant de création d'une fiche inventaire. Si l'utilisateur appelle l'assistant depuis une fiche inventaire en cours, cette fiche sera remplacée par la génération de lignes effectuée par l'assistant. MANUEL 197 Stock - Fenêtre principale de navigation Accès : Articles - Documents de stock - Tous Cette fenêtre correspond à la liste des documents de stock. La gestion de la liste des documents de stock est commune à toutes les listes. La liste des documents de stock contient les onglets Tous, Bons d'entrée, Bons de sortie, Inventaires. Pour l'onglet Tous et l'onglet Inventaire, une liste d'actions est disponible : Valider : Permet de valider les inventaires sélectionnés et en état "En cours" Dévalider : Permet de dé-valider les inventaires sélectionnés en état "validé" ou "Transféré en comptabilité". EBP Gestion Commerciale 2010 198 Mouvements de stock Accès : Articles - Documents de stock - Mouvements de stock L'affichage des mouvements de stock se présente sous la forme d'une fenêtre principale de navigation. La gestion de la liste des mouvements de stock est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout et de la duplication de mouvements qui s'effectue en fait en ajout de documents de stock ou ventes. Chaque ligne article (sauf pour les devis et les documents d’acomptes) présente dans un document génère un mouvement de stock à la condition que l’article gère le stock. Filtres L'affichage de la liste des mouvements de stock varie en fonction des critères suivants : Période Du ... Au ... Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. La liste déroulante des articles est limitée aux articles de type Biens. Si saisie manuel d’un code article de type service, le message suivant apparaît : « L’article "code article" est un article de type service, il ne peut être ajouté dans une pièce de stock » Famille article Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette famille. Documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche des mouvements de stock s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de mouvement Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut : Date de mouvement Date du document dont est issu le mouvement. Code et libellé article Éléments de l'article figurant sur la ligne du document créé pour lequel le mouvement est généré. Numéro de document Numéro du document dont est issu le mouvement. Type de document Le type sera : o soit Stock, o soit Achat, o soit Vente. Le type dépendra du document qui génère le mouvement. Sous-type de document Le sous type sera : o pour les documents de stock : entrée, sortie... o pour les documents d'achat : bon de réception, bon de retour, facture... o pour les documents de vente : bon de livraison, bon de retour, facture... Quantité La quantité saisie dans le document va générer le mouvement. o Les quantités d’entrée en stock, les quantités des facture d'achat et les quantités des avoirs de ventes sont inscrites en positif dans le mouvement. o Les quantités de sortie de stock, les quantités des avoirs d'achat et les quantités des factures de vente sont inscrites en négatif dans le mouvement. MANUEL 199 Il est possible de saisir des quantités négatives donc en fonction du document le mouvement sera inversé (Ex : -1 dans une facture, le mouvement sera ajouté et non enlevé). Prix unitaire du mouvement Pour les documents d’entrée en stock, le prix unitaire est le prix figurant sur le document. Pour les documents de sortie de stock ainsi que pour les documents de ventes (factures et avoirs), le prix unitaire correspond au PUMP calculé sur le mouvement précédent. Valeur du mouvement La valeur du mouvement est le montant total du mouvement Valeur du mouvement = Quantité du mouvement * prix unitaire du mouvement Stock réel Le stock réel correspond au stock physiquement présent dans le dépôt. Stock réel = Stock réel du mouvement précédent + la quantité du mouvement encours PUMP Le PUMP est recalculé après chaque mouvement d’entrée. (Valeur totale du stock + Valeur du mouvement de l’entrée) / (Stock total + Quantité du mouvement) Valeur du stock C'est le montant total de l'article en stock. Valeur du stock = Stock réel * PUMP A partir des mouvements de stock, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le document : Permet d'afficher le/les documents associés aux mouvements de stock sélectionnés. Afficher l'article : Permet d'afficher le/les fiche/s articles associées aux mouvements de stock sélectionnés. EBP Gestion Commerciale 2010 200 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. MANUEL 201 OPÉRATIONS Opérations - Démarrer une tâche Accès : Opérations - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. EBP Gestion Commerciale 2010 202 Documents de vente Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. MANUEL 203 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. EBP Gestion Commerciale 2010 204 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. MANUEL 205 Livraison de commandes Accès : Opérations - Documents de vente - Livraison de commandes La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Cette fonction est accessible depuis : la barre de navigation/Opération la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente l'action "livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture ou par un regroupement de commandes en BL ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties : Filtres, Pièce à générer, Commandes. Les filtres Pour livrer une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un client et une commande précise. Période Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Tiers Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à livrer. Commande Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la livraison. Priorité Sélectionnez la priorité des commandes pour lesquelles vous souhaitez réaliser la livraison. Si aucune priorité n'est sélectionnée, l'application du filtre sélectionnera toutes les commandes quelque soit la priorité (Haute, Normal, Faible). Afficher les commandes dont le stock est disponible pour au moins une ligne Cocher cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes ayant au moins une ligne article qui peut être livrée. Afficher les commandes qu'il est possible de livrer en fonction du stock disponible Cocher cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes qui peuvent être livrées. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". Pièce à générer Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré. Date Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document. Nature Sélectionnez le type de document à générer suite à la livraison de la commande (Bon de livraison ou Facture). Regrouper les commandes Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les commandes sélectionnées dans la zone "Commandes". Regrouper les articles Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les lignes d'articles identiques. EBP Gestion Commerciale 2010 206 Recopier les lignes articles déjà livrées Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles ayant déjà fait l'objet d'une livraison précédemment. Recopier les lignes articles non livrées Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison reprenne les lignes d'articles non livrées : la "Quantité à livrer" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes". Commandes Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment. Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande non livrée totalement ). Une case à cochée "Afficher les lignes déjà livrées" permet de visualiser les lignes totalement livrées d'une commande en plus de celles non livrées ou partiellement livrées. Les bouton "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes (lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes" Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut : Disponible ? : icône permettant de voir si la commande peut être totalement livrée (coche verte) ou pas (croix rouge) Livrer, Numéro du document, Date, Code client, Nom du client. Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" de la ligne "Commande" vous permet de livrer totalement la commande. Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à livrer". Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes : Disponible ? : icône permettant de voir si la ligne de commande peut être livrée (coche verte) ou pas (croix rouge) Livrer, Code article, Description, Quantité, Quantité livrée, Quantité à Livrer, Reliquat, Stock réel. Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à livrer" le nombre d'articles que vous souhaitez livrer. La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée. Un clic dans la case à cocher de la colonne "Livrer" d'une ligne article vous permet de livrer totalement la ligne. La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à livrer". Pour valider la livraison, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par : Ctrl + S un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer" le menu Fichier + "Sauvegarder" le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer" Conséquences de la livraison A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la livraison de la commande. La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré. Les mouvements de stocks sont alors mis à jour. Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer". Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes". MANUEL 207 L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de "quantité livrée/réceptionnée" et "reliquat". Pour avoir un exemple d'historique de lignes d'une commande ayant 2 bons de livraison associés, cliquez ici. EBP Gestion Commerciale 2010 208 Documents d'achat Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. MANUEL 209 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. EBP Gestion Commerciale 2010 210 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. MANUEL 211 Réception de commandes Accès : Opérations - Documents d'achats - Réception de commandes La réception d'une commande permet de réaliser des réceptions partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de réception ou factures. Cette fonction est accessible depuis : la barre de navigation/Opération la barre de tache "réceptionner" de la fenêtre principale de navigation des documents d'achat l'action "réceptionner" de la fiche Commande d'achat. La réception d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de réception ou facture ou par un regroupement de commandes en bon de réception ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement réceptionnée en 1 fois. La fenêtre de réception d'une commande est divisée en 3 parties : Filtres, Pièce à générer, Commandes. Les filtres Pour réceptionner une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un fournisseur et une commande précise. Période Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Fournisseur Sélectionnez le fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à réceptionner. Commande Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la réception (achat). A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Appliquer le filtre". Pièce à générer Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré. Date Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document. Nature Sélectionnez le type de document à générer suite à la réception de la commande (Bon de livraison ou bon de réception ou Facture). Regrouper les commandes Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les commandes sélectionnées dans la zone "Commandes". Regrouper les articles Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception regroupe les lignes d'articles identiques. Recopier les lignes articles déjà réceptionnées Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles ayant déjà fait l'objet d'une réception précédemment. Recopier les lignes articles non réceptionnées Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la réception reprenne les lignes d'articles non réceptionnées : la "Quantité à réceptionner" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes". Commandes Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment. EBP Gestion Commerciale 2010 212 Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande non réceptionnée totalement). Une case à cochée "Afficher les lignes déjà réceptionnées" permet de visualiser les lignes totalement réceptionnées d'une commande en plus de celles non réceptionnées ou partiellement réceptionnées. Les bouton "Déplier tout" et "Replier tout" vous permettent de voir rapidement le détail des lignes (lignes articles présentes sur la commande) ou uniquement les lignes des "commandes". Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut : Réceptionner, Numéro du document, Date, Code fournisseur, Nom du fournisseur. Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" de la ligne "Commande" vous permet de réceptionner totalement la commande. Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à réceptionner". Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes : Réceptionner, Code article, Description, Quantité, Quantité réceptionnée, Quantité à réceptionner, Reliquat, Stock réel. Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à réceptionner" le nombre d'articles que vous souhaitez réceptionner. La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée. Un clic dans la case à cocher de la colonne "Réceptionner" d'une ligne article vous permet de réceptionner totalement la ligne. La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à réceptionner". Pour valider la réception, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par : Ctrl + S un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer" le menu Fichier + "Sauvegarder" le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer" Conséquences de la réception A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la réception de la commande. La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré. Les mouvements de stocks sont alors mis à jour. Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer". Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes". L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de "quantité réceptionnée" et "reliquat". MANUEL 213 Transfert en comptabilité Le Transfert Comptable Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité. Ces écritures concernent : Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), Les échéances, Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées, Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), les inventaires. Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable : Les libellés des écritures, Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA, L'option de comptabilisation des stocks (inventaire), Les comptes de stock, La méthode de comptabilisation. Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à définir dans les options comptables. En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à comptabiliser". Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser" est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts". EBP Gestion Commerciale 2010 214 Historique des transferts comptables Accès : Opérations - Transfert en comptabilité - Historique des transferts comptables L'historique des transferts comptables contient la liste des transferts effectués et aboutis en comptabilité. La liste des transferts comptables a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation). La fiche "Historique" se compose des zones N° de lot, date de création et des onglets Pièces transférées, Notes. Lorsque le transfert comptable n'abouti pas car il y a un pb de compte, journal, verrou... ; un n° de lot sera créé avec la date de la demande du transfert mais au niveau des pièces transférées, aucune information sera présente. Entête Cette partie contient : N° de lot Ce numéro est unique. Il est auto-incrémenté par les différents transferts réalisés. Date de création Cette date est la date de réalisation du transfert en comptabilité. Re-transfert Cette case n'est pas saisissable, elle est renseigné lorsque qu'un lot est re-transféré en comptabilité. Pièces transférées Cet onglet contient une numéro document, le tiers et la date. En fonction du transfert réalisé (échéances, ventes, achats, règlements) les données de ces champs seront différentes. Exemples d'historiques : Vente : FA00001 ; Dupond ; 02/06/08 Echéances : FA00001 ; Dupond ; 15/07/08 Règlements : "Rien" ; Dupond ; 15/06/08 Détail des traitements Cet onglet contient la liste des traitements réalisé (création du lot, envoyé pour traitement..., pièces marquées transférées, ...). Actions A partir de la fiche "Lot comptable", vous avez la possibilité d'appeler l'action "Annuler". Cette action permet de supprimer un lot comptable lorsque celui-ci n'a pas abouti (Par exemple : Pièce envoyée dans une autre application mais pas de réponse de cette application). MANUEL 215 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EBP Gestion Commerciale 2010 216 PARAMÈTRES Paramètres - Démarrer une tâche Accès : Paramètres - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Taux de TVA Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des taux de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche taux de TVA. Type de TVA Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des types de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche type de TVA. Civilités Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des civilités. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche civilités. Codes postaux Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des codes postaux. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche codes postaux. Informations société Permet d'ouvrir la fenêtre des options contenant les coordonnées de la société, les compteurs... MANUEL 217 TAXES Taux de TVA Accès : Paramètres - Taxes - Taux de TVA La gestion de la fiche "TVA" est commune à toutes les fiches. A la création du dossier, le fichier des taux de TVA est automatiquement généré. Une fiche TVA se compose des éléments suivants : un Type * Sélectionnez un type de TVA dans la liste déroulante. une Territorialité * Sélectionnez une territorialité dans la liste déroulante. un Taux Champ numérique permettant de définir le taux de TVA pour cette fiche. Le taux et la territorialité ne sont plus modifiables dès lors que la fiche Taux de TVA est sauvegardée. ainsi que des cases à cocher : Par défaut pour la territorialité Cliquez dans cette case afin que ce taux soit proposé par défaut lors de l'appel de la territorialité dans un document. Il est obligatoire de déclarer un taux et un seul par défaut par territorialité TVA non perçue récupérable (DOM)(loi) Cliquez dans cette case lorsque vous souhaitez que la TVA soit calculée, bien que non perçue et non incluse dans le TTC. Cette option est disponible uniquement pour les taux associés à la territorialité DOM, possibilité de cocher l’option sur plusieurs taux, pour une même territorialité DOM. Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce taux de TVA dans les vues standard, listes déroulante.... Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondantes à la territorialité sélectionnée dans le dossier. Il est interdit de créer deux taux de même valeur, pour la même territorialité, peu importe le type. Interdiction de créer deux taux à 19.6, l’un en tant que Normal France, l’autre en tant que Réduit France. Par conséquent les taux livrés par défaut par l'application ne peuvent être ré-utilisés. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir les comptes de TVA et de gestion des ventes/achats par défaut pour toutes les fiches articles. Comptes de TVA Les 2 zones permettent de saisir le compte de TVA sur débits et le compte de TVA sur encaissement pour ce taux de TVA. Comptes de gestion Les zones de cette partie permettent de saisir les comptes de produit. o Les champs Biens et Services concernent les comptes comptables pour les articles. o Le champ Port concerne le compte comptable des frais de port affecté en pied de document. o Le champ Eco-contribution concerne le compte comptable des barèmes éco-contribution affectés sur les lignes articles (uniquement pour les ventes). Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection des comptes s'effectuera dans le plan comptable de la comptabilité. EBP Gestion Commerciale 2010 218 Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 219 Types de TVA Accès : Paramètres - Taxes - Types de TVA La gestion de la fiche "Type de TVA" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Type de TVA" contient : un champ Libellé *, un champ Nature *, une zone de Note. Cette notion de type de TVA sera reprise dans les fiches TVA. Les natures de TVA disponibles sont : Normal Réduit Super réduit Exonéré Ancien Autre La liste des natures de TVA est fixe, il n'est pas possible d'ajouter ou supprimer une nature de TVA. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. A la création du dossier, le fichier des types de TVA est automatiquement créé. Il est possible de créer des types de TVA mais uniquement avec une nature Ancien ou Autre. EBP Gestion Commerciale 2010 220 Territorialités Accès : Paramètres - Taxes - Territorialité La gestion de la fiche "Territorialité" est commune à toutes les fiches. La territorialité définit une appartenance à un espace territorial mais surtout à régime fiscal particulier. A la création du dossier, le fichier des territorialités est automatiquement créé. Une fiche Territorialité contient le champ Libellé et une zone de Note. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Il est impossible d'ajouter, de modifier ou supprimer le libellé de la fiche territorialité. Toutefois, vous pouvez Ajouter, Modifier ou Supprimer la note de la territorialité et enregistrer la fiche avec les nouvelles informations. Cette notion de territorialité est importante car elle sera reprise dans les options du dossier, les fiches tiers, les fiches TVA et les documents de ventes. MANUEL 221 Barème Eco-contribution Accès : Paramètres - Taxes - Barèmes éco-contribution La gestion de la fiche "Barème éco-contribution" est commune à toutes les fiches. Le barème d'éco-contribution est utilisé dans la fiche article et les documents de ventes. La création du dossier propose par défaut une liste des barèmes d'éco-contribution. Une description détaillée du barème est affectée par défaut dans la zone "Note". La fiche "Barème éco-contribution" se compose des zones : Code eco-contrib. * Il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Indiquez le libellé du barème. Montant TTC Indiquez le montant unitaire TTC de l'éco-contribution. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 222 DIVERS Civilités Accès : Paramètres - Divers - Civilités La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques). La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles des personnes morales. La création du dossier propose par défaut une liste de civilités. Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / prospects / fournisseurs …) et aux documents de vente (entête de documents). La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 223 Contacts Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches. La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets. A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des contacts. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale (exemple : SARL La tour). Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir l'e-mail du contact. Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé) Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing. Tiers Cette partie permet de sélectionner le tiers (Client/Prospect, Fournisseur) associé à ce contact. Il n'est pas obligatoire d'associé un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de saisir le type "Aucun". Type Le type permet de définir sur le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact autonome). Client / Fournisseur EBP Gestion Commerciale 2010 224 Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact. Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur. Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce champ sont automatiquement renseignés. De même si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement reprises sur la fiche tiers. Onglets Adresse et Autre adresse Ces 2 onglets contiennent les adresses associés à ce contact. Les champs présents dans ces 2 onglet sont identiques : Sélectionner l'adresse Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou fournisseur. Vous avez la possibilité de modifier cette adresse. NPAI Champ saisissable de type case à cocher. Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alpha-numérique. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alpha-numérique. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alpha-numérique. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. MANUEL 225 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 226 Codes postaux Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir : Le code postal * Saisissez le code postal. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés. La ville * Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques). Le pays * Sélectionnez le pays associé au Code postal. Le département Sélectionnez le département associé au Code postal. Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche. La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Les actions des codes postaux A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux". Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux. MANUEL 227 Départements Accès : Paramètres - Divers - Départements La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches. La fiche "Département" se compose des champs suivants : Le Numéro * Saisissez le code du département. Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques. Le Nom * Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques). Le Pays * Sélectionnez le pays associé au département. La création du dossier propose par défaut une liste de départements. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 228 Pays Accès : Paramètres - Divers - Pays La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches. La fiche "Pays" se compose des éléments suivants : Le code ISO * Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères. Le nom * Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de pays. Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1. Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides : Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes... UE Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. MANUEL 229 Codes NAF Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches. Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives, la fiche Client et la fiche fournisseur. La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF. La fiche "Code NAF" se compose des zones : Code NAF * Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Indiquez le libellé du code NAF. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. EBP Gestion Commerciale 2010 230 Secteurs géographiques Accès : Paramètres - Divers - Secteurs géographiques La gestion de la fiche "Secteur géographique" est commune à toutes les fiches. La fiche secteur géographique se compose des éléments suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Nom * Saisissez le nom du secteur (au maximum 30 caractères alphanumériques). Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Les secteurs pourront être sélectionnés dans la fiche Commercial. MANUEL 231 Localisation Accès : Paramètres - Stock - Localisation La gestion de la fiche "Localisation" est commune à toutes les fiches. Une localisation est l'emplacement physique de l'article. La fiche localisation se compose des éléments suivants : Un Code * Indiquez le code de l'unité, sur 8 caractères. Un libellé * Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 50 caractères alphanumériques). La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches. Les localisations pourront être saisies dans la fiche article et l'inventaire. EBP Gestion Commerciale 2010 232 Unités Accès : Paramètres - Divers - Unités La gestion de la fiche "Unité" est commune à toutes les fiches. Une unité est la quantité physique élémentaire qui sert de référence à la mesure des choses vendues. La fiche unité se compose des éléments suivants : Un Code * Indiquez le code de l'unité, sur 4 caractères. Un libellé * Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques). Un type * Sélectionnez un type d'unité dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. Une décimale Saisissez le nombre de décimales que vous souhaitez (de 0 à 5). Un coefficient Saisissez le coefficient que vous souhaitez (au maximum 8 décimales). En fonction du type d'unité, le coefficient permet de rapprocher l'unité à ce type de référence. Pour une unité "Gramme", de type Poids, coefficient saisi : 0.001 Dans la fiche article, indiquer l’unité Gramme et saisir dans la valeur du poids brut 125g, son équivalence en kilogramme est donc de 125*0.001 soit 0.125 kilo. La création du dossier propose par défaut une liste d'unités. Les unités pourront être saisies dans la fiche article, les documents de ventes ou les documents de stock. Si une unité est définie dans un article, dans une pièce de vente ou de stock, la quantité sera exprimée avec le nombre de décimale défini dans la fiche unité. La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches. Exemple 1 Code unité : M3 Libellé : Mètre cube Type : Volume Décimale : 3 Coefficient de conversion : 1 Exemple 2 Code unité : HEUR Libellé : Heure Type : Temps Décimale : 2 Coefficient de conversion : 1 Exemple 3 Code unité : KG Libellé : Kilo Gramme Type : Poids Décimale : 3 Coefficient de conversion : 1 MANUEL 233 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EBP Gestion Commerciale 2010 234 SOCIETE Options - Coordonnées Accès : Paramètres - Société Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (devis, factures, etc..). Identification Forme juridique ou civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom – Raison sociale Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Qualité de la personne Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse de la société Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. MANUEL 235 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Autres informations Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Télécopie/Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. EBP Gestion Commerciale 2010 236 IDENTIFICATION Options - Identification Accès : Paramètres - Société Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...) Informations administratives SIRET Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères. Code NAF/APE Ce champ permet la saisie d'un code NAF. Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé. Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . MSA Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques. N° Identification RCS Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ; il autorise 13 caractères alphanumériques. N° Identification RM Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères alphanumériques. Capital Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales. Informations TVA N° de TVA intracommunautaire Ce champ permet de saisir 14 caractères alphanumériques. Territorialité de TVA Ce champ permet la sélection d’une fiche dans la liste des Territorialités. Cette territorialité sera reprise par défaut dans les documents. Elle détermine l'affichage des taux de TVA par défaut. Taux de TVA Ce champ permet la sélection d’une fiche Taux de TVA et l'affichage du Taux. Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondant à la territorialité du dossier (sélectionnée ci-dessus). L'onglet "Liste des TVA" contient les taux de TVA des autres territorialités. Si vous sélectionnez un taux de TVA qui ne correspond pas à la territorialité du dossier (sélectionnée cidessus), la territorialité est alors remplacée par celle correspondante au taux de TVA sélectionné. Option de calcul de la TVA Ce champ permet de visualiser le type de gestion de la TVA : o Sur les débits, o Sur les encaissements, o Mixte. Il n'est pas possible de modifier cette option dans Gestion commerciale, vous devez passer par les Options du module de Compta. Les changements d'option sont historisés. Cet historique contient le type de gestion de TVA précédent avec la date de changement. MANUEL 237 Le changement de mode de calcul n’intervient pas sur les documents déjà émis, qu’ils soient validés ou non. EBP Gestion Commerciale 2010 238 Options - Logo Accès : Paramètres - Société Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société. Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture...), sur les modèles de document avec logo. Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger. Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... MANUEL 239 EXPERT Options - Expert- Cabinet Accès : Paramètres - Société Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Cabinet Identification Forme Juridique ou Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom - Raison sociale Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. SIRET Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques. Adresse du cabinet Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays EBP Gestion Commerciale 2010 240 Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. MANUEL 241 Options - Expert - Contacts Accès : Paramètres - Société Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Contacts Expert Comptable Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Collaborateur Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. EBP Gestion Commerciale 2010 242 OPTIONS COMPTABLES Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation Accès : Paramètres - Société Méthode de transfert 2 méthodes de transfert sont possibles : o Manuelle (Transfert sur commande vers la comptabilité), o Automatique (A chaque validation de document ou règlement). La première méthode "Manuelle" est la méthode "classique". C'est la méthode par défaut à la création du dossier. Suite à la réalisation de vos documents (ventes/achats/inventaires) et de vos règlements, vous pouvez demander le transfert comptable (Opérations-Transfert en comptabilité). La deuxième méthode "Automatique" consiste à comptabiliser automatiquement les documents (ventes/achats/inventaire) et les règlements dès lors que ceux-ci sont validés. Pour plus d'explications sur le transfert comptable en fonction de chaque méthode, nous vous conseillons de vous reporter au chapitre "Transfert comptable". Activer la validation des données à comptabiliser Cette option permet à l’utilisateur d'imposer une validation des documents (factures, avoirs, factures d'acompte, avoirs d'acompte) et règlements. Si l'option est active, tous document ou règlement créé est en mode provisoire (mention imprimée sur le document) et reste donc modifiable. L'utilisateur doit alors volontairement valider le document de vente ou achat, règlement pour le transformer en définitif et dans ce cas, le document n'est plus modifiable. Cette option ne concerne pas l'inventaire. Celui-ci doit dans tous les cas être validé pour que les informations saisies soient prises en compte dans les mouvements de stock. Afficher le message d'information de validation Cette option permet de ré-activer les messages dont vous avez sélectionné à un moment "Ne plus afficher". Vérifier à la sauvegarde, si l'exercice comptable est ouvert Cette option permet de contrôler lors de la sauvegarde d'un document de vente, achat ou stock (facture, avoir, facture d'acompte, avoir d'acompte, inventaire) si la date du document est comprise dans l'exercice comptable ouvert (Module de Comptabilité). Si la date du document n'est pas comprise dans les dates d'exercice, la sauvegarde du document ne s'effectue pas. MANUEL 243 Options - Options comptables - Tiers Accès : Paramètres - Société Cette option permet de saisir la racine de comptes clients, fournisseurs et le paramétrage pour la création des comptes clients et fournisseurs. Clients Racine de compte client Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches client Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité. Générer un compte client Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte client : o Racine ou o Racine + code tiers ou o Racine + nom tiers Pour le client Durand avec le code client DUR0001, vous aurez le compte comptable : Si "Racine + Code tiers" : 411DUR0001 Si "Racine + Nom tiers" : 411DURAND Fournisseurs Racine de compte fournisseur Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches fournisseur Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité. Générer un compte fournisseur Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte fournisseur : o Racine + code tiers ou o Racine + nom tiers Pour le fournisseur Dubois avec le code fournisseur DUB0001, vous aurez le compte comptable : Si "Racine + Code tiers" : 401DUB0001 Si "Racine + Nom tiers" : 401DUBOIS EBP Gestion Commerciale 2010 244 Options - Options comptables - Libellé des écritures Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de définir les libellés des écritures générées par le transfert comptable. Pour certain libellé (ventes et règlement), vous avez la possibilité de saisir des "macro". Macro EBP Gestion commerciale vous permet de choisir les libellés de vos écritures comptables. Pour cela, vous pouvez indiquer les macros à appliquer pour chaque type d'écriture comptable : dans la partie Ventes, pour les factures et les documents d'acompte, et dans la partie Règlement, pour les tiers et la banque. Pour cela, vous disposez des constantes de {0} à {4} et {6} pour les documents et de la constante {5} pour les règlements. Les macros disponibles sont : {0} = Type du document de vente ( ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document Macro pour afficher le type de document "Avoir" et son numéro "AV001111" La macro à saisir est : {0} N° {1} du {6} Le résultat est : Avoir N° AV001111 du 06/12/2008 Macro pour afficher le type de tiers "Client", la civilité du tiers "Monsieur" et le nom du tiers "Dupont" La macro à saisir est : {2} {3} {4} Le résultat est : Client Monsieur Dupont Ventes et achats La zone Document permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des documents (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte). Règlements La zone Tiers permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des règlements. La case à cocher « Utiliser la référence en tant que libellé » permet une variante dans le libellé du tiers qui a effectué un règlement. Si la case est cochée et si le règlement saisi comporte une référence, le libellé de l’écriture sur le compte de Tiers est la REFERENCE Si la case est cochée et si le règlement saisi ne comporte pas de référence, le libellé de l’écriture sur le compte de TIERS est la macro Si la case n'est pas cochée et que le règlement saisi comporte ou non une référence, le libellé de l’écriture sur le compte de TIERS est la macro La zone Banque permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des règlements. Vous avez la possibilité de sélectionner une macro pour la fiche banque. Cette macro permet de référencé le code de la banque sur laquelle le règlement a été éffectué. Banque {5} Stock MANUEL 245 La comptabilisation du stock (Inventaire) peut être simplifiée ou détaillée. Cette comptabilisation est définie dans l'onglet Stock des Options - Options Comptables Cela signifie que vous comptabilisez : uniquement les variations de stock (différences entre le stock précédent et le nouveau stock constaté), c'est la méthode simplifiée : une zone de saisie de libellé pour la variation ; ou EBP Gestion Commerciale 2010 246 Options - Options comptables - Stock Accès : Paramètres - Société Cette option permet de définir la méthode de comptabilisation du stock, ainsi que les comptes de stock... Méthode de comptabilisation du stock Vous disposez de 2 méthodes : o Simplifiée : comptabilisation des variations de stock uniquement (différences entre le stock précédent et le nouveau stock constaté). o Détaillée : comptabilisation de l'annulation du stock précédent et de la constatation du nouveau stock. Pour avoir un exemple de comptabilisation en fonction de la méthode sélectionnée cliquez ici. Compte de stock La comptabilisation du stock s'effectue en fonction de la destination de l'article. Cette destination est définie sur la fiche Article onglet Comptabilité. Vous devez renseigner les comptes de "variation" et de "stock et encours" pour les différents types de variation afin de pouvoir comptabiliser l'inventaire validé. Les libellés de cette comptabilisation sont définis dans la partie stock de la page Libellé des écritures des Options - Options Comptables Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner les comptes créés dans le plan comptable de la partie Comptabilité. MANUEL 247 Options - Options comptables - Journaux et comptes divers Accès : Paramètres - Société Cette option permet de définir le paramétrage nécessaire au transfert comptable des données. Journaux Vous devez saisir dans cette partie les journaux de ventes, trésorerie et opérations diverses nécessaire pour le transfert comptable. Le journal de vente contient les écritures qui correspondent à vos documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte, avoirs d'acompte). Le journal d'achat contient les écritures qui correspondent à vos documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte, avoirs d'acompte). Le journal de trésorerie contient les écritures qui correspondent aux règlements, écarts de règlement... Le journal des Opérations diverses dites OD, contient les écritures qui correspondent à l'inventaire (méthode de comptabilisation simplifiée ou détaillée) Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner les journaux créés dans la partie Comptabilité. Tiers Ces zones correspondent à la comptabilisation des documents d'acompte. Le compte d'acompte correspond au compte tiers pour le transfert de vos acomptes. Par défaut, le compte 419 est indiqué. Le compte de TVA en attente est utilisé pour le transfert en comptabilité de vos documents d'acomptes, selon le schéma de transfert. Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité. Règlements Les 2 zones ci-dessous correspondent à la comptabilisation des écarts de règlements constatés lors de la saisie d'un règlement. Le compte d'écart de règlement : Perte correspond à une échéance soldée manuellement. Le compte d'écart de règlement : Profit correspond à un règlement supérieur à l'échéance L'écart de règlement correspond au reste à affecter présent dans la fiche règlement. Facture de 101.90 euros, règlement de 102 euros, écart de 0.10 euro. Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité. Remises En règle générale, les remises accordées (ventes) et obtenues (achats) sont comprises dans les comptes de produits (ventes) ou charges (achats), on comptabilise la vente ou achat HT remisée et pas la vente ou achat HT avant remise. Dans le cas ou vous souhaitez distinguer la vente ou achat HT de la remise, il est possible de comptabiliser la remise : Le compte de remises accordées permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des remises accordées sur les documents. Le compte de remises obtenues permet de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des remises obtenues sur les documents. La case à cocher "Comptabiliser la remise" permet de définir si le transfert comptable des ventes/achats tient compte ou non des remises. EBP Gestion Commerciale 2010 248 MANUEL 249 NUMÉROTATION Options - Numérotation Accès : Paramètres - Société Pour chaque type de documents de vente, d'achat et de stock, vous pouvez préciser la syntaxe du numéro à attribuer au document. Vous pouvez choisir de créer vos documents avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur". Le logiciel incrémente automatiquement de 1, le numéro situé en fin de préfixe. Pour les documents de vente : FA 0803001 pour les factures de l’année 2008 au mois de mars, le numéro suivant sera le FA 0803002. Pour les documents d'achat : FF 0801001 pour les facture de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le FF 0801002. Pour les documents de stock : BS 080101 pour les bons de sortie de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le BS 080102. Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous allez créer un document ou une fiche. Si vos compteurs sont désorganisés, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance des données du menu Outils. Ventes Devis Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par DE 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Commande Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par CM 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de livraison Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BL 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de retour Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BR 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Facture Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FA 000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Avoir Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par AV 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Facture d’acompte Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FD 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Avoir d’acompte Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par AD 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » EBP Gestion Commerciale 2010 250 Achats Demande de prix Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par DEM 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Commande Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par CF 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de réception Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BRF 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de retour Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BRA 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Facture Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FF 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Avoir Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par AF 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Facture d’acompte Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FFD 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Avoir d’acompte Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FAD 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Stocks Bon d'entrée Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BE 000000011 Case à cocher « Utiliser le compteur » Bon de sortie Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par BS 00000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Inventaire Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par INV 00000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Autres Pour chacun des fichiers de données suivants, vous pouvez choisir de créer vos fiches avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur". Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous créerez une fiche. Familles clients Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FCL00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » MANUEL 251 Clients Champ de type chaîne de 20 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par CL000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Familles Fournisseurs Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FFR00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Fournisseurs Champ de type chaîne de 20 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FR000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Familles articles Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FAR00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Articles Champ de type chaîne de 20 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par AR000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Eco-contribution Champ de type chaîne de 8 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par D3E00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Commerciaux Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par CO00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Familles commerciaux Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FCO00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Secteurs géographiques Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par SG00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Barèmes Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par CC00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Tarif Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par TF00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » EBP Gestion Commerciale 2010 252 Options - Articles Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de paramétrer par défaut la création d'une fiche article. Type d’article par défaut Liste déroulante permettant la sélection du type de l'article : Biens, Services. En création du dossier, le type par défaut est Biens. Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un document de vente, le type d'article par défaut sera celui défini ici. Taux de marge par défaut Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999. En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut. Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un document de vente, le taux de marge par défaut de la ligne sera celui des options Taux de marque par défaut Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999. En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut. % de frais généraux bien Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999. En création de la fiche article de type bien, cette valeur est reprise par défaut. % de frais généraux Service Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999. En création de la fiche article de type service, cette valeur est reprise par défaut. MANUEL 253 DOCUMENTS DE VENTE Options - Documents de vente - Options générales Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de définir les avertissements, le paramétrage de taux, montants... des documents de ventes. Avertissement si le code article n’existe pas Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse dans vos documents, lorsque vous saisissez dans la colonne "Code article" une référence qui n'existe pas dans votre fichier article. Utiliser la TVA de l’article Cocher cette case si vous souhaitez que la TVA de l'article soit toujours reprise dans les documents. Dans le cas contraire, c'est la TVA de l'entête du document qui est affectée à toutes les lignes articles. Avertissement sur les articles en insuffisance de stock Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse en cas d'insuffisance de stock, lorsque vous validez la ligne de l'article ou lorsque vous enregistrez (ou transférez) un document qui mouvemente les stocks (commande (stock virtuel), Bon de livraison et Facture). Durée de validité des devis (jours) Indiquez, en nombre de jours, la durée de validité de vos devis. La date de validité des devis sera alors automatiquement calculée, dans l'entête du devis.. Par défaut, le nombre de jours est 30. Afficher le paiement pour les factures d'acompte Cette option si elle est décochée permet de ne pas afficher la fiche "Nouveau règlement" lors de la génération d’une facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte. Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC Cette option, si elle est sélectionnée, permet d'ajouter au Total TTC du document le montant des écocontributions des lignes article. Dans le cas contraire, le Total TTC ne varie pas en fonction des éco-contributions sélectionnées sur les lignes article : Le total TTC comprend les montants éco-contributions. Gestion des messages Cette partie permet d'activer ou désactiver des messages d'information : Afficher le message d'avertissement des avoirs d'acompte Ce message apparaît lorsque vous réalisez un nouvel avoir d'acompte sans passer par une facture existante. Il indique que la création d'un avoir d'acompte va généré automatiquement un règlement négatif au titre d'un remboursement d'acompte versé par le client... Afficher le message d'ouverture du règlement créé Ce message apparaît suite à la validation d'une facture d'acompte ou un avoir d'acompte pour visualiser le règlement généré automatiquement. Si vous ne souhaitez plus voir apparaître ces message, vous pouvez cliquer sur "ne plus afficher" dans la boite du message ou décocher la case à cet endroit. EBP Gestion Commerciale 2010 254 Options - Documents de vente - Devis Accès : Paramètres - Société Cette option permet de définir les états des devis encours, transféré, refusé par le client... Etat Accepté Le libellé indiqué dans ce champ sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en commande, bon de livraison, ou facture. La liste des états proposés correspond aux états définis dans les champs ci-dessous. États des devis Vous disposez de 10 zones (champ de type Alpha de 20 caractères) pour définir l'état de vos devis. Par défaut, ces états sont renseignés de la façon suivante : En cours, A terminer, A réviser, Accepté, etc. Vous pouvez modifier ces libellés à votre convenance. L'état pourra être choisi en entête du devis et permettra d’effectuer des tris suivants ce critère (dans la liste des documents ou les impressions, par exemple). Lors de la création d'un devis, l'état par défaut est " l'état 1 " (En cours). MANUEL 255 Options - Documents de vente - Mentions légales des devis Accès : Paramètres - Société Les devis doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal. Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les modèles de devis fournis avec le logiciel. Par défaut, nous vous proposons des mentions, que vous pouvez bien entendu modifier. La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis. EBP Gestion Commerciale 2010 256 Options - Documents de vente - Mentions légales des factures Accès : Paramètres - Société Les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal. Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les modèles de factures fournis avec le logiciel. Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures, vous avez notamment les conditions pour l'escompte et les taux de pénalité en cas de retard de paiement. Par défaut, nous vous proposons deux mentions, que vous pouvez bien entendu modifier. La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis. MANUEL 257 Options - Règlements Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de définir le paramétrage par défaut d'un moyen de paiement, d'une banque pour la saisie d'un nouveau règlement et des jours pour déclencher l'édition des relances clients. Moyen de paiement par défaut Ce champ correspond au moyen de paiement par défaut lorsque vous créer une échéance. Par exemple, création d'une facture sans "Mode de règlement", l'échéance de la facture contiendra le moyen de paiement défini ici. La liste des moyens de paiement est disponible par le menu Règlements - Données -Moyen de paiement. Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Banque par défaut Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement si elle n'est pas défini dans le moyen de paiement sélectionné sur la fiche règlement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques. Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . "Afficher le message d'avertissement en cas de banque non renseignée" L'option permet d'être averti lorsque la banque n'est pas renseignée sur une facture d'acompte ou un avoir d'acompte ou un règlement et que vous souhaitez valider l'un de ces éléments. En effet, la validation d'un document d'acompte ou d'un règlement permet de transférer les échéances en comptabilité et pour cela, il faut obligatoirement associé une banque. EBP Gestion Commerciale 2010 258 Options - Documents de stock - Options générales Accès : Paramètres - Société Cette option permet de justifier les écarts de stock dans un Bon de sortie ou un inventaire. Vous avez à votre disposition 5 libellés d'écart possibles. Les libellés par défaut sont : Libellé 1 : Démarque inconnue, Libellé 2 : Détérioriés, Libellé 3 : Périmés, Libellé 4 : Vols, Libellé 5 : Autres. MANUEL 259 Options - Paramétrages Accès : Paramètres - Société Décimales Choisissez le nombre de décimales qui s'affichera dans les zones de type prix, quantités et montants. Prix unitaire Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5. Quantités Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5. Montants Par défaut, le nombre de décimales est de 2. Cette zone n'est pas modifiable. Devise L’option Devise est présente pour permettre d’imprimer, la contre valeur en pied de facture (au moins), et cela sans devoir paramétrer en dur dans le modèle. Devise du dossier Champ alphabétique de 50 caractères. Saisissez le libellé complet de la devise dans laquelle votre dossier est géré. En création de dossier, Euros est indiqué par défaut. Abréviation Champ alphabétique de 5 caractères. Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise dans laquelle votre dossier est géré. En création de dossier, € est indiqué par défaut. Devise de contre valeur Champ alphabétique de 50 caractères. Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur, saisissez ici le libellé complet de cette devise. En création de dossier, Francs est indiqué par défaut. Abréviation Champ alphabétique de 5 caractères. Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise de contre-valeur de votre dossier. En création de dossier, F est indiqué par défaut. Taux de conversion Champ numérique de 15 caractères dont 6 décimales. Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur. En création de dossier, 6.55957 est indiqué par défaut. Codes alpha-numériques Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications Cette option permet de saisir des caractères différent de A...Z 0...9. En fonction de la fiche, ces caractères peuvent être : [Espace] - \ / ( ) _ Les fiches concernées sont : x Codes postaux - Code postal x Secteur Géographique - Code secteur géographique x NAF - Code NAF x Frais de port - Code x Article - Code article x Familles Articles - Code Famille Articles x Unité - Code unité x Eco-contribution - Code éco-contribution x Localisation - Code de localisation x Tarif - Code x Barème - Code barème EBP Gestion Commerciale 2010 260 x Banque - Code x Modes de Règlement - Code x Moyens de Paiement - Code x Client - Code (tiers) x Familles Clients - Code Famille x Fournisseur - Code (tiers) x Familles Fournisseurs - Code Famille x Commercial - Code Commercial x Famille Commerciaux - Code Famille Mais également les champs : x TVA intracommunautaire x Siren Les points suivants ne sont pas concerné par les caractères supplémentaires : - Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement. - Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . - Transfert de documents Ouvrir les documents générés après transfert La sélection de cette option permet de définir par défaut l'ouverture automatique du document généré par un transfert. MANUEL 261 Options - Général Accès : Paramètres - Société Police par défaut Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) : Police par défaut Taille par défaut EBP Gestion Commerciale 2010 262 Options - Mot de passe utilisateur Accès : Paramètres - Société Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe. Le mot de passe de la gestion est indépendant de celui de la comptabilité et inversement. Création du mot de passe Pour créer un mot de passe, vous devez : Ne rien saisir dans la zone "Ancien mot de passe", Saisir le mot de passe que vous souhaitez dans la zone "Nouveau mot de passe", Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot de passe"), Valider par le bouton Appliquer. Le logiciel vous demandera alors de saisir le mot de passe à chaque ouverture de votre dossier. Changer un mot de passe Vous avez la possibilité de changer de mot de passe. Pour cela, vous devez : Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe", Saisir le "Nouveau mot de passe", Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot de passe"), Valider par le bouton Appliquer. Suppression du mot de passe Vous pouvez supprimer la demande de saisi d'un mot de passe en ouverture de dossier. Pour cela, vous devez : Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe", Ne rien saisir dans "Nouveau mot de passe" et "Confirmer le nouveau mot de passe", Valider par le bouton Appliquer. MANUEL 263 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Sous catégorie : Commande Sous catégorie : Bon de livraison... Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à"utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Modèle par défaut" ou clic droit sur le modèle puis "Modèle par défaut". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EBP Gestion Commerciale 2010 264 OUTILS Sauvegarde rapide Accès : Outils - Sauvegarde rapide La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée. La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde "classique" effectuée précédemment. Une seule étape "résumé des éléments" est affichée. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide. MANUEL 265 Sauvegarde Accès : Outils - Sauvegarde La sauvegarde passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde. Choix des informations à inclure dans la sauvegarde L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier. Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire. Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier. L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de la destination de la sauvegarde Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez. Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Sauvegarde en ligne Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Mot de passe Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec un partenaire. Commentaire Le renseignement de ce champ est facultatif. Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde. Envoi d’une sauvegarde à un partenaire Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de sauvegarde. Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur “Vous souhaitez accéder à une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client effectuées avec ce mot de passe. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde. EBP Gestion Commerciale 2010 266 Restauration Accès : Outils - Restauration La restauration de dossier passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci. Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Sélection de la sauvegarde à restaurer Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez restaurer. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des informations à inclure dans la restauration Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration). Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix de la destination de la restauration Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données. Nom du dossier Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier d'origine". Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données. MANUEL 267 Historique de sauvegarde Accès : Outils - Historique de sauvegarde L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant : - la date de la sauvegarde, - le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde, - le nom de l'ordinateur (poste), - la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde. EBP Gestion Commerciale 2010 268 Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. EBP sauvegarde est un service payant. La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge ses sauvegardes si il a besoin de faire une restauration. La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration. o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne. o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la place de votre disque local. o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web. MANUEL 269 Imports paramétrables Accès : Outils - Imports paramétrables L'importation paramétrable de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à importer. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import paramétrabe de données. Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options Options/Société / Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier importé. Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nécessaire. Destination source de l'import Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez importer. Vous pouvez importer les données suivantes : x Articles x Familles articles x Clients x Famille clients x Fournisseurs x Famille fournisseurs x Commerciaux x Familles commerciaux x Barèmes des éco-contributions. Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, en vous aidant de l'icône "..." pour le rechercher. Si lors du précédent import pour le même type de données, vous avez sauvegardé les paramètres d'import ; pour cet import, vous avez la possibilité de sélectionner le Nom du paramétrage. Vous avez également la possibilité de supprimer les paramétrages inutiles. Cette suppression est définitive. Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Codage du fichier Cette étape permet de définir le paramétrage de codage du fichier texte. C'est à dire de rendre le fichier importé lisible pour le logiciel. Après avoir défini le type de séparation des champs, vous devez indiquer le type de Codage du fichier. La case à cocher "Ligne d'entête : La première ligne contient le nom des champs" permet de distinguer les données de la ligne contenant le nom des colonnes. En dessous, vous visualisez l'aperçu du fichier à importer (15 premières lignes). Suite à la définition du codage du fichier, cliquez sur Suivant. Délimités : Champs séparés par des caractères Cette étape permet de définir le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. En dessous, vous visualisez l'aperçu des données suivant le séparateur et l'identificateur sélectionnés. Cliquez sur Suivant pour définir les liens entre les champs de la table (clients ou articles) et les champs du fichier à importer. Association des champs de la table avec les champs du fichier EBP Gestion Commerciale 2010 270 Cette étape permet de lier les champs à importer à ceux de la table du type de données sélectionné précédemment. Pour cela, dans le tableau des associations, en face de chaque "champ destination", vous devez sélectionner la "colonne source" correspondante. Chaque colonne source correspond à une donnée du fichier à importer. Ces données sont affichées en dessous du tableau des associations. Au fur est à mesure de l'association des champs destinations aux colonnes sources, la visualisation des données à importer est modifiée. Les colonnes associées sont renommées avec le "nom du champ destination". Les colonnes sources non associées sont nommées "(Colonne X) Ignoré". Vous avez la possibilité de sauvegarder les paramètres. Ces paramètres correspondent aux associations des champs de la table avec ceux du fichier à importer. Pour cela, vous devez indiquer un Nom de paramétrage. Suite à la réalisation de l'import, les informations de paramétrage seront stockées dans la base de données. Si un nom de paramétrage est déjà indiqué, il correspond à ce que vous avez sélectionné lors du choix du fichier à importer. Si vous gardez ce nom, le fichier de paramétrage sera modifié en fonction des modifications que vous venez d'effectuer. Si vous changez de nom, le fichier de paramétrage initial sera inchangé et un nouveau ficher de paramétrage sera inséré. Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné précédemment : o Type de données à importer, o Chemin et nom du fichier à importer o Format du fichier importé et délimiteur Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de l'import En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". MANUEL 271 Import de données Accès : Outils - Import de données L'importation de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à importer. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import de données au format texte. Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options du dossier / Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier importé. Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nécessaire. Format des fichiers Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)". Si une chaîne de caractères contient [;] cette chaîne doit être encadrée de guillemets ["]["]. Pour un fichier donné, le séparateur décimal doit être le même [.] ou [,] Si le fichier contient des informations (codes) provenant d'autres fiches, ces fiches doivent exister dans le dossier et être saisie en Majuscules. Import fiche article : le code de la famille article présent dans le fichier d'import de l'article doit être présent dans la liste des "familles article" du dossier Le fichier d'import devra contenir les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de données et en terme d’ordre des champs). Le type de donné doit correspondre avec le type du champ importé valeur numérique, chaîne de caractères, montant... Si parmi les champs d’une table de l'application, certains n’existent pas dans le fichier à importer, l’emplacement de ce champ dans le fichier à importer est matérialisé par 2 points virgules consécutifs [;;], ce qui permet l’import du fichier même si le champ n'existe pas. Exemple : Fichier avec 4 champs : Code;Nom;Prénom;Ville Si vous ne souhaitez pas importer le prénom. Le fichier sera donc : Code;Nom;;Ville Si le code importé existe déjà dans la base, l’enregistrement est modifié par l’import (et non ignoré). Sélection du fichier à importer Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez importer. Vous pouvez importer les données suivantes : x Familles articles, x Unités, x Localisation, x Barème éco-contribution, x Articles, x Familles clients, x Clients,. x Familles fournisseurs, (version classic et pro) EBP Gestion Commerciale 2010 272 x Fournisseurs. (version classic et pro) Pour voir le format de chaque fichier, cliquez sur le type de données souhaité. Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône "..." pour le rechercher. Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Aperçu du fichier L'étape suivante vous permet d’avoir un aperçu avant l'importation du fichier. Il contient les 10 premières lignes du fichier à importer avec une répartition de ces données dans chaque champ de la table de la base de données. Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné précédemment : o Chemin et nom du fichier à importer, o Type de fichier, o Remplacement ou pas des données existantes Cliquez sur Lancer pour executer le traitement. Traitement de l'import En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". MANUEL 273 Export de données Accès : Outils - Export de données L'export de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à exporter. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export de données au format texte. Pour exporter que quelques données et colonnes du fichier, vous devez passer par la liste des données / Export. Format des fichiers Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)". Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de données et en terme d’ordre des champs). Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table, l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs. Structure des fichiers exportés Cliquez sur les noms de fichier pour voir les données exportées : Les familles fournisseurs Les fournisseurs Les familles articles Les unités Les localisations Les barèmes eco-contribution Les articles Les familles clients Les clients Sélection du fichier à exporter Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter. Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône pour le rechercher. Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment : Chemin et nom du fichier à exporter, Type de fichier. Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données. Traitement de l'export En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". EBP Gestion Commerciale 2010 274 MANUEL 275 Export art L 215-3 Accès : Outils - Export art L 215-3 Cet assistant permet de réaliser un export de toutes les données de chaque table du logiciel suivant l'article L215-3. L'export art L 215-3 est une opération qui peut être assez longue, si vous avez un nombre important d'éléments à exporter. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export de données au format texte. Type de données Les types de données disponibles sont toutes les tables de l'application. Emplacement du fichier d'export et Format du fichier L'emplacement du fichier d'export est par défaut le répertoire "Mes documents" sous Xp ou "Documents" sous Vista. Les formats des fichiers sont de type csv et xls, avec séparateur de champ "point virgule (;)". Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en termes de données et en termes d’ordre des champs). Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table, l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs. Sélection du type de données Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter. Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône pour le rechercher. Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant. Editeur de requêtes L'éditeur de requête fonctionne comme la réalisation d'une vue depuis une liste. Il permet d'ajouter les colonnes souhaitées pour l'export de la table sélectionnée précédemment. Pour cela, sélectionnez le mot Colonnes puis Clic droit, la fenêtre "Choix des colonnes à ajouter" s'affiche. Le choix s'effectue en sélectionnant la case devant chaque colonne souhaitée. Une fois le choix effectué, cliquer sur Ok pour poursuivre l'export. Aperçu des données Cet écran permet de visualiser les 10 premières lignes de la table et des colonnes sélectionnées précédemment. Cliquez une dernière fois sur Suivant pour visualiser les paramètres de l'export. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment : x Format du fichier, x Chemin et nom du fichier à exporter, x Type de données. Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données. Traitement de l'export En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". EBP Gestion Commerciale 2010 276 Assistant de maintenance des données Accès : Outils - Maintenance de données Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Bienvenue... Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de donnée Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle (Défragmenter les index, compacter). Verrous Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Utilisateurs Permet de supprimer les connections de tous les utilisateurs. Recalculer Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis. Configuration Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la position des fenêtres. Base de démonstration L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une maintenance sur la base de démonstration. Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente à une restauration du dossier de démonstration. Clients Permet de recalculer les soldes clients (fiche client/onglet Gestion). Fournisseurs Permet de recalculer les soldes fournisseurs (fiche fournisseur/onglet Gestion). Stock Permet de supprimer tous les mouvements de stocks et les regénérer par rapport aux bons d'entrées, bons de sorties, inventaires, ... et documents de vente. Modèles d'impression Permet de réparer les modèles personnalisés et éventuellement les images (miniatures) avec l'assistant des modèles de documents vente. Cette opération peut être longue. Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. MANUEL 277 Traitement de la maintenance En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée. Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". EBP Gestion Commerciale 2010 278 Supprimer un dossier Accès : Outils - Supprimer un dossier Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier. Bienvenue... ...dans l'assistant suppression de dossier. Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage. Choix du raccourci vers le dossier à supprimer Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer. Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné. Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier raccourci. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier. MANUEL 279 Import/Export de la configuration Accès : Outils - Import/Export de la configuration Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et des vues personnalisées. Bienvenue... Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix de l'opération à effectuer L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée (import ou export). Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. Emplacement du fichier Cette étape vous permet d'indiquer : en import, l'emplacement du fichier à importer, en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter. Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant. Eléments à traiter Les éléments à traiter sont les modèles d'impression et les vues personnalisées. Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. EBP Gestion Commerciale 2010 280 Archivage Accès : Outils - Archivage L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi. Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Traitement de l'archivage L'archivage passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage des données. Bienvenue... Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser.... Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage. x Sélectionnez le dossier à archiver Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...". Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche. x Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur. Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer. Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. L'archivage de données est une opération qui peut être longue. Format du fichier d'archive Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv). Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive. Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes) apparaissent en clair. Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé. MANUEL 281 Journal des événements Accès : Outils - Journal des événements Le journal des événements stocke chaque information concernant : - la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation ; - le manque d'un n° TVA intracommunautaire ; - la suppression de documents ; - la dévalidation d'inventaire ; - le changement de code, - la dévalidation de document. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Le journal des événements se présente sous forme de liste composée d'onglets : o Rupture, o TVA intracommunautaire, o Suppression, o Dévalidation d'inventaire, o Changement de code (article ou client), o Dévalidation de document. Chaque onglet est composé des colonnes suivantes : o un type d'événement, o une description, o une date : Elle représente la date de génération de l'événement. Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs. Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente A la validation de la facture, dans le cas où la date de la facture est inférieure à la date de la dernière facture et/ou le n° de facture est inférieur au dernier numéro de facture, un message d'avertissement s'affiche. Le message est : « La date de la facture est inférieure à la dernière facture enregistrée dans votre dossier et/ou le numéro de facture est inférieur au dernier numéro de facture enregistré dans votre dossier. Nous vous rappelons, d’après l’art. 121 du B.O des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Voulez vous valider cette facture ? » La validation de ce message entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Erreur de continuité : Document « N°doc » du « Date du document » /Document précédent « N° du dernier doc » du « date du dernier doc »" Onglet TVA intracommunautaire Si vous avez sélectionné un tiers intracommunautaire n’ayant pas de N° de TVA intracommunautaire et si vous acceptez l'enregistrement du document, un événement sera créé dans le journal des événements. La description contient le message suivant : "Le document « N° de doc » du « date du doc » a pour territorialité Intracommunautaire alors que le N° de TVA intracommunautaire est absent de la fiche client." Onglet Suppression Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message d'avertissement s'affiche. Le message est : "Vous supprimez une pièce de vente, ce qui déclenche une rupture dans la numérotation de vos documents, pour justifier cette rupture, un événement va être créé dans le journal des événements." La validation de ce message entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Le document « N° de doc » du « date du doc » a été supprimé le « date de suppression »." EBP Gestion Commerciale 2010 282 Onglet Dévalidation d'inventaire Si vous demandez la dévalidation d'un inventaire, cela entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Dévalidation de l'inventaire n° « N° de l'inventaire » du « date du doc » " Onglet Changement de code Si vous demandez la recodification d'un code article ou la recodification d'un code client, cela entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "L'article X est devenu l'article Y " ou "Le client n° X est devenu le client n° Y ". Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat Si vous demandez la dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat, cela entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Le document n° « N° de facture ou avoir » du « date du doc » pour le tiers « code du tiers » a été dévalidé (Total HT = xxx €, total TVA = XXX €)" MANUEL 283 OPTIONS Options - Services Internet Accès : Outils- Options Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne. Proxy HTTP / FTP Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy. Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre installation. Sauvegarde en ligne Cette partie permet de définir : Mot de passe : mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde. Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier. E-Mail de notification : adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde 285 INFORMATIONS SOCIÉTÉ Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix: x Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi. x Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. EBP Gestion Commerciale 2010 286 Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 287 Glossaire Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale. Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z A Acompte Articles Avoirs B Bons de livraison Bons de retour Bons de stock C Clients Commandes Créditeurs D Débiteurs Devis E Échéances Échéancier F Factures Factures d'acompte Familles Fournisseurs I INSEE Inventaire ISO M Macro Modes de règlement Mouvements de stock N EBP Gestion Commerciale 2010 288 N° TVA intracommunautaire NAF P Prospect R Règlements RSS S SIREN SIRET Solde Stock T Tarif TVA 289 Index A Achats......................................................... 146 Aide................................................................5 Archivage .................................................... 280 Articles........................................... 69, 185, 186 Avoir.............................................................62 Avoir d'achat................................................ 158 Avoirs ...........................................................99 B Banques ...................................................... 139 Barème ....................................................... 122 Barème éco-contribution ............................... 221 Barres d'outils ................................................16 Bon de livraison..............................................49 Bon de réception .......................................... 152 Bon de retour..........................................50, 154 Bons de livraison ............................................93 Bons de retour ...............................................95 Bons d'entrée........................................191, 192 C Civilités ....................................................... 222 Clients........... 43, 70, 72, 112, 116, 117, 175, 187 Code activation ..............................................10 Code NAF .................................................... 229 Code postal.................................................. 226 Codes Postaux.............................................. 226 Commande ....................................................44 Commandes............................................91, 150 Commercial ................................................. 119 Commerciaux........................................119, 122 Configuration requise ........................................7 Contacts...................................................... 223 Convention utilisation EBP .................................3 Création de dossier ................................... 28, 81 D Demandes de prix......................................... 148 Démonstration .................................................9 Départements .............................................. 227 Devis ................33, 34, 40, 42, 47, 56, 60, 64, 89 Dossier..........................................................81 Dupliquer un document ..........................104, 163 E Échéances .....................................................73 Échéancier ........................73, 125, 131, 135, 178 Eco-contribution .............................................69 Editeur de filtres.............................................22 E-mail ................................................41, 61, 63 Export art L 215-3 ........................................ 275 F Facture..........................................................57 Facture d'achat ............................................ 156 Factures ............................ 40, 47, 56, 60, 64, 97 Famille commerciaux .................................... 122 Familles articles............................................ 186 Familles clients......................................116, 175 Familles prospects .................................116, 175 Filtre automatique ..........................................22 Filtres ...........................................................22 Fournisseurs .........................................171, 176 G Glossaire ..................................................... 287 H Historique.................................................... 214 Historique Clients/Articles................. 70, 117, 187 Historique Clients/Prospects.............. 70, 117, 187 Historique du document ..................................67 Historique fournisseurs/articles ...................... 176 I Import de données ....................................... 271 Import paramétrable..................................... 269 Impression ...... 129, 144, 182, 200, 215, 233, 263 Impressions .............................40, 47, 56, 60, 64 Installation ......................................................8 Introduction.....................................................1 Inventaire.................................................... 193 J Journal des événements ...........................79, 281 L Liste déroulante..............................................15 Liste des documents d'achat .......................... 146 Liste des documents de ventes.........................87 Livrer une commande ................................... 205 Localisation.................................................. 231 M Modes de règlement...................................... 142 Mot de passe utilisateur................................. 262 Mouvements de stock.................................... 198 Moyens de paiement..............................141, 142 N Notes ............................................................26 Nous contacter ............................................. 286 O Objectifs...................................................... 122 Options .........................................................29 P Paliers......................................................... 122 Pays............................................................ 228 Présentation ....................................................5 Prospects................................. 43, 112, 116, 175 Proxy FTP .................................................... 283 Proxy HTTP.................................................. 283 R Règlement.....................................................72 Règlements clients..........................................72 Regrouper des documents ...37, 53, 105, 164, 202, 208 Relancer .................................................. 42, 73 Relances.................................................. 42, 73 Restauration de dossier ............................78, 266 S Sauvegarde .................................... 77, 264, 265 Sauvegarde en ligne ..............................268, 283 Sauvegarde rapide...................................77, 264 Secteurs géographiques ................................ 230 Statistiques....................................114, 173, 189 Stock ...................................................191, 192 Supprimer .....................................108, 167, 278 Supprimer un document.........................108, 167 Supprimer un dossier .................................... 278 T Taux de TVA ................................................ 217 Territorialité................................................. 220 Textes enrichis ...............................................16 Transférer un document ........ 35, 51, 58, 109, 168 Transfert comptable......................... 76, 213, 214 Types de TVA............................................... 219 U Unités ......................................................... 232 V Ventes ..........................................................87 Vues .............................................................23 EBP_Paye_PRO_Open_Line Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Félicitations ! ........................................................................................................................................3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP........................................................................5 A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ....................................................................................5 Article 1. Préambule .........................................................................................................................5 Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) .......................................5 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP..............................................................................5 Article 4. Assistance de proximité sur le site ........................................................................................5 Article 5. Sauvegarde des données.....................................................................................................5 Article 6. Limitation de garantie .........................................................................................................5 Article 7. Limitations de responsabilité................................................................................................6 Article 8. Dispositions finales .............................................................................................................6 B. Contrat de services EBP...................................................................................................................6 Article 1. Objet du contrat.................................................................................................................6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation............................................................................6 Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ...........................................................................7 Article 4. Accès aux services..............................................................................................................7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support.......................................................................7 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance ..............................................................7 Article 7. Interventions sur les fichiers ................................................................................................8 Article 8. Obligations du client ...........................................................................................................8 Article 9. Limites de responsabilité .....................................................................................................8 Article 10. Loi et attributions de compétences......................................................................................8 C. Mode locatif ...................................................................................................................................9 MISE EN ROUTE ..................................................................................................................................11 Configuration minimale requise ..........................................................................................................11 Installation.......................................................................................................................................11 Le dossier de démonstration ..............................................................................................................11 Activation du logiciel .........................................................................................................................11 Comment obtenir le code d'activation ?.............................................................................................11 Introduction du code d'activation manuellement ................................................................................12 INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................13 Interface..........................................................................................................................................13 Présentation du volet de navigation.....................................................................................................13 Détail des menus et fonctions associées............................................................................................13 Les Actions ......................................................................................................................................14 LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14 Les champs de saisie......................................................................................................................14 Liste déroulante .............................................................................................................................14 La barre d'outils des textes enrichis..................................................................................................15 Barres d'outils du corps des documents ............................................................................................16 Menu contextuel du corps des documents .........................................................................................16 FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION............................................................................................17 La fenêtre principale de navigation...................................................................................................17 Menu contextuel des colonnes .........................................................................................................18 Export à partir de la fenêtre principale de navigation..........................................................................18 Les filtres......................................................................................................................................19 Les vues .......................................................................................................................................19 GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................21 Gestion d'une fiche.........................................................................................................................21 Notes ...........................................................................................................................................22 COMMENT FAIRE...?.............................................................................................................................23 COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................23 Interface.......................................................................................................................................23 Comment commencer ? ..................................................................................................................23 Options à remplir dès maintenant ....................................................................................................23 Les données de base ......................................................................................................................24 Comment créer les données principales ............................................................................................24 Tout est prêt .................................................................................................................................25 TRAVAILLER.....................................................................................................................................25 Comment créer un établissement ? ..................................................................................................25 Comment créer un salarié ?.............................................................................................................25 Comment préparer un bulletin ?.......................................................................................................25 Comment créer une rubrique ? ........................................................................................................26 Comment créer une variable ? .........................................................................................................26 Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ?...............................................................26 Comment effectuer une clôture mensuelle ? ......................................................................................26 Comment effectuer une déclôture mensuelle ?...................................................................................26 Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line Comment effectuer une clôture annuelle ?.........................................................................................27 Comment effectuer une déclôture annuelle ? .....................................................................................27 Comment saisir une absence ?.........................................................................................................27 La DUCS .......................................................................................................................................27 Comment transférer les écritures en comptabilité ? ............................................................................28 Comment imprimer ?......................................................................................................................29 DIVERS ...........................................................................................................................................29 Comment sauvegarder ? .................................................................................................................29 Comment restaurer ?......................................................................................................................29 Comment créer et gérer ROL ?.........................................................................................................29 DETAIL DES FONCTIONNALITES............................................................................................................33 FICHIER ..........................................................................................................................................33 Nouveau dossier ............................................................................................................................33 Créer un nouveau raccourci.............................................................................................................33 Ouvrir un dossier ...........................................................................................................................34 Fermer un dossier ..........................................................................................................................35 Quitter l'application ........................................................................................................................35 FAVORIS..........................................................................................................................................35 Favoris .........................................................................................................................................35 AFFICHAGE ......................................................................................................................................36 Tableau de bord.............................................................................................................................36 SALARIÉS ........................................................................................................................................37 Salariés- Démarrer une tâche ..........................................................................................................37 SALARIÉS .....................................................................................................................................38 ADMINISTRATIF.............................................................................................................................40 CONGÉS ET ABSENCES...................................................................................................................42 Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................43 BULLETINS.......................................................................................................................................43 Bulletins- Démarrer une tâche .........................................................................................................43 BULLETINS....................................................................................................................................44 VARIABLES ...................................................................................................................................47 INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE.........................................................................................49 Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................51 ÉTABLISSEMENTS.............................................................................................................................51 Établissements - Démarrer une tâche ...............................................................................................51 ETABLISSEMENTS ..........................................................................................................................52 TAUX AT .......................................................................................................................................59 TAUX TRANSPORTS........................................................................................................................61 PLANNINGS...................................................................................................................................61 ORGANISMES ................................................................................................................................62 CONTRAT DE PREVOYANCE .............................................................................................................63 Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................64 OPÉRATIONS....................................................................................................................................65 Opérations- Démarrer une tâche......................................................................................................65 PUBLIER SUR REPORTS ON LINE......................................................................................................65 TRANSFERT EN COMPTABILITE ........................................................................................................66 REGLEMENTS ................................................................................................................................67 DUCS ...........................................................................................................................................69 Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................75 PARAMETRES DE PAYE ......................................................................................................................75 Paramètres de paye - Démarrer une tâche ........................................................................................75 CONSTANTES ................................................................................................................................76 VARIABLES ...................................................................................................................................77 RUBRIQUES...................................................................................................................................78 TABLES DE CALCUL........................................................................................................................83 NATURES DE RUBRIQUE .................................................................................................................84 FONCTIONS...................................................................................................................................85 CUMULS........................................................................................................................................86 Impression - Fenêtre principale de navigation....................................................................................89 PARAMETRES ...................................................................................................................................89 Paramètres - Démarrer une tâche ....................................................................................................89 Fiche Banques ...............................................................................................................................90 PCG - Plan Comptable Général.........................................................................................................92 PUBLICATION REPORTS ON LINE .....................................................................................................92 CHAMPS SALARIES.........................................................................................................................95 DIVERS....................................................................................................................................... 106 SOCIETE..................................................................................................................................... 110 Champs personnalisés .................................................................................................................. 115 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 116 OUTILS.......................................................................................................................................... 117 Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 117 Sauvegarde................................................................................................................................. 117 Restauration................................................................................................................................ 119 Historique de sauvegarde.............................................................................................................. 121 Sauvegarde en ligne..................................................................................................................... 121 Comment effectuer une clôture mensuelle ? .................................................................................... 121 Comment effectuer une clôture annuelle ?....................................................................................... 122 Comment effectuer une déclôture mensuelle ?................................................................................. 122 Comment effectuer une déclôture annuelle ? ................................................................................... 122 Mettre à jour le paramétrage......................................................................................................... 122 Assistant de maintenance des données ........................................................................................... 123 Journal des événements................................................................................................................ 124 Supprimer un dossier ................................................................................................................... 124 Archivage.................................................................................................................................... 125 Import paramétrable .................................................................................................................... 126 Import des salariés issus de EBP Paye V16...................................................................................... 126 OPTIONS .................................................................................................................................... 127 INFORMATIONS SOCIETÉ ................................................................................................................... 129 Assistance technique....................................................................................................................... 129 Nous contacter ............................................................................................................................... 129 Glossaire .......................................................................................................................................... 131 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP.................................................................... 133 A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ................................................................................ 133 Article 1. Préambule ..................................................................................................................... 133 Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) ................................... 133 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP.......................................................................... 133 Article 4. Assistance de proximité sur le site .................................................................................... 133 Article 5. Sauvegarde des données................................................................................................. 133 Article 6. Limitation de garantie ..................................................................................................... 133 Article 7. Limitations de responsabilité............................................................................................ 134 Article 8. Dispositions finales ......................................................................................................... 134 B. Contrat de services EBP............................................................................................................... 134 Article 1. Objet du contrat............................................................................................................. 134 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation........................................................................ 134 Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ....................................................................... 135 Article 4. Accès aux services.......................................................................................................... 135 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support................................................................... 135 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance .......................................................... 135 Article 7. Interventions sur les fichiers ............................................................................................ 136 Article 8. Obligations du client ....................................................................................................... 136 Article 9. Limites de responsabilité ................................................................................................. 136 Article 10. Loi et attributions de compétences.................................................................................. 136 C. Mode locatif ............................................................................................................................... 137 MISE EN ROUTE ................................................................................................................................ 139 Configuration minimale requise ........................................................................................................ 139 Installation..................................................................................................................................... 139 Le dossier de démonstration ............................................................................................................ 139 Activation du logiciel ....................................................................................................................... 139 Comment obtenir le code d'activation ?........................................................................................... 139 Introduction du code d'activation manuellement .............................................................................. 140 INFORMATIONS GÉNÉRALES............................................................................................................... 141 Interface........................................................................................................................................ 141 Présentation du volet de navigation................................................................................................... 141 Détail des menus et fonctions associées.......................................................................................... 141 Les Actions .................................................................................................................................... 142 LES MASQUES DE SAISIE ................................................................................................................ 142 Les champs de saisie.................................................................................................................... 142 Liste déroulante ........................................................................................................................... 142 La barre d'outils des textes enrichis................................................................................................ 143 Barres d'outils du corps des documents .......................................................................................... 144 Menu contextuel du corps des documents ....................................................................................... 144 FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION.......................................................................................... 145 La fenêtre principale de navigation................................................................................................. 145 Menu contextuel des colonnes ....................................................................................................... 146 Export à partir de la fenêtre principale de navigation........................................................................ 146 Les filtres.................................................................................................................................... 147 Les vues ..................................................................................................................................... 147 GESTION D'UNE FICHE.................................................................................................................... 149 Gestion d'une fiche....................................................................................................................... 149 Notes ......................................................................................................................................... 150 COMMENT FAIRE...?........................................................................................................................... 151 COMMENT COMMENCER ? ................................................................................................................ 151 Interface..................................................................................................................................... 151 Comment commencer ? ................................................................................................................ 151 Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line Options à remplir dès maintenant .................................................................................................. 151 Les données de base .................................................................................................................... 152 Comment créer les données principales .......................................................................................... 152 Tout est prêt ............................................................................................................................... 153 TRAVAILLER................................................................................................................................... 153 Comment créer un établissement ? ................................................................................................ 153 Comment créer un salarié ?........................................................................................................... 153 Comment préparer un bulletin ?..................................................................................................... 153 Comment créer une rubrique ? ...................................................................................................... 154 Comment créer une variable ? ....................................................................................................... 154 Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ?............................................................. 154 Comment effectuer une clôture mensuelle ? .................................................................................... 154 Comment effectuer une déclôture mensuelle ?................................................................................. 154 Comment effectuer une clôture annuelle ?....................................................................................... 155 Comment effectuer une déclôture annuelle ? ................................................................................... 155 Comment saisir une absence ?....................................................................................................... 155 La DUCS ..................................................................................................................................... 155 Comment transférer les écritures en comptabilité ? .......................................................................... 156 Comment imprimer ?.................................................................................................................... 157 DIVERS ......................................................................................................................................... 157 Comment sauvegarder ? ............................................................................................................... 157 Comment restaurer ?.................................................................................................................... 157 Comment créer et gérer ROL ?....................................................................................................... 157 DETAIL DES FONCTIONNALITES.......................................................................................................... 161 FICHIER ........................................................................................................................................ 161 Nouveau dossier .......................................................................................................................... 161 Créer un nouveau raccourci........................................................................................................... 161 Ouvrir un dossier ......................................................................................................................... 162 Fermer un dossier ........................................................................................................................ 163 Quitter l'application ...................................................................................................................... 163 FAVORIS........................................................................................................................................ 163 Favoris ....................................................................................................................................... 163 AFFICHAGE .................................................................................................................................... 164 Tableau de bord........................................................................................................................... 164 SALARIÉS ...................................................................................................................................... 165 Salariés- Démarrer une tâche ........................................................................................................ 165 SALARIÉS ................................................................................................................................... 166 ADMINISTRATIF........................................................................................................................... 168 CONGÉS ET ABSENCES................................................................................................................. 170 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 171 BULLETINS..................................................................................................................................... 171 Bulletins- Démarrer une tâche ....................................................................................................... 171 BULLETINS.................................................................................................................................. 172 VARIABLES ................................................................................................................................. 175 INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE....................................................................................... 177 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 179 ÉTABLISSEMENTS........................................................................................................................... 179 Établissements - Démarrer une tâche ............................................................................................. 179 ETABLISSEMENTS ........................................................................................................................ 180 TAUX AT ..................................................................................................................................... 187 TAUX TRANSPORTS...................................................................................................................... 189 PLANNINGS................................................................................................................................. 189 ORGANISMES .............................................................................................................................. 190 CONTRAT DE PREVOYANCE ........................................................................................................... 191 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 192 OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 193 Opérations- Démarrer une tâche.................................................................................................... 193 PUBLIER SUR REPORTS ON LINE.................................................................................................... 193 TRANSFERT EN COMPTABILITE ...................................................................................................... 194 REGLEMENTS .............................................................................................................................. 195 DUCS ......................................................................................................................................... 197 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 203 PARAMETRES DE PAYE .................................................................................................................... 203 Paramètres de paye - Démarrer une tâche ...................................................................................... 203 CONSTANTES .............................................................................................................................. 204 VARIABLES ................................................................................................................................. 205 RUBRIQUES................................................................................................................................. 206 TABLES DE CALCUL...................................................................................................................... 211 NATURES DE RUBRIQUE ............................................................................................................... 212 FONCTIONS................................................................................................................................. 213 CUMULS...................................................................................................................................... 214 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 217 PARAMETRES ................................................................................................................................. 217 Paramètres - Démarrer une tâche .................................................................................................. 217 Fiche Banques ............................................................................................................................. 218 PCG - Plan Comptable Général....................................................................................................... 220 PUBLICATION REPORTS ON LINE ................................................................................................... 220 CHAMPS SALARIES....................................................................................................................... 223 DIVERS....................................................................................................................................... 234 SOCIETE..................................................................................................................................... 238 Champs personnalisés .................................................................................................................. 243 Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 244 OUTILS.......................................................................................................................................... 245 Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 245 Sauvegarde................................................................................................................................. 245 Restauration................................................................................................................................ 247 Historique de sauvegarde.............................................................................................................. 249 Sauvegarde en ligne..................................................................................................................... 249 Comment effectuer une clôture mensuelle ? .................................................................................... 249 Comment effectuer une clôture annuelle ?....................................................................................... 250 Comment effectuer une déclôture mensuelle ?................................................................................. 250 Comment effectuer une déclôture annuelle ? ................................................................................... 250 Mettre à jour le paramétrage......................................................................................................... 250 Assistant de maintenance des données ........................................................................................... 251 Journal des événements................................................................................................................ 252 Supprimer un dossier ................................................................................................................... 252 Archivage.................................................................................................................................... 253 Import paramétrable .................................................................................................................... 254 Import des salariés issus de EBP Paye V16...................................................................................... 254 OPTIONS .................................................................................................................................... 255 INFORMATIONS SOCIETÉ ................................................................................................................... 257 Assistance technique....................................................................................................................... 257 Nous contacter ............................................................................................................................... 257 Glossaire .......................................................................................................................................... 259 Index ............................................................................................................................................... 261 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye Open Line PRO, et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 3 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye Open Line PRO, et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 5 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 6 EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. Convention d'utilisation d'EBP 7 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MSSQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 8 conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Convention d'utilisation d'EBP 9 Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 11 MISE EN ROUTE Configuration minimale requise Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) : Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur Mémoire : 3 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 3 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP3 o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs. Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 4.5 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 4.0 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SLQ Server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp". Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé. L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegardes et restaurations simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. SQL Server Compact Edition 3.5 SP2 est également installé. Ensuite, les éléments composant le logiciel sont installés. Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel . Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser les fonctions du logiciel pendant 40 jours en version limitée : 4 mois de paye, clôture annuelle impossible, la déclaration N4DS et le transfert comptable limité à 3 salariés. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 salariés maximum, les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 12 L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : • La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. • Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). • La licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. • Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. 13 INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : • Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. • Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. • Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. • Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. • Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) • Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. • Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : des menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, édition, affichage...) Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des menus et fonctions associées Favoris : Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation. Salariés : Démarrer une tâche, Salariés, Documents administratifs, Modèles de documents,Saisie des congés et absences, Types d'absences, Interrogation des données de paye, Impressions ; Bulletins : Démarrer une tâche, Bulletins, Profils, Préparation des bulletins, Calcul des bulletins, Salariés, Documents administratifs, Saisie des variables, Grille de saisie, Saisie des congés et absences, Interrogation des données de paye, Impressions; Etablissements : Démarrer une tâche, Etablissements, Taux AT, Taux transport, Planning, Organismes, Contrat de prévoyance, Documents administratifs, Modèles de documents, Impressions ; Opérations : Démarrer une tâche, Transfert en comptabilité, Communication Entreprise-Expert, Historique des transferts comptables, Virements des salaires, Moyens de paiement, Impressions ; Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 14 Paramètres de paye : Démarrer une tâche, Constantes taux, Constantes plafonds et smic, Variables à saisir, Variables calculées, Grille de saisie, Rubriques de brut, Rubriques de cotisation, Rubriques de net, Rubriques de commentaire, Rubriques intermédiaires, Natures de rubriques, Tables de calcul, Fonctions, Cumuls alimentés, Cumuls calculés, Grilles de cumuls, Impressions ; Paramètres : Démarrer une tâche, Banques, Plan comptable général, Régimes, Caisses, Thèmes, Type d'Absences, Classeurs, Code risque, Civilités, Pays, Codes postaux, Départements, Moyens de paiement, Codes Naf, Entreprise, Préférences graphiques utilisateurs, Préférences utilisateurs, Préférences comptables, Préférences de transfert, Général, Synchronisation, Utilisateurs, Groupes d'utilisateurs; Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : • Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. • Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] • Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] • Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). • Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. • Les champs inaccessibles sont grisés. Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Profil salarié" dans la fiche salarié, onglet Paye - Champ "Pays" dans les parties Adresses... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], INFORMATIONS GÉNÉRALES 15 l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être : mono : sélection d'une seule donnée choix d'un service dans la fiche salarié ou multi : sélection de plusieurs données choix de plusieurs rubriques dans le corps du bulletin Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existantes en mode modification. Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 16 Souligné Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de sur-lignage Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. Réinitialiser le style Cliquez sur cet icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police. Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). Barres d'outils du corps des documents Menu contextuel du corps des documents Dans le corps d'un bulletin, vous disposez d'une barre d'outils d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions : Supprimer Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée. Editer les Vues Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis, sélectionnez les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. INFORMATIONS GÉNÉRALES 17 Monter/Descendre Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. Voir rubrique Ce bouton permet d'accéder directement à la rubrique sélectionnée. Afficher le complément Ce bouton permet d'afficher les compléments de lignes définis dans les formules de vos rubriques. FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste. Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (saisie pratique...), vous devez : - soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter (Ajouter + sélection de la fiche à créer), - soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton Ajouter. Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer :  la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,  le ligne sélectionnée de la liste ouverte : Imprimer la sélection... Ctrl +MAJ + P,  la liste ouverte : Imprimer la liste. ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". Permet de réaliser une publication. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 18 Déplier tout ou Replier tout Permet de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. Sauvegarde rapide Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur". Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'en-tête des colonnes, des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez, sur au moins une colonne de la liste, en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : o Trier par ordre croissant o Trier par ordre décroissant o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent) Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier dans un ordre croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée. Regrouper o Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui-ci. o Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'en-tête des colonnes + menu contextuel (clic droit). Une bande grisée apparaît alors au-dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes o Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. o Ajustement automatique de toutes les colonnes La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition. Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). INFORMATIONS GÉNÉRALES 19 Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/Paye/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : • Exporter la sélection consiste à exporter uniquement les lignes, de la fenêtre principale de navigation, sélectionnées. • Exporter Tout consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou non dans la vue. Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des Listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Présentation de l’éditeur L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code utilisateur et code Groupe. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 20 Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter. Une boite s’affiche alors pour affecter le vue : • A tous les utilisateurs • un utilisateur précis • un groupe précis Actions disponibles Les actions disponibles sont : o Ajouter : permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). o Modifier : permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). o Supprimer : permet de supprimer définitivement la vue Les vues système ne sont pas supprimables o Dupliquer : permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. o Affecter : Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multiutilisateurs et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé. o Défaut : Permet de définir une vue en "affichage par défaut" Vous pouvez également importer ou exporter une vue. Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Vues multi-utilisateurs Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier. Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue. Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur. Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes. Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs. Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et tableau de bord Editeur de requêtes Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment renommée. d'importer ou exporter une requête (fichier qry). Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en "Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition INFORMATIONS GÉNÉRALES 21 Ajouter une requête de détail Ajouter une somme GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. Sauvegarde d'une fiche Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Sauvegarder et Nouveau Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Sauvegarder et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. Fichier - Imprimer ou Ctrl + P Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une "info bulle" le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - Annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. Edition - Désactiver le Annuler/Refaire Permet de neutraliser les actions Annuler et refaire. Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche. Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 22 Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation Actions -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Salarié a pour actions associées : Ajouter un nouveau contrat, Nouvelle entrée... Un Bulletin a pour actions associées : Voir salarié, Créer un profil, Valider... Vues - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vues - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. Notes La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. La zone de saisie libre, vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. 23 COMMENT FAIRE...? COMMENT COMMENCER ? Interface EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : • Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. • Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. • Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. • Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. • Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) • Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. • Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'Ouvrir le dernier dossier, de Créer un nouveau dossier, d'Ouvrir le dossier de démonstration, d'Ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Sociétés. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes : Préférences graphique utilisateurs : Permet de déterminer le thème des rubriques. Préférences utilisateurs : Permet de définir les contrôles de la fiche salarié, les avertissements liés au calcul du bulletin, les règles de saisie des absences. Préférences comptables : Permet de définir le paramètrage des comptes comptables. Préférences de transfert : Permet de déterminer les libellés des écritures comptables, le détail des écritures. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 24 Les données de base Un certain nombre de données peut être crée au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches Salariés : • Les natures d'emplois, • Les conventions collectives, • Les Codes emplois (PCS-ESE) Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier : • Les civilités, • Les codes postaux, • Les départements, • Les pays, • Les codes NAF. Comment créer les données principales Après avoir créé les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos établissements, de vos salariés et de vos bulletins. Création d'un établissement Vous pouvez accéder à la liste des établissements depuis le menu Etablissements - Etablissements La liste des établissements répertorie l'ensemble des établissements existants sur le dossier. Elle permet, entre autres, d'identifier la période de paye, d'effectuer une clôture ou déclôture périodique grâce aux tâches Clôture périodique et Déclôture périodique. Pour créer un établissement, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter". Création d'un salarié Vous pouvez accéder à la liste des salariés depuis le menu Salariés - Salariés. La liste des salariés répertorie l'ensemble des salariés existants sur le dossier. Si vous avez plusieurs établissements pour le dossier, la liste des salariés sera triée tout d'abord par établissement. Pour créer un salarié, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter" ou bien encore la tâche Assistant de création d'un salarié. Remplissez alors les champs de paramétrage, comme la date d'entrée dans l'entreprise, le profil, le salaire, l'état civil, les informations relatives au contrat de travail..... Le choix de l'établissement est déterminant. Il ne sera plus possible de modifier l'établissement dès que le salarié aura été enregistré. Création d'un bulletin Vous pouvez accéder à la préparation des bulletins depuis les menus Salariés - Salariés grâce aux tâches : • Préparer le bulletin à partir du profil salariés, • Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent, • Préparer le bulletin sans profil. Vous pouvez modifier ou consulter les bulletins préparés depuis les menus Bulletins - Bulletins - Bulletins. La liste des bulletins est découpée par plusieurs onglets : • en cours : indique tous les bulletins en cours en état brouillon, • par exercice : indique tous les bulletins de l'exercice en état brouillon et validé, • tous : indique tous bulletins de tous les exercices en état brouillon et validé. La liste des bulletins permet, entre autres d'effectuer une validation ou dévalidation des bulletins grâce aux tâches Valider et Dévalider. COMMENT FAIRE...? 25 Tout est prêt Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : • Comment créer un établissement ? • Comment créer un salarié ? • Comment créer un bulletin ? • Comment créer une rubrique ? • Comment créer une variable ? • Comment mettre à jour les taux et les plafonds ? • Comment effectuer une clôture mensuelle ? • Comment effectuer une déclôture mensuelle ? • Comment effectuer une clôture annuelle ? • Comment effectuer une déclôture annuelle ? • Comment saisir une absence ? • Comment effectuer un transfert comptable ? • Comment générer un fichier de virement ? • Comment imprimer ? • Comment sauvegarder ? • Comment restaurer ? TRAVAILLER Comment créer un établissement ? Vous pouvez créer un nouvel établissement dans le menu Etablissement - Etablissements. Pour créer un établissement, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche établissement, saisissez les informations obligatoires. Comment créer un salarié ? Vous pouvez créer un nouveau salarié dans le menu Salarié - Salarié. Pour créer un salarié, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche salarié, saisissez les informations obligatoires. Comment préparer un bulletin ? Pour créer un bulletin, il faut au minimum avoir créer un établissement, et un salarié. Il est ensuite possible de créer des bulletins de manière individualisée par le menu Salariés - Salariés , ou en masse par le menu Bulletins- Préparations des bulletins. Vous pouvez créer ainsi un bulletin : - soit sans profil, par le bouton Créer un bulletin sans profil, accessible dans la fiche salarié ou dans la barre des tâches de la liste des salariés, - soit à partir du profil employé, par la tâche Préparer un bulletin à partir du profil employé accessible par la liste des salariés ou bien directement sur le bulletin, - soit à partir du bulletin précédent, lorsque le salarié en possède au moins un, par la tâche Préparer un bulletin à partir du bulletin précédent accessible dans la liste des salariés ou directement sur le bulletin. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 26 Enfin il est possible d'accéder aux mêmes options avec la préparation en masse des bulletins. Le bulletin est d'abord créer à l'état Brouillon. Il faut nécessairement le calculer avant de l'enregistrer. Il est impossible d'avoir deux bulletins brouillons pour le même salarié, pour créer un second bulletin il faut d'abord valider le premier bulletin par l'action Valider ou par l'intermédiaire de la clôture périodique. Comment créer une rubrique ? Vous pouvez créer une nouvelle rubrique dans le menu Paramètres de paye - Rubriques. Pour créer une variable, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche Rubrique, saisissez les informations obligatoires. Comment créer une variable ? Vous pouvez créer une nouvelle variable dans le menu Paramètres de paye - Variables. Pour créer une variable, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche Variable, saisissez les informations obligatoires. Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ? Certains taux ou plafonds peuvent évoluer en début ou en cours d'année. Le paramétrage des constantes permet de mettre à jour, par anticipation et sans supprimer les anciennes valeurs, vos constantes et vos taux en définissant la période d'entrée en vigueur de la nouvelle valeur. La nouvelle valeur ne sera alors prise en compte, pour le calcul de vos bulletins, qu' à partir de la période indiquée. Pour cela, rendez vous sur les fiches constantes. La déclôture annuelle supprimera les modifications faites après la dernière clôture annuelle. Comment effectuer une clôture mensuelle ? La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période. Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une clôture annuelle. La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique, - soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Comment effectuer une déclôture mensuelle ? La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de COMMENT FAIRE...? 27 l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période courante. La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique, - soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique. Comment effectuer une clôture annuelle ? La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF. La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez : - soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Comment effectuer une déclôture annuelle ? La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable. La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant. La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle. Comment saisir une absence ? Avant de saisir une absence ou des congés payés, pensez à vérifier le mode de décompte des absences dans les calendriers d'absences du menu Paramètres - Liste de valeurs- Absences ou bien dans la fiche salarié- Onglet Congés payés/DIF, ainsi que le planning du salarié disponible dans la fiche du salarié. Il est ensuite possible de saisir une absence de manière individualisée par l'onglet Congés Payés/Absences du bulletin. La DUCS Grâce au logiciel EBP Paye Open Line vous pourrez effectuer vos DUCS chaque mois ou chaque trimestre et ainsi déclarer et payer par échanges de données informatisés (EDI) à l’aide de votre logiciel de paye. C’est la transmission des déclarations de cotisations sociales au format électronique (DUCS-EDI) par transfert de fichier, généré par votre application de paye. La DUCS-EDI ne se substitue pas à la déclaration annuelle de données sociales (DADS). Votre logiciel est aujourd’hui conforme aux normes DUCS-EDI Coplat, version 4.2. Il ne vous reste plus qu’à vous inscrire à l'aide du kit d'adhésion téléchargeable sur le site Net-entreprises. Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version Classic. Pour utiliser la fonction EDI, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. Que signifie DUCS ? La DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales) regroupe les déclarations périodiques. Elle vous permet de déclarer, sous une forme unifiée, les cotisations sociales obligatoires : • Urssaf et Pôle emploi, Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 28 • Retraite complémentaire Agirc-Arrco et prévoyance. La DUCS MSA n’est gérée ni en état préparatoire, ni en déclaration. Qui peut déclarer ? Tous les employeurs ainsi que les tiers déclarants (experts-comptables, associations et centres de gestion agréés...). Quand ? Aux échéances réglementaires. Quels sont les avantages pour l'entreprise ? • Simple : une gestion sans papier, • Souple : La possibilité d’anticiper l’envoi des déclarations et de les modifier jusqu’à la date d’exigibilité, • Fiable : La réception d’un certificat d’enregistrement constitue la preuve des envois. Le logiciel EBP Open Line version Pro vous propose : Un état préparatoire pour les caisses suivantes : • URSSAF, • IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle) Une DUCS EDI agréée pour les organismes suivants : • URSSAF, • IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle) Comment paramétrer la DUCS ? • Paramétrage de la DUCS IRC/IP • Paramétrage de la DUCS URSSAF Comment préparer la DUCS ? • Comment préparer une DUCS ? • Comment préparer une DUCS néant ? • Comment préparer une DUCS annuelle IRC/IP ? Où déposer les déclarations DUCS ? • Où déposer les déclarations DUCS ? Comment imprimer un état préparatoire DUCS ? • Comment imprimer un état préparatoire DUCS ? Comment transférer les écritures en comptabilité ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le logiciel EBP Comptabilité Open Line. Ces écritures concernent : - les éléments du bulletin (charges sociales salariales et patronales, rémunération du personnel...), - les règlements. Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable : Les libellés des écritures dans les préférences de transfert, Les comptes comptables des salariés, dans les préférences comptables ou bien dans la fiche salarié, Les comptes de charges et de tiers des différents organismes, Les comptes de charges des rubriques de brut et de net. COMMENT FAIRE...? 29 Vous pouvez réaliser un transfert comptable de type Open line ou par l'intermédiaire de ComExpert tous deux accessibles par le menu Opération - Transfert en Comptabilité. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts". Comment imprimer ? Une impression peut être lancée de plusieurs façons : A partir d'une fiche, d'un masque de saisie..., cliquez simplement sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. A partir d'une liste, cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils pour accéder à la page de filtres. A partir de chaque menu, sélectionner Impression, puis la catégorie et/ou le modèle d'impression désiré. Toutes ces impressions sont régies par un fonctionnement uniforme (Fenêtre principale de navigation, Modèles d'impression, Mots clefs, Filtres et aperçus). Des modèles par défaut existent et permettent d'imprimer. Vous pouvez imprimer entre autres : - un salarié - un bulletin - un établissement - l'état des charges - l'état des absences - un organisme - un régime - le journal des événements - l'interrogation des données de paye - le transfert comptable .... Ces modèles sont modifiables et peuvent être paramétrés à votre convenance grâce à l'éditeur de modèles. DIVERS Comment sauvegarder ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide. Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Comment créer et gérer ROL ? Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 30 Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc : o Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL. o Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web). o Des droits utilisateurs sont à votre disposition : Publication dans ROL : droits sur la fiche publication Compte utilisateur du ROL : droits sur la fiche compte Publier : droits sur l'envoi d'une publication sur le site ROL La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : 1. La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents 2. La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes 3. La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : manuellement et ou automatiquement. Manuellement Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. COMMENT FAIRE...? 31 La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la paye sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication. Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL : 1. Voir tous les documents diffusés 2. Voir les comptes 3. Supprimer les publications 4. Supprimer des documents 33 DETAIL DES FONCTIONNALITES FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant. Ces étapes consistent à : Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". Si vous possédez une version Gestion commerciale Pro et Comptabilité Pro ou CRM PRO, vous avez la possibilité de créer un dossier avec liaison entre les applications : • Gestion commerciale PRO + Comptabilité PRO + CRM PRO + Paye PRO De même, si vous possédez une version Immobilisation PRO, ... Cliquer ici pour avoir un graphique récapitulatif des liaisons possibles. - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : Saisir le nom du dossier, Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir les autres informations, Saisir les informations administratives, les paramètres de l'exercice social, les informations de paye, les organismes, les informations de congés payés. Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris). Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les autres options. Créer un nouveau raccourci Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 34 La création d'un raccourci de la base passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci. • La 1ère étape vous présente l'assistant de création ; Vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : • indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ; • Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour créer le raccourci. • Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données. Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler. Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche. Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir. Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier. DETAIL DES FONCTIONNALITES 35 Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification, lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. FAVORIS Favoris Accès : Favoris Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation. Ajouter un favori Pour ajouter une action dans les favoris, vous devez sélectionner une fonctionnalité dans la barre de navigation + clic droit et cliquer sur "Ajouter aux favoris" Une action peut être ajoutée une seule fois dans les favoris. Aller dans le menu Bulletins + Préparation des bulletins, faire clic droit puis "Ajouter aux favoris". Dans la volet Favoris, vous retrouvez "Préparation des bulletins". Gestion des Favoris Il est possible d'organiser les favoris, de renommer les actions/dossier, de les déplacer ou les supprimer. Pour organiser vos favoris, vous avez la possibilité d'ajouter des dossiers. Pour cela, vous devez cliquer dans la zone de Navigation puis réaliser un clic droit + Ajouter un dossier. Par défaut, le libellé est "Nouveau dossier". Vous avez la possibilité de changer ce libellé par celui à votre convenance. Le nombre de dossier est illimité. Une fois le dossier créé, par un cliquer-glisser, vous pouvez classer les actions dans votre dossier. Chaque dossier et action peuvent être renommer. Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Propriétés. Il vous reste alors à saisir le libellé souhaité pour le dossier ou l'action. Le bouton réinitialiser permet de retrouver le libellé d'origine : - pour les dossiers : Nouveau dossier - pour les actions : Nom de l'action d'origine Chaque dossier ou action peuvent être déplacer. Ceci à l'aide des boutons Monter/Descendre (clic droit + Monter ou Descendre) ou par un cliquer-glisser. A l'aide de la touche shift, vous avez la possibilité de monter d'un niveau un dossier ou une action (ou clic droit + Remonter d'un niveau) 2 dossiers avec chacun des actions, sortir une action pour la positionner au niveau des dossiers : "sélectionner l'action + shift + cliquer déplacer" ou "sélectionner l'action + clic-droit + Remonter d'un niveau". Il est possible d'avoir plusieurs liste de favoris grâce à la gestion des vues et l'affectation de celles-ci à des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Si un favori ne vous convient plus, vous avez la possibilité de le supprimer de votre liste. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 36 Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Enlever des Favoris. Vous avez la possibilité de réaliser un import ou export de favoris d'un dossier vers un autre. Pour cela, vous devez réaliser un import/export de la configuration. Vous avez la possibilité de réinitialiser les favoris (tout supprimer) par la Maintenance des données. AFFICHAGE Tableau de bord Accès : Affichage - Tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier si l'option "ne plus afficher" n'est pas sélectionnée. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du tableau de bord. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : la répartition des salariés, la répartition des effectifs, les congés payés, les absences. Vous avez la possibilité de créer votre propre tableau de bord. Création d'un tableau de bord Pour Créer un tableau de bord, vous devez cliquer sur le bouton "Editer" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord". Il est possible de créer un Tableau de bord depuis un tableau existant (système) (Bouton "Nouveau") ou créer un tableau de bord vide (Bouton "Nouveau Vide"). Quelque soit le bouton sélectionné, vous devez ensuite renseigner le libellé de votre nouveau Tableau de bord. Si le Libellé que vous avez saisi ne vous convient pas, vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton "Renommer". Si vous souhaitez voir votre tableau de bord lors de l'affichage de la page tableau de bord, vous devez sélectionner votre tableau et cliquer sur le bouton "Par défaut". Un tableau de bord personnalisé peut à tout moment être supprimé. Pour cela, sélectionnez le tableau et cliquez sur "Supprimer". Les parties / informations Dans un tableau de bord personnalisé, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des parties/informations. L'ajout d'une partie s'effectue depuis le bouton "Ajouter" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord". Les parties disponibles sont : Répartition des salariés : Permet d'afficher la répartition hommes/ femmes. Plusieurs types de répartitions possibles : • Répartition des salariés par âge • Répartition des salariés par sexe Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Répartition des effectifs : Permet d'afficher la répartition par effectif selon différents critères. Plusieurs types de répartitions possibles : • Répartition des effectifs par statut professionnel • Répartition des effectifs par type de contrat • Répartition des effectifs par ancienneté • Répartition des effectifs par établissement DETAIL DES FONCTIONNALITES 37 Par défaut, l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Répartition des congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés pris chaque mois, pour l'exercice en cours, pour l'ensemble des salariés. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher. Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Répartition des absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors CP), pour l'exercice en cours. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher. Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Sur chacune de ces parties, vous disposez de 3 boutons (en haut à droite) : • Icône Rafraîchir : permet de mettre à jour les informations • Editer : Permet de définir l'affichage des informations • Supprimer (croix) : permet de supprimer la partie Après chaque modification, ajout, n'oubliez pas de sauvegarder votre tableau de bord par le bouton "Sauvegarder" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord" ou en cliquant sur le bandeau jaune situé en dessous du titre de la page. Personnalisation du tableau de bord Le bouton "Personnaliser" ou clic droit depuis le Tableau de bord + "Afficher la fenêtre de personnalisation" permet de définir les emplacements des différentes parties dans le tableau de bord. C'est uniquement lorsque la fenêtre de Personnalisation est ouverte que vous pouvez déplacer les différentes parties. Pour déplacer une partie, vous devez sélectionner celle-ci puis la déplacer où vous le souhaitez. Par un clic droit sur une partie dans le tableau de bord, vous disposez : • Cacher la fenêtre de personnalisation • Afficher le texte • Cacher l'élément • Regrouper • Créer un élément Espace vide • Contrainte de taille (redimension, verrou de la taille, largeur, hauteur...) Si un groupe d'éléments (parties) a été créé, par un clic droit sur le groupe, vous disposez : • Cacher la fenêtre de personnalisation • Cacher l'élément • Regrouper • Créer un élément Espace vide • Dégrouper le groupe • Ajouter un onglet Dans la fenêtre de personnalisation, 2 onglets sont présents : • L'onglet "Eléments cachés" vous permet d'ajouter : o un espace vide o un séparateur vertical o un séparateur horizontal o les éléments que vous avez précédemment enlevés • L'onglet "Arbre des éléments" contient les éléments présents dans le tableau de bord avec arborescence des groupes, onglets... SALARIÉS Salariés- Démarrer une tâche Accès : Salariés - Démarrer une tâche Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 38 Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : • Salariés : permet de créer un nouveau salarié. • Assistant de création salarié : permet d'accéder à l'assistant de création de salarié. • Consulter les congés payés : permet d'accéder à la consultation des congés payés. • Consulter les bulletins: permet d'accéder à la consultation des bulletins. • Consulter les documents administratifs: permet d'accéder aux documents administratifs. • Virements des salaires : permet d'accéder à la liste des virements des salaires. SALARIÉS Assistant de création de salarié Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de salarié. Bienvenue... ...dans l'assistant de création de salarié. Vous pouvez effectuer une sauvegarde du dossier avant de créer votre salarié. Pour cela, cliquez sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Champs obligatoires à renseigner Certains champs sont obligatoires pour lancer la création de votre salarié : Matricule Civilité Prénom Nom Date d'entrée dans le contrat Date d'entrée dans l'entreprise Tous les autres champs de l'assistant sont facultatifs. Vous pourrez les renseigner en modifiant la fiche de votre salarié. Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la création de votre salarié. Liste des salariés Accès : Salariés-Salariés Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Elle affiche la liste des salariés par statut de présence. Les onglets Présent Cet onglet permet d'afficher les salariés présents sur la période courante de l'établissement. Les champs disponibles sont identiques à l'onglet Tous. DETAIL DES FONCTIONNALITES 39 Sortis Cet onglet permet d'afficher les salariés sortis sur la période courante de l'établissement. Les champs disponibles sont identiques à l'onglet Tous. Absents Cet onglet permet d'afficher les salariés absents sur la période courante de l'établissement. Les champs disponibles sont identiques à l'onglet Tous. Tous Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des salariés de l'entreprise, indépendamment de leur statut de présence. Elle précise ainsi le matricule du salarié, la civilité , le nom, le prénom, le numéro de sécurité sociale, la date d'entrée dans le contrat ,le service, le profil, le statut du salarié et enfin si le salarié est En sommeil. La liste est affichée selon un regroupement par établissement. Les tâches disponibles à partir de la liste des salariés Assistant de création d'un salarié : Cette tâche vous permet de créer, rapidement, un nouveau salarié à l'aide d'un assistant. Créer un nouveau document administratif : Cette tâche vous permet de créer un nouveau document administratif (contrat de travail, certificat de travail....). DUE : Cette tâche vous permet de créer la déclaration unique d'embauche. Assistant de mise à jour des salariés : Cet assistant vous permet de mettre à jour rapidement les champs de vos salariés. Vous disposez de plusieurs filtres afin d'affiner les salariés à mettre à jour. Accéder aux bulletins: A partir de la liste, vous pouvez accéder aux différents mode de préparation du bulletin. Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du profil employé, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; • sélectionner Préparer le bulletin à partir du profil dans la barre des tâches ou par le menu contextuel. Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du bulletin précédent, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste,ayant au moins un bulletin préparé, puis de choisir l'une de ces possibilités ; • sélectionner Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent dans la barre des tâches ou par le menu contextuel. Pour créer un bulletin sans profil, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; • sélectionner Créer un bulletin sans profil dans la barre des tâches ou par le menu contextuel. Fiche salarié Accès : Salariés - Salariés La fiche salarié est accessible à partir de la liste des salariés. La fiche salarié se compose d'un en-tête, d'actions et permet d'accéder à plusieurs onglets. En-tête de la fiche salarié Matricule : Le matricule est unique. Le champ accepte les caractères alphanumériques, mais ni les caractères spéciaux ni les espaces. Le code est modifiable tant que la fiche salarié est en cours de création. En revanche, si la fiche salarié a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le code n'est plus modifiable. Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Numérotation automatique du matricule qui se trouve dans la fiche de l'établissement du salarié. Ce code est limité à 7 caractères alphanumériques. Civilité : Ce champ permet d'indiquer la civilité de votre salarié. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 40 Nom : Ce champ permet d'indiquer le nom de famille du salarié. Pour les femmes mariées, il convient d'indiquer le nom d'usage. N° SS : Ce champ permet d'indiquer le numéro de Sécurité sociale du salarié. Si votre salarié dispose d'un n° de sécurité sociale provisoire, vous devez le renseigner dans l'onglet Adresse de la fiche salarié. Nom de naissance : Ce champ permet de renseigner le nom de naissance. Pour les femmes mariées, il convient de renseigner le nom de jeune fille. Prénom : Ce champ permet de renseigner le prénom du salarié. Référence du contrat : Ce champ permet de renseigner la référence du contrat de travail. C'est un champ de saisie libre, alphanumérique. Photo : le bouton Charger ou un clic droit dans le cadre Photo vous permet d'insérer une photo ou image. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... Les actions Créer un bulletin sans profil : Cette action vous permet de lancer la création d'un bulletin directement à partir de la fiche salarié. Les onglets Adresse L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées, l'état civil et la situation familiale du salarié. Contrat L'onglet Contrat permet de visualiser les informations relatives à l'entrée, l'emploi et la sortie du salarié. Paye L'onglet Paye permet de visualiser les informations relatives au salaire, au classement conventionnel, aux exonérations URSSAF, aux tranches de cotisation, au régime de retraite, au profil. Congés payés / DIF L'onglet Congés payés/DIF permet de visualiser les informations relatives aux congés payés, au droit individuel de formation (DIF) ainsi que le planning du salarié. Prévoyance / Assurance L'onglet Prévoyance / Assurance permet d'affilier les salariés aux différents contrats de prévoyance et / ou d'assurance et / ou de mutuelle de l'entreprise. Règlement L'onglet Règlement permet de visualiser les informations bancaires et comptables du salarié. Bulletins L'onglet Bulletins permet de visualiser les bulletins réalisés, ainsi que les changements de situations du salarié. Déclarations L'onglet Déclarations permet de visualiser les informations nécessaires aux différentes déclarations. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. ADMINISTRATIF Liste des documents administratifs Accès : Salariés - Administratif La gestion de la liste des documents administratifs est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Créer un document administratif DETAIL DES FONCTIONNALITES 41 Cette action vous permet de réaliser un nouveau document administratif pour un établissement ou un de vos salariés. Nouveau modèle de document administratif Vous permet de créer un nouveau modèle de document administratif. Assistant de création de documents administratifs Accès : Salariés - Administratif ou action de la fiche salarié Nous vous proposons un large choix de modèles de documents. Ces différents modèles sont classés par thème : • Congés, • Embauche CDD, • Embauche CDI, • Portabilité du droit individuel à la formation, • Portabilité de la prévoyance, • Sanctions, • Sortie salarié, • Autres documents. Si le document que vous devez créer n'existe pas, vous avez la possibilité de créer vos propres modèles. Sélection du modèle Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre document. En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner. Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. A la fin du traitement, le nouveau document s'ouvre automatiquement. Document administratif Classeur Ce champ permet de sélectionner ou modifier le classeur initialement défini par l'assistant de création du document, parmi une liste déroulante. Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom de fichier Ce champ permet de modifier le nom du fichier initialement paramétré par l'assistant de création de documents. Description Ce champ vous permet de saisir ou modifier le libellé de votre document. Corps du texte Modifiez à souhait le corps du texte à l'aide de la barre d'outil disponible au dessus du texte. Certains champs sont remplis automatiquement à l'aide des champs fusions. Un champ de fusion correspond à une donnée provenant de la paye. Modèle de document administratif Accès : Salariés - Administratif - Modèles de documents administratifs Pour créer un nouveau modèle de document administratif, sélectionnez au niveau du volet des tâches Nouveau modèle de document administratif. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 42 La cible Sélectionnez la cible de votre modèle de document. Plusieurs cibles disponibles : • Salariés • Etablissements • Bulletins Classeur Indiquez le thème de votre document. Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Saisissez le nom de votre document. Le contenu du modèle Réalisez votre document à l'aide de l'outil de traitement de texte. Champs de fusion Dans vos documents vous pouvez faire appel à des champs de fusion. Un champ de fusion correspond à une donnée provenant de la paye. Exemple Salarie.Adresse1 sera remplacé par le champ adresse 1 de la fiche salarié. Salarie.DateEntree sera remplacé par le champ date d'entrée de la fiche salarié. CONGÉS ET ABSENCES Type d'absences Accès : Paramètres-Divers- Type d'absences L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez ajouter. Méthode de calcul: Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la méthode de calcul utilisée pour le décompte des jours d'absences. Quatre méthodes sont disponibles, jours ouvrés, jours ouvrables, jours calendaires et Heures réelles. Nombre de jours pour le calcul de l'absence: Ce champ est nécessaire au calcul de l'indemnité journalière moyenne en cas d'absence. Il est renseigné par défaut en fonction de la méthode choisie, à l'exception de la méthode en heures réelles pour laquelle le champ sera alors grisé et non saisissable. Dans les autres cas, la valeur est modifiable en saisissant manuellement une valeur ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône DETAIL DES FONCTIONNALITES 43 Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. BULLETINS Bulletins- Démarrer une tâche Accès : Bulletins - Démarrer une tâche Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 44 Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : • Bulletins : permet d'accéder à la liste des bulletins. • Saisie des variables : permet d'accéder à la grille de saisie des variables en vue de préparer les bulletins en masse. • Saisie des congés payés et absences : permet d'accéder au tableau de saisie des congés payés et absences en masse. • Calculer les bulletins : permet d'accéder au calcul des bulletins en masse. • Virement des salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et des acomptes. • Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et de règlements. BULLETINS BULLETINS Liste des bulletins Accès: Bulletins-Bulletins La gestion de la liste des bulletins est commune à toutes les listes. Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Elle affiche les bulletins préparés et permet d'accéder au calcul et la validation des bulletins. La liste précise la date de paiement, le statut du bulletin (validé ou brouillon), le nom et le prénom du salarié, le début et la fin de la période d'emploi du bulletin. Les onglets En cours Cet onglet affiche tous les bulletins en état brouillon sur la période courante. La liste est affichée selon un regroupement par établissement puis par période courante. Exercice Les onglets Exercices s'incrémentent au fur et à mesure des clôtures annuelles. Ils affichent tous les bulletins préparés et validés sur cet exercice. La liste affiche également un regroupement par établissement puis par période de paye. Tous Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des bulletins préparés, indépendamment de leur état, de l'exercice ou encore de l'établissement. Accéder au calcul et à la validation des bulletins Pour accéder à la validation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Valider dans la barre des tâches; - sélectionner Valider dans le menu contextuel. Un salarié ne peut avoir deux bulletins en état brouillon. Pour créer un second bulletin sur une même période, il faut nécessairement que le premier soit validé. Pour accéder à la dévalidation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Validé dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Dévalider dans la barre des tâches; - sélectionner Dévalider dans le menu contextuel. DETAIL DES FONCTIONNALITES 45 La dévalidation d'un bulletin est limitée à la période courante et la période M-1, tant que vous n'effectuez pas de déclôture périodique. La dévalidation doit s'effectuer dans l'ordre chronologique de préparation des bulletins, du plus récent au plus ancien. Pour un salarié qui possède deux bulletins validés sur la même période, la dévalidation doit s'effectuer en premier sur le bulletin dernièrement validé puis, après suppression de celui-ci, la dévalidation pourra s'opérer sur le second bulletin. Pour accéder au calcul du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Calculer dans la barre des tâches; - sélectionner Calculer dans le menu contextuel. Le bulletin Accès: Le bulletin est accessible par la liste des salariés et la préparation des bulletins. Le bulletin peut être créé, soit à partir du profil du salarié, soit à partir du bulletin précédent s'il en existe au moins un, ou encore créer de toute pièce par l'utilisateur. Le bulletin peut être ensuite modelé et modifié à votre gré grâce aux actions et au volet de navigation disponible sur la page du bulletin. Les actions Un ensemble d'actions permettent d'agir sur le calcul du bulletin et de prendre en considération les éventuelles modification du paramétrage de celui-ci. Les informations modifiables Certaines informations sont renseignées par défaut à la préparation du bulletin, elles restent cependant modifiables et peuvent avoir un impact sur le calcul du bulletin. Les colonnes du bulletin Si dans au moins une rubrique la formule de la base salariale est différente de celle de la base patronale alors la colonne Base Pat. sera affichée. Les onglets Saisie des variables : Cet onglet vous permet de saisir les variables du bulletin. Congés Payés/Absences : Cet onglet vous permet de saisir les congés payés et/ ou les absences du salarié. Rubriques disponibles : Cet onglet vous permet d'ajouter une rubrique et de consulter les rubriques disponibles. Cumuls : Cet onglet vous permet de consulter les cumuls alimentés par ce bulletin et de faire des reprises. Tranches : Cet onglet vous permet de consulter le calcul de vos tranches et de faire des reprises. Explications des lignes : Cet onglet vous permet d'expliquer le calcul des lignes de votre bulletin. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Duplicata Le duplicata permet de conserver la copie conforme, sous format PDF, d'un bulletin, au moment de l'aperçu ou de l'impression d'un bulletin en état Brouillon. Il est impossible de générer un duplicata d'un bulletin validé. Pour générer un duplicata, il existe deux possibilités: Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 46 - soit en cochant l'option "Gérer les duplicatas en impression du bulletin" dans les préférences utilisateurs. Ainsi à chaque impression, ou aperçu du bulletin, un duplicata sera généré. - soit, si l'option n'est pas cochée, il est toujours possible de cocher l'option "Duplicata des bulletins" dans les filtres d'impressions des bulletins. Pour que les mises à jours du bulletins soient prises en compte dans le duplicata, il est nécessaire de relancer une impression ou un aperçu du bulletin. PROFILS Liste des profils Accès : Bulletins - Bulletins - Profils La gestion de la liste des profils et sous profils est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Inactiver Vous pouvez choisir de rendre un profil ou sous profil Inactif, si vous souhaitez ne pas les afficher dans les vues standard, listes déroulantes... Les profils ou sous profils mis en Inactif sont visibles à partir de l'onglet Tous. Activer Permet de rendre un profil ou sous profil à nouveau actif. Le profil ou le sous profil sera présent dans les vues standard, listes déroulantes... La liste des profils contient plusieurs onglets. A partir de chaque onglet vous pouvez créer de nouveaux profils ou sous profils. Préparer les bulletins des salariés attachés Permet de lancer l'assistant de préparation des bulletins pour tous les salariés ayant le profil sélectionné. Profils et sous profils Accès : Bulletins - Bulletins - Profils A partir de la liste des profils, vous avez la possibilité de créer des profils ou des sous profils. Les profils sont un ensemble de rubriques répondant à un modèle de contrat de travail (Cadre, Non cadre, Apprenti....). Un profil peut être constitué de rubriques et de sous profils. Les profils servent à la préparation des bulletins. Les sous profils sont un sous ensemble de rubriques. Les sous profils sont à insérer dans les profils. Ils servent à faciliter les modifications dans les profils. Exemple Vous disposez d'un sous profil CSG dans lequel est paramétré les rubriques COTCSG et COTCSG1. Vous devez ajouter dans tous vos bulletins la rubrique COTCSG2. En ajoutant simplement la COTCSG2 à votre sous profil, automatiquement tous les profils utilisant ce sous profil seront mis à jour. En-tête Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants : Nom du profil : Indiquez le nom de votre profil. Ce champ est alphanumérique. Le nom est un champ de saisie libre. Description : Saisissez la description du profil. Ce champ est alphanumérique. La description est un champ de saisie libre. DETAIL DES FONCTIONNALITES 47 Statut catégoriel : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un statut catégoriel en particulier. Lors de la sélection du profil de votre salarié, seuls les profils correspondant au statut catégoriel du salarié seront proposés. Type de profil : Sélectionner si vous souhaitez créer un profil ou un sous profil. Il n'est pas possible de créer d'autre type. Grille de saisie de variables : La sélection d'une grille de saisie de variables permet de filtrer la liste des variables à saisir par profil. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle grille de variables en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Contrat : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un type de contrat. Lors de la sélection du profil de votre salarié, seuls les profils correspondant au type de contrat du salarié seront proposés. Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes déroulantes.... Onglets Création du profil La partie de gauche contient les rubriques ou sous profil du profil. Ce sont les lignes que vous retrouverez sur le bulletin. La partie de droite contient toutes les rubriques, profils et sous profils disponibles. Pour ajouter des lignes à votre profil, plusieurs possibilités : o le double clic, o le menu Ajouter au profil du menu contextuel, o le bouton Ajouter au profil, o Le drag and drop. Pour retirer des lignes du profil, vous devez cliquer sur le bouton Supprimer. Pour modifier l'emplacement des lignes, vous devez utiliser la flèche haute ou flèche basse pour faire Monter ou descendre vos rubriques. Le Bouton "Voir la rubrique" permet de visualiser la fiche de la rubrique. Aperçu des rubriques du profil Cet onglet permet de visualiser les rubriques du profil. L'ordre des rubriques sera identique dans le bulletin. Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. VARIABLES SAISIE DES VARIABLES Saisie des variables Accès : Bulletins - Variables - Saisie des variables Ce tableau vous permet de saisir chaque mois, pour l'ensemble des salariés, les éléments variables du salaire. La saisie des variables est indispensable pour calculer les bulletins. Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau. Les variables calculées apparaissent dans une colonne de couleur grise. Un simple clic sur l'en-tête d'une colonne permet de trier par ordre croissant ou décroissant. La ligne Total permet de donner la somme globale de toutes les valeurs de la colonne. Par défaut, la saisie des variables affiche l'ensemble des salariés, tous profils et services confondus. Vous pouvez filtrer la saisie par service, profil, ou bien encore par grille de variables. Les filtres Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 48 Service : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par service, pour cela, sélectionnez le ou les services à prendre en compte. Seuls les salariés rattachés au service sélectionné apparaîtront dans la liste. Profil : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par profil, pour cela sélectionnez le ou les profils à prendre en compte. Seuls les salariés rattachés au profil sélectionné apparaîtront dans la liste. Filtre : Ce champ permet de filtrer la liste des variables. Vous disposez de 3 possibilités de filtrer la liste des variables : o Toutes : Ce filtre affiche toutes les variables du dossier, o Variables du profil : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans les rubriques du profil sélectionné, o Variables de la grille : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans la grille sélectionnée. Grille de saisie : Vous ne pouvez sélectionner une grille de saisie que si le champ "filtre" est positionné sur Variable de la grille. Vue : Par défaut le champ vue propose la période du bulletin courant. C'est la vue qui permet de saisir les valeurs de variables à prendre en compte pour la préparation des bulletins. D'autres vues vous sont proposées à titre de consultation, aucune modification possible : o les 12 mois de l'exercice, o annuel, o annuel hors bulletin. Il existe une dernière vue qui se nomme Reprises. Cette vue permet de reprendre des valeurs cumulées erronées. Exemple Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce cumul devrait être à 1300. Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la différence soit 100. Afin de vérifier l'exactitude de votre cumul après reprise, sélectionnez la vue Annuel, il doit être à 1300. Autre exemple Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce cumul devrait être à 1100. Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la différence soit -200. Voir les champs du salarié : Les champs de la fiche salarié tels que Salaire mensuel, heures mensuelles.... sont des variables de la fiche salarié. Elles ont le même comportement que les autres variables mais ne sont pas présentes dans la liste des variables. Pour voir ces variables, il faut que l'option soit cochée. Les actions Généraliser : Ce bouton permet de généraliser une valeur pour l'ensemble des salariés. Pour cela placezvous sur le premier salarié de la liste, saisissez la valeur puis cliquez sur le bouton Généraliser. Voir le salarié : Ce bouton permet d'accéder à la fiche du salarié de la ligne sélectionnée. Le salarié sélectionné est celui qui dispose d'une pointe de flèche à gauche de son nom. De plus toutes les valeurs de la ligne sont en gras. Calculer le bulletin : Ce bouton permet de lancer à partir de la saisie des variables un calcul des bulletins. Vérifier l'état lecture seule : L'état lecture seule signifie que certaines lignes de la saisie des variables sont bloquées car une modification est déjà en cours pour ces salariés. Ce bouton permet de débloquer les lignes en lecture seule qui n'ont plus de raison d'y être. Exemple Vous avez 2 salariés A et B, le bulletin du salarié A est ouvert en modification, si vous ouvrez la saisie des variables la ligne du salarié A sera en lecture seule (ligne grisée) Si vous enregistrez et fermer le bulletin la ligne est toujours en lecture seule pour le salarié A alors que le bulletin n'est plus en modification. Pour débloquer l'état lecture seule il convient de cliquer sur le bouton vérifier l'état lecture seule. DETAIL DES FONCTIONNALITES 49 Actualiser : A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Liste des grilles de saisie Accès : Bulletin - Variables - Grilles de saisie La gestion de la liste des grilles de saisie est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Inactiver Vous pouvez choisir de rendre une grille de saisie Inactive, si vous souhaitez ne pas afficher cette grille de saisie dans les vues standard, listes déroulantes... Les grilles mises en Inactif sont visibles en sélectionnant la vue Inactif (Système). Activer Permet de rendre une grille à nouveau active. La grille sera présente dans les vues standard, listes déroulantes... Grille de variables Accès : Bulletins - Variables - Grilles de saisie Les grilles permettent de filtrer les variables les plus couramment utilisées. Les grilles servent aux impressions et à la saisie des variables. En-tête Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants : Nom : Indiquez le nom de votre grille. Ce champ est alphanumérique. Le nom est un champ de saisie libre. Description : Saisissez la description de la grille de variables. Ce champ est alphanumérique. La description est un champ de saisie libre. Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes déroulantes.... Onglets Variables Cet onglet permet de saisir ou sélectionner les variables qui vont constituer la grille. A partir de cet onglet vous pouvez : o Ajouter o Supprimer o Insérer (s'insère au dessus de ligne sélectionnée) o Déplacer (Flèche haute et flèche basse) o Couper / copier / coller Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE Interrogation des données de paye Accès: Bulletins - Variables - Interrogation des données de paye Un en-tête Filtre sur l'établissement Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 50 Filtre sur les salariés Ce filtre permet de sélectionner le ou les salariés pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation.. Filtre sur les services Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les services pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation. Filtre sur les profils Ce filtre permet de sélectionner le ou les profils pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation. Filtre sur les statuts de présence des salariés Ce filtre permet de filtrer les salariés par leur statut de présence. 3 statuts de présence sont proposés : Présent, Sorti ou Absent. Filtre sur la mise en sommeil des salariés Ce filtre permet de sélectionner les salariés mis en sommeil. Salariés Voir le salarié : Cette action vous permet, après avoir sélectionné un salarié dans la liste de visualiser la fiche du salarié. Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Interroger : Une fois les filtres renseignés, et la formule saisie, cliquer sur ce bouton pour faire apparaître le résultat. Formules Saisissez la ou les formules que vous souhaitez interroger. Pour interroger plusieurs formules aller à la ligne entre chaque formule grâce à la touche Entrée de votre clavier. Exemple Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars : Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de l’année : Saisissez : $HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social précédent : Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours : Saisissez : HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de juin N-1 à février N (vous êtes en période de paye mars) Saisissez : $HEUREEL[-9,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin en cours : Saisissez : crhb(HEUREEL) Pour obtenir de l'aide sur la syntaxe des formules, cliquez ici. A chaque changement de formule, cliquer sur le bouton Interroger. Résultats Cette zone permet d'afficher les résultats sous forme de tableau avec la liste des salariés sélectionnés en ligne. Les champs sont non saisissables. Imprimer : Cette action vous permet de lancer l'aperçu puis l'impression du résultat de l'interrogation en cours. Fermer : Cette action ferme la fenêtre d'interrogation des données de paye. Les données saisies ne sont pas conservées. DETAIL DES FONCTIONNALITES 51 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. ÉTABLISSEMENTS Établissements - Démarrer une tâche Accès : Établissements - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : • Établissements : permet d'accéder à la liste des établissements. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 52 • Documents administratifs : permets d'accéder à la liste des documents administratifs. • Taux AT : permet d'accéder à la liste des taux AT. • Organismes : permet d'accéder à la liste des organismes. • Clôture périodique : permet d'accéder à l'assistant de clôture périodique. • Clôture annuelle : permet d'accéder à l'assistant de clôture annuelle. ETABLISSEMENTS Liste des établissements Accès: Établissements- Établissements Cette liste est affichée pour information seulement. Vous pouvez créer un seul établissement supplémentaire. Il est impossible de supprimer l'établissement principal. La liste précise la forme juridique ou la civilité, la raison sociale, la période paye de l'établissement, si l'établissement est en décalage de paye ou non et enfin le NIC de l'établissement. Clôture/ Déclôture périodique A partir des tâches, vous pouvez accéder à la clôture ou déclôture périodique. Pour accéder à la clôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Clôture périodique dans la barre des tâches; - sélectionner Clôture périodique dans le menu contextuel. Pour accéder à la Déclôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Déclôture périodique dans la barre des tâches; - sélectionner Déclôture périodique dans le menu contextuel. Fiche établissement - Onglet Congés payés / DIF Congés payés Planning établissement : Ce champ permet d'appliquer un planning, par défaut, à l'établissement. Lors de la création des salariés de cet établissement ils seront automatiquement rattachés à ce planning. Vous avez la possibilité de créer un nouveau planning en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône Mois de fin des exercices de CP : Le clôture des congés étant le plus souvent au mois de mai le champ est renseigné par défaut. Si la clôture des congés de votre établissement n'est pas le mois de mai vous avez la possibilité d'en sélectionner un autre. Mode : Trois modes d'acquisition des congés vous sont proposés : jours ouvrés, jours ouvrables ou autres. Vous devez sélectionner celui qui correspond à l'établissement. Congés payés acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés acquis par mois. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur "Autres". Nombre de jours pour le calcul de l'absence CP : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours à prendre en compte pour le calcul de l'absence CP. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur "Autres". A quoi correspond 21,67 : C'est une moyenne 5 jours ouvrés * 52 semaines / 12 mois A quoi correspond 26 : C'est une moyenne 6 jours ouvrables * 52 semaines / 12 mois DETAIL DES FONCTIONNALITES 53 Congés supplémentaires acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés supplémentaires acquis par mois. Tous les établissements ne pratiquent pas ce type d'acquisition. En cas de doute, reportez-vous à votre convention collective. Gestion des CP ancienneté : Cette option est à cocher si votre établissement pratique l'acquisition des congés pour ancienneté. Ordre de décompte des CP : Cette option est accessible si votre établissement gère les congés d'ancienneté. L'option offre deux possibilités : o Congés payés acquis sur N-1 puis les congés d'ancienneté, o Les congés d'ancienneté puis les congés payés acquis sur N-1. Provision CP Taux de charge fiscales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de l'état des provisions de congés payés. Taux de charges sociales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de l'état des provisions de congés payés. Si votre taux est de 29%, vous devez saisir 29. DIF (Droit individuel à la formation) Gestion du DIF : Cette option est à cocher si vous souhaitez gérer le compteur du DIF (Droit individuel à la formation) à partir de votre logiciel de paye. Mois de fin des exercices de DIF : Ce champ permet d'indiquer le mois de clôture du DIF. Par défaut le mois de clôture est le même que celui de l'exercice de paye. Droit annuel au DIF (en heures) : De façon général l'acquisition par an est de 20 heures de formation. Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur qui vous convient. Plafond du droit au DIF : Le plafond du DIF est fixé à 120 heures, soit 6 années de travail. Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur qui vous convient. Arrondir le nombre d'heures du droit au DIF à la clôture : Si vous souhaitez qu'à la clôture de l'exercice du DIF, le nombre d'heures acquis soit arrondi, vous devez cocher cette option. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 54 Congés de l'établissement Les calendriers référencent mois par mois tous les jours fériés nationaux. Les jours fériés sont de couleurs orange. Vous pouvez ajouter ou supprimer des jours fériés en double cliquant sur le jour concerné. Les jours fériés sont importants pour le décompte des jours de congés. Fiche établissement - Onglet Médecine du travail Service de santé intégré à l'entreprise : Si le service de santé est directement intégré à l'entreprise, vous devez cocher l'option. Dans le cas où l'option est cochée tous les autres champs deviennent non saisissables. Code du service de santé externe : Ce champ saisissable permet d'indiquer le code correspondant à votre service de santé. Adresse Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Organismes Cet onglet vous permet de définir les organismes de cotisation de votre établissement. Ainsi, tous les salariés rattachés à cet établissement seront paramétrés par défaut avec les organismes définis dans cet onglet. L'organisme de sécurité sociale et de Pôle emploi sont obligatoires pour enregistrer une fiche établissement. Organisme de sécurité sociale: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de sécurité sociale de votre établissement. DETAIL DES FONCTIONNALITES 55 Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dans ce champ, seul un organisme avec un régime SS pourra être sélectionné. Organisme de Pôle emploi: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de Pôle emploi de votre établissement. Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dans ce champ, seul un organisme avec un régime CHOMAGE pourra être sélectionné. Organismes : La liste page vous permet d'ajouter, à souhait, les organismes auxquels est rattaché votre établissement, afin qu'ils soient définis, par défaut, sur les salariés rattachés à cet établissement. Pour cela, cliquez sur le bouton "Ajouter", une fenêtre vous permet de saisir ou sélectionner l'organisme de votre choix. • N° de centre payeur : Si vos organismes de retraite et de prévoyance souhaitent que vous établissiez vos déclarations DUCS par centre payeur, il convient de renseigner ici le n° de centre payeur que vous a communiqué l'organisme. • N° de compte cotisant : Vous devez renseigner ici le n° de compte cotisant URSSAF. Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Fiche établissement - Onglet Informations de paye Accès : Établissement - Établissement Date de paiement : Ce champ permet de sélectionner si la date de paiement par défaut doit être sur la période en cours ou suivante. Jour : Ce champ permet d'indiquer le jour de la date de paiement à générer par défaut. Banque principale : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires et à la génération des fichiers de virements. Décalage de paye : Ce champ est renseigné avec la valeur indiquée lors de la création du dossier. Si toutefois votre établissement change, vous pouvez sélectionner un autre mode de décalage. Prendre les plafonds et taux en vigueur à la période d'emploi : Si vous pratiquez le décalage de paye, les plafonds et taux se réfèrent à la période de paye. Cette option permet de se baser sur la période d'emploi au lieu de la période de paye. Cette option n'est accessible que si le champ "Décalage de paye" est à "Décalage" ou "Abandon". Régime Alsace / Moselle : Si votre établissement bénéficie du régime Alsace / Moselle, vous devez cocher cette option. Si vous cochez cette option, tous les salariés crées sur cet établissement auront automatiquement l'option "Régime Alsace / Moselle" cochée. Toutefois vous aurez la possibilité de la décocher. Heures de référence : Ce champ permet d'indiquer les heures de référence de l'entreprise. Mode de régularisation : Il existe 3 modes de régularisation : aucune, progressive et annuelle. La régularisation fortement conseillée est la progressive, car elle permet un lissage des régularisations au fur et à mesure que le salarié a des bulletins. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 56 La régularisation annuelle s'effectue une fois par an (dernier mois de l'exercice) ou sur le dernier bulletin du salarié en cas de sortie. Etablissement de travail temporaire : Si vous êtes un établissement de travail temporaire, cochez cette option. Taux AT : Ce champ permet d'indiquer le taux d'accident de travail principal auquel l'établissement est assujetti. Taux transport : Ce champ permet d'indiquer le taux de transport auquel l'établissement est assujetti. Section prud'homale : Ce champ permet de sélectionner le code de la section prud'homale. Ce code est déterminé en fonction du code NAF de l'établissement. Cette information sert aux élections prud'homales. Une table de référence est disponible dans le cahier technique de la N4DS, que vous trouverez sur le portail de Netentreprises. N° de fraction : Ce champ permet d'indiquer le nombre de fractions pour l'envoi de votre déclaration N4DS. Pour un même établissement le nombre total de fractions doit rester constant. Exemple : 1ère fraction pour les dirigeants 2ème fraction pour les cadre et salariés Code Idcc : Ce champ permet de sélectionner le code de la convention collective de l'établissement. Si le code que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle convention collective en faisant Ajouter de la liste déroulante accessible par l'icône . Immatriculation automatique des salariés Utilise le compteur et le préfixe de l'établissement principal : Cette option n'est pas visible dans l'établissement principal. Lorsque l'option est cochée elle indique que le ou les établissements secondaires utilisent le même préfixe et compteur que l'établissement principal. Si vous ne souhaitez pas utiliser le même préfixe et compteur, vous devez décocher cette option, de là deux possibilités s'offrent à vous: o soit gérer les matricules des salariés de cet établissement en automatique mais avec un préfixe et compteur différents de celui de l'établissement principal. o soit définir un préfixe et un compteur propre à l'établissement. Numérotation automatique du matricule : Cet option permet de choisir ou non une incrémentation automatique des matricules. Fiche établissement : Informations administratives Accès : Établissements - Établissements Cet onglet permet de saisir les informations administratives de votre établissement. Il est important de les renseigner, car ces informations seront reprises sur certaines impressions. Forme juridique ou civilité : C'est un champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Qualité de la personne : C'est un champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. NIC : ce champ permet de saisir 5 caractères. NAF/APE : Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et l'affichage du libellé. Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Capital : Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales. Logo : Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société. DETAIL DES FONCTIONNALITES 57 Il sera automatiquement repris sur les modèles d'impression avec le logo (bulletins...). Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Importer. Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci. vous pouvez également Couper, copier coller ou supprimer le logo. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... Contact Tél. fixe : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères. Fax : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères. Tél. portable : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères. E-mail : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères. Site internet : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères. Adresse Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Fiche établissement - Onglet Exercices Période de paye : Ce champ indique la période de paye courante. La période de paye est modifiable tant qu'aucun bulletin de l'établissement n'est validé. Exercices : Il existe plusieurs types d'exercices : social, congés payés. Les dates de début et fin se renseignent automatiquement . Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 58 Les dates de clôture se génèrent, elles aussi, automatiquement. Exemple : Si vos congés payés se clôturent en mai alors votre exercice de congés ira du 01/06/NN au 31/05/NN. Pour les exercices de congés payés les exercices N-1 et N sont présents. Fiche Etablissement- Onglet Effectifs Cet onglet permet de connaître en temps réel les effectifs de votre entreprise et de vos établissements. Pour l'ensemble des calculs, les effectifs sont calculés en fonction du statut de présence du salarié et du paramètrage de l'onglet effectif dans la fiche salarié. En conséquence, une valeur est comptabilisée pour l'effectif si le salarié n'a ni un statut Absent sur la fiche salarié ni une date de sortie égale ou inférieure à la date de fin de période courante. En-tête de l'onglet Effectif Effectif établissement: Cette grille comptabilise l'effectif de l'établissement, par type d'effectif, pour la période courante de l'établissement, indiquée au dessus de la grille. La grille est actualisée à chaque clôture périodique. Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante: Etablissement.EffectifFNAL.Effectifcourant Effectif entreprise: Cette grille comptabilise l'effectif de l'entreprise par type d'effectif, tous établissements confondus, sur la période courante. Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante: Entreprise.EffectifFillon.Effectifcourant Les onglets Effectifs : Cet onglet permet de connaître l'effectif de l'établissement et de l'entreprise sur les périodes clôturées. Moyenne des 12 derniers mois : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur les 12 derniers mois clôturés. Moyenne de l'exercice précédent : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur le dernier exercice clôturé. Effectif au 31/12: Cet onglet recense l'effectif au 31 décembre du dernier exercice clôturé. Fiche Établissement Onglet Comptabilité Le paramétrage de cet onglet est nécessaire au transfert comptable. Destination du fichier de transfert : Le répertoire C:\ProgramData\EBP est renseigné par défaut. Ce champ permet de saisir ou sélectionner un autre chemin de destination du fichier de transfert. Journal d'OD : Ce champ permet de saisir le journal d'opérations diverses dans lequel seront générées les écritures comptables. Banque : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires et à la génération des fichiers de virements. Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Date d'écriture : Ce champ permet d'indiquer le jour de paiement des salaires par défaut. DETAIL DES FONCTIONNALITES 59 Clôture périodique Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Clôture périodique Etablissements- Etablissements - Clôture périodique Outils -Clôture périodique La clôture périodique a pour effet de clôturer la période courante d'un établissement afin de passer à la période courante suivante. Les bulletins créés après la clôture périodique auront donc par défaut comme période de paye, la nouvelle période courante. Lors de la clôture périodique, les bulletins en état Brouillon de la période en cours sont automatiquement validés. Sur la dernière période de l'exercice social, la clôture périodique n'aura aucun effet, il faudra faire une clôture annuelle. La clôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de clôture : Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la clôture périodique et propose également de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. Etablissement à clôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple". Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous souhaitez clôturer. Vous pouvez ensuite Lancer votre clôture périodique. Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la clôture s'est déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher le détail. Déclôture périodique Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Déclôture périodique Etablissements- Etablissements - Déclôture périodique Outils -Déclôture périodique La déclôture périodique s'effectue sur la dernière période de paye clôturée d'un établissement. Elle entraîne la suppression de tous les bulletins de la période en cours. Par conséquent, si vous possédez un bulletin validé sur la période en cours la déclôture périodique sera bloquée. La déclôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de déclôture : Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la déclôture périodique et propose également de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. Etablissement à déclôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple". Motif de cette action : Ce champ vous permet de saisir la justification de la déclôture périodique et garder la trace de cette action et la raison dans le Journal des événements. Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous souhaitez déclôturer. Vous pouvez ensuite Lancer votre déclôture périodique. Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la déclôture s'est déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher le détail. TAUX AT Liste des taux AT Accès : Établissements - Taux AT Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 60 La gestion de la liste des taux AT est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les taux AT créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié. Taux AT Accès : Etablissement- Taux AT vous devez créer une fiche pour chaque taux accident de travail défini pour l'entreprise. L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code section : Saisissez un code section Ce code est limité à 2 caractères numériques. Taux : Saisissez un taux manuellement ou à l’aide de la calculatrice accessible par l’icône . Code risque : Ce champ permet de saisir ou sélectionner le code risque de l’établissement. Si le code risque que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des codes risques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code risque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux AT que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux AT dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Valeurs Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra. Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année) à partir de laquelle la constante entre en vigueur. Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est cochée dans la fiche salarié. Taux : Saisissez le taux d'accident de travail auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage. Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche AT. Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DETAIL DES FONCTIONNALITES 61 TAUX TRANSPORTS Liste des taux transport Accès : Établissements - Taux transport La gestion de la liste des taux de transport est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les taux de transport créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié. Taux transport Accès : Etablissement - Taux Transport vous devez créer une fiche pour chaque taux de transport défini pour l'entreprise. L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux de transport que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux transport dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Valeurs Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra. Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année) à partir de laquelle la constante entre en vigueur. Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est cochée dans la fiche salarié. Taux : Saisissez le taux de transport auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage. Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche transport. Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. PLANNINGS Fiche Planning Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 62 Accès: Établissements - Plannings Il est possible de créer plusieurs plannings, et permettre ainsi de les affecter aux différentes catégories de salariés, ne suivant pas le même planning hebdomadaire. Le planning saisi aura un impact sur le décompte des jours de congés payés et d'absences. Nom: Ce champ vous permet de saisir le nom de votre planning, limité à 130 caractères. Description : Champ alphanumérique, saisissable, limité à 255 caractères. 1er jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le premier jour de repos hebdomadaire de vos salariés. Dans la majorité des cas il s'agit du Dimanche. 2ème jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le deuxième jour de repos hebdomadaire de vos salariés. Si vos salariés n'ont pas deux jours de repos hebdomadaire, sélectionnez la valeur à vide disponible dans la liste déroulante. Pour faire une recherche du jour de la semaine sans dérouler la liste, vous pouvez saisir la première lettre du jour dans le champ de votre choix, le premier jour de la liste commençant par cette lettre s'affichera. Les jours de repos hebdomadaires saisis dans ces champs seront affichés sur un fond gris dans le planning. Ces champs seront alors non saisissables. Jour : Liste des sept jours de la semaine. Liste non modifiable. Matin et Après midi: Ce planning permet de saisir le temps de travail journalier, par demi-journée, de l'ensemble des salariés de votre entreprise. Il est initialisé par défaut à 3h30 le matin et l'après midi. les valeurs sont saisissables selon un format horaire. Si vous indiquez des valeurs à zéro sur l'ensemble de la journée, ce jour sera considéré comme un jour de repos hebdomadaire supplémentaire. Les valeurs s'afficheront sur un fond jaune. Total : Champ non saisissable. Il totalise l'horaire journalier selon un format horaire. Horaire journalier moyen: Par défaut, ce champ est calculé selon le planning saisi et selon un format Nombre. Il est cependant saisissable manuellement ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône . Il est possible d'interroger cette information dans une rubrique grâce à la syntaxe suivante: Salarie.HoraireJournalierMoyen ORGANISMES Liste des organismes Accès : Établissements - Organismes La gestion de la liste des Organismes est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les organismes créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si l'organisme n'est pas utilisé dans une rubrique, un établissement. Fiche Organismes Accès: Etablissements-Organismes DETAIL DES FONCTIONNALITES 63 L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En-tête Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner un régime (Urssaf, Prévoyance, Irc...) Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Le régime sélectionné n'est plus modifiable dès lors que l'organisme est affecté et utilisé dans une rubrique, une fiche Salarié... Caisse: Ce champ permet de sélectionner un type de caisse URSSAF, IRC,.... Si la caisse que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des caisses, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche caisse en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom: Ce champ permet de saisir le nom de l'organisme que vous souhaitez créer. Organisme collecteur: Ce champ permet de saisir l'organisme collecteur lorsque celui-ci est différent de l'organisme d'affectation. Cette information sera principalement utile à l'impression de l'état des charges, l'état préparatoire à la DUCS et vous permettra d'effectuer un regroupement par organisme collecteur. Numéro: Il correspond au numéro identifiant communiqué par vos organismes. Déclaration découpée par établissement : Cette option sert à réaliser la DUCS. Elle ne sert que pour la déclaration DUCS URSSAF. Si vous la cochez vous obtiendrez une déclaration DUCS par établissement. Exemple : Vous avez 3 établissements sur Paris. Les 3 reversent leurs cotisations à l'URSSAF de Paris. En cochant cette option chaque établissement établira sa DUCS séparément. Dans le cas contraire, vous obtiendrez une seule déclaration avec un détail par établissement. Type de DUCS : Cette information sert à indiquer à quel type de DUCS appartient l'organisme. Cette information est utilisée ensuite lors de la génération DUCS pour filtrer la liste des organismes. Cette information est obligatoirement à renseigner pour établir une déclaration DUCS. Si vous avez personnalisé les organismes système EBP, le champ type de DUCS ne sera pas initialisé en mise à jour de dossier et vous aurez donc à le renseigner pour établir votre première déclaration. Type d'activité : Ce champ permet de définir le secteur d'activité de l'organisme concerné. Si votre organisme ne figure pas dans la liste de tous les organismes, vérifiez que le type d'activité concerné est bien activé dans les paramètres entreprise. Les Onglets: Comptabilité: L'onglet comptabilité permet de paramétrer les comptes comptables nécessaires au transfert comptable. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. CONTRAT DE PREVOYANCE Liste des contrats de prévoyance Accès : Établissements - Contrats de prévoyance Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 64 La gestion de la liste des contrats de prévoyance est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les contrats de prévoyance crées et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si le contrat n'est pas rattaché à une fiche salarié. Contrats de prévoyance Accès : Établissements - Contrats de prévoyance Référence du contrat : Ce champ permet d'indiquer la référence du contrat. Ce champ est à renseigner avec les éléments fournis par votre institution de prévoyance. Désignation commerciale : Cette information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par la référence du contrat. C'est un champ de saisie libre. Code délégataire de gestion : Ce champ est à renseigner en complément du code organisme (Ex : Pxxxx). Ce champ est à renseigner uniquement sur instruction spécifique de l'institution de prévoyance, de la mutuelle ou de la société d'assurance qui fournira les valeurs. Code population de rattachement : C'est le code population défini dans le contrat. Les valeurs sont fournies par l'organisme de prévoyance et sont à renseigner seulement sur sa demande. Nature de cotisation : Sélectionner le code nature Organisme : Sélectionnez l'organisme de prévoyance où le contrat de prévoyance a été souscrit. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. DETAIL DES FONCTIONNALITES 65 Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. OPÉRATIONS Opérations- Démarrer une tâche Accès : Opérations - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Mise à jour des publications : Permet d'ouvrir l'assistant de mise à jour des publications. Site web Reports on Line : Permet d'ouvrir la page de votre site Reports on Line. Virement de salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et des acomptes. Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et de règlements. Communication Entreprise-Expert : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et de règlements vers un logiciel de comptabilité. PUBLIER SUR REPORTS ON LINE Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Accès : Paramètres &endash; Publier sur Reports On Line - Mise à jour des publications La mise à jour des publications de votre dossier Open Line permet de réaliser l’envoi d’une sélection de publications sur le site ROL. Cette mise à jour passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de mise à jour des publications sur votre site web. Cliquer sur le bouton Suivant, pour poursuivre la mise à jour. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 66 2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour Cette étape vous permet de définir la liste des publications à mettre à jour dans ROL. Les informations sont présentées dans un tableau dont les colonnes sont : Sélectionné Case à cocher. Permet de définir l’envoi de la publication sur votre site (case sélectionnée). Par défaut, les publications qui ne sont pas encore publiées sont sélectionnées. Vous avez la possibilité de ne pas les envoyer (dé-sélectionner la case). Libellé Champ non modifiable. Contient le libellé de la fiche publication. Description Champ non modifiable. Contient la description de la fiche publication. Cliquer le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant. 3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées Cette étape permet de visualiser le nombre de publications à mettre à jour en fonction du nombre de publications disponible dans votre dossier Lancement de la mise à jour Pour lancer la mise à jour des publications sur le site, vous devez ensuite cliquer sur Lancer. La mise à jour de la publication passe par les tâches asynchrones (bouton dans la barre d’état). Elle s’effectue en 2 temps : - Génération des documents de publication - Envoi des publications sur le site ROL Une fois la mise à jour effectuée, l’assistant affiche de nombre de publications mis à jour. Cliquer sur Terminer pour fermer l’assistant. Site Web Accès : Paramètres - Publier sur Reports On Line - Site web Cette fonction permet d’ouvrir votre site web ROL. Pour accéder au site ROL, vous devez vous identifier. Pour cela, vous devez indiquer votre login(e-mail) et votre mot de passe. Ces 2 points sont définis dans les fiches comptes de votre produit Open Line (menu Paramètres - Publication dans ROL - Compte). Suite à l’acceptation de vos identifiants, vous accédez : - Au tableau de bord, s’il en existe un. - A la liste des documents dont vous avez l’autorisation. Pour l’administrateur du site, il est possible : - De réaliser/modifier le tableau de bord du site. - De visualiser tous les documents présents sur le site. - De visualiser les utilisateurs (comptes) du site ainsi que les documents qui leurs sont associés. TRANSFERT EN COMPTABILITE Transfert en comptabilité Accès: Opérations- Transfert en comptabilité- Transfert en comptabilité/ Communication Entreprise Expert Le transfert en comptabilité se fait à l'aide d'un assistant au transfert comptable. Page d'accueil DETAIL DES FONCTIONNALITES 67 Cette page vous rappelle le fonctionnement du transfert comptable et vous offre la possibilité de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. Choisissez les données à transférer Type de transfert : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de transfert souhaité. Deux possibilités: Openline/ CommExpert. Filtre sur l'établissement Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer le transfert comptable. Filtre sur l'exercice Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, l'exercice sur lequel s'opère le transfert comptable. Filtre sur la période de paye Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, le ou les périodes sur lesquelles s'opère (nt) le transfert comptable. Données à comptabiliser: Les options disponibles permettent de transférer en comptabilité uniquement les salaires, uniquement les règlements ou encore les deux. Cela permet également de sélectionner si le transfert s'opère uniquement sur les bulletins validés, non validés ou encore les deux. Pré visualiser : Ce bouton vous dirige vers l'aperçu de la simulation du transfert comptable préalablement paramétré. A partir de cette fenêtre vous pouvez lancer une impression. Toutes les données nécessaires ont été collectées Un récapitulatif des paramètres saisis, vous permet de contrôler votre transfert. Vous pouvez ensuite lancer le transfert comptable. Un compte rendu vous permet de contrôler si votre transfert s'est déroulé avec succès. Historique des transferts comptables Accès : Opérations- Transfert en comptabilité- Historique des transferts comptables Cette fonctionnalité vous permet de conserver l'historique des derniers transferts exécutés de la paye vers une autre application. La liste précise le numéro du lot, la date et l'heure du transfert, ainsi que la raison sociale de l'établissement. Il est possible, à partir de la liste page, de re-transférer ce même lot par la tâche Retransfert du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. REGLEMENTS Liste des virements Accès : Opérations - Paiements- Virements des salaires Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Les filtres Filtre sur les banques Ce filtre permet de sélectionner la ou les banques pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche. Filtre sur les dates Ce filtre permet de sélectionner la ou les dates pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche. Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. La liste La liste vous permet de recenser l'ensemble des virements créés et enregistrés. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 68 La liste affiche les champs suivants: Référence Virement : Ce champ reprend la référence du virement. Date de virement: Ce champ notifie la date du virement. Montant total du virement: Ce champ totalise le montant global du virement. Code de l'établissement : Ce champ reprend la raison sociale de l'établissement. SIRET: Ce champ reprend le numéro SIRET de l'établissement. Référence SEPA: Ce champ notifie la référence SEPA du virement. Généré en Cfonb: Ce champ est flagué lorsque le fichier a déjà été généré une première fois sous un format Cfonb. Générer un fichier Pour accéder à générer un fichier, il suffit de sélectionner un ou plusieurs virements dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Générer le fichier Cfonb dans la barre des tâches; - sélectionner Générer le fichier Cfonb dans le menu contextuel. Il en est de même pour générer un fichier au format SEPA. Fiche Virement bancaire Accès: Bulletins-Paiements-Virements bancaires Informations bancaires Banque : Ce champ vous permet de sélectionner la banque. RIB/BBAN: Ce champ vous permet de saisir le RIB ou le BBAN de votre banque émettrice. Il est renseigné par défaut selon celui de la fiche banque. Informations virement Numéro national d'émetteur: Initialisé par défaut selon celui de la fiche banque. Il reste tout même modifiable. Date virement: Ce champ vous permet de saisir manuellement ou à l'aide du calendrier accessible par l'icône , la date du virement. Etablissement : Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un établissement. SIRET: Initialisé par défaut selon l'établissement sélectionné, le champ reste saisissable. Référence virement: Saisir une référence limitée à 7 caractères alphanumérique. Options Centralisation par salarié : Cochez cette option si vous souhaitez regrouper les lignes de virement pour un même salarié. Retour à ligne Salaires Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter, une fenêtre Ajouter une ligne de salaire s'ouvre. La zone est remplie automatiquement par la fenêtre Ajouter une ligne de salaire. Voir le bulletin : Ce bouton permet de visualiser le bulletin concerné par le virement, en sélectionnant la ligne de salaire. Rafraîchir les montants : Ce bouton permet de rafraîchir les montants lorsqu'il y eu des modifications sur le bulletin. Code du salarié : Champ non saisissable. Il s'agit du nom et du prénom du salarié. Libellé : Champ saisissable rempli par défaut selon l'intitulé suivant: Salaire+ Période. Montant : Champ non saisissable. Il reprend le net à payer du bulletin de salaire sélectionné. RIB/BBAN : Ce champ permet de saisir le RIB ou le BBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. DETAIL DES FONCTIONNALITES 69 IBAN : Ce champ permet de saisir l'IBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. BIC : Ce champ permet de saisir le BIC du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. Banque : Ce champ permet de saisir la banque du salarié. Elle est initialisée par défaut selon celle de l'onglet règlement de la fiche salarié. Domiciliation : Ce champ permet de saisir la domiciliation de la banque du salarié. Elle est initialisée par défaut selon celle de l'onglet règlement de la fiche salarié. Code pays : Ce champ permet de saisir le code pays de la banque du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. Motif économique : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le motif économique de ce virement. Il est obligatoire pour les virements internationaux. Référence : Ce champ permet de saisir la référence du virement. DUCS DUCS - Nouvelle DUCS Pour préparer la déclaration unifiée des cotisations sociales il convient de renseigner les paramètres utiles à la génération à l'aide de la fiche de préparation. Onglet Paramètres Type de DUCS Vous devez sélectionner le type de DUCS que vous souhaitez. Actuellement 2 possibilités : • URSSAF • IRC/IP Etablissement Vous devez sélectionner le ou les établissements à prendre en compte dans la déclaration. Le choix des établissements peut se faire de plusieurs façons : • soit en saisissant directement dans les champs appropriés, • soit en sélectionnant les établissements dans la liste. Lorsque ni la borne de début ni la borne de fin ne sont renseignées cela signifie que ce sont tous les établissements du dossier. Période Vous devez indiquer la période de votre déclaration. La période est une fourchette de mois dans laquelle il faut définir le premier et le dernier mois. Les deux bornes de cette fourchette, ainsi que tous les mois compris entre ces deux bornes sont inclus dans cette période. La date de fin de période doit être supérieure ou égale au premier mois de cette période. Organisme Vous devez sélectionner le ou les organismes à prendre en compte dans votre déclaration. Seuls les organismes correspondant au type de DUCS sélectionné doivent apparaître, si ce n'est pas le cas, vérifiez que sur chaque organisme le champ "Type de ducs" est correctement renseigné. Options Tenir compte de l’organisme collecteur : Cette option est cochée par défaut. Si votre organisme est le collecteur des cotisations d'un autre organisme, cochez cette option. Si vous êtes dans ce cas de figure, sur le champ organisme vous devez sélectionner le collecteur mais aussi les organismes collectés. Exemple : Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 70 L'URSSAF collecte les cotisations de Pôle Emploi. l'URSSAF est donc le collecteur de Pôle Emploi. Afin que les cotisations de Pôle Emploi soient intégrées à la déclaration à destination de l'URSSAF il convient donc de cocher cette option. Pour que l'exemple ci-dessus fonctionne, il faut qu'au préalable le champ organisme collecteur soit renseigné sur la fiche organisme de Pôle Emploi. Faire une déclaration Néant : Cette case est à cocher si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période choisie ou s’il n’y a pas eu de salaire versé. La déclaration sera générée sans aucune cotisation, et aucun paiement. Faire une déclaration papier : Cette option permet de réaliser une impression de votre déclaration à partir des données de paye. Paiement Mode de paiement : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le moyen de paiement utilisé pour payer vos cotisations sociales. Trois choix possibles : • Aucun : l'enregistrement servant au paiement ne sera pas présent dans votre déclaration. • Utiliser le mode de paiement par défaut pour ce ou ces organisme(s) : l'enregistrement servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les informations indiquées sur la fiche caisse de l'organisme destinataire. • Télérèglement : l'enregistrement servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les informations indiquées sur la banque de l'établissement déclarant (Options + Société + Entreprise) Si vous pratiquez le "Télérèglement" vous devez sélectionner Télérèglement sur le champ "Mode de paiement" ce moyen de paiement, à chaque déclaration. Si vos coordonnées bancaires comportent une erreur la déclaration ne pourra pas être générée. Date d'exécution de l'ordre de paiement : Si vous utilisez le mode de règlement prélèvement ou télérèglement, il convient de préciser la date d'exécution de l'ordre de paiement. Référence de paiement : Champ de saisie libre permettant de saisir la référence du paiement. Cette référence permet de rapprocher le paiement à la déclaration. Payer les cotisations de : Ce filtre permet de sélectionner, à l’aide d’une liste déroulante la période sur laquelle porte le paiement. Ce champ n'est à renseigner que dans le cas où le paiement porte sur une période différente de celle de la déclaration. Exemple : Pour une déclaration récapitulative annuelle (DRA) à destination des caisses de retraite il convient le plus souvent de déclarer les cotisations pour l'année entière mais avec un paiement ne portant que sur les cotisations du dernier trimestre. Pour gérer ce cas de figure il convient d'indiquer une période de déclaration allant du 01/01/NN au 31/12/NN et une période de paiement allant du 01/10/NN au 31/12/NN. Chemin de déclaration du fichier EDI Le chemin par défaut est : C:\Users\Public\Documents\DUCS EDI\xxx. Vous avez la possibilité d'indiquer un autre chemin. Les actions de la fiche de préparation Préparer ou Actualiser Une fois que tous les paramètres ont été renseignés, vous avez la possibilité soit : • d'imprimer un état préparatoire • d'accéder à l'éditeur de fichier afin de contrôler et éventuellement de modifier le contenu de votre déclaration. Pour accéder à l'éditeur de fichier, cliquez sur le bouton Préparer ou Actualiser. Placezvous sur l'onglet "Edition". Si vous vous êtes trompé dans les paramètres renseignés, vous pouvez les modifier en revenant dans l'onglet "Paramètres". N'oubliez pas de faire "Actualiser" pour charger votre déclaration avec les nouveaux paramètres saisis. Déclarer le fichier DUCS EDI La fonction "Déclarer le fichier DUCS EDI" permet de convertir le fichier préparé au format tel qu'il est demandé par le cahier des charges par chaque organisme. Vous ne pouvez pas transmettre votre fichier tant que cette étape n'a pas été réalisée. DETAIL DES FONCTIONNALITES 71 Editeur de fichier DUCS Cette partie vous permet de consulter ou modifier votre déclaration. Votre déclaration est composée d'enregistrements. Enregistrement DEB : Déclaration Cet enregistrement décrit et référence la déclaration. Un fichier peut contenir plusieurs déclarations (plusieurs DEB). Exemple : Une déclaration à destination de l'ARRCO et une autre à destinataion de l'AGIRC (mode gestion isolée). Un seul fichier contenant 2 enregistrements DEB. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DEB : Identification de l'émetteur physique : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres + Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant ou désigné comme "Concerné par le CRE" ou le SIRET de l'expert comptable. Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société + Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert" est cochée alors l'identification de l'émetteur sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert). Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors l'identification de l'émetteur sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE. Type de bordereau : Sur ce champ est indiqué la périodicité de votre déclaration (mensuelle, trimestrielle, annuelle). Enregistrement FR : Emetteur physique Cet enregistrement décrit l'émetteur de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement FR: Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres + Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant. Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société + Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert est cochée" alors l'identification de l'intervenant sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert). Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors l'identification de l'intervenant sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire. Enregistrement DT : Entreprise / Déclarant Cet enregistrement décrit le déclarant de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DT : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres + Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire. Numéro de référence 2 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend le code APE renseigné sur l'établissement déclarant. Adresse mél de l'intervenant : Cette rubrique reprend l'adresse mail indiquée au niveau du contact de l'établissement déclarant. Enregistrement MR : Organisme destinataire Cet enregistrement décrit l'organisme social destinataire de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 72 Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement MR : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire. Enregistrement AE: Tiers rédacteur Cet enregistrement décrit le tiers rédacteur de la déclaration (Expert comptable). Il est facultatif. Il n'est présent que si l'option "Utiliser les données de l'expert pour les déclarations" est cochée dans les Paramètres + Société + Entreprise. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'expert comptable indiqué dans les Préférences + Société + Expert. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire. Enregistrement FZ: Entité de regroupement Cet enregistrement décrit l'entité de regroupement. Il est facultatif et n'est présent que pour les déclarations à destination des URSSAF et si l'option "Etablissement en versement lieu unique (VLU)" est cochée dans les Paramètres + Société + Entreprise. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement défini comme étant celui responsable du paiement groupé dans les Préférences + Société + Entreprise. Enregistrement GEN : Généralités Cet enregistrement décrit les généralités telles que le total des cotisations, l'effectif global URSSAF. Cet enregistrement est obligatoire. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement GEN : Effectif global de l'éntreprise au 31/12 : Cette rubrique n'est à produire que pour une DUCS de type URSSAF et seulement si la déclaration est un TR (Tableau récapitulatif annuel) Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer (régularisation et acompte inclus) (+ transport et taxe additionnelle en URSSAF). Montant 2 : Cette rubrique permet d'indiquer un acompte ou un crédit à déduire. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip. Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 2, vous devez absolument modifier manuellement la rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2. Montant 3 : Cette rubrique permet d'indiquer une régularisation ou un débit à ajouter. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip. Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 3, vous devez absolument modifier manuellement la rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2. Nombre de lignes total : Cette rubrique indique le nombre de lignes de cotisations pour l'ensemble de la déclaration Enregistrement EN ou WP : Unité déclarée Cet enregistrement décrit l'unité déclarée. Cet enregistrement est obligatoire. Une déclaration peut contenir plusieurs unités déclarées. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement EN : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement de l'unité déclarée. Dans une DUCS de type URSSAF il y a une unité déclarée par établissement. Dans une DUCS de type IRC/IP les unités représentent un contrat ou un centre payeur. Numéro de référence 1 : Pour une DUCS de type URSSAF c'est le n° de compte cotisant. DETAIL DES FONCTIONNALITES 73 Le numéro de compte cotisant se renseigne sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet Organismes. Pour une DUCS de type IRC/IP c'est le numéro de contrat indiqué sur la fiche de l'organisme destinataire. Votre organisme de retraite peut vous demander de gérer les unités déclarées par centre payeur, dans ce cas, il convient de renseigner sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet Organismes le n° de centre payeur. Numéro de référence 2 : Cette rubrique indique le code APE de l'établissement déclaré. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et uniquement pour une déclaration TR (Tableau récapitulatif annuel). Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer de l'unité déclarée (régularisation et acompte). Montant 2 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements transport. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si l'unité déclarée comporte plusieurs taux de transport. Montant 3 : Cette rubrique indique le montant des régularisations de l'unité déclarée. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF. Montant 4 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements taxes additionnelles transport. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si l'unité déclarée comporte plusieurs taux de taxes additionnelles transport. Quantité 1 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés rémunérés au cours de la période de référence de la déclaration. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF. Quantité 2 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés inscrits dans l'établissement au dernier jour de la période de référence de la déclaration, y compris les salariés absents pour maladie ou congés (à l'exception des apprentis). Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF. Enregistrement COT : Ligne de cotisation Cet enregistrement décrit la ligne de cotisation. Cet enregistrement est facultatif (non présent dans le cas d'une DUCS néant). Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement COT : Qualifiant ligne cotisation : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code risque indiqué sur la fiche code DUCS. Pour une DUCS de type URSSAF cette rubrique est renseignée avec une valeur fixe non paramétrable. Type de cotisation : Cette rubrique reprend le code déclaré indiqué sur la fiche code DUCS. Instruction codée : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code condition spéciale indiqué sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF. Pourcentage de cotisation : Pour une ducs de type URSSAF cette rubrique n'indique que les taux de cotisations de transport, de taxe additionnelle de transport et d'accident de travail. Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique indique le taux de cotisation. Si la rubrique est de type forfait cette rubrique n'est pas renseignée. Montant monétaire 1 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 1 représente la base déplafonnée. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 1 représente le montant calculé de la cotisation. Montant monétaire 2 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 2 représente la base plafonnée ou la réduction de cotisation. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 2 représente l'assiette ou la valeur unitaire du forfait. Quantité associée 1 : Cette rubrique indique l'effectif concerné par cette ligne. Quantité associée 2 : Pour une ducs de type URSSAF la quantité 2 est utilisée uniquement pour la loi TEPA et représente le nombre d'heures supplémentaires pour les codes 04 et 05. Pour une ducs de type IRC/IP la quantité 2 représente le nombre de forfaits. Numéro référence 1 : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code groupe cotisant indiqué sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 74 Numéro référence 2 : Cette rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire de la cotisation et non de la déclaration. Exemple : Vous transmettez vos déclarations au groupe Malakoff (G022). sur la rubrique référence 1de l'enregistrement MR sera indiqué G022. Par contre sur l'enregistrement COT devra être indiqué le code organisme destinataire de la cotisation, à savoir 0012 si c'est une cotisation à destination de la prévoyance, A202 si c'est une cotisation à destination de l'ARRCO...... Enregistrement TRS : Versement transport Cet enregistrement décrit le versement transport. Il est facultatif et ne doit être présent que si l'unité déclarée comporte des taux transport multiples. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TRS : Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié (Onglet Déclarations). Enregistrement TAT : Taxe additionnelle transport Cet enregistrement décrit le versement de la taxe additionnelle transport. Il est facultatif et ne doit être présent que si l'unité déclarée comporte des taux de taxe transport multiples. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TAT : Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié (Onglet Déclarations). Enregistrement PAI : Paiement Cet enregistrement décrit le paiement. Cet enregistrement est facultatif. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement PAI : Montant réglé : Cette rubrique indique le montant qui va être versé à l'organisme destinataire de la déclaration. Date associée au paiement : La date qui est produite sur cette rubrique est celle indiquée dans l'assistant de préparation à la DUCS. Editeur de déclaration Ajouter un enregistrement : L'ajout se fait par le menu contextuel (clic droit). Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Ajouter" c'est que l'enregistrement ne peut pas être ajouté. Plusieurs raisons : - L'enregistrement ne peut pas être ajouté à l'emplacement sélectionné, - L'enregistrement est déjà présent et ne peut pas l'être une seconde fois. Supprimer : La suppression se fait par le menu contextuel (clic droit). Elle permet de supprimer un enregistrement de la déclaration. Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Supprimer" c'est que l'enregistrement est obligatoire et donc non supprimable. Il n'est pas possible de supprimer une rubrique (partie droite de l'écran). Déclarer le fichier DUCS EDI : Une fois votre fichier vérifié et/ou corrigé, vous devez le déclarer afin qu'il soit au format autorisé par la norme. Pour cela, cliquez sur le bouton "Déclarer" et suivez les étapes. Les erreurs En bas de l'écran vous disposez d'un récapitulatif des erreurs du fichier. Pour corriger une ligne vous pouvez directement saisir dans la colonne "valeur". Certaines rubriques proposent des listes de choix. A vous de sélectionner la valeur attendue. Pensez à enregistrer vos modifications à l'aide du bouton "Enregistrer" située en haut à gauche de l’écran ou par le menu Fichier + Enregistrer. DETAIL DES FONCTIONNALITES 75 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. PARAMETRES DE PAYE Paramètres de paye - Démarrer une tâche Accès : Paramètres de paye - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Ajouter une publication Reports On Line Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des publications. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche publication. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 76 Ajouter un compte Reports On Line Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des comptes du ROL. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche compte du ROL. Variables : permet d'accéder à la liste des variables à saisir et des variables formule. Rubriques : permet d'accéder à la liste des rubriques de brut, des rubriques de cotisation, des rubriques de net, des rubriques de commentaire, des rubriques intermédiaire. Constantes : permet d'accéder à la liste des taux et des plafonds et smic. Tables de calcul : permet d'accéder à la liste des tables de calcul. CONSTANTES Liste des constantes Accès: Paramètres de paye- Constantes La gestion de la liste des constantes est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les constantes créées et enregistrées selon trois onglets: Taux: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type taux Valeurs: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type valeur. Tous: Cet onglet recense l'ensemble des constantes. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les suppressions restent possibles si la constante n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par exemple. Fiche Constantes Accès: Paramètres de paye- Constantes L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est un taux ou une valeur. La sélection détermine la présentation de l'onglet Valeurs. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la constante. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des constantes. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la constante que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets DETAIL DES FONCTIONNALITES 77 Valeurs Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra. Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou l'aide du calendrier, la période (mois et année) à partir de laquelle la constante entre en vigueur. Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est cochée dans la fiche salarié. S'il s'agit d'une valeur : Valeur: Ce champ vous permet de saisir la valeur de la constante, manuellement ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône . Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique en saisissant le code de cette constante. S'il s'agit d'un taux: Taux salarial: Saisissez un taux salarial sous un format de type pourcentage. Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02. Taux patronal: Saisissez un taux patronal sous un format de type pourcentage. Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique par la syntaxe suivante: Code de la constante.tauxsal ou Code de la constante.tauxpat Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. VARIABLES Fiche Variables Accès : Paramètres de paye-Variables L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est de type "à saisir" ou de type "formule". Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la variable. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des variables. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la variable que vous souhaitez ajouter. Report mensuel: Cette option n'apparaît que pour les variables de type "A saisir". Cochez cette option si vous souhaitez que la valeur saisie sur un mois soit reportée les mois suivants. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette variable dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Formule Cet onglet vous permet de saisir la formule nécessaire au calcul de la variable. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 78 Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Cet onglet est disponible uniquement si la variable est de type "formule". Vous ne pouvez pas faire appel à des rubriques dans les variables. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Liste des variables Accès: Paramètres de paye- Variables La gestion de la liste des variables est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les variables créées et enregistrées selon trois onglets: Variables à saisir : Cet onglet affiche uniquement les variables de type A saisir. Variables calculées : Cet onglet affiche uniquement les variables de type Formule. Tous: Cet onglet recense l'ensemble des variables. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les suppressions restent possibles si la variable n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par exemple. RUBRIQUES Liste des rubriques Accès: Paramètres de paye-Rubriques La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes. Cette liste affiche toutes les rubriques créées et enregistrées, triées par type de rubrique. Les onglets suivants sont donc disponibles: Rubrique de brut, Rubrique de cotisation, Rubrique de net, Rubrique de commentaire, Rubrique intermédiaire. L'onglet Tous recense l'ensemble des rubriques. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les suppressions restent possibles si le rubrique n'est pas utilisée dans un profil ou un bulletin. Rubrique de brut Accès: Paramètres de paye- Rubrique- Rubriques de brut L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. DETAIL DES FONCTIONNALITES 79 Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue. Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls. Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Cette information est nécessaire au transfert comptable Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Absences: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un type d'absences. Cette liaison permet d'afficher sur le bulletin, la période d'absence, dès lors qu'une absence de ce type est saisie. Si le type d'absences que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des absences, vous avez la possibilité de créer un nouveau type d'absences en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dates à préciser sur le bulletin: Cette option vous permet de préciser sur le bulletin la période à laquelle correspond cette rubrique afin de le préciser sur vos déclarations. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique. Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique de cotisation Accès: Paramètres de paye- Rubriques- Rubriques de cotisation L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 80 Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner le régime correspondant à la rubrique. Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes, vous avez la possibilité de créer un nouveau régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Organisme : Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme correspondant à la rubrique. Une pré-sélection des organismes est établie sur l'onglet "Courants" selon le régime sélectionné sur le champ précédent. Si l'organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ne pas prendre en compte le taux: Cette option permet de ne pas afficher le détail sur l'état des charges, d'un éventuel changement de taux en cours d'année. Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Contrat : Ce champ permet de lier un contrat de prévoyance pour les rubriques de cotisations de prévoyance, afin de faciliter la déclaration N4DS. Si le Contrat de prévoyance que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des contrats, vous avez la possibilité de créer un nouveau contrat en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type d'activité : Ce champ permet de classer les rubriques par secteur d'activité. Les rubriques visibles dans les listes pages dépendent du ou des types d'activité définis dans les options entreprise. Codes DUCS : Ce champ permet de rattacher le ou les codes DUCS correspondant au type de la rubrique. Sans cela, la déclaration unique des cotisations sociales (DUCS) ne pourra pas fonctionner correctement. Pour rattacher votre code DUCS, cliquez sur l'icône .... Une fenêtre "Codes DUCS associés" s'ouvre. Utilisez le bouton "Ajouter" puis saisissez ou sélectionnez le code DUCS souhaité. Recommencez l'opération autant de fois que vous avez de codes DUCS à paramétrer. Option utiliser les formules par défaut : Cette option signifie que les formules utilisées pour évaluer la rubrique seront celles indiquées sur la fiche code DUCS. Toutefois si les formules ne vous conviennent pas vous avez la possibilité de décocher cette option. A partir de là, le bouton "Formules" deviendra actif et vous pourrez modifier les formules sans avoir à créer une nouvelle fiche code DUCS. Les formules évaluées deviendront celles définies sur la rubrique et non plus celles de la fiche code DUCS. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique DETAIL DES FONCTIONNALITES 81 Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique de net Accès: Paramètres de paye-Rubriques-Rubrique de net L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue. Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls. Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Cette information est nécessaire au transfert comptable. Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique. Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique intermédiaire Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique intermédiaire Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 82 L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... ,de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique. Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique de commentaire Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique de commentaire L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. DETAIL DES FONCTIONNALITES 83 Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ..., de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Afficher dans la colonne: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la colonne dans laquelle vous souhaitez voir s'afficher l'information. Les colonnes disponibles sont Nombre ou Base/Taux salarial/Taux patronal/Gain salarial/Retenue salariale/ Montant patronal. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. TABLES DE CALCUL Fiche Table de calcul Accès: Paramètres de paye-Tables de calcul L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette table est ensuite utilisable dans une fonction ou une rubrique par exemple, grâce à la syntaxe suivante Code de la table de calcul [], en prenant soin de préciser entre crochets les éléments nécessaires au calcul. Le salaire d'un apprenti est défini selon un pourcentage du SMIC d'après son âge et son année de scolarité. Une table de calcul à double entrée permet de stocker les valeurs de ces pourcentages. Ainsi, la table de calcul peut être utilisée dans la rubrique du salaire mensuel de l'apprenti. Le calcul s'effectuera automatiquement grâce à la table de calcul, pour laquelle l'âge et l'année de scolarité ont été renseignés. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la table de calcul que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette table de calcul dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 84 Dimension Les dimensions permettent de renseigner les intervalles ou les valeurs pour lesquelles il existe une donnée correspondante. Il est possible d'avoir une ou deux dimensions. Leur paramétrage est identique. Libellé: Saisissez la description de votre dimension Type: Sélectionnez parmi une liste de valeurs système le type d'intervalle que vous souhaitez : Index: A une valeur correspond une autre valeur. Intervalle: A un intervalle correspond une valeur. Intervalle progressif: les valeurs de chaque intervalle se cumulent. Pour ajouter une ligne dans la grille, cliquer sur le bouton Ajouter au dessus de la grille. Libellé: Saisissez le libellé des lignes de votre table de calcul. Valeur: Champ disponible uniquement pour le type Index. Saisissez une valeur ou taux. Intervalle de début: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif. Saisissez la borne de début de l'intervalle. La valeur sera incluse dans l'intervalle. Sur le premier intervalle, vous pouvez choisir le symbole moins l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de début. Intervalle de fin: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif. Saisissez la borne de fin de l'intervalle. La valeur sera exclue de l'intervalle. Sur le dernier intervalle, vous pouvez choisir le symbole plus l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de fin. Table de calcul Une fois les dimensions paramétrées, saisissez directement dans la table de calcul, les données correspondantes aux différents intervalles ou valeurs. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Liste des tables de calcul Accès : Paramètres de paye - Table de calcul La gestion de la liste des tables de calcul est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les tables de calcul créées et enregistrées. Les suppressions restent possibles si le table de calcul n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par exemple. NATURES DE RUBRIQUE Liste des natures de rubriques Accès : Paramètres - Divers - Natures de rubriques La gestion de la liste des natures des rubriques est commune à toutes les listes. Cette liste affiche toutes les natures de rubriques créées et sauvegardées pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si la nature n'est pas rattachée à une rubrique. Fiche Nature de rubrique Accès : Paramètres de paye- Nature de rubrique L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. DETAIL DES FONCTIONNALITES 85 Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d'après les sous natures ainsi qu'un cumul global généré d'après la nature de rubrique. Vous retrouvez ces cumuls dans la liste page des cumuls avec les syntaxes suivantes: SCAT_Nom de la sous nature pour les cumuls alimentés et CAT_Code de la nature de rubrique pour les cumuls calculés. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la nature de rubrique que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature de rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les Onglets Paramètres Sous natures Code: Saisissez un code limité à 32 caractère de type alphanumérique. Les espaces ne sont pas autorisés. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la sous nature que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette sous nature dans les listes déroulantes en vue standard. Méthodes d'alimentations La ou les méthode(s) d'alimentation choisies seront communes à tous les cumuls correspondant aux sous natures. Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui alimentera le cumul. Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la méthode d'alimentation de la rubrique augmente ou diminue la valeur du cumul. Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/ une formule. Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible. Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. FONCTIONS Liste des fonctions Accès : Paramètres de paye - Fonctions La gestion de la liste des fonctions est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les fonctions créées et enregistrées. Les suppressions restent possibles si la fonction n'est pas utilisée dans une rubrique. Fiche Fonctions Accès : Paramètres de paye-Fonctions L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 86 Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et d'éviter de répéter certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une fonction permet ainsi de diffuser l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même fonction. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Type de retour: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, le format sous lequel la fonction renvoie l'information. Trois types de retour sont disponibles: Numérique/Date/Booléen. Portée: Ce champ permet de définir si la fonction fait appel uniquement à des variables ou bien également à des champs du bulletin. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la fonction que vous souhaitez ajouter. Déclaration: Champ non saisissable. Il précise la syntaxe à utiliser pour interroger cette fonction dans une rubrique par exemple. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette fonction dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Formule Cet onglet permet de saisir une formule, à l'aide de variables, de tables de calcul ou encore d'une autre fonction, etc... Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Paramètres Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule font appel à des valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela, saisir une formule de calcul avec des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à cette fonction. Dans la fonction CP_REGLE_MAINTIEN, suivant la rubrique dans laquelle elle est interrogée, la fonction fait appel aux CP Pris en N ou en N-1. Pour cela, on crée un paramètre CONGES, qui sera remplacé dans la rubrique par CP.Pris N ou CP.PrisN1 selon la rubrique appropriée. Nom: Saisissez un nom de paramètre limité à 32 caractères de type alphanumérique. Type : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type du paramètre. Les types disponibles sont: Numérique/Date/Booléen/Rubrique de brut/Rubrique de net/Rubrique de cotisation/ Valeurs cumulables. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du paramètre que vous souhaitez ajouter. L'ordre dans lequel sont saisis les paramètres devra être conservé lorsqu'ils seront remplacés par les valeurs correspondantes dans une rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. CUMULS Fiche Cumuls Accès : Paramètres de paye-Cumuls L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. DETAIL DES FONCTIONNALITES 87 Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Type Formule: Cette option permet d'alimenter un cumul par une formule de son choix. Une fois l'option cochée, l'onglet Formule apparaît. Cumul de taux : Cette option permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux , l'arrondi se fasse à 3 décimales et non à 2 (standard logiciel) Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des cumuls. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du cumul que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce cumul dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Méthode d'alimentation par défaut Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule n'est pas cochée. Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet. Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui alimentera ce cumul. Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la rubrique augmente ou diminue la valeur du cumul. Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/ une formule. Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible. Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul. Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Alimenté par défaut : Si vous cochez cette option, toutes les rubriques crées selon le type défini dans la colonne "Alimenté par", alimenteront ce cumul. Le cumul sera donc visible par défaut dans l'onglet Cumuls des rubriques en question. Afficher comme propriété : Cocher cette option vous permet d'afficher une propriété qui sera visible dans toutes les rubriques du type défini dans la colonne "Alimenté par", dans la partie Propriétés de l'onglet Paramétrage. Libellé de propriété: Champ saisissable limité à 255 caractères de type alphanumérique, uniquement si l'option "Afficher comme propriété" est cochée. Formule Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule est cochée. Saisissez la formule de votre choix grâce à l'aide à la saisie qui alimentera le cumul crée, indifféremment du type de la rubrique. Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Liste des cumuls Accès: Paramètres de paye- Cumuls La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les cumuls crées et enregistrés selon trois onglets: Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 88 Cumuls alimentés: Cet onglet affiche uniquement les cumuls paramétrés avec une méthode d'alimentation ou bien issus des sous natures de rubrique, ou encore de la création d'un régime. Cumuls calculés: Cet onglet affiche les cumuls de type Formule ou bien issus des natures de rubriques, ou encore de la création d'un régime. Tous: Cet onglet recense l'ensemble des cumuls. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les cumuls créés à partir d'un régime ou d'une nature de rubrique ne peuvent pas être supprimés à partir de la liste des cumuls. Ces cumuls ne peuvent supprimés qu'à partir de la fiche Nature de rubrique ou bien la fiche Régime. Les suppressions restent possibles si le cumul n'est pas utilisée dans une rubrique. Fiche d'une grille de cumuls Accès : Paramètres de paye - Cumuls - Grilles de cumuls En tête Code: Saisissez un code de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du de la grille des cumuls que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette grille dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Cumuls Cet onglet vous permet de définir les cumuls qui vont composés votre grille. Pour ajouter un cumul, deux possibilités : • Le bouton Ajouter, • Menu contextuel + Ajouter (clic droit) Pour insérer un cumul parmi d'autres cumuls, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre cumul puis cliquer sur Insérer. Pour supprimer un cumul, cliquez sur le bouton Supprimer. Vous pouvez changer la position d'un cumul à l'aide des boutons Monter et Descendre. Tranches Cet onglet vous permet de définir les tranches qui vont composés votre grille. Pour ajouter une tranche, 2 possibilités : • Le bouton Ajouter, • Menu contextuel + Ajouter (clic droit) Pour insérer une tranche parmi d'autres tranches, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre tranche puis cliquer sur Insérer. Pour supprimer une tranche, cliquez sur le bouton Supprimer. Vous pouvez changer la position d'une tranche à l'aide des boutons Monter et Descendre. Notes La gestion d'une "Notes" est commune à toutes les fiches. DETAIL DES FONCTIONNALITES 89 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. PARAMETRES Paramètres - Démarrer une tâche Accès : Paramètres - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 90 • Informations société : permet d'accéder aux options du dossier telles que les coordonnées, les préférences graphiques utilisateurs, les préférences utilisateurs, les préférences comptables et de transfert, la police, et la synchronisation... • Services : permet d'accéder à la liste des services. • Natures d'emploi : permet d'accéder à la liste des natures d'emploi. • Régimes de cotisation : permet d'accéder à la liste des régimes. Fiche Banques Accès : Paramètres - Banques La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches. Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques. Créer une fiche Banque est une opération est indispensable pour exécuter les transferts de règlements vers l'application Comptabilité Open Line. Une banque s'identifie par les éléments suivants : Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques. Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque. Ce nom est limité à 40 caractères alphanumériques. Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, - si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par défaut, - si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie, - si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône. Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. DETAIL DES FONCTIONNALITES 91 Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraîne pas la création d’une nouvelle fiche Code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Pays Champ saisissable. Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : Le compte de banque Le journal de banque Onglet Coordonnées bancaires Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte et de définir les éléments nécessaires à l'établissement des fichiers de virements / prélèvements. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 92 Les RIB/BBAN, IBAN et BIC sont les coordonnées de votre compte bancaire : elles se trouvent sur le R.I.B. transmis par votre établissement bancaire. RIB / BBAN Champ saisissable de 46 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur le RIB/BBAN IBAN Champ saisissable de 50 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur l'IBAN BIC Champ saisissable de 11 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), un contrôle de cohérence est réalisée sur le RIB/BBAN et l'IBAN ETEBAC o Numéro national d'emetteur (NNE) Numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des virements informatiques au format CFONB. Champ saisissable de 6 caractères numériques. Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier ETEBAC. o Formater le ficher ETEBAC (retour à la ligne) Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier ETEBAC avec des retours à la ligne. Pour savoir si vous devez ou non sélectionner cette case, vous devez contacter votre banque. SEPA o Identifiant de créancier SEPA (ICS) Champ saisissable de 35 caractères numériques maximum (minimum 8). Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier SEPA. o Formater le ficher SEPA (retour à la ligne) Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier SEPA avec des retours à la ligne. Onglet Notes La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches. PCG - Plan Comptable Général Accès : Paramètres - PCG (Plan comptable général) Le PCG vous donne la liste intégrale des comptes définie par la réglementation. Vous pouvez modifier les vues. Aucune action (ajout, modification, suppression) n'est directement possible dans cette liste. PUBLICATION REPORTS ON LINE Publications Accès : Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publications La gestion de la fiche publication est commune à toutes les fiches. Les publications sont utilisées pour la gestion du site ROL. La fiche publication peut être créée directement depuis : - le menu "Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publication" + ajouter - la publication d’une liste, impression (bouton ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".) Présentation de la fiche DETAIL DES FONCTIONNALITES 93 La fiche publication est composée d’un entête et d’onglets. Entête Libellé* Champ alphanumérique de 80 caractères maximum. La donnée de ce champ est reportée automatiquement dans le champ Dossier de l’onglet document. Description Champ alphanumérique de 200 caractères maximum. Onglets Documents Icône Permet de sélectionner une image pour la publication. Le paramétrage de cet icône est identique à celui des options. Une liste déroulante d'icônes vous est proposée. Vous pouvez en sélectionner un pour votre publication ou par le bouton "Importer", aller chercher une icône d'autre provenance Personnaliser. Cette icône est indépendante du logo du dossier. Nom de la publication dans Reports On Line Champ alphanumérique de 40 caractères maximum. La donnée de ce champ est automatiquement renseignée par le champ Libellé de l’entête. Il reste modifiable. Date de dernière publication Champ date non modifiable. Renseigné automatiquement lors d’une modification dans la publication. Date de prochaine publication Champ date non modifiable. Renseigné automatiquement avec la date de la prochaine publication (définie dans l’onglet périodicité). Inactif Case à cocher. Permet de ne plus envoyer la publication par défaut même si modifier. La publication n’est pas supprimée du site mais elle ne sera pas mise à jour. Modifié depuis le dernier envoi Case à cocher, non saisissable. Permet d’indiquer à l’utilisateur que la fiche publication a été modifiée. Cette indication est reprise dans l’assistant de mise à jour des publications pour que la publication soit sélectionnée par défaut. Liste de documents Cette liste contient tous les documents associés à la publication. Par défaut, vous visualisez la catégorie de document, le nom du document ainsi que la description. Il est possible de : - supprimer un document, - modifier la vue de la liste, - changer la position des documents dans la publication (flèches monter/descendre). Comptes Cet onglet représente dans un tableau la liste des comptes associés à la publication. La gestion de cette liste est commune à toutes les listes. Le bouton "Voir la fiche compte" permet d'ouvrir la fiche du compte. Si aucun compte n’est associé, seul l’administrateur visualisera la publication sur le site une fois qu’elle sera envoyée. Les informations disponibles sont : Login(email) compte utilisateur Reports On Line Liste déroulante permettant de sélectionner le compte à associé à la publication. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 94 Prénom Non modifiable. Prénom du compte. Nom Non modifiable. Nom du compte. Vous pouvez sélectionner en un clic tous les comptes souhaités pour cette publication en réalisant une multisélection dans la liste déroulante des comptes. Périodicité Cet onglet permet de définir le planning d’envoi de la publication sur votre site. La périodicité « aucune » permet de réaliser l’envoi dès que l’action "Envoyer" est sélectionnée. Vous pouvez définir une périodicité pré-définie (Hebdomadaire, mensuel, &ldots;) ou définie par l’utilisateur (toutes les n semaines ou n mois &ldots;). Prochaines dates Cette partie permet de visualiser dates des prochaines publications générées. Ces dates sont définies en fonction d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates). En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour du mois le X du mois, le 3ème lundi du mois, X semaines&ldots; Suite à la création d’une publication et à son enregistrement, le message suivant est affiché : "Vous avez modifié la périodicité de cette publication. Pour que l’envoi se déclenche automatiquement, vous devrez mettre à jour le planificateur de tâche Windows (via l'action de la liste des publications) sur le poste choisi." Le Planificateur de tâches vous permet de programmer un certain nombre d'actions à des horaires définis par vous. Il est accessible en cliquant sur Démarrer/Tous les programmes/Accessoires/Outils système/Tâches planifiées. Depuis la fiche publication, vous avez la possibilité de forcer l’envoi sur le site Reports On Line en cliquant sur le bouton "Envoyer". Actions de la liste publication Envoyer Permet de forcer l’envoi sur le site ROL des publications sélectionnées et actives. Mettre à jour le planificateur de tâche Permet de déclencher la mise à jour sur le site web (ROL) pour les publications avec une périodicité. Un message vous demande confirmation de mise à jour : "Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications seront envoyées automatiquement, selon leur périodicité, à partir de ce poste.". Supprimer la tâche du planificateur Permet de déclencher la suppression d’une tâche planifiée. Un message vous demande confirmation la suppression d’une tâche : "Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications ne seront plus envoyées automatiquement à partir de ce poste." Comptes Accès : Paramètres - Publication Reports On Line &endash; Comptes La gestion de la fiche compte est commune à toutes les fiches. Ces comptes sont utilisés pour la gestion du site Reports On Line. La fiche compte contient : Login (e-mail)* Ce champ doit obligatoirement être au format d’une adresse mail. Dans le cas contraire, un message averti l’utilisateur. Administrateur Case à cocher. Permet au compte d’accéder au site en tant qu’administrateur. Un seul compte peut-être administrateur. DETAIL DES FONCTIONNALITES 95 Nom Champ saisissable. Prénom Champs saisissable. Mot de passe* Obligatoire. Confirmation* Identique au mot de passe Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même compte. Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même login pour le même dossier. Actions A partir de la liste des comptes, il est possible de : - Récupérer les comptes du site - Mettre à jour l'identification CHAMPS SALARIES Services Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Services Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du service que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Service dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Lien de parenté Accès : Paramètres - Liste des champs salariés Les liens de parenté pourront être sélectionnés dans les fiches salariés. La fiche lien de parenté s'identifie par les éléments suivants : Code Le code est à saisir manuellement. Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Il est interdit de créer deux fiches lien de parenté avec le même code. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système. Description Saisissez le libellé du lien de parenté (caractères alphanumériques). Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 96 Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce lien de parenté dans les vues standard, listes déroulantes.... Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Motif d’entrée Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs d’entrée Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif d’entrée dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Situation administrative Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Situation administrative Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du code population que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette situation administrative dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Statut catégoriel Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Statut catégoriel Les statuts catégoriels pourront être sélectionnés dans les fiches salariés et les profils. La fiche statut catégoriel s'identifie par les éléments suivants : Code Le code est à saisir manuellement. Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. DETAIL DES FONCTIONNALITES 97 Il est interdit de créer deux fiches statut catégoriel avec le même code. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système. Description Saisissez le libellé du statut catégoriel (caractères alphanumériques). Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce statut catégoriel dans les vues standard, listes déroulantes.... Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Convention Collective (IDCC) Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Conventions collectives (IDCC) Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système : Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du code IDCC que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Code IDCC dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Nature d’emploi Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Nature d’emploi Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature d'emploi dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 98 Motif de sortie Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs de sorties Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif de sortie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Type de contrat Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Contrats de travail Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Type de contrat de travail dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Spécificité du contrat de travail Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Spécificité du contrat de travail Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : DETAIL DES FONCTIONNALITES 99 Champ saisissable pour indiquer le libellé de la spécificité du contrat que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette spécificité du contrat de travail dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Caractéristique de l’activité Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Caractéristique de l’activité Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système : Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la caractéristique de l’activité du contrat que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caractéristique dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Statut catégoriel CCN Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Statut catégoriel CCN Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du statut catégoriel CCN que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Intitulé du contrat de travail Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Intitulé du contrat de travail Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 100 Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer l’intitulé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet intitulé dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Code emploi PCS-ESE Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Code emploi PCS-ESE Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Catégorie : Saisissez une catégorie. Sous-catégorie : Saisissez une sous-catégorie Description : Champ saisissable pour indiquer l’intitulé de la catégorie socioprofessionnelle que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce code dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Code risque Accès : Paramètres- Divers - Code risque Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du code risque que vous souhaitez ajouter. DETAIL DES FONCTIONNALITES 101 Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime obligatoire Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime obligatoire Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du Régime que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes populations Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Codes populations Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du codes populations que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Assujettissement à l'AGS Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'AGS Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 102 Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Assujettissements à l'assurance chômage Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'assurance chômage Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Exonération à l'assurance chômage Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération à l'assurance chômage Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Exonération URSSAF Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération URSSAF DETAIL DES FONCTIONNALITES 103 Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime risque maladie Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime risque maladie Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime risque maladie que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime Accident de travail Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime accident du travail Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime accident du travail que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 104 Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime vieillesse Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime vieillesse Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime vieillesse que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Titre de séjour Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Titre de séjour Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du titre de séjour que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce titre de séjour dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Catégories Professionnelles spécifiques Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Catégories professionnelles spécifiques Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. DETAIL DES FONCTIONNALITES 105 Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Salarié travaillant pour une entreprise étrangère Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Salarié travaillant pour entreprise étrangère Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer un libellé. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Evènement Prévoyance/Assurance Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Evènements prévoyances/assurance Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de l'événement que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet événement dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Types d'ayants droits Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Types d'ayants droits Code : Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 106 Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'ayants droits que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'ayants droits dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DIVERS Civilités Accès : Paramètres - Divers - Civilités La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques). La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles des personnes morales. La création du dossier propose par défaut une liste de civilités. Les civilités seront disponibles pour les fiches (salariés, établissements). La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes postaux Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir : Le code postal * Saisissez le code postal. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés. La ville * Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques). Le pays * Sélectionnez le pays associé au Code postal. Le département Sélectionnez le département associé au Code postal. Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche. La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Les actions des codes postaux DETAIL DES FONCTIONNALITES 107 A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux". Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux. Départements Accès : Paramètres - Divers - Départements La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches. La fiche "Département" se compose des champs suivants : Le Numéro * Saisissez le code du département. Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques. Le Nom * Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques). Le Pays * Sélectionnez le pays associé au département. La création du dossier propose par défaut une liste de départements. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Pays Accès : Paramètres - Divers - Pays La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches. La fiche "Pays" se compose des éléments suivants : Le code ISO * Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères. Le nom * Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de pays. Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1. Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides : Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes... UE Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Thèmes Accès : Paramètres- Divers -Thème Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiqué le libellé du thème que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce thème dans les listes déroulantes en vue standard. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 108 Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régimes Accès: Paramètres- Divers- Régimes L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de votre régime. Exemple:Irc, Pôle emploi, Cnfb... Le type URSSAF/MSA doit être unique. Code: Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Tranches Cet onglet vous permet de définir les tranches et les méthodes de calcul, rattachées à ce régime. Pour ajouter une tranche, cliquer sur le bouton disponible dans la barre de menu sur le dessus de l'onglet Tranches. Code: Saisir un code, limité à 32 caractères de type alphanumérique. Formule plancher : Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par exemple, en dessous de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur. Formule plafond: Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par exemple, au dessus de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur. Formule du montant de la cotisation: Ce champ vous permet d'indiquer la formule de calcul du montant de la cotisation à l'aide d'une fonction par exemple. Celle-ci sera bornée par les valeurs plancher et plafond précisées précédemment. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Fiches Caisses de cotisations Accès: Paramètres- Divers - Caisses de cotisations En tête Code : Saisissez un code. Ce code doit être unique et ne pourra être modifié après enregistrement. Type de régime : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de régime. Description: Ce champ vous permet de saisir la description de la caisse. SIRET: Ce champ permet de saisir le numéro SIRET de la caisse. DETAIL DES FONCTIONNALITES 109 Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caisse dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Adresse : L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées de l'organisme. Contact: L'onglet Contact permet de visualiser les coordonnées d'un contact établi au sein de l'organisme. Coordonnées bancaires: L'onglet Coordonnées bancaires permet de renseigner les coordonnées bancaires de l'organisme. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. DUCS : Codes DUCS Les codes DUCS EBP ne sont pas modifiables. Si vous devez en modifier-un, dupliquez un code déjà existant. Identifiant : Champ de saisie libre. L'identifiant doit être unique. Par défaut EBP a choisi de mettre un identifiant commençant par un U pour les codes URSSAF, par IRC pour les codes de retraite et IP pour les codes de prévoyance. Type de DUCS : Ce champ permet d'indiquer si le code concerne une déclaration à destination de l'URSSAF ou des Caisses de Retraite et Prévoyance. Format : • Si votre code DUCS est destiné à l'URSSAF, les formats qui peuvent être sélectionnés sont les suivants : Format A - Format B - Format C - Format D - Format E - Format F - Format K - Format R - Format Y - Format Z - Format E Positif - Format F Négatif. Pour connaître la format à utiliser, référez-vous à la liste des codes DUCS fournie par l'ACOSS. Les formats "E positif" et "F négatif" sont propres à EBP. Ils permettent de traiter le cas spécifique de la réduction Fillon. A savoir lorsque le montant de la réduction Fillon est négatif il faut déclarer le code 671 et lorsque le montant est positif il faut déclarer le code 801. Dans tous les cas ces 2 codes ne doivent pas être utilisés en même temps. • Si votre code DUCS est destiné aux organismes de retraite et prévoyance, les formats qui peuvent être sélectionnés sont les suivants : Cotisation IRC en % - Cotisation IRC au forfait - Cotisation IRC en % salaire fictif. Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont de type forfaitaire alors choisissez le format Cotisation IRC au forfait. Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation alors choisissez le format Cotisation IRC en %. Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation et une assiette fictive (cas des salariés temps partiel qui cotisent sur un temps plein) alors choisissez le format Cotisation IRC en % salaire fictif. Code déclaré : Indiquez sur ce champ le type de cotisation. Pour les codes à destination de l'URSSAF ce code correspond au code type personnel fourni par l'ACOSS. Pour les codes à destination des caisses de retraite et prévoyance ce code correspond à la table "ligne_irc_assiette" Régime DUCS : Si le code DUCS est spécifique au régime Alsace /Moselle, sélectionnez Alsace/Moselle. Si le code DUCS est spécifique au régime général (donc autre que Alsace/Moselle), sélectionnez Général. Si le code DUCS n'est pas spécifique à un régime, sélectionnez Tous. Le régime DUCS n'est valable que pour les codes DUCS de type URSSAF. Description : Champ de saisie libre. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 110 Options : Actuellement, seuls les codes 900 et 901 (URSSAF) ont besoin d'avoir une option. Si le code DUCS sert à déclarer le transport, sélectionnez Participe aux taux transports. Si le code DUCS sert à déclarer la taxe additionnelle de transport, sélectionnez Participe aux taxes additionnelles sur les transports. Mode étendu : Par défaut ne sont visibles que les éléments les plus couramment utilisés. Toutefois Tableau Le nombre de lignes et de colonnes affiché dans le tableau dépend du type et du format sélectionnés. Exemple : Si vous choisissez un format A vous aurez 3 lignes A, D, P. Si vous sélectionnez un format E vous aurez seulement 2 lignes D et P. Si vous sélectionnez un format Cotisation IRC en %vous aurez seulement 1 ligne SCS. Type de DUCS URSSAF Conditions spéciales : Les conditions spéciales dépendent du format sélectionné. Certains formats proposent les conditions A,D et P d'autres seulement D et P.... Taux : Dans la colonne Taux indiquez les constantes utilisées pour calculer ce code DUCS. Base déplafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base déplafonnée. Par défaut, en général la base déplafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale" Il est important de faire appel aux constantes, elles permettent de détecter les dates d'applications dans le fichier EDI. Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression. Base plafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base plafonnée. Par défaut, en général la base plafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale" Certains montants comme celui de la réduction Fillon, par exemple, doivent être négatifs à l'impression et déclarés en positif en EDI. Cette option permet de gérer cette particularité. Type de DUCS IRC/IP Conditions spéciales : Par défaut, seule la condition spéciale SCS est visible. Pour voir les autres conditions possibles, cochez l'option "Mode étendu". Les conditions spéciales correspondent à la table "AGIRC & ARRCO des conditions spéciales de Cotisations". il n'est pas possible d'ajouter de nouvelles valeurs à la liste proposée. Code risque : Les codes risques correspondent à la table "Codes risques". Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression. Code groupe cotisant : Les codes groupes cotisants correspondent à la table "Catégories de population CPN Agirc Arrco" SOCIETE Entreprise Accès : Paramètres- Société-Entreprise SIREN : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIREN de votre entreprise. Il est limité à 9 caractères numériques. Nombre de fractions pour la norme 4DS : La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet, si vous souhaitez fractionner votre fichier N4DS vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les préférences de votre dossier le numéro de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre total de fraction que vous possédez. Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant. DETAIL DES FONCTIONNALITES 111 Utiliser les données de l'expert pour les déclarations : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Tiers rédacteur, complété avec les informations de l'expert comptable. Déclaration DUCS déclarée en EDI : Cette option est cochée par défaut et ne sert qu'à la déclaration DUCS EDI annuelle (TR) à destination de l'URSSAF. Elle sert à indiquer si vous effectuez vos déclarations DUCS mensuelles et trimestrielles en EDI. Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE) : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Emetteur, complété avec les informations de l'établissement destinataire du CRE. Etablissement destinataire du CRE : Ce champ ne peut être renseigné que si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée. Il permet la sélection de l'établissement émetteur de la déclaration et donc destinataire du compte rendu d'exploitation. Etablissement en versement lieu unique (VLU) : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Entité de regroupement. Cette option ne doit être cochée que si vous pratiquez le paiement groupé (Versement en lieu unique) pour vos déclarations EDI à destination de l'URSSAF. Etablissement déclarant : Ce champ vous permet de saisir ou de sélectionner l'établissement déclarant. Si l'établissement que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Etablissement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type d'activité : Cochez le ou les types d'activité de votre entreprise. Par conséquent, les listes pages de votre dossier n'afficheront que les paramètres de paye correspondant au type d'activité sélectionné. Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Contact : Ce champ vous permet de saisir le nom d'un contact au sein de l'établissement déclarant. SIRET : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIRET de l'établissement déclarant. Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 112 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Voir l'établissement principal : Ce bouton permet de visualiser la fiche établissement de votre établissement principal. Par défaut, il s'agit du premier établissement que vous avez crée. Préférences utilisateurs Impression des bulletins Nombre d'exemplaires : Ce champ permet de saisir le nombre d'exemplaires de bulletins que vous souhaitez imprimer à chaque impression. Limité à 99 exemplaires. Gérer les duplicatas en impression de bulletin : Cette option permet de générer, par défaut, un duplicata de bulletin à chaque impression ou aperçu du bulletin. Calcul automatique du bulletin Calcul automatique du bulletin lors de la préparation à partir du profil ou à partir du bulletin précédent : Cette option est cochée par défaut. Si vous décochez cette option, vos bulletins ne seront pas calculés après leur préparation, et la coche "Calcul du bulletin"dans la fenêtre de préparation en masse sera décochée. Vous devez calculer un bulletin pour le valider. Contrôle de la fiche salarié Contrôles de la fiche salarié : Ce champ permet de sélectionner, parmi une liste de valeurs système, le moment où vous souhaitez, ou non, être averti, par un message bloquant, des champs obligatoires à la déclaration N4DS. Sont disponibles: A l'enregistrement du salarié/ A la validation du bulletin/ Aucun contrôle. Avertir au moment du calcul du bulletin CP pris par anticipation : Si vous cochez cette option, un message vous averti que votre salarié prend des congés payés par anticipation, lorsque le reste de CP sur l'exercice N-1 est insuffisant et que les CP sont désormais décompté sur l'exercice N. Total CP reste sur N négatif : Si vous cochez cette option, un message vous avertit que votre salarié prend des congés payés qu'il n'a pas encore acquis, et que par conséquent le reste de l'exercice N est négatif. Une rubrique est rattachée à un organisme qui n'est pas affecté au salarié : Cette option, cochée par défaut, vous averti par un message bloquant au calcul du bulletin, qu'une rubrique du profil du salarié fait appel à un organisme auquel votre salarié n'est pas rattaché. Nous vous conseillons de compléter l'onglet Paye de votre salarié. Le salarié est rattaché à un organisme qui n'est pas présent dans les rubriques : Cette option, cochée par défaut, vous averti par un message non bloquant, qu'un organisme rattaché à votre salarié n'est pas utilisé dans les rubriques du profil de votre salarié. Appliquer les contrôles des organismes lorsque le bulletin est crée sans profil : Cette option est décochée par défaut. Vous pouvez cocher cette option pour activer les messages d'avertissements au calcul du bulletin. Saisie des absences Calcul automatique du bulletin à la saisie, la modification et la suppression des absences : Cette option vous permet, si vous la cochez, de lancer un recalcul automatique du bulletin dès que vous saisissez, modifiez ou supprimez une absence dans l'onglet Saisie des Congés/Absences du bulletin. Avertir lorsque la saisie d'une période d'absence est antérieure à la période emploi : Cette option permet d'afficher un message d'avertissement lorsque vous saisissez une période d'absence antérieure à la période d'emploi du bulletin. Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications : Cette option permet de saisir des caractères différents de A...Z 0...9. DETAIL DES FONCTIONNALITES 113 Les points suivants ne sont pas concernés par les caractères supplémentaires : - Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement. - Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . - Matricule des salariés Conserver le matricule pour tous les contrats du salarié : Cette option est cochée par défaut. Elle permet de garder le même matricule pour chaque contrat du salarié. Si vous décochez l'option, l'implémentation du matricule s'effectuera suivant les règles définies dans la fiche établissement. Options - Expert- Cabinet Accès : Paramètres - Société Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Identification Forme Juridique ou Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône Nom - Raison sociale Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. SIRET Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques. Adresse du cabinet Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 114 Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Les préférences de transfert Accès: Paramètres-Société-Les préférences comptables Les montants négatifs Montants négatifs présents dans les bulletins: Ce champ permet de sélectionner dans la liste déroulante la méthode de comptabilisation des montants négatifs. Deux possibilités: • Conserver le signe et le sens, • Inverser le signe et le sens. Si l'on conserve le signe et le sens un montant de -100 au débit en paye, sera comptabilisé -100 au débit en comptabilité, si l'on inverse le signe et le sens, un montant de -100 au débit en paye sera comptabilisé +100 au crédit en comptabilité. Détail des écritures Détailler les parts salariales et patronales: Cette option permet de distinguer les écritures comptables liées à la part patronales de celles de la part salariales. Libellés des écritures Cette zone vous permet de personnaliser le libellé des écritures générées lors du transfert comptable. Pour cela, saisissez dans le champ adéquate le libellé que vous souhaitez voir s'afficher dans vos écritures comptables. Les numéros entre accolades permettent d'associer de manière automatique et personnalisée, lors du transfert comptable, le champ auxquels ils correspondent. Options - Général Accès : Paramètres - Société - Général Police des caractères Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) : Police par défaut Taille par défaut Synchronisation Accès : Paramètres - Société - Synchronisation Vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Synchronisation automatique des données DETAIL DES FONCTIONNALITES 115 Cette case à cocher permet de définir la liaison automatique entre les applications. Liste des dossiers liés par application Cette liste contient les dossiers liés par application, leurs versions, les identifiants et les informations de connexion pour chaque dossier. Par défaut, cette liste contient uniquement le dossier en cours pour l'application ouverte. Vous pouvez associer d'autres dossiers en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier de l'application déliée. Après la déliaison des dossiers Comptabilité et Gestion commerciale, les pointages exécutés dans l'autre application sont conservés et l'application restante se les approprie : ils deviennent donc directement modifiables. Pour connaître les liaisons possibles, reportez-vous à la page Liaisons entre applications. Champs personnalisés Accès : Paramètres - Champs personnalisés. Cet assistant permet de créer des champs personnalisés pour les tables : o Salarié, o Etablissement. Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la fiche ou le document ou ligne de document. L'ajout de champs personnalisés est limité à 30 champs par table. La création et le renseignement par une "valeur par défaut" des champs personnalisés ne sont pas rétroactifs. Nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos fiches. Création des champs personnalisés Pour créer un champ personnalisé, vous devez sélectionner la table ou vous souhaitez un nouveau champ puis cliquer sur le bouton "Ajouter un champ" pour sélectionner un type et un nom de champ. En fonction du type de champ créé, différentes options complémentaires sont à définir : Mémo Texte enrichi Texte Entier Décimal Date Date/Heure Valeur facultative Valeur par défaut Valeurs autorisées Longueur maximale Valeur minimale Valeur maximale Formule Nombre de décimales stockées Nombre de décimales affichées Date d'aujourd'hui par défaut Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 116 Par défaut, quelque soit le type un nouveau champ la saisie d'une valeur est toujours facultative. Pour le type de champ "date", la date du jour "système" est toujours en "valeur par défaut". L'option "Date d'aujourd'hui par défaut" permet d'avoir une date fixe à la date du jour de création de la fiche. Pour les champs de type "texte", saisissez une longueur maximale au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres champs. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1. Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de valeurs autorisées. Si des valeurs sont autorisées : - la valeur par défaut doit être présente dans la liste des valeurs autorisés, - les valeurs autorisées doivent être comprises dans l'intervalle des valeurs minimales et maximales. Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé d'une fiche soient recopiées dans un document, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables (voir avoir un exemple cliquez ici). Modification des champs personnalisés Si vous souhaitez modifier un champ personnalisé, vous devrez sélectionner le champ à modifier puis effectuer les modifications souhaitées. Le nom du champ dans la base et le type de données ne sont pas modifiables. Vous pouvez à tous moment ajouter, modifier ou supprimer des valeurs autorisées. Suppression des champs personnalisés Si vous ne souhaitez plus/pas d'un champ personnalisé créé précédemment, vous devez sélectionner le champ puis cliquer sur "Supprimer un champ". La suppression du champ sera définitive à la validation de la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton OK. Donc si vous annulez les modifications/suppression sur la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton "Annuler", le champ sera toujours présent. Ordre des champs personnalisés Si vous souhaitez positionner verticalement les champs personnalisés dans les fiches, vous devez sélectionner le champs puis cliquer sur Monter ou Descendre. Validation de la création de champs personnalisés Suite à la validation par le bouton OK de la fenêtre des champs personnalisés, vous pouvez renseigner ceux-ci dans les fiches et lignes. Visualisation des champs personnalisés Suite à la création d'un champ personnalisé pour au moins l'une des tables Salariés, Etablissements, un onglet "champs personnalisés" est créé sur chaque fiche concernée. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye DETAIL DES FONCTIONNALITES 117 Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. OUTILS Sauvegarde rapide Accès : Outils - Sauvegarde rapide La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée. La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde "classique" effectuée précédemment. Une seule étape "résumé des éléments" est affichée. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide. Sauvegarde Accès : Outils - Sauvegarde La sauvegarde passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 118 Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde. Choix des informations à inclure dans la sauvegarde L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier. L'assistant de sauvegarde sélectionne automatiquement la sauvegarde du dossier ("Inclure le dossier"). Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire. Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier. L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de l'application à sauvegarder Par défaut, vous avez au minimum une application affichée. Cette application est celle à partir de laquelle vous demandez la sauvegarde (application en cours de fonctionnement). Si votre dossier est lié entre la Gestion commerciale et Comptabilité, vous aurez 2 lignes d'application. Nous vous conseillons de sauvegarder toutes les applications liées à votre dossier. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Informations nécessaires à la sauvegarde Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire doit être saisi dans la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur". "Chemin réseau partagé" (texte jusqu'à version 1.0.1). Indiquez, dans la zone "Chemin local correspondant sur le serveur", le chemin physique pour accéder au répertoire partagé depuis le poste serveur. (texte jusqu'à version 1.0.1) Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde. Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde. Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de la destination de la sauvegarde Cette partie vous propose de sélectionner la destination de votre sauvegarde Disque local Case sélectionnée par défaut. Cochez cette case si vous souhaitez réaliser la sauvegarde sur le disque dur. Dossier de sauvegarde Suite à la sélection de la case ci-dessous, sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez. DETAIL DES FONCTIONNALITES 119 Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Sauvegarde en ligne Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Mot de passe Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec un partenaire. Commentaire Le renseignement de ce champ est facultatif. Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde. Envoi d’une sauvegarde à un partenaire Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de sauvegarde. Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur ”r;Vous souhaitez accéder à une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client effectuées avec ce mot de passe. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde. Restauration Accès : Outils - Restauration La restauration de dossier passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci. Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Sélection de la sauvegarde à restaurer Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez restaurer. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des informations à inclure dans la restauration Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration). Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. Choix de l'application à sauvegarder Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 120 Par défaut, vous avez au minimum une application affichée. Cette application et les éventuelles autres applications proviennent du fichier de sauvegarde. Nous vous conseillons de restaurer toutes les applications liées à votre dossier. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix du type d'installation Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes : - Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la restauration du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la destination de la restauration (voir paragraphe suivant). La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix de la destination de la restauration Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données. Nom du dossier DETAIL DES FONCTIONNALITES 121 Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier d'origine". Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données. Historique de sauvegarde Accès : Outils - Historique de sauvegarde L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant : - la date de la sauvegarde, - le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde, - le nom de l'ordinateur (poste), - la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde. Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. EBP sauvegarde est un service payant. La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge ses sauvegardes s'il a besoin de faire une restauration. La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration. o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne. o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la place de votre disque local. o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web. Comment effectuer une clôture mensuelle ? La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période. Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une clôture annuelle. La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique, - soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 122 Comment effectuer une clôture annuelle ? La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF. La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez : - soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Comment effectuer une déclôture mensuelle ? La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période courante. La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique, - soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique. Comment effectuer une déclôture annuelle ? La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable. La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant. La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle. Mettre à jour le paramétrage Accès : Outils &endash; Mettre à jour le paramétrage Cette option vous permet d'importer des fichiers de mise à jour de paramétrage. Les modifications sont très souvent liées à des changements de la législation (plafonds sécurité sociale, smic...) Si votre dossier est à jour et que vous accédez à ce menu, vous aurez un message "Votre dossier est à jour". Dans le cas où une mise à jour est disponible, une fenêtre "Mise à jour du paramétrage" s'ouvre. 2 possibilités s'offrent à vous : • Mettre à jour le paramétrage système : Cela signifie que vous souhaitez intégrer les nouveautés du paramétrage système. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Elle est composée de 2 onglets : - Mise à jour : indique les éléments que vous pouvez ou non mettre à jour. Pour qu'une ligne soit importée, elle doit être cochée. Pour plus de rapidité vous disposez des boutons "Sélectionner tout" et "Désélectionner tout" - Ajout : indique les nouveaux éléments qui n'existent pas encore dans votre dossier et qui vont donc être créés. Pour tous les éléments de type Ajout vous n'avez pas la possibilité de choisir de les importer ou non. Paramétrage système signifie que seuls les éléments propres à EBP seront modifiés. • Plus tard : Cela signifie que le paramétrage de votre dossier n'est pas modifié. Si vous souhaitez le faire par la suite, vous le pouvez par le menu Outils + Mettre à jour le paramétrage. DETAIL DES FONCTIONNALITES 123 Actions disponibles Importer maintenant : Importe les éléments de mise à jour que vous avez sélectionnés, plus tous les ajouts. Plus tard : Le paramétrage de votre dossier n'est pas mis à jour. Détail de la mise à jour : C'est un document qui récapitule dans son ensemble toutes les modifications de paramétrage apportées à la version. Assistant de maintenance des données Accès : Outils - Maintenance de données Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Bienvenue... Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant. Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône de la liste déroulante puis cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de donnée Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle (Défragmenter les index, compacter). Verrous Permet de supprimer les verrous d'un ou de tous les utilisateurs, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Utilisateurs Permet de supprimer les connections d'un ou de tous les utilisateurs. Recalculer Permet de recalculer tous les compteurs. Configuration Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la position des fenêtres , les vues personnalisées Olap et les tableaux de bord personnalisés. Liaison de dossier Permet de supprimer les liaisons de dossier entre les applications. Il faut re-créer les raccourcis pour accéder aux dossiers de chaque application. Barre de navigation L'opération "réinitialiser les favoris de la barre de navigation" permet de supprimer de la base les informations concernant les favoris. Cette opération est irréversible. Pour récupérer les favoris, il faudra restaurer un dossier ou importer les favoris (import/export de la configuration). Base de démonstration L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une maintenance sur la base de démonstration. Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente à une restauration du dossier de démonstration. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 124 Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de la maintenance En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée. Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". Journal des événements Accès : Outils - Journal des événements Le journal des événements stocke chaque information concernant : - la clôture périodique ; - la clôture annuelle ; - la déclôture périodique ; - la déclôture annuelle ; - la dévalidation des bulletins. Le journal des événements recense l'ensemble des événements qui nécessite d'être tracé sur un même dossier. Ces événements sont de deux types : les événements sans justificatifs et les événements avec justificatifs. - Evénement sans justificatif : L'événement est automatiquement enregistré par l'application et sa génération est invisible à l'utilisateur. C'est le cas, par exemple, lorsque vous effectuez une clôture périodique. - Evénement avec justificatif : L'événement est automatiquement créé par l'application, mais vous devez saisir une justification. C'est le cas, par exemple, lorsque vous demandez une déclôture périodique. Dans tous les cas, il est possible d'éditer à tout moment le journal récapitulant tous les événements intervenus sur un dossier, et cela quelque soit l'exercice courant. Le journal des évènements est affiché à titre informatif : la modification et la suppression y sont impossibles. Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs. Supprimer un dossier Accès : Outils - Supprimer un dossier Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier. Bienvenue... ...dans l'assistant suppression de dossier. Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage. Choix du raccourci vers le dossier à supprimer Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer. Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné. Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier raccourci. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. DETAIL DES FONCTIONNALITES 125 Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier. Archivage Accès : Outils - Archivage L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi. Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Traitement de l'archivage L'archivage passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage des données. Bienvenue... Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser.... Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage. • Sélectionnez le dossier à archiver Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...". Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche. • Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur. Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer. Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. L'archivage de données est une opération qui peut être longue. Format du fichier d'archive Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv). Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive. Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes) apparaissent en clair. Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 126 Import paramétrable Accès : Outils &endash; Import paramétrable L’import paramétrable vous permet d’importer un fichier de salariés de n'importe quel format. Définissez vousmême le format d'import en vous laissant guider par l'assistant. Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page : • Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre. • Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement. Bienvenue Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée. Destination et source de l’import Choisissez le type de données à importer : • Salariés : Ce type permet d'importer des salariés. Sélectionnez le fichier à importer. Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré. Codage du fichier • Champs délimités ou Champs en largeur fixe : le choix est automatique en fonction du contenu fichier. - Champs délimités signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le pointvirgule, la virgule, l’espace, la tabulation &ldots;). - Champs en largeur fixe signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne. • Commencer l’import à la ligne &ldots; permet d’indiquer le n° de la 1ère ligne à importer (dans le cas où les fichiers contiennent une entête à ignorer). • Ligne d’entête, la première ligne contient le nom des champs : à cocher lorsque le fichier contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des colonnes et des champs. Largeur des champs : uniquement avec des champs en largeur fixe Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de caractères. Séparateurs / Identificateurs : uniquement avec des champs délimités Indiquez le caractère séparateur des champs. Indiquez si besoin le caractère délimitant les champs (l’identificateur guillemet par exemple). Association Associez chaque champ avec la colonne correspondante. Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain import d’un fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à l’étape de début. Ces différents formats de date sont acceptés : année sur 2 ou 4 caractères ; avec ou sans séparateur de type /. - JJMMAA - JJ/MM/AA - JJMMAAAA - JJ/MM/AAAA Import des salariés issus de EBP Paye V16 DETAIL DES FONCTIONNALITES 127 Accès : Outils &endash; Import des salariés issus de EBP Paye V16 Cet import vous permet d’importer un fichier de salariés provenant de l'application EBP Paye version 16.0.0 au minimum. L'import se fait en automatique. Contrairement à l'import paramétrable il n'y a d'association des champs. Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page : • Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre. • Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement. Bienvenue Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée. Import des salariés Pour effectuer cette opération, vous devez avoir au préalable effectué un export de vos salariés à partir de l'application EBP Paye. • Fichier .Sal à importer : Sélectionnez le fichier à importer. Le fichier doit avoir l'extension .SAL. • Etablissement d'affectation du fichier : Sélectionner l'établissement d'affectation. • Tous les salariés sont affectés au même établissement : Cette option permet de rattacher automatiquement tous les salariés au même établissement. Cette option n'est valable que dans le cas d'un dossier multi-établissements. Dans le cas où elle est décochée, l'établissement d'affectation sera à renseigner salarié par salarié. • Période courante du fichier source Paye V16 : Dans l'application EBP Paye l'ancienneté se gère en nombre de mois alors que dans la paye Open Line c'est une date. Afin de recalculer la date d'ancienneté par rapport au nombre de mois, il faut indiquer la période courante actuelle de votre dossier dans EBP Paye. • Prendre la date d'entrée en tant que date d'ancienneté : Cette option permet d'indiquer comme date d'ancienneté la même que celle de la date d'entrée. Si cette option est cochée le champ "période courante" est ignoré. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter l'import. OPTIONS Options - Général Accès : Paramètres - Société - Général Police des caractères Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) : Police par défaut Taille par défaut 129 INFORMATIONS SOCIETÉ Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix: • Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi. • Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 131 Glossaire Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale. Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z A Acompte Absent B BBAN Le BBAN (Basic Bank Account Number : numéro de compte) est l'élément du(des) système(s) national(aux) de numérotation des comptes utilisé dans chaque pays par les institutions financières pour identifier de manière unique le compte d'un client dans une institution financière. BIC Le BIC (Bank Identifier Code) permet d'effectuer un transfert transfrontalier dont le coût pour le titulaire du compte ne dépasse pas le coût d'un virement dans le réseau national de la banque. La norme définit la structure et les composantes d'un code universel d'identification des banques (BIC), destiné à être utilisé dans les traitements automatisés dans les milieux bancaires et financiers. La Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) gère l'enregistrement de ces codes. Pour cette raison, le BIC est aussi souvent appelé code SWIFT. C D E F I IBAN IBAN pour International Bank Account Number. C'est un numéro de compte bancaire international (IBAN) élaborée par l'Organisation internationale de normalisation (ISO) et le European Committee for Banking Standards (ECBS). M Modes de règlement Définissent de quelle manière les clients procèderont aux règlements des factures établies en leur nom. N NAF Nomenclature des Activités Françaises qui permet la codification de l'APE, c'est-à-dire de l'activité principale exercée dans l'entreprise ou l'association. Le code NAF est l'un des codes INSEE. Cette nomenclature d'activités françaises a été instaurée par le décret n 92-1129 du 2 octobre 1992. Le code NAF est apposé par l'INSEE lors de son enregistrement auprès du Registre des Greffes du Tribunal du Commerce. On parle de code APE de 1973 à 1992 et de code NAF depuis le 1er janvier 1993. La nomenclature d'activités française révision 1 (NAF rév. 1, 2003) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2003 à la NAF de 1993. La NAF rév. 1 reprend tous les niveaux de la NACE rév. 1.1 (nomenclature d'activités de la communauté européenne) et y ajoute un niveau national qui éclate (ou non) les classes de la NACE (niveau le plus détaillé) pour tenir compte des spécificités et des habitudes nationales. La nomenclature d'activités française révision 2 (NAF rév. 2, 2008) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2008 à la NAF rév. 1 datant de 2003. Depuis le 1er janvier 2008 (révision 2-2008), le code NAF est composé de 4 chiffres et une lettre. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 132 Exemple d'utilisation du code NAF : On le trouve sur le bulletin de salaire, c'est un élément obligatoire. NIC P Présent R RIB RIB pour relevé d'identité bancaire en France Le RIB est un document papier qui contient l'identité du titulaire d'un compte-chèques. S SIREN Système d’Identification du Répertoire des ENtreprises qui est un code INSEE. Il est attribué aux entreprises françaises lors de leur immatriculation quelle que soit leur forme juridique. Le SIREN identifie de façon unique chaque entreprise. Les SIREN existent au sein d'un répertoire géré par l'INSEE, SIRENE. Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l'entreprise. Il correspond au NIR (n° de sécurité sociale) des personnes physiques. Il est composé de neuf chiffres, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle. Il sert de base pour le numéro d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), pour le numéro d'inscription au Répertoire des Métiers (RM) et pour le numéro d'opérateur sur le marché intracommunautaire (TVA) N° Siren : 732 829 320. Source INSEE SIRET Le numéro SIRET est un identifiant d'établissement. Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties : - la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient l'unité SIRET ; - la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET. Source INSEE Sorti T 133 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 134 EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. Convention d'utilisation d'EBP 135 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MSSQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 136 conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Convention d'utilisation d'EBP 137 Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 139 MISE EN ROUTE Configuration minimale requise Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) : Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur Mémoire : 3 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 3 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP3 o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs. Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 4.5 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 4.0 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SLQ Server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp". Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé. L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegardes et restaurations simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. SQL Server Compact Edition 3.5 SP2 est également installé. Ensuite, les éléments composant le logiciel sont installés. Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel . Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser les fonctions du logiciel pendant 40 jours en version limitée : 4 mois de paye, clôture annuelle impossible, la déclaration N4DS et le transfert comptable limité à 3 salariés. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 salariés maximum, les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 140 L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : • La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. • Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). • La licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. • Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. 141 INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : • Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. • Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. • Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. • Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. • Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) • Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. • Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : des menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, édition, affichage...) Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des menus et fonctions associées Favoris : Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation. Salariés : Démarrer une tâche, Salariés, Documents administratifs, Modèles de documents,Saisie des congés et absences, Types d'absences, Interrogation des données de paye, Impressions ; Bulletins : Démarrer une tâche, Bulletins, Profils, Préparation des bulletins, Calcul des bulletins, Salariés, Documents administratifs, Saisie des variables, Grille de saisie, Saisie des congés et absences, Interrogation des données de paye, Impressions; Etablissements : Démarrer une tâche, Etablissements, Taux AT, Taux transport, Planning, Organismes, Contrat de prévoyance, Documents administratifs, Modèles de documents, Impressions ; Opérations : Démarrer une tâche, Transfert en comptabilité, Communication Entreprise-Expert, Historique des transferts comptables, Virements des salaires, Moyens de paiement, Impressions ; Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 142 Paramètres de paye : Démarrer une tâche, Constantes taux, Constantes plafonds et smic, Variables à saisir, Variables calculées, Grille de saisie, Rubriques de brut, Rubriques de cotisation, Rubriques de net, Rubriques de commentaire, Rubriques intermédiaires, Natures de rubriques, Tables de calcul, Fonctions, Cumuls alimentés, Cumuls calculés, Grilles de cumuls, Impressions ; Paramètres : Démarrer une tâche, Banques, Plan comptable général, Régimes, Caisses, Thèmes, Type d'Absences, Classeurs, Code risque, Civilités, Pays, Codes postaux, Départements, Moyens de paiement, Codes Naf, Entreprise, Préférences graphiques utilisateurs, Préférences utilisateurs, Préférences comptables, Préférences de transfert, Général, Synchronisation, Utilisateurs, Groupes d'utilisateurs; Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : • Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. • Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] • Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] • Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). • Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. • Les champs inaccessibles sont grisés. Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Profil salarié" dans la fiche salarié, onglet Paye - Champ "Pays" dans les parties Adresses... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], INFORMATIONS GÉNÉRALES 143 l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être : mono : sélection d'une seule donnée choix d'un service dans la fiche salarié ou multi : sélection de plusieurs données choix de plusieurs rubriques dans le corps du bulletin Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existantes en mode modification. Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 144 Souligné Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de sur-lignage Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. Réinitialiser le style Cliquez sur cet icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police. Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). Barres d'outils du corps des documents Menu contextuel du corps des documents Dans le corps d'un bulletin, vous disposez d'une barre d'outils d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions : Supprimer Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée. Editer les Vues Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis, sélectionnez les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. INFORMATIONS GÉNÉRALES 145 Monter/Descendre Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. Voir rubrique Ce bouton permet d'accéder directement à la rubrique sélectionnée. Afficher le complément Ce bouton permet d'afficher les compléments de lignes définis dans les formules de vos rubriques. FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste. Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (saisie pratique...), vous devez : - soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter (Ajouter + sélection de la fiche à créer), - soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton Ajouter. Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer :  la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,  le ligne sélectionnée de la liste ouverte : Imprimer la sélection... Ctrl +MAJ + P,  la liste ouverte : Imprimer la liste. ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". Permet de réaliser une publication. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 146 Déplier tout ou Replier tout Permet de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. Sauvegarde rapide Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur". Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'en-tête des colonnes, des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez, sur au moins une colonne de la liste, en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : o Trier par ordre croissant o Trier par ordre décroissant o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent) Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier dans un ordre croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée. Regrouper o Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui-ci. o Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'en-tête des colonnes + menu contextuel (clic droit). Une bande grisée apparaît alors au-dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes o Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. o Ajustement automatique de toutes les colonnes La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition. Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). INFORMATIONS GÉNÉRALES 147 Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/Paye/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : • Exporter la sélection consiste à exporter uniquement les lignes, de la fenêtre principale de navigation, sélectionnées. • Exporter Tout consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou non dans la vue. Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des Listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Présentation de l’éditeur L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code utilisateur et code Groupe. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 148 Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter. Une boite s’affiche alors pour affecter le vue : • A tous les utilisateurs • un utilisateur précis • un groupe précis Actions disponibles Les actions disponibles sont : o Ajouter : permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). o Modifier : permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). o Supprimer : permet de supprimer définitivement la vue Les vues système ne sont pas supprimables o Dupliquer : permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. o Affecter : Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multiutilisateurs et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé. o Défaut : Permet de définir une vue en "affichage par défaut" Vous pouvez également importer ou exporter une vue. Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Vues multi-utilisateurs Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier. Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue. Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur. Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes. Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs. Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et tableau de bord Editeur de requêtes Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment renommée. d'importer ou exporter une requête (fichier qry). Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en "Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition INFORMATIONS GÉNÉRALES 149 Ajouter une requête de détail Ajouter une somme GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. Sauvegarde d'une fiche Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Sauvegarder et Nouveau Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Sauvegarder et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. Fichier - Imprimer ou Ctrl + P Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une "info bulle" le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - Annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. Edition - Désactiver le Annuler/Refaire Permet de neutraliser les actions Annuler et refaire. Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche. Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 150 Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation Actions -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Salarié a pour actions associées : Ajouter un nouveau contrat, Nouvelle entrée... Un Bulletin a pour actions associées : Voir salarié, Créer un profil, Valider... Vues - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vues - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. Notes La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. La zone de saisie libre, vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. 151 COMMENT FAIRE...? COMMENT COMMENCER ? Interface EBP Paye Open Line PRO, évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : • Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. • Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. • Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. • Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. • Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) • Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. • Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'Ouvrir le dernier dossier, de Créer un nouveau dossier, d'Ouvrir le dossier de démonstration, d'Ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Sociétés. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes : Préférences graphique utilisateurs : Permet de déterminer le thème des rubriques. Préférences utilisateurs : Permet de définir les contrôles de la fiche salarié, les avertissements liés au calcul du bulletin, les règles de saisie des absences. Préférences comptables : Permet de définir le paramètrage des comptes comptables. Préférences de transfert : Permet de déterminer les libellés des écritures comptables, le détail des écritures. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 152 Les données de base Un certain nombre de données peut être crée au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches Salariés : • Les natures d'emplois, • Les conventions collectives, • Les Codes emplois (PCS-ESE) Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier : • Les civilités, • Les codes postaux, • Les départements, • Les pays, • Les codes NAF. Comment créer les données principales Après avoir créé les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos établissements, de vos salariés et de vos bulletins. Création d'un établissement Vous pouvez accéder à la liste des établissements depuis le menu Etablissements - Etablissements La liste des établissements répertorie l'ensemble des établissements existants sur le dossier. Elle permet, entre autres, d'identifier la période de paye, d'effectuer une clôture ou déclôture périodique grâce aux tâches Clôture périodique et Déclôture périodique. Pour créer un établissement, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter". Création d'un salarié Vous pouvez accéder à la liste des salariés depuis le menu Salariés - Salariés. La liste des salariés répertorie l'ensemble des salariés existants sur le dossier. Si vous avez plusieurs établissements pour le dossier, la liste des salariés sera triée tout d'abord par établissement. Pour créer un salarié, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter" ou bien encore la tâche Assistant de création d'un salarié. Remplissez alors les champs de paramétrage, comme la date d'entrée dans l'entreprise, le profil, le salaire, l'état civil, les informations relatives au contrat de travail..... Le choix de l'établissement est déterminant. Il ne sera plus possible de modifier l'établissement dès que le salarié aura été enregistré. Création d'un bulletin Vous pouvez accéder à la préparation des bulletins depuis les menus Salariés - Salariés grâce aux tâches : • Préparer le bulletin à partir du profil salariés, • Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent, • Préparer le bulletin sans profil. Vous pouvez modifier ou consulter les bulletins préparés depuis les menus Bulletins - Bulletins - Bulletins. La liste des bulletins est découpée par plusieurs onglets : • en cours : indique tous les bulletins en cours en état brouillon, • par exercice : indique tous les bulletins de l'exercice en état brouillon et validé, • tous : indique tous bulletins de tous les exercices en état brouillon et validé. La liste des bulletins permet, entre autres d'effectuer une validation ou dévalidation des bulletins grâce aux tâches Valider et Dévalider. COMMENT FAIRE...? 153 Tout est prêt Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : • Comment créer un établissement ? • Comment créer un salarié ? • Comment créer un bulletin ? • Comment créer une rubrique ? • Comment créer une variable ? • Comment mettre à jour les taux et les plafonds ? • Comment effectuer une clôture mensuelle ? • Comment effectuer une déclôture mensuelle ? • Comment effectuer une clôture annuelle ? • Comment effectuer une déclôture annuelle ? • Comment saisir une absence ? • Comment effectuer un transfert comptable ? • Comment générer un fichier de virement ? • Comment imprimer ? • Comment sauvegarder ? • Comment restaurer ? TRAVAILLER Comment créer un établissement ? Vous pouvez créer un nouvel établissement dans le menu Etablissement - Etablissements. Pour créer un établissement, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche établissement, saisissez les informations obligatoires. Comment créer un salarié ? Vous pouvez créer un nouveau salarié dans le menu Salarié - Salarié. Pour créer un salarié, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche salarié, saisissez les informations obligatoires. Comment préparer un bulletin ? Pour créer un bulletin, il faut au minimum avoir créer un établissement, et un salarié. Il est ensuite possible de créer des bulletins de manière individualisée par le menu Salariés - Salariés , ou en masse par le menu Bulletins- Préparations des bulletins. Vous pouvez créer ainsi un bulletin : - soit sans profil, par le bouton Créer un bulletin sans profil, accessible dans la fiche salarié ou dans la barre des tâches de la liste des salariés, - soit à partir du profil employé, par la tâche Préparer un bulletin à partir du profil employé accessible par la liste des salariés ou bien directement sur le bulletin, - soit à partir du bulletin précédent, lorsque le salarié en possède au moins un, par la tâche Préparer un bulletin à partir du bulletin précédent accessible dans la liste des salariés ou directement sur le bulletin. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 154 Enfin il est possible d'accéder aux mêmes options avec la préparation en masse des bulletins. Le bulletin est d'abord créer à l'état Brouillon. Il faut nécessairement le calculer avant de l'enregistrer. Il est impossible d'avoir deux bulletins brouillons pour le même salarié, pour créer un second bulletin il faut d'abord valider le premier bulletin par l'action Valider ou par l'intermédiaire de la clôture périodique. Comment créer une rubrique ? Vous pouvez créer une nouvelle rubrique dans le menu Paramètres de paye - Rubriques. Pour créer une variable, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche Rubrique, saisissez les informations obligatoires. Comment créer une variable ? Vous pouvez créer une nouvelle variable dans le menu Paramètres de paye - Variables. Pour créer une variable, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter par le menu contextuel. Enfin, dans la nouvelle fiche Variable, saisissez les informations obligatoires. Comment mettre à jour les taux et les plafonds en vigueur ? Certains taux ou plafonds peuvent évoluer en début ou en cours d'année. Le paramétrage des constantes permet de mettre à jour, par anticipation et sans supprimer les anciennes valeurs, vos constantes et vos taux en définissant la période d'entrée en vigueur de la nouvelle valeur. La nouvelle valeur ne sera alors prise en compte, pour le calcul de vos bulletins, qu' à partir de la période indiquée. Pour cela, rendez vous sur les fiches constantes. La déclôture annuelle supprimera les modifications faites après la dernière clôture annuelle. Comment effectuer une clôture mensuelle ? La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période. Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une clôture annuelle. La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique, - soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Comment effectuer une déclôture mensuelle ? La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de COMMENT FAIRE...? 155 l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période courante. La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique, - soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique. Comment effectuer une clôture annuelle ? La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF. La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez : - soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Comment effectuer une déclôture annuelle ? La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable. La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant. La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle. Comment saisir une absence ? Avant de saisir une absence ou des congés payés, pensez à vérifier le mode de décompte des absences dans les calendriers d'absences du menu Paramètres - Liste de valeurs- Absences ou bien dans la fiche salarié- Onglet Congés payés/DIF, ainsi que le planning du salarié disponible dans la fiche du salarié. Il est ensuite possible de saisir une absence de manière individualisée par l'onglet Congés Payés/Absences du bulletin. La DUCS Grâce au logiciel EBP Paye Open Line vous pourrez effectuer vos DUCS chaque mois ou chaque trimestre et ainsi déclarer et payer par échanges de données informatisés (EDI) à l’aide de votre logiciel de paye. C’est la transmission des déclarations de cotisations sociales au format électronique (DUCS-EDI) par transfert de fichier, généré par votre application de paye. La DUCS-EDI ne se substitue pas à la déclaration annuelle de données sociales (DADS). Votre logiciel est aujourd’hui conforme aux normes DUCS-EDI Coplat, version 4.2. Il ne vous reste plus qu’à vous inscrire à l'aide du kit d'adhésion téléchargeable sur le site Net-entreprises. Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version Classic. Pour utiliser la fonction EDI, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. Que signifie DUCS ? La DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales) regroupe les déclarations périodiques. Elle vous permet de déclarer, sous une forme unifiée, les cotisations sociales obligatoires : • Urssaf et Pôle emploi, Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 156 • Retraite complémentaire Agirc-Arrco et prévoyance. La DUCS MSA n’est gérée ni en état préparatoire, ni en déclaration. Qui peut déclarer ? Tous les employeurs ainsi que les tiers déclarants (experts-comptables, associations et centres de gestion agréés...). Quand ? Aux échéances réglementaires. Quels sont les avantages pour l'entreprise ? • Simple : une gestion sans papier, • Souple : La possibilité d’anticiper l’envoi des déclarations et de les modifier jusqu’à la date d’exigibilité, • Fiable : La réception d’un certificat d’enregistrement constitue la preuve des envois. Le logiciel EBP Open Line version Pro vous propose : Un état préparatoire pour les caisses suivantes : • URSSAF, • IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle) Une DUCS EDI agréée pour les organismes suivants : • URSSAF, • IRC/IP (ARRCO, AGIRC, Prévoyance, Mutuelle) Comment paramétrer la DUCS ? • Paramétrage de la DUCS IRC/IP • Paramétrage de la DUCS URSSAF Comment préparer la DUCS ? • Comment préparer une DUCS ? • Comment préparer une DUCS néant ? • Comment préparer une DUCS annuelle IRC/IP ? Où déposer les déclarations DUCS ? • Où déposer les déclarations DUCS ? Comment imprimer un état préparatoire DUCS ? • Comment imprimer un état préparatoire DUCS ? Comment transférer les écritures en comptabilité ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le logiciel EBP Comptabilité Open Line. Ces écritures concernent : - les éléments du bulletin (charges sociales salariales et patronales, rémunération du personnel...), - les règlements. Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable : Les libellés des écritures dans les préférences de transfert, Les comptes comptables des salariés, dans les préférences comptables ou bien dans la fiche salarié, Les comptes de charges et de tiers des différents organismes, Les comptes de charges des rubriques de brut et de net. COMMENT FAIRE...? 157 Vous pouvez réaliser un transfert comptable de type Open line ou par l'intermédiaire de ComExpert tous deux accessibles par le menu Opération - Transfert en Comptabilité. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts". Comment imprimer ? Une impression peut être lancée de plusieurs façons : A partir d'une fiche, d'un masque de saisie..., cliquez simplement sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. A partir d'une liste, cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils pour accéder à la page de filtres. A partir de chaque menu, sélectionner Impression, puis la catégorie et/ou le modèle d'impression désiré. Toutes ces impressions sont régies par un fonctionnement uniforme (Fenêtre principale de navigation, Modèles d'impression, Mots clefs, Filtres et aperçus). Des modèles par défaut existent et permettent d'imprimer. Vous pouvez imprimer entre autres : - un salarié - un bulletin - un établissement - l'état des charges - l'état des absences - un organisme - un régime - le journal des événements - l'interrogation des données de paye - le transfert comptable .... Ces modèles sont modifiables et peuvent être paramétrés à votre convenance grâce à l'éditeur de modèles. DIVERS Comment sauvegarder ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide. Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Comment créer et gérer ROL ? Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 158 Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc : o Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL. o Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web). o Des droits utilisateurs sont à votre disposition : Publication dans ROL : droits sur la fiche publication Compte utilisateur du ROL : droits sur la fiche compte Publier : droits sur l'envoi d'une publication sur le site ROL La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : 1. La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents 2. La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes 3. La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications : manuellement et ou automatiquement. Manuellement Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser. Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. COMMENT FAIRE...? 159 La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la paye sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication. Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL : 1. Voir tous les documents diffusés 2. Voir les comptes 3. Supprimer les publications 4. Supprimer des documents 161 DETAIL DES FONCTIONNALITES FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant. Ces étapes consistent à : Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". Si vous possédez une version Gestion commerciale Pro et Comptabilité Pro ou CRM PRO, vous avez la possibilité de créer un dossier avec liaison entre les applications : • Gestion commerciale PRO + Comptabilité PRO + CRM PRO + Paye PRO De même, si vous possédez une version Immobilisation PRO, ... Cliquer ici pour avoir un graphique récapitulatif des liaisons possibles. - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : Saisir le nom du dossier, Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir les autres informations, Saisir les informations administratives, les paramètres de l'exercice social, les informations de paye, les organismes, les informations de congés payés. Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris). Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les autres options. Créer un nouveau raccourci Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 162 La création d'un raccourci de la base passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci. • La 1ère étape vous présente l'assistant de création ; Vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : • indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ; • Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour créer le raccourci. • Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données. Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler. Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche. Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir. Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier. DETAIL DES FONCTIONNALITES 163 Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification, lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. FAVORIS Favoris Accès : Favoris Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation. Ajouter un favori Pour ajouter une action dans les favoris, vous devez sélectionner une fonctionnalité dans la barre de navigation + clic droit et cliquer sur "Ajouter aux favoris" Une action peut être ajoutée une seule fois dans les favoris. Aller dans le menu Bulletins + Préparation des bulletins, faire clic droit puis "Ajouter aux favoris". Dans la volet Favoris, vous retrouvez "Préparation des bulletins". Gestion des Favoris Il est possible d'organiser les favoris, de renommer les actions/dossier, de les déplacer ou les supprimer. Pour organiser vos favoris, vous avez la possibilité d'ajouter des dossiers. Pour cela, vous devez cliquer dans la zone de Navigation puis réaliser un clic droit + Ajouter un dossier. Par défaut, le libellé est "Nouveau dossier". Vous avez la possibilité de changer ce libellé par celui à votre convenance. Le nombre de dossier est illimité. Une fois le dossier créé, par un cliquer-glisser, vous pouvez classer les actions dans votre dossier. Chaque dossier et action peuvent être renommer. Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Propriétés. Il vous reste alors à saisir le libellé souhaité pour le dossier ou l'action. Le bouton réinitialiser permet de retrouver le libellé d'origine : - pour les dossiers : Nouveau dossier - pour les actions : Nom de l'action d'origine Chaque dossier ou action peuvent être déplacer. Ceci à l'aide des boutons Monter/Descendre (clic droit + Monter ou Descendre) ou par un cliquer-glisser. A l'aide de la touche shift, vous avez la possibilité de monter d'un niveau un dossier ou une action (ou clic droit + Remonter d'un niveau) 2 dossiers avec chacun des actions, sortir une action pour la positionner au niveau des dossiers : "sélectionner l'action + shift + cliquer déplacer" ou "sélectionner l'action + clic-droit + Remonter d'un niveau". Il est possible d'avoir plusieurs liste de favoris grâce à la gestion des vues et l'affectation de celles-ci à des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Si un favori ne vous convient plus, vous avez la possibilité de le supprimer de votre liste. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 164 Pour cela, vous devez sélectionner le dossier ou l'action puis clic droit + Enlever des Favoris. Vous avez la possibilité de réaliser un import ou export de favoris d'un dossier vers un autre. Pour cela, vous devez réaliser un import/export de la configuration. Vous avez la possibilité de réinitialiser les favoris (tout supprimer) par la Maintenance des données. AFFICHAGE Tableau de bord Accès : Affichage - Tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier si l'option "ne plus afficher" n'est pas sélectionnée. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du tableau de bord. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : la répartition des salariés, la répartition des effectifs, les congés payés, les absences. Vous avez la possibilité de créer votre propre tableau de bord. Création d'un tableau de bord Pour Créer un tableau de bord, vous devez cliquer sur le bouton "Editer" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord". Il est possible de créer un Tableau de bord depuis un tableau existant (système) (Bouton "Nouveau") ou créer un tableau de bord vide (Bouton "Nouveau Vide"). Quelque soit le bouton sélectionné, vous devez ensuite renseigner le libellé de votre nouveau Tableau de bord. Si le Libellé que vous avez saisi ne vous convient pas, vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton "Renommer". Si vous souhaitez voir votre tableau de bord lors de l'affichage de la page tableau de bord, vous devez sélectionner votre tableau et cliquer sur le bouton "Par défaut". Un tableau de bord personnalisé peut à tout moment être supprimé. Pour cela, sélectionnez le tableau et cliquez sur "Supprimer". Les parties / informations Dans un tableau de bord personnalisé, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des parties/informations. L'ajout d'une partie s'effectue depuis le bouton "Ajouter" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord". Les parties disponibles sont : Répartition des salariés : Permet d'afficher la répartition hommes/ femmes. Plusieurs types de répartitions possibles : • Répartition des salariés par âge • Répartition des salariés par sexe Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Répartition des effectifs : Permet d'afficher la répartition par effectif selon différents critères. Plusieurs types de répartitions possibles : • Répartition des effectifs par statut professionnel • Répartition des effectifs par type de contrat • Répartition des effectifs par ancienneté • Répartition des effectifs par établissement DETAIL DES FONCTIONNALITES 165 Par défaut, l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Répartition des congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés pris chaque mois, pour l'exercice en cours, pour l'ensemble des salariés. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher. Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Répartition des absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors CP), pour l'exercice en cours. Vous pouvez augmenter le nombre d'années à afficher. Par défaut l'affichage est en mode graphique. Vous pouvez choisir un affichage en grille. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier qui se situe dans l'angle à droite du tableau de répartition, puis cochez Afficher les données dans une grille. Sur chacune de ces parties, vous disposez de 3 boutons (en haut à droite) : • Icône Rafraîchir : permet de mettre à jour les informations • Editer : Permet de définir l'affichage des informations • Supprimer (croix) : permet de supprimer la partie Après chaque modification, ajout, n'oubliez pas de sauvegarder votre tableau de bord par le bouton "Sauvegarder" disponible dans la barre d'outils de la page "Tableau de bord" ou en cliquant sur le bandeau jaune situé en dessous du titre de la page. Personnalisation du tableau de bord Le bouton "Personnaliser" ou clic droit depuis le Tableau de bord + "Afficher la fenêtre de personnalisation" permet de définir les emplacements des différentes parties dans le tableau de bord. C'est uniquement lorsque la fenêtre de Personnalisation est ouverte que vous pouvez déplacer les différentes parties. Pour déplacer une partie, vous devez sélectionner celle-ci puis la déplacer où vous le souhaitez. Par un clic droit sur une partie dans le tableau de bord, vous disposez : • Cacher la fenêtre de personnalisation • Afficher le texte • Cacher l'élément • Regrouper • Créer un élément Espace vide • Contrainte de taille (redimension, verrou de la taille, largeur, hauteur...) Si un groupe d'éléments (parties) a été créé, par un clic droit sur le groupe, vous disposez : • Cacher la fenêtre de personnalisation • Cacher l'élément • Regrouper • Créer un élément Espace vide • Dégrouper le groupe • Ajouter un onglet Dans la fenêtre de personnalisation, 2 onglets sont présents : • L'onglet "Eléments cachés" vous permet d'ajouter : o un espace vide o un séparateur vertical o un séparateur horizontal o les éléments que vous avez précédemment enlevés • L'onglet "Arbre des éléments" contient les éléments présents dans le tableau de bord avec arborescence des groupes, onglets... SALARIÉS Salariés- Démarrer une tâche Accès : Salariés - Démarrer une tâche Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 166 Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : • Salariés : permet de créer un nouveau salarié. • Assistant de création salarié : permet d'accéder à l'assistant de création de salarié. • Consulter les congés payés : permet d'accéder à la consultation des congés payés. • Consulter les bulletins: permet d'accéder à la consultation des bulletins. • Consulter les documents administratifs: permet d'accéder aux documents administratifs. • Virements des salaires : permet d'accéder à la liste des virements des salaires. SALARIÉS Assistant de création de salarié Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de salarié. Bienvenue... ...dans l'assistant de création de salarié. Vous pouvez effectuer une sauvegarde du dossier avant de créer votre salarié. Pour cela, cliquez sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Champs obligatoires à renseigner Certains champs sont obligatoires pour lancer la création de votre salarié : Matricule Civilité Prénom Nom Date d'entrée dans le contrat Date d'entrée dans l'entreprise Tous les autres champs de l'assistant sont facultatifs. Vous pourrez les renseigner en modifiant la fiche de votre salarié. Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la création de votre salarié. Liste des salariés Accès : Salariés-Salariés Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Elle affiche la liste des salariés par statut de présence. Les onglets Présent Cet onglet permet d'afficher les salariés présents sur la période courante de l'établissement. Les champs disponibles sont identiques à l'onglet Tous. DETAIL DES FONCTIONNALITES 167 Sortis Cet onglet permet d'afficher les salariés sortis sur la période courante de l'établissement. Les champs disponibles sont identiques à l'onglet Tous. Absents Cet onglet permet d'afficher les salariés absents sur la période courante de l'établissement. Les champs disponibles sont identiques à l'onglet Tous. Tous Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des salariés de l'entreprise, indépendamment de leur statut de présence. Elle précise ainsi le matricule du salarié, la civilité , le nom, le prénom, le numéro de sécurité sociale, la date d'entrée dans le contrat ,le service, le profil, le statut du salarié et enfin si le salarié est En sommeil. La liste est affichée selon un regroupement par établissement. Les tâches disponibles à partir de la liste des salariés Assistant de création d'un salarié : Cette tâche vous permet de créer, rapidement, un nouveau salarié à l'aide d'un assistant. Créer un nouveau document administratif : Cette tâche vous permet de créer un nouveau document administratif (contrat de travail, certificat de travail....). DUE : Cette tâche vous permet de créer la déclaration unique d'embauche. Assistant de mise à jour des salariés : Cet assistant vous permet de mettre à jour rapidement les champs de vos salariés. Vous disposez de plusieurs filtres afin d'affiner les salariés à mettre à jour. Accéder aux bulletins: A partir de la liste, vous pouvez accéder aux différents mode de préparation du bulletin. Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du profil employé, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; • sélectionner Préparer le bulletin à partir du profil dans la barre des tâches ou par le menu contextuel. Pour accéder à la Préparation du bulletin à partir du bulletin précédent, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste,ayant au moins un bulletin préparé, puis de choisir l'une de ces possibilités ; • sélectionner Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent dans la barre des tâches ou par le menu contextuel. Pour créer un bulletin sans profil, il suffit de sélectionner un ou plusieurs salariés dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; • sélectionner Créer un bulletin sans profil dans la barre des tâches ou par le menu contextuel. Fiche salarié Accès : Salariés - Salariés La fiche salarié est accessible à partir de la liste des salariés. La fiche salarié se compose d'un en-tête, d'actions et permet d'accéder à plusieurs onglets. En-tête de la fiche salarié Matricule : Le matricule est unique. Le champ accepte les caractères alphanumériques, mais ni les caractères spéciaux ni les espaces. Le code est modifiable tant que la fiche salarié est en cours de création. En revanche, si la fiche salarié a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le code n'est plus modifiable. Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Numérotation automatique du matricule qui se trouve dans la fiche de l'établissement du salarié. Ce code est limité à 7 caractères alphanumériques. Civilité : Ce champ permet d'indiquer la civilité de votre salarié. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 168 Nom : Ce champ permet d'indiquer le nom de famille du salarié. Pour les femmes mariées, il convient d'indiquer le nom d'usage. N° SS : Ce champ permet d'indiquer le numéro de Sécurité sociale du salarié. Si votre salarié dispose d'un n° de sécurité sociale provisoire, vous devez le renseigner dans l'onglet Adresse de la fiche salarié. Nom de naissance : Ce champ permet de renseigner le nom de naissance. Pour les femmes mariées, il convient de renseigner le nom de jeune fille. Prénom : Ce champ permet de renseigner le prénom du salarié. Référence du contrat : Ce champ permet de renseigner la référence du contrat de travail. C'est un champ de saisie libre, alphanumérique. Photo : le bouton Charger ou un clic droit dans le cadre Photo vous permet d'insérer une photo ou image. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... Les actions Créer un bulletin sans profil : Cette action vous permet de lancer la création d'un bulletin directement à partir de la fiche salarié. Les onglets Adresse L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées, l'état civil et la situation familiale du salarié. Contrat L'onglet Contrat permet de visualiser les informations relatives à l'entrée, l'emploi et la sortie du salarié. Paye L'onglet Paye permet de visualiser les informations relatives au salaire, au classement conventionnel, aux exonérations URSSAF, aux tranches de cotisation, au régime de retraite, au profil. Congés payés / DIF L'onglet Congés payés/DIF permet de visualiser les informations relatives aux congés payés, au droit individuel de formation (DIF) ainsi que le planning du salarié. Prévoyance / Assurance L'onglet Prévoyance / Assurance permet d'affilier les salariés aux différents contrats de prévoyance et / ou d'assurance et / ou de mutuelle de l'entreprise. Règlement L'onglet Règlement permet de visualiser les informations bancaires et comptables du salarié. Bulletins L'onglet Bulletins permet de visualiser les bulletins réalisés, ainsi que les changements de situations du salarié. Déclarations L'onglet Déclarations permet de visualiser les informations nécessaires aux différentes déclarations. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. ADMINISTRATIF Liste des documents administratifs Accès : Salariés - Administratif La gestion de la liste des documents administratifs est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Créer un document administratif DETAIL DES FONCTIONNALITES 169 Cette action vous permet de réaliser un nouveau document administratif pour un établissement ou un de vos salariés. Nouveau modèle de document administratif Vous permet de créer un nouveau modèle de document administratif. Assistant de création de documents administratifs Accès : Salariés - Administratif ou action de la fiche salarié Nous vous proposons un large choix de modèles de documents. Ces différents modèles sont classés par thème : • Congés, • Embauche CDD, • Embauche CDI, • Portabilité du droit individuel à la formation, • Portabilité de la prévoyance, • Sanctions, • Sortie salarié, • Autres documents. Si le document que vous devez créer n'existe pas, vous avez la possibilité de créer vos propres modèles. Sélection du modèle Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre document. En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner. Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. A la fin du traitement, le nouveau document s'ouvre automatiquement. Document administratif Classeur Ce champ permet de sélectionner ou modifier le classeur initialement défini par l'assistant de création du document, parmi une liste déroulante. Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom de fichier Ce champ permet de modifier le nom du fichier initialement paramétré par l'assistant de création de documents. Description Ce champ vous permet de saisir ou modifier le libellé de votre document. Corps du texte Modifiez à souhait le corps du texte à l'aide de la barre d'outil disponible au dessus du texte. Certains champs sont remplis automatiquement à l'aide des champs fusions. Un champ de fusion correspond à une donnée provenant de la paye. Modèle de document administratif Accès : Salariés - Administratif - Modèles de documents administratifs Pour créer un nouveau modèle de document administratif, sélectionnez au niveau du volet des tâches Nouveau modèle de document administratif. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 170 La cible Sélectionnez la cible de votre modèle de document. Plusieurs cibles disponibles : • Salariés • Etablissements • Bulletins Classeur Indiquez le thème de votre document. Si le classeur que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer un nouveau classeur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Saisissez le nom de votre document. Le contenu du modèle Réalisez votre document à l'aide de l'outil de traitement de texte. Champs de fusion Dans vos documents vous pouvez faire appel à des champs de fusion. Un champ de fusion correspond à une donnée provenant de la paye. Exemple Salarie.Adresse1 sera remplacé par le champ adresse 1 de la fiche salarié. Salarie.DateEntree sera remplacé par le champ date d'entrée de la fiche salarié. CONGÉS ET ABSENCES Type d'absences Accès : Paramètres-Divers- Type d'absences L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez ajouter. Méthode de calcul: Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la méthode de calcul utilisée pour le décompte des jours d'absences. Quatre méthodes sont disponibles, jours ouvrés, jours ouvrables, jours calendaires et Heures réelles. Nombre de jours pour le calcul de l'absence: Ce champ est nécessaire au calcul de l'indemnité journalière moyenne en cas d'absence. Il est renseigné par défaut en fonction de la méthode choisie, à l'exception de la méthode en heures réelles pour laquelle le champ sera alors grisé et non saisissable. Dans les autres cas, la valeur est modifiable en saisissant manuellement une valeur ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône DETAIL DES FONCTIONNALITES 171 Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. BULLETINS Bulletins- Démarrer une tâche Accès : Bulletins - Démarrer une tâche Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 172 Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : • Bulletins : permet d'accéder à la liste des bulletins. • Saisie des variables : permet d'accéder à la grille de saisie des variables en vue de préparer les bulletins en masse. • Saisie des congés payés et absences : permet d'accéder au tableau de saisie des congés payés et absences en masse. • Calculer les bulletins : permet d'accéder au calcul des bulletins en masse. • Virement des salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et des acomptes. • Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et de règlements. BULLETINS BULLETINS Liste des bulletins Accès: Bulletins-Bulletins La gestion de la liste des bulletins est commune à toutes les listes. Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Elle affiche les bulletins préparés et permet d'accéder au calcul et la validation des bulletins. La liste précise la date de paiement, le statut du bulletin (validé ou brouillon), le nom et le prénom du salarié, le début et la fin de la période d'emploi du bulletin. Les onglets En cours Cet onglet affiche tous les bulletins en état brouillon sur la période courante. La liste est affichée selon un regroupement par établissement puis par période courante. Exercice Les onglets Exercices s'incrémentent au fur et à mesure des clôtures annuelles. Ils affichent tous les bulletins préparés et validés sur cet exercice. La liste affiche également un regroupement par établissement puis par période de paye. Tous Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des bulletins préparés, indépendamment de leur état, de l'exercice ou encore de l'établissement. Accéder au calcul et à la validation des bulletins Pour accéder à la validation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Valider dans la barre des tâches; - sélectionner Valider dans le menu contextuel. Un salarié ne peut avoir deux bulletins en état brouillon. Pour créer un second bulletin sur une même période, il faut nécessairement que le premier soit validé. Pour accéder à la dévalidation du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Validé dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Dévalider dans la barre des tâches; - sélectionner Dévalider dans le menu contextuel. DETAIL DES FONCTIONNALITES 173 La dévalidation d'un bulletin est limitée à la période courante et la période M-1, tant que vous n'effectuez pas de déclôture périodique. La dévalidation doit s'effectuer dans l'ordre chronologique de préparation des bulletins, du plus récent au plus ancien. Pour un salarié qui possède deux bulletins validés sur la même période, la dévalidation doit s'effectuer en premier sur le bulletin dernièrement validé puis, après suppression de celui-ci, la dévalidation pourra s'opérer sur le second bulletin. Pour accéder au calcul du bulletin, il suffit de sélectionner un ou plusieurs bulletins en état Brouillon dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Calculer dans la barre des tâches; - sélectionner Calculer dans le menu contextuel. Le bulletin Accès: Le bulletin est accessible par la liste des salariés et la préparation des bulletins. Le bulletin peut être créé, soit à partir du profil du salarié, soit à partir du bulletin précédent s'il en existe au moins un, ou encore créer de toute pièce par l'utilisateur. Le bulletin peut être ensuite modelé et modifié à votre gré grâce aux actions et au volet de navigation disponible sur la page du bulletin. Les actions Un ensemble d'actions permettent d'agir sur le calcul du bulletin et de prendre en considération les éventuelles modification du paramétrage de celui-ci. Les informations modifiables Certaines informations sont renseignées par défaut à la préparation du bulletin, elles restent cependant modifiables et peuvent avoir un impact sur le calcul du bulletin. Les colonnes du bulletin Si dans au moins une rubrique la formule de la base salariale est différente de celle de la base patronale alors la colonne Base Pat. sera affichée. Les onglets Saisie des variables : Cet onglet vous permet de saisir les variables du bulletin. Congés Payés/Absences : Cet onglet vous permet de saisir les congés payés et/ ou les absences du salarié. Rubriques disponibles : Cet onglet vous permet d'ajouter une rubrique et de consulter les rubriques disponibles. Cumuls : Cet onglet vous permet de consulter les cumuls alimentés par ce bulletin et de faire des reprises. Tranches : Cet onglet vous permet de consulter le calcul de vos tranches et de faire des reprises. Explications des lignes : Cet onglet vous permet d'expliquer le calcul des lignes de votre bulletin. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Duplicata Le duplicata permet de conserver la copie conforme, sous format PDF, d'un bulletin, au moment de l'aperçu ou de l'impression d'un bulletin en état Brouillon. Il est impossible de générer un duplicata d'un bulletin validé. Pour générer un duplicata, il existe deux possibilités: Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 174 - soit en cochant l'option "Gérer les duplicatas en impression du bulletin" dans les préférences utilisateurs. Ainsi à chaque impression, ou aperçu du bulletin, un duplicata sera généré. - soit, si l'option n'est pas cochée, il est toujours possible de cocher l'option "Duplicata des bulletins" dans les filtres d'impressions des bulletins. Pour que les mises à jours du bulletins soient prises en compte dans le duplicata, il est nécessaire de relancer une impression ou un aperçu du bulletin. PROFILS Liste des profils Accès : Bulletins - Bulletins - Profils La gestion de la liste des profils et sous profils est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Inactiver Vous pouvez choisir de rendre un profil ou sous profil Inactif, si vous souhaitez ne pas les afficher dans les vues standard, listes déroulantes... Les profils ou sous profils mis en Inactif sont visibles à partir de l'onglet Tous. Activer Permet de rendre un profil ou sous profil à nouveau actif. Le profil ou le sous profil sera présent dans les vues standard, listes déroulantes... La liste des profils contient plusieurs onglets. A partir de chaque onglet vous pouvez créer de nouveaux profils ou sous profils. Préparer les bulletins des salariés attachés Permet de lancer l'assistant de préparation des bulletins pour tous les salariés ayant le profil sélectionné. Profils et sous profils Accès : Bulletins - Bulletins - Profils A partir de la liste des profils, vous avez la possibilité de créer des profils ou des sous profils. Les profils sont un ensemble de rubriques répondant à un modèle de contrat de travail (Cadre, Non cadre, Apprenti....). Un profil peut être constitué de rubriques et de sous profils. Les profils servent à la préparation des bulletins. Les sous profils sont un sous ensemble de rubriques. Les sous profils sont à insérer dans les profils. Ils servent à faciliter les modifications dans les profils. Exemple Vous disposez d'un sous profil CSG dans lequel est paramétré les rubriques COTCSG et COTCSG1. Vous devez ajouter dans tous vos bulletins la rubrique COTCSG2. En ajoutant simplement la COTCSG2 à votre sous profil, automatiquement tous les profils utilisant ce sous profil seront mis à jour. En-tête Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants : Nom du profil : Indiquez le nom de votre profil. Ce champ est alphanumérique. Le nom est un champ de saisie libre. Description : Saisissez la description du profil. Ce champ est alphanumérique. La description est un champ de saisie libre. DETAIL DES FONCTIONNALITES 175 Statut catégoriel : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un statut catégoriel en particulier. Lors de la sélection du profil de votre salarié, seuls les profils correspondant au statut catégoriel du salarié seront proposés. Type de profil : Sélectionner si vous souhaitez créer un profil ou un sous profil. Il n'est pas possible de créer d'autre type. Grille de saisie de variables : La sélection d'une grille de saisie de variables permet de filtrer la liste des variables à saisir par profil. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle grille de variables en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Contrat : Vous avez la possibilité de rattacher le profil à un type de contrat. Lors de la sélection du profil de votre salarié, seuls les profils correspondant au type de contrat du salarié seront proposés. Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes déroulantes.... Onglets Création du profil La partie de gauche contient les rubriques ou sous profil du profil. Ce sont les lignes que vous retrouverez sur le bulletin. La partie de droite contient toutes les rubriques, profils et sous profils disponibles. Pour ajouter des lignes à votre profil, plusieurs possibilités : o le double clic, o le menu Ajouter au profil du menu contextuel, o le bouton Ajouter au profil, o Le drag and drop. Pour retirer des lignes du profil, vous devez cliquer sur le bouton Supprimer. Pour modifier l'emplacement des lignes, vous devez utiliser la flèche haute ou flèche basse pour faire Monter ou descendre vos rubriques. Le Bouton "Voir la rubrique" permet de visualiser la fiche de la rubrique. Aperçu des rubriques du profil Cet onglet permet de visualiser les rubriques du profil. L'ordre des rubriques sera identique dans le bulletin. Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. VARIABLES SAISIE DES VARIABLES Saisie des variables Accès : Bulletins - Variables - Saisie des variables Ce tableau vous permet de saisir chaque mois, pour l'ensemble des salariés, les éléments variables du salaire. La saisie des variables est indispensable pour calculer les bulletins. Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau. Les variables calculées apparaissent dans une colonne de couleur grise. Un simple clic sur l'en-tête d'une colonne permet de trier par ordre croissant ou décroissant. La ligne Total permet de donner la somme globale de toutes les valeurs de la colonne. Par défaut, la saisie des variables affiche l'ensemble des salariés, tous profils et services confondus. Vous pouvez filtrer la saisie par service, profil, ou bien encore par grille de variables. Les filtres Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 176 Service : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par service, pour cela, sélectionnez le ou les services à prendre en compte. Seuls les salariés rattachés au service sélectionné apparaîtront dans la liste. Profil : Vous pouvez filtrer la liste des salariés par profil, pour cela sélectionnez le ou les profils à prendre en compte. Seuls les salariés rattachés au profil sélectionné apparaîtront dans la liste. Filtre : Ce champ permet de filtrer la liste des variables. Vous disposez de 3 possibilités de filtrer la liste des variables : o Toutes : Ce filtre affiche toutes les variables du dossier, o Variables du profil : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans les rubriques du profil sélectionné, o Variables de la grille : Ce filtre affiche les variables paramétrées dans la grille sélectionnée. Grille de saisie : Vous ne pouvez sélectionner une grille de saisie que si le champ "filtre" est positionné sur Variable de la grille. Vue : Par défaut le champ vue propose la période du bulletin courant. C'est la vue qui permet de saisir les valeurs de variables à prendre en compte pour la préparation des bulletins. D'autres vues vous sont proposées à titre de consultation, aucune modification possible : o les 12 mois de l'exercice, o annuel, o annuel hors bulletin. Il existe une dernière vue qui se nomme Reprises. Cette vue permet de reprendre des valeurs cumulées erronées. Exemple Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce cumul devrait être à 1300. Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la différence soit 100. Afin de vérifier l'exactitude de votre cumul après reprise, sélectionnez la vue Annuel, il doit être à 1300. Autre exemple Votre nombre d'heures cumulées (Variable HEUREEL) depuis le début de l'année est de 1200 heures. Or, ce cumul devrait être à 1100. Pour le rectifier, vous devez sélectionner la vue Reprises, puis dans la colonne HEUREEL vous saisissez la différence soit -200. Voir les champs du salarié : Les champs de la fiche salarié tels que Salaire mensuel, heures mensuelles.... sont des variables de la fiche salarié. Elles ont le même comportement que les autres variables mais ne sont pas présentes dans la liste des variables. Pour voir ces variables, il faut que l'option soit cochée. Les actions Généraliser : Ce bouton permet de généraliser une valeur pour l'ensemble des salariés. Pour cela placezvous sur le premier salarié de la liste, saisissez la valeur puis cliquez sur le bouton Généraliser. Voir le salarié : Ce bouton permet d'accéder à la fiche du salarié de la ligne sélectionnée. Le salarié sélectionné est celui qui dispose d'une pointe de flèche à gauche de son nom. De plus toutes les valeurs de la ligne sont en gras. Calculer le bulletin : Ce bouton permet de lancer à partir de la saisie des variables un calcul des bulletins. Vérifier l'état lecture seule : L'état lecture seule signifie que certaines lignes de la saisie des variables sont bloquées car une modification est déjà en cours pour ces salariés. Ce bouton permet de débloquer les lignes en lecture seule qui n'ont plus de raison d'y être. Exemple Vous avez 2 salariés A et B, le bulletin du salarié A est ouvert en modification, si vous ouvrez la saisie des variables la ligne du salarié A sera en lecture seule (ligne grisée) Si vous enregistrez et fermer le bulletin la ligne est toujours en lecture seule pour le salarié A alors que le bulletin n'est plus en modification. Pour débloquer l'état lecture seule il convient de cliquer sur le bouton vérifier l'état lecture seule. DETAIL DES FONCTIONNALITES 177 Actualiser : A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Liste des grilles de saisie Accès : Bulletin - Variables - Grilles de saisie La gestion de la liste des grilles de saisie est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Inactiver Vous pouvez choisir de rendre une grille de saisie Inactive, si vous souhaitez ne pas afficher cette grille de saisie dans les vues standard, listes déroulantes... Les grilles mises en Inactif sont visibles en sélectionnant la vue Inactif (Système). Activer Permet de rendre une grille à nouveau active. La grille sera présente dans les vues standard, listes déroulantes... Grille de variables Accès : Bulletins - Variables - Grilles de saisie Les grilles permettent de filtrer les variables les plus couramment utilisées. Les grilles servent aux impressions et à la saisie des variables. En-tête Dans la partie en-tête, vous devez renseigner les champs suivants : Nom : Indiquez le nom de votre grille. Ce champ est alphanumérique. Le nom est un champ de saisie libre. Description : Saisissez la description de la grille de variables. Ce champ est alphanumérique. La description est un champ de saisie libre. Inactif : Cliquez dans cette case si vous ne souhaitez pas afficher ce profil dans les vues standard, listes déroulantes.... Onglets Variables Cet onglet permet de saisir ou sélectionner les variables qui vont constituer la grille. A partir de cet onglet vous pouvez : o Ajouter o Supprimer o Insérer (s'insère au dessus de ligne sélectionnée) o Déplacer (Flèche haute et flèche basse) o Couper / copier / coller Notes L'onglet notes permet de saisir un commentaire. La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches. INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE Interrogation des données de paye Accès: Bulletins - Variables - Interrogation des données de paye Un en-tête Filtre sur l'établissement Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 178 Filtre sur les salariés Ce filtre permet de sélectionner le ou les salariés pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation.. Filtre sur les services Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les services pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation. Filtre sur les profils Ce filtre permet de sélectionner le ou les profils pour lesquels vous souhaitez lancer l'interrogation. Filtre sur les statuts de présence des salariés Ce filtre permet de filtrer les salariés par leur statut de présence. 3 statuts de présence sont proposés : Présent, Sorti ou Absent. Filtre sur la mise en sommeil des salariés Ce filtre permet de sélectionner les salariés mis en sommeil. Salariés Voir le salarié : Cette action vous permet, après avoir sélectionné un salarié dans la liste de visualiser la fiche du salarié. Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Interroger : Une fois les filtres renseignés, et la formule saisie, cliquer sur ce bouton pour faire apparaître le résultat. Formules Saisissez la ou les formules que vous souhaitez interroger. Pour interroger plusieurs formules aller à la ligne entre chaque formule grâce à la touche Entrée de votre clavier. Exemple Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars : Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de l’année : Saisissez : $HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social précédent : Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours : Saisissez : HEUREEL Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de juin N-1 à février N (vous êtes en période de paye mars) Saisissez : $HEUREEL[-9,-1] Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin en cours : Saisissez : crhb(HEUREEL) Pour obtenir de l'aide sur la syntaxe des formules, cliquez ici. A chaque changement de formule, cliquer sur le bouton Interroger. Résultats Cette zone permet d'afficher les résultats sous forme de tableau avec la liste des salariés sélectionnés en ligne. Les champs sont non saisissables. Imprimer : Cette action vous permet de lancer l'aperçu puis l'impression du résultat de l'interrogation en cours. Fermer : Cette action ferme la fenêtre d'interrogation des données de paye. Les données saisies ne sont pas conservées. DETAIL DES FONCTIONNALITES 179 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. ÉTABLISSEMENTS Établissements - Démarrer une tâche Accès : Établissements - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : • Établissements : permet d'accéder à la liste des établissements. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 180 • Documents administratifs : permets d'accéder à la liste des documents administratifs. • Taux AT : permet d'accéder à la liste des taux AT. • Organismes : permet d'accéder à la liste des organismes. • Clôture périodique : permet d'accéder à l'assistant de clôture périodique. • Clôture annuelle : permet d'accéder à l'assistant de clôture annuelle. ETABLISSEMENTS Liste des établissements Accès: Établissements- Établissements Cette liste est affichée pour information seulement. Vous pouvez créer un seul établissement supplémentaire. Il est impossible de supprimer l'établissement principal. La liste précise la forme juridique ou la civilité, la raison sociale, la période paye de l'établissement, si l'établissement est en décalage de paye ou non et enfin le NIC de l'établissement. Clôture/ Déclôture périodique A partir des tâches, vous pouvez accéder à la clôture ou déclôture périodique. Pour accéder à la clôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Clôture périodique dans la barre des tâches; - sélectionner Clôture périodique dans le menu contextuel. Pour accéder à la Déclôture périodique, il suffit de sélectionner un établissement dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Déclôture périodique dans la barre des tâches; - sélectionner Déclôture périodique dans le menu contextuel. Fiche établissement - Onglet Congés payés / DIF Congés payés Planning établissement : Ce champ permet d'appliquer un planning, par défaut, à l'établissement. Lors de la création des salariés de cet établissement ils seront automatiquement rattachés à ce planning. Vous avez la possibilité de créer un nouveau planning en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône Mois de fin des exercices de CP : Le clôture des congés étant le plus souvent au mois de mai le champ est renseigné par défaut. Si la clôture des congés de votre établissement n'est pas le mois de mai vous avez la possibilité d'en sélectionner un autre. Mode : Trois modes d'acquisition des congés vous sont proposés : jours ouvrés, jours ouvrables ou autres. Vous devez sélectionner celui qui correspond à l'établissement. Congés payés acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés acquis par mois. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur "Autres". Nombre de jours pour le calcul de l'absence CP : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours à prendre en compte pour le calcul de l'absence CP. Ce champ est saisissable seulement si le champ mode est sur "Autres". A quoi correspond 21,67 : C'est une moyenne 5 jours ouvrés * 52 semaines / 12 mois A quoi correspond 26 : C'est une moyenne 6 jours ouvrables * 52 semaines / 12 mois DETAIL DES FONCTIONNALITES 181 Congés supplémentaires acquis par mois : Ce champ permet d'indiquer le nombre de jours de congés supplémentaires acquis par mois. Tous les établissements ne pratiquent pas ce type d'acquisition. En cas de doute, reportez-vous à votre convention collective. Gestion des CP ancienneté : Cette option est à cocher si votre établissement pratique l'acquisition des congés pour ancienneté. Ordre de décompte des CP : Cette option est accessible si votre établissement gère les congés d'ancienneté. L'option offre deux possibilités : o Congés payés acquis sur N-1 puis les congés d'ancienneté, o Les congés d'ancienneté puis les congés payés acquis sur N-1. Provision CP Taux de charge fiscales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de l'état des provisions de congés payés. Taux de charges sociales pour le calcul : Ce champ est nécessaire pour l'impression de l'état des provisions de congés payés. Si votre taux est de 29%, vous devez saisir 29. DIF (Droit individuel à la formation) Gestion du DIF : Cette option est à cocher si vous souhaitez gérer le compteur du DIF (Droit individuel à la formation) à partir de votre logiciel de paye. Mois de fin des exercices de DIF : Ce champ permet d'indiquer le mois de clôture du DIF. Par défaut le mois de clôture est le même que celui de l'exercice de paye. Droit annuel au DIF (en heures) : De façon général l'acquisition par an est de 20 heures de formation. Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur qui vous convient. Plafond du droit au DIF : Le plafond du DIF est fixé à 120 heures, soit 6 années de travail. Si toutefois votre établissement ne suit pas cette règle, vous pouvez saisir la valeur qui vous convient. Arrondir le nombre d'heures du droit au DIF à la clôture : Si vous souhaitez qu'à la clôture de l'exercice du DIF, le nombre d'heures acquis soit arrondi, vous devez cocher cette option. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 182 Congés de l'établissement Les calendriers référencent mois par mois tous les jours fériés nationaux. Les jours fériés sont de couleurs orange. Vous pouvez ajouter ou supprimer des jours fériés en double cliquant sur le jour concerné. Les jours fériés sont importants pour le décompte des jours de congés. Fiche établissement - Onglet Médecine du travail Service de santé intégré à l'entreprise : Si le service de santé est directement intégré à l'entreprise, vous devez cocher l'option. Dans le cas où l'option est cochée tous les autres champs deviennent non saisissables. Code du service de santé externe : Ce champ saisissable permet d'indiquer le code correspondant à votre service de santé. Adresse Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Organismes Cet onglet vous permet de définir les organismes de cotisation de votre établissement. Ainsi, tous les salariés rattachés à cet établissement seront paramétrés par défaut avec les organismes définis dans cet onglet. L'organisme de sécurité sociale et de Pôle emploi sont obligatoires pour enregistrer une fiche établissement. Organisme de sécurité sociale: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de sécurité sociale de votre établissement. DETAIL DES FONCTIONNALITES 183 Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dans ce champ, seul un organisme avec un régime SS pourra être sélectionné. Organisme de Pôle emploi: Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme de Pôle emploi de votre établissement. Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dans ce champ, seul un organisme avec un régime CHOMAGE pourra être sélectionné. Organismes : La liste page vous permet d'ajouter, à souhait, les organismes auxquels est rattaché votre établissement, afin qu'ils soient définis, par défaut, sur les salariés rattachés à cet établissement. Pour cela, cliquez sur le bouton "Ajouter", une fenêtre vous permet de saisir ou sélectionner l'organisme de votre choix. • N° de centre payeur : Si vos organismes de retraite et de prévoyance souhaitent que vous établissiez vos déclarations DUCS par centre payeur, il convient de renseigner ici le n° de centre payeur que vous a communiqué l'organisme. • N° de compte cotisant : Vous devez renseigner ici le n° de compte cotisant URSSAF. Si l’organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel Organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Fiche établissement - Onglet Informations de paye Accès : Établissement - Établissement Date de paiement : Ce champ permet de sélectionner si la date de paiement par défaut doit être sur la période en cours ou suivante. Jour : Ce champ permet d'indiquer le jour de la date de paiement à générer par défaut. Banque principale : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires et à la génération des fichiers de virements. Décalage de paye : Ce champ est renseigné avec la valeur indiquée lors de la création du dossier. Si toutefois votre établissement change, vous pouvez sélectionner un autre mode de décalage. Prendre les plafonds et taux en vigueur à la période d'emploi : Si vous pratiquez le décalage de paye, les plafonds et taux se réfèrent à la période de paye. Cette option permet de se baser sur la période d'emploi au lieu de la période de paye. Cette option n'est accessible que si le champ "Décalage de paye" est à "Décalage" ou "Abandon". Régime Alsace / Moselle : Si votre établissement bénéficie du régime Alsace / Moselle, vous devez cocher cette option. Si vous cochez cette option, tous les salariés crées sur cet établissement auront automatiquement l'option "Régime Alsace / Moselle" cochée. Toutefois vous aurez la possibilité de la décocher. Heures de référence : Ce champ permet d'indiquer les heures de référence de l'entreprise. Mode de régularisation : Il existe 3 modes de régularisation : aucune, progressive et annuelle. La régularisation fortement conseillée est la progressive, car elle permet un lissage des régularisations au fur et à mesure que le salarié a des bulletins. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 184 La régularisation annuelle s'effectue une fois par an (dernier mois de l'exercice) ou sur le dernier bulletin du salarié en cas de sortie. Etablissement de travail temporaire : Si vous êtes un établissement de travail temporaire, cochez cette option. Taux AT : Ce champ permet d'indiquer le taux d'accident de travail principal auquel l'établissement est assujetti. Taux transport : Ce champ permet d'indiquer le taux de transport auquel l'établissement est assujetti. Section prud'homale : Ce champ permet de sélectionner le code de la section prud'homale. Ce code est déterminé en fonction du code NAF de l'établissement. Cette information sert aux élections prud'homales. Une table de référence est disponible dans le cahier technique de la N4DS, que vous trouverez sur le portail de Netentreprises. N° de fraction : Ce champ permet d'indiquer le nombre de fractions pour l'envoi de votre déclaration N4DS. Pour un même établissement le nombre total de fractions doit rester constant. Exemple : 1ère fraction pour les dirigeants 2ème fraction pour les cadre et salariés Code Idcc : Ce champ permet de sélectionner le code de la convention collective de l'établissement. Si le code que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle convention collective en faisant Ajouter de la liste déroulante accessible par l'icône . Immatriculation automatique des salariés Utilise le compteur et le préfixe de l'établissement principal : Cette option n'est pas visible dans l'établissement principal. Lorsque l'option est cochée elle indique que le ou les établissements secondaires utilisent le même préfixe et compteur que l'établissement principal. Si vous ne souhaitez pas utiliser le même préfixe et compteur, vous devez décocher cette option, de là deux possibilités s'offrent à vous: o soit gérer les matricules des salariés de cet établissement en automatique mais avec un préfixe et compteur différents de celui de l'établissement principal. o soit définir un préfixe et un compteur propre à l'établissement. Numérotation automatique du matricule : Cet option permet de choisir ou non une incrémentation automatique des matricules. Fiche établissement : Informations administratives Accès : Établissements - Établissements Cet onglet permet de saisir les informations administratives de votre établissement. Il est important de les renseigner, car ces informations seront reprises sur certaines impressions. Forme juridique ou civilité : C'est un champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Qualité de la personne : C'est un champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. NIC : ce champ permet de saisir 5 caractères. NAF/APE : Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et l'affichage du libellé. Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Capital : Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales. Logo : Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société. DETAIL DES FONCTIONNALITES 185 Il sera automatiquement repris sur les modèles d'impression avec le logo (bulletins...). Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Importer. Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Vous avez la possibilité de redimensionner celui-ci. vous pouvez également Couper, copier coller ou supprimer le logo. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... Contact Tél. fixe : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères. Fax : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères. Tél. portable : C'est un champ saisissable, limité à 20 caractères. E-mail : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères. Site internet : C'est un champ saisissable, limité à 100 caractères. Adresse Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Fiche établissement - Onglet Exercices Période de paye : Ce champ indique la période de paye courante. La période de paye est modifiable tant qu'aucun bulletin de l'établissement n'est validé. Exercices : Il existe plusieurs types d'exercices : social, congés payés. Les dates de début et fin se renseignent automatiquement . Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 186 Les dates de clôture se génèrent, elles aussi, automatiquement. Exemple : Si vos congés payés se clôturent en mai alors votre exercice de congés ira du 01/06/NN au 31/05/NN. Pour les exercices de congés payés les exercices N-1 et N sont présents. Fiche Etablissement- Onglet Effectifs Cet onglet permet de connaître en temps réel les effectifs de votre entreprise et de vos établissements. Pour l'ensemble des calculs, les effectifs sont calculés en fonction du statut de présence du salarié et du paramètrage de l'onglet effectif dans la fiche salarié. En conséquence, une valeur est comptabilisée pour l'effectif si le salarié n'a ni un statut Absent sur la fiche salarié ni une date de sortie égale ou inférieure à la date de fin de période courante. En-tête de l'onglet Effectif Effectif établissement: Cette grille comptabilise l'effectif de l'établissement, par type d'effectif, pour la période courante de l'établissement, indiquée au dessus de la grille. La grille est actualisée à chaque clôture périodique. Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante: Etablissement.EffectifFNAL.Effectifcourant Effectif entreprise: Cette grille comptabilise l'effectif de l'entreprise par type d'effectif, tous établissements confondus, sur la période courante. Il est possible d'interroger cet effectif dans une rubrique avec la syntaxe suivante: Entreprise.EffectifFillon.Effectifcourant Les onglets Effectifs : Cet onglet permet de connaître l'effectif de l'établissement et de l'entreprise sur les périodes clôturées. Moyenne des 12 derniers mois : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur les 12 derniers mois clôturés. Moyenne de l'exercice précédent : Cet onglet calcule la moyenne des effectifs sur le dernier exercice clôturé. Effectif au 31/12: Cet onglet recense l'effectif au 31 décembre du dernier exercice clôturé. Fiche Établissement Onglet Comptabilité Le paramétrage de cet onglet est nécessaire au transfert comptable. Destination du fichier de transfert : Le répertoire C:\ProgramData\EBP est renseigné par défaut. Ce champ permet de saisir ou sélectionner un autre chemin de destination du fichier de transfert. Journal d'OD : Ce champ permet de saisir le journal d'opérations diverses dans lequel seront générées les écritures comptables. Banque : Ce champ permet de sélectionner la banque principale servant au paiement des salaires et à la génération des fichiers de virements. Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Date d'écriture : Ce champ permet d'indiquer le jour de paiement des salaires par défaut. DETAIL DES FONCTIONNALITES 187 Clôture périodique Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Clôture périodique Etablissements- Etablissements - Clôture périodique Outils -Clôture périodique La clôture périodique a pour effet de clôturer la période courante d'un établissement afin de passer à la période courante suivante. Les bulletins créés après la clôture périodique auront donc par défaut comme période de paye, la nouvelle période courante. Lors de la clôture périodique, les bulletins en état Brouillon de la période en cours sont automatiquement validés. Sur la dernière période de l'exercice social, la clôture périodique n'aura aucun effet, il faudra faire une clôture annuelle. La clôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de clôture : Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la clôture périodique et propose également de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. Etablissement à clôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple". Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous souhaitez clôturer. Vous pouvez ensuite Lancer votre clôture périodique. Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la clôture s'est déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher le détail. Déclôture périodique Accès: Etablissements - Démarrer une tâche - Déclôture périodique Etablissements- Etablissements - Déclôture périodique Outils -Déclôture périodique La déclôture périodique s'effectue sur la dernière période de paye clôturée d'un établissement. Elle entraîne la suppression de tous les bulletins de la période en cours. Par conséquent, si vous possédez un bulletin validé sur la période en cours la déclôture périodique sera bloquée. La déclôture périodique s'effectue à l'aide d'un assistant de déclôture : Ecran de bienvenue : Cette page rappelle le fonctionnement de la déclôture périodique et propose également de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. Etablissement à déclôturer : Ce champ vous permet de sélectionner un ou plusieurs établissements dont vous souhaitez faire la clôture périodique. Lorsque vous sélectionnez qu'un seul établissement, celui-ci s'affiche dans le champ, si vous sélectionnez plusieurs établissements le champ affiche "Sélection multiple". Motif de cette action : Ce champ vous permet de saisir la justification de la déclôture périodique et garder la trace de cette action et la raison dans le Journal des événements. Toutes les données nécessaires ont été collectées : Cette page récapitule les établissements que vous souhaitez déclôturer. Vous pouvez ensuite Lancer votre déclôture périodique. Opération terminée : Cette page affiche le compte rendu de l'opération et indique si la déclôture s'est déroulée avec succès ou non et pour quelles raisons. Pour plus d'informations vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher le détail. TAUX AT Liste des taux AT Accès : Établissements - Taux AT Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 188 La gestion de la liste des taux AT est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les taux AT créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié. Taux AT Accès : Etablissement- Taux AT vous devez créer une fiche pour chaque taux accident de travail défini pour l'entreprise. L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code section : Saisissez un code section Ce code est limité à 2 caractères numériques. Taux : Saisissez un taux manuellement ou à l’aide de la calculatrice accessible par l’icône . Code risque : Ce champ permet de saisir ou sélectionner le code risque de l’établissement. Si le code risque que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des codes risques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code risque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux AT que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux AT dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Valeurs Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra. Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année) à partir de laquelle la constante entre en vigueur. Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est cochée dans la fiche salarié. Taux : Saisissez le taux d'accident de travail auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage. Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche AT. Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DETAIL DES FONCTIONNALITES 189 TAUX TRANSPORTS Liste des taux transport Accès : Établissements - Taux transport La gestion de la liste des taux de transport est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les taux de transport créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si le taux n'est pas rattaché à un établissement ou une fiche salarié. Taux transport Accès : Etablissement - Taux Transport vous devez créer une fiche pour chaque taux de transport défini pour l'entreprise. L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du taux de transport que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux transport dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Valeurs Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra. Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou à l'aide du calendrier, la période (mois et année) à partir de laquelle la constante entre en vigueur. Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est cochée dans la fiche salarié. Taux : Saisissez le taux de transport auquel vous êtes assujetti sous un format de type pourcentage. Lorsque votre taux change, vous devez ajouter une nouvelle valeur et non recréer une nouvelle fiche transport. Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. PLANNINGS Fiche Planning Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 190 Accès: Établissements - Plannings Il est possible de créer plusieurs plannings, et permettre ainsi de les affecter aux différentes catégories de salariés, ne suivant pas le même planning hebdomadaire. Le planning saisi aura un impact sur le décompte des jours de congés payés et d'absences. Nom: Ce champ vous permet de saisir le nom de votre planning, limité à 130 caractères. Description : Champ alphanumérique, saisissable, limité à 255 caractères. 1er jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le premier jour de repos hebdomadaire de vos salariés. Dans la majorité des cas il s'agit du Dimanche. 2ème jour de repos hebdomadaire: Liste déroulante accessible par l'icône , qui vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le deuxième jour de repos hebdomadaire de vos salariés. Si vos salariés n'ont pas deux jours de repos hebdomadaire, sélectionnez la valeur à vide disponible dans la liste déroulante. Pour faire une recherche du jour de la semaine sans dérouler la liste, vous pouvez saisir la première lettre du jour dans le champ de votre choix, le premier jour de la liste commençant par cette lettre s'affichera. Les jours de repos hebdomadaires saisis dans ces champs seront affichés sur un fond gris dans le planning. Ces champs seront alors non saisissables. Jour : Liste des sept jours de la semaine. Liste non modifiable. Matin et Après midi: Ce planning permet de saisir le temps de travail journalier, par demi-journée, de l'ensemble des salariés de votre entreprise. Il est initialisé par défaut à 3h30 le matin et l'après midi. les valeurs sont saisissables selon un format horaire. Si vous indiquez des valeurs à zéro sur l'ensemble de la journée, ce jour sera considéré comme un jour de repos hebdomadaire supplémentaire. Les valeurs s'afficheront sur un fond jaune. Total : Champ non saisissable. Il totalise l'horaire journalier selon un format horaire. Horaire journalier moyen: Par défaut, ce champ est calculé selon le planning saisi et selon un format Nombre. Il est cependant saisissable manuellement ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône . Il est possible d'interroger cette information dans une rubrique grâce à la syntaxe suivante: Salarie.HoraireJournalierMoyen ORGANISMES Liste des organismes Accès : Établissements - Organismes La gestion de la liste des Organismes est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les organismes créés et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si l'organisme n'est pas utilisé dans une rubrique, un établissement. Fiche Organismes Accès: Etablissements-Organismes DETAIL DES FONCTIONNALITES 191 L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En-tête Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner un régime (Urssaf, Prévoyance, Irc...) Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Le régime sélectionné n'est plus modifiable dès lors que l'organisme est affecté et utilisé dans une rubrique, une fiche Salarié... Caisse: Ce champ permet de sélectionner un type de caisse URSSAF, IRC,.... Si la caisse que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des caisses, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche caisse en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom: Ce champ permet de saisir le nom de l'organisme que vous souhaitez créer. Organisme collecteur: Ce champ permet de saisir l'organisme collecteur lorsque celui-ci est différent de l'organisme d'affectation. Cette information sera principalement utile à l'impression de l'état des charges, l'état préparatoire à la DUCS et vous permettra d'effectuer un regroupement par organisme collecteur. Numéro: Il correspond au numéro identifiant communiqué par vos organismes. Déclaration découpée par établissement : Cette option sert à réaliser la DUCS. Elle ne sert que pour la déclaration DUCS URSSAF. Si vous la cochez vous obtiendrez une déclaration DUCS par établissement. Exemple : Vous avez 3 établissements sur Paris. Les 3 reversent leurs cotisations à l'URSSAF de Paris. En cochant cette option chaque établissement établira sa DUCS séparément. Dans le cas contraire, vous obtiendrez une seule déclaration avec un détail par établissement. Type de DUCS : Cette information sert à indiquer à quel type de DUCS appartient l'organisme. Cette information est utilisée ensuite lors de la génération DUCS pour filtrer la liste des organismes. Cette information est obligatoirement à renseigner pour établir une déclaration DUCS. Si vous avez personnalisé les organismes système EBP, le champ type de DUCS ne sera pas initialisé en mise à jour de dossier et vous aurez donc à le renseigner pour établir votre première déclaration. Type d'activité : Ce champ permet de définir le secteur d'activité de l'organisme concerné. Si votre organisme ne figure pas dans la liste de tous les organismes, vérifiez que le type d'activité concerné est bien activé dans les paramètres entreprise. Les Onglets: Comptabilité: L'onglet comptabilité permet de paramétrer les comptes comptables nécessaires au transfert comptable. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. CONTRAT DE PREVOYANCE Liste des contrats de prévoyance Accès : Établissements - Contrats de prévoyance Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 192 La gestion de la liste des contrats de prévoyance est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les contrats de prévoyance crées et sauvegardés pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si le contrat n'est pas rattaché à une fiche salarié. Contrats de prévoyance Accès : Établissements - Contrats de prévoyance Référence du contrat : Ce champ permet d'indiquer la référence du contrat. Ce champ est à renseigner avec les éléments fournis par votre institution de prévoyance. Désignation commerciale : Cette information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par la référence du contrat. C'est un champ de saisie libre. Code délégataire de gestion : Ce champ est à renseigner en complément du code organisme (Ex : Pxxxx). Ce champ est à renseigner uniquement sur instruction spécifique de l'institution de prévoyance, de la mutuelle ou de la société d'assurance qui fournira les valeurs. Code population de rattachement : C'est le code population défini dans le contrat. Les valeurs sont fournies par l'organisme de prévoyance et sont à renseigner seulement sur sa demande. Nature de cotisation : Sélectionner le code nature Organisme : Sélectionnez l'organisme de prévoyance où le contrat de prévoyance a été souscrit. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. DETAIL DES FONCTIONNALITES 193 Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. OPÉRATIONS Opérations- Démarrer une tâche Accès : Opérations - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Mise à jour des publications : Permet d'ouvrir l'assistant de mise à jour des publications. Site web Reports on Line : Permet d'ouvrir la page de votre site Reports on Line. Virement de salaires : permet d'accéder à la génération des fichiers de virements des salaires et des acomptes. Transfert en comptabilité : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et de règlements. Communication Entreprise-Expert : permet d'accéder à l'assistant de transfert comptable des écritures de salaires et de règlements vers un logiciel de comptabilité. PUBLIER SUR REPORTS ON LINE Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Accès : Paramètres &endash; Publier sur Reports On Line - Mise à jour des publications La mise à jour des publications de votre dossier Open Line permet de réaliser l’envoi d’une sélection de publications sur le site ROL. Cette mise à jour passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de mise à jour des publications sur votre site web. Cliquer sur le bouton Suivant, pour poursuivre la mise à jour. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 194 2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour Cette étape vous permet de définir la liste des publications à mettre à jour dans ROL. Les informations sont présentées dans un tableau dont les colonnes sont : Sélectionné Case à cocher. Permet de définir l’envoi de la publication sur votre site (case sélectionnée). Par défaut, les publications qui ne sont pas encore publiées sont sélectionnées. Vous avez la possibilité de ne pas les envoyer (dé-sélectionner la case). Libellé Champ non modifiable. Contient le libellé de la fiche publication. Description Champ non modifiable. Contient la description de la fiche publication. Cliquer le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant. 3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées Cette étape permet de visualiser le nombre de publications à mettre à jour en fonction du nombre de publications disponible dans votre dossier Lancement de la mise à jour Pour lancer la mise à jour des publications sur le site, vous devez ensuite cliquer sur Lancer. La mise à jour de la publication passe par les tâches asynchrones (bouton dans la barre d’état). Elle s’effectue en 2 temps : - Génération des documents de publication - Envoi des publications sur le site ROL Une fois la mise à jour effectuée, l’assistant affiche de nombre de publications mis à jour. Cliquer sur Terminer pour fermer l’assistant. Site Web Accès : Paramètres - Publier sur Reports On Line - Site web Cette fonction permet d’ouvrir votre site web ROL. Pour accéder au site ROL, vous devez vous identifier. Pour cela, vous devez indiquer votre login(e-mail) et votre mot de passe. Ces 2 points sont définis dans les fiches comptes de votre produit Open Line (menu Paramètres - Publication dans ROL - Compte). Suite à l’acceptation de vos identifiants, vous accédez : - Au tableau de bord, s’il en existe un. - A la liste des documents dont vous avez l’autorisation. Pour l’administrateur du site, il est possible : - De réaliser/modifier le tableau de bord du site. - De visualiser tous les documents présents sur le site. - De visualiser les utilisateurs (comptes) du site ainsi que les documents qui leurs sont associés. TRANSFERT EN COMPTABILITE Transfert en comptabilité Accès: Opérations- Transfert en comptabilité- Transfert en comptabilité/ Communication Entreprise Expert Le transfert en comptabilité se fait à l'aide d'un assistant au transfert comptable. Page d'accueil DETAIL DES FONCTIONNALITES 195 Cette page vous rappelle le fonctionnement du transfert comptable et vous offre la possibilité de sauvegarder votre dossier par le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. Choisissez les données à transférer Type de transfert : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de transfert souhaité. Deux possibilités: Openline/ CommExpert. Filtre sur l'établissement Ce filtre vous permet de sélectionner le ou les établissements pour lesquels vous souhaitez lancer le transfert comptable. Filtre sur l'exercice Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, l'exercice sur lequel s'opère le transfert comptable. Filtre sur la période de paye Ce filtre permet de sélectionner, à l'aide d'une liste déroulante, le ou les périodes sur lesquelles s'opère (nt) le transfert comptable. Données à comptabiliser: Les options disponibles permettent de transférer en comptabilité uniquement les salaires, uniquement les règlements ou encore les deux. Cela permet également de sélectionner si le transfert s'opère uniquement sur les bulletins validés, non validés ou encore les deux. Pré visualiser : Ce bouton vous dirige vers l'aperçu de la simulation du transfert comptable préalablement paramétré. A partir de cette fenêtre vous pouvez lancer une impression. Toutes les données nécessaires ont été collectées Un récapitulatif des paramètres saisis, vous permet de contrôler votre transfert. Vous pouvez ensuite lancer le transfert comptable. Un compte rendu vous permet de contrôler si votre transfert s'est déroulé avec succès. Historique des transferts comptables Accès : Opérations- Transfert en comptabilité- Historique des transferts comptables Cette fonctionnalité vous permet de conserver l'historique des derniers transferts exécutés de la paye vers une autre application. La liste précise le numéro du lot, la date et l'heure du transfert, ainsi que la raison sociale de l'établissement. Il est possible, à partir de la liste page, de re-transférer ce même lot par la tâche Retransfert du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. REGLEMENTS Liste des virements Accès : Opérations - Paiements- Virements des salaires Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Les filtres Filtre sur les banques Ce filtre permet de sélectionner la ou les banques pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche. Filtre sur les dates Ce filtre permet de sélectionner la ou les dates pour lesquelles vous souhaitez faire la recherche. Rafraîchir : L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. La liste La liste vous permet de recenser l'ensemble des virements créés et enregistrés. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 196 La liste affiche les champs suivants: Référence Virement : Ce champ reprend la référence du virement. Date de virement: Ce champ notifie la date du virement. Montant total du virement: Ce champ totalise le montant global du virement. Code de l'établissement : Ce champ reprend la raison sociale de l'établissement. SIRET: Ce champ reprend le numéro SIRET de l'établissement. Référence SEPA: Ce champ notifie la référence SEPA du virement. Généré en Cfonb: Ce champ est flagué lorsque le fichier a déjà été généré une première fois sous un format Cfonb. Générer un fichier Pour accéder à générer un fichier, il suffit de sélectionner un ou plusieurs virements dans la liste, puis de choisir l'une de ces possibilités ; - sélectionner Générer le fichier Cfonb dans la barre des tâches; - sélectionner Générer le fichier Cfonb dans le menu contextuel. Il en est de même pour générer un fichier au format SEPA. Fiche Virement bancaire Accès: Bulletins-Paiements-Virements bancaires Informations bancaires Banque : Ce champ vous permet de sélectionner la banque. RIB/BBAN: Ce champ vous permet de saisir le RIB ou le BBAN de votre banque émettrice. Il est renseigné par défaut selon celui de la fiche banque. Informations virement Numéro national d'émetteur: Initialisé par défaut selon celui de la fiche banque. Il reste tout même modifiable. Date virement: Ce champ vous permet de saisir manuellement ou à l'aide du calendrier accessible par l'icône , la date du virement. Etablissement : Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un établissement. SIRET: Initialisé par défaut selon l'établissement sélectionné, le champ reste saisissable. Référence virement: Saisir une référence limitée à 7 caractères alphanumérique. Options Centralisation par salarié : Cochez cette option si vous souhaitez regrouper les lignes de virement pour un même salarié. Retour à ligne Salaires Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter, une fenêtre Ajouter une ligne de salaire s'ouvre. La zone est remplie automatiquement par la fenêtre Ajouter une ligne de salaire. Voir le bulletin : Ce bouton permet de visualiser le bulletin concerné par le virement, en sélectionnant la ligne de salaire. Rafraîchir les montants : Ce bouton permet de rafraîchir les montants lorsqu'il y eu des modifications sur le bulletin. Code du salarié : Champ non saisissable. Il s'agit du nom et du prénom du salarié. Libellé : Champ saisissable rempli par défaut selon l'intitulé suivant: Salaire+ Période. Montant : Champ non saisissable. Il reprend le net à payer du bulletin de salaire sélectionné. RIB/BBAN : Ce champ permet de saisir le RIB ou le BBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. DETAIL DES FONCTIONNALITES 197 IBAN : Ce champ permet de saisir l'IBAN du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. BIC : Ce champ permet de saisir le BIC du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. Banque : Ce champ permet de saisir la banque du salarié. Elle est initialisée par défaut selon celle de l'onglet règlement de la fiche salarié. Domiciliation : Ce champ permet de saisir la domiciliation de la banque du salarié. Elle est initialisée par défaut selon celle de l'onglet règlement de la fiche salarié. Code pays : Ce champ permet de saisir le code pays de la banque du salarié. Il est initialisé par défaut selon celui de l'onglet règlement de la fiche salarié. Motif économique : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le motif économique de ce virement. Il est obligatoire pour les virements internationaux. Référence : Ce champ permet de saisir la référence du virement. DUCS DUCS - Nouvelle DUCS Pour préparer la déclaration unifiée des cotisations sociales il convient de renseigner les paramètres utiles à la génération à l'aide de la fiche de préparation. Onglet Paramètres Type de DUCS Vous devez sélectionner le type de DUCS que vous souhaitez. Actuellement 2 possibilités : • URSSAF • IRC/IP Etablissement Vous devez sélectionner le ou les établissements à prendre en compte dans la déclaration. Le choix des établissements peut se faire de plusieurs façons : • soit en saisissant directement dans les champs appropriés, • soit en sélectionnant les établissements dans la liste. Lorsque ni la borne de début ni la borne de fin ne sont renseignées cela signifie que ce sont tous les établissements du dossier. Période Vous devez indiquer la période de votre déclaration. La période est une fourchette de mois dans laquelle il faut définir le premier et le dernier mois. Les deux bornes de cette fourchette, ainsi que tous les mois compris entre ces deux bornes sont inclus dans cette période. La date de fin de période doit être supérieure ou égale au premier mois de cette période. Organisme Vous devez sélectionner le ou les organismes à prendre en compte dans votre déclaration. Seuls les organismes correspondant au type de DUCS sélectionné doivent apparaître, si ce n'est pas le cas, vérifiez que sur chaque organisme le champ "Type de ducs" est correctement renseigné. Options Tenir compte de l’organisme collecteur : Cette option est cochée par défaut. Si votre organisme est le collecteur des cotisations d'un autre organisme, cochez cette option. Si vous êtes dans ce cas de figure, sur le champ organisme vous devez sélectionner le collecteur mais aussi les organismes collectés. Exemple : Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 198 L'URSSAF collecte les cotisations de Pôle Emploi. l'URSSAF est donc le collecteur de Pôle Emploi. Afin que les cotisations de Pôle Emploi soient intégrées à la déclaration à destination de l'URSSAF il convient donc de cocher cette option. Pour que l'exemple ci-dessus fonctionne, il faut qu'au préalable le champ organisme collecteur soit renseigné sur la fiche organisme de Pôle Emploi. Faire une déclaration Néant : Cette case est à cocher si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période choisie ou s’il n’y a pas eu de salaire versé. La déclaration sera générée sans aucune cotisation, et aucun paiement. Faire une déclaration papier : Cette option permet de réaliser une impression de votre déclaration à partir des données de paye. Paiement Mode de paiement : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le moyen de paiement utilisé pour payer vos cotisations sociales. Trois choix possibles : • Aucun : l'enregistrement servant au paiement ne sera pas présent dans votre déclaration. • Utiliser le mode de paiement par défaut pour ce ou ces organisme(s) : l'enregistrement servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les informations indiquées sur la fiche caisse de l'organisme destinataire. • Télérèglement : l'enregistrement servant au paiement sera présent dans votre déclaration avec les informations indiquées sur la banque de l'établissement déclarant (Options + Société + Entreprise) Si vous pratiquez le "Télérèglement" vous devez sélectionner Télérèglement sur le champ "Mode de paiement" ce moyen de paiement, à chaque déclaration. Si vos coordonnées bancaires comportent une erreur la déclaration ne pourra pas être générée. Date d'exécution de l'ordre de paiement : Si vous utilisez le mode de règlement prélèvement ou télérèglement, il convient de préciser la date d'exécution de l'ordre de paiement. Référence de paiement : Champ de saisie libre permettant de saisir la référence du paiement. Cette référence permet de rapprocher le paiement à la déclaration. Payer les cotisations de : Ce filtre permet de sélectionner, à l’aide d’une liste déroulante la période sur laquelle porte le paiement. Ce champ n'est à renseigner que dans le cas où le paiement porte sur une période différente de celle de la déclaration. Exemple : Pour une déclaration récapitulative annuelle (DRA) à destination des caisses de retraite il convient le plus souvent de déclarer les cotisations pour l'année entière mais avec un paiement ne portant que sur les cotisations du dernier trimestre. Pour gérer ce cas de figure il convient d'indiquer une période de déclaration allant du 01/01/NN au 31/12/NN et une période de paiement allant du 01/10/NN au 31/12/NN. Chemin de déclaration du fichier EDI Le chemin par défaut est : C:\Users\Public\Documents\DUCS EDI\xxx. Vous avez la possibilité d'indiquer un autre chemin. Les actions de la fiche de préparation Préparer ou Actualiser Une fois que tous les paramètres ont été renseignés, vous avez la possibilité soit : • d'imprimer un état préparatoire • d'accéder à l'éditeur de fichier afin de contrôler et éventuellement de modifier le contenu de votre déclaration. Pour accéder à l'éditeur de fichier, cliquez sur le bouton Préparer ou Actualiser. Placezvous sur l'onglet "Edition". Si vous vous êtes trompé dans les paramètres renseignés, vous pouvez les modifier en revenant dans l'onglet "Paramètres". N'oubliez pas de faire "Actualiser" pour charger votre déclaration avec les nouveaux paramètres saisis. Déclarer le fichier DUCS EDI La fonction "Déclarer le fichier DUCS EDI" permet de convertir le fichier préparé au format tel qu'il est demandé par le cahier des charges par chaque organisme. Vous ne pouvez pas transmettre votre fichier tant que cette étape n'a pas été réalisée. DETAIL DES FONCTIONNALITES 199 Editeur de fichier DUCS Cette partie vous permet de consulter ou modifier votre déclaration. Votre déclaration est composée d'enregistrements. Enregistrement DEB : Déclaration Cet enregistrement décrit et référence la déclaration. Un fichier peut contenir plusieurs déclarations (plusieurs DEB). Exemple : Une déclaration à destination de l'ARRCO et une autre à destinataion de l'AGIRC (mode gestion isolée). Un seul fichier contenant 2 enregistrements DEB. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DEB : Identification de l'émetteur physique : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres + Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant ou désigné comme "Concerné par le CRE" ou le SIRET de l'expert comptable. Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société + Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert" est cochée alors l'identification de l'émetteur sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert). Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors l'identification de l'émetteur sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE. Type de bordereau : Sur ce champ est indiqué la périodicité de votre déclaration (mensuelle, trimestrielle, annuelle). Enregistrement FR : Emetteur physique Cet enregistrement décrit l'émetteur de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement FR: Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres + Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant. Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" (Paramètres + Société + Entreprise) est décochée et que l'option "Utiliser les données de l'expert est cochée" alors l'identification de l'intervenant sera celle de l'expert comptable (Paramètres + Société + Expert). Si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée alors l'identification de l'intervenant sera celle de l'établissement défini comme établissement concerné par le CRE. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire. Enregistrement DT : Entreprise / Déclarant Cet enregistrement décrit le déclarant de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement DT : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIREN saisi dans les Paramètres + Société + Entreprise et le NIC de l'établissement déclarant. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire. Numéro de référence 2 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend le code APE renseigné sur l'établissement déclarant. Adresse mél de l'intervenant : Cette rubrique reprend l'adresse mail indiquée au niveau du contact de l'établissement déclarant. Enregistrement MR : Organisme destinataire Cet enregistrement décrit l'organisme social destinataire de la déclaration. Cet enregistrement est obligatoire. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 200 Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement MR : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire. Enregistrement AE: Tiers rédacteur Cet enregistrement décrit le tiers rédacteur de la déclaration (Expert comptable). Il est facultatif. Il n'est présent que si l'option "Utiliser les données de l'expert pour les déclarations" est cochée dans les Paramètres + Société + Entreprise. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'expert comptable indiqué dans les Préférences + Société + Expert. Numéro de référence 1 : Cette rubrique n'est visible que dans le cas d'une DUCS de type IRC/IP. Cette rubrique reprend la référence indiquée sur le champ numéro de la fiche de l'organisme destinataire. Enregistrement FZ: Entité de regroupement Cet enregistrement décrit l'entité de regroupement. Il est facultatif et n'est présent que pour les déclarations à destination des URSSAF et si l'option "Etablissement en versement lieu unique (VLU)" est cochée dans les Paramètres + Société + Entreprise. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement AE : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement défini comme étant celui responsable du paiement groupé dans les Préférences + Société + Entreprise. Enregistrement GEN : Généralités Cet enregistrement décrit les généralités telles que le total des cotisations, l'effectif global URSSAF. Cet enregistrement est obligatoire. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement GEN : Effectif global de l'éntreprise au 31/12 : Cette rubrique n'est à produire que pour une DUCS de type URSSAF et seulement si la déclaration est un TR (Tableau récapitulatif annuel) Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer (régularisation et acompte inclus) (+ transport et taxe additionnelle en URSSAF). Montant 2 : Cette rubrique permet d'indiquer un acompte ou un crédit à déduire. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip. Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 2, vous devez absolument modifier manuellement la rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2. Montant 3 : Cette rubrique permet d'indiquer une régularisation ou un débit à ajouter. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type IRC/Ip. Si vous saisissez un montant sur la rubrique Montant 3, vous devez absolument modifier manuellement la rubrique montant 1 afin qu'elle tienne compte du montant 2. Nombre de lignes total : Cette rubrique indique le nombre de lignes de cotisations pour l'ensemble de la déclaration Enregistrement EN ou WP : Unité déclarée Cet enregistrement décrit l'unité déclarée. Cet enregistrement est obligatoire. Une déclaration peut contenir plusieurs unités déclarées. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement EN : Identification de l'intervenant : Ce champ est renseigné avec le SIRET de l'établissement de l'unité déclarée. Dans une DUCS de type URSSAF il y a une unité déclarée par établissement. Dans une DUCS de type IRC/IP les unités représentent un contrat ou un centre payeur. Numéro de référence 1 : Pour une DUCS de type URSSAF c'est le n° de compte cotisant. DETAIL DES FONCTIONNALITES 201 Le numéro de compte cotisant se renseigne sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet Organismes. Pour une DUCS de type IRC/IP c'est le numéro de contrat indiqué sur la fiche de l'organisme destinataire. Votre organisme de retraite peut vous demander de gérer les unités déclarées par centre payeur, dans ce cas, il convient de renseigner sur chaque fiche établissement au niveau de l'onglet Organismes le n° de centre payeur. Numéro de référence 2 : Cette rubrique indique le code APE de l'établissement déclaré. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et uniquement pour une déclaration TR (Tableau récapitulatif annuel). Montant 1 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations à payer de l'unité déclarée (régularisation et acompte). Montant 2 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements transport. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si l'unité déclarée comporte plusieurs taux de transport. Montant 3 : Cette rubrique indique le montant des régularisations de l'unité déclarée. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF. Montant 4 : Cette rubrique indique le montant total des cotisations versements taxes additionnelles transport. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF et est renseignée que si l'unité déclarée comporte plusieurs taux de taxes additionnelles transport. Quantité 1 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés rémunérés au cours de la période de référence de la déclaration. Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF. Quantité 2 : Cette rubrique indique l'effectif des salariés inscrits dans l'établissement au dernier jour de la période de référence de la déclaration, y compris les salariés absents pour maladie ou congés (à l'exception des apprentis). Cette rubrique n'est présente que dans le cas d'une DUCS de type URSSAF. Enregistrement COT : Ligne de cotisation Cet enregistrement décrit la ligne de cotisation. Cet enregistrement est facultatif (non présent dans le cas d'une DUCS néant). Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement COT : Qualifiant ligne cotisation : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code risque indiqué sur la fiche code DUCS. Pour une DUCS de type URSSAF cette rubrique est renseignée avec une valeur fixe non paramétrable. Type de cotisation : Cette rubrique reprend le code déclaré indiqué sur la fiche code DUCS. Instruction codée : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code condition spéciale indiqué sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF. Pourcentage de cotisation : Pour une ducs de type URSSAF cette rubrique n'indique que les taux de cotisations de transport, de taxe additionnelle de transport et d'accident de travail. Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique indique le taux de cotisation. Si la rubrique est de type forfait cette rubrique n'est pas renseignée. Montant monétaire 1 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 1 représente la base déplafonnée. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 1 représente le montant calculé de la cotisation. Montant monétaire 2 : Pour une ducs de type URSSAF le montant monétaire 2 représente la base plafonnée ou la réduction de cotisation. Pour une ducs de type IRC/IP le montant monétaire 2 représente l'assiette ou la valeur unitaire du forfait. Quantité associée 1 : Cette rubrique indique l'effectif concerné par cette ligne. Quantité associée 2 : Pour une ducs de type URSSAF la quantité 2 est utilisée uniquement pour la loi TEPA et représente le nombre d'heures supplémentaires pour les codes 04 et 05. Pour une ducs de type IRC/IP la quantité 2 représente le nombre de forfaits. Numéro référence 1 : Pour une ducs de type IRC/IP cette rubrique reprend le code groupe cotisant indiqué sur la fiche code DUCS. Cette rubrique n'est pas renseignée pour une ducs de type URSSAF. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 202 Numéro référence 2 : Cette rubrique reprend le champ code DUCS indiqué sur la fiche caisse de l'organisme destinataire de la cotisation et non de la déclaration. Exemple : Vous transmettez vos déclarations au groupe Malakoff (G022). sur la rubrique référence 1de l'enregistrement MR sera indiqué G022. Par contre sur l'enregistrement COT devra être indiqué le code organisme destinataire de la cotisation, à savoir 0012 si c'est une cotisation à destination de la prévoyance, A202 si c'est une cotisation à destination de l'ARRCO...... Enregistrement TRS : Versement transport Cet enregistrement décrit le versement transport. Il est facultatif et ne doit être présent que si l'unité déclarée comporte des taux transport multiples. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TRS : Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié (Onglet Déclarations). Enregistrement TAT : Taxe additionnelle transport Cet enregistrement décrit le versement de la taxe additionnelle transport. Il est facultatif et ne doit être présent que si l'unité déclarée comporte des taux de taxe transport multiples. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement TAT : Identification de lieu : Cette rubrique reprend le code INSEE de la commune saisi sur la fiche salarié (Onglet Déclarations). Enregistrement PAI : Paiement Cet enregistrement décrit le paiement. Cet enregistrement est facultatif. Quelques explications sur certaines rubriques de l'enregistrement PAI : Montant réglé : Cette rubrique indique le montant qui va être versé à l'organisme destinataire de la déclaration. Date associée au paiement : La date qui est produite sur cette rubrique est celle indiquée dans l'assistant de préparation à la DUCS. Editeur de déclaration Ajouter un enregistrement : L'ajout se fait par le menu contextuel (clic droit). Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Ajouter" c'est que l'enregistrement ne peut pas être ajouté. Plusieurs raisons : - L'enregistrement ne peut pas être ajouté à l'emplacement sélectionné, - L'enregistrement est déjà présent et ne peut pas l'être une seconde fois. Supprimer : La suppression se fait par le menu contextuel (clic droit). Elle permet de supprimer un enregistrement de la déclaration. Si le menu contextuel ne vous propose pas l'option "Supprimer" c'est que l'enregistrement est obligatoire et donc non supprimable. Il n'est pas possible de supprimer une rubrique (partie droite de l'écran). Déclarer le fichier DUCS EDI : Une fois votre fichier vérifié et/ou corrigé, vous devez le déclarer afin qu'il soit au format autorisé par la norme. Pour cela, cliquez sur le bouton "Déclarer" et suivez les étapes. Les erreurs En bas de l'écran vous disposez d'un récapitulatif des erreurs du fichier. Pour corriger une ligne vous pouvez directement saisir dans la colonne "valeur". Certaines rubriques proposent des listes de choix. A vous de sélectionner la valeur attendue. Pensez à enregistrer vos modifications à l'aide du bouton "Enregistrer" située en haut à gauche de l’écran ou par le menu Fichier + Enregistrer. DETAIL DES FONCTIONNALITES 203 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. PARAMETRES DE PAYE Paramètres de paye - Démarrer une tâche Accès : Paramètres de paye - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Ajouter une publication Reports On Line Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des publications. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche publication. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 204 Ajouter un compte Reports On Line Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des comptes du ROL. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche compte du ROL. Variables : permet d'accéder à la liste des variables à saisir et des variables formule. Rubriques : permet d'accéder à la liste des rubriques de brut, des rubriques de cotisation, des rubriques de net, des rubriques de commentaire, des rubriques intermédiaire. Constantes : permet d'accéder à la liste des taux et des plafonds et smic. Tables de calcul : permet d'accéder à la liste des tables de calcul. CONSTANTES Liste des constantes Accès: Paramètres de paye- Constantes La gestion de la liste des constantes est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les constantes créées et enregistrées selon trois onglets: Taux: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type taux Valeurs: Cet onglet affiche uniquement les constantes de type valeur. Tous: Cet onglet recense l'ensemble des constantes. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les suppressions restent possibles si la constante n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par exemple. Fiche Constantes Accès: Paramètres de paye- Constantes L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est un taux ou une valeur. La sélection détermine la présentation de l'onglet Valeurs. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la constante. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des constantes. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la constante que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce taux dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets DETAIL DES FONCTIONNALITES 205 Valeurs Pour saisir sur cet onglet, cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet Valeurs, une ligne saisissable apparaîtra. Période: Ce champ vous permet de saisir, manuellement ou l'aide du calendrier, la période (mois et année) à partir de laquelle la constante entre en vigueur. Vous pouvez saisir la nouvelle valeur d'une constante par anticipation. Le calcul du bulletin s'effectuera avec la constante en vigueur sur la période de paye du bulletin, ou bien la période d'emploi lorsque l'option est cochée dans la fiche salarié. S'il s'agit d'une valeur : Valeur: Ce champ vous permet de saisir la valeur de la constante, manuellement ou à l'aide de la calculatrice accessible par l'icône . Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique en saisissant le code de cette constante. S'il s'agit d'un taux: Taux salarial: Saisissez un taux salarial sous un format de type pourcentage. Si vous souhaitez noter un taux de 2% , saisissez 2 et non 0,02. Taux patronal: Saisissez un taux patronal sous un format de type pourcentage. Il est possible d'interroger cette constante dans une rubrique par la syntaxe suivante: Code de la constante.tauxsal ou Code de la constante.tauxpat Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. VARIABLES Fiche Variables Accès : Paramètres de paye-Variables L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système si votre constante est de type "à saisir" ou de type "formule". Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la variable. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des variables. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la variable que vous souhaitez ajouter. Report mensuel: Cette option n'apparaît que pour les variables de type "A saisir". Cochez cette option si vous souhaitez que la valeur saisie sur un mois soit reportée les mois suivants. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette variable dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Formule Cet onglet vous permet de saisir la formule nécessaire au calcul de la variable. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 206 Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Cet onglet est disponible uniquement si la variable est de type "formule". Vous ne pouvez pas faire appel à des rubriques dans les variables. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Liste des variables Accès: Paramètres de paye- Variables La gestion de la liste des variables est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les variables créées et enregistrées selon trois onglets: Variables à saisir : Cet onglet affiche uniquement les variables de type A saisir. Variables calculées : Cet onglet affiche uniquement les variables de type Formule. Tous: Cet onglet recense l'ensemble des variables. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les suppressions restent possibles si la variable n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par exemple. RUBRIQUES Liste des rubriques Accès: Paramètres de paye-Rubriques La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes. Cette liste affiche toutes les rubriques créées et enregistrées, triées par type de rubrique. Les onglets suivants sont donc disponibles: Rubrique de brut, Rubrique de cotisation, Rubrique de net, Rubrique de commentaire, Rubrique intermédiaire. L'onglet Tous recense l'ensemble des rubriques. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les suppressions restent possibles si le rubrique n'est pas utilisée dans un profil ou un bulletin. Rubrique de brut Accès: Paramètres de paye- Rubrique- Rubriques de brut L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. DETAIL DES FONCTIONNALITES 207 Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue. Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls. Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Cette information est nécessaire au transfert comptable Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Absences: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner un type d'absences. Cette liaison permet d'afficher sur le bulletin, la période d'absence, dès lors qu'une absence de ce type est saisie. Si le type d'absences que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des absences, vous avez la possibilité de créer un nouveau type d'absences en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Dates à préciser sur le bulletin: Cette option vous permet de préciser sur le bulletin la période à laquelle correspond cette rubrique afin de le préciser sur vos déclarations. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique. Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique de cotisation Accès: Paramètres de paye- Rubriques- Rubriques de cotisation L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 208 Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Régime: Ce champ permet de saisir ou sélectionner le régime correspondant à la rubrique. Si le régime que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des régimes, vous avez la possibilité de créer un nouveau régime en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Organisme : Ce champ permet de saisir ou sélectionner l'organisme correspondant à la rubrique. Une pré-sélection des organismes est établie sur l'onglet "Courants" selon le régime sélectionné sur le champ précédent. Si l'organisme que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des organismes, vous avez la possibilité de créer un nouvel organisme en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ne pas prendre en compte le taux: Cette option permet de ne pas afficher le détail sur l'état des charges, d'un éventuel changement de taux en cours d'année. Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Contrat : Ce champ permet de lier un contrat de prévoyance pour les rubriques de cotisations de prévoyance, afin de faciliter la déclaration N4DS. Si le Contrat de prévoyance que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des contrats, vous avez la possibilité de créer un nouveau contrat en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type d'activité : Ce champ permet de classer les rubriques par secteur d'activité. Les rubriques visibles dans les listes pages dépendent du ou des types d'activité définis dans les options entreprise. Codes DUCS : Ce champ permet de rattacher le ou les codes DUCS correspondant au type de la rubrique. Sans cela, la déclaration unique des cotisations sociales (DUCS) ne pourra pas fonctionner correctement. Pour rattacher votre code DUCS, cliquez sur l'icône .... Une fenêtre "Codes DUCS associés" s'ouvre. Utilisez le bouton "Ajouter" puis saisissez ou sélectionnez le code DUCS souhaité. Recommencez l'opération autant de fois que vous avez de codes DUCS à paramétrer. Option utiliser les formules par défaut : Cette option signifie que les formules utilisées pour évaluer la rubrique seront celles indiquées sur la fiche code DUCS. Toutefois si les formules ne vous conviennent pas vous avez la possibilité de décocher cette option. A partir de là, le bouton "Formules" deviendra actif et vous pourrez modifier les formules sans avoir à créer une nouvelle fiche code DUCS. Les formules évaluées deviendront celles définies sur la rubrique et non plus celles de la fiche code DUCS. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique DETAIL DES FONCTIONNALITES 209 Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique de net Accès: Paramètres de paye-Rubriques-Rubrique de net L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Sous-type: Précisez si la rubrique est de type gain ou retenue. Cette précision est nécessaire à l'évaluation des cumuls. Compte de charge: Le logiciel propose par défaut la racine 641, correspondant aux comptes de rémunérations du personnel. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Cette information est nécessaire au transfert comptable. Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique. Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique intermédiaire Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique intermédiaire Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 210 L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Validité: Ce champ permet de sélectionner, à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ... ,de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique. Cumuls : Cet onglet permet de paramétrer les cumuls liés à cette rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Rubrique de commentaire Accès: Paramètres de paye- Rubriques-Rubrique de commentaire L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la rubrique que vous souhaitez ajouter. Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des rubriques. DETAIL DES FONCTIONNALITES 211 Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type : Champ non saisissable. Il est défini au moment de la création de la rubrique. Validité: Ce champ permet de sélectionner à l'aide d'une fenêtre, les périodes pour lesquelles vous souhaitez que cette rubrique soit disponible sur le bulletin. Il permet également de prendre en considération le statut de présence du salarié. Imprimer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, les conditions d'impression de la rubrique sur le bulletin. Trois conditions sont disponibles Si non nulle/Jamais/Toujours. Rubriques liées: Ce champ permet, à l'aide de la fenêtre accessible par l'icône ..., de définir des rubriques liées à la rubrique principale. Ainsi, lorsque vous ajouterez cette rubrique principale dans un bulletin ou un profil, les rubriques liées s'afficheront automatiquement. La suppression d'une de ces rubriques n'entraînent pas la suppression des rubriques liées. Afficher dans la colonne: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système la colonne dans laquelle vous souhaitez voir s'afficher l'information. Les colonnes disponibles sont Nombre ou Base/Taux salarial/Taux patronal/Gain salarial/Retenue salariale/ Montant patronal. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage: Cet onglet permet de définir le paramétrage de la rubrique Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. TABLES DE CALCUL Fiche Table de calcul Accès: Paramètres de paye-Tables de calcul L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette table est ensuite utilisable dans une fonction ou une rubrique par exemple, grâce à la syntaxe suivante Code de la table de calcul [], en prenant soin de préciser entre crochets les éléments nécessaires au calcul. Le salaire d'un apprenti est défini selon un pourcentage du SMIC d'après son âge et son année de scolarité. Une table de calcul à double entrée permet de stocker les valeurs de ces pourcentages. Ainsi, la table de calcul peut être utilisée dans la rubrique du salaire mensuel de l'apprenti. Le calcul s'effectuera automatiquement grâce à la table de calcul, pour laquelle l'âge et l'année de scolarité ont été renseignés. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la table de calcul que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette table de calcul dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Paramétrage Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 212 Dimension Les dimensions permettent de renseigner les intervalles ou les valeurs pour lesquelles il existe une donnée correspondante. Il est possible d'avoir une ou deux dimensions. Leur paramétrage est identique. Libellé: Saisissez la description de votre dimension Type: Sélectionnez parmi une liste de valeurs système le type d'intervalle que vous souhaitez : Index: A une valeur correspond une autre valeur. Intervalle: A un intervalle correspond une valeur. Intervalle progressif: les valeurs de chaque intervalle se cumulent. Pour ajouter une ligne dans la grille, cliquer sur le bouton Ajouter au dessus de la grille. Libellé: Saisissez le libellé des lignes de votre table de calcul. Valeur: Champ disponible uniquement pour le type Index. Saisissez une valeur ou taux. Intervalle de début: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif. Saisissez la borne de début de l'intervalle. La valeur sera incluse dans l'intervalle. Sur le premier intervalle, vous pouvez choisir le symbole moins l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de début. Intervalle de fin: Champ disponible uniquement pour les types Intervalle et Intervalle progressif. Saisissez la borne de fin de l'intervalle. La valeur sera exclue de l'intervalle. Sur le dernier intervalle, vous pouvez choisir le symbole plus l'infini, ce qui vous permettra de ne pas mettre de borne de fin. Table de calcul Une fois les dimensions paramétrées, saisissez directement dans la table de calcul, les données correspondantes aux différents intervalles ou valeurs. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Liste des tables de calcul Accès : Paramètres de paye - Table de calcul La gestion de la liste des tables de calcul est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les tables de calcul créées et enregistrées. Les suppressions restent possibles si le table de calcul n'est pas utilisée dans une rubrique ou une fonction par exemple. NATURES DE RUBRIQUE Liste des natures de rubriques Accès : Paramètres - Divers - Natures de rubriques La gestion de la liste des natures des rubriques est commune à toutes les listes. Cette liste affiche toutes les natures de rubriques créées et sauvegardées pour tous les établissements confondus. Les suppressions restent possibles si la nature n'est pas rattachée à une rubrique. Fiche Nature de rubrique Accès : Paramètres de paye- Nature de rubrique L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. DETAIL DES FONCTIONNALITES 213 Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d'après les sous natures ainsi qu'un cumul global généré d'après la nature de rubrique. Vous retrouvez ces cumuls dans la liste page des cumuls avec les syntaxes suivantes: SCAT_Nom de la sous nature pour les cumuls alimentés et CAT_Code de la nature de rubrique pour les cumuls calculés. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la nature de rubrique que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature de rubrique dans les listes déroulantes en vue standard. Les Onglets Paramètres Sous natures Code: Saisissez un code limité à 32 caractère de type alphanumérique. Les espaces ne sont pas autorisés. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la sous nature que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette sous nature dans les listes déroulantes en vue standard. Méthodes d'alimentations La ou les méthode(s) d'alimentation choisies seront communes à tous les cumuls correspondant aux sous natures. Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui alimentera le cumul. Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la méthode d'alimentation de la rubrique augmente ou diminue la valeur du cumul. Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/ une formule. Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible. Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. FONCTIONS Liste des fonctions Accès : Paramètres de paye - Fonctions La gestion de la liste des fonctions est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les fonctions créées et enregistrées. Les suppressions restent possibles si la fonction n'est pas utilisée dans une rubrique. Fiche Fonctions Accès : Paramètres de paye-Fonctions L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 214 Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et d'éviter de répéter certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une fonction permet ainsi de diffuser l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même fonction. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Type de retour: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, le format sous lequel la fonction renvoie l'information. Trois types de retour sont disponibles: Numérique/Date/Booléen. Portée: Ce champ permet de définir si la fonction fait appel uniquement à des variables ou bien également à des champs du bulletin. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé de la fonction que vous souhaitez ajouter. Déclaration: Champ non saisissable. Il précise la syntaxe à utiliser pour interroger cette fonction dans une rubrique par exemple. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette fonction dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Formule Cet onglet permet de saisir une formule, à l'aide de variables, de tables de calcul ou encore d'une autre fonction, etc... Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Paramètres Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule font appel à des valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela, saisir une formule de calcul avec des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à cette fonction. Dans la fonction CP_REGLE_MAINTIEN, suivant la rubrique dans laquelle elle est interrogée, la fonction fait appel aux CP Pris en N ou en N-1. Pour cela, on crée un paramètre CONGES, qui sera remplacé dans la rubrique par CP.Pris N ou CP.PrisN1 selon la rubrique appropriée. Nom: Saisissez un nom de paramètre limité à 32 caractères de type alphanumérique. Type : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type du paramètre. Les types disponibles sont: Numérique/Date/Booléen/Rubrique de brut/Rubrique de net/Rubrique de cotisation/ Valeurs cumulables. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du paramètre que vous souhaitez ajouter. L'ordre dans lequel sont saisis les paramètres devra être conservé lorsqu'ils seront remplacés par les valeurs correspondantes dans une rubrique. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. CUMULS Fiche Cumuls Accès : Paramètres de paye-Cumuls L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. En tête Code: Saisissez un code limité à 32 caractères et de type alphanumérique. DETAIL DES FONCTIONNALITES 215 Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Type Formule: Cette option permet d'alimenter un cumul par une formule de son choix. Une fois l'option cochée, l'onglet Formule apparaît. Cumul de taux : Cette option permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux , l'arrondi se fasse à 3 décimales et non à 2 (standard logiciel) Thème: Ce champ vous permet de saisir ou sélectionner le thème de la rubrique. Il permet par la suite d'effectuer un regroupement sur la liste des cumuls. Si le thème que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le fichier des thèmes, vous avez la possibilité de créer un nouveau Thème en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du cumul que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce cumul dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Méthode d'alimentation par défaut Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule n'est pas cochée. Pour ajouter une ligne cliquer sur le bouton Ajouter de l'onglet. Alimenté par: Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de rubrique qui alimentera ce cumul. Augmenter/Diminuer : Ce champ permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système, si la rubrique augmente ou diminue la valeur du cumul. Méthode d'alimentation : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le montant qui vient alimenter le cumul. Les montants disponibles sont: la base de la ligne/ le taux/ le montant/ une formule. Pour les rubriques de cotisations, la distinction Salarial/Patronal est disponible. Formule : Ce champ est saisissable uniquement si la méthode d'alimentation choisie est "Formule". Ce champ vous permet de saisir la formule qui alimentera ce cumul. Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Alimenté par défaut : Si vous cochez cette option, toutes les rubriques crées selon le type défini dans la colonne "Alimenté par", alimenteront ce cumul. Le cumul sera donc visible par défaut dans l'onglet Cumuls des rubriques en question. Afficher comme propriété : Cocher cette option vous permet d'afficher une propriété qui sera visible dans toutes les rubriques du type défini dans la colonne "Alimenté par", dans la partie Propriétés de l'onglet Paramétrage. Libellé de propriété: Champ saisissable limité à 255 caractères de type alphanumérique, uniquement si l'option "Afficher comme propriété" est cochée. Formule Cet onglet est disponible uniquement lorsque l'option Type formule est cochée. Saisissez la formule de votre choix grâce à l'aide à la saisie qui alimentera le cumul crée, indifféremment du type de la rubrique. Pour obtenir de l'aide sur la mise en place des formules, cliquez ici. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. Liste des cumuls Accès: Paramètres de paye- Cumuls La gestion de la liste des rubriques est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les cumuls crées et enregistrés selon trois onglets: Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 216 Cumuls alimentés: Cet onglet affiche uniquement les cumuls paramétrés avec une méthode d'alimentation ou bien issus des sous natures de rubrique, ou encore de la création d'un régime. Cumuls calculés: Cet onglet affiche les cumuls de type Formule ou bien issus des natures de rubriques, ou encore de la création d'un régime. Tous: Cet onglet recense l'ensemble des cumuls. Chaque onglet présente un regroupement par thème afin de faciliter les recherches. Les tâches Activer et Inactiver sont disponibles soit dans la barre de tâche du volet de navigation ou bien par le menu contextuel. Les cumuls créés à partir d'un régime ou d'une nature de rubrique ne peuvent pas être supprimés à partir de la liste des cumuls. Ces cumuls ne peuvent supprimés qu'à partir de la fiche Nature de rubrique ou bien la fiche Régime. Les suppressions restent possibles si le cumul n'est pas utilisée dans une rubrique. Fiche d'une grille de cumuls Accès : Paramètres de paye - Cumuls - Grilles de cumuls En tête Code: Saisissez un code de type alphanumérique. Ce code doit être unique et ne pourra plus être modifié après enregistrement. Description: Ce champ vous permet de saisir le libellé du de la grille des cumuls que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette grille dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Cumuls Cet onglet vous permet de définir les cumuls qui vont composés votre grille. Pour ajouter un cumul, deux possibilités : • Le bouton Ajouter, • Menu contextuel + Ajouter (clic droit) Pour insérer un cumul parmi d'autres cumuls, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre cumul puis cliquer sur Insérer. Pour supprimer un cumul, cliquez sur le bouton Supprimer. Vous pouvez changer la position d'un cumul à l'aide des boutons Monter et Descendre. Tranches Cet onglet vous permet de définir les tranches qui vont composés votre grille. Pour ajouter une tranche, 2 possibilités : • Le bouton Ajouter, • Menu contextuel + Ajouter (clic droit) Pour insérer une tranche parmi d'autres tranches, positionnez-vous en dessous de l'endroit où placer votre tranche puis cliquer sur Insérer. Pour supprimer une tranche, cliquez sur le bouton Supprimer. Vous pouvez changer la position d'une tranche à l'aide des boutons Monter et Descendre. Notes La gestion d'une "Notes" est commune à toutes les fiches. DETAIL DES FONCTIONNALITES 217 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. PARAMETRES Paramètres - Démarrer une tâche Accès : Paramètres - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez, en début des fonctions associées, d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 218 • Informations société : permet d'accéder aux options du dossier telles que les coordonnées, les préférences graphiques utilisateurs, les préférences utilisateurs, les préférences comptables et de transfert, la police, et la synchronisation... • Services : permet d'accéder à la liste des services. • Natures d'emploi : permet d'accéder à la liste des natures d'emploi. • Régimes de cotisation : permet d'accéder à la liste des régimes. Fiche Banques Accès : Paramètres - Banques La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches. Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques. Créer une fiche Banque est une opération est indispensable pour exécuter les transferts de règlements vers l'application Comptabilité Open Line. Une banque s'identifie par les éléments suivants : Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques. Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque. Ce nom est limité à 40 caractères alphanumériques. Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, - si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par défaut, - si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie, - si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône. Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. DETAIL DES FONCTIONNALITES 219 Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraîne pas la création d’une nouvelle fiche Code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Pays Champ saisissable. Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : Le compte de banque Le journal de banque Onglet Coordonnées bancaires Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte et de définir les éléments nécessaires à l'établissement des fichiers de virements / prélèvements. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 220 Les RIB/BBAN, IBAN et BIC sont les coordonnées de votre compte bancaire : elles se trouvent sur le R.I.B. transmis par votre établissement bancaire. RIB / BBAN Champ saisissable de 46 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur le RIB/BBAN IBAN Champ saisissable de 50 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), une vérification sera réalisée sur l'IBAN BIC Champ saisissable de 11 caractères alphanumériques. Si dans l'adresse de la banque le code Pays est FR (France), un contrôle de cohérence est réalisée sur le RIB/BBAN et l'IBAN ETEBAC o Numéro national d'emetteur (NNE) Numéro spécifique que vous devez demander à votre banque et qui est indispensable pour effectuer des virements informatiques au format CFONB. Champ saisissable de 6 caractères numériques. Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier ETEBAC. o Formater le ficher ETEBAC (retour à la ligne) Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier ETEBAC avec des retours à la ligne. Pour savoir si vous devez ou non sélectionner cette case, vous devez contacter votre banque. SEPA o Identifiant de créancier SEPA (ICS) Champ saisissable de 35 caractères numériques maximum (minimum 8). Il est obligatoire pour pouvoir générer le fichier SEPA. o Formater le ficher SEPA (retour à la ligne) Case à cocher permettant de définir le paramétrage du fichier SEPA avec des retours à la ligne. Onglet Notes La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches. PCG - Plan Comptable Général Accès : Paramètres - PCG (Plan comptable général) Le PCG vous donne la liste intégrale des comptes définie par la réglementation. Vous pouvez modifier les vues. Aucune action (ajout, modification, suppression) n'est directement possible dans cette liste. PUBLICATION REPORTS ON LINE Publications Accès : Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publications La gestion de la fiche publication est commune à toutes les fiches. Les publications sont utilisées pour la gestion du site ROL. La fiche publication peut être créée directement depuis : - le menu "Paramètres - Publication dans Reports On Line &endash; Publication" + ajouter - la publication d’une liste, impression (bouton ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reportson-line.ebp.com".) Présentation de la fiche DETAIL DES FONCTIONNALITES 221 La fiche publication est composée d’un entête et d’onglets. Entête Libellé* Champ alphanumérique de 80 caractères maximum. La donnée de ce champ est reportée automatiquement dans le champ Dossier de l’onglet document. Description Champ alphanumérique de 200 caractères maximum. Onglets Documents Icône Permet de sélectionner une image pour la publication. Le paramétrage de cet icône est identique à celui des options. Une liste déroulante d'icônes vous est proposée. Vous pouvez en sélectionner un pour votre publication ou par le bouton "Importer", aller chercher une icône d'autre provenance Personnaliser. Cette icône est indépendante du logo du dossier. Nom de la publication dans Reports On Line Champ alphanumérique de 40 caractères maximum. La donnée de ce champ est automatiquement renseignée par le champ Libellé de l’entête. Il reste modifiable. Date de dernière publication Champ date non modifiable. Renseigné automatiquement lors d’une modification dans la publication. Date de prochaine publication Champ date non modifiable. Renseigné automatiquement avec la date de la prochaine publication (définie dans l’onglet périodicité). Inactif Case à cocher. Permet de ne plus envoyer la publication par défaut même si modifier. La publication n’est pas supprimée du site mais elle ne sera pas mise à jour. Modifié depuis le dernier envoi Case à cocher, non saisissable. Permet d’indiquer à l’utilisateur que la fiche publication a été modifiée. Cette indication est reprise dans l’assistant de mise à jour des publications pour que la publication soit sélectionnée par défaut. Liste de documents Cette liste contient tous les documents associés à la publication. Par défaut, vous visualisez la catégorie de document, le nom du document ainsi que la description. Il est possible de : - supprimer un document, - modifier la vue de la liste, - changer la position des documents dans la publication (flèches monter/descendre). Comptes Cet onglet représente dans un tableau la liste des comptes associés à la publication. La gestion de cette liste est commune à toutes les listes. Le bouton "Voir la fiche compte" permet d'ouvrir la fiche du compte. Si aucun compte n’est associé, seul l’administrateur visualisera la publication sur le site une fois qu’elle sera envoyée. Les informations disponibles sont : Login(email) compte utilisateur Reports On Line Liste déroulante permettant de sélectionner le compte à associé à la publication. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 222 Prénom Non modifiable. Prénom du compte. Nom Non modifiable. Nom du compte. Vous pouvez sélectionner en un clic tous les comptes souhaités pour cette publication en réalisant une multisélection dans la liste déroulante des comptes. Périodicité Cet onglet permet de définir le planning d’envoi de la publication sur votre site. La périodicité « aucune » permet de réaliser l’envoi dès que l’action "Envoyer" est sélectionnée. Vous pouvez définir une périodicité pré-définie (Hebdomadaire, mensuel, &ldots;) ou définie par l’utilisateur (toutes les n semaines ou n mois &ldots;). Prochaines dates Cette partie permet de visualiser dates des prochaines publications générées. Ces dates sont définies en fonction d’une date de début et d’un nombre limité de dates. (par défaut : 10 dates). En fonction de la périodicité sélectionnée, vous aurez ensuite accès soit à une sélection de jour ou de jour du mois le X du mois, le 3ème lundi du mois, X semaines&ldots; Suite à la création d’une publication et à son enregistrement, le message suivant est affiché : "Vous avez modifié la périodicité de cette publication. Pour que l’envoi se déclenche automatiquement, vous devrez mettre à jour le planificateur de tâche Windows (via l'action de la liste des publications) sur le poste choisi." Le Planificateur de tâches vous permet de programmer un certain nombre d'actions à des horaires définis par vous. Il est accessible en cliquant sur Démarrer/Tous les programmes/Accessoires/Outils système/Tâches planifiées. Depuis la fiche publication, vous avez la possibilité de forcer l’envoi sur le site Reports On Line en cliquant sur le bouton "Envoyer". Actions de la liste publication Envoyer Permet de forcer l’envoi sur le site ROL des publications sélectionnées et actives. Mettre à jour le planificateur de tâche Permet de déclencher la mise à jour sur le site web (ROL) pour les publications avec une périodicité. Un message vous demande confirmation de mise à jour : "Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications seront envoyées automatiquement, selon leur périodicité, à partir de ce poste.". Supprimer la tâche du planificateur Permet de déclencher la suppression d’une tâche planifiée. Un message vous demande confirmation la suppression d’une tâche : "Le planificateur de tâches Windows a été mis à jour. Les publications ne seront plus envoyées automatiquement à partir de ce poste." Comptes Accès : Paramètres - Publication Reports On Line &endash; Comptes La gestion de la fiche compte est commune à toutes les fiches. Ces comptes sont utilisés pour la gestion du site Reports On Line. La fiche compte contient : Login (e-mail)* Ce champ doit obligatoirement être au format d’une adresse mail. Dans le cas contraire, un message averti l’utilisateur. Administrateur Case à cocher. Permet au compte d’accéder au site en tant qu’administrateur. Un seul compte peut-être administrateur. DETAIL DES FONCTIONNALITES 223 Nom Champ saisissable. Prénom Champs saisissable. Mot de passe* Obligatoire. Confirmation* Identique au mot de passe Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même compte. Il n’est pas possible d’avoir 2 fois le même login pour le même dossier. Actions A partir de la liste des comptes, il est possible de : - Récupérer les comptes du site - Mettre à jour l'identification CHAMPS SALARIES Services Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Services Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du service que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Service dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Lien de parenté Accès : Paramètres - Liste des champs salariés Les liens de parenté pourront être sélectionnés dans les fiches salariés. La fiche lien de parenté s'identifie par les éléments suivants : Code Le code est à saisir manuellement. Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Il est interdit de créer deux fiches lien de parenté avec le même code. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système. Description Saisissez le libellé du lien de parenté (caractères alphanumériques). Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 224 Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce lien de parenté dans les vues standard, listes déroulantes.... Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Motif d’entrée Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs d’entrée Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif d’entrée dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Situation administrative Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Situation administrative Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du code population que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette situation administrative dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Statut catégoriel Accès : Paramètres - Liste des champs salariés - Statut catégoriel Les statuts catégoriels pourront être sélectionnés dans les fiches salariés et les profils. La fiche statut catégoriel s'identifie par les éléments suivants : Code Le code est à saisir manuellement. Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. DETAIL DES FONCTIONNALITES 225 Il est interdit de créer deux fiches statut catégoriel avec le même code. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Il n'est pas possible d'ajouter des nouveaux codes système. Description Saisissez le libellé du statut catégoriel (caractères alphanumériques). Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce statut catégoriel dans les vues standard, listes déroulantes.... Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Convention Collective (IDCC) Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Conventions collectives (IDCC) Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système : Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du code IDCC que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Code IDCC dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Nature d’emploi Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Nature d’emploi Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette nature d'emploi dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 226 Motif de sortie Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Motifs de sorties Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du motif d’entrée que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Motif de sortie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Type de contrat Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Contrats de travail Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce Type de contrat de travail dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Spécificité du contrat de travail Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Spécificité du contrat de travail Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : DETAIL DES FONCTIONNALITES 227 Champ saisissable pour indiquer le libellé de la spécificité du contrat que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette spécificité du contrat de travail dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Caractéristique de l’activité Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Caractéristique de l’activité Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système : Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la caractéristique de l’activité du contrat que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caractéristique dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Statut catégoriel CCN Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Statut catégoriel CCN Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du statut catégoriel CCN que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Intitulé du contrat de travail Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Intitulé du contrat de travail Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 228 Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer l’intitulé du contrat de travail que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet intitulé dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Code emploi PCS-ESE Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Code emploi PCS-ESE Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Catégorie : Saisissez une catégorie. Sous-catégorie : Saisissez une sous-catégorie Description : Champ saisissable pour indiquer l’intitulé de la catégorie socioprofessionnelle que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce code dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Code risque Accès : Paramètres- Divers - Code risque Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du code risque que vous souhaitez ajouter. DETAIL DES FONCTIONNALITES 229 Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime obligatoire Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime obligatoire Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du Régime que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes populations Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Codes populations Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du codes populations que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce statut catégoriel dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Assujettissement à l'AGS Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'AGS Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 230 Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Assujettissements à l'assurance chômage Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Assujettissement à l'assurance chômage Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'assujettissement que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'assujettissement dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Exonération à l'assurance chômage Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération à l'assurance chômage Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Exonération URSSAF Accès : Paramètres-Liste des champs salariés-Exonération URSSAF DETAIL DES FONCTIONNALITES 231 Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'exonération que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'exonération dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime risque maladie Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime risque maladie Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime risque maladie que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime Accident de travail Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime accident du travail Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime accident du travail que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 232 Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régime vieillesse Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Régime vieillesse Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du régime vieillesse que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Titre de séjour Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Titre de séjour Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du titre de séjour que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce titre de séjour dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Catégories Professionnelles spécifiques Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Catégories professionnelles spécifiques Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. DETAIL DES FONCTIONNALITES 233 Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de la catégorie professionnelle que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Salarié travaillant pour une entreprise étrangère Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Salarié travaillant pour entreprise étrangère Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer un libellé. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette catégorie dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Evènement Prévoyance/Assurance Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Evènements prévoyances/assurance Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé de l'événement que vous souhaitez ajouter Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet événement dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Types d'ayants droits Accès : Paramètres-Liste des champs salariés- Types d'ayants droits Code : Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 234 Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Code système Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système. Les valeurs proposées respectent celles demandées par la norme 4DS. Description : Champ saisissable pour indiquer le libellé du type d'ayants droits que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce type d'ayants droits dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. DIVERS Civilités Accès : Paramètres - Divers - Civilités La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques). La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physiques de celles des personnes morales. La création du dossier propose par défaut une liste de civilités. Les civilités seront disponibles pour les fiches (salariés, établissements). La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes postaux Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir : Le code postal * Saisissez le code postal. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés. La ville * Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques). Le pays * Sélectionnez le pays associé au Code postal. Le département Sélectionnez le département associé au Code postal. Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche. La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Les actions des codes postaux DETAIL DES FONCTIONNALITES 235 A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux". Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux. Départements Accès : Paramètres - Divers - Départements La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches. La fiche "Département" se compose des champs suivants : Le Numéro * Saisissez le code du département. Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques. Le Nom * Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques). Le Pays * Sélectionnez le pays associé au département. La création du dossier propose par défaut une liste de départements. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Pays Accès : Paramètres - Divers - Pays La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches. La fiche "Pays" se compose des éléments suivants : Le code ISO * Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères. Le nom * Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de pays. Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1. Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides : Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulantes... UE Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Thèmes Accès : Paramètres- Divers -Thème Code : Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Description : Champ saisissable pour indiqué le libellé du thème que vous souhaitez ajouter. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce thème dans les listes déroulantes en vue standard. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 236 Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Régimes Accès: Paramètres- Divers- Régimes L'ensemble des fiches livrées avec l'application EBP Paye Open Line, est typé système. Par conséquent, si vous modifiez un ou plusieurs éléments de la fiche, vous pouvez continuer à visualiser la version initiale de celle-ci, en cliquant sur le bandeau jaune d'avertissement accessible sur le haut de la fiche. Pour réactiver cette version système, vous devez cliquer à nouveau sur ce bandeau, vos modifications seront alors perdues. Type : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de votre régime. Exemple:Irc, Pôle emploi, Cnfb... Le type URSSAF/MSA doit être unique. Code: Saisissez un code Ce code est limité à 32 caractères alphanumériques. Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement le code ne pourra plus être modifié. Tranches Cet onglet vous permet de définir les tranches et les méthodes de calcul, rattachées à ce régime. Pour ajouter une tranche, cliquer sur le bouton disponible dans la barre de menu sur le dessus de l'onglet Tranches. Code: Saisir un code, limité à 32 caractères de type alphanumérique. Formule plancher : Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par exemple, en dessous de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur. Formule plafond: Saisir une valeur ou une formule, à l'aide d'une fonction ou d'une constante par exemple, au dessus de laquelle cette tranche n'aura pas de valeur. Formule du montant de la cotisation: Ce champ vous permet d'indiquer la formule de calcul du montant de la cotisation à l'aide d'une fonction par exemple. Celle-ci sera bornée par les valeurs plancher et plafond précisées précédemment. Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher ce régime dans les listes déroulantes en vue standard. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Fiches Caisses de cotisations Accès: Paramètres- Divers - Caisses de cotisations En tête Code : Saisissez un code. Ce code doit être unique et ne pourra être modifié après enregistrement. Type de régime : Ce champ vous permet de sélectionner parmi une liste de valeurs système le type de régime. Description: Ce champ vous permet de saisir la description de la caisse. SIRET: Ce champ permet de saisir le numéro SIRET de la caisse. DETAIL DES FONCTIONNALITES 237 Inactif : Cocher cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cette caisse dans les listes déroulantes en vue standard. Les onglets Adresse : L'onglet Adresse permet de visualiser les coordonnées de l'organisme. Contact: L'onglet Contact permet de visualiser les coordonnées d'un contact établi au sein de l'organisme. Coordonnées bancaires: L'onglet Coordonnées bancaires permet de renseigner les coordonnées bancaires de l'organisme. Notes L'onglet Notes permet de saisir un texte libre. DUCS : Codes DUCS Les codes DUCS EBP ne sont pas modifiables. Si vous devez en modifier-un, dupliquez un code déjà existant. Identifiant : Champ de saisie libre. L'identifiant doit être unique. Par défaut EBP a choisi de mettre un identifiant commençant par un U pour les codes URSSAF, par IRC pour les codes de retraite et IP pour les codes de prévoyance. Type de DUCS : Ce champ permet d'indiquer si le code concerne une déclaration à destination de l'URSSAF ou des Caisses de Retraite et Prévoyance. Format : • Si votre code DUCS est destiné à l'URSSAF, les formats qui peuvent être sélectionnés sont les suivants : Format A - Format B - Format C - Format D - Format E - Format F - Format K - Format R - Format Y - Format Z - Format E Positif - Format F Négatif. Pour connaître la format à utiliser, référez-vous à la liste des codes DUCS fournie par l'ACOSS. Les formats "E positif" et "F négatif" sont propres à EBP. Ils permettent de traiter le cas spécifique de la réduction Fillon. A savoir lorsque le montant de la réduction Fillon est négatif il faut déclarer le code 671 et lorsque le montant est positif il faut déclarer le code 801. Dans tous les cas ces 2 codes ne doivent pas être utilisés en même temps. • Si votre code DUCS est destiné aux organismes de retraite et prévoyance, les formats qui peuvent être sélectionnés sont les suivants : Cotisation IRC en % - Cotisation IRC au forfait - Cotisation IRC en % salaire fictif. Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont de type forfaitaire alors choisissez le format Cotisation IRC au forfait. Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation alors choisissez le format Cotisation IRC en %. Si les rubriques rattachées à ce code DUCS sont calculées sur un taux de cotisation et une assiette fictive (cas des salariés temps partiel qui cotisent sur un temps plein) alors choisissez le format Cotisation IRC en % salaire fictif. Code déclaré : Indiquez sur ce champ le type de cotisation. Pour les codes à destination de l'URSSAF ce code correspond au code type personnel fourni par l'ACOSS. Pour les codes à destination des caisses de retraite et prévoyance ce code correspond à la table "ligne_irc_assiette" Régime DUCS : Si le code DUCS est spécifique au régime Alsace /Moselle, sélectionnez Alsace/Moselle. Si le code DUCS est spécifique au régime général (donc autre que Alsace/Moselle), sélectionnez Général. Si le code DUCS n'est pas spécifique à un régime, sélectionnez Tous. Le régime DUCS n'est valable que pour les codes DUCS de type URSSAF. Description : Champ de saisie libre. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 238 Options : Actuellement, seuls les codes 900 et 901 (URSSAF) ont besoin d'avoir une option. Si le code DUCS sert à déclarer le transport, sélectionnez Participe aux taux transports. Si le code DUCS sert à déclarer la taxe additionnelle de transport, sélectionnez Participe aux taxes additionnelles sur les transports. Mode étendu : Par défaut ne sont visibles que les éléments les plus couramment utilisés. Toutefois Tableau Le nombre de lignes et de colonnes affiché dans le tableau dépend du type et du format sélectionnés. Exemple : Si vous choisissez un format A vous aurez 3 lignes A, D, P. Si vous sélectionnez un format E vous aurez seulement 2 lignes D et P. Si vous sélectionnez un format Cotisation IRC en %vous aurez seulement 1 ligne SCS. Type de DUCS URSSAF Conditions spéciales : Les conditions spéciales dépendent du format sélectionné. Certains formats proposent les conditions A,D et P d'autres seulement D et P.... Taux : Dans la colonne Taux indiquez les constantes utilisées pour calculer ce code DUCS. Base déplafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base déplafonnée. Par défaut, en général la base déplafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale" Il est important de faire appel aux constantes, elles permettent de détecter les dates d'applications dans le fichier EDI. Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression. Base plafonnée : Indiquez la formule de calcul permettant de récupérer la base plafonnée. Par défaut, en général la base plafonnée est pré-renseignée avec la formule "Base_Salariale" Certains montants comme celui de la réduction Fillon, par exemple, doivent être négatifs à l'impression et déclarés en positif en EDI. Cette option permet de gérer cette particularité. Type de DUCS IRC/IP Conditions spéciales : Par défaut, seule la condition spéciale SCS est visible. Pour voir les autres conditions possibles, cochez l'option "Mode étendu". Les conditions spéciales correspondent à la table "AGIRC & ARRCO des conditions spéciales de Cotisations". il n'est pas possible d'ajouter de nouvelles valeurs à la liste proposée. Code risque : Les codes risques correspondent à la table "Codes risques". Inverser le signe à l'impression : Permet d'inverser le sens uniquement pour l'impression. Code groupe cotisant : Les codes groupes cotisants correspondent à la table "Catégories de population CPN Agirc Arrco" SOCIETE Entreprise Accès : Paramètres- Société-Entreprise SIREN : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIREN de votre entreprise. Il est limité à 9 caractères numériques. Nombre de fractions pour la norme 4DS : La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet, si vous souhaitez fractionner votre fichier N4DS vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les préférences de votre dossier le numéro de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre total de fraction que vous possédez. Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant. DETAIL DES FONCTIONNALITES 239 Utiliser les données de l'expert pour les déclarations : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Tiers rédacteur, complété avec les informations de l'expert comptable. Déclaration DUCS déclarée en EDI : Cette option est cochée par défaut et ne sert qu'à la déclaration DUCS EDI annuelle (TR) à destination de l'URSSAF. Elle sert à indiquer si vous effectuez vos déclarations DUCS mensuelles et trimestrielles en EDI. Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE) : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Emetteur, complété avec les informations de l'établissement destinataire du CRE. Etablissement destinataire du CRE : Ce champ ne peut être renseigné que si l'option "Etablissement concerné par le compte rendu d'exploitation (CRE)" est cochée. Il permet la sélection de l'établissement émetteur de la déclaration et donc destinataire du compte rendu d'exploitation. Etablissement en versement lieu unique (VLU) : Si cette option est cochée alors dans votre déclaration DUCS EDI figurera l'enregistrement Entité de regroupement. Cette option ne doit être cochée que si vous pratiquez le paiement groupé (Versement en lieu unique) pour vos déclarations EDI à destination de l'URSSAF. Etablissement déclarant : Ce champ vous permet de saisir ou de sélectionner l'établissement déclarant. Si l'établissement que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Etablissement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Type d'activité : Cochez le ou les types d'activité de votre entreprise. Par conséquent, les listes pages de votre dossier n'afficheront que les paramètres de paye correspondant au type d'activité sélectionné. Raison sociale : C'est un champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Contact : Ce champ vous permet de saisir le nom d'un contact au sein de l'établissement déclarant. SIRET : Ce champ vous permet de saisir le numéro SIRET de l'établissement déclarant. Adresse : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) : Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal : Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, o si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut o si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. o si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville : Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays : Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 240 Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Voir l'établissement principal : Ce bouton permet de visualiser la fiche établissement de votre établissement principal. Par défaut, il s'agit du premier établissement que vous avez crée. Préférences utilisateurs Impression des bulletins Nombre d'exemplaires : Ce champ permet de saisir le nombre d'exemplaires de bulletins que vous souhaitez imprimer à chaque impression. Limité à 99 exemplaires. Gérer les duplicatas en impression de bulletin : Cette option permet de générer, par défaut, un duplicata de bulletin à chaque impression ou aperçu du bulletin. Calcul automatique du bulletin Calcul automatique du bulletin lors de la préparation à partir du profil ou à partir du bulletin précédent : Cette option est cochée par défaut. Si vous décochez cette option, vos bulletins ne seront pas calculés après leur préparation, et la coche "Calcul du bulletin"dans la fenêtre de préparation en masse sera décochée. Vous devez calculer un bulletin pour le valider. Contrôle de la fiche salarié Contrôles de la fiche salarié : Ce champ permet de sélectionner, parmi une liste de valeurs système, le moment où vous souhaitez, ou non, être averti, par un message bloquant, des champs obligatoires à la déclaration N4DS. Sont disponibles: A l'enregistrement du salarié/ A la validation du bulletin/ Aucun contrôle. Avertir au moment du calcul du bulletin CP pris par anticipation : Si vous cochez cette option, un message vous averti que votre salarié prend des congés payés par anticipation, lorsque le reste de CP sur l'exercice N-1 est insuffisant et que les CP sont désormais décompté sur l'exercice N. Total CP reste sur N négatif : Si vous cochez cette option, un message vous avertit que votre salarié prend des congés payés qu'il n'a pas encore acquis, et que par conséquent le reste de l'exercice N est négatif. Une rubrique est rattachée à un organisme qui n'est pas affecté au salarié : Cette option, cochée par défaut, vous averti par un message bloquant au calcul du bulletin, qu'une rubrique du profil du salarié fait appel à un organisme auquel votre salarié n'est pas rattaché. Nous vous conseillons de compléter l'onglet Paye de votre salarié. Le salarié est rattaché à un organisme qui n'est pas présent dans les rubriques : Cette option, cochée par défaut, vous averti par un message non bloquant, qu'un organisme rattaché à votre salarié n'est pas utilisé dans les rubriques du profil de votre salarié. Appliquer les contrôles des organismes lorsque le bulletin est crée sans profil : Cette option est décochée par défaut. Vous pouvez cocher cette option pour activer les messages d'avertissements au calcul du bulletin. Saisie des absences Calcul automatique du bulletin à la saisie, la modification et la suppression des absences : Cette option vous permet, si vous la cochez, de lancer un recalcul automatique du bulletin dès que vous saisissez, modifiez ou supprimez une absence dans l'onglet Saisie des Congés/Absences du bulletin. Avertir lorsque la saisie d'une période d'absence est antérieure à la période emploi : Cette option permet d'afficher un message d'avertissement lorsque vous saisissez une période d'absence antérieure à la période d'emploi du bulletin. Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications : Cette option permet de saisir des caractères différents de A...Z 0...9. DETAIL DES FONCTIONNALITES 241 Les points suivants ne sont pas concernés par les caractères supplémentaires : - Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement. - Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . - Matricule des salariés Conserver le matricule pour tous les contrats du salarié : Cette option est cochée par défaut. Elle permet de garder le même matricule pour chaque contrat du salarié. Si vous décochez l'option, l'implémentation du matricule s'effectuera suivant les règles définies dans la fiche établissement. Options - Expert- Cabinet Accès : Paramètres - Société Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Identification Forme Juridique ou Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône Nom - Raison sociale Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. SIRET Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques. Adresse du cabinet Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 242 Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Les préférences de transfert Accès: Paramètres-Société-Les préférences comptables Les montants négatifs Montants négatifs présents dans les bulletins: Ce champ permet de sélectionner dans la liste déroulante la méthode de comptabilisation des montants négatifs. Deux possibilités: • Conserver le signe et le sens, • Inverser le signe et le sens. Si l'on conserve le signe et le sens un montant de -100 au débit en paye, sera comptabilisé -100 au débit en comptabilité, si l'on inverse le signe et le sens, un montant de -100 au débit en paye sera comptabilisé +100 au crédit en comptabilité. Détail des écritures Détailler les parts salariales et patronales: Cette option permet de distinguer les écritures comptables liées à la part patronales de celles de la part salariales. Libellés des écritures Cette zone vous permet de personnaliser le libellé des écritures générées lors du transfert comptable. Pour cela, saisissez dans le champ adéquate le libellé que vous souhaitez voir s'afficher dans vos écritures comptables. Les numéros entre accolades permettent d'associer de manière automatique et personnalisée, lors du transfert comptable, le champ auxquels ils correspondent. Options - Général Accès : Paramètres - Société - Général Police des caractères Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) : Police par défaut Taille par défaut Synchronisation Accès : Paramètres - Société - Synchronisation Vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Synchronisation automatique des données DETAIL DES FONCTIONNALITES 243 Cette case à cocher permet de définir la liaison automatique entre les applications. Liste des dossiers liés par application Cette liste contient les dossiers liés par application, leurs versions, les identifiants et les informations de connexion pour chaque dossier. Par défaut, cette liste contient uniquement le dossier en cours pour l'application ouverte. Vous pouvez associer d'autres dossiers en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier de l'application déliée. Après la déliaison des dossiers Comptabilité et Gestion commerciale, les pointages exécutés dans l'autre application sont conservés et l'application restante se les approprie : ils deviennent donc directement modifiables. Pour connaître les liaisons possibles, reportez-vous à la page Liaisons entre applications. Champs personnalisés Accès : Paramètres - Champs personnalisés. Cet assistant permet de créer des champs personnalisés pour les tables : o Salarié, o Etablissement. Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la fiche ou le document ou ligne de document. L'ajout de champs personnalisés est limité à 30 champs par table. La création et le renseignement par une "valeur par défaut" des champs personnalisés ne sont pas rétroactifs. Nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos fiches. Création des champs personnalisés Pour créer un champ personnalisé, vous devez sélectionner la table ou vous souhaitez un nouveau champ puis cliquer sur le bouton "Ajouter un champ" pour sélectionner un type et un nom de champ. En fonction du type de champ créé, différentes options complémentaires sont à définir : Mémo Texte enrichi Texte Entier Décimal Date Date/Heure Valeur facultative Valeur par défaut Valeurs autorisées Longueur maximale Valeur minimale Valeur maximale Formule Nombre de décimales stockées Nombre de décimales affichées Date d'aujourd'hui par défaut Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 244 Par défaut, quelque soit le type un nouveau champ la saisie d'une valeur est toujours facultative. Pour le type de champ "date", la date du jour "système" est toujours en "valeur par défaut". L'option "Date d'aujourd'hui par défaut" permet d'avoir une date fixe à la date du jour de création de la fiche. Pour les champs de type "texte", saisissez une longueur maximale au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres champs. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1. Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de valeurs autorisées. Si des valeurs sont autorisées : - la valeur par défaut doit être présente dans la liste des valeurs autorisés, - les valeurs autorisées doivent être comprises dans l'intervalle des valeurs minimales et maximales. Si vous souhaitez que les données saisies dans un champ personnalisé d'une fiche soient recopiées dans un document, vous devrez créer le même nom et même type de champ dans les 2 tables (voir avoir un exemple cliquez ici). Modification des champs personnalisés Si vous souhaitez modifier un champ personnalisé, vous devrez sélectionner le champ à modifier puis effectuer les modifications souhaitées. Le nom du champ dans la base et le type de données ne sont pas modifiables. Vous pouvez à tous moment ajouter, modifier ou supprimer des valeurs autorisées. Suppression des champs personnalisés Si vous ne souhaitez plus/pas d'un champ personnalisé créé précédemment, vous devez sélectionner le champ puis cliquer sur "Supprimer un champ". La suppression du champ sera définitive à la validation de la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton OK. Donc si vous annulez les modifications/suppression sur la fenêtre "Champs personnalisés" par le bouton "Annuler", le champ sera toujours présent. Ordre des champs personnalisés Si vous souhaitez positionner verticalement les champs personnalisés dans les fiches, vous devez sélectionner le champs puis cliquer sur Monter ou Descendre. Validation de la création de champs personnalisés Suite à la validation par le bouton OK de la fenêtre des champs personnalisés, vous pouvez renseigner ceux-ci dans les fiches et lignes. Visualisation des champs personnalisés Suite à la création d'un champ personnalisé pour au moins l'une des tables Salariés, Etablissements, un onglet "champs personnalisés" est créé sur chaque fiche concernée. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, ... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etat de paye DETAIL DES FONCTIONNALITES 245 Sous catégorie : Etat des charges Sous catégorie : Etat des variables Sous catégorie : Etat FILLON et TEPA .... Catégorie principale : Salariés Sous catégorie : Salarié Sous catégorie : Etat des absences Sous catégorie : Etat des congés payés ... Catégorie principale : Bulletins... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. OUTILS Sauvegarde rapide Accès : Outils - Sauvegarde rapide La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée. La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde "classique" effectuée précédemment. Une seule étape "résumé des éléments" est affichée. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide. Sauvegarde Accès : Outils - Sauvegarde La sauvegarde passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 246 Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde. Choix des informations à inclure dans la sauvegarde L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et que vous souhaitez en sauvegarder un autre. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier. L'assistant de sauvegarde sélectionne automatiquement la sauvegarde du dossier ("Inclure le dossier"). Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire. Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier. L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de l'application à sauvegarder Par défaut, vous avez au minimum une application affichée. Cette application est celle à partir de laquelle vous demandez la sauvegarde (application en cours de fonctionnement). Si votre dossier est lié entre la Gestion commerciale et Comptabilité, vous aurez 2 lignes d'application. Nous vous conseillons de sauvegarder toutes les applications liées à votre dossier. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Informations nécessaires à la sauvegarde Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire doit être saisi dans la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur". "Chemin réseau partagé" (texte jusqu'à version 1.0.1). Indiquez, dans la zone "Chemin local correspondant sur le serveur", le chemin physique pour accéder au répertoire partagé depuis le poste serveur. (texte jusqu'à version 1.0.1) Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde. Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde. Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de la destination de la sauvegarde Cette partie vous propose de sélectionner la destination de votre sauvegarde Disque local Case sélectionnée par défaut. Cochez cette case si vous souhaitez réaliser la sauvegarde sur le disque dur. Dossier de sauvegarde Suite à la sélection de la case ci-dessous, sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez. DETAIL DES FONCTIONNALITES 247 Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Sauvegarde en ligne Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Mot de passe Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec un partenaire. Commentaire Le renseignement de ce champ est facultatif. Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde. Envoi d’une sauvegarde à un partenaire Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de sauvegarde. Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur ”r;Vous souhaitez accéder à une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client effectuées avec ce mot de passe. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde. Restauration Accès : Outils - Restauration La restauration de dossier passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci. Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Sélection de la sauvegarde à restaurer Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez restaurer. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des informations à inclure dans la restauration Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration). Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. Choix de l'application à sauvegarder Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 248 Par défaut, vous avez au minimum une application affichée. Cette application et les éventuelles autres applications proviennent du fichier de sauvegarde. Nous vous conseillons de restaurer toutes les applications liées à votre dossier. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix du type d'installation Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes : - Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la restauration du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la destination de la restauration (voir paragraphe suivant). La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix de la destination de la restauration Sélectionnez le chemin du dossier où vous souhaitez restaurer les données. Nom du dossier DETAIL DES FONCTIONNALITES 249 Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier d'origine". Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données. Historique de sauvegarde Accès : Outils - Historique de sauvegarde L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant : - la date de la sauvegarde, - le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde, - le nom de l'ordinateur (poste), - la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde. Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. EBP sauvegarde est un service payant. La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge ses sauvegardes s'il a besoin de faire une restauration. La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration. o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne. o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la place de votre disque local. o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web. Comment effectuer une clôture mensuelle ? La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les bulletins de la période courante clôturée. Elle entraîne la validation de tous les bulletins en cours, sur la période. Elle ne pourra pas être effectuée sur la dernière période de l'exercice social, il s'agira nécessairement d'une clôture annuelle. La clôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Clôture périodique, - soit activer le bouton clôture périodique de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 250 Comment effectuer une clôture annuelle ? La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice social, pour l'ensemble des établissements. Elle entraîne alors la clôture périodique de la période courante de l'établissement et la création d'un nouvel exercice social, congés payés et DIF. La clôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une clôture annuelle vous pouvez : - soit activer le bouton clôture annuelle de la page Démarrer une tâche dans le menu Etablissement, - soit par le menu Outils, lancer la clôture périodique. Comment effectuer une déclôture mensuelle ? La déclôture mensuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur une période précédemment clôturée pour un ou plusieurs établissements. La déclôture périodique a lieu sur la dernière période clôturée de l'établissement. Elle entraîne la suppression des bulletins en cours, pour l'établissement, sur la période courante. La déclôture périodique se fait à l'aide d'un assistant de clôture. Pour lancez une déclôture périodique vous pouvez : - soit sélectionner un établissement dans la liste des établissements et activer la tâche Déclôture périodique, - soit par le menu Outils, lancer la déclôture périodique. Comment effectuer une déclôture annuelle ? La déclôture annuelle est une opération occasionnelle qui permet de revenir sur le dernier exercice social clôturé. Cette opération entraîne la suppression de votre exercice social et la plupart des modifications effectuées depuis votre dernière clôture annuelle. La déclôture doit donc être opérée avec précautions, c'est la raison pour laquelle il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier au préalable. La déclôture annuelle se fait à l'aide d'un assistant. La déclôture est accessible par le menu Outils - Déclôture annuelle. Mettre à jour le paramétrage Accès : Outils &endash; Mettre à jour le paramétrage Cette option vous permet d'importer des fichiers de mise à jour de paramétrage. Les modifications sont très souvent liées à des changements de la législation (plafonds sécurité sociale, smic...) Si votre dossier est à jour et que vous accédez à ce menu, vous aurez un message "Votre dossier est à jour". Dans le cas où une mise à jour est disponible, une fenêtre "Mise à jour du paramétrage" s'ouvre. 2 possibilités s'offrent à vous : • Mettre à jour le paramétrage système : Cela signifie que vous souhaitez intégrer les nouveautés du paramétrage système. Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Elle est composée de 2 onglets : - Mise à jour : indique les éléments que vous pouvez ou non mettre à jour. Pour qu'une ligne soit importée, elle doit être cochée. Pour plus de rapidité vous disposez des boutons "Sélectionner tout" et "Désélectionner tout" - Ajout : indique les nouveaux éléments qui n'existent pas encore dans votre dossier et qui vont donc être créés. Pour tous les éléments de type Ajout vous n'avez pas la possibilité de choisir de les importer ou non. Paramétrage système signifie que seuls les éléments propres à EBP seront modifiés. • Plus tard : Cela signifie que le paramétrage de votre dossier n'est pas modifié. Si vous souhaitez le faire par la suite, vous le pouvez par le menu Outils + Mettre à jour le paramétrage. DETAIL DES FONCTIONNALITES 251 Actions disponibles Importer maintenant : Importe les éléments de mise à jour que vous avez sélectionnés, plus tous les ajouts. Plus tard : Le paramétrage de votre dossier n'est pas mis à jour. Détail de la mise à jour : C'est un document qui récapitule dans son ensemble toutes les modifications de paramétrage apportées à la version. Assistant de maintenance des données Accès : Outils - Maintenance de données Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Bienvenue... Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant. Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône de la liste déroulante puis cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de donnée Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle (Défragmenter les index, compacter). Verrous Permet de supprimer les verrous d'un ou de tous les utilisateurs, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Utilisateurs Permet de supprimer les connections d'un ou de tous les utilisateurs. Recalculer Permet de recalculer tous les compteurs. Configuration Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la position des fenêtres , les vues personnalisées Olap et les tableaux de bord personnalisés. Liaison de dossier Permet de supprimer les liaisons de dossier entre les applications. Il faut re-créer les raccourcis pour accéder aux dossiers de chaque application. Barre de navigation L'opération "réinitialiser les favoris de la barre de navigation" permet de supprimer de la base les informations concernant les favoris. Cette opération est irréversible. Pour récupérer les favoris, il faudra restaurer un dossier ou importer les favoris (import/export de la configuration). Base de démonstration L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une maintenance sur la base de démonstration. Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente à une restauration du dossier de démonstration. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 252 Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de la maintenance En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée. Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". Journal des événements Accès : Outils - Journal des événements Le journal des événements stocke chaque information concernant : - la clôture périodique ; - la clôture annuelle ; - la déclôture périodique ; - la déclôture annuelle ; - la dévalidation des bulletins. Le journal des événements recense l'ensemble des événements qui nécessite d'être tracé sur un même dossier. Ces événements sont de deux types : les événements sans justificatifs et les événements avec justificatifs. - Evénement sans justificatif : L'événement est automatiquement enregistré par l'application et sa génération est invisible à l'utilisateur. C'est le cas, par exemple, lorsque vous effectuez une clôture périodique. - Evénement avec justificatif : L'événement est automatiquement créé par l'application, mais vous devez saisir une justification. C'est le cas, par exemple, lorsque vous demandez une déclôture périodique. Dans tous les cas, il est possible d'éditer à tout moment le journal récapitulant tous les événements intervenus sur un dossier, et cela quelque soit l'exercice courant. Le journal des évènements est affiché à titre informatif : la modification et la suppression y sont impossibles. Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs. Supprimer un dossier Accès : Outils - Supprimer un dossier Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier. Bienvenue... ...dans l'assistant suppression de dossier. Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage. Choix du raccourci vers le dossier à supprimer Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer. Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné. Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier raccourci. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. DETAIL DES FONCTIONNALITES 253 Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier. Archivage Accès : Outils - Archivage L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi. Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Traitement de l'archivage L'archivage passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage des données. Bienvenue... Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser.... Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage. • Sélectionnez le dossier à archiver Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...". Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche. • Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur. Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer. Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. L'archivage de données est une opération qui peut être longue. Format du fichier d'archive Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv). Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive. Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes) apparaissent en clair. Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 254 Import paramétrable Accès : Outils &endash; Import paramétrable L’import paramétrable vous permet d’importer un fichier de salariés de n'importe quel format. Définissez vousmême le format d'import en vous laissant guider par l'assistant. Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page : • Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre. • Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement. Bienvenue Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée. Destination et source de l’import Choisissez le type de données à importer : • Salariés : Ce type permet d'importer des salariés. Sélectionnez le fichier à importer. Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré. Codage du fichier • Champs délimités ou Champs en largeur fixe : le choix est automatique en fonction du contenu fichier. - Champs délimités signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le pointvirgule, la virgule, l’espace, la tabulation &ldots;). - Champs en largeur fixe signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne. • Commencer l’import à la ligne &ldots; permet d’indiquer le n° de la 1ère ligne à importer (dans le cas où les fichiers contiennent une entête à ignorer). • Ligne d’entête, la première ligne contient le nom des champs : à cocher lorsque le fichier contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des colonnes et des champs. Largeur des champs : uniquement avec des champs en largeur fixe Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de caractères. Séparateurs / Identificateurs : uniquement avec des champs délimités Indiquez le caractère séparateur des champs. Indiquez si besoin le caractère délimitant les champs (l’identificateur guillemet par exemple). Association Associez chaque champ avec la colonne correspondante. Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain import d’un fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à l’étape de début. Ces différents formats de date sont acceptés : année sur 2 ou 4 caractères ; avec ou sans séparateur de type /. - JJMMAA - JJ/MM/AA - JJMMAAAA - JJ/MM/AAAA Import des salariés issus de EBP Paye V16 DETAIL DES FONCTIONNALITES 255 Accès : Outils &endash; Import des salariés issus de EBP Paye V16 Cet import vous permet d’importer un fichier de salariés provenant de l'application EBP Paye version 16.0.0 au minimum. L'import se fait en automatique. Contrairement à l'import paramétrable il n'y a d'association des champs. Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page : • Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre. • Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement. Bienvenue Il est recommandé de lancer une sauvegarde avant d’effectuer une importation de donnée. Import des salariés Pour effectuer cette opération, vous devez avoir au préalable effectué un export de vos salariés à partir de l'application EBP Paye. • Fichier .Sal à importer : Sélectionnez le fichier à importer. Le fichier doit avoir l'extension .SAL. • Etablissement d'affectation du fichier : Sélectionner l'établissement d'affectation. • Tous les salariés sont affectés au même établissement : Cette option permet de rattacher automatiquement tous les salariés au même établissement. Cette option n'est valable que dans le cas d'un dossier multi-établissements. Dans le cas où elle est décochée, l'établissement d'affectation sera à renseigner salarié par salarié. • Période courante du fichier source Paye V16 : Dans l'application EBP Paye l'ancienneté se gère en nombre de mois alors que dans la paye Open Line c'est une date. Afin de recalculer la date d'ancienneté par rapport au nombre de mois, il faut indiquer la période courante actuelle de votre dossier dans EBP Paye. • Prendre la date d'entrée en tant que date d'ancienneté : Cette option permet d'indiquer comme date d'ancienneté la même que celle de la date d'entrée. Si cette option est cochée le champ "période courante" est ignoré. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter l'import. OPTIONS Options - Général Accès : Paramètres - Société - Général Police des caractères Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description des fiches, documents administratifs, onglet notes...) : Police par défaut Taille par défaut 257 INFORMATIONS SOCIETÉ Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix: • Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi. • Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 259 Glossaire Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale. Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z A Acompte Absent B BBAN Le BBAN (Basic Bank Account Number : numéro de compte) est l'élément du(des) système(s) national(aux) de numérotation des comptes utilisé dans chaque pays par les institutions financières pour identifier de manière unique le compte d'un client dans une institution financière. BIC Le BIC (Bank Identifier Code) permet d'effectuer un transfert transfrontalier dont le coût pour le titulaire du compte ne dépasse pas le coût d'un virement dans le réseau national de la banque. La norme définit la structure et les composantes d'un code universel d'identification des banques (BIC), destiné à être utilisé dans les traitements automatisés dans les milieux bancaires et financiers. La Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) gère l'enregistrement de ces codes. Pour cette raison, le BIC est aussi souvent appelé code SWIFT. C D E F I IBAN IBAN pour International Bank Account Number. C'est un numéro de compte bancaire international (IBAN) élaborée par l'Organisation internationale de normalisation (ISO) et le European Committee for Banking Standards (ECBS). M Modes de règlement Définissent de quelle manière les clients procèderont aux règlements des factures établies en leur nom. N NAF Nomenclature des Activités Françaises qui permet la codification de l'APE, c'est-à-dire de l'activité principale exercée dans l'entreprise ou l'association. Le code NAF est l'un des codes INSEE. Cette nomenclature d'activités françaises a été instaurée par le décret n 92-1129 du 2 octobre 1992. Le code NAF est apposé par l'INSEE lors de son enregistrement auprès du Registre des Greffes du Tribunal du Commerce. On parle de code APE de 1973 à 1992 et de code NAF depuis le 1er janvier 1993. La nomenclature d'activités française révision 1 (NAF rév. 1, 2003) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2003 à la NAF de 1993. La NAF rév. 1 reprend tous les niveaux de la NACE rév. 1.1 (nomenclature d'activités de la communauté européenne) et y ajoute un niveau national qui éclate (ou non) les classes de la NACE (niveau le plus détaillé) pour tenir compte des spécificités et des habitudes nationales. La nomenclature d'activités française révision 2 (NAF rév. 2, 2008) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2008 à la NAF rév. 1 datant de 2003. Depuis le 1er janvier 2008 (révision 2-2008), le code NAF est composé de 4 chiffres et une lettre. Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 260 Exemple d'utilisation du code NAF : On le trouve sur le bulletin de salaire, c'est un élément obligatoire. NIC P Présent R RIB RIB pour relevé d'identité bancaire en France Le RIB est un document papier qui contient l'identité du titulaire d'un compte-chèques. S SIREN Système d’Identification du Répertoire des ENtreprises qui est un code INSEE. Il est attribué aux entreprises françaises lors de leur immatriculation quelle que soit leur forme juridique. Le SIREN identifie de façon unique chaque entreprise. Les SIREN existent au sein d'un répertoire géré par l'INSEE, SIRENE. Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l'entreprise. Il correspond au NIR (n° de sécurité sociale) des personnes physiques. Il est composé de neuf chiffres, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle. Il sert de base pour le numéro d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), pour le numéro d'inscription au Répertoire des Métiers (RM) et pour le numéro d'opérateur sur le marché intracommunautaire (TVA) N° Siren : 732 829 320. Source INSEE SIRET Le numéro SIRET est un identifiant d'établissement. Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties : - la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient l'unité SIRET ; - la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET. Source INSEE Sorti T 261 Index A Absences...................................27, 42, 155, 170 Assistant de création de salarié .................38, 166 Assujettissement à l'AGS........................101, 229 Assujettissements à l'assurance chômage.102, 230 B Banque ..................................................90, 218 Barre d'outils ..........................................15, 143 Bulletin ........................ 25, 44, 45, 153, 172, 173 C Caisses.................................................108, 236 Calculer..................................................44, 172 Caractéristique de l'activité.......................99, 227 Catégories professionnelles spécifiques ....104, 232 Champs personnalisés............................115, 243 Clôture annuelle ....................... 27, 122, 155, 250 Clôture des CP ........................................52, 180 Clôture périodique ....... 26, 59, 121, 154, 187, 249 Code emploi PCS-ESE ............................100, 228 Code risque ..........................................100, 228 Codes populations .................................101, 229 Congés payés.............................27, 52, 155, 180 Constante...............................................26, 154 Constantes .............................................76, 204 Contrat de prévoyance ................63, 64, 191, 192 Convention collective IDCC .......................97, 225 Cumuls......................................86, 87, 214, 215 D Déclôture annuelle.................... 27, 122, 155, 250 Déclôture périodique.... 26, 59, 122, 154, 187, 250 Dévalider................................................44, 172 DIF ........................................................52, 180 DUCS........................................27, 69, 155, 197 Duplicata................................................45, 173 E Editeur de fichiers DUCS EDI.....................71, 199 Effectifs..................................................58, 186 Entreprise.............................................110, 238 Etablissement ............................25, 52, 153, 180 Etablissement Organismes.................................................54 Etablissement Informations de paye ...................................55 Etablissement Informations admnistratives..........................56 Etablissement Effectifs ......................................................58 Etablissement Organismes............................................... 182 Etablissement Informations de paye ................................. 183 Etablissement Informations admnistratives........................ 184 Etablissement Effectifs .................................................... 186 Etablissements Comptabilité.........................................58, 186 Evènement prévoyance/assurance...........105, 233 Exercice de congés payés .........................57, 185 Exercice social.........................................57, 185 Exonération à l'assurance chômage .........102, 230 Exonération URSSAF ..............................102, 230 F Favoris ...................................................35, 163 Fonctions................................................85, 213 G Général ................................. 114, 127, 242, 255 Grille de variables....................................49, 177 H Historique transferts comptables ...............67, 195 I Import paramétrable..............................125, 253 Import salariés....................... 125, 126, 253, 254 Import salariés d'EBP Paye .....................126, 254 Imprimer ...................................29, 45, 157, 173 Interrogation des données de paye ............49, 177 Intitulé du contrat de travail .....................99, 227 L Lien de parenté .......................................95, 223 M Médecine du travail..................................54, 182 Mise à jour..............................................26, 154 Mise à jour du paramétrage ....................122, 250 Modification d'une DUCS...........................71, 199 Motif de sortie.........................................98, 226 Motif d'entrée..........................................96, 224 N Nature de rubriques .................................84, 212 Nature d'emploi.......................................97, 225 O Options Expert ......................................113, 241 Organisme collecteur ...............................62, 190 Organismes ............................................62, 190 P Paiements...............................................68, 196 Période de paye.......................................57, 185 Plafond...................................................26, 154 Plan Comptable Général ...........................92, 220 Planning ....................................52, 61, 180, 189 Préférences de transfert .........................114, 242 Préférences utilisateurs ..........................112, 240 Préparation d'une DUCS ...........................69, 197 Présentation des vues ..............................19, 147 Profils ....................................................46, 174 R Régime Accident du travail......................103, 231 Régime obligatoire.................................101, 229 Régime vieillesse ...................................104, 232 Régimes ...............................................108, 236 Régimes risques maladies.......................103, 231 Restaurer ...............................................29, 157 Rubrique ................................................26, 154 Rubrique de brut .....................................78, 206 Rubrique de commentaire.........................82, 210 Rubrique de cotisation..............................79, 207 Rubrique de net.......................................81, 209 Rubrique intermédiaire.............................81, 209 Rubriques ...............................................78, 206 S Saisie des variables .................................47, 175 Salarié ......................................25, 38, 153, 166 Salarié travaillant pour une entreprise étrangère ........................................................105, 233 Sauvegarder ...........................................29, 157 Services ....................................11, 95, 139, 223 Situation administrative............................96, 224 Sous profils.............................................46, 174 Spécificité du contrat de travail .................98, 226 Statut catégoriel......................................96, 224 Statut catégoriel CCN...............................99, 227 Synchronisation.....................................114, 242 T Tables de calcul..........................83, 84, 211, 212 Taux ......................................................26, 154 Taux AT.....................................59, 60, 187, 188 Taux de transport....................................61, 189 Textes enrichis ........................................15, 143 Aide_EBP_Paye_PRO_Open_Line 262 Thèmes ................................................107, 235 Titre de séjour.......................................104, 232 Transfert comptable.................................28, 156 Transfert en comptabilité..........................66, 194 Type d'ayants droits...............................105, 233 V Valider ...................................................44, 172 Variables ...................... 26, 77, 78, 154, 205, 206 Virement ................................................67, 195 Virements bancaires ................................68, 196 Vues ......................................................19, 147 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line iii Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP........................................................................3 A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ....................................................................................3 Article 1. Préambule .........................................................................................................................3 Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) .......................................3 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP..............................................................................3 Article 4. Assistance de proximité sur le site ........................................................................................3 Article 5. Sauvegarde des données.....................................................................................................3 Article 6. Limitation de garantie .........................................................................................................3 Article 7. Limitations de responsabilité................................................................................................4 Article 8. Dispositions finales .............................................................................................................4 B. Contrat de services EBP...................................................................................................................4 Article 1. Objet du contrat.................................................................................................................4 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation............................................................................4 Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ...........................................................................5 Article 4. Accès aux services..............................................................................................................5 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support.......................................................................5 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance ..............................................................5 Article 7. Interventions sur les fichiers ................................................................................................6 Article 8. Obligations du client ...........................................................................................................6 Article 9. Limites de responsabilité .....................................................................................................6 Article 10. Loi et attributions de compétences......................................................................................6 C. Mode locatif ...................................................................................................................................7 Présentation de l'aide.............................................................................................................................9 L'arborescence ...................................................................................................................................9 Les pages ..........................................................................................................................................9 MISE EN ROUTE ..................................................................................................................................11 Installation .........................................................................................................................................11 Le dossier de démonstration .................................................................................................................12 Activation du logiciel ............................................................................................................................13 Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................13 Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................13 INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................15 Interface ............................................................................................................................................15 Présentation du volet de navigation .......................................................................................................16 Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................16 Les Actions .........................................................................................................................................17 LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................18 Les champs de saisie ...........................................................................................................................18 Liste déroulante...................................................................................................................................19 Ouverture de la liste..........................................................................................................................19 Sélection des données .......................................................................................................................19 Fonctions de la liste ..........................................................................................................................19 La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................20 Barres d'outils du corps des documents ..................................................................................................22 FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION............................................................................................24 La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................24 Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................26 Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................27 Les filtres ...........................................................................................................................................28 Filtre automatique.............................................................................................................................28 Effacer le filtre..................................................................................................................................28 Les vues.............................................................................................................................................29 Présentation de l’éditeur ....................................................................................................................29 Actions disponibles.........................................................................................................................29 Vues multi-utilisateurs.......................................................................................................................29 Editeur de requêtes...........................................................................................................................29 GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................31 Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................31 Création d'une fiche ..........................................................................................................................31 Enregistrement d'une fiche.................................................................................................................31 Autres .............................................................................................................................................31 Gestion des données .........................................................................................................................31 Navigation .......................................................................................................................................32 Aide ................................................................................................................................................32 Notes .................................................................................................................................................33 COMMENT FAIRE ...?............................................................................................................................35 COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................35 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line iv Interface ............................................................................................................................................35 Comment commencer ?........................................................................................................................36 Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale .....................................................................37 Pré-requis........................................................................................................................................37 Création du dossier ...........................................................................................................................37 Analyse et traitements des données ....................................................................................................38 Avertissements.................................................................................................................................38 Résumé de la création de dossier........................................................................................................38 Récupération des documents dans la gestion........................................................................................38 Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................39 Les données de base............................................................................................................................40 Comment créer les données principales ? ...............................................................................................41 Création d'un article..........................................................................................................................41 Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................41 Création d'un fournisseur...................................................................................................................41 Création d'un contact ........................................................................................................................41 Tout est prêt !.....................................................................................................................................42 COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................43 Comment créer un devis ? ....................................................................................................................43 Comment accepter un devis ? ...............................................................................................................44 Transférer un document .......................................................................................................................45 Préparation du transfert.....................................................................................................................45 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................45 Conséquences du transfert.................................................................................................................46 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................46 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................46 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................46 Regrouper les documents .....................................................................................................................48 Préparation au regroupement de documents ........................................................................................48 Depuis la liste des documents..........................................................................................................48 Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................48 Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................48 1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................48 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................48 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................49 4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................49 Lancement du regroupement...........................................................................................................50 Conséquences du regroupement.........................................................................................................50 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................50 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................51 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................51 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................52 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................53 Comment relancer un devis ?................................................................................................................54 Transfert d'un prospect en client............................................................................................................55 Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................55 Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................55 Transfert d'un document....................................................................................................................55 COMMENT GERER UNE COMMANDE ? ..................................................................................................56 Comment créer une commande ? ..........................................................................................................56 Comment livrer une commande ? ..........................................................................................................57 Comment solder une commande ? .........................................................................................................58 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................59 Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?..................................................................................60 Saisir un acompte sur un devis ...........................................................................................................60 Saisir un règlement d'acompte ...........................................................................................................60 Saisir une facture d'acompte ..............................................................................................................60 Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture .............................60 COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? .......................................................................62 Comment créer un bon de livraison ? .....................................................................................................62 Comment créer un bon de retour ? ........................................................................................................63 Transférer un document .......................................................................................................................64 Préparation du transfert.....................................................................................................................64 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................64 Conséquences du transfert.................................................................................................................65 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................65 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................65 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................65 Regrouper les documents .....................................................................................................................67 Préparation au regroupement de documents ........................................................................................67 Depuis la liste des documents..........................................................................................................67 Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................67 Table des matières v Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................67 1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................67 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................67 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................68 4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................68 Lancement du regroupement...........................................................................................................69 Conséquences du regroupement.........................................................................................................69 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................69 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................70 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................70 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................71 Comment gérer l’état des bons de livraison/réception et de retour ? ..........................................................72 Conséquence lors d’un réapprovisionnement ........................................................................................73 Impression.......................................................................................................................................73 COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................74 Comment créer une facture ?................................................................................................................74 Transférer un document .......................................................................................................................75 Préparation du transfert.....................................................................................................................75 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................75 Conséquences du transfert.................................................................................................................76 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................76 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................76 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................76 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................78 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................79 COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................80 Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................80 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................81 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................82 Historique de la ligne ...........................................................................................................................83 Présentation de l'historique ................................................................................................................83 Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................83 Exemples.........................................................................................................................................84 Comment interdire une saisie libre dans un document ? ...........................................................................85 Définition des droits ..........................................................................................................................85 Comportement dans les documents.....................................................................................................85 Comportement en cas de transfert......................................................................................................85 Comportement en cas de duplication de document................................................................................85 Historique du document .......................................................................................................................86 Présentation de l'historique ................................................................................................................86 Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................86 Exemples.........................................................................................................................................86 Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................88 Création du barème ..........................................................................................................................88 Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................88 Comment gérer l'analytique ?................................................................................................................89 Accès à la gestion analytique..............................................................................................................89 Le principe général............................................................................................................................89 La gestion analytique grille multi-plans................................................................................................89 La gestion analytique sur plusieurs niveaux..........................................................................................89 Mise en place de votre gestion analytique ............................................................................................90 Historique Clients/Articles.....................................................................................................................91 Historique par documents ..................................................................................................................91 Filtres...........................................................................................................................................91 Lignes de document .......................................................................................................................91 Historique par Articles .......................................................................................................................91 Filtres...........................................................................................................................................91 Lignes articles ...............................................................................................................................92 Les actions.......................................................................................................................................92 Comment gérer le e-commerce - Oxatis ?...............................................................................................93 Options ...........................................................................................................................................93 Paramétrage de la fiche article ...........................................................................................................93 Paramétrage de la fiche client ............................................................................................................93 Fenêtre d'envoi.................................................................................................................................93 Fiche Articles .................................................................................................................................93 Fiche Contacts ...............................................................................................................................93 Fiche Commandes..........................................................................................................................94 Comment gérer le e-Commerce - e-Pages? .............................................................................................95 Options ...........................................................................................................................................95 Paramétrage de la fiche article ...........................................................................................................95 Paramétrage de la fiche client ............................................................................................................95 Fenêtre d'envoi.................................................................................................................................95 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line vi Fiche Articles .................................................................................................................................95 Fiche Contacts ...............................................................................................................................95 Fiche Commandes..........................................................................................................................95 Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?................................................................................96 Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ?.........................................................97 Consultation de l'échéancier ...............................................................................................................97 Relances clients ................................................................................................................................97 Comment gérer le stock d'un article ? ....................................................................................................98 Comment visualiser le stock d'un article ?...............................................................................................99 Comment réaliser un publipostage ? .................................................................................................... 100 Comment gérer les champs personnalisés ? .......................................................................................... 101 Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 102 Comment sauvegarder ?..................................................................................................................... 103 Comment restaurer ? ......................................................................................................................... 104 Comment consulter le journal des événements ? ................................................................................... 105 Comment envoyer un SMS ? ............................................................................................................... 106 Paramétrage et fenêtre d'envoi d'un SMS........................................................................................... 106 Paramétrage................................................................................................................................ 106 Fenêtre d’envoi............................................................................................................................ 106 Généralités .................................................................................................................................... 107 Transformation des numéros............................................................................................................ 107 Clients et fournisseurs ..................................................................................................................... 107 Contacts ........................................................................................................................................ 107 Commerciaux/collaborateur ............................................................................................................. 107 Documents .................................................................................................................................... 108 Transfert, regroupement, livraison .................................................................................................... 108 Variables dans le message envoyé .................................................................................................... 108 Comment créer et gérer ROL ? ............................................................................................................ 109 Principe ......................................................................................................................................... 109 La mise en place des publications ..................................................................................................... 109 La diffusion des publications sur votre espace dédié ............................................................................ 109 Manuellement.............................................................................................................................. 109 Automatiquement ........................................................................................................................ 109 La consultation de votre espace de publication ................................................................................... 110 L’administration de votre espace de publication .................................................................................. 110 Comment envoyer un PDF signé ? ....................................................................................................... 111 Paramétrage du certificat dans Open Line .......................................................................................... 111 Premier envoi par email d’un document PDF signé .............................................................................. 111 Réception d’un PDF signé chez le tiers ............................................................................................... 111 Export d’un PDF signé depuis une application open line ....................................................................... 112 DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS.......................................................................................................... 113 FICHIER ........................................................................................................................................ 113 Nouveau dossier................................................................................................................................ 113 Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale ................................................................... 115 Pré-requis...................................................................................................................................... 115 Création du dossier ......................................................................................................................... 115 Analyse et traitements des données .................................................................................................. 116 Avertissements............................................................................................................................... 116 Résumé de la création de dossier...................................................................................................... 116 Récupération des documents dans la gestion...................................................................................... 116 Créer un nouveau raccourci ................................................................................................................ 117 Ouvrir un dossier............................................................................................................................... 118 Lier un dossier .................................................................................................................................. 119 Fermer un dossier.............................................................................................................................. 120 Quitter l'application............................................................................................................................ 121 FAVORIS........................................................................................................................................ 122 Favoris ............................................................................................................................................. 122 Ajouter un favori............................................................................................................................. 122 Gestion des Favoris......................................................................................................................... 122 VENTES ......................................................................................................................................... 123 Ventes - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 123 DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 124 Documents de vente - Fenêtre principale de navigation.......................................................................... 124 Actions spécifiques.......................................................................................................................... 125 Devis ............................................................................................................................................... 126 L'entête ...................................................................................................................................... 126 Le corps...................................................................................................................................... 126 Le pied ....................................................................................................................................... 126 Les autres onglets........................................................................................................................ 126 Les actions d'un devis................................................................................................................... 127 Commandes de vente......................................................................................................................... 128 L'entête de la commande .............................................................................................................. 128 Table des matières vii Le corps de la commande.............................................................................................................. 128 Le pied de la commande ............................................................................................................... 128 Les autres onglets........................................................................................................................ 128 Les actions d'une commande......................................................................................................... 128 Bons de livraison ............................................................................................................................... 130 L'entête du bon de livraison........................................................................................................... 130 Le corps du bon de livraison .......................................................................................................... 130 Le pied du bon de livraison............................................................................................................ 130 Les autres onglets........................................................................................................................ 130 Les actions d'un bon de livraison.................................................................................................... 130 Bons de retour .................................................................................................................................. 132 L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 132 Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 132 Le pied du bon de retour............................................................................................................... 132 Les autres onglets........................................................................................................................ 132 Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 132 Factures ........................................................................................................................................... 134 L'entête de la facture.................................................................................................................... 134 Le corps de la facture ................................................................................................................... 134 Le pied de la facture..................................................................................................................... 134 Les autres onglets........................................................................................................................ 134 Les actions d'une facture............................................................................................................... 134 Avoirs .............................................................................................................................................. 136 L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 136 Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 136 Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 136 Les autres onglets........................................................................................................................ 136 Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 136 Factures d'acompte............................................................................................................................ 138 L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 138 Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 138 Les autres onglets........................................................................................................................ 138 Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 138 Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 140 L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 140 Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 140 Les autres onglets........................................................................................................................ 140 Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 140 TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 142 Dupliquer un document ...................................................................................................................... 142 Préparation à la copie de document................................................................................................... 142 Traitement de la duplication............................................................................................................. 142 Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 142 Regrouper les documents ................................................................................................................... 143 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 143 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 143 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 143 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 143 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 143 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 143 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 144 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 144 Lancement du regroupement......................................................................................................... 145 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 145 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 145 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 146 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 146 Supprimer un document..................................................................................................................... 147 Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 147 Transférer un document ..................................................................................................................... 148 Préparation du transfert................................................................................................................... 148 Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 148 Conséquences du transfert............................................................................................................... 149 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 149 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 149 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 149 CLIENTS ..................................................................................................................................... 151 Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation............................................................................. 151 Clients / Prospects ............................................................................................................................. 153 Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 155 Contacts........................................................................................................................................... 156 Entête ........................................................................................................................................... 156 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line viii Onglets.......................................................................................................................................... 156 Adresse ...................................................................................................................................... 156 Autre adresse .............................................................................................................................. 158 Web ........................................................................................................................................... 158 Notes ......................................................................................................................................... 159 Champs personnalisés .................................................................................................................. 159 Familles de tiers ................................................................................................................................ 160 Sous familles clients/prospects/fournisseurs.......................................................................................... 161 Historique Clients/Articles................................................................................................................... 162 Historique par documents ................................................................................................................ 162 Filtres......................................................................................................................................... 162 Lignes de document ..................................................................................................................... 162 Historique par Articles ..................................................................................................................... 162 Filtres......................................................................................................................................... 162 Lignes articles ............................................................................................................................. 163 Les actions..................................................................................................................................... 163 Statistiques....................................................................................................................................... 164 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 164 L'onglet Données ............................................................................................................................ 165 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 165 Facturation périodique........................................................................................................................ 166 Entête ........................................................................................................................................... 166 Onglets.......................................................................................................................................... 166 Paramètres ................................................................................................................................. 166 Clients ........................................................................................................................................ 167 Famille clients.............................................................................................................................. 168 Notes ......................................................................................................................................... 168 Actions .......................................................................................................................................... 168 COMMERCIAUX/COLLABORATEURS ................................................................................................ 169 Commercial/Collaborateur .................................................................................................................. 169 Onglet Divers ................................................................................................................................. 169 Adresse ...................................................................................................................................... 170 Contact....................................................................................................................................... 170 Groupes...................................................................................................................................... 171 Comptabilité analytique ................................................................................................................ 171 Onglet Barèmes.............................................................................................................................. 171 Onglet Notes .................................................................................................................................. 171 Onglet Champs persos..................................................................................................................... 171 Fonctions commerciaux/Collaborateurs................................................................................................. 172 Familles commerciaux/collaborateurs ................................................................................................... 173 Barèmes........................................................................................................................................... 174 Entête ........................................................................................................................................... 174 Onglets.......................................................................................................................................... 174 Commissions..................................................................................................................................... 176 Les filtres....................................................................................................................................... 176 Liste des commissions ..................................................................................................................... 176 Les actions..................................................................................................................................... 176 RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 178 Échéancier ........................................................................................................................................ 178 Les onglets .................................................................................................................................... 178 Les filtres....................................................................................................................................... 178 Les actions..................................................................................................................................... 179 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 180 Les onglets .................................................................................................................................... 180 Les filtres....................................................................................................................................... 180 Les actions..................................................................................................................................... 180 Lettres de relance.............................................................................................................................. 182 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 183 Filtres............................................................................................................................................ 183 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 183 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 184 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 185 Catégories ..................................................................................................................................... 185 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 185 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 185 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 185 RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 186 Règlements - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 186 CLIENTS ..................................................................................................................................... 187 Échéancier ........................................................................................................................................ 187 Les onglets .................................................................................................................................... 187 Les filtres....................................................................................................................................... 187 Table des matières ix Les actions..................................................................................................................................... 188 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 189 Les onglets .................................................................................................................................... 189 Les filtres....................................................................................................................................... 189 Les actions..................................................................................................................................... 189 Lettres de relance.............................................................................................................................. 191 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 192 Filtres............................................................................................................................................ 192 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 192 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 193 FOURNISSEURS........................................................................................................................... 194 Échéancier ........................................................................................................................................ 194 Les onglets .................................................................................................................................... 194 Les filtres....................................................................................................................................... 194 Les actions..................................................................................................................................... 195 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 196 Les onglets .................................................................................................................................... 196 Les filtres....................................................................................................................................... 196 Les actions..................................................................................................................................... 196 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 198 Filtres............................................................................................................................................ 198 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 198 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 199 DONNÉES.................................................................................................................................... 200 Banque ............................................................................................................................................ 200 Onglet Adresse ............................................................................................................................... 200 Adresse ...................................................................................................................................... 200 Contact....................................................................................................................................... 201 Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 201 Onglet Coordonnées bancaires ......................................................................................................... 201 Onglet Notes .................................................................................................................................. 202 Moyens de paiement.......................................................................................................................... 203 Modes de règlement........................................................................................................................... 204 Onglet détail .................................................................................................................................. 204 Création des lignes....................................................................................................................... 204 Test des lignes créées................................................................................................................... 204 Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 205 Onglet Notes .................................................................................................................................. 205 Motifs économiques ........................................................................................................................... 206 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 207 Catégories ..................................................................................................................................... 207 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 207 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 207 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 207 ACHATS......................................................................................................................................... 208 Achats - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 208 DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 209 Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation............................................................................ 209 Actions spécifiques.......................................................................................................................... 210 Demandes de prix.............................................................................................................................. 211 Le corps...................................................................................................................................... 211 Le pied ....................................................................................................................................... 211 Les autres onglets........................................................................................................................ 211 Les actions d'une demande de prix................................................................................................. 211 Commande d'achat............................................................................................................................ 213 L'entête de la commande .............................................................................................................. 213 Le corps de la commande.............................................................................................................. 213 Le pied de la commande ............................................................................................................... 213 Les autres onglets........................................................................................................................ 213 Les actions d'une commande......................................................................................................... 213 Bon de réception ............................................................................................................................... 215 L'entête du bon de réception ......................................................................................................... 215 Le corps du bon de réception......................................................................................................... 215 Le pied du bon de réception .......................................................................................................... 215 Les autres onglets........................................................................................................................ 215 Les actions d'un bon de réception .................................................................................................. 215 Bon de retour d'achat......................................................................................................................... 217 L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 217 Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 217 Le pied du bon de retour............................................................................................................... 217 Les autres onglets........................................................................................................................ 217 Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 217 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line x Facture d'achat ................................................................................................................................. 219 L'entête de la facture.................................................................................................................... 219 Le corps de la facture ................................................................................................................... 219 Le pied de la facture..................................................................................................................... 219 Les autres onglets........................................................................................................................ 219 Les actions d'une facture............................................................................................................... 219 Avoir d'achat..................................................................................................................................... 221 L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 221 Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 221 Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 221 Les autres onglets........................................................................................................................ 221 Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 221 Factures d'acompte............................................................................................................................ 223 L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 223 Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 223 Les autres onglets........................................................................................................................ 223 Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 223 Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 225 L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 225 Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 225 Les autres onglets........................................................................................................................ 225 Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 225 TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 227 Dupliquer un document ...................................................................................................................... 227 Préparation à la copie de document................................................................................................... 227 Traitement de la duplication............................................................................................................. 227 Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 227 Regrouper les documents ................................................................................................................... 228 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 228 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 228 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 228 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 228 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 228 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 228 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 229 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 229 Lancement du regroupement......................................................................................................... 230 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 230 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 230 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 231 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 231 Supprimer un document..................................................................................................................... 232 Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 232 Transférer un document ..................................................................................................................... 233 Préparation du transfert................................................................................................................... 233 Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 233 Conséquences du transfert............................................................................................................... 234 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 234 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 234 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 234 FOURNISSEURS........................................................................................................................... 236 Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation ..................................................................................... 236 Fournisseurs ..................................................................................................................................... 237 Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 239 Contacts........................................................................................................................................... 240 Entête ........................................................................................................................................... 240 Onglets.......................................................................................................................................... 240 Adresse ...................................................................................................................................... 240 Autre adresse .............................................................................................................................. 242 Web ........................................................................................................................................... 242 Notes ......................................................................................................................................... 243 Champs personnalisés .................................................................................................................. 243 Familles de tiers ................................................................................................................................ 244 Sous familles clients/prospects/fournisseurs.......................................................................................... 245 Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 246 Historique par documents ................................................................................................................ 246 Filtres......................................................................................................................................... 246 Lignes de document ..................................................................................................................... 246 Historique par Articles ..................................................................................................................... 247 Filtres......................................................................................................................................... 247 Lignes articles ............................................................................................................................. 247 Les actions..................................................................................................................................... 247 Table des matières xi Statistiques....................................................................................................................................... 249 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 249 L'onglet Données ............................................................................................................................ 250 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 250 RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 251 Échéancier ........................................................................................................................................ 251 Les onglets .................................................................................................................................... 251 Les filtres....................................................................................................................................... 251 Les actions..................................................................................................................................... 252 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 253 Les onglets .................................................................................................................................... 253 Les filtres....................................................................................................................................... 253 Les actions..................................................................................................................................... 253 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 255 Filtres............................................................................................................................................ 255 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 255 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 256 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 257 Catégories ..................................................................................................................................... 257 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 257 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 257 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 257 STOCK / ARTICLES ......................................................................................................................... 258 Stock / Articles - Démarrer une tâche .................................................................................................. 258 STOCK........................................................................................................................................ 259 Bons de stock ................................................................................................................................... 259 Bons de stock ................................................................................................................................... 260 Assistant d'inventaires ....................................................................................................................... 261 Bienvenue...................................................................................................................................... 261 Préparation des données d'inventaire ................................................................................................ 261 Classement des données préparées................................................................................................... 262 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 262 Feuille d'inventaire............................................................................................................................. 263 Entête ........................................................................................................................................... 263 Onglets.......................................................................................................................................... 263 Actions .......................................................................................................................................... 264 Stock - Fenêtre principale de navigation ............................................................................................... 265 Mouvements de stock......................................................................................................................... 266 Filtres............................................................................................................................................ 266 Lignes de mouvement ..................................................................................................................... 266 ARTICLES.................................................................................................................................... 268 Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 268 Article .............................................................................................................................................. 269 Familles articles................................................................................................................................. 271 Sous familles articles ......................................................................................................................... 272 Statistiques....................................................................................................................................... 273 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 273 L'onglet Données ............................................................................................................................ 274 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 274 Historique Clients/Articles................................................................................................................... 275 Historique par documents ................................................................................................................ 275 Filtres......................................................................................................................................... 275 Lignes de document ..................................................................................................................... 275 Historique par Articles ..................................................................................................................... 275 Filtres......................................................................................................................................... 275 Lignes articles ............................................................................................................................. 276 Les actions..................................................................................................................................... 276 Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 277 Historique par documents ................................................................................................................ 277 Filtres......................................................................................................................................... 277 Lignes de document ..................................................................................................................... 277 Historique par Articles ..................................................................................................................... 278 Filtres......................................................................................................................................... 278 Lignes articles ............................................................................................................................. 278 Les actions..................................................................................................................................... 278 TARIFS CLIENTS .......................................................................................................................... 280 Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 280 Entête ........................................................................................................................................... 280 Onglets.......................................................................................................................................... 280 Détail ......................................................................................................................................... 280 Notes ......................................................................................................................................... 282 Fiche Promotion................................................................................................................................. 283 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line xii Entête ........................................................................................................................................... 283 Onglets.......................................................................................................................................... 283 Détail ......................................................................................................................................... 283 Notes ......................................................................................................................................... 285 Catégories tarifaires........................................................................................................................... 286 Entête ........................................................................................................................................... 286 Onglets.......................................................................................................................................... 286 Simulation de tarif ............................................................................................................................. 287 TARIFS FOURNISSEURS................................................................................................................ 288 Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 288 Entête ........................................................................................................................................... 288 Onglets.......................................................................................................................................... 288 Détail ......................................................................................................................................... 288 Notes ......................................................................................................................................... 290 Fiche Promotion................................................................................................................................. 291 Entête ........................................................................................................................................... 291 Onglets.......................................................................................................................................... 291 Détail ......................................................................................................................................... 291 Notes ......................................................................................................................................... 293 Catégories tarifaires........................................................................................................................... 294 Entête ........................................................................................................................................... 294 Onglets.......................................................................................................................................... 294 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 295 Catégories ..................................................................................................................................... 295 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 295 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 295 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 295 OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 296 Opérations - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 296 PUBLIER SUR REPORTS ON LINE.................................................................................................... 297 Mise à jour des publications sur le site Reports On Line .......................................................................... 297 1ère étape : Bienvenue... ................................................................................................................ 297 2ème étape : Sélection des publications à mettre à jour ...................................................................... 297 3ème étape : Toutes les données nécessaires ont été collectées ........................................................... 297 Lancement de la mise à jour ............................................................................................................ 297 Site Web .......................................................................................................................................... 298 DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 299 Regrouper les documents ................................................................................................................... 299 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 299 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 299 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 299 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 299 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 299 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 299 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 300 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 300 Lancement du regroupement......................................................................................................... 301 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 301 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 301 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 302 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 302 Livraison de commandes .................................................................................................................... 303 Les filtres....................................................................................................................................... 303 Pièce à générer............................................................................................................................... 303 Commandes................................................................................................................................... 304 Conséquences de la livraison............................................................................................................ 305 Lettres de relance.............................................................................................................................. 306 Générer les factures........................................................................................................................... 307 Les filtres....................................................................................................................................... 307 Factures à générer .......................................................................................................................... 307 Conséquences de la facturation ........................................................................................................ 308 DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 309 Regrouper les documents ................................................................................................................... 309 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 309 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 309 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 309 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 309 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 309 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 309 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 310 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 310 Lancement du regroupement......................................................................................................... 311 Table des matières xiii Conséquences du regroupement....................................................................................................... 311 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 311 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 312 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 312 Réception de commandes ................................................................................................................... 313 Les filtres....................................................................................................................................... 313 Pièce à générer............................................................................................................................... 313 Commandes................................................................................................................................... 314 Conséquences de la réception .......................................................................................................... 315 Réapprovisionnement......................................................................................................................... 316 Bienvenue...................................................................................................................................... 316 Préparation des articles à réapprovisionner ........................................................................................ 316 Traitement à réaliser ....................................................................................................................... 317 Sources de réapprovisionnement : Stock........................................................................................ 317 Sources de réapprovisionnement : Commandes clients .................................................................... 317 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 318 Traitements du réapprovisionnement ................................................................................................ 318 TRANSFERT EN COMPTABILITE ...................................................................................................... 319 Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 319 Historique des transferts comptables.................................................................................................... 320 Entête ........................................................................................................................................... 320 Pièces transférées........................................................................................................................... 320 Détail des traitements ..................................................................................................................... 320 Actions .......................................................................................................................................... 320 Assistant de publipostage ................................................................................................................... 321 Bienvenue...................................................................................................................................... 321 Action de publipostage .................................................................................................................... 321 Choix des destinataires.................................................................................................................... 321 Modèle et document........................................................................................................................ 321 Nouveau modèle .......................................................................................................................... 322 Modèles de publipostage ............................................................................................................... 322 Destination .................................................................................................................................... 322 Document destination................................................................................................................... 322 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 323 Réalisation du publipostage.............................................................................................................. 323 Map Point ......................................................................................................................................... 324 Choix des filtres (onglet Sélection).................................................................................................... 324 Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données)............................................................................... 324 Carte (Onglet Carte) ....................................................................................................................... 324 Recherche des adresses................................................................................................................... 325 e-Commerce................................................................................................................................ 326 Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce.................................................................... 326 Bienvenue...................................................................................................................................... 326 Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 326 Articles ....................................................................................................................................... 326 Clients/contacts ........................................................................................................................... 327 Commandes ................................................................................................................................ 327 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 329 Opération terminée ......................................................................................................................... 329 Mise à jour du site Oxatis ................................................................................................................... 330 Bienvenue...................................................................................................................................... 330 Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 330 Articles ....................................................................................................................................... 330 Clients/contacts ........................................................................................................................... 331 Commandes ................................................................................................................................ 331 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 332 Opération terminée ......................................................................................................................... 332 Mise à jour du site ePages ou Autres solutions e-Commerce.................................................................... 333 Bienvenue...................................................................................................................................... 333 Choix des données à mettre à jour.................................................................................................... 333 Articles ....................................................................................................................................... 333 Clients/contacts ........................................................................................................................... 334 Commandes ................................................................................................................................ 334 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 336 Opération terminée ......................................................................................................................... 336 Remplacement de code ...................................................................................................................... 337 Bienvenue...................................................................................................................................... 337 Sélection du code à remplacer .......................................................................................................... 337 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 337 Traitements du remplacement.......................................................................................................... 337 Assistant de mise à jour de fiche ......................................................................................................... 338 Bienvenue...................................................................................................................................... 338 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line xiv Filtres............................................................................................................................................ 338 Mises à jour ................................................................................................................................... 338 Boutons de sélection .................................................................................................................... 338 Liste des champs à mettre à jour ................................................................................................... 339 Contrôle et modification................................................................................................................... 340 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 340 Traitements de la mise à jour ........................................................................................................... 340 Droits utilisateurs ........................................................................................................................... 341 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 342 Catégories ..................................................................................................................................... 342 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 342 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 342 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 342 PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 343 Paramètres - Démarrer une tâche........................................................................................................ 343 PUBLICATION REPORTS ON LINE ................................................................................................... 344 Publication........................................................................................................................................ 344 Présentation de la fiche ................................................................................................................... 344 Entête ........................................................................................................................................ 344 Onglets....................................................................................................................................... 344 Action de la liste publication............................................................................................................. 345 Comptes........................................................................................................................................... 347 Actions .......................................................................................................................................... 347 COMPTABILITE ............................................................................................................................ 348 Plans analytiques............................................................................................................................... 348 Entête ........................................................................................................................................... 348 Les onglets .................................................................................................................................... 348 « Répartition des postes analytiques »............................................................................................ 348 Notes ......................................................................................................................................... 349 Postes analytiques ............................................................................................................................. 350 Fiche Principale............................................................................................................................ 350 Notes ......................................................................................................................................... 350 Champs personnalisés .................................................................................................................. 350 Les grilles analytiques ........................................................................................................................ 351 Entête ........................................................................................................................................... 351 Onglets.......................................................................................................................................... 351 Répartitions................................................................................................................................. 351 Notes ......................................................................................................................................... 351 TAXES ........................................................................................................................................ 352 Taux de TVA ..................................................................................................................................... 352 Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 352 Onglet Notes .................................................................................................................................. 353 Autres taxes ..................................................................................................................................... 354 Les onglets .................................................................................................................................... 354 Détail ......................................................................................................................................... 354 Comptabilité................................................................................................................................ 354 Notes ......................................................................................................................................... 354 Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 355 DIVERS....................................................................................................................................... 356 Civilités ............................................................................................................................................ 356 Contacts........................................................................................................................................... 357 Entête ........................................................................................................................................... 357 Onglets.......................................................................................................................................... 357 Adresse ...................................................................................................................................... 357 Autre adresse .............................................................................................................................. 359 Web ........................................................................................................................................... 359 Notes ......................................................................................................................................... 360 Champs personnalisés .................................................................................................................. 360 Codes postaux .................................................................................................................................. 361 Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 361 Départements ................................................................................................................................... 362 Pays................................................................................................................................................. 363 Codes NAF........................................................................................................................................ 364 Remises complémentaires .................................................................................................................. 365 Frais de port ..................................................................................................................................... 366 Onglet Calcul.................................................................................................................................. 366 Onglet Coordonnées transporteur ..................................................................................................... 366 Adresse ...................................................................................................................................... 367 Contact....................................................................................................................................... 367 Onglet comptabilité......................................................................................................................... 368 Onglet Notes .................................................................................................................................. 368 Secteurs géographiques ..................................................................................................................... 369 Table des matières xv Unités .............................................................................................................................................. 370 Textes standards ............................................................................................................................... 371 Groupes ........................................................................................................................................... 372 STOCK........................................................................................................................................ 373 Localisation....................................................................................................................................... 373 SOCIETE..................................................................................................................................... 374 Options - Coordonnées....................................................................................................................... 374 Identification.................................................................................................................................. 374 Adresse de la société....................................................................................................................... 374 Autres informations......................................................................................................................... 375 Options - Identification....................................................................................................................... 376 Informations administratives............................................................................................................ 376 Informations TVA............................................................................................................................ 376 Options - Logo .................................................................................................................................. 377 Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 378 Identification.................................................................................................................................. 378 Adresse du cabinet.......................................................................................................................... 378 Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 380 Expert Comptable ........................................................................................................................... 380 Collaborateur ................................................................................................................................. 380 Options - Options comptables - Options générales ................................................................................. 381 Transfert comptables....................................................................................................................... 381 Ecritures déséquilibrées ................................................................................................................... 381 Formatage des comptes................................................................................................................... 381 Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 383 Clients........................................................................................................................................... 383 Fournisseurs .................................................................................................................................. 383 Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 384 Macro............................................................................................................................................ 384 Documents .................................................................................................................................... 384 Règlements.................................................................................................................................... 384 Remises en banque......................................................................................................................... 385 Stock ............................................................................................................................................ 385 Options - Options comptables - Stock................................................................................................... 386 Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 387 Journaux ....................................................................................................................................... 387 Tiers ............................................................................................................................................. 387 Règlements.................................................................................................................................... 387 Remises / Escomptes ...................................................................................................................... 387 Options - Numérotation...................................................................................................................... 389 Vente ............................................................................................................................................ 389 Achat ............................................................................................................................................ 390 Stock ............................................................................................................................................ 390 Autre............................................................................................................................................. 390 Options - Articles............................................................................................................................... 393 Options - Tarifs et promotions............................................................................................................. 394 Utiliser le tarif le plus avantageux..................................................................................................... 394 Application des............................................................................................................................... 394 Ordre d'application des tarifs et promotions ....................................................................................... 394 Afficher le message d'avertissement en cas de modifications de tarifs/promotions .................................. 394 Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 395 Gestion des messages ..................................................................................................................... 395 Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 397 Etat Accepté................................................................................................................................... 397 États des devis ............................................................................................................................... 397 Options - Documents de vente - Bons de livraison/Bons de retour ........................................................... 398 Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 399 Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 400 Options - Documents de vente - SMS................................................................................................... 401 Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours autorisé ...................................................... 402 Options - Documents d'achat - Options générales.................................................................................. 404 Gestion des messages ..................................................................................................................... 404 Options - Documents d'achat - Bons de réception/Bons de retour ............................................................ 405 Options - Documents de vente/achat - Contrôle de l'encours autorisé ...................................................... 406 Options - Règlements......................................................................................................................... 408 Gestion des messages ..................................................................................................................... 408 Lettres de relance ........................................................................................................................... 408 Options - Documents de stock - Options générales ................................................................................ 409 Justificatif des écart de stock............................................................................................................ 409 Options - Paramétrages...................................................................................................................... 410 Décimales...................................................................................................................................... 410 Devise........................................................................................................................................... 410 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line xvi Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 410 Transfert de documents................................................................................................................... 411 Options - Nombre d'exemplaires.......................................................................................................... 412 Options - Marquer comme imprimés .................................................................................................... 413 Options - Fonctionnalités disponibles.................................................................................................... 414 Options - SMS................................................................................................................................... 415 Email : paramétrage de l’objet et du corps............................................................................................ 416 Objet............................................................................................................................................. 416 Message ........................................................................................................................................ 416 Envoi d’un e-mail............................................................................................................................ 416 Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions e-Commerce .................................................... 417 Connexion ..................................................................................................................................... 417 Paramètres du site ....................................................................................................................... 417 Tester la connexion ...................................................................................................................... 417 Général ......................................................................................................................................... 417 Options - Oxatis ................................................................................................................................ 419 Connexion ..................................................................................................................................... 419 Paramètres du site ....................................................................................................................... 419 Tester la connexion ...................................................................................................................... 419 Général ......................................................................................................................................... 419 Options - EBP e-Commerce ou Options - Autres solutions e-Commerce .................................................... 422 Connexion ..................................................................................................................................... 422 Paramètres du site ....................................................................................................................... 422 Tester la connexion ...................................................................................................................... 422 Général ......................................................................................................................................... 422 Options - Service à la personne........................................................................................................... 424 Options - Général .............................................................................................................................. 425 Police par défaut............................................................................................................................. 425 Options - Impression et export............................................................................................................ 426 Options - Services Internet e-mail ....................................................................................................... 427 Paramètres MAPI ............................................................................................................................ 427 Paramètres SMTP............................................................................................................................ 427 Sécurité et authentification............................................................................................................ 427 Options - Synchronisation................................................................................................................... 428 UTILISATEURS............................................................................................................................. 429 Les Utilisateurs.................................................................................................................................. 429 Création d'un utilisateur................................................................................................................... 429 Groupes associés ............................................................................................................................ 429 Gestion des droits........................................................................................................................... 429 Les Groupes d'utilisateurs................................................................................................................... 431 Création d'un groupe....................................................................................................................... 431 Utilisateurs associés ........................................................................................................................ 431 Gestion des droits........................................................................................................................... 431 Les Droits utilisateurs......................................................................................................................... 432 Types de droits............................................................................................................................... 432 Application des droits ...................................................................................................................... 432 Gestion commerciale .................................................................................................................... 432 Comptabilité................................................................................................................................ 432 Champs personnalisés........................................................................................................................ 434 Création des champs personnalisés ................................................................................................... 434 Modification des champs personnalisés .............................................................................................. 435 Suppression des champs personnalisés............................................................................................. 435 Ordre des champs personnalisés....................................................................................................... 435 Validation de la création de champs personnalisés .............................................................................. 435 Visualisation des champs personnalisés ............................................................................................. 435 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 436 Catégories ..................................................................................................................................... 436 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 436 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 436 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 436 OUTILS.......................................................................................................................................... 437 Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 437 Sauvegarde ...................................................................................................................................... 438 Bienvenue...................................................................................................................................... 438 Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 438 Informations nécessaires à la sauvegarde .......................................................................................... 438 Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 438 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 439 Restauration ..................................................................................................................................... 440 Bienvenue...................................................................................................................................... 440 Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 440 Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 440 Table des matières xvii Choix du type d'installation .............................................................................................................. 440 Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 440 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 441 Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 442 Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 443 Export du schéma de la base de données ............................................................................................. 444 Bienvenue...................................................................................................................................... 444 Sélection des paramètres d'export du schéma .................................................................................... 444 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 444 Opération terminée ......................................................................................................................... 444 Historique des traitements.................................................................................................................. 445 Imports paramétrables....................................................................................................................... 446 Destination et source de l'import ...................................................................................................... 446 Codage du fichier............................................................................................................................ 446 Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 447 Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 447 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 447 Traitement de l'import..................................................................................................................... 447 Exports paramétrables ....................................................................................................................... 449 Destination et source de l'export....................................................................................................... 449 Filtre ............................................................................................................................................. 449 Champs à exporter ......................................................................................................................... 449 Format de fichier ............................................................................................................................ 450 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 450 Traitement de l'export..................................................................................................................... 450 Import de données ............................................................................................................................ 451 Format des fichiers ......................................................................................................................... 451 Sélection du fichier à importer.......................................................................................................... 451 Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 452 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 452 Traitement de l'import..................................................................................................................... 452 Export de données............................................................................................................................. 453 Format des fichiers ......................................................................................................................... 453 Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 453 Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 453 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 453 Traitement de l'export..................................................................................................................... 453 Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 455 Type de données ............................................................................................................................ 455 Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 455 Sélection du type de données........................................................................................................... 455 Editeur de requêtes......................................................................................................................... 455 Aperçu des données ........................................................................................................................ 455 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 455 Traitement de l'export..................................................................................................................... 455 Assistant de maintenance des données................................................................................................. 456 Bienvenue...................................................................................................................................... 456 Choix du dossier ............................................................................................................................. 456 Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 456 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 457 Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 457 Outil de requêtage............................................................................................................................. 458 Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 459 Bienvenue...................................................................................................................................... 459 Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 459 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 459 Editeur de modèles ............................................................................................................................ 460 Import/Export de la configuration........................................................................................................ 461 Bienvenue...................................................................................................................................... 461 Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 461 Emplacement du fichier ................................................................................................................... 461 Eléments à traiter ........................................................................................................................... 461 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 461 Archivage ......................................................................................................................................... 462 Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 462 Bienvenue................................................................................................................................... 462 Choix du dossier .......................................................................................................................... 462 Résumé des paramètres ............................................................................................................... 462 Format du fichier d'archive............................................................................................................... 462 Journal des événements ..................................................................................................................... 463 Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 463 Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 463 Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line xviii Onglet Suppression......................................................................................................................... 463 Onglet Dévalidation d'inventaire ....................................................................................................... 464 Onglet Changement de code ............................................................................................................ 464 OPTIONS .................................................................................................................................... 465 Options - Général .............................................................................................................................. 465 Chemins ........................................................................................................................................ 465 Apparence ..................................................................................................................................... 465 Affichage des boîtes de dialogue ....................................................................................................... 465 Options - Services Internet................................................................................................................. 466 Proxy HTTP / FTP............................................................................................................................ 466 Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 466 INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 467 Assistance technique.......................................................................................................................... 467 Nous contacter .................................................................................................................................. 468 Index ............................................................................................................................................... 469 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion Commerciale PRO Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 4 EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. Convention d'utilisation d'EBP 5 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MSSQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 6 conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Convention d'utilisation d'EBP 7 Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 9 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Gestion commerciale PRO Open Line. L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes, Règlements, Articles, Opérations, Paramètres). Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés dans le logiciel. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Champs obligatoires Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière le champ. Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu contextuel. Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de ce terme. Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire. Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Exemple... Remarque Exemple...Astuce Exemple...Exemples... Exemple...Règles de calcul Exemple...Avertissement Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 10 Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 11 MISE EN ROUTE Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 4.5 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 4.0 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SQL server 2008 R2 express est également installé avec une instance "ebp". Si vous disposez d’un serveur SQL 2005 Express avec une instance EBP, SQL 2008 R2 ne sera pas installé. L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 12 Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). MISE EN ROUTE 13 Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Gestion commerciale PRO Open Line. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : x La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. x Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). x La licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. x Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. 15 INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Gestion commerciale PRO Open Line évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'utilisateur connecté : Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur, Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 16 Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : des menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, édition, affichage...) Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des menus et fonctions associées Favoris : Permet d'ajouter et organiser des actions de la barre de navigation. Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille, Historique), Commerciaux/collaborateur (Fiche, Fonctions, Famille, Barèmes, Commissions), Règlements, Échéancier, Lettres de relance, Remise en banque, Impressions ; Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, Lettres de relance, Remise en banque, ), Fournisseurs (Règlements, Échéancier, Décaissement ), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de règlement) , Motifs économiques), Impressions ; Stock / Articles : Démarrer une tâche, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Mouvements de stock), Articles (Fiche, Famille, sous famille, Statistiques, Historique clients, Historique fournisseurs), Tarifs (Tarifs et promotions, Catégories tarifaire), Impressions ; Opérations : Démarrer une tâche, Documents de vente (Regrouper les documents, Livraison de commandes, Lettres de relances, Générer les factures), Documents d'achat (Regrouper les documents, Réception de commandes, Réapprovisionnement), Documents de stock (Réapprovisionnement), Transfert en comptabilité, Assistant de publipostage, MapPoint, ecommerce, Remplacement de code, Assistant de mise à jour, Publier dans ROL, Impressions; Paramètres : Démarrer une tâche, Comptabilité analytique, Taxes (TVA, Autres taxes, barèmes ecocontribution), Divers (Civilités, Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Remises complémentaires, Frais de port, Secteurs géographiques, Unités, Texte standards, Groupes), Stock (Localisation,), Société, , Champs personnalisés, Publier dans ROL, Impressions. Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. INFORMATIONS GÉNÉRALES 17 Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 18 LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. x Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). x Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. x Les champs inaccessibles sont grisés. INFORMATIONS GÉNÉRALES 19 Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Code Client" en entête de document - Champ "Pays" dans les parties Adresses - Champ "Article" dans le corps du document ... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être : mono : sélection d'une seule donnée choix d'un code client en entête de document ou multi : sélection de plusieurs données choix de plusieurs articles dans le corps d'un document Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification. Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 20 La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Souligné Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de sur-lignage Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. Réinitialiser le style Cliquez sur cet icône pour mettre le paramétrage initial du style de la police. Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les INFORMATIONS GÉNÉRALES 21 synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 22 Barres d'outils du corps des documents Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions : Insérer Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné. Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer : o une ligne article de type Bien o une ligne article de type Service o un texte o un texte standard o un Saut de page Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un imprimé sur 2 pages. o un Sous total Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne (Montant Net HT, Montant Net TTC, Montant Marge Nette, Montant Marge Brute). Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente/achat. Il est possible de modifier la description "sous total" ainsi que la police, taille... grâce à la barre d'outils des textes enrichis. Supprimer Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée. Editer les Vues Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. Monter/Descendre Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. Couper/Copier/Coller Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas. Recherche Ces boutons permettent de chercher des données. Le premier bouton permet de saisir le texte à rechercher (raccourci clavier : CTRL +F). Le deuxième permet de rechercher le texte saisi dans les éléments précédents (raccourci clavier : F3) et le troisième de rechercher le texte saisi dans les éléments suivants (raccourcis clavier Maj + F3). Lors de l'ouverture de la fenêtre de recherche, vous avez également la possibilité d'aller sur le premier élément ou sur le dernier élément correspondant à la recherche. Générer l'article Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles. L'article généré contiendra les informations suivantes : o Code Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur. Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente. o Libellé Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document. o Type Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document. Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien". Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service". o Description commerciale La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document. o Prix de revient Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document. INFORMATIONS GÉNÉRALES 23 o Quantité par défaut La quantité par défaut sera 1. Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1. o Unité L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document. Détail Ce bouton permet d'accéder à : o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs) et d'achat (demandes de prix, commande, bons de réception, bons de retours, factures, avoirs). o au détail du tarif appliqué. Recharger l'article Ce bouton permet de recharger toutes les informations de la ligne article d'après la fiche article. Intervenants Ce bouton est accessible uniquement depuis les factures et les avoirs. Ce bouton permet d'afficher une fenêtre de répartition des interventions. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 24 FENÊTRES PRINCIPALES DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste. Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez : - soit sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez Ajouter (Ajouter + sélection de la fiche à créer) (exemple : Liste des documents, onglet Factures, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez la création d'une facture, puis ouverture d'une nouvelle fiche Facture) - soit vous positionner sur l'onglet de la fiche à créer puis réaliser un double clic sur le bouton Ajouter (exemple : Liste des documents, onglet Factures, double clic sur Ajouter, puis ouverture d'une nouvelle fiche Facture). Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer :  la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,  le ligne sélectionnée de la liste ouverte : Imprimer la sélection... Ctrl +MAJ + P,  la liste ouverte : Imprimer la liste. ROL Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". Permet de réaliser une publication. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Déplier tout ou Replier tout Permet de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. INFORMATIONS GÉNÉRALES 25 Sauvegarde rapide Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur". Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 26 Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : o Trier par ordre croissant o Trier par ordre décroissant o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent) Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée. Regrouper o Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci. o Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit). Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes o Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. o Ajustement automatique de toutes les colonnes La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition. INFORMATIONS GÉNÉRALES 27 Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation sélectionnées. x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou pas dans la vue. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 28 Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". INFORMATIONS GÉNÉRALES 29 Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des Listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Présentation de l’éditeur L’éditeur contient un tableau qui référence les vues systèmes et les vues personnalisées Si vous avez sélectionné le bouton « vue multi-utilisateur », vous visualiser également les colonnes code utilisateur et code Groupe. Pour associer un utilisateur ou un groupe à une vue, vous devez cliquer sur l’action Affecter. Une boite s’affiche alors pour affecter le vue : • A tous les utilisateurs • un utilisateur précis • un groupe précis Actions disponibles Les actions disponibles sont : o Ajouter : permet de créer une nouvelle vue sans aucun pré-paramétrage, vous arrivez directement dans l’éditeur de requête (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). o Modifier : permet d’ouvrir l’éditeur de requêtes et de réaliser les modifications de la vue sélectionnée précédemment (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). o Supprimer : permet de supprimer définitivement la vue Les vues système ne sont pas supprimables o Dupliquer : permet de copier une vue existante pour la modifier à votre convenance (voir paragraphe ci-dessous éditeur de requêtes). Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. o Affecter : Ce bouton est accessible uniquement si vous avez le droit de gérer les vues multiutilisateurs et que le bouton « vue multi-utilisateur » est activé. o Défaut : Permet de définir une vue en "affichage par défaut" Vous pouvez également importer ou exporter une vue. Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Vues multi-utilisateurs Les vues des listes, grilles et tableau de bord peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe particulier. Ainsi, seul cet utilisateur ou ce groupe pourra utiliser/modifier la vue. Les paramétrages de vue par défaut sont stockés par groupe ou par utilisateur. Les utilisateurs peuvent donc choisir des vues par défaut différentes. Un bouton à côté du bouton (éditeur de vue) permet l'affichage et l'édition des vues de tous les utilisateurs. Un droit utilisateur permet de pouvoir définir la réalisation ou non de vue par utilisateur des lists/grilles et tableau de bord Editeur de requêtes Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 30 d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; de réinitialiser les libellés : permet de mettre le nom par défaut de la colonne que vous avez précédemment renommée. d'importer ou exporter une requête (fichier qry). Pour chaque colonne, il est possible de définir un type de recherche "N'importe où dans le champ" ou en "Au début du champ" (Partie de droite, dans le paragraphe Divers). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition Ajouter une requête de détail Ajouter une somme INFORMATIONS GÉNÉRALES 31 GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document …). Enregistrement d'une fiche Fichier - Enregistrer ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Enregistrer et Nouveau Ctrl + N Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Enregistrer et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. Fichier - Aperçu Permet de visualiser l'édition de la fiche sélectionnée. Fichier - Imprimer ou Ctrl + P Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - Annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. Edition - Désactiver le Annuler/Refaire Permet de neutraliser les actions Annuler et refaire. Cette valeur n’est pas conservée lors de la fermeture de la fiche. Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 32 Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation Actions -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier... Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture... Vues - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vues - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. Informations Permet de voir la durée de chargement de la fiche INFORMATIONS GÉNÉRALES 33 Notes La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. 35 COMMENT FAIRE ...? COMMENT COMMENCER ? Interface EBP Gestion commerciale PRO Open Line évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'utilisateur connecté : Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur, Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 36 Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'Ouvrir le dernier dossier, de Créer un nouveau dossier, d'Ouvrir le dossier de démonstration, d'Ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. COMMENT FAIRE ...? 37 Récupération des données depuis EBP Gestion Commerciale Il est impératif de travailler sur une copie de la base de données d’EBP Gestion Commerciale. Par mesure de sécurité, il est indispensable d’en faire une sauvegarde au préalable. Pré-requis Pour que la récupération de données puisse s’effectuer, il faut que le dossier soit dans la dernière version commercialisée d'EBP Gestion Commerciale. Pour cela, il suffit d’ouvrir le dossier et le migrer avec la dernière version commercialisée. Pour que la récupération de données puisse se dérouler correctement, il faut remplir les conditions suivantes : - Le système d’exploitation de la machine doit être 32 bits (Windows Xp, Windows vista 32 bits, Windows 7 32 bits), - Pervasive 8.6 doit être installé sur la machine, - EBP Gestion Commerciale doit être installée, - EBP Gestion Commerciale et EBP Gestion Commerciale PRO Open Line doivent être activées. Il est vivement conseiller d'effectuer un recalcul des données pour s’assurer que les stocks des articles soient corrects (outils => recalcul des données). Création du dossier Pour récupérer les données, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier (Fichier nouveau). Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. Renseignez les informations nécessaires, comme pour la création d’un dossier classique, jusqu’à la page "Choisissez les applications à récupérer". Sur cette page, vous devez sélectionner la case "Récupérer les données depuis des applications tierces". Suite à la sélection de cette case, un message d'accès restreint s'affiche. Vous devez alors saisir le code du jour fourni par le service technique et valider par Ok. Ensuite, vous devez sélectionner l'application contenant les données à récupérer (EBP Gestion Commerciale ou EBP Gestion Commerciale Pro +). Sur la page suivante "Informations relatives à la récupération de l'application EBP Gestion Commerciale", vous devez : x Renseigner le chemin du dossier x Renseigner le chemin des données communes (répertoire common) x Indiquer le chemin d’installation d’EBP Gestion Commerciale De plus, si vous voulez utiliser les caractères spéciaux (parenthèses, slash, backslash, underscore, tiret et espace) dans vos codes, sélectionnez la case « Utiliser la codification étendue ». Pour récupérer les documents, sélectionner la case "Récupérer les documents de vente". L'étape suivante, vous permettra de préciser cette récupération. Si vous souhaitez récupérer votre liste de codes postaux, sélectionnez la case « Récupérer les codes postaux ». Cette étape permet de définir les paramètres de récupération des documents : x Récupérer les document depuis le : Date à partir de laquelle vous souhaitez récupérer les documents (De cette date à date du jour) Par défaut la date indiquée est date du jour moins un an. Vous pouvez modifier cette date dans la limite de 2 ans. x Récupérer les documents de (Ventes /Achats) Case à cocher Permet de définir les documents à récupérer (vente et/ou achat) x Joindre un PDF du document d'origine Case à cocher Permet de générer une copie du/des document/s en format PDF Ce PDF permet de ré-éditer le document après récupération. Les pages suivantes sont identiques à la création de dossier. Pour lancer le traitement de création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 38 Analyse et traitements des données Suite à la création du dossier, la récupération de données commence par une analyse du dossier afin de détecter et/ou corriger les incohérences, compléter les données manquantes … Pour avoir la liste des données analysées et récupérables cliquez-ici. Lorsqu'il y a des informations manquantes, une page d'assistant vous propose de renseigner des informations supplémentaires. Il peut y avoir plusieurs pages successives. Elles contiennent vos données de EBP Gestion Commerciale et les nouvelles données dans EBP Gestion Commerciale PRO Open Line . Les pages d'assistant pour compléter les informations afin qu'elles soient importées peuvent concerner : x TVA x Recodification des données x Articles x Familles articles x Tiers (clients/fournisseurs/contacts) x Familles tiers (clients/fournisseurs/contacts) x Tarifs x Moyens de paiement x Modes de règlements x Pays x ... Pour confirmer la saisie des informations complémentaires et passer à l'étape suivante, vous devez cliquer sur le bouton Valider. Avertissements A la fin du traitement de récupération, une page d'avertissement est affichée. Elle vous présente les anomalies détectées qui ne bloquent pas la récupération de données. Ce sont soit des fonctionnalités qui ne seront pas récupérées (par ex les barèmes de commission sur le montant global du document) soit des modifications qui seront forcées (par ex N° de TVA intracommunautaire invalide). Ces avertissements sont à examiner dans le détail. Résumé de la création de dossier Cette page vous résume tous les problèmes rencontrés. Avec d’une part la liste des avertissements détectés par l’analyse et d’autre part les avertissements générés pendant la récupération. Suite à la création du dossier, il est vivement conseillé de vérifier les données récupérées. Récupération des documents dans la gestion Les documents récupérés sont présents dans les menus Vente et Achat + Documents.. + Historique de récupération des documents. Chaque ligne représente un document. Pour voir le détail du document, double-cliquez dessus. Seules les informations principales de l'entête et du pied sont visualisables. Si l'option PDF a été sélectionnée lors de la récupération, un fichier PDF est associé à chaque document. Cela vous permet de ré-imprimer le document d'origine. Vous pouvez également ajouter d'autre document numérisé dans cette liste. COMMENT FAIRE ...? 39 Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Sociétés. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes : Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), numéros de documents d'achat (demandes de prix, factures, etc..), numéros de stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...). Articles : Permet d'indiquer le type d’article, les marges, frais, ... que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 40 Les données de base Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches clients : x Les familles clients, x Les modes de règlements, x Les banques. D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles : x Les unités, x Les sous-famille articles, x Les familles articles, x Les localisations, x Les barèmes éco-contribution, x Les fournisseurs, x Les tarifs. Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier : x Les civilités, x Les codes postaux, x Les départements, x Les pays, x Les codes NAF. COMMENT FAIRE ...? 41 Comment créer les données principales ? Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients. Création d'un article Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles. La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services. Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service . Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail. Création d'un Client / Prospect Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients. La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects. Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. Création d'un fournisseur Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Achats - Fournisseurs. La liste des fournisseurs répertorie l'ensemble des fournisseurs que vous possédez. Pour créer un fournisseur utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre fournisseur contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. Création d'un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts autonomes, clients/prospects et fournisseurs. Pour créer un contact, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 42 Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : Comment rédiger un devis ? Comment relancer un devis ? Comment transférer un devis en facture ? Comment rédiger une facture ? Comment saisir un acompte ? Comment saisir un règlement client ? Comment transférer vos données vers la comptabilité ? Comment imprimer vos données ? Comment gérer l'eco-contribution ? Comment consulter le journal des événements ? Comment sauvegarder un dossier ? Comment restaurer un dossier ? ... COMMENT FAIRE ...? 43 COMMENT GÉRER UN DEVIS ? Comment créer un devis ? Pour créer un devis, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis. Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches. . Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 44 Comment accepter un devis ? Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités : changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ; transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé) Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis. COMMENT FAIRE ...? 45 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x SMS Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé. x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau document. Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012" Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 46 x l'ouverture du document généré après le transfert. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article 1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2). A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. COMMENT FAIRE ...? 47 Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 48 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. COMMENT FAIRE ...? 49 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) x Les Commandes x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat) x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures, - Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ». Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 50 Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents » étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau document. Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012" x Ignorer la vérification de l'adresse Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses de facturation différentes. L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le regroupement. x Ignorer la vérification des champs personnalisés Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents. Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour le regroupement. x SMS Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé. Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article 1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2). Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). COMMENT FAIRE ...? 51 Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 52 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. COMMENT FAIRE ...? 53 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document, vous devez dans un premier temps choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Vous avez la possibilité d’envoyer un fichier PDF signé. Pour plus d’information, cliquez ici. A la validation, l'impression du document se prépare et la fenêtre "Message" s'ouvre, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Cette fenêtre peut être pré-paramétrée (Objet et Corps du message) à partir des Paramètres-Société-Email (uniquement dans le cas d'un envoi d'e-mail depuis la liste de document ou un document). Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 54 Comment relancer un devis ? Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de validité indiquée dans les options du dossier. Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect. Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions. La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. COMMENT FAIRE ...? 55 Transfert d'un prospect en client Le transfert d'un prospect en client permet de considérer un client potentiel en client acheteur occasionnel ou régulier. Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en document supérieur. Transfert depuis la fenêtre principale de navigation A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client". Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de navigation. Transfert depuis la fiche A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action". La fiche Prospect passe alors automatiquement en fiche client. Transfert d'un document Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes. Dès lors qu'un prospect est affecté à une commande, un bon de livraison, un bon de retour, une facture ou un avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client. De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche Client. Il en va de même pour le regroupement de documents. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 56 COMMENT GERER UNE COMMANDE ? Comment créer une commande ? Pour créer une commande, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Commandes. Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. COMMENT FAIRE ...? 57 Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Cette fonction est accessible depuis : la barre de navigation/Opération la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente l'action "livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture ou par un regroupement de commandes en BL ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties : x les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer x La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles …) x La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas (croix rouge). Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 58 Comment solder une commande ? Pour solder une commande, il faut se positionner sur une commande non livrée ou livrée partiellement. La commande est accessible depuis : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - Commande Le menu Ventes - Documents de vente - Commande Suite à la sélection d'une commande dans la liste des commandes ou l'ouverture d'une commande, vous devez cliquez sur le bouton Solder. Ce bouton permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Ce reliquat permet en cas de désolde d'une commande de pouvoir livrer le reste à livrer (reliquat) de celleci. COMMENT FAIRE ...? 59 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 60 Comment saisir un acompte client ou fournisseur ? La saisie d'un acompte est possible depuis : un devis, une commande, un bon de livraison, une facture d'acompte, une facture. Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document. Saisir un acompte sur un devis Pour saisir un acompte sur un devis, vous devez vous placer dans le PIED de votre document, et saisir le montant souhaité dans la zone Acompte. Ce montant ne génère pas de règlement. Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis a été réalisé, vous devez réaliser une facture d'acompte qui elle génèrera un règlement. Saisir un règlement d'acompte La création d'un règlement d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous effectuez un acompte pour un tiers (client ou fournisseur). Ce type de règlement ne génère pas de facture d'acompte. Pour saisir un règlement d'acompte, vous devez vous placer sur le document (Commande ou Bon de livraison/réception), onglet Acompte puis cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner règlement d'acompte de la barre d'outils. Une nouvelle fiche règlement s'affiche avec les informations du tiers. Il est impossible de pointer une échéance. Le n° de la commande ou du bon de livraison/réception est récupérer dans le règlement onglet Notes. Saisir une facture d'acompte La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client. Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte. La liste des factures d'acompte déjà effectuées apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle facture d'acompte. Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant de l'acompte. Si vous ne souhaitez pas générer le règlement de la facture/avoir d'acompte immédiatement, vous devez dé- sélectionner la case "Générer le règlement". Suite à la dé-sélection de cette case, vous aurez la possibilité de définir une date d'échéance pour l'acompte. A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et validez. Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture Lors de la confirmation de la vente par une commande ou la livraison de la commande, il vous est possible de rattacher une/des facture/s d'acompte qui ont été enregistrées précédemment. Pour les règlements d"acompte sur les commandes et Bons de livraison/réception uniquement, il est également possible un règlement enregistré précédemment. Lors du transfert de la commande ou du bon de livraison/réception en facture, une échéance sera automatiquement créée (elle ne pourra pas être modifiée ni supprimée) et sera pointée avec le règlement d'acompte. Le pointage n'est pas modifiable. De même, lorsque la vente a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Pour rattacher une factures d'acompte à un document vous devez : COMMENT FAIRE ...? 61 ouvrir le document, aller sur l'onglet Acompte, cliquer sur le bouton Affecter, sélectionner la facture d'acompte à associer. Pour un exemple de comptabilisation d'une facture avec facture d'acompte ou d'une facture avec une facture d'acompte et un règlement d'acompte provenant d'une commande, cliquer ici. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 62 COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? Comment créer un bon de livraison ? Pour créer un Bon de livraison, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de livraison. Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches. Le bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de livraison. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. COMMENT FAIRE ...? 63 Comment créer un bon de retour ? Pour créer un Bon de retour, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de retour. Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de retour puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches. Le bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de retour. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 64 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x SMS Lors d’un transfert, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un transfert, ainsi que le texte standard associé. x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau document. Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012" x l'ouverture du document généré après le transfert. COMMENT FAIRE ...? 65 La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article 1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2). A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document/s généré/s par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 66 Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. COMMENT FAIRE ...? 67 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 68 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) x Les Commandes x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat) x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis peuvent être regroupés en Devis, Commande, Bon de livraison ou Factures, - Les Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Regrouper lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents ». COMMENT FAIRE ...? 69 Si les options "Regrouper les articles" et « Regrouper les lignes avec des commerciaux/collaborateurs différents » étaient sélectionnées, elles sont automatiquement désélectionnées. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. x Ne pas ajouter les informations des documents d'origine Cette option permet de ne pas afficher la ligne de texte qui référence le document d'origine dans le nouveau document. Exemple de ligne de texte : "Transféré de : Devis N° DE00000001 du 20/03/2012" x Ignorer la vérification de l'adresse Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client même si les documents ont des adresses de facturation différentes. L'adresse qui sera reprise sur le document généré sera l'adresse du premier document sélectionné pour le regroupement. x Ignorer la vérification des champs personnalisés Cette option permet de regrouper 2 documents pour un même client avec des champs personnalisés sur le document et/ou en lignes de document différents. Le champ personnalisé qui sera repris sur le document généré sera celui du premier document sélectionné pour le regroupement. x SMS Lors d’un regroupement, il est possible d’envoyer un SMS (case sélectionnée) si le document de destination est un bon de livraison. Dans le SMS envoyé, il y un destinataire par document d’origine. A partir des Options (Paramètres/société/Documents de vente/SMS), il est possible de définir si l’on souhaite envoyer un SMS lors d’un regroupement, ainsi que le texte standard associé. Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Lors du transfert d’un devis en commande ou document supérieur, si au moins un article (article 1) du devis est géré en stock mais ne possède pas de stock, l’utilisateur est averti. De plus si la fiche de cet article (article 1) contient un article de remplacement (article 2) et que celui-ci est disponible en stock, il est proposé à l’utilisateur de remplacer l’article (article 1) par son article de remplacement (article 2). Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 70 Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. COMMENT FAIRE ...? 71 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. Aide EBP Gestion Commerciale PRO Open Line 72